48
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui permasalahan yang ada
pada PD Bumi Artha Sejahtera Insan Cemerlang Ciseeng Bogor, penulis akan
memberikan suatu sistem usulan yang merupakan pengembangan dari sistem yang
saat ini berjalan. Sistem yang diusulkan merupakan sistem komputerisasi dari
sistem yang sedang berjalan saat ini. Pembahasan dari sisitem yang lama ke sistem
yang baru diharapkan akan membantu mengatasi permasalahan yang ada saat ini.
Adapun tujuan dari komputerisasi sistem secara umum adalah untuk
memberikan pandangan baru serta memberikan alternatif pemecahan masalah yang
dapat dilakukan. Sedangkan tujuan khususnya adalah untuk membantu
memperbaiki sistem yang saat ini berjalan agar dapat meningkatkan efektifitas dan
efisiensi dalam melakukan pekerjaan.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Prosedur sistem usulan ini pada dasarnya sama dengan prosedur sistem
berjalan dan tidak akan merubah prosedur yang sudah ada, namun pada sistem
usulan ini menggunakan sistem komputerisasi pembelian yang selama ini masih
menggunakan sistem manual. Dengan sistem usulan ini diharapkan prosedur yang
digunakan menjadi lebih efektif dengan kualitas hasil pengolahan data jauh lebih
baik dibandingkan dengan sistem manual. Adapun tahap-tahap sistem usulan ini
adalah:
49
1. Prosedur Pembelian Bahan Baku
Pada prosedur pembelian bahan baku, bagian Purchasing akan mengecek
data bahan baku di file bahan baku, untuk melihat apakah stok bahan baku
sudah menipis. Jika stok bahan baku sudah menipis maka bagian Purchasing
akan menginput data pemesanan ke file pemesanan dan file detail pemesanan,
kemudian mencetak PO (Purchase Order) berdasarkan file pemesanan dan
file detail pemesanan. PO yang telah dicetak akan diserahkan kepada Supplier
sebagai bukti adanya pemesanan barang.
2. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Proses penerimaan bahan baku ini, Supplier akan menyerahkan bahan baku
disertai dengan bukti dokumennya seperti Invoice dan Surat Jalan (SJ),
kemudian surat jalan tersebut akan di arsipkan ke arsip surat jalan.
Penerimaan barang akan dilakukan oleh Purchasing, dimana Purchasing
akan melihat data pemesanan di file pemesanan dan file detail pemesanan,
untuk mengecek apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan
pemesanannya. Jika ada barang yang tidak sesuai maka Purchasing akan
membuat retur bahan baku yang akan diberikan kepada Supplier, data retur
kemudian disimpan ke dalam file retur dan file detail retur. Jika tidak ada
bahan baku yang rusak maka Purchasing akan menginputkan data pembelian
ke dalam file Penerimaan dan file detail penerimaan. Bagian Purchasing akan
membuat dan mencetak Tanda Terima Barang (TTB) berdasarkan file
penerimaan. TTB yang sudah dicetak akan diberikan kepada Supplier sebagai
bukti bahwa barang telah diterima, sedangkan Invoice akan diarsipkan ke
dalam Arsip Invoice.
50
3. Prosedur Pembayaran
Pada prosedur pembayaran ini, bagian keuangan akan menanganinya. Bagian
keuanngan akan melihat berapa nominal yang harus dibayarkan kepada
Supllier berdasarkan file penerimaan, dan bagian keuangan akan membayar
via Bank. Setelah itu bagian keuangan akan mengirimkan bukti transfer
kepada Supplier sebagai bukti bahwa PD Bumi Artha Sejahtera Insan
cemerlang telah melakukan pembayaran dan copy bukti transfer akan di
arsipkan ke dalam arsip pembayaran.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Pada proses pembuatan laporan, bagian Purchasing yang akan membuat
laporan pembelian dan laporan pengeluaran kas setiap bulannya. Laporan
tersebut akan dibuat berdasarkan data-data di file pembelian, file barang, dan
file pembayaran. Laporan yang telah dibuat akan diserahkan kepada Owner.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
A. Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar IV. 1 Diagram Konteks Sistem Usulan
51
B. Diagram Nol Sistem Usulan
Gambar IV. 2 Diagram Nol Sistem Usulan
Tanda Bukti
Pembayaran
52
C. Diagram Detail Prosedur Pembelian Bahan Baku Usulan
Gambar IV. 3 Diagram Detail Sistem Usulan
Prosedur Pembelian Bahan Baku
53
D. Diagram Detail Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Gambar IV. 4 Diagram Detail Sistem Usulan
Prosedur Penerimaan Bahan Baku
SJ : Surat Jalan
