CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
CAPÍTULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
A. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se presentan los resultados de la investigación, producto
de la aplicación de dos instrumentos, constituido por una entrevista aplicada
para los objetivos del 1,2,3 y 4, y una guía de observación para los objetivos 5
y 6.
El análisis es presentado por medio de tablas, donde se muestran las
alternativas ( Si – No ), con la cantidad de respuestas dadas según el caso y el
total de respuestas para cada alternativa calculadas para cada uno de los
aspectos referidos en los itemes formulado en los instrumentos, tomando en
cuenta la relación entre la variable, la dimensión, la subdimensión y los
indicadores.
Es importante destacar que el análisis de los resultados es realizado
tomando en cuenta los aspectos referenciados en cada items, por otra parte en
el análisis cualitativo de las respuestas emitidas, los elementos considerados
importantes en el análisis de las preguntas abiertas que se detallan, se
presentan según sea el caso.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo 1: Diagnosticar el actual proceso de registro de inventario
de la empresa.
Variable: Proceso de registro de inventario.
Dimensión: Actual proceso de registro de inventario de la Cristalería
de Occidente, S.A.
Sub-dimensión: Entrada de mercancías
Indicador: Lista de bienes recibidos.
Itemes:
1. Existencia de un formato que registre las entradas de
materiales al almacén.
2. De existir el formato; este es adecuado.
3. Proporciona suficiente información el formato.
4. Es adecuada la información.
5. Se considera importante la existencia del formato.
TABLA # 1 ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL
SI NO 1 0 4 4
2 0 4 4
3 0 4 4
4 0 4 4
5 4 0 4
TOTALES 4 16 20
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Al obtener las respuestas de los itemes Nº 1,2,3,4 y 5 se tiene como
resultado 4 respuestas negativas para las cuatro primeros itemes, lo que
representa un 100% de la población que afirma que la empresa no cuenta con
formatos adecuados que proporcionen suficiente información para registrar la
entrada de materiales al almacén, pero en respuesta al items N° 5 admiten que
la existencia de dichos formatos serviría para controlar la entrada de los al
materiales.
Indicador: Aprobaciones de entrada de Mercancías.
Itemes:
6. Adecuada aprobación de entrada de materiales.
7. Persona que aprueba la entrada de materiales.
8. Momento de la aprobación.
Como resultado de los itemes 6, 7 y 8 se logró evidenciar que el total de
los entrevistados coinciden en afirmar que las entradas de materiales son
adecuadamente aprobadas por el Vicepresidente o por el presidente al
momento de recibir los materiales en la empresa.
TABLA # 2
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
6 4 0 4
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
TOTALES 4 0 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CUADRO SINOPTICO # 1
ITEMES TOTALES 7 Presidente y Vicepresidente 2 Presidente 2
8 Al recibir la mercancía 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Indicador: Orden de compra.
Items:
9. Los requerimientos de materiales están respaldados por una
orden de compra.
TABLA # 3
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
9 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
El items Nº 9 arrojó como resultado, que el total de los entrevistados
niega que los requerimientos de materiales son respaldados por una orden de
compra.
Indicador: Marcha de las entregas.
Itemes:
10. Se hace un seguimiento de las ordenes de compra.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
11. Persona que lleva a cabo el seguimiento.
12. El personal está capacitado para llevar a cabo el seguimiento.
TABLA # 4
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
10 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En los itemes 10, 11 y 12 donde se desea conocer si se lleva a cabo un
seguimiento de las ordenes de compra con los proveedores, hubo 4 respuestas
negativas, y los itemes 11 y 12 no son contestadas por los entrevistados al
contestar negativamente el items # 10
Indicador: Recepción de los Materiales.
Items:
13. Las entradas de materiales son registradas inmediatamente.
TABLA # 5
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
13 4 0 4
TOTALES 4 0 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Las entradas de materiales al almacén se registran inmediatamente,
según respuestas afirmativas de los cuatro (4) entrevistados al items Nº 13.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Indicador: Nota de Inspección.
Itemes:
14. Inspección de los materiales recibidos en el almacén.
15. Persona que lleva a cabo la inspección.
TABLA # 6
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
14 4 0 4
TOTALES 4 0 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CUADRO SINOPTICO # 2
ITEMS TOTALES 15 Presidente y Vicepresidente 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En respuesta a los itemes 14 y 15 el total de los entrevistados coincidió
en afirmar que se realiza una inspección de los materiales que van a entrar al
almacén y que esta inspección se llevaba a cabo por el Presidente y el
Vicepresidente de la empresa.
Indicador: Sello de Facturas.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Items:
16. Utilización se un sello para aprobar la entrada de materiales.
TABLA # 7
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
16 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Las entradas de materiales no son aprobadas mediante la utilización de
un sello, según afirman todos los entrevistados que dan respuesta al items N°
16.
Sub-dimensión: Almacenaje de Mercancías.
Indicador: Información que debe registrarse.
Itemes:
17. Existencia de un formato que reúna las características de los
materiales almacenados.
18. Características consideradas.
TABLA # 8
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
SI NO 17 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En los itemes 17 y 18 donde se desea conocer si existe un formato, que
reúna las características de los materiales almacenados, y cuales son las
características consideradas, se pudo conocer por parte de los 4 entrevistados
que dichos formatos no existen, por lo cual no se puede conocer sus
características.
Indicador: Formato de salida de Materiales.
Itemes:
19. Existencia de un formato para la salida de materiales del
almacén.
20. Indique los formatos utilizados.
21. Se consideran adecuados los formatos.
22. Se considera suficiente la información que proporcionan los
formatos.
23. La información es adecuada.
TABLA # 9
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
19 4 0 4
21 4 0 4
22 4 0 4
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
23 4 0 4
TOTALES 16 0 16
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CUADRO SINOPTICO # 3
ITEMS TOTALES 20 Notas de entrega, facturas 1 Notas de entrega 2 Ordenes de pedido, facturas 1
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Según respuestas obtenidas en los itemes 19,20, 21, 22 y 23 referente a
este indicador, el total de la población coincide en afirmar la utilización de un
formato ya establecido por la empresa para registrar la salida de los materiales
del almacén, cuyos formato son notas de entrega, facturas y ordenes de
pedido, considerando estos adecuados ya que proporcionan suficiente y
adecuada información.
Indicador: Aprobaciones de salida de materiales.
Itemes:
24. Aprobación de las salidas de materiales del almacén.
25. Indique la persona que aprueba las salidas de materiales del
almacén.
26. Forma de aprobación de las salidas de materiales del almacén.
TABLA # 10
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
24 4 0 4
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
TOTALES 4 0 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CUADRO SINOPTICO # 4
ITEMES TOTALES 25 Presidente y Vicepresidente 4
26 Inspección personalizada 2 Verificación del pedido 2
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Como respuestas a los itemes 24, 25 y 26, el total de los entrevistados
aseveran que son aprobadas las salidas de materiales del almacén por el
presidente o el vicepresidente, mediante la inspección personalizada donde se
verifica que los materiales salientes coincide con el pedido realizado por el
cliente.
