Download - Bab II Analisis Jabatan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk mempengaruhi orang lain untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu pengertian yang terkandung
didalamnya adalah manajemen sebagai suatu proses, yakni bagaimana seni untuk
menggerakkan orang lain agar mau bekerja dan termotivasi. Orang-orang yang
digerakan ini harus memiliki posisi atau jabatan yang jelas. Melalui fungsi
manajemen sumber daya manusia dalam sistem perekrutan jabatan terhadap suatu
pekerjaan bisa digambarkan.
Manajemen SDM dapat didefinisikan sebagai suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Salah satu tugas manajemen adalah untuk
mendayagunakan sumberdaya manusia yang dimilikinya secara optimal.
Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumber daya manusia
itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi.
Upaya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumber daya
manusia, dengan berbagai kegiatannya.
Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan
tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui
pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan
pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja
serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil
Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan
sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan rekrutmen, seleksi dan
penempatan tenaga kerja, menentukan besarnya upah, merancang jalur karir
pekerja atau pegawai, menetapkan beban kerja yang pantas dan adil, merancang
program pendidikan dan pelatihan yang efektif. Selain memberikan manfaat bagi
organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-
tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan
kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan 1
kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya
seoptimal mungkin.
Maka sebelum lebih jauh membahas tentang analisis jabatan, mula-mula
harus memahami terlebih dahulu mengenai penegertian analisis jabatan itu
sendiri, kemudian memahami tujuan penerapan serta manfaat penerapan dari
analisis jabatan, serta tahapan proses dalam analisis jabatan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka ada beberapa permasalahan yang
akan dibahas diantaranya:
1. Apa pengertian analisis jabatan?
2. Apa tujuan dan manfaat analisis jabatan?
3. Bagaimana tahapan analisis jabatan?
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah:
1. Mengetahui pengertian analisis jabatan.
2. Mengetahui tujuan dan manfaat dari penerapan analisis jabatan.
3. Mengetahui tahapan-tahapan dalan proses analisis jabatan.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah:
1. Memahami pengertian analisis jabatan.
2. Memahami tujuan dan manfaat dari penerapan analisis jabatan.
3. Memahami tahapan-tahapan dalam analisis jabatan.
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari manajemen
Sumber Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan (2007: 10) pengertian
MSDM adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu
dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien
membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.
Analisis Jabatan membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan
sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban
tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan
efisien. Definisi jabatan menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut:
”Jabatan diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab,
wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.”
Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan
persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi
lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara
3
lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility),
kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance
standard).
Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti
menguraikan. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi
beberapa tugas (task).
Para ahli MSDM memberikan definisi mengenai analisis jabatan sebagai
berikut:
”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau
pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan
tersebut.” (Hariandja, 2007: 48)
”Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-
pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan
agar tujuan tercapai”. (Irawan, dkk.,1997: 46)
“Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik
untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang
meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan,
dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan
(job requirements) seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman
kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam
suatu jabatan dengan baik.” (Sofyandi ,2008: 90)
’Job analysis is the process of describing and recording aspects of jobs,…
the purposes of a job, its major duties or activities, and the conditions under
which the job is performed.’ (Schuler , 2008: 98)’
“A job analysis is a systematic process of collecting data for determining
the knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOCs)
required to successfully perform a job and to make judgements about the
nature of a specific job”. (Pynes ,2004: 147)
Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan
bahwa analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai
suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan
4
tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis
jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui
analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam
suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.
2.2 Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan uraian yang menggambarkan bagaimana suatu
jabatan atau pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab,
hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko jabatan/pekerjaan tersebut.
Job Specification: uraian tentang persyaratan yang diperlukan bagi
seseorang yang akan memangku/melaksanakan sesuatu jabatan/pekerjaan.
Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan:
1. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan persyaratan
jabatan (job specification).
2. Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen SDM.
Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan atau pekerjaan sebagai berikut:
a. Identifikasi jabatan/pekerjaan
b. Ringkasan jabatan/pekerjaan
c. Rincian tugas yang dilaksanakan
d. Pengawasan yang diberikan dan diterima
Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya
e. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan
f. Kondisi lingkungan kerja
Spesifikasi jabatan atau pekerjaan mengandung hal-hal sebagai berikut:
a. Identifikasi Jabatan
Nama
Kode
Bagian
b. Persyaratan Jabatan
Pendidikan
Tingkat kecerdasan
minimum yang diperlukan
Pengalaman yang
diperlukan
5
Pengetahuan dan
keterampilan
Peryaratan fisik
Status perkawinan
Jenis kelamin
Usia
Kewarganegaraan
Kualifiaksi emosi
Kemampuan-kemampuan
khusus lainnya
Dengan mengetahui pengertian dan tujuan analisis jabatan tersebut ,maka
dalam melaksanakan suatu analisis jabatan harus di analisis dua aspek dari suatu
jabatan ,yaitu :
Aspek kegiatan pelaksanaan pekerjaan (job description), yaitu mengenai
apa yang sebenarnya dikerjakan oleh pemangku jabatan.
