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SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
1000 GERENCIA 03 ACTAS 12 Actas Comité de Gerencia .. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
13Actas Comité de Gestión de la
Calidad .. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
27 Actas Junta Directiva .. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
04 ACTOS ADMINISTRATIVOS 01 Acuerdos Junta Directiva .. Control de numeración
02 Resoluciones .. Control de numeración
08 BIENES INMUEBLES 01 Bienes Inmuebles .. Escrituras
.. Certificados de tradición
.. Cedulas catastrales
.. Avalúos
.. Áreas Físicas Hospital
09 BOLETINES 01 Boletines de Prensa
03 Boletines Institucionales
11 CAMPAÑAS 01 Ayudas Audiovisuales
02 Campañas Impresas .. videotecas
.. impresos
.. pendones
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
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NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. afiches
.. volantes
03 Campañas Radiales
14 CIRCULARES 01 Circulares Reglamentarias
34 INDICADORES 01 Indicadores de Gestión
35 INFORMES 13 Informes de Gestión
19 Informes Evaluación Institucional
29 Informes Junta Directiva
31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
41 MANUALES 11Manuales de Procesos y
Procedimientos.. Manual de Procesos y Procedimientos
.. Mapa de procesos
44 PLANES 06Planes de Comunicación
Organizacional
07 Planes de Desarrollo Institucional
11 Planes de Gestión Gerencial
16 Planes Operativos Anuales .. Plan Operativo Anual
.. Informes plan Operativo Anual
45 PLANOS 01 Planos
47 POLIZAS DE SEGUROS 01 Pólizas de Seguros .. Reclamo por evento
.. Estudios de riesgos
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NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Pólizas tramitadas
48 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS 01 Portafolio General
52 PROYECTOS 01 Proyectos de inversión .. Estudios
.. Fichas EBI
.. Estudio Económico (cuadro de costos)
.. Estudio técnico
.. Concepto
.. Viabilidad Presupuestal
.. Estudio de conveniencia y oportunidad
.. Plan de acción del Proyecto
.. Elegibilidad
.. Planos
54 REGLAMENTOS 03 Reglamento Interno de Trabajo
55 RENDICION DE CUENTAS 01 Cuenta Anual
57SISTEMA OBLIGATORIO GARANTIA
CALIDAD EN SALUD01 Acreditación .. Autoevaluaciones
.. Planes de Mejoramiento
.. Informes Ciclo de Acreditación
.. Control requisitos acreditación
.. Informes mesas de trabajo
Acreditación..
02 Habilitación .. Autoevaluaciones
.. Planes de Mejoramiento
.. Informes
.. Control de cumplimiento de guías y
protocolos de atención
.. Formularios y registros
.. Requerimientos
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NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
03Programas Auditoria Mejoramiento
Continuo PAMEC.. Programa PAMEC
.. Cronograma de Auditorias
.. Informes de Auditorias
.. POA
04Sistema de Información para la
Calidad.. Informes
.. Fichas técnicas
.. Manual de calidad
.. Registros asignación de citas
1100 OFICINA ASESORA DE
CONTROL INTERNO03 ACTAS 09
Actas Comité de Control Interno y
Calidad.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
20Actas Comité Equipo Operativo
MECI.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
07 AUDITORIAS 01 Informes de Auditoria .. Planeación
.. Ejecución
.. Informes
.. Informe final
35 INFORMES 03 Informes a Gerencia
06Informes Austeridad del Gasto
Público
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NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
08 Informes Control Interno Contable
10Informes Cuatrimestrales Control
Interno
15 Informes Derechos de Autor
17Informes Encuesta del Modelo
Estándar de Control Interno
32 Informes Organismos de Control
35 Informes Plan Operativo Anual
36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
42 MECI 01 Evaluaciones del MECI
03 Planes de Autocontrol .. Seguimiento, consolidación
44 PLANES 02 Planes Anticorrupción.. Informes seguimientos estrategias
anticorrupción
13 Planes de Mejoramiento .. Informes Planes de Mejoramiento
15 Planes Operativos Anuales .. Informes plan Operativo Anual
50 PROGRAMAS 01 Programas Anuales de Auditoria
1200 OFICINA ASESORA JURIDICA 01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 01 Acciónes de Grupo .. Solicitud
.. Poder
.. Notificaciones
.. Pruebas
..Sentencia
..Recursos
.. Impugnación
..Incidente de desacato
02 Acciónes Populares .. Solicitud
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NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Poder
.. Notificaciones
.. Pruebas
..Sentencia
..Recursos
.. Impugnación
..Incidente de desacato
03 Acciones de Tutelas .. Solicitud
.. Poder
.. Notificaciones
.. Pruebas
..Sentencia
..Recursos
.. Impugnación
..Incidente de desacato
04 Derechos de Petición .. Notificación respuesta al derecho de
petición..Recurso
.. Solicitud
.. Respuesta a derecho de petición
03 ACTAS 05 Actas Comité Conciliaciones .. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
15 COBROS 01 Cobros Jurídicos
18 CONCEPTOS 01 Conceptos jurídicos
21 CONTRATOS 01Contratos con Compañías
Aseguradoras.. Necesidad del servicio
.. Propuestas presentadas..
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NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Certificado de existencia y
representación legal o afín
.. Registro único Tributario
.. Documento de identidad
.. SARLAF (formulario lavado de activos)
.. Certificados de habilitación
.. Estados financieros
.. Minuta del Contrato
02 Contratos con Entes Territoriales .. Necesidad del servicio
.. Cartas de invitación a presentar
propuestas
.. Aviso de invitación a presentar
propuestas
.. Propuestas presentadas..
.. Certificado de existencia y
representación legal o afín
.. Registro único Tributario
.. Documento de identidad
.. SARLAF (formulario lavado de activos)
.. Certificados de habilitación
.. Estados financieros
.. Minuta del Contrato
.. Garantías
.. Aprobación de garantías
.. Acta de iniciación
.. Acta de recibo final
.. Acta liquidación final
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
03 Contratos con EPS .. Necesidad del servicio
.. Cartas de invitación a presentar
propuestas
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SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Aviso de invitación a presentar
propuestas
.. Propuestas presentadas..
.. Certificado de existencia y
representación legal o afín
.. Registro único Tributario
.. Documento de identidad
.. SARLAF (formulario lavado de activos)
.. Certificados de habilitación
.. Estados financieros
.. Minuta del Contrato
.. Garantías
.. Aprobación de garantías
.. Acta de iniciación
.. Acta de recibo final
.. Acta liquidación final
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
04 Contratos Consultoría ..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
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SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
Certificado de disponiblidad presupuestal
Invitación a ofertar
Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
05 Contratos de Apoyo Tecnológico ..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
Página 10
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SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
06 Contratos de Arrendamiento ..Certificado de antecedentes fiscales
Página 11
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SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
Página 12
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
07 Contratos de Comodato ..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
Página 13
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
08 Contratos de Compraventa ..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
Página 14
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
09 Contratos de Empréstito .. Autorización de la Junta Directiva
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
Página 15
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
10Contrato de Intermediación de
Seguros..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
Página 16
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SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
Página 17
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
11Contratos de Interventoria o
Supervisión..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
Página 18
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
12 Contratos de Obra ..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
Página 19
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
13 Contratos Prestación de Servicios ..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
Página 20
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
14 Contratos de Suministros ..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes
disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
Página 21
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
.. Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
.. Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad
presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de
propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
.. Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
Página 22
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
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NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Acta liquidación del contrato
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
15 Contratos Régimen Contributivo .. Necesidad del servicio
.. Propuestas presentadas..
.. Certificado de existencia y
representación legal o afín
.. Registro único Tributario
.. Documento de identidad
.. SARLAF (formulario lavado de activos)
.. Certificados de habilitación
.. Estados financieros
.. Minuta del Contrato
.. Garantías
.. Aprobación de garantías
.. Acta de iniciación
.. Acta de recibo final
.. Acta liquidación final
16 Contratos Régimen Subsidiado .. Necesidad del servicio
.. Propuestas presentadas..
.. Certificado de existencia y
representación legal o afín
.. Registro único Tributario
.. Documento de identidad
.. SARLAF (formulario lavado de activos)
.. Certificados de habilitación
.. Estados financieros
.. Minuta del Contrato
.. Garantías
.. Aprobación de garantías
.. Acta de iniciación
Página 23
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Acta de recibo final
.. Acta liquidación final
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
17 Contratos Regímenes Especiales .. Necesidad del servicio
.. Cartas de invitación a presentar
propuestas
.. Aviso de invitación a presentar
propuestas
.. Propuestas presentadas..
.. Certificado de existencia y
representación legal o afín
.. Registro único Tributario
.. Documento de identidad
.. SARLAF (formulario lavado de activos)
.. Estados financieros
.. Minuta del Contrato
.. Garantías
.. Aprobación de garantías
.. Acta de iniciación
.. Acta de recibo final
.. Acta liquidación final
.. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
26 DEMANDAS 01 Demandas Acciones de Repetición ..Poder
..Demanda
..Notificaciones
..Pruebas
..Excepciones
..Alegatos de conclusión
..Sentencia
..Recursos
Página 24
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Decisiones de recurso
02 Demandas Contractuales ..Demanda
..Poder
..Contrato
..Notificaciones
..Excepciones
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
03 Demandas de Reparación Directa ..Conciliación prejudicial
..Demanda
..Poder
..Solicitud de notificacion
..Llamamiento en garantia
..Contestación de demanda
..Alegatos de conclusión
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
04 Demandas Laborales ..Demanda
..Poder
..Contestación de demanda
..Notificaciones
..Alegatos de conclusión
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
Página 25
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Decisiones de recurso
05Demandas Procesos Ejecutivos
Singular..Demanda
..Poder
..Notificaciones
..Contestación de demanda
..Excepciones
..Llamamiento en garantia
..Alegatos de conclusión
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
06 Demandas Procesos Ordinarios ..Demanda
..Notificaciones
..Pruebas
..Poder
..Excepciones
..Llamamiento en garantia
..Alegatos de conclusión
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
07Procesos Nulidad y
Restablecimiento del Derecho..Demanda
..Solicitud de notificacion
..Poder
..Notificaciones
..Excepciones
..Sentencia
Página 26
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Llamamiento en garantia
..Pruebas
..Alegatos de conclusión
..Actos de conciliacion
..Recursos
..Decisiones de recurso
35 INFORMES 31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control .. Informe 2193
.. SIGEP
.. SECUP
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
41 MANUALES 01Manual de Interventoria y
Supervisión
06 Manuales Contratación
13 Manuales Gestion de Cobro
1300 SUB-GERENCIA
CIENTÍFICA03 ACTAS 11 Actas Comité de Farmacovigilancia
.. Convocatoria
.. Asistencia
.. Anexos
.. Acta
14 Actas Comité de Historias Clinicas .. Convocatoria
.. Asistencia
.. Anexos
.. Acta
Página 27
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SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
16Actas Comité de Infecciones
Intrahospitalarias .. Convocatoria
.. Asistencia
.. Anexos
.. Acta
18Actas Comité de Seguridad del
Paciente .. Convocatoria
.. Asistencia
.. Anexos
.. Acta
19 Actas comité Docencia-Servicios .. Convocatoria
.. Asistencia
.. Anexos
.. Acta
23Actas Comité Referencia y
Contrarreferencia .. Convocatoria
.. Asistencia
.. Anexos
.. Acta
25Actas Comité Vigilancia
Epidemiológica (Cove) .. Convocatoria
.. Asistencia
.. Anexos
.. Acta
26Actas Disposición Final
Componentes Biológicos .. Informes
.. Acta
22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 02 Procesos Asistenciales
Página 28
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NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
28ESTADISTICAS
03Estadísticas Producción
Actividades.. Informe
30 GUIAS 06 Guias de Atención Médica
07 Guías de Enfermeria .. Guías de enfermería
10 Guías de Odontología .. Diseños
12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías
35 INFORMES 02 Informes a Entidades Públicas
23Informes Grupos de Trabajo
Enfermería
24Informes Grupos de Trabajo
Farmacia
26Informes Grupos de Trabajo
Odontología
31 Informes Mapa de Riesgos
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL06
Registro Diario de Vacunación
08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
05Inventarios Material Médico
Quirúrgico
07Inventarios Productos
Farmacéuticos
08Kárdex de Reactivos para
Laboratorio
Página 29
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
38 LIBROS 03 Libros de Egresos Hospitalarios
04 Libros de Entregas de Turno
05 Libros de Microbiologia Clinica
06 Libros de Remisiones
11Libros Patologías de Especímenes
Quirúrgicos
12Libros Procedimientos Quirúrgicos
por Especialidad
13 Libros Recepcion de Muestras
14 Libros Registro de Autoclaves
22Libros Reportes de Cirugía
Recuperación
41 MANUALES 03 Manuales Colaraciones Básica
15
Manuales Proceso
Inmunohematología y Servicio
Transfusional
46 POLÍTICAS 02Políticas de Seguridad del Paciente ..Indicios de Atención Insegura
..Capacitaciones
..Informes epidemiologicos
..Gestion de eventos adversos
..Rondas de Seguridad
49 PROGRAMACION DE TURNOS 01 Agendas
02 Cuadros de turnos
51 PROTOCOLOS 01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos
02Protocolos Control Infecciones
Intrahospitalarias
Página 30
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
03 Protocolos de Enfermeria
06 Protocolos de Manejo Médico .. Diseños
07 Protocolos de Odontología
58SISTEMA REFERENCIA Y
CONTRAREFERRENCIA01
Autorizaciones Programa de
Referencia y Contrarreferencia
02 Listados Red de Servicios
03 Requisitos Sistema de Referencia
62SISTEMAS DE VIGILANCIA
EPIDEMIOLOGICO01 Fichas Epidemiológicas
..Fichas de Notificación
..Informes
02Informes Sistema Vigilancia
Epidemiológica
03 Informes Sivigila por UPGD
04 Unidades de Análisis ..Mapa Epidemiológico
1310 SECCIÓN SERVICIO
DE URGENCIAS02
ACREDITACION01
Listas de chequeo
28 ESTADISTICAS 01 Cuadros estadísticos
30 GUIAS 05 Guias de Atención de Urgencias
06 Guias de atención médica
07 Guias de Enfermería
12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías
31 HABILITACION 01 Listas de chequeo
35 INFORMES 28Informes Grupos de Trabajo
Urgencias
31 Informes Mapa de Riesgos
34 Informes Plan de Mejoramiento
Página 31
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
49 PROGRAMACION DE TURNOS 02 Cuadros de Turnos
51 PROTOCOLOS 01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos
03 Protocolos de Enfermeria ..Listados de asistencia..Instrumentos evaluación de
adherencias..Protocolos de enfermería
06 Protocolos de Manejo Médico ..Listados de asistencia..Instrumentos evaluación de
adherencias..Protocolos Médicos
1320 SECCIÓN SERVICIOS
AMBULATORIOS Y
EXTRAMURALES
02 ACREDITACION 01 Listas de chequeo
30 GUIAS 04Guias de Atención de Servicios
Ambulatorios
06 Guías de Atención Médica
07 Guías de Enfermería
12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías
31 HABILITACION 01 Listas de chequeo
35 INFORMES 27
Informes Grupos de trabajo
Servicios Ambulatorios y
Extramurales
31 Informes Mapa de Riesgos
Página 32
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
49 PROGRAMACION DE TURNOS 02 Cuadros de Turnos
50 PROGRAMAS 04Programas de Promoción y
Prevención ..Programa de promocion Y Prevención
..Listado de Asistencia a talleres,
conferencias y'o reuniones
..Ficha de Inscripción de Participantes
..Carnet de intervencion
..Afiches y Volantes
..Informes avances del Programa
..Guías de atencion
..Listado de inasistentes
51 PROTOCOLOS 01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos
03 Protocolos de Enfermeria ..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de
adherencias
..Protocolos de enfermería
06 Protocolos de Manejo Médico ..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de