Indicador: Sello de facturas.
Items:
27. Utilización de sello para aprobar las salidas de materiales.
TABLA # 11
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
27 4 0 4
TOTALES 4 0 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Las salidas de materiales del almacén son aprobadas mediante la
utilización de un sello, de acuerdo a la respuesta dada por los 4 entrevistados al
items N° 27.
Objetivo 2: Diagnosticar el actual proceso de control de inventario
de la empresa.
Variable: Control de inventario.
Dimensión: Actual proceso de control de inventario de la Cristalería
de Occidente, S.A.
Sub-dimensión: Entrada de mercancías
Indicador: Normas para la entrada de mercancías.
Itemes:
28. Existencia de normas establecidas para controlar la entrada de
materiales al almacén.
29. Conocimiento de las normas.
30. Mencionar las normas.
31. Considera las normas formales o informales.
32. Cumplimiento de las normas por parte del personal.
TABLA # 12
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
28 4 0 4
29 4 0 4
32 4 0 4
TOTALES 12 0 12
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CUADRO SINOPTICO # 5
ITEMS TOTALES
30
• Verificar que las láminas de vidrio y espejo estén en perfecto estado. 2
• Verificar que el material recibido, esté contenido en la factura del proveedor. 2
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
TABLA # 13
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL FORMAL INFORMAL
31 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Los itemes N° 28, 29, 30, 31 y 32 arrojan respuestas afirmativas por
parte del total de los entrevistados, relacionadas a la existencia de normas
establecidas para controlar la entrada de materiales al almacén, en este
sentido alegan conocer y cumplir las normas, que han sido implementadas
informalmente, dentro de las mencionadas, las siguientes fueron las mas
relevantes: 1) Verificar que el material recibido esté contenido en la factura del
proveedor; 2) Revisar que las láminas de vidrios y espejos estén cero detalles.
Indicador: Políticas para la entrada de mercancías.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Itemes:
33. Existencia de políticas para controlar el proceso de entrada de
materiales al almacén.
34. Considera las políticas formales o informales.
35. Mencionar las políticas.
36. Conocimiento por parte del personal encargado del inventario
de estas políticas.
37. Cumplimiento de las políticas por parte del personal.
TABLA # 14
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL
SI NO 33 0 4 4
36 0 4 4
37 0 4 4
TOTALES 0 12 12
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En los itemes N° 33, 36 y 37 que miden el presente indicador el total de
los entrevistados, niegan conocer y cumplir las políticas en el proceso de
control de inventario ya que dichas políticas no están establecidas, por otro
lado los itemes 34 y 35 no son contestados por resultar negativas las
respuestas al items # 33.
Indicador: Procedimientos para la entrada de materiales.
Itemes:
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
38. Establecimiento de un procedimiento para controlar el proceso
de entrada de materiales al almacén (cantidad recibida).
39. Considera los procedimientos formales o informales.
40. Conocimiento de los procedimientos por parte del personal
encargado.
41. De existir los procedimientos, los considera adecuados.
42. Cumplimiento de los procedimientos, por parte del personal
encargado.
TABLA # 15
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
38 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Los procedimientos para la entrada de materiales no están establecidos
en la empresa según respuesta dada por los 4 entrevistados al items N° 38,
los itemes 39, 40, 41 y 42 no obtienen respuesta, debido a la negativa dada por
todos los entrevistados al items # 38.
Sub-dimensión: Almacenaje de mercancías
Indicador: Normas para el almacenaje de mercancías.
Itemes:
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
43. Existencia de normas establecidas para controlar el almacenaje
de materiales.
44. Mencione las normas para controlar el almacenaje de
materiales.
45. Considera las normas formales o informales.
46. Conocimiento por parte del personal de las normas.
47. Cumple el personal las normas.
TABLA # 16
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
43 4 0 4
46 4 0 4
47 4 0 4
TOTALES 12 0 12
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CUADRO SINOPTICO # 6
ITEMS TOTALES
44 Las láminas de vidrio y espejo se ordenan según el espesor y el color. 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
TABLA # 17
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL FORMAL INFORMAL
45 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
En respuesta a los itemes 43, 44, 45, 46 y 47 las 4 personas
consultadas coinciden en afirmar que existen normas informales, conocidas y
cumplidas por el personal en función al control de almacenaje de los materiales,
haciendo referencia al hecho de que las láminas de vidrio y espejo deben ser
ordenadas en el almacén según su espesor y color.
Indicador: Políticas para el almacenaje de mercancías.
Itemes:
48. Existencia de políticas para controlar el almacenaje de los
materiales.
49. Mencione las políticas para controlar el almacenaje de los
materiales.
50. Considera las políticas formales o informales.
51. Conocimiento por parte del personal de las políticas.
52. Cumple el personal las políticas.
TABLA # 18
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
48 4 0 4
51 4 0 4
52 4 0 4
TOTALES 12 0 12
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
CUADRO SINOPTICO # 7
ITEMS TOTALES
49
Las láminas de vidrio y espejo tienen una ubicación determinada dentro del almacén, tomando en cuenta su espesor y su color. 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
TABLA # 19
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL FORMAL INFORMAL
50 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
La empresa cuenta con políticas informales para el control de los
materiales almacenados, el personal encargado del inventario conoce dichas
políticas y las cumple, estas políticas están referidas al hecho de que las
láminas de vidrio y espejo tienen una ubicación determinada dentro del
almacén, tomando en cuenta su color y su espesor; las anteriores afirmaciones
provienen del total de los entrevistados en respuesta a los itemes 48, 49, 50,51
y 52.
Indicador: Procedimientos para el almacenaje de mercancías.
Itemes:
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
53. Existencia de procedimientos establecidos para controlar el
almacenaje de materiales (existencias actuales).
54. Considera los procedimientos formales o informales.
55. Conocimiento de los procedimientos, por parte del personal
encargado.
56. Considera adecuado los procedimientos.
57. Cumplimiento de los procedimientos por parte del personal.
TABLA # 20
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
53 4 0 4
55 4 0 4
56 4 0 4
57 4 0 4
TOTALES 16 0 16
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
TABLA # 21
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL FORMAL INFORMAL
54 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Los itemes N° 53, 54, 55, 56 y 57 que miden la existencia de
procedimientos para el control de almacenaje de materiales proyectan como
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
resultado el hecho de que los 4 entrevistados afirman que si existen dichos
procedimientos de manera informal, y el personal que lo cumple lo consigue
adecuado.
Sub-dimensión: Salida de mercancías
Indicador: Normas para la salida de mercancías.
Itemes:
58. Existencia de normas establecidas para controlar la salida de
los materiales del almacén.
