Download - E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1 AANKOOP Training Stijn De Zutter Ellen Van Glabeke
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1
AANKOOPTraining
Stijn De ZutterEllen Van Glabeke
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 2
Dagindeling
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 3
INLEIDING
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 4
SAP R/3 informatiemodel
GrootboekGrootboek
ControllingControlling
SDSD
(Voorraadbeheer)(Voorraadbeheer)
PPPP
DebiteurenDebiteuren
MateriaalstamMateriaalstam
COCO
InkoopInkoop
FIFI
TRTR
CashManagement
CashManagement
Verkoop &DistributieVerkoop &Distributie
MMMM
(ProductiePlanning)(ProductiePlanning)
CrediteurenCrediteurenVaste ActivaVaste Activa
MMMM
InkoopInkoop
ARARAAAA APAP
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 5
Overzicht aankoopproces
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 6
Terminologie
• Vestiging– Vakgroep, dienst of directie
• Inkooporganisatie– Vakgroep, dienst of directie
– Elke vestiging heeft één inkoopgroep, nl. zichzelf
• Inkoopgroep– Afhankelijk van vakgroep, dienst of directie
– Voor elke vakgroep, dienst of directie waarvoor geen afzonderlijke inkoopgroepen gecreëerd zijn, moet men van de standaard inkoopgroep (000) gebruik maken
• Centraal versus decentraal– Centraal: directie financiën (DFIN)
– Decentraal: vakgroepen, diensten en andere directies
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 7
LEVERANCIER STAMGEGEVENS
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 8
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
LeverancierLeverancier
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 9
Inleiding (1)
Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds (verplicht!) gerefereerd te worden aan leveranciers opgeslagen in de stamgegevens. Daarom moet men eerst de nodige informatie in de vorm van leverancier stamgegevens verzamelen en bijhouden.
• Leveranciersoorten – Externe leveranciers (rekeninggr. ‘CREX’): externe aankopen
Nummering: 2XXXXXXXXX (bv.2000000231)
– Intern leveranciers (rekeninggr. ‘CRIN’): interne aankopenNummering: vestigingscode (bv. CA60)
– Bankrekeningen vakgroep/dienst (rekeninggr. ‘BRVD’): voorschottenNummering: 3XXXXXXXXX (bv. 3000000005)
• Soorten leverancier stamgegevens (zie volgende slide)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 10
Inkoop gegevensInkoop
gegevens
Inkoopgegevens Partnerrollen Inkoopgegevens Partnerrollen
Inkoop gegevensInkoop
gegevens
Inkoopgegevens Partnerrollen Inkoopgegevens Partnerrollen
Geldig voor inkoop en boekhouding
(éénmaal te creëren voor RUG)
Geldig voor inkoop en boekhouding
(éénmaal te creëren voor RUG)
Geldig voor de boekhouding
(éénmaal te creëren voor RUG)
Geldig voor de boekhouding
(éénmaal te creëren voor RUG)
Geldig voor ééninkooporganisatie
(te creëren per inkooporganisatie)
Geldig voor ééninkooporganisatie
(te creëren per inkooporganisatie)
Bedrijfs-nummer
Algemene gegevensAlgemene gegevens
Adres Besturing Betalingsverkeer
(Bankgegevens)
Adres Besturing Betalingsverkeer
(Bankgegevens)
Boekhoudgegevens Boekhoudgegevens
Rekeningbeheer Betalingsverkeer Rekeningbeheer Betalingsverkeer
RUGRUGRUGRUGInkoop
gegevensInkoop
gegevens
Inkoopgegevens Partnerrollen Inkoopgegevens Partnerrollen
LEVERANCIER STAMGEGEVENS
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 11
Inleiding (2)
• Leveranciers worden per inkooporganisatie aangemaakt.
Elke vakgroep die in SAP een bepaalde leverancier wenst te gebruiken,moet deze crediteur eerst voor de eigen inkooporganisatie gecreëerdhebben.
• Verzorgen van leverancier stamgegevens gebeurt zowel centraal als decentraal.– Creatie: decentraal kunnen met uitzondering van de bankgegevens alle
gegevens aangemaakt worden. Centraal zullen door DFIN de bankgegevens toegevoegd worden.
