Download - Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
1/29
66
BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Latar BelakangPT. Totalcare Nutraceutical merupakan anak perusahaan dari PT.
Indocare Citrapasifik. Perusahaan ini beralamat di Kompleks Perkantoran Taman
Meruya Blok N21-26, Jakarta Barat. PT. Totalcare Nutraceutical berdiri pada
tanggal 7 Agustus 1999 yang didirikan oleh Bapak. Ridwan Salim, dengan Akte
Pendirian 11 Mei 1992 nomor 33, didepan Ester Danisa Iskandar, SH dan
disahkan Departemen Kehakiman Nomor C2-3875. HT. 01.01.TH.92. Pada saat
ini jumlah karyawan yang bekerja di PT. Totalcare Nutraceutical berjumlah 153
karyawan.
PT. Totalcare Nutraceutical bergerak dalam bidang penjualan makanan
kesehatan ( Health Food). Produk yang dihasilkan oleh PT. Totalcare
Nutraceutical adalah Holisticare ( Ester C, Estercimin, Effervesent
Orange/Blackcurrent), Nutracare (Calm Mind, Joint Formula, Coral Calcium),
danBlackmores (Multivitamin, Bio C). PT. Totalcare Nutraceutical memberikan
kepercayaannya kepada distributor untuk memasarkan produk-produknya. Dari
distributor selanjutnya produk-produk ini didistribusikan ke apotek-apotek dan
modern outlet seperti Guardian, Century, Boston dan lainnya. PT. Totalcare
Nutraceutical mempunyai visinya berusaha membuat perusahaan semakin
berkembang dan dapat meluncurkan produk-produk baru yang inovatif,
sedangkan misi dari perusahaan ini adalah sebagai perusahaan yang peduli pada
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
2/29
67
peningkatan kualitas hidup dan kesejahteraan masyarakat, perusahaan
menyediakan produk food supplementyang dapat dipasarkan secara bebas
melalui retail outlet atau melalui tenaga medis yang dengan senantiasa
mengutamakan segi keamanan, kealamian dan keefektifitasan produk yang telah
diuji secara klinis.
3.2 Struktur Organisasi Dan Uraian Tugas
3.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran
mengenai kegiatan didalam organisasi atau perusahaan. Struktur
organisasi ini berguna untuk mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung
jawab setiap bagian di dalam perusahaan tersebut. Dalam suatu organisasi
dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang
menjalankan aktifitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan
dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang
ada. Karena semakin kompleks hubungan tersebut, maka suatu organisasi
harus membagi dan menghubungkan antara masing-masing kegiatan atau
fungsi dengan cara membentuk suatu bagan yang dinamakan bagan
organisasi atau struktur organisasi.
Dengan terciptanya dan diterapkannya struktur organisasi secara
jelas didalam perusahaan maka akan mencapai tingkat pengendalian
intern yang memadai.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
3/29
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
4/29
69
3.2.2 Uraian Tugas
Melalui wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh informasi
mengenai tugas dan tanggung jawab setiap bagian yang terdapat pada
stuktur organisasi PT. Totalcare Nutraceutical. Secara garis besar tugas
dan tanggung jawab masing-masing bagian diuraikan sebagai berikut:
a) DirekturMempunyai tugas dan tanggung jawab:
1. Menentukan dan menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan.2. Menetapkan sasaran-sasaran dan mengambil keputusan-keputusan
penting yang menentukan kelangsungan hidup perusahaan.
3. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari setiap divisi yang adadalam perusahaan.
4. Memiliki tanggung jawab atas semua kegiatan perusahaan.b) Marketing Division Head
Mempunyai tugas dan tanggung jawab:
1. Menyusun rencana prioritas pengembangan wilayah danmenetapkan target untuk jumlah penjualan per wilayah.
2. Menyusun rencana prioritas pengembangan produk baru danmenetapkan target jadwal peluncuran produk baru.
3. Menyusun rencana prioritas aktivitas promosi dan menetapkantarget besarnya biaya promosi yang akan dikeluarkan, jangka
waktu pelaksanaan promosi serta pengukuran efektifitas promosi.