adherencias
..Protocolos Médicos
Página 33
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
1330 SECCIÓNSERVICIO DE
INTERNACIÓN
(HOSPITALIZACIÓN)
02
ACREDITACION01
Listas de chequeo
30 GUIAS 03Guias de Atención de
Hospitalización
06 Guías de Atención Médica
07 Guías de enfermería
12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías
31 HABILITACION 01 Listas de chequeo
35 INFORMES25
Informes Grupos de trabajo
Hospitalización
31 Informes Mapa de Riesgos
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
38 LIBROS 16 Libros Registro de ingresos
49 PROGRAMACION DE TURNOS 02 Cuadros de Turnos
51 PROTOCOLOS 01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos
03 Protocolos de Enfermeria ..Listados de asistencia..Instrumentos evaluación de
adherencias..Protocolos de enfermería
06 Protocolos de Manejo Médico ..Listados de asistencia..Instrumentos evaluación de
adherencias
Página 34
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Protocolos Médicos
1340 SECCIÓN SERVICIO DE
CIRUGIA Y PARTOS02 ACREDITACION 01
Listas de chequeo
30 GUIAS 02Guias de Atención de Cirugía y Sala
de Partos
06 Guías de Atención Médica
07 Guías de enfermería
12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías
31 HABILITACION 01 Listas de chequeo
35 INFORMES 22Informes Grupos de trabajo Cirugía
y Sala de Partos
31 Informes Mapa de Riesgos
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
38 LIBROS 15Libros Registro de Control de
Esterilización Paquetes
17 Libros Registro de Procedimientos
18Libros Registro Usuarios Sala de
Recuperación
19Libros Relación Central de
Esterilización
Página 35
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
20Libros Relación Consecutivos
Certificados Nacidos Vivos
21 Libros Relacion Consecutivos TSH
49 PROGRAMACION DE TURNOS 02 Cuadros de Turnos
51 PROTOCOLOS 01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos
03 Protocolos de Enfermeria ..Listados de asistencia..Instrumentos evaluación de
adherencias..Protocolos de enfermería
06 Protocolos de Manejo Médico ..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de
adherencias
..Protocolos Médicos
1350 SECCIÓN AYUDAS
DIAGNÓSTICAS Y SOPORTE
TERAPÉUTICO
02 ACREDITACION 01 Listas de chequeo
28 ESTADISTICAS 02 Estadísticas Transfusiones .. Informe
30 GUIAS 01Guias de Atención de Ayudas
Diiagnósticas
06 Guías de Atención Médica
08 Guias de Imagenología
09 Guias de Laboratorio Clínico
12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías
31 HABILITACION 01 Listas de chequeo
Página 36
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
35 INFORMES 21Informes Grupos de trabajo Apoyo
Diagnóstico y Terapéutico
31 Informes Mapa de Riesgos
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
38 LIBROS 02 Libros Control de Radiografías
49 PROGRAMACION DE TURNOS 02 Cuadros de Turnos
51 PROTOCOLOS 01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos
03 Protocolos de Enfermeria ..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de
adherencias
..Protocolos de enfermería
04 Protocolos Imagenología .. Protocolos radioprotección
.. Protocolos toma de imágenes
diagnósticas
05 Protocolos Laboratorio Clínico.. Protocolos de transporte y
conservación de muestras
.. Protocolos de toma de toma de
.. Protocolos de quimica clínica
.. Protocolos de hematología
.. Protocolos de bioseguridad
.. Protocolos de pruebas especiales
.. Protocolos de inmunología
Página 37
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Protocolos de microscopía
.. Protocolos de control interno y
externo de calidad
06 Protocolos de Manejo Médico ..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de
adherencias
..Protocolos Médicos
1360 SECCIÓN DE
INFORMACIÓN Y ATENCIÓN
AL USUARIO
03 ACTAS 01 Actas Asociación de Usuarios .. Invitación
.. Asistencia y anexos
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Acta
.. Informes
35 INFORMES 31 Informes Mapa de Riesgos
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
43 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA 01 Derechos y Deberes
02Encuestas de Satisfacción de los
Usuarios
03Peticiones, Quejas Reclamos Y
Sugerencias .. Registro usuarios capacitados
.. Registro en Formato de las Quejas,
Reclamos, Sugerencias
Página 38
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Análisis y Clasificación de las Quejas
Recibidas
.. Tratamiento Estadístico de las Quejas
.. Informe Mensual de Quejas por Área
Funcional
.. Informe Trimestral Consolidado de
Quejas
.. Remisión de Quejas
.. Trámite y Respuesta a las Quejas
Recibidas
.. Tramite y Respuesta Inmediata a
Quejas en Formato
1400 SUB-GERENCIA
ADMINISTRATIVA03 ACTAS 06 Actas Comité de Archivo
.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
08 Actas Comité de Compras .. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 01 Procesos Administrativos
32 HISTORIAS 01 Historias Clínicas .. Admisión
.. interconsultas
.. Epicrisis
.. Contraremisiòn
.. Atención del parto
.. Capurro
.. Hojas de evolución
.. Ordenes médicas
Página 39
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Notas de enfermería
.. Signos vitales
.. Hoja de medicamentos
.. Hoja de anestesia
.. Ayudas diagnósticas
.. Consentimientos informados
.. Informe quirúrgico
.. Balance de líquidos
.. Hoja de gastos
.. Documentos de identificación
.. Verificadores
.. Hoja atención urgencias
.. Solicitud copia historia clínica
.. Remisión
35 INFORMES 05 Informes Administrativos
31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL03
Control de Salida y Entrada de las
Series y Subseries
08 Tablas de Retención Documental .. Encuestas documentales
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
41 MANUALES 02Manuales Archivo y
Correspondencia
04Manuales Comunicaciones
Oficiales
Página 40
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
50PROGRAMAS
03 Programas de Gestión Documental
54 REGLAMENTOS 01 Reglamento General de Archivos
02 Reglamento Historias Clínicas
1410 SECCIÓN RECURSOS
FINANCIEROS03 ACTAS 24
Actas Comité Sostenibilidad
Financiera.. Invitación
.. Orden del día
.. Documentos y soportes a estudiar
.. Informes
.. Acta
06 ARQUEOS 01 Arqueos Caja Principal .. Soportes
..Actas de arqueo
..Libro auxiliar de caja
02 Arqueos Cajas Auxiliares .. Soportes
..Actas de arqueo
..Libro auxiliar de caja
09 BOLETINES 02 Boletines de Tesorería
10 CAJA MENOR 01 Caja Menor ..Resolución de creación
.. Certificado disponibilidad
presupuestal
.. Certificado registro presupuestal
.. Formato Reembolso
13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 02 Certificados de Retención .. Listados ..Certificados otras retenciones y
deducciones..Impuesto sobre la renta
.. Certificado de retención de estampillas
.. Retención en la fuente de IVA
.. Retención en la Fuente
Página 41
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
17 COMPROBANTES 01 Comprobantes de Egreso ..Comprobante de egreso
..Certificado disponibilidad presupuestal
..Certificado registro presupuestal
.. Orden de compra
.. Comprobante de entrada o Cuenta por
Pagar.. Factura o cuenta de cobro
..Certificaciones o Constancias
..Pago de Seguridad Social
..Cotización
19 CONCILIACIONES 01 Conciliaciones Bancarias ..Extractos
..Actas
..Notas
02 Conciliaciones Módulos ..Tesorería
.. Contabilidad
.. Presupuesto
.. Facturación
.. Cartera
.. Inventarios
.. Activos Fijos
20 CONSIGNACIONES 01 Consignaciones Bancarias .. Consignaciones
..Formato bancario
..Traslados
24 CUENTAS POR COBRAR 01 Cuentas por Cobrar ARP ..RIPS
.. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
Página 42
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
02Cuentas por Cobrar Entes
Territoriales .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
03 Cuentas por Cobrar FIDUFOSYGA .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
04 Cuentas por Cobrar IPS Privadas .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
Página 43
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
05 Cuentas por Cobrar IPS Publicas .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
06Cuentas por Cobrar Medicina
Prepaga .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
07Cuentas por Cobrar Otras
Entidades .. Factura
Página 44
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
08 Cuentas por Cobrar Pólizas .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
09Cuentas por Cobrar Régimen
Contributivo .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
Página 45
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
10Cuentas por Cobrar Régimen
Subsidiado .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
11Cuentas por Cobrar Regímenes
Especiales .. Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
12 Cuentas por Cobrar SOAT ..RIPS
.. Factura
.. Formularios
Página 46
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
25 DECLARACIONES 01Declaraciones Contribución para la
Seguridad ..Formatos
..Soportes
02 Declaraciónes de Estampillas ..Formatos
..Soportes
03Declaraciones de Ingresos y
Patrimonio ..Formatos
..Soportes
04Declaraciones de Retención en la
Fuente ..Formatos
..Soportes
05 Declaraciones Tasa Pro-Deporte ..Formatos
..Soportes
29 ESTADOS FINANCIEROS 01 Estados Financieros ..Estados financieros
.. Notas
35 INFORMES 01 Información Exógena
07 Informes Contables
09 Informes Costos
12 Informes de Cartera
Página 47
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
16Informes Ejecución Presupuestal
de Ingresos y Gastos
20 Informes Facturación
31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36 Informes Presupuesto
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL04 Instrumentos de Costos
.. Mano de obra
.. Gastos generales
.. Suministros
.. Bases de distribución
08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
38 LIBROS 01 Libros Auxiliares de Contabilidad
07 Libros Diarios
08Libros Ejecución Presupuestal
Gastos
09Libros Ejecución Presupuestal
Ingresos
10 Libros Mayor y Balance
41 MANUALES 10 Manuales de Políticas Contables
17 Manuales Tarifarios
53 RECIBOS 01 Recibos de Caja
1420 SECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS03 ACTAS 02 Actas Brigadas de Emergencias .. Invitación
Página 48
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Agenda del día
.. Informes
.. Acta
03 Actas Comisión de Personal .. Invitación
.. Agenda del día
.. Informes
.. Acta
07 Actas Comité de Bienestar Social .. Invitación
.. Agenda del día
.. Informes
.. Acta
10 Actas Comité de Convivencia .. Convocatoria
..Elecciones
..Notificación
.. Actas
15 Actas Comité de Incentivos .. Invitación
.. Agenda del día
.. Informes
.. Acta
21Actas Comité Hospitalario de
Emergencias.. Invitación
.. Agenda del día
.. Informes
.. Acta
22Actas Comité Paritario de Salud y
Seguridad en el Trabajo.. Invitación
.. Agenda del día
.. Informes
.. Acta
Página 49
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
29 Actas PAMEC .. Invitación
.. Agenda del día
.. Informes
.. Acta
12 CARRERA ADMINISTRATIVA 01 Carrera Administrativa .. Documentos Convocatoria 001 de 2005
..Documentos Acto legislativo 004 de
2011
..Solicitud autorización nombramiento
provisional
..Solicitud autorización encargo
..Autorización solicitud nombramiento
..Autorización Solicitud encargo
13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 01 Certificados .. Certificados
03 Constancias .. Constancias laborales
16 COMISION DE PERSONAL 01 Comisión de Personal.. Convocatoria conformación Comisión de
Personal
.. Inscripción para conformar comisión de
personal
.. Acta apertura de elecciones
.. Acta de cierre y escrutinio
.. Acto administrativo conformación
comisión de personal
.. Notificación integrantes Comisión de
Personal
02 Comité de Convivencia Laboral
30 GUIAS 11Guias para Movilización y Traslado
de Pacientes .. Listado de chequeo..Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías y Protocolos
32 HISTORIAS 02 Historias Laborales .. Nombramiento
.. Lista de elegibles Comisión Nacional
Servicio Civil
Página 50
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Acto administrativo de nombramiento
.. Acto Administrativo incorporación
planta de cargos
.. Oficio de notificación del nombramiento
.. Aceptación del cargo
.. Documento de identificación
.. Libreta militar
.. Documentos de estudios
.. Certificados de experiencia
.. Formato único hoja de vida
.. Hoja de vida
.. Declaración de bienes y rentas
.. Certificado antecedentes judiciales
.. Certificado de antecedentes
disciplinarios
.. Certificado antecedentes fiscales
.. Certificado médico de ingreso
.. Afiliaciones a ARP
.. Afiliación EPS
.. Afiliación fondo cesantías
.. Afiliación pensión
.. Afiliación caja de compensación familiar
.. Acta de posesión
.. Evaluación período de prueba
.. Solicitud inscripción Carrera
Administrativa
.. Actos administrativos de
reconocimientos y distinciones
.. Resoluciones vacaciones
.. Inscripción y ascenso en el escalafón
de carrera administrativa
Página 51
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
.. Resoluciones de cesantías parciales
.. Encargos
.. Comisiones
.. Licencias
.. Permisos
.. Evaluaciones de desempeño
.. Sanciones
.. Certificados bono pensional
.. Renuncias
.. Acto Administrativo destitución del
cargo
.. Acto administrativo declaración
vacancia del cargo
.. Acto administrativo abandono del cargo
.. Acto administrativo comisión
.. Acto Administrativo aceptación renuncia
.. Notificación aceptación renuncia
.. Paz y salvo entidades bancarias
.. Paz y salvo Inventario documental
.. Paz y salvo inventario de bienes
.. Examen médico de egreso
.. Resoluciones prestaciones sociales
definitivas
.. Acto Administrativo cesantías
definitivas
35 INFORMES 31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
Página 52
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL02
Control de dosimetrias
08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
41 MANUALES 07 Manuales de Bioseguridad
08 Manuales de Desempeño
09Manuales de Funciones y
Competencias
11Manuales de Procesos y
Procedimientos
12 Manuales de Selección .. Manual de Selección
.. Convocatorias
.. Informes Proceso de Selección
14 Manuales Inducción y Reinducción.. Manual de Inducción y Reinducción
.. Guías de Inducción o Reinducción
.. Planillas de Asistencia
.. Evaluaciones
.. Informes de Actividades
44 PLANES 04Planes de Bienestar Social e
Incentivos.. Encuestas
.. Resultados
.. Informes
.. Encuesta de Satisfacción
08 Planes de Emergencias .. Cronogramas
.. Avances
.. Evaluaciones
.. Informes
Página 53
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
15Planes Institucionales de
Capacitación.. Ficha Proyecto de Aprendizaje
.. Cronograma anual de capacitaciones
.. Notificación capacitaciones
.. Necesidades de capacitación
.. Ofertas educativas
.. Planilla de Asistencia
.. Evidencias Desarrollo del Proyecto
.. Informes de Seguimiento
.. Informe Final
16 Planes Operativos Anuales .. Resultados
.. Cronogramas
.. Avances
.. Evaluaciones
46 POLÍTICAS 01Políticas de Salud y Seguridad en el
Trabajo .. Resultados
03 Políticas del Talento Humano .. Resultados Medición
.. Plan de intervención
.. Encuestas
.. Resultados
.. Informes
04Politicas Espacios Libres de Humo
.. Sensibilización
50 PROGRAMAS 02Programas de Elementos de
Protección Personal.. Entega de elementos de protección
personal
.. Formatos de inspeccion de elementos
de proteción personal
05 Programas de Riesgo Quimico .. Listas de chequeo
..Hojas de seguridad
Página 54
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
06Programas de Seguridad Orden y
Limpieza.. Formatos de socialización
..Listas de chequeo
.. Planes de mejoramiento
.. Informes
56SISTEMA GENERAL DE
PARTICIPACIONES01
Fondos .. Cesantias
.. Salud
.. Pension
.. ARL
.. Planillas de liquidación ley 50
.. Planillas de liquidación régimen
retroactivo
.. Informes retiros
.. Instructivos
.. Informes
.. Actas
.. Conciliaciones
.. Certificaciones
60SISTEMAS DE GESTION DE LA
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO01 Accidentes de Trabajo .. Formato único
.. Reporte accidentes de trabajo
..Investigaciónn de accidentes de trabajo
02 Semana Salud Ocupacional ..Registros fotograficos
.. Afiches
.. Listas de chequeo
03 Simulacros de Evacuación..Programación y parámetros de los
simulacros
.. Informes
Página 55
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
04Sistema de Vigilancia de los
Riesgos Priorizados
1430 SECCIÓN
RECURSOS FÍSICOS17 COMPROBANTES 02
Comprobantes de Entrada .. Cotización
.. CDP
.. Cuadros comparativos
.. Registro presupuestal
.. Orden de compra
.. Factura
.. Comprobante de entrada
03 Comprobantes de Salida ..Solicitud de insumos
..Orden de despacho
35 INFORMES 31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 01 Inventarios de Activos Fijos ..Acta de entrega de bienes
.. Inventario de activos
.. Inventarios por responsables
..Actas de Traslados
.. Solicitudes de Baja
.. Actas de baja
.. Entrega de los elementos
..Actas de entrega
03 Inventarios de Documentos
04 Inventarios Elementos Almacén .. Kardex
..Conteo físico
Página 56
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
..Ajustes
06 Inventarios Particulares .. Ingreso elementos de control
..Ingresos Activos
07 Inventario Productos farmacéuticos .. Kardex
..Conteo físico
..Ajustes
09 Venta Inservibles .. Acta de baja
.. Propuestas
44 PLANES 01 Plan Anual de Adquisiciones
05 Planes de Compras - Cuadros Comparativos
- Solicitud de Productos
.. Autorizaciones de Compras
- Productos Pendientes
14 Planes de Necesidades
1440 SECCIÓN DE
MANTENIMIENTO03 ACTAS 04
Actas Comité Administrativo
Gestión Ambiental .. Acta
.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
17 Actas Comité de Mantenimiento .. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
33 HOJAS DE VIDA 02Hojas de Vida Equipo Biomédico e
Industrial
06 Hojas de Vida Vehículos
Página 57
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
35 INFORMES 04Informes Actividades
Mantenimiento y Activos Fijos
14 Informes de Gestion Ambiental
30 Informes Mantenimiento
31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
