22
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Untuk mempermudah pemahaman sistem akuntansi penggajian yang
berjalan, maka penulis akan membahas tinjauan perusahaan yang berisikan sejarah
perusahaan dari struktur organisasi serta tujuan masing-masing dari struktur
organisasi yang ada pada PT. Amartha Sejahtra Divisi II.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Amartha Sejahtra Divisi II berdiri sejak 20 Februari 2015 oleh bapak Budi
Prasetyo dengan nomor SIUP 591.4/090/TPPPL/2011, beralamat di Perumahan
Permata Recidence Ruko Blok A No. 1 & A No.2 Bekasi. PT. Amartha Sejahtra
Divisi II merupakan anak perusahaan dari PT Amartha Sejahtra yang lebih dahulu
berdiri sejak Agustus 2011 beralamat di Perumahan Methland Cibitung Bekasi.
PT. Amartha Sejahtra Divisi II adalah salah satu perusahaan swasta diKabupaten
Bekasi yang mendapatkan kepercayaan dari Pemerintah Kabupaten Bekasi untuk
mengelola dan menyalurkan air bersih bagi masyarakat Kabupaten Bekasi
khususnya. Karna warga masyarakat sangat kesulitan untuk mendapatkan air bersih
sebagai kebutuhan sehari-hari. Maka dari itu PT. Amartha Sejahtra Divisi II sebagai
fasilitator penyediaan air bersih, pemasangan mesin air, dan menyediakan pelayanan
perbaikan mesin air.
23
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah penjabaran hubungan wewenang dan tanggung
jawab disuatu organisasi. Struktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan
dengan baik, lancar dan efektif bila terdapat pembagian tugas, limpahan wewenang
dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur
organisasi.
Pada PT. Amartha Sejahtera Divisi II juga menggunakan struktur organisasi
yang sangaat baik. Berikut adalah gambar struktur organisasinya :
Sumber: PT. Amartha Sejahtra Divisi II (2018)
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT. Amartha Sejahtera Divisi II
Adapun uraian dari fungsi tugas dan wewenang masing-masing bagian yang
terdapat di PT. Amartha Sejahtra Divisi II, antara lain :
1. Direktur
Bertugas untuk memimpin perusahaan, mengatur dan menetapkan kebijakan-
kebijakan dan strategi perusahaan, serta mempunyai keputusan tertinggi dalam
pengambilan keputusan pada perusahaan.
24
2. Bagian Accounting
Untuk mengontrol keuangan perusahaan dan bertugas untuk menggaji karyawan.
3. Manager HRD
Berperan dalam merencanakan, memgarahkan dan mengkordinasikanfungsi
administrasi.
4. Divisi Marketing
Bertugas untuk memasarkan atau menawarkan layanan apa saja yang ada didalam
PT. Amartha Sejahtra Divisi II.
5. Programmer
Bertugas untuk mengontrol sistem yang diguanakan untuk proses pembayaran
cicilan pemasangan pipa air atau mesin air.
6. Billing System
Bertugas untuk mengontrol proses pembayaran melalui teller dan melakukan
rekap absen.
7. Teller
Bertugas untuk melayani proses pembayaran cicilan pemasangan pipa air atau
mesin air.
25
3.2. Tinjauan Kasus
Dalam tinjauan kasus ini berisi proses bisnis sistem berjalan, activity
diagram, dokumen masukan, dokumen keluaran, permasalahan pokok dan
pemecahan masalah yang ada di dalam PT. Amartha Sejahtra Divisi II
3.2.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Pada prosedur sistem berjalan akuntansi ini ada beberapa yangditetapkan pada
PT. Amartha Sejahtra Divisi II yaitu Karyawan melakukan absen menggunakan
Fingerprint setelah itu data absen akan otomatis masuk kebagian Billing Sistem.
