GESTÃO DE ESTOQUES APLICADO AO
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DE UMA
INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR
Juan Pablo Silva Moreira (UNIPAM)
Celio Adriano Lopes (UNIPAM)
Este artigo tem como objetivo realizar uma análise nos laboratórios de Física
I, Fitopatologia e Microbiologia, Núcleo de Pesquisa e Análise de Semente,
Química Geral e Físico-Química da instituição de ensino superior Centro
Universitário de Patos de Minas (UNIPAM). Essa análise teve como finalidade
destacar quais laboratórios estão em conformidade com o Sistema de Gestão
Integrada e, posteriormente realizar a contagem dos equipamentos que são
utilizados neles para o desenvolvimento das aulas. Para tanto, a fim de se
realizar um controle efetivo no almoxarifado dos laboratórios, foram
utilizados técnicas para impulsionar o gerenciamento do estoque. Assim,
pôde-se realizar um planejamento para analisar a padronização da
estocagem nos laboratórios quanto às normas da qualidade e,
posteriormente com essa verificação foi possível realizar a contagem dos
equipamentos utilizados nos laboratórios da instituição. Esse procedimento é
muito útil, pois auxilia nas melhorias dos laboratórios para que se adequem
às exigências do SGI no qual a instituição está almejando obter as
certificações. O levantamento de dados através de questionários foi
essencial para obter informações que deram melhor entendimento às
pesquisas relacionadas ao tema, bem como a identificação de problemas no
local de estudo.
Palavras-chave: Estoque, Laboratórios, Sistema de Gestão Integrada (SGI),
Centro universitário.
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1. INTRODUÇÃO
Em meio a um mundo em processo de globalização é de extrema e de vital importância que as
empresas, para se manterem atuantes no novo cenário competidor, façam adequações em seus
produtos e serviços, para que possam sobreviver às exigências do mercado. Segundo Conte e
Durski (2002), as transformações exigidas pela modernidade estão mostrando uma nova
relação entre trabalho, gestão, aprendizagem e capacidade de as pessoas atuarem e
colaborarem no crescimento das companhias. Nessa nova etapa do mercado as organizações
precisam adotar uma visão mais abrangente sobre as inovações que ocorrem na produção, e
com isso ampliarem o seu nível de qualidade para com o de seus concorrentes.
O avanço da tecnologia fez com que se tornasse primordial a criação de um setor específico
para analisar a qualidade dentro das organizações, assim as empresas podem continuar
realizando as pesquisas e as melhorias em seu sistema operacional. Tornatsky e Fleischer
(1990) consideram que o processo de Inovações Tecnológicas é um forte aliado para as
organizações, pois é a partir dessas ideias que as empresas introduzem ferramentas adquiridas
através do conhecimento. Essa interação junto às pesquisas de mercado dão detalhes
estatísticos que serão utilizados para analisar o cenário competidor e consequentemente,
acompanhar as empresas adversárias.
“A qualidade ocupou o centro da atenção gerencial ao prover soluções para as organizações,
quando a oferta se tornou maior que a demanda e quando os clientes se tornaram mais bem
informados e exigentes.” (BARROS, 1992 apud ARAUJO, 2007). A produção de bens e
serviços atualmente tem como foco principal o cliente. A produção em massa deu lugar à
produção voltada para o atendimento a requisitos do cliente, tais como qualidade, segurança,
conforto, variedade, inovação, praticidade, sustentabilidade, dentre outros (MELLO et al.
2007).
A Gestão da Qualidade tem um foco estratégico, suas funções servem para a criação de
elementos que influenciem clientes em potencial, ou seja, além de atender as necessidades do
produto a organização deve criar e superar as expectativas de seus consumidores (PALADINI,
2008). Porém, com o desenvolvimento das organizações e a ampliação do mercado
competidor, o controle da qualidade “normalmente não dá garantias cabais de que o produto
ou serviço terá os resultados planejados quando em uso efeito”, e por isso, “ações
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complementares, relacionadas com vários campos do conhecimento humano podem ser
imprescindíveis ou convenientes” (CALEGARE, 1985).
