Intranät UTBILDNING OCH INSPIRATION
Hans Leijström 1
Det krävs samarbete och interaktivitet för
att skapa värde
av arbetstiden?
Email Statistics Report, 2009-2013
25 %
Problemet?
2
Vi borde fokusera mera på nytta!
3
Dela
Utveckla Dela
Utveckla
Vad är ett intranät?
KONKURRENSFÖRDEL Ett strategiskt verktyg för att
effektivt DELA och UTVECKLA hela organisationens intellektuella kapital i syfte att skapa NYTTA
4
Nuläge – hur mår dagens svenska intranät?
Trender – vilka är de stora intranättrenderna?
Exempel – vad gör andra företag för något?
Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?
Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?
2
3
4
1
5
5
Dagens frågeställningar
Svårt att hitta relevant information?
7 % av medarbetarna
anser att intranätet har en bra sökfunktion
Källa: IBI 2013
Spara tid!
3,4 min för att hitta ett dokument
1,8 min för att hitta en medarbetare
18,4 min per anställd
och dag går åt för att söka information
7 Källa: IBI 2013
Nya medarbetare går vilse?
Källa: AIIM
71 % säger att det är
lättare att hitta kunskap på internet än i de egna
systemen
”Insidan” liknar inte ”utsidan”
9
5,4 av 10 får dagens
intranät i betyg av medarbetarna
Varför ser insidan inte ut som på utsidan?
GILLA
DELA
DISKUTERA KOMMENTERA
Källa: IBI 2013
10
58 % avser att göra om intranätet eller göra en större
förändring under 2014
o tror att de har hittat rätt information på intranätet
o upplever att informationen är gammal på intranätet
o har ingen nytta av intranätet i deras dagliga arbete
o hittar inte vad de letar efter på intranätet och ger upp
o saknar förtroende för intranätet
o och går någon annanstans…..
Den värdefullaste och dyrbaraste resursen
Källa: WSA 2013
Nuläge – hur mår dagens svenska intranät?
Trender – vilka är de stora intranättrenderna?
Exempel – vad gör andra företag för något?
Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?
Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?
2
3
4
1
5
11
Dagens frågeställningar
Förstahandsval
Platsoberoende Samverkansytor Behovsanpassat Realtidsanpassat Kundfokus
12
Den Digitala Arbetsplatsen
Källa: NetStrategy/JMC
13
MONOLOG DIALOG
FÖR ALLA FÖR MIG
PÅ JOBBET ÖVERALLT
INFORMERA SAMARBETA
OSYNLIG (ENSAMHET) SYNLIG (GEMENSKAP)
STATISKT DYNAMISKT
Intranättrender
http://www.gartner.com/newsroom/id/1629214
50 % Gamification
2015
Nuläge – hur mår dagens svenska intranät?
Trender – vilka är de stora intranättrenderna?
Exempel – vad gör andra företag för något?
Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?
Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?
2
3
4
1
5
15
Dagens frågeställningar
2014 – Svensk Fastighetsförmedling / Sfären:
- ”FULLT FOKUS PÅ AFFÄREN. En bättre beskrivning av Svensk Fastighetsförmedlings intranät Sfären går inte att ge. Och det är också det bästa betyg ett intranät kan få. Från startsidans SPELINFLUERADE och PERSONLIGA SÄLJSTATISTIK till hur försäljningsprocessen integrerats i strukturen är det tydligt att Sfären handlar om affären. De REDAKTIONELLA TEXTERNA HÅLLER HÖG KVALITET och är även de nära kopplade till kedjans verksamhet. Detta tillsammans med ENKLA SOCIALA MÖJLIGHETER och, framförallt, goda utvärderingsresultat gör Svensk Fastighetsförmedling till en värdig vinnare av Sveriges bästa intranät 2014.”
16
Vinnande recept för intranät
Källa: Redaktörer Interna Medier RIM
2013 - Praktikertjänst / Insikt:
- ”Praktikertjänsts ’Insikt’ är en värdig vinnare av utmärkelsen ’Sveriges bästa intranät 2013’. Intranätet används i mycket hög grad och är uppskattat av användarna. Det DRIVS AV KONKRETA MÅL, till exempel att bidra till kostnadseffektivitet. Men det som framförallt imponerar är den VÄL AVVÄGDA BALANSEN MELLAN INTERNKOMMUNIKATION, INFORMATION, SOCIALA MÖJLIGHETER och de tjänster som behövs. ’Insikt’ har tagit avgörande steg mot att VARA EN DIGITAL ARBETSPLATS. Dessutom har Praktikertjänst matchat den höga ambitionsnivån med DE RESURSER SOM KRÄVS för att driva intranätet. Ett bra exempel är de redaktionella resurser som satsas på att hålla en hög kvalitet och utveckla innehållet med nya presentationsformer.”
