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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
tódigoDocumeno Revisión
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DGAC-PRO-001
DG C
DIRECCIÓN GENERAL DE AERONÁ UTICA CIVIL
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
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PR O C ED IM IEN T O D E EL ABO R AC IÓ N D E D O C U M EN T O S
SIST EM A D E G EST IO N D E C AL ID AD
Códigomocueno
R ev
is
ió
n
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D G AC -PR O -001
1
1 OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es el de armonizar la elaboración de los documentos en la
Dirección General de Aeronáutica Civil — DGAC.
2 ALCANCE
Los documentos que se abordan son todos aquellos necesarios para la operación eficiente y
controlada de los procesos contemplados en el alcance del Sistema de Gestión de Calidad
de la DGAC, detallados en el punto 5.1.
3
RESPONSABILIDADES
El Responsable del Sistema de Gestión de Calidad, debe supervisar que este procedimiento
se cumpla, asimismo, debe coordinar la revisión, aprobación y difusión del mismo.
El personal de la DGAC, involucrado dentro del alcance del SGC, es responsable del
cumplimiento del presente procedimiento.
4 DOCUMENTOS DE RESPALDO
- DGAC-PRO-002
rocedimiento de Control de Documentos.
- DGAC-MAN-003
anual de Políticas de Comunicación.
5 TIPOS DE DOCUMENTOS
Reglamentos
Es una norma jurídica de carácter general o especifico dictada por la
máxima autoridad ejecutiva de la DGAC, a través de la correspondiente
Resolución Administrativa. Ej., Reglamentación Aeronáutica Boliviana,
Reglamento Interno de Personal, Boletín Reglamentario.
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SIST EM A D E G EST IO N D E C AL ID AD
Código Documeno
Revisión
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DGAC-PRO-001 1
Trabajo
llevar adelante una actividad o tarea. Es completo en si mismo. Ej.: 1
Instructivo
e
nducción
l
ersonal, nstructivo e erificación,
Instructivo de solicitud de contratación de bienes y servicios
Informes
Son aquellos documentos que se elaboran para presentar datos o
resultados de la realización de una o varias actividades. Ej. Informe de
Gestión, Informe de Proyecto.
Registros Son todos aquellos documentos en los que se registra la información
respectiva a la realización de una actividad o un hecho. Ej.: Factura,
Solicitud de Compra.
Especificaciones Son aquellos documentos en los que se encuentran los requisitos para
la realización del trabajo. Ej.: Requisitos para la otorgación de matrícula
definitiva
Otros
Documentos
Serán denominados así y de manera genérica a todos los demás
documentos de la institución que no se encuentren descritos en las
demás definiciones. Ejs.: Estatutos, listados, planillas, plantillas.
Documentos
Externos
Son todos aquellos documentos de elaboración y origen externo que
son necesarios consultar en algún proceso o actividad de la institución.
Ejs.: Leyes, Decretos, Normas (ISO 9001), Anexos OACI.
Los medios de comunicación escrita tendrán un tratamiento particular en cuanto a su
formato, (número correlativo, régimen de firmas, etc.), mismo que se detallará en el Sistema
de Correspondencia, en el marco de las Políticas de Comunicación de la DGAC.
6 PROCEDIMIENTO
6.1 ELABORACION DE PROCEDIMIENTO
6.1.1 CONTENIDO
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ÁREAS O UNIDADES
ORGANIZACIONALES
AOM
— NO
DAF
DIRECTOR
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SIST EM A D E G EST IO N D E C AL ID AD
CódigoDocumeno
Revisión
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OGAC-PRO-001 1
5.
DO CUM ENTO S D E RE SPALD O: En es te punto se deta llan todos aque llos documentos
que se relacionen de manera directa y/o relevante con el documento. Los documentos
pueden ser reglamentos, manuales, guías, otros procedimientos, planes,
especif icaciones, etc.
6.
PR OC EDIM IENTO : En este punto de debe presentar:
• El Diagrama de Flujo del procedimiento con la identificación de las Áreas que
participan en el desarrollo del mismo, e identificando la numeración de las
act ividades. E j.:
i
0159
luces
•
5 Otraacimaad
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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DOCUMEN TOS
SISTEMA DE GESTION DE CA LIDAD
t
ódigoDocumeno Revisión
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DGAC-PRO-001 1
ECISION
PROCESO DEFIN IDO
D O C U M E N T O
A L M A C E N A M I E N T O
DE DATOS
O
C O N E C T O R
DE ACTIVIDAD
• La Descripción del Procedimiento, especificando las actividades, su descripción, y la
documentación generada. Según la siguiente tabla:
Act iv idad Descripción
Documentación
generada
1
(copiar el
nombre e a
act iv idad el
diagrama e
flujo)
(Describir
desarrollar
plazos, etc.)
la
la
forma specí f ica e
actividad, os iempos,
(documentos ue
generados
n
cumplimiento
e
procedimientos)
son
el
los
2.