4. Menyusun rencana contigency bila suatu rencana awal gagaldilaksanakan dan atau beresiko gagal tercapai.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
5/29
70
5. Membuat perbandingan yang sistematis terhadap kekuatan dankelemahan perusahaan pesaing dibandingkan dengan perusahaan
sendiri.
6. Mengambil langkah antisipasi dan perbaikan terhadap programperusahaan dalam menghadapi persaing utama.
7. Bertanggung jawab terhadap efektifitas pemakaian seluruh danamarketing yang telah dibudgetkan secara bulanan maupun
tahunan.
8. Bertanggung jawab terhadap pencapaian sasaran penjualan,distribusi outletbaru dan outletaktif.
9. Bertanggung jawab terhadap pengelolahan seluruh personil didivisi marketing.
10.Bertanggung jawab dalam menjaga, memelihara dan membanguncitra produk dan perusahaan.
Yang terdiri dari:
a. National Sales Departement Head1) Membuat breakdown target penjualan per cabang, bulanan,
dan tahunan.
2) Memonitor dan mengevaluasi implementasi program kerjacabang.
3) Memonitor penambahan outletbaru kepada semua tim sales.4) Memonitoring tingkat persediaan di cabang.5) Mencapai target penjualan seluruh cabang bulanan dan
tahunan.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
6/29
71
6) Merekomendasikan program marketing kepada marketingdivision head.
7) Mengajukan usulan terhadap pengembangan area yang dinilaiberpotensi.
8) Mengendalikan kondisi dengan outlet agar sesuai denganbudget yang telah ditetapkan secara konsolidasi.
Membawahi:
SalesmanBertugas dalam mengembangkan potensi penjualan pada
outlet, mengadakan kunjungan ke lapangan untuk mengetahui
perkembangan pasar serta membina komunikasi dengan outlet
sesuai dengan area yang menjadi tanggung jawabnya,
bertanggung jawab dalam pencapaian target sales area
bulanan dan tahunan, bertanggung jawab dalam menjaga,
memelihara dan membangun citra produk dan perusahaan.
b. Product Marketing Deptement Head1) Memantau dan mengevaluasi implementasi program yang
telah direncanakan.
2) Mengendalikan penggunaan budget aktivitas/programmarketing agar sesuai dengan yang telah ditetapkan.
3) Mengembangkan strategi marketing untuk meluncurkanproduk baru.
4) Analisa dan evaluasi usulan produk-produk baru.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
7/29
72
5) Mengadakan kunjungan ke outlet untuk mengetahuiperkembangan pasar.
6) Mengimplemantasikan program sesuai dengan rencana.7) Mencapai target peluncuran produk baru.Membawahi:
Staff Product ManagementBertugas memonitor dan mengevaluasi implementasi program
atas produk yang dikelolahnya, memberikan training product
knowledge, bertanggung jawab mencapai target program
bulanan dan tahunan, mencapai target peluncuran produk
baru.
c. Adminitrasi Marketing1) Menerima Purchase Orderdari customer.2) Menginput Purchase Orderke dalam Sales Order.3) Membuat Penerimaan Pengiriman barang.4) Mengontrol laporan stock outlet.5) Mengontrol Penerimaan Pengiriman yang telah dibuat agar
barang dapat segera dikirim.
6) Mengontrol stockyang ada dioutlet.7) Memastikan bahwa claiman yang telah diperiksa telah
diproses difinance.
8) Mengontrol Purchase Orderyang masih outstanding.c) FACIT Division Head
Mempunyai tugas dan tanggung jawab:
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
8/29
73
1. Membuat kebijakan perusahaan yang berhubungan denganfinance.
2. Mereview prosedur yang telah ada dan melakukan perbaikanterhadap sistem.
3. Melakukan pengawasan terhadap pengeluaran dan penerimaanuang.
4. Bertanggung jawab terhadap keuangan dan assetperusahaan.5. Bertanggung jawab bahwa transaksi yang dilakukan telah
diverifikasi dengan benar.