Aspek persyaratan dari seorang pemangku jabatan (job specification atau
job qualification atau job requirement atau minimum hire requirement),
yaitu syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang pemangku jabatan
agar dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik .
Untuk dapat melakukan analisis terhadap kedua aspek tersebut ,diperlukan
informasi-informasi yang berhubungan dengan jabatan yang akan dianalisis.
Informasi yang diperlukan tersebut ddikenal dengan informasi jabatan (job
information) . dari sekian banyak informasi jabatan yang dibutuhkan untuk
dianalisis,dapat digolongkan ke dalam dua jenis informasi jabatan :
Informasi jabatan tentang pelaksanaan pekerjaan ,yaitu informasi yang
menyangkut mengenai apa yang dikerjakan ,bagaimana mengerjakan tugas
atau pekerjaan ,mengapa harus melakukan tugas atau pekerjaan tersebut.
Infomasi mengenai persyaratan jabatan ,yaitu informasi yang menyangkut
mengenai kualifikasi umum dan kualifikasi khusus yang harus dimiliki
seorang karyawan . termasuk kedalam kualifikasi umum yaitu : pendidikan
minimum yang disyaratkan , pengetahuan yang harus dimiliki oleh
seorang karyawan ,kemampuan dan keahlian yang dimiliki karyawan yang
diperoleh baik dari praktikum maupun latihan kerja yang meliputi keahlian
mental ,fisik ,dan sosial, dan pengalaman kerja karyawan yang
berhubungan dengan perkerjaan tertentu. Termasuk kedalam kualifikasi
6
khusus yaitu : bakat yang dimiliki ,kemampuan pengendalian diri , minat
kerja, kondisi fisik yang sehat, dan jenis klamin untuk menyelesaikan
tugas yang serasi.
Adapun manfaat dari anlisis jabatan adalah:
1. Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajian yang
obyektif.
2. Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat me
nyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan.
3. Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu
yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya.
4. Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan-lowongan pekerjaan
yang tersedia.
5. Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik
bagi karyawan baru maupun karyawan lama.
6. Menentukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan karier
karyawan yang tepat dan menyeluruh.
7. Menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistik
8. Menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai
dengan keterampilannya secara efektif.
9. Penataan jabatan dan pengembangan organisasi.
10. Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi
karyawan baru.
11. Memperbaiki aliran atau alur kerja
12. Memperlancar hubungan kerjasama dan saling pengertian antar
karyawan dan antarsatuan organisasi.
2.3 Tahapan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan,
penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
7
Beberapa prinsip yang harus dilaksanakan dalam analisis jabatan dapat
diuraikan sebagai berikut :
1. Batas-batas pekerjaan dalam suatu jabatan harus ditentukan dengan
jelas yang menyangkut kewenangan jabatan dan batasan suatu
perkerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih (over lapping) denga
jabatan lain .
2. Analisis jabatan harus didasarkan pada kenyataan (objektivitas)
dimana data yang digunakan harus benar-benar aktual dan dapat
dipercaya dengan maksud untuk mengurangi subjektivitas individu.
3. Proses aktivitas dalam suatu jabatan harus disusun secara kronologis
untuk mempermudah menganalisis dan mengevaluasinya.
4. Situasi atau kondisi perkerjaan harus diperhatikan agar analis dapat
memahami mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan dalam suatu
jabatan tertentu .
Prosedur analisis jabatan dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penentuan tujuan analisis jabatan, merupakan langkah awal yang
harus dilakukan untuk mengetahui tujuan dilakukannya analisis
jabatan dan informasi apa yang diperlukan.
2. Perencanaan analisis jabatan,merupakan langkah penyusunan rencana
yang meliputi :
a. Penentuan informasi umum tentang organisasi dan cara
memperolehnya, seperti visi, misi, struktur termasuk data jabatan
yang ada, mekanisme kerja organisasi, daftar karyawan , data
mengenai lingkungan kerja,dan berbagai kebijana kepegawaian.
b. Penentuan komponen informasi jabatan yang menyangkut
identifikasi jabatan, pelaksanaan pekerjaan, dan persyaratan jabatan.
c. Penentuan metode pengumpulan data yang mencakup pendekatan-
pendekatan yang digunakan, sumber data, dan teknik pengumpulan
data. Pendekatan yang dapat digunakan antara lain pendekatan
berdasarkan individu pemangku jabatan, pengambilan sampel , nama
jabatan yang sama atau setara , dan rumpun jabatan yang sama.