3.
X
7. DISTRIBUCIÓN Y ACCESO: En este punto se especifica:
•
La distribución del documento: (personas, cargos, medios de distribución, etc.)
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Códi
g
o Documento Revisión
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El texto en general, los títulos y subtítulos deben ser del tipo de letra Arial, tamaño 11.
Adem ás, los tí tulos y subtí tulos deben estar en neg ri lla y subrayad os.
Se permite la utilización de otros formatos, cuando los mismos faciliten la comprensión y
accesibi lidad del do cum ento.
6.1.3
E N C A B E Z A D O
En el encabezado de página de los documentos debe encontrarse una tabla que debe
contener la siguiente información:
• La co dif icación del doc um ento (según lo def inido al respecto).
•
El número de revisión. Cada vez que se apruebe y publique un nuevo documento la
revisión cambia
El Paginado: Pág ina x de y (x=num ero de pa gina actual , y= número tota l de pág inas)
El t itu lo del docu mento y e l Área donde se or ig ina el docu mento.
Ejemplo de Encabezado :
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SIST EM A D E G EST IO N D E C AL ID AD
Código Documento
Página
Revisión
X de X
DGAC-PRO-001
X
6.1.4 C A R Á T U L A
La c arátula de todo docum ento debe contener la s iguiente informac ión:
• Log o e ident if icac ión de la inst itución, t ipo de letra ARIA L, tama ño 14, en negri l la.
•
El Titulo del Documento: Debe ser centrado, en mayúsculas, del tipo de letra ARIAL,
tamaño 28, en negri l la y subrayado.
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Código Documento evisión
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Para la Tabla de Gest ión considerar:
•
Según las nec esidades, se po drán añadir f ilas de Elaborado y R evisado.
•
Para reg istrar el nom bre y carg o pue de ut i l izarse el sel lo personal inst itucional.
•
El formato numérico de fecha debe respetar día, mes y a ño. E j .: DD/MM /AA.
•
Los responsables de elaborar y revisar, se definen según lo dispuesto en el
Procedimiento de Control de Docum entos (DG AC-PR O-002).
•
Las f irmas se registran en color azu l.
•
La a probación del docu mento se real iza a t ravés de una R esolución Adm inist rativa (R.A.),
el número de la R. A. será sel lada en la parte inferior del docum ento.
6.1.5 PIE DE PÁGINA
El Pie de página debe estar separado del texto del documento con una línea y debe contener
la siguiente leyenda:
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON
C O P IA S N O C O N T R O L A D A S
V E R I FI C A R S U V I G E N C IA C O M P A R A N D O C O N E L D O C U M E N T O P U B L IC A D O E N L A P Á G I N A W E B
Ejemplo de P ie de Página:
6.1.6 RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA
Cua ndo un docum ento es aprobado po r Resolución Administrat iva, la mism a debe adjuntarse
en la p arte poster ior del docu mento.
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Código tocumeno Revisión
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•
El nombre del Registro Ej. Reporte de No Conformidades, letra Arial, tamaño 18, el
tamaño de la letra se podrá reducir de acuerdo al espacio, a un tama ño no m enor a 12.
•
El código del documento, según lo descrito en el punto 5.5 Codificación, letra Arial,
tamaño 8.
•
La vigencia del documento, donde se coloca la fecha de aprobación del documento
DD/MM/AA, letra Arial, tamaño 8. En caso de que el registro se encuentre a prueba
deberá mencionar la f rase A PRUE BA .
El número de revisión. Cada vez que se apruebe y publique un nuevo documento la
revisión cam bia, letra Arial, tama ño 8.