– Wijzigen: decentraal kunnen enkel de inkoopgegevens gewijzigd worden.
Elke vakgroep is verantwoordelijk voor de inkoopgegevens horende bijzijn eigen leveranciers.
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 12
Inleiding (3)
• Gebruik leverancier stamgegevens– Uitgangspunt: men heeft een bepaalde leverancier nodig voor de eigen
inkooporganisatie
– Controle: zoek de leverancier op en ga na of deze reeds in SAP bestaat voor de eigen inkooporganisatie
– Mogelijk gevallen:• Leverancier bestaat niet in SAP
Creëer de leverancier voor de eigen inkooporganisatie
• Leverancier bestaat in SAP, maar niet voor de eigen inkooporganisatie
Breid de leverancier uit naar de eigen inkooporganisatie
• Leverancier bestaat in SAP voor de eigen inkoooporganisatie Onderhoud de leverancier voor de eigen inkooporganisatie
• Praktisch gebruik (zie volgende slide)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 13
LEVERANCIER BESTAAT NIET IN SAP
Creatie leverancier
LEVERANCIER BESTAAT NIET IN SAP
Creatie leverancier
LEVERANCIER NODIGOpzoeken leverancier
1. Bestaat de leverancier in SAP? 2. Bestaat de leverancier voor de eigen inkooporganisatie?1. Bestaat de leverancier in SAP? 2. Bestaat de leverancier voor de eigen inkooporganisatie?
Algemene geg.Boekhoud geg.Inkoop geg.
Algemene geg.Boekhoud geg.Inkoop geg.
InkooporganisatieInkooporganisatie
WerkwijzeWerkwijze
Te creërenTe creëren
XK03 (Weergeven leverancier)XK03 (Weergeven leverancier)TransactieTransactie
TransactieTransactie XK01 (Creëren leverancier)
XK01 (Creëren leverancier)
LEV. BESTAAT IN SAP, MAAR NIET VOOR DE EIGEN INKOOPORG.Uitbreiden leverancier
LEV. BESTAAT IN SAP, MAAR NIET VOOR DE EIGEN INKOOPORG.Uitbreiden leverancier
LEV. BESTAAT IN SAP VOOR DE EIGEN INKOOPORG.Onderhouden leverancier
LEV. BESTAAT IN SAP VOOR DE EIGEN INKOOPORG.Onderhouden leverancier
XK01 (Creëren leverancier)
XK01 (Creëren leverancier)
Inkoop geg.Inkoop geg.
XK02 (Wijzigen leverancier)
XK02 (Wijzigen leverancier)
Wijzigen waar nodigWijzigen waar nodig
StartschermStartscherm Leveranciersnr.InkooporganisatieLeveranciersnr.Inkooporganisatie
Leveranciersnr.InkooporganisatieLeveranciersnr.Inkooporganisatie
STAP 1
STAP 2
PRAKTISCH GEBRUIK
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 14
Inleiding (4)
VERPLICHTE VELDEN
• Bedrijfsnummer • Inkooporganisatie• Rekeninggroep• Naam• Straat/huisnummer
• Postcode/plaats• Land• Betalingsconditie• Betalingswijze
OPTIONELE VELDEN
• Telefoon/Fax• Email
• BTW-ID nummer• ...
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 15
K : Buitenlandse chequeK : Buitenlandse chequeK : Buitenlandse chequeK : Buitenlandse cheque
O : Buitenlandse overschrijvingO : Buitenlandse overschrijvingO : Buitenlandse overschrijvingO : Buitenlandse overschrijving
C : Binnenlandse chequeC : Binnenlandse chequeC : Binnenlandse chequeC : Binnenlandse cheque
B : Binnenlandse overschrijvingB : Binnenlandse overschrijving B : Binnenlandse overschrijvingB : Binnenlandse overschrijving
BETALINGSWIJZEN
Meerdere betalingswijzen zijn niet toegestaan!
