MANUAL MENGEMASKINI STOK 1
INDEX
MANUAL MENDAFTAR DAN MENGEMASKINI STOK
BIL PEKARA MUKA SURAT
1. LANGKAH 1 : PENYEDIAAN LOKASI STOK DI BILIK STOR
2
2.. LANGKAH 2 : MENGEMASKINI LOKASI PENYIMPANAN (E-STOK)
4
3. LANGKAH 3: MENGEMASKINI MAKLUMAT DAN LOKASI STOK
9
4. LANGKAH 4: UNTUK MELIHAT SENARAI STOK YANG TELAH DIKEMASKINI
14
5. LANGKAH 5: UNTUK PENGELUARAN TERUS
15
6. LANGKAH 6: MEMERIKSA BAKI STOK DI KAD PETAK (KEWPS-4)
20
MANUAL MENGEMASKINI STOK 2
MANUAL MENDAFTAR DAN MENGEMASKINI STOK
LANGKAH 1: PENYEDIAAN LOKASI STOK DI BILIK STOR.
1. Sila pastikan bilik stor kemas dan semua stok disusun rapi dan teratur dahulu.
2. Sila pastikan tempat penyimpanan stok kedudukan (rak/kabinet/almari) berada dalam
kedudukan yang selamat, kemas dan tersusun.
3. Susun stok dengan kemas, tersusun dan labelkan setiap kedudukan tempat simpanan stok
mengikut pembahagian seperti berikut:
3.1. Seksyen/Gudang
3.2. Jenis Penyimpanan
3.3. Baris
3.4. No. Penyimpanan (Rak)
3.5. Tingkat
3.6. Petak
3.1 SEKSYEN/GUDANG 1. Pembahagian tempat simpanan stok (kabinet/rak/bilik)
mengikut kategori stok atau mengikut ruang. 2. Contoh:
a. Seksyen A b. Seksyen B
SEKSYEN A
SEKSYEN B
3.2 JENIS PENYIMPANAN 1. Jenis tempat penyimpanan stok 2. Contoh:
a. Kabinet Besi - KB b. Rak Besi – RB c. Atas Lantai - AL
RAK BESI (RB)
MANUAL MENGEMASKINI STOK 3
3.4 NO. PENYIMPANAN (RAK) 1. Setiap jenis tempat penyimpanan stok (Rak Besi/Rak
Kayu/Kabinet Besi/Almari) dilabelkan nombor, seperti a. 01 b. 02
00000000000000
RAK BESI (01)
3.5 TINGKAT DAN PETAK 1. Tingkat rak/kabinet mengikut turutan dari bawah. 2. Petak mengikut pembahagian(partition) rak,
sekiranya dalam petak terdapat pelbagai stok asingkan mengikut alphabet (cth: Petak: 01(A),01(B),01(C) )
TINGKAT : 01
PETAK : 01
TINGKAT : 02
3.3 BARIS 1. Baris adalah kedudukan Rak/Kabinet dalam
kedudukan selari di Seksyen yang sama. 2. Contoh:
a. 01 b. 02
BARIS (01)
SEKSYEN A
BARIS (02)
PETAK : 02
PETAK 01(A)
PETAK 01(B)
PETAK 01(C)
PETAK 02(A)
PETAK 02(B)
RAK BESI (02)
MANUAL MENGEMASKINI STOK 4
LANGKAH 2 : MENGEMASKINI LOKASI PENYIMPANAN E-STOK
2.1 Login estok.upm.edu.my
2.2 Masukkan Id dan Password
2.3 Klik Modul Pengurusan Stor
2.4 Klik sub modul E-stor
MANUAL MENGEMASKINI STOK 5
2.5 Klik Modul Penyimpanan
2.6 Klik Sub Modul Kod Lokasi Penyimpanan
2.7 Klik Daftar Lokasi Penyimpanan
MANUAL MENGEMASKINI STOK 6
2.8 Mula Mengisi atau mengemaskini Seksyen/Gudang, Jenis Penyimpanan, Baris, No.
Penyimpanan (Rak), Tingkat dan Petak mengikut susunan seperti di Langkah 1.
2.8.1 Seksyen/Gudang
-
2.8.2 Jenis Penyimpanan
-
- Masukkan Kod dan
Keterangan
- Rujuk Langkah1,3.1
- Masukkan Kod Jenis
Penyimpanan dan
Keterangan
- Rujuk Langkah1, 3.2
MANUAL MENGEMASKINI STOK 7
2.8.3 Baris
-
2.8.4 No. Penyimpanan (Rak)
2.8.5 Tingkat dan Petak
- M
- Masukkan Baris
- Rujuk Langkah1, 3.3
- Masukkan No.
Penyimpanan (Rak)