59. Mencione las normas si existen, de lo contrario diga porque no
existen.
60. Considera las normas formales o informales.
61. Conocimiento por parte del personal de las normas.
62. Cumplimiento por parte del personal de las normas.
TABLA # 22
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
58 4 0 4
61 4 0 4
62 4 0 4
TOTALES 12 0 12
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
CUADRO SINOPTICO # 8
ITEMS TOTALES
59
• La factura debe estar totalmente cancelada
• Debe entregarse todo el material descrito en factura.
• La última persona que trabajó el material, es responsable por este. 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
TABLA # 23
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL FORMAL INFORMAL
60 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Por otro lado los 4 consultados, en respuesta a los itemes 58, 59, 60, 61 y
62 aseveran que la empresa cuenta con normas informales para controlar la
salida de materiales del almacén, y que dichas normas son conocidas y
cumplidas por el personal; estas normas son: 1) El material que sale del
almacén debe estar cancelado; 2) Debe entregarse todo el pedido, descrito en
la factura u orden de entrega; 3) La última persona que trabajó el material es
responsable por ese trabajo.
Indicador: Políticas para la salida de mercancías.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Itemes:
63. Existencia de políticas para controlar la salida de los materiales
del almacén.
64. Considera las políticas formales o informales.
65. Mencione las políticas si existen.
66. Conocimiento por parte del personal encargado del inventario,
de las políticas.
67. Cumplimiento por parte del personal de las políticas.
TABLA # 24
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
63 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
TABLA # 25
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL FORMAL INFORMAL
64 0 0 0
TOTALES 0 0 0
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
El items 63, que pretende medir la existencia de políticas para la salida
de materiales, arrojó respuestas negativas de parte del total de los
entrevistados, ya que alegan que no existen tales políticas, por lo tanto los
itemes 64, 65, 66 y 67 quedan sin respuesta.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Indicador: Procedimientos para la salida de mercancías.
Itemes:
68. Existencia de procedimiento para controlar la salida de los
materiales del almacén (cantidad despachada).
69. Considera los procedimientos formales o informales.
70. Conocimiento de los procedimientos por parte del personal
encargado
71. Considera los procedimientos adecuados.
72. Aplicación de los procedimientos, por parte del personal
encargado.
TABLA # 26
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
68 4 0 4
70 4 0 4
71 4 0 4
72 4 0 4
TOTALES 16 0 16
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
TABLA # 27
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL FORMAL INFORMAL
69 0 4 4
TOTALES 0 4 4
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Los 4 consultados concuerdan en afirmar que la empresa cuenta con un
procedimiento adecuado e informal para el control de salida de materiales del
almacén, y que el personal lo conoce y lo cumple; esto en respuesta a los
itemes 68, 69, 70, 71 y 72.
Objetivo 3: Determinar los mecanismos de control de inventario que
presenta la empresa.
Variable: Control de inventario.
Dimensión: Mecanismos de control de inventario de la Cristalería de
Occidente, S.A.
Sub-dimensión: Entrada de mercancías
Indicador: Inspección de materiales.
Itemes:
73. Realización de una debida inspección de los materiales que
entran al almacén.
74. Aspectos considerados al momento de la inspección.
75. Persona encargada de realizar la inspección.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
TABLA # 28
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
73 4 0 4
TOTALES 4 0 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CUADRO SINOPTICO # 9
ITEMES TOTALES
74
• Cantidad y estado de los materiales. • Características de los materiales 4
75 Presidente y Vicepresidente 1 Vicepresidente 3
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En los itemes 73, 74 y 75, los 4 entrevistados afirman que los materiales
que entran al almacén son debidamente inspeccionados por el presidente o el
vice-presidente, tomando en cuenta: 1) La cantidad de materiales recibidos; 2)
El estado del materia; 3) Las características del material (color, espesor).
Indicador: Informe de entrada de materiales.
Itemes:
76. Realización de informes de entrada de materiales al almacén.
77. Si se realizan los informes, indique cada cuanto tiempo se
realizan.
78. Persona encargada de realizar los informes.
TABLA # 29
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
SI NO 76 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
El total de los consultados niegan que se realicen informes de entrada
de materiales por algún integrante del proceso de inventario, esto en respuesta
al items 76, y los itemes 77 y 78 no son contestados, debido a la respuesta
negativa al items # 76.
Indicador: Aprobación de entrada de materiales.
Itemes:
79. Debida aprobación de la entrada de materiales al almacén.
80. Si se lleva a cabo la aprobación, indique quien aprueba.
81. Son necesarias las aprobaciones como medio de control de la
entrada de materiales.
TABLA # 30
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
79 4 0 4
81 4 0 4
TOTALES 8 0 8
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
CUADRO SINOPTICO # 10
ITEMS TOTALES 80 Presidente y Vicepresidente 2 Vicepresidente 2
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En respuesta a los itemes 79, 80 y 81, las 4 personas entrevistadas
avalan que la entrada de materiales son debidamente aprobadas por el
presidente o el vicepresidente, además de considerar dichas aprobaciones
necesarias como medio de control de la entrada de materiales.
Sub-dimensión: Almacenaje de materiales.
Indicador: Niveles máximos de existencias.
Itemes:
82. Existencia de niveles máximos establecidos en el almacén.
83. De existir niveles máximos establecidos, indique los
parámetros utilizados para determinarlos.
TABLA # 31
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
82 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Los 4 entrevistados afirman que no existe parámetros para medir los
niveles máximos de existencia de materiales, sin embargo manejan un stock
basado en la experiencia, para cada tipo de vidrio, todo lo anterior en
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
respuesta al items 82, y el items 83 no es contestado por los entrevistados
debido a la negativa dada al items # 82.
Indicador: Niveles Mínimos.
Itemes:
84. Existencia de niveles mínimos establecidos en el almacén.
85. De existir niveles mínimos establecidos, indique los
parámetros utilizados.
TABLA # 32
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
84 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En el items 84 que mide la existencia parámetros establecidos para
determinar los niveles mínimos en el almacén, el total de los consultados negó
su existencia, por lo que el items 85 no es contestado..
Indicador: Fichero de existencias.
Itemes:
86. Presencia de un fichero de existencia, con las características
de los materiales almacenados.
87. De existir, los considera adecuado.
88. En caso de no ser adecuado, indique que le incluiría.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
89. En caso de existir el fichero, es clasificado correctamente el
inventario, de acuerdo a sus características específicas.
TABLA # 33
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
86 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En respuesta al items 86, los 4 entrevistados niegan la existencia de un
fichero de existencia, los itemes sucesivos, es decir 87, 88 y 89 no obtienen
ninguna respuesta, debido a la negativa dada al items que les precede.
Indicador: Arreglo Físico.
Items:
90. Ubicación adecuada de los materiales, para facilitar el proceso
productivo.