6. Bertanggung jawab terhadap pembuatan budget.Terdiri dari:
a. Finance Departement Head1) Menyediakan dana dalam jumlah yang memadai dan tepat
guna dengan cara mengatur arus dana masuk dan keluar
dengan lancar, sehingga dana yang ada di perusahaan dapat
dimanfaatkan secara optimal.
2) Mengontrol dan mengendalikan pengeluaran uang sesuaidengan prosedur dan kebijakan otorisasi, serta layak
dikeluarkan.
3) Memeriksa pembayaran dengan cek atau giro yang telahdisiapkan oleh kasir, sesuai dengan prosedur yang berlaku,
jumlah yang dibayar, jatuh tempo dan kelengkapan
dokumennya.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
9/29
74
4) Menyetujui setiap pengiriman yang disiapkan olehadministrasi penjualan.
5) Menandatangani faktur penjualan.6) Membuat dan menyampaikan laporan keuangan.7) Bertanggung jawab terhadap pengelolahan dan pemeliharaan
saldo bank yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
8) Bertanggung jawab terhadap pengaturan dan penagihanpiutang (A/R) sesuai dengan komitmen.
Membawahi:
Staff A/R dan Staff A/PBertugas membuat faktur penjualan dan faktur pajak,
memonitor tagihan-tagihan customer (A/R) yang akan jatuh
tempo, menukar atau menagih ke customeryang bersangkutan
dengan TTK (Tanda Terima Kuitansi), membuat laporan
penjualan, membuat laporan A/R dan pembayaran, menerima
dan memeriksa Tanda Terima Barang dari Staff Gudang dan
Delivery dan dicocokkan dengan PO yang ada, bertanggung
jawab membuat laporan-laporan yang telah ditentukan dengan
tepat waktu.
Membawahi:
KurirBertugas menyetorkan hasil tagihan dari customer,
kelebihan laporan pertanggung jawabkan ke bank,
mengambil uang tunai di bank berdasarkan cek yang
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
10/29
75
sudah dibuka, menukar faktur ke customer, mengambil
tagihan (tunai/Cek/Giro) dari customer.
CashierBertugas menginput dan mencetak voucher seluruh data
transaksi bank terima dan bank keluar, menyiapkan bukti
setoran bank uang tunai/cek./giro, bertanggung jawab
dalam mencatat semua transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas/bank dengan tepat dan benar setiap hari.
b.
Accounting Departement Head
1) Menyediakan laporan keuangan yang akurat, tepat waktu, dandapat dipertanggung jawabkan baik untuk menganalisa
maupun sebagai alat ukur prestasi perusahaan, baik secara
bulanan maupun tahunan.
2) Mengawasi dan mengembangkan penyelenggaraan sistem danprosedur yang berlaku dalam perusahaan, baik dari segi
keuangan, persediaan maupun yang lainnya.
3) Mencatat dan memeriksa transaksi keuangan secaramenyeluruh, terutama terhadap segala macam
pengeluaran/pembelanjaan perusahaan sesuai dengan
kebijakan dan sistem otoritas yang berlaku dengan melakukan
validasi dan pemeriksaan kualitas dokumen yang menjadi
sumber data.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
11/29
76
4) Melakukan pengawasan terhadap pembuatan danpenyampaian laporan-laporan yang berhubungan dengan
pajak.
5) Menjamin keabsahan setiap transaksi yang terjadi berdasarkanpedoman sistem dan kebijakan otoritas yang berlaku.
Membawahi:
StaffAccountingBertugas menyediakan laporan keuangan dan perpajakan
secara bulanan dan tahunan, melakukan pendokumentasian
terhadap bukti transaksi secara baik dan lengkap, bertanggung
jawab memastikan semua transaksi yang diproses dalam
pembuatan laporan keuangan dan perpajakan adalah tepat dan
benar.
c. IT Departement Head1) Menjabarkan arah strategi perusahaan ke dalam formulasi
strategi operasional informasi teknologi.
2) Menyusun konsep pengembangan dan penerapan teknologiinformasi, sistem informasi dan sistem jaringan.