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 16
SAP transacties
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 17
DemoCreatie leverancier
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 18
Begeleide oefeningUitbreiden leverancier
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 19
DemoOnderhouden leverancier
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 20
OefeningCreatie/uitbreiden/onderhouden
leverancier
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 21
DemoWijzigen, weergeven,
blokkeren/deblokkeren & verwijderen leverancier
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 22
ARTIKEL STAMGEGEVENS
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 23
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
ArtikelArtikel
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 24
Inleiding (1)Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds (verplicht!) gerefereerd te worden aan artikels opgeslagen in de stamgegevens. Daarom moet men eerst de nodige informatie in de vorm van artikel stamgegevens verzamelen en bijhouden.
• Artikelsoorten – Specifiek materiaal (NLAG) en specifieke dienst (DIEN): frequent nodig
en/of rapportage op artikelniveau is vereist Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA1010000384)
– Algemeen materiaal (ZLAG) en algemene dienst (ZIEN): niet frequent nodig en rapportage op artikelniveau is niet vereist
Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA1060000222)
– Overkoepelend materiaal (ZOVE) en overkoepelende dienst (ZOVD): raamcontracten en interne orders
Nummering: 8XXXXXXX (bv. 80000082)
– Verantwoording project (ZPRO): kosten van projectenNummering: 9XXXXXXX (bv. 90000022)
• Soorten artikel stamgegevens (zie volgende slide)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 25
Verkoopgegevens Verkoopgegevens
Verkooporg.geg. 1 Verkooporg.geg. 2 Vestigingsgegevens Verkooptekst
Verkooporg.geg. 1 Verkooporg.geg. 2 Vestigingsgegevens Verkooptekst
Verkoopgegevens Verkoopgegevens
Verkooporg.geg. 1 Verkooporg.geg. 2 Vestigingsgegevens Verkooptekst
Verkooporg.geg. 1 Verkooporg.geg. 2 Vestigingsgegevens Verkooptekst
Inkoop- en boekhoudgegevens
Inkoop- en boekhoudgegevens Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1
Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1
Inkoop- en boekhoudgegevens
Inkoop- en boekhoudgegevens Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1
Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1
Nodig voor aankoop en verkoop
(altijd te creëren)
Nodig voor aankoop en verkoop
(altijd te creëren)
Nodig voor verkoop(te creëren bij verkoop per verkooporganisatie)
Nodig voor verkoop(te creëren bij verkoop per verkooporganisatie)
Nodig voor aankoop(te creëren bij aankoop
per vestiging)
Nodig voor aankoop(te creëren bij aankoop
per vestiging)
Algemene gegevensAlgemene gegevens
Basisgegevens 1 Basisgegevens 1
Inkoop- en boekhoudgegevens
Inkoop- en boekhoudgegevens Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1
Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1
Verkoopgegevens Verkoopgegevens
Verkooporg.geg. 1 Verkooporg.geg. 2 Vestigingsgegevens Verkooptekst
Verkooporg.geg. 1 Verkooporg.geg. 2 Vestigingsgegevens Verkooptekst
ARTIKEL STAMGEGEVENS
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 26
Inleiding (2)
• Artikels worden per vestiging aangemaakt.
Elke vakgroep die in SAP een bepaald artikel wenst te gebruiken,moet deze eerst voor de eigen vestiging gecreëerd hebben.
• Onderhoud van artikel stamgegevens kan zowel centraal als decentraal.– Specifieke en algemene artikels: kunnen zowel centraal als decentraal
aangemaakt worden.– Overkoepelende artikels: kunnen enkel centraal aangemaakt worden.– Verantwoording project: kunnen slechts door een beperkt aantal
gebruikers aangemaakt worden.
Elke vakgroep is verantwoordelijk voor de eigen specifieke en algemeneartikels die het gebruikt.
