Informe de Gestión 2012
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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN GENERAL DE LA CONTRALORÍA ESTADAL
1. Fecha e instrumento legal de creación de la Contraloría del
Estado Bolívar
Según lo dispuesto en el artículo N° 1 de la Ley de Contraloría del
Estado Bolívar el día 05 de Noviembre de 1974,“Se crea la
Contraloría del Estado Bolívar, la cual será un Organismo
dependiente de la Asamblea Legislativa de dicho Estado y estará
encargada de ejercer el control, vigilancia y fiscalización de los
fondos y demás bienes que conforman el patrimonio del Estado, así
como de todas las operaciones que con ellos se efectúen; y gozará
de autonomía funcional y administrativa en el ejercicio de sus
atribuciones”.
2. Identificación del funcionario que eje rce el cargo de Contralor
(a) Estadal
La máxima autoridad de la Contraloría del Estado Bolívar es la
Ciudadana Glinys del Carmen Hernández Romero; designada como
Contralora Interventora, según Resolución Nº 01-00-000003 de
fecha cinco (05) de Enero de 2009; publicada en Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.092 de fecha seis (06)
de Enero de 2009.
3. Información relacionada al Plan Estratégico de la Contraloría
Los principales propósitos y objetivos que se derivan del contenido
de la planificación estratégica para el período 2010 -2013, son los
siguientes:
1. Adquisición de la sede para la Contraloría.
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2. Fortalecer institucionalmente la Contraloría del Estado.
3. Promover la participación continua de las comunidades en la
gestión estadal, de tal forma que exista un control permanente y
efectivo.
4. Fortalecer los mecanismos de vigilancia y control para combatir
la corrupción.
5. Fortalecer los procesos de la potestad de investigación, para
garantizar al estado el manejo transparente de los fondos
públicos.
6. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal,
imponer las sanciones pecuniarias a que haya lugar.
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4. Organigrama Estructural de la Contraloría del Estado Bolívar
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5. Universo de organismos y entes sujetos a su control
El universo de los órganos sujetos a control de la Contraloría del
Estado Bolívar, de acuerdo a las competencias atribuidas por Ley,
está conformado por setenta y cuatro (74) instituciones: cincuenta y
cuatro (54) de la Administración Centralizada y veinte (20) de la
Administración Descentralizada y Otro Poder. (Anexo N° 1).
6. Información sobre el sistema de control interno de la
Contraloría
Los Manuales de Normas y Procedimientos son instrumentos
dinámicos que deben desarrollarse al ritmo de los cambios
producidos en la administración pública que nos sirven de guía
fundamental en el logro de objetivos propuestos en la Institución.
En el ejercicio fiscal 2012 la Sección de Planificación,
Organización y Métodos se encargó del estudio y el análisis
permanente de la estructura y el funcionamiento de las
Dependencias, así como la realización de un diagnóstico de la
estructura y procedimientos de la organización.
Las modificaciones a realizar para la adaptación de sistemas y
procedimientos, así como el distribuir las funciones de cada
Dependencia, nos permite asesorarlas en todo lo que se refiere a la
realización de las actividades.
Se realizó un estudio de todo el trabajo desarrollado en la
organización para asesorar e informar de las actividades a ejecutar
en cada Dependencia y sus Secciones .
Durante el 2012 se aprobaron diez (10) Manuales de Normas y
Procedimientos de las distintas Dependencias de este ente
Contralor. (Anexo N° 02)
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Por otro lado, en 2012 se modificó el sistema para el Registro y
Control de Bienes-Muebles el cual permite el registro, evaluación y
control de bienes de la Contraloría del Estado Bolívar (CEB ),
almacenando y actualizando los datos de todos aquellos bienes que
posee la CEB, desde características físicas hasta ubicación y
utilidad de ellas, desde su adquisición hasta su desincorporación,
permitiendo así la evaluación y control sobre todos ellos,
suministrando información oportuna a través de reportes de
inventarios para su análisis y modificación.
Se inició el proceso de modificación y adaptación del Sistema
Integral Administrativo de la CEB, el cual permite el registro y
control de procesos administrativos de Recursos Humanos,
Auditoría y Control de Documentos.
Se modificó y se adaptó el Programa “Reto al Conocimiento” de
acuerdo a las leyes que intervienen en el evento y a la cantidad de
participantes.
Se creó e implantó la Página Web de la CEB , la cual publica las
actividades y otras informaciones de interés público de este Ente
Contralor. (Anexo N° 03)
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CAPITULO II
RESULTADOS DE LA GESTIÓN DE CONTROL
1. Diagnóstico de la Administración Estadal
Durante el ejercicio fiscal 2012, se efectuaron Auditorías
Administrativas, Presupuestarias, Financieras, Técnicas y
Operativas con el objeto de coadyuvar al ejercicio eficiente, eficaz
y a la transparencia de la gestión de los entes y órganos sujetos a
control, vigilancia y fiscalización por parte de este Órgano de
Control Fiscal en los cuales se evaluó el cumplimiento de las
disposiciones legales y sublegales, se verificó la exacti tud y
corrección de las operaciones, así como también se evaluó el
cumplimiento de las normas de control interno. De los resultados
obtenidos se observó debilidades de control interno relacionadas
con la carencia o incumplimiento de normas y procedimientos
relativas a los sistemas operativos, administrativos y contables,
debilidades que se fundamentan en hechos que inciden
negativamente en la veracidad y transparencia de la gestión pública;
entre estos resultados vale mencionar los relacionados con el
manejo y resguardo de los documentos que avalan los gastos,
ingresos y bienes, así como la formación de los expedientes de los
mismos. Aplicación con discrecionalidad del régimen jurídico en la
contratación de obras, bienes y servicios . De igual manera se
observaron contrataciones fundamentadas en decretos de
emergencias que no cumplen los extremos legales para la
calificación como tal .
2. Fallas y Deficiencias
En términos generales, en las actuaciones fiscales y gestiones
cumplidas bajo control posterior se detectaron fallas y deficiencias
que se fundamentan en hechos observados los cuales inciden
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negativamente en la eficiencia y eficacia de la gestión pública,
resaltando como más relevantes las que se mencionan a
continuación:
Las contrataciones de bienes, obras y servicios no cumplen con
el control que exige la Ley de Contrataciones en sus diferentes
fases de los procedimientos para su adjudicación.
Falta de estudio de impacto ambiental y socio cultural , para el
desarrollo de proyectos.
Falta de adquisiciones de bienes necesarios para el total
cumplimiento del proyecto según lo previsto en el objeto de la
contratación. Asimismo, se evidenció bienes adquiridos de
menor calibre en cuanto a espesores y resistencia a lo previsto
en la contratación.
Pago al contratista sin efectuar la oportuna amortización del
anticipo. Falta de la documentación que evidencie la
recuperación del anticipo otorgado al contratista.
Diferencias entre las cantidades de obras relacionadas y las
ejecutadas.
Adquisiciones de bienes efectuadas con sobre -precio.
Incremento en el lapso de ejecución según actas de paralización
no justificadas.
Ejecución de obra donde no se evidencia sopor te; de los trámites
de la rescisión del contrato.
Anticipos otorgados sin que se comprobara la ejecución de la
correspondiente fianza de anticipo por parte del Ente .
Viviendas construidas y adjudicadas sin cumplir el proceso de
formalización de las mismas y sus condiciones de venta, por lo
que la institución no ha realizado recaudación alguna relacionada
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con las cuotas mensuales que tienen que cancelar los legít imos
beneficiarios de las viviendas culminadas y entregadas.
Ocupación i legal de viviendas, term inadas improvisadamente por
los habitantes, de modo que no es posible la ejecución de
convenios de pago ni recuperar la inversión.
Carencia de Acta de terminación de obra; no se cumple con los
procedimientos para la recepción definitiva de la obra, necesa rio
para realizar reclamos en caso de existir fallas o defectos en la
misma, o la devolución de las retenciones y/o liberación de
fianzas en caso de estar conforme con su ejecución .
Carencia en el control y supervisión para la compra de insumos y
tiempo de entrega según el lapso establecido en la orden de
servicio, no aplicación de la sanción de penalidad por retardo;
incidiendo en una extensión de tiempo para la construcción de
viviendas en el lapso previsto, originando un aumento en el
monto del proyecto.
No se efectúan los pagos al IVSS, por concepto de retenciones de
Seguro Social Obligatorio y Paro Forzoso.
Paralización de contrato por causas imputables al contratista; no
se evidenció la apertura del procedimiento de rescisión y la
multa correspondiente.
La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas no realiza funciones
que le son atribuidas, como la elaboración del Plan Comunitario
de Desarrollo Integral.
Proyecto ejecutado sin que la Unidad de Contraloría Social
realice el Informe de Evaluación correspondi ente. Así mismo no
se elabora constancia documental de la Rendición de Cuenta
ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas.
No existe un expediente único conformado con documentación
archivada cronológicamente.
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La Unidad Administrativa y Financiera Comunit aria, no presenta
rendición de cuenta ante la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas.
Carencia de manuales de normas y procedimientos y demás
instrumentos o métodos específicos para fortalecer el control
interno en los procesos administrativos, salvaguardar l os
recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información
financiera y administrativa.
Desviaciones en los procedimientos de las normas establecidas
en los manuales.
Falta de supervisión adecuada en la ejecución de las obras y
servicios
Imputación del gasto a partidas que no se relacionan con la
naturaleza del bien o servicio adquirido, de acuerdo al
Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos.
Facturación de productos de un mismo rubro con distintos
precios en la misma fecha.
En los comprobantes de egresos se observó que los espacios
destinados a elaborado, revisado y contabilizado no son firmados
por los servidores públicos responsables de dichos actos, además
que la mayor parte de estos documentos no indican la fecha de
cobro o retiro del cheque como lo requiere el respectivo
formulario.
Adquisición de compromisos, sin contar con disponibil idad
presupuestaria.
Contratación de servicios ordenados de manera fraccionada,
emitiéndose las órdenes de servicio en la misma fecha o días
continuos.
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Los formularios de órdenes de compra y servicios para la
adquisición de bienes y servicios, no contienen dentro de su
estructura, la especificación que permita al representante legal
de la empresa proveedora firmar y sellar en señal de compromiso
de las obligaciones contraídas.
3. Recomendaciones
Basados en la fiscalización de los entes u organismos sujetos a
nuestro control, instamos a las autoridades correspondientes a
considerar las siguientes recomendaciones:
Aplicar el marco legal vigente en lo que se refiere a la
contratación de obras, bienes y servicios.
Establecer los procedimientos tendentes a verificar y analizar,
previo a la firma de los contratos, los documentos necesarios
para la contratación de obras, adquisición de bienes y/o
servicios.
Implementar mecanismos de control en la ejecución de las obras,
a fin evitar errores u omisiones en las mediciones para
garantizar que la obra ejecutada coincida con la relacionada en
las valuaciones.
Velar por el cumplimiento de normas, reglamentos,
procedimientos y leyes vigentes.
Fortalecer el sistema de control interno, a fin de garantizar la
exactitud, veracidad y oportunidad de la información
presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.
Establecer los procedimientos de control con el objeto de
efectuar pagos de conformidad con las normativas legales
vigentes que rigen la materia.
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Establecer los mecanismos pertinentes, a fin de garantizar que
las decisiones tomadas, relacionadas con las obras ejecutadas,
sean oportunas y con base a lo establecido en los respectivos
contratos de ejecución de obras públicas.
Practicar las diligencias correspondientes con la finalidad de que
las empresas contratistas cancelen el anticipo no amortizado.
Realizar las gestiones necesarias a fi n de lograr las metas
previstas en los proyectos, una vez asignados los recursos
mediante convenios para prever en futuros casos las
circunstancias que pudieran incidir negativamente en el
cumplimiento de los mismos y posteriormente aplicar las
clausulas establecidas en el tiempo previsto para tales fines.
Formalizar oportunamente la adjudicación de viviendas y sus
condiciones de venta mediante certificados de adjudicación al
momento de entregarlas, para garantizar la ocupación por sus
legít imos beneficiar ios y la posterior recaudación de las cuotas
que deben ser reembolsadas al ente.
Establecer mecanismos de control a los fines de soportar con
documentación suficiente y pertinente, los trámites
administrativos de las contrataciones de conformidad con las
normativas legales vigentes que rigen la materia.
Aplicar las sanciones a que hubiere lugar en caso de
incumplimiento de las cláusulas contractuales o legales,
contenidas en las condiciones especiales de las órdenes de
servicio.
Al suscribir compromisos contando con las previsiones
presupuestarias, se debe especificar el número del crédito en la
carátula del contrato, donde se incorporaron estos recursos al
ejercicio fiscal de manera de constatar la partida donde se
efectuó la asignación de los recursos p ara la obra.
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Planificar los proyectos con base a estudios técnicos adecuados y
reales sujetos a polí t icas que propendan a la uti lización racional
de los recursos, a los fines de evitar retrasos en la ejecución,
disminuciones en cantidades de obras y subestimaciones de
partidas, entre otras imprevisiones.
Efectuar la inspección y supervisión de las obras, verificando
que los contratistas cumplan cabalmente la ejecución de las
obras dentro de los plazos fi jados y parámetros previstos en los
contratos, para evitar el otorgamiento de prórrogas o la
probación de paralizaciones por causas que no estén plenamente
justificadas.
Diseñar e implementar mecanismos de control orientados a que
los expedientes contengan toda la documentación, se archiven
siguiendo un orden cronológico u otro sistema de archivo que
facili te su oportuna localización y que se conserven durante el
tiempo estipulado legalmente.
Emitir Actas de Recepción Provisional y Definit iva, a fin de dar
cumplimiento a las disposiciones contempladas en la ley que rige
la materia.
Enterar las cantidades retenidas a los trabajadores por concepto
de cotizaciones de Seguro Social Obligatorio y Paro Forzoso al
Insti tuto Venezolanos de los Seguro Sociales en la oportunidad
que lo señale la Ley del Seguro So cial y su Reglamento .
Realizar acciones tendentes a recuperar el monto cancelado en
exceso a la empresa contratista, producto de trabajos no
ejecutados y relacionados en la valuación.
Emprender las acciones dirigidas a dar celeridad, a la aprobación
del Manual de Organización, Manual Descriptivo de Cargos, así
como la elaboración de los distintos Manuales de Normas y
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Procedimientos que regulen las actividades y funciones de las
distintas dependencias de la Institución.
Verificar antes de proceder a cancelar las adquisiciones de
bienes y/o servicios que los precios presentados por el proveedor
se ajusten al valor real del mercado.
Los comprobantes de egreso (voucher del cheque) deben se r
firmados por los servidores públicos involucrados en el proceso
de elaboración, revisión y contabilización de los mismos, tal
como lo requiere la estructura del formulario util izado por la
dependencia para la emisión de los pagos.
Velar porque los beneficiarios de los cheques firmen en la
sección correspondiente en señal de conformidad con la
recepción de los pagos, indicando la fecha del cobro o retiro del
cheque.
Adecuar el formato utilizado para la ordenación de las compras y
servicios, de acuerdo a las exigencias establecidas en Ley, el
cual debe incluir la sección donde debe firmar el representante
legal del proveedor del bien o servicio, en señal de aceptación
del compromiso asumido.
Elaborar y anexar el Informe de Recomendación a cada
expediente de adquisición de bienes y servicios efectuada
mediante Consulta de Precios.
Analizar el gasto y codificarlo de acuerdo a la naturaleza con
sujeción a lo establecido en el Clasificador Presupuestario de
Recursos y Egresos.
La administración del organismo debe verificar antes de realizar
pagos que todos y cada uno de los documentos que soportan el
pago estén debidamente firmados por las máximas autoridades
que participan en el proceso administrativo.
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Los procesos de selección de proveedores y las respectivas
contrataciones, deben efectuarse de conformidad a lo establecido
en el pliego de condiciones.
4. Impacto de la Gestión de Control
A través del seguimiento efectuado en las actuaciones fiscales, se puede
afirmar que no obstante las labores fiscalizadoras re alizadas a los
organismos y entes auditados, en término general , se observaron
debil idades y fallas que inciden negativamente en la eficiencia de la
gestión administrativa. Las recomendaciones realizadas en los informes
presentados a las máximas autoridades de los mismos han contribuido a
mejorar los procesos de los entes u organismos, no obstante seguiremos
coadyuvando con el f in de promover la eficiencia en el uso de los
recursos públicos, el acatamiento de las normas legales y reglamentarias
que rigen las operaciones del Estado, la confiabil idad de la información
para así mejorar la capacidad administrativa en la ejecución de los
recursos del Estado.
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CAPÍTULO III
ACTUACIONES DE CONTROL
1. Actuaciones de Obligatorio Cumplimiento
Durante el ejercicio fiscal 2012 se realizaron Actuaciones Fiscales a
los Órganos del Poder Público Estadal Centralizados, Consejo
Legislativo del Estado Bolívar y a los Órganos del Poder Público
Estadal Descentralizados, así como actuaciones relacionadas con el
Sistema Nacional de Control Fiscal .
2. Actuaciones Selectivas
2.1 Actuaciones realizadas en los Órganos del Poder Público
Estadal Centralizados.
Durante el ejercicio fiscal se ejecutaron once (11) Actuaciones
Fiscales a las dist intas dependencias de la Gobernación del
Estado Bolívar. A continuación detalle:
RELACIÓN DE ACTUACIONES FISCALES EJECUTADAS EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACIÓN
ENTE AUDITADO TIPO DE ACTUACIÓN
Dirección de Finanzas y Tesorería de la Gobernación
Auditoría administrativa y presupuestaria, ejercicio fiscal 2007
Consejo Comunal Sector III Por una Sociedad Mejor. Obra: Cancha Múltiple Deportiva
Auditoría administrativa, presupuestaria y técnica, ejercicio fiscal 2008
Memoria y Cuenta de la Gobernación Auditoría administrativa y presupuestaria, ejercicio fiscal 2008
Dirección de Recursos Humanos ( Evaluación de
nóminas del personal empleado y ejecutivo)
Auditoría administrativa y presupuestaria, ejercicio fiscal
2007
Gobernación del Estado Bolívar (Actuación fiscal
al contrato de CREDILAB, S.A.)
Auditoría administrativa y presupuestaria, ejercicio fiscal
2006
Cuerpo de Policía del estado Bolívar Auditoría de fondos en avance, ejercicio fiscal 2010
Dirección de Protección Civil y Administración de
Desastres de la Gobernación del estado Bolívar Auditoría de fondos en avance, ejercicio fiscal 2010
División de Rendición de Cuentas de la Dirección de Finanzas y Tesorería de la Gobernación del estado Bolívar
Auditoría de fondos en avance, ( Revisión In Situ de Bs.F 70.543,19), ejercicio fiscal 2006
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Fuente : P lan Operat i vo 201 2
2.2Actuaciones realizadas en l a Administración Pública Estadal
Descentralizados.
Durante el ejercicio fiscal se ejecutaron nueve (09) Actuaciones
Fiscales a los distintos entes descentralizados de la Gobernación
del Estado Bolívar, las cuales se detallan a continuación:
RELACIÓN DE ACTUACIONES FISCALES EJECUTADAS EN LAS
DEPENDENCIAS DESCENTRALIZADAS
Secretaría de Salud de la Gobernación del estado Bolívar
Auditoría de fondos en avance, ejercicios fiscales 2007
Procuraduría General del estado Bolívar Dirección
Auditoría administrativa y presupuestaria, ejercicio fiscal 2011
Dirección de Servicios Generales y Dirección de Mantenimiento y Servicios a la Comunidad de la Gobernación del Estado Bolívar
Auditoría administrativa y presupuestaria, ejercicio fiscal 2007
ENTE AUDITADO TIPO DE ACTUACIÓN
Instituto Indígena del Estado Bolívar. Auditoría Administrativa, Presupuestaria y Financiera correspondiente al ejercicio fiscal 2010
Empresa de Producción Social Acopio Pesquero La Carioca
Auditoría Administrativa yFinanciera, correspondiente al ejercicio fiscal 2010
Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar. INVIOBRAS-BOLÍVAR
Auditoría Operativa, relacionada al proyecto “Sustitución de 1000 ranchos por viviendas dignas en el estado Bolívar, iniciado el año 2005”
Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar. INVIOBRAS-BOLÍVAR
Construcción de la sede Mundo de Sonrisa, correspondiente al ejercicio fiscal 2009-2010
Instituto Autónomo Regional de Tecnología y Desarrollo Agropecuario. IRTAB
Correspondiente al ejercicio fiscal 2008-2009
HIDROBOLÍVAR, C.A. Correspondiente al ejercicio fiscal 2007
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Fuente : P lan Operat i vo 2012
2.3 Actuaciones realizadas a particulares
Durante el ejercicio fiscal 2012 no se realizaron actuaciones de
este tipo.
2.4 Actuaciones relacionadas con el Sistema Nacional de Control
Fiscal
2.4.1Actuaciones solicitadas por la Contraloría General de la
República
En el ejercicio fiscal 2012 se ejecutaron cuatro (04)
Actuaciones Fiscales, una (01) a la Alcaldía del Municipio
Caroní, una (01) al Concejo Comunal Los Buca res y dos
(02) a la Alcaldía del municipio Heres del estado Bolívar.
A continuación detalle:
ACTUACIONES SOLICITADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL
DE LA REPÚBLICA EJECUTADAS EL EJERCICIO FISCAL 2012
ENTE AUDITADO TIPO DE ACTUACIÓN
Concejo Comunal Los Bucares Auditoría Operativa referente al proyecto:
Adquisición de autobuses para la colectividad estudiantil.
Alcaldía del Municipio Heres
Alcance a la Auditoría Administrativa, Presupuestaria y Técnica relacionada con la
ejecución del proyecto “Asentamiento Campesino Palmarito, Municipio Heres, Ciudad Bolívar del Estado Bolívar, período 2005-2007.
Instituto Autónomo de Minas Bolívar. IAMIB Correspondiente al ejercicio fiscal 2007
Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar. INVIOBRAS-BOLÍVAR
Cor respondiente a l e je rc ic io f i sca l 2007
Instituto de Salud Pública del Estado Bolívar, ISPEB
Correspondiente al ejercicio fiscal 2009
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Alcaldía del Municipio Roscio Cuatro contratos otorgados en los ejercicios
fiscales 2003-2004
Alcaldía de Heres del estado Bolívar
Auditoría administrativa, presupuestaria y técnica, (Verificación de presuntos hechos
irregulares en la recuperación del matadero (Alcance-reprogramada) ejercicio fiscal 2001-
2005
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CAPITULO IV
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL Y
VINCULADAS CON EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
FISCAL
1. Actividades de Apoyo a la Gestión de Control
1.1 Asesorías y Asistencia Técnica y Jurídica
La Dirección de Servicios Jurídicos de la Contraloría del Estado
Bolívar, durante el ejercicio fiscal correspondiente al año 201 2,
emitió dictámenes técnicos y jurídicos a los órganos y entes de
la Administración Pública Estadal y a los particulares que
dirigieron solicitudes al Órgano de Control Fiscal Externo, en
las materias de su competencia, a saber:
Organismo/ Ente o Particular solicitante
Descripción Oficio
Simón Leonardo Hernández
Gutiérrez (Apoderado Judicial
Familia Flames Gutiérrez).
Opinión sobre la cancelación de las
prestaciones sociales y otros beneficios del
occiso y ex trabajador Gervacio Antonio
Flames Gutiérrez.
DCE/DSJ-0539-2012 de fecha
18-05-2012.
Sobeida Sánchez Márquez
Directora General del
(IRTAB).
Opinión sobre si resulta necesario
autorización de la Contraloría del Estado
Bolívar, para realizar las desincorporaciones
de bienes muebles o de semovientes.
DCE/DSJ-0585-2012 de fecha
04-06-2012.
Érika viuda de Salom.
Dictamen relacionado sobre la procedencia
del pago por concepto de bonificación de fin
de año del ejercicio fiscal 2011, que
correspondiera en su condición de
pensionada por sobreviviente del de cujus
Asdrúbal Salom, quien en vida obtuvo el
beneficio jubilación como Contralor del
Estado Bolívar.
DCE/DSJ-0862-2012 de fecha
08-08-2012.
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1.2 Actividades Realizadas para el fortalecimiento d e los órganos
y Entes Sujetos a Control
La Oficina de Correspondencia y Relaciones Públicas tuvo
como misión dar apoyo al Despacho del Contralor y demás
Dependencias, en la formulación y desarrollo de políticas del
área de información, comunicación y relaciones públicas,
garantizando en forma continua y eficaz la divulgación de las
informaciones generadas sobre la Gestión Contralora y
diseñando programas destinados a proyectar y preservar la
imagen institucional del Órgano Contralor a través de un trabajo
informativo, de promoción, organización, planificación de
eventos, actividades deportivas, recreativas, culturales,
sociales, de actualización y capacitación para elevar la
formación del personal, además de permitir el intercambio de
relaciones tanto a nivel interno como extern o.
Durante la gestión del año 2012 , se desarrollaron actividades,
con el objetivo principal de dar cumplimiento oportuno en cada
trimestre de cada uno de los proyectos que comprendían el Plan
Operativo Anual, donde se reflejan los logros a través de las
Secciones de Secretaría y Correspondencia y la Sección de
Relaciones Públicas, que se detallan a continuación:
Sección de Secretaría y Correspondencia
Esta Sección fue la encargada de llevar a cabo toda la
recepción clasificación y distribución de la correspondencia que
ingresó a la Institución provenientes de los distintos organismos
o entidades públicas o privadas, estadales, municipales, así
como también de los ciudadanos - ciudadanas y de los
particulares, quienes dieron respuesta oportuna o solicitaron
Informe de Gestión 2012
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documentación concerniente a las actuaciones fiscales;
procedimientos de potestad investigativa y determinación de
responsabilidades administrativas, solicitudes de
capacitaciones, denuncias , asesorías , asistencia técnica y
jurídica entre otras.
Sección de Relaciones Públicas
Esta dependencia fue la encargada de diseñar los distintos
programas comunicacionales dirigidos al fortalecimiento de la
imagen institucional del Órgano de Control, con el propósito de
darnos a conocer no solamente internamente sino en los
distintos órganos y entes de la administración activa
(centralizada y descentralizada) incluyendo a los ciudadanos -
ciudadanas y a la comunidad general que través de los distintos
instrumentos comunicacionales permitió informar de manera
directa las diferentes actividades que se desarrollan en nuestro
máximo órgano rector la Contraloría General de la República, a
través de las contralorías estadales y mun icipales; definiendo
claramente a la comunidad en general cuáles son nuestras
funciones.
Apoyándose en los diferentes ámbitos con los medios radiales,
visuales, graficas e impresos y l levando el seguimiento
permanente de toda la información relacionada con el Sistema
Nacional de Control Fiscal, así como las actuaciones llevada s a
cabo por el Contralor, Director General, Directores y demás
servidores públicos de este Ente Contralor, como se desglosa de
la forma siguiente:
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Nombre Descripción Tipo Fecha
Operativo de DJP Presentación de la Declaración Jurada de Patrimonio actualizada al personal del Ministerio Público, funcionarios, empleados y obreros, que desempeñen funciones permanentes o transitorias, remuneradas o gratuitas originadas por nombramiento o contrato otorgado por la autoridad competente.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
Del 01-01-12 al 31-01-12
Charla de Medios Alternativos para la Resolución de Conflictos
Conversatorio destinado a orientar acerca de los MEDIOS ALTERNATIVOS PARA LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS no solamente a nivel laboral, sino también familiar y personal, dictado por la Ciudadana Ana Karina Ramos Trabajadora Social de la Dirección General de Prevención del Delito del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia y dirigido a al personal adscrito a la Contraloría del Estado Bolívar.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
11-01-12
Taller sobre el Twitter
Taller sobre el Manejo del Twitter dirigido a los Directores y Jefes de las unidades de este Órgano de Control Fiscal.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL.
07-02-12
Reunión de Inducción para el Manejo del Twitter en Contralorías Municipales
Adiestramiento a servidores públicos encargados del Manejo del Twitter en las Contralorías Municipales de acuerdo a los lineamientos emanados por la Contraloría General de la República sobre el: ¿Qué es esto de Twitter?, Tips, Ventajas, Desventajas, Objetivos de la Campaña, Acciones Inmediatas, Propuestas de Difusión, Propuestas para aumentar seguidores, Recabar Información, Glosario, Uso del Twitter en otros organismos y personeros venezolanos, Aplicaciones.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL.
13-02-12
Taller de Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría de la CEB, Principios y Valores del SNCF
Taller dirigido a los servidores públicos de Direcciones de Control de la Administración Centralizada y Descentralizada y Otro Poder de este Órgano de Control Fiscal, sobre los Manuales de Normas y Procedimientos “Auditoria” vigentes y sobre los Principios y Valores del Sistema Nacional del Control Fiscal.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL.
10-03-12
Taller de Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento
Taller sobre la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, el cual estuvo a cargo de los ponentes Enylus Rondón Auditor Fiscal Coordinador de la Dirección de Control de la Administración Descentralizada y Otro Poder y Jesús Alliey Auditor Fiscal Junior de la Dirección de Control de la Administración Centralizada de este Ente de Control Fiscal, dirigido al personal adscrito de la Gerencia y Coordinación del Instituto de la Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
16-03-12
Campaña del SISROE
Promocionar y fortalecer el Sistema de Registro de Órganos y Entes del Sector Público (SISROE), para la difusión a través de todos los medios de comunicación del estado Bolívar.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL.
Del 28-03-12 al 13-04-12
Curso de Potestad Investigativa
Taller Curso de Potestad dirigido a los
servidores públicos de la Contraloría del Estado
Amazonas, participantes de la Contraloría del
estado Delta Amacuro, Contralorías Municipales
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL.