3) Membangun organisasi IT yang dapat bergerak cepat dalammelayani kebutuhan perusahaan khususnya melalui
penyusunan struktur organisasi yang efektif dan efisien, serta
pengembangan SDM yang memiliki sikap kerja yang baik dan
kompeten.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
12/29
77
4) Bertanggung jawab dalam pengadaan dan penyampaianlaporan progress pengembangan sistem IT.
5) Bertanggung jawab dalam pendokumentasian aplikasi, sisteminformasi dan sistem jaringan.
6) Perencanaan, pengadaan, penggantian, dan pengembanganperalatan dan fasilitas teknologi informasi.
Membawahi:
Staff ITBertugas melakukan maintenance terhadap komputer dan
sistem jaringan, menginstall aplikasi dan pemasangan
komputer, melakukan back-up data secara mingguan dan
bulanan, membantu para pemakai komputer yang menghadapi
masalah pada software dan hardware, bertanggung jawab
terhadap pemeliharaan peralatan komputer dan sistem
jaringan.
d) HRD Division HeadMempunyai tugas dan tanggung jawab:
1. Melakukan perencanaan kebutuhan karyawan ( Man PowerPlanning) untuk keperluan dan perkembangan organisasi
perusahaan.
2. Melakukan seleksi dan mengidentifikasi tingkat kemampuan dankebutuhan karyawan berdasarkan pendidikan, pengalaman kerja,
latar belakang sosial ekonomi, usia dan menyesuaikan dengan
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
13/29
78
tingkat kebutuhan perusahaan, sehingga karyawan dapat
memaksimalkan potensi kerja yang dimilikinya.
3. Bertanggung jawab terhadap pembayaran gaji karyawan.4. Bertanggung jawab atas perekrutan, penempatan, pelatihan,
pengembangan dan pemeliharaan karyawan yang non-
diskriminatif.
5. Betanggung jawab terhadap pengendalian kedisiplinan karyawan.6. Bertanggung jawab terhadap penyelesaian perselisihan antar
karyawan, karyawan dengan perusahaan.
Membawahi:
a. Rekrutment1) Menyusun sistem dan prosedur yang berkaitan dengan
rekrutmentkaryawan.
2) Menjamin terpenuhinya kebutuhan perusahaan akan tenagakerja yang profesional dan berkualitas.
3) Menjamin terciptanya suasana yang kondusif bagi prosespengembangan karyawan.
4) Mencatat dan menginventaris data rekrutmentkaryawan.5) Bertanggung jawab terhadap kerahasaiaan data-data, arsip
perusahaaan terutama yang berkaitan dengan rekrutment
karyawan.
6) Bertanggung jawab terhadap sistem dan prosedur mengenairekrutmentdan seleksi.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
14/29
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
15/29
80
e) Warehouse Division HeadMempunyai tugas dan wewenang:
1. Menyelenggarakan suatu sistem informasi dan administrasipergudangan yang efektif dan efisien.
2. Menyediakan barang dagangan dan barang promosi dalam jumlahyang memadai dan kondisi barang atau produk yang terima.
3. Memastikan pengiriman barang kepada langganan dengan tepatwaktu.
4. Bertanggung jawab terhadap keamanan persediaan barang.Membawahi:
a. Staff Gudang1) Bertugas mengecekstockbarang.2) Menyiapkan barang pesanan3) Mengecek ulang atas pengepakan barang,4) Membuat surat jalan5) Mengupdate stockdan membuat laporan stock.
b. Delivery1) Meningkatkan dan mengoperasionalkan seluruh pengiriman
kepengiriman ke seluruh customerunit perusahaan.
2) Mengatur jadwal pengiriman barang secara efektif dan efisien.3) Melakukan pemeriksaan terhadap barang-barang yang siap
dikirim.