TTB : Tanda Terima Barang
PO : Purchase Order
54
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
1. Kamus Data Dokumen Masukan Usulan
a. Nama Arus Data : Data Bahan Baku
Alias : -
Bentuk : Tampilan Layar Komputer
Arus Data : File Bahan Baku – Proses 1
Penejelasan : Daftar nama-nama barang
Periode : Setiap melihat data barang
Volume : 1 Form
Struktur Data : Header + Isi
Header : Judul
Isi : kd_barang + nm_barang + Harga + Satuan + Stok +
Cari Barang
b. Nama Arus Data : Data Retur
Alias : -
Bentuk : Tampilan Layar Komputer
Arus Data : Proses 2 – File Retur
Proses 2 – File Detail Retur
Penejelasan : Daftar nama-nama barang yang akan di retur
Periode : Setiap melakukan retur barang
Volume : 1 Form
Struktur Data : Header + Isi
Header : Judul
55
Isi : kd_retur + id_pengguna + kd_penerimaan +
Tanggal + Jam + kd_supplier
c. Nama Arus Data : Data Pemesanan
Alias : -
Bentuk : Tampilan Layar Komputer
Arus Data : Proses 1 – File Pemesanan
Proses 1 – File Detail Pemesanan
File Pemesanan – Proses 2
File Detail Pemesanan – Proses 2
Penjelasan : Digunakan untuk membuat daftar barang yang
akan di pesan
Periode : Setiap melakukan pemesanan
Volume : 1 Form
Struktur Data : Header + Isi
Header : Judul
Isi : kd_penerimaan + id_pengguna _ kode_supplier +
Tanggal + Jam + Nm_perusahaan
d. Nama Arus Data : Data Pembelian
Alias : -
Bentuk : Tampilan Layar Komputer
Arus Data : Proses 2 – File Penerimaan
Proses 2 – File Detail Penerimaan
Penjelasan : Daftar nama-nama barang yang sudah di beli
Periode : Setiap ada pembelian barang
56
Volume : 1 Form
Struktur Data : Header + Isi
Header : Judul
Isi : kd_penerimaan + id_pengguna + kd_pemesanan +
Tanggal + jam + No_faktur + kd_supplier
e. Nama Arus Data : Invoice
Alias : -
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Supplier – Proses 2
Penjelasan : Sebagai bukti terima barang
Periode : Setiap penerimaan barang
Volume : 1 – 2 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan + Alamat + Telp
Isi : Judul + No + Telah_terima_dari +Uang_sejumlah +
Description + No_PO
Footer : Nama_Bank + No_Rekening + Tanggal +
Tanda_Tangan
f. Nama Arus Data : SJ
Alias : Surat Jalan
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Supplier – Proses 2
Proses 2 – Arsip SJ
Penjelasan : Sebagai bukti terima barang
57
Periode : Setiap penerimaan barang
Volume : 1 – 2 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan + Alamat + Telp
Isi : Judul + No + Tanggal + Kepada + No_PO +
Description
Footer : Tanda_tangan
2. Kamus Data Dokumen Keluaran Usulan
a. Nama Arus Data : PO
Alias : Purchase Ordeer
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 1 - Supplier
Penjelasan : Sebagai pemesanan barang
Periode : Setiap melakukan pemesanan
Volume : 1 – 2 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo_perusahaan + Alamat + Telp
Isi : Judul + @no_po + tgl_po + kd_supplier +
nm_perusahaan + alamat + telp
1{kd_barang + nm_barang + spesifikasi + qty +
harga + total}n
Keterangan : @no_po *@no_po terdiri dari 8 digit bertipe text*
Footer : total_harga + grand_total
58
b. Nama Arus Data : Tanda Bukti Pembayaran
Alias : -
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 3 – Supplier
Proses 3 – File Pembayaran
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran
Periode : Setiap melakukan transaksi pembayaran
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi
Header : tanggal + judul
Isi : tanggal_trans + jam + no_referensi + tuj_transfer +
nm_penerima + jml_transfer + berita + jns_transfer +
no_urut
c. Nama Arus Data : Laporan Kas Bulanan
Alias : -
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 4 - Owner
Penjelasan : Mengetahui pengeluaran kas
Periode : Setiap bulan
Volume : 1 – 2 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo_perusahaan + alamat + telp
Isi : 1{@no_po + keterangan + nomor_pembelian +
total}n
59
Keterangan : @no_po *terdiri dari 8 digit bertipe text*
Footer : Purchasing
d. Nama Arus Data : Laporan Pembelian
Alias : -
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 4 - Owner
Penjelasan : Mengetahui pengeluaran kas
Periode : Setiap bulan
Volume : 1 – 2 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo_perusahaan + alamat + telp
Isi : 1{@no_po + nama_barang + harga + satuan_barang
+ total}n
Footer : Purchasing