8
Sumber data dapat diperoleh melalui karyawan yang bersangkutan,
pimpinan , literature, maupun orang lain yang mengetahui jabatan
tertentu. Teknik pengumpulan data dapat dilakukan memalui
penyebaran( questionnaire), wawancara (interview) ,buku catatan
harian karyawan ( log book) ,maupun pengamatan (observation).
3. Pengumpulan data jabatan ,yaitu mengumpulan data jabatan yang
diperlukan dengan urutan langkah sebagai berikut :
a. Memilih unit kerja yang akan diambil datanya
b. Inventarisasi jabatan yang ada dalam unit kerja yang bersangkutan
c. Inventarisasi jumlah pemangku jabatan
d. Menentukan jumlah sampe pada unit kerja
e. Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel
f. Melakukan pengumpulan data dengan menggunakan teknik
pengumpulan data tertentu
g. Mencatat dalam lembar kerja analisis jabatan (job analysis workship)
4. Pengolahan data jabatan , yaitu melakukan pengolahan data seperti
tampak ada table.
5. Penyajian analisis jabatan,yaitu penyajian dalam bentuk uraian
pekerjaan atau deskripsi jabatan (job description) , persyaratan jabatan
(job specification), klasifikasi jabatan (job classification), desan jabatan
(job design), dan nilai jabatan (job value).
6. Penyusunan program-program manajemen SDM
9
Informasi Proses analisis Hasil analisis
Informasijabatan
Informasi umum organisasi
Hubungan kerja dan lingkungan
Identifikasi data organisasi,jabatan dan tata kerja
Struktur organisasi dan arus proses
Inventarisasi dan desain data
Pola struktur organisasi, jabatan dan tata kerja
Pelaksanaanpekerjaan
Intensitas hubungan karyawan dengan deskripsi tugas
Tingkat kompleksitas tugas
Apa yang dilakukan
Fungsi karyawan
Uraian pekerjaan
Deskripsi jabatan
Keseimbangan karyawan dengan deskripsi tugas
Cara penggunaan alat
Bagaimana Proses Ciri jabatan
Syaratjabatan
Kualifikasi formal
Syarat -syarat umum
Kemampuan dan keahlian yang dibutuhkan
Jenis kualifikasi : pendidikan,latihan, pengalaman Syarat
jabatan
Spesifikasi jabatan
Kualifikasi penyesuaian kerja dan lingkungan
Syarat -syarat khusus
Penyesuaian fisik dan mental yang diperlukan
Jenis kualifikasi : fisik, bakat, minat, emosi
10
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan. Pada tahap ini beberapa kegiatan
yang dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan
bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di
susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan
menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir, dll)
d. Membentuk tim pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode
yang akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua
pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan
analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan
timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati
secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan
dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan
dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung
pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan
lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi
yang di perlukan
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan
kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa
bersifat terbuka (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan
jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
11
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat tertutup (Closed), maka
pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal
menjawab ya atau tidak, atau benar-salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan ahli, rujukan yang
ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
e. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi
yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak
dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses,
keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat
dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional,
kepengawasan dan eksekutif sebaiknya dikaji melalui wawancara atas
pemegang jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak
semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis
dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri
dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam
penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis
buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan
atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua
catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan
yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan
diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.
3. Tahap Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
a. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
12
b. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
c. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
d. Analisa persyaratan jabatan
e. Menyusun uraian jabatan
f. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
g. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola
pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya
pegawai ; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan
pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
13
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
1. Analisis Jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai
suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang
jabatan tersebut dengan baik.
2. tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan untuk menyusun uraian jabatan
(job description) dan per syaratan jabatan (job specification). Sebagai dasar
untuk melaksanakan kegiatan manajemen SDM.
3. Tahap – tahap dalam analisi jabatan terdapat 3 tahap yaitu tahap persiapan
dan perencanaan, tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data.
3.2 Saran
1. Penulis menyarankan agar analisis jabatan lebih di informasikan kembali kepada masyarakat banyak agar dalam proses pemilihan karyawan maupun dalam menjalankan jabatan lebih efektif.
14
DAFTAR PUSTAKA
Pujangkoro, Sugiharto. 2004. Analisis Jabatan (Job Analysis). [PDF]. www.
USU.ac.id. Diunduh pada, 12 Mei 2013.
Sirait,Rais. 2012. MSDM Untuk Analisis Jabatan. [online]. www.wordpress.com.
Diunduh pada, 12 Mei 2013.
Sofyandi, Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha
Ilmu.
15