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 27
Inleiding (3)
• Gebruik artikel stamgegevens– Uitgangspunt: artikel voor aankoop nodig binnen de eigen vestiging
– Controle: zoek de artikel op en ga na of deze reeds in SAP bestaat voor de eigen vestiging
– Mogelijke gevallen:• Het artikel bestaat niet voor de eigen vestiging, de algemene én verkoop- én
aankoop- én boekhoudgegevens ontbreken Creëer het artikel voor aankoop
• Het artikel bestaat voor de eigen vestiging, maar de aankoop- en boekhoudgegevens van het artikel ontbreken Breid het artikel uit naar aankoop
• Het artikel bestaat voor de eigen vestiging, en alle gegevens voor inkoop zijn aanwezig Onderhoud het artikel voor aankoop
• Praktisch gebruik (zie volgende slide)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 28
ARTIKEL BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN VESTIGING
Creatie artikel
ARTIKEL BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN VESTIGING
Creatie artikel
ARTIKEL NODIGOpzoeken artikel
1. Bestaat het artikel in SAP voor de eigen vestiging? 2. Bestaat het artikel voor aankoop?1. Bestaat het artikel in SAP voor de eigen vestiging? 2. Bestaat het artikel voor aankoop?
Algemene geg.Inkoop geg. Boekhoud geg.
Algemene geg.Inkoop geg. Boekhoud geg.
VestigingVestiging
WerkwijzeWerkwijze
Te creërenTe creëren
MM03 (Weergeven artikel)MM03 (Weergeven artikel)TransactieTransactie
TransactieTransactie MM01 (Creëren artikel)
MM01 (Creëren artikel)
ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING, MAAR NIET VOOR AANKOOPUitbreiden artikel
ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING, MAAR NIET VOOR AANKOOPUitbreiden artikel
ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING VOOR AANKOOPOnderhouden artikel
ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING VOOR AANKOOPOnderhouden artikel
MM01 (Creëren artikel)
MM01 (Creëren artikel)
Inkoop geg. Boekhoud geg.Inkoop geg. Boekhoud geg.
MM02 (Wijzigen artikel)
MM02 (Wijzigen artikel)
Wijzigen waar nodigWijzigen waar nodig
StartschermStartscherm ArtikelnummerVestigingArtikelnummerVestiging
ArtikelnummerVestigingArtikelnummerVestiging
STAP 1
STAP 2
PRAKTISCH GEBRUIK
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 29
Inleiding (4)
VERPLICHTE VELDEN
• Branche• Artikelsoort• Vestiging• Artikelomschrijving• Basishoeveelh. eenh.
• Goederengroep• Belastingsindicator• Waarderingsklasse• Standaardprijs
OPTIONELE VELDEN
• Brutto/netto gewicht• Bestelhoeveelh. eenh.• Inkoopgroep
• Inkoopbesteltekst• ...
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 30
GELDIGE COMBINATIES
WAARDERINGSKLASSEN
Rekeningbepaling
GOEDERENGROEPEN
Rapportage
GOEDERENGROEP - WAARDERINGSKLASSE
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 31
SAP transacties
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 32
DemoCreatie artikel
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 33
Begeleide oefeningUitbreiden artikel
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 34
DemoOnderhouden artikel
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 35
OefeningCreatie/uitbreiden/onderhouden artikel
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 36
DemoWijzigen, weergeven & verwijderen
artikel
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 37
INFORECORDS
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 38
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
InforecordInforecord
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 39
Inleiding (1)
Het inforecord wordt gebruikt als referentie document, bijvoorbeeld bij de aanmaak van bestellingen. Hierin worden extra condities bijgehouden over één artikel bij één leverancier. Het inforecord moet eerst als stamgegeven opgenomen worden in SAP alvorens ernaar gerefereerd kan worden.