24-05-2012 25-05-2012
Informe de Gestión 2012
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de Manapiares y Atures; Auditoría Interna de la
Gobernación y Consejo Legislativo del Estado
Amazonas, sobre: los aspectos fundamentales
que regulan la potestad de investigación, las
distintas etapas del procedimiento investigativo,
los principios, derechos y garantías
fundamentales que lo rigen y actuaciones al
debido proceso y, en general, al principio de la
legalidad administrativa.
Charla de Conservación del Ambiente “Residuos y Desechos Sólidos”
Charla de Conservación del Ambiente “Residuos y Desechos Sólidos” dirigido a los servidores públicos y trabajadores de este Órgano de Control Fiscal.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL.
12-06-12
Conversatorio sobre Autoestima y Desarrollo Personal
Conversatorio destinado a orientar sobre el desarrollo personal de los seres humanos, dictado por la Ciudadana Katiuska Arias Trabajadora Social de la Dirección General de Prevención del Delito del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia, dirigido a todo el personal adscrito a este órgano contralor.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
18-06-12 19-06-12
Campaña de DJP Campaña de medios de la actualización anual de la Declaración Jurada de Patrimonio (DJP) entre el 1ro al 31 de julio para los altos funcionarios de los órganos y entes del Poder Público nacional, estatal y municipal promocionando y promoviendo por todos los medios de comunicación y oficinas de prensa de las instituciones que hacen vida en el estado y que tengan funcionarios susceptibles a este proceso de actualización.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL.
Del 01-07-12 al 31-07-12
Conversatorio del Ejercicio de Potestad Investigativa y Procedimiento para la Determinación de Responsabilidades Administrativas
Taller dirigidos a los Servidores públicos pertenecientes a las Direcciones de Control de la Administración Centralizada y Descentralizada y Otro Poder para unificar criterios y subsanar errores frecuentes en las aéreas de Potestad Investigativa y Determinación de Responsabilidades
18-07-12 19-07-12
Taller de Orientaciones para los Consejos Comunales
Taller de Orientación con el propósito de presentar y coordinar los talleres de capacitación que se dictaran a los Consejos Comunales, dirigido a los representantes de la Unidad Rectora Estadal (URE) en el Estado Bolívar
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
10-09-12
Jordanas para el Fortalecimiento del Poder Popular
Jordanas para el fortalecimiento del Poder Popular promoviendo la formación de los ciudadanos en el ejercicio de control de la gestión pública, dirigido a los consejos comunales de los Municipios del Estado Bolívar, dictado por las servidoras públicas, Irma Terán, Enylus Rondón, Mary Luz Duran y Dialys Tirado, quienes en 5 módulos transmitieron todo lo relacionado a la Contraloría Social, Rendición de Cuenta, Contrataciones Públicas para los Consejos Comunales, Orientaciones de la Unidad Administrativa y Financiera y Guía para el Registro de Operaciones, Administrativas, Económica y Financiera de los Consejos Comunales.
DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
Del 17-09-12 al 08-11-12
Informe de Gestión 2012
24
Taller de Resolución de Conflictos
Taller destinado a orientar sobre la Resolución de Conflictos, personificando las diferentes situaciones de conflicto que se presentan día a día en el campo de trabajo, en el hogar y en la calle, dictado por el Lic. Henry Henríquez Jefe de la Coordinación de la Dirección de Prevención del Delito del estado Bolívar; dirigido a todos los servidores públicos y trabajadores adscritos a la Contraloría del estado Bolívar.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
18-10-12
Reunión de Contralores y Áreas Técnicas, Región Oriental
Aplicación de la Evaluación de Desempeño y de la implementación del SIACEDA en los Órganos de Control Fiscal
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
07-11-12
Reunión De Contralores Municipales Del Estado Bolívar
Taller dirigido a Contralores Municipales del Estado Bolívar, con el propósito de impartir los lineamientos de la Contraloría General de la República sobre los siguientes temas: Programa Contraloría Escolar, Contraloría Social, Contrataciones Públicas para Consejos Comunales, Rendición de Cuentas, Orientaciones para la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, Guía para el Registro de las Operaciones Administrativas, Económicas y Financieras de los Consejos Comunales, Errores más Comunes en la Elaboración de Informes de Auditoría, Examen de la Cuenta, Formación de Inventarios y Cuentas de Bienes Muebles, Proyecto páginas web Contralorías Municipales y Recordatorio del Twitter.
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
21-11-12
Taller una Vida Libre de Violencia
Taller de Prevención de la Violencia Contra la Mujer Coordinación de la Dirección de Prevención del Delito del Estado Bolívar; dirigido a algunos trabajadores del Órgano de Control
ACTIVIDADES DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONTROL
30-11-12
1.3 Otras Actividades de Apoyo a la Gestión de Control
Se proyectó la imagen de la Institución en los diferentes
ámbitos a través de los medios radiales, visuales, graficas e
impresos y lleva seguimiento permanente de toda la información
relacionada con el Sistema Nacional de Control Fiscal, así como
las actuaciones llevadas a cabo por el Contralor y demás
servidores públicos de este Ente C ontralor . Asimismo, como
parte de actividades propias, se ha continuado con la creación
de un medio comunicacional como lo es el Boletín Informativo
@CEB al Día, dirigido a la administración activa y a la
comunidad en general. También, se diseñó una propuesta para la
creación de una Revista Institucional.
Informe de Gestión 2012
25
2. Actividades Realizadas para el Fortalecimiento del Sistema
Nacional de Control Fiscal y de la Participación Ciud adana
2.1 Actividades realizadas para el Fortalecimiento de los
Órganos que integran el Sistema Nacional de Control Fiscal
Se facilitó Charla referente a los nuevos lineamientos emanados
de la Contraloría General de la República, para fortalecer la
Participación Ciudadana y Charla referente al Programa
Escolar, en el marco de la “V” Reunión Anual de Contralores
Municipales.
2.2 Actividades Solicitadas por la Contraloría General de la
República
Se elaboró Cuadro Demostrativo con la finalidad de dar
respuesta a solicitud mediante oficio Nº 07 -01-5 de fecha 01-06-
2012, referente a los cursos o talleres facilitados por este
Órgano de Control.
Se elaboró Relación sobre las actividades de Capacitación en las
Organizaciones de base del Poder Popular (Con sejos Comunales
u otras formas de Organización Social) con la finalidad de dar
respuesta a solicitud de fecha 10-10-2012.
Se elaboró Informe con la finalidad de dar respuesta a solicitud
de fecha 09-11-2012, referente a los programas de “El Contralor
Escolar” y “El Abuelo Contralor”.
2.3 Actividades Relacionadas con la Participación Ciudadana
Capacitación a las Ciudadanos y Ciudadanas
Para fortalecer los conocimientos de los ciudadanos,
fundamental para el ejercicio de su derecho en el control sobre
la gestión pública, se facili taron veintidós (22) Talleres de
Capacitación a los Consejos Comunales, relacionados con:
Contraloría Social , Rendición de Cuentas, Contrataciones
Informe de Gestión 2012
26
Públicas, Funcionamiento de los Consejos Comunales,
Formulación de Denuncias, Orien taciones para la Unidad
Administrativa y Financiera Comunitaria, Guía para el Registro
de las Operaciones Administrativas, Económicas y Financieras
de los Consejos Comunales e Inducción de la Declaración
Jurada de Patrimonio, capacitándose un total de do scientos
diecinueve (219) ciudadanos. Los cuales fort ifican los
mecanismos de control y evaluación de las políticas públicas,
así como los planes y proyectos vinculados al desarrollo
comunitario.
Se facil itó el Taller de Capacitación referente a la Cont raloría
Social, en la Unidad Educativa estadal “Nuestra Señora de La
Coromoto”, en el cual asistió el personal Directivo, Docentes,
Obreros, Padres y Representantes, capacitando un total de
Treinta (30) ciudadanos y ciudadanas, con la finalidad de
promover la Participación Ciudadana y el Control Social , para
garantizar la transparencia de los recursos públicos asignados a
dicha Institución Educativa.
Se facilitaron seis (06) talleres de Capacitación al Personal de
la Unidad Receptora Estadal del Consejo F ederal de Gobierno
(URE), en el cual asistieron veinte (20) personas, para dar a
conocer los nuevos lineamientos emanados de la Contraloría
General de la República, en cuanto a: Rendición de Cuentas,
Contraloría Social , Ley de Contrataciones Públicas,
Orientaciones para la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria y Guía para el Registro de las Operaciones
Administrativas, Económicas y Financiera de los Consejos
Comunales, a los fines de fortalecer el Poder Popular.
Se facil itaron sesenta (60) Talle res de Capacitación durante las
Jornadas de Fortalecimiento del Poder Popular, realizadas
conjuntamente con el Coordinador de la Unidad Receptora
Informe de Gestión 2012
27
Estadal del Consejo Federal de Gobierno, las cuales se llevaron
a cabo en los municipios Heres, Caroní, Roscio , El Callao,
Sifontes, Sucre, General Manuel Cedeño, Pedro Padre Chien,
Piar y Gran Sabana, con la participación de trescientos ochenta
y uno (381) Consejos Comunales, para un total de novecientos
treinta y siete (937) participantes, dichas Jornadas se
desarrollaron conforme a los nuevos lineamientos emanados de
la Contraloría General de la República, en cuanto a: Rendición
de Cuentas, Contraloría Social, Ley de Contrataciones Públicas,
Orientaciones para la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria y Guía para el Registro de las Operaciones
Administrativas, Económicas y Financiera de los Consejos
Comunales; a los fines de garantizar el buen uso y control de
los recursos públicos otorgados a las instancias del Poder del
Poder Popular.
Promoviendo Ciudadanía en Niños y Niñas escolarizados del
Estado
Con el objeto de contribuir en el proceso de formación
ciudadana de niños, niñas y adolescentes escolarizados y
promover la participación en el ámbito educativo, se facilitaron
treinta y siete (37) talleres de capacitación sobre: Educando en
Valores, Conociendo la Contraloría del Estado Bolívar,
Contraloría Social en Mi Escuela, a los niños de 4º, 5º y 6º
grado de la Unidad Educativa Estadal “Nuestra Señora de La
Coromoto” y las Escuelas Básicas Estadales “Rómulo
Betancourt” y “Virgen del Valle”, donde fueron atendidos
novecientos tres (903) niños.
Igualmente, se facil itó en dichas Instituciones Educativas tres
(03) Talleres de Inducción sobre “El Proceso de Elecciones”,
con el apoyo de los servidores públ icos de la Oficina Regional
del Consejo Nacional Electoral (CNE).
Informe de Gestión 2012
28
De igual modo, con la finalidad de conformar la Contraloría
Escolar, en la Unidad Educativa Virgen del Valle, se llevó a
cabo el proceso electoral para elegir al Contralor o Contralora
Escolar, se contó con la participación del personal Directivo,
Docentes, Obreros, Padres, Representantes y el apoyo del
Consejo Nacional Electoral (CNE), garantizando así la
transparencia en dicho proceso, en cual resultaron electos tres
(03) Contralores Escolares, posteriormente se realizó el Acto de
Juramentación. De esta manera, quedo conformada la
Contraloría Escolar, lo que permite elevar en los niños el
sentido de pertenencia hacia la Insti tución en la cual se están
formando y puedan velar por la conservación y protección de
los bienes de su escuela, así como garantizar el cumplimiento de
los programas establecidos en cada año escolar, contribuyendo
a mejorar la calidad de la educación.
2.4 Denuncias recibidas, valoradas y tramitadas
Se recibió Denuncia interpuesta por ciudadana del Sector los
Silos de la Parroquia Marhuanta, por presuntas irregularidades
sobre hechos que revisten carácter Penal. Fue remitida a la
Fiscalía Superior del Ministerio Público, por cuanto no está
dentro del ámbito de competencia de este Órgano Contralor.
Se recibió Denuncia interpuesta por vocero del Consejo
Comunal “Núcleo Endógeno 19 de Abril”, sobre presunto uso
indebido de recursos públicos asignados para ejecutar Proyecto
de Obra. Se remitió a Dirección de Auditoría Interna del
Servicio Autónomo Fondo Nacional de los Consejos Comunales
(SAFONACC) por cuanto no está dentro del ámbito de
competencia de este Órgano Contralor.
Se recibió Denuncia interpuesta por ciudadano del Sector Caura
Municipio Caroní, por presuntas irregularidades en el Juzgado
Tercero del Municipio Caroní del Segundo Circuito de la
Informe de Gestión 2012
29
Circunscripción Judicial del estado Bolívar. Se remitió a la
Inspectoría General de Tribunales.
Se recibió Denuncia interpuesta por miembros del Sindicato de
Profesionales y Empleados de las Empresas de la Minería de
Oro del estado Bolívar (SIMPRO). Se encuentra en trámite en
espera de información solicitada.
Se recibió Denuncia interpuesta por voceras del Consejo
Comunal Brisas del Vairen Oeste, sobre presunto s hechos
irregulares en el manejo de los recursos públicos asignados para
ejecutar proyecto de obra. Se remitió a la Dirección del Fondo
de Compensación Interterritorial, por cuanto no está dentro del
ámbito de competencia de este Órgano Contralor.
2.5 Otras Actividades vinculadas con la Participación Ciudadana
y el Sistema Nacional de Control Fiscal
Apoyo y Asesorías brindadas a los Consejos Comunales y
Comunidad en General
Se atendieron a ciento doce (112) ciudadanos organizados en
Consejos Comunales, Estudiantes Universitarios y Particulares
que requerían de Asesorías, Consultas, trámites para formular
Denuncias, tramitar Declaración Jurada de Patrimonio, Asesoría
referente a Rendición de Cuentas, solicitar Talleres de
Capacitación y Solicitar material d ivulgativo, dotándolos de
herramientas para garantizar la correcta utilización de los
recursos públicos, lo que beneficiara la calidad de vida de los
residentes del ámbito geográfico correspondiente.
Informe sobre Recursos de Patrimonio Público
Se colocó a la disposición de los ciudadanos, cuatro (04)
informes sobre la ejecución presupuestaria, correspondiente al
IV trimestre del año 2011 y I, II y III trimestre del ejercicio
fiscal 2012, dando cumplimiento a lo estipulado en las Normas
Informe de Gestión 2012
30
para Fomentar la Participación Ciudadana y la Ley Contra la
Corrupción.
Elaboración del Material de Promoción, Capacitación e
Información
En el aspecto relacionado con la formación y capacitación a la
comunidad en lo referente al control de la gestión púbica, se
elaboró material de adiestramiento conforme a los nuevos
lineamientos emanados de la Contraloría General de la
República, en cuanto a: Rendición de Cuentas, Contraloría
Social, Ley de Contrataciones Públicas, Orientaciones para la
Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y Guía para el
Registro de las Operaciones Administrativas, Económicas y
Financiera de los Consejos Comunales.
En este sentido, se crearon los Módulos de “Orientaciones para
la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y “Guía
para el Registro de las Operaciones Administrativas,
Económicas y Financiera de los Consejos Comunales”, los
cuales comprenden: Presentación en Power Point, Material de
Anotación y Trípticos.
Asimismo, se modificaron los Módulos de Rendición de
Cuentas, Contraloría Social y Ley de Contrataciones Públicas.
3. Actividades vinculadas con la Potestad Investigativa, Acciones
Fiscales y Expedientes Remitidos al Ministerio Público. (Anexo
N° 5)
3.1 Valoración Preliminar de Informes de las Actuaciones de
Control
Durante el ejercicio fiscal 2012 se realizaron treinta y siete
(37) valoraciones preliminares de Informes Definitivos de las
Informe de Gestión 2012
31
Actuaciones de Control a objeto de determinar la procedencia o
no de formalizar potestades investigativas.
3.2 Auto Motivado realizado de conformidad con lo previsto en
el artículo 81 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Se realizaron cinco (05) Autos Motivados, uno (01) para el
archivo de las actuaciones y cuatro (04) p ara iniciar
Procedimientos Administrativos de Determinación de
Responsabilidades.
3.3 Expedientes remitidos a la Contraloría General de la
República, de conformidad con el artículo 97 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal y en los artículo 65 y 66
de su Reglamento
Durante el ejercicio fiscal 2012, no se remitieron expedientes a
la Contraloría General de la República que pudieran dar lugar a
la Formulación de Reparos, a la Declaratoria de
Responsabilidad Administrativa o Imposición de Multas de
funcionarios de alto nivel que se encuentren en ejercicios de su
cargo, de conformidad con el art ículo 97 de la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal y en los artículo 65 y 66 de su Reglamento.
3.4 Participaciones realizadas de conformidad con lo previsto en
el artículo 97 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y
en el artículo 64 de su Reglamento
Durante el ejercicio fiscal 2012 se participó a la Contraloría
General de la República sobre el inicio de dos (02 )
procedimientos de potestad investigativa, de conformidad con
lo previsto en el art ículo 97 de la Ley Orgánica de la
Informe de Gestión 2012
32
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal y en el artículo 64 de su Reglamento.
3.5 Actividades realizadas con ocasión de las potestades
investigativas, acciones fiscales o investigaciones y
procedimientos sancionatorios llevados a cabo por el
Ministerio Público u otro Organismo del S ector Público
En el año 2012, no se realizaron actividades con ocasión de las
potestades investigativas, acciones fiscales o investigaciones y
procedimientos sancionatorios llevados a cabo por el Ministerio
Público u otro organismo del sector público.
3.6 Cualquier otra actividad realizada con ocasión de las
potestades investigativas, acciones fiscales o investigaciones
y procedimientos sancionatorios llevados a cabo por el
Ministerio Público u otro Organismo del Sector Público
No se realizaron otras actividades con ocasión de las
potestades investigativas, acciones fiscales o investigaciones y
procedimientos sancionatorios llevados a cabo por el Ministerio
Público u otro organismo del sector público.
Informe de Gestión 2012
33
CAPÍTULO V
POTESTADES INVESTIGATIVAS, ACCIONES FISCALES Y
EXPEDIENTES REMITIDOS AL MINISTERIO PÚBLICO
1. Potestad Investigativa
Durante el Ejercicio Fiscal 2012
Se dio inicio a dos (02) procedimientos de potestad investigativa; y
la continuación de la sustanciación de dos (02) procedimientos
iniciados en el año 2011.
Los procedimientos iniciados en el año 2012, se encuentran en
trámite, en proceso de sustanciación. Asimismo, se concluyó los dos
(02) procedimientos iniciados en el año 2011.
Acciones Fiscales
Se elaboró un (01) auto de archivo y se dio inicio a través de auto
de apertura a (04) Procedimientos administrativos para la
determinación de responsabilidades; dictándose cuatro (04)
declaratorias de responsabilidad administrativa y se procedió a la
formulación de dos (02) reparos.
2. Expedientes remitidos al Ministerio Público
No se remitieron expedientes al Ministerio Público de conformidad
a lo dispuesto en los artículos 82 y 85 de la LOCGRSNCF en
concordancia con el 44 de LCC.
Informe de Gestión 2012
34
CAPÍTULO VI
GESTIÓN INTERNA DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO
BOLÍVAR
1. Administración y Finanzas
Estado de Ejecución del Presupuesto de Gastos 2012 de la
Contraloría del Estado Bolívar.
El Presupuesto de la Contraloría del Estado Bolívar, fue
estructurado por proyectos en a tención a los lineamientos del
despacho y los objetivos institucionales, consta de una acción
centralizada y tres acciones específicas las cuales están orientadas a
dar respuesta a las necesidades operativas del ente, se manejó bajo
los principios de eficiencia, economía, eficacia, transparencia, entre
otros, con el objeto dar cumplimiento a la Plan Operativo Anual y
así lograr los resultados esperados.
La asignación presupuestaria actualizada del ejercicio fiscal 2012
fue de Bs. 25.622.680,55, discriminados por acciones de la
siguiente forma:
Acción 001 :Fortalecer la Participación Ciudadana en el Control
Fiscal sobre la gestión pública, tramitar denuncias y realizar
Auditorías Administrativas, Presupuestarias a los Entes
Centralizados, Descentralizados y Otro Poder, se le asignó la
cantidad de Bs. 5.758.870,94 de los cuales se causó el monto de
3.408.654,85.
Acción 002 : Apoyo a la gestión del Proyecto, se le asignó la
cantidad de 17.424.350,20 de los cuales se causó la cantidad de
16.137.463,31.
Acción 004 : Previsión y Protección Social: Para esta acción se le
asignó la cantidad de Bs. 2.439.459,41, de los cuales se causó el
monto de 2.260.382,87.
Informe de Gestión 2012
35
Cabe señalar, que la ejecución del presupuesto 2012, se realizó
apegada a normas legales vigentes y a los procedimientos de control
interno existentes. En tal sentido, se procesaron Órdenes de Compra
y Órdenes de Servicios, se suscribieron contratos para la
adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras
además se tramitaron viáticos por viajes dentro del país.
Por otra parte, este Órgano de Control enteró al Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT)
quincenalmente las retenciones de los impuestos corre spondientes,
así como también, las retenciones mensuales por concepto de ISLR.
2. Recursos Humanos
La Contraloría del Estado Bolívar partiendo de un trabajo en equipo
y estructura organizativa, formada por profesionales y técnicos,
capacitados en excelencia, calidad y tecnicismo, dando de sí toda la
colaboración para el cumplimiento del Plan Operativo Anual y el
Logro de las Metas y Objetivos propuestos en el año 2012. La
Dirección de Recursos Humanos dio fiel cumplimiento a la
cancelación de todos los compromisos y Beneficios Socio-
económicos que legalmente le corresponden al personal que labora
en este ente de Control Fiscal . Así como también, se dio
cumplimiento al Plan de Capacitación y Adiestramiento aprobado
para el respectivo ejercicio fiscal 2012.
Igualmente cabe destacar que la Contraloría del Estado Bolívar
contó para el año 2012, con una nómina total personal activo de: un
(01) Alto Funcionario, ochenta y nueve (89) servidores públicos,
diez (10) trabajadores, estructurada de la siguiente manera:
Despacho del Contralor
(01) Alto Funcionario
(02) Administrativos
Informe de Gestión 2012
36
Dirección de Auditoría Interna
(01) Directivo
(02) Administrativos
Oficina de Atención y Participación Ciudadana- Comunitaria
(01) Jefe de División
(03) Administrativos
Oficina de Correspondencia y Relaciones Públicas
(01) Jefe de Oficina
(03) Administrativos
División de Servicios Generales
(01) Jefe de División
(05) Administrativos
(10) Obreros
Dirección de Administración
(01) Directivo
(07) Administrativos
Dirección de Servicios Jurídicos
(01) Directivo
(01) Administrativo
(01) Técnico
Dirección de Recursos Humanos
(01) Directivo
(09) Administrativos
Dirección de Desarrol lo Técnico
(01) Directivo
(07) Administrativos
Dirección General
(01) Directivo
Informe de Gestión 2012
37
(01) Administrativo
Dirección de Control de la Administración Centralizada
(01) Directivo
(01) Jefe de División
(15) Técnicos Fiscales
(01) Administrativo
Dirección de Control de la Administración Descentralizada y
Otro Poder
(01) Directivo
(01)Jefe de División
(12)Técnicos Fiscales
(02)Administrativos
Dirección de Determinación de Responsabilidades
Administrativas
(01) Directivo
(03) Técnicos Fiscales
(Ver Anexos 11,12 y 13)
3. Apoyo Jurídico
La Dirección de Servicios Jurídicos de la Contraloría del Estado
Bolívar, prestó asesoría jurídica a las demás Dependencias que
integran al Órgano de Control Fiscal Externo .
Dependencia Solicitante
Descripción
Comunicación Interna
Despacho del Contralor
Solicitud de opinión jurídica relativa a los
cálculos de prestaciones sociales,
realizados por la Dirección de Recursos
Humanos a favor de la ciudadana Desiree
Loroño, se encuentran dentro de los
DSJ-S/N-05-2012 de fecha
18-05-2012.
Informe de Gestión 2012
38
parámetros establecidos en la nueva Ley
Orgánica del Trabajo, de los Trabajadores y
Trabajadores (LOTTT).
Despacho del Contralor
Solicitud de opinión jurídica relativa a los
cálculos de prestaciones sociales,
realizados por la Dirección de Recursos
Humanos a favor de la ciudadana Dina
Zamora, se encuentran dentro de los
parámetros establecidos en la nueva Ley
Orgánica del Trabajo, de los Trabajadores y
Trabajadores (LOTTT).
DSJ-S/N-06-2012 de fecha
08-06-2012.
Despacho del Contralor
Solicitud de Opinión Jurídica relacionada
con el permiso de lactancia de la servidora
pública Mariangel Jaramillo.
DSJ-078-06-2012 de fecha
25-06-2012.
Despacho del Contralor
Solicitud de opinión jurídica relacionada con
la Ley Orgánica de Emolumentos, pensiones
y Jubilaciones de los Altos y Altas
Funcionarias del Poder Público,
específicamente lo que se debe cancelar por
concepto de bonificación de fin de año de
una pensionada de sobreviviente de un Alto
Funcionario que ocupó el cargo de
Contralor.
DSJ-079-06-2012 de fecha
29-06-2012.
Despacho del Contralor
Solicitud de opinión jurídica relacionada con
la solicitud efectuada por el Plan de Ahorro
de Los Funcionarios, Trabajadores,
Jubilados y Pensionados de la Contraloría
del Estado Bolívar (P.A.T.C.E.B.).
DSJ-094-2012 de fecha
06-08-2012.
Despacho del Contralor
Solicitud de opinión jurídica relativa a los
cálculos de prestaciones sociales,
realizados por la Dirección de Recursos
Humanos a favor de la ciudadana Lubia
Ravelo, se encuentran dentro de los
parámetros establecidos en la nueva Ley
Orgánica del Trabajo, de los Trabajadores y
Trabajadores (LOTTT).
DSJ-114-2012 de fecha
16-10-2012.
Informe de Gestión 2012
39
Despacho del Contralor
Solicitud de opinión jurídica relativa a los
cálculos de prestaciones sociales,
realizados por la Dirección de Recursos
Humanos a favor de la ciudadana Lerys
Rodríguez, se encuentran dentro de los
parámetros establecidos en la nueva Ley
Orgánica del Trabaja de los Trabajadores y
Trabajadores (LOTTT).
DSJ-102-2011 de fecha 19-11-2012
Despacho del Contralor
Solicitud de opinión jurídica relativa a los
cálculos de prestaciones sociales,
realizados por la Dirección de Recursos
Humanos a favor de la ciudadana Brenda
Goudett, se encuentran dentro de los
parámetros establecidos en la nueva Ley
Orgánica del Trabajo, de los Trabajadores y
Trabajadoras (LOTTT).
DSJ-120-2011de fecha 06-12-12
Dirección de Recursos
Humanos
Solicitud de Opinión Jurídica sobre la
procedencia o no del otorgamiento de la
Pensión de Sobreviviente a la ciudadana
María Consuelo Hernández de Orsini.
DSJ-123-2012 de fecha 14-12-2012.
Despacho del Contralor
Solicitud de opinión jurídica relativa a los
cálculos de prestaciones sociales,
realizados por la Dirección de Recursos
Humanos a favor de la ciudadana Mirla
Granados, se encuentra dentro de los
parámetros establecidos en la nueva Ley
Orgánica del Trabajo de los Trabajadores y
Trabajadoras (LOTTT).
DSJ-125-2012 de fecha 18-12-2012
Informe de Gestión 2012
40
4. Auditoría Interna
Actividades de Control realizadas
Durante el ejercicio fiscal 2012, la Unidad de Auditoría Interna, a
través de la Sección de Control Posterior y en el marco de las
competencias conferidas en la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de las
Unidades de Auditoría Interna y Reglamento Interno, aprobado por
la máxima autoridad del Organismo mediante Resolución N° CEB -
090-2011, realizó cuatro (04) actuaciones fiscales, de las cuales al
final del ejercicio fiscal 2012, se han concluido tres (03), quedando
pendiente una (01) actuación, en fase de ejecución en campo,
respecto a la Valoración Jurídica, en el área de la Potestad
Investigativa, se emitió y quedó en proceso una (01) Valoración
Jurídica al Informe Definitivo del año 2009, tales actuaciones se
detallan a continuación:
Sección de Control Posterior
Valoración Jurídica en proceso al 31 de Diciembre d e 2012
Por disposición de la máxima autoridad, mediante resolución N° CEB -
121 de fecha 17-12-2012, se designó un Abogado Fiscal Junior, como
funcionario ad- hoc de la Unidad de Auditaría Interna, para realizar
funciones inherentes al cargo de Abogado Fiscal Junior, sobre el
Informe Definitivo de la actuación fiscal relacionada con la
desaparición de equipos propiedad de la Contraloría del estado
Bolívar, ejercicio fiscal 2009, expediente: UAI-02-04-2011.
Informe de Gestión 2012
41
Actuaciones Fiscales en ejecución en campo al 31 -12-2012
Auditoría Administrativa - Presupuestaria a los recursos administrados
por la Fundación para el Desarrollo Integral de la Contraloría del
Estado Bolívar, (FUNDICEB), ejercicio fiscal 2011.
Actuaciones Fiscales concluidas, ejercicio fiscal 2012
Revisión al procedimiento de Becas, otorgadas a los hijos de los
funcionarios, trabajadores, jubilados y pensionados de la Contraloría
del Estado Bolívar, ejercicio fiscal 2011.
Expediente Nº UAI-SCP-01-09-2012
Auditoría Administrativa-Presupuestaria, ejercicio fiscal 2006
Expediente N° UAI-SCP-02-09-2012.
