TecArt®
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360°-Organisation im Bauprojektmanagement
Die wichtigsten Herausforderungen für Architekten und Bauingenieure
VOM AUFTRAG ZUM GO-LIVE
BAUP
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RUNG DER PRODUKTIVITÄT
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NBETRIEBNAHME
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#01BERATUNG
LASTENHEFT
AUSLIEFERUNG DER LIZENZ
AUFTRAG
TECART PROJEKTVORGEHEN
BERATUNG
#01 #02 #03 #04 #05AUFTRAG AUSLIEFERUNG
DER LIZENZ
#03INSTALLATION
#02WORKSHOP
#04 CUSTOMIZING
#05 GO-LIVE
LASTENHEFT
DESIGN &KREATION
ca. 3-5 Tage
PFLICHTENHEFT
PFLICHTENHEFT
WORKSHOP INSTALLATION CUSTOMIZING GO-LIVE
ca. 1-2 Tage
ca. 1-2 Tage
ca. 1-2 Tage
ca. 3-5 Tage
ca. 3
-5 Ta
ge
Organisations- und Informationsmanagment
Qualitätsmanagement (Qualität vs. Quantität)
Budget und Kosten
Aufträgs- und Vertragsmanagement
Kreation, Design und Entwicklung
Termine, Ressourcen und Kapazitäten
KOMMUNIKATION
PROJEKTORGANISATION
VERTRAGSMANGEMENT
RESSOURCENMANAGEMENT
KREATION UND DESIGN
BERICHTSWESEN
STAKEHOLDERMANAGEMENT
PERSONALMANAGEMENT
ENTWURF &KONSTRUKTION
FILESERVER
E-MAIL-SERVER
KUNDEN-, PROJEKT UND AUFTRAGSDATEN
ENTWÜRFE UND KONSTRUKTIONEN
DESKTOPS
TABLETS
SMARTPHONES
DATEN AUS DEM TECART SYSTEM
DATEN AUS DRITTSYSTEMEN
KOMMUNIKATION
PROJEKT-ORGANISATION
STAKEHOLDER-MANAGEMENET
VERTRAGS-MANAGEMENT
TecArt®
6 BASIS-MODULEStandard-Modul-Set für die tägliche Kommunikation
14 ZUSATZ-MODULEErweiterungen des Basis Systemszur Faktura, Groupware und Projektverwaltung
18+ FEATURESBesondere Funktionen zum Einrichten von Kundenportalen, IT-Helpdesk, Vertriebssteuerung, Kommunikationsplattform u.v.m
ADD-ONSEntwicklungsumgebung zur Scha�ung eigener Module, Automatismen, Funktionen und Ansichten
PSD
CADDNG
INDD AI
360° SICHT
Bauprojektmanagement ist die anspruchsvollste und älteste Form des Projektmanagements! Nicht anders lassen sich Megabauten, wie die Pyramiden oder die chinesische Mauer, erklären. Damals wie heute musste zwischen unterschiedlichen Anspruchsgruppen Bau-pläne abgestimmt, Baumaterial von weit entfernten Orten organisiert und die Entlohnung vertraglich geregelt werden. Im Gegensatz zu früheren Jahrtausenden haben die Architekten, Bauingenieure, Projektleiter und Arbeiter heute ein Vielfaches weniger an Zeit und Ressourcen. Sicher gab es schon früher einen Ressourcenmangel. Nicht ohne Grund wurden Kirchtürme Stein für Stein abgetragen, um im Kriegsfall die Stadtmauer zu verstärken. Vielmehr geht es heutzutage um den effizienten Einsatz von Maschinen und Personal auf der Baustelle, als den Mangel an Baumaterial.
