® Departamento de Documentación y Procesos 2006
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GUIA RAPIDA
PRECIOS Y COSTOS Versión 2800
Edición 01
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Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2800
Fecha de Emisión 26 / Enero / 2006 Compiló Ing. Carlos I. Villanueva Quevedo
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INDICE INDICE .......................................................................................................................................... 4 I. INTRODUCCIÓN AL MÓDULO DE PRECIOS Y COSTOS ...................................................... 5 II. ESTRUCTURA DEL ERP ......................................................................................................... 6
1. Movimientos del Módulo. ....................................................................................................... 6 III. PANTALLA DE CAPTURA....................................................................................................... 6
1. Ruta de Acceso ..................................................................................................................... 7 2. Descripción ............................................................................................................................ 7
2.1 Encabezado ..................................................................................................................... 7 2.2 Detalle .............................................................................................................................. 8
IV. MOVIMIENTOS DE PRECIOS Y COSTOS ............................................................................ 8 1. PRECIOS............................................................................................................................... 8
1.1 Funcionalidad................................................................................................................... 8 1.2 Pantalla de Captura ......................................................................................................... 9 1.3 Afectación del Movimiento ............................................................................................... 9
2. COSTOS.............................................................................................................................. 10 2.1 Funcionalidad................................................................................................................. 10 2.2 Pantalla de Captura ....................................................................................................... 10 2.3 Afectación del Movimiento ............................................................................................. 10
3. BOLETIN.............................................................................................................................. 11 3.1 Funcionalidad................................................................................................................. 11 3.2 Pantalla de Captura ....................................................................................................... 11 3.3 Afectación del Movimiento ............................................................................................. 12
V. REPORTES ............................................................................................................................ 12 1. Comparativo Precios ........................................................................................................... 13 2. Histórico Precios.................................................................................................................. 14 3. General de Movimientos...................................................................................................... 15
ANEXO 1 – FLUJOS DE LOS MOVIMIENTOS DE PRECIOS Y COSTOS............................... 17 GLOSARIO Y SIGLAS ................................................................................................................ 18
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I. INTRODUCCIÓN AL MÓDULO DE PRECIOS Y COSTOS El proceso empieza cuando se selecciona el movimiento deseado, cambio de precio o cambio de costo, posteriormente se le indica el o los artículos a los que se requiera cambiar el precio o el costo, de esta manera se controla mediante fechas de vigencia la nueva lista de precios o costos que tomará el artículo en cuestión. La finalidad del proceso es afectar de forma controlada las diferentes listas de precios, sin tener que cambiar cada una de las diferentes listas para darle mayor versatilidad. El proceso nos indica el cambio de precio o costo tanto en moneda como en porcentaje, dándonos un preliminar de las diferencias que se efectuarán si decidimos procesar los movimientos. Si trabajamos con costos el proceso permite hacer correcciones sobre el costo estándar y el de reposición, además de recalcular el precio de los artículos modificados al efectuar el cambio de costo. Al habilitar el módulo de Precios y Costos su empresa se verá beneficiada, pues al hacer uso de éste, queda un registro de quien modificó el precio o costo para mantener un control adecuado sobre los cambios efectuados.
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II. ESTRUCTURA DEL ERP
Imagen – Pantalla Principal de Intelisis
La estructura del ERP esta dada por Menús, Procesos y Módulos.
1. Movimientos del Módulo. • Precios • Costos • Boletín
III. PANTALLA DE CAPTURA
La ventana de captura de los Movimientos esta dividida en dos partes, la parte del ENCABEZADO y el DETALLE. La pantalla de captura deberá llenarse con la información necesaria para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación.
ENCABEZADO
DETALLE
Imagen – Pantalla Principal
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1. Ruta de Acceso Utiliza la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del Módulo de Precios y Costos.
Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Precios y Costos
2. Descripción
2.1 Encabezado Los campos del Encabezado de esta pantalla son:
NOMBRE DESCRIPCIÖN Movimiento Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo. Proyecto Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento.
UEN La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica.
Moneda Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento. Fecha de Emisión Esta fecha aparece automáticamente y será la que tenga el servidor.
Modificar Seleccionar el precio o costo que desea modificar, el listado aparece al pulsar este icono .
Recalcular Precios
Al habilitar esta opción el sistema recalculará automáticamente los precios, le permitirá tener un esquema sobre las modificaciones que ha tenido el artículo.
Modificación Parcial
Esta opción permite solamente realizar el cambio en el precio/costo durante el tiempo de vigencia, para posteriormente cancelarlo o realizar la recalculación de precios.
Fecha Inicio Capture la fecha a partir de cuando comenzará la modificación requerida.
Fecha Termino Capture la fecha en que terminará la vigencia de la modificación requerida.
Concepto Indicar si así lo requiere la razón por la cual hace la modificación del precio o costo.
Referencia Este campo es editable y puede servir para hacer algún comentario adicional a las observaciones en base al movimiento efectuado.
