AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN
Studi kasus di Legend Coffee
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Aloisius Pandu Wicaksono
NIM: 172114114
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2021
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
i
AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN
Studi kasus di Legend Coffee
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Aloisius Pandu Wicaksono
NIM: 172114114
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2021
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
“Janganlah hendaknya kamu kuatir tentang apapun juga,
tetapi nyatakanlah dalam segala hal keinginanmu kepada Allah dalam doa
dan permohonan dengan ucapan syukur.”
-Filipi (4:6)
“Kuatkanlah dan teguhkanlah hatimu.
Hai, semua orang yang berharap kepada Tuhan!”
-Mazmur 31:24
Kupersembahkan untuk:
Tuhan Yesus Kristus
Bunda Maria
Santo Aloisius
Santo Yudas Tadeus
Papaku Yohanes Asmi Purnomo dan Mamaku Anastasia Supartinah
Kakakku Catharina Astia Putranti dan Deodatus Kresna Murti Bayu Aji
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI - PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:
AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN
(Studi Kasus di Legend Coffee)
dan diajukan untuk diuji pada tanggal 12 April 2021 adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 30 April 2021 Yang membuat pernyataan, Aloisius Pandu Wicaksono
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:
Nama : Aloisius Pandu Wicaksono
NIM : 172114114
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada
perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:
AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN
(Studi Kasus di Legend Coffee)
Beserta perangkat yang diberikan. Dengan demikian saya memberikan kepada
Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan
dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,
mendistribusikannya secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau
media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalty kepada
saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya.
Yogyakarta, 30 April 2021 Yang menyatakan,
Aloisius Pandu Wicaksono
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadiran Tuhan Yang Maha Esa atas berkat
dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini
bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar sarjana pada
Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan dan
arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih
kepada:
1 Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc. Ph.D., selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma yang telah memberikan kesempatan dalam proses belajar akademik dan
mengembangkan karakter pribadi kepada penulis.
2 Tiberius Handono Eko Prabowo, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar
dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.
3 Dr. Firma Sulistyowati, M.Si., Ak., QIA., CA., selaku Ketua Program Studi
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah
memberikan kesempatan untuk belajar kepada penulis.
4 Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.IP., M.Sc., Ak., CA., selaku Dosen Pembimbing
Akademik kelas C angkatan 2017 yang selama ini memberikan pendampingan
dan nasihat kepada penulis hingga menyelesaikan skripsi.
5 Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang
telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
viii
6 Seluruh dosen dan karyawan sekretariat Fakultas Ekonomi Universitas Sanata
Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk berbagi ilmu pengetahuan.
7 Segenap pimpinan Legend Coffee yang telah memberikan izin kepada penulis
untuk melakukan penelitian ini.
8 Manajer Operasional, HRD dan karyawan di Legend Coffee yang telah banyak
membantu dengan bersedia diwawancarai dan memberikan data yang
dibutuhkan.
9 Papa Yohanes Asmi Purnomo, Mama Anastasia Supartinah, Kakak Catharina
Astia Putranti dan Deodatus Kresna Murti Bayu Aji, yang telah banyak
memberikan dorongan dan mendoakan penulis hingga skripsi ini dapat selesai.
10 One of the most important circle, BIG 4 KAP’21 yaitu Helena, Vidhya, dan
Jimmy, tempat penulis berkeluh kesah dalam hal apapun selama perkuliahan
hingga penulisan skripsi ini dapat selesai.
11 Jogja Bestfriend yaitu Arthur, Viola, Rafel, Monic, Anin, Gandes, yang selalu
menyempatkan waktu untuk bertemu bersama dan menghibur dikala kepenatan
kuliah yang dijalankan masing-masing selama 4 tahun ini.
12 Gril 2021 yaitu Aldo, Monic dan Arilla yang selalu membuktikan bahwa “close
friends doesn’t need a contact everyday, but we still know each other well”.
13 Teman-teman yahud: Yogis, Andre dan Inand yang selalu menemani dikala
kegabutan ditengah kesibukan perkuliahan hingga skripsi ini selesai.
14 Andrian, Ria, Naya, Reka, dan Stella, yang telah mendukung dari jarak jauh dan
membantu penulis dalam memberikan kemudahan untuk mengakses jurnal dari
universitas mereka masing-masing.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ix
15 Kakak-kakak tingkatku; Mas Rian, Kak Elva, Kak Karin, dan Kak Gita, yang
tidak pernah lelah menjawab pertanyaan yang penulis ajukan selama penulisan
skripsi ini.
16 Keluarga besar Himaks 2018 dan Himaks 2019, yang sudah mewarnai masa
perkuliahan penulis.
17 Student Staff Fakultas Ekonomi, Rizky, Mas Kiki, Mba Rosa dan Dias, yang
memberikan dukungan kepada penulis dalam penyelesaian naskah skripsi ini.
18 Teman-teman Akuntansi angkatan 2017 serta teman-teman seperjuangan MPAT
kelas B.
19 Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena
itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat
bagi pembaca.