Heute helfen EDA- und CAD/CAM-Software dabei, komplexe Entwürfe, Modelle und Designs schnell und kostengünstig zu ent werfen. Dies sind Speziallösungen für Aufmaß, Modellierung und Statik. Jedoch ersetzen diese kein Projektmanagement mit Terminen für Meetings und Be sichtigungen, Einbindung von externen Dienstleistern, zentralen Datenaustausch, Protokollierung und Versionierung von Dateien. Gutes Projektmanagement zeichnet sich generell durch eine professionelle Organisation aus. Hierfür gibt es hilfreiche Software-systeme. Für sämtliche Aufgaben ist die beste Vorbereitung ein 360° Blick auf das Projekt und die schnelle Verfügbarkeit von sämtlichen Informationen und aktuellen Daten.
Mit der TecArt Business Software für das Bauwesen bieten wir Ingenieuren, Architekten und Projektleitern eine Lösung, die eine Schlüsselrolle für das operative Bauprojektmanagement einnimmt. Sie fungiert als zentrale Kommunikationsplattform nach innen und außen, stellt jederzeit qualitativ hoch wertige und aktuelle Daten zur Verfügung und gibt keine Rätsel in der Bedienung auf – trotz enormer Funktionalität. Ausgestattet mit effizienten Groupware-Funktionen für das Team-Work, echtem CRM (Customer Relationship Management) und einfacher Systemintegration ist es ein wertvolles Werkzeug für den Projektmanagement-Alltag.
Reduzieren Sie Fehler in der Kommunikation!
Dafür benötigen Sie einen einheitlicher Datenbestand
bei E-Mails, Kontaktdaten, Terminen und Dokumenten.
Durch eine zentrale Datenhaltung vermeiden Sie
Duplikate.
Berücksichtigen Sie alle Stakeholder!
Ihre Kommunikationspartner müssen nach Auftrag-
geber, Subunternehmer, Gewerke und Baustelle in die
jeweiligen Projekte intergriert sein.
Vereinfachen Sie die Entwicklungsprozesse!
Unternehmensführung, Architekten, Projektmanager
und Bauherren benötigen einen gemeinsamen Zugriff
mit individueller Rechtevergabe auf alle Versionen von
Entwürfen, Angeboten und Verträgen.
Halten Sie Ihre Budgets und Projektziele ein!
Nutzen Sie automatische Zeiterfassungen und
Erinnerungsfunktionen für alle Todos, Anrufe,
Termine und Dokumente! Dadurch entlasten Sie das
Projektcontrolling und die Buchhaltung.
TecArt ist Ihre zentrale
Organisations-Plattform
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#01BERATUNG
LASTENHEFT
AUSLIEFERUNG DER LIZENZ
AUFTRAG
TECART PROJEKTVORGEHEN
BERATUNG
#01 #02 #03 #04 #05AUFTRAG AUSLIEFERUNG
DER LIZENZ
#03INSTALLATION
#02WORKSHOP
#04 CUSTOMIZING
#05 GO-LIVE
LASTENHEFT
DESIGN &KREATION
ca. 3-5 Tage
PFLICHTENHEFT
PFLICHTENHEFT
WORKSHOP INSTALLATION CUSTOMIZING GO-LIVE
ca. 1-2 Tage
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ca. 3-5 Tage
ca. 3
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Organisations- und Informationsmanagment
Qualitätsmanagement (Qualität vs. Quantität)
Budget und Kosten
Aufträgs- und Vertragsmanagement
Kreation, Design und Entwicklung
Termine, Ressourcen und Kapazitäten
KOMMUNIKATION
PROJEKTORGANISATION
VERTRAGSMANGEMENT
RESSOURCENMANAGEMENT
KREATION UND DESIGN
BERICHTSWESEN
STAKEHOLDERMANAGEMENT
PERSONALMANAGEMENT
ENTWURF &KONSTRUKTION
FILESERVER
E-MAIL-SERVER
KUNDEN-, PROJEKT UND AUFTRAGSDATEN
ENTWÜRFE UND KONSTRUKTIONEN
DESKTOPS
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SMARTPHONES
DATEN AUS DEM TECART SYSTEM
DATEN AUS DRITTSYSTEMEN
KOMMUNIKATION
PROJEKT-ORGANISATION
STAKEHOLDER-MANAGEMENET
VERTRAGS-MANAGEMENT
TecArt®
6 BASIS-MODULEStandard-Modul-Set für die tägliche Kommunikation
14 ZUSATZ-MODULEErweiterungen des Basis Systemszur Faktura, Groupware und Projektverwaltung
18+ FEATURESBesondere Funktionen zum Einrichten von Kundenportalen, IT-Helpdesk, Vertriebssteuerung, Kommunikationsplattform u.v.m
ADD-ONSEntwicklungsumgebung zur Scha�ung eigener Module, Automatismen, Funktionen und Ansichten
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360° SICHT
Bauprojektmanagement
Zum allgemeinen Datenbestand in Projekten gehören Daten über Bauherren, Dienstleister, Gewerke, Behörden, Ämter und Lieferanten. Zudem können individuelle Daten gepflegt werden, nach denen jederzeit gesucht und ausgewertet werden kann. Sämtliche Dokumente/Dateien, Aktivitäten, Korrespondenzen und Informationen finden sich stets an einem zentralen Ort: beim Kontakt, im Projekt und/oder Vorgang.