Bagian Billing Sytem merekap absen bulanan karyawan, lalu rekap bulanan absen
karyawan diberikan kepada Bagian Accounting untuk diperiksa. Jika tidak sesuai
rekap absen akan dikembalikan ke bagian Billing System dan jika sudah sesuai dan
tidak ada kekeliruan bagian Accounting akan menghitung gaji karyawan sesuai
dengan jumlah berapa hari karyawan masuk bekerja. Setelah itu hasil perhitungan
gaji diberikan kepada Manager HRD untuk diperiksa rekap absennya dan
perhitungan gajinya. Lalu Manager HRD meminta persetujuan rekap absen bulanan
dan perhitungan gaji kepada Direktur, setelah Direktur menyetujui rekap absen.
Rekap absen akan diberikan kepada Bagian Accounting untuk acuan pembagian gaji
karyawan. Gaji sudah siap dibagian kepada karyawan, lalu karyawan menerima slip
gaji dan karyawan menandatangani bukti penerimaan gaji. Setelah itu bukti
penerimaan gaji diberikan kembali ke bagian Accounting untukmembuat laporan
bulanan gaji karyawan. Lalu akan diperiksa kembali oleh Direktur setelah semuanya
sesuai, laporan bulanan gaji Karyawan diserahkan kembali ke Bagian Accounting
untuk disimpan sebagai arsip.
26
3.2.2. Activity Diagram
Sumber: PT. Amartha Sejahtra Divisi II (2018)
Gambar III.2
Diagram Activity Sistem Berjalan PT. Amartha Sejahtra Divisi II
3.2.3. Dokumen Masukan
Dokumen Masukan dalam sistem berjalan ini adalah sebagain berikut:
1. Nama Dokumen : Data Absen
Fungsi :Untuk mengetahui kehadiran dan jam kerja
karyawan
Sumber : Karyawan
27
Tujuan : Bagian Billing System
Frekuensi : Setiap kali absen masuk dankeluar
Jumlah : 1 (satu) lembar
Media : Cetakan manual
Bentuk : Lihat lampiran A.1
3.2.4. Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran dalam sistem berjalan ini adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Rekap Absen
Fungsi: Untuk mengetahui rekap absensi bulanan
Sumber :Direktur
Tujuan : Bagian Accounting
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Jumlah : 1 (satu) lembar
Media : Cetakan manual
Bentuk : Lihat lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Bukti Terima Pengambilan Gaji
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap terjadi pengambilan gaji
Jumlah : 1 (satu) lembar
Media : Cetakan manual
Bentuk : Lihat lampiran B.2
28
3. Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Untu mengetahui rincian penggajian
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap terjadi pengambilan gaji
Jumlah : 1 (satu) lembar
Media : Cetakan manual
Bentuk : Lihat lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan
Fungsi : Untuk laporan akhir penggajian bulanan
karyawan
Sumber : Bag. Accounting
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap kali selesai pembagian gaji
Jumlah : 1 (satu) lembar
Media : Cetakan manual
Bentuk : Lihat lampiran B.4
3.2.5. Permasalahan Pokok
Sistem penggajian yang telah berjalan di PT. Amartha Sejahtra Divisi II
umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses rekap absen, proses perhitungan
gaji, proses pembayaran gaji dan laporan penggajian. Tetapi penulis melihat adanya
kelemahan dalam sistem tersebut. Beberapa permasalahan dan kelemahan yaitu
pengelolaan sistem penggajian karyawan masih dilakukan secara manual sehingga
29
penyimpanan data kurang terorganisir. Selain itu terdapat kesalahan pencatatan
penggajian, pencarian data diperlukan waktu yang lama dan masih minimnya
aplikasi pemrograman komputer yang digunakan.
3.2.6. Pemecahan Masalah
Dari permasalahan pokok diatas, maka penulis membuat pemecahan masalah,
yaitu dengan mengubah sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi sehingga
penyimpanan dan pengolahan data akan lebih baik akan tercipta suatu ketertiban dan
penanganan data. Selain itu juga untuk mengurangi kesalahan pencatatan jika
dibandingkan dengan menggunakan sistem manual, mengurangi resiko kehilangan
data dan pembuatan laporan yang diperlukan perusahaan dapat dibuat secara akurat.