40 MANTENIMIENTO 01 Mantenimiento Muebles y Enseres.. Hoja de vida del equipo
.. Ficha técnica de especificaciones
.. Controles mantenimiento
02 Mantenimiento Planta Física .. Hoja de vida del equipo
.. Ficha técnica de especificaciones
.. Controles mantenimiento
03 Mantenimiento Redes Eléctricas .. Hoja de vida del equipo
.. Ficha técnica de especificaciones
.. Controles mantenimiento
04 Mantenimiento Redes Hidráulicas.. Hoja de vida del equipo
.. Ficha técnica de especificaciones
.. Controles mantenimiento
44 PLANES 10Planes de Gestion de Residuos
Sólidos
12 Planes de Mantenimiento
Página 58
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
59SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL
28Actas Disposicion Final de
Residuos
1450 SECCIÓN DE
ESTADÍSTICA E
INFORMACIÓN
05
ARCHIVOS PLANOS RIPS
01
Archivos Planos RIPS
23 COPIAS DE SEGURIDAD 01 Copias de Seguridad
27DESARROLLO DE SOLUCIONES
INFORMATICAS01 Desarrollo de Software
02 Helpdesk
33 HOJAS DE VIDA 01Hojas de Vida Cámaras de
Seguridad
03 Hojas de Vida Equipos
04 Hojas de Vida Redes
05Hojas de Vida Sistema de
Información
35 INFORMES 11 Informes de Actividades
18 Informes Estadísticos
31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control
33 Informes PAMEC
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL01 Censos
05 Listados Diarios de Consulta
07Relaciones Certificados de
Defunción y Nacimiento - Instructivo
08 Tablas de Retención Documental
Página 59
SECCION/SUBSECCION CODIGO NOMBRE SERIECODIGO
SUBSERIENOMBRE SUBSERIE
NOMBRE TIPOS
DOCUMENTALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
37 INVENTARIOS 02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
39 LICENCIAS 01 Licencias Antivirus
02 Licencias Office
03Licencias Sistema de Información
Dinámica
04 Licencias Sistema Operativo
41 MANUALES 05 Manuales Conectividad Red
11Manuales de Procesos y
Procedimientos
16Manuales Seguridad de la
Información
44PLANES
09Planes de Gestion de la Tecnologia
y la Comunicación
61 SISTEMAS DE INFORMACION 01 Dinámica Gerencial
63 USUARIOS 01 Usuarios Entidades
02 Usuarios Sistema de Información
Página 60
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
01.01 Acciónes de Grupo
01.02 Acciónes Populares
01.03 Acciones de Tutelas
01.04 Derechos de Petición
02 ACREDITACION
02.01 Listas de chequeo
03 ACTAS
03.01 Actas Asociación de Usuarios
03.02 Actas Brigadas de Emergencias
03.03 Actas Comisión de Personal
03.04 Actas Comité Administrativo Gestión Ambiental
03.05 Actas Comité Conciliaciones
03.06 Actas Comité de Archivo
03.07 Actas Comité de Bienestar Social
03.08 Actas Comité de Compras
03.09 Actas Comité de Control Interno y Calidad
03.10 Actas Comité de convivencia
03.11 Actas Comité de farmacovigilancia
03.12 Actas Comité de Gerencia
03.13 Actas Comité de Gestión de la Calidad
03.14 Actas comité de Historias Clinicas
03.15 Actas Comité de Incentivos
03.16 Actas Comité de Infecciones Intrahospitalarias
03.17 Actas Comité de Mantenimiento
03.18 Actas Comité de Seguridad del Paciente
03.19 Actas comité Docencia-Servicios
03.20 Actas Comité Equipo Operativo MECI
03.21 Actas Comité Hospitalario de Emergencias
03.22 Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
Página 61
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
03.23 Actas Comité Referencia y contrarreferencia
03.24 Actas Comité Sostenibilidad Financiera
03.25 Actas Comité Vigilancia Epidemiológica (Cove)
03.26 Actas Disposición Final Componentes Biológicos
03.27 Actas Junta Directiva
03.28 Actas PAMEC
04 ACTOS ADMINISTRATIVOS
04.01 Acuerdos Junta Directiva
04.02 Resoluciones
05 ARCHIVOS PLANOS RIPS
05.01 Archivos Planos RIPS
06 ARQUEOS
06.01 Arqueos Caja Principal
06.02 Arqueos Cajas Auxiliares
07 AUDITORIAS
07.01 Informes Auditorias
08 BIENES INMUEBLES
08.01 Bienes Inmuebles
09 BOLETINES
09.01 Boletines de Prensa
09.02 Boletines de Tesorería
09.03 Boletines Institucionales
10 CAJA MENOR
10.01 Caja Menor
11 CAMPAÑAS
11.01 Ayudas Audiovisuales
11.02 Campañas Impresas
11.03 Campañas Radiales
12 CARRERA ADMINISTRATIVA
Página 62
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
12.01 Carrera Administrativa
13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
13.01 Certificados
13.02 Certificados de Retención
13.03 Constancias
14 CIRCULARES
14.01 Circulares Reglamentarias
15 COBROS
15.01 Cobros Jurídicos
16 COMISION DE PERSONAL
16.01 Comisión de Personal
16.02 Comité de Convivencia Laboral
17 COMPROBANTES
17.01 Comprobantes de Egreso
17,02 Comprobantes de Entrada
17.03 Comprobantes de Salida
18 CONCEPTOS
18.01 Conceptos jurídicos
19 CONCILIACIONES
19.01 Conciliaciones Bancarias
19.02 Conciliaciones Módulos
20 CONSIGNACIONES
20.01 Consignaciones Bancarias
21 CONTRATOS
21.01 Contratos con Compañías Aseguradoras
21.02 Contratos con Entes Territoriales
21.03 Contratos con EPS
21.04 Contratos Consultoría
21.05 Contratos de Apoyo Tecnológico
Página 63
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
21.06 Contratos de Arrendamiento
21.07 Contratos de Comodato
21.08 Contratos de Compraventa
21.09 Contratos de Empréstito
21.10 Contratos de intermediación de seguros
21.11 Contratos de Interventoria o Supervisión
21.12 Contratos de Obra
21.13 Contratos de Prestación de Servicios
21.14 Contratos de Suministros
21.15 Contratos Régimen Contributivo
21.16 Contratos Régimen Subsidiado
21.17 Contratos Regímenes Especiales
22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
22.01 Procesos Administrativos
22.02 Procesos Asistenciales
23 COPIAS DE SEGURIDAD
23.01 Copias de Seguridad
24 CUENTAS POR COBRAR
24.01 Cuentas por Cobrar ARP
24.02 Cuentas por Cobrar Entes Territoriales
24.03 Cuentas por Cobrar FIDUFOSYGA
24.04 Cuentas por Cobrar IPS Privadas
24.05 Cuentas por Cobrar IPS Publicas
24.06 Cuentas por Cobrar Medicina Prepaga
24.07 Cuentas por Cobrar otras Entidades
24.08 Cuentas por Cobrar Pólizas
24.09 Cuentas por Cobrar Régimen Contributivo
24.10 Cuentas por Cobrar Régimen Subsidiado
24.11 Cuentas por Cobrar Regímenes Especiales
Página 64
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
24.12 Cuentas por Cobrar SOAT
25 DECLARACIONES
25.01 Declaraciones Contribución para la Seguridad
25.02 Declaraciónes de Estampillas
25.03 Declaraciones de Ingresos y Patrimonio
25.04 Declaraciones de Retención en la Fuente
25.05 Declaraciones Tasa Pro-Deporte
26 DEMANDAS
26.01 Demandas Acciones de Repetición
26.02 Demandas Contractuales
26.03 Demandas de Reparación Directa
26.04 Demandas Laborales
26.05 Demandas Procesos Ejecutivos Singular
26.06 Demandas Procesos Ordinarios
26.07 Procesos Nulidad y Restablecimiento del Derecho
27 DESARROLLO DE SOLUCIONES INFORMATICAS
27.01 Desarrollo de Software
27.02 helpdesk
28 ESTADISTICAS
28.01 Cuadros Estadísticos
28.02 Estadísticas Producción Actividades
28.03 Estadísticas Transfusiones
29 ESTADOS FINANCIEROS
29.01 Estados Financieros
30 GUIAS
30.01 Guias de Atención de Ayudas Diiagnósticas
30.02 Guias de Atención de Cirugía y Sala de Partos
30.03 Guias de Atención de Hospitalización
30.04 Guias de Atención de Servicios Ambulatorios
Página 65
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
30.05 Guias de Atención de Urgencias
30.06 Guías de Atención Médica
30.07 Guías de Enfermería
30.08 Guias de Imagenología
30.09 Guias de Laboratorio Clínico
30.10 Guías de Odontología
30.11 Guias para Movilización y Traslado de Pacientes
30.12 Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Guías
31 HABILITACION
31.01 Listas de Chequeo
32 HISTORIAS
32.01 Historias Clínicas
32.02 Historias Laborales
33 HOJAS DE VIDA
33.01 Hojas de Vida Cámaras de Seguridad
33.02 Hojas de Vida Equipo Biomédico e Industrial
33.03 Hojas de Vida Equipos
33.04 Hojas de Vida Redes
33.05 Hojas de Vida Sistema de Información
33.06 Hojas de Vida Vehículos
34 INDICADORES
34.01 Indicadores de Gestión
35 INFORMES
35.01 Información Exógena
35.02 Informes a Entidades Públicas
35.03 Informes a Gerencia
35.04 Informes Actividades Mantenimiento y Activos Fijos
35.05 Informes Administrativos
35.06 Informes Austeridad del Gasto Público
Página 66
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
35.07 Informes Contables
35.08 Informes Control Interno Contable
35.09 Informes Costos
35.10 Informes Cuatrimestrales Control Interno
35.11 Informes de Actividades
35.12 Informes de Cartera
35.13 Informes de Gestión
35.14 Informes de Gestion Ambiental
35.15 Informes Derechos de Autor
35.16 Informes Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos
35.17 Informes Encuesta del Modelo Estándar de Control Interno
35.18 Informes Estadísticos
35.19 Informes Evaluación Institucional
35.20 Informes Facturación
35.21 Informes Grupos de trabajo Apoyo Diagnóstico y Terapéutico
35.22 Informes Grupos de trabajo Cirugía y Sala de Partos
35.23 Informes Grupos de trabajo Enfermería
35.24 Informes Grupos de trabajo Farmacia
35.25 Informes Grupos de trabajo Hospitalización
35.26 Informes Grupos de trabajo Odontología
35.27 Informes Grupos de trabajo Servicios Ambulatorios y Extramurales
35.28 Informes Grupos de trabajo Urgencias
35.29 Informes Junta Directiva
35.30 Informes Mantenimiento
35.31 Informes Mapa de Riesgos
35.32 Informes Organismos de Control
35.33 Informes PAMEC
35.34 Informes Plan de Mejoramiento
35.35 Informes Plan Operativo Anual
Página 67
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
35.36 Informes Presupuesto
36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL
36.01 Censos
36.02 Control de dosimetrias
36.03 Control de Salida y Entrada de las Series y Subseries
36.04 Instrumentos de Costos
36.05 Listados Diarios de Consulta
36.06 Registro Diario de Vacunación
36.07 Relaciones Certificados de Defunción y Nacimiento
36.08 Tablas de Retención Documental
37 INVENTARIOS
37.01 Inventarios de Activos Fijos
37.02 Inventarios de Bienes
37.03 Inventarios de Documentos
37.04 Inventarios Elementos Almacén
37.05 Inventarios Material Médico Quirúrgico
37.06 Inventarios Particulares
37.07 Inventarios Productos Farmacéuticos
37.08 Kárdex de Reactivos para Laboratorio
37.09 Venta Inservibles
38 LIBROS
38.01 Libros Auxiliares de Contabilidad
38.02 Libros Control de Radiografías
38.03 Libros de Egresos Hospitalarios
38.04 Libros de Entregas de Turno
38.05 Libros de Microbiologia Clinica
38.06 Libros de Remisiones
38.07 Libros Diarios
38.08 Libros Ejecución Presupuestal Gastos
Página 68
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
38.09 Libros Ejecución Presupuestal Ingresos
38.10 Libros Mayor y Balance
38.11 Libros Patologías de Especímenes Quirúrgicos
38.12 Libros Procedimientos Quirúrgicos por Especialidad
38.13 Libros Recepcion de Muestras
38.14 Libros Registro de Autoclaves
38.15 Libros Registro de Control de Esterilización Paquetes
38.16 Libros Registro de ingresos
38.17 Libros Registro de Procedimientos
38.18 Libros Registro Usuarios Sala de Recuperación
38.19 Libros Relación Central de Esterilización
38.20 Libros Relación Consecutivos Certificados Nacidos Vivos
38.21 Libros Relacion Consecutivos TSH
38.22 Libros Reportes de Cirugía Recuperación
39 LICENCIAS
39.01 Licencias Antivirus
39.02 Licencias Office
39.03 Licencias Sistema de Información Dinámica
39.04 Licencias Sistema Operativo
40 MANTENIMIENTO
40.01 Mantenimiento Muebles y Enseres
40.02 Mantenimiento Planta Física
40.03 Mantenimiento Redes Eléctricas
40.04 Mantenimiento Redes Hidráulicas
41 MANUALES
41.01 Manual de Interventoria y Supervisión
41.02 Manuales Archivo y Correspondencia
41.03 Manuales Coloraciones Básica
41.04 Manuales Comunicaciones Oficiales
Página 69
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
41.05 Manuales Conectividad Red
41.06 Manuales Contratación
41.07 Manuales de Bioseguridad
41.08 Manuales de Desempeño
41.09 Manuales de Funciones y Competencias
41.10 Manuales de Políticas Contables
41.11 Manuales de Procesos y Procedimientos
41.12 Manuales de Selección
41.13 Manuales Gestion de Cobro
41.14 Manuales Inducción y Reinducción
41.15 Manuales Proceso Inmunohematología y Servicio Transfusional
41.16 Manuales Seguridad de la Información
41.17 Manuales Tarifarios
42 MECI
42.01 Evaluaciones del MECI
42.02 Planes de Autocontrol
43 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA
43.01 Derechos y Deberes
43.02 Encuestas de Satisfacción de los Usuarios
43.03 Peticiones, Quejas Reclamos Y Sugerencias
44 PLANES
44.01 Plan Anual de Adquisiciones
44.02 Planes Anticorrupción
44.03 Planes de Bienestar Social e Incentivos
44.04 Planes de Compras
44.05 Planes de Comunicación Organizacional
44.06 Planes de Desarrollo Institucional
44.07 Planes de Emergencias
44.08 Planes de Gestion de la Tecnologia y la Comunicación
Página 70
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
44.09 Planes de Gestion de Residuos Sólidos
44.10 Planes de Gestión Gerencial
44.11 Planes de Mantenimiento
44.12 Planes de Mejoramiento
44.13 Planes de Necesidades
44.14 Planes Institucionales de Capacitación
44.15 Planes Operativos Anuales
45 PLANOS
45.01 Planos
46 POLÍTICAS
46.01 Políticas de Salud y Seguridad en el Trabajo
46.02 Políticas de Seguridad del Paciente
46.03 Políticas del Talento Humano
46.04 Politicas Espacios Libres de Humo
47 POLIZAS DE SEGUROS
47.01 Pólizas de Seguros
48 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS
48.01 Portafolio General
49 PROGRAMACION DE TURNOS
49.01 Agendas
49.02 Cuadros de Turnos
50 PROGRAMAS
50.01 Programas Anuales de Auditoria
50.02 Programas de Elementos de Protección Personal
50.03 Programas de Gestión Documental
50.04 Programas de Promoción y Prevención
50.05 Programas de Riesgo Quimico
50.06 Programas de Seguridad Orden y Limpieza
51 PROTOCOLOS
Página 71
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
51.01 Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Protocolos
51.02 Protocolos Control Infecciones Intrahospitalarias
51.03 Protocolos de Enfermeria
51.04 Protocolos de Imagenología
51.05 Protocolos de Laboratorio Clínico
51.06 Protocolos de Manejo Médico
51.07 Protocolos de Odontología
52 PROYECTOS
52.01 Proyectos de inversión
53 RECIBOS
53.01 Recibos de Caja
54 REGLAMENTOS
54.01 Reglamento General de Archivos
54.02 Reglamento Historias Clínicas
54.03 Reglamento Interno de Trabajo
55 RENDICION DE CUENTAS
55.01 Cuenta Anual
56 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
56.01 Fondos
57 SISTEMA OBLIGATORIO GARANTIA CALIDAD EN SALUD
57.01 Acreditación
57.02 Habilitación
57.03 Programas Auditoria Mejoramiento Continuo PAMEC
57.04 Sistema de Información para la Calidad
58 SISTEMA REFERENCIA Y CONTRAREFERRENCIA
58.01 Autorizaciones Programa de Referencia y Contrarreferencia
58.02 Listados Red de Servicios
58.03 Requisitos Sistema de Referencia
59 SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL
Página 72
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES Y SUB-SERIES
03.27 Actas Disposicion Final de Residuos
60 SISTEMAS DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
60.01 Accidentes de Trabajo
60.02 Semana Salud Ocupacional
60.03 Simulacros de Evacuación
60.04 Sistema de Vigilancia de los Riesgos Priorizados
61 SISTEMAS DE INFORMACION
61.01 Dinámica Gerencial
62 SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
62.01 Fichas Epidemiológicas
62.02 Informes Sistema Vigilancia Epidemiológica
62.03 Informes Sivigila por UPGD
62.04 Unidades de Análisis
63 USUARIOS
63.01 Usuarios Entidades
63.02 Usuarios Sistema de Información
Página 73
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
02 ACREDITACION
03 ACTAS
04 ACTOS ADMINISTRATIVOS
05 ARCHIVOS PLANOS RIPS
06 ARQUEOS
07 AUDITORIAS
08 BIENES INMUEBLES
09 BOLETINES
10 CAJA MENOR
11 CAMPAÑAS
12 CARRERA ADMINISTRATIVA
13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
14 CIRCULARES
15 COBROS
16 COMISION DE PERSONAL
17 COMPROBANTES
18 CONCEPTOS
19 CONCILIACIONES
20 CONSIGNACIONES
21 CONTRATOS
22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
23 COPIAS DE SEGURIDAD
24 CUENTAS POR COBRAR
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES
Página 74
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES
25 DECLARACIONES
26 DEMANDAS
27 DESARROLLO DE SOLUCIONES INFORMATICAS
28 ESTADISTICAS
29 ESTADOS FINANCIEROS
30 GUIAS
31 HABILITACION
32 HISTORIAS
33 HOJAS DE VIDA
34 INDICADORES
35 INFORMES
36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL
37 INVENTARIOS
38 LIBROS
39 LICENCIAS
40 MANTENIMIENTO
41 MANUALES
42 MECI
43 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA
44 PLANES
45 PLANOS
46 POLÍTICAS
47 POLIZAS DE SEGUROS
Página 75
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SERIES
48 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS
49 PROGRAMACION DE TURNOS
50 PROGRAMAS
51 PROTOCOLOS
52 PROYECTOS
53 RECIBOS
54 REGLAMENTOS
55 RENDICION DE CUENTAS
56 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
57 SISTEMA OBLIGATORIO GARANTIA CALIDAD EN SALUD
58 SISTEMA REFERENCIA Y CONTRAREFERRENCIA
59 SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL
60 SISTEMAS DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
61 SISTEMAS DE INFORMACION
62 SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICO
63 USUARIOS
Página 76
01 Accidentes de Trabajo
01 Acciónes de Grupo
02 Acciónes Populares
03 Acciones de Tutelas
01 Acreditación
01 Actas Asociación de Usuarios
02 Actas Brigadas de Emergencias
03 Actas Comisión de Personal
04 Actas Comité Administrativo Gestión Ambiental
05 Actas Comité Conciliaciones
06 Actas Comité de Archivo
07 Actas Comité de Bienestar Social
08 Actas Comité de Compras
09 Actas Comité de Control Interno y Calidad
10 Actas Comité de convivencia
11 Actas Comité de farmacovigilancia
12 Actas Comité de Gerencia
13 Actas Comité de Gestión de la Calidad
14 Actas comité de Historias Clinicas
15 Actas Comité de Incentivos
16 Actas Comité de Infecciones Intrahospitalarias
17 Actas Comité de Mantenimiento
18 Actas Comité de Seguridad del Paciente
19 Actas comité Docencia-Servicios
20 Actas Comité Equipo Operativo MECI
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SUBSERIES
Página 77
21 Actas Comité Hospitalario de Emergencias
22 Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo
