![Page 1: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/1.jpg)
Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv 6. april 2016 Anne Mette Dørum KS
![Page 2: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/2.jpg)
17000 virksomheter samhandler 346.613.343 meldinger i 2015
![Page 3: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/3.jpg)
Status for kommunereformen per 1. april 2016
11 kommuner har søkt om sammenslåing til fem nye kommuner (neste lysark) 150 er enige om en intensjonsavtale 114 forhandler eller har vedtatt å starte forhandlinger 93 utreder eller sonderer 60 kommuner har avsluttet prosessen, og vedtatt å fortsette som egen kommune Onsdag 30. mars presenterte ordførerne i Sandens, Stavanger og Sola det de kaller et prinsippdokument for sammenslåing på et felles formannskapsmøte.
![Page 4: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/4.jpg)
Disse har besluttet sammenslåing:
2017:
• Sandefjord Andebu Stokke = Nye Sandefjord
• Grensejustering Vear ( Stokke) = Tønsberg
• Grensejustering Sandnes-Sola
2018:
• Larvik Lardal = Larvik
• Holmestrand Hof = Holmestrand
• Rissa Leksvik = Indre Fosen
• Nøtterøy Tjøme = Færder
• Nord Sør Trøndelag = Trøndelag NB! Fylkesnummer
![Page 5: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/5.jpg)
Resultatet skal bli rapport og veileder - kommer 1. juli
Formålet er å: • Bevisstgjøre kommunene om hvilke digitale muligheter og utfordringer
sektoren står overfor. • Sørge for at sentrale myndigheter støtter opp om digitalisering i
kommunesektoren i reformprosessen. • Bidra til at kommunesektoren tenker nyskapende og bruker innovative
metoder i reformprosessen.
Utredning
![Page 6: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/6.jpg)
Digitalisering av tjenester for innbygger og næringsliv
![Page 7: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/7.jpg)
Kommunal systemportefølje
• Kommunene har 180-600 systemer • Felleskomponenter er koblet sammen med
en rekke kommunale systemer • Fødselsnummer, organisasjonsnummer
eller gnr/bnr er nøkkelfelt i nesten alle kommunale systemer
Oversikt over systemportefølje
Kontroll på informasjonsinnhold, avhengigheter og integrasjoner
![Page 8: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/8.jpg)
Kommunesammenslåing i en digital kontekst handler om mennesker, organisasjon og teknologi
![Page 9: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/9.jpg)
Organisatoriske, tekniske og juridiske endringer må ses i sammenheng
![Page 10: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/10.jpg)
Kritiske områder i det digitale landskapet i en kommune
![Page 11: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/11.jpg)
Håndtering av arkiv er én av de sentrale oppgavene på hvert enkelt tjenesteområde Eksempel – Økonomi og regnskap Eksempel – Pleie og omsorg
![Page 12: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/12.jpg)
Håndtering av arkiv i kommunereformen – sentrale oppgaver
• Avslutte digitale og papirbaserte arkiver i alle kommuner
• Etablere arkivtjeneste for den nye kommunen • Etablere nye digitale løsninger med
arkivfunksjonalitet
• Konvertere data fra avsluttede til nye IKT-systemer og videreføre pågående saker, hvis nødvendig
• Etter hvert overføre avsluttet arkiv til depot
![Page 13: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/13.jpg)
Suksessfaktorer for kommuner
• Fokus på brukerbehov
• Felles mål for digitalisering
• Evne til å tenke fremtidsrettet
• Tilgang til kompetanse
• Grundig kartlegging og planlegging tidlig i prosessen
• Tydelige roller og ansvar
• Involvering, dialog og endringsledelse
• Systematisk gevinstrealiseringsarbeid
![Page 14: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/14.jpg)
Anbefalt prosess for digital sammenslåing
Før du starter Kartlegging og
målbilde Planlegging og
anskaffelse Gjennomføring Overgangsfase Drift
Gevinstene er realisert
Lokalt vedtak er fattet
Målbildet er etablert
Planleggingen er utført
Ny kommune trer i kraft
Sammenslåingen er ferdigstilt
![Page 15: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/15.jpg)
Anbefalt prosess for digital sammenslåing – de viktigste oppgavene knyttet til arkiv
Før du starter Kartlegging og
målbilde Planlegging og
anskaffelse Gjennomføring Overgangsfase Drift
• Etablere prosjekt-organisasjon for digital sammenslåing
• Etablere dialog mellom arkivmiljøene
• Utføre overordnet kartlegging av brukerbehov, digitale løsninger og avtaler på arkivområdet
• Utarbeide felles mål for arkiv
• Utarbeide en overordnet plan for håndtering av arkiv
• Starte å rydde opp i arkivene
• Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur inkl. avtaleverk
• Avdekke mulige alternativer for håndtering av de ulike arkivene
• Drøfte alternativene med leverandører og samarbeids-partnere og beslutte
• Utarbeide et målbilde for arkiv
• Kartlegge gevinster
• Lage arkivplan (arkivoversyn)
• Beskrive hvordan arkiv skal understøtte fremtidens innbyggerreise og arbeidsprosesser
• Utarbeide en detaljert plan for håndtering av arkiver
• Utarbeide gevinst-realiseringsplan
• Utføre ROS-analyse
• Iverksette anskaffelser og gjennomføre anbuds-konkurranser
• Endre og tilpasse arbeidsprosesser i sektorene
• Etablere felles IKT-infrastruktur
• Avslutte og ev. overføre arkivene til depot
• Etablere ny arkivtjeneste
• Etablere nye arkiver med tilhørende digitale løsninger og integrasjoner
• Gjennomføre opplæring
• Høste «lavthengende frukter»
• Ferdigstille endringene i arbeidsprosessene
• Etablere alle planlagte integrasjoner mot arkivet
• Gjennomføre opplæring
• Utføre kontinuerlige forbedringer på arkivområdet
• Måle og følge opp gevinster
• Drifte arkivtjenesten
• Gjennomføre strategiske prosjekter for å oppnå målbildet for digitalisering
• Utføre kontinuerlige forbedringer på arkivområdet
• Måle og følge opp gevinster
![Page 16: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/16.jpg)
Oppfordringene er
• Fokuser på mulighetene – ta ned de lavthengende fruktene
• Lag en prioritert plan – gjør det viktigste først!
• Jobb framover – det som kan vente må vente!
• Arkivstrategien kan ikke vente særlig lenge
![Page 17: Digitale konsekvenser av kommunereformen i et arkivperspektiv · 2016. 4. 15. · i arkivene •Detaljkartlegge digitale tjenester, IKT-systemer, integrasjoner og IKT-infrastruktur](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022060906/60a12098ad0e336f7b4581ed/html5/thumbnails/17.jpg)