• Voorbeelden van prijscondities– Nettoprijs en brutoprijs
– Kortingen en toeslagen
– Staffels
– Prijzen per periode
• Soorten inforecord stamgegevens (zie volgende slide)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 40
InkoopgegevensInkoopgegevens
Inkooporg.geg. 1 Inkooporg.geg. 2 Condities
Inkooporg.geg. 1 Inkooporg.geg. 2 Condities
InkoopgegevensInkoopgegevens
Inkooporg.geg. 1 Inkooporg.geg. 2 Condities
Inkooporg.geg. 1 Inkooporg.geg. 2 Condities
Algemeen geldig(éénmaal te creëren)
Algemeen geldig(éénmaal te creëren)
Geldig voor één inkooporganisatie
(te creëren per inkooporganisatie)
Geldig voor één inkooporganisatie
(te creëren per inkooporganisatie)
Algemene gegevensAlgemene gegevens
Algemene gegevens Tekstoverzicht Algemene gegevens Tekstoverzicht
InkoopgegevensInkoopgegevens
Inkooporg.geg. 1 Inkooporg.geg. 2 Condities
Inkooporg.geg. 1 Inkooporg.geg. 2 Condities
INFORECORD STAMGEGEVENS
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 41
Inleiding (2)
• Inforecords versus raamcontract
• Opmerkingen– Inforecords worden per inkooporganisatie/vestiging aangemaakt.
– Onderhoud van inforecords kan zowel centraal als decentraal.
– Inforecords kunnen op tweeërlei wijzen gecreëerd en bijgehouden worden: automatisch door SAP en manueel door gebruikers.
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 42
Inleiding (3)
• Gebruik van inforecords– Uitgangspunt: inforecord nodig binnen de inkooporganisatie/vestiging
– Controle: zoek het inforecord op en ga na of het inforecord reeds in SAP bestaat voor de eigen inkooporganisatie/vestiging
– Mogelijke acties:• Het inforecord bestaat niet voor de eigen inkooporganisatie/vestiging
Creëer het inforecord voor de eigen inkooporganisatie/vestiging
• Het inforecord bestaat voor de eigen inkooporganisatie/vestiging
Onderhoud het inforecord voor de eigen inkooporganisatie/vestiging
• Praktisch gebruik (zie volgende slide)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 43
INFORECORD NODIGOpzoeken inforecord
Bestaat het inforecord in SAP voor de eigen inkooporganisatie/vestiging?Bestaat het inforecord in SAP voor de eigen inkooporganisatie/vestiging?
WerkwijzeWerkwijze
Te creërenTe creëren
ME13 (Weergeven inforecord)ME13 (Weergeven inforecord)TransactieTransactie
TransactieTransactie
INFOR. BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST.Creatie inforecord
INFOR. BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST.Creatie inforecord
Algemene geg.Inkoop geg. Algemene geg.Inkoop geg.
InkooporganisatieVestigingInkooporganisatieVestiging
ME11 (Creëren inforecord)
ME11 (Creëren inforecord)
StartschermStartscherm
INFOR. BESTAAT VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST.Onderhouden inforecord
INFOR. BESTAAT VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST.Onderhouden inforecord
ME12 (Wijzigen inforecord)
ME12 (Wijzigen inforecord)
Wijzigen waar nodigWijzigen waar nodig
InkooporganisatieVestigingInkooporganisatieVestiging
STAP 1
STAP 2
Decen
traal
is h
et
uitbre
iden
van
info
reco
rds
niet
van to
epas
sing
PRAKTISCH GEBRUIK
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 44
Inleiding (4)
VERPLICHTE VELDEN
• Leveranciersnr.• Artikelnr.• Vestiging• Inkooporganisatie• Infotype
• Geplande levertijd• Inkoopgroep• Normale hoeveelh.• Nettoprijs
OPTIONELE VELDEN
• Verkoper• Telefoon• Offertenr
• Staffels• ...
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 45
SAP transacties
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 46
DemoCreatie inforecord
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 47
Begeleide oefeningOnderhouden inforecord
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 48
DemoWijzigen, weergeven & verwijderen
inforecord
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 49
REGISTRATIE BESTELLING
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 50
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
BestellingBestellingVrijgaveprocedure
bestellingVrijgaveprocedure
bestelling
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 51
Inleiding (1)
Een vakgroep, dienst of directie wenst een aantal goederen of diensten aan te kopen. Men moet hiervoor een bestelbon creëren. Bij die creatie dient men altijd te refereren aan artikels en leveranciers die daartoe als stamgegevens opgeslagen zijn (verplicht!). Eventueel kan men ook naar extra condities verwijzen (optioneel).
• Documentsoorten
De keuze van leverancier (intern of extern) wordt door SAP gecontroleerd.
