9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Perencanaan
Menurut Schwalbe (2004, p72), perencanaan meliputi kegiatan pemikiran
serta memperhatikan skema kerja untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai
kebutuhan organisasi. Untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut maka rencana
yang dibuat harus realistis dan berguna serta melibatkan banyak waktu dan usaha
dalam proses perencanaan.
2.1.2 Pengertian Manajemen Proyek
Menurut Schwable (2004, p8), manajemen proyek merupakan aplikasi dari
pengetahuan, pengalaman/ketrampilan, alat, dan teknik untuk aktivitas suatu
proyek dengan maksud memenuhi kebutuhan dan harapan para stakeholder dari
sebuah proyek. Stakeholder adalah sekelompok orang yang terlibat dalam atau
terpengaruh akan aktivitas-aktivitas proyek dan hasil proyek. Para stakeholder
tersebut mempunyai kebutuhan dan harapan yang berbeda-beda dari sebuah
proyek. Para stakeholder yang dimaksud dapat meliputi project sponsor, project
team, support staff, customers, users, suppliers, dan bahkan opponents dari sebuah
proyek.
Menurut Soeharto (1999, p17), manajemen proyek adalah kegiatan
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya
10
organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber
daya tertentu.
Fungsi manajemen proyek menurut pengertian di atas dapat diuraikan sebagai
berikut:
• Merencanakan
Suatu proses mengidentifikasikan suatu tujuan, membangun strategi untuk
mencapai tujuan itu dan membangun rencana yang terintegrasi dan
terkoordinasi.
• Mengorganisasikan
Suatu proses menentukan tugas yang harus diselesaikan siapa yang harus
melakukannya, bagaimana membagi tugas, siapa yang harus melapor kepada
siapa dan dimana keputusan itu harus dibuat.
• Memimpin
Suatu proses mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam
organisasi agar dapat bekerja dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan
yang telah digariskan.
• Mengendalikan
Suatu proses dalam menuntun, memantau, mengkaji, dan bila perlu
melakukan koreksi agar hasil sesuai dengan yang telah dilakukan.
11
Menurut Hughes (2006, p4), proyek software mempunyai karakteristik
tertentu yang membuat proyek software berbeda dengan proyek lainnya.
1. Invisibility
Dalam sebuah proyek software, kemajuannya tidak dapat secara langsung dan
berbeda dengan proyek fisik lainnya misalnya pembuatan jembatan dan
sebagainya.
2. Complexity
Produk software memiliki lebih banyak kompleksitas daripada proyek fisik
termasuk dari sisi biayanya.
3. Conformity
Pengembang software harus menyesuaikan kebutuhan software dan
kebutuhan dari client. Hal ini perlu mendapat perhatian karena dasarnya
individual memiliki ketidakkonsistenan. Konsistensi mulai dari awal hingga
akhir menjadi hal yang penting dalam keberhasilan proyek.
4. Flexibility
Software yang dapat diubah dengan mudah biasanya dilihat sebagai sebuah
kekuatan. Hal ini berarti tampilan sistem software diharapkan dapat diubah
dengan mudah untuk mengakomodasi perubahan lingkungan bisnis organisasi
dan komponen lainnya.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah cara yang
dilakukan dalam melakukan aktivitas proyek dengan menggunakan aplikasi,
pengalaman, teknik, dan alat, dimana aktivitas proyek biasanya terdiri dari
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan sumber daya
12
organisasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan orang-orang yang terlibat
dalam aktivitas proyek, serta untuk mencapai tujuan dari proyek.
2.1.3 Pengertian Implementasi
Menurut Cadle dan Yeates (2008, p102), implementasi merupakan proses
pengembangan dimana pemograman dan pengujian terjadi. Ini bergantung pada
sebagian besar lingkungan pemograman yang digunakan pada proyek dan mungkin
dimana sebagian user memiliki tingkat keterlibatan paling sedikit dalam
pemrosesan hasil. Hal ini tidak mengatakan bahwa manajer proyek tidak akan
melanjutkan memantau kemajuan dan mengambil tindakan korektif bila perlu,
dimana kemajuan keseluruhan proyek merupakan tanggung jawab manajer, bahkan
jika manajer proyek melaksanakan pengontrolan kerja teknis sehari-hari. Pada
akhir bagian implementasi seharusnya sekumpulan modul yang lengkap yang
sudah diuji dan disetujui untuk menyesuaikan spesifikasi yang telah dibuat.
Menurut Olson (2001, p145), implementasi adalah suatu keadaan ketika
sistem dibangun dan diuji untuk memenuhi kebutuhan user, dan sistem tersebut
dapat digunakan oleh user secara sepenuhnya sehingga dapat mendukung kegiatan
transaksi. Sistem harus melalui tahap instalasi dan pemeriksaan spesifikasi
kebutuhan. Pelatihan user untuk menggunakan sistem juga perlu diperhatikan
sehingga user dapat mengevaluasi kinerja sistem dan memastikan bahwa sistem
yang dibangun telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Tahap implementasi
termasuk pada tahap pengembangan sistem.
13
Gambar 2.1 Proses SDLC
Jadi, dapat disimpulkan bahwa implementasi merupakan suatu tahap yang
dilakukan ketika sistem sudah diuji dan dibuat sesuai kebutuhan user, dimana user
bisa menggunakan sistem sepenuhnya sehingga mendukung kegiatan transaksi,
dimana implementasi sangat bergantung dengan pemograman dan pengujian yang
dilakukan.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Pengertian System, Application, and Product at Data Processing/SAP
Nama asli SAP berasal dari bahasa Jerman (Systeme, Anwendungen, und
Produkte in der Datenverarbeitung) yang artinya “System, Application, and
Product”. Pada awalnya SAP dibangun untuk memberikan fasilitas kepada
pelanggan agar dapat berinteraksi dengan database perusahaan. SAP dimulai pada
14
tahun 1972 oleh lima mantan karyawan IBM (Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector,
Hasso Plattner, Klaus Tschira, Claus Wellenreuther) di Mannheim, Jerman. SAP
merupakan aplikasi terbesar keempat dunia yang digunakan secara independen oleh
perusahaan.
SAP (System, Application, and Product in Data Processing) merupakan salah
satu produk Enterprise Resources Planning (ERP) yang dapat membantu
perencanaan sumber daya perusahaan yang mampu mengintegrasikan beberapa
aplikasi bisnis, dengan aplikasi yang mewakili area bisnis tertentu. Aplikasi ini
diperbaharui dan proses transaksi secara real time.