e. Nama Arus Data : TTB
Alias : Tanda Terima Barang
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 2 - Supplier
Penjelasan : Bukti terima barang
Periode : Setiap penerimaan barang
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo_perusahaan + alamat + telp
60
Isi : judul + no_tanda_terima + tanggal + no_pembelian
+ kd_supplier + nm_supplier + nm_perusaahaan +
alamat + no_surat_jln + 1{@kd_barang + nn_barang
+ spesifikasi + qty_terima + keterangan}n
Keterangan : @kd_barang *@ kd_barang terdiri dari lima digit
bertipe text*
Footer : yg_menyerahkan + yg_menerima
f. Nama Arus Data : Nota Retur
Alias : -
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 2 - Supplier
Penjelasan : Bukti pengembalian barang yang tidak sesuai
Periode : Setiap ada barang yang tidak sesuai
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo_perusahaan + alamat + telp
Isi : Judul + tanggal + nm_perusahaan 1{no +
nm_barang + keterangan + banyaknya + hrg_satuan +
keterangan + nomor_pembelian + total
Footer : Purchasing
61
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
a. Nama dokumen : Data bahan baku
Fungsi : Digunakan untuk melihat daftar nama-nama
barang
Sumber : Purchasing
Tujuan : Purchasing
Media : Komputer
Frekuensi : Setiap melihat data barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : C-1
b. Nama dokumen : Data retur
Fungsi : Sebagai bukti pengembalian barang
Sumber : Purchasing
Tujuan : Supplier
Media : Komputer
Frekuensi : Setiap ada pengembalian barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : C-2
c. Nama dokumen : Data Pemesanaan
Fungsi : Digunakan untuk membuat pesanan bahan baku
Sumber : Purchasing
Tujuan : Purchasing
Media : Komputer
62
Frekuensi : Setiap akan melakukan pemesanan
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : C-3
d. Nama dokumen : Data Pembelian
Fungsi : Digunakan untuk mengatahui bahan baku apa saja
yang sudah dibeli
Sumber : Purchasing
Tujuan : Purchasing
Media : Komputer
Frekuensi : Setiap pembelian bahan baku
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : C-4
e. Nama dokumen : Invoice
Fungsi : Sebagai bukti terima barang
Sumber : Supplier
Tujuan : Purchasing
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap penerimaan bahan baku
Jumlah : 1 – 2 Lembar
Bentuk : C-5
f. Nama dokumen : Surat Jalan (SJ)
Fungsi : Digunakan sebagai surat pengantar barang
Sumber : Supplier
Tujuan : Purchasing
63
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap adanya pengiriman barang
Jumlah : 1 – 2 Lembar
Bentuk : C-6
4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
a. Nama dokumen : Purchase Order (PO)
Fungsi : Sebagai pemesanan barang
Sumber : Purchasing
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan
Jumlah : 1-2 Lembar
Bentuk : D-1
b. Nama dokumen : Bukti Transfer
Fungsi : Digunakan sebagai bukti pembayaran
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : D-2
c. Nama dokumen : Laporan Kas Bulanan
Fungsi : Mengetahui data laporan pengeluaran pembelian
Sumber : Bagian Keuangan
64
Tujuan : Owner
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap bulan
Jumlah : 1 – 2 Lembar
Bentuk : D-3
d. Nama dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Digunakan sebagai laporan pembelian
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Owner
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada penerimaan barang
Jumlah : 1 – 2 Lembar
Bentuk : D-4
e. Nama dokumen : Tanda Terima Barang
Fungsi : Digunakan sebagai bukti terima barang
Sumber : Purchasing
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap penerimaan barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : D-5
f. Nama dokumen : Nota Retur
Fungsi : Digunakan untuk meretur barang masuk yang
tidak sesuai
65
Sumber : Purchasing
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap penerimaan barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : D-6
4.5.3. Entity Relationship Diagram
Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data di
kembangkan kembali ke dalam bentuk Entity Relational Diagram, sehingga
hubungan antar entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan
field-field di dalam database. Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem
pembelian bahan baku PD Bumi Artha Sejahtera Insan Cemerlang.