Onvangst Retour
Interne bestelbon (IB): aankopen bij een interne leverancier + -
Externe bestelbon (NB): aankopen bij een externe leverancier + -
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 52
Inleiding (2)
• Rubricering
Bestelbedrag naar
Vast actief (rubricerinstype ‘A’) Balans
Kostenplaats (rubricerinstype ‘K’) Resultatenrekening
WBS element (rubricerinstype ‘P’) Project
Order (rubricerinstype ‘F) Intern order
• Gerefereerd inkoopdocument– Zonder referentie
– Inforecords
– Raamcontracten
– Andere bestelbonnen
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 53
Inleiding (3)
• Men is verplicht om altijd een bestelbon aan te maken. De bedoeling is dat er reeds bij de bestelling een bestelbon in SAP gecreëerd wordt.
• Elke bestelbon is onderworpen aan een vrijgaveprocedure (zie verder voor details)
Voordelen om een bestelbon onmiddellijk aan te maken in SAP:
• Budgetcontrole: het systeem controleert of er voldoende budget is om de bestelling te kunnen betalen. Indien niet dan krijgt men hiervan een melding.
• Budgetreservatie: het systeem reserveert bij registratie uit het beschikbaar budget de nodige geldelijke middelen voor betaling van de bestelling.
• Vrijgave: elke bestelbon moet vrijgegeven worden. Bij vrijgave wordt men hiervan verwittigd door SAP en kan de bestelling aan de leverancier doorgegeven worden.
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 54
Inleiding (4)
VERPLICHTE VELDEN
• Document soort • Leveranciersnr.• Inkooporganisatie• Inkoopgroep• Bedrijfsnummer
• Artikelnr.• Rubriceringsgegevens• Bestelhoeveelheid• Leveringsdatum• Nettoprijs
OPTIONELE VELDEN
• Contactpersoon RUG • Verkoper• Extra condities • Teksten
• Goed. ontvangst• GO – ongewaard.• ...
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 55
SAP transacties
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 56
DemoCreatie externe bestelbon voor vast actief
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 57
Begeleide oefeningCreatie interne bestelbon voor kostenplaats
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 58
OefeningCreatie externe bestelbon voor project
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 59
Begeleide oefeningAfhandelen voorlopig opgeslagen
bestelling
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 60
DemoWijzigen & weergeven bestelling
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 61
WORKFLOW BESTELLING
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 62
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
BestellingBestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
WORKFLOW
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 63
Vrijgave bestelling
Elke bestelling is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. Vooraleer een bestelbon afgeprint en verzonden kan worden naar de leverancier, dient deze eerst vrijgegeven te worden door de bevoegde personen.
• Na vrijgave op alle niveaus– Wordt de bestelbon automatisch afgeprint
– Kan de bestelbon niet meer gewijzigd worden
• Aantal vrijgaveniveaus (zie volgende slide) is afhankelijk van– Het bestelde bedrag
– De budgethouder
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 64
VRIJGAVENIVEAUS VOOR DE BESTELBON
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 65
Workflow
Een workflow werd opgezet voor het verwerken van bestelbonnen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure voor bestellingen.
• SAP workplace, ingangsmap ‘Workflow’ Interne SAP e-mail voor workflow items
• Voorbeeld workflow (zie volgende slide)
• SAP transactie
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 66
SCHEMA WORKFLOW
Uitprinten door SAP in vakgroep/dienst/directie
ZAPZAP Vrijgave bestelbonVrijgave bestelbonNIVEAU 3
BestellerBesteller Creatie bestellingCreatie bestelling Wijzigen bestellingWijzigen bestellingNIVEAU 1
BudgethouderBudgethouder Vrijgave bestelbonVrijgave bestelbonNIVEAU 2
OK
OK
NOK
NOK
OPSLAAN OPSLAAN
VB. BESTELBONBestelbedrag: 6000 EUROBudgethouder: niet ZAP-lid
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 67
DemoWorkflow bestelling
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 68
GOEDEREN-BEWEGING
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 69
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
GoederenbewegingGoederenbeweging
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 70
Inleiding (1)
Tijdens de visuele kwaliteitscontrole worden de geleverde artikelen nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon. Een goederenontvangst moet steeds (verplicht!) worden gecreëerd met referentie aan een eerder gemaakte bestelbon.