Assim, para normalizar os padrões de qualidade criou-se o Sistema de Gestão Integrada
(SGI), que atende aos requisitos das normas NBR ISO 9001 - Qualidade, NBR ISO 14001 –
Meio ambiente, OSHAS 18001 – Saúde e segurança ocupacional e SA 8000 –
Responsabilidade social. Essa metodologia é capaz de fornecer ao gestor que saiba tirar
proveito de todas as informações colhidas em todos os departamentos, métodos para que os
produtos, processos ou serviços tenham a garantia de que cumprem com os requisitos legais e
do cliente estipulados (GODINI; VALVERDE, 2001).
Em relação à inserção da temática no contexto educacional, fortes pressões foram impostas
exigindo adequações e atualizações no processo de formação profissional, em especial,
durante a Conferência das Nações Unidas sobre Meio Ambiente e Desenvolvimento (RIO –
92), ocasião em que foi discutido a relevância da Instituições de Ensino Superior (IES) para
alcance dos objetivos do desenvolvimento sustentável, por meio da Agenda 21, ratificando a
corresponsabilidade das IES pela formação das gerações atuais e futuras. Assim, a partir da
década de 1990, elas passaram a ser cobradas, de forma mais intensa, por mudanças
significativas, a fim de acompanhar os avanços da sociedade.
Por isso, o presente artigo discute a aplicação do Sistema de Gestão Integrada (SGI) como
forma de padronizar e quantificar os equipamentos dos laboratórios teórico-experimentais da
Instituição de Ensino Superior (IES) Centro Universitário de Patos de Minas (UNIPAM). Os
laboratórios de Física I, Fitopatologia e Microbiologia, Núcleo de Pesquisa e Análise de
Semente, Química Geral e Físico-Química não apresentavam um controle de estocagem
atualizado e, assim, os responsáveis pelos laboratórios não podiam realizar um controle
qualitativo sobre os materiais e a efetividade dos locais destinados à estocagem dos
instrumentos. Esse monitoramento é de extrema importância para que o centro universitário
possa obter as certificações inerentes à qualidade.
Logo, para se realizar um efetivo controle do estoque nos laboratórios, os autores fazem uso
de técnicas que realizem o gerenciamento e um controle de estoques. “O gerenciamento de
estoque é a atividade de planejar e controlar acúmulos de recursos transformados, conforme
eles se movem pelas cadeias de suprimentos, operações e processos” (BETTS, 2008).
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Esse objetivo se justifica devido ao crescimento na quantidade de discentes utilizando os
laboratórios do UNIPAM, tanto para as disciplinas teórico-experimentais quanto para o
desenvolvimento de pesquisas extracurriculares, fazendo com que se tornasse necessário um
estudo para se contabilizar os objetos e materiais existentes nos laboratórios. Esse
procedimento é muito útil para auxiliar nas melhorias dos laboratórios para que se adequem às
exigências do Sistema de Gestão Integrada no qual a instituição está almejando as
certificações.
Além disso, o tema é justificado pelo fato de que atualmente, a atmosfera econômica nacional
passa por alguns avanços tecnológicos capazes de interagir para a obtenção de uma maior
eficiência e eficácia dos processos dentro de uma instituição, seja ela de caráter particular ou
de caráter público (TEIXEIRA; KERBER, 2002).
Outro fator que sustenta a justificativa é que periodicamente há a necessidade de revisão
quanto à realidade gerencial de materiais existentes. Essa situação acarreta o estrangulamento
de melhores possibilidades de gerenciar o estoque, criando gargalos para a elaboração de
práticas atualizadas e mais eficientes durante as aulas teórico-experimentais.
Para tanto, a fim de que se analisasse melhor a qualidade dos laboratórios, os autores deste
trabalho fizeram uso de uma abordagem qualitativa. Essa abordagem possibilita uma relação
direta entre o mundo real e o(s) pesquisador(es), pois permite a estes analisar e interpretar
determinado fenômeno sem o auxilio de recursos quantitativos e estatísticos. Para as autoras
Silva e Menezes, essa abordagem qualitativa permite também que o pesquisador analise com
certa precisão aspectos relacionados às pessoas: atitudes, hábitos, comportamentos (SILVA;
MENEZES, 2005).