Revisión al procedimiento empleado por el Organismo para calcular y
liquidar las prestaciones de antigüedad al p ersonal egresado de la
Insti tución, ejercicios fiscales 2009, 2010 y 2011
Expediente N° UAI-SCP-03-11-2012.
Síntesis de las Actuaciones Realizadas
Revisión al procedimiento de becas, otorgadas a los hijos de los
servidores públicos, trabajadores, jubilad os y pensionados de la
Contraloría del Estado Bolívar, ejercicio fiscal 2011.
Origen de la Actuación
De conformidad con el Plan Operativo Anual 2012 y competencias
legales conferidas en el artículo 41 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, numerales 1 y 2 del artículo 2 de la Resolución Organizativa de
esta Unidad de Control Interno, autorizada mediante Credencial N°
UAI-CRED-001-2012 de fecha 06 de agosto de 2012, se evaluó el
Procedimiento realizado para otorgar las becas para estudio, a los
Informe de Gestión 2012
42
hijos de los servidores públicos, trabajadores, pensionados y jubilados
de la Contraloría del Estado Bolívar, ejercicio fiscal 2011.
Alcance
La Actuación Fiscal se orientó hacia la revisión y anális is del 100%
de las solicitudes recibidas por la Dirección de Recursos Humanos de
los participantes al Programa para el ejercicio fiscal 2011, (Período
escolar 2011-2012).
Objetivos Generales y Específicos
Verificar la creación, competencias y atribuciones otorgadas a los
integrantes del Comité de Becas, número de becas solicitadas y
aprobadas y el cumplimiento de los requisitos establecidos por la
Insti tución para su otorgamiento.
Características Generales del Programa
El Plan de Becas implementado por el Organismo, es un beneficio
Socio- Económico, orientado a cubrir parte de los gastos estudiantiles
básicos de los hijos de los servidores públicos, trabajadores, jubilados
y pensionados del Organismo.
La Coordinación del Comité de Becas fue atribuida a la Directora de
Recursos Humanos, en su condición de encargada de planificar,
coordinar y dirigir, diseñar, implementar y ejecutar las políticas,
planes y programas de desarrollo en administración de recursos
humanos, en particular lo relacionado con el re clutamiento, selección,
remuneración, desarrollo, adiestramiento, registro, control y bienestar
social del Organismo.
Observaciones Relevantes
De la conformación del Comité de Becas
Del análisis realizado a los documentos relativos a la constitución del
Comité de Becas del año 2011, se evidenció que mediante Resolución
Nº CEB-141-2011 de fecha 25-10-2011, la máxima autoridad de la
Informe de Gestión 2012
43
Contraloría, actualiza el Comité responsable del otorg amiento de becas
del período escolar 2011-2012, constituido por un total de ocho (08)
servidores públicos, adscritos a distintas Direcciones del Organismo,
conformados de la forma siguiente: cinco (05) miembros Principales,
dos (02) Miembros Suplentes y el Coordinador del Comité.
De los términos y requisitos exigidos para otorgar el beneficio durante
el ejercicio fiscal 2011.
La Comisión de Becas, ajustó sus actuaciones a las condiciones y
requisitos, establecidos por la máxima autoridad, a través de las
Resoluciones Nº CEB-039-2011 N° CEB-040-2011, emitidas con el
propósito de reglamentar montos, formas de pago, condiciones,
términos, requisitos de procedencia y validez exigidos para ingresar al
Programa, la primera contiene las regulaciones dirigid as a los
servidores públicos activos, jubilados y pensionados y la segunda a los
Trabajadores (Obreros) del Organismo.
Conclusiones
De la evaluación efectuada al procedimiento implementado por el
Organismo para otorgar el beneficio de becas a los hijos de los
servidores públicos, jubilados, pensionados y trabajadores se concluye
lo siguiente:
Se comprobó la conformación y vigencia del Comité de Becas actuante,
la legalidad, bases y lineamientos del Programa así como los recaudos
exigidos fueron dictados y autorizados por la máxima autoridad del
Organismo, a través de las Resoluciones Número CEB -141-2011, CEB-
039-2011 y CEB-040-2011 respectivamente.
De las setenta (70) becas ofertadas por la Institución sólo se contó con
la participación de veintitrés (23 ) aspirantes, las cuales fueron
evaluadas y aprobadas por el Comité.
Las planillas de solicitud de becas y documentos exigidos, fueron
consignados por los participantes, evidenciando la legalidad de los
Informe de Gestión 2012
44
mismos, así como el cumplimiento de los promedios de notas exigidas,
a excepción del Estudio Socio -Económico el cual no fue evidenciado
en los expedientes, sobre esta situación informa la Coordinadora del
Comité no fue necesario solicitarlo en virtud de los pocos participantes
al Programa.
Recomendaciones
Basados en el resultado de la evaluación, y con el firme propósito de
que el Programa de Becas cumpla a cabalidad con el propósito de su
creación, esta Unidad de Control Interno recomienda a la máxima
autoridad y Coordinadora del Comité de Becas lo sigu iente:
En los casos que el Comité decida que no sea necesario cumplir con
alguno de los requisitos establecidos, levantar Actas alusivas al
respecto, firmada por la totalidad de funcionarios del Comité que
participaron en el Procedimiento.
Condicionar la exigencia del estudio socio -económico; previsto como
requisito en la normativa interna, solo en el caso de que el número de
aspirantes al Programa, supere el número de becas ofertadas por el
Organismo.
Revisión al procedimiento empleado por el Organismo p ara
calcular y liquidar las prestaciones de antigüedad, al personal
egresado de la Institución, ejercicios fiscales, 2009, 2010 y 2011.
Origen de la Actuación
De conformidad con el Plan Operativo 2012 y competencias legales
conferidas en el art ículo 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
numerales 1 y 2 del art ículo 2 de la Resolución Organizativa de ésta
Unidad de Control Interno, autorizada mediante Credencial N° UAI -
CRED-002-2012 de fecha 24-09-2012, se revisó el procedimiento
empleado por la Dirección de Recursos Humanos para calcular y pagar
Informe de Gestión 2012
45
las prestaciones de antigüedad, al personal egresado de la Institución
durante los ejercicios fiscales 2009, 2010 y 2011.
Alcance
Revisar los expedientes de pago y verificar la exactitud de los
cálculos realizados por la Dirección de Recursos Humanos para
determinar los montos por prestaciones de antigüedad liquidadas al
personal egresado del Organismo, durante los ejercicios fiscales 2009,
2010 y 2011.
Objetivos Generales y Específicos
Verificar que las liquidaciones de Prestaciones de antigüedad pagadas
al personal egresado durante los años evaluados, se hayan realizado de
conformidad con el régimen legal aplicable para el otorgamiento y
cálculo de las mismas y comprobar la cantidad de personal egresado
de la Institución durante los años evaluados.
Características Generales de las Dependencias Evaluadas
Dirección de Recursos Humanos: Es la encargada de planificar,
coordinar y dirigir, diseñar, implementar y ejecutar las políticas,
planes y programas de desarrollo en administración de recursos
humanos, en particular lo relacionado con el reclutamiento, selección,
remuneración, desarrollo, adiestramiento, registro, control y bienestar
social , cuyas atribuciones se encuentran contenidas Resolución
Organizativa del Organismo, aprobadas mediante Resolución N° CEB -
068-2010, que en su artículo 19 numerales 6 y 10 establecen:
Tramitar previa autorización del Contralor ante la entidad bancaria , los
anticipos y finiquitos de prestación de antigüedad de los funcionarios
y/o trabajadores.
Velar por el cumplimiento de la realización de las Declaraciones
Juradas del personal que labora en este ente de control”.
Informe de Gestión 2012
46
Observaciones relevantes
De la evaluación realizada a los comprobantes de pagos y demás
documentos consignados, se constató que para los años evaluados
egresaron del Organismo un total de treinta (30) funcionarios y/o
trabajadores por remociones, renuncias y jubilaciones.
Por otra parte, se observó que el procedimiento aplicado para el
cálculo de las prestaciones de antigüedad, encuadras dentro de los
regulaciones contenidas en la de Ley Orgánica del Trabajo (LOT) y su
Reglamento; normas aplicadas en atención a lo señalado en el artícul o
28 de Ley del Estatuto de la Función Pública, la cual dispone que los
funcionarios públicos gozarán de los mismos beneficios contemplados
en la Constitución, LOT y su Reglamento, en lo atinente a la
prestación de antigüedad y condiciones para su percep ción,
observándose el cumplimiento de los lineamientos contenidos en el
art ículo 108 de la LOT, en los aspectos siguientes:
El pago de 5 días de salario por cada mes, a partir del tercer mes
ininterrumpido de servicio, después del primer año de servicio, dos
(02) días adicionales por cada año, acumulativo hasta treinta (30)
días, el cálculo de los cinco días, se realiza en base al salario
promedio (salario básico y otras asignaciones, más las alícuotas de
bonificación fin de año y bono vacacional, del año correspondiente.
Igualmente, se comprobó que son depositadas en fideicomiso en una
entidad financiera, y los intereses son anualmente entregados al
trabajador y que los expedientes de Pago formados por la Dirección de
Administración, contienen copias d e la presentación de la Declaración
Jurada de Patrimonio por cese de funciones; con fecha anterior al pago,
lo que evidencia el cumplimiento de la normativa que indica que en
caso de cese de funciones, los servidores públicos no podrán retirar los
pagos que les correspondan por cualquier concepto, hasta tanto
presenten la Declaración Jurada de Patrimonio.
Informe de Gestión 2012
47
Conclusiones
Del análisis y evaluación efectuada se constató la legalidad y
pertinencia de los cálculos y montos pagados por concepto de
prestaciones de antigüedad al personal egresado del Organismo durante
los años evaluados, así como el depósito y liquidación definit iva de las
prestaciones en un fideicomiso individual, cuyos intereses; a solicitud
de los trabajadores, son anualmente cancelados, evitand o la
acumulación de pasivos laborales y el cumplimiento de la presentación
de la Declaración Jurada de Patrimonio por cese de funciones, previo a
la entrega del pago correspondiente.
Recomendaciones
Basados en el resultado de la revisión, se recomendó a la Dirección de
Recursos a Humanos y a la máxima autoridad del Organismo:
Estudiar la factibilidad y posibilidad financiera del Organismo, para
sistematizar el cálculo de prestaciones de antigüedad, lo cual
coadyuvará a optimizar los procesos operativos y administrativos de la
Insti tución, garantizando la exactitud en el cálculo de las mismas.
A la Dirección de Recursos Humanos, continuar con la aplicación de
normas y regulaciones vigentes, para calcular y liquidar las
prestaciones de antigüedad, lo cual garantiza la correcta
administración de los fondos asignados, evita la acumulación de
pasivos laborales y garantiza el pago justo y oportuno al personal que
por diferentes conceptos egrese del Organismo.
Auditoría Administrativa – Presupuestaria, a los recursos
otorgados a la Contraloría del Estado Bolívar, ejercicio fiscal
2006.
Origen de la Actuación
De conformidad con el Plan Operativo Anual y competencias legales
conferidas en el art ículo 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
Informe de Gestión 2012
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autorizada mediante Credencial N° UAI-CRED-001-2011 de fecha
29/03/2011, se autoriza realizar Auditoría Administrativa –
Presupuestaria a los recursos otorgados a la Contraloría General del
Estado Bolívar, durante el ejercicio fiscal 2006.
Alcance
Revisión de la ejecución del presupuesto del ejercicio fiscal 2006,
mediante el análisis de una muestra seleccionada en forma aleatoria y
simple, equivalente al 39,00% de los gastos del período.
Objetivos Generales y Específicos
Comprobar la sinceridad y exacti tud de las operaciones administrativas
realizadas, así como el cumplimiento de disposiciones legales y
sublegales en los procesos desarrollados para la ejecución del
presupuesto otorgado y determinar la totalidad de recursos asignados
durante el periodo evaluado.
Características Generales de la Dependen cia Evaluada
Para el año 2006, la Jefatura de Administración General actúa bajo la
responsabilidad de la Administradora General, quién tiene entre otras
funciones: planificar, dirigir, coordinar y actualizar los procesos
administrativos, supervisar las actividades del personal a su cargo,
controlar la ejecución presupuestaria, tramitar los compromisos y
pagos con cargo a las partidas de gastos del Organismo y velar que los
pagos, retenciones, devoluciones, reintegros y demás operaciones
similares, se realicen normalmente.
Es una dependencia adscrita al Despacho del Contralor, conformada
por tres (03) Departamentos: Administración Financiera, Servicios
Generales y Seguridad y Transporte.
Mediante la Ley de Presupuesto del ejercicio fiscal 2006, se le asig nan
recursos presupuestarios para gastos corrientes por Bs.
6.608.000.000,00, (Bs.F. 6.608.000,00), cifra modificada a través de
Informe de Gestión 2012
49
Créditos Adicionales para una asignación definit iva anual de Bs.
7.723.469.730,98, (Bs.F. 7.723.469,73).
Observaciones relevantes
Del examen realizado a los documentos evaluados, se observó lo
siguiente:
Inexistencia de segregación de funciones, las tareas de clasificar los
gastos, demandar y autorizar pagos, realizar conciliaciones Bancaria,
manejo de Caja Chica del área admin istrativa, fueron asumidas por la
Directora de Administración.
Errores de imputación presupuestaria, entre los que referimos gastos
porBs. 9.094.327,99 (Bs.F. 9.094,33), por diferentes conceptos, que
incluyen Bs. 3.536.255,49 (Bs.F. 3.536,26) por consu mo de alimentos
y bebidas reembolsadas al Contralor, cargados en las partidas:
4.03.05.03.00 Servicio de administración, vigilancia y mantenimiento
del servicio de agua y/o 4.03.07.03.00 “Relaciones Sociales”, siendo la
partida correcta 4.02.01.01.00“Alimentos y bebidas para personas”,
adicionalmente, entre los soportes del gastos, se encuentran facturas a
título personal del funcionario y otras que no guardan las formalidades
establecidas por la Administración Tributaria.
Desvío de recursos presupuestarios por Bs. 1.742.280,00 (Bs.F.
1.742,28), por la compra de alimentos y art ículos deportivos para ser
donados a solicitud de distintas Instituciones, imputados en las
partidas: 4.02.01.01.00 “Alimentos y Bebidas para Personas”;
403.07.03.00 “Relaciones Sociales” y 4.02.10.01.00 “Artículos de
Deporte, Recreación y Juguetes”. Tales compras se debieron
clasificar en la part ida “4.07.01.02.02 Donaciones Corrientes a
Insti tuciones sin fines de Lucro”, la cual no se encontraba prevista en
el presupuesto del año 2006.
Distintos pagos por concepto de viáticos a favor del Contralor que
suman Bs. 4.980.424,00, (Bs.F. 4.980,42), cifra que incluye Bs.
Informe de Gestión 2012
50
3.686.000,00 (Bs.F. 3.686,00), por concepto de pasajes aéreos; pagadas
en efectivo a solicitud del funcionario, sin que los expedientes
contengan las facturas u otros documentos que evidencien la compra de
los mismos y cert ifiquen haberse efectuado los traslado.
Respecto a lo supra señalado, la Ley Orgánica de Administración
Financiera del Sector Público ( LOAFSP) en su art ículo 49 establece
que no se podrán adquirir compromisos para los cuales no existan
créditos presupuestarios, ni disponer de créditos para una finalidad
distinta a la prevista, por otra parte, la Administración Tributaria,
mediante Resolución 320, establece las regulaciones y características
relacionadas con la impresión y emisión de facturas, en tanto que el
art ículo 23 e las Normas Generales de Control Interno, (NGCI)
establece que todas las transacciones y operaciones financieras,
presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la
suficiente documentación justificativa.
Los errores y desvíos presupuestarios se originan por la concentración
de funciones, ausencia de supervisión y porque al clasificar los gasto
y autorizar el pago, los responsables no se aseguraron que existiera la
partida presupuestaria y/o estuviesen correctamente imputados,
ocasionando se emplearan fondos para finalidades distintas a las
previstas, en tanto que la aceptación de facturas informales y a titulo
personal de funcionarios, así como la carencia de documentos para
justificar los pagos, comprometen la pertinencia, transparencia y
legalidad del gasto y operaciones administrativas del Organismo.
Conclusiones
Del análisis realizado a las operac iones desarrolladas por el Organismo
durante el año 2006, se detectaron debilidades de control interno, que
comprometen la legalidad y transparencia de su gestión administrativa.
Informe de Gestión 2012
51
Recomendaciones
Establecer una funcional segregación y supervisión de f unciones, lo
cual se concreta con la emisión de los correspondientes Manuales de
Normas y Procedimiento para cada una de las actividades
desarrolladas en la Dirección.
Antes de asumir compromisos y autorizar pagos, los responsables se
deben asegurar que exista la partida presupuestaria y que el gasto esté
correctamente imputado.
Los expedientes de pago de todas las transacciones y operaciones
financieras, deben contener información completa y exacta y, estar
respaldados con la suficiente documentación jus tificativa del gasto.
Las facturas que sustenten las operaciones de gastos, deben contener
las formalidades establecidas por la Administración Tributaria para la
emisión de las mismas y estar a nombre de la Contraloría del Estado
Bolívar.
Impacto de las Actuaciones Fiscales de la Gestión Interna
Las actuaciones realizadas por la Unidad de Auditoría Interna,
coadyuvan con el fortalecimiento del sistema de control interno y
actuaciones relacionadas con la administración, manejo y custodia de
los recursos y bienes que integran el patrimonio de la Contraloría del
Estado Bolívar, lo cual contribuye al fortalecimiento de su capacidad
para ejecutar eficazmente sus funciones medulares y lograr la
transparencia, eficiencia y eficacia en el manejo administrativo -
operativo de su gestión.
Informe de Gestión 2012
52
CAPITULO VII
OTRAS INFORMACIONES
Estado de la Ejecución Presupuestaria de la Contraloría del Estado
Bolívar
Acción 001 : Fortalecer la Participación Ciudadana en el Control Fiscal
sobre la gestión pública, tramitar denuncias y realizar auditorías
presupuestarias a los entes Centralizados, Descentralizados y Otro
Poder.
PARTIDA
ACTUALIZADO
COMPROMETIDO
CAUSADO
402 778.674,94 552.411,94 552.411,94
403 2.515.921,00 1.726.220,77 1.726.220,77
404 2.462.275,00 1.130.514,82 1.130.514,82
407 0,00 0,00 0,00
408 2.000,00 0,00 0,00
Total 5.759.870,94 3.409.147,53 3.409.147,53
Acción 002 : Apoyo a la Gestión del Proyecto.
PARTIDA
ACTUALIZADO
COMPROMETIDO
CAUSADO
401 17.394.350,20 16.141.818,91 16.118.753,73
411 30.000,00 29.139,30 18.709,58
TOTAL 17.424.350,20 16.170.958,21 16.137.463,31
Acción 004 : Previsión y protección social .
PARTIDA
ACTUALIZADO
COMPROMETIDO
CAUSADO
407 2.439.459,41 2.260.382,87 2.260.382,87
TOTAL 2.439.459,41 2.260.382,87 2.260.382,87
Informe de Gestión 2012
53
Número de cuentas bancarias de la Contraloría del Estado Bolívar
La Contraloría del Estado Bolívar para la ejecución del presupuesto
asignado tiene aperturada cuatro (04) cuentas bancarias para el manejo
de los recursos, las cuales se detallan a continuación:
Cuentas Bancarias de la Contraloría del Estado Bolívar
BANCO
Nº DE CUENTA
TITULAR
USO SALDO AL 31-12-2012
Bs.
CARONI, C.A
01280531413110044012
CONTRALORÍA DEL ESTADO BOLÍVAR
NOMINA Y GASTOS PRESUPUESTARIOS
5.546.243,99
VENEZUELA, S.A
0102-0635-90-0000026518
CONTRALORÍA DEL ESTADO BOLÍVAR
NOMINA ALTOS FUNCIONARIOS,
DIRECTORES, IVSS Y SPF
169.983,26
VENEZUELA, S.A
0102-0635-91-0000020886
CONTRALORÍA DEL ESTADO BOLÍVAR
APORTES DE
FIDEICOMISO DE PRESTACIONES DE
ANTIGUEDAD
84.842,13
DEL SUR, BANCO UNIVERSAL
0157-0036-05-3736420070
CONTRALORÍA DEL ESTADO BOLÍVAR
FONDOS DE TERCEROS
37.757,50
Informe de Gestión 2012
54
RESUMEN EJECUTIVOS
Actuación Fiscal practicada a los Fondos en Avance otorgados a la
Dirección de Finanzas y Tesorería de la Gobernación del Estado
Bolívar - Ejercicio Fiscal 2007
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal cuyos resultados se exponen en el present e
Informe, fue ordenada de acuerdo al Plan Operativo Anual 2009
correspondiente a la Dirección de Administración Centralizada y Otros
Poderes mediante instrucciones contenida en las Credenciales Nº DCE -
DCC-Nº 0182-2009 y Nº 0721-2009 de fechas 30-03-2009 y 09-07-
2009 respectivamente, donde se autoriza realizar Revisión In Situ de
los Fondos en Avance otorgados a la Dirección de Finanzas y Tesorería
de la Gobernación del Estado, ejercicio fiscal 2007.
Alcance
La presente Actuación Fiscal estuvo dirigida a ev aluar la totalidad de
los fondos manejados en calidad de avance por la Dirección de
Finanzas y Tesorería correspondientes a veinte (20) órdenes de pago
por un monto total de Bs. F 11.864.187,93 ejercicio fiscal 2007.
Objetivo General
Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios y financieros
relacionados con la totalidad de los Fondos otorgados en Calidad de
Avance a la Dirección de Finanzas y Tesorería ejercicio fiscal 2007.
Objetivos Específicos
Verificar la legalidad y sinceridad de la asignació n y ejecución
presupuestaria .
Verificar la legalidad y sinceridad de los gastos, mediante el análisis
de la conformidad de los documentos que los justifican.
Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de selección de
proveedores.
Informe de Gestión 2012
55
Características Generales del Ente Evaluado
La Dirección de Finanzas y Tesorería de la Gobernación del Estado
Bolívar se encuentra adscrita a la Secretaría de Administración y
Finanzas y su objetivo funcional es custodiar los ingresos del Estado y
demás valores pertenecientes al Tesoro, además de controlar el manejo
financiero y administrativo mediante las divisiones que a esta
Dirección le corresponda y en algunos casos por otras Unidades
Básicas de la Gobernación del estado Bolívar.
Observaciones Relevantes
Del análisis efectuado a los documentos que soportan el gasto se
observó, que la empresa Dulcitos Kelly, C.A facturó productos de un
mismo rubro con precios distintos en la misma fecha 30 -01-2007
imputados a las partidas 4.02.01.01.00 “Alimentos y bebidas par a
personas,” 4.02.06.05.00 “Productos de tocador” y 4.02.10.02.00
“Materiales y útiles de limpieza y aseo” para ser utilizados en la
residencia oficial del Gobernador, determinándose una diferencia de
precios por un monto total de Bs. F 556,51. La anteri or situación se
ocasiona por no verificar los precios unitarios de los productos
facturados, generándose pagos diferentes por un mismo rubro, cuyas
diferencia total asciende a Bs. F 556,51.
Conclusiones
Sobre la base de los resultados obtenidos en la evalu ación al proceso
de adquisición de bienes y servicios, se determinó lo siguiente:
Se facturaron productos de un mismo rubro con dist intos precios en la
misma fecha, determinándose una diferencia de precios por un monto
de Bs. F 556,51.
Recomendaciones
Basados en el resultado de la presente revisión y, en cumplimiento de
las competencias legales asignadas a este Órgano de Control, se
remiten las recomendaciones siguientes:
Informe de Gestión 2012
56
Verificar antes de proceder a cancelar las adquisiciones de bienes y/o
servicios que los precios presentados por el proveedor se ajusten al
valor real del mercado.
Revisión y Análisis a la Memoria y Cuenta de la Gobernación del
Estado Bolívar, correspondiente al ejercicio fiscal 2008
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal cuyos resultados se exponen en el presente
Informe, fue ordenada conforme al Plan Operativo Anual 2009 de la
Dirección de Control de la Administración Centralizada y Otros
Poderes de la Contraloría del Estado Bolívar y de acuerdo a
instrucciones contenidas en la credencial Nº DCE-DCC-Nº: 1007-2009
de fecha 16-10-2009, dirigida a realizar Actuación Fiscal
correspondiente a la revisión y análisis de la Memoria y Cuenta de la
Gobernación del Estado Bolívar, ejercicio fiscal 2008.
Alcance
El examen fue aplicado a la tota lidad de los datos revelados en la
Memoria y Cuenta correspondiente al ejercicio fiscal 2008, por las
diferentes Secretarías, Direcciones y Unidades adscritas a la
Gobernación del Estado Bolívar.
Objetivo General
Evaluar con base a la información reportada en la Memoria y Cuenta
correspondiente al ejercicio fiscal 2008, el cumplimiento de las metas
propuestas en el Plan Operativo del mencionado año.
Objetivos Específicos
Comparar las asignaciones iniciales reflejadas en el Informe de
Gestión presentado en la Memoria y Cuenta correspondiente al
ejercicio fiscal 2008 y precisar que las mismas coinciden con el
presupuesto aprobado para el periodo en referencia.
Informe de Gestión 2012
57
Cotejar el presupuesto ejecutado con los costos financieros de las
metas alcanzadas.
Establecer un comparativo de metas programadas en el Plan Operativo
del año 2008, versus metas cumplidas según el informe de gestión de
los órganos y entidades que conforman la estruct ura organizativa de la
Gobernación del Estado Bolívar.
Características Generales del Ente Evaluado
De acuerdo a lo establecido en la Consti tución del Estado Bolívar, el
Poder Ejecutivo lo ejerce el Gobernador y los demás órganos
establecidos en dicho ordenamiento jurídico. En este sentido, es
competencia del gobierno la dirección, coordinación y control de los
organismos de la administración estadal.
El Gobierno Regional asume la misión de promover el desarrollo
económico y bienestar social a través de una gestión eficiente y eficaz,
orientada a la óptima prestación de los servicios a la comunidad,
permitiendo así elevar su calidad de vida, lo cual garantiza el
desarrollo integral del estado.
Observaciones Relevantes
De la evaluación realizada a la Memoria y Cuenta, se determinó que el
Cuerpo de Policía del Estado Bolívar, el Servicio de Administración de
Aeropuertos Regionales (S.A.A.R) y la Secretaría de Planificación y
Desarrollo presentan diferencias entre montos correspondientes a las
asignaciones iniciales mostradas en la Memoria y Cuenta y las
señaladas en el Presupuesto de Ingresos y Gastos 2008.
Ahora bien, al estudiar la composición de los costos financieros
asociados al Plan Operativo Anual del ejercicio fiscal 2008, el monto
correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos asciende a la
cantidad de Bs.F. 487.676.493,00, reflejando de esta manera una
diferencia de Bs.F. 54.551.988,00 en exceso, respecto a la cifra total
Informe de Gestión 2012
58
asignada que presenta la Dirección en la Ley de Presupuesto ejercicio
fiscal 2008 (partidas 401-402-403 y 407).
Así mismo, de acuerdo a la Ley de Presupuesto del ejercicio fiscal
2008, la asignación inicial de la Dirección de Desarrollo Cultural es de
Bs.F. 4.669.932, sin embargo el Plan Operativo Anual señala la
cantidad de Bs.F. 3 .622.906, resultando de esta manera una diferencia
de Bs.F. 1.047.026.
De un total de cincuenta y un (51) dependencias examinadas, se
constató que cuarenta y uno (41) de las mismas, presentan diferencias
relacionadas con el costo financiero de las metas ej ecutadas, dichas
discrepancias se observaron al efectuar la comparación del informe de
las metas alcanzadas con la ejecución de los créditos presupuestarios.
En tal sentido, es preciso mencionar que ocho (08) dependencias de la
Gobernación del Estado Bolívar no revelan diferencia en las cifras
presentadas, tales unidades son las siguientes: Secretaría de
Administración y Finanzas, Dirección de Finanzas y Tesorería,
Dirección de Presupuesto, Servicio Autónomo de Administración
Tributaria, Cuerpo de Policía del Estado Bolívar, Dirección de
Desarrollo Cultural , Secretaría Privada y la Dirección de Patrimonio
Histórico Cultural.
Igualmente, excluyen la presentación del informe de las metas
alcanzadas en la Memoria y Cuenta correspondiente al eje rcicio fiscal
2008, Secretaría de Seguridad Ciudadana y la Secretaría de Cultura,
aún cuando reportan la ejecución presupuestaria en la referida
Memoria y Cuenta.
De acuerdo a la revisión efectuada, se constató la existencia de
programas con metas diferent es a las presentadas en el POA y/o en los
costos asignados, tal es el caso de la Unidad de Auditoría Interna.
Informe de Gestión 2012
59
Así como también, unidades administrativas que no informan metas
programadas en la Memoria y Cuenta, como es el caso de la Secretaría
de Relaciones Interinstitucionales.
Conclusiones
Sobre la base de los resultados obtenidos en el examen practicado a la
Memoria y Cuenta, correspondiente al ejercicio fiscal 2008, se
determinó lo siguiente:
Tres unidades de la Gobernación del Estado Bolívar presenta n
diferencias en los montos correspondientes a las asignaciones iniciales
reflejados en la Memoria y Cuenta y en la Ley de Presupuesto
correspondientes al ejercicio fiscal 2008. Dichas unidades son: el
Cuerpo de Policía del Estado Bolívar, el Servicio de A dministración de
Aeropuertos Regionales (S.A.A.R) y la Secretaría de Planificación y
Desarrollo.