23 Actas Comité Referencia y contrarreferencia
24 Actas Comité Sostenibilidad Financiera
25 Actas Comité Vigilancia Epidemiológica (Cove)
26 Actas Disposición Final Componentes Biológicos
27 Actas Junta Directiva
28 Actas Disposicion Final de Residuos
29 Actas PAMEC
01 Acuerdos Junta Directiva
01 Agendas
01 Archivos Planos RIPS
01 Arqueos Caja Principal
02 Arqueos Cajas Auxiliares
01 Autorizaciones Programa de Referencia y Contrarreferencia
01 Ayudas Audiovisuales
01 Bienes Inmuebles
01 Boletines de Prensa
02 Boletines de Tesorería
03 Boletines Institucionales
01 Caja Menor
02 Campañas Impresas
03 Campañas Radiales
01 Carrera Administrativa
01 Censos
01 Certificados
02 Certificados de Retención
01 Circulares Reglamentarias
01 Cobros Jurídicos
02 Comité de Convivencia Laboral
01 Comisión de Personal
01 Comprobantes de Egreso
Página 78
02 Comprobantes de Entrada
03 Comprobantes de Salida
01 Conceptos jurídicos
01 Conciliaciones Bancarias
02 Conciliaciones Módulos
01 Consignaciones Bancarias
03 Constancias
01 Contratos con Compañías Aseguradoras
02 Contratos con Entes Territoriales
03 Contratos con EPS
04 Contratos Consultoría
05 Contratos de Apoyo Tecnológico
06 Contratos de Arrendamiento
07 Contratos de Comodato
08 Contratos de Compraventa
09 Contratos de Empréstito
10 Contratos de intermediación de seguros
11 Contratos de Interventoria o Supervisión
12 Contratos de Obra
13 Contratos de Prestación de Servicios
14 Contratos de Suministros
15 Contratos Régimen Contributivo
16 Contratos Régimen Subsidiado
17 Contratos Regímenes Especiales
02 Control de dosimetrias
03 Control de Salida y Entrada de las Series y Subseries
01 Copias de Seguridad
02 Cuadros de Turnos
01 Cuadros Estadísticos
01 Cuenta Anual
01 Cuentas por Cobrar ARP
02 Cuentas por Cobrar Entes Territoriales
Página 79
03 Cuentas por Cobrar FIDUFOSYGA
04 Cuentas por Cobrar IPS Privadas
05 Cuentas por Cobrar IPS Publicas
06 Cuentas por Cobrar Medicina Prepaga
07 Cuentas por Cobrar otras Entidades
08 Cuentas por Cobrar Pólizas
09 Cuentas por Cobrar Régimen Contributivo
10 Cuentas por Cobrar Régimen Subsidiado
11 Cuentas por Cobrar Regímenes Especiales
12 Cuentas por Cobrar SOAT
01 Declaraciones Contribución para la Seguridad
02 Declaraciónes de Estampillas
03 Declaraciones de Ingresos y Patrimonio
04 Declaraciones de Retención en la Fuente
05 Declaraciones Tasa Pro-Deporte
01 Demandas Acciones de Repetición
02 Demandas Contractuales
03 Demandas de Reparación Directa
04 Demandas Laborales
05 Demandas Procesos Ejecutivos Singular
06 Demandas Procesos Ordinarios
04 Derechos de Petición
01 Derechos y Deberes
01 Desarrollo de Software
01 Dinámica Gerencial
02 Encuestas de Satisfacción de los Usuarios
03 Estadísticas Producción Actividades
02 Estadísticas Transfusiones
01 Estados Financieros
01 Evaluaciones del MECI
01 Fichas Epidemiológicas
01 Fondos
Página 80
01 Guias de Atención de Ayudas Diiagnósticas
02 Guias de Atención de Cirugía y Sala de Partos
03 Guias de Atención de Hospitalización
04 Guias de Atención de Servicios Ambulatorios
05 Guias de Atención de Urgencias
06 Guías de Atención Médica
07 Guías de Enfermería
08 Guias de Imagenología
09 Guias de Laboratorio Clínico
10 Guías de Odontología
11 Guias para Movilización y Traslado de Pacientes
12 Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Guías
02 Habilitación
02 helpdesk
01 Historias Clínicas
02 Historias Laborales
01 Hojas de Vida Cámaras de Seguridad
02 Hojas de Vida Equipo Biomédico e Industrial
03 Hojas de Vida Equipos
04 Hojas de Vida Redes
05 Hojas de Vida Sistema de Información
06 Hojas de Vida Vehículos
01 Indicadores de Gestión
01 Información Exógena
02 Informes a Entidades Públicas
03 Informes a Gerencia
04 Informes Actividades Mantenimiento y Activos Fijos
05 Informes Administrativos
01 Informes Auditoria
06 Informes Austeridad del Gasto Público
07 Informes Contables
08 Informes Control Interno Contable
Página 81
09 Informes Costos
10 Informes Cuatrimestrales Control Interno
11 Informes de Actividades
12 Informes de Cartera
13 Informes de Gestión
14 Informes de Gestion Ambiental
15 Informes Derechos de Autor
16 Informes Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos
17 Informes Encuesta del Modelo Estándar de Control Interno
18 Informes Estadísticos
19 Informes Evaluación Institucional
20 Informes Facturación
21 Informes Grupos de trabajo Apoyo Diagnóstico y Terapéutico
22 Informes Grupos de trabajo Cirugía y Sala de Partos
23 Informes Grupos de trabajo Enfermería
24 Informes Grupos de trabajo Farmacia
25 Informes Grupos de trabajo Hospitalización
26 Informes Grupos de trabajo Odontología
27 Informes Grupos de trabajo Servicios Ambulatorios y Extramurales
28 Informes Grupos de trabajo Urgencias
29 Informes Junta Directiva
30 Informes Mantenimiento
31 Informes Mapa de Riesgos
32 Informes Organismos de Control
33 Informes PAMEC
34 Informes Plan de Mejoramiento
35 Informes Plan Operativo Anual
36 Informes Presupuesto
02 Informes Sistema Vigilancia Epidemiológica
03 Informes Sivigila por UPGD
04 Instrumentos de Costos
01 Inventarios de Activos Fijos
Página 82
02 Inventarios de Bienes
03 Inventarios de Documentos
04 Inventarios Elementos Almacén
05 Inventarios Material Médico Quirúrgico
06 Inventarios Particulares
07 Inventarios Productos Farmacéuticos
08 Kárdex de Reactivos para Laboratorio
01 Libros Auxiliares de Contabilidad
02 Libros Control de Radiografías
03 Libros de Egresos Hospitalarios
04 Libros de Entregas de Turno
05 Libros de Microbiologia Clinica
06 Libros de Remisiones
07 Libros Diarios
08 Libros Ejecución Presupuestal Gastos
09 Libros Ejecución Presupuestal Ingresos
10 Libros Mayor y Balance
11 Libros Patologías de Especímenes Quirúrgicos
12 Libros Procedimientos Quirúrgicos por Especialidad
13 Libros Recepcion de Muestras
14 Libros Registro de Autoclaves
15 Libros Registro de Control de Esterilización Paquetes
16 Libros Registro de ingresos
17 Libros Registro de Procedimientos
18 Libros Registro Usuarios Sala de Recuperación
19 Libros Relación Central de Esterilización
20 Libros Relación Consecutivos Certificados Nacidos Vivos
21 Libros Relacion Consecutivos TSH
22 Libros Reportes de Cirugía Recuperación
01 Licencias Antivirus
02 Licencias Office
03 Licencias Sistema de Información Dinámica
Página 83
04 Licencias Sistema Operativo
05 Listados Diarios de Consulta
02 Listados Red de Servicios
01 Listas de Chequeo
01 Mantenimiento Muebles y Enseres
02 Mantenimiento Planta Física
03 Mantenimiento Redes Eléctricas
04 Mantenimiento Redes Hidráulicas
01 Manual de Interventoria y Supervisión
02 Manuales Archivo y Correspondencia
03 Manuales Coloraciones Básica
04 Manuales Comunicaciones Oficiales
05 Manuales Conectividad Red
06 Manuales Contratación
07 Manuales de Bioseguridad
08 Manuales de Desempeño
09 Manuales de Funciones y Competencias
10 Manuales de Políticas Contables
11 Manuales de Procesos y Procedimientos
12 Manuales de Selección
13 Manuales Gestion de Cobro
14 Manuales Inducción y Reinducción
15 Manuales Proceso Inmunohematología y Servicio Transfusional
16 Manuales Seguridad de la Información
17 Manuales Tarifarios
03 Peticiones, Quejas Reclamos Y Sugerencias
01 Plan Anual de Adquisiciones
02 Planes Anticorrupción
03 Planes de Autocontrol
04 Planes de Bienestar Social e Incentivos
05 Planes de Compras
06 Planes de Comunicación Organizacional
Página 84
07 Planes de Desarrollo Institucional
08 Planes de Emergencias
09 Planes de Gestion de la Tecnologia y la Comunicación
10 Planes de Gestion de Residuos Sólidos
11 Planes de Gestión Gerencial
12 Planes de Mantenimiento
13 Planes de Mejoramiento
14 Planes de Necesidades
15 Planes Institucionales de Capacitación
16 Planes Operativos Anuales
01 Planos
01 Políticas de Salud y Seguridad en el Trabajo
02 Políticas de Seguridad del Paciente
03 Políticas del Talento Humano
04 Politicas Espacios Libres de Humo
01 Pólizas de Seguros
01 Portafolio General
01 Procesos Administrativos
02 Procesos Asistenciales
07 Procesos Nulidad y Restablecimiento del Derecho
03 Programas Auditoria Mejoramiento Continuo PAMEC
01 Programas Anuales de Auditoria
02 Programas de Elementos de Protección Personal
03 Programas de Gestión Documental
04 Programas de Promoción y Prevención
05 Programas de Riesgo Quimico
06 Programas de Seguridad Orden y Limpieza
01 Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Protocolos
02 Protocolos Control Infecciones Intrahospitalarias
03 Protocolos de Enfermeria
04 Protocolos de Imagenología
05 Protocolos de Laboratorio Clínico
Página 85
06 Protocolos de Manejo Médico
07 Protocolos de Odontología
01 Proyectos de inversión
01 Recibos de Caja
06 Registro Diario de Vacunación
01 Reglamento General de Archivos
02 Reglamento Historias Clínicas
03 Reglamento Interno de Trabajo
07 Relaciones Certificados de Defunción y Nacimiento
03 Requisitos Sistema de Referencia
02 Resoluciones
02 Semana Salud Ocupacional
03 Simulacros de Evacuación
04 Sistema de Información para la Calidad
04 Sistema de Vigilancia de los Riesgos Priorizados
08 Tablas de Retención Documental
04 Unidades de Análisis
01 Usuarios Entidades
02 Usuarios Sistema de Información
09 Venta Inservibles
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 8
ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S
GESTIÓN CENTRAL
1000-03 ACTAS
1000-03.12 Actas Comité de Gerencia 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque plasman las
decisiones del grupo gerencial y pueden adquirir valor a través del
tiempo. Pueden generar valor para la cultura
.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
1000-03.13 Actas Comité de Gestión de la Calidad 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque plasman las
decisiones del grupo gerencial y pueden adquirir valor a través del
tiempo. Pueden generar valor para la cultura
.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
1000-03.27 Actas Junta Directiva 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque plasman las
decisiones del grupo gerencial y pueden adquirir valor a través del
tiempo. Pueden generar valor para la cultura
.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 8
ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S
GESTIÓN CENTRAL
1000-04 ACTOS ADMINISTRATIVOS
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DISPOSICIÓN FINALRETENCIÓN EN AÑOS
PROCEDIMIENTO
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
1000-04.01 Acuerdos Junta Directiva 2 5 X
Expresan las decisiones y orientaciones de la ESE. Son documentos
originales que adquieren valores secundarios porque constituyen la
memoria de las decisiones tomadas; por estas razones, la serie se
transferirá completa para su conservación en el Archivo Histórico una
vez finalice su tiempo de retención en el Archivo Central.
.. Control de Numeración
1000-04.02 Resoluciones 2 8 X
Expresan las decisiones y orientaciones de la ESE. Son documentos
originales que adquieren valores secundarios porque constituyen la
memoria de las decisiones tomadas; por estas razones, la serie se
transferirá completa para su conservación en el Archivo Histórico una
vez finalice su tiempo de retención en el Archivo Central.Expresan
voluntad.
.. Control de Numeración
1000-08 BIENES INMUEBLES
1000-08.01 Bienes Inmuebles 2 10 x
Documentos que muestran prpiedad y derechas siempre tienen valor
legal historico, administrativo se conservan en su totalidad
.. Escrituras
.. Certificados de tradición
.. Cedulas catastrales
.. Avalúos
.. Áreas Físicas Hospital
1000-09 BOLETINES
1000-09.01 Boletines de Prensa 2 8 xLos Boletínes, periódicos y revistas son considerados patrimonio
histórico de la entidad. Son patrimonio cultural
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 8
ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S
GESTIÓN CENTRAL
1000-09.03 Boletines Institucionales 2 8 xLos Boletínes, periódicos y revistas son considerados patrimonio
histórico de la entidad. Son patrimonio cultural
1000-11 CAMPAÑAS
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
1000-11.01 Ayudas Audiovisuales 2 8 x
Los Boletines, Discos sonoros, CD, DVD,periódicos y revistas son
considerados patrimonio histórico de la entidad. Son patrimonio
cultural
1000-11.02 Campañas Impresas 2 8 xLos Boletines,arteleras. Afiches. periódicos y revistas son
considerados patrimonio histórico y cultural de la entidad.
..Videotecas
..Impresos
..Pendones
..Afiches
..Volantes
1000-11.03 Campañas Radiales 2 8 x Los Programas de radio, discos, CD, Boletines, periódicos y revistas
son considerados patrimonio histórico y cultural de la Entidad.
1000-14 CIRCULARES
1000-14.01 Circulares Reglamentarias 2 2 xDespués de cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
deben conservar porque guian el funcionamiento de la Empresa y
muestran como ha evolucionado a través del tiempo
1000-34 INDICADORES
1000-34.01 Indicadores de Gestión 2 2 XDocumentos que se encuentran consignados en otras series y
unidades documentales no ameritan su conservación
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 4 de 8
ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S
GESTIÓN CENTRAL
1000-35 INFORMES
1000-35.13 Informes de Gestión 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que ameritan
ser conservados porque adquieren valor histórico.
1000-35.19 Informes Evaluación Institucional 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que ameritan
ser conservados porque adquieren valor histórico.
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
1000-35.29 Informes Junta Directiva 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que ameritan
ser conservados porque adquieren valor histórico.
1000-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 6 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de control interno
1000-35.32 Informes Organismos de Control 2 6 XNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de control interno
1000-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 6 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de control interno
1000-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 6 xSon documentos que se encuentran en la serie del Plan Operativo no
adquieren valor y no ameritan ser vonservados.
1000-36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL
1000-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1000-37 INVENTARIOS
1000-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 5 de 8
ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S
GESTIÓN CENTRAL
1000-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1000-41 MANUALES
1000-41.11 Manuales de Procesos y Procedimientos 2 2 XDocumentos de conservación total muestran el crecimiento y
desarrollo de la Empresa
..Manual de Procesos y Procedimientos
..Mapa de procesos
1000-44 PLANES
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000
CÓDIGO
1000-44.06 Planes de Comunicación Organizacional 2 5 x
Se selecciona y se deja una muestra del 50% de lo producido para
conocer la evolución del componente organizacional de
comunicaciones de la empresa
1000-44.07 Planes de Desarrollo Institucional 2 5 xSe conserva en su totalidad porque muestra las políticas de
desarrollo, el manejo administrativo y planificador de la Empresa
1000-44.11 Planes de Gestión Gerencial 2 5 xSe conserva en su totalidad porque muestra las políticas de
desarrollo, el manejo administrativo y planificador de la Empresa
1000-44.16 Planes Operativos Anuales 2 5 x
Se selecciona y se deja una muestra del 40% de lo producido para
conocer la evolución del componente organizacional de
comunicaciones de la empresa. Serie sometida a constante cambio y
evolución
..Plan Operativo Anual
..Informes plan Operativo Anual
1000-45 PLANOS
1000-45.01 Planos 2 10 XDocumentos que a través del tiempo adquieren valor historico ayudan
a conocer los cambios estructurales de la Empresa
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 6 de 8
ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S
GESTIÓN CENTRAL
1000-47 POLIZAS DE SEGUROS
1000-47.01 Pólizas de Seguros 2 8 X
No ameritan su conservación porque pierden valores administrativos y
legales su importancia queda consignada en otras unidades
documentales en financiera. Con su vencimiento no adquieren ningún
valor para la Empresa
..Reclamo por evento
..Estudios de riesgos
..Pólizas tramitadas
1000-48 PORTAFOLIOS DE SERVICIOS
1000-48.01 Portafolio General 2 2 x
Es una Unidad documental sujeta a cambio constante de la que se
puede dejar una muestra del 20% para mostrar como ha evolucionado
la Empresa. No adquiere valor legal ni probatorio.
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000
1000-52 PROYECTOS
1000-52.01 Proyectos de inversión 2 4 X
Son unidades documentales que pierden su valor cuando el proyecto
se aprueba y se ejecuta . Tienen valor miestras estan en el Banco de
Proyectos
..Estudios
..Fichas EBI
..Estudio Económico (cuadro de costos)
..Estudio técnico
..Concepto
..Viabilidad Presupuestal
..Estudio de conveniencia y oportunidad
..Plan de Acción del Proyecto
..Elegibilidad
..Planos
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 7 de 8
ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S
GESTIÓN CENTRAL
1000-54 REGLAMENTOS
1000-54.03 Reglamento Interno de Trabajo 2 5 x
Pasan al archivo central para su conservación total porque perduran
su valor probatorio, administrativo y legal y conforman los
consecutivos obligatorios de control.
1000-55 RENDICION DE CUENTAS
1000-55.01 Cuenta Anual 2 5 X
Es una unidad documental que se puede seleccionar porque pierde
valor a través del tiempo cuando se fenece la cuenta. Se deja solo el
resultado de la auditoria y los hallazgos subsanados
1000-57 SISTEMA OBLIGATORIO GARANTIA CALIDAD EN SALUD
1000-57.01 Acreditación 2 5 xUnidad documental que tiene valor administrativo y muestra el
crecimiento de la Empresa : Amerita ser conservado
..Autoevaluaciones
..Planes de Mejoramiento
..Informes Ciclo de Acreditación
..Control requisitos acreditación
..Informes mesas de trabajo Acreditación.