Tiga kategori fungsi area SAP:
1. Logistik
• Sales and Distribution (SD)
• Material Management (MM)
• Warehouse Management (WM)
• Production Planning (PP)
• General Logistics (LO)
• Quality Management (QM)
2. Keuangan
• Financial Accounting (FI)
• Controlling (CO)
• Enterprise Controlling (EC)
• Investment Management (IM)
• Treasury (TR)
15
• Account Payable ( AP)
• Account Receivable (AR)
• Asset
3. Sumber Daya Manusia
• Personnel Administration (PA)
• Personnel Development (PD)
• Time Management (TM)
• Payroll
• Organization Management (OM)
Jadi, dapat disimpulkan bahwa SAP adalah suatu perangkat lunak ERP yang
dapat membantu perencanaan sumber daya organisasi dengan mengintegrasikan
beberapa aplikasi bisnis sehingga proses transaksi yang dilakukan real-time.
2.2.2 Pengertian SAP-BPC
SAP BusinessObjects Planning and Consolidation adalah sebuah aplikasi
yang dibangun oleh SAP untuk membantu perencanaan, penganggaran, peramalan,
dan konsolidasi anggaran maupun biaya. Dengan penggunaan SAP-BPC ini dapat
meningkatkan produktivitas perusahaan, penurunan waktu siklus anggaran,
adaptasi terhadap perubahan bisnis dan kondisi pasar, mendapatkan laporan yang
lebih akurat, mengurangi resiko bisnis seperti over budget.
SAP BusinessObjects Planning and Consolidation memiliki 2 versi:
16
• SAP BusinessObjects Planning and Consolidation, versi Microsoft: Aplikasi
ini dirancang untuk digunakan dalam perencanaan, penganggaran, dan
konsolidasi dan dikelola oleh user bisnis.
• SAP BusinessObjects Planning and Consolidation, versi untuk SAP
NetWeaver: Aplikasi SAP-BPC dibangun untuk perencanaan dan konsolidasi
yang dihubungkan secara langsung pada teknologi SAP NetWeaver.
SAP BusinessObjects Planning and Consolidation menggunakan dua
pendekatan yaitu bottom-up dan top-down untuk memenuhi kebutuhan
perencanaan operasional serta konsolidasi dan pelaporan yang lengkap, yang
terpadu dalam satu interface. Kelebihan dari SAP-BPC:
• Meningkatkan kecepatan: dengan adanya model bisnis baru yang terintegrasi
dan real-time sehingga dapat membantu mengambil keputusan secara cepat
serta dapat memaksimalkan nilai.
• Mengurangi waktu siklus: manajer keuangan dan manajer bagian bisnis dapat
berkolaborasi dalam pandangan yang terpadu, menjalankan proses pembuatan
dan penyetujuan rencana, anggaran, dan ramalan.
• Meminimalisasi resiko bisnis dan resiko pemenuhan: data keuangan yang
jelas dan versi tunggal asli memungkinkan pelaporan manajemen dan
pelaporan perundang-undangan yang akurat dan cepat.
• Meningkatkan produktivitas pengguna: tampilan yang intuitif dan alat-alat
kantor yang dikenal membantu pekerja dalam melakukan sebagian besar
waktu mereka.
17
Jadi, dapat disimpulkan bahwa SAP-BPC adalah suatu aplikasi SAP yang
membantu dalam perencanaan, penganggaran, peramalan, dan konsolidasi
anggaran maupun biaya yang dapat meminimalkan resiko bisnis dan mempercepat
proses penyusunan anggaran tahunan.
2.2.3 Pengertian Budgeting
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p190), budgeting merupakan sebuah
proses perencanaan keuangan. Budgeting memiliki peranan yang utama dalam
melaksanakan aktivitas manajemen. Budgeting pada umumnya sudah harus
direncanakan dan disusun dengan baik terlebih dahulu sebelum subunit dijalankan.
Budget pada seluruh organisasi biasanya disebut dengan master data. Master data
ini dapat meningkatkan kinerja keuangan perusahaan. Laporan yang diramalkan
seperti neraca, laporan pendapatan yang berisi hasil dari rencana operasi
manajemen keuangan pada periode budget yang akan datang. Master budget adalah
kumpulan dari detil budget subunit organisasi.
Ada beberapa sistem penganggaran yang dikenal selama ini yaitu:
• Line Item Budget System
Merupakan sistem penganggaran yang menjadikan input yang berupa
item-item sebagai dasar dalam penyusunan anggaran. Misalnya anggaran
dalam pelaksanaan pendidikan dasar, ada belanja pegawai guru, buku-buku,
sarana dan prasarana lainnya. Anggaran ini begitu sederhana. Bahkan kita
sering membuatnya untuk membuat daftar anggaran belanjaan kita. Sistem
penganggaran line item ini selalu identik dengan incremental budget system.
18
Anggaran dapat ditambah atau dikurangi berdasarkan penggunaannya pada
periode sebelumnya. Jika pada periode sebelumnya pagu anggaran yang
disediakan sedikit atau kurang terserap, maka pada periode anggaran
berikutnya, jatah pada pos anggaran tersebut dikurangi. Sebaliknya, bila jatah
anggaran dihabiskan, maka pada periode anggaran berikutnya, pagu anggaran
akan ditambah. Sistem ini menimbulkan efek samping, yaitu setiap
penyelenggara kegiatan (aparat pemerintah) berlomba-lomba menghabiskan
anggaran tanpa memperhatikan manfaat yang akan dihasilkan dari
penggunaan dana tersebut.
• Zero Base Bugdet System
Dengan sistem penganggaran ini, anggaran proyek tersebut disusun
seperti pada mulanya pada tahun proyek tersebut mulai dijalankan meskipun
telah berjalan lebih dari satu periode anggaran. Sistem ini benar-benar ruwet
karena membutuhkan banyak kertas kerja.
• Program Base Bugdet System
Seiring dengan perkembangan jaman, terciptalah sistem penganggaran
berdasarkan pada program. Jadi anggaran dibuat berdasarkan program-
program yang akan dijalankan pada tahun anggaran tersebut. Program terdiri
dari beberapa kegiatan-kegiatan yang menghasilkan manfaat bagi masyarakat.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa budgeting adalah suatu proses yang dilakukan
dalam melaksanakan aktivitas manajemen dimana dapat direncanakan sebelum
tahun berjalan yang membantu dalam pengawasan dan pengendalian keuangan.
19
2.2.4 Pengertian Sumber Daya
Menurut O’Brien (2006, p35), sumber daya dasar dalam sistem informasi
terdiri dari beberapa jenis, yaitu:
a. Sumber daya manusia meliputi para pakar dan pemakai akhir. Pakar SI adalah
orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi,
seperti: analis sistem merancang desain sistem informasi berdasarkan
kebutuhan informasi dari pemakai akhir, pembuat software membuat program
komputer berdasarkan spesifikasi analis sistem, operator sistem membantu
mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.
Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau
menggunakan informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Pemakai akhir dapat
berupa pelanggan, teknisi, staf administrasi, dan juga pekerja ahli. Pekerja
ahli adalah orang-orang yang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk
berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja, dan
membuat, menggunakan, serta menyebarkan informasi.
b. Sumber daya hardware meliputi semua peralatan yang digunakan dalam
pemrosesan informasi seperti komputer dan perlengkapannya, media data.
Media data merupakan obyek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran
kertas hingga disk magnetic atau optikal.
c. Sumber daya software meliputi semua rangkaian pemrosesan informasi,
yakni program dan prosedur. Program sistem informasi mengendalikan dan
mendukung operasi sistem komputer. Prosedur mengoperasikan perintah-
perintah bagi orang yang menggunakan sistem informasi.
20
d. Sumber daya data meliputi alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka
dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan
kegiatan lainnya.
e. Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan.
Media komunikasi meliputi kabel komunikasi (twisted-pair,tembaga,dan
lainnya), teknologi gelombang mikro, seluler, satelit tanpa kabel. Dukungan
jaringan meliputi pemrosesan komunikasi seperti modem dan prosesor
antarjaringan, software pengendali, software sistem operasi jaringan dan
penjelajah internet.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa sumber daya meliputi manusia, hardware,
software, data/informasi, dan jaringan yang merupakan sumber daya dasar sistem
informasi.
2.2.5 Pengertian Realisasi
Realisasi pada pendapatan merupakan pelaporan pendapatan apabila suatu
pertukaran atau arus keluar produk telah terjadi yaitu barang atau jasa harus sudah
dikirim ke pelanggan, yang menaikkan penerimaan kas atau pun klaim atas kas
atau aktiva atau sebagai akibat proses produksi itu sendiri.
Realisasi adalah tindakan mewujudkan atau pencapaian suatu rencana, cita-
cita atau keinginan. Realisasi adalah berusaha untuk memahami sesuatu dengan
jelas, membuat nyata atau memberikan penampilan realitas, sesuatu yang dibuat
nyata atau konkret.
21
Jadi, dapat disimpulkan bahwa realisasi adalah data hasil yang telah dicapai
sampai pada periode tertentu.
2.2.6 Pengertian Prognosa (Outlook)
Prognosa adalah sebuah laporan keuangan yang diperoleh dari hasil
perbandingan antara anggaran dan realisasi.
2.2.7 Pengertian Proses Bisnis
Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk
mencapai tujuan bisnis. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa
subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi
untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisa proses bisnis umumnya
melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya. Banyak definisi yang
telah dijabarkan oleh para ahli manajemen mengenai proses bisnis. Beberapa
karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:
• Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta
keluaran yang jelas.
• Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai
waktu dan ruang.
• Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
• Nilai tambah: Suatu proses bisnis dapat memberikan nilai tambah pada
penerima.
22
• Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait
dalam suatu struktur organisasi.
• Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup
beberapa fungsi.
Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja
dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu
karakteristik proses bisnis.
Proses Bisnis adalah sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan
yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik
di luar atau di dalam organisasi.
Proses bisnis dapat dikelompokkan atas beberapa proses bisnis yaitu:
a. Proses bisnis inti/utama yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani
pelanggan pengguna produk atau jasa
b. Proses bisnis pendukung yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani
pelanggan internal (karyawan perusahaan)
c. Proses bisnis manajemen yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana,
mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.
d. Proses bisnis jaringan yaitu proses yang diselenggarakan untuk pemasok,
pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum.
Karakteristik proses bisnis yang baik adalah :
• Adanya proses owner, yaitu orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen
untuk bertanggung jawab terhadap kinerja proses agar efektif dan efisien.
• Batasan – batasan yang jelas akan proses bisnis yang ada.
23
• Kejelasan hubungan internal dan pertanggungjawabannya.
• Prosedur, tugas kerja, kebutuhan training terdokumentasi dengan baik
• memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas.
• memiliki ukuran-ukuran dan target yang berhubungan dengan kepuasan user.
• Waktu siklus dari setiap aktivitas diketahui dengan jelas.
• Mempunyai perumusan atau perubahan prosedur.
• Mengetahui tentang bagaimana langkah – langkah selanjutnya agar menjadi
lebih baik.
Dengan adanya proses bisnis yang baik dapat lebih bersaing dan
menghasilkan profit lebih banyak, kenaikan produktifitas, menyediakan tingkat
pelayanan konsumen yang lebih tinggi, memperoleh fleksibilitas lebih besar dalam
penggunaan sumber daya, termasuk staf, merespon lebih cepat pada peluang baru,
meningkatkan moral staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik.
Gambar 2.2 Dukungan Proses Bisnis
24
Cara Pemodelan Proses Bisnis :
1. Menentukan tujuan, ruang lingkup, dan batasan
2. Pemahaman & memetakan proses yang berjalan
Gambar 2.3 Simbol-simbol Flow Chart
3. Mengukur kinerja proses
4. Menentukan akar masalah (root cause)
5. Mengidentifikasi perbaikan proses
6. Implementasi perbaikan proses bisnis
Proses bisnis terdiri dari proses bisnis As-Is dan proses bisnis To-Be. Dalam
menganalisa proses bisnis As-Is ada lima fokus analisis yang digunakan yaitu
kepuasan pelanggan, frustasi pekerja, waktu, biaya, dan kualitas. Tiap fokus
dihubungkan pada metodologi perbaikan tertentu seperti kegiatan berbasis biaya,
rekayasa ulang. Proses bisnis As-Is merupakan proses bisnis yang sedang berjalan
dalam organisasi, sedangkan proses bisnis To-Be merupakan proses bisnis yang
dirancang yang akan diimplementasikan.
25
Jadi, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah sekumpulan tugas dan
aktivitas yang dilakukan dalam mencapai tujuan yang dapat diselesaikan secara
paralel maupun secara bertahap.
2.2.8 Pengertian Accelerated SAP (ASAP)
ASAP (Accelerated SAP) merupakan sebuah metodologi yang digunakan
untuk implementasi System, Application, and Product in Data Processing (SAP).
Komponen ASAP, dapat digunakan bersama-sama atau secara individu, yang
disebut akselerator. Akselerator disusun berdasarkan praktek-praktek terbaik (best
practices) pengguna SAP dari seluruh dunia dan terdiri dari sejumlah template,
pertanyaan, dan skenario yang memerlukan input pengguna untuk membantu
pengguna menentukan cara terbaik untuk melaksanakan implementasi SAP. ASAP
dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerapkan SAP sebanyak 50%.