Se constató que cuarenta y un (41) de las unidades de la Gobernación
del Estado Bolívar presentan discrepancias en los montos
correspondientes al presupuesto ejecutado, y los costos financieros de
las metas ejecutadas. Asimismo se verificó que la Secretaría de
Seguridad Ciudadana y la Secretaría de Cultura excluyeron la
presentación del informe de las metas alcanzadas en la Memoria y
Cuenta del ejercicio fiscal sujeto a revisión.
Se evidenció de manera recurrente incongruencias entre la información
plasmada en el Plan Operativo Anual y el informe de las metas
ejecutadas, relacionadas con programas que presentan metas distintas a
las plasmadas en el POA, así como unidades que no informan metas
programadas en la Memoria y Cuenta.
Recomendaciones
En atención al resultado del presente análisis, se recomienda lo
siguiente:
Informe de Gestión 2012
60
La Dirección de Planificación Estratégica de la Gobernación del estado
Bolívar debe unificar criterios en cuanto a la información que será
utilizada para realizar la memoria y cuenta, esto con la finalidad de
evitar discrepancias entre este instrumento y l o informado en la Ley de
Presupuesto y en el Plan Operativo Anual.
Alcance a la Actuación Fiscal practicada al contrato entre La
Gobernación del Estado Bolívar y la Empresa Credilab, S.A.,
suscrito el 11 de mayo de 2006
Origen de la actuación
La actuación fiscal cuyos resultados se exponen en el presente
Informe, fue ordenada conforme al plan operativo anual 2011 de la
Dirección de Control de la Administración Centralizada de la
Contraloría del Estado Bolívar y de acuerdo a instrucciones contenidas
en la credencial Nº DCC-DAC-SAC-007-2011 de fecha 13-06-2011,
dirigida a realizar alcance a la actuación fiscal practicada al contrato
entre la Gobernación del Estado Bolívar y la empresa CREDILAB,
S.A., suscrito el 11 de mayo de 2006.
Alcance
La presente actuación está dirigida a realizar alcance a la Actuación
Fiscal practicada al contrato entre la Gobernación del Estado Bolívar y
la empresa CREDILAB S.A., suscri ta el 11 de mayo de 2006.
Objetivo General
Evaluar el proceso administrativo relacionado con el con trato suscrito
en el año 2006, entre la Gobernación del Estado Bolívar y la empresa
CREDILAB, S.A.
Objetivos Específicos
Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de selección de
contratistas, para otorgar el beneficio de alimentación.
Informe de Gestión 2012
61
Comprobar la legalidad y sinceridad de la ejecución del contrato.
Características Generales del Ente Evaluado
La Dirección de Recursos Humanos es la unidad responsable del bono
de alimentación para los trabajadores, la cual está adscrita a la
Secretaría de Administración y Finanzas como consta en Gaceta
Oficial extraordinaria Nº 184 de fecha 20 de noviembre del año 2002,
estando a cago de un director con las siguientes atribuciones:
Formular, planificar y asesorar a la Gobernación del Estado Bolívar en
materia de administración de recursos humanos y Aprobar las normas y
procedimientos requeridos para el adecuado funcionamiento del
sistema de administración de personal y velar por el estricto
cumplimiento de la Ley del Estatuto de la Función Pública. Entre otr as
atribuciones.
Observaciones Relevantes
La Dirección de Recursos Humanos autorizada por la Secretaría de
Administración y Finanzas de la Gobernación del estado Bolívar llevó
a cabo un proceso de selección de proveedores para la contratación del
servicio de alimentación a los trabajadores, de acuerdo a punto de
cuenta Nº SAF-0110-03-06 de fecha 08-03-2006. En el proceso
participaron las empresas Credilab S.A, Sodexho Pass Venezuela C.A,
Mi Casa E.A.PC.A, Smarticket y Cesta Ticket AccorServicesC.A,
presentando cada una diferentes porcentajes en cuanto al costo de los
servicios que oscilan entre 1,85% y 3%.
Ahora bien, la máxima autoridad del organismo autoriza la
contratación de la empresa Credilab S.A, a través del punto de cuenta
Nº SAF-0110-03-06 de fecha 08-03-2006, por ser la que más se adapta
a los intereses económicos de la Gobernación del Estado Bolívar, para
la prestación del servicio de alimentación por tarjeta inteligente, con
un porcentaje por costo del servicio del 1,85% representado en Bs.F.
36.744,42 mensuales para un total de Bs.F 220.466,53 por los meses de
vigencia del contrato (de julio a diciembre del 2006).
Informe de Gestión 2012
62
La Gobernación del Estado Bolívar canceló a la empresa Credilab S.A,
la cantidad de Bs.F. 13.393.713,54, de los cuales se desprenden los
pagos por concepto del Bono de Alimentación para los trabajadores, la
cancelación del gasto administrativo por la prestación del servicio y la
porción correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.
De la suma cancelada el monto de Bs.F. 13.135.699,08 c orresponde al
pago por concepto de Bono de Alimentación a los trabajadores en el
período comprendido entre julio y diciembre del año 2006. De igual
manera, el Ejecutivo Regional canceló la cantidad de Bs.F. 225.762,66
por la prestación de los servicios profesionales a la empresa
contratada, cuyo monto fue imputado a la partida presupuestaria
4.03.10.99.00.000 denominada “otros servicios profesionales y
técnicos”, tal como lo estipula la cláusula séptima del contrato
celebrado.
Por concepto de Impuesto al Valor Agregado la Gobernación del
Estado Bolívar canceló la cantidad de Bs.F. 32.251,81,
correspondiendo el 75% de dicho monto a la retención del IVA
cancelada a la Tesorería Nacional en su condición de contribuyente
especial.
Conclusiones
Con base a las observaciones derivadas del estudio efectuado al
proceso de selección de proveedores para la prestación del servicio de
alimentación a los proveedores, se determinó lo siguiente:
Luego de haber efectuado el proceso correspondiente a la selección de
proveedores la Gobernación del Estado Bolívar seleccionó a la empresa
Credilab S.A por ser la que mejor se adaptó a los intereses económicos
del Organismo.
El Organismo efectuó pagos a la empresa Credilab S.A por concepto
del Bono Compensatorio de Alimentación y p or los gastos
administrativos propios de servicio por el orden de Bs.F.13.135.699,08
Informe de Gestión 2012
63
y Bs.F.258.014,46 respectivamente, en el período correspondiente de
Julio a Diciembre del 2006, imputado cada gasto en las partidas
presupuestarias correspondientes.
Recomendaciones
Después de haber efectuado el examen al procedimiento objeto del
presente análisis se recomienda lo siguiente:
Continuar efectuando los procedimientos relativos a la selección de
proveedores conforme a las normativas aplicables para cada
contratación, con la finalidad de preservar el Patrimonio Público y de
esta manera asegurar la transparencia de los procedimientos.
Actuación Fiscal a la Obra: Construcción de cancha múltiple
deportiva, ejecutada por Consejo Comunal Sector III para una
Sociedad Mejor, ejercicio fiscal 2008
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal cuyos resultados se exponen en el presente
informe, fue ordenada de acuerdo al Plan Anual de Auditorías de la
Dirección de Control de la Administración Centralizada e instrucciones
contenidas en la Credencial DCE-DCC-Nº 1013-2009 de fecha 19-10-
2009.
Alcance
La Actuación Fiscal, tiene como finalidad realizar la revisión
presupuestaria, administrativa y técnica al proyecto “Cancha Múltiple
Deportiva”, ejecutado por el Consejo Comunal Sector III para una
Sociedad Mejor, perteneciente a la Parroquia Marhuanta, Mu nicipio
Heres, estado Bolívar, ejercicio fiscal 2008.
Objetivos Generales
Evaluar el proceso presupuestario, administrativo y técnico,
establecido por la Gobernación del Estado Bolívar, para la evaluación
Informe de Gestión 2012
64
y aprobación del proyecto presentado por el Consejo Comunal, así
como la transferencia de los recursos.
Evaluar los procesos presupuestarios, administrativos y técnicos,
establecidos por el Consejo Comunal Sector III para una Sociedad
Mejor, relacionados con la selección de contratistas, contratación,
ejecución y rendición de cuenta de los recursos asignados por la
Gobernación del Estado Bolívar para el proyecto antes indicado .
Objetivos Específicos
Gobernación del Estado Bolívar
Verificar los procedimientos establecidos para la evaluación y
aprobación del proyecto presentado por el Consejo Comunal.
Determinar los mecanismos implantados por la Gobernación del estado
Bolívar, para la asignación y transferencia de los recursos destinados
al proyecto presentado por el Consejo Comunal.
Consejo Comunal Sector III Para Una Sociedad Mejor
Constatar los procedimientos implementados por el Consejo Comunal
para la aprobación del proyecto.
Revisar el manejo de los recursos asignados para la ejecución del
proyecto.
Verificar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal,
para realizar la rendición de cuenta de los recursos asignados para este
proyecto.
Determinar a través de inspección física que la obra se haya ejecutado
bajo los criterios técnicos establecidos.
Características Generales del Ente Evaluado
El Consejo Comunal Sector III Para una Sociedad Mejor, fue
conformado mediante Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas el 08 de
Informe de Gestión 2012
65
julio del 2007 y registrado en FUNDACOMUNAL bajo el Certificado
Nº 0603050027.
Observaciones Relevantes
En la revisión a la documentación consignada por la Secretaría de
Política y Participación Popular antigua Secretaría de Participación
Popular y Desarrollo Social, se observaron los requisitos solicitados
por la Gobernación del Estado Bolívar, para la presentación de
proyectos y los criter ios para su aprobación.
Una vez realizada la aprobación por parte de la Gobernación del
Estado Bolívar del proyecto presentado por el Consejo Comunal, ésta
procedió a realizar la asignación y transferencia de recursos en fecha
29-08-2008 de forma electrónica por la cantidad de Bs.F 120.000,00,
provenientes de la part ida presupuestaria 407 -01-04-03-002 a la cuenta
Banfoandes Nº 0007-0067-660000004313 perteneciente a la Asociación
Cooperativa Banco Casanova Sur III.
Los recursos asignados por la Gobernación del Estado Bolívar, se
ejecutaron mediante la emisión de veinte (20) cheques.
Por otra parte, se observó un Acta de fecha 20 -04-2009 la Rendición
de Cuenta realizada por miembros del Consejo Comunal del proyecto
Cancha Múltiple, la cual fue avalada por la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, así como los miembros de la unidad de Contraloría Social.
En la inspección “In Situ” realizada a la cancha múltiple objeto del
presente análisis se constató lo siguiente:
La obra se encuentra totalmente culminada y en funcionamiento; la
cancha cuenta con las dimensiones establecidas en el proyecto y la
cerca perimetral se construyó con materiales distintos a los
establecidos en el proyecto. Además, la losa de concreto fue vaciada
en paños separados por una junta de dila tación asfáltica.
Informe de Gestión 2012
66
Conclusiones
La evaluación y aprobación del proyecto por parte de la Gobernación,
fue realizada en base al cumplimiento de una serie de requisitos
exigidos, los cuales el Consejo Comunal cumplió a cabalidad.
En relación a la asignación de los recursos, la Gobernación transfirió
al Consejo Comunal la suma de Bs.F 120.000,00 para la ejecución del
proyecto, constatándose que los mismos fueron manejados a través de
veinte (20) cheques.
La Rendición de Cuenta, fue avalada por la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, así como por la Unidad de Contraloría Social de Consejo
Comunal.
Al realizar la inspección física, se verificó que la obra se encuentra
totalmente culminada y en funcionamiento, encontrándose únicamente
discrepancias con la cerca perimetral construida.
Recomendaciones
Gobernación del Estado Bolívar
Seguir cumpliendo con todas las normativas y requerimientos
implantados, en cuanto a la selección de los Consejos Comunales a los
cuales se le otorgan recursos, así como, la asignación y transferencia
de los mismos.
Consejo Comunal
Continuar tomando todas las decisiones relacionadas al Consejo
Comunal a través de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, como lo
establece la Ley de los Consejos Comunales.
Seguir efectuando la rendición de cuen ta una vez finalizada la
ejecución de los proyectos, realizados por el Consejo Comunal.
Informe de Gestión 2012
67
Alcance a la Auditoría practicada a la Dirección de Recursos
Humanos de la Gobernación del Estado Bolívar correspondiente al
primer semestre del año 2007
Origen de la Actuación
El presente trabajo se realiza en cumplimiento de las instrucciones
contenidas en la credencial Nº DCC-DAC-SAC-008-2011 de fecha 16-
06-2011 y en acatamiento del Plan Operativo Anual 2011 de la
Dirección de Control de la Administración Centraliza da, donde se
autoriza realizar Alcance de la Auditoría practicada a la Dirección de
Recursos Humanos de la Gobernación del Estado Bolívar,
correspondiente al primer semestre del año 2007.
Alcance
La presente actuación está dirigida a realizar Alcance a la Auditoría
practicada a la Dirección de Recursos Humanos, para evaluar las
nóminas del personal administrativo y ejecutivo, de la Gobernación
del Estado Bolívar, correspondiente al primer semestre del año 2007.
Objetivo General
Evaluar la exactitud y sinceridad de los aspectos administrativos y
financieros desarrollados por la Dirección de RRHH, relacionados con
las nóminas de pago del personal administrativo y ejecutivo.
Objetivos Específicos
Verificar la legalidad de las asignaciones canceladas por la nó mina al
personal.
Examinar las deducciones de política habitacional, fondo de pensiones
y jubilaciones, seguro social obligatorio y paro forzoso.
Verificar los descuentos efectuados por nómina para amortizar las
deudas contraídas por los trabajadores.
Informe de Gestión 2012
68
Observaciones Relevantes
En la evaluación realizada a las nóminas de enero y junio 2007, para
determinar la cuantía de las deducciones salariales efectuadas a los
funcionarios, se evidenció que las retenciones de los conceptos de
política habitacional y fondo de pensiones y jubilaciones se efectuaron
de conformidad a las normas legales vigentes.
En cuanto a las retenciones del seguro social obligatorio y paro
forzoso se evidenció que fueron realizadas en base al salario básico,
sin considerar que tales deducciones se deben calcular en base al
salario integral , en cumplimiento al art ículo 83 del Reglamento
General de la Ley de Seguro Social (RGLSS) y al artículo 17 del
Reglamento General de la Ley de Seguro Social a la Contingencia de
Paro Forzoso (RSSCPF)
De la revisión realizada a los descuentos efectuados, se pudo constatar
que se realizaron durante el período 16 -06-2007 al 30-06-2007 los
descuentos de deudas contraídas por los empleados con zapaterías,
almacenes de ropas y caja de ahorros, que superan la te rcera parte de
las asignaciones que perciben mensualmente omitiéndose lo
establecido en el artículo 165 de la Ley Orgánica del Trabajo.
Conclusiones
Sobre la base de los resultados obtenidos en la evaluación y análisis
del alcance realizado a la actuación fiscal efectuada en la Dirección de
Recursos Humanos de la Gobernación del Estado Bolívar,
correspondiente al primer semestre del año 2007, se determinó lo
siguiente:
En la verificación de las asignaciones de los suel dos básicos se
observó, que pagaron sueldos al personal Directivo Sectorial y
Secretario Sectorial; que resultaron mayores a la “Tabla de
Codificación del Nivel Jerárquico y Sueldo”, debido a que en la tabla
aplicada antes del01-02-2007, los sueldos eran superiores,
Informe de Gestión 2012
69
prevaleciendo la cifra anterior para no desmejorar los sueldos de los
ejecutivos. En cuanto a la cancelación de los beneficios de: prima de
antigüedad, bono vacacional y prima por hijo al personal ejecutivo
(Directores), en las mismas condicio nes que a los empleados
administrativos, se debe a que los pagos se efectuaron bajo el
“Principio de Extensividad”. De igual manera, se constató que los
servidores públicos provenientes de la Corporación Venezolana de
Guayana (CVG), una vez vencida la comisión de servicio, se les
concedió permisos remunerados basado en lo establecido en el artículo
65 numeral 9 del RGLCA. Asimismo, se constató que los servidores
públicos provenientes de la CVG, durante el periodo evaluado, poseen
la titularidad de los cargos que ostentan en la mencionada empresa, así
como poseen la ti tularidad de los cargos que ocupan en la
Gobernación, debido a las funciones importantes que desempeñan para
lo cual deben de tener firmas autorizadas.
Se evidenció que las retenciones de se guro social obligatorio y paro
forzoso se efectuaron en base al sueldo básico, sin considerar que tales
deducciones se realizan en base al salario integral.
Por otra parte, se efectuaron descuentos por créditos a empleados a
través de la nómina que exceden la tercera parte de las asignaciones.
Las retenciones del seguro social obligatorio y paro forzoso fueron
realizadas en base al salario básico, sin considerar que tales
deducciones se deben calcular en base al salario integral .
Se constató que se realizaron descuentos durante el período 16 -06-
2007 al 30-06-2007 de deudas contraídas por los empleados con
zapaterías, almacenes de ropas y caja de ahorros, que superan la
tercera parte de las asignaciones que perciben mensualmente
omitiéndose lo establecido en el artículo 165 de la Ley Orgánica del
Trabajo.
Informe de Gestión 2012
70
Recomendaciones
Basados en el resultado del presente informe y en cumplimiento de las
competencias legales asignadas a este Órgano de Control, se emiten las
recomendaciones siguientes:
Continuar ejecutando los recursos en función de lo establecido en la
normativa que rige el manejo de los fondos públicos.
Auditoría alcance a la Actuación Fiscal correspondiente a la Obra:
Recuperación del Matadero Municipal de Ciudad Bolívar, Municipio
Heres, ejercicios fiscales 2001 - 2005
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal cuyos resultados se exponen en el presente
informe, fue ordenada para dar cumplimiento al Plan Operativo Anual
2011 de la Dirección de Control de la Administración Centralizada,
mediante instrucciones contenidas en la credencial N° DCE -DCC-
0691-2011 de fecha 17-06-2011, donde se autoriza realizar un Alcance
a la Actuación Fiscal correspondiente a la obra Recuperación del
Matadero Municipal de Ciudad Bolívar, Municipio Heres para los
periodos 2001 - 2005, en atención al oficio N° 01-00-000394 de fecha
24-05-2010, emanado de la Contraloría General de la República.
Alcance
La Actuación Fiscal comprende la evaluación técnico - administrativa
de cuatro (04) expedientes de contrataciones rel acionados con la obra:
“Recuperación del Matadero Municipal de Ciudad Bolívar, Municipio
Heres”, financiados con recursos provenientes de la Alcaldía
Municipal de Heres y del Fondo Intergubernamental para la
Descentralización (FIDES), durante el período 20 01-2005.
Informe de Gestión 2012
71
Objetivo General
Evaluar los aspectos técnicos, administrativos, presupuestarios y
financieros relacionados con la selección de contratista, contratación y
ejecución de la obra “Recuperación del Matadero Municipal de Ciudad
Bolívar, Municipio He res”.
Objetivos Específicos
Examinar la legalidad y sinceridad del proceso de selección de
contratista.
Verificar la legitimidad y veracidad de las operaciones presupuestarias
y administrativas, relacionadas con la ejecución del proyecto y obra.
Comprobar la legalidad y sinceridad de la elaboración y presentación
del proyecto para la ejecución, adecuación y variación del presupuesto
de la obra.
Constatar a través de inspección física las condiciones bajos las cuales
la obra fue ejecutada, verificando si cumplen con las especificaciones
técnicas del proyecto y del contrato.
Características Generales del Ente Evaluado
La Alcaldía del municipio Heres del estado Bolívar, es una unidad
política primaria y autónoma, con personalidad jurídica a tenor de lo
previsto en el artículo 168 de la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela.
Observaciones Relevantes
En la revisión efectuada al proceso de selección de contratistas se
evidenció que los contratos DU-AD-043-2001 y DU-AD-008-2003
fueron suscritos por la Alcaldía de Heres y las empresas Clador, C.A. y
Consorga, C.A. en fechas 28-12-2001 y 30-04-2003 respectivamente,
para la ejecución de la obra “Recuperación del Matadero Municipal del
Municipio Heres del Estado Bolívar”; los mismos se efectuaron
mediante Adjudicación Directa, como consta en punto de cuenta N°
Informe de Gestión 2012
72
128 y N° 23 de fechas 26-11-2001 y 11-04-2003. Cuyos montos
superan las 25.000 U.T. La Adjudicación a la empresa Clador, C.A.,
obedeció a que fue sustentada en los Decretos de Emergencia Nros.
015 y 024 emitidos en fecha 15-03-2001 y 15-10-2001
respectivamente, por la Alcaldía del Municipio Heres, don de decretan
y prorrogan estado de emergencia el Matadero Municipal del
Municipio Heres del Estado Bolívar; no obstante, los puntos
considerados no están en consonancia con el término emergencia, por
cuanto los antecedentes mencionados, referidos a la probl emática del
Matadero datan del año 1992, situación comunicada al municipio Heres
por el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales (MARN). En
referencia a la Adjudicación efectuada a la empresa Consorga, C.A, fue
sustentada en la rescisión del contrato DU -AD-043-2001, como lo
señala el punto de cuenta N° 115 de fecha 07 -10-2002,
Adicionalmente, se evidenció en acuerdo N° 047 de fecha 17 -05-2005
emitido por el Concejo Municipal, la aprobación y otorgación de la
prestación del Servicio de Matadero Municipal mediante contrato de
Concesión y por Adjudicación Directa a la empresa Matadero
Industrial Bolívar, C.A, fundamentándose el proceso en el Decreto de
Emergencia N° 009 de fecha 11 -05-2005, firmándose el contrato en
fecha 02-08-2005.
En cuanto a los aspectos administrativos, se evidenció un pago por la
cantidad de Bs.F 17.955,89 a la empresa PC HARDSOFTSOLUTIONS,
C.A, mediante la orden de pago Nº 01 -794 de fecha 23-03-2001, por
concepto de elaboración del Proyecto para la obra Recuperación del
Matadero Municipal de Ciudad Bolívar, Municipio Heres,
constatándose que fue imputado a la codificación presupuestaria
4.04.02.02.00 relacionada a la “Conservaciones, ampliaciones y
mejoras de obras, en bienes del dominio privado”, sin embargo, por las
especificaciones del servicio correspondía imputarse a la part ida
403.08.04.00 “Servicios de ingeniería y arquitectónicos”.
Informe de Gestión 2012
73
Por otra parte, se evidenció que la Sindicatura Municipal intentó Juicio
por ejecución de fianza de fiel cumplimiento de la empresa
constructora CLADOR, C.A. , sin embargo, fue declarada la Perención
de Instancia, por cuanto no ha logrado ejecutar las acciones
correspondientes para recuperar el saldo de Bs.F. 179.781,57 por
concepto de anticipos no amortizados, así como la multa de Bs.F.
69.316,88 por incumplimiento del contrato impuesta a la constructora
CLADOR, C.A., cantidades que totalizan un monto total de Bs.F.
249.098,45. No obstante, de acuerdo a lo establecido en el artículo
1977 del Código Civil de Venezuela, no ha prescrito el lapso para
ejecutar las acciones. Al respecto, el órgano de control le recomendó a
la Alcaldía del Municipio Heres, mediante oficio Nro. DCE -DCC 861-
2011 de fecha 03-08-2011 ejecutar el trámite correspondiente a la
brevedad posible.
Conclusiones
Del Alcance efectuado a la Actuación Fiscal correspondiente a la obra
“Recuperación del Matadero Municipal de Ciudad Bolívar, Municipio
Heres”, durante los ejercicios fiscales 2001 al 2005, se evidenció en
referencia a la legalidad y sinceridad del proceso de selección de
contratistas, se constató que las adjudicaciones directas de los
contrataciones efectuadas se originaron inicialmente a la empresa
Clador, C.A., basándose en decretos de emergencias, Consorga, C.A,
por rescinción del contrato a la empresa Clador, C.A. y por últ imo la
Concesión otorgada por veinte años a la empresa Matadero Industrial
Bolívar, C.A. fue adjudicada de igual manera directamente
fundamentándose en Decreto de Emergencia y no de acuerdo a las
leyes que rigen la materia.
En cuanto a la legit imidad y ve racidad de las operaciones
administrativas y presupuestarias, se pudo determinar que el pago
efectuado por concepto de elaboración del proyecto fue imputado
erróneamente. Adicionalmente, se evidenció que la Sindicatura
Informe de Gestión 2012
74
Municipal no ha logrado ejecutar las acciones correspondientes para
recuperar el saldo de Bs.F. 179.781,57 por concepto de anticipos no
amortizados, así como la multa de Bs.F. 69.316,88 por incumplimiento
del contrato impuesta a la constructora CLADOR, C.A., cantidades que
totalizan un monto total de Bs.F. 249.098,45. No obstante, de acuerdo
al Código Civil de Venezuela no ha prescrito el lapso para ejecutar las
acciones correspondientes, por lo que el órgano de control exhorto a la
Alcaldía del Municipio Heres, ejecutar el trámite correspon diente a la
brevedad posible.
Recomendaciones
Efectuar los procesos de contrataciones de acuerdo a la normativa legal
que rige la materia.
Efectuar las imputaciones presupuestarias a las partidas establecidas en
el codificador de ingresos y gastos, de acue rdo a las características del
bien o servicio.
Suscribir las fianzas antes de realizar las firmas de los respectivos
contratos y ejercer acciones legales pertinentes en caso de
incumplimientos de los mismos.
Auditoría practicada a los Fondos otorgados en Calidad de Avance
al Cuerpo de Policía del Estado Bolívar correspondiente al ejercicio
fiscal 2010
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal cuyos resultados se exponen en el presente
Informe, fue ordenada de acuerdo al Plan Operativo Anual de
Auditorías de la Dirección de Control de la Administración
Centralizada y a las instrucciones contenidas en la credencial Nro.
DCC-DAC-SAC-001-2012 de fecha 13 de enero de 2012, donde se
autoriza efectuar revisión “In Situ” a los Fondos Girados en Calidad de
Avance al Cuerpo de Policía del Estado Bolívar, ejercicio fiscal 2010.
Informe de Gestión 2012
75
Alcance
La Actuación Fiscal está dirigida a evaluar la ejecución total de los
recursos presupuestarios y financieros otorgados en calidad de fondos
en avance para cubrir gastos de funcionamient o del Cuerpo de Policía
del estado Bolívar, correspondiente al ejercicio fiscal 2010.
Objetivo General
Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, y financieros,
relacionados con los recursos otorgados en calidad de fondos en
avance al Cuerpo de Policía del Estado Bolívar para cubrir gastos de
funcionamiento correspondiente al ejercicio fiscal 2010.
Objetivos Específicos
Verificar la legalidad y sinceridad en la aprobación, distribución y
ejecución presupuestaria de los recursos otorgados en cali dad de
avance.
Verificar la legalidad, exactitud y autenticidad de las operaciones
administrativas y financieras relacionadas con la ejecución de los
gastos.
Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales referidas al
proceso de selección de proveedores o contratistas.
Características Generales del Ente Evaluado
El Cuerpo de Policía fue creado mediante la Ley de Policía del Estado
Bolívar el 29 de mayo del 2006, publicada en Gaceta Oficial
Extraordinaria Nº 199 de fecha 08-06-2006 aprobación del Gobernador
del Estado, dicta el reglamento interno del cuerpo, en el cual se
desarrollan los principios y lineamientos establecidos en la legislación
nacional.
Objetivos principales del Cuerpo de Policía :
Velar, proteger la vida, la integridad, la seguridad de las personas y el
libre ejercicio de los derechos y libertades de los ciudadanos;
Informe de Gestión 2012
76
asimismo es responsable de la prevención y persecución del delito, la
preservación del orden público y social interno.
Velar por el respeto y preservación de los bienes p ropiedad del Estado
y de los particulares, brindar el auxilio necesario al Poder Judicial y
otras autoridades que lo requieran conforme a los principios
expresados en la Ley de Policía para el cumplimiento de sus funciones,
y, en fin todas las otras atribuciones que le señale la ley y el
ordenamiento jurídico en general.
Observaciones Relevantes
De la legalidad, exactitud y autenticidad de las operaciones
administrativas y financiera se evidencio en los comprobantes o
vouchers de egreso que en los espacios destinados a elaborado,
revisado y contabilizado no cuentan con la firma de los servidores
públicos responsables de tales actos administrativos. Asimismo, se
constató que la mayoría de estos comprobantes (vouche r del cheque),
aún cuando contienen el sell o y firma del beneficiario, en señal de
recepción, no indican la fecha del cobro o retiro del cheque, como lo
requiere el respectivo formulario.
Así mismo, se verificó que los formularios de órdenes de compra y
servicios, utilizados para la adquisición de bienes y servicios, no
contienen dentro de su estructura la especificación respectiva que
permita al representante legal de la empresa proveedora firmar y sellar
en señal de compromiso de las obligaciones contraídas, como lo señala
el artículo 132 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.
De acuerdo al proceso de selección de proveedores o contratistas se
constató que el concurso abierto N° GB-CC-CA-0017/2009 relacionado
con el suministro de alimentos y bebidas a las comisarías y sub -
comisarias adscrito al Cuerpo de Policía del Estado Bolívar
correspondiente al año 2010, resultaron favorecidas las dos ( 02) únicas
empresas participantes: Abastos y Carnicería Sucre C.A y Cooperativa
Informe de Gestión 2012
77
Unidos Cívico Mili tar 154, R.L, otorgándose la adjudicación de
manera parcial (sin incluir IVA).