Menggunakan aplikasi pemrograman komputer dapat membantu mengatasi
permasalahan yang timbul, Usahakan pemilihan program ataupun software akuntansi
yang user friendly atau yang bersahabat dan mudah dipahami bahkan oleh orang
awam sekalipun. Digunakannya sistem terkomputerisasi agar dapat menyajikan
informasi yang akurat. Selain itu pengetahuan tentang komputer, sistem,
kedisiplinan, ketelitian kerja karyawan di bagian penggajian pada PT. Amartha
Sejahtra Divisi II sangat dibutuhkan agar dapat bebas dari kesalahan dan kerusakan
pada komputer sehingga dapat dicegah sedini mungkin.
3.3. Analisis Kebutuhan Software
Analisakebutuhan software merupakan langkah awal untuk menentukan
gambaran perangkat lunak yang akan dihasilkan untuk melaksanakan sebuah sistem
perangkat lunak yang baik sesuai dengan kebutuhan pengguna sangat tergantung
30
kepada keberhasilan dalam melakukan analisa kebutuhan. Jika terjadi kesalahan
dalam analisa kebutuhan maka perangkat lunak yang dibuat menjadi tidak berguna.
3.3.1. Analisis Kebutuhan
Tahapan analisis meliputi tahapan analisis kebutuhan fungsionalitas dari
masing-masing pengguna yang berinteraksi langsung terhadap sistem informasi
penggajian karyawan.
A. Halaman Bagian Accounting
A.1.Bagian Accounting dapat melakukan login.
A.2. Bagian Accounting dapat mengelola data absen.
A.3. Bagian Accounting dapat mengelola rekap absen.
A.4. Bagian Accounting dapat mengelola data karyawan.
A.5. Bagian Accounting dapat mengelola penghitungan gaji.
A.6. Bagian Accounting dapat mengelola data jurnal umum
A.7. Bagian Accounting dapat mengelola data akun
A.8. Bagian Accounting dapat mengelola laporan penggajian.
A.9. Bagian Accounting dapat mengelola laporan jurnal umum.
A.10. Bagian Accounting dapat melakukan logout.
A. Halaman BagianDirektur
B.1. Bagian Direktur dapat melakukan login.
B.2. Bagian Direktur dapat mencetak laporan penggajian.
B.3. Bagian Direkturdapat mencetak laporan jurnal umum.
B.4. Bagian Direktur dapat melakukan logout.
31
3.3.2. Usecase Diagram
Setelah menganalisis kebutuhan fungsional masing-masing sistem informasi
penggajian, selanjutnya akan digambarkan use case diagram seperti dibawah ini:
1. Use Case Diagram Halaman Bagian Accounting
Gambar III.3.
Use Case Diagram Halaman Accounting
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Diagram Halaman Accounting
Use Case Narative HalamanAccounting
Tujuan Aktor melakukan login untuk masuk ke
dalam sistem penggajian.
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk
mengakses sistem penggajian.
Skenario Utama
Aktor Bagian Accounting.
Kondisi Awal Aktor dapat membuka sistempenggajian.
Aksi Aktor Reaksi Sistem
32
1. Aktor Mengisi Username dan
Password
2. Aktor Mengklik Tombol login
3. Aktor mengklik menu karyawan
4. Aktor mengklik data absen
5. Aktor mengklik menu rekap
absen
6. Aktor mengklik menu
perhitungan gaji
7. Aktor mengklik menu laporan
penggajian
8. Aktor mengklik menu jurnal
umum
9.Aktor mengklik data akun
10.Aktor mengklik menu laporan
jurnal umum
11. Aktot mengklik menu laporan
slip gaji
12. Aktor mengklik logout
Validasi Username dan Password.
Masuk kedalam sistem penggajian.