1000-57.02 Habilitación 2 5 x
Unidad documental que muestran el cumplimiento de los requisitos
para el funcionamiento de la Empresa. Esta sometida a cambios
constantes por lo que se puede seleccionar dejando el documento
final que autoriza la apertura de servicios
..Autoevaluaciones
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
..Planes de Mejoramiento
..Informes
..Control de cumplimiento de guías y protocolos de atención
..Formularios y registros
..Requerimientos
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 8 de 8
ARCHIVO ARCHIVO CT E M-D S
GESTIÓN CENTRAL
1000-57.03 Programas Auditoria Mejoramiento Continuo PAMEC 2 5 x
Unidad documental que muestran el cumplimiento de los requisitos
para el funcionamiento de la Empresa. Esta sometida a cambios
constantes por lo que se puede seleccionar dejando el documento
final que autoriza la apertura de servicios
..Programa PAMEC
..Cronograma de Auditorias
..Informes de Auditorias
..POA
1000-57.04 Sistema de Información para la Calidad 2 5 x
Unidad documental que muestran el cumplimiento de los requisitos
para el funcionamiento de la Empresa. Esta sometida a cambios
constantes por lo que se puede seleccionar dejando el documento
final que autoriza la apertura de servicios
..Informes
..Fichas técnicas
..Manual de Calidad
..Registros asignación de citas
Fecha: 11/08/2015
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CODIGO IDENTIFICACION: 1000
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
S: Selección
CÉSAR TULIO RODRÍGUEZ DAYANA ALZATE DAVILA
Gerente Coordinadora Administrativa
CONVENCIONES
Auxiliar Administrativa Archivo
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 4
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1100-03 ACTAS
1100-03.09Actas Comité de Control Interno y
Calidad2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque plasman las
decisiones de un grupo de personas pasan al archivo central para su
conservación total
.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
1100-03.20 Actas Comité Equipo Operativo MECI 2 5 xEstos documentos son de carácter histórico porque plasman las
decisiones de un grupo de personas pasan al archivo central para su
conservación total
.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
1100-07 AUDITORIAS
1100-07.01 Informes de Auditoria 2 5 x
Después de concluido el tiempo de retención en el Archivo central estos
documentos tienen valor fiscal, administrativo y contable por eso deben
ser conservados
..Planeación
..Ejecución
..Informes
..Informe final
1100-35 INFORMES
1100-35.06 Informes a Gerencia 2 8 xDocumentos que muestran el manejo institucional y que ameritan ser
conservados
OFICINA PRODUCTORA:OFICINA DE CONTROL INTERNO CODIGO DE IDENTIFICACION 1100RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCT E M S
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 4
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1100-35.06Informes Austeridad del Gasto
Público2 8 x
Unidad documental que no amerita ser conservada porque no adquiere
valor a través de la historia y el manejo gerencial se muestra en los
documentos contables y evolución del Hospital
1100-35.08 Informes Control Interno Contable 2 8 xUnidad documental que no amerita ser conservada porque su
información esta contenida en otras unidades documentales
1100-35.10Informes Cuatrimestrales Control
Interno2 8 x
Unidad documental que no amerita ser conservada porque no adquiere
valor a través de la historia y su contenido se encuentr en otras
unidades documentales
1100-35.15 Informes Derechos de Autor 2 4 xDocumentos que muestran el manejo institucional y que ameritan ser
conservados. Pueden demostrar derechos
1100-35.17Informes Encuesta del Modelo
Estándar de Control Interno2 8 x
Unidad documental que no amerita ser conservada porque no adquiere
valor a través de la historia y su contenido se encuentra en otras
unidades documentales
1100-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 xUnidad documental que no amerita ser conservada porque no adquiere
valor a través de la historia y su contenido se encuentra en otras
unidades documentales
1100-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xUnidad documental que no amerita ser conservada porque no adquiere
valor a través de la historia . Se encuentra en unidad documental de
Planeación
1100-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL
1100-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1100-37 INVENTARIOS
1100-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1100-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1100-42 MECI
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
OFICINA PRODUCTORA:OFICINA DE CONTROL INTERNO CODIGO DE IDENTIFICACION 1100
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 4
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1100-42.01 Evaluaciones del MECI 2 5 X
Es una unidad documental que se puede seleccionar y dejar una
muestra del 50% para conocer como ha sido el control Institucional. Se
conservan los resultados de la evaluación. Se eliminan soportes
1100-42.03 Planes de Autocontrol 2 5 XEs una unidad documental que se puede seleccionar y dejar una
muestra del 50% para conocer como ha sido el control Institucional
.. Seguimiento, consolidación
1100-44 PLANES
1100-44.02 Planes Anticorrupción 2 5 x
Documentoas que pueden adquirir valor historico porque sirve para
conocer la las medidas tomadas para sostener la transparencia
administrativa a través de la historia Institucional
.. Informes seguimientos estrategias
anticorrupción
1100-44.13 Planes de Mejoramiento 2 5 xSe conserva en su totalidad porque muestra las políticas de desarrollo,
el manejo administrativo y planificador de la Empresa
..Informes Planes de Mejoramiento
1100-44.15 Planes Operativos Anuales 2 5 XSe conserva en su totalidad porque muestra las políticas de desarrollo,
el manejo administrativo y planificador de la Empresa. Muestra el
manejo de las areas
.. Informes plan Operativo Anual
OFICINA PRODUCTORA:OFICINA DE CONTROL INTERNO CODIGO DE IDENTIFICACION 1100
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 4 de 4
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1100-50 PROGRAMAS
1100-50.01 Programas Anuales de Auditoria 2 8 xSe deja una muestra del 50% de las auditorias conservando los
resultados de las auditorias y las evaluaciones realizadas
Fecha: 11/08/2015
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
OFICINA PRODUCTORA:OFICINA DE CONTROL INTERNO CODIGO DE IDENTIFICACION 1100
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
Auxiliar Administrativa Archivo
Control Interno Coordinadora Administrativa
JULIETA RUIZ DAYANA ALZATE DAVILA
S: Selección
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
CONVENCIONES
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1200-01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
1200-01.01 Acciónes de Grupo 2 5 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos queconservan valor como el fallo y resultado final de
la investigación
..Solicitud
..Poder
..Notificaciones
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
.. Impugnación
..Incidente de desacato
1200-01.02 Acciónes Populares 2 5 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que pueden conservar valor como el fallo y resultado
final de la investigación
..Solicitud
..Poder
..Notificaciones
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
.. Impugnación
..Incidente de desacato
1200-01.03 Acciones de Tutelas 2 5 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que pueden conservar valor como el fallo y resultado
final de la investigación
..Solicitud
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CÓDIGOM S
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E
..Poder
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Notificaciones
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
.. Impugnación
..Incidente de desacato
1200-01.04 Derechos de Petición 2 2 XEs un mecanismo constitucional para la protección de los derechos
fundamentales. Después de finalizado el tramite y dada la respuesta
requerida no amerita su conservación total.
..Notificación respuesta al derecho de petición
..Recursos
..Solicitud
..Respuesta a derecho de petición
1200-03 ACTAS
1200-03.05 Actas Comité Conciliaciones 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque plasman las
decisiones de un grupo de personas pasan al archivo central para su
conservación total
.. Invitación
.. Agenda del día
.. Documentos a estudiar
.. Informes
.. Acta
1200-15 COBROS
1200-15.01 Cobros Jurídicos 2 10 X
1200-18 CONCEPTOS
1200-18.01 Conceptos jurídicos 2 2 X
1200-21 CONTRATOS
Se pueden eliminar porque cumplen su tiempo de retención en el
archivo de gestión y terminan su tiempo de retención en el archivo
central. Los documentos se encuentran en otras unidades
documentales. (Cartera o tesoreria)
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
Se pueden eliminar porque cumplen su tiempo de retención en el
archivo de gestión y los conceptos tienen vigencia porque no son
vinculantes
1200-21.01 Contratos con Compañías Aseguradoras 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Necesidad del servicio
..Propuestas presentadas.
..Certificado de existencia y representación legal o afín
..Registro único Tributario
..SARLAF (formulario lavado de activos)
..Certificados de habilitación
..Minuta del Contrato
1200-21.02 Contratos con Entes Territoriales 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Necesidad del servicio
..Cartas de invitación a presentar propuestas
..Aviso de invitación a presentar propuestas
..Propuestas presentadas.
..Certificado de existencia y representación legal o afín
..Registro único Tributario
..Documento de identidad
..SARLAF (formulario lavado de activos)
..Certificados de habilitación
..Estados financieros
..Minuta del Contrato
..Garantías
..Aprobación de garantías
..Acta de iniciación
..Acta de recibo final
..Acta liquidación final
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
SCÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M
1200-21.03 Contratos con EPS 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Necesidad del servicio
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 4 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Cartas de invitación a presentar propuestas
..Aviso de invitación a presentar propuestas
..Propuestas presentadas.
..Certificado de existencia y representación legal o afín
..Registro único Tributario
..Documento de identidad
..SARLAF (formulario lavado de activos)
..Certificados de habilitación
..Estados financieros
..Minuta del Contrato
..Garantías
..Aprobación de garantías
..Acta de iniciación
..Acta de recibo final
..Acta liquidación final
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.04 Contratos Consultoría 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antecedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 5 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.05 Contratos de Apoyo Tecnológico 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antecedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 6 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.06 Contratos de Arrendamiento 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antecedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 7 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.07 Contratos de Comodato 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 8 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antecedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 9 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.08 Contratos de Compraventa 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antecedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 10 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.09 Contratos de Empréstito 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Autorización de la Junta Directiva
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antecedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 11 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de Inicio
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.10 Contrato de Intermediación de Seguros 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 12 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.11 Contratos de Interventoria o Supervisión 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 13 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.12 Contratos de Obra 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 14 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.13 Contratos Prestación de Servicios 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 15 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
1200-21.14 Contratos de Suministros 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Certificado de antecedentes fiscales
..Certificados de antecedentes disciplinarios
..Certificado de antesedentes judiciales
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 16 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Boletín deudores morosos del Estado
..Fotocopia libreta militar
..Fotocopia cédula de ciudadanía
..Fotocopia RUT
..Hoja de vida función pública
..Declaración de bienes y rentas
..Propuesta
..Certificado de cámara de comercio
..Aportes seguridad social
..Idoneidad
..Experiencia
..Estudios previos
..Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal
..Certificado de disponiblidad presupuestal
..Invitación a ofertar
..Recibo de propuestas
..Evaluación y aceptación de propuestas
..Publicación, evaluación y aceptación de propuestas
..Garantía única en el caso que aplique
..Registro presupuestal
..Acta de aprobación de la garantia única
..Acta de iniciación
..Minuta del Contrato
..Informes contratista
..Informes del interventor o supervisor
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Actas de recibo o cumplimiento
..Pagos
..Acta final de ejecución o terminación
..Acta liquidación del contrato
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 17 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1200-21.15 Contratos Régimen Contributivo 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Necesidad del servicio
..Propuestas presentadas.
..Certificado de existencia y representación legal o afín
..Registro único Tributario
..Documento de identidad
..SARLAF (formulario lavado de activos)
..Certificados de habilitación
..Estados financieros
..Minuta del Contrato
..Garantías
..Aprobación de garantías
..Acta de iniciación
..Acta de recibo final
..Acta liquidación final
1200-21.16 Contratos Régimen Subsidiado 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal
..Necesidad del servicio
..Propuestas presentadas.
..Certificado de existencia y representación legal o afín
..Registro único Tributario
..Documento de identidad
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..SARLAF (formulario lavado de activos)
..Certificados de habilitación
..Estados financieros
..Minuta del Contrato
..Garantías
..Aprobación de garantías
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 18 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Acta de iniciación
..Acta de recibo final
..Acta liquidación final
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-21.17 Contratos Regímenes Especiales 2 19 X
Por ley 80 se debe garantizar su conservación por mínimo 19 años
después de este tiempo y como el Hospital no cuenta con
microfilmación la serie se debe seleccionar y dejar en el archivo
central los documentos que no pierden su valor legal..Necesidad del servicio
..Propuestas presentadas.
..Certificado de existencia y representación legal o afín
..Registro único Tributario
..Documento de identidad
..SARLAF (formulario lavado de activos)
..Certificados de habilitación
..Estados financieros
..Minuta del Contrato
..Garantías
..Aprobación de garantías
..Acta de iniciación
..Acta de recibo final
..Acta liquidación final
..Otrosí (si hubiere lugar a ello)
. Otrosí (si hubiere lugar a ello)
1200-26 DEMANDAS
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
1200-26.01 Demandas Acciones de Repetición 2 10 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que conservan valor como el fallo y resultado final
de la investigación
..Poder
..Demanda
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 19 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Notificaciones
..Pruebas
..Excepciones
..Alegatos de conclusión
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
1200-26.02 Demandas Contractuales 2 10 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que conservan valor como el fallo y resultado final
de la investigación
..Poder
..Demanda
..Contrato
..Notificaciones
..Pruebas
..Excepciones
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
1200-26.03 Demandas de Reparación Directa 2 10 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que conservan valor como el fallo y resultado final
de la investigación
..Conciliación prejudicial
..Poder
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Demanda
..Solicitud de notificacion
..Llamamiento en garantia
..Contestación de demanda
..Alegatos de conclusión
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 20 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
1200-26.04 Demandas Laborales 2 10 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que conservan valor como el fallo y resultado final
de la investigación
..Poder
..Demanda
..Contestación de demanda
..Notificaciones
..Alegatos de conclusión
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
1200-26.05 Demandas Procesos Ejecutivos Singular 2 10 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que conservan valor como el fallo y resultado final
de la investigación
..Poder
..Demanda
..Contestación de demanda
..Notificaciones
..Excepciones
..Llamamiento en garantia
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Alegatos de conclusión
..Pruebas
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 21 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1200-26.06 Demandas Procesos Ordinarios 2 10 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que conservan valor como el fallo y resultado final
de la investigación
..Demanda
..Notificaciones
..Pruebas
..Poder
..Excepciones
..Llamamiento en garantia
..Alegatos de conclusión
..Sentencia
..Recursos
..Decisiones de recurso
1200-26.07Procesos Nulidad y Restablecimiento del
Derecho2 10 x
Esta subserie muestra cómo lograr la justicia en la relaciones que
surgen entre el hospital y sus usuarios, dentro de un espíritu de
coordinación, economía y equilibrio social. Se seleccionan y se dejan
los documentos que conservan valor como el fallo y resultado final
de la investigación
..Demanda
..Solicitud de notificacion
..Poder
..Notificaciones
..Excepciones
..Sentencia
..Llamamiento en garantia
..Pruebas
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
..Alegatos de conclusión
..Actos de conciliacion
..Recursos
..Decisiones de recurso
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 22 de 22
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1200
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1200-35 INFORMES
1200-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1200-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 XNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
..Informe 2193
..SIGEP
..SECUP
1200-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1200-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
1200-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL
1200-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1200-37 INVENTARIOS
1200-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1200-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1200-41 MANUALES
1200-41.01 Manual de Interventoria y Supervisión 2 5 x Muestran la evolución administrativa y legal de la Empresa
1200-41.06 Manuales Contratación 2 5 x Muestran la evolución administrativa y legal de la Empresa
1200-41.13 Manuales Gestion de Cobro 2 5 x Muestran la evolución administrativa y legal de la Empresa
Fecha: 11/08/2015
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
CONVENCIONES
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación S: Selección
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Auxiliar Administrativa Archivo
NELSON JIMENEZ DAYANA ALZATE DAVILA
Asesor Jurídico Coordinadora Administrativa
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 8
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1300-03 ACTAS
1300-03.11 Actas Comité de Farmacovigilancia2 5 x
Se pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se
plasman la decisiones tomadas.
..Convocatoria
.. Asistencia
..Anexos
..Acta
1300-03.14 Actas Comité de Historias Clinicas2 5 X
Estos documentos ameritan su conservación porque se
consideran papeles de trabajo, son necesario demostrar
cumplimiento de decisiones gerenciales
..Convocatoria
.. Asistencia
..Anexos
..Acta
1300-03.16Actas Comité de Infecciones
Intrahospitalarias 2 5 xSe pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se
plasman la decisiones tomadas.
..Convocatoria
.. Asistencia
..Anexos
..Acta
1300-03.18 Actas Comité de Seguridad del Paciente2 5 x
Se pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se
plasman la decisiones tomadas.
..Convocatoria
.. Asistencia
..Anexos
..Acta
1300-03.19 Actas Comité Docencia-Servicios2 5 x
Se pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se
plasman la decisiones tomadas.
..Convocatoria
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300
M S
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 8
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
.. Asistencia
..Anexos
..Acta
1300-03.23Actas Comité Referencia y
Contrarreferencia2 5
xSe pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se
plasman la decisiones tomadas.
..Convocatoria
.. Asistencia
..Anexos
..Acta
1300-03.25Actas Comité Vigilancia Epidemiológica
(Cove)2 5
xSe pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se
plasman la decisiones tomadas.
..Convocatoria
.. Asistencia
..Anexos
..Acta
1300-03.26Actas Disposición Final Componentes
Biológicos2 5 x Se pueden seleccionar y conservar solo el acta donde se
plasman la decisiones tomadas.
..Informes
..Acta
1300-22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
1300-22.02 Procesos Asistenciales 2 3 xSe deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se conserva el resultado en la hoja de vida del
investigado
1300-28 ESTADISTICAS
1300-28.03 Estadísticas Producción Actividades2 5 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se consolidan en otras series, y unidades
documentales
..Informes
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 8
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1300-30GUIAS
1300-30.06 Guias de Atención Médica 2 5 X
Se deja una muestra del 30% para conocer los cambios y
versiones del manejo médico. No adquieren valor y su cambio
es constante
1300-30.07 Guías de Enfermeria2 5 X
Se deja una muestra del 30% para conocer los cambios y
versiones del manejo médico. No adquieren valor y su cambio
es constante
..Guías de enfermería
1300-30.10 Guías de Odontología 2 5 X
Se deja una muestra del 30% para conocer los cambios y
versiones del manejo médico. No adquieren valor y su cambio
es constante
..Diseños
1300-30.12Informes Cumplimiento y/o Adherencia a
Guías 2 5 x
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a
través de su ciclo vital.