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Observaciones Usted podrá editar, registrar o eliminar todo tipo de notas referentes al movimiento realizado.
2.2 Detalle
NOMBRE DESCRIPCIÖN
Artículo Al pulsar este icono seleccione del listado que aparece, el artículo al cual le modificará el costo o precio.
Unidad Despliega un listado de unidades aplicables al artículo, como kilogramos, piezas, litros, etc.
Nuevo Indicar el nuevo precio o costo.
Original El sistema por omisión le reflejara el precio o costo original.
Diferencia La cantidad mostrada será el cálculo que realiza el sistema con respecto al nuevo y el original precio o costo.
% Le mostrará en forma automática el porcentaje correspondiente a la cantidad observada en el campo diferencia.
Dar de Baja Es posible dar el estatus de baja a un artículo desde este movimiento.
IV. MOVIMIENTOS DE PRECIOS Y COSTOS A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo.
Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Asistencias Paso 3 En la pantalla <Tablero de Control – Precios y Costos>, dar Clic en el
botón Nuevo y posteriormente seleccionar el Movimiento.
1. PRECIOS
1.1 Funcionalidad Este movimiento sirve como plataforma para asignar el precio a un artículo nuevo con la ventaja de poder asignarle un periodo de vigencia definido por las políticas de la Empresa. En el caso de los artículos que ya se encontraban dados de alta, se puede realizar la modificación o actualización de su precio.
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1.2 Pantalla de Captura Se activan todos los campos del Encabezado y Detalle descritos en el apartado. Descripción de la Pantalla de Captura, de este Manual.
1.3 Afectación del Movimiento Se llenan los campos con la información requerida, tome en cuenta que es importante identificar a la lista de precios que se va a modificar, así como la fecha de inicio. Se afecta el movimiento quedando en estatus concluido. Para observar el cambio es necesario entrar en el catálogo de artículos siguiendo la siguiente ruta:
Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Cuentas Paso 2 Seleccionar Artículos Paso 3 En la pantalla <Tablero de Control – Artículos>, seleccionar el artículo
que fue modificado y dar click en Abrir.
En la carpeta de datos generales se encuentra el campo Estatus Precio, el cual marca que SUBIO.
Imagen– Catálogo Artículo/Datos Generales
Para corroborar el cambio en el precio, ir a la carpeta Precios donde se nota el cambio en el precio de lista.
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Imagen– Catalogo Artículo/Precios
2. COSTOS
2.1 Funcionalidad Este movimiento genera cambios en el valor de los artículos que se adquieren con los proveedores, de acuerdo a los diferentes listados configurados previamente.
2.2 Pantalla de Captura Para la descripción de los campos, revise dentro de este mismo Manual de apartado. Descripción de la Pantalla de Captura
2.3 Afectación del Movimiento Capturar toda la información en los campos requeridos, verificar el tipo de costo a modificar y dar click en Afectar (F12). Para corroborar el cambio, es necesario seguir la siguiente ruta:
Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Cuentas Paso 2 Seleccionar Artículos Paso 3 <Tablero de Control – Artículos>, seleccionar el artículo que fue
modificado y dar click en Abrir.
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INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO
Imagen – Catalogo Artículos /Barra de Herramientas
Para ver los costos configurados para el artículo y en especial corroborar el cambio, dar click en el botón Información del Artículo y direccionarse en la pestaña Costos.
Imagen – Información del Artículo / Costos
3. BOLETIN
3.1 Funcionalidad Este movimiento sirve para llevar un mejor control, así como de informar al personal en lo referente a las modificaciones y/o actualizaciones de precios y/o costos generadas en un periodo de tiempo definido.
3.2 Pantalla de Captura Este movimiento solo activa los campos del Encabezado, a nivel Detalle no se activa ninguno.
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3.3 Afectación del Movimiento
Se capturan todos los datos del Encabezado, posteriormente se da click en el botón donde se despliega una pantalla para seleccionar los artículos a los que se aplica la información del boletín.
Imagen - Artículos
Para ejemplificar tomamos la categoría “110 cm ancho”, donde se marcan las casillas de los artículos para después dar click en el botón Agregar. De regreso en la Pantalla de captura del movimiento lo afectamos (F12) y queda en estatus concluido.
V. REPORTES A continuación se detalla la funcionalidad de los reportes de este módulo.
Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Reportes Paso 2 Seleccionar el Módulo de Precios y Costos Paso 3 Seleccionar el Reporte deseado
NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. a) Reportes del módulo
• Comparativo Precios • Histórico de Precios • General Movimientos
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1. Comparativo Precios Este Reporte muestra el comportamiento de los precios, dicha información se presenta plana al usuario, de acuerdo a lo que configura en los botones que a continuación se describen:
Imagen – Forma previa Reporte Comparativo Precios
Campo / Botón Descripción
Cierra la ventana Comparativo Precios
Imprime los datos seleccionados.
Muestra una vista preeliminar de la información solicitada.