O instrumento de coleta de dados se limitou à aplicação de questionários estruturados,
fechado, composto por perguntas ao sujeito de investigação. “Uma investigação empírica é
uma investigação em que se fazem observações para compreender melhor o fenômeno a ser
estudado” (HILL; HILL, 2012).
Marconi e Lakatos (2004) acrescentam que o questionário fechado trata-se de um instrumento
de coleta de dados constituído por uma série ordenada de perguntas, que devem ser
respondidas por escrito e sem a presença do entrevistador. Deste modo, a elaboração de
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questionários é fundamental como forma de se obter dados estatísticos, qualitativos e
quantitativos sobre o assunto abordado nesse projeto.
2. Gestão de Estoques
Os estoques representam uma parcela considerável dos ativos da empresa. Por isso, os
estoques devem ser vistos como um fator muito importante e que devem ser organizados com
frequência para que haja a obtenção de lucros à organização. Assim, Viana (2002) relata que
“a gestão de estoques visa ao gerenciamento dos estoques por meio de técnicas que permitam
manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros e níveis de suprimento e
acompanhamento à sua evolução”.
Para Vendrame (2008), a gestão de estoque é constituída por ações que concedem
informações ao colaborador para que ele verifique os estoques que estão sendo utilizados de
forma correta, quais estão em boa localização em relação aos setores que os utilizam, ou
ainda, quais estão bem controlados. O mesmo autor acrescenta que, a gestão de estoque
consiste no ato de controlar recursos utilizados destinados ao suprimento das necessidades
futuras numa organização.
O gerenciamento de estoque é o processo pelo qual são analisadas todas às políticas da
empresa e a cadeia de valor com relação aos estoques. Nessa análise também é levado em
conta à demanda e o local destinado à armazenagem desses produtos. E por isso, deve-se
elaborar um planejamento que irá projetar a movimentação, destino e utilização desses
produtos (BOWERSOX E CLOSS, 2001).
Logo, gerir estoques visando à economia consiste essencialmente na procura do equilíbrio
com o consumo, de tal maneira que as necessidades efetivas de seus consumidores sejam
satisfeitas com mínimo custo e menor risco de falta possível do produto, ou para que seja
assegurada a confiabilidade com seus fornecedores e com isso deve haver a crescente
qualidade pelo fornecimento (VIANA, 2002).
Assim, para que o estoque seja realizado maneira efetiva, deve-se realizar um planejamento
correto junto ao Sistema de Gestão Integrada da instituição.
3. Sistema de Gestão Integrada
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O Sistema de Gestão Integrada pode ser definido como a combinação de processos e
procedimentos com as práticas utilizadas para que a organização possa implementar as
políticas de gestão gerando a aquisição de objetivos dos quais tornará a empresa mais
eficiente e melhor vista pelos seus clientes e fornecedores (DE CICCO, 2004). Assim, o SGI
visa à união do atendimento às normas de forma que se adequem aos pontos comuns das
organizações, como por exemplo, no processo de aquisição deve ser verificado tanto as
especificações técnicas, como as especificações ambientais e de saúde e segurança no
trabalho.
A figura 1 representa a integração das metodologias e certificações que compõem o sistema, o
SGI interage com os níveis: Sistema de Gestão da Qualidade – SGQ, Sistema de Gestão
Ambiental – SGA e o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança do Trabalho – SGSST (DE
CICCO, 2004). As metodologias se completam entre si, o que torna o aproveitamento das
certificações ainda mais eficiente.
Figura 1: Elementos de um Sistema de Gestão Integrada – SGI
Fonte:
Adaptado
de De Cicco
(2004)
A figura 1 mostra um esquema envolvendo três das quatro certificações do SGI que são
responsáveis pela padronização dos produtos e o bem estar dos funcionários tanto no âmbito
ambiental quanto na segurança e na saúde do trabalho. Porém, a certificação SA 8000,
responsável pela Responsabilidade Social, é uma metodologia que atua de forma individual e
sem dependência com as demais, o que de acordo com o autor, torna incoerente a sua aparição
no esquema dos elementos do SGI.
