Governança Corporativa e a gestão dos processos
Governança Corporativa
É o sistema pelo qual as sociedades são dirigidas,
m o n i t o r a d a s , e i n c e n t i v a d a s , e n v o l v e n d o o s
relacionamentos entre acionistas/associados/cotistas,
conselho de administração, diretor ia, auditor ia
independente e conselho fiscal, com a finalidade de otimizar
o desempenho da empresa e acesso ao capital. IBGC (2013)
Princípios da Governança Corporativa:
u Transparência (disclosure) – divulgação para as partes interessadas, não se limitando apenas às publicações legais;
u Equidade (fairness) – Tratamento de forma justa para todos os stakeholders;
u Prestação de contas (accountability) – participação dos agentes da governança em que devem prestar contas das suas atividades;
u Responsabilidade (compliance) – os agentes devem zelar pela sustentabilidade, longevidade da organização inserindo operações e projetos de ordem social e ambiental;
Guia das Melhores Práticas de Governança para as Fundações e Institutos Empresariais (2009)
Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM
u É a união da Tecnologia da Informação (TI) e das atividades de negócios dentro e fora da organização, com parceiros de negócios e fornecedores;
u Significa envolver pessoas de todas as áreas da organização, desde responsáveis pelos processos até os diretores da organização.
TRANSFORMAÇÕES EM CADA POSTO DE TRABALHO
ENTRADA
• MATERIAIS • SERVIÇOS • INFORMAÇÕES
SAÍDA
• MATERIAIS • SERVIÇOS • INFORMAÇÕES
AGREGAÇÃO DE VALOR
PROCESSOS
PROCESSO
O QUE FAZEMOS A CADA MOMENTO NAS ORGANIZAÇÕES?
ESCOVAR OS DENTES
ENTRADA
MATÉRIA-PRIMA • ESCOVAS • PASTA DE DENTE • ÁGUA • PESSOA - AGENTE
SAÍDA
PRODUTO • DENTES HIGIENIZADOS
PROCESSO
AGREGAÇÃO DE VALOR
(DENTES PROTEGIDOS CONTRA CÁRIE)
EXEMPLO: ESCOVAR OS DENTES
Benefícios do Gerenciamento de Processos de Negócio:
u Maior retenção de clientes (avaliação do valor agregado);
u Menor tempo de processo (simplificação);
u Maior compatibilidade regulamentar (padronização);
u Eficiências aprimoradas por toda a organização (eliminação da duplicidade);
u Reutilização e criação de novos ativos de TI;
u Maior produtividade e satisfação pessoal (eliminação da burocracia);
u Risco reduzido;
u Maior agilidade (automação).
Ciclo de gestão do processo (Ciclo do PDCA ou Ciclo de Deming)
? D C A Improvisação / Mata jacaré P ? C A Perda de tempo / Ciclo do plan-plan P D ? A Mesmice / Não há melhoria P D C ? Estratégia do desperdício P D C A Sistema completo / Gestão do processo
A
D C
P
M
e
m
R
rotina
PDCA foi criado na década de 30 por Walter Shewhart e difundido por Deming no Japão na década de 50
MODELOS DE
GESTÃO SIGNIFICADOS
Estudo de Caso: Associação das Religiosas da Instrução Cristã - ARIC
Ø Associação civil, de natureza confessional, beneficente e filantrópica, sem fins lucrativos, de caráter educacional, cultural e de assistência social;
Ø Constituída sob a inspiração dos ensinamentos e do carisma de Madre AGATHE VERHELLE;
Ø Estatuto Social registrado em 12 de maio de 1913
Ø Abrangência: Regiões Norte, Nordeste, Centro-Oeste e SUL;
Ø Atuação: (1)Educação básica e ensino superior; (2) Assistência social; (3) Evangelização e catequese;
Religiosas
ARIC
Diretoria
Controladoria
Acadêmico
BAS I C O
Auditoria Externa
Educação Infantil
Ensino Fundamental
Ensino Médio
SUPERIOR
Graduação
Pós Graduação (Mestrado)
Extensão
F I N ANC E I R O
Financeiro
R H
T I
M A N U T EN Ç A O
Contabilidade ORÇAMENTO
SOCIAL
CONT A B I L
F I S C A L
Estrutura Organizacional
Assessoria Jurídica
Assessoria Financeira GREDIC ACDMAV CSDJC INDEC
Componentes de um Sistema de Informação
Ferramentas para análise e melhoria de processos:
Brainstorming Gráfico de Pareto
Diagrama de Ishikawa Gráficos de Dispersão
Análise de Forças
Gráficos de Controle Mapeamento de Processo
Diagrama de afinidade
Metodologia e Plano de Trabalho O mapeamento de processos é realizado com base na metodologia BPM (Business Process Management). É um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio.