TABLA # 34
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
90 4 0 4
TOTALES 4 0 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
El total de los entrevistados responden al items 90, que si están
adecuadamente ubicados los materiales para facilitar el proceso productivo.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Sub-dimensión: Salida de Mercancías.
Indicador: Inspección de Materiales.
Items:
91. Debida inspección de los materiales que salen del almacén.
TABLA # 35
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
91 4 0 4
TOTALES 4 0 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Al items N° 91, los 4 entrevistados contestan afirmativamente que existe
una inspección de los materiales que salen del almacén.
Indicador: Registro de salida de materiales.
Itemes:
92. Debido registro en formatos establecidos, las salidas de
materiales del almacén.
93. Son numerados las salidas de materiales del almacén.
94. Envío de los registros de salida al departamento de
contabilidad, para que el encargado del almacén no pueda
incrementar la cantidad entregada.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
95. Contabilización de las salidas de materiales, incluyendo los
materiales devueltos a los proveedores.
TABLA # 36
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
92 0 4 4
93 0 4 4
94 0 4 4
95 0 4 4
TOTALES 0 16 16
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Los 4 entrevistados al ser consultados señalan que no existen formatos
enumerados para registrar las salidas de materiales del almacén, tampoco se
envían los registros de salida de materiales al departamento de contabilidad, ni
se contabilizan los artículos devueltos a los proveedores; todo esto en
respuesta a los itemes 92, 93, 94 y 95.
Indicador: Aprobaciones de salidas.
Items:
96. Aprobación de la salidas de materiales del almacén, por la
persona encargada.
TABLA # 37
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
96 4 0 4
TOTALES 4 0 4
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En respuesta al items 96 los 4 entrevistados afirman que si son
aprobadas las salidas de materiales del almacén por el encargado.
Objetivo 4: Analizar las actuales normas, políticas y procedimientos
establecidos para el control de inventario.
Variable: Control de inventario.
Dimensión: Actuales normas, políticas y procedimientos para el
control de inventario.
Sub-dimensión: Políticas de control de inventario.
Indicador: Puntos de reorden.
Itemes:
97. Determinación del nivel de seguridad.
98. Forma de determinar el nivel de seguridad.
99. Asignación del mismo nivel de seguridad para todos los
materiales.
100. Parámetros utilizados como referencia para determinar el nivel
de seguridad.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
101. Registrar el cumplimiento de entrega de los proveedores.
102. Es considerada la importancia de los materiales con respecto a
otros.
TABLA # 38
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
97 4 0 4
99 0 4 4
101 4 0 4
102 4 0 4
TOTALES 12 4 16
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CUADRO SINOPTICO # 11
ITEMES TOTALES 98 Por experiencia 4
100 Consumo de un período determinado 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
A los itemes 97, 98, 99,100, 101 y 102 los 4 consultados expusieron que
el nivel de seguridad se determina por experiencia, pero no es el mismo para
todos los materiales, así como también expresan que el parámetro para
determinar el nivel de seguridad de existencias es el porcentaje de consumo de
un período determinado, que se lleva un registro del cumplimiento de entrega
de los proveedores, además de considerarse la importancia de unos
materiales con respecto a otros.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Indicador: Nivel de seguridad de existencias.
Itemes:
103. Determinación del punto de reorden.
104. Determinación del momento oportuno para hacer un pedido.
105. Tipos de proveedores.
106. Anticipación de pedidos a proveedores.
107. Capacidad de respuesta de los proveedores.
CUADRO
SINOPTICO # 12
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
TABLA # 39
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
ITEMS PROVEEDORES
105 Reg. Nac. Int.
Totales 4 4 4
ITEMS ALTERNATIVAS
107 Oportuna Inoportuna
Totales 4 0
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
TABLA # 40
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En respuesta a los itemes 103, 104, 105, 106 y 107, los cuatro (4)
entrevistados alegan que el punto de reorden se determinan según la rotación
del inventario, así como también afirman que el momento oportuno para realizar
los pedidos se determina al quedar en existencia un mínimo de dos (2) láminas
con características determinadas; cuentan con proveedores regionales,
nacionales e internacionales que suelen cumplir de manera oportuna con los
pedidos.
Sub-dimensión: Normas de control de inventario.
Indicador: Seguridad de Inventario.
Itemes:
108. Existencia de normas relativas a la seguridad de los
inventarios.
109. Mencione las normas, si existen.
TABLA # 41
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
ITEMES TOTALES
103 Según rotación del inventario 4
104
Cuando solo existe un mínimo de dos (2) láminas, por espesor o color 4
106 Los pedidos llegan a tiempo. 4
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
108 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
Los 4 consultados en el items 108, responden que no existen normas
relativas a la seguridad de los inventarios, y el items 109 no es contestado
debido a la negativa dada al items anterior.
Indicador: Arreglo físico.
Items:
110. Existencia de normas establecidas en cuanto a ubicación de
los materiales y transporte de los materiales.
TABLA # 42
ALTERNATIVAS ITEMS Ubic. Mat Trans. Mat
SI NO SI NO
110 4 0 4 0
TOTAL 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En respuesta al items 110 los 4 entrevistados afirman que existen normas
establecidas en cuanto a ubicación de los materiales y al transporte de los
materiales.
Sub-dimensión: Procedimientos de control de inventarios.
Indicador: Ordenes de compras.
Items:
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
111. Realización de ordenes de compra con sus debidos
duplicados para el control del proceso de compras.
TABLA # 43
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
111 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
El total de los entrevistados en referencia al items 111 niegan que se
realicen ordenen de compra con duplicados, para controlar el proceso de
compras.
Indicador: Requisición de materiales.
Itemes:
112. Son originados a través de una requisición de materiales, los
requerimientos de materiales.
113. Se aprueban debidamente estas requisiciones.
TABLA # 44
ITEMES ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
112 2 2 4
113 2 2 4
TOTALES 4 4 8
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
A los itemes 112 y 113, un dos (2) de los consultados responden que si
se origina una requisición de materiales, y que estas son aprobadas, mientras
que los dos (2) restantes afirma que no se origina una orden de requisición,
sino en el caso de los proveedores internacionales y que estas son aprobadas.
Indicador: Devoluciones de materiales.
Itemes:
114. Existencia de un formato para el control de los materiales
devueltos.
115. De existir el formato, es utilizado cada vez que se produce
una devolución.
TABLA # 45
ITEMS ALTERNATIVAS TOTAL SI NO
114 0 4 4
TOTALES 0 4 4
FUENTE: FLORES, GARNICA (2001)
En respuesta al items 114 el total de los consultados indican que no se
utiliza un formato para el control de los materiales devueltos; en relación al
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
items 115, este queda sin respuesta debido a la negativa referida al items
anterior.
B. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS.
El análisis de las opiniones y respuestas dadas por el personal de la
Cristalería de Occidente, S.A. darán las directrices para el razonamiento de
la situación-problema que se presenta en la organización, para así llegar a
determinar las conclusiones y recomendaciones.