Tahapan–tahapan metodologi ASAP:
• Project Preparation
• Bussiness Blueprint
• Realization
• Final Preparation
• Go Live & Support
Berikut ini penjelasan dari tahapan-tahapan metodologi ASAP:
1. Project Preparation
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menyediakan perencanaan dan
persiapan awal untuk proyek SAP serta membantu mengidentifikasi dan
26
merencanakan fokus utama. Hal-hal yang penting untuk diperhatikan dalam
Tahapan ini adalah:
• Menentukan tujuan proyek.
• Menjelaskan cakupan pelaksanaan.
• Menentukan strategi pelaksanaan.
• Menentukan jadwal proyek secara keseluruhan dan urutan pelaksanaan.
• Membentuk struktur organisasi proyek dan komite.
• Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan.
2. Bussiness Blueprint
Dokumen Blueprint merupakan pondasi awal untuk melaksanakan
proyek implementasi SAP. Dokumen ini menggambarkan kebutuhan dan
gambaran proses bisnis perusahaan as-is maupun to-be. Kegiatan yang
dilakukan dalam tahapan ini adalah:
• Membuat dokumen bisnis Blueprint.
• Memperbaiki tujuan dan sasaran yang telah dibuat pada tahapan
pertama.
• Memperbaiki ruang lingkup untuk mempersiapkan pada tahapan ketiga.
• Memperbaiki jadwal proyek secara keseluruhan dan urutan
pelaksanaan yang telah dibangun pada tahapan pertama.
Dalam penyusunanan Blueprint ada beberapa teknik yang dilakukan untuk
mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan, yaitu:
• One-on-one interviews
• Group interviews
27
• Facilitated sessions
• Joint application development (JAD)
• Questionnaires
• Prototyping
• Use cases
• Following people around
• Request for proposals (RFPs)
• Brainstorming
Berikut penjelasan teknik-teknik yang dilakukan untuk mengumpulkan
kebutuhan-kebutuhan:
a. One-on-one interviews
Teknik yang paling umum dalam mengumpulkan kebutuhan-
kebutuhan yaitu berhubungan dengan client dan menanyakan mereka
apa yang mereka butuhkan. Diskusi harus sudah direncanakan
berdasarkan pada jenis kebutuhan yang anda cari. Ada banyak cara
untuk merencanakan wawancara, tapi biasanya anda ingin bertanya
pertanyaan open-ended untuk membuat yang diwawancarai mulai
berbicara dan kemudian menanyakan pertanyaan yang menyelidik untuk
membongkar kebutuhan-kebutuhan.
b. Group interviews
Wawancara kelompok mirip dengan wawancara satu pada satu,
kecuali lebih dari satu orang yang diwawancara biasanya dua sampai
empat orang. Wawancara ini berjalan dengan baik ketika setiap orang
28
pada tingkat yang sama atau memiliki peran yang sama. Wawancara
kelompok membutuhkan persiapan yang lebih dan lebih formalitas
untuk mendapatkan informasi yang anda ingin dari semua peserta. Anda
bisa membongkar sekumpulan kebutuhan-kebutuhan yang lebih banyak
dalam jangka waktu pendek jika anda bisa membuat kelompok fokus.
c. Facilitated sessions
Dalam sesi yang difasilitasi, anda membawa sekelompok besar
(lima orang atau lebih) bersama untuk suatu tujuan umum. Dalam kasus
ini, anda mencoba untuk mengumpulkan sekumpulan kebutuhan yang
umum dari kelompok dalam cara yang lebih cepat daripada anda
mewawancara tiap anggota kelompok secara terpisah.
d. Joint application development (JAD)
Sesi JAD mirip dengan sesi umum yang difasilitasi.
Bagaimanapun, kelompok biasanya tetap dalam sesi sampai sasaran sesi
selesai. Untuk kebutuhan sesi JAD, peserta menetap dalam sesi sampai
sekumpulan kebutuhan yang lengkap didokumentasikan dan disetujui.
e. Questionnaires
Kuesioner jauh lebih informal, dan juga merupakan alat yang baik
untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan dari stakeholder di lokasi
terpencil atau orang yang hanya memiliki masukan kecil dalam
keseluruhan kebutuhan. Kuesioner juga bisa digunakan ketika anda
harus mengumpulkan masukan dari selusin orang, seratus orang, atau
seribu orang.
29
f. Prototyping
Prototyping adalah teknik yang relatif modern untuk
mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan. Dalam pendekatan ini, anda
mengumpulkan kebutuhan mula-mula yang anda gunakan untuk
membangun versi awal solusi – suatu prototipe. Anda menunjukkannya
pada client, kemudian memberikan anda kebutuhan tambahan. Anda
mengubah aplikasi dan siklus di sekitar client lagi. Proses yang berulang
ini berlanjut sampai hasil memenuhi masa kritis dari kebutuhan-
kebutuhan bisnis atau untuk sejumlah perulangan yang disetujui.
g. Use cases
Use case dasarnya cerita yang menjelaskan bagaimana pekerjaan
proses diskrit/berlainan. Cerita mencakup orang (actor) dan
menjelaskan bagaimana kerja solusi dari pandangan user. Use case
mungkin lebih mudah bagi user untuk mengartikulasikan, walaupun use
case mungkin nanti perlu distilasi ke dalam kebutuhan-kebutuhan rinci
yang lebih spesifik.
h. Following people around
Teknik ini sangat membantu ketika mengumpulkan informasi
pada proses saat ini. Anda mungkin menemukan, misalnya, bahwa
beberapa orang memiliki rutinitas kerja menurun seperti kebiasaan
bahwa mereka memiliki waktu yang sulit untuk menjelaskan apa yang
mereka lakukan dan mengapa. Anda mungkin perlu mengamati mereka
melaksanakan pekerjaan mereka sebelum anda bisa mengerti
30
keseluruhan gambar. Dalam beberapa kasus, anda mungkin juga ingin
ikut serta dalam proses kerja aktual untuk memperoleh perasaan bisa
menangani pada bagaimana fungsi bisnis bekerja hari ini.
i. Request for proposals (RFPs)
Jika anda seorang vendor, anda mungkin menerima kebutuhan-
kebutuhan melalui suatu RFP. Daftar kebutuhan-kebutuhan ini ada bagi
anda untuk membandingkan terhadap kapabilitas anda untuk
menentukan seberapa dekat kecocokan anda dengan kebutuhan-
kebutuhan client.
j. Brainstorming
Pada beberapa proyek, kebutuhan-kebutuhan tidak ditemukan
sebanyak kebutuhan yang ditemukan. Dengan kata lain, solusi
merupakan buatan baru dan kebutuhan dibuat sebagai sekumpulan ide
yang orang bisa menyetujuinya. Dalam jenis proyek ini, brainstorming
sederhana mungkin titik permulaan. Pada persoalan pokok yang sesuai
ahli mengambil kesempatan dan memulai brainstorming secara kreatif
solusi seperti apa yang mungkin terlihat. Setelah semua ide dihasilkan,
peserta memprioritaskan satu yang mereka pikir solusi paling baik.