¼¼ Abbildung aller organisatorischen Vorgänge von der Vorentwurfsplanung bis zur Projektabnahme¼¼ Organisation von Projekt-Teams mit
Erfassung von Aktivitäten, Arbeitszeiten und Personalkosten¼¼ verschiedene Arten von Projekten,
Kontakten und Vorgängen mit eigenen Datenmasken und Ansichten¼¼ Bündelung aller Kommunikationskanäle
mittels integriertem eigenem E-Mail-Client, integrierter Dokumentenverwaltung inkl. Briefvorlagen und Anrufverwaltung via CTI¼¼ Gewerke-Management: Pool an Firmen
einzelner Gewerke, um z.B. einen Subauftrag auszuschreiben
¼¼ Minimaler Koordinationsaufwand durch Dokumentation und Ablage sämtlicher Aktivitäten (Termine, Aufgaben, Notizen, Telefonate) und Daten (z. B. Protokolle, Berichte, Baupläne und Fotos)¼¼ Standort- und zielgruppenübergreifende
Zusammenarbeit auf einer Plattform: vom Auftraggeber über den Bauträger bis hin zu Subunternehmen¼¼ Überwachung von Projektkosten in
Echtzeit¼¼ Problemloses Handling mit großen
Datenmengen durch integrierte Dokumentenverwaltung mit Versionkontrolle und Benachrichtigungsfunktion
Einfache Inbetriebnahme
Die TecArt-Software ist hochintegrativ und lässt sich in vielfältigste Bestandsumgebungen problemlos einbinden. Zudem bietet das System eine Vielzahl an Schnittstellen und Funktionen, um eine sinnvolle Integration ins eigene Netzwerk und Lösungsportfolio zu ermöglichen.
¼¼ Betrieb als reine Linux-Server-Installaton oder in Form einer Virtualisierung möglich¼¼ Anbindung des bestehenden File- Servers:
Verzeichnisse erscheinen im TecArt-Dokumentenmanagement¼¼ Kompatibilität mit Office-Programmen
(z.B. MS Office) und sämtlichen Dateiformaten (Grafik, CAD usw.)¼¼ Anbindung des bestehenden
Mail-Dienstes und der TK-Anlage möglich; auch Videokonferenzsysteme¼¼ Synchronisation mit mobilen Endgeräten
(iOS, Android, Windows Mobile) und MS Outlook (ab Office 2013)
¼¼ bei Bedarf auch Ablösung von Outlook/Exchange möglich für mehr Sicherheit, leichtere Systempflege und Ersparnis von Lizenzkosten¼¼ einfacher Datenimport über CSV,
strukturierte Bestandsdaten können über Schnittstellen übernommen werden¼¼ hohe Sicherheit durch lebenslange
Systempflege mit Funktions-, Sicherheits- und Performance-Updates ¼¼ Möglichkeit der Ablösung bestehender
FTP-Servern sorgen für höhere IT-Sicherheit
Steigerung der Produktivität
Der Groupware-Unterbau unterstützt Ihre Teams jeden Tag bei der Arbeit; wir nennen das "Software-as-a-Partner". Gegenüber Ihren Kunden und Bezugsgruppen werden Sie professioneller agieren, sind jederzeit auskunfts fähig und können Personalengpässe vorbeugen. Denn Kollegen haben Zugriff auf sämtliche Absprachen und Aufgaben – sofern Sie es zulassen.