Al diagnosticar la entrada, almacenaje, salida dentro del proceso de
registro de inventario, tomando en cuenta los indicadores planteados en
capítulos anteriores, y a través de los instrumentos que lograron recolectar la
información por parte de la población encuestada, y observada se determinó
que:
Las entradas de materiales en la empresa objeto de estudio, no son
aprobadas mediante la utilización de un sello, ello dificulta que el proceso se
lleve a cabo de una manera sencilla, impidiendo identificar a la persona
responsable de dicho proceso.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Según Cárdenas (1996, p.75), todas las transacciones que impliquen la
entrada de materiales al almacén deben ser autorizadas por la persona
responsable, basados en pedidos realizados dentro de la empresa. Al
momento de aprobar las entradas al almacén, Harper (1983, p.50), señala la
conveniencia de utilizar un sello como medio de registro y control para verificar
rápidamente que han sido aprobadas las entradas de materiales por la
persona delegada para tal responsabilidad.
No existe ningún tipo de formato en la empresa para registrar las
entradas de materiales, salidas de materiales, como para los materiales que se
encuentran en el almacén. Las órdenes de compra no se utilizan dentro del
proceso de inventario así como tampoco se lleva a cabo un seguimiento a las
compras.
En este sentido, García (1995), expone la utilidad de disponer de un
formato o tarjeta para datos, que reúna toda una serie de información
correspondiente a las características y propiedades de los materiales
disponibles en el almacén, tales como, dimensiones, peso, clasificación,
observaciones, entre otros.
Según Harper (1983, p.45), las órdenes de compra son importantes ya
que constituyen la base de un contrato legal y como medio de control y registro
de entrada de materiales, el encargado de las compras las utiliza para
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
especificar la cantidad exacta y demás características de los materiales que
se requieran para reponer el inventario.
En la Cristalería de Occidente S.A., no se elabora al momento de la
recepción de los materiales al almacén una lista de bienes recibidos, como
medio de registro y control de los materiales que entran al almacén, esto se
traduce en una debilidad ya que no existe un medio donde se registren los
materiales que se ordenan a los proveedores, contra los que se reciben. Cabe
destacar que el personal entrevistado considera importante la existencia de
estos formatos como medio de control de los materiales recibidos en el
almacén.
Tomando en cuenta la opinión de Harper (1983), la lista de bienes
recibidos constituye una etapa importante como medio de registro y control de
los materiales entrantes al almacén ya que se registran los datos referentes a
la recepción o materiales recibidos.
En la empresa objeto de estudio, por ser una empresa familiar los
movimientos de entrada y salida de materiales del almacén son canalizados
bien sea por el presidente o por el vicepresidente ya que en opinión de ellos
mismos, al hacerlo de esta manera, se pretende evitar robos, pérdidas, uso
inadecuado de los materiales, y todos aquellos actos considerados
inaceptables dentro de la empresa.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Según Cárdenas (1996, p.75), en todos los movimientos de entrada y
salida de materiales y entregas a producción, deben intervenir por lo menos
dos personas a fin de evitar fraudes, robos o malversaciones.
Aun cuando en el proceso de registro de inventario la fase de entrada de
mercancía presenta serias debilidades, las salidas son bien canalizadas en la
organización estudiada, debido a que estas son aprobadas ya sea por el
presidente o por el vicepresidente, mediante la inspección personalizada,
donde se verifica que lo que sale coincide con lo que está contenido en la
orden de pedido o en la factura, además de la utilización de un sello para
aprobar dichas salidas.
Además del gran movimiento de materiales que ocurre en los
almacenes, también existe un gran flujo de información. Por ello, se debe
disponer de formatos u otras herramientas que integren y registren toda la
información de los materiales que se encuentran en los almacenes y de los
movimientos que se experimentan en el almacén, ya que esta información
constituirá la base fundamental para llevar a cabo el proceso de control de
inventario.
Al diagnosticar el proceso de entrada, almacenaje, salida para el
proceso de control de inventario, tomando en cuenta los elementos que lo
integran tal como lo son las normas, políticas y procedimientos establecidos, se
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
encontraron los siguientes hechos:
Mediante la aplicación de la encuesta se determinó que en la empresa
objeto de este estudio, no existen políticas, normas y procedimientos formales,
para el control de inventarios tanto para la entrada de materiales, almacenaje
de materiales y la salida de materiales.
Sin embargo se constató la existencia de políticas, normas y
procedimientos de carácter informal, es decir, que aún no estando escritas y
debidamente documentadas, algunas de éstas son del conocimiento por parte
del personal involucrado en el proceso.
Muestra de ello lo constituye la normativa existente para el control de la
entrada de materiales al almacén. Estas normas son, entre otras: verificar que
el material recibido este contenido en la factura del proveedor, revisar que las
laminas de vidrios y espejos se encuentren en perfectas condiciones.
El personal no manifestó conocer políticas, para el control de entrada
de materiales al almacén. Sin embargo conocen los procedimientos, debido a
que dichas actividades y tareas son realizadas a diario de manera rutinaria y
repetitiva. Sin embargo, los procedimientos no son documentados
debidamente en manuales, lo cual puede suponer una fuente potencial de
dificultades.
Se constató la existencia de algunas políticas informales en el área de
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
almacenaje tales como: la ubicación física dentro del almacén de aquellos
materiales como las láminas de vidrio y espejos esta determinada por sus
propiedades y características como su color y su espesor.
Para seguir con el lineamiento, establecido en el párrafo anterior el
almacén cuenta con una normativa, para clasificar específicamente cada
material dentro de su categoría correspondiente, estas normas precisan
claramente las características de los materiales para así poder ser
almacenados.
Se pudo comprobar las existencias de normas para controlar la salida
de mercancía del almacén pero de manera informal, tales normas son: 1) el
material que sale del almacén debe de estar cancelado; 2) debe entregarse
todo el pedido, descrito en una misma factura u orden de entrega; 3) la última
persona que trabajó el material es responsable por ese trabajo.
Al igual que en el caso de las entradas no se manifiesta la existencia de
políticas para el control de las salidas.
De acuerdo a la opinión de Melinkoff (1990 ) el proceso de control
consta de una serie de pasos perfectamente definidos. Estos pasos deben ser
cumplidos como requisitos para asegurar la eficacia del control. Precisamente,
el primero de estos pasos, es el establecimiento de normas que constituyen la
base de control, ya que el control pretende medir el resultado real obtenido
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
respecto a un resultado esperado.
En opinión de Melinkoff (1990, p.27) los procedimientos constituyen la
realización de una serie de tareas y actividades en forma ordenada y
guardando una sucesión cronológica en la manera de realizar esas tareas y
actividades.
Según Tawfik (1992, p. 182) ¨ la política de inventario consiste en el
conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la
producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a
la escasez de materiales e impidiendo el exceso de inventarios.