• Soorten goederenbewegingen (opgeslagen in ‘artikeldocumenten’)– Goederenontvangst (bewegingssoort ‘101’): ontvangst correcte artikels– Storno (bewegingssoort ‘102’): omkeren foutieve ingave
goederenontvangst– Retourbestelling + retourbeweging (bewegingssoort ‘161’): terugsturen
foutieve artikels na goederenontvangst
• Verplicht indien in de bestelling de indicator ‘Goederenontvangst’ aangevinkt staat– Implicaties op ingave factuurontvangst– Implicaties op vrijgaveprocedure factuurontvangst
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 71
Inleiding (2)
VERPLICHTE VELDEN
• Bestelbonnr. • OK-code
• Ontvangen hoeveelh.
OPTIONELE VELDEN
• Teksten• Offertenr
• Eindleveringsteken• ...
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 72
SAP transacties
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 73
DemoVolledige ontvangst
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 74
DemoStorno
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 75
OefeningOnvolledige ontvangst
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 76
OefeningStorno
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 77
DemoRetourbestelling
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 78
OefeningRetourbestelling
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 79
REGISTRATIE AANKOOPFACTUUR
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 80
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 81
Inleiding (1)
Tijdens de logistieke factuurcontrole wordt de ontvangen factuur nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon en de bijhorende artikeldocumenten. Bij de creatie van een factuur dient men steeds (verplicht!) te refereren aan een eerder gemaakte bestelbon.
• Soorten aankoopfacturen– Factuur: ontvangst factuur
– (Storno: omkeren na boeking van foutieve factuuringave)
– Creditnota: ontvangst creditnota na retourbestelling of foutieve factuur
• Uitbreiding creditnota: scenario’s (zie volgende slide)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 82
SCENARIO’S CREDITNOTA
Transactie: ME21N Transactie: MIGO Transactie: MIR7
GoederenontvangstGoederenontvangst
ONTVANGST FOUTIEVE FACTUUR
BestelbonBestelbon
Factuur (foutief)
Factuur (foutief)
Creditnota(correctie)
Creditnota(correctie)
KoppelenKoppelen
Goederenontvangst(ontvangst foutieve art.)
Goederenontvangst(ontvangst foutieve art.)
BestelbonBestelbon FactuurFactuur
CreditnotaCreditnota
KoppelenKoppelen
TERUGZENDEN FOUTIEVE ARTIKELS
Retourbeweging(terugzenden foutieve art.)
Retourbeweging(terugzenden foutieve art.)
RetourbestelbonRetourbestelbon
Goederenontvangst(ontvangst foutieve art.)
Goederenontvangst(ontvangst foutieve art.)
BestelbonBestelbon
FactuurFactuur
Andere toewijzingAndere toewijzing
Retourbeweging (terugzenden foutieve art.)
Retourbeweging (terugzenden foutieve art.)
RetourbestelbonRetourbestelbon
1
3
2
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 83
Inleiding (2)
• Wijzen van opslaan– Voorlopig opslaan (bij onderbreking)
– Geregistreerd document opslaan (na simulatie bij fouten)
– Volledig opslaan (volledig registreren)
– Boeken (er wordt een financiëel document aangemaakt in SAP)
• We onderscheiden twee stappen tijdens het verwerken van aankoopfacturen: facturen/creditnota’s zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt (zie verder).
• Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er afwijkingen zijn met de bestelbon (zie verder).
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 84
Inleiding (3)
VERPLICHTE VELDEN
• Bedrijfsnr.• Operatie• Documentdatum• Referentienr.• Bedrag (incl. BTW)
• BTW• Betalingscondities • Factuur ref. (voor CN)• Bestelbonnr.
OPTIONELE VELDEN
• Additionele kosten• Notities• Betalingsblokkering
• Boeking OK indicator• ...