Cerqueira (2012) salienta que a sobrevivência de uma organização, não é o resultado de
procedimentos documentados, que muitas vezes são enfaticamente exigidos por aqueles que
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desconhecem o sentido último de um sistema de gestão e reduzem a importância de sua
implementação. Na realidade, mais importante do que possuir procedimentos e documentos é
a sua elaboração. É quando as pessoas se reúnem, pensam sobre aquilo que fazem, sobre as
razões por que o fazem e compartilham conhecimentos e experiências. A documentação é um
registro dessas informações, afinal, qualquer que seja a organização e seu serviço, o que há de
comum entre todas elas é que informações são processadas, quer sejam sobre o cliente, o
serviço, as pessoas que atuam no processo e os fornecedores, quer seja sobre os impactos no
meio ambiente e os perigos para os colaboradores.
Beckmerhagen et al. (2003) relata que a implementação do Sistema de Gestão Integrada, se
realizada de forma separada, pode implicar em vários custos como o aumento da possibilidade
de erros e falhas, esforços multiplicados, criação de regras desnecessárias que vão gerar um
impacto desfavorável junto às partes interessadas, em especial para os colaboradores e
clientes. Os mesmos autores relatam ainda que se implantados corretamente o SGI traz alguns
benefícios, alguns das quais são relatados a seguir:
Melhoria na gestão de processos;
Economia de tempos e custos;
Maior controle dos riscos com acidentes;
Redução e controle de custos ambientais;
Utilização mais eficaz de recursos internos e infraestrutura;
Aumento de competitividade;
Satisfação de clientes, funcionários e acionistas.
A busca pela padronização passa a ser realizada sobre a utilização dos recursos utilizados na
empresa, bem como a criação de objetivos e metas, o que certamente implicarão na
otimização na gestão de processos o que traz uma redução do desperdício. Além disso, a
identificação e controle dos riscos devem ficar associados às atividades, o que leva na redução
da frequência e gravidade dos acidentes ocorridos no ambiente de trabalho, o que preserva,
dessa forma, na integridade física e bem-estar dos empregados. Tais benefícios certamente
levarão a uma forma de melhor aproveitamento na lucratividade da empresa (SOTO;
SENATORE, 2002).
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Outro benefício diz respeito da análise de mercado, pois, com a implantação de um Sistema
de Gestão Integrado na organização, expande as relações comerciais com novos
clientes/alunos, locais ou regionais, fazendo com que aumentem de forma extraordinária.
Contribuindo com o desenvolvimento comercial está também o efeito do marketing positivo,
a imagem de uma empresa preocupada com as questões ambientais e saúde e segurança do
trabalho mostram que a organização não está preocupada apenas com a sua lucratividade, mas
também com o bem-estar do mundo e com as futuras gerações (HILLARY, 2003). Em um
ambiente de alta competição empresarial, a implantação do SGI servirá como meio de
demonstrar, perante as partes interessadas – clientes, órgãos fiscalizadores e comunidade – a
preocupação da organização com esses assuntos, garantindo-lhe maior credibilidade.
2.1 Certificações do SGI
O Sistema de Gestão Integrada é composto por quatro certificações: ISO 9001, ISO 1401, SA
8000 E OSHAS 18001:
Maimon (1999) relata que a ISO – International Organization for Standardization, traduzida
para o português como a Organização Internacional de Normalização, é uma federação
mundial de entidades nacionais de normalização que reúne mais de 100 países, representando
aproximadamente 95% da produção industrial do mundo. O representante brasileiro na ISO é
a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).
A NBR ISO 9001 é uma norma referente à Gestão da Qualidade, essa certificação é
internacionalmente reconhecida, tendo sua última atualização realizada no ano 2000. A
certificação 9001 é um conjunto de normas técnicas cujas diretrizes que garantem a qualidade
de um produto ou serviço. “Ela [ISO 9001] não dá receitas prontas do que fazer, para atendê-
las. É muito mais uma filosofia dentro da qual se deve trabalhar para garantir padrões de
qualidade mundialmente aceitos” (COLENGHI, 2007).
A empresa que optar pela sua implantação deve demonstrar capacidade de fornecer serviços
que passem por um processo de melhoria contínua, ou seja, o padrão deve estar de acordo
com as certificações inerentes à qualidade juntamente com as exigências dos clientes,
garantindo assim, maior satisfação e credibilidade perante todas as partes envolvidas.