- Rujuk Langkah1, 3.4
- Masukkan Tingkat dan
Petak
- Rujuk Langkah1, 3.5
MANUAL MENGEMASKINI STOK 8
2.8.7 Simpan maklumat lokasi penyimpanan yang telah diisi.
2.8.8 Contoh Maklumat Lokasi Penyimpanan yang sudah lengkap diisi
-
-
- Contoh lokasi yang telah lengkap diisi: SEKSYEN D-01-KB01-01-01
Klik Simpan dan
seterusnya
MANUAL MENGEMASKINI STOK 9
LANGKAH 3: MENGEMASKINI MAKLUMAT DAN LOKASI STOK
3.1 klik Modul Bekalan & Kawalan
3.2 Kemudian klik sub modul Mohon Kod barang
3.3 Pilih Stor dan Kemudian klik (Katalog )
3.4 Kemudian klik dan pilih barangan/inventori dikehendaki.
MANUAL MENGEMASKINI STOK 10
3.5 Contoh: pilih Toner Cartridge HP CB435A
3.6 Masukkan Maklumat Barang, Borang Penambahan Kod Stok
a. Paras Minimum Stok : Kiraan 1 bulan penggunaan
b. Paras Menokok : Kiraan 2 bulan Penggunaan
c. Paras Maksimum Stok : Kiraan 3 Bulan penggunaan
d. Jumlah Stok : Baki terkini bilangan stok yang tinggal (Cth: Baki tinggal 5unit)
e. Nilai Keseluruhan Stok : Jumlah harga bagi baki stok yang tinggal
(Cth: Baki 5unit X RM100seunit = RM500
3.7 Kemudian klik TAMBAH KOD STOK dan seterusnya klik OK
Taip nama stok pada
Perihal Barang
(cth: TONER)
MANUAL MENGEMASKINI STOK 11
3.8 Sila pilih Modul Bekalan & Kawalan dan sub modul Senarai Kad
3.9 Klik Stor dan cari nama PTJ
3.10 Di Bahagian Carian Stok taip nama stok yang telah didaftarkan tadi iaitu Toner dan klik cari
Pilih PTJ yang
berkaitan
MANUAL MENGEMASKINI STOK 12
3.11 Paparan seperti dibawah
3.12 Klik untuk mengemaskini lokasi stok
3.13 Di carian Lokasi Penyimpanan, pada Seksyen pilih lokasi yang sudah didaftarkan
(cth:Seksyen D)
Pilih dan klik kod lokasi yang
sesuai di Kod Penuh dan
kemudian klik OK
Maklumat
lokasi stok
belum lengkap
MANUAL MENGEMASKINI STOK 13
3.14 Lokasi yang telah dikemaskini seperti dipaparan
3.16 Seterusnya aktifkan stok dengan klik (sekiranya AKTIF,data stok TIDAK BOLEH DIPINDA)
3.19 Stok telah berjaya di aktifkan (bertukar warna hijau)
masukkan paras,
Jumlah Kuantiti Stok, Harga
Stok Seunit,
Harga Stok Sediada
Kad stok sudah
selesai aktif
Setelah selesai masukkan data
stok, klik AKTIFKAN KAD STOK
dan klik OK
MANUAL MENGEMASKINI STOK 14
LANGKAH 4: UNTUK MELIHAT SENARAI STOK YANG TELAH DIKEMASKINI
4.1 Klik Modul Bekalan & Kawalan
4.2 Klik sub modul Kawalan Stok
4.3 Pilih Stor (Pusat Tanggungjawab)
4.4 Paparan senarai stok seperti dibawah
senarai stok
yang telah
dikemaskini
MANUAL MENGEMASKINI STOK 15
LANGKAH 5: UNTUK PENGELUARAN TERUS
5.1 Klik modul Penyimpanan
5.2 Klik sub modul Pengeluaran Terus
5.3 Masukkan nama pemohon/penerima/pelulus dengan klik icon
dan masukkan Stor Pengeluar
5.5 Untuk mencari nama pemohon/penerima/pelulus:
Cari stor PTJ
berkaitan
1. Pilih Bahagian (PTJ)
2. Masukkan nama penama
yang berkaitan dan klik Cari
3. Klik pada penama yang telah
dicari
Carian nama Pemohon,
Penerima dan Pelulus
MANUAL MENGEMASKINI STOK 16
5.6 Paparan dibawah adalah yang telah lengkap diisi dan kemudian klik TAMBAH BARANG
5.7 Klik Cari Kod Stok
5.7 Masukkan Perihal Barang dengan menaip stok yang dikehendaki dan klik Cari
5.8 Klik pada stok yang dikehendaki
MANUAL MENGEMASKINI STOK 17
5.9 Masukkan nilai Kuantiti Dikeluarkan dan klik SIMPAN
5.10 Klik HANTAR PERMOHONAN
5.11 Klik OK
5.12 Klik OK
Semak maklumat yang diisi
sebelum klik “HANTAR
PERMOHONAN”
Cetak Borang KEW.PS-11 dan
dapatkan tandatangan
pegawai terlibat dan failkan.
MANUAL MENGEMASKINI STOK 18
Untuk carian semula Borang KEW.PS-11 (Borang Pengeluaran)
5.13 Klik modul Penyimpanan dan kemudian Pengesahan Pengeluaran
5.14 Pastikan Stor adalah nama PTJ yang betul dan klik CARI
5.15 Paparan ini akan keluar
Pilih Status
Belum Diproses
Pengeluaran Pilih Jenis Permohonan
KEWPS-11
MANUAL MENGEMASKINI STOK 19
5.18 Cari semula nama pemohon untuk pengeluaran terus
Klik untuk
papar borang
KEW.PS-11
Dapatkan semua
tandatangan
pemohon/penerima/pelulus
dan failkan.
MANUAL MENGEMASKINI STOK 20
LANGKAH 6:MEMERIKSA BAKI STOK DI KAD PETAK (KEWPS-4)
6.1 Klik Modul Bekalan & Kawalan dan kemudian sub modul Kawalan Stok
6.2 Klik Stor untuk cari nama PTJ
6.3 Bahagian Carian Stok taipkan nama barang. Contoh “Toner” dan klik Cari
Taip carian stok,
contoh ”TONER”
Klik untuk
paparkan kad
petak atau
KEW.PS-4
Rekod
pengeluaran akan
papar pada Kad
Petak (KEW.PS4)
MANUAL MENGEMASKINI STOK 21
SSEELLAAMMAATT MMEENNCCUUBBAA
TTEERRIIMMAA KKAASSIIHH