-
Het onderzoeken van de effectiviteit van gedragscodes
De alignment audit
Jan Otten(26 juni 2008)
-
foresee
Even voorstellen...
• ACS
• Kerndocent Postdoc I/OA EUR
• Mede-initiatiefnemer www.auditing.nl en
www.kadplus.nl
• Recente en huidige opdrachten:
– Inrichten risicomanagement;
– Inrichten management control;
– Hoofd IA/CO a.i.
– Uitvoeren/begeleiden (operational/internal) audits;
– Opleiden decentrale controllers (± 500) van een grootbank tot
operational/compliance auditors
– ...
-
foresee
Programma
• De alignment audit: een voorbeeld van de toepassing
• De alignment audit: korte theoretische achtergrond
• De alignment audit als onderzoeksmethode naar
de effectiviteit van gedragscodes
• Een voorbeeld van een succesvolle toepassing
-
foresee
Zomaar een dilemma...
Je werkt bij de auditdienst van een gemeente. Je hebt een audit uitgevoerd en het rapport besproken
met de opdrachtgever (= wethouder). Na enkele
weken wordt een samenvatting van je rapport door de wethouder aangeboden aan de Raad. Je merkt
dat een belangrijke bevinding is weggelaten in de desbetreffende samenvatting. Toen je de wethouder
vanochtend bij de koffieautomaat hierop aansprak, bleek duidelijk dat hij niet zou terugkomen op deze
actie.
Wat doe je?
-
foresee
Wat doe je?
1. Niets, want wat de opdrachtgever doet met het rapport is niet jouw verantwoordelijkheid.
2. Je spreekt de opdrachtgever hierop aan met als doel een dergelijke situatie de volgende keer te
voorkomen.
3. Je informeert een van de raadsleden. Je zorgt ervoor dat je daarbij anoniem blijft zodat men er
jou niet op kan aanspreken.
4. Je schrijft een brief/mail aan de
Raad/Burgermeester waarin je ze volledig op de hoogte brengt van gang van zaken.
5. Anders, namelijk...
-
foresee
Welke gedragsprincipe lag het
meest aan je keuze ten
grondslag?• Integrity
• Objectivity
• Confidentiality
• Competency
(The Professional Practices Framework. Codes of Ethics, IIA, 2004)
-
foresee
Integrity
• The integrity of internal auditors establishes trust and thus provides the basis for reliance on their
judgment. Internal auditors:
– Shall perform their work with honesty, diligence, and responsibility
– Shall observe the law and make disclosures expected by the law and the profession
– Shall not knowingly be a party to any illegal activity, or engage in acts that are discreditable to the profession of internal auditing or the organization
– Shall respect and contribute to the legitimate and ethical objectives of the organization
-
foresee
Objectivity
• Internal auditors exhibit the highest level of professional objectivity in gathering, evaluating
and communicating information about the activity
or process being examined. Internal auditors make a balanced assessment of all the relevant
circumstances and are not unduly influenced by their own interests or by others in forming
judgments. Internal auditors: (…)
– Shall disclose all material facts known to them that, if not disclosed, may distort the reporting of activities under review
-
foresee
Confidentiality
• Internal auditors respect the value and ownership of information they receive and do not disclose
information without appropriate authority unless
there is a legal or professional obligation to do so.
-
foresee
Competency
• Internal auditors apply the knowledge, skills and experience needed in the performance of internal
auditing services.