66
a. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV. 5 Entity Relationship Diagram (ERD)
67
b. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV. 6 Logical Rrecord Structure (LRS)
1
68
4.5.4. Spesifikasi File
Dalam pembuatan spesifikasi file ini digunakan database dengan nama
db_pembelian.accdb yang terdiri dari :
1. Nama File : File Bahan Baku
Akronim : Bahan Baku
Fungsi : Untuk data bahan baku
Type File : Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 45 Byte
Field Key : kd_barang
Software : Microsoft Access2007
Tabel IV. 1
Spesifikasi File Data Bahan Baku
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Barang kd_barang Text 5 Primary Key
2 Nama Barang nm_barang Text 25
3 Harga Barang hrg_barang Currency
4 Stok Barang stok_barang Text 4
5 Satuan Barang satuan_barang Text 6
6 Kode Supplier kd_supplier Text 5 Foreign Key
2. Nama File : File Detail Pemesanan
Akronim : Detail Pemesanan
Fungsi : Untuk menyimpan transaksi pemesanan secara
detail
69
Type File : Detail transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 35 Byte
Field Key : -
Software : Microsoft Access2007
Tabel IV. 2
Spesifikasi File Detail Pemesanan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode
Pemesanan kd_pemesanaan Text 10 Foreign Key
2 Kode Barang kd_barang Text 25 Foreign Key
3 Harga Barang hrg_barang Currency
4 Jumlah Barang jml_barang Number
Single
5 Subtotal Subtotal Currency
3. Nama File : File Detail Penerimaan
Akronim : Detail Penerimaan
Fungsi : Untuk menyimpan transaaksi penerimaan secara
detail
Type File : Detail transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 15 Byte
Field Key : -
70
Software : Microsoft Access2007
Tabel IV. 3
Spesifikasi File Detail Penerimaan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Terima kd_terima Text 10 Foreign Key
2 Kode Barang kd_barang Text 5 Foreign Key
3 Jumlah Terima jml_terima Number
Single
4. Nama File : File Detail Retur
Akronim : Detail Retur
Fungsi : Untuk bukti pengembalian barang yang tidak sesuai
Type File : Detail transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 30 Byte
Field Key : -
Software : Microsoft Access2007
Tabel IV. 4
Spesifikasi File Detail Retur
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Retur kd_retur Text 10 Foreign Key
2 Kode Barang kd_barang Text 5 Foreign Key
3 Harga Barang hrg_barang Currency
4 Jumlah Barang jml_barang Number
Single
5 Subtotal subtotal Currency
5 Keterangan Keterangan Text 15
71
5. Nama File : File pemesanan
Akronim : pemesanan
Fungsi : Untuk membuat daftar pesanan bahan baku
Type File : Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 20 Byte
Field Key : kd_pemesanan
Software : Microsoft Access2007
Tabel IV. 5
Spesifikasi File Pemesanan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Pemesanan kd_pemesanan Text 10 Primary Key
2 Tanggal Pemesanan tgl_pemesanan Date/Time
3 Kode Supplier kd_supplier Text 5 Foreign Key
4 ID Pengguna Id_pengguna Text 5 Foreign Key
5 Total Barang total_barang Number Single
6 Grand Total grand_total Currency
6. Nama File : File Penerimaan
Akronim : Penerimaan
Fungsi : Sebagai bukti terima barang
Type File : Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
72
Panjang Record : 35 Byte
Field Key : kd_terima
Software : Microsoft Access2007
Tabel IV. 6
Spesifikasi File Penerimaan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Terima kd_terima Text 10 Primary Key
2 Tanggal Terima tgl_terima Date/Time
3 Jam Terima jam_terima Date/Time
4 ID Pengguna id_pengguna Text 5 Foreign Key
5 Kode Pemesanaan kd_pemesanan Text 10 Foreign Key
6 Nomor Invoice no_invoice Text 10
7 Total Barang total_barang Number Single
7. Nama File : File Pengguna
Akronim : Pengguna
Fungsi : Sebagai akses masuk ke dalam sistem
Type File : Login
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 40 Byte
Field Key : id_penngguna
Software : Microsoft Access2007
73
Tabel IV. 7
Spesifikasi File Pengguna
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 ID Pengguna id_pengguna Text 5 Primary Key
2 Nama Pengguna nm_pengguna Text 15
3 Password Password Text 10
4 Gambar Gambar Text 10
8. Nama File : File Retur
Akronim : Retur
Fungsi : Untuk bukti pengembalian baraang yang tidak
sesuai
Type File : Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 25 Byte
Field Key : kd_retur
Software : Microsoft Access2007
Tabel IV. 8
Spesifikasi File Retur
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Retur kd_retur Text 10 Primary Key
2 Tanggal Retur tgl_retur Date/Time
3 Jam Retur jam_retur Date/Time
4 Jumlah Retur jml_retur Number
Single
5 Kode Terima kd_terima Text 10 Foreign Key
6 ID Pengguna id_pengguna Text 5 Foreign Key
7 Total Retur total_retur Number Single
8 Grand Total grand_total Currency
74
9. Nama File : File Supplier
Akronim : Supplier
Fungsi : Untuk mengetahui data supplier