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 85
SAP transacties
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 86
DemoRegistreren aankoopfactuur zonder
prijs/hoeveelheid afwijkingen
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 87
OefeningRegistreren aankoopfactuur met
prijsafwijking
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 88
DemoCreditnota
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 89
Begeleide oefeningAfhandelen voorlopig opgeslagen
factuur
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 90
DemoWijzigen & weergeven aankoopfactuur
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 91
WORKFLOW AANKOOPFACTUUR
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 92
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
AankoopfactuurAankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
BestellingBestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
WORKFLOW
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 93
Doorboeken geregistreerde aankoopfactuur
We onderscheiden twee stappen tijdens het verwerken van aankoopfacturen: facturen/creditnota’s zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt.
• Stap 1: Inkoop (decentraal door vakgroepen, diensten of directies)– Ingeven van ontvangen facturen/creditnota’s in SAP – Registreren document + vermelden SAP-registratienummer op de
factuur/creditnota -> De factuur kan nog niet betaald worden!
• Stap 2: Crediteurenadministratie (centraal door DFIN)– Opvragen en nakijken geregistreerde documenten – Boeken document
-> De factuur kan betaald worden!
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 94
Vrijgave aankoopfactuur
Een geregistreerde factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er zich afwijkingen voordoen tussen de bestelbon en de aankoopfactuur. Vooraleer een factuur met afwijkingen door de boekhouder geboekt kan worden, moet deze door de budgethouder vrijgegeven worden.
• Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen– Bij een prijsverschil op positie niveau (0-tolerantie)
– Bij een hoeveelheidsverschil (0-tolerantie) (uitz. deelfacturen)
– Bij factuurontvangst zonder goederenontvangst, waar een goederenontvangst in de bestelbon verplicht werd
• 1 Vrijgave niveau: de budgethouder
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 95
Workflow
Een workflow werd opgezet voor het verwerken van aankoopfacturen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure en het doorboeken van facturen/creditnota’s.
• SAP workplace, ingangsmap ‘Workflow’ Interne SAP e-mail voor workflow items
• Voorbeeld workflow (zie volgende slide)
• SAP transactie
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 96
SCHEMA WORKFLOW
Boeken door SAP
BoekhouderBoekhouder Doorboeken aankoopfactuur Doorboeken aankoopfactuurNIVEAU 3
BestellerBesteller Registeren aankoopfactuurRegisteren aankoopfactuur Wijzigen aankoopfactuurWijzigen aankoopfactuurNIVEAU 1
BudgethouderBudgethouder Vrijgave aankoopfactuur Vrijgave aankoopfactuur NIVEAU 2
OK
OK
NOK
NOK
GAF GAFAF AF
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 97
DemoWorkflow aankoopfactuur
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 98
RAPPORTAGE
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 99
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Vrijgaveprocedure aankoopfactuur
Aankoopfactuur
Stamgegevens
BestellingBestelling
GoederenbewegingGoederenbeweging
BetalingBetaling
LeverancierLeverancier ArtikelArtikel
InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract
Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren
Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure bestelling
Vrijgaveprocedure aankoopfactuurVrijgaveprocedure aankoopfactuur
RAPPORTAGE
MM (Decentr.)
AP (Centraal)
SD (Decentr.)
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 100
Inleiding (1)
SAP biedt verschillende rapportage mogelijkheden om informatie op te vragen. In functie van een aantal selectieparameters kan men lijsten opvragen en analyses maken van artikels, bestellingen, etc..
• Rapportage is mogelijk op elk moment in het aankoopproces– Leverancier stamgegeven
– Artikel stamgegeven
– Inforecord
– Raamcontract
– Bestelling
– Goederen ontvangst– Logistieke factuurcontrole
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 101
Inleiding (2)
• Types van rapportages– Lijstweergaven
– Evaluaties
– Standaardanalyses
• Belangrijkste output mogelijkheden– Weergave op scherm
– Weergave op papier
– Schrijven naar bestand
• Bijkomende sessie rapportage
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 102
SAP transacties
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 103
DemoArtikel overzicht, bestelling algemene
evaluatie
E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 104
EINDEHerhaling - Vragen