Ejemplo de Encabezado:
REGISTRO
CODIGO IGENCIA
DD/MM/AA
DGAC
REPORTE DE NO
CONFORMIDADES
REVISION
DGAC-REG-010
En el pié de la página a la derecha debe ir el número de página, Página x de x, letra Arial,
tamaño .8
6.3 CODIFICACIÓN
La c odi ficación de los docum entos obedece a los s iguientes cr iter ios: AAA -DDD -001, donde:
•
AAA = Á rea o Unidad organizacional
•
DDD = Tipo de Documento
•
00X = N um ero correlat ivo
Para una mejor identificación de los documentos, la codificación del área corresponderá a las
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C ódigo Áreas A AA
DRAN
irección del Registro Aeronáutico Nacional
DGAC
eneral (toda la institución)
INAC
nstituto Nacional de Aviación Civil
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Código Documento
Revisión
Página
SISTEMA DE GESTION DE CA LIDAD
DGAC-PRO-001
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Código
Área AAA
Código Área AAA
CBB
Regional Cochabamba
RIB
Sub Regional Riberalta
SCZ
Regional Santa Cruz GYA
Sub Regional Guayaramerin
TJA
Regional Tarija
STA Sub Regional Santa Ana
TDD Regional Trinidad RBQ Sub Regional Rurrenabaque
SRE Sub Regional Sucre
CIJ Sub Regional Cobija
PTZ Sub Regional Puerto Suarez
YAC
Sub Regional Yacuiba
ódig• ocumento DDD
Código Documento DDD
RGL Reglamento PLN Plan
MAN Manual PRG Programa
RAB
Reglamentación Aeronáutica Boliviana PRY Proyecto
PRO
Procedimiento documentado
DEX
Documento Externo
REG Registro
DOC
Documento (en general)
ESP
Especificaciones
Cuando no existan formalmente áreas o unidades organizacionales específicas, pero existan
responsables de temáticas específicas, se justifica la creación de un código excepcional de
área o unidad organizacional. Ejemplos:
Código Áreas AAA
RDC Recepción y Despacho de Correspondencia*
COS
Comunicación Social*
ADMRH
Recursos Humanos*
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Documento
ódi
go Docu Revisión
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DGAC-PRO-001
1
ANEXOS
DGAC-REG-017 Códigos Vigentes
TABLA DE ADMINISTRACIÓN DEL REGISTRO DGAC-REG-017
Condición
Nivel
Descripción
Almacenamiento
X
Normal
Superior
En formato electrónico.
Recu peración
Acceso
libre
X
Acceso
controlado
Acceso controlado por SGC. Disponible en la
Pagina WEB.
Protección
X
Ninguna
Requiere
Tiempo de
retención
años
No tiene, debido a que es un documento de
actualización permanente.
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REGISTRO
CODIGO IGENCIA
21/ 1/20 3
DGAC
CODIGOS VIGENTES
DGAC-REG-017
REVISION
Código
DEJ
Áreas AAA
Dirección Ejecutiva
AUI
Unidad de Auditoría Interna
AIG Investigación de Accidentes e Incidentes '
ASG
Asesoría General
SEG
Secretaria General
RDC
Recepción y Despacho de Correspondencia*
COS
Comunicación Social*
SGC
Sistema de Gestión de Calidad*
DSO
Dirección de Seguridad Operacional
OPS
Unidad de Operaciones
AIR
Unidad de Aeronavegabilidad
PEL
Unidad de Licencias al Personal Aeronáutico
EDV
Unidad de Estándares de Vuelo
DRAN Dirección del Registro Aeronáutico Nacional
RPA
Unidad de Registro Público de Aeronaves
RAA
Unidad de Registro Aeronáutico Administrativo
DNA
Dirección de Navegación Aérea
AGA
Unidad de Infraestructura Aeroportuaria
MET
Unidad de Meteorología Aeronáutica
AIM
Unidad de Servicios de Información Aeronáutica
ATM
Unidad de Gestión de Tránsito Aéreo
CNS
Unidad de Comunicación, Navegación y Vigilancia
PANS/OPS
Unidad de Planificación de los Espacios Aéreos
EEV
Unidad de Ensayos en Vuelo
DTA Dirección de Transporte Aéreo
SAC
Unidad de Servicios Aerocomerciales
FAL
Unidad de Facilitación del Transporte Aéreo
AVSEC
Unidad de Seguridad de la Aviación Civil
DJU
Dirección Jurídica
AJU
Unidad de Análisis Jurídico
GJU
Unidad de Gestión Jurídica
DAF
Dirección Administrativa Financiera
FIN
Unidad Financiera
ADM
Unidad Administrativa
Código
Áreas AAA
ADMRH
Recursos Humanos*
ADMBS
Bienes y Servicios*
DGAC General (toda la institución)
SGC
Sistema de Gestión de Calidad *
INAC
Instituto Nacional de Aviación Civil
no son unidades organizacionales
Código
CBB
Área AAA
Regional Cochabamba
Código
RIB
Área AAA
Sub Regional Riberalta
SCZ
Regional Santa Cruz
GYA
Sub Regional
Guayaramerin
TJA
Regional Tarija
STA
Sub Regional Santa Ana
TDD
Regional Trinidad
RBQ
Sub Regional
Rurrenabaque
SRE
Sub Regional Sucre
CIJ Sub Regional Cobija
PTZ
Sub Regional Puerto Suarez
YAC
Sub Regional Yacuiba
Código Documento DDD
Código
PLN
Documento DDD
RGL
eglamento
Plan
MAN Manual
PRG Pro rama
RAB
eglamentación Aeronáutica Boliviana
PRY Proyecto
PRO
rocedimiento documentado
DEX
Documento
Externo
REG
egistro
DOC
Documento (en
eneral)
ESP
s•ecificaciones
Vigente desde el:
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