En el pliego de condiciones de dicho procedimiento, se estableció la
elaboración de un contrato, incluyéndose un capítulo especial que
contiene el modelo de tal documento, el cual debía ser firmado por las
partes involucradas; no obstante, la elaboración y suscripción del
contrato como tal no se materializó, efectuándose las adquisiciones de
los alimentos a través de órdenes de compra emitidas por la
dependencia auditada, las cuales no presentan la firma de las empresas
proveedoras por no contener, dentro de su estructura, el espacio para
tal fin; tampoco los proveedores presentaron ante el Ente la fianza de
fiel cumplimiento requerida en el pliego de condiciones.
Conclusiones
De la evaluación fiscal realizada a la totalidad d e gastos de
funcionamiento ejecutados por el Cuerpo de Policía durante el
ejercicio fiscal 2010, se derivan las siguientes consideraciones:
De acuerdo a los comprobantes de egresos se observó en los espacios
destinados a elaborado, revisado y contabilizado no son firmados por
los servidores públicos responsables de dichos actos, además que la
mayor parte de estos documentos no indican la fecha de cobro o retiro
del cheque como lo requiere el respectivo formulario. Asimismo, se
verificó que los formularios de órdenes de compra y servicios para la
adquisición de bienes y servicios, no contienen dentro de su estructura,
la especificación que permita al representante legal de la empresa
proveedora firmar y sellar en señal de compromiso de las obligaciones
contraídas
En cuanto al proceso de selección de proveedores, se evidenció la
ejecución del concurso abierto efectuado para la adquisición de
alimentos y bebidas, aún cuando se realizó en cumplimiento con la
normativa legal vigente, las adquisiciones se efectuaro n sin la
materialización efectiva de un contrato, tal como estaba contemplado
Informe de Gestión 2012
78
en el pliego de condiciones, haciéndose efectivo el despacho de
alimentos por parte de los proveedores a través de órdenes de compra
emitidas por la dependencia auditada, las cua les no presentan la firma
y sello de los proveedores, por no contener el formulario el espacio
respectivo.
Recomendaciones
Basados en el resultado de la presente revisión y, en cumplimiento de
las competencias legales asignadas a e ste Órgano de Control , se emiten
las recomendaciones siguientes:
Los comprobantes de egreso (voucher del cheque) deben ser firmados
por los servidores públicos involucrados en el proceso de elaboración,
revisión y contabilización de los mismos, tal como lo requiere la
estructura del formulario utilizado por la dependencia para la emisión
de los pagos.
Velar porque los beneficiarios de los cheques firmen en la sección
correspondiente en señal de conformidad con la recepción de los
pagos, indicando la fecha del cobro o retiro del cheque.
Adecuar el formato utilizado para la ordenación de las compras y
servicios, de acuerdo a las exigencias establecidas en Ley, el cual debe
incluir la sección donde debe firmar el representante legal del
proveedor del bien o servicio, en señal de ace ptación del compromiso
asumido.
Los procesos de selección de proveedores y las respectivas
contrataciones, deben efectuarse de conformidad a lo establecido en el
pliego de condiciones.
Informe de Gestión 2012
79
Actuación Fiscal practicada a los Fondos otorgados en Calidad de
Avance a la Dirección de Protección Civil y Administración de
Desastres de la Gobernación del Estado Bolívar, ejercicio fiscal
2010
Origen de la Actuación
Actuación Fiscal realizada en el marco de las competencias legales
asignadas a la Contraloría del Est ado Bolívar y el Plan Operativo
Anual 2012 de la Dirección de Control de la Administración
Centralizada, autorizada mediante Credencial Nº DCC -DAC-005-2010
de fecha 28 de febrero de 2012, donde se faculta a realizar revisión “in
situ” de los Fondos de Avance girados a la Dirección de Protección
Civil y Administración de Desastres de la Gobernación del estado
Bolívar, correspondiente al ejercicio fiscal 2010.
Alcance
La Actuación Fiscal está dirigida a evaluar la ejecución de la totalidad
de los recursos presupuestarios y financieros otorgados a la Dirección
de Protección Civil y Administración de Desastres a través de fondos
en calidad de avance, para cubrir gastos de funcionamiento durante el
ejercicio fiscal 2010.
Objetivo General
Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios y financieros
relacionados con los recursos otorgados en calidad de fondos en
avance a la Dirección de Protección Civil y Administración de
Desastres para cubrir gastos de funcionamiento, durante el ejercicio
fiscal 2010.
Objetivos Específicos
Verificar la legalidad y sinceridad en la aprobación, asignación y
distribución de los recursos presupuestarios y financieros recibidos.
Informe de Gestión 2012
80
Examinar la legit imidad y sinceridad en el proceso de selección de
proveedores.
Constatar la autenticidad y exactitud de las operaciones
presupuestarias, administrativas y financieras, relacionadas con la
ejecución del gasto.
Características Generales del Ente Evaluado
La Dirección de Protección Civil y Administración de Desastres
de la Gobernación del Estado Bolívar, es la encargada de la
prevención, mitigación, auxilio y salvaguarda de las personas, sus
bienes y el medio ambiente; la rehabilitación de los servicios públicos
indispensables y la aplicación de sistemas estratégicos en casos de
emergencias o desastres, provocados por factores geológicos,
hidrometeorológicos, químicos, sanitarios o antrópicos.
Observaciones Relevantes
Para el año 2010, la Dirección de Protección Civil y Administración de
Desastres, recibe Fondos en Avance, por un t otal de Bs. 268.699,70,
transferidos a través de siete (07) órdenes de pago, distribuidos entre
las partidas 402 y 403.
En cuanto a las compras de materiales, suministros y contratación de
servicios, se observó que todos las adquisiciones correspondían a la
modalidad de Consulta de Precios, verificándose que las mismas
fueron soportadas mediante tres (03) cotizaciones, esco giéndose al
proveedor que presentó la mejor oferta para el Estado, lo cual quedó
plasmado en los análisis comparativos de ofertas anexos a cada
expediente de pago. Sin embargo, no fue elaborado el respectivo
Informe de Recomendación establecido en el artíc ulo 75 de la Ley de
Contrataciones Públicas y artículo 111 del Reglamento de la misma
Ley, por cuanto la Dirección se rige por el procedimiento interno
establecido por la Gobernación del Estado Bolívar, el cual señala
Informe de Gestión 2012
81
erróneamente que los pagos por concept o de adquisición de bienes y
materiales deben contener dicho informe si el caso lo amerita
En otro contexto, se observaron tres (03) pagos por un monto total de
Bs. 50.432,07 emitidos a favor de la empresa Medica Instrumentos,
C.A. por concepto de adquisic ión de útiles menores médico
quirúrgicos, donde las notas de entrega suministradas por el proveedor
tienen fecha anterior a las certificaciones presupuestarias y a las
órdenes de compra; no obstante, se corroboró en la revisión efectuada
que las requisiciones, presupuestos y análisis comparativo de las
ofertas presentadas por los proveedores se realizaron antes de recibir
las facturas y emitir los pagos.
Adicionalmente, se evidenciaron nueve (09) pagos por concepto de
adquisición de materiales eléctricos, c auchos y lubricantes por un
monto total de 18.688,26, los cuales no contenían las respectivas notas
de entrega, informando la dependencia auditada mediante oficio Nº
SSC-DPC-00175/12 de fecha 23-03-2012, que se cotejó lo recibido
contra las órdenes de compras, presupuestos y facturas, verificándose
detalladamente lo solicitado y constatándose la veracidad de los rubros
antes de recibir la respectiva mercancía. Asimismo, se verificó que los
bienes y materiales fueron entregados al responsable de la unidad
solicitante, observándose la conformidad de lo recibido.
Conclusiones
En la revisión “in situ” de los Fondos de Avance girados a la Dirección
de Protección Civil y Administración de Desastres de la Gobernación
del Estado Bolívar, correspondiente al ejercici o fiscal 2010, se verificó
que para el año 2010 recibe Fondos en Avance, por un total de Bs.
268.699,70, transferidos a través de siete (07) órdenes de pago,
distribuidos entre las partidas 402 y 403.
Con respecto a la legitimidad y sinceridad en el proces o de selección
de proveedores, se observó que todas las contrataciones se efectuaron
bajo la modalidad de Consulta de Precios, soportadas mediante tres
Informe de Gestión 2012
82
(03) cotizaciones y los análisis comparativos de ofertas anexos a cada
pago; sin embargo, no fue elaborado el respectivo Informe de
Recomendación establecido en el artículo 75 de la Ley de
Contrataciones Públicas y artículo 111 del Reglamento de la misma
Ley, por cuanto la Dirección se rige por el procedimiento interno
establecido por la Gobernación del Estado Bolívar, el cual señala
erróneamente que los pagos por concepto de adquisición de bienes y
materiales deben contener dicho informe si el caso lo amerita.
En referencia a la autenticidad y exactitud de las operaciones
presupuestarias, administrativas y financieras relacionadas con la
ejecución del gasto, se observaron tres (03) pagos donde las notas de
entregas anexas t ienen fecha anterior a las certificaciones
presupuestarias y a las órdenes de compra, lo que hace parecer que se
realizaron entregas previas. Asimismo se evidenciaron nueve (09)
pagos que no contenían las respectivas notas de entrega.
Recomendaciones
Basados en el resultado de la presente revisión y en cumplimiento de
las competencias legales asignadas a este Órgano de Control, se
recomienda lo siguiente:
Elaborar y anexar el respectivo Informe de Recomendación a cada
expediente de adquisición de bienes y servicios efectuada mediante
Consulta de Precios, debidamente aprobado por la máxima autoridad de
la dependencia contratante, y por la Comisión de Contrataciones
cuando la adquisición de bienes o prestación de servicio superen las
2.500 U.T., el cual debe contener los aspectos más relevantes de la
contratación.
Velar porque los procesos de compra se realicen en forma consecutiva
en cumplimiento de una sana y transparente administración.
Informe de Gestión 2012
83
Actuación Fiscal practicada a los Fondos en Avance otorgados a la
Secretaría de Salud de la Gobernación del Estado Bolívar, ejercicio
fiscal 2007
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal cuyos resultados se exponen en el presente
Informe, fue ordenada de acuerdo al Plan Anual de Auditorías de la
Dirección de Control de la Administración Centralizada y de acuerdo a
las instrucciones contenidas en credenciales Nº DCC -DAC-SAC-002-
2012 de fecha 13 de enero 2012 y Nº DCC-DAC-SAC-004-2012 de
fecha 18 de enero 2012, donde se autoriza realizar Actuación Fiscal de
los Fondos en Avance asignados a la Secretaría de Salud de la
Gobernación del Estado Bolívar, correspondiente al ejer cicio fiscal
2007.
Alcance
La Actuación Fiscal está dirigida a evaluar la totalidad de los recursos
presupuestarios y financieros otorgados a la Secretaría de Salud a
través de Fondos en Calidad de Avance para cubrir gastos de
funcionamiento, correspondiente al ejercicio fiscal 2007.
Objetivo General
Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios y financieros
relacionados con los recursos otorgados en calidad de fondos en
avance a la Secretaría de Salud para cubrir gastos de funcionamiento,
correspondiente al ejercicio fiscal 2007.
Objetivos Específicos
Verificar la legalidad y sinceridad en la aprobación, distribución y
ejecución presupuestaria de los recursos otorgados en calidad de
avance.
Verificar la legalidad, exactitud y autenticidad d e las operaciones
administrativas y financieras relacionadas con la ejecución de los
Informe de Gestión 2012
84
gastos.
Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales referidas al
proceso de selección de proveedores o contratistas.
Características Generales del Ente Evaluado
La Secretaría de Salud fue creada mediante Decreto Nº 148 de fecha
04-10-2001 publicado en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 141 de
fecha 04-10-2001, modificándose su estructura mediante Decreto Nº
695 de fecha 02-11-2005, Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 423 de
fecha 02-11-2005, siendo suprimida en fecha 16-03-2009, como consta
en Decreto Nº 1006, transfiriéndose los programas y actividades al
Insti tuto de Salud Pública del Estado Bolívar, como consta en el
art ículo 16 del Decreto 1140 de fecha 18 -06-2009, publicado en Gaceta
Oficial Nº 373 de fecha 18-06-2009.
El objetivo de esta Secretaría es evaluar el bienestar público de la
comunidad, mediante programas integrales de salud pública
especialmente dirigidos a los sectores más necesitados de la població n,
garantizándoles la salud como lo establece la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela.
Observaciones Relevantes
Para el año 2007, el presupuesto definitivo a signado a la Secretaria de
Salud fue de Bs.F. 477.938,83, los cuales fueron otorgados a través de
dos (02) órdenes de pago; una orden permanente de avance Nº
00005728 de fecha 09-02-2007 por Bs.F 108.288,96, y otra orden
especial de avance Nº 00006992 de fecha 14 -02-2007.
En cuanto a la ejecución presupuestaria, el ente la presentó d e forma
separada por orden de pago; observándose en la ejecución
correspondiente a la orden de pago Nº 00005728 una disponibilidad
presupuestaria de Bs.F 77.049,19, de la cual se reintegró a la Tesorería
del Estado Bs.F 66.049,19, faltando por reintegrar l a diferencia de
Bs.F 11.000,00, cuya cantidad fue debitada de la ejecución como un
Informe de Gestión 2012
85
gasto pagado sin afectación presupuestaria y presentada en la
ejecución de la orden de pago Nº 00006992 como un crédito que
incrementa el monto financiero de dicha orden.
En el análisis efectuado a la ejecución presupuestaria y financiera
presentada por la Secretaría de Salud, se evidencia en la ejecución a la
orden de pago Nº 00005728 otorgada para gastos de funcionamiento,
gastos causados y pagados por Bs.F 1.148,28 imputa dos a la partida
403.18.01.00, no contemplada en la distribución presupuestaria de la
orden de pago, presentándose dicho monto en la ejecución de forma
negativa. Respecto a la ejecución presupuestaria del crédito adicional
Nº 003 para apoyar la “misión mil agros” de la orden de pago Nº
00006992, se observan gastos causados por Bs.F 110.687,74 de los
cuales se pagó la suma de Bs.F 98.512,09, imputados a la partida
403.07.03.00, la cual no fue aprobada en la orden de avance antes
referida financiada con el crédito adicional N° 003, en consecuencia el
monto se presenta en la ejecución presupuestaria de forma negativa.
Por otra parte, se observó mediante los estados de cuenta bancarios de
la cuenta corriente Nº 0008-0003-10-000820313-1, así como el libro
auxiliar de banco, pagos efectuados por la Secretaría de Salud por un
total de Bs.F 11.203,75 conformado por la emisión de doce (12)
cheques, cuyos comprobantes de pago y piezas justificativas del gasto
no fueron revisados durante la auditoría, por no encontrarse en los
archivos de la dependencia. La misma situación se presentó con el
estado de cuenta bancario de la cuenta corriente Nº 0008 -0003-12-
000820289-1 correspondiente al mes de junio 2007 y el libro auxiliar
de banco, donde se observa un pago a la empresa Agroviva por la
cantidad de Bs.F 101.556,00 mediante el cheque Nº 45674809 cobrado
el 22-06-2007, cuyo comprobante de pago y demás piezas justificativas
del gasto no fueron evidenciadas durante la auditoría.
En otro contexto, el ente emitió dos (02) cheques por un monto total de
Bs.F 56.747,30 a favor de Dulcitos Kelly, C.A. a los cuales se les
Informe de Gestión 2012
86
efectuó retención del 75% del IVA por un monto total de Bs.F 4.556,35
imputándose a la part ida 4.03.18.01.00; no obst ante, los recursos
financieros de la retención no se enteraron a la Tesorería Nacional.
Estos recursos, que corresponden a fondos de terceros, fueron
utilizados por la dependencia para otros gastos que se cancelaron
mediante el cheque Nº 45674809 cobrado en fecha 22-06-2007 por la
suma de Bs.F 101.556,00.
Cabe destacar, que el acta de entrega de fecha 20 -06-2007 de la
Administradora saliente, no cumple con las formalidades establecidas
en las Normas para Regular la Entrega de los Órganos y Entidades de
la Administración Pública y de sus Respectivas Oficinas o
Dependencias.
En cuanto al análisis efectuado al libro auxiliar de banco impreso,
correspondiente a las cuentas Nros. 0008 -0003-10-000820313-1 y
0008-0003-12-000820289-1 del Banco Guayana, se evidenció que no
se encontraban sellados ni firmados por los niveles jerárquicos
correspondientes, en este caso por el Administrador y Director de la
Dependencia, tal como lo requiere la estructura de los respectivos
libros. Asimismo, en las conciliaciones bancaria s no fue posible
verificar los movimientos mensuales de tales cuentas por cuanto las
mismas carecían de información correspondiente a las operaciones
bancarias, como notas de débito, notas crédito, cheques y depósitos
efectuados para el ejercicio fiscal au ditado, lo cual fue verificado
confrontándose los valores que registró la Secretaría de Salud en sus
libros de banco y los estados de cuenta emitidos por la entidad
bancaria.
Conclusiones
De la revisión a los Fondos Girados en Calidad de Avance
administrados por la Secretaría de Salud de la Gobernación del Estado
Bolívar, se determinó lo siguiente:
Informe de Gestión 2012
87
De la verificación a la legalidad y sinceridad en la aprobación,
distribución y ejecución presupuestaria, se constató que el total de
recursos asignados en calidad de avance, ascendió a Bs.F 477.938,83,
otorgado mediante dos (02) órdenes de pago, una destinada para gastos
de funcionamiento (O/P 00005728) y otra en apoyo a la misión milagro
(O/P 00006992), reintegrándose a la Tesorería del Estado un total de
Bs.F 66.342,17.
En relación a la legalidad, exactitud y autenticidad de las operaciones
administrativas, se observó en la ejecución presupuestaria y financiera
correspondiente a la orden de pago Nº 00005728, la imputación de
gastos por la cantidad total de Bs.F 1.148,28 a la partida 403.18.01.00
la cual no estaba contemplada en la distribución de la respectiva orden
de pago. En la ejecución de la orden de pago Nº 00006992, la cual
presenta gastos causados por Bs.F 110.687,74 y pagados por la cantidad
de Bs.F 98.512,09 imputados a la partida presupuestaria 403.07.03.00
que no fue aprobada en el crédito adicional correspondiente. Asimismo,
se observó la emisión y cobro de trece (13) cheques por Bs.F
112.759,75, cuyas piezas justificativas del gasto no fueron exa minadas
durante la auditoria por cuanto los documentos no se encontraron en los
archivos de la dependencia. De igual manera, se determinó la
disposición de fondos de terceros por la suma de Bs.F 4.556,35, para
cubrir otros gastos de la dependencia.
Recomendaciones
Basados en el resultado de la presente revisión y, en cumplimiento de
las competencias legales asignadas a este Órgano de Control , se emiten
las recomendaciones siguientes:
Reintegrar en su debida oportunidad ante la Tesorería del Estado, la
totalidad del remanente de los fondos en avance no comprometidos al
término del ejercicio fiscal.
Informe de Gestión 2012
88
Los traspasos presupuestarios entre partidas autorizadas para el manejo
de fondos en avance, deben ser debidamente tramitados y autorizados
por las autoridades competentes.
Considerar en la planificación del presupuesto, todas las partidas
necesarias para cubrir los gastos de funcionamiento de la dependencia.
Ejecutar el gasto de conformidad a las partidas autorizadas para el
manejo de fondos en avance e indicadas en las órdenes de pago
respectivas.
Implementar controles internos que garanticen el resguardo físico de
los documentos que soportan la ejecución de los recursos.
Los fondos de terceros no deben disponerse para gastos de
funcionamiento de la dependenci a, ni siquiera transitoriamente.
Elaborar las actas de entrega con todas las formalidades que permitan
reflejar la legalidad y sinceridad de los actos administrativos.
Auditoría practicada a los gastos de funcionamiento de la
Procuraduría General del Estado Bolívar, ejercicio fiscal 2011
Origen de la Actuación
Actuación Fiscal realizada en el marco de las competencias legales
asignadas a la Contraloría del Estado Bolívar y el Plan Operativo
Anual 2012 de la Dirección de Control de la Administración
Centralizada, autorizada mediante Credencial Nº DCC -DAC-009-2012
de fecha 16-04-2012, donde se faculta a realizar auditoría para evaluar
la legalidad y sinceridad de los procesos administrativos,
presupuestarios y financieros relacionados con los gastos de
funcionamiento de la Procuraduría General del Estado Bolívar,
imputados a las partidas 402, 403 y 404 correspondiente al ejercicio
fiscal 2011.
Informe de Gestión 2012
89
Alcance
La Actuación Fiscal está dirigida a evaluar la totalidad de los procesos
administrativos, presupuestarios y financieros relacionados con los
recursos imputados a las partidas 402, 403 y 404 ejecutados por la
Procuraduría General del Estado Bolívar, durante el ejercicio fiscal
2011.
Objetivo General
Evaluar la legalidad y sinceridad de los procesos administr ativos,
presupuestarios y financieros relacionados con los gastos de
funcionamiento de la Procuraduría General del Estado Bolívar,
imputados a las partidas 402, 403 y 404, correspondiente al ejercicio
fiscal 2011.
Objetivos Específicos
Verificar la legalidad y sinceridad en la aprobación, distribución y
ejecución presupuestaria de los recursos manejados.
Examinar la legit imidad y sinceridad en el proceso de selección de
proveedores.
Constatar la autenticidad y exactitud de las operaciones
administrativas y financieras, relacionadas con la ejecución del gasto.
Características Generales del Ente Evaluado
La Procuraduría General del Estado Bolívar (PGEB), fue creada de
acuerdo a Decreto Presidencial Constitucional del Estado el 15 -01-
1902, como consta en Gace ta Oficial del Estado Bolívar Nº 9 del 10 -
04-1902; es el órgano de asesoramiento jurídico de los órganos del
Poder Público del Estado Bolívar; de igual forma tiene la facultad para
asesorar jurídicamente a las fundaciones y asociaciones civiles del
Estado, a los institutos autónomos, empresas y demás establecimientos
públicos del estado Bolívar, cuando el asunto objeto de la consulta esté
relacionado con los derechos e intereses patrimoniales del Estado.
Informe de Gestión 2012
90
Resultados de la Actuación
De la revisión efectuada se observaron diecinueve (19) expedientes de
pago por un total de Bs. 94.038,35, donde las contrataciones realizadas
por concepto de adquisición de materiales y servicios fueron
adjudicadas directamente, en base a una única oferta presentada por la
empresa contratada, no evidenciándose las solicitudes de ofertas a
otros proveedores, como consta en Acta Fiscal N° AF -01-06-2012 de
fecha 29-06-2012.
Con respecto a los bienes adquiridos durante el año 2011, se pudo
corroborar la existencia física y operatividad de los cincuenta y un
(51) bienes adquiridos, cuarenta y dos (42) de ellos están debidamente
registrados e incorporados en el inventario de bienes del organismo al
31-12-2011, de acuerdo con lo establecido en el anexo 4 “Instructivo
para la Formación de Inventario y Cuentas de los Bienes Muebles e
Inmuebles, de los Estados y Municipios de la República” de la
Publicación Nº 20 emitida por la Contraloría General de la República.
De los nueve (09) restantes se corroboró lo siguiente:
Una (01) silla reflejada en la factura N° A000003736 de fecha 17 -03-
2011, por un monto total de Bs. 730,00, emitida por el proveedor
Corporación Jupiter, C.A., la cual fue cancelada mediante cheque N°
46866784 en fecha 17-03-2011 y no fue incluida en el inventario de
bienes del año 2011, aún cuando la misma fue verificada físicamente
encontrándose operativa y en buen estado en la Dirección de
Administración del organismo.
Dos (02) teclados, tres (03) mouses , dos (02) juegos de cornetas, un
(01) par de audífonos y tres (03) CPU registrados en el inventario con
el mismo código, los cuales se muestran en el cuadro N° 3.
En este mismo orden de ideas, se evidenció que los bienes
mencionados anteriormente no tienen estampada la codificación, aún
cuando registrado en el inventario y los mismos se encuentran
operativos.
Informe de Gestión 2012
91
Adicionalmente, se observaron tres (03) pagos por un monto total de
Bs. 2.968,51 por concepto de adquisición de bienes, en cuyos
expedientes no se observaron las respectivas actas de control
perceptivo, corroborándose durante la auditoría que los bienes están
registrados en el inventario y se encuentran en funcionamiento.
Conclusiones
En la revisión efectuada a los procesos administrativos,
presupuestarios y financieros relacionados con los gastos de
funcionamiento de la Procuraduría General del Estado Bolívar,
correspondiente al ejercicio fiscal 2011, se determinó con respecto a la
legit imidad y sinceridad en el proceso de selección de proveedores, se
observó que la modalidad de contratación correspondiente para las
adquisiciones y contrataciones efectuadas en el ejercicio auditado era
Consulta de Precios, no obstante, se observaron die cinueve (19)
expedientes de pagos menores, en base a una única oferta presentada
por la empresa contratada. Asimismo, se evidenciaron los análisis
comparativos de ofertas anexos a cada pago, los cuales contemplan
aspectos implícitos de un informe de recomendación.
Con respecto al inventario de bienes, se observó que todos los bienes
adquiridos están operativos y se encuentran registrados en el
inventario de bienes muebles a excepción de un activo que no está
incluido, así mismo, se verificaron bienes relac ionados en el inventario
con igual código, los cuales no tenían estampada la codificación física.
Adicionalmente, se observaron tres (03) expedientes de pago carentes
de las respectivas actas de control perceptivo, aún cuando se corroboró
el suministro de los bienes por parte de los proveedores y el
respectivo registro en el inventario.
Recomendaciones
Basados en el resultado de la presente revisión y en cumplimiento de
las competencias legales asignadas a este Órgano de Control, se
recomienda lo siguiente:
Informe de Gestión 2012
92
Los procesos de Consulta de Precios deben fundamentarse con tres
(03) presupuestos o en su defecto, con las Solicitudes de Ofertas de las
empresas que no cotizaron, cuyos documentos deben conformarse en
un (01) solo expediente.
Registrar en el inventario y codificar individualmente todas las
unidades que integran los equipos de computación, así como
estamparle físicamente la respectiva codificación a cada uno de ellos.
Elaborar las Actas de Control Perceptivo en todos los procesos
relacionados con adquis iciones de bienes muebles, cuyos documentos
deben reposar en los respectivos expedientes de pago.
Alcance a la Auditoría Administrativa y Presupuestaria practicada
en la Dirección de Servicios Generales y Dirección de
Mantenimiento y Servicios a la Comunidad de la Gobernación del
Estado Bolívar ejercicio fiscal 2007
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal cuyos resultados se exponen en el presente
informe, fue ordenada de acuerdo a instrucciones contenidas en la
Credencial Nº DCC-DAC-SAC-009-2011 de fecha 29-07-2011, en la
cual se ordena realizar alcance a la auditoría
administrativa-presupuestaria, efectuada en el año 2009, de los fondos
asignados a la Dirección de Servicios Generales (Sector 11 -01-51) y
Dirección de Mantenimiento y Servicios a la Comunidad (Sector 11 -
01-56) durante el ejercicio fiscal 2007, en acatamiento a lo previsto en
el Plan Anual de Auditorías 2012 de la Dirección de Control de la
Administración Centralizada de la Contraloría del estado Bolívar .
Alcance
La Actuación Fiscal comprende la evaluación de los recursos asignados
a la Dirección de Servicios Generales y Dirección de Mantenimiento y
Servicios a la Comunidad de la Gobernación del estado Bolívar,
Informe de Gestión 2012
93
mediante las partidas 402, 403 y 404, correspondiente al ejercicio
fiscal 2007, tomándose una muestra total de Bs.F 37.276.168,96 que
representa el 40,5% del universo equivalente a la suma de Bs.F
92.001.628,83.
Objetivo General
Evaluar los procedimientos administrativos y presupuestarios
relacionados con la as ignación y ejecución de los recursos otorgados a
la Dirección de Servicios Generales y Dirección de Mantenimiento y
Servicios a la Comunidad mediante las partidas 402, 403 y 404,
correspondiente al ejercicio fiscal 2007.
Objetivos Específicos
Analizar la asignación y ejecución presupuestaria de las partidas 402,
403 y 404, así como las modificaciones efectuadas al presupuesto.
Verificar la legalidad y exactitud del proceso de selección de
proveedores y ejecución del gasto.
Realizar inspección “In Situ” de l as reparaciones de obras efectuadas
por las Direcciones auditadas.
Características Generales del objeto evaluado
La Dirección de Servicios Generales tiene como actividad garantizar el
mantenimiento y reparación de las instalaciones, maquinarias, equipos
y vehículos de la Gobernación del estado Bolívar y Dirección de
Mantenimiento y Servicios a la Comunidad garantizar al estado Bolívar
el mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles
del dominio público, adscritos o no al Ejecutivo Regional, y
excepcionalmente aquéllos de dominio privado que presten una labor
social , cultural, educativa o de beneficencia sin fines de lucro,
fomentando el desarrollo de programas de concientización a las
comunidades del estado Bolívar, así como también el embe llecimiento
de todos los municipios del estado apoyando al desarrollo sustentable
Informe de Gestión 2012
94
ambas son dependencias adscritas a la Secretaría de Mantenimiento y
Servicios Generales.
Observaciones Relevantes
En el análisis efectuado al proceso de selección de proveedores para la
adquisición de bienes, se observó adquisición de ochenta y dos (82)
defensas rectas galvanizadas para ser uti lizadas en la autopista Puerto
Ordaz – Ciudad Bolívar, las cuales fueron adquiridas mediante dos
(02) órdenes de compra emitidas en la misma fecha (18 -10-2007) y
adjudicadas a favor del proveedor V.Y.D. Inversiones, C.A. por un
monto total de Bs.F 49.125,49. De igual forma, se efectuó la compra
de dos (02) alfombras persas para ser utilizadas en el Palacio de
Gobierno, las cuales se adquirieron mediante dos (02) órdenes de
compra emitidas en igual fecha (25 -01-2007) a favor del mismo
proveedor por un monto total de Bs.F 62.400,34. Ambas sustentadas
con exposiciones de motivo que indican que el proveedor fue el único
en cotizar y contar con los bienes requeridos.