1300-35 INFORMES
1300-35.02 Informes a Entidades Públicas 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental
1300-35.23 Informes Grupos de Trabajo Enfermería 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental
1300-35.24 Informes Grupos de Trabajo Farmacia 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental
1300-35.26 Informes Grupos de Trabajo Odontología 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 4 de 8
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1300-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control
interno
1300-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de Planeación
1300-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
1300-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL
1300-36.06 Registro Diario de Vacunación 2 2 xNo adquieren valor a través del tiempo y no ameritan su
conservación. Queda en historia clínica
1300-26.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1300-37 INVENTARIOS
1300-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 X
Unidad documental que esta contenida en otras series y
unidades documentales. Pierde valores y no amerita ser
conservada
1300-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1300-37.05 Inventarios Material Médico Quirúrgico 2 4 xUnidad documental que esta contenida en otras series y
unidades documentales. Pierde valores y no amerita ser
conservada
1300-37.07 Inventarios Productos Farmacéuticos 2 4 xUnidad documental que esta contenida en otras series y
unidades documentales. Pierde valores y no amerita ser
conservada
1300-37.08 Kárdex de Reactivos para Laboratorio 2 4 x
Unidad documental que esta contenida en otras series y
unidades documentales. Pierde valores y no amerita ser
conservada
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 5 de 8
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1300-38 LIBROS
1300-38.03 Libros de Egresos Hospitalarios2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-38.04 Libros de Entregas de Turno2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-38.05 Libros de Microbiologia Clinica2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-38.06 Libros de Remisiones2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-38.11Libros Patologías de Especímenes
Quirúrgicos 2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-38.12Libros Procedimientos Quirúrgicos por
Especialidad 2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-38.13 Libros Recepcion de Muestras2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-38.14 Libros Registro de Autoclaves2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-38.22 Libros Reportes de Cirugía Recuperación2 10 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1300-41 MANUALES
1300-41.03 Manuales Colaraciones Básica2 6 x
Los manuales muestran la evolución y transformación de la
empresa y se conservan en su totalidad
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 6 de 8
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1300-41.15Manuales Proceso Inmunohematología y
Servicio Transfusional 2 6 X
Los manuales muestran la evolución y transformación de la
empresa y se conservan en su totalidad
1300-46 POLÍTICAS
1300-46.02 Políticas de Seguridad del Paciente 2 3 XSe úede eliminar porque su ambio es constante y no adquiere
valor a través del tiempo
..Indicios de Atención Insegura
..Capacitaciones
..Informes epidemiologicos
..Gestion de eventos adversos
..Rondas de Seguridad
1300-49 PROGRAMACION DE TURNOS
1300-49.01 Agendas2 3 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se consolidan en otras series, como nómina
1300-49.02 Cuadros de Turnos 2 3 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se consolidan en otras series, como nómina
1300-51 PROTOCOLOS
1300-51.01Informes Cumplimiento y/o Adherencia a
Protocolos 2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1300-51.02Protocolos Control Infecciones
Intrahospitalarias 2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de infecciones. No adquieren valor y su
cambio es constante
1300-51.03 Protocolos de Enfermeria2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1300-51.06 Protocolos de Manejo Médico 2 5 X
Se deja una muestra del 30% para conocer los cambios y
versiones del manejo médico. No adquieren valor y su cambio
es constante
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 7 de 8
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1300-51.07 Protocolos de Odontología
..Diseños
1300-58SISTEMA REFERENCIA Y
CONTRAREFERRENCIA
1300-58.01Autorizaciones Programa de Referencia y
Contrarreferencia2 5 x
Se eliminan por perder valores a través de tiempo, su cambio es
constante y la información queda consignada en otras series
1300-58.02 Listados Red de Servicios
2 5 x
Se eliminan por perder valores a través de tiempo, su cambio es
constante y la información queda consignada en otras series
1300-58.03 Requisitos Sistema de Referencia2 5 x
Se deben conservar por el valor legal y administrativo que tienen
del manejo de la red departamental.
1300-62SISTEMAS DE VIGILANCIA
EPIDEMIOLOGICO
1300-62.01 Fichas Epidemiológicas
2 5 x
Se eliminan por perder valores a través de tiempo, su cambio es
constante y la información queda consignada en otras series
..Fichas de Notificación
..Informes
1300-62.02 Informes Sistema Vigilancia Epidemiológica
2 5 x
Se eliminan por perder valores a través de tiempo, su cambio es
constante y la información queda consignada en otras series
1300-62.03 Informes Sivigila por UPGD2 5 x
Se eliminan por perder valores a través de tiempo, su cambio es
constante y la información queda consignada en otras series
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 8 de 8
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1300-62.04 Unidades de Análisis2 5 x
Se eliminan por perder valores a través de tiempo, su cambio es
constante y la información queda consignada en otras series
..Mapa Epidemiológico
Fecha: 11/08/2015
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
Auxiliar Administrativa Archivo
LEONARDO REVELO DAYANA ALZATE DAVILA
Coordinador Médico Coordinadora Administrativa
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
CONVENCIONES
S: Selección
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICA CODIGO DE IDENTIFICACION : 1300
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1310-02 ACREDITACION
1310-02.01 Listas de chequeo 2 5 xEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta
sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su
conservación. Se guardan solo los resultados finales
1310-28 ESTADISTICAS
1310-28.01 Cuadros Estadísticos 2 5 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se consolidan en otras series, y otras series
documentales
1310-30 GUIAS
1310-30.05 Guias de Atención de Urgencias2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1310-30.06 Guias de Atención Médica2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1310-30.07 Guias de Enfermería2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1310-30.12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través
de su ciclo vital.
1310-31 HABILITACION
1310-31.01 Listas de chequeo 2 5 XEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta
sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su
conservación. Se guardan solo los resultados finales
1310-35 INFORMES
1310-35.28Informes Grupos de Trabajo
Urgencias2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental
1310-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN SERVICIO DE URGENCIAS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1310
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1310-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de Planeación
1310-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
1310-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Y CONTROL
1310-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1310-37 INVENTARIOS
1310-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1310-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1310-49 PROGRAMACION DE TURNOS
1310-49.02 Cuadros de Turnos2 3 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se consolidan en otras series, como nómina
1310-51 PROTOCOLOS
1310-51.01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través
de su ciclo vital.
1310-51.03 Protocolos de Enfermeria 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en
otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos de enfermería
1310-51.06 Protocolos de Manejo Médico 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en
otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN SERVICIO DE URGENCIAS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1310
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos Médicos
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
Fecha: 11/08/2015
S: Selección
Auxiliar Administrativa Archivo
CONVENCIONES
LUCY NERY VIVEROS DAYANA ALZATE DAVILA
Coordinación de Enfermería Coordinadora Administrativa
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
M S
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN SERVICIO DE URGENCIAS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1310
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1320-02 ACREDITACION
1320-02.01 Listas de chequeo 2 5 X
Es una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta
sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su
conservación. Se guardan solo los resultados finales
1320-30 GUIAS
1320-30.04Guias de Atención de Servicios
Ambulatorios 2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1320-30.06 Guías de Atención Médica2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1320-30.07 Guías de Enfermería2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1320-30.12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través
de su ciclo vital.
1320-31 HABILITACION
1320-31.01 Listas de chequeo 2 5 XEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta
sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su
conservación. Se guardan solo los resultados finales
1320-35 INFORMES
1320-35.27
Informes Grupos de Trabajo
Servicios Ambulatorios y
Extramurales
2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental
1320-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1320-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de Planeación
CÓDIGO
OFICINA PRODUCTORA: SECCION SERVICIOS AMBULATORIOS Y EXTRAMURALES CODIGO DE IDENTIFICACION: 1320
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1320-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
1320-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Y CONTROL
1320-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1320-37 INVENTARIOS
1320-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1320-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1320-49 PROGRAMACION DE TURNOS
1320-49.02 Cuadros de Turnos 2 3 XSe deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se consolidan en otras series, como nómina
1320-50 PROGRAMAS
1320-50.04Programas de Promoción y
Prevención2 8 X
Se deja una muestra del 50% de los programas ejecutados, y sus
resultados
..Programa de promocion Y Prevención
..Listado de Asistencia a talleres, conferencias
y/o reuniones
..Ficha de Inscripción de Participantes
..Carnet de intervencion
..Afiches y Volantes
..Informes avances del Programa
..Guías de atencion
..Listado de inasistentes
OFICINA PRODUCTORA: SECCION SERVICIOS AMBULATORIOS Y EXTRAMURALES CODIGO DE IDENTIFICACION: 1320
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1320-51 PROTOCOLOS
1320-51.01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través
de su ciclo vital.
1320-51.03 Protocolos de Enfermeria 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en
otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos de enfermería
1320-51.06 Protocolos de Manejo Médico 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en
otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos Médicos
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación Coordinación de Enfermería Coordinadora Administrativa S: Selección
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Auxiliar Administrativa Archivo
Fecha: 11/08/2015CONVENCIONES
LUCY NERY VIVEROS DAYANA ALZATE DAVILA
OFICINA PRODUCTORA: SECCION SERVICIOS AMBULATORIOS Y EXTRAMURALES CODIGO DE IDENTIFICACION: 1320
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1330-02 ACREDITACION
1330-02.01 Listas de chequeo 2 5 XEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta
sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su
conservación. Se guardan solo los resultados finales
1330-30 GUIAS
1330-30.03Guias de Atención de
Hospitalización 2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1330-30.06 Guías de Atención Médica2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1330-30.07 Guías de Enfermería2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1330-30.12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través
de su ciclo vital.
1330-31 HABILITACION
1330-31.01 Listas de chequeo 2 5 XEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta
sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su
conservación. Se guardan solo los resultados finales
1330-35 INFORMES
1330-35.25Informes Grupos de Trabajo
Hospitalización2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental
1330-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1330-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de Planeación
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN SERVICIO DE INTERNACIÓN (HOSPITALIZACION) CODIGO DE IDENTIFICACION 1330
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1330-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
1330-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Y CONTROL
1330-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1330-37 INVENTARIOS
1330-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1330-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1330-38 LIBROS
1330-38.16 Libros Registro de Ingresos 2 8 X
Contiene información que generalmente queda consignada en las
historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita su
conservación
1330-49 PROGRAMACION DE TURNOS
1330-49.02 Cuadros de Turnos2 3 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se consolidan en otras series, como nómina
1330-51 PROTOCOLOS
1330-51.01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través
de su ciclo vital.
1330-51.03 Protocolos de Enfermeria 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en
otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos de enfermería
1330-51.06 Protocolos de Manejo Médico 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en
otras series de la subgerencia asistencial
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN SERVICIO DE INTERNACIÓN (HOSPITALIZACION) CODIGO DE IDENTIFICACION 1330
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
CÓDIGO ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos Médicos
Fecha: 11/08/2015
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación S: Selección LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Auxiliar Administrativa Archivo
Fecha: 10/08/2015CONVENCIONES
LUCY NERY VIVEROS DAYANA ALZATE DAVILA
Coordinación de Enfermería Coordinadora Administrativa
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN SERVICIO DE INTERNACIÓN (HOSPITALIZACION) CODIGO DE IDENTIFICACION 1330
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1340-02 ACREDITACION
1340-02.01 Listas de chequeo 2 5 XEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta
sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su
conservación. Se guardan solo los resultados finales
1340-30 GUIAS
1340-30.02Guias de Atención de Cirugía y Sala
de Partos 2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1340-30.06 Guías de Atención Médica2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1340-30.07 Guías de Enfermería2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1340-30.12Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Guías 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través
de su ciclo vital.
1340-31 HABILITACION
1340-31.01 Listas de chequeo 2 5 XEs una serie que no debe ser conservada en su totalidad. . Esta
sujeta a cambio constante y no adquiere valores que ameriten su
conservación. Se guardan solo los resultados finales
1340-35 INFORMES
1340-35.22Informes Grupos de Trabajo Cirugía
y Sala de Partos2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental
1340-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1340-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de Planeación
OFICINA PRODUCTORA: SERVICIO DE CIRUGIA Y PARTOS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1340
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1340-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
1340-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Y CONTROL
1340-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1340-37 INVENTARIOS
1340-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1340-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1340-38 LIBROS
1340-38.15Libros Registro de Control de
Esterilización Paquetes 2 8 X
Contiene información que generalmente queda consignada en las
historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita su
conservación
1340-38.17 Libros Registro de Procedimientos2 8 X
Contiene información que generalmente queda consignada en las
historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita su
conservación
1340-38.18Libros Registro Usuarios Sala de
Recuperación 2 8 X
Contiene información que generalmente queda consignada en las
historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita su
conservación
1340-38.19Libros Relación Central de
Esterilización 2 8 X
Contiene información que generalmente queda consignada en las
historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita su
conservación
1340-38.20Libros Relación Consecutivos
Certificados Nacidos Vivos 2 8 X
Contiene información que generalmente queda consignada en las
historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita su
conservación
1340-38.21 Libros Relacion Consecutivos TSH2 8 X
Contiene información que generalmente queda consignada en las
historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita su
conservación
1340-49 PROGRAMACION DE TURNOS
OFICINA PRODUCTORA: SERVICIO DE CIRUGIA Y PARTOS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1340
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1340-49.02 Cuadros de Turnos 2 3 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan su
conservación. Se consolidan en otras series, como nómina
1340-51 PROTOCOLOS
1340-51.01Informes Cumplimiento y/o
Adherencia a Protocolos 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a través
de su ciclo vital.
1340-51.03 Protocolos de Enfermeria 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en
otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos de enfermería
1340-51.06 Protocolos de Manejo Médico 2 5 XNo e necesario su conservación porque quedan consignadas en
otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos Médicos
Fecha: 11/08/2015
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación S: Selección
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Auxiliar Administrativa Archivo
CONVENCIONES
LUCY NERY VIVEROS DAYANA ALZATE DAVILA
Coordinación de Enfermería Coordinadora Administrativa
OFICINA PRODUCTORA: SERVICIO DE CIRUGIA Y PARTOS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1340
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1350-02 ACREDITACION
1350-02.01 Listas de chequeo 2 5 X
Es una serie que no debe ser conservada en su totalidad. .
Esta sujeta a cambio constante y no adquiere valores que
ameriten su conservación. Se guardan solo los resultados
finales
1350-28 ESTADISTICAS
1350-28.02 Estadísticas Transfusiones2 5 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan
su conservación. Se consolidan en otras series, y otras series
documentales
..Informe
1350-30 GUIAS
1350-30.01Guias de Atención de Ayudas
Diiagnósticas 2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1350-30.06 Guías de Atención Médica2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1350-30.08 Guias Imagenología2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
1350-30.09 Guias Laboratorio Clínico2 5 X
Se deja una muestra del 30% para conocer los cambios y
versiones del laboratorio clínico. No adquieren valor y su
cambio es constante
1350-30.12Informes Cumplimiento y/o Adherencia
a Guías 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a
través de su ciclo vital.
1350-31 HABILITACION
1350-31.01 Listas de chequeo 2 5 X
Es una serie que no debe ser conservada en su totalidad. .
Esta sujeta a cambio constante y no adquiere valores que
ameriten su conservación. Se guardan solo los resultados
finales
1350-35 INFORMES
1350-35.21Informes Grupos de Trabajo Apoyo
Diagnóstico y Terapéutico2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental
1350-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental de
control interno
CÓDIGO
OFICINA PRODUCTORA: SECCION AYUDA DIAGNOSTICA Y APOYO TERAPEUTICO CODIGO DE IDENTIFICACION : 1350
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-D S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1350-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental de
Planeación
1350-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental de
planeación
1350-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL
1350-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1350-37 INVENTARIOS
1350-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y
unidades documentales. Pierde valores y no amerita ser
conservada
1350-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda
como herramienta de recuperación de la información de la
Empresa
1350-38 LIBROS
1350-38.02 Libros Control de Radiografías2 8 X
Contiene información que generalmente queda consignada en
las historias clínicas y otros registros hospitalarios. No amerita
su conservación
1350-49 PROGRAMACION DE TURNOS
1350-49.02 Cuadros de Turnos2 3 X
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no ameritan
su conservación. Se consolidan en otras series, como nómina
1350-51 PROTOCOLOS
1350-51.01Informes Cumplimiento y/o Adherencia
a Protocolos 2 5 X
No ameritan su conservación porque no adquieren valores a
través de su ciclo vital.
1350-51.03 Protocolos de Enfermeria2 5 X
No e necesario su conservación porque quedan consignadas
en otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos de enfermería
OFICINA PRODUCTORA: SECCION AYUDA DIAGNOSTICA Y APOYO TERAPEUTICO CODIGO DE IDENTIFICACION : 1350
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-D S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1350-51.04 Protocolos Imagenología2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
..Protocolos radioprotección
..Protocolos toma de imágenes diagnósticas
1350-51.05 Protocolos Laboratorio Clínico2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los cambios y
versiones del manejo de enfermería. No adquieren valor y su
cambio es constante
..Protocolos de transporte y conservación de
muestras
..Protocolos de toma de toma de muestras
..Protocolos de quimica clínica
..Protocolos de hematología
..Protocolos de bioseguridad
..Protocolos de pruebas especiales
..Protocolos de inmunología
..Protocolos de microscopía
..Protocolos de control interno y externo de calidad
1350-51.06 Protocolos de Manejo Médico2 5 X
No e necesario su conservación porque quedan consignadas
en otras series de la subgerencia asistencial
..Listados de asistencia
..Instrumentos evaluación de adherencias
..Protocolos Médicos
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
CONVENCIONES
KELLY CAMPO DAYANA ALZATE DAVILA
Coordinadora Laboratorio Coordinadora Administrativa S: Selección
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Auxiliar Administrativa Archivo
Fecha: 11/08/2015
OFICINA PRODUCTORA: SECCION AYUDA DIAGNOSTICA Y APOYO TERAPEUTICO CODIGO DE IDENTIFICACION : 1350
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-D S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 2
OFICINA PRODUCTORA: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO CODIGO DE IDENTIFICACION: 1360
SERIES , SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1360-03 ACTAS
1360-03.01 Actas Asociación de Usuarios 2 10 xSe pueden Seleccionar y dejar solo el acta obviando los
documentos soporte
..Invitación
..Asistencia y anexos
..Agenda del día
..Documentos a estudiar
..Informes
..Acta
1360-35 INFORMES
1360-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1360-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de Planeación
1360-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
1360-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL
1360-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1360-37 INVENTARIOS
1360-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1360-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1360-43 PARTICIPACIÓN COMUNITARIA
1360-43.01 Derechos y Deberes 2 5 XSe conserva en su totalidad porque muestra las proyecciones
institucionales y responsabilidades con la comunidad y usuarios
de la Empresa
CÓDIGO
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 2
OFICINA PRODUCTORA: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO CODIGO DE IDENTIFICACION: 1360
SERIES , SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Registro usuarios capacitados
1360-43.02 Encuestas de Satisfacción de los Usuarios 2 5 xNo ameritan su conservación porque la información esta
contenida en otras series y no adquieren valores secundarios
1360-43.03 Peticiones, Quejas Reclamos Y Sugerencias 2 3 xSe eliminan, porque después de concluido el tramite y dada la
respuesta requerida no adquieren ningún valor administrativo ni
institucional
..Registro en Formato de las Quejas, Reclamos, Sugerencias
..Análisis y Clasificación de las Quejas Recibidas
..Tratamiento Estadístico de las Quejas
..Informe Mensual de Quejas por Área Funcional
..Informe Trimestral Consolidado de Quejas
..Remisión de Quejas
..Trámite y Respuesta a las Quejas Recibidas
..Tramite y Respuesta Inmediata a Quejas en Formato
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
Auxiliar Administrativa Archivo
CONVENCIONES Fecha: 11/08/2015
NAYIBE ANGARITA DAYANA ALZATE DAVILA
CONVENCIONES Oficina Atención al Usuario Coordinadora Administrativa
S: Selección LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
CÓDIGO
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 4
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1400-03 ACTAS
1400-03.06 Actas Comité de Archivo 2 10 x
Estos documentos son de carácter histórico porque
plasman las decisiones de un grupo de personas sobre
el patrimonio documental de la Empresa, pasan al
archivo central para su conservación total
..Invitación
..Agenda del día
..Informes
..Acta
..Informes
1400-03.08 Actas Comité de Compras 2 10 X
Se selecciona la serie y se eliminan los documentos
soportes del acta. Son documentos de carácter histórico
que plasma la decisión de un grupo de personas.