Yogyakarta, 30 April 2021
Penulis
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii HALAMAN PERSEMBAHAN............................................................................. iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI ................ v HALAMAN PUBLIKASI ..................................................................................... vi KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii DAFTAR ISI ........................................................................................................... x DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv ABSTRAK ............................................................................................................ xv ABSTRACT ........................................................................................................... xvi BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
A. Latar Belakang ................................................................................. 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................... 5 C. Tujuan Penelitian ............................................................................. 5 D. Manfaat Penelitian ........................................................................... 5 E. Sistematika Penulisan ...................................................................... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 8 A. Pengauditan ..................................................................................... 8
1. Definisi Audit ............................................................................. 8 2. Jenis-jenis Audit ......................................................................... 9
B. Audit Operasional .......................................................................... 10 1. Pengertian Audit Operasional ................................................... 10 2. Tujuan Audit Operasional ......................................................... 10 3. Jenis-Jenis Audit Operasional ................................................... 11 4. Ruang Lingkup Audit Operasional ........................................... 12 5. Sasaran Audit Operasional........................................................ 12 6. Tahap-tahap Audit Operasional ................................................ 13
C. Laporan Audit ................................................................................ 15 1. Laporan Audit Bentuk Pendek .................................................. 15
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xi
2. Laporan Audit Bentuk Panjang................................................. 15 D. Manajemen Sumber Daya Manusia ............................................... 16
1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia ........................ 16 2. Tujuan Manajemen SDM.......................................................... 16 3. Fungsi Manajemen SDM .......................................................... 17
E. Audit Sumber Daya Manusia ........................................................ 18 1. Tujuan Audit SDM ................................................................... 18 2. Manfaat Audit SDM ................................................................. 19
F. Pengendalian Internal .................................................................... 19 1. Pengertian Pengendalian Internal ............................................. 19 2. Komponen-komponen Pengendalian Internal .......................... 20
G. Rekrutmen ..................................................................................... 22 H. Seleksi ............................................................................................ 23 I. Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) .............................. 25
1. Pengertian UMKM ................................................................... 26 2. Tujuan UMKM ......................................................................... 27 3. Tantangan UMKM .................................................................... 27
J. Kuliner ........................................................................................... 28 K. Kerangka Berpikir ......................................................................... 28
BAB III METODE PENELITIAN...................................................................... 31 A. Jenis Penelitian .............................................................................. 31 B. Waktu dan Tempat Penelitian ....................................................... 31
1. Waktu Penelitian ....................................................................... 31 2. Tempat Penelitian ..................................................................... 31
C. Subjek dan Objek Penelitian ......................................................... 32 D. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 32
1. Observasi .................................................................................. 32 2. Wawancara................................................................................ 32 3. Checklist.................................................................................... 32 4. Dokumentasi ............................................................................. 33
E. Teknik Analisis Data ..................................................................... 33 1. Melaksanakan Survei Pendahuluan .......................................... 33 2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen ..................... 34 3. Audit terinci .............................................................................. 35
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xii
4. Pengembangan Laporan ............................................................ 38 BAB IV GAMBARAN UMUM LEGEND COFFEE ........................................ 39
A. Profil Perusahaan ........................................................................... 39 B. Sejarah Perusahaan ........................................................................ 39 C. Produk Legend Coffee ................................................................... 40 D. Struktur Organisasi Perusahaan .................................................... 41 E. Job Description ............................................................................. 42 F. Manajemen Sumber Daya Manusia Legend Coffee...................... 46
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...................................................... 48 A. Pelaksanaan Survei Pendahuluan .................................................. 48 B. Review dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen ..... 51 C. Pelaksanaan Pengujian Terinci ...................................................... 61
1. Penulisan program audit ........................................................... 61 2. Melaksanakan audit operasional ............................................... 62
D. Pengembangan Laporan ................................................................ 79 BAB VI PENUTUP ............................................................................................ 89
A. Kesimpulan .................................................................................... 89 B. Keterbatasan Penelitian ................................................................. 90 C. Saran .............................................................................................. 90
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 92 LAMPIRAN .......................................................................................................... 95
Lampiran 1 - Informasi Lowongan Pekerjaan Legend Coffee ............. 96 Lampiran 2 - Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)..... 97 Lampiran 3 - Rekomendasi Sanksi Pelanggaran Perjanjian Kontrak ... 99 Lampiran 4 - Rekomendasi Acuan Standar Penilaian Karyawan....... 100 Lampiran 5 - Tabel Internal Control Questionnaries (ICQ) .............. 102 Lampiran 6 - Checklist Program Audit Rekrutmen Karyawan .......... 105 Lampiran 7 - Checklist Program Audit Seleksi Karyawan ................. 107 Lampiran 8 - Daftar Pertanyaan Wawancara ..................................... 109 Lampiran 9 - Surat Pemberitahuan Selesai Penelitian........................ 113
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Format Checklist. .................................................................................... 36 Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian
Manajemen .............................................................................................. 52 Tabel 3. Program Audit Fungsi Rekrutmen Karyawan. ........................................ 63 Tabel 4. Program Audit Fungsi Seleksi Karyawan. .............................................. 71
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi Legend Coffee ..................................................... 41
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xv
ABSTRAK
AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN
(Studi Kasus di Legend Coffee)
Aloisius Pandu Wicaksono NIM: 172114114
Yogyakarta 2021
Tujuan penelitian adalah melaksanakan audit operasional pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan untuk menilai pelaksanaan atas prosedurnya dan memberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan yang ditemukan pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan. Penelitian ini dilakukan di Legend Coffee. Pengumupulan data dilakukan dengan teknik observasi, wawancara, pengisian checklist, dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan pada penelitian ini adalah deskriptif komparatif dengan prosedur audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan. Hasil audit menunjukkan bahwa pelaksanaan aktivitas pada fungsi rekrutmen dan fungsi seleksi karyawan dinilai sudah berjalan dengan baik. Berikut beberapa rekomendasi untuk perbaikan, yaitu: membuat standard operating procedure (SOP) tertulis, kualifikasi pada info lowongan pekerjaan disusun secara spesifik dan jelas, evaluasi pada media publikasi dilakukan secara berkala, HRD mengalokasikan satu pelamar tambahan dalam proses pelatihan, membuat konsekuensi atas pelanggaran perjanjian kontrak kerja dan pembuatan standar penilaian hasil seleksi wawancara. Kata kunci: audit operasional, fungsi rekrutmen, fungsi seleksi, karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvi
ABSTRACT
OPERATIONAL AUDIT OF EMPLOYEE RECRUITMENT AND SELECTION FUNCTION
(Case Study at Legend Coffee)
Aloisius Pandu Wicaksono NIM: 172114114
Yogyakarta 2021
The purpose of this study is to carry out an operational audit on the employee recruitment and selection function to assess the implementation of the procedures and provide recommendations in the form of improvements to weaknesses found in the employee recruitment and selection functions. This research was conducted at Legend Coffee.
