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內部稽核案例分享及座談─內部稽核案例分享及座談營運事項之總務事項
文藻外語學院
秘書室蔡振義
2012.3.27
內部稽核案例分享及座談─營運事項之總務事項
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報告大綱報告大綱
規劃• 規劃– 目的、範圍、依據– 稽核人員組成– 稽核人員組成– 稽核工作計畫
• 執行• 執行– 總務事項內部稽核執行– 財物採購與營繕作業財物採購與營繕作業– 財產管理
• 修正• 修正– 內部稽核缺失改善與追蹤
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目的目的
檢查 評估內控制度之缺失及衡量營運效率• 檢查、評估內控制度之缺失及衡量營運效率,適時提供改善建議,並協助各單位部定期更新作業程序 期確保制度得以持續有效運作作業程序,期確保制度得以持續有效運作。
• 協助各單位職能適當分工及管理階層確實履行其責任其責任
提供有關稽核作業之分析 評估建議 諮詢及• 提供有關稽核作業之分析、評估建議、諮詢及資訊,促進以合理成本達成有效之控制
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範圍範圍
內部控制制度 總務事項• 內部控制制度 (總務事項)– 財物採購與營繕作業程序與流程 (含合約管理)– 財產管理作業程序與流程– 收、付款作業程序與流程– 環境安全作業程序與流程– 維修管理作業程序與流程– 文書管理作業程序與流程
• 專案計畫
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文藻外語學院內部控制制度
伍、營運事項
一、目的
二、適用範圍二 適用範圍
三、作業說明
(三) 總務事項(三) 總務事項
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範圍範圍
內部控制制度 (總務事項)• 內部控制制度 (總務事項)– 財物採購與營繕作業程序與流程 (含合約管理)– 財產管理作業程序與流程– 收、付款作業程序與流程– 環境安全作業程序與流程– 維修管理作業程序與流程– 文書管理作業程序與流程
• 專案計畫• 專案計畫– 接受校外補助經費之專案計畫與訪視意見
• 獎勵補助經費、學務經費、教卓計畫、與其他校外經費計畫案校內專案– 校內專案• 中程校務發展計畫、校務評鑑、改大計畫
– 會計師財務查核簽證與專案查核報告建議事項其他指定事項
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– 其他指定事項
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法源依據法源依據
校內法源• 校內法源– 文藻外語學院採購辦法、圖書採購辦法與財產管理辦法
• 申購、採購、驗收、請款、付款與合約• 財產增加、減損、移轉、報廢與盤存
– 主管會報與相關會議決議事項• i e 設備使用紀錄、使用率與成效• i.e.,設備使用紀錄、使用率與成效
• 校外法源政府採購法– 政府採購法
– 專案計畫規定
– 經費使用原則經費使用原則• 教育部補助款支出憑證免送審配合作業相關事項• 私立學校會計制度之一致規定
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採購
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驗收
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查核人員組成查核人員組成
專責稽核人員• 專責稽核人員
專長稽核人員編組• 專長稽核人員編組
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時程規劃(稽核計畫一學期/次)時程規劃(稽核計畫一學期/次)日期 工作內容 查核重點 相關單位 備註
2011.09內部稽核:99-10年度教育部獎補助專案(抽查)
設備使用紀錄與成效全校各單位、國合中心、教務處綜合業務組
10:00 11:002011.10.20 內控稽核:作業程序 採購、驗收 總務處事務組
10:00-11:00(QP5301)財務採購與營繕作業
內控稽核 作業程序 收款 付款 總務處出納組10:00-11:00
收款2011.12.06 內控稽核:作業程序 收款、付款 總務處出納組 (QP5307)收款/(QP5308)付款
2012.02內部稽核:100年度
依教育部規定進行查核,並檢附內部稽核報告
會計室、總務處與各教學單位
2012.02 100年度教育部獎補助專案 (抽查)
並檢附內部稽核報告,併同執行清冊報部
與各教學單位
2012.02 校園安全衛生管理系統查核
配合總務處環安組「校園安全衛生管理系統」
協助四階文件審核總務處環安組
,協助四階文件審核
2012.03 內部稽核:99-100年度教育部獎補助專案
100-101年度教學卓越計畫