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A NBR ISO 14001 é uma norma referente ao Sistema de Gestão Ambiental, essa certificação
foi publicada em 1996 pela ISO e revisada em 2004 pelo mesmo órgão, a sua estrutura recente
é baseada na norma BS 7750, publicada em 1999 pelo BSI. “A ISO 14001 trata dos sistemas
de gestão ambiental, através de especificações e diretrizes para o uso, a empresa deve
gerenciar seu processo produtivo de forma a não causar danos à natureza.” (COLENGHI,
2007).
A OHSAS 18001 (Occupational Health and Safety Assessement Series) é uma norma de
Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional, essa certificação foi publicada em
1999 pelo BSI e foi baseada na norma BS 8800, sendo desenvolvida com a cooperação de
diversas associações e órgãos de certificação internacionais.
A organização que opta pela sua implementação demonstra um desempenho de segurança e
saúde ocupacional, controlando os riscos de suas atividades, produtos ou serviços, buscando a
preservação da saúde e segurança dos colaboradores. “A Occupation Health and Safety
Assessment Series (OHSAS) 18001, estabelece as especificações para a para a certificação de
Sistemas de Gestão de Segurança e Higiene no Trabalho” (COLENGHI, 2007).
A SA (Social Accountability) 8000 foi criada e desenvolvida em 1997 pela SAI – Social
Accountability International, de Nova York. Colenghi (2007) diz que a estrutura da SA 8000
é semelhante à das normas ISO 9001 e 14001, porém a essência das normas é baseada nas
regras da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e em acordos/convenções das Nações
Unidas (Direitos Humanos e Direitos das Crianças), constituindo o primeiro padrão social
auditável. O mesmo autor relata que a empresa que deseja obter a certificação de
Responsabilidade Social (SA 8000) deverá atender os requisitos referentes aos Direitos
Humanos e aos Direitos das Crianças.
3. Desenvolvimento
Foram elaborados questionários (anexos A e B) como forma de interagir com os
colaboradores que atuam nos laboratórios em análise. A partir desta pesquisa, foi elaborado
um projeto de melhoria para que se pudesse realizar um padrão para que a IES pudesse seguir
futuramente.
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Foram analisados também todos os fatores que influenciam direta ou indiretamente no
problema da falta de precisão da quantidade de materiais, tais como: falta de planejamento nas
compras, controle, manuseio correto para com os discentes, armazenagem incorreta.
Juntamente com o manual elaborado pela UNIPAM e periódicos de circulação nacional e
internacional.
Para uma melhor compreensão do presente artigo, serão descritos todos os procedimentos
realizados desde a coleta dos dados até a implantação.
4. Discussão e resultados
Primeiramente, foi elaborado um questionário composto por questões fechadas, essas
indagações foram destinadas a doze (12) funcionários da instituição, sendo duas (2)
responsáveis e três (3) estagiários pelos laboratórios (Fitopatologia e Microbiologia, Núcleo
de Pesquisa e Análise de Semente, Física I, Química Geral e Físico-Química), em seguida
com os sete (7) docentes das disciplinas teórico-experimentais (Fitopatologia Aplicada, Física
II, Química Geral e Microbiologia do Solo). Os questionamentos feitos aos responsáveis e
estagiários tiveram como objetivo analisar o andamento dos laboratórios quanto à efetividade
da estocagem dos materiais, já os questionamentos realizados aos docentes tinha como
objetivo analisar qualidade do material estocado nos depósitos.
Com os questionamentos avaliados, ficou constatado de forma unânime que todos os
laboratórios têm o local destinado para estocagem estabelecida pelas normas do SGI. Outro
fator evidenciado é que nos laboratórios de Física I, Fitopatologia e Microscopia, Núcleo de
Pesquisa e Análise de Semente, há uma estocagem interna, ou seja, nesses laboratórios a
estocagem é realizada nos próprios laboratórios e sempre que há a necessidade da retirada de
materiais e esta pode ser efetuada sem maiores problemas. Entretanto, com aumento da
quantidade de discentes, no laboratório de Química Geral e Físico-Química há uma estocagem
externa, ou seja, há um local separado dos laboratórios para a estocagem desses materiais e
equipamentos e, com isso, um funcionário capacitado coloca todos os materiais que serão
utilizados antes do início da aula. Apesar de haver esses dois parâmetros para a estocagem,
todos os laboratórios seguem as normas laboratoriais de estocagem impostas pelo SGI.