Hasil konsensus ide terbaik digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan
awal.
3. Realization
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk membuat perencanaan pelatihan
yang diadakan oleh tim proyek implementasi SAP. Biaya untuk pelatihan ini
31
relatif mahal, ini yang menjadi sangat penting untuk diperhatikan karena akan
berpengaruh pada pelatihan. Pelatihan ini dapat berjalan dengan baik ketika
tim proyek mengerti fungsi-fungsi SAP secara baik, bagaimana cara kerja
konfigurasi, dan bagaimana fungsi SAP dapat berjalan sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Kunci faktor utama aktivitas tahapan ini adalah:
• Latar belakang tim.
• Spesifikasi bisnis area.
• Waktu yang dibutuhkan untuk berpartisipasi sampai dengan
implementasi.
Ketika mengembangkan rencana sistem, putuskan modul pelatihan yang tepat
untuk diberikan kepada user di SAP training center atau diperusahaan.
Rencana tim training proyek diperbaharuhi secara berkala dalam tahapan
implementasi
4. Final Preparation
Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini adalah:
• Stress dan Volume Test: merencanakan kebutuhan perangkat keras yang
harus dipenuhi, dan melakukan uji secara bersamaan dengan banyak
data untuk dapat melihat kemampuan sistem dalam menerima data.
• Cutover Plan: menentukan secara rinci bagaimana cara memindahkan
sistem agar dapat digunakan oleh user.
• Conduct End User Training: mewujudkan pelatihan final sebelum
sistem tersebut go-live.
5. Go Live and Support
32
Pada tahapan ini sistem SAP tersebut sudah dapat digunakan oleh user
untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan utama pada
tahapan ini adalah pemantauan penggunaan sistem dan memberikan umpan
b
a
l
i
k
.
Gambar 2.4 Overview ASAP
Gambar 2.5 Implementation Roadmap
33
Delapan pemegang peran penting dalam melaksanakan implementasi SAP:
a. Steering Committee: anggotanya termasuk sponsor proyek, manager
konsultan SAP, manager proyek. Komite ini mempunyai peranan penting
sebagai penentu keberhasilan dan pencapaian visi proyek, menentukan
prioritas, menentukan batasan, dan kebutuhan perusahaan.
b. Project Sponsors: komunikasi antar tim untuk pencapaian tujuan dan visi
antar anggota komite.
c. Project Management: tim SAP konsultan dan konsumen.
d. Consultant: anggota tim SAP, aplikasi, dan bisnis proses.
e. Tehnical: anggota tim SAP yang bertanggung jawab pada kebutuhan teknikal
dan pengembangan program aplikasi dan interface.
f. Training: pelatihan dan dokumentasi, manager proyek, pelatihan dan
dokumentasi pengembang, koordinator pelatihan, administrator teknologi
pelatihan.
g. Change: perubahan proses bisnis sehingga harus memperhatikan resiko
bisnis, komunikasi, kepemimpinan dan sponsor, kemampuan untuk
mengembangkan, memindahkan pengetahuan.
h. Security: otorisasi, administrasi, dan internal audit.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa Accelerated SAP adalah suatu metodologi
dalam implementasi SAP yang dapat mengurangi waktu penerapan SAP, dengan
langkah-langkah metodologi yaitu: preparation, blueprint, realization, final
preparation, go live.
34
2.2.9 Pengertian Change Management
Menurut Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, Perkins (2004, p433), change
management adalah suatu pendekatan terstruktur transisi individu, tim, dan
organisasi dari keadaan saat ini pada keadaan yang diharapkan pada masa akan
datang. Change management merupakan proses dimana perubahan sistem
diimplementasikan dengan cara yang terkendali dengan mengikuti model yang
sudah ditetapkan sebelumnya sampai batas tertentu, modifikasi yang masuk akal.
Pendekatan manajemen perubahan yang dikemukakan Kurt Lewin mencakup
tiga langkah, yaitu;
1. Unfreezing : upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi tekanan-tekanan
yang terjadi dari kekuatan yang mendukung dan menolak perubahan.
2. Movement : perubahan dilakukan tahap demi tahap, dimana hal ini biasanya
jumlah kekuatan yang mendukung perubahan lebih banyak dari pada jumlah
yang menolak.
3. Refreezing : jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, maka distabilkan
melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, cara pengelolaan
organisasi yang baru. Jika berhasil maka jumlah penolak perubahan akan
menjadi berkurang, dan jumlah pendukung perubahan menjadi bertambah.
Jadi dapat disimpulkan bahwa change management adalah perubahan yang
terjadi dalam manajemen organisasi seperti tata kelola, struktur, sistem kerja, dan
sebagainya.
35
2.2.10 Pengertian Waterfall
Menurut Olson (2001, p127), model waterfall adalah suatu metode yang
memberikan umpan balik antara setiap tahapan proyek untuk meminimalisasikan
pengulangan pekerjaan.
Model waterfall dalam SDLC terdiri dari tahapan-tahapan yang meliputi:
• system feasibility adalah studi kelayakan dengan menentukan konsep yang
diperlukan bagi produk software serta siklus proyek
• software plans and reqirement adalah spesifikasi fungsi, tampilan, dan
kinerja yang dibutuhkan produk software secara rinci
• product design adalah spesifikasi dari seluruh rancangan hardware dan
software, struktur pengendalian, struktur data bagi produk dan komponen
lainnya yang diperlukan sebagai dokumen bagi user dan tahap testing
• detailed design adalah spesifikasi seluruh rancangan struktur pengendalian,
struktur data, hubungan tampilan ukuran, kunci algoritma, dan asumsi bagi
setiap komponen program
• code adalah komponen program secara keseluruhan
• integration adalah penyatuan masing-masing fungsi komponen agar software
dapat bekerja seharusnya
• implementation adalah operasional kerja dari software termasuk tugas,
konversi data, instalasi, pelatihan user
• operation and maintenance adalah perawatan sistem yang telah dibuat.
Waterfall adalah proses pengembangan software yang berurutan, dimana
kemajuan dilihat seperti mengalir ke bawah terus-menerus seperti air terjun melalui
36
tahap demi tahap. Deskripsi pertama model waterfall yang formal sering dikutip
menjadi artikel yang diterbitkan tahun 1970 oleh Winston W. Royce (1929-1995),
walaupun Royce tidak menggunakan istilah waterfall di artikel. Royce menjelaskan
model sebagai contoh model yang cacat, yang tidak bekerja. Sebenarnya secara
umum istilah ini sudah digunakan dalam penulisan pengembangan software
sebagai cara untuk mengkritik software yang umum digunakan dalam latihan.