教務處綜合業務組與各執行單位
每月會同會計室監盤
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2012.2/3/4/5/6/7月 現金/有價證券盤點
每月會同會計室監盤零用金、存款等
總務處出納組
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執行執行
What How‧財務採購與營繕作業
申購 (請購)‧通知
What How
–申購 (請購)
–採購
驗收
‧事前準備
‧現場查核–驗收
–財產
請款
‧協調/報告撰寫
‧改善追蹤–請款–付款
‧改善追蹤
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控制重點控制重點
申購申購
採購採購
驗收
財產
請款請款
付款
廠商管理
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查核前通知查核前通知
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事前準備事前準備
稽核依據• 稽核依據–採購辦法、作業程序與流程、系統流程
• 稽核工作底稿撰寫–依據控制重點依據控制重點–依據教育部規定專帳與憑證審查• 專帳與憑證審查– 校內經費採購、專案經費採購– 預算、執行清冊、專帳一致性– 表單編號連續性
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稽核核工工作底底稿撰寫寫
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專帳與憑證審查專帳與憑證審查
範圍• 範圍– 校內經費採購、專案經費採購
• 內容– 一致性
• 預算、執行清冊、專帳一致性• 採購合約、驗收、財產登錄與專帳一致性• 表單編號連續性(系統資料與紙本資料)
– 合理性簽核流程合理性 (參考採購辦法)• 簽核流程合理性 (參考採購辦法)
• 申請單位、採購單位(人員) 、廠商別、財產別統計表…….
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現場查核現場查核
盤點查核‧盤點查核
–依據財產清冊依據財產清冊
–存放地點、財產標籤一致性與合理性
保管 使用 借用 移轉 遺失 報廢紀錄–保管、使用、借用、移轉、遺失、報廢紀錄
‧承辦人員訪談
–對照作業程序、表單簽核流程
–檔案抽查 (含合約)檔案抽查 (含合約)
–確認說寫做一致
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協調/報告撰寫協調/報告撰寫
離開前 草稿 口頭溝通• 離開前,草稿/口頭溝通• 撰寫稽核報告撰寫稽核報告
– 查核結果說明(含佐證資料)改善建議事項– 改善建議事項
• 送請查核單位確認– 查核結果說明(含佐證資料)改善建議事項– 改善建議事項
• 雙方簽名確認
內部稽核案例分享及座談─營運事項之總務事項 台北醫學大學許志瑋組長
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改改善追追蹤蹤
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修正修正
工作報告呈核• 工作報告呈核– 定期呈報定期呈報– 含查核紀錄、改善建議、追蹤紀錄與分析
• 專案報告
會議報告• 會議報告– 摘要報告
• 追蹤結案台北醫學大學許志瑋組長
2011.12
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專案報告專案報告
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追蹤結案追蹤結案
追蹤(建議/不符/缺失)事項說明• 追蹤(建議/不符/缺失)事項說明 (受稽核單位/稽核人員)• 原因分析 (受稽核單位)• 改善措施說明 (受稽核單位)
追蹤結果• 追蹤結果 (以下由稽核人員於受稽核單位完成改善措施後填寫)– *****已修正
系統已修正– ****系統已修正– 本案結案101年1月份再檢核100年度之****作業是否不再發生類– 101年1月份再檢核100年度之****作業是否不再發生類似狀況
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內部控制制度修正
• 內部控制制度A版→B版→C版– 單位新增、修訂,稽核修訂
• 內部管理及稽核作業規章 vs.內部控制制度
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結論結論
弘光科大稽核室高采秀 (2011.12)弘光科大稽核室高采秀 (2011.12)
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Q&AQ&A
敬請指正• 敬請指正
–人員異動,屬高風險事件善用IT–善用IT
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