Como se puede observar, la eficacia del control de los inventarios estará
determinada por un conjunto de normas que permitirán impulsar y guiar los
actos del personal encargado del proceso, las normas dentro del inventario
tienen un carácter impositivo y el no adaptarse a ellas conllevaría a un efecto
negativo en el desempeño del control del inventario.
En opinión de los autores de la presente investigación, el solo hecho de
que existan las normas no garantiza el éxito del proceso de control, si éstas no
están debidamente escritas y documentadas en manuales de la empresa.
Además, las normas deben ser comunicadas a todos los miembros de la
organización, a fin de que todo el personal tenga conocimiento de las mismas.
Toda empresa cualquiera que sean sus actividades, tiene la necesidad
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
de obtener ciertos bienes o servicios, para poder realizar continuamente sus
operaciones. Generalmente, en las organizaciones existen políticas,
lineamientos, que son diseñadas para orientar y guiar todas aquellas acciones
que están dirigidas a proveer a la organización en su conjunto, todos aquellos
bienes y servicios que son necesarios para garantizar la continuidad de las
operaciones, así como también facilitar y apoyar la toma de decisiones en la
resolución de problemas inherentes a la administración de los inventarios.
En este sentido, las políticas de inventario deben dar respuestas a
preguntas tales como: ¿ con que frecuencia se deben realizar los pedidos?, ¿de
que tamaño deben ser?, monto de adquisición, calidad, disponibilidad de los
proveedores, por lo tanto las políticas de inventario, deben establecer guías de
acción, para todas aquellas actividades vinculadas con el inventario.
Al establecer los procedimientos necesarios para llevar a cabo el control
de los inventarios en la Cristalería de Occidente, S.A., se tendrá la seguridad
de que todas las actividades y tareas por sencillas que sean, siempre serán
ejecutadas de manera concatenada, por las personas que intervienen en el
proceso, evitando la arbitrariedad de cada cual.
Al determinar los mecanismos para el control de inventario con que
cuenta la empresa, para la entrada, almacenaje y la salida de materiales,
tomando en consideración los indicadores establecidos para medir la variable
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
se obtuvo lo siguiente:
Por medio de la entrevista se pudo determinar que las aprobaciones de
entradas de materiales en la empresa son canalizadas ya sea por el presidente
o por el vicepresidente, estos inspeccionan y verifican los pedidos que llegan a
la empresa, cotejándolo al mismo tiempo con la factura emitida por el
proveedor.
En la empresa objeto de estudio se pudo apreciar que aun cuando no
se realizan informes de recepción de materiales, sí se inspeccionan los
mismos tomando en cuenta: 1) la cantidad de materiales recibidos; 2) el buen
estado de dichos materiales; 3) las características del material (color, espesor).
Según Harper (1983), los materiales deben ser inspeccionados al
momento de la recepción, y se debe indicar los resultados de la inspección.
Esta nota es incorporada a la lista de bienes recibidos. Redondo (1992),
sugiere la utilización de informes de recepción como mecanismo de control de
los materiales almacenados.
Para Cárdenas (1996, p.75), todas las transacciones que impliquen
compra, recepción, almacenaje y consumo de materiales, deberán ser
autorizadas y aprobadas por un funcionario o ejecutivo responsable.
Tal como afirma Patón (1973, p. 475) existen mecanismos para lograr un
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
buen control de las existencias, entre estos recursos están la creación de
estándares de existencia, en particular puntos máximos y mínimos.
En lo referente al almacenaje de mercancía (niveles máximos, niveles
mínimos y fichero de existencia) la empresa muestra ineficiencia, ya que no
tiene definido ni niveles máximos, ni niveles mínimos, así como no cuenta con
un fichero de existencia que registre los datos referentes a los materiales que
están almacenados.
En relación al arreglo físico se constató que los equipos y personas
están dispuestas en el orden exacto que requiere el proceso productivo,
permitiendo el flujo de materiales, la utilización eficiente del espacio físico y
facilitando las condiciones de trabajo, reduciendo de esta manera los retrasos
en la producción.
Según Chiavenato (1993, p.115), el arreglo físico significa la colocación
racional de los diversos elementos combinados para efectuar la elaboración de
productos y servicios, suponiendo la planeación del espacio físico que será
ocupado y utilizado.
Los mecanismos de control establecidos para la salida de los materiales
en el almacén coinciden con los mecanismos de control para la entrada, es
decir, que se lleva a cabo una inspección y verificación visual por parte de la
presidencia y vice-presidencia cada vez que se despachan materiales del
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
almacén, este control consiste en verificar que el material que esta siendo
despachado coincida con la orden de pedido y este cumpla con las
condiciones generales para la salida.-
Al identificar los mecanismos de control existentes en la CRISTALERIA
DE OCCIDENTE, S.A.,se pone de manifiesto la carencia de mecanismos de
control efectivos. Obviamente, para ejercer la función de control, primero es
necesario, disponer o contar con información provenientes de registros e
informes que precisamente constituyen la base de control. En este sentido se
demuestra la estrecha relación existente entre la variable proceso de registro y
control de inventario.
En general, debido al valor y la utilidad que tienen los informes y
registros dentro de la organización como un instrumento o mecanismo de
control, estos, ayudan a observar con claridad y precisión la recepción de
materia prima que va a ser transformada en el proceso productivo así como la
que sale del almacén.
Es conveniente resaltar que para ejercer un control efectivo sobre los
materiales, las entradas de éstos al almacén se deben llevar a cabo, logrando
que cada orden sea debidamente aprobada, todas las recepciones de
materiales deben ser inspeccionadas y verificadas.
Las existencias mínimas determinan la necesidad de encargar un nuevo
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
pedido, mientras que las existencias máximas se alcanzan después de la
llegada del material; el fichero de existencia sirve para conocer, analizar,
controlar la existencia de materiales, además de proporcionar información
referida a: nombre del artículo, código del artículo, proveedores del artículo,
precio unitario, saldo en existencia y demás especificaciones.
Al analizar lar actuales políticas, normas y procedimientos establecidos
para el control de inventario, tomando en consideración los indicadores
establecidos para medir la variable se obtuvo lo siguiente:
Las políticas, normas y procedimientos existentes en la CRISTALERÍA
DE OCCIDENTE, S.A. para el control de inventarios son escasas. Estas a su
vez se caracterizan por ser informales, es decir, que no están documentadas
debidamente en manuales, lo cual dificulta la comunicación e información de
las mismas al personal involucrado en los procesos de control de los
inventarios.
En la CRISTALERIA DE OCCIDENTE, S.A. la política existente para
determinar el momento más adecuado ó más oportuno para realizar los
pedidos y reponer las existencias de materiales en el almacén, consiste en que
una vez que se haya alcanzado un nivel de existencia predeterminado el cual
ellos denominan “mínimos” es el momento de realizar un nuevo pedido.