Data was collected through observation, interviews, checklist filling, documentation. The data analysis technique used in this research was comparative descriptive with an operational audit procedures of employee recruitment and selection function.
The audit results showed that the implementation of activities in employee recruitment and selection function runs well. Several recommendations to improvements were: creating a written standard operating procedure (SOP), qualifications on job vacancies that was prepared specifically and clearly, evaluations on publication media was carried out periodically, HRD allocated one additional applicant in the training process, creating a written consequences for violating employment contract agreements, and creating interview result appraisal standards. Keywords: operational audit, recruitment function, selection function, employee.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Persaingan dalam dunia bisnis kuliner bergerak dinamis mengikuti
perkembangan yang ada. Hal ini dapat dilihat dari segi fasilitas, variasi menu,
dan pelayanan yang dapat meningkatkan daya saing bagi suatu bisnis. Sebuah
bisnis kuliner perlu meningkatkan nilai bisnisnya agar dapat bertahan dalam
menghadapi persaingan dengan kompetitor bisnis sejenis. Ancaman kegagalan
bisa terjadi jika suatu bisnis tidak mempersiapakan usaha dalam mencapai
tujuannya dengan baik.
Tujuan dalam menjalankan sebuah bisnis dapat dicapai dengan berbagai
cara yang dilakukan. Hasil penelitian Akhma dan Ardini (2017: 14),
menunjukkan bahwa tujuan suatu organisasi dapat dicapai dengan cara
memperoleh, memanfaatkan dan mengelola sumber daya yang tersedia dalam
organisasi untuk pencapaian tujuannya. Dalam rangka memenuhi hal-hal yang
hendak dicapai, suatu bisnis membutuhkan peran sumber daya manusia (SDM)
yang dapat mengendalikan persoalan tersebut dengan pembuatan keputusan
yang baik dan benar. Divisi personalia atau human resources suatu perusahaan
harus memiliki karyawan sesuai dengan kriteria yang ditentukan oleh
perusahaan.
Karyawan merupakan salah satu elemen penting yang memberikan
kontribusi tinggi sebagai pelaksana dalam mengoperasikan suatu fungsi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
2
(Yullyanti, 2009: 131). Manajer dalam suatu bisnis harus dapat mengelola
SDM dengan baik untuk mencapai tujuan usahanya. Menurut Marwansyah
(2010: 8), ada tujuh fungsi operasional dalam SDM yang perlu diperhatikan
diantaranya, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi,
pengembangan sumber daya manusia, kompensasi, keselamatan kerja,
hubungan industrial, dan penelitian sumber daya manusia. Dari beberapa
fungsi yang disebutkan di atas, penelitian ini akan lebih difokuskan terhadap
fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan.
Rekrutmen dan seleksi karyawan merupakan salah satu tantangan yang
dihadapi oleh suatu bisnis yang membutuhkan tenaga kerja untuk usahanya.
Kedua hal ini memiliki fungsi yang berbeda namun sama-sama menentukan
untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan oleh
perusahaan. Rekrutmen menurut Mathis dan Jakson (2001), adalah proses
untuk mengumpulkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan
di suatu perusahaan atau organisasi. Berbeda dengan seleksi, menurut
Marwansyah (2010: 9), seleksi merupakan suatu proses identifikasi dan
pemilihan dari setiap pelamar yang masuk dan ditempatkan sesuai dengan
posisi yang ditawarkan.
Menurut Mello (2015) dikatakan bahwa pengelolaan karyawan yang baik
berasal dari pengelolaan proses rekrutmen yang baik pula. Tantangan bagi
pihak perusahaan ialah harus mampu merekrut pelamar yang tidak hanya cocok
untuk posisi yang dibutuhkan namun juga harus cocok dengan budaya atau cara
kerja di perusahaan tersebut. Proses rekrutmen ini ditujukan untuk
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
3
mengumpulkan data tentang calon pelamar yang dapat dinilai kedepannya
untuk kemudian diseleksi.
Seleksi merupakan tahap menentukan pilihan calon pelamar berdasarkan
kriteria yang ada. Manajemen selanjutnya harus mengkaji kembali bahwa
pelamar harus dapat berorientasi pada target untuk mencapai hasil terbaik
dalam menarik pelamar terbaik pula, Wiroko (2017: 202). Hasil penelitian
Sujanto (2009), mengatakan bahwa ketepatan dalam merekrut dan menyeleksi
tenaga kerja suatu perusahaan atau organisasi sangat menentukan kelancaran
organisasi jika ditinjau dari sisi performa individu dan organisasi yang
bersangkutan.