Menurut Dan Marks (2002), pendekatan waterfall menekankan kemajuan
yang terstruktur antara tahap yang ditentukan. Setiap tahap terdiri dari serangkaian
kegiatan tertentu dan hasil yang harus diselesaikan sebelum tahap berikutnya dapat
dimulai. Selain itu, orang yang berbeda biasanya terlibat selama tiap tahap.
Kelebihan dari pendekatan waterfall yaitu memudahkan dalam menganalisa
perubahan, mampu mengkoordinasikan tim implementasi, anggaran bisa
diprediksi, waktu yang dibutuhkan ahli dalam menangani persoalan relatif sedikit.
Sedangkan kekurangan dari pendekatan waterfall adalah kurang fleksibel, sulit
memberikan estimasi kebutuhan software yang aktual, hilangnya pengetahuan yang
tidak berwujud antara tahap-tahap, keputusasaan kohesi tim, dan kecenderungan
untuk tidak menemukan cacat atau kekurangan rancangan sampai tahap testing.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa waterfall merupakan pendekatan yang
dilakukan tahap demi tahap secara berurutan, dimana tahap sebelumnya harus
diselesaikan dahulu sebelum melanjutkan tahap berikutnya.
37
2.2.11 Unsur-Unsur Perencanaan Proyek
Unsur-unsur perencanaan operasional proyek menurut Soeharto (1999, p223)
sebagai berikut:
• Perencanaan Lingkup Proyek
• Perencanaan Mutu Proyek
• Perencanaan Waktu dan Penyusunan Jadwal Proyek
• Perencanaan Biaya Proyek
• Perencanaan Sumber Daya Proyek
• Program Pengelolaan Resiko Proyek
• Perencanaan Kontrak dan Pembelian Proyek
• Perencanaan Komunikasi Proyek
• Overall Project Plan
Berikut adalah penjelasan unsur-unsur perencanaan operasional proyek:
1. Perencanaan Lingkup Proyek
Perencanaan lingkup proyek adalah proses memberikan deskripsi
gambaran perwujudan proyek dan batas-batasnya secara tertulis. Perencanaan
lingkup proyek dihasilkan dari suatu studi kelayakan terutama mengenai
aspek teknis dan finansial.
Perencanaan lingkup proyek mendapatkan masukan dari perencanaan mutu,
biaya, dan jadwal, agar diperoleh alternatif lingkup yang terbaik dengan
mengingat hambatan-hambatan yang ada.
38
2. Perencanaan Mutu Proyek
Perencanaan mutu proyek adalah proses penentuan standar dan kriteria
mutu yang akan dipakai oleh proyek, serta usaha untuk dapat memenuhinya.
Parameter standar dan kriteria menjadi masukan penting pada waktu
menentukan definisi lingkup proyek. Ketentuan standar mutu akan besar
pengaruhnya terhadap biaya proyek terutama pada waktu desain-engineering,
seleksi peralatan, dan material. Oleh karena itu, perlu ada kebijakan mutu dari
pihak pimpinan pemilik maupun kontraktor untuk dipakai sebagai pegangan
pelaksanaan. Output dari perencanaan mutu adalah dokumen yang memuat
kebijakan dan prosedur yang menyeluruh tentang masalah-masalah.
3. Perencanaan Waktu dan Penyusunan Jadwal Proyek
Perencanaan waktu atau jadwal proyek meliputi langkah-langkah yang
bertujuan agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan sasaran waktu yang
ditetapkan. Perencanaan waktu memberikan masukan kepada perencanaan
sumber daya agar sumber daya tersebut siap pada waktu yang diperlukan.
Perencanaan tersebut terdiri dari penentuan definisi komponen kegiatan, dan
perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing
komponen kegiatan. Hasil langkah-langkah tersebut kemudian dianalisis
dengan berbagai metode dan teknik untuk menyusun jadwal proyek.
Menurut Schwalbe (2004, p183), manajemen waktu proyek yang
didefinisikan dalam melibatkan proses yang dibutuhkan untuk meyakinkan
pemenuhan waktu dari proyek.
Proses utama yang terlibat didalam manajemen waktu proyek adalah:
39
a. Pendefinisian aktivitas
Proses mendefinisikan aktivitas yang spesifik yang harus
ditunjukkan oleh anggota proyek dan stakeholder untuk menghasilkan
project deliverables. Suatu aktivitas adalah bagian dari pekerjaan yang
biasa ditampilkan dalam bentuk work breakdown structure yang
menjelaskan waktu yang diharapkan, biaya dan sumber daya yang
dibutuhkan.
b. Urutan aktivitas
Proses mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan
antara aktivitas proyek. Hasil utama dari proyek ini meliputi diagram
jaringan jadwal proyek (Project Schedule Network Diagram),
perubahan permintaan dan pembaharuan daftar aktifitas dan atribut.
Hasil utama dari proyek ini adalah activity resource requirement,
resource breakdown structure, requested changes, dan memperbaharui
atribut aktifitas serta kalender sumber daya.
c. Perkiraan durasi aktivitas
Proses mengestimasi banyaknya waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan aktivitas individual. Hasil dari proses ini adalah aktifitas
perkiraan durasi dan pembaharuan atribut aktifitas.
d. Pengembangan jadwal
Melibatkan analisis urutan aktivitas, perkiraan durasi aktivitas dan
kebutuhan sumber daya untuk menciptakan jadwal proyek.
• Critical Path Method (CPM)
40
Menurut Schwalbe (2004, p196), pengertian Critical Path
Method atau juga disebut critical path analysis adalah teknik
analisis jaringan kerja proyek yang digunakan untuk memprediksi
durasi total proyek. Jalur kritis untuk sebuah proyek adalah
rangkaian aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang
digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek.
Pada metode Critical Path Method dikenal adanya jalur
kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen
kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan
kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Jadi, jalur kritis
terdiri dari rangkaian kegiatan kritis, dimulai dari kegiatan
pertama sampai pada kegiatan terakhir proyek. Makna jalur kritis
penting bagi pengelola proyek, karena pada jalur ini terletak
kegiatan – kegiatan yang bila pelaksanaannya terlambat akan
menyebabkan keterlambatan proyek secara menyeluruh. Kadang –
kadang dijumpai lebih dari satu jalur kritis dalam jaringan kerja.
Dalam proses identifikasi jalur kritis, dikenal beberapa
terminologi dan rumus-rumus perhitungan sebagai berikut:
TE = E : Waktu paling awal peristiwa (node/event) dapat terjadi
(Earliest Time of Occurance), yang berarti waktu paling awal
suatu kegiatan yang berasal dari node tersebut dapat dimulai,
karena menurut aturan dasar jaringan kerja, suatu kegiatan baru
dapat dimulai bila kegiatan terdahulu telah selesai.