17 Källa: Redaktörer Interna Medier RIM
Vinnande recept för intranät
2012 - NCC / Starnet:
- ”En genomtänkt ANPASSNING AV OCH FÖR DE ENSKILDA MEDARBETARNA bidrar till att intranätet kommer nära vardagen. Möjligheterna till DIALOG OCH DELNING stärker denna känsla av närhet, UTAN ATT DE SOCIALA VERKTYGEN I SIG BLIR ETT SJÄLVÄNDAMÅL”
18 Källa: Redaktörer Interna Medier RIM
– ”Det som jag tror mest bidragit till Starnets framgångar är att alla medarbetare kan anpassa Starnet utifrån sina egna behov. Det gäller både startsidan och en del av menyn. Därmed bidrar Starnet till att alla medarbetare enklare kan fokusera på det som är viktigt i deras dagliga arbete.” - Kirsi Välimaa NCC
Vinnande recept för intranät
INTRESSEMATCHNING
Exempel på medarbetarsök
RIKTA INFORMATION
Exempel på relevans
DAGENS DILEMMA
Exempel på regelverkshantering
FÅGELBORDET
Exempel på socialt
IDEA BOXES
Exempel på innovation
RESPONSIV WEB DESIGN
Exempel på tillgänglighet
Nuläge – hur mår dagens svenska intranät?
Trender – vilka är de stora intranättrenderna?
Exempel – vad gör andra företag för något?
Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?
Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?
2
3
4
1
5
25
Dagens frågeställningar
Social kärna
30 % avser att införa sociala funktioner på intranätet under
2014
Källa: WSA 2013
• kopplar samman alla medarbetare med varandra
• möjliggör interaktivitet mellan alla anställda
• uppmuntrar alla medarbetare att dela och utveckla
• tillhandahåller relevans för alla medarbetare
27
Broadcasting vs Collaboration!
GRÄSROTSKOMMUNIKATION
Värde/ frekvens
Informationsbehov
Vilken är vår resepolicy?
Hur utför jag den här arbetsuppgiften?
Men kostnaden för att kommunicera, dela information och samarbeta har drastiskt
förändrats genom sociala medier.
Traditionella intranät fokuserar endast på behov där värdet
överstiger kostnaden att leverera svar.
Vem känner till något om <vadsomhelst>?
Vad arbetar du med?
På ett socialt intranät kan alla medarbetare hjälpa varandra att lösa
problem och svara på frågor.
Kostnad att möta behov och tillhandahålla svar
29
Nuläge – hur mår dagens intranät?
Trender – vilka är de stora intranättrenderna?
Exempel – vad gör andra företag för något?
Socialt – hur kan intranätet bli mera socialt?
Affärsnytta – vilken affärsnytta kan uppnås?
2
3
4
1
5
30
Dagens frågeställningar
Hitta och prioritera nyttor
Snabb tillgång till viktiga dokument
Mindre epost
Nyheter i realtid i mobilen
Minska behovet av
utbildningar och intern
support
Enkelt att dela kunskap och erfarenhet
Snabbt att hitta rätt
medarbetare
Snabbare utveckling av nya produkter och tjänster
Bättre efterlevnad av regelverk och
policys
31
VERKSAMHETSMÅL
NYTTOMÅL
INTRANÄT
Nyttomålen beskriver intranätets långsiktiga roll
för verksamheten
32
Definiera nyttomålen
Exempel på nyttomål för intranät
STÖDJERAFFÄREN
GÖR DET LÄTT ATT
HITTA
NÅR ALLA
INSPIRERAR OCH ENGAGERAR
33
SAMHÖRIGHET
55 % upplever inte att Intranätet skapar gemenskap och samhörighet.
BEHOV
35 % anser inte att intranätet möter deras behov i det dagliga arbetet.
EFFEKTIVITET
4,7 minuter tar det i genomsnitt att hitta rätt dokument… • 12 % hittar rätt dokument på mindre än 1 minut
• 42 % hittar rätt dokument på 1-5 minuter
• 14 % hittar rätt dokument på 5-10 minuter
• 10 % hittar rätt dokument på 10-20 minuter
• 21 % hittar inte rätt dokument och ger upp
Genomför nollmätning
Fastställ nyttomål för intranätet
EFFEKTIVITETSVINST
SAMHÖRIGHETSSKAPANDE
MEDARBETARNYTTA
35
36
The average Intel employee dumps one day a week trying to find people with the experience and expertise plus the
relevant information to do their job… Let me just say that it is motivating us to take action
Laurie Buczek Enterprise Social Media Program Manager, Intel
Spara tid!
Sammanfattning
37
FÄRRE RESOR
SNABBARE INLÄRNING
SNABBARE BESLUT
SNABBARE UTVECKLING
FÄRRE MÖTEN
BÄTTRE SÖK
Spara tid!
MINDRE MEJLANDE
- 4 sekunder 1 000 anställda 2 sök / vecka
Sök Medarbetare
= 97 h / år
Tidsåtgång för att lösa en arbetsuppgift utan effektiv E2E support
5 x tid
39
Hur kan ”socialt” spara tid?
1 x tid E2E E2E
Tidsåtgång för att lösa en arbetsuppgift med effektiv E2E support
http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
25 % Ökad lönsamhet
20 % Högre
innovationshastighet
35 % Ökad tillgänglighet till kunskap och experter
Roligt lockar till nytta!