4) Bertanggung jawab pada keamanan barang yang dikirim danketepatan waktu kirim.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
16/29
81
3.3 Gambaran Sistem Informasi Penjualan Kredit PT. Totalcare Nutraceutical
3.3.1 Unit/Fungsi Terkait
Fungsi yang terkait didalam sistem penjualan secara kredit:
a) Bagian administrasi marketingFungsi bagian administrasi marketing dalam penjualan secara kredit
adalah:
1. Menerima PO (Purchase Order) dari customer.2. Memeriksa PO ( Purchase Order).3. Mengecekstockbarang.4. Menerbitkan PP (Permintaan Pengiriman) barang5. Menyerahkan PP (Permintaan Pengiriman) kepada bagian gudang
untuk melaksanakan pengiriman barang.
b) Staff AR (Account Receivable)Fungsi Staff AR (Account Receivable) dalam penjualan kredit adalah:
1. Menerima PO (Purchase Order) customer dari AdministrasiMarketing.
2. Melakukan pengecekan PO (Purchase Order) customer.3. Meneliti status kredit customer dan memberikan otorisasi
pemberian kredit customer.
4. Memonitor tagihan-tagihan customeryang jatuh tempo.5. Menerima dan memeriksa Tanda Terima Barang dari warehouse
dan delivery.
6. Membuat dan mencetak faktur penjualan dan faktur pajak.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
17/29
82
7. Membuat Laporan Penjualan dan Laporan Piutang danpembayaran.
c) Bagian GudangFungsi bagian logistik dalam penjualan secara kredit adalah:
1. Menerima PP (Permintaan Pengiriman) dari bagian administrasimarketing.
2. Mengecekstockbarang dengan menggunakan kartu stock.3. Menyiapkan barang.4. Mengecek ulang pengepakan barang.5. Membuat dan mencetak Surat Jalan (SJ) dan disetujui oleh
Warehouse Division Head.
6. Mengupdate stockdan membuat laporan stock.d) Delivery
Fungsi delivery dalam penjualan secara kredit adalah:
1. Mengantarkan pesanan kepada customer.2. Menerima surat jalan yang telah ditanda tangani oleh customer.
e) StaffAccountingFungsi staffaccounting dalam penjualan kredit adalah:
1. Memproses secara sistem piutang yang ditimbulkan dari transaksipenjualan kredit.
2. Melakukan pendokumentasian terhadap bukti transaksi secarabaik dan lengkap.
3. Memeriksa kelengkapan bukti transaksi keuangan.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
18/29
83
3.3.2 Dokumen/Form yang Digunakan
Dokumen yang digunakan :
a) PO (Purchase Order)Dokumen yang diterima oleh administrasi marketing dan
digunakan untuk mencatat pesanan dari customer.
b) SO (Sales Order)Dokumen yang dibuat oleh administrasi marketing dan digunakan
untuk mengontrol PO yang belum dikirim barangnya.
c) PP (Permintaan Pengiriman)Dokumen yang dibuat oleh administrasi marketing dan digunakan
sebagai dasar warehouse untuk menerbitkan surat jalan.
d) SJ (Surat Jalan)Dokumen yang dibuat oleh staff Warehouse serta disetujui oleh
Warehouse Division Head untuk digunakan untuk mengirimkan
barang pesanan ke customer.
e) Faktur PenjualanDokumen yang dibuat oleh staff AR ( Account Receivable) yang
digunakan sebagai alat penagihan piutang kepada customer. Serta
dasar untuk mencatat terjadinya penjualan kredit dan timbulnya
piutang usaha.
f) Faktur PajakFaktur Pajak digunakan oleh Pengusaha Kena Pajak untuk
memungut Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
19/29
84
3.3.3 Prosedur (DFD)
PT. Totalcare Nutraceutical merupakan distributor produk-produk
makanan kesehatan. Untuk memasarkan produk yang ada dilakukan
penawaran produk ke para pembeli dengan melakukan promosi yang
dilakukan secara rutin melalui berbagai media, antara lain media cetak
dan elektronik. Perusahaan mendapat pesan dari customer. Order pesanan
dilakukan melaluifax.
Setelah menerima order pesanan, bagian administrasi marketing
akan memeriksa Purchase Order (PO) dan kemudian menginputnya
kedalam Sales Order (SO) selanjutnya bagian administrasi marketing
akan mengecek stock yang ada pada fileMs_Produk. Jika permintaan
customer tidak dapat terpenuhi maka bagian administrasi marketing
hanya akan menerbitkan Permintaan Pengiriman (PP) sejumlah barang
yang tersedia, kemudian PP tersebut ditandatangani oleh bagian
Marketing Division Headdan Finance Division Headserta mencetak PP
sebanyak 4 rangkap (warna putih, merah, kuning, dan hijau). Warna
putih akan dipegang oleh bagian warehouse, warna merah dipegang oleh
bagian Accounting, warna kuning dipegang oleh administrasi marketing
dan warna hijau akan dipegang oleh bagian finance. Administrasi
marketing menyerahkan PP tersebut kepada bagian gudang.