41
TL = L : Waktu paling akhir peristiwa boleh terjadi (Late
Allowable Event/Occurance Time), yang berarti waktu paling
lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.
ES : Waktu mulai paling awal suatu kegiatan (Earliest Start
Time). Bila waktu kegiatan dinyatakan atau berlangsung dalam
jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.
EF : Waktu selesai paling awal suatu kegiatan (Earlist Finish
Time). Bila hanya ada satu kegiatan terdahulu, maka EF suatu
kegiatan terdahulu merupakan ES kegiatan berikutnya.
LS : Waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai (Latest
Allowable Start Time), yaitu waktu paling akhir kegiatan boleh
dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan.
LF : Waktu paling akhir kegiatan boleh selesai (latest Allowable
Finish Time) tanpa memperlambat penyelesaian proyek.
D (Dummy) : Adalah kurun waktu suatu kegiatan yang tidak
mengakibatkan perubahan jadwal (0), hanya sebagai label yang
dibutuhkan sebagai titk referensi. Umumnya dengan satuan
waktu seperti hari, minggu, dan lain-lain.
X
Anak panah Simpul A
Gambar 2.6 Komponen Critical Path Method
nES
LS
42
Keterangan:
n : nomor kejadian
A : nama aktivitas
X : lama aktivitas A
ES : waktu mulai paling awal (Earliest Start)
LS : waktu mulai paling akhir (Latest Start)
Gambar 2.7 Contoh Diagram Critical Path Method
• Gantt Chart
Menurut Schwalbe (2004, p192), penjadwalan proyek
biasanya digambarkan dengan menggunakan Gantt Chart. Gantt
Chart menampilkan informasi jadwal proyek dengan membuat
daftar aktivitas proyek dan sesuai dengan tanggal mulai dan
selesai proyek dengan bentuk kalender.
10
10
10
10
10 t=3 mo
t=1 mo t=3 mo
t=2 mo
t=4 mo t=3 mo
A
B C
D
E
F
43
Menurut Weiss dan Robert (1994, p91), Gantt Chart adalah
salah satu pejabaran aktivitas-aktivitas proyek yang paling
nyaman, paling banyak digunakan, dan mudah dipahami. Dalam
penggambaran aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan
proyek terdiri dari dua dimensi. Dimensi vertikal berisi aktivitas-
aktivitas proyek, sedangkan dimensi horisontal berisi waktu dari
tiap-tiap aktivitas.
Menurut Schwalbe (2004, p192), Gantt Chart menyediakan
suatu format standar untuk menggambarkan informasi mengenai
jadwal proyek dengan menampilkan kegiatan proyek, jadwal
mulai dan jadwal selesai dalam bentuk kalender. Gantt Chart
menunjukkan informasi tugas dalam proyek sebagai suatu serial
batang (bars) sepanjang skala waktu (timescale). Bars secara
grafik menunjukkan durasi task dengan waktu mulai dan selesai
seiring dengan kemajuan terhadap waktu.
Gambar 2.8 Contoh Gantt Chart
44
4. Perencanaan Biaya Proyek
Perencanaan biaya terdiri dari serangkaian langkah untuk
memperkirakan besar biaya dari sumber daya yang diperlukan oleh proyek.
Langkah tersebut termasuk sebagai alternatif yang mungkin dapat
menghasilkan biaya yang paling ekonomis bagi kinerja atau material yang
sebanding. Jadi, perencanaan biaya baru dapat diselesaikan bila telah tersedia
perencanaan keperluan sumber daya. Faktor resiko besar pengaruhnya
terhadap perencanaan biaya, yang mengharuskan disediakan sejumlah
kontijensi dan asuransi.
5. Perencanaan Sumber Daya Proyek
Perencanaan sumber daya proyek dapat dikelompokan menjadi 2
golongan, yaitu:
• Perencanaan sumber daya nonmanusia
Meliputi pengadaan material, peralatan yang akan menjadi bagian
permanen proyek, serta peralatan konstruksi yang diperlukan untuk
membangun proyek tetapi tidak menjadi permanen. Perencanaan
sumber daya nonmanusia secara menyeluruh dapat diartikan sebagai
pengkajian dan identifikasi kebutuhan proyek akan sumber daya
nonmanusia, serta bagaimana, kapan, berapa banyak, dan darimana
diperoleh. Hasil utama adalah lembaran yang membuat deskripsi
kebijakan, daftar material, dan peralatan utama, serta jadwal
pengadaannya.
45
• Perencanaan sumber daya manusia
Meliputi rancangan organisasi, penyusunan posisi personil, mobilisasi,
dan pelatihan tenaga kerja untuk lapangan. Perencanaan organisasi
terdiri dari penyusunan struktur organisasi, termasuk membuat uraian
tugas posisi kunci, tanggung jawab, serta jalur komunikasi dan
pelaporan.
Gambar 2.9 Contoh Stuktur Organisasi Proyek
6. Program Pengelolaan Resiko Proyek
Pengelola proyek perlu memiliki program pengelolaan resiko terutama
dalam masalah tanggapan terhadapnya karena proyek selalu menghadapi
berbagai resiko yang dapat berdampak besar terhadap pencapaian sasaran.
46
Setelah mengidentifikasi dan mengkuantifikasi jenis, frekuensi dan bobot
resiko, langkah berikutnya adalah merencanakan tindakan-tindakan untuk
memperkecil dampak negatif. Melakukan rencana tanggapan terhadap resiko
akan memberikan masukan dalam memperkirakan biaya dan jadwal yang
memungkinkan.
7. Perencanaan Kontrak dan Pembelian Proyek
Perencanaan kontrak dan pembelian proyek adalah proses penyusunan
kebijakan kontrak dan pembelian proyek, pengidentifikasian, dan
pendokumentasian berbagai hal, dan tenaga kerja yang diperlukan proyek
dengan cara kontrak atau pembelian.
8. Perencanaan Komunikasi Proyek
Perencanaan komunikasi meliputi penentuan dan pemilihan jenis
informasi dan sarana komunikasi yang diperlukan proyek serta kapan dan
berapa banyak frekuensinya. Informasi sebagai bagian dari komunikasi
berupa lisan (rapat) dan tertulis (lapor). Sarana ini besar peranannya dalam
proses pengendalian kegiatan proyek.
9. Overall Project Plan
Overall Project Plan adalah dokumen yang berisi program dengan
unsur-unsur perencanaan yang disebutkan pada butir-butir di atas dalam
bentuk terkonsolidasi.