¼¼ nahtloses Arbeiten mit Workflow durch Verknüpfungen zwischen Datensätzen und viele nützliche Funktionen ¼¼ Anrufe per Mausklick direkt aus der
Software heraus tätigen und beliebig zu Kontakten zuordnen¼¼ 360° Blick über Projekte, Kontakte und
Vorgänge¼¼ blitzschnelle Suchergebnisse, praktische
Filter- und Reportmöglichkeiten¼¼ Möglichkeiten zur Automatisierung von
Standardprozessen durch Add-on's
¼¼ Groupware-Basis sorgt für verbesserten Austausch, effizienteres Teamwork und einen einheitlichen und zentralen Datenbestand einfache Bedienbarkeit bei sehr großer Funktionstiefe¼¼ Einhaltung von Compliance- und
Datenschutzrichtlinien möglich¼¼ Nutzerkonten statt lokaler Installation
bietet örtliche und zeitliche Flexibilität (Büro, Home-Office, Baustelle,...)
TecArt Projektskizze “Vom Auftrag zum Go-Live“
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#01BERATUNG
LASTENHEFT
AUSLIEFERUNG DER LIZENZ
AUFTRAG
TECART PROJEKTVORGEHEN
BERATUNG
#01 #02 #03 #04 #05AUFTRAG AUSLIEFERUNG
DER LIZENZ
#03INSTALLATION
#02WORKSHOP
#04 CUSTOMIZING
#05 GO-LIVE
LASTENHEFT
DESIGN &KREATION
ca. 3-5 Tage
PFLICHTENHEFT
PFLICHTENHEFT
WORKSHOP INSTALLATION CUSTOMIZING GO-LIVE
ca. 1-2 Tage
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ca. 1-2 Tage
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Organisations- und Informationsmanagment
Qualitätsmanagement (Qualität vs. Quantität)
Budget und Kosten
Aufträgs- und Vertragsmanagement
Kreation, Design und Entwicklung
Termine, Ressourcen und Kapazitäten
KOMMUNIKATION
PROJEKTORGANISATION
VERTRAGSMANGEMENT
RESSOURCENMANAGEMENT
KREATION UND DESIGN
BERICHTSWESEN
STAKEHOLDERMANAGEMENT
PERSONALMANAGEMENT
ENTWURF &KONSTRUKTION
FILESERVER
E-MAIL-SERVER
KUNDEN-, PROJEKT UND AUFTRAGSDATEN
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DATEN AUS DEM TECART SYSTEM
DATEN AUS DRITTSYSTEMEN
KOMMUNIKATION
PROJEKT-ORGANISATION
STAKEHOLDER-MANAGEMENET
VERTRAGS-MANAGEMENT
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6 BASIS-MODULEStandard-Modul-Set für die tägliche Kommunikation
14 ZUSATZ-MODULEErweiterungen des Basis Systemszur Faktura, Groupware und Projektverwaltung
18+ FEATURESBesondere Funktionen zum Einrichten von Kundenportalen, IT-Helpdesk, Vertriebssteuerung, Kommunikationsplattform u.v.m
ADD-ONSEntwicklungsumgebung zur Scha�ung eigener Module, Automatismen, Funktionen und Ansichten
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360° SICHT
Die TecArt Business Software kann direkt nach der Installation und Einrichtung produktiv genutzt werden. Vom Tag der Bereitstellung der Lizenz bis zum Produktivbetrieb sollte ein Zeitrahmen von ca. einer Woche eingeplant werden.