-
foresee
IIA Performance Standard 2130Assessment Ethical Climate
• Audit should take active role in support of the organization’s ethical climate
• Audit may assume different roles as an ethics advocate (ethics officer, member council, assessor)
• At a minimum, audit should periodically assess the state of the ethical climate:
– Formal code of conduct
– Frequent communications and demonstrations of expected attitudesand behaviour
– Explicit strategies to support and enhance …
– Easy accessible ways to confidentially report violations
– Regular declarations by … of awareness
– Clear delegation of responsibilities to ensure ethical consequences are evaluated, confidential counselling is provided, allegations of misconduct are investigated and case findings are properly reported
– Easy access to learning opportunities to enable all employees to be ethics advocate
– Positive personnel practices that encourage to contribute to the ethical climate
– Regular surveys to determine the state of the ethical climate
– Regular reference and background checks
-
foresee
Alignment audit
Codes, regels Niet in regels
(te/ge-)vangen
Naleven Stimuleren
Opzet
Werking
Beheers-maatregelen
Gedrag
Compliance Integrity
AlignmentAlignment
IIII
II
Een systematisch uitgevoerd onderzoek naar de
afwegingen die individuele medewerkers maken
in conflictuerende of lastige werksituaties ten
einde te kunnen beoordelen of het feitelijk
handelen in lijn is met de doelen, zoals die door
het management zijn gesteld
Een systematisch uitgevoerd onderzoek naar de
afwegingen die individuele medewerkers maken
in conflictuerende of lastige werksituaties ten
einde te kunnen beoordelen of het feitelijk
handelen in lijn is met de doelen, zoals die door
het management zijn gesteld
-
foresee
De opzet van de alignment audit
• Gezamenlijk met de organisatie het te auditen proces/onderdeel doorlopen (het verkennen van
de auditcontext)
• Ambigue situaties of dilemma’s traceren
• Handelingsalternatieven bij die situaties
formuleren
• Motieven bij handelingsalternatieven benoemen
in termen van doelen, regels en verantwoordelijkheden
• Achtergronden van keuze analyseren (bijvoorbeeld effectiviteit gedragscode)
-
foresee
Dilemma’s
Een praktijksituatie waarin integriteit een belangrijke rol speelt en waarbij je voor een
moeilijke keuze staat. Het is een situatie waarin
het niet meteen duidelijk is of je iets wel of niet moet doen of zeggen. Dilemma’s zijn
vraagstukken waarbij een keuze moet worden gemaakt uit meerdere alternatieven. Deze
alternatieven kunnen niet tegelijkertijd worden gekozen en voor ieder alternatief zijn goede
argumenten te geven.
-
foresee
Inzichten uit de ethiek
Ethische theorieënEthische theorieën
RegelsRegels
Morelekarakter
Morelekarakter
BeginselBeginsel
GevolgenGevolgen
Ervaring&
opvoeding
Ervaring&
opvoeding
Verant-woordelijk-heidsgevoel
Verant-woordelijk-heidsgevoel
-
foresee
RegelsRegelsRegels
GevolgenGevolgenGevolgen
Verantwoor-delijkheden
VerantwoorVerantwoor--
delijkhedendelijkheden
Wat moetik doen?
Wat moetWat moet
ik doen?ik doen?
Ik mag geen
contact opnemen
met leden van de
Raad
Ik mag geen
contact opnemen
met leden van de
Raad
De Raad wordt
verkeerd
geïnformeerd als ik
niets doe
De Raad wordt
verkeerd
geïnformeerd als ik
niets doe
De wethouder
wordt kwaad als
de hem verlink
De wethouder
wordt kwaad als
de hem verlink
Ik voel me
verantwoordelijk voor
het maatschappelijk
belang
Ik voel me
verantwoordelijk voor
het maatschappelijk
belang
Ik voel me
verantwoordelijk
voor het uitvoeren
van mijn taken
Ik voel me
verantwoordelijk
voor het uitvoeren
van mijn taken
Ik moet alle
relevante feiten
rapporteren
Ik moet alle
relevante feiten
rapporteren
Harries brein….
-
foresee
Regels zijn niet altijd duidelijk
‘t grijze gebied
-
foresee
‘Goed – fout’ vs. ‘Goed – goed’
GoedGoed
FoutCo
mp
liance v
raagstu
kIntegriteitsvraagstuk
-
foresee
Het dilemma meer in detail...
Het auditobject was de risicobeheersing in een voor de gemeente zeer belangrijk programma gericht op
het verkrijgen maken van een groot stuk grond.
Daarbij moet de gemeente onderhandelen met de huidige grondeigenaren, projectontwikkelaars,
milieubewegingen, etc. Als de bevinding, die in de samenvatting was weggelaten, wel was
gepubliceerd, zou dat de onderhandelingspositie van de gemeente ernstig ondermijnen.
Wat doe je?
-
foresee
Wat doe je?
1. Niets, want wat de opdrachtgever doet met het rapport is niet jouw verantwoordelijkheid.
2. Je spreekt de opdrachtgever hierop aan met als doel een dergelijke situatie de volgende keer te
voorkomen.
3. Je informeert een van de raadsleden. Je zorgt ervoor dat je daarbij anoniem blijft zodat men er
jou niet op kan aanspreken.
4. Je schrijft een brief/mail aan de Raad waarin je ze
volledig op de hoogte brengt van gang van zaken.