Type File : Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 103 Byte
Field Key : kd_supplier
Software : Microsoft Access2007
Tabel IV. 9
Spesifikasi File Supplier
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Kode Supplier kd_supplier Text 5 Primary Key
2 Nama Perusahaan nm_perusahaan Text 30
3 Alamat Alamat Text 30
4 Telp Telp Text 13
5 E-mail Email Text 25
4.5.5. Struktur Kode
Struktur kode digunakan untuk mengidentifikasi data yang akan digunakan
untuk pemrosesan. Adapun stuktur kode yang akan digunakan adalah sebagai
berikut:
75
1. Kode Barang
Format :
X X 9 9 9
No Urut Barang
Kode Barang
Contoh :
K T 0 0 1
No Urut Barang
Kode Barang
2. Kode Supplier
Format :
X X X 9 9
Cabang Supplier
Inisial Supplier
Contoh :
C H B 0 2
Cabang Supplier
Inisial Supplier
76
3. ID Pengguna
Format :
X X X 9 9
Hak Akses
ID Pengguna
Contoh :
S R Y 0 1
Hak Akses
ID Pengguna
4. Kode Terima
Format :
X X 9 9 9 9 9 9 9 9
No. Urut
Tanggal
Bulan
Tahun
Kode Terima
77
Format :
K T 1 7 0 6 2 1 0 1
No. Urut
Tanggal
Bulan
Tahun
Kode Terima
5. Kode Pemesanan
Format :
X X 9 9 9 9 9 9 9 9
No. Urut
Tanggal
Bulan
Tahun
Kode Pemesanan
78
Contoh :
K P 1 7 0 6 2 1 0 1
No. Urut
Tanggal
Bulan
Tahun
Kode Pemesanan
6. Kode Retur
Format :
X X 9 9 9 9 9 9 9 9
No. Urut
Tanggal
Bulan
Tahun
Kode Retur
79
Format :
K R 1 7 0 6 2 1 0 1
No. Urut
Tanggal
Bulan
Tahun
Kode Retur
4.5.6. Spesifikasi Program
Gambar IV. 7. Diagram HIPO
80
Diagram HIPO diatas merupakan hirarki dari keseluruhan program, untuk
penjelasan lebih mendetail dari spesifikasi masing-masing program, akan diuraikan
dibawah ini :
1. Spesifikasi Program Login
Nama Program : Login
Akronim : frmlogin.frm
Fungsi : Untuk keamanan program
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-1
Proses Program :
a. Buka program, maka kita akan langsung diarahkan ke menu login.
b. Jalankan program login, lalu ketik id pengguna, jika sudah mengisi
id pengguna, maka selanjutnya mengisi password untuk membuka
program.
c. Klik masuk , jika id pengguna dan password benar maka akan
muncul “Anda berhasil masuk”, dan menu utama akan tampil, tetapi
jika id pengguna atau password salah, maka akan muncul “Maaf id
pengguna/password salah”, maka akan kembali ke program login.
d. Klik keluar untuk membatalkan dan membersihkan textidpengguuna
dan password, dan jika sudah klik keluar, maka akan muncul “yakin
anda ingin keluar?”, jika ingin keluar klik yes, dan jika ingin
membatalkan keluar maka klik no
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
81
Akronim : frmmenu.frm
Fungsi : Untuk masuk ke dalam program menu utama
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-2
Proses Program :
a. Masuk ke menu utama, maka akan muncul program-program
dimulai dari menu file, master, transaksi, laporan, dan utility.
b. Jika diklik menu file, maka akan muncul menu logout, dan keluar.
c. Jika diklik master maka akan akan muncul bahan baku, Supplier dan
pengguna.
d. Jika diklik transaksi maka akan muncul penerimaan, pemesanan dan
retur.
e. Jika diklik laporan maka akan muncul laporan pembelian dan
laporan kas bulanan.
f. Dan jika diklik utility maka akan muncul ganti sandi.
3. Spesifikasi Program Bahan Baku
Nama Program : Bahan Baku
Akronim : frmbarang.frm
Fungsi : Untuk mengetahui kode barang, nama, harga,
satuan, stok barang dan kode supplier.
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-3
Proses Program :
82
a. Masuk ke menu master, lalu klik menu bahan baku untuk masuk ke
dalam menu bahan baku.
b. Jika sudah masuk ke dalam menu bahan baku, terdapat pilihan menu
aktif yaitu, tambah, simpan, batal dan keluar.
c. Setelah itu, jika ingin menginput data bahan baku baru, klik tambah,
lalu masukan kode bahan baku, lalu tekan enter jika sudah
menginput kode barang, untuk melanjutkan menginputnama barang,
harga, satuan dan stok.
d. Kemudian, jika sudah selesai menginput, jika ingin menyimpan data
bahan baku baru, klik simpan, dan akan muncul “data telah
tersimpan”, jika ingin membatalkan, klik batal, lalu akan muncul
“yakin ingin membatalkan?”, jika ingin membatalkan, klik “yes”,
jika tidak, klik “no”.
e. Kemudian, jika sudah menginput/melihat data yang diinginkan,
maka pilihan lain seperti pilihan ubah, dan hapus akan aktif.
f. Jika ingin menghapus data barang yang telah diinput, klik pilihan
hapus, dan akan muncul, “yakin data akan dihapus ? “, jika yakin
akan dihapus klik “yes”, dan jika tidak ingin dihapus, klik “no”.
g. Jika ingin mencari data barang yang diinginkan, langsung ketikkan
kode atau nama barang pada textBox cari barang. Maka barang yang
kita cari akan muncul pada menu bahan baku.
h. Dan jika ingin keluar dari menu bahan baku, klik pilihan “keluar”,
lalu akan muncul “yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin ingin keluar
83
klik pilihan “yes”, lalu akan kembali ke menu utama, dan jika tidak
jadi keluar, klik pilihan “no”.