Dieser Richtwert kann sich je nach Anforderung und Umfang Ihrer Wünsche steigern oder verringern. Eine sinnvolle Abschätzung ist im Rahmen einer fundierten Beratung möglich. Die Firma TecArt setzt seit 1999 erfolgreich Software- Projekte um und lässt Sie gern an diesem Erfahrungsschatz teilhaben. Folgende Schritte sind bis zum Produktivbetrieb der Lösung üblicherweise erforderlich:
#01 Vertriebliche Beratung
¼¼ Aufnahme Ihrer Anforderungen, Wünsche, Ziele¼¼ Systempräsentation (online/telefonisch
oder vor Ort)¼¼ Beantwortung von Fragen, Hilfestellung in
der Evaluation¼¼ Erstellung eines passenden Angebots¼¼ Übergabe an das
Auftrags-/Projektmanagement
#02 Workshop
¼¼ Bestandsaufnahme der aktuellen Arbeitsweise und ITK-Systemlandschaft¼¼ konkrete Planung zur Umsetzung der
gesetzten Anforderungen und Ziele¼¼ Beratung zur Abbildung und Optimierung
von Arbeitsprozessen¼¼ Vorbereitung zur Durchführung der
Installation/Systemintegration und des Customizings
#03 Installation
¼¼ Aufsetzen des TecArt Gesamtsystems mit allen erforderlichen Komponenten (Server-Betriebssystem, Datenbank, TecArt-Software etc.)¼¼ Installation und Einrichtung SSL-Zertifikat¼¼ Einbindung ins Netzwerk¼¼ Funktions- und Performanceprüfung; ggf.
Optimierung der Systemkonfiguration¼¼ auf Wunsch Integration der TK-Anlage¼¼ auf Wunsch Einbindung des bestehenden
File-Servers¼¼ auf Wunsch Einrichtung eines
Backup-Systems
#04 Customizing
¼¼ Anlegen von Benutzer¼¼ Vergabe von individuellen
Benutzerstrukturen und Rechten¼¼ Anpassung der Oberflächen, Datenfelder,
Objektansichten¼¼ Datenmigration (CSV-Import)¼¼ Standard-Filtereinstellungen und
Übersichten¼¼ allgemeine und spezielle
Sicherheitseinstellungen¼¼ Einrichtung des
Dokumentenmanagementsystems inkl. systemseitige Dokumentvorlagen¼¼ Einrichtung von E-Mail Konten und
Mailvorlagen/Textbausteine
#05 Go-Live
¼¼ Freischaltung der Benutzer für das System¼¼ Einweisung und Schulung der Anwender
und Verantwortlichen¼¼ Überprüfung der Funktionen und
Anpassungen ¼¼ Sammlung von Feedback,
Nutzereindrücken, weiteren Wünschen/ Bedürfnissen¼¼ nachträgliche Anpassungen,
Supportvorgänge
Preisauskunft oder Fragen?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf per:
Telefon: +49 361 302624-22
E-Mail: [email protected]
XING: Persönliches Xing-Profil
Die Produktkonfiguration für das Bauprojektmanagement
6 Basis-Module
Als Grundausstattung bietet Ihnen unsere Business Software sechs Basis-Module für Ihr Daily Business. Diese lassen sich bequem Ihrem erweiterten Bedarf anpassen.
¼¼ Kontakte¼¼ Dokumenten-/Dateimanagement¼¼ E-Mail Client¼¼ Termine¼¼ Aufgaben¼¼ Notizen
7 Features
Erhöhen Sie Ihre Produktivität indem Sie Kreations-, Design- und Konstruktionsprozesse sowie Ihren Außendienst integrieren.
¼¼ Webschnittstellen¼¼ CTI-Client¼¼ E-Mail Client¼¼ Spezielle Templates¼¼ OCR-Texterkennung für alle Dokumente¼¼ mobile Dienste
8 Zusatz-Module
Speziell für Architekten und Bauingenieure empfehlen wir folgende Zusatz-Module zur Abbildung Ihre Vertrags- und Projektwesens.