5. Anders, namelijk...
-
foresee
Welke gedragsprincipe lag het
meest aan je keuze ten
grondslag?• Integrity
• Objectivity
• Confidentiality
• Competency
(The Professional Practices Framework. Codes of Ethics, IIA, 2004)
-
foresee
Integrity
• The integrity of internal auditors establishes trust and thus provides the basis for reliance on their
judgment. Internal auditors:
– Shall perform their work with honesty, diligence, and responsibility
– Shall observe the law and make disclosures expected by the law and the profession
– Shall not knowingly be a party to any illegal activity, or engage in acts that are discreditable to the profession of internal auditing or the organization
– Shall respect and contribute to the legitimate and ethical objectives of the organization
-
foresee
Objectivity
• Internal auditors exhibit the highest level of professional objectivity in gathering, evaluating
and communicating information about the activity
or process being examined. Internal auditors make a balanced assessment of all the relevant
circumstances and are not unduly influenced by their own interests or by others in forming
judgments. Internal auditors: (…)
– Shall disclose all material facts known to them that, if not disclosed, may distort the reporting of activities under review
-
foresee
Confidentiality
• Internal auditors respect the value and ownership of information they receive and do not disclose
information without appropriate authority unless
there is a legal or professional obligation to do so.
-
foresee
Competency
• Internal auditors apply the knowledge, skills and experience needed in the performance of internal
auditing services.
-
foresee
Praktijk van de Alignment Audit: de
uitvoering
• Beantwoording door management (= normstellend)
• Beantwoording door medewerkers (= praktijk)
• Analyses van de uitkomsten van de meting
– Is het management het onderling eens?
– Zijn management en medewerkers het eens?
– Op welke aspecten komen verschillen naar voren?
– Op welke verantwoordelijkheidsgebieden komen verschillen naar voren?
• Hoe zijn de verschillen te verklaren (vgl.
Gedragscode)?
-
foresee
Praktijkervaringen
• Niet zo moeilijk om de dilemma’s op te sporen
• Medewerkers schromen niet te antwoorden
• Management heeft voorkeur voor ‘gevolgalternatieven’ met brede span of
responsibility’, uitvoerenden neigen meer naar
opvolgen van regels en een verantwoordelijkheidsgevoel dat dicht bij eigen
taak ligt (potentiële validiteitsfout)
-
foresee
Een integriteitsaudit bij een
ministerie
• Doel: inzicht geven in de invloed die de gedragscode heeft op de handelwijze van
management en medewerkers
• De gedragscode (met vetgedrukt de
kernwaarden):
Iedere medewerker heeft, neemt en draagt verantwoordelijkheid.
We handelen met respect en nemen besluiten op rechtvaardige
gronden. We zijn eerlijk naar onszelf en anderen, loyaal aan de
publieke zaak en organisatie en bewaren hierin onze positie van
onafhankelijkheid naar derden. Dit leidt tot een betrouwbare
overheidsorganisatie die op deze wijze zorg draagt voor ......
-
foresee
Resultaten
• Zeer succesvol:
– Grote bereidheid om mee te werken
– Bijzondere invalshoek
– Opzienbarend resultaat (geen oordeel, wel inzicht!)
– Goede basis voor vervolg
Uitkomsten– Gedragcode is te abstract en nauwelijks bekend
– Geen van de kernwaarden vormt ‘leidraad’ in moeilijke situaties
– Grote verwachtingskloof medewerkers - management
-
foresee
Alignment audit: nuttig?
• “We willen dat deze Gedragscode meer is dan een verzameling fraai klinkende uitspraken. Zij moet een praktische rol spelen in onze dagelijkse bedrijfsvoering en ieder van ons dient deze gedragsregels naar letter en geest na te leven.”(ABC)
• “De Gedragscode is geen samenvatting van alle bij XYZ gehanteerde procedures en evenmin een lijst met regels die vertellen wat u in iedere mogelijke situatie wel of juist niet moet doen. Er gaat immers niets boven een goede dosis gezond verstand en een juist inschattingsvermogen. En hoewel wetten per land kunnen verschillen, onze waarden en de in deze Gedragscode gestelde eisen zijn universeel.”(XYZ)
-
foresee
Alignment audit: brede
toepasbaarheid
• Als aanvulling op een ‘normale’internal/operational audit
• Als ‘stand alone’ toepassing bij integriteitsgevoelige processen en organisatie-
onderdelen
-
foresee
Tot slot...
• Ik ben geen psycholoog
• “Soft controls’ zijn niet meetbaar
• Geen deugdelijke grondslag
• ...
-
Arnhemsebovenweg 40, 3971 MK Driebergenwww.acs.nl