Penilaian kegiatan operasional rekrutmen dan seleksi karyawan dapat
dilihat dari pelaksanaan yang diterapkan dalam suatu organisasi. Hal ini dapat
dilakukan dengan melaksanakan audit operasional pada fungsi rekrutmen dan
seleksi karyawan. Menurut Agoes (2012: 158), menyatakan bahwa audit
operasional adalah suatu pemeriksaan atas kegiatan operasi perusahaan,
termasuk peninjauan kembali pada kebijakan operasional yang telah diatur oleh
manajemen untuk mengetahui apakah pelaksanaan operasi tersebut sudah
diterapkan dengan baik atau belum. Dalam meningkatkan sumber daya
manusia yang ada, diperlukan audit operasional untuk mengevaluasi apakah
prosedur dalam pelaksanaan fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan telah
dilakukan dengan baik sesuai dengan standar kinerja yang telah ditetapkan.
Dengan demikian audit operasional membantu melakukan identifikasi atas
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
4
temuan yang ada dan memberikan rekomendasi atas aktivitas pada fungsi
rekrutmen dan seleksi karyawan.
Legend Coffee merupakan suatu bisnis dalam bentuk usaha mikro kecil
menengah (UMKM) dibidang kuliner yang sudah cukup lama berdiri dengan
mengalami pasang surut suatu bisnis. Dalam survei pendahuluan, diketahui
bahwa SDM tepatnya karyawan yang bekerja pada suatu divisi memiliki
perputaran karyawan yang terbilang tinggi. Hal ini masih menjadi
permasalahan yang belum terkendalikan, karena titik masalah bisa dari kedua
pihak antara karyawan yang bersangkutan dan bagian personalia dalam
melakukan fungsi operasional SDM.
Perputaran karyawan yang tinggi akan menyebabkan fungsi rekrutmen
dan seleksi karyawan dalam bisnisnya berulang kali dilakukan. Hal ini masih
perlu diketahui lebih dalam mengenai persoalan apa yang terjadi dan tindak
lanjut apa yang perlu disesuaikan. Legend Coffee sebagai UMKM harus tetap
memperhatikan fungsi rekrutmen dan seleksi karyawannya karena sebagai
wadah untuk memperoleh SDM yang dipekerjakan. Suatu perusahaan
membutuhkan performa yang memadai dari seorang karyawan agar bisnis yang
dijalankan lancar dan tujuan perusahaan dapat dicapai.
Berdasarkan uraian dari masalah di atas menyadarkan betapa pentingnya
melakukan audit operasional untuk mengetahui apakah fungsi rekrutmen dan
seleksi karyawan telah dilakukan dengan baik. Maka dari itu, penulis tertarik
untuk melakukan penelitian dengan judul “AUDIT OPERASIONAL
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
5
FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN” (Studi kasus di
Legend Coffee).
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Apa hasil audit
operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan di Legend Coffee?”.
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan fungsi pelaksanaan audit operasional, penelitian ini
bertujuan untuk memberikan analisis dan rekomendasi perbaikan yang
diperlukan sesuai dengan hasil temuan dari pelaksanaan audit operasional pada
fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan yang dilakukan di Legend Coffee.
D. Manfaat Penelitian
Adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi
berbagai pihak seperti:
1. Bagi Legend Coffee hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan
perbaikan berupa rekomendasi atau saran sebagai evaluasi fungsi
rekrutmen dan seleksi karyawan untuk menunjang perusahaan lebih baik
lagi dan unggul kedepannya.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma, dari penelitian ini diharapkan dapat
menjadi tambahan refrensi bacaan dengan penelitian sejenis.
3. Bagi Pembaca, menambah pengetahuan mengenai tata cara audit
operasional pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
6
4. Bagi Penulis, penelitian ini diharapkan menjadi bekal pengetahuan dan
wawasan mengenai prosedur audit operasional yang diterapkan pada
jenjang yang lebih tinggi lagi.
E. Sistematika Penulisan
Penelitian ini akan disusun dan dilaporkan dengan sistematika penulisan
sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab I ini membahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan
sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Bab II ini membahas mengenai teori atau pendapat para ahli
dan konsep yang dijadikan acuan dari penelitian ini. Selain
itu, bab ini juga merumuskan kerangka berpikir dalam
penelitian ini.
Bab III Metode Penelitian
Bab III ini membahas mengenai jenis penelitian, waktu dan
tempat penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik
pengumpulan data, dan teknik analisis data.
Bab IV Gambaran Umum Legend Coffee
Bab IV ini membahas mengenai informasi dari Legend
Coffee secara umum mulai dari profil perusahaan, sejarah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
7
perusahaan, penjelasan bisnisnya, struktur organisasi
perusahaan beserta tugas dan tanggung jawab karyawan.
Bab V Analisis Data dan Pembahasan
Bab V ini membahas mengenai proses-proses audit
operasional yang dilakukan dari awal sampai akhir yaitu
melaporkan hasil audit yang berupa temuan atau bukti audit
saat penelitian.
Bab VI Penutup
Bab VI ini membahas mengenai kesimpulan, keterbatasan
penelitian dan juga saran bagi pihak-pihak yang terkait
mengenai penelitian dengan topik ini.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengauditan
1. Definisi Audit
Menurut Hayes (2012: 4) dalam Agoes (2017: 2), Auditing
didefinisikan sebagai :
“Suatu proses sistematis untuk secara objektif mendapatkan dan mengevaluasi bahan bukti mengenai asersi tentang kejadian dan kegiatan ekonomi untuk meyakinkan tingkat keterkaitan antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak berkepentingan”.
Menurut Agoes (2017: 4), pengertian auditing adalah :
“Suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut”.
Menurut Hery (2019: 10), definisi pengauditan adalah :
“Suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi (secara objektif) bukti yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian ekonomi, dalam rangka menentukan tingkat kepatuhan antara asersi dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan”.
Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa audit
merupakan sebuah proses sistematis yang dilakukan oleh orang yang
berkompeten dan independen untuk mengumpulkan dan mengevaluasi
atas bukti yang berisi informasi yang dapat digunakan sebagai penentuan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
9
dan pelaporan tingkat kepatuhan bukti tersebut terhadap kriteria yang
sudah ditetapkan, kemudian hasilnya akan diberikan kepada pihak-pihak
yang berkepentingan.
2. Jenis-jenis Audit
Menurut Kell dan Boynton (1992) yang dimuat dalam Halim (2008:
5), tipe / klasifikasi audit dikelompokkan menjadi 3 kategori, yaitu:
a. Audit Laporan Keuangan
Audit laporan keuangan merupakan kegiatan penghimpunan dan
pengevaluasian bukti mengenai laporan keuangan suatu entitas
dengan tujuan untuk memberikan penilaian apakah penyajian laporan
keuangan sudah wajar dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang
berlaku umum.
b. Audit Kepatuhan
Audit kepatuhan merupakan kegiatan pengumpulan dan
pengevaluasian atas bukti yang ada dengan tujuan untuk menentukan
apakah kegiatan yang berhubungan dengan keuangan dan operasi
tertentu di suatu entitas sesuai dengan kondisi-kondisi, aturan-aturan
dan regulasi yang sudah ditentukan.
c. Audit Operasional
Audit operasional meliputi kegiatan pengumpulan dan
pengevaluasian bukti mengenai kegiatan operasional organisasi yang
bertujuan untuk pencapaian secara optimal pada suatu kegiatan
operasional.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
10
B. Audit Operasional
1. Pengertian Audit Operasional
Menurut Boynton dkk., (2002: 7), audit operasional berkaitan
dengan kegiatan untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti dari
suatu kegiatan operasi entitas dalam hubungannya dengan pencapaian
tujuan tertentu. Dalam suatu organisasi bisnis, lingkup audit ini dapat
meliputi dari kegiatan ; (1) suatu departemen, cabang, atau divisi atau (2)
suatu fungsi yang mungkin merupakan fungsi lintas unit usaha, seperti
pemasaran atau pengolahan data.
Menurut Arens dan Loebecke (1997) dalam Andayani (2008: 10),
mengemukakan bahwa istilah audit operasional lebih dikenal dengan audit
manajemen atau audit kinerja. Audit operasional lebih dikaitkan untuk
mengevaluasi serta menguji pengendalian internal (pengujian atas
pengendalian) sebagai bagian dari pelaksanaan audit operasional.
Menurut Agoes (2012: 59) menyatakan bahwa:
“Management audit disebut juga operational audit, functional audit, systems audit adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara optimal”.
2. Tujuan Audit Operasional
Menurut Bayangkara (2016: 5), audit manajemen atau audit
operasional bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan
aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
11
rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas
pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut.
Berkaitan dengan tujuan ini, titik berat audit diarahkan terutama pada
berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan
datang, di samping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai
kerugian.
Tujuan umum manajemen audit menurut Agoes (2012: 163) adalah:
a. Menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam
perusahaan.
b. Menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta
lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara optimal.
c. Menilai kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan oleh top management.
d. Dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk
memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan
pengendalian internal, sistem pengendalian manajemen, prosedur
operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan kinerja dari
kegiatan operasi perusahaan.
3. Jenis-Jenis Audit Operasional
Menurut Arens dkk (2010) dalam Agoes (2012: 159),
mengelompokan audit operasional menjadi 3 jenis yaitu:
a. Audit Fungsional
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
12
Audit fungsional berhubungan dengan fungsi-fungsi dalam
organisasi misalnya, optimalisasi dari satu atau beberapa fungsi.
b. Audit Organisasional
Audit organisasional menekankan pada keseluruhan unit
organisasi dengan menekankan bagaimana masing-masing fungsi
dapat berinteraksi dengan baik.
c. Audit Penugasan Khusus
Audit penugasan khusus timbul karena permintaan manajemen,
misalnya menentukan penyebab ketidak-efektifan sistem IT,
melakukan investigasi karena ada kemungkinan fraud pada suatu
divisi dan memberikan rekomendasi untuk mengurangi biaya
produksi.
4. Ruang Lingkup Audit Operasional
Menurut Bayangkara (2016: 5), ruang lingkup audit manajemen
meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini dapat
berupa seluruh kegiatan atau hanya mencakup bagian tertentu dari
program atau aktivitas yang dilakukan.
5. Sasaran Audit Operasional
Menurut Bayangkara (2016: 5), sasaran pada audit manajemen
merupakan kegiatan, aktivitas, program, dan bidang-bidang dalam
perusahaan yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan
perbaikan atau peningkatan. Ada tiga elemen pokok dalam sasaran audit,
antara lain:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
13
a. Kriteria (criteria)
Kriteria merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu
atau kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan
aktivitasnya.
b. Penyebab (cause)
Penyebab merupakan suatu tindakan oleh individu atau kelompok
di dalam perusahaan dengan melakukan tindakan-tindakan untuk
memenuhi kriteria dan sebaliknya tidak melakukan tindakan-
tindakan untuk memenuhi kriteria dan cenderung menyimpang
dari kriteria yang berlaku.
c. Akibat (effect)
Akibat merupakan hal-hal yang terjadi dari tindakan-tindakan yang
menyimpang dari kriteria yang berlaku.