Adicionalmente, en el expediente de Licitación General N° GB -CL-
LG-006/2007 se observó carencia de información y documentos
necesarios para el análisis del procedimiento, además que se otorgó la
adjudicación a una empresa, que según información de la página web
del Registro Nacional de Contratistas, no calificaba de acuerdo al
rango de contratación.
Por otra parte, en la revisión efectuada a la legalidad y exactitud de los
gastos, se observaron pagos imputados a las partidas 4.03.12.01.00
“Conservación y reparaciones menores de obras en bienes del dominio
privado” y 4.03.12.02.00 “Conservación y reparaciones menores de
obras en bienes del dominio público” por un monto total de Bs.F
183.997,50, cuya naturaleza del gasto, de acuerdo al Clasificador
Presupuestario de Recursos y Egresos, está relacionada con la partida
genérica 4.04.00.00.00 “Activos Reales”, en la cual se deben imputar
los costos de inversión de las construcci ones, adiciones y reparaciones
Informe de Gestión 2012
95
mayores de edificios y obras de infraestructura de dominio privado y
público (que realiza el Estado mediante terceros) que aumenten el
valor de las mismas y prolonguen su vida útil , así como las
adquisiciones de bienes muebles.
En la inspección In Situ efectuada por el personal técnico de este
Órgano Contralor, se observó una contratación en la cual se
encontraron partidas canceladas y no ejecutadas por la cantidad total
de Bs.F 80.721,20.
Conclusiones
Con respecto a la legal idad y exactitud del proceso de selección de
proveedores, se evidenciaron adquisiciones de materiales al mismo
proveedor y con un mismo objeto, divididas en dos órdenes de compra
que por su cuantía total , se encontraban entre el intervalo de 1.100 y
11.000 U.T. establecido en la Ley de Licitaciones para llevar a cabo un
proceso de Licitación Selectiva. De igual manera, en el expediente de
Licitación General N° GB-CL-LG-006/2007 se observó carencia de
información y documentos necesarios para el análisis del
procedimiento, además que se otorgó la adjudicación a una empresa,
que según información de la Página web del Registro Nacional de
Contratistas, no calificaba de acuerdo al rango de contratación. En
cuanto a la legalidad del gasto, se revisaron imputacione s
presupuestarias por Bs.F 183.997,50 a las partidas de servicios no
personales 4.03.12.01.00 y 4.03.12.02.00, cuya naturaleza del gasto se
relaciona con las partidas de activos reales 4.04.02.02.00 y
4.04.09.03.00.
En relación a la inspección “In Situ” efectuada por el personal técnico
de este Órgano Contralor a las reparaciones de obras, se observó la
cancelación de partidas no ejecutadas por un monto total de Bs.F
80.721,20. Asimismo, se verificaron gastos por la suma de Bs.F
357.943,48 producto del acondicionamiento de un área del taller
Informe de Gestión 2012
96
mecánico, cuyos trabajos fueron totalmente removidos y demolidos por
la misma empresa que los ejecutó.
Recomendaciones
En ejercicio de las competencias legales asignadas a este Órgano de
Control Fiscal y en atención al resultado del presente análisis, se
recomienda lo siguiente:
Efectuar las compras con sujeción a la modalidad de contratación
correspondiente, considerando la unidad tributaria vigente a la fecha
de la contratación.
Velar porque los expedientes de contrat ación contengan toda la
información necesaria para el análisis del procedimiento, anexando
todas las actas, formularios y planillas generadas del acto
administrativo.
Imputar los gastos con sujeción a lo establecido en el Clasificador
Presupuestario de Recursos y Egresos.
Informe de Gestión 2012
97
AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTARIA AL
INSTITUTO AUTÓNOMO INDÍGENA DEL ESTADO BOLÍVAR
CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO FISCAL 2010
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal se efectuó en cumplimiento al Plan Operativo
Anual 2012, de acuerdo a instrucciones contenidas en la credencial
No. DCD-DAD-001 de fecha 22 de febrero de 2012, en cumplimiento
con lo establecido en los artículos 44 y 46 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional d e Control
Fiscal (LOCGRSNCF) vigente.
Alcance
Esta actuación se orientó a la verificación de la asignación y
aplicación de los recursos presupuestarios, tomando una muestra
representativa del 30% correspondientes a la partida 4.01.00.00.00
“Gastos de Personal”; adicionalmente a la verificación de la creación
y funciones desarrolladas por la Unidad de Auditoría Interna.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar aspectos administrativos, presupuestarios y financieros
relacionados con la ejecución de los recursos asignados a la División
de Recursos; y la gestión de la Unidad de Auditoría Interna.
Específicos
Verificar la estructura organizativa de la Institución y el
cumplimiento del principio de delimitación de responsabilidades.
Determinar el número de personal activo, grado de instrucción,
profesión, cargo que desempeña, área donde labora, remuneración,
fecha de ingreso, y/o egreso de ser el caso; verificando el
cumplimiento de las normas que le son aplicables.
Informe de Gestión 2012
98
Examinar la legalidad y sinceridad de la asignación, distribución y
ejecución de los recursos otorgados por el Ejecutivo Regional para el
cumplimiento de las obligaciones laborales.
Verificar las funciones de control ejercidas por la Unidad de Auditoría
Interna del IAIEB, a fin de constat ar que las mismas se realizan
respetando las políticas y demás normativas legales.
Características Generales del Ente Evaluado
El IAIEB fue creado en fecha 28-06-2002, según Gaceta Oficial
Extraordinaria N° 105-A, adscrito al Poder Ejecutivo Estadal, con
personalidad jurídica y patrimonio propio, distinto e independiente del
fisco nacional y estadal, con domicilio en Ciudad Bolívar. Tiene por
objeto prestar atención y promover el desarrollo integral y armónico de
los pueblos y comunidades indígenas con respecto a sus intereses
particulares y adecuados a su idiosincrasia étnica.
Observaciones Relevantes
El IAIEB no dispone de manuales de normas y procedimientos
aprobados, ni el manual descriptivo de cargos. Faltan evidencias
documentales en algunos expedientes, relacionadas con inscripción y
retiro en el IVSS, liquidación de Bono Vacacional, liquidación de
Prestaciones Sociales al personal retirado; recibos de pago,
certificación, sellos y firmas. Referente al Fondo de Pensión y
Jubilación se verificó que la Institución no realizó en nómina las
respectivos retenciones, ni efectuó los aportes patronales; se observó
que existen retrasos que van desde un (01) día a cincuenta y tres (53)
días promedio para la cancelación del IVSS. Por otra parte, se constató
que se efectuaron descuentos por concepto de Seguro Social en base al
salario básico y no al integral . En la evaluación realizada a los pagos
por concepto de sueldos y bono vacacional del ente auditado se
observó la cancelación adelantada de ambos beneficios a una (01)
servidora pública. El IAIEB no posee Unidad de Auditoría Interna y no
Informe de Gestión 2012
99
haefectuado el llamado al concurso público para la provisión del cargo
de Auditor Interno.
Conclusiones
Se evidenció carencia de manuales de normas y procedimientos que
permitan regular las actividades desarrolladas por la Institución.
Presentando debilidades vinculadas al sistema de control interno.
manifestadas en falta de documentación en los comprobantes de pago;
igualmente se determinó que existen situaciones no ajustadas a la
normativa que regula el Sistema de Seguridad Social . Se evidenció
pago adelantado de sueldo y bono vacacional a una servidora p ública.
El Instituto no posee Unidad de Auditoría Interna y no realizó llamado
a Concurso Público para la Provisión del cargo de Auditor Interno.
Recomendaciones
Emprender las acciones dirigidas a dar celeridad, a la aprobación y
Manual de Organización, Manual Descriptivo de cargos, así como la
elaboración de los distintos manuales de Normas y Procedimientos.
Iniciar los trámites necesarios en un lapso perentorio, para realizar los
aportes y retenciones referentes al Fondo de Jubilaciones y Pensiones
de acuerdo con la normativa vigente, para garantizar a sus
trabajadores, la protección en la vejez, derecho social fundamental
previsto en la Consti tución de la República Bolivariana de Venezuela.
Proceder a realizar los descuentos referentes al Seguro Social a los
servidores públicos que perciben primas de acuerdo con el sueldo
integral que perciben. Establecer procedimientos de control, con el
objeto de garantizar que los pagos realizados por el instituto se
efectúen para cumplir con compromisos ciertos y deb idamente
causados. Solicitar apoyo al órgano al cual está adscrito, si de acuerdo
a su estructura, número, tipo de actividad y monto de los recursos
otorgados no justifiquen el funcionamiento de una Unidad de Auditoria
propia, de acuerdo a lo previsto en artículo 26 de la LOCGRSNCF.
Informe de Gestión 2012
100
AUDITORIA ADMINISTRATIVA, PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA
PRACTICADA A LA EMPRESA DE PROPIEDAD SOCIAL INDIRECTA
“LA CARIOCA” C.A (EPSI “LA CARIOCA”C.A), EJERCICIO FISCAL 2010
Origen de la Actuación
Actuación Fiscal realizada en cumplimiento del Plan Operativo Anual
e instrucciones contenidas en el Credencial Nº DCD -DAD-006 de fecha
09 de marzo del 2012
Alcance
La Actuación Fiscal está orientada a evaluar selectivamente una
muestra del 55,10% de los procesos administrativos, presupuestarios y
financieros.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios y financieros
relacionados con la incorporación, util ización y ejecución de los
recursos otorgados por el ejecutivo regional, así como los aspectos
relacionados con la recaudación de los ingresos por c omercialización
de pescado de la EPSI “La Carioca”, C.A y la verificación de las
funciones de control ejercidas por la Unidad de Auditoría Interna
durante el ejercicio fiscal 2010.
Específicos
Determinar la totalidad de los recursos presupuestarios y fi nancieros,
otorgados a la Empresa de Propiedad Social Indirecta EPSI “La
Carioca” C.A y comprobar la exactitud en la utilización y ejecución,
durante el año fiscal 2010. -
Comprobar la legalidad, exactitud y sinceridad de las recaudaciones
por la comercialización de pescados, durante el año 2010. -
Verificar las funciones de control ejercidas por la Unidad de Auditoría
Interna de la Empresa de Propiedad Social Indirecta EPSI “La Carioca”
Informe de Gestión 2012
101
C.A, a fin de constatar que las mismas se realizan respetando las
políticas y demás normativas legales.
Características Generales del Ente Evaluado
Mediante Decreto N° 261 de fecha 30-04-2008, publicado en la Gaceta
Oficial del estado Bolívar de fecha 30 -04-2008. Extraordinaria N° 068,
se autorizó la creación de una (01) empresa del estado bajo la forma de
Sociedad Anónima (S.A) con la denominación de Empresa Producción
Social Acopio Pesquero “La Carioca” S.A. Posteriormente, se realizan
una serie de modificaciones, pasando finalmente a la denominación
actual Empresa de P ropiedad Social Indirecta “La Carioca”, C.A (EPSI
“La Carioca”, C.A), denominación que prevalece actualmente con RIF:
G-20009218-1.
La EPSI “La Carioca” C.A es una empresa que se dedica a la
comercialización de pescado de rio y de mar, forma parte del Sec tor
Agroindustria del Modelo Integral de Desarrollo Armónico para
mejorar, potenciar y aprovechar los recursos que posee el Estado y
tiene como objeto almacenar, preparar, conservar, clasificar, distribuir
y comercializar a los consumidores finales y a t odas las asociaciones
cooperativas, consejos comunales, pescadería socialistas y otras
unidades de producción socialistas en el estado
Observaciones Relevantes
Por una parte, se revisaron órdenes de pago por Bs 323.261,54
imputadas al código presupuesta rio 4.01.01.18 de “Remuneraciones al
Personal Contratado”; sin embargo, sólo se registró Bs 1.482,96 de la
partida correspondiente en el libro mayor analítico; la diferencia, es
decir Bs 321.778,63 se registró con otro código en partidas de gasto de
personal evidenciándose debilidades de control interno en el sistema
contable, ocurriendo tal situación porque al efectuar el registro no se
verifica la imputación presupuestaria contenidas en las órdenes de
pago.
Informe de Gestión 2012
102
La Unidad de Auditoría Interna de la Empresa EPSI ”La Carioca” C.A,
para el periodo 2010, no está operativa por cuanto no ha designado al
titular de la unidad de auditoría interna, en virtud de que su estructura,
número, tipo de operaciones y monto de los recursos administrados no
justificaron el funcionamiento de una Unidad de Auditoría Interna
propia, información sustentada, en comunicación S/N° de fecha 2 de
mayo de 2012; no obstante se ha apoyado con el Auditor Interno de la
Gobernación del Estado Bolívar.
Conclusiones
Se evidenció debilidades en los procesos contables, donde se pudo
apreciar registros contables en el mayor analítico con codificación
inexacta.
Para el año 2010 la EPSI,”La Carioca” se ha apoyado con el Auditor
Interno de la Gobernación del Estado Bolívar, en virtud de que su
estructura, número, tipo de operaciones monto de los recursos
administrados no justificaron el funcionamiento de una Unidad de
Auditoría Interna propia.
Recomendaciones
Los servidores públicos, responsables de la contabilidad de la empresa
EPSI,”La Carioca” C.A, deben registrar los cargos y créditos con el
código que corresponda en el libro mayor analítico, y por el monto
diario realmente facturado.
Considerar que la creación de la Unidad de Auditoría Interna se
encuentra establecida en los artículos 19 y 21 d el RLOCGRSNCF; en
caso que no se justifique, las máximas autoridades jerárquicas del
órgano de adscripción conjuntamente con las máximas autoridades
jerárquicas del órgano adscrito, solicitaran autorización para que las
funciones de control fiscal sean e jercidas por la unidad de auditoría
interna del órgano de adscripción, de acuerdo a lo establecido en el
Informe de Gestión 2012
103
artículo 48 del RLOCGRSNC, para lo cual deberá cumplir con los
requisitos previstos en los artículos 49 y 50 del mismo reglamento.
Informe de Gestión 2012
104
AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO
COMUNAL “LOS BUCARES” RELACIONADA CON EL
PROYECTO: ADQUISICIÓN DE AUTOBUSES PARA LA
COLECTIVIDAD ESTUDIANTIL DEL MUNICIPIO ROSCIO
Origen de la Actuación
En cumplimiento del oficio de autorización Nº 01 -00-000124 de fecha
27-02-2012 emitido por la Contraloría General de la República,
Memorándum DGE Nº 036-03-2012 de fecha 06-03-2012 y de acuerdo
al Plan Operativo de Auditorías del 2012, de conformidad con l a
Credencial Nº DCD-DAD-005 de fecha 08-03-2012, se procedió a
efectuar una Actuación Fiscal al Consejo Comunal.
Alcance
La Actuación Fiscal se orientó a la evaluación selectiva de los
procedimientos establecidos para la selección, contratación, ejecución
física y financiera, control , rendición de cuenta, así como los
mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad,
del proyecto.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar los procedimientos establecidos para la selección,
contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de
cuenta, así como los mecanismos implementados, para medir el
impacto en la comunidad, del proyecto realizado por el Consejo
Comunal Los Bucares, a fin de determinar la eficacia, eficiencia y
economía de sus operaciones.
Específicos
Describir los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal, para
la escogencia de los proyectos.
Informe de Gestión 2012
105
Verificar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal para la
ejecución del Proyecto.
Evidenciar los procedimientos ut ilizados por el Consejo Comunal, para
la recepción y manejo de los recursos.
Realizar la Inspección de los bienes, a fin de comprobar que se haya
ejecutado o adquiridos, respectivamente, en los términos previstos en
el correspondiente proyecto y/o contrato .
Evidenciar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal
para la Rendición de Cuentas del proyecto financiado.
Especificar los medios utilizados por el Consejo Comunal, a los fines
de medir el impacto generado en la comunidad, por el proyecto
realizado.
Características Generales del Ente Evaluado
El Consejo Comunal Los Bucares, es una instancia de participación
ciudadana organizada del Sector Los Bucares, Parroquia Capital
Guasipati , Municipio Roscio del Estado Bolívar, consti tuido en
asamblea general extraordinaria celebrada el 13 -06-2010 y registrado
según el Certificado de Registro del Consejo Comunal de fecha 26 -11-
2010 bajo el número 07-08-01-001-0067.
Observaciones Relevantes
Se comprobó que el Plan Comunitario de Desarrollo Integral, no s e
efectuó. Así mismo no se evidenció la aplicación de las modalidades
de selección de contratista; siendo para tal caso, Concurso Cerrado.
Referente a los registros contables, no se observó asiento o registro en
el que se pudiera precisar el monto de los r ecursos transferidos, así
como los pagos efectuados durante el año. No se hizo un levantamiento
de acta ni otro documento para dejar constancia la entrega de los
bienes. No se evidenció la presentación de la Declaración Jurada de
Patrimonio por parte de los integrantes de la Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria. Se constató que no se ha realizado el informe
Informe de Gestión 2012
106
de evaluación correspondiente a la Unidad de Contraloría Social, y
ésta no suministró documentación o Acta de Asamblea donde conste
que haya rendido cuenta pública de sus actuaciones. Se evidenció que
del proyecto ejecutado, no existe un expediente único conformado con
documentación archivada cronológicamente. En la revisión efectuada a
los Libros Contables se observó que en los mismos no se han asentado
los registros contables. El informe final del proyecto ejecutado se
encuentra en proceso de elaboración . La rendición de cuenta por parte
de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, hasta la
presente fecha no se había realizado.
Conclusiones
Se verificó que aún y cuando el proyecto fue ejecutado, beneficiando a
la comunidad estudiantil con el servicio de transporte, pues el Concejo
Comunal logró realizar el proceso de adquisición de las unidades
satisfactoriamente, y cumplir con el obje to principal del proyecto; no
se cumplieron los procesos tal como lo estipula la normativa legal que
regula a los Concejos Comunales
Recomendaciones
La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, debe dirigir sus acciones a
aprobar un Plan Comunitario de Desarrollo Integral, el cual será
elaborado, ejecutado y evaluado por el colectivo de coordinación
comunitaria, y su estructura estará conformada por las potencialidades
y limitaciones, prioridades y proyectos comunitarios a realizar,
imprescindibles para el desarrollo integral y el fin común del consejo
comunal. Designar los integrantes de la Comisión Comunal de
Contrataciones; aplicar los procedimientos previstos en la Ley de
Contrataciones Públicas vigente para la adquisición de bienes. La
Unidad Administrativa Financiera y Comunitaria y la Unidad de
Contraloría Social , se les insta a velar por el estricto cumplimiento de
las funciones inherentes a las mismas, contenidas en la Ley Orgánica
de los Consejos Comunales, presentar del informe de gestión y la
Informe de Gestión 2012
107
rendición de cuentas ante los niveles jerárquicos respectivos; realizar
la Declaración Jurada de Patrimonio los integrantes de la Unidad
Administrativa Financiera y Comunitaria. Se recomendó dejar
constancia mediante Acta de Asamblea de Ciudadanos y Ciudada nas
para informar a la comunidad los recursos asignados para la ejecución
de un proyecto, e igualmente dejar constancia de la recepción de los
mismos mediante la aplicación del control perceptivo.
Informe de Gestión 2012
108
ACTUACIÓN FISCAL PRACTICADA AL INSTITUTO DE
VIVIENDA, OBRAS Y SERVICIOS DEL ESTADO BOLÍVAR,
EJERCICIO FISCAL 2007
Origen de la Actuación
De acuerdo al Plan Operativo de Auditorías y en cumplimiento de las
competencias que por Ley le han sido asignadas a la Contraloría del
Estado Bolívar, la Dirección de Control de la Administración
Descentralizada y Otro Poder consideró ordenar una Actuación Fiscal
al Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar
correspondientes al ejercicio fiscal 2007, conforme a la Credencial Nº
DCE-DCD-0965-2009 de fecha 05-10-2009, en acatamiento a lo
establecido en los artículos 44 y 46 de la LOCGRSNCF.
Alcance
La presente Actuación Fiscal , contempla la evaluación y análisis de los
procesos administrativos, presupuestarios y técnicos, relacionados a
los gastos comprometidos y no causados, producto del cierre
presupuestario y financiero correspondiente al ejercicio fiscal 2006,
para la contratación y ejecución de veintiocho (28) obras, provenientes
de varias fuentes de financiamientos, incorporados al presupuesto del
ejercicio fiscal del año 2007, mediante el Decreto Nº 008 de fecha 18 -
01-2007, publ1icado en Gaceta Oficial Nº 005 -A de fecha 18-01-2007.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar los aspectos administrativos, presupuestarios y técnicos,
relacionados con la contratación y ejecución de veintiocho(28) obras,
canceladas con recursos incorporados al presupuesto del ejercicio
fiscal del año 2007, mediante el Decreto Nº 008 de fecha 18 -01-
2007,publicado en Gaceta Oficial Nº 005 -A de la misma fecha.
Informe de Gestión 2012
109
Específicos
Determinar la legalidad, sinceridad y exactitud de los trámites
administrativos y presupuestarios, relacionados con los procesos de
recepción y manejo de los recursos. Verificar la legalidad y sinceridad
del proceso de selección de empresas contratistas . Constatar la
ejecución de los proyectos financiados por los distintos entes.
Constatar a través de la inspección física, el estado actual de las obras
seleccionadas.
Características Generales del Ente Evaluado
INVIOBRAS BOLÍVAR, está adscrita a la Gobernación del Estado
Bolívar, con domicil io en Puerto Ordaz, municipio Caroní del estado
Bolívar.
Observaciones Relevantes
Con relación a los recursos otorgados para la contratación y ejecución
de veintiocho(28) obras correspondiente al ejercicio fiscal 2007, se
comprobó que en revisión realizada al Decreto Nº 008 de fecha 18 -01-
2007, publicado en Gaceta Oficial del Estado Bolívar Nº 005 -A, se
observó que INVIOBRAS BOLÍVAR, recibió recursos producto del
cierre presupuestario y financiero del ejercicio fiscal 2006, los cuales
fueron incorporados al presupuesto del ejercicio fiscal del año 2007,
para cubrir gastos comprometidos y no causados al 31 de diciembre de
2006, por un monto de Bs. 141.627.696,23. De la revisión realizad a a
los veintiocho (28) contratos de obras por la suma de Bs.
34.785.546,59, contempladas en la ejecución presupuestaria del
ejercicio Fiscal 2007, se determinó que ocho (08), de acuerdo a su
característ ica y monto se asignaron mediante el procedimiento de
adjudicación directa. De igual manera, se observó que cinco (05)
contratos fueron asignados como lo regula la Ley de Licitaciones
mediante la modalidad de Licitación Selectiva, dos (02) contratos no
contenían documentación sobre el tipo de procedimiento a plicado para
su selección, un (01) contrato se adjudicó bajo el Decreto de
Informe de Gestión 2012
110
Emergencia Nº 282, publicado en Gaceta Oficial de fecha 05 -05-2006,
y los quince (15) restantes, correspondía proceder por Licitación
General. Por otro lado, el contrato Nº INVIOBRA S-097-2007 otorgado
por adjudicación directa, basado en el artículo 88, numeral 8 de la Ley
de Licitaciones. En el contrato INVIOBRAS -013-2006, se evidenció un
reintegro total del anticipo. En el contrato INVIOBRAS -187-2006,
sólo se observó la valuación de l pago de anticipo por un monto de
Bs.399.990,30. En el contrato INVIOBRAS -235-2006, no existía la
valuación final para determinar el reintegro total del anticipo otorgado,
faltando por amortizar hasta la valuación Nº 5 (parcial) la cantidad de
Bs. 26.234,53, siendo el monto del anticipo por Bs. 87.398,57. En el
contrato INVIOBRAS-021-2005 se observó que a la empresa se le
otorgó de anticipo la cantidad de Bs.36.156,39, amortizándose en la
valuación Nº 1 (parcial) y en el corte de cuenta la cantidad de Bs.
33.108.62, quedando un remanente por amortizar de Bs. 3.047,78. En
el contrato INVIOBRAS-022-2005, se observó que a la empresa se le
otorgó por anticipo la cantidad de Bs. 21.581,22, amortizándose en la
valuación Nº 1 parcial, la cantidad de Bs. 2.748.42, quedando un
remanente por amortizar de Bs. 18.832,80. El contrato INVIOBRAS -
137-2005, no se observó documentación que certificara la recuperación
del monto del anticipo no amortizado por Bs. 61.780,46. Al contrato
INVIOBRAS-217-2005 se otorgó el anticipo por Bs. 63.912,73, el
mismo fue amortizado en su totalidad en la valuación Nº 2 (corte de
cuenta). El contrato INVIOBRAS -295-2005 debió reintegrar por
concepto de anticipo no amortizado la cantidad de Bs. 40.835,98. Al
contrato INVIOBRAS-333-2005, se le otorgó el monto de Bs.
116.946,00, por concepto de anticipo y no fue ejecutada por falta de
suministro de los planos y memoria descriptiva. El contrato
INVIOBRAS-383-2005 monto del contrato Bs. 792.079,21, no se
evidenció la valuación final para determinar s i el anticipo otorgado fue
amortizado en su totalidad, ya que hasta la valuación Nº 5 (parcial),
fal taba por amortizar el monto de Bs. 51.826,60. En el contrato
Informe de Gestión 2012
111
INVIOBRAS-387-2005 se evidenció que hasta la valuación siete (7) el
anticipo amortizado fue de Bs. 1.498.557,02, faltando por amortizar la
cantidad de Bs. 1.105.943,09. En el contrato INVIOBRAS -475-2005 no
se observó la valuación final o documentación que cert ificara la
amortización total del anticipo otorgado, faltando por reintegrar el
monto de Bs. 196.671,00, siendo el monto del anticipo por Bs.
968.736,65. En el contrato INVIOBRAS -083-2004, sólo se observó la
valuación de anticipo por el monto de Bs. 200.000,00. El contrato
INVI-108-2002, no existe la documentación que certificara la
amortización total del anticipo otorgado de Bs. 89.369,92,
amortizándose hasta la valuación Nº 1 (parcial) la cantidad de Bs.
80.285.198.57, faltando un remanente por amortizar de Bs. 9.084,72.
En el contrato INVIOBRAS-222-2006, sólo se observó en la valuación
Nº 2 parcial, de dicha amortización la cantidad de Bs. 200.544,90,
faltando por amortizar la cantidad de Bs. 122.627,75.
Conclusiones
De los procesos de recepción y manejo de los recursos efectuada
mediante el Decreto Nº 008, se comprometió el 99,58 % del cual se
causó el 50,69%, quedando pendiente por causar el 48,89%. Del
proceso de selección de contratista se constató en la muestra de los
veintiocho (28) expedientes el otorgamiento de ocho ( 08) contratos
mediante decretos de emergencia, de los cuales siete ( 07)
correspondían al procedimiento de licitación general y uno ( 01) dentro
de los rangos para realizar licitación selectiva. De la ejecución de los
proyectos financiados por los distintos entes, del ejercicio fiscal 2007,
por el monto de Bs. 141.627.627,69, se determinó que sólo fue
cancelado la cantidad de Bs. 69.770.209,54, equivalente al 49,4 % de
lo presupuestado. Se observó en la muestra de veintiocho (28)
expedientes, que catorce (14) no contaban con suficientes soportes que
demostraran el reintegro to tal de los anticipos otorgados, sin embargo,
se estima que falta por amortizar Bs. 2.454.679,16. Cabe mencionar ,
que existe un monto por concepto de indemnizaciones efectuadas por el
Informe de Gestión 2012
112
ente de Bs. 126.371,20, para un total de daño al patrimonio de Bs.
2.581.050,36. En la inspección física practicada a cinco ( 05) obras
correspondientes de la muestra seleccionada del ejercicio fiscal 2007,
se constató que las obras se encuentran actualmente al servicio de la
comunidad.
Recomendaciones
Realizar las gestiones necesarias a fin de lograr la total ejecución de
los recursos objetos de asignación y prever en futuros casos las
circunstancias que pudieran incidir negativamente en el manejo de los
recursos. Tomar las medidas necesarias para efectuar los procesos de
contrataciones y ejecución de los proyectos, conforme a lo establecido
en la Ley y su Reglamento. Establecer los procedimientos de control
con el objeto de efectuar pagos de conformidad con las normativas
legales vigentes que rigen la materia. Establecer los mecanismos
pertinentes, a fin de garantizar que las decisiones tomadas,
relacionadas con las obras ejecutadas por el Instituto, sean oportunas y
con base a lo establecido en los respectivos contratos de ejecución de
obras públicas. Practicar las diligenci as correspondientes con la
finalidad de que las empresas contratistas cancelen al Instituto la
cantidad de Bs. 2.454.679,16, por concepto anticipo no amortizado.
Informe de Gestión 2012
113
INSTITUTO DE LA VIVIENDA, OBRAS Y SERVICIOS DEL
ESTADO BOLÍVAR AUDITORÍA ADMINISTRATIVA,
PRESUPUESTARIA Y TÉCNICA DE LA OBRA:
“CONSTRUCCIÓN DE LA SEDE MUNDO DE SONRISAS,
UBICADA EN LA UD-245, MUNICIPIO CARONÍ, ESTADO
BOLÍVAR”, PERÍODO 2009 -2010
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal se originó en cumplimiento con el Plan Operativo
de Auditorías correspondientes al año 2011 de la Contraloría del
estado Bolívar, de acuerdo a instrucciones contenidas en la Credencial
Nº DCD-0012-2011 de fecha 04-08-2011, emanada de la Dirección de
Control de la Administración Descentralizada y Otro Poder, de
conformidad con lo establecido en los artículos 44 y 46 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema
Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNC F) y el artículo 24 de la Ley
Orgánica de la Administración Pública (LOAP).