Sistem akan menampilkan form. data
karyawan
Sistem akan menampilkan form. data absen.
Sistem akan menampilkan form. rekap
absen.
Sistem akan menampilkan form.
perhitungan gaji.
Sistem akan menampilkan form. laporan
penggajian.
Sistem akan menampilkan form. jurnal
umum
Sistem akan menampilkan form. data akun
Sistem akan menampilkan form. laporan
jurnal umum.
Sistem akan menampilkan form. laporan slip
gaji.
Sistem akan keluar ke menu utama.
Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan
masuk ke dalam aplikasi penggajian dan
aktor dapat melakukan aktivitas di dalam
sistem.
33
2. Use Case Diagram Halaman Direktur
Gambar III.4.
. Use Case Diagram Halaman Direktur
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Diagram Halaman Direktur
Use Case Narative Halaman Menu Direktur
Tujuan Aktor melakukan login untuk masuk ke
dalam sistem penggajian.
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk
mengakses sistem penggajian.
Skenario Utama
Aktor Bagian Direktur.
Kondisi Awal Aktor dapat membuka sistem penggajian.
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor Mengisi Username dan
Password
2. Aktor Mengklik Tombol login
3. Aktor mengklik menu cetak
laporan penggajian
4. Aktor mengklik menu cetak
laporan jurnal umum
Validasi Username dan Password.
Masuk kedalam sistem penggajian.
Sistem akan menampilkan dan mencetak
form. Laporan penggajian.
Sistem akan menampilkan dan mencetak
form. jurnal umum.
34
5. Aktor mengklik logout Sistem akan keluar ke menu utama.
Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan
masuk ke dalam aplikasi penggajian dan
aktor dapat melakukan aktivitas di dalam
sistem.
3.3.3. Activity Diagram
Berdasarkan dari skenario usecase dapat digambarkan aktivitas-aktivitas yang
terjadi atau alur kerja dalam usecase. Aliran kerja tersebut digambarkan secara grafis
dengan activity diagram.
Berikut adalah Activity diagram dari masing-masing use case:
1. Activity Diagram Halaman Login
35
Gambar III.5.
DiagramActivity Halaman Login
2. Activity Diagram Halaman Data Karyawan
Gambar III.6.
DiagramActivity Halaman Data Karyawan.
36
3. Activity Diagram Halaman Data Absen
37
Gambar III.7.
DiagramActivity Halaman Data Absen.
4. Activity Diagram Halaman Rekap Absen
38
Gambar III.8.
DiagramActivity Halaman Rekap Absen.
39
5. Activity Diagram Halaman Penghitungan Gaji
Gambar III.9.
DiagramActivity Halaman Penghitungan Gaji.
40
6. Activity Diagram Halaman Data Akun
Gambar III.10.
DiagramActivity Halaman Data Akun.
41
7. Activity Diagram Halaman Jurnal Umum
Gambar III.11.
DiagramActivity Halaman Jurnal Umum.
42
8. Activity Diagram Halaman Penggajian
Gambar III.12.
DiagramActivity Halaman Penggajian.
9. Activity Diagram Halaman Laporan Jurnal Umum
43
Gambar III.13.
DiagramActivity Halaman Laporan Jurnal Umum.
10. Activity Diagram Halaman Laporan Penggajian
44
Gambar III.14.
DiagramActivity Halaman Laporan Penggajian.
11. Activity Diagram Halaman Laporan Slip Gaji
45
Gambar III.15.
DiagramActivity Halaman Laporan Slip Gaji
3.4. Desain
46
3.4.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar III.16.
Entity Relationship Diagram (ERD)
3.4.2. Logical Record Structure (LRS)
47
Gambar III.17.