6. Tahap-tahap Audit Operasional
Menurut Agoes (2017: 14), ada empat tahapan dalam suatu
manajemen audit:
a. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)
Survei pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan gambaran
mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab
dengan manajemen dan staf perusahaan serta penggunaan
questionnaries. Pada tahap ini auditor akan mencari informasi yang
berkaitan atas hal-hal potensial yang dapat menyebabkan
kelemahan dari objek yang akan diaudit
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
14
b. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen
(Review and Testing of Management Control System)
Tahap ini dilakukan untuk mengevaluasi dan memberikan
penilaian dari pengendalian manajemen yang terdapat di
perusahaan. Biasanya menggunakan management control
questionnaires (ICQ), flowchart dan penjelasan naratif serta
dilakukan pengetesan atas beberapa transaksi (walk through the
documents) yang berkaitan dengan objek yang diaudit.
c. Pengujian Terinci (Detailed Examination)
Auditor melakukan pemeriksaan terhadap transaksi atau kegiatan
perusahaan untuk mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan
kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Dalam hal ini,
auditor harus melakukan observasi terhadap kegiatan dari fungsi-
fungsi yang terdapat di perusahaaan.
d. Pengembangan Laporan (Report Development)
Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak memberikan
opini mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan, laporan
yang dibuat berisi temuan pemeriksaan (audit findings) mengenai
penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria (standard) yang
berlaku dan yang dapat menimbulkan kelemahan dalam sistem
pengendalian manajemen (management control system) yang
terdapat di perusahaan. Selain itu auditor juga memberikan saran-
saran perbaikan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
15
C. Laporan Audit
Laporan audit disusun oleh auditor dan diterbitkan ketika proses audit
dalam suatu fungsi, departemen atau divisi telah berakhir. Menurut Tambun
(2020: 90), ada dua bentuk utama laporan audit dimana pertimbangan
penggunanya sesuai dengan kebutuhan klien, yaitu:
1. Laporan Audit Bentuk Pendek
Laporan audit bentuk pendek memiliki tiga paragraf utama yang
harus dicantumkan di dalamnya, antara lain: pengantar, lingkup dan
pendapat. Laporan audit bentuk pendek ini dilampiri dengan laporan
keuangan audit (tanggung jawab auditor) dan catatan atas laporan
keuangan auditan tersebut (tanggung jawab manajemen).
2. Laporan Audit Bentuk Panjang
Laporan audit bentuk panjang jika ditinjau dari isinya merupakan
perluasan isi dari laporan audit bentuk pendek. Laporan audit bentuk
panjang terdiri dari:
a. Laporan audit
b. Daftar rincian unsur-unsur tertentu yang dicantumkan dalam
laporan keuangan (seperti daftar umur piutang)
c. Data statistik (misalnya distribusi penjualan)
d. Komentar yang bersifat penjelasan (misalnya mengenai metode
akuntansi, kebijakan pemberian kredit)
e. Penjelasan mengenai lingkup audit (misalnya mengenai jumlah
surat konfirmasi piutang yang dikirimkan)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
16
D. Manajemen Sumber Daya Manusia
1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Armstrong (1990: 1) definisi manajemen sumber daya
manusia adalah
“Suatu pendekatan terhadap manajemen manusia yang berdasarkan empat prinsip dasar. Pertama, sumber daya manusia adalah harta yang paling penting yang dimiliki oleh suatu organisasi, sedangkan manajemen yang efektif adalah kunci bagi keberhasilan suatu organisasi tersebut. Kedua, keberhasilan ini sangat mungkin dicapai jika peraturan atau kebijaksanaan dan prosedur yang bertalian dengan manusia dari perusahaan tersebut saling berhubungan dan memberikan sumbangan terhadap pencapaian tujuan dan perencanaan strategis. Ketiga, kultur dan nilai perusahaan, suasana organisasi dan perilaku manajerial yang berasal dari kultur tersebut akan memberikan pengaruh yang besar terhadap hasil pencapaian yang terbaik. Karena itu, kultur ini harus ditegakkan, dan upaya yang terus menerus, mulai dari puncak, sangat di perlukan agar kultur tersebut dapat diterima dan dipatuhi. Akhirnya, manajemen SDM berhubungan dengan integrasi: menjadikan semua anggota organisasi tersebut terlibat dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama”.
Menurut Gomes (2003: 2), manajemen sumber daya manusia secara
sederhana yakni mengelola sumber daya manusia. Dari keseluruhan
sumber daya yang dimiliki perusahaan, baik organisasi publik maupun
swasta, sumber daya manusialah yang sangat penting dan menentukan.
2. Tujuan Manajemen SDM
Menurut Martoyo (2000: 13), tujuan manajemen sumber daya
manusia tersebut dapat dirinci menjadi empat tujuan utama berikut:
a. Tujuan Organiasional
Manajer dalam suatu organisasi dapat menggerakkan, memotivasi,
mengarahkan secara tepat, baik dan benar dalam mencapai sasaran
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
17
tugas pokok masing-masing agar mencapai hasil yang maksimal
dalam pencapaian tujuan organisasi.
b. Tujuan Fungsional
Tujuan ini mengartikan bahwa harus adanya kesesuaian dengan
tujuan yang lebih besar yakni organisasi, tidak berlebihan atau
tidak terlalu kurang agar memberikan kontribusi dengan tingkat
yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
c. Tujuan Sosial
Dalam hal ini, tujuan sosial lebih difokuskan pada aspek etika dan
moral dari produk yang dihasilkan agar memberikan manfaat bagi
anggota masyarakat di luar organisasinya.
d. Tujuan Personal
Pencapaian tujuan individu dengan melakukan aktivitas untuk
mencapai tujuan di dalam organisasi tersebut.
3. Fungsi Manajemen SDM
Menurut Marwansyah (2010: 8) terdapat sejumlah fungsi
operasional dalam manajemen SDM, diantaranya:
a. Perencanaan sumber daya manusia
b. Rekrutmen dan seleksi
c. Pengembangan SDM
d. Kompensasi
e. Keselamatan dan kesehatan kerja
f. Hubungan industrial
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
18
g. Penelitian SDM
E. Audit Sumber Daya Manusia
Manusia merupakan salah satu unsur terpenting dalam suatu organisasi.