4. Spesifikasi Program Menu Supplier
Nama Program : Menu Supplier
Akronim : frmsupplier.frm
Fungsi : Untuk mengetahui kode supplier, nama perusahaam,
alamat, telp dan e-mail.
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-4
Proses Program :
a. Masuk ke menu master, lalu klik menu supplier untuk masuk ke
dalam menu supplier.
b. Jika sudah masuk ke dalam menu supplier terdapat menu aktif yaitu.
Tambah, simpan, batal dan keluar.
c. Setelah itu, jika ingin menginput data supplier, klik tambah, lalu
masukan kode supplier , lalu tekan enter jika sudah menginput kode
supplier, untuk melanjutkan menginput nama perusahaan, alamat,
telp dan e-mail.
d. Kemudian, jika sudah selesai menginput, jika ingin menyimpan data
supplier baru, klik simpan, dan akan muncul “data telah tersimpan”,
jika ingin membatalkan, klik batal, lalu akan muncul “yakin ingin
membatalkan?”, jika ingin membatalkan, klik “yes”, jika tidak, klik
“no”.
84
e. Kemudian, jika sudah menginput/melihat data yang diinginkan,
maka pilihan lain seperti pilihan ubah dan hapus akan aktif.
f. Jika ingin menghapus data supplier yang telah diinput, klik pilihan
hapus, dan akan muncul, “yakin data akan dihapus ? “, jika yakin
akan dihapus klik “yes”, dan jika tidak ingin dihapus, klik “no”.
g. Jika ingin mencari data supplier yang diinginkan, langsung ketikkan
kode atau nama supplier pada textBox cari supplier. Maka data
supplier yang kita cari akan muncul pada menu supplier.
h. Dan jika ingin keluar dari menu supplier, klik pilihan “keluar”, lalu
akan muncul “yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin ingin keluar klik
pilihan “yes”, lalu akan kembali ke menu utama, dan jika tidak jadi
keluar, klik pilihan “no”.
5. Spesifikasi Program Menu Pengguna
Nama Program : Menu Pengguna
Akronim : frmpengguna.frm
Fungsi : Untuk menginput data pengguna
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-5
Proses Program :
a. Masuk kedalam menu utama, lalu klik menu master, dan klik menu
pengguna.
b. jika sudah masuk ke dalam menu pengguna, terdapat pilihan menu
aktif yaitu, tambah, simpan, batal, dan keluar.
85
c. Klik tombol tambah, untuk memulai menginput data pengguna, lalu
kemudian isi id pengguna, kemudian tekan enter, lalu isi nama
pengguna, password dan input gambar/foto pengguna.
d. Klik simpan, untuk menyimpan data yang baru diinput, jika sudah di
klik, akan muncul “data berhasil dismpan”,
e. Klik batal, jika ingin membatalkan penginputan, kemudian akan
muncul “yakin akan membatalkan?”, jika yakin klik “yes”, jika tidak
klik “no”.
f. Klik cari, untuk mencari data pengguna, dengan cara memasukan id
pengguna pada pilihan cari, jika data yang dicari sudah muncul, dan
jika ingin mengubah data klik ubah, lalu klik simpan jika ingin
menyimpan data yang sudah diubah tadi, dan akan muncul “data
berhasil di simpan”.
g. Kemudian klik hapus, jika ingin menghapus salah satu data
pengguna yang ada, lalu akan muncul “yakin ingin menghapus
data?”, jika yakin klik “yes”, dan jika tidak yakin klik “no”..
h. Klik keluar, jika ingin keluar dari menu pengguna, dan akan muncul
“yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin klik “yes” dan akan kembali
ke menu utama, dan jika tidak yakin klik “no”.