Fase 1 • Alinhamento estratégico – Dá uma visão de como a empresa está organizada atualmente e determina o rumo que a modelagem de processos deve tomar, baseado na estratégia que a empresa adota.
Fase 2 • O negócio como é - Corresponde a um mapa de como os processos de negócio da empresa estão estruturados atualmente. Através dele é possível identificar as prováveis deficiências que precisam ser corrigidas na empresa.
Fase 3 • O negócio como será - Determina como ficarão os processos que serão remodelados e recriados. É a nova forma de como a empresa irá trabalhar com maior geração de eficiência, qualidade e padronização.
Metodologia e Plano de Trabalho
Planejamento Mapeamento dos Processos
Visão Futura dos Processos
▶ Mobilização da equipe para o ambiente de projeto; ▶ Elaboração do cronograma detalhado das atividades a serem realizadas e validar com a Administração; ▶ Realização de reuniões de planejamento com a equipe e apresentar o plano de trabalho;
▶ Identificação dos patrocinadores e participantes e detalhar os requerimentos e expectativas para o projeto.
▶ Diagnóstico dos principais macroprocessos através de entrevistas com os principais colaboradores envolvidos;
▶ F o r m a l i z a ç ã o d o e n t e n d i m e n t o d o s macroprocessos por meio de fluxogramas documentando as entradas e saída de cada processo “situação atual”;
▶ Validação da documentação do entendimento obtido em cada processo e proposição das melhorias. (processos, pessoas e tecnologia).
▶ Documentação das atividades dos processos através do desenho de fluxogramas com a incorporação das melhorias validadas;
▶ Definição e padronização da forma de trabalho, considerando-se adoção de novos controles, automação de atividades, segregação de funções.
▶ Elaboração do Plano de Ação com as atividades a serem realizadas para alcance dos objetivos.
Técnicas de Mapeamento
u Fluxogramas
u Mapofluxogramas
u IDEF0
u Análise de Arvore de Falhas
u SIPOC
u Mapeamento do Fluxo de Valor
u Service Blueprint
19
Modelo de Fluxograma
Vantagens do Fluxograma
1. Facilita a organização do raciocínio, das atividades e das tarefas;
2. Possibilita identificar pendências, relacionamentos, pontos de estrangulamento e atividades que não agregam valor;
3. Possibilita localizar elos e elementos desconexos ou perdidos e o controle de processos;
4. Possibilita criar pontos de verificação, decisão, revisão, registro e arquivamento.
Análise a partir do Fluxograma
ALGUMAS PERGUNTAS QUE PERMITEM ANALISAR O PROCESSO:
u POR QUE esta fase é necessária?
u O QUE é feito nesta fase?
u PARA QUE serve esta fase?
u ONDE esta fase deve ser feita? Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação?
Modelo de Plano de Ação
Associação das Religiosas da Instrução CristãColégio Damas RecifePlano de Ação Detalhado
1 Ingresso de AlunosInformações de Status do Plano de Ação
Ref. Oportunidade de Melhoria Ação Data de Início Data Fim Responsável Status
1Padronização do Formulario Cadastral de Novos Alunos
Definir os campos obrigatorios no Formulário Cadastral de novos alunos●Dados Cadastrais●Dados de Escolaridade●Responsavel Financeiro
01/09/2014 30/09/2014 Coordenação Pedagógica
Em andamento no Prazo
2 Em andamento Atrasado
3 Concluído
4 Não Iniciado
Avaliação parcial dos encontros:
Pontos Nega+vos
• Len'dão acesso ao sistema; • Ausência de profissionais de algumas filiais.
Pontos Posi+vos
• Integração da equipe Acadêmico/Financeiro; • Par'cipação a'va nos exercícios prá'cos; • Construção/Validação do Fluxograma Acadêmico/Financeiro; • Troca de experiência entre as filiais (Pontos posi'vos e dificuldades) e • Leveza e harmonia entre os grupos.
Desafios associados ao BPM
Definição dos Processos
Envolvimento das Pessoas
Infra-estrutura existente
• Unificação e atualização do software • Investimento no Data Center
Definição dos Marcos do Projeto:
Ø 1° Marco: Abertura, Assinatura e Aceitação do Termo de Compromisso
Ø 2° Marco: Definir Cronograma (Datas) e Ações do Projeto – 5W2H
Ø 3° Marco: Testes, Simulações, Virar a Chave para Produção - Termo de Encerramento
Ø Apoio da direção e coordenações (Liderença);
Ø A equipe motivada para o trabalho no projeto (RH);
Ø Comunicação;
Ø Clientes internos e externos ávidos por melhorias nas rotinas
operacionais e de sistemas;
Ø Planejamento do projeto (prazos, investimentos, pessoas).
Premissas para o sucesso do projeto:
“Sempre podemos mais do que imaginamos.” (Madre Agathe Verhelle) Fundadora das Religiosas da Instrução Cristã
Obrigado!