En realidad para la empresa este nivel mínimo de existencia constituye
el punto de reorden ya que una vez alcanzado dicho nivel mínimo se origina la
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
necesidad de hacer un nuevo pedido. Esta situación evidencia la ausencia de
otros parámetros que deben ser considerados en las políticas de control de
inventario tales como: nivel de seguridad, nivel mínimo, y el punto de reorden
que en cualquier caso deberá ser superior que el nivel mínimo.
El nivel “mínimo” dentro de la empresa que como dijimos anteriormente
origina la necesidad de solicitar un nuevo pedido, está determinado de acuerdo
al comportamiento de la demanda en base a un consumo de materiales de un
periodo determinado. En cualquier caso este nivel es muy bajo, por lo que no
proporciona un colchón ó margen de seguridad para afrontar las contingencias
que puede deparar el futuro
Con respecto a las normas relativas a la seguridad (física) del
inventario, se constató que éstas no existen. Muestra de ello son los robos o
pérdidas de materiales ocurridos con frecuencia dentro del almacén.
Al analizar la existencia de normas en cuanto al arreglo físico, se halló
que se presentan normas informales para regular la localización y disposición
de los materiales resguardados dentro del almacén. La norma especifica en
cada caso la ubicación destinada para cada tipo de material del inventario que
en su mayoría esta compuesto por vidrios y espejo, atendiendo a las
características y propiedades físicas de los mismos tales como: color,
espesor, tamaño, dimensiones, peso, resistencia, textura, etc.
Al analizar los procedimientos establecidos para el control de los
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
inventarios se encontró que la empresa, no utiliza formatos tales como: órdenes
de compra, requisiciones de materiales, devolución de materiales. Esta
situación imposibilita llevar a cabo un control efectivo del inventario ya que sin
ellos no se puede conocer con exactitud y ciencia cierta la cantidad de
materiales disponibles en el almacén así como realizar un seguimiento de los
pedidos.
Para Tawfik (1992), la regla de la administración de los inventarios debe
definir elementos tales como: nivel de seguridad o inventario de seguridad,
punto de reorden entre otros. .
El establecer políticas, normas y procedimientos para el control de
inventarios permiten impulsar, guiar y conducir todos las acciones de las
personas responsables de la gestión de los inventarios
En toda organización las normas son un factor importante, ya que
proporcionan respuestas a situaciones específicas facilitando de esta manera
el logro de los objetivos propuestos. Para el control de inventario son
necesarias las políticas que definan pautas o guías de acción de niveles de
seguridad y punto de reorden, todo esto va a facilitar el proceso productivo,
evitando que este se detenga.
Para el control de los inventarios es necesario establecer
procedimientos, que indiquen la secuencia de las actividades desde el inicio
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
(requisición de materiales) hasta el final del proceso, momento en el cual se
reciben los materiales en el almacén y se cancela la factura a los proveedores.
Es importante la utilización de los formatos como la orden de compra,
requisiciones de materiales, devoluciones de materiales, entre otros tanto para
el proceso de control de inventario como para proceso de registro debido a
que facilita la administración eficiente de los inventarios que se va a traducir en
beneficios económicos para la empresa.
Se puede evidenciar, una vez aplicada la guía de observación que el
proceso de registro de inventario no es eficaz. En la empresa ocurren
constantemente movimiento de materiales (entradas / almacenaje /salidas). Al
mismo tiempo que ocurre un constante flujo de materiales se genera una gran
cantidad de información que al no existir los formatos no queda soportada para
su posterior uso, procesamiento, consulta, y análisis. Y es precisamente esta
información la que en un futuro constituirá la base para un control.
Así mismo, el proceso de registro de entrada de materiales, se lleva a
cabo una vez que el vicepresidente ha inspeccionado el material entrante y este
es comparado con el que está contenido en la factura que emite el proveedor.
La empresa cuenta con un sistema computarizado denominado Mega,
diseñado para emitir facturas que contienen la mercancía que se está
despachando, con su respectivo código, cantidad, precio unitario, subtotal, el
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
impuesto y demás requisitos exigidos por el SENIAT. Se observa además que
a pesar de contar con un sistema para la emisión de facturas, donde se refleja
la mercancía que está saliendo con su respectivo código, este sistema no
permite verificar la rotación del inventario (entrada, almacenaje y salida).
En fin, los datos que maneja el sistema de información, no contribuye a
encontrar una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materiales e
impedir el exceso de los mismos.
En CRISTALERÍA DE OCCIDENTE, S.A, no se despachan materiales
si estos no han sido previamente cancelados. Todos los materiales que salen
del almacén quedan registrados en una nota de entrega o factura. Cada vez
que se atienden los pedidos de los clientes y se realiza la entrega de los
mismos, se constata previamente que la información contenida en la orden de
pedido coincida con la factura entregada al cliente. Una vez más, los
investigadores, señalan que las aseveraciones anteriores han sido obtenidas
como fruto de la observación directa, y no porque éstas estén debidamente
documentadas en la empresa.
Según Anderson (1.985, p.31) mientras que la fábrica procesa materias
primas y produce bienes o mercancías para la venta, la organización procesa
datos básicos y produce documentos básicos , así como una información de
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
control que mantiene a la dirección informada de los hechos o acontecimientos
que se producen dentro de la misma, esto le permite adoptar cualquier medida
correctora que sea necesaria para alcanzar los objetivos de la empresa en
cuestión.
Para Arens (1.996) En la gestión de los inventarios existen diferentes
etapas y procesos que además de involucrar transformación y movimiento de
materiales involucra la generación de información que debe ser registrada
Según Anderson (1.985) los procesos de registro suministran
información y a su vez proporcionan la base para el control de las operaciones
de la empresa destinados a alcanzar los objetivos de la misma con mayor
efectividad posible.
Es importante reconocer la existencia de un sistema de codificación
para los materiales existentes en el almacén. Sin embargo, la empresa no
aprovecha todo el potencial de información que supone el contar con un
sistema de codificación de materiales. Por ello, en la actualidad, el sistema de
información Mega, sólo está en capacidad de ofrecer consultas de precios de
los materiales una vez localizado el respectivo código.
De esta manera se desaprovecha la utilidad que supone contar con un
sistema de codificación, ya que el sistema no tiene la capacidad de registrar
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
los movimientos de materiales (entradas /almacenaje / salidas), y por ende, no
permite ejercer una función de control sobre los mismos. Si no se tiene un
registro adecuado de los materiales que entran y salen de la empresa, resulta
imposible conocer la disponibilidad de los mismos, el consumo que estos
experimentan a lo largo del año, y por lo tanto, no existe información histórica
que permita establecer con cierto grado de certidumbre ¿Cuándo se deben
realizar los pedidos?, ¿Cuánto pedir?, etc.