6. Spesifikasi Program Menu Peneriman
Nama Program : Menu Penerimaan
Akronim : frmpenerimaan.frm
Fungsi : untuk menginput data transaksi penerimaan
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
86
Bentuk Lampiran : Lampiran E-6
Proses Program :
a. Buka menu utama, lalu buka menu master, dan klik pilihan menu
penerimaan.
b. Dan ada empat pilihan aktif, yaitu tambah, simpan, batal dan keluar.
c. Klik tambah, maka form otomatis aktif untuk menambahkan data
penerimaan. Jam, tanggal dan id pengguna akan muncul otomatis,
kemudian input kode penerimaan, kode pemesanan, no invoice, dan
kode supplier.
d. Kemudian klik simpan, maka akan muncul “data berhasil disimpan”,
dan data akan tersimpan pada file penerimaan.
e. Klik batal, jika ingin membatalkan penginputan, kemudian akan
muncul “yakin akan membatalkan?”, jika yakin klik “yes”, jika
tidak klik “no”.
f. Jika ingin keluar dari menu perkiraan klik exit, dan akan muncul
“yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin klik “yes” dan jika tidak
yakin akan keluar, klik “no”.
7. Spesifikasi Program Menu Pemesanan
Nama Program : Menu Penesanan
Akronim : frmpemesanan.frm
Fungsi : Untuk menginput data transaksi pemesanan
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-7
Proses Program :
87
a. Buka menu utama, lalu pilih menu transaksi, dan klik menu
pemesanan.
b. Maka akan ada empat pilihan aktif yaitu tambah, simpan, batal, dan
keluar.
c. Jika ingin menginput data pemesanan, klik tambah untuk menginput
data yang diinginkan. Kemudian input kode pemesanan, lalu tekan
enter, id pengguna, jam dan tanggal akan muncul otomatis, lalu kita
masukan kode supplier.
d. Kemudian klik simpan, dan akan muncul “data berhasil disimpan”.
e. Jika ingin membatalkan data yang diinput, klik batal dan akan
muncul “yakin ingin membatalkan ? ”, jika yakin klik “yes”, dan jika
tidak akan membatalkan klik “no”.
f. Jika ingin mencari data pemesanan yang diinginkan, langsung
ketikkan kode pemesanan pada textBox cari pemesanan, lalu klik
enter. Maka data pemesanan yang kita cari akan muncul pada menu
pemesanan.
g. Jika ingin keluar dari menu pesanan klik keluar, maka akan muncul
“yakin anda ingin keluar ?”, jika yakin ingin keluar klik “yes”, dan
akan kembali ke menu utama, dan jika tidak yakin klik “no”.
8. Spesifikasi Program Menu Retur
Nama Program : Menu Retur
Akronim : frmretur.frm
Fungsi : Untuk menginput barang yang akan di retur
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
88
Bentuk Lampiran : Lampiran E-8
Proses Program :
a. Masuk ke dalam menu utama, lalu pilih menu transaksi, dan klik
menu retur..
b. Maka akan ada empat pilihan aktif, yaitu tambah, simpan, batal, dan
keluar.
c. Jika ingin menginput data retur maka klik tambah, lalu input kode
retur lalu tekan enter, id pengguna akan muncul otomatis, lalu kita
input kode penerimaan dan kode supplier .
d. Klik pilihan simpan untuk menyimpan data retur, maka akan mucul
“data berhasil disimpan”.
e. Jika ingin membatalkan data yang diinput, klik batal dan akan
muncul “yakin ingin membatalkan ? ”, jika yakin klik “yes”, dan jika
tidak akan membatalkan klik “no”.
f. Jika ingin mencari data retur yang diinginkan, langsung ketikkan
kode retur pada textBox cari retur. Maka data retur yang kita cari
akan muncul pada menu retur.
g. Jika ingin keluar dari menu retur, klik pilihan keluar dan akan
muncul “anda yakin ingin keluar ? “, jika yakin klik “yes” untuk
kembali ke menu utama, dan jika tidak yakin klik “no”.
9. Spesifikasi Program Menu Laporan Pembelian
Nama Program : Menu Laporan Pembelian
Akronim : frmlappembelian.frm
Fungsi : Untuk menginput pembelian barang per periode.
89
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-9
Proses Program :
a. Masuk ke dalam menu utama, dan pilih menu laporan, lalu pilih
laporan pembelian.
b. Pilih periode pilihan bulan, dan pilihan tahun sesuai dengan data
laporan pembelian yang diinginkan.
c. Lalu klik” Cetak”, untuk mencetak data laporan pembelian yang di
butuhkan.
d. Klik “Keluar”, dan akan muncul “anda yakin ingin keluar ? “, jika
yakin klik “yes” dan keluar dari tampilan., dan jika tidak yakin klik
“no”.
10. Spesifikasi Program Menu Laporan Kas Bulanan
Nama Program : Menu Laporan Kas Bulanan
Akronim : frmlapkas.frm
Fungsi : Untuk menginput pengeluaran kas per periode
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-10
Proses Program :
e. Masuk ke dalam menu utama, dan pilih menu laporan, lalu pilih
laporan kas bulanan.
f. Pilih periode pilihan bulan, dan pilihan tahun sesuai dengan data
laporan kas bulanan yang diinginkan.
