DOKUMEN MARL
KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
PROSEDUR KUALITI
PK. NRE (PA) — 01
PENYERTAAN KE MESYUARAT / PERSIDANGAN ANTARABANGSA
Disediakan oleh:
. .
*sediakan oleh:
Tandatangan Tandatangan
Nama: DR. TEDDY LIAN KOK FEI Nama: ABDULL RASHID BIN SAAD
Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIANPENGURUSAN ALAM SEKITAR DANPERUBAHAN IKLIM
Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIANTANAH, UKUR DAN PEMETAAN
Tarikh: 24 MEI 2010 Tarikh: 24 MEI 2010
Disediakan Melly
-----;-----,12_________---./'Ni'/' :../ \ .
"----Z7vandatangan
Disediakan oleh:
Tandy an
Nama: ZURINAH BINTI PAWANTEH Nama: DR. AZIMUDDIN BIN BAHARI
Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIANPENGURUSAN DANPEMBANGUNAN BIODIVERSITI
Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIANMINERAL DAN GEOSAINS
Tarikh: 24 MEI 2010 Tarikh: 24 MEI 2010
A.),AktikA
Disediakan oleh:
Tandatangan
Disediakan oleh:
Tandatangan
Nama: LETCHUMANAN RAMATHA Nama: BABA BIN HASAN
Jawatan: KETUA PASUKAN TERAS
B1OK ESELAMATAN
,Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN
SUMBER AIR, SALIRAN DAN
HIDROLOG1
Tarikh: 24 MEI 2010 Tarikh: 24 MEI 2010
Diluluskan oleh:
Tandatangan
Nama: DATUK AZIYAH MOHAMED
Jawatan: TIMBALAN KETUA
SETIAUSAHA
( Pengurusan Sumber Ash )
Tarikh: 24 MEI 2010
NO. KAWALAN SALINAN
it 7
NO. KELUARAN: 0 2 TARIKH: 24 MEI 2010
REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI
BIL. KELUARAN/PINDAAN
TARIKH KETERANGAN PINDAAN BAHAGIAN/MUKA SURAT
1 01 24 Mei 2010 Perubahan Nama danJawatan di Bahagian
Perkara 6 — Tanggungjawabdan tindakanNo. 6 — Tambahan (Jika Perlu)
01 dan 02
06
AN FARABANGSA
PK. NRE (PA)-01
PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGAN
OBJEKT1F
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan penyertaan pegawai Kementerian Sumber Asli
dan Alam Sekitar ke persidangan /mesyuarat antarabangsa berkesan bagi
mempertahankan kedudukan dan kepentingan negara.
SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh pegawai Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar yang
menyertai persidangan/mesyuarat antarabangsa.
3. RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti
Seksyen 7.1- Perancangan Bagi Proses Penyediaan dan Penyampaian
Perkhidmatan.
Seksyen 7.2.1 - Menentukan Keperluan-keperluan Produk atau
Perkhidmatan
Seksyen 7.2.2 - Semakan Semula Keperluan- Keperluan Produk atau
Perkhidmatan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan ke atas Proses Penyediaan clan Penyampaian
Produk atau Perkhidmatan.
Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan
Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Produk atau Perkhidmatan
Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk atau Perkhidmatan
Seksyen 8.3 - Kawalan ke atas Produk atau Perkhidmatan Yang Tidak
Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan
ANTARABANGSAMUKA SURAT : 5/8
PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGAN
DEFINISI
Jawatankuasa Persediaan Mesyuarat/Persidangan
Jawatankuasa yang dianggotai oleh KSU / TKSU / Setiausaha Bahagian (SUB),
jabatan/agensi dan pihak-pihak berkaitan yang dikenalpasti, termasuk
pegawai/delegasi yang akan menyertai mesyuarat/persidangan.
SINGKATAN
NRE Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
KSU Ketua Setiausaha
TKSU Timbalan Ketua Setiausaha
SUB Setiausaha Bahagian
KP Ketua Pengarah
MEA Multilateral Environmental Agreement
BPKN Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
(i!
PK. NRE (PA)-01
PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGAN
ANTARABANGSA MUKA SURAT : 6/8
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
KSU/TKSU/SUB/KP Menerima jemputan menyertai mesyuarat/persidangan antarabangsa.
SUB Menghantar surat ,jemputan ke jabatan/agensi yang berkaitan untuk
pencalonan pegawai.
SUB Mengemukakan memo cadangan pegawai bahagian/jabatan/agensi dan
borang kelulusan (LAMPIRAN A) menghadiri mesyuarat di luar
negara untuk pertimbangan dan persetujuan KSU.
SUB Memohon credential letter daripada Kementerian Luar Negeri bagi
persidangan-persidangan MEA yang berkaitan.( Jika Perlu)
SUB Mengadakan mesyuarat persediaan bagi menetapkan pendirian negara
dan menyediakan Nota Intervensi (Intervention Note).(Jika Perlu)
SUB Kernukakan draf Pendirian negara dan Intervention Note untuk
persetujuan KSU/TKSU.
Pegawai Berkaitan Menghadiri mesyuarat/persidangan di luar negara.
Pegawai Berkaitan Menyediakan laporan kepada KSU/TKSU.
ANTARABANGSA
PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGANMUKA SURAT : 7/8
7, REKOD KUALITI
Bil, Rekod Kualiti LokasiTempoh
Penyimpanan
Surat Jemputan mesyuarat/persidangan Bahagian yang
terlibat
5 tahun
Surat mohon pencalonan jabatan/agensi Bahagian yang
terlibat
5 tahun
Memo cadangan delegasi kepada
KSU/TKSU I
Bahagian yang
terlibat
5 tahun
Borang Kelulusan menghadiri mesyuarat
di Luar Negara
Bahagian yang
terlibat
5 tahun
Memo permohonan pengeluaran waran kecil Bahagian yang
terlibat
5 tahun
Surat panggilan mesyuarat persediaan Bahagian yang
terlibat
5 tahun
Minit Mesyuarat Bahagian yang
terlibat
5 tahun
Nota maktuman / pendirian negara /
Intervention note
Bahagian yang
terlibat
5 tahun
9. Laporan menghadiri mesyuarat/persidangan Bahagian yang
terlibat
5 tahun
Maklumkanpenganjur tiadapenyertaan
Pindadokumen
PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGAN
ANTARABANGSA MUKA SURAT : 8/8
PK. NRE (PA)-01
8. CARTA ALIRAN KERJA
Terima jemputan mesyuarat/persidanganantarabangsa
Hantar jemput ke jabatan / agensi untukpencalonan pegawai
Sedia memo cadangan penyertaan untukkelulusan KSU
Lulus ?
Pohon credential letter daripada KLN (Jika Perlu)
Adakan mesyuarat/perbincanganpersediaan
Sedia draf pendirian Negara/NotaIntervensi (intervention note) (Jika Perlu)
Kemukakan draf pendirian negara/Nota I ntervensi(intervention note) (Jika Perlu) untuk kelulusankepada
Lulus ?
Menghadiri mesyuarat / persidangan
Sedia laporan kepada KSU/TKSU