47
Gambar 2.10 Diagram Kelayakan Proyek
PERENCANAAN LINGKUP • Definisi Lingkup
PERENCANAAN MUTU • Spesifikasi • Kriteria
PERENCANAAN ORGANISASI DAN PERSONIL • Struktur • Staffing plan
PROGRAM RESIKO • Kontigensi • Asuransi
KOMUNIKASI • Laporan dan SIMP
PERENCANAAN SUMBER DAYA a. Non – SDM:
• Material • Peralatan
b. SDM:
• Kantor pusat • Lapangan
PERKIRAAN BIAYA
ANGGARAN DAN JADWAL INDUK
PERENCANAAN PROYEK (Overall Project Plan)
PERENCANAAN WAKTU Identifikasi jenis, urutan dan kurun waktu kegiatan
PERENCANAAN JADWAL
Kelayakan Proyek
(Finansial, Biaya dan Laba, Teknis, dan lain – lain)
48
2.2.12 Faktor-Faktor Penentu Kesuksesan Proyek
Menurut Olson (2001, p10), faktor-faktor penentu kesuksesan proyek
merupakan suatu elemen yang harus dilakukan agar aktivitas proyek dapat berjalan
dengan baik.
Tiga faktor yang diyakini sebagai faktor keberhasilan suatu proyek adalah:
• Keterlibatan client dalam proyek
• Dukungan dari top level management
• Tujuan proyek yang jelas.
Pinto dan Slevin telah menyelidiki lebih dari 400 proyek dan menemukan
faktor-faktor yang mendukung kesuksesan suatu proyek sistem informasi, yaitu:
• Project mission
Suatu proyek harus memiliki misi dan tujuan dan arah yang jelas mengenai
proyek. Tim proyek harus mengerti misi proyek tersebut.
• Top management support
Manajemen tingkat atas harus memberikan dukungan terhadap proyek yang
akan dilaksanakan. Dukungan bisa diberikan dalam bentuk penyediaan
sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek, memberikan
otoritas untuki pelaksanaan proyek, memperhatikan berbagai aspek proyek,
dan membantu dalam penyelesaiannya.
49
• Plan/schedule
Suatu proyek harus memiliki perencanaan perencanaan atau penjadwalan
yang berisi spesifikasi detil mengenai perencanaan proyek, termasuk waktu,
sumber daya, biaya, aktivitas yang harus dilakukan, dan manajemen resiko.
• Client consultation
dengan adanya konsultasi dengan pemilik proyek selama penyelesaian proyek
akan mendukung pelaksanaan tahap implementasi proyek.
• Personnel
Seluruh anggota tim proyek harus memiliki peran, tugas, dan wewenang yang
jelas. Dengan kata lain, personil berhubungan dengan orang-orang yang
cocok ditugaskan ke dalam tim proyek.
• Technical tasks
Untuk melakukan tugas teknis, tim proyek harus memiliki kemampuan teknis
dan harus menguasai teknologi dari proyek yang akan dikerjakan.
• Client acceptance
Pemilik proyek ikut melakukan testing dan verifikasi untuk mengetahui
apakah produk yang dihasilkan sesuai dengan keinginan pemilik. Dengan
kata lain, harus ada persetujuan client terhadap seluruh hasil dari pelaksanaan
proyek yang telah dilakukan.
• Monitoring and feedback
Pemantauan dilakukan untuk mengetahui sejauh mana hasil pelaksanaan
proyek yang dibandingkan dengan perencanaan proyek. Adanya pemantauan
50
dan umpan balik antara peserta proyek dan pihak client untuk mengontrol
tahapan-tahapan pelaksanaan proyek.
• Communication
Diperlukan data dan jaringan untuk mempermudah komunikasi sehingga
dapat mendukung pelaksanaan proyek. Komunikasi yang baik diperlukan
antara peserta proyek untuk mencegah duplikasi kegiatan maupun salah
pengertian. Dengan adanya komunikasi yang baik, persolan-persolan yang
timbul selama proses implementasi akan dapat dibicarakan.
• Troubleshooting
Troubleshooting merupakan suatu mekanisme yang membantu dalam
memprediksi masalah-masalah yang akan terjadi dalam proyek, serta
menyelesaikan masalah tersebut.
2.2.13 Pengendalian Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif
Menurut Soeharto (1999, p232), proyek yang dikendalikan ada yang efektif
dan ada yang tidak efektif.
1. Pengendalian proyek yang efektif ditandai oleh hal-hal sebagai berikut:
• Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. Metode atau cara yang
digunakan harus cukup peka sehingga dapat mengetahui adanya
penyimpangan selagi masih awal.
• Bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar. Hal ini perlu
kemampuan dan kecakapan menganalisis indikator secara akurat dan
objektif.
51
• Terpusat pada masalah atau titik yang bersifat strategis, dilihat dari segi
penyelenggaraan proyek. Hal ini perlu kecakapan memilih titik atau
masalah yang strategis agar penggunaan waktu dan tenaga dapat efisien.
• Mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan antara persoalan
dengan solusi, sehingga dapat menarik perhatian pimpinan maupun
pelaksana proyek yang bersangkutan, agar tindakan koreksi yang
diperlukan segera dapat dilaksanakan.
• Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlukan. Biaya yang
dipakai untuk kegiatan pengendalian tidak boleh melampaui faedah atau
hasil dari kegiatan tersebut. Dalam merencanakan pengendalian perlu
dikaji dan dibandingkan dengan hasil yang akan diperoleh.
• Dapat memberikan petunjuk berupa prediksi hasil yang akan datang bila
saat pengecekan tidak ada perubahan. Hal ini sangat diperlukan bagi
pengelola proyek untuk menentukan langkah penyelenggaraan
berikutnya.
• Pengawasan dan pengendalian akan lengkap bila dapat memberikan
usulan tindakan-tindakan pembetulan yang diperlukan dengan
melibatkan biaya dan tenaga yang minimal.
52
2. Pengendalian proyek yang tidak efektif disebabkan oleh hal-hal sebagai
berikut:
• Karakteristik proyek
Sudah berulang kali disinggung bahwa proyek umumnya kompleks,
melibatkan banyak peserta organisasi dan lokasi kegiatan sering
terpencar-pencar letaknya.
• Kualitas Informasi
Laporan yang tidak tepat pada waktunya dan tidak pandai dalam
memilih materi akan banyak mengurangi faedah suatu informasi,
ditambah lagi dengan bila didasarkan atas informasi atau sumber yang
kurang kompeten.
• Kebiasaan
Pada organisasi pemilik, pengelola proyek sebagian besar berasal dari
bidang-bidang fungsional (teknik, operasi, pengadaan, dan lain-lain)
dengan pekerjaan yang sifatnya rutin dan stabil. Mereka yang sudah
mapan dengan sikap dan kebiasaan yang dialami umumnya sulit
menyesuaikan diri dalam waktu yang relatif singkat dan cenderung
resistant terhadap perubahan yang semestinya diperlukan untuk
mengelola proyek.