Categoría Seleccionar del listado la categoría específica que se desea ver en el Reporte, si no aplica elija “Todos”.
Familia Escoja del listado el tipo de familia específico deseado, en caso de no requerir cerrar la información seleccione “Todos”.
Grupo Definir el grupo de listado que se desea ver en el Reporte. Fabricante Marque si desea ver solamente los artículos de un fabricante específico. Zona Aplica cuando se ha configurado previamente zonas de aplicación para los
Precios y costos, en caso contrario “Todas” el campo. Comparar Proporciona los parámetros para comparar los precios, seleccionar una
opción de acuerdo a las necesidades del usuario. Artículo Despliega el listado de artículos, seleccione uno si desea un Reporte
específico para éste, en caso contrario marque “Todos”. Estatus Seleccionar el estado en el cual el o los artículos marcados para el Reporte
se encuentran, si no es aplicable marcar “Todos”. Situación Elegir del listado una situación específica que se desee plasmar en el
Reporte, si no es el caso seleccione “Todas”.
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Moneda Este campo permite filtrar los movimientos por el tipo de moneda usado. Título Permite poner un título específico al reporte.
Vista preliminar:
Imagen – Reporte Comparativo Precios
2. Histórico Precios En el reporte verá el historial de los cambios de precios de todos los artículos desde la fecha que usted haya elegido hasta la fecha actual, para ello deberá indicar la fecha a partir de la cual desea representar las modificaciones de precios.
Imagen – Histórico Precios
Vista preliminar:
Imagen – Reporte Histórico de Precios
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3. General de Movimientos Es una Bitácora que permitirá referirse al movimiento específico en el que se realizaron cambios a los artículos. Antes de ingresar a la vista del reporte se despliega la siguiente ventana denominada forma previa, donde se establecen los parámetros / variables que deberá mostrar el reporte:
Imagen – Forma previa General de Movimientos
Campo / Botón Descripción
Cierra la ventana General de Movimientos
Imprime los datos seleccionados.
Muestra una vista preliminar de la información solicitada.
Del Artículo Definir el artículo de inicio para generar el Reporte, el sistema por default marca el primer artículo, el cual puede modificarse de acuerdo a las necesidades del usuario.
Al Artículo Marcar el artículo final para generar el Reporte, en caso de no requerirse se selecciona “Todos”.
Categoría Seleccionar del listado la categoría específica que se desea ver en el Reporte, si no aplica elija “Todos”.
Grupo Definir el grupo de listado que se desea ver en el Reporte.
Familia Escoja del listado el tipo de familia específico deseado, en caso de no requerir cerrar la información seleccione “Todos”.
Línea Seleccione una línea de artículos específica a plasmar en el Reporte, si no es necesario elija “Todas”.
Fabricante Marque si desea ver solamente los artículos de un fabricante específico. Sucursal Definir si el Reporte es específico de una Sucursal eligiendo del listado, en
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caso contrario marcar “Todos”.
UEN La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica.
Tipo de Movimiento
Seleccionar de los diferentes movimientos del módulo de cual será el Reporte.
Estatus Despliega listado del estado en que pueden encontrarse los movimientos del módulo, si no se requiere plasmar de forma específica elija “Todos”.
Moneda Este campo permite filtrar los movimientos por el tipo de moneda usado. De la Fecha Definición de una fecha específica de inicio para el Reporte. A la Fecha Establecer el final del periodo del cual se desea generar el Reporte.
Desglosar Este campo nos da dos opciones, marque SI cuando desee un Reporte detallado, si lo desea información general elija NO.
Vista preliminar:
Imagen – Reporte General de Movimientos
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ANEXO 1 – FLUJOS DE LOS MOVIMIENTOS DE PRECIOS Y COSTOS
Movimientos que se generan y concluyen dentro de su mismo
Módulo. Imagen – Flujo de los Movimientos de Precios y Costos.
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GLOSARIO Y SIGLAS
CONCEPTO SIGNIFICADO
Precio Valor en efectivo en que se estima un articulo o servicio por lo cual se esta dispuesto a pagar para su obtención.
Costo Valor monetario o en especie que poseen los artículos que se compran a los proveedores.
Lista de Precios
En las empresas se pueden manejar diferentes tipos de Listas de precios de acuerdo a sus políticas de ventas, ofrecer precios diferenciados por tipo de cliente, por zonas u otros criterios.
Último Costo Es la última cantidad pagada al proveedor/fabricante del artículo en cuestión.
Costo Promedio Es la cantidad promediada que cuesta a la empresa adquirir dicho artículo.
Costo Estándar
Costo de Reposición Es la cantidad por la cual la empresa debe pagar al proveedor/fabricante por el artículo cuando sea necesario volver a adquirirlo.
UEN
Parte de la planeación táctica de las Empresas, el cual consiste en estructurar las operaciones en procesos específicos, los cuales poseen sus propios proyectos estratégicos, una misión y una visión propia.