Logical Record Structure (LRS)
3.4.3. Spesifikasi File
48
Spesifikasi file terdiri dari file-file yang digunakan untuk menyimpan data
maupun proses pengolahan data. Spesifikasi file pada sistem ini menggunakan
aplikasi program Netbeans IDE 8.2 dan mempunyai database dengan nama login.sql
serta terdiri atas file ataupun tabel,berikut adalah spesifikasi file pada sistem
penggajian:
1. Spesifikasi File Data Karyawan
Nama Database : login
Nama File : karyawan
Tipe File : File Master Data
Akses File : Random
Panjang Record : 65 Karakter
Field Key : id_karyawan
Tabel III.3.
Spesifikasi File Data Karyawan
No. Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1. Id Karyawan id_karyawan Varchar 10 Primary Key
2. Nama Karyawan nm_karyawan Varchar 50
3. Alamat Alamat Teks -
4. Jabatan Jabatan Enum
5. No Telepon no_tlp Int 15
2. Spesifikasi File Absen
Nama Database : login
Nama File : data absen
Tipe File : File Master Data
Akses File : Random
Panjang Record : 50 Karakter
Field Key : id_karyawan
49
Tabel III.4.
Spesifikasi File Absen
No. Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1. No Absen no_absen Varchar 10 Primary Key
2. Id Karyawan id_karyawan Varchar 10
3. Tanggal Absen tgl_absen Date -
4. Jam Masuk jam_masuk Varchar 15
5. Jam Pulang jam_pulang Varchar 15
3. Spesifikasi File : Penggajian
Nama Database : login
Nama File : penggajian
Tipe File : File Master Data
Akses File : Random
Panjang Record : 75 Karakter
Field Key : no_gaji
Tabel III.5.
Spesifikasi File Penggajian
No. Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1. No. Gaji no_gaji Varchar 10 Primary Key
2. Tanggal Gaji tgl_gaji Date -
3. Nama Karyawan nm_karyawan Varchar 15
4. Jumlah Hadir jml_hadir Varchar 15
5. Jumlah Tidak Hadir jml_tdk_hadir Varchar 15
6. Upah Harian upah_harian Double -
7. Total Total Double -
8. No. Absen no_absen Varchar 10
4. Spesifikasi File Jurnal Umum
Nama Database : login
Nama File : jurnal
Tipe File : File Transaksi
50
Akses File : Random
Panjang Record : 35 Karakter
Field Key : no_referensi
Tabel III.6.
Spesifikasi File Jurnal Umum
No. Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1. No Referensi no_referensi Varchar 10 Primary Key
2. Tanggal Tgl Varchar 10
3. No Gaji no_gaji Int 15
4. Keterangan Ket Text -
5. Spesifikasi File Jurnal Detail
Nama Database : login
Nama File : jurnal_detail
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random
Panjang Record : 20 Karakter
Field Key : -
Tabel III.7.
Spesifikasi File Jurnal Detail
No. Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1. No Referensi no_referensi Varchar 10 Foreign Key
2. Kode Akun kode_akun Varchar 10
3. Debet Debet Double -
4. Kredit Kredit Double -
6. Spesifikasi File Akun
Nama Database : login
Nama File : akun
Tipe File : File Transaksi
51
Akses File : Random
Panjang Record : 20 Karakter
Field Key : -
Tabel III.8.
Spesifikasi File Akun
No. Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1. Kode Akun kd_akun Varchar 10 Foreign Key
2. Nama Akun nm_akun Varchar 10
3. Jenis Akun jenis_akun Double -
4. Saldo Nominal saldo_nominal Double -
3.4.4. Sequence Diagram
1. Sequence Diagram Data Gaji
Gambar III.18.
Sequence Diagram Data Gaji
52
3.4.5. Deployment Diagram
Gambar III.19.
Deployment Diagram Sistem Penggajian
53
3.4.6. User Interface
1. User InterfaceFormLogin
Gambar III.20.
User Interface Form Login
2. User Interface Menu Home
Gambar III.21.
User Interface Menu Home
54
3. User Interface Menu About
Gambar III.22.
User Interface Menu About
4. User Interface Menu Data Absen
Gambar III.23.
User Interface Menu Data Absen
5. User Interface Menu Data Karyawan
55
Gambar III.24.