..Invitación
..Agenda del día
..Informes
..Acta
..Informes
1400-22 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
1400-22.01 Procesos Administrativos2 3 x
Se deben tener en un plazo precaucional, pero no
ameritan su conservación. Se conserva el resultado en
la hoja de vida del investigado
1400-32 HISTORIAS
1400-32.01 Historias Clínicas 5 15 x
La reserva legal sobre cualquier documento cesará a
los 20 años. Cumplido estos, no adquiere el carácter de
histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano Art. 13 de ley 57 de 1985. Se aplica
resolución 1995 Ministerio de Salud. De pueden dejar
las de carácter cientifico y que ameritan estudio
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1400
RETENCIÓN EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
CÓDIGO
Pagina: 2 de 4
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTOGESTIÓN CENTRAL
..Admisión
..interconsultas
..Epicrisis
..Contraremisiòn
..Atención del parto
..Capurro
..Hojas de evolución
..Ordenes médicas
..Notas de enfermería
..Signos vitales
..Hoja de medicamentos
..Hoja de anestesia
..Ayudas diagnósticas
..Consentimientos informados
..Informe quirúrgico
..Balance de líquidos
..Hoja de gastos
..Documentos de identificación
..Verificadores
..Hoja atención urgencias
..Solicitud copia historia clínica
..Remisión
1400-35 INFORMES
1400-35.05 Informes Administrativos 2 8 x
Son documentos que muestran el manejo gerencial y
que ameritan ser conservados porque adquieren valor
histórico.
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 4
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1400
CÓDIGO
RETENCIÓN EN AÑOSDISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1400-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental
de control interno
1400-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 X
No se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental
de control interno
1400-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental
de control interno
1400-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental
de planeación
1400-36 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL1400-36.03
Control de Salida y Entrada de las Series y
Subseries2 8 x
Ayudan proteger el patrimonioo documental de la
Empresa
1400-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
..Encuestas documentales
1400-37 INVENTARIOS
1400-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 X
Unidad documental que esta contenida en otras series y
unidades documentales. Pierde valores y no amerita ser
conservada
1400-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 X
Unidad documental que se debe conservar porque
ayuda como herramienta de recuperación de la
información de la Empresa
1400-41 MANUALES
1400-41.02 Manuales Archivo y Correspondencia 2 2 XDocumentos de conservación total muestran el
crecimiento y desarrollo de la Empresa
1400-41.04 Manuales Comunicaciones Oficiales 2 2 XDocumentos de conservación total muestran el
crecimiento y desarrollo de la Empresa
1400-50 PROGRAMAS
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1400
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CT E M S
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA CODIGO DE IDENTIFICACION: 1400
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1400-50.03 Programas de Gestión Documental 2 5 xMuestran los cambios y transformaciones de la oficina
se deben conservar
1400-54 REGLAMENTOS
1400-54.01 Reglamento General de Archivos 2 8 XHacen parte del patrimonio documental de la Empresa.
Se conserva el actualizado
1400-54.02 Reglamento Historias Clínicas 2 8 XHacen parte del patrimonio documental de la Empresa.
Se conserva el actualizado
CT: Conservación Total D: DigitalizaciónE: Eliminación S: Selección
DAYANA ALZATE DAVILA LUZ ADRIANA MEJIA
Fecha: 11/08/2015CONVENCIONES
Coordinadora Administrativa Auxiliar Administrativo Archivo
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CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1410-03 ACTAS
1410-03.24 Actas Comité Sostenibilidad Financiera 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque
plasman las decisiones del grupo gerencial y pueden
adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar valor para
la cultura
..Invitación
..Agenda del día
..Informes
..Acta
..Informes
1410-06 ARQUEOS
1410-06.01 Arqueos Caja Principal 2 2 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..Soportes
..Actas de arqueo
..Libro auxiliar de caja
1410-06.02 Arqueos Cajas Auxiliares 2 2 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..Soportes
..Actas de arqueo
..Libro auxiliar de caja
1410-09 BOLETINES
1410-09.02 Boletines de Tesorería 2 2 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCT E M S
CÓDIGO
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1410-10 CAJA MENOR
1410-10.01 Caja Menor 2 2 X
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..Resolución de creación
..Certificado disponibilidad presupuestal
..Certificado registro presupuestal
..Formato Reembolso
1410-13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1410-13.02 Certificados de Retención 2 3 X
Se dejaran únicamente dos años en el archivo de gestión y 3
en el archivo central y se eliminan por que se pierden todos
los valores primarios y secundarios. No ameritan su
conservación.El proveedor lo debe conservar. Por los
tiempos establecidos en DIAN como precaucional.
..Listados
..Certificados otras retenciones y deducciones
..Impuesto sobre la renta
..Certificado de retención de estampillas
..Retención en la fuente de IVA
..Retención en la Fuente
1410-17 COMPROBANTES
1410-17.01 Comprobantes de Egreso 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..Comprobante de egreso
..Certificado Disponiblilidad Presupuestal
..Certificado registro presupuestal
..Orden de compra
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Comprobante de entrada o Cuenta por Pagar
..Factura o cuenta de cobro
..Certificaciones o Constancias
..Pago de Seguridad Social
..Cotización
1410-19 CONCILIACIONES
1410-19.01 Conciliaciones Bancarias 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..Extractos
..Actas
..Notas
1410-19.02 Conciliaciones Módulos 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.Son documentos electronicos que
quedan en el sistema
..Tesorería
..Contabilidad
..Presupuesto
..Facturación
..Cartera
..Inventarios
..Activos Fijos
1410-20 CONSIGNACIONES
1410-20.01 Consignaciones Bancarias 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
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TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Consignaciones
..Formato bancario
..Traslados
1410-24 CUENTAS POR COBRAR
1410-24.01 Cuentas por Cobrar ARP 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.02 Cuentas por Cobrar Entes Territoriales 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Radicaciones
..Acta de conciliación
..RIPS
1410-24.03 Cuentas por Cobrar FIDUFOSYGA 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.04 Cuentas por Cobrar IPS Privadas 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.05 Cuentas por Cobrar IPS Publicas 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.06 Cuentas por Cobrar Medicina Prepaga 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
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TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.07 Cuentas por Cobrar otras Entidades 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.08 Cuentas por Cobrar Pólizas 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.09 Cuentas por Cobrar Régimen Contributivo 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.10 Cuentas por Cobrar Régimen Subsidiado 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 9 de 14
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.11 Cuentas por Cobrar Regímenes Especiales 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-24.12 Cuentas por Cobrar SOAT 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..RIPS
..Factura
..Formularios
..Cuenta de cobro
..Relación de actividades
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 10 de 14
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Desglose
..Tramite de glosa
..Notas debito
..Nota crédito
..Radicaciones
..Conciliaciones
..Acta de conciliación
1410-25 DECLARACIONES
1410-25.01 Declaraciones Contribución para la Seguridad 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el
Archivo Central por cuanto los originales son entregados a
los empleados de las diferentes corporaciones.
..Formatos
..Soportes
1410-25.02 Declaraciónes de Estampillas 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el
Archivo Central por cuanto los originales son entregados a
los empleados de las diferentes corporaciones.
..Formatos
..Soportes
1410-25.03 Declaraciones de Ingresos y Patrimonio 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el
Archivo Central por cuanto los originales son entregados a
los empleados de las diferentes corporaciones.
..Formatos
..Soportes
1410-25.04 Declaraciones de Retención en la Fuente 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el
Archivo Central por cuanto los originales son entregados a
los empleados de las diferentes corporaciones.
..Formatos
..Soportes
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 11 de 14
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1410-25.05 Declaraciones Tasa Pro-Deporte 2 8 xLa serie se elimina al finalizar el tiempo de retención en el
Archivo Central por cuanto los originales son entregados a
los empleados de las diferentes corporaciones.
..Formatos
..Soportes
1410-29 ESTADOS FINANCIEROS
1410-29.01 Estados Financieros 2 10 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
..Estados financieros
..Notas
1410-35 INFORMES
1410-35.01 Información Exógena 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-35.07 Informes Contables 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-35.09 Informes Costos 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-35.12 Informes de Cartera 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
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TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
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ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1410-35.16Informes Ejecución Presupuestal de Ingresos y
Gastos2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-35.20 Informes Facturación 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental de
control interno
1410-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental de
control interno
1410-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental de
control interno
1410-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del
tiempo, están contemplados en otra unidad documental de
control interno
1410-35.36 Informes Presupuesto 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL
1410-36.04 Instrumentos de Costos 2 5 xNo hay necesidad de conservarlos porque se consignan en
todas las unidades documentales de contabilidad
..Mano de obra
..Gastos generales
..Suministros
..Bases de distribución
1410-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 13 de 14
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1410-37 INVENTARIOS
1410-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y
unidades documentales. Pierde valores y no amerita ser
conservada
1410-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda
como herramienta de recuperación de la información de la
Empresa
1410-38 LIBROS
1410-38.01 Libros Auxiliares de Contabilidad 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-38.07 Libro Diario 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-38.08 Libros Ejecución Presupuestal Gastos 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-38.09 Libros Ejecución Presupuestal Ingresos 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-38.10 Libros Mayor y Balance 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
1410-41 MANUALES
1410-41.10 Manuales de Políticas Contables 2 10 XDocumentos de conservación total muestran el crecimiento y
desarrollo de la Empresa
1410-41.17 Manuales Tarifarios 2 10 XDocumentos de conservación total muestran el crecimiento y
desarrollo de la Empresa
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 14 de 14
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1410-53 RECIBOS
1410-53.01 Recibos de Caja 2 8 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán
ser conservados cuando menos por 10 años contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante. Y para su destrucción se debe garantizar su
reproducción exacta.
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
DAYANA ALZATE DAVILA LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Coordinadora Administrativa Auxiliar Administrativo Archivo S: Selección
CONVENCIONES Fecha: 11/08/2015
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FINANCIEROS CODIGO DE IDENTIFICACION: 1410
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1420-03 ACTAS
1420-03.02 Actas Brigadas de Emergencias 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque
plasman las decisiones del grupo gerencial y pueden
adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar
valor para la cultura
..Invitación
..Agenda del día
..Informes
..Acta
1420-03.03 Actas Comisión de Personal 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque
plasman las decisiones del grupo gerencial y pueden
adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar
valor para la cultura
..Invitación
..Agenda del día
..Informes
..Acta
1420-03.07 Actas Comité de Bienestar Social 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque
plasman las decisiones del grupo gerencial y pueden
adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar
valor para la cultura
..Invitación
..Agenda del día
..Informes
..Acta
1420-03.10 Actas Comité de convivencia 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque
plasman las decisiones del grupo gerencial y pueden
adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar
valor para la cultura
..Convocatoria
..Elecciones
..Notificación
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d SSERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
.. Informes
.. Acta
1420-03.22Actas Comité Paritario de Salud y Seguridad en el
Trabajo2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque
plasman las decisiones del grupo gerencial y pueden
adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar
valor para la cultura
. Invitación
. Agenda del día
. Informes
. Acta
1420-03.29 Actas PAMEC 2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque
plasman las decisiones del grupo gerencial y pueden
adquirir valor a través del tiempo. Pueden generar
valor para la cultura
. Invitación
. Agenda del día
. Informes
. Acta
1420-12 CARRERA ADMINISTRATIVA
1420-12.01 Carrera Administrativa 2 5 XSe deben dejar los documentos que conservan valores
administrativos o legales.
..Documentos Convocatoria 001 de 2005
..Documentos Acto legislativo 004 de 2011
..Solicitud autorización nombramiento provisional
..Solicitud autorización encargo
..Autorización solicitud nombramiento
..Autorización Solicitud encargo
1420-13 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1420-13.01 Certificados 1 XSe puede eliminar por no conservar valores que
justifiquen su archivo. Son temporales y no vinculantes
..Certificados
1420-13.03 Constancias 1 XSe puede eliminar por no conservar valores que
justifiquen su archivo. Son temporales y no vinculantes
..Constancias laborales
1420-16 COMISION DE PERSONAL
1420-16.01 Comisión de Personal 2 5 x
su conservación debe ser total Por el valor que
contienen para la entidad muestran el proceso de
vinculación de los funcionarios y la aplicación de
normas expedidas por el Servicio Civil
..Convocatoria conformación Comisión de Personal
..Inscripción para conformar comisión de personal
..Acta apertura de elecciones
..Acta de cierre y escrutinio
..Acto administrativo conformación comisión de personal
..Notificación integrantes Comisión de Personal
1420-16.02 Comité de Convivencia Laboral 2 5 x
su conservación debe ser total Por el valor que
contienen para la entidad muestran el proceso de
vinculación de los funcionarios y la aplicación de
normas expedidas por el Servicio Civil
1420-30 GUIAS
1420-30.11 Guias para Movilización y Traslado de Pacientes
2 5 X
Se deja una muestra del 20% para conocer los
cambios y versiones del manejo de enfermería. No
adquieren valor y su cambio es constante
..Listado de chequeo
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
..Informes Cumplimiento y/o Adherencia a Guías y Protocolos
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 4 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1420-32 HISTORIAS
1420-32.02 Historias Laborales 2 80 x
Se destinará para conservación permanente en el
Archivo Histórico Se trata de una serie documental de
valores secundarios no predecibles ya que contiene
información sobre personas cuyas trayectorias no son
predecibles, ello unido a la naturaleza las historias
laborales adquirirá valores secundarios que ameriten
su conservación en el Archivo. CST Art.. 488 - 489
prescripción de acciones C.P.C Art. 174 y 175 .
pruebas ley 100* 93 seguridad social Dec.1748/95
Archivos laborales. Dec.1295/94 riesgos
profesionales. Despúes de retirado el funcionario se
conserva dos años en el archivo central
..Nombramiento
..Lista de elegibles Comisión Nacional Servicio Civil
..Acto administrativo de nombramiento
..Acto Administrativo incorporación planta de cargos
..Oficio de notificación del nombramiento
..Aceptación del cargo
..Documento de identificación
..Libreta militar
..Documentos de estudios
..Certificados de experiencia
..Formato único hoja de vida
..Hoja de vida
..Declaración de bienes y rentas
..Certificado antecedentes judiciales
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
..Certificado de antecedentes disciplinarios
..Certificado antecedentes fiscales
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 5 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Certificado médico de ingreso
..Afiliaciones a ARP
..Afiliación EPS
..Afiliación fondo cesantías
..Afiliación pensión
..Afiliación caja de compensación familiar
..Acta de posesión
..Evaluación período de prueba
..Solicitud inscripción Carrera Administrativa
..Actos administrativos de reconocimientos y distinciones
..Resoluciones vacaciones
..Inscripción y ascenso en el escalafón de carrera administrativa
..Resoluciones de cesantías parciales
..Encargos
..Comisiones
..Licencias
..Permisos
..Evaluaciones de desempeño
..Sanciones
..Certificados bono pensional
..Renuncias
..Acto Administrativo destitución del cargo
..Acto administrativo declaración vacancia del cargo
..Acto administrativo abandono del cargo
..Acto administrativo comisión
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
..Acto Administrativo aceptación renuncia
..Notificación aceptación renuncia
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 6 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Paz y salvo entidades bancarias
..Paz y salvo Inventario documental
..Paz y salvo inventario de bienes
..Examen médico de egreso
..Resoluciones prestaciones sociales definitivas
..Acto Administrativo cesantías definitivas
1420-35 INFORMES
1420-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través
del tiempo, están contemplados en otra unidad
documental de control interno
1420-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 x
No se conservan porque no adquieren valor a través
del tiempo, están contemplados en otra unidad
documental de control interno
1420-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través
del tiempo, están contemplados en otra unidad
documental de control interno
1420-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través
del tiempo, están contemplados en otra unidad
documental de control interno
1420-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL
1420-36.02 Control de dosimetrias 2 8 xSe deja una muestra del 50% conservando solo el
instrumento como tal y obviando los soportes
1420-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1420-37 INVENTARIOS
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
1420-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series
y unidades documentales. Pierde valores y no amerita
ser conservada
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 7 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1420-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque
ayuda como herramienta de recuperación de la
información de la Empresa
1420-41 MANUALES
1420-41.07 Manuales de Bioseguridad 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación
de la Empresa y se conservan en su totalidad
1420-41.08 Manuales de Desempeño 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación
de la Empresa y se conservan en su totalidad
1420-41.09 Manuales de Funciones y Competencias 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación
de la Empresa y se conservan en su totalidad
1420-41.11 Manuales de Procesos y Procedimientos 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación
de la Empresa y se conservan en su totalidad
1420-41.12 Manuales de Selección 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación
de la Empresa y se conservan en su totalidad
..Manual de Selección
..Convocatorias
..Informes Proceso de Selección
1420-41.14 Manuales Inducción y Reinducción 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación
de la Empresa y se conservan en su totalidad
..Manual de Inducción y Reinducción
..Guías de Inducción o Reinducción
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
..Planillas de Asistencia
..Evaluaciones
..Informes de Actividades
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 8 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1420-44 PLANES
1420-44.04 Planes de Bienestar Social e Incentivos 2 8 xSe selecciona y se deja una muestra del 30% de lo
producido para conocer la evolución del componente
organizacional de comunicaciones de la empresa
..Encuestas
..Resultados
..Informes
..Encuesta de Satisfacción
1420-44.08 Planes de Emergencias 2 8 xNo ameritan su conservacion porque esta información
esta consignada en otras series documentales
..Cronogramas
..Avances
..Evaluaciones
..Resultados
1420-44.15 Planes Institucionales de Capacitación 2 8 x
Se selecciona y se deja una muestra del 30% de lo
producido para conocer la evolución del componente
organizacional de comunicaciones de la empresa
..Ficha Proyecto de Aprendizaje
..Cronograma anual de capacitaciones
..Notificación capacitaciones
..Necesidades de capacitación
..Planilla de Asistencia
..Evidencias Desarrollo del Proyecto
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
..Informes de Seguimiento
..Informe Final
..Ofertas educativas
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 9 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1420-44.16 Planes Operativos Anuales 2 8 xNo ameritan su conservacion porque esta información
esta consignada en otras series documentales de
planeación
..Cronogramas
..Avances
..Evaluaciones
.. Resultados
1420-46 POLÍTICAS
1420-46.01 Políticas de Salud y Seguridad en el Trabajo 2 6 x
Las politicas deben quedar consignadas en otras
series documentales y sus resultados en las
evluaciones institucionales . Se puede seleccionar y
dejar una muestra del 30% para conocer cambios
institucionales
1420-46.03 Políticas del Talento Humano 2 6 x
Las politicas deben quedar consignadas en otras
series documentales y sus resultados en las
evluaciones institucionales . Se puede seleccionar y
dejar una muestra del 30% para conocer cambios
institucionales
..Resultados Medición
..Plan de intervención
..Encuestas
..Resultados
..Informes
1420-46.04 Politicas Espacios Libres de Humo 2 6 XPueden mostrar adherencia a las normas, pero estan
sujetos a modificaciones.