Dalam transaksi penjualan kredit, prosedur pengiriman barang
melibatkan 2 fungsi yaitu fungsi gudang dan fungsi delivery. Setelah
menerima PP dari administrasi marketing, staff gudang akan menyiapkan
barang. Sebelum barang dikirim staff gudang akan melakukan
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
20/29
85
pengecekan ulang quantity produk. Apabila quantity yang disiapkan tidak
sesuai atau kurang maka staff gudang akan memeriksa ulang. Apabila
cocok maka staff gudang membuat dan mencetak Surat Jalan (SJ)
sebanyak 5 rangkap yaitu asli dipegang oleh bagian finance, merah
dipegang bagian accounting, biru dipegang oleh bagian warehouse,
kuning dipegang oleh bagian administrasi marketing sedangkan hijau
dipegang oleh customer. Staff gudang akan menyerahkan kebagian
delivery, bagian delivery akan menyiapkan armada dan menaikkan barang
ke kendaraan yang telah disiapkan kemudian barang dikirimkan ke
customer. Kemudian staff gudang akan meng update stock dan akhir
bulan membuat laporan stock. Setelah customermenerima barang maka
staff delivery akan meminta agar SJ ditandatangani dan stampel dari
customer.
Dalam proses pencatatan penjualan kredit, staff AR (Account
Receivable) menerima PO customerdari bagian administrasi marketing.
Staff AR menerima surat jalan asli dan PP dari bagian gudang,
selanjutnya membuat faktur penjualan dan faktur pajak. Faktur penjualan
terdiri dari 4 rangkap yaitu yang asli dan yang berwarna biru diberikan ke
customer, warna hijau diberikan kepada bagian accounting sedangkan
bagian kuning arsip finance. Sedangkan faktur pajak terdiri dari 3
rangkap yaitu yang asli diberikan ke pada customer, merah diberikan
kepada bagian accounting sedangkan yang kuning arsip bagian finance.
Faktur penjualan dan faktur kredit diperiksa dan ditanda tangani oleh
Finance Dept Head. Staff AR menyerahkan berkas tagihan yang terdiri
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
21/29
86
dari Faktur penjualan asli bermaterai, Faktur pajak asli, Surat jalan, PO
copy ke Kurir untuk ditukar dengan Tanda Terima Kuitansi (TTK) yang
terdiri dari Faktur pajak asli, Faktur penjualan bermaterai dan surat jalan
yang telah ditandatangani oleh customer. Staff AR menerima TTK dan
file dari Kurir dan di arsip berdasarkan tanggal kembali atau jatuh tempo
yang telah ditetapkan. Apabila ada AR yang sulit ditagih maka staff AR
akan menyerahkannya ke bagian Finance Dept Headuntuk di Follow up.
Berdasarkan data surat jalan dan faktur penjualan yang telah dibuat oleh
staff AR, maka awal bulan berikutnya accounting akan memprosesnya
sehingga akan terbentuk penjualan dan piutang dalam laporan keuangan.
Dalam proses pembayaran, pembayaran dapat dilakukan dengan
mentransfer atau menggunakan cek/giro. Jika melalui transfer maka
bagian penagihan akan menerima fax bukti transfer dari customer dan
bagian penagihan akan langsung menyerahkan bukti transfer giro atau
cek tersebut kepada bagian kasir. Apabila pembayaran menggunakan
cek/giro maka staff AR akan memberikan TTK ke kurir untuk mengambil
cek/giro dan menyerahkan hasil tagihan tersebut kepada bagian kasir.