¼¼ Anrufe¼¼ Tickets¼¼ Projekte¼¼ Angebote¼¼ Aufträge¼¼ Verträge¼¼ Artikel + Rechnungen
2 Add-Ons
Erstellen Sie eigenen Workflows wie automatische Benachrichtigungen bei Änderung von CAD-Dateien.
¼¼ Add-On-Framework¼¼ Webhoks
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#01BERATUNG
LASTENHEFT
AUSLIEFERUNG DER LIZENZ
AUFTRAG
TECART PROJEKTVORGEHEN
BERATUNG
#01 #02 #03 #04 #05AUFTRAG AUSLIEFERUNG
DER LIZENZ
#03INSTALLATION
#02WORKSHOP
#04 CUSTOMIZING
#05 GO-LIVE
LASTENHEFT
DESIGN &KREATION
ca. 3-5 Tage
PFLICHTENHEFT
PFLICHTENHEFT
WORKSHOP INSTALLATION CUSTOMIZING GO-LIVE
ca. 1-2 Tage
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Organisations- und Informationsmanagment
Qualitätsmanagement (Qualität vs. Quantität)
Budget und Kosten
Aufträgs- und Vertragsmanagement
Kreation, Design und Entwicklung
Termine, Ressourcen und Kapazitäten
KOMMUNIKATION
PROJEKTORGANISATION
VERTRAGSMANGEMENT
RESSOURCENMANAGEMENT
KREATION UND DESIGN
BERICHTSWESEN
STAKEHOLDERMANAGEMENT
PERSONALMANAGEMENT
ENTWURF &KONSTRUKTION
FILESERVER
E-MAIL-SERVER
KUNDEN-, PROJEKT UND AUFTRAGSDATEN
ENTWÜRFE UND KONSTRUKTIONEN
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DATEN AUS DRITTSYSTEMEN
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PROJEKT-ORGANISATION
STAKEHOLDER-MANAGEMENET
VERTRAGS-MANAGEMENT
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6 BASIS-MODULEStandard-Modul-Set für die tägliche Kommunikation
14 ZUSATZ-MODULEErweiterungen des Basis Systemszur Faktura, Groupware und Projektverwaltung
18+ FEATURESBesondere Funktionen zum Einrichten von Kundenportalen, IT-Helpdesk, Vertriebssteuerung, Kommunikationsplattform u.v.m
ADD-ONSEntwicklungsumgebung zur Scha�ung eigener Module, Automatismen, Funktionen und Ansichten
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360° SICHT
Carina Manzan Stefan Weisheit
Case Studies 360°- Organisation von Bauprojekten
Lernen Sie von unseren Kunden allobjekt Projektsteuerung und archicult breunia
architekten, wie TecArt eine 360°- Organisation im Bauprojektmanagement ermöglicht.
Wissenswertes zum Unternehmen
Die allobjekt Projektsteuerung GmbH mit Sitz in Weimar widmet sich bundesweit Projekten zur Sanierung und zum Neubau von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Dar-über hinaus arbeitet sie eng mit externen Unternehmen (wie Architekten und Subunternehmern) zusammen, welche komplett in die verschiedenen Projekte integriert werden müssen.
Aufgabenstellung Im Tagesgeschäft der allobjekt Projekt-steuerung GmbH ist also ein reger Daten-austausch notwendig. So müssen u.a. die neuesten Bauzeichnungen oder Fotos an die beteiligten Firmen übermittelt werden. Die Bauleiter sind zudem viel unterwegs, um die einzelnen Projekte vor Ort zu betreuen. Dabei sind sie darauf angewiesen, ihre Daten (z.B. Bauzeichnungen, Genehmigungen, Bauzeitenpläne usw.) überall aktuell abrufen zu können. Um all dies optimal abdecken zu können, war eine Software zum Management aller internen und externen Geschäfts- und Kommunikationsabläufe gefragt.