Além disso, com aumento da quantidade de discentes, é necessário efetuar a compra anual de
materiais para suprir a demanda, fazendo com que o controle se tornasse ineficiente. Por isso,
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foi elaborado pelos autores uma tabela com o objetivo de realizar um levantamento sobre
todos os equipamentos utilizados com maior frequência pelos discentes. Essa tabela foi
necessária para que se efetuasse a contabilização e posteriormente a padronização junto ao
setor de qualidade da instituição. Os instrumentos foram evidenciados nos anexos B, C, D e E.
Após o registro de todos os materiais nos laboratórios, foi possível constatar que os docentes e
os estagiários responsáveis pelos laboratórios poderão ter maiores garantias e segurança sobre
o que há em seu estoque. Quando houver a necessidade da utilização de uma quantidade
maior de equipamentos que a habitual os funcionários podem verificar se a demanda supri a
necessidade ou se é necessário efetuar a compra de novos equipamentos.
4. Conclusão
Após a conclusão deste trabalho, pode-se observar que o controle do estoque é parte essencial
para as organizações que almejam as certificações do Sistema de Gestão Integrada. Um
estoque mal administrado acarreta vários prejuízos e isso aumentará a despesas operacionais
da empresa. Afinal, toda organização visa a excelência em seu estoque, pois, sabe que ele
auxilia no andamento de todas as atividades operacionais que ocorrem organização.
Na instituição em estudo o novo controle de estoque garantiu ao centro universitário a
conservação e a garantia de qualidade dos equipamentos utilizados pelos discentes nas aulas
teórico-experimentais ou no desenvolvimento de atividades extracurriculares e de pesquisas.
Assim, com esse projeto ficou evidente que para um melhor aproveitamento do estoque, deve-
se realizar um acompanhamento periódico no estoque operacional. Esse controle deve ser
concretizado em união com o setor de qualidade da organização, por isso, algumas medidas
de controle devem estar de acordo com o SGI. Essas melhorias garantem um padrão e dão
maior segurança aos docentes que necessitam dele para dar continuidade as suas aulas.
No mercado globalizado, cada padrão e certificação de qualidade contam como um fator
importante para se sobressair sobre os demais, fazendo com que se torne fundamental a
obtenção de um controle no mesmo patamar de desenvolvimento organizacional. A
organização que tem um controle atualizado evidencia uma melhor visão sobre cenário
organizacional mostrando que se preocupa com a sua armazenagem, além de ser mais bem
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aceito pelos discentes, fornecedores e funcionários, que irão realizar parcerias para que essas
melhorias sempre permaneçam, criando um processo de melhoria contínua.
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ANEXOS
Anexo A: questionário destinado aos responsáveis e docentes para analisar o funcionamento
dos laboratórios.
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Anexo B: questionário destinado aos responsáveis e docentes para analisar o funcionamento
dos laboratórios.
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Anexo C: esta lista tem como objetivo demonstrar os materiais disponíveis no laboratório.
Tabela 1 – Lista de Equipamentos do Laboratório de Física I
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Anexo D: esta lista tem como objetivo demonstrar os materiais disponíveis no laboratório.
Tabela 2 – Lista de Equipamentos do Laboratório de Fitopatologia e Microscopia
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Perspectivas Globais para a Engenharia de Produção
Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.
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Anexo E: esta lista tem como objetivo demonstrar os materiais disponíveis no laboratório.
Tabela 3 – Lista Equipamentos do Laboratório de Núcleo de Pesquisa e Análise de Semente
XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO
Perspectivas Globais para a Engenharia de Produção
Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.
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Anexo D: esta lista tem como objetivo demonstrar os materiais disponíveis no laboratório.
Tabela 4 – Lista de Equipamentos do Laboratório de Química Geral e Físico-Química