90
g. Lalu klik” Cetak”, untuk mencetak data laporan kas bulanan yang
dibutuhkan.
h. Klik “Keluar”, dan akan muncul “anda yakin ingin keluar ? “, jika
yakin klik “yes” dan keluar dari tampilan., dan jika tidak yakin klik
“no”.
11. Spesifikasi Program Menu Laporan Kas Bulanan
Nama Program : Menu Ganti Sandi
Akronim : gantisandi.frm
Fungsi : Untuk mengganti atau memperbarui sandi yang
lama.
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lampiran E-11
Proses Program :
i. Masuk ke dalam menu utama, dan pilih menu utility, lalu pilih menu
ganti sandi.
j. Masukan id pengguna, lalu masukkan password lama kemudian
masukkan password baru.
k. Lalu klik”Ganti Password”, untuk mengganti password lama.
l. Klik “Keluar”, dan akan muncul “anda yakin ingin keluar ? “, jika
yakin klik “yes” dan keluar dari tampilan., dan jika tidak yakin klik
“no”.
91
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Spesifikasi sistem komputer merupakan penjabaran dari pemakaian perangkat
keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang akan digunakan dalam
sistem usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.
4.6.1. Umum
Pengembangan dari sistem informasi berbasis komputer, selain membutuhkan
banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk
menyelesaikan dan melewati beberapa tahapan, dari mulai sistem tersebut
diterapkan, dikembangkan, dan dipelihara. Apabila sistem informasi yang telah
dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa
diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan suatu sistem
untuk mengatasinya dan kembali pada proses perencanaan sistem. Untuk
menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem usulan ini diperlukan komputer
serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.
4.6.2. Perangkat Keras
Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari
perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia
(brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk
drive, mouse, dan printer.
Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah:
a. Processor : Pentium IV
b. RAM : 512 Mega Byte
c. Monitor : LCD
d. CD RW : 700 MB
92
e. Hard Disk : 80 Giga Byte
f. Keyboard : 108 keys
g. Mouse :Standart Mouse
h. Printer : Ink-Jet
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian instruksi yang
disusun secara teratur agar komputer dapat mengolah data untuk mendapatkan
informasi yang dibutuhkan oleh user atau pengguna. Dalam pembuatan program ini
dibutuhkan perangkat lunak sebagai berikut :
a. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7
b. Sistem Aplikasi : Microsoft Access 2007
c. Program Pendukung : Microsoft Visual Basic 6.0
4.7. Jadwal Implements
Setelah sistem dianalisa dan didesain secara rinci, maka tahap selanjutnya yang
akan dilakukan adalah tahap implementasi, yang berupa tahap peletakan sistem
baru agar siap dioperasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk melaksanakan uji
coba atas dasar konsep rancangan sistem yang telah disusun, sehingga bila terjadi
kesalahan dapat segera diperbaiki kembali.
Kegiatan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi ini adalah:
1. Penyiapan data awal
Penyiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data
awal yang berhubungan dengan judul yang diangkat oleh penulis yang
dimulai pada bulan pertama selama dua minggu.
93
2. Pembuatan program dan tes program
Pembuatan program sangat diperlukan dalam pengolahan data. Setelah
program selesai dibuat, maka akan dilakukan tes program yang bertujuan
untuk mengetahui program yang dibuat apakah berjalan dengan baik yang
dilaksanakan pada bulan pertama di minggu ketiga sampai dengan minggu
kedua bulan kedua.
3. Pembuatan buku petunjuk operasi
Pembuatan buku petunjuk sebagai pedoman dalam mengoperasikan cara
pengisian format masukan, pengoperasian komputer, teknik program data,
serta prosedur cetakan dilaksanakan pada bulan kedua di minggu ketiga dan
keempat.
4. Pelatihan atau training
Pelatihan bertujuan untuk memberikan petunjuk atau latihan kepada yang
akan mengoperasikan komputer, yang dilaksanakan bulan ketiga pada
minggu pertama dan kedua.
5. Tes sistem
Tes sistem bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap proses secara
keseluruhan, dan sampai dimana proses tersebut dapat dijalankan dengan
baik dan benar yang dilaksanakan bulan ketiga di minggu ketiga dan
keempat.
6. Evaluasi dan operasional
Kegiatan ini bertujuan apakah yang dilakukan dari awal sampai akhir sudah
baik dan bagaimana membuat jalan keluar dari setiap permasalahan yang
94
terjadi pada waktu kegiatan implementasi, yang dilaksanakan pada bulan
keempat di minggu pertama sampai ke empat.
Tabel IV.9
Jadwal Implementasi
Keterangan
BULAN
I II III IV
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Penyiapan Data
Awal
X X
Pembuatan
Program dan Tes
Program
X X X X
Pembuatan Buku
Petunjuk Operasi
X X
Pelatihan/Trainning X X
Test Sistem X X
Evaluasi dan
Operasional
X X X X