Lösung
So kam das TecArt CRM als Serverlösung bei allobjekt zum Einsatz. Die Außenstandorte arbeiten nun mittels VPN-Verbindungen direkt auf dem zentralen Server. Architekten sowie Bauleiter greifen vor Ort auf der Baustelle über eine SSL-verschlüsselte Internetverbindung auf die Daten zu. Weiterhin ist die Bearbeitung von Dokumenten direkt aus dem System möglich und auch das Ablegen von Dokumenten funktioniert sowohl direkt über das TecArt CRM System wie über klassische zentrale Laufwerke. Auch diese Dokumente mussten für eine schnelle Suche indiziert werden sowie die entsprechenden Rechte erhalten.
Kundennutzen
Durch das TecArt CRM als Serverlösung werden große Dokumentenmengen gespeichert und in ihrer Version sicher im Projekt-Modul sowie im jeweiligen Kontakt abgelegt. Diese Ver-knüpfung folgt der Logik des Nutzers und vereinfacht somit dem Mitarbeiter die Suche nach relevanten Daten vor Ort. Das System bewältigt momentan Daten von ca. einem Terabyte in einer logischen und einheitlichen Unternehmensstruktur. Mitarbeiter aus den verschiedens-ten Bereichen finden einfach und schnell die entsprechenden Daten. Externen Unternehmen wird die Möglichkeit eingeräumt, freigegebene Daten einzusehen, zu bearbeiten oder neue Daten im System zu speichern. Der Verzicht auf den bisher notwendigen FTP-Server führte zu einer Erhöhung der Sicherheit. Durch die verschiedenen Zugriffsrechte (lesen, bearbeiten und löschen) können Dokumente und Dateien zudem unterschiedlich behandelt werden.
Für ihre Sanierungs- und Neubauprojekte benötigte
allobjekt eine Software, die einen unkomplizierten aber
dennoch sicheren Datenaustausch ermöglicht.
Branche: Sanierungs- und Neubauprojekte
Größe: 20 Mitarbeiter
Wissenswertes zum Unternehmen
Die Architekten der archicult gmbh besinnen sich auf die kulturellen Wurzeln der Menschen. Ihre Aufgabe beschränkt sich nicht auf das reine Bauen. Das Unternehmen interessiert vielmehr die Architektur als Gestaltung der Umwelt in ihrer ganzen Vielfalt und allen Ausdrucksformen.
Aufgabenstellung „archicult“-Architekten agieren weltweit in den Bereichen Bau, Design, Messen, Veranstaltungen sowie in der Konzeption von brachliegenden Arealen und ungenutzten Gebäuden. Hier arbeitet das Unternehmen standortübergreifend mit weiteren Architekten, Bauträgern und Subunternehmern zusammen, welche ge-meinsam auf einheitliche Daten, Dokumente und Projekte mobil und flexibel zugreifen müssen. Dabei sollten die Kommunikation, das Projektmanagement sowie eine sichere Datenablage miteinander verknüpft sein und innerhalb einer einzigen gemeinsamen Systemplattform ablaufen. Als Nebeneffekt war durch die Vereinheitlichung der Informationstechnologie des Unternehmensnetzwerkes eine veritable Senkung der laufenden Betriebskosten geplant.
