Download - Kesalahan Umum SOP
L/O/G/O
KKESALAHAN UMUM ESALAHAN UMUM DALAM MENYUSUN SOP APDALAM MENYUSUN SOP APKKESALAHAN UMUM ESALAHAN UMUM DALAM MENYUSUN SOP APDALAM MENYUSUN SOP AP
PKP2A III LAN2014
Kesalahan Umum
SOP seharusnya didasarkan pada: • Tugas Pokok dan Fungsi• Kegiatan yang langsung mendukung Tupoksi• Kegiatan yang tidak langsung mendukung Tupoksi secara periodik
SOP HANYA DIDASARKAN PADA TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Kesalahan Umum
Aktor dalam SOP sebaiknya tidak diurutkan secara hirarki, karena akan mengakibatkan kegiatan dimulai dari tengah ataupun akhir kolom. Disamping akan menyulitkan dalam mengurutkan sekuen kegiatan.
AKTOR DIURUTKAN SECARA HIERARKI
Kesalahan Umum
Hanya dikenal 5 simbol dalam SOP AP:1.Mulai & berhenti (kapsul) 2.Proses (persegi panjang/kotak)3.Pengambilan keputusan (belah ketupat),4.Pindah halaman (segi lima)5.Arah proses(anak panah)
SALAH DALAM PENGGUNAAN SIMBOL
2 35
1 4
Kesalahan Umum
Aturan Pengisian Mutu Baku:• Pengisian kelengkapan dengan bahan yang diperlukan untuk pelaksanaan aktivitas dan bukan peralatan yang digunakan• Pengisian waktu dengan menggunakan satuan waktu dengan asumsi normal dan rasional• Pengisian output dengan produk atau nilai tambah dari kegiatan, seperti: draft surat, surat yang telah diparaf, laporan yang telah digandakan
SALAH DALAM MENGISI MUTU BAKU
Kesalahan Umum
• Cek apakah produk akhir SOP sudah dicerminkan dalam judul• Cek apakah judul sudah menggambarkan aktivitas yang dicerminkan dari rangkaian kegiatan
TIDAK MENGECEK KEMBALI KESESUAIAN JUDUL DENGAN
AKTIVITAS
Kesalahan Lain…• Salah memahami SOP Administrasi dengan SOP Teknis• Kolom peringatan tidak diisi dengan kalimat peringatan
Kesalahan Lain…
• Menulis aktivitas bukan dalam kalimat kerja• Mencantumkan aktor dalam kolom aktivitas• Tidak mematuhi aturan anak panah
Kesalahan Lain…
• Menggunakan simbol yang tidak standar• Tidak menuliskan opsi (ya/tidak) dalam flowcharts• Ada dua simbol dalam satu kegiatan (terkecuali rapat)• Mengambil simbol tidak pada “shapes”***
Semoga Bermanfaat
Xie Xie…..Graciaz…..
Arigato Gozaimasu…..
Kamsia…..Thank You….
Terima Kasih…..