User Interface Menu Data Karyawan
6. User Interface Menu Data Penggajian
Gambar III.25.
User Interface Menu Data Penggajian
7. User Interface Menu Jurnal Umum
56
Gambar III.26.
User Interface Menu Jurnal Umum
8. User Interface Menu Laporan Akun
Gambar III.27.
57
User Interface Menu Laporan Akun
9. User Interface Menu Laporan Jurnal Umum
Gambar III.28.
User Interface Menu Laporan Jurnal Umum
10. User Interface Menu Laporan Penggajian
Gambar III.29.
58
User Interface Menu Laporan Penggajian
11. User Interface Menu Laporan Slip Gaji
Gambar III.30.
User Interface Menu Laporan Slip Gaji
3.5. Implementasi
3.5.1. Code Generation
1. Code Generation Menu Data Penggajian
59
60
3.5.2. Black Box Testing
1. Black Box Testing Menu Penggajian
Tabel III.9.
Black Box Testing Menu Penggajian
No. Skenario
Pengujian Test Case
Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesimp
ulan
1. No. Gaji,
Tanggal Gaji,
Nama
Karyawan,
Jumlah
Hadir,
Jumlah Tidak
Hadir, Upah
Harian,
Total, dan
No. Absen
tidak diisi,
no_gaji:
(kosong)
tgl_gaji:
(kosong)
nm_karyawan:
(kosong)
jml_hadir:
(kosong)
Jml_tdk_hadir:
(kosong)
upah_harian:
(kosong)
Sistem akan
menolak untuk
menyimpan dan
tetap berada
pada menu
penggajian
Sesuai
Harapan
Valid
61
kemudian
klik simpan
total: (kosong)
no_absen:
(kosong)
2. No. Gaji,
Tanggal Gaji,
Nama
Karyawan,
Jumlah
Hadir,
Jumlah Tidak
Hadir, Upah
Harian,
Total, dan
No. Absen
tidak diisi,
kemudian
klik simpan
no_gaji: (01)
tgl_gaji:
(25/01/18)
nm_karyawan:
(Sriyanto)
jml_hadir: (18)
Jml_tdk_hadir:
(2)
upah_harian:
(100.000)
total:
(1.800.000)
no_absen:
(kosong)
Sistem akan
menolak untuk
menyimpan dan
tetap berada
pada menu
penggajian
Sesuai
Harapan
Valid
3. No. Gaji,
Tanggal Gaji,
Nama
Karyawan,
Jumlah
Hadir,
Jumlah Tidak
Hadir, Upah
Harian,
Total, dan
No. Absen
diisi dengan
benar,
kemudian
klik simpan
no_gaji: (01)
tgl_gaji:
(25/01/18)
nm_karyawan:
(Sriyanto)
jml_hadir: (18)
Jml_tdk_hadir:
(2)
upah_harian:
(100.000)
total:
(1.800.000)
no_absen: (03)
Sistem akan
menyimpan data
penggajian baru
dan langsung
menampilkan
data akunnya
Sesuai
Harapan
Valid
4. Menghapus
salah satu
data
penggajian
yang sudah
ada
Tampilan
kosong atau
hilang
Sistem akan
menghapus data
penggajian dan
tetap berada
pada menu
penggajian
Sesuai
Harapan
Valid
62
3.5.3 Spesifikasi Hardware dan Software
Tabel III.10.
Spesifikasi Hardware dan Software
Kebutuhan Keterangan
Sistem Windows 8 64-Bit
Processor Intel ® Celeron ®, CPU N3050 @ 1.60 GHz
RAM 2 GB
Harddisk 100 GB
Monitor 14” LED
Keyboard 108 Key
Printer DeskJet
Mouse Standard
Software Bahasa Pemrograman : Netbeans IDE 8.2.
Aplikasi Pendukung : XAMPP v 3.2.1
DBMS : MySQL
Antivirus : SMADAV 2018