Lösung
Für die Umsetzung der Anforderungen entschied sich die Unternehmensführung nach diversen Tests für den Einsatz der TecArt Software. Überzeugt haben hier die einfache Handhabung komplexer Vorgänge, die große Transparenz der Datenverarbeitung und die hervorragende Interoperabilität zwischen den Modulen des Systems. Gerade das integrierte Dokumentenmanagement mit seiner automatisierten Versionsverwaltung wurde als ein Pluspunkt im täglichen Handling der großen Datenmengen von mehr als 200 GB angesehen. Dokumente jeder Art oder auch Fotos können online mit Hilfe der eingebetteten Volltext-suche innerhalb von Zehntelsekunden gefunden werden. Auf Grund des Sicherheitsbe-dürfnisses und der sehr hohen Datenmenge fiel die Entscheidung auf die TecArt CRM Software als Serverlösung (on Premise). Diese wird auf einem unternehmenseigenen Linux-Server implementiert und läuft dann in Eigenregie als internes System. Zudem kann hier auf sehr einfache Art und Weise eine Telefonanlage angeschlossen werden, die auf Wunsch Anrufdetails protokolliert. Des Weiteren lassen sich über eine gesicherte ISDN-Leitung ange-schlossene, externe Partner via Fernzugriff einbinden. Die Datenübertragung erfolgt mit moderner und sicherer SSL-Verschlüsselung. Ohne zusätzliche Datentechnik oder andere Systeme konnten sich so alle Partnerbüros in Irland und den USA zusammenschließen. Die Kosten für Wartung und Pflege weiterer Systeme (wie Outlook) entfallen damit auto-matisch. Die Serverlösung der TecArt CRM Software läuft nach professioneller Einrichtung weitestgehend wartungsfrei und somit sehr kosteneffizient.
Branche: Architekturbüro
Größe: 15 Mitarbeiter plus Externe
Das Architekturbüro wünschte sich eine CRM-Software,
die ein standort- und zielgruppenübergreifendes
Projektmanagement sowie eine sichere, zentrale aber
dennoch mobile Datenhaltung miteinander verknüpft.
Kundennutzen
Der Kernnutzen der integrierten Kommunikation und des Zugriffs auf einen einheitlichen Datenstamm von jedem der Standorte aus, konnte schnell und überzeugend erreicht werden. Die Suchzeiten nach diversen Dokumentenversionen oder relevanten E-Mails verkürzten sich messbar durch die automatischen Zuordnungsfilter. Informationen zu Sachständen in Projekten oder Aufgaben können jederzeit und überall transparent nachvollzogen werden. Dazu kann jeder Mitarbeiter im Unternehmen nun sachkundig Auskunft geben und der Koordinationsaufwand übergreifender Bauprojekte ist deutlich gesunken. Kostenstände von Projekten sind in Echtzeit nachvollziehbar. Die Kommunikationspolitik mit dem Kunden ist offener geworden und hat sich beschleunigt. Verzugszeiten können auch bei räumlich entfernten Projekten erkannt werden, was ein schnelleres Handeln oder Gegensteuern rechtzeitig möglich macht. Fazit: Weniger interner Koordinationsaufwand, transparente Datenhaltung, Kostenkontrolle und Archivierung in einem vernetzten, modularen System bringen der archicult gmbh einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in ihrer internationalen Tätigkeit.
„Mit TecArt präzisieren wir tagtäglich unsere internen Abläufe und
vereinheitlichen Datenablage und Strukturen. Durch die externen
Zugriffsmöglichkeiten vermeiden wir ein unnötiges Aufblasen von
Dateien beim Mailversand. Auch nutzen wir gern die einfache Einbindung
verschiedener Standorte oder externer Mitarbeiter. Ein kleines Manko stellt
für uns die zum Teil etwas komplizierte Rechtevergabe dar. Alles in allem aber
eine runde und komfortable Software.“
Roland Breunig
archicult gmbhGeschäftsführer
Seite 12
360°-Kommunikation im Bauprojektmanagement
Als Architekten oder Ingenieur benötigen Sie eine Software, die
Ihnen den vollen Überblick über die Erstellung von Entwürfen gibt,
der Stand von Bauprojekten muss jederzeit einsehbar sein und
alle Projektbeteiligten müssen sich einfach in die Kommunikation
einbinden lassen. Profitieren Sie von unserer Expertise!
Lassen Sie sich kostenlos durch unsere Experten beraten.
+49 361 302624-22 wochentags von 8.00 bis 17.30 Uhr
Stefan WeisheitBeratung & Verkauf
Carina Manzan Leiterin Vertriebsaußendienst