..Sensibilización
1420-50 PROGRAMAS
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
1420-50.02 Programas de Elementos de Protección Personal 2 2 XSe dejan los resultados y los informes finales de la
aplicación del programa
..Entega de elementos de protección personal
..Formatos de inspeccion de elementos de proteción personal
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 10 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1420-50.05 Programas de Riesgo Quimico 2 2 xSe dejan los resultados y los informes finales de la
aplicación del programa
..Listas de chequeo
..Hojas de seguridad
1420-50.06 Programas de Seguridad Orden y Limpieza 2 2 xSe dejan los resultados y los informes finales de la
aplicación del programa
..Formatos de socialización
..Listas de chequeo
..Planes de mejoramiento
..Informes
1420-56 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
1420-56.01 Fondos 5 3 x
Art. 60 Código de comercio. Los libros y papeles
deberán ser conservados cuando menos por 10 años
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del
último asiento o comprobante. Y para su destrucción
se debe garantizar su reproducción exacta.
..Cesantias
..Salud
..Pension
..ARL
..Planillas de liquidación ley 50
..Planillas de liquidación régimen retroactivo
..Informes retiros
..Instructivos
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
..Informes
..Actas
..Conciliaciones
..Certificaciones
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 11 de 11
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1420-60SISTEMAS DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO
1420-60.01 Accidentes de Trabajo 2 2 xSe conservan las actas acorde a la normatividad
vigente, los demás documentos se eliminan
..Formato único
..Reporte accidentes de trabajo
..Investigaciónn de accidentes de trabajo
1420-60.02 Semana Salud Ocupacional 2 2 xSe conservan las actas acorde a la normatividad
vigente, los demás documentos se eliminan
..Registros fotograficos
..Afiches
..Listas de chequeo
1420-60.03 Simulacros de Evacuación 2 2 xSe conservan las actas acorde a la normatividad
vigente, los demás documentos se eliminan
..Programación y parámetros de los simulacros
..Informes
1420-60.04 Sistema de Vigilancia de los Riesgos Priorizados 2 2 xSe conservan las actas acorde a la normatividad
vigente, los demás documentos se eliminan
CT: Conservación TotalD: Digitalización
E: Eliminación
Humanos
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Fecha: 11/08/2015CONVENCIONES
CLAUDIA MARIA RIAÑO DAYANA ALZATE DAVILA
Coordinadora Recursos Cordinadora Administrativa S: Selección
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN RECURSOS HUMANOS. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1420
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M-d S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1430-17 COMPROBANTES
1430-17.02 Comprobantes de Entrada 2 8 XArt. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán ser
conservados cuando menos por 10 años contados desde el cierre
de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante. Y para
su destrucción se debe garantizar su reproducción exacta.
..Cotización
..CDP
..Cuadros comparativos
..Registro presupuestal
..Orden de compra
..Factura
..Comprobante de entrada
1430-17.03 Comprobantes deSalida 2 8 XArt. 60 Código de comercio. Los libros y papeles deberán ser
conservados cuando menos por 10 años contados desde el cierre
de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante. Y para
su destrucción se debe garantizar su reproducción exacta.
..Solicitud de insumos
..Orden de despacho
1430-35 INFORMES
1430-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1430-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 XNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1430-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1430-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FISICOS CODIGO DE IDENTIFICACION : 1430
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1430-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL
1430-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1430-37 INVENTARIOS
1430-37.01 Inventarios de Activos Fijos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a
conocer los elementos propiedad de la empresa
..Acta de entrega de bienes
..Inventario de activos
..Inventarios por responsables
..Actas de Traslados
..Solicitudes de Baja
..Actas de baja
..Entrega de los elementos
..Actas de entrega
1430-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1430-37.04 Inventarios Elementos Almacén 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a
conocer los elementos propiedad de la empresa
..Kardex
..Conteo físico
..Ajustes
1430-37.06 Inventarios Particulares 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a
conocer los elementos propiedad de la empresa
..Ingresos activos
..Ingreso elementos de control
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FISICOS CODIGO DE IDENTIFICACION : 1430
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1430-37.07 Inventarios Productos Farmacéuticos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a
conocer los elementos propiedad de la empresa
..Kardex
..Conteo físico
..Ajustes
1430-37.09 Venta Inservibles 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda a
conocer la disposicion final de los elementos de la Empresa
..Acta de baja
..Propuestas
1430-44 PLANES
1430-44.01 Plan Anual de Adquisiciones 2 8 x
1430-44.05 Planes de Compras 2 8 xSe selecciona y se deja una muestra del 20% de lo producido
para conocer la evolución del sistema de compras de la Empresa
..Solicitud de Productos
..Cuadros Comparativos
..Autorizaciones de Compras
..Productos Pendientes
1430-44.14 Planes de Necesidades 2 8 xNo ameritan su conservacion porque esta información esta
consignada en otras series documentales el area contable
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
CONVENCIONES
Auxiliar Administrativa Archivo
CRISTIAN OSORIO DAYANA ALZATE DAVILA
Coordinador Mantenimiento Coordinadora Administrativa S: Selección
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Fecha: 11/08/2015
OFICINA PRODUCTORA: SECCION RECURSOS FISICOS CODIGO DE IDENTIFICACION : 1430
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1440-03 ACTAS
1440-03.04Actas Comité Administrativo Gestión
Ambiental2 5 x
Estos documentos son de carácter histórico porque plasman las
decisiones del grupo gerencial y pueden adquirir valor a través del
tiempo. Pueden generar valor para la cultura
..Invitación
..Agenda del día
..Informes
..Acta
..Informes
1440-03.17 Actas Comité de Mantenimiento 2 5 xEstos documentos son de carácter histórico porque plasman las
decisiones del grupo gerencial y pueden adquirir valor a través del
tiempo. Pueden generar valor para la cultura
..Invitación
..Agenda del día
..Informes
..Acta
..Informes
1440-33 HOJAS DE VIDA
1440-33.02Hojas de Vida Equipo Biomédico e
Industrial5 15 x
Conservación total debido a que son los soportes legales de
propiedad de los bienes . Poseen valor legal
1440-33.06 Hojas de Vida Vehículos 5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de
propiedad de los bienes . Poseen valor legal
1440-35 INFORMES
1440-35.04Informes Actividades Mantenimiento y
Activos Fijos2 8 x
Son documentos que muestran el manejo gerencial y que
ameritan ser conservados porque adquieren valor histórico.
1440-35.14 Informes de Gestion Ambiental 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que
ameritan ser conservados porque adquieren valor histórico.
1440-35.30 Informes Mantenimiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
OFICINA PRODUCTORA: SECCION DE MANTENIMIENTO. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1440
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
CÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1440-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1440-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 XNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de control interno
1440-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo,
están contemplados en otra unidad documental de planeación
1440-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL
1440-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 X Se conservan en su totalidad por norma
1440-37 INVENTARIOS
1440-38.02 Inventarios de Bienes 2 2 XUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1440-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 XUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1440-40 MANTENIMIENTO
1440-40.01 Mantenimiento Muebles y Enseres 2 4 x xHace parte de la hoja de vida de los y propiedades de la
Empresa, Muestran como ha sido el manejo de los mismos.
..Hoja de vida del equipo
..Ficha técnica de especificaciones
..Controles mantenimiento
1440-41.02 Mantenimiento Planta Física 2 4 x xHace parte de la hoja de vida de los y propiedades de la
Empresa, Muestran como ha sido el manejo de los mismos.
..Hoja de vida del equipo
..Ficha técnica de especificaciones
..Controles mantenimiento
1440-41.03 Mantenimiento Redes Eléctricas 2 4 x xHace parte de la hoja de vida de los y propiedades de la
Empresa, Muestran como ha sido el manejo de los mismos.
OFICINA PRODUCTORA: SECCION DE MANTENIMIENTO. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1440
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 3
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
..Hoja de vida del equipo
..Ficha técnica de especificaciones
..Controles mantenimiento
1440-41.04 Mantenimiento Redes Hidráulicas 2 4 x xHace parte de la hoja de vida de los y propiedades de la
Empresa, Muestran como ha sido el manejo de los mismos.
..Hoja de vida del equipo
..Ficha técnica de especificaciones
..Controles mantenimiento
1440-44 PLANES
1440-44.10 Planes de Gestion de Residuos Sólidos 2 8 xSe selecciona y se deja una muestra del 10% de lo producido
para conocer la evolución del componente organizacional de
comunicaciones de la empresa
1440-44.12 Planes de Mantenimiento 2 8 xNo ameritan su conservacion porque esta información esta
consignada en otras series documentales
1440-59 SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL
1440-59.28 Actas Disposicion Final de Residuos 2 6 XLos manuales muestran la evolución y transformación de la
Empresa y se conservan en su totalidad
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación
CONVENCIONES
Auxiliar Administrativa Archivo
CRISTIAN OSORIO DAYANA ALZATE DAVILA
Coordinador Mantenimiento Coordinadora Administrativa S: Selección
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Fecha: 11/08/2015
OFICINA PRODUCTORA: SECCION DE MANTENIMIENTO. CODIGO DE IDENTIFICACION : 1440
CÓDIGOSERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 1 de 4
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1450-05 ARCHIVOS PLANOS RIPS
1450-05.01 Archivos Planos RIPS 2 8 X
Estos insumos conservan la información sobre facturación. Se entrega
en un DVD o CD el cual debe ser almacenado en un sitio protegido de
polvo, humedad y sol, no se le debe colocar ningún objeto pesado
encima. Se conserva en su totalidad porque sigue con valores primarios
y secundarios.
1450-23 COPIAS DE SEGURIDAD
1450-23.01 Copias de Seguridad 2 10 x
Se entrega en un DVD o CD el cual debe ser almacenado en un sitio
protegido de polvo, humedad y sol, no se le debe colocar ningún objeto
pesado encima. No se pueden eliminar porque conserva valores
primarios y secundarios y contiene el sistema de información del hospital
1450-27DESARROLLO DE SOLUCIONES
INFORMATICAS
1450-27.01 Desarrollo de Software 2 5 x
Decreto 2649 /1993 Los medios magnéticos que contengan la
información, así como los programas respectivos, el comprobante
informe diario y la cinta testigo magnética, cuando se expidan facturas
por computador o se utilice el sistema POS. Los archivos magnéticos y
el software utilizados para el intercambio de documentos a través de la
red se pueden seleccionar siempre garantizando medios de respaldo y
recuperación, se deja la última versión cada 5 años. .
1450-27.02 helpdesk 2 5 x
Decreto 2649 /1993 Los medios magnéticos que contengan la
información, así como los programas respectivos, el comprobante
informe diario y la cinta testigo magnética, cuando se expidan facturas
por computador o se utilice el sistema POS. Los archivos magnéticos y
el software utilizados para el intercambio de documentos a través de la
red se pueden seleccionar siempre garantizando medios de respaldo y
recuperación, se deja la última versión cada 5 años. .
1450-33 HOJAS DE VIDA
1450-33.01 Hojas de Vida Cámaras de Seguridad 5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de propiedad
de los bienes . Poseen valor legal
1450-33.03 Hojas de Vida Equipos 5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de propiedad
de los bienes . Poseen valor legal
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN ESTADÍSTICA E INFORMACIÓN CODIGO DE IDENTIFICACION: 1450RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT ESERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
M- D SCÓDIGO
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 2 de 4
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1450-33.04Hojas de Vida Redes
5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de propiedad
de los bienes . Poseen valor legal
1450-33.05 Hojas de Vida Sistema de Información 5 15 xConservación total debido a que son los soportes legales de propiedad
de los bienes . Poseen valor legal
1450-35 INFORMES
1450-35.11 Informes de Actividades 2 8 xSon documentos que muestran el manejo gerencial y que ameritan ser
conservados porque adquieren valor histórico.
1450-35.18 Informes Estadísticos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de control interno
1450-35.31 Informes Mapa de Riesgos 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de control interno
1450-35.32 Informes Organismos de Control 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de control interno
1450-35.33 Informes PAMEC 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de control interno
1450-35.34 Informes Plan de Mejoramiento 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de control interno
1450-35.35 Informes Plan Operativo Anual 2 8 xNo se conservan porque no adquieren valor a través del tiempo, están
contemplados en otra unidad documental de planeación
1450-36INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y
CONTROL
1450-36.01 Censos 2 2 x Se encuentran consignados en otras series documentales
1450-36.05 Listados Diarios de Consulta 2 2 x Se encuentran consignados en otras series documentales
1450-36.07Relaciones Certificados de
Defunción y Nacimiento2 2 x Pueden demostrar derechos de los usuarios de la salud
..Instructivo
1450-36.08 Tablas de Retención Documental 2 8 x Se conservan en su totalidad por norma
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN ESTADÍSTICA E INFORMACIÓN CODIGO DE IDENTIFICACION: 1450
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M- D S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 3 de 4
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1450-37 INVENTARIOS
1450-37.02 Inventarios de Bienes 2 2 xUnidad documental que esta contenida en otras series y unidades
documentales. Pierde valores y no amerita ser conservada
1450-37.03 Inventarios de Documentos 2 4 xUnidad documental que se debe conservar porque ayuda como
herramienta de recuperación de la información de la Empresa
1450-39 LICENCIAS
1450-39.01 Licencias Antivirus 2 4 x Puden llegar a dmostrar derechos de le Empresa
1450-39.02 Licencias Office 2 4 x Puden llegar a dmostrar derechos de le Empresa
1450-39.03Licencias Sistema de Información
Dinámica2 4 x Puden llegar a dmostrar derechos de le Empresa
1450-39.04 Licencias Sistema Operativo 2 4 x Puden llegar a dmostrar derechos de le Empresa
1450-41 MANUALES
1450-41.05 Manuales Conectividad Red 2 6 xLos manuales muestran la evolución y transformación de la Empresa y
se conservan en su totalidad
1450-41.11Manuales de Procesos y
Procedimientos2 6 x
Los manuales muestran la evolución y transformación de la Empresa y
se conservan en su totalidad
1450-41.16Manuales Seguridad de la
Información2 6 x
Los manuales muestran la evolución y transformación de la Empresa y
se conservan en su totalidad
1450-44 PLANES
1450-44.09Planes de Gestion de la Tecnologia y
la Comunicación2 8 x
Se selecciona y se deja una muestra del 10% de lo producido para
conocer la evolución del componente organizacional de comunicaciones
de la empresa
1450-61 SISTEMAS DE INFORMACION
1450-61.01 Dinámica Gerencial 2 5 xSe deben conservar en su totalidad porque conserva valores primarios,
es la base del sistema de información financiero del Hospital
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN ESTADÍSTICA E INFORMACIÓN CODIGO DE IDENTIFICACION: 1450
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M- D S
TABLA DE RETENCIÓN Versión: 001
DOCUMENTAL Fecha: 10/08/2015
Pagina: 4 de 4
ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL
1450-63 USUARIOS
1450-63.01 Usuarios Entidades 2 5 xSu cambio es constante y no adquieren valores que ameriten su
conservacion en el archivo historico
1450-63.02 Usuarios Sistema de Información 2 5 xSu cambio es constante y no adquieren valores que ameriten su
conservacion en el archivo historico
CT: Conservación Total D: Digitalización
E: Eliminación Coordinador Sistemas Sub-Gerencia Administrativa S: Selección
LUZ ADRIANA MEJIA ROBAYO
Auxiliar Administrativa Archivo
MAURICIO OSPINA DAYANA ALZATE DAVILA
CONVENCIONES Fecha: 11/08/2015
OFICINA PRODUCTORA: SECCIÓN ESTADÍSTICA E INFORMACIÓN CODIGO DE IDENTIFICACION: 1450
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
CT E M- D S