Alcance
La presente Actuación Fiscal está orientada hacia la evaluación
administrativa, presupuestaria y técnica de la obra: “Construcción de
la Sede Mundo de Sonrisas, ubicada en la UD-245, municipio Caroní,
estado Bolívar”, período 2009 -2010.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar los aspectos administrativos, presupuestarios y técnicos
relacionados con la obra: “Construcción de la Sede Mundo de Sonrisas,
ubicada en la UD-245, municipio Caroní, estado Bolívar”.
Específicos
Comprobar la legalidad y sinceridad de las operaciones administrativas
y presupuestarias relacionadas con el proceso de recepción, manejo e
Informe de Gestión 2012
114
incorporación de los recursos de la obra. Verificar la legalidad y
sinceridad del proceso de selección de contratistas. Confirmar la
legalidad y sinceridad de los trámites administrativos y
presupuestarios, relacionados con la documentación del contrato de
obra. Constatar a través de la inspección física el estado actu al de la
obra.
Características del Ente Evaluado
El Instituto de la Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar
también denominado INVIOBRAS BOLÍVAR, está adscrita a la
Gobernación del Estado Bolívar, con domicilio en Puerto Ordaz,
municipio Caroní del estado Bolívar. Es un organismo descentralizado
de la Gobernación del Estado, con personalidad jurídica y patrimonio
propio, independiente del Fisco Nacional y Estadal.
Observaciones Relevantes
De la revisión a la documentación suministrada por INVIOBRAS -
BOLÍVAR, relacionada con la obra: “Construcción de la sede Mundo
de Sonrisas, ubicada en la UD-245, municipio Caroní del estado
Bolívar” durante el ejercicio fiscal 2010; así como de la inspección en
sitio practicada a dicha obra, se determinó que la eje cución del
proyecto: “Construcción de sede Mundo de Sonrisa, ubicado en la UD -
245, municipio Caroní, estado Bolívar”, fue financiado mediante
recursos provenientes de la LAEE del año 2008, sometidos a la
consideración del Consejo Estadal de Planificación y Coordinación de
Políticas Públicas del Estado Bolívar, en Sesión Nº 2 de fecha 15 -04-
2009, según Nº de certificación 2009 -0031 de fecha 21-04-2009, donde
se le asigna Nº del proyecto LA-HE-ED-2008-0023, de Código GOB-
010-FM-109/08 de fecha 21-10-2008, por un monto final de Bs.
4.999.999,99.
De los procedimientos para la aprobación de los recursos asignados a
esta obra, se efectuaron transferencias para reorientar los recursos
remanentes de proyectos del año 2008, por las fuentes de
Informe de Gestión 2012
115
financiamiento LAEE destinados originalmente a los siguientes
proyectos y de la relación de gastos comprometidos y no causados al
31-12-2008. Adicionalmente a lo anterior, se aprobaron recursos
provenientes del Fondo Intergubernamental para la Descentralización
(FIDES) en el año 2009 mediante la figura de Addendum I. Los montos
de los recursos aprobados resultan en un total de Bs. 20.355.666,93,
destinados para la culminación de la construcción de la obra en
comento.
Del proceso de selección de contratistas se pudo evidenciar que la
obra: “Construcción de la sede Mundo de Sonrisas, ubicada en la UD -
245, municipio Caroní, estado Bolívar,” fue adjudicada a la empresa
Ingeniería FG3, C.A., por un monto de Bs. 14.412.966,31.
Respecto al lapso de ejecución de la obra previsto en e l contrato, así
como el tiempo real empleado, se estableció un plazo de ejecución de
cuatro (04) meses, contados a partir de la fecha de la firma del acta de
Inicio, según lo preestablecido en la cláusula tercera del contrato en
cuestión. El tiempo estimado para la ejecución de la obra era de ocho
(08) meses según el lapso contractual establecido en el documento
principal del contrato asignado a la obra, y se ejecutó en un t iempo de
diez (10) meses y cinco (05) días aproximadamente.
Se constató además que la obra se encuentra concluida y operativa,
según lo contemplado en el objeto del proyecto modificado, siendo
actualmente utilizada para los fines previstos.
Conclusiones
De los procesos de recepción, manejo e incorporación de los recursos,
se suscribieron los compromisos contando con las previsiones
presupuestarias necesarias para la ejecución de la obra, por cuanto
existía pronunciamiento aprobatorio del organismo competente previo
al proceso de contratación, no obstante, se efectuaron asignaciones por
concepto de Addendum I con recursos FIDES, no especificándose el
número del crédito en la carátula del contrato, donde se incorporaron
Informe de Gestión 2012
116
estos recursos al ejercicio fiscal 2009 y por consiguiente no se pudo
constatar la partida donde se efectuó la asignación de los recursos para
la obra.
Del proceso de selección de contratistas se pudo evidenciar que la obra
fue adjudicada a la empresa Ingeniería FG3, C.A., por un monto de Bs.
14.412.966,31; como resultado de la apertura del proceso por Concurso
Abierto.
De los plazos establecidos en el contrato, el tiempo estimado para la
ejecución de la obra era de ocho (08) meses según el lapso contractual
establecido en el documento principal, y se ejecutó en un tiempo de
diez (10) meses y cinco (05) días aproximadamente, ocasionando un
retraso en la culminación de la obra por una parte.
De la inspección física realizada se constató que la obra se encuentra
concluida y operativa, según lo contemplado en el objeto del proyecto
modificado, siendo actualmente utilizada para los fines previstos.
Recomendaciones
Con fundamento en los resultados obtenidos, el Presidente y demás
personal directivo del Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del
Estado Bolívar (INVIOBRAS-BOLÍVAR), deben establecer un plan de
acción que permita corregir las fallas detectadas, a tal efecto se señala:
Al suscribir compromisos contando con las previsiones
presupuestarias, se debe especificar el número del crédito en la
carátula del contrato, donde se incorporaron estos recursos al ejercicio
fiscal de manera de constatar la partida donde se efectuó la asignación
de los recursos para la obra.
Planificar los proyectos con base a estudios técnicos adecuados y
reales sujetos a polít icas que propendan a la utilización racional de los
recursos, a los fines de evitar retrasos en la ejecución, disminuciones
en cantidades de obras y subestimaciones de partidas, entre otras
imprevisiones.
Informe de Gestión 2012
117
Implantar mecanismos eficientes para la inspección y supervisión de
las obras, con el fin de garantizar que los contratista s cumplan
cabalmente la ejecución de las mismas dentro de los plazos fijados y
parámetros previstos en los contratos, para evitar el otorgamiento de
prórrogas o la probación de paralizaciones por causas que no estén
plenamente justificadas.
Informe de Gestión 2012
118
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTARIA
PRACTICADA AL INSTITUTO AUTÓNOMO REGIONAL DE
TECNOLOGÍA AGROPECUARIA DEL ESTADO BOLÍVAR
(IRTAB) EJERCICIO FISCAL 2008 Y 2009
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal se originó en cumplimiento del Plan Operativo
correspondiente al año 2011, de la Dirección de Control de la
Administración Descentralizada y Otro Poder en atención a
instrucciones contenidas en credencial N° DCD -0007-2011 de fecha
21/03/2011, de conformidad con lo establecido en los artículos 44 y 46
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República del
Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF).
Alcance
La presente actuación se orienta a la evaluación de los procedimientos
aplicados para la ejecución del presupuesto asignado durante l os
periodos 2008 y 2009. Para el análisis de los compromisos cancelados
en el año 2008, se consideró una muestra del 42,61%, lo que representa
la cantidad de Bs. 1.887.689,18, y en el 2009 la cantidad de Bs.
1.829.689,14 del monto ejecutado, lo que represe nta 21,34%.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar aspectos administrativos y presupuestarios relacionados con la
asignación y ejecución de los recursos asignados al Instituto Autónomo
Regional de Tecnología Agropecuaria del Estado Bolívar, durante los
ejercicios fiscales 2008 y 2009.
Específicos
Verificar la legalidad y sinceridad de las operaciones administrativas y
presupuestarias de los recursos asignados en los ejercicios fiscales
2008 y 2009; Constatar la legalidad, exactitud y veracidad de lo s
Informe de Gestión 2012
119
procedimientos administrativos y presupuestarios relacionados con la
ejecución del gasto y Verificar los procedimientos aplicados para el
registro y control de los bienes muebles incorporados en el 2008 y
2009.
Características Generales del Ente Evaluado
El Instituto Autónomo Regional de Tecnología Agropecuaria del
Estado Bolívar (IRTAB), se crea en fecha 06 -07-2007 mediante
publicación en Gaceta Oficial del Estado Bolívar Extraordinaria Nº
074, con personalidad jurídica y patrimonio propio e independient e del
Estado, autonomía técnica, financiera, organizacional, administrativa y
funcional, adscrito a la Secretaria de Desarrollo Agrícola y
Agroindustrial de la Gobernación del Estado Bolívar. El Insti tuto t iene
como objetivo funcional, materializar las pol íticas estadales para la
producción agropecuaria y agroindustrial que permita el desarrollo
agroalimentario del estado actuando en concordancia con las políticas
nacionales.
Observaciones Relevantes
En relación a legalidad y sinceridad de las operaciones administrativas
y presupuestarias de los recursos asignados por la Gobernación del
Estado Bolívar al Instituto Autónomo Regional de Tecnología
Agropecuaria del Estado Bolívar (IRTAB) en el año 2008, fue de
Bs. 4.430.280,00, aprobado mediante Decreto Nº 135 de fecha 12 -03-
2008, publicada en Gaceta Oficial del Estado Bolívar Extraordinaria
Nº 041.
Para el ejercicio fiscal 2009, el presupuesto inicial del IRTAB fue
aprobado mediante Decreto Nº 1007 de fecha 16 -03-2009, publicada en
Gaceta Oficial del Estado Bolívar Extraordinaria Nº 288 de fecha 16 -
03-2009, por un monto de Bs. 9.746.616,00.
Posteriormente, mediante Oficio Nº SAF-0133 de fecha 07-04-2009, la
Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del Estado
Informe de Gestión 2012
120
Bolívar emitido a la Dirección General del IRTAB, expresan que con
motivo a la reducción de los ingresos petroleros, producto de la caída
de los precios y cuotas del crudo y productos en el m ercado
internacional, se procedió a realizar un ajuste en la asignación
presupuestaria inicial del IRTAB; tomando en consideración las
atribuciones anteriores la asignación presupuestaria será de Bs.
4.430.280,00. Adicionalmente, se realizaron incrementos al
presupuesto mediante aprobación de créditos adicionales, compromisos
no causados del ejercicio fiscal 2008 y el Proyecto LAEE para el
desarrollo Piscícola, para totalizar un presupuesto definitivo de
Bs. 8.573.101,89.
De lo observado en los regist ros de ejecución financiera y contable de
los años 2008 y 2009, se verificó el listado de movimientos de las
partidas 402, 403 y 404, libros contables (diario y mayor analítico),
conciliaciones bancarias y estados de cuenta correspondientes a los
ejercicios fiscales en comento, constatándose que los pagos efectuados
por concepto de la adquisición de bienes y servicios a favor del
IRTAB, se encuentran debidamente registrados estableciéndose las
etapas del gasto, compromiso, gasto causado y la ordenación del pago,
y en la oportunidad y congruencia correspondiente. Igualmente se pudo
observar que los gastos up supra indicados, se realizaron mediante
órdenes de compras y servicios, contrato de obras y de prestación de
servicios, afectando de manera preventiva el presupuesto tal como se
muestra en los cuadros anteriores.
Por otra parte, se pudo constatar que en fecha 01 -04-2009 el IRTAB
emitió la Orden de Compra y/o Servicio Nº OC000033, para la
adquisición de un vehículo Toyota Land Cruiser serie 70 Techo Duro
Largo FJ70; para esa misma fecha la empresa beneficiaria Corporación
Veninter S.A, emite la Factura Nº 00 000026, la cual fue cancelada
mediante Cheque N° 00299373 de fecha 30 -04-2009 por un monto de
Bs. 165.535,72, tal como consta en el Comprobante de Egre so N° 0-
000073; sin embargo, aun cuando la obligación fue finiquitada el
Informe de Gestión 2012
121
vehículo no fue recibido por el Instituto; dejando constancia de la
situación presentada en Acta Fiscal S/N de fecha 17 -10-2011,
levantada por la comisión de auditoría.
De los procedimientos aplicados para el registro y control de los
bienes muebles incorporados al inventario en los años 2008 y 2009, se
constató que los bienes que se adquirieron en ambos periodos, están
codificados adecuadamente con todas las característ icas, descripc iones
y cantidades de conformidad con el Formato BM2 estipulado por la
Publicación Nº 20, igualmente se encontraban en el área que se
especifica en dicho inventario, dándoles el uso y destino previsto,
encontrándose en buen estado.
Por otra parte, del inventario automotor se observaron quince (15)
vehículos de los cuales doce (12) están asignados mediante acta de
responsabilidad por la Gobernación y tres (03) propiedad del IRTAB,
corroborándose que todos se encontraban operativos.
Conclusiones
Se observó un pago por la cantidad de Bs. 165.535,72, por concepto de
adquisición de un vehículo, el cual no fue recibido por la Institución,
dejando constancia de la si tuación presentada en Acta Fiscal S/N de
fecha 17-10-2011. De los procedimientos aplicados para el registro y
control de los bienes muebles incorporados en el 2008 y 2009, se
constató la existencia de los bienes adquiridos por el Instituto, así
como el registro con todas las características, codificaciones,
descripciones y cantidades correspondientes.
Recomendaciones
Implementar mecanismos de control necesarios que coadyuven a la
aplicación de los procedimientos previstos en la Ley de Contrataciones
Públicas y su reglamento, con miras a garantizar que la selección y
contratación de proveedores estén sujetas a políticas que propendan la
utilización racional de los recursos, así como la transparencia y
Informe de Gestión 2012
122
competencia. Igualmente garantizar que antes de proceder a la
adquisición de bienes muebles (vehículos), se realice una inspección
física del bien a adquirir, con el objeto de constatar su existencia, así
como asegurarse de que el mismo cumpla con las especificaciones
requeridas por el Ente contratante.
Informe de Gestión 2012
123
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA, PRESUPUESTARIA Y
TÉCNICA DE CUATRO (04) CONTRATOS OTORGADOS EN LOS
EJERCICIOS FISCALES 2003-2004 Y LAS RETENCIONES
EFECTUADAS POR CONCEPTO DE SEGURO SOCIAL
OBLIGATORIO (SSO) Y EL SISTEMA DE PARO FORZOSO (SPF)
DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES
(IVSS) AL PERSONAL EN LOS EJERCICIOS FISCALES 2003 -
2004
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal cuyos resultados se exponen en el presente
informe, se originó en atención a la solicitud efectuada por la
Contraloría General de la República, mediante oficio Nº 01 -00000348
de fecha 22-05-2008 y de acuerdo a instrucciones contenidas en la
Credencial Nº DC-DCD Nº 0765-2008 de fecha 01-07-2008 donde se
autoriza efectuar Auditoría Administrativa, Presupuestaria y Técnica
con el fin de verificar el presunto incumplimiento de los contratos y
obras relacionadas en el anexo Nº 01; así como la fal ta de remisión al
Insti tuto Venezolano de los Seguros Sociales de los recursos derivados
de las retenciones por concepto de Seguro Social y Paro Forzoso
durante los años 2003 y 2004, en atención al oficio Nº 07 -02-1137 de
fecha 30-06-2010, emanada de la Contraloría General de la República.
Alcance
La Actuación Fiscal comprende la evaluación administrativa,
presupuestaria y técnica de cuatro (04) contratos financiados con
recursos provenientes de MINFRA, ALCALDÍA, FIDES y LAEE, los
cuales suman la cantidad Bs. F. 493.011,79 otorgados en los ejercicios
fiscales del 2003-2004, evaluación de los aspectos administrativos y
presupuestarios referidos a las retenciones efectuadas al personal de la
Alcaldía del Municipio Roscio por concepto de Seguro Social
Obligatorio (SSO) y Paro Forzoso (SPF); así como el enteramiento de
Informe de Gestión 2012
124
las mismas al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales,
correspondiente a los ejercicios fiscales 2003 y 2004.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar aspectos administrativos, presupuestarios y técnicos de cuatro
(04) contratos financiados con recursos provenientes de MINFRA,
ALCALDÍA, FIDES y LAEE otorgados en los ejercicios fiscales 2003 -
2004, igualmente evaluar los aspectos administrativos y
presupuestarios referidos a las retenciones efectuadas al personal de la
Alcaldía del municipio Roscio por concepto de S.S.O y S.P.F, así como
el enteramiento de las mismas al Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales (IVSS), correspondiente a los ejercicios fiscales 2003 y 2004.
Específicos
Comprobar la legalidad y sinceridad de la incorporación de los
recursos destinados a la ejecución de los contratos.
Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de selección de las
empresas contratistas y/o proveedores.
Confirmar la legalidad y sinceridad de los trámites administrativos y
presupuestarios, relacionados con la documentación de los contratos.
Constatar a través de la inspección física, la situación actual de las
obras y las adquisiciones de bienes.
Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales referidas a las
retenciones por concepto de SSO y SPF, efectuadas por la Alcaldía del
municipio Roscio durante los períodos 2003 y 2004.
Constatar la sinceridad y oportunidad de los pagos efectuados por la
Alcaldía del municipio Roscio ante el Insti tuto Venezolanos de los
Seguros Sociales, por concepto de retenciones y aportes patronales de
S.S.O y S.P.F durante los ejercicios fiscales 2003 y 2004.
Informe de Gestión 2012
125
Características Generales del Ente Evaluado.
La Alcaldía del Municipio Autónomo Roscio del Estado Bolívar es una
Insti tución de carácter público, y sus actuaciones se rigen por la Ley
Orgánica del Poder Público Municipal . El Alcalde es la primera
autoridad civil y política en la jurisdicción municipal, jefe del
ejecutivo del municipio, primera autoridad de la policía municipal y
representante legal de la entidad municipal.
Observaciones Relevantes:
Los contratos Nº. E-0041-09-03 y E-0003-01-04, no contiene las
fianzas de anticipo contractual , fiel cumplimiento; y el acta de
Aceptación Provisional respectivamente. En el contrato complemento
Nº E-0041-09-03, se determinó “in situ” una diferencia en cantidades
de obras relacionadas en la valuación por Bs.F. 3.081,83 y no
ejecutadas. Lo antes expuesto obedeció, a defi ciencias en el control de
la ejecución de obras por parte de los ingenieros inspector y residente,
afectando al patrimonio del municipio por un monto de Bs.F. 3.081,83.
Las autoridades de la Alcaldía del Municipio Autónomo Roscio, no
enteraron al IVSS la cantidad de BsF.30.342,43 efectuadas por
concepto de retenciones de SSO por BsF. 27.303,52 y SPF
Bs.F.3.038,90 durante los períodos 2003 y 2004.
Conclusiones
De la revisión de documentos correspondientes a la legalidad y
sinceridad de los trámites admin istrativos y presupuestarios,
relacionados con la documentación de los contratos se evidencio que el
ente contratante presenta fallas de control interno. Asimismo
deficiencia en el control de ejecución de obras por parte de los
ingenieros: inspector y residente afectando el patrimonio del municipio
por Bs. F 3.081,81
La insolvencia de las autoridades de la Alcaldía del Municipio Roscio
con el IVSS al no enterar las retenciones practicadas a los trabajadores
Informe de Gestión 2012
126
de la institución por concepto de SSO y PF en los años 2003 y 2004 por
Bs 30.342,43.
Recomendaciones
Diseñar e implementar mecanismos de control para que los expedientes
contengan toda la documentación, se archiven siguiendo un orden
cronológico que facilite su oportuna localización y se conserven
durante el tiempo estipulado legalmente.
Exigir a las empresas contratistas, la consignación de las Fianzas de
Anticipo, de Fiel Cumplimiento, Actas de Recepción Provisional y
Definitiva, a fin de dar cumplimiento a las disposiciones contempladas
en la ley que rige la materia.
Realizar acciones para recuperar las cantidades de bolívares
canceladas, en exceso a la empresa contratista, producto de trabajos no
ejecutados y relacionados en la valuación.
Enterar al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS) las
cantidades de bolívares retenidas a los trabajadores por concepto de
SSO y PF, en la oportunidad que lo señale la Ley del Seguro Social
y su Reglamento.
Informe de Gestión 2012
127
AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTARIA
PRACTICADA A LA SOCIEDAD MERCANTIL HIDROBOLÍVAR,
C. A. DEL ESTADO BOLÍVAR EJERCICIO FISCAL 2007
Origen de la Actuación
Actuación Fiscal realizada en atención a instrucciones contenidas en la
Credencial Nº CEB-DCD-02-03-2010 de fecha 17-03-2010, emanado
de la Dirección de Control de la Administración Descentralizada y
Otro Poder, de conformidad con lo establecido en los artículos 44 y
46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el
Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRYSNCF).
Alcance
La Actuación Fiscal comprende la revisión administrativa y
presupuestaria de los recursos asignados por el Ejecutivo Regional, y
de los gastos efectuados durante el ejercicio fiscal 2007 de la Sociedad
Mercantil HIDROBOLÍVAR, C.A del Estado Bolívar, así como evaluar
una muestra del 44% los ingresos propios por facturación y /o
recaudación.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar los aspectos administrativos y presupuestarios de los recursos
otorgados por el Ejecutivo Regional, y los ingresos propios por
servicio de agua potable, recaudados por la Institución, durante el
ejercicio fiscal 2007.
Específicos
Constatar la distribución y ejecución presupuestaria institucional del
año auditado y las modificaciones en caso que las hubiere.
Verificar la legalidad, exact itud y sinceridad de los gastos efectuados
mediante el análisis de los documentos que soportan las operaciones
Informe de Gestión 2012
128
realizadas, en base a una muestra del 44% de los recursos asignados y
recaudados durante el ejercicio fiscal 2007.
Revisar los registros implementados para el control de la ejecución
financiera de la institución.
Características Generales del Ente Evaluado.
La Institución auditada, es una empresa regional con capital público,
pudiendo llegar a tener participación el sector privado, constituida
para prestar un servicio público, regida por las disposiciones del
Derecho Mercantil , así como por las normas especiales que regulan el
funcionamiento de las empresas que prestan servicios públicos.
La Insti tución, tiene por objeto la prestación integral d e los servicios
de Agua Potable y de Saneamiento en el Estado Bolívar, mediante
tuberías para la prestación del servicio de agua apta para el consumo
humano, su conexión y medición, así como la recolección por tuberías
de las aguas servidas incluyendo la conexión, conducción, tratamiento
y disposición final de dichas aguas, a través de la planificación,
proyectos, construcción, comercialización de los procesos asociados a
la prestación de los servicios que constituyen su objeto, todo de
conformidad con lo establecido en las normas especiales que regulen la
prestación de tales servicios.
Observaciones relevantes:
En el pago efectuado a Embobinados Caroní C.A, se observó que los
documentos, orden de compra, servicios y el contrato de las
condiciones generales de la orden de servicio, no fueron firmados,
sellados, ni colocadas las fechas ni la hora, al momento de ser
entregados al proveedor,
Se observó en los siguientes documentos de la ejecución de un
servicio: Acta de inicio, terminación, aceptación, y, entrega de
servicios, correspondiente al mismo pago que tienen fechas anteriores
a las de las respectivas órdenes de servicios.
Informe de Gestión 2012
129
El Ente Auditado compró equipos de oficina, sin que los presupuestos
presentados estén debidamente firmados y sellados por e l proveedor
como garantía de haber participado en el proceso de compra.
Conclusiones
De la Actuación Fiscal para evaluar ingresos propios y gastos
practicada a la Empresa Sociedad Mercantil HIDROBOLIVAR, C.A,
se concluye lo siguiente:
La empresa auditada, recaudó recursos propios por la cantidad de
Bs.57.516.308.357, 04 (Bs. F. 57.516.308,36) por servicio de agua
potable durante el año 2007, los mismos están registrados en el libro
mayor analítico, de la contabilidad de la empresa.
La empresa presentó un Plan de Inversión, para el año auditado por la
cantidad de Bs.39.290.697.475,50 (Bs.F.39.290.697,48) ejecutando la
cantidad de Bs.13.768.451.626, 00 (Bs. F. 13.768.451,63) lo que
representa el 35% del total del plan.
Se observaron documentos tales como orden de compras, servicios y
presupuestos sin estar debidamente recibidas por el proveedor.
Se observó en los siguientes documentos: Acta de inicio, terminación,
aceptación, y entrega de servicios, correspondiente al mismo pago que
tienen fechas anteriores a las de las respectivas órdenes de servicios,
evidenciándose debil idades de control in terno,
Recomendaciones
Los funcionarios responsables de la Administración de la Institución
deben cerciorarse que los documentos justificativos del gasto (Orden
de compra, orden de servicio, etc) estén debidamente firmados,
sellados, indicando la fecha y hora; como constancia de estar recibido
por los proveedores.
Verificar constantemente el inventario de repuestos y equipos, que
por su util idad se requieran de manera constante o de imprevisto
Informe de Gestión 2012
130
(motores, bombas y tuberías), para prevenir situaciones de emergencia
en la compra de los mismos.
Los compromisos presupuestarios, es decir: Orden de compra, servicio,
formato de liquidación de prestaciones sociales, entre otros deben
indicar la codificación presupuestaria debidamente verificada por el
analista y/o jefe de administración.
Informe de Gestión 2012
131
AUDITORIA OPERATIVA PRACTICADA AL INSTITUTO DE
SALUD PUBLICA DEL ESTADO BOLÍVAR (ISPEB) EJERCICIO
FISCAL 2009
Origen de la Actuación
Actuación Fiscal realizada en cumplimiento del Plan Operativo Anual
2011 de la Dirección de Control de la Administración Descentralizada
y Otro Poder e instrucciones contenidas en el Credencial Nº DCD -
0011-2011 de fecha 16 de junio del 2011,donde se confiere
autorización para efectuar Auditoría Operativa al Instituto de Salud
Pública del Estado Bolívar (ISPEB), ejercicio fiscal 2009 de
conformidad con lo establecido en los artículos 44 y 46 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República del Sistema
Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF).
Alcance
La presente actuación está orientada a evaluar, los procedimientos
aplicados para la compra de “Productos farmacéuticos y medicamentos,
Útiles menores médicos quirúrgicos de laboratorio, dentales y de
veterinaria”, “Equipos médico -quirúrgicos, dentales y de veterinaria” y
“Activos Reales”, realizadas por la autoridades del Institutos de Salud
Pública del estado Bolívar, con recursos financieros y presupuestarios
asignados por la Gobernación del estado Bolívar, durante el año 2009.
Para el análisis se consideró una muestr a del 30% del presupuesto
ejecutado por el ISPEB.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar los aspectos administrativos y presupuestarios de los recursos
otorgados al Instituto de Salud Pública del estado Bolívar durante el
ejercicio fiscal 2009, para la compra de “Productos farmacéuticos y
medicamentos, “Útiles menores médico quirúrgico s de laboratorio,
Informe de Gestión 2012
132
dentales y de veterinaria”, “Equipos médico -quirúrgicos, dentales y de
veterinaria” y “Activos Reales”.
Específicos
Determinar la totalidad de los recursos presupuestarios asignados al
Insti tuto de Salud Pública del estado Bolívar por el Ejecutivo Regional
para la compra de “Productos farmacéuticos y medicamentos, Útiles
menores médico- quirúrgicos de laboratorio, dentales y de veterinaria,
Equipos médico-quirúrgicos, dentales y de veterinaria”, “Activos
Reales” y verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los gastos en
las partidas 4.02.06.04.00 4.02. 10.04. 00, 4.04.06.01.00. Asimismo
constatar la distribución y comprobar la prescripción y aplicación de
“Productos farmacéuticos y medicamentos” y dotación de “Útiles
menores médico quirúrgicos de laboratorios, dentales y de veterinaria”
“Equipos médico -quirúrgicos, dentales y de veterinaria” y “Activos
Reales”, en los centros de salud adscritos al Insti tuto de Salud Pública
del estado Bolívar ubicados en el municipio Heres del es tado Bolívar.
Características Generales del Ente Evaluado
El Instituto de Salud Pública del Estado Bolívar (ISPEB) fue creado a
través de la Ley de Salud Pública del Estado Bolívar, con personalidad
jurídica propia y patrimonio distinto e independiente del fisco estatal;
adscrito a la Gobernación del Estado Bolívar, como ente
descentralizado del Servicio Nacional de Salud, es el órgano
competente del Ejecutivo Regional a todos los efectos de la ejecución
de las políticas de salud en el Estado.
Tiene como misión garantizar la calidad de la salud de los habitantes
del estado Bolívar, mediante un enfoque esencialmente preventivo que
atienda de manera oportuna, eficiente y con sentido de equidad a la
población usuaria, con la participación activa de la com unidad en la
toma de decisiones. Su visión es ser reconocido en el país como una
institución pública de salud, la cual presta sus servicios de manera
integral, eficiente, oportuna a la población; procurando que mejore su
Informe de Gestión 2012
133
calidad de vida y por consiguiente su productividad.