FACIT Division Head akan memperoleh informasi secara rutin
yaitu mengenai informasi penjualan dan informasi piutang yang diperoleh
dari Tr_Penjualan dan Tr_piutang. Informasi tersebut akan dikumpulkan
dan dibuat secara berkala menjadi laporan penjualan dan laporan piutang
untuk diserahkan kepada Direktur.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
22/29
Gambar 3.2 Diagram Context hubungan Sistem Informasi Penjualan Kredit
PT. Totalcare Nutraceutical
Sumber: Dikembangkan dari hasil wawancara dengan PT. Totalcare Nutraceutical
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
23/29
Gambar 3.3 Diagram NOL hubungan Sistem Informasi Penjualan Kredit
PT. Totalcare Nutraceutical
Sumber: Dikembangkan dari hasil wawancara dengan PT. Totalcare Nutraceutical
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
24/29
89
3.3.4 Manajemen Data
Berikut merupakan hasil wawancara mengenaifile database yang
digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT.Totalcare
Nutraceutical:
Dalam sistem penjualan kredit pada PT. Totalcare Nutraceutical, file
database apa saja yang digunakan?
Jawaban: File database yang digunakan dalam sistem penjualan kredit
pada PT. Totalcare Nutraceutical adalah Ms_Customer, Ms_Produk,
Tr_Order, Tr_Kirim_barang, Tr_Penjualan, Tr_Piutang, Tr_Pembayaran.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
25/29
Gambar 3.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Sistem Informasi Penjualan Kredit PT.
Totalcare Nutraceutical
Sumber: Dikembangkan dari hasil wawancara dengan PT. Totalcare Nutraceutical
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
26/29
91
3.3.5 Laporan Yang Dihasilkan
Laporan yang dihasilkan dari kegiatan penjualan kredit pada PT.
Totalcare Nutraceutical adalah sebagai berikut:
1. Laporan PenjualanLaporan ini berisi tentang kegiatan transaksi penjualan yang terjadi
dalam perusahaan selama periode tertentu.
2. Laporan Piutang dan PembayaranLaporan ini berisi tentang catatan piutang usaha yang ada selama
kegiatan penjualan berlangsung di dalam perusahan tersebut.
3.3.6 Resiko dan pengendalian
3.3.6.1 Potensi Resiko
Berdasarkan hasil dari pengamatan dan wawancara yang
telah dilakukan terhadap PT. Totalcare Nutraceutical dapat
disimpulkan bahwa potensi resiko yang ada didalam perusahaan
dibagi menjadi 2 yaitu potensi resiko terhadap pengendalian
umum yang berupa pengendalian manajemen keamanan pada
sistem aplikasi penjualan kredit dan pengendalian aplikasi yang
meliputi boundary, input dan output. Pengendalian terhadap
manajemen keamanan tersebut dapat berupa ancaman terhadap
terjadinya kebakaran, banjir, perubahan tegangan listrik,
kerusakan struktural, polusi, penyusupan, virus serta hacking.
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
27/29
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
28/29
93
Kemudian data akan diotorisasi dan didistribusikan yang
berupa laporan kepada pihak yang berwenang terutama jika
outputtersebut merupakan data yang penting.
3.3.6.3 Kelemahan-kelemahan Pengendalian dan Sistem Pengendalian
Yang Belum Ada
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang
dilakukan terhadap PT. Totalcare Nutraceutical dapat disimpulkan
bahwa masih terdapat kelemahan-kelemahan terhadap sistem
pengendalian internal, yaitu
a) Pengendalian umum terhadap manajemen keamananDidalam pengendalian ini terdapat beberapa kelemahan yaitu
perusahaan belum dilengkapifire alarm dan automatic dial-up
alarm, para karyawan perusahaan belum mempunyaiID card,
perangkat hardware belum ditutup dengan bahan waterproff,
Perusahaan belum dilengkapi dengan kamera pengawas.
b) Pengendalian Aplikasi1. Pengendalian Batasan (Boundary Controls)
Didalam pengendalian ini terdapat beberapa kelemahan
yaitu tidak terdapatnya batasan maksimal login akses bila
terjadi kesalahan memasukkan password dan username,
tidak adanya penggantian password secara rutin, tidak
-
8/14/2019 Bab 3(Contoh skripsi akutansi 4)
29/29