La observación directa por parte de los investigadores, sobre el proceso
de registro de inventario de CRISTALERÍA OCCIDENTE, S.A., indica que no
existe un conjunto de normas, políticas y procedimientos establecidos para
llevar a cabo el proceso de registro de entrada de materiales a la empresa.
Igualmente ocurre en el caso del almacenaje de materiales, en donde no
se observaron normas, políticas y procedimientos diseñados en función de
dicho proceso. En la empresa no existe un formato que permita registrar la
información de los materiales almacenados.
No obstante, no ocurre lo mismo para el caso de la salida de materiales,
en donde sí se observaron algunas normas, políticas y procedimientos de
carácter informal, es decir, que no estaban debidamente documentadas en un
manual lo cual dificulta la labor de comunicar e informar a los miembros de la
organización que participan y son responsables de dicho proceso.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Como se dijo anteriormente, las normas políticas y procedimientos para
el registro de salida de materiales no están contenidas en manuales. Sin
embargo, se observó que las mismas son cumplidas por el personal
involucrado, motivado a la experiencia, costumbre y frecuencia con que se
realizan las actividades que son rutinarias. Todo esto unido a la antigüedad del
personal que labora en la empresa.
En términos generales, podemos concluir que en la empresa objeto de
estudio de la presente investigación, se manifiesta la ausencia de un manual de
normas, políticas y procedimientos en el proceso de registro de inventario, más
si cumplen con algunas normas, políticas y procedimientos establecidos de
manera informal tal como lo manifestaron los entrevistados.
La determinación de un conjunto de normas, políticas y procedimientos
establecidos para el proceso de registro de inventario permitirá a la empresa
conducir y orientar con eficacia todas las acciones dirigidas al logro de los
objetivos propuestos en la organización
Al determinar la eficacia del proceso de control de inventario tomando en
cuenta los indicadores establecidos anteriormente, se pudo observar que, éste
no es eficaz ya que, tal como ha quedado expuesto en el punto anterior, la
empresa CRISTALERÍA DE OCCIDENTE, S.A., carece de un sistema de
registro para las actividades que implican movimiento de materiales, tales
como entrada, almacenaje y salida.
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
Según Munch y García 1.992 un buen sistema de control de inventarios
permite disponer e cantidades adecuadas de materias y/o productos para
hacer frente a las necesidades de la empresa, evitar pérdidas considerables en
las ventas, evitar perdidas por deterioro y/o obsolescencia, o por exceso de
material almacenado, reducir al mínimo las interrupciones de la producción y
los costos.
A través de la observación, se determinó que la empresa no cuenta con
niveles o estándares de existencias definidos, es decir, niveles máximos,
niveles mínimos, nivel de seguridad y punto de reorden para el control de los
inventarios.
De todos los parámetros conocidos para el control de los inventarios, en
la CRISTALERIA DE OCCIDENTE, S.A., solo se establecen lo que ellos
denominan “nivel mínimo”. Este nivel mínimo es aquel que una vez que ha sido
alcanzado origina el pedido de nuevos espejos o laminas de vidrios. Por lo
tanto, en la práctica este “nivel mínimo” para ellos constituye el punto de reorden
y al mismo tiempo el nivel de seguridad
En opinión de Harper (1.983) Un control eficaz del inventario se basa en
predeterminar para cada tipo de material cuatro niveles críticos de control:
máximo, mínimo, nivel de reorden y nivel de seguridad.
Mediante la observación directa se apreció que todas las entradas de
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
materiales al almacén son aprobadas por el presidente o vicepresidente de la
CRISTALERÏA DE OCCIDENTE, S.A, verificando que el material
inspeccionado sea recibido en excelentes condiciones físicas, es decir, que el
material recibido esté sin ralladuras, sin manchas.
En la empresa, no existe un manual que contenga normas, políticas y
procedimientos establecidos para llevar a cabo el proceso de control para la
entrada de materiales. Sin embargo, se pudo observar la existencia de normas,
políticas y procedimientos de manera informal para el control de los inventarios.
Estas son cumplidas por el personal involucrado.
Para el control de entrada de materiales existen algunas normas
establecidas de manera informal, tales como, todos aquellos pedidos en donde
el 30% del material recibido se encuentre astillado debe ser devuelto al
proveedor, todas las láminas de vidrio o espejos antes de entrar al almacén
deben ser autorizadas o aprobadas por el presidente o vicepresidente y éstas
deben estar en perfectas condiciones y sin detalles una política de entrada
para el control de materiales es que el almacén no acepta devoluciones.
Para el control del almacenaje de materiales, no se emiten reportes por
pérdidas de materiales por lo cual este aspecto no es considerado cuando se
determina la cantidad de materiales disponibles en el almacén.
Se observó que las instalaciones del almacén y taller se encuentran en
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
orden, buenas condiciones de limpieza y protección. Las maquinarias y
equipos que son empleados en el proceso productivo están dispuestas y
arregladas físicamente de tal manera que facilitan el flujo normal de las
operaciones.
Según la opinión de Redondo (1.992) los inventarios deben encontrarse
en instalaciones que los protejan de deterioros o robos y procurar que sólo
tengan acceso al almacén el personal debidamente autorizado.
Para el control de las salidas de materiales del almacén se presentan
algunas normas tales como, el material que sale del almacén debe estar
totalmente cancelado, el material despachado debe coincidir con lo contenido
en la orden de pedido. y por último que el cliente debe presentar la orden de
pedido, esta última se puede considerar como una política.
A través de la observación directa se apreció que todas las salidas de
materiales del almacén son aprobadas por el presidente o vicepresidente de la
CRISTALERÏA DE OCCIDENTE, S.A, verificando que el material este
totalmente cancelado e inspeccionado por el cliente para ser despachado en
excelentes condiciones físicas, y que el cliente este conforme.
La empresa al carecer de un registro de los materiales y existencias
disponibles en el inventario, no cuenta con un control de dichas existencias,
debido a que los registros constituyen una fuente de información fundamental
CAPÍTULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
para llevar a cabo un control efectivo del inventario.
Es decir, que el hecho de que la empresa no lleve un registro de todos
los materiales que entran y salen imposibilita ejercer una función de control de
los mismos y administrar las existencias disponibles en la organización, que
son necesarias para garantizar la continuidad de las operaciones.
Una vez más se aprecio la ausencia de registros, informes, estándares
definidos de existencias, que permita llevar acabo la función de un control de
inventario efectivo.
El almacén demuestra un inadecuado e inefectivo control del inventario,
al no considerar márgenes de seguridad, puntos máximos y mínimos como
herramientas básicas para controlar las existencias.
En conclusión un proceso de control eficaz es aquél que permite a la
empresa disponer en todo momento de los materiales y existencias requeridos
en las cantidades deseadas, en el momento oportuno, para garantizar la
continuidad de las operaciones de la empresa y encontrando un equilibrio entre
la escasez y exceso de inventarios