Manajemen SDM diharapakan mampu menyelenggarakan dan mengelola
semua fungsinya dengan baik sehingga dukungan yang diberikan kepada
berbagai bidang fungsional di dalam lingkungan organisasi benar-benar
mampu mewujudkan peningkatan produktivitas dari organisasi tersebut
(Siagian, 2004: 62). Audit manajemen SDM ini dilakukan sebagai bentuk
evaluasi kepada manajemen dalam melaksanakan fungsi-fungsi yang ada pada
bagian atau divisi tertentu dalam suatu organisasi.
Menurut Bayangkara (2016: 106), Audit SDM merupakan penilaian dan
analisis secara komprehensif terhadap program-program SDM. Audit ini
dilakukan pada divisi SDM yang kegiatannya pada organisasi secara
keseluruhan, termasuk yang dilaksanakan oleh karyawan, manajer dan
supervisor.
1. Tujuan Audit SDM
Menurut Bayangkara (2016: 108), ada beberapa hal yang ingin
dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dari dilakukannya
audit ini, antara lain:
a. Menilai program atau fungsi yang dijalankan sudah baik atau
belum
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
19
b. Menilai ketaatan dari fungsi atau aktivitas SDM terhadap standar
yang berlaku
c. Mengidentifikasi hal-hal yang dapat ditingkatkan terhadap
aktivitas SDM
d. Memberikan rekomendasi dari fungsi yang membutuhkan
perbaikan
2. Manfaat Audit SDM
Menurut William B Wertther, Jr. Dan Keith Davis dalam
Bayangkara (2016: 108), disebutkan beberapa manfaat audit SDM
diantaranya:
a. Mengidentifikasi kontribusi divisi SDM terhadap organisasi
b. Meningkatkan profesionalitas divisi SDM
c. Meningkatkan tanggung jawab dan profesionalime pada karyawan
divisi SDM
d. Menyesuaikan tugas dan tanggung jawab divisi SDM
e. Meningkatkan keberagaman kebijakan dan praktik SDM
f. Menemukan hal-hal potensial yang kritis pada divisi SDM
g. Memastikan kesesuaian prosedur, standar dengan praktik yang
dilaksanakan SDM
h. Evaluasi yang baik dapat memperbaiki sistem informasi SDM
F. Pengendalian Internal
1. Pengertian Pengendalian Internal
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
20
Menurut Tuanakotta (2013: 352), pengendalian internal adalah
“proses, kebijakan, dan prosedur yang dirancang oleh manajemen untuk
memastikan pelaporan keuangan yang andal dan pembuatan laporan
keuangan sesuai dengan kerangka akuntansi yang berlaku”. Pengendalian
internal dapat juga dikatakan sebagai suatu rencana, metode atau suatu
prosedur dan kebijakan yang disusun oleh manajemen untuk tercapainya
suatu penilaian baik atas kegiatan operasional, kehandalan pelaporan
keuangan, dan kebijakan atas peraturan yang ada, Kumaat (2011: 15).
2. Komponen-komponen Pengendalian Internal
Menurut Rahayu dan Suhayati (2010: 224), auditor harus dapat
memahami atas komponen pengendalian internal untuk merencanakan
audit dengan cara melakukan prosedur guna memahami desain
pengendalian yang relevan. Berikut beberapa sarana operasional untuk
mengendalikan fungsi dalam perusahaan, menurut Sawyer (2005: 77-81) :
a. Organisasi
Organisasi sebagai salah satu sarana kontrol untuk orang-orang di
dalam perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
Berikut beberapa komponen sebagai sarana operasional pengendalian
internal antara lain:
1) Tanggung jawab harus dipisahkan sehingga tugas terdistribusi
dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan ke atasan.
2) Manajer harus memiliki kewenangan untuk mengambil tindakan
yang diperlukan dalam pelaksanaan tanggung jawabnya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
21
3) Pendelegasian tugas dan wewenang kepada bawahan harus
memiliki sistem tindak lanjut untuk memastikan tugas terlaksana
dengan baik serta dengan pengawasan yang ketat.
b. Kebijakan - kebijakan
Pernyataan prinsip yang dibutuhkan, menjadi pedoman, atau
membatasi tindakan. Sarana sebagai kontrolnya antara lain :
1) Kebijakan harus dinyatakan dengan jelas secara tertulis dan
disusun secara sistematis, lalu ditelaah dan direvisi bila berubah.
2) Kebijakan harus sesuai dengan hukum dan aturan yang berlaku
c. Prosedur - prosedur
Sarana untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang
ditetapkan.
d. Penganggaran
Kontrol yang dinyatakan dalam bentuk numerik, dimana sebagai
penetapan standar masukan sumber daya dan hal-hal yang harus
dicapai sebagai keluaran dan hasil
e. Personalia
Orang-orang yang dipekerjakan harus memiliki kualifikasi untuk
melaksanakan tugas yang diberikan.
f. Akuntansi
Sarana penting dalam kontrol keuangan pada aktivitas dan sumber
daya yang ada.
g. Pelaporan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
22
G. Rekrutmen
Menurut Swasto (2011: 44), rekrutmen adalah “Proses mencari dan
merangsang calon karyawan yang mampu melamar sebagai karyawan. Proses
ini dimulai ketika lowongan pekerjaan mulai diumumkan kepada masyarakat
dan berakhir sampai dengan lamaran-lamaran diserahkan”. Rekrutmen
merupakan salah satu tahap yang penting bagi suatu organisasi atau
perusahaan yang akan mendapatkan dan memperkerjakan sumber daya
manusia sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Rekrutmen adalah
kegiatan yang dijalankan oleh bagian personalia dalam suatu organisasi yang
bertugas untuk menarik pelamar dengan mengidentifikasi kriteria yang
dibutuhkan (Noe,dkk 2008: 266).
Menurut Siagian (1997: 83), ada minimal empat alasan audit dapat
dilakukan pada fungsi rekrutmen, yakni:
a. Ada berbagai faktor pembatas yang dihadapi oleh para pencari tenaga
kerja baru.
b. Besarnya biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan rekrutmen.
c. Adanya sumber tenaga kerja yang dapat dikerjakan.
d. Rekrutmen membutuhkan penanganan yang cermat agar mencapai
sasarannya.
Menurut Marwansyah (2010: 109), proses rekrutmen dapat dilakukan
dengan langkah-langkah berikut ini
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
23
a. Penentuan posisi yang kosong melalui perencanaan SDM dan
permintaan manajer departemen.
b. Melakukan analisis jabatan untuk mendeskripsikan persyaratan posisi
yang kosong tersebut.
c. Penentuan sumber dan metode rekrutmen
1) Sumber dan metode internal
2) Sumber dan metode eksternal
H. Seleksi
Menurut Swasto (2011: 49), seleksi adalah
“Serangkaian proses kegiatan yang digunakan untuk menentukan apakah seorang pelamar dapat diterima atau tidak. Proses seleksi ditujukan untuk menemukan calon karyawan yang mempunyai kualifikasi yang sesuai dengan spesifikasi pribadi yang dituntut oleh suatu pekerjaan sehingga dengan demikian diharapkan para karyawan dapat memberikan prestasi yang memuaskan dalam pekerjaannya”.
Seleksi merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap penarikan atau
rekrutmen. Pada tahap ini, dilakukannya proses penyaringan dari sejumlah
pelamar yang masuk atas kegiatan rekrutmen dan penentuan diterima atau tidak
berdasarkan kriteria yang sudah diberikan oleh suatu perusahaan. Menurut
Manullang dan Manullang (2001: 101), pada umumnya kualifikasi-kualifikasi
berikut ini yang menjadi dasar dalam seleksi pegawai, diantaranya:
a. Keahlian
b. Pengalaman
c. Umur
d. Jenis kelamin
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
24
e. Pendidikan
f. Keadaan fisik
g. Penampilan
h. Bakat
i. Karakter
Menurut Siagian (1997: 85), terdapat tiga sasaran utama pada
pelaksanaan fungsi seleksi yang dapat dijadikan objek penelitian dalam
melakukan audit, antara lain:
a. Terpenuhinya persyaratan kualifikasi oleh para pelamar
b. Memperoleh gambaran mengenai kemauan dan kemampuan pelamar
untuk dapat menyesuaikan diri dengan kultur organisasi
c. Adanya informasi mengenai pelamar tentang kesanggupan dan
ketangguhannya dalam menghadapi dan mengerjakan tugas yang akan
diberikan
Hal yang dapat dijadikan baik atau tidaknya sebuah proses seleksi dapat
dilihat dari rasio seleksi pada saat proses ini berlangsung. Rasio seleksi
merupakan perbandingan antara jumlah karyawan yang diterima dalam seleksi
dengan total keseluruhan pelamar. Semakin kecil rasio yang akan dihasilkan
maka dapat dikatakan bahwa hanya sedikit pelamar yang dapat diperoleh. Hal
tersebut menunjukkan bahwa kualitas pelamar yang dihasilkan adalah rendah
maka tidak bisa mengisi posisi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi karena
persyaratan tidak sesuai, Sirait (2006: 71).
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
25
Menurut Sofyandi (2008: 106), ciri-ciri karakteristik tes dalam fungsi
seleksi yang dikatakan baik, yaitu:
a. Standarisasi
Tes dikatakan baik jika memiliki keseragaman prosedur, kondisi dan
pertanyaan bagi semua pelamar.
b. Objektivitas
Tidak adanya unsur subjektif yang berarti jawaban yang sama harus dinilai
sama, tidak mengkaitkan aspek-aspek tertentu dari pelamar.
c. Norma
Dapat disebut juga dengan kebijakan untuk mengatur hasil seleksi atas
prestasi dan atau jawaban dari masing-masing pelamar agar dapat
diklasifikasikan dengan kriteria atau syarat yang sudah ditentukan.
d. Reliabilitas
Reliabilitas ialah serangkaian tes yang dilakukan oleh selector kepada
pelamar, dimana hasil akhirnya memiliki tingkat konsistensi yang tinggi
dari berbagai tes yang dilaksanakan atau dalam kata lain tidak terlalu
signifikan atas hasil dari berbagai tes tersebut.
e. Validitas
Alat seleksi atau tes yang digunakan memiliki hubungan yang signifikan
dengan tujuan tertentu yakni prestasi kerja atau dengan kriteria lain yang
relevan. Semakin kuat dan relevan tes seleksi yang digunakan, hasilnya
pun akan semakin absah.
I. Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
26
1. Pengertian UMKM
Menurut Warsono dkk (2010: 50), UMKM adalah suatu bisnis atau
usaha produktif dalam bentuk perusahaan perseorangan atau persekutuan
yang termasuk dalam bisnis mikro. UMKM dikategorikan menjadi tiga
yang dibagi berdasarkan jumlah aset dan omzet sebagaimana tercantum
dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 tentang UMKM, sebagai
berikut:
a. Usaha mikro