La filosofía de gestión, del ISPEB está enfocada a desarrollar la
concepción de medicina preventiva como vía para potenciar la calidad
de vida de la población, demostrando sensibilidad ante las necesidades
de la población y vocación de s ervicio ante sus demandas
Observaciones Relevantes
Se observó por una parte, un traslado interno de partida autorizado
mediante Punto de Cuenta Nº MPPS -ISPEB-0039-09 de fecha 16-11-
2009 por un monto de Bs.F. 64.720,13, el cual no está registrado en la
ejecución presupuestaria correspondiente a las partidas receptoras
4.02.06.04.00.00 “Productos farmacéuticos y medicamentos” y
4.02.10.04.00.00 “Útiles menores médicos -quirúrgicos de laboratorio,
dentales y de veterinaria”, y por otra parte en la ejecución financiera
presentada por el ISPEB no registraron pagos por la cantidad de Bs.F.
2.035.498,00.
Por otro lado, se observó la incorrecta imputación presupuestaria en la
adquisición de cien (100) Bigotes Nasal Pediátrico cuyo precio
unitario es de Bs.F. 3,55, por la partida 4.04.06.01.00 “Equipos
médico-quirúrgicos, dentales y de veterinaria”; bienes muebles de alto
costo unitario y con duración mayor de un año.”, resaltando que los
mismos son desechables y poseen bajo costo, por lo que de acuerdo a
la naturaleza del gasto, se debió imputar a la partida 4.02.10.04.00
“Útiles menores médico -quirúrgicos de laboratorio, dentales y de
veterinaria”; útiles menores y productos uti lizados en hospitales,
unidades sanitarias, consultorios, servicios veterinarios y afin es, tales
como: probetas, jeringuillas, agujas”.
Conclusiones
De la Actuación Fiscal practicada al ISPEB se tienen las siguientes
conclusiones:
Informe de Gestión 2012
134
Se realizó un traslado interno a las partidas 4.02.06. 04, 4.02.10.04 y
4.04.06.01 por un monto de Bs F. 64 .720,13 que no se registró en la
ejecución presupuestaria ni se registraron pagos por BsF.
2.035.498,00, en la ejecución financiera correspondiente al ejercicio
fiscal 2009.
Fue imputada a la partida 4.04.06.01 la adquisición de cien (100)
Bigotes Nasales Pediátricos siendo lo correcto imputar por la partida
4.02.10.04.
Recomendaciones
Con fundamento en lo expuesto anteriormente y dada las observaciones
señaladas en el informe, se recomienda lo siguiente:
Registrar oportunamente los traslados internos d e las partidas en la
ejecución presupuestaria así mismo se deben asentar los pagos
realizados a sus legítimos beneficiarios en la ejecución financiera del
año auditado.
Al momento de realizar las imputaciones presupuestarias se debe usar
correctamente el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos.
Informe de Gestión 2012
135
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTARIA
PRACTICADA AL INSTITUTO AUTÓNOMO DE MINAS
BOLÍVAR (IAMIB) EJERCICIO FISCAL 2007
Origen de la Actuación
De acuerdo al Plan Operativo de Auditorías, elaborado por la Dirección
de Control de la Administración Descentralizada y Otro Poder, y de
conformidad con la Credencial Nro. DCE-DCD 0151-2009 de fecha 25-
03-2009, se procedió a efectuar una Actuación Fiscal al Insti tuto
Autónomo de Minas Bolívar (IAMIB) en acatamiento a lo establecido
en los artículos 44 y 46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal
(LOCGRSNCF).
Alcance
La Actuación Fiscal se ajustó al análisis de los recursos otorgados por
el Ejecutivo Regional, al Instituto de Autónomo de Minas Bolívar
(IAMIB), así como los ingresos propios obtenidos por recaudación de
los tributos de su competencia durante el Ejercicio Fiscal 2007, del
cual se seleccionó una muestra correspondiente a Bs. 1.26 2.938,88
equivalente al 30% utilizando como criterio los gastos de mayor
cuantía, distribuido en las partidas presupuestarias 402, 403 y 404.
Objetivo General y Específicos
General
Verificar la legalidad y sinceridad de los procesos administrativos y
presupuestarios relacionados con su ejecución.
Específicos
Analizar la legalidad y sinceridad del manejo administrativo y
presupuestario de los recursos asignados al IAMIB en el ejercicio
fiscal 2007.
Informe de Gestión 2012
136
Constatar la legalidad, exactitud y veracidad de los proced imientos
administrativos y presupuestarios relacionados con la ejecución del
gasto.
Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de compra y solicitud
de servicios en relación a la selección de proveedores .
Analizar los ingresos por recaudación, producto de la explotación de
minerales no metálico.
Evaluar los contratos financiados con recursos provenientes de la Ley
de Asignaciones Económicas Especiales (LAEE).
Características Generales del Ente Evaluado
El Instituto Autónomo de Minas Bolívar ( IAMIB), se creó mediante
Gaceta Oficial del Estado Bolívar Extraordinaria N° 89 de fecha 30 -
05-2002, como un instituto autónomo con personalidad jurídica propia,
autonomía funcional y patrimonio propio e independiente del fisco
Estadal y Nacional. Su filosofía de gestión se basa en regular las
actividades mineras regidas por la Ley de Minas del estado Bolívar,
realizándolas de manera científica y racional, procurando la óptima
recuperación o extracción del recurso minero, con arreglo al principio
del desarrollo sustentable.
Observaciones Relevantes
De la legalidad y sinceridad del manejo administrativo y
presupuestario de los recursos manejados por el IAMIB en el ejercicio
fiscal 2007, se observó la asignación por la cantidad de Bs.
1.066.240,00, mediante Orden de Pago Permanente Directa Nº 185 de
fecha 19-01-2007 y Bs. 5.069.231,55 a través del Punto de Cuenta N°
PIAMIB 001-07 de fecha 18-01-2007, para un total asignado de Bs.
6.135.471,55.
Igualmente, se pudo observar que en la Distribución Presupuestaria
Inicial del Ejercicio Fiscal 2007 del IAMIB, el monto asignado a la
partida 407 “Transferencia y Donaciones” no correspondía con el
Informe de Gestión 2012
137
monto establecido según Decreto Nº 682, aprobado en Gaceta Oficial
del Estado Bolívar Extraordinaria Nº 336 de fecha 28 -12-2006, por
ende el instituto realizó la reforma respectiva al presupuesto original
mediante Acta S/N de fecha 20 -12-2007, para cumplir con lo
establecido en el referido Decreto. Asimismo, se realizó un ajuste por
insubsistencia para el cierre del ejercicio f iscal mediante el Decreto Nº
573 de fecha 28-12-2007, quedando un presupuesto total para el
ejercicio fiscal 2007 de Bs. 8.686.497,74.
En cuanto a los procedimientos administrativos y presupuestarios
relacionados con la ejecución del gasto, se tiene que en los expedientes
no se observaron documentos tales como: imputación presupuestaria,
análisis de precios, notas de entregas y facturas. Por otra parte, de la
revisión efectuada a los comprobantes de pago números 128, 595, 544,
104, 222 y 387, se constató que no se les efectuó la retención del 2% y
el 5% del ISRL, así como la retención del 75% de IVA, por concepto
de bienes y servicios adquiridos, de conformidad con las providencias
administrativas que regulan la materia, emanadas por la
Administración Tributaria.
Referente a los documentos que soportan el comprobante de pago Nº
143, se evidenció un gasto por la cantidad de Bs. 1.319,99, realizado a
cuentas de un trabajador del Instituto, que se desempeña como chofer
de presidencia; quien mediante oficio S/N de fecha 20-02-2007 solicitó
apoyo a la máxima autoridad del IAMIB, con el fin de tramitar la
adquisición de cuatro (04) cauchos tipo 7.50 R16 FlexTeel, para una
Camioneta de su propiedad, y autoriza que le sea descontado
quincenalmente en el presente ejer cicio fiscal 2007, hasta cubrir la
totalidad del monto. Con respecto al proceso de compra y solicitud de
servicios en relación a la selección de proveedores y contratistas, se
tiene que en quince (15) expedientes de adquisiciones de bienes y
servicios, no se anexan los tres (03) presupuestos, los cuales son
utilizados como soporte de los análisis de las ofertas que se realizan al
momento de realizar una adquisición.
Informe de Gestión 2012
138
Se constató que el inventario de bienes muebles al 31 -12-2007, cumple
con las disposiciones contenidas en la Publicación Nº 20, así como su
registro, clasificación e identificación. En relación al Inventario del
Parque Automotor, mediante inspección realizada el día 21 -10-2009, se
procedió a la revisión física de los ocho (08) vehículos que conf orman
dicho inventario, observándose un vehículo placa FAL -86S, marca
Jeep, modelo Cherokee, operativo y estacionado en la Insti tución. Por
otra parte, tres (03) vehículos no fueron verificados físicamente, ya
que se encontraban prestando servicios fuera del municipio Heres,
según información suministrada por funcionarios del IAMIB; y las
cuatro (04) unidades restantes se encontraron inoperantes por
problemas mecánicos desde un tiempo estimado entre seis (06) meses a
un (01) año.
Del análisis de los ingresos por recaudación producto de la explotación
de minerales no metálicos; se constató que tales ingresos para el
ejercicio fiscal 2007 y los ingresos por recaudar del año 2006 cobrados
en el 2007, alcanzaron la cantidad de Bs.1.321.148,03, distribuyéndose
porcentualmente, tal como le señala el artículo 67 de la Ley de Minas
del Estado Bolívar, un 50% entre las Alcaldías, 20% para la
Gobernación del estado Bolívar y el 30% restante al IAMIB.
Con respecto a los contratos financiados con recursos provenientes de
la Ley de Asignaciones Económicas Especiales (LAEE), se observaron
treinta y dos (32) contratos a los cuales se les asignaron recursos
mediante el precitado Decreto, seis (6) de ellos que totalizan la
cantidad de Bs. 539.546,41, estaban cuatro (4) paral izados por
incumplimiento del contrato por causas imputables al contratista desde
ejercicios fiscales anteriores, no obstante, no se evidenció la apertura
del procedimiento de rescisión de los contratos por parte del IAMIB en
el ejercicio fiscal 2007.
Informe de Gestión 2012
139
Conclusiones
En lo referente a los procedimientos administrativos y presupuestarios
relacionados con la ejecución del gasto, se denotó ausencia de los
controles respectivos, observándose que dentro de los expedientes de
pagos que conforman el gasto, fal tan piezas que lo justifican.
Igualmente se verificaron pagos a los cuales no se les efectuaron las
retenciones de ISLR e IVA por pagos realizados, así como también la
emisión del comprobante que justifique la retención. Se comprobaron
gastos por parte del IAM IB para cubrir gastos por Bs. 1.320,00, que no
son de su competencia, tal como la compra de cauchos para una
camioneta propiedad del chofer de presidencia. En cuanto a la factura
que se anexa en el expediente de pago Nº 168, no cumple con los
requisitos exigidos por el SENIAT.
De igual manera, se constató ausencia en el cuerpo del expediente de
piezas justificativas del gasto, por cuanto no anexan las tres (03)
cotizaciones de diferentes casas comerciales que permitan hacer un
análisis de precios-calidad. Con respecto al Inventario de Bienes
Muebles del IAMIB para el 2007, se constató que cumple con lo
estipulado en la Publicación Nº 20. Del Inventario del Parque
Automotor, se observó que existen ocho (08) vehículos, de los cuales
cuatro (04) estaban en estado inoperante, tres (03) no pudieron ser
inspeccionados por encontrarse fuera de la Ciudad, y un (01) vehículo
en operatividad se encontraba estacionado en las instalaciones del
IAMIB.
De los ingresos por recaudación, producto de la explotación de
minerales no metálicos del ejercicio fiscal 2007 y los ingresos del año
2006 cobrados en el 2007, se obtuvo que, para el ejercicio fiscal
auditado se recaudó un total de Bs. 1.321.148,03, produ cto de la
explotación mineral de las concesiones otorgadas, y su posterior
distribución en cumplimiento de la Ley de Minas del Estado Bolívar.
De los contratos financiados con recursos provenientes de la Ley de
Informe de Gestión 2012
140
Asignaciones Económicas Especiales LAEE, se constató que, seis (6)
de ellos que totalizan la cantidad de Bs. 539.546,41, estaban cuatro (4)
paralizados por incumplimiento del contrato por causas imputables al
contratista desde ejercicios fiscales anteriores. De igual manera se
comprobó que durante el periodo fiscal auditado no se rescindieron
contratos.
Recomendaciones
Antes de efectuar los procedimientos administrativos de compra y
adquisición de bienes, la Unidad de Compra y Bienes debe asegurarse
de coordinar los asuntos relativos a procesos de c ompra de materiales
y de insumos, conforme a la normativa establecida por el Servicio
Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT). Implantar mecanismos de control necesarios que coadyuven
a la formación de expedientes de gastos, y a su vez establecer e
implementar un adecuado sistema de control interno que permita
integrar los procedimientos administrativos, manuales y
automatizados, que aseguren un flujo de información eficiente. Dar
cumplimiento a las disposiciones legales inherent es al finiquito de las
rescisiones de los correspondientes contratos LAEE.
Informe de Gestión 2012
141
AUDITORÍA OPERATIVA AL INSTITUTO DE VIVIENDA,
OBRAS Y SERVICIOS DEL ESTADO BOLÍVAR (INVIOBRAS -
BOLÍVAR), RELACIONADO AL PROYECTO “SUSTITUCIÓN DE
1000 RANCHOS POR VIVIENDAS DIGNAS EN EL ESTADO
BOLÍVAR”, INICIADO EN EL AÑO 2005.
Origen de la Actuación
De acuerdo al Plan Operativo de Auditorías correspondientes al año
2012 y en cumplimiento de las competencias que por Ley le han sido
asignadas a la Contraloría del Estado Bolívar, la Di rección de Control
de la Administración Descentralizada y Ot ro Poder consideró ordenar
una Actuación Fiscal dirigida a realizar Auditoría Operativa al
Insti tuto Autónomo de Vivienda, Obras y Servicios del estado Bolívar
relacionado al proyecto “Sustitución de 1000 ranchos por viviendas
dignas en el estado Bolívar”, iniciado en el año 2005, conforme a
instrucciones contenidas en la Credencial Nº DCD -DAD-007 de fecha
21-03-2012, en acatamiento a lo establecido en los artículos 44 y 46 de
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema
Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF).
Alcance
La Actuación Fiscal contempla la evaluación y análisis selectivo de los
procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos,
relacionados con una muestra de veinte (20) contrataciones,
seleccionadas en los municipios Heres y Caroní, equivalente al 10,58
% de un universo de ciento ochenta y nueve (189) suscritas para la
ejecución del Proyecto denominado: “Sustitución de 1.000 ranchos por
viviendas dignas en diferentes municipios del Estado Bolívar”.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar el grado del cumplimiento del Convenio de Cooperación
Interinsti tucional suscrito entre el Instituto de Vivienda, Obras y
Informe de Gestión 2012
142
Servicios del Estado Bolívar (INVIOBRAS BOLÍVAR) y la
Corporación Venezolana del Petróleo, S.A. (C.V.P.), en fecha 19 -09-
2005, para la ejecución del Proyecto denominado: “Sustitución de
1.000 ranchos por viviendas dignas en diferentes municipios del
Estado Bolívar”.
Específicos
Verificar la legalidad de los procesos de recepción e incorporación de
los recursos presupuestarios y financieros del proyecto.
Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de selección de
contratistas.
Analizar el cumplimiento del proyecto ejecutado por el Instituto, a
partir del ejercicio fiscal 2005.
Evaluar la legalidad y sinceridad de los aspectos administrativos
relacionados con la documentación de los contratos culminados y/o
rescindidos.
Constatar a través de la inspección física, el estado actual de las
viviendas.
Observaciones Relevantes
El Ministerio para la Vivienda y Hábitat , mediante Punto de Cuenta Nº
003 de fecha13-07-2005, aprobado por el Presidente de la República
Bolivariana de Venezuela solicitó la cantidad de Bs. 1.256.000.000,00,
para ser destinados a varios programas, dentro de los cuales se
encontraba señalado en el punto 3) Sustitución de Ranchos por
Viviendas (Planes Estadales) correspondiéndole al Estado Bolívar una
inversión total de Bs.24.999.998,84. Del proceso de selección de
contratistas relacionado con la ejecución del prec itado proyecto para el
período fiscal 2005-2006, se pudo evidenciar que se efectuaron en total
ciento ochenta y nueve (189) contrataciones, de las cuales ciento
diecisiete (117) corresponden a construcción de viviendas, treinta y
seis (36) a inspecciones contratadas, veintiséis (26) a suministro de
Informe de Gestión 2012
143
materiales y diez (10) a servicios de alquiler y transporte de
maquinarias. Todas ellas adjudicadas directamente, por lo que no se
observó proceso de licitación para las referidas contrataciones
directas, fundamentadas éstas en el Decreto Nº 640 de fecha 10 -10-
2005, publicada en Gaceta Oficial del Estado Bolívar Nº 395 de fecha
17-10-2005, emitido por el Gobernador del Estado Bolívar. En el
contrato Nº INVIOBRAS 008-2006 de fecha 13-02-2006, suscri to entre
INVIOBRAS-BOLÍVAR y la empresa Cooperativa de Servicios
“Pancha Duarte 1971, R.S., se evidenció que la empresa debió
reintegrar la cantidad de Bs. 5.577,79 por concepto de anticipo no
amortizado más la cantidad de Bs. 7.182,92 por concepto de
indemnización, para un total de Bs. 12.760,71. La orden de servicio Nº
DLP-05-596 sin fecha, asignada a la empresa: Metalúrgica Chirica,
C.A., presentan fecha de emisión posterior al 15 -12-2005 que
constituye la fecha final del lapso correspondiente al cronograma de
ejecución de dicho servicio, constatándose que debe aplicarse la
sanción por penalidad hasta el 26 -01-2006, por 42 días de retardo para
la cantidad de Bs. 94.080,00 y/o la rescisión del contrato. Asimismo,
la empresa Inversión Inmobiliaria H.D., C.A. mediante orde n de
servicio Nº DLP 05-399 sin fecha, se evidenció que era procedente la
aplicación de una sanción de penalidad por parte de INVIOBRAS -
BOLIVAR, resultando una cantidad de Bs. 94.499,68 y/o la rescisión
del contrato. La orden de servicio Nº DLP -05-399 sin fecha, a nombre
de la empresa Inversión Inmobiliaria H.G., C.A, por un monto total de
Bs. 1.499.994,90, posee un saldo pendiente por cancelar de Bs.
672.433,63 por concepto de trincotes no suministrados, faltando por
amortizar un anticipo (45%) no reintegr ado de Bs. 267.138,11. En la
orden de servicio Nº DLP-05-596 sin fecha, a nombre de la empresa
Metalúrgica Chirica, C.A., se constató que totalizan la cantidad de 372
kit suministrados, por un monto de Bs. 2.014.366,61, quedando un
saldo pendiente por cancelar de Bs. 225.633,39. Cabe destacar que del
Informe de Gestión 2012
144
monto inicial de Bs. 2.240.000,00 fue cancelado un anticipo de 45%
por Bs. 997.192,98 y no se suscribió fianza por este concepto.
Conclusiones
De los recursos presupuestarios y administrativos, se determinó qu e
existían las previsiones para respaldar la disponibilidad presupuestaria
del proyecto, relacionado con la ejecución de las viviendas, los cuales
fueron debidamente aprobados previo al proceso de contrataciones
mediante el Convenio INVIOBRAS Y CVP, S.A, además de otros
ingresos extraordinarios.
Del proceso de selección de contratistas se evidenció que los contratos
de obra fueron adjudicados directamente como un procedimiento
excepcional, sustentados en una inadecuada aplicación del Decreto de
Emergencia en materia habitacional, fundamentado en el Decreto
Regional Nro. 640 de fecha 10 -10-2005, emitido por el Gobernador del
Estado Bolívar.
Se ejecutó la cantidad de novecientas cincuenta y cinco (955)
viviendas, quedando pendientes cuarenta y cinco (45) viviendas
invadidas antes de culminarse. De las muestra seleccionada de las
contrataciones efectuadas para la ejecución del Convenio, de las cuales
dos (02) se rescindieron por incumplimiento en el lapso de ejecución,
además de dos (02) que no suministraron l a cantidad de materiales
según lo convenido en la orden de servicio, quedando pendientes
reintegros de anticipos no amortizados que ascienden a la cantidad de
Bs. 334.881,24, por este concepto, generando un daño al patrimonio.
Existen cuarenta y cinco (45 ) viviendas en situación de invasión, siete
(07) están ubicadas en la manzana S, del Sector Marhuanta, parroquia
Marhuanta, municipio Heres, del estado Bolívar, y treinta y ocho (38)
ubicadas en las manzanas F y G del Sector UD -338, Villa Diamante,
Parroquia Unare, municipio Caroní del Estado Bolívar; las cuales no
fueron culminadas por las empresas constructoras.
Informe de Gestión 2012
145
Recomendaciones
Realizar las gestiones necesarias a fin de lograr la meta prevista en el
proyecto, una vez asignados los recursos mediante convenios para
prever en futuros casos las circunstancias que pudieran incidir
negativamente en el cumplimiento del mismo y posteriormente aplicar
las clausulas establecidas en el tiempo previsto para tales fines.
Establecer mecanismos de control a los fi nes de soportar con
documentación suficiente y pertinente, los trámites administrativos de
las contrataciones de conformidad con las normativas legales vigentes
que rigen la materia.
Practicar las diligencias correspondientes con la finalidad de que las
empresas contratistas cancelen al Instituto la cantidad de Bs.
334.881,24, por concepto de reintegro de anticipos no amortizados, y
su consecuente daño al patrimonio.
Informe de Gestión 2012
146
PROYECTO DE DESARROLLO ENDÓGENO:
“ASENTAMIENTO CAMPESINO PALMARITO ”, ALCALDÍA DEL
MUNICIPIO HERES DEL ESTADO BOLÍVAR
Origen de la Actuación
La Actuación Fiscal se originó de acuerdo a solicitud emanada de la
Contraloría General de la República, mediante Oficio N° 01 -00-000218
de fecha 08-04-2010 y de acuerdo a instrucciones contenidas en la
Credencial N° DC-DCP-016 de fecha 11-10-2012, de conformidad con
lo previsto en los art ículos 5 y 46 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal
(LOCGRSNCF).
Alcance
La Actuación Fiscal comprende la evaluación selectiva del proyecto de
desarrollo endógeno: “Asentamiento Campesino Palmarito”, Municipio
Heres, Ciudad Bolívar del Estado Bolívar”, período 2005 -2007,
orientado a la ejecución físico -financiera y pagos por concepto de
valuaciones de cinco (05) expedientes de contratos de obras y una (01)
adquisición de bienes.
Objetivo General y Específicos
General
Evaluar la legalidad de los procedimientos en la asignación, recepción
y distribución de los recursos, como también la sinceridad en la
ejecución del proyecto endógeno: “Asentamiento Campesino
Palmarito.”
Específicos
Analizar la legalidad y sinceridad de l os procedimientos de recepción y
manejo de los recursos presupuestarios y financieros, asignados por la
Vice-presidencia de la República, a través del VI Gabinete Móvil.
Informe de Gestión 2012
147
Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de selección de
contratistas.
Confirmar la legalidad y sinceridad de las operaciones administrativas,
presupuestarias y financieras, relacionadas con la ejecución de los
proyectos.
Confirmar a través de la inspección física de la obra que ésta de haya
ejecutado bajo los criterios técn icos establecidos, así como verificar
los bienes adquiridos para el funcionamiento de la obra.
Características Generales del Ente Evaluado
La Alcaldía en el año 2004, con recursos provenientes del Fondo
Intergubernamental para la Descentralización (FIDES), con un aporte
de Bs. 90.732,06 y del presupuesto ordinario de BsF.183,41, inició la
construcción del mirador turíst ico que no llegó a concluirse por falta
de recurso (I Etapa) y en la propuesta de la II Etapa incluye la
terminación de la edificación princ ipal (mirador).
Observaciones Relevantes
De acuerdo a la revisión efectuada a la documentación suministrada
por la Alcaldía del municipio Heres del estado Bolívar, con relación al
proyecto endógeno: “Asentamiento Campesino Palmarito”, durante los
ejercicios fiscales 2005, 2006 y 2007, se determinó que los recursos
fueron aprobados por la Vicepresidencia de la República (Ente
Coordinador Presidencial) en fecha 23 -08-05, emanado de la
Coordinación Política Terri torial bajo la administración del Contrato
de Fideicomiso suscrito entre la Alcaldía y el BANDES en fecha 31 -
08-2005.
Del procedimiento de selección de empresas relacionadas con la
ejecución de obras y la adquisición de bienes, para el período fiscal
2005, 2006 y 2007, se pudo evidenciar que se efect uaron seis (06)
contrataciones, tres (03) de obras y una (01) de bienes en el año 2005 y
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dos (02) de obras en el año 2006, mediante el procedimiento de
adjudicación directa.
En el contrato N° DU-AD-181-2005, celebrado entre la Alcaldía del
municipio Heres y la Empresa Enviroment and Energy, C. A.
(ENANEN, C. A.), por un monto de Bs. 172.163,20 de fecha 19 -12-
2005, para la obra “Construcción Mirador Turístico Palmarito, II
Etapa (Caminería)”, se constató que el ciudada no Amed José Torrealba
Femayor, C.I. N° 6.499.097, representante legal (accionista
mayoritario) ejercía el cargo de presidente de la empresa, para el
momento de la firma del contrato, y a su vez se desempeñaba como
Diputado Suplente del Consejo Legislativo del Estado Bolívar (CLEB)
para el período 2004-2008. A tal efecto, se evidencia la celebración
del contrato por el funcionario público, con los entes públicos.
En el proyecto original del “Núcleo de Desarrollo Endógeno
Palmarito”, se evidenció la falta del estudio de impacto ambiental y
socio cultural, para el desarrollo del proyecto durante las etapas de
construcción y en funcionamiento. Asimismo, el Ministerio del
Ambiente mediante oficio Nº 01 -00-19-07-03-0281/2006 de fecha 08-
04-2006, hace el requerimiento del precitado estudi o a la Alcaldía del
municipio Heres.
De las órdenes de pago pertenecientes al contrato Nº DU -AD-137-06,
firmado entre la Alcaldía y la Asociación Cooperativa, Servicios y
Construcciones, RL; se evidenció en fecha 27 -11-2006, que el monto
ascendió a Bs.21.797,34, determinándose un pago por concepto de
anticipo por Bs. 10.898,67, (50%) en fecha 01 -12-2006, y un pago
posterior por concepto de valuación única de Bs. 21.797,34 en fecha
20-12-2006, totalizando un monto de Bs. 32.696,02, que representa
150 % del monto contratado, por lo que existe una cantidad adicional
de Bs. 10.898,67, producto de la no amortización del anticipo por parte
de la ci tada empresa.
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De la Construcción del “Mirador Turístico Palmarito”, II Etapa,
ejecutada por la Asociación Cooperativa Servicios y Construcciones,
RL, según contrato N° DU-AD-084-2005, se determinó como resultado
de las mediciones practicadas, una diferencia en cantidades de obras
por Bs.14.973,01. La obra: “Culminación del Estacionamiento Módulo
Turistico Palmarito”, asignada a la Contratista: Asociación
Cooperativa Servicios y Construcciones, RL mediante el Contrato N°
U-AD-137-2006; está totalmente culminada y en funcionamiento,
presentando un buen acabado.
Conclusiones
En el VI Gabinete Móvil efectuado en el Ecomuseo del Caroní en San
Félix, estado Bolívar en fecha 15-04-2005, se aprobó el proyecto
“Asentamiento Campesino Palmarito”, con recursos aprobados por la
Vicepresidencia y administrados por la Alcaldía a través de la cuenta
N° 0007-0084-37-0000000295 de BANFOANDES.
La Alcaldía del Municipio Heres, celebró contrato de obra con una
empresa contratista sin revisar el Registro Mercantil , donde aparece un
ciudadano que se desempeña como Diputado Suplente del Consejo
Legislativo del Estado Bolívar (CLEB), para el período 2004-2008.
Asimismo, no se efectuó el estudio de impacto ambiental y socio
cultural, solici tado por el Ministerio del Ambiente.
De las seis (06) contrataciones celebradas por la Alcaldía (I y II
Etapa), se evidenció que cinco (05) correspondía n a obras, ejecutadas
en su totalidad y una (01) de adquisición de bienes con un avance
físico del 40%. En el Contrato N° DU -AD-084-2005, se constató a
través mediciones in situ que existían diferencias entre las cantidades
de obra relacionadas y las ejecu tadas, por un monto de Bs. 14.973,01.
Recomendaciones
Debe darse cumplimiento a las cláusulas establecidas en los contratos
de fideicomiso, suscritos con la entidad financiera a fin de garantizar
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transparencia en la administración de los recursos asignado s para la
ejecución del proyecto.
Establecer los procedimientos tendentes a verificar y analizar, previo a
la firma de los contratos, los documentos necesarios para la
contratación de obras, adquisición de bienes y/o servicios; con el fin
de evitar que se celebren negocios jurídicos con personas al servicio
del Estado.
Todos los proyectos que se elaboren en medio ambiente natural y rural
que afecten el ecosistema, debe prever un estudio de impacto ambiental
y socio cultural, necesario para cumplir con la permisología exigida
por el Ministerio del Ambiente.
Implementar mecanismos de control en la ejecución de las obras, a fin
evitar errores u omisiones en las mediciones que soportan las
valuaciones de obra ejecutadas, garantizando q ue las cantidades
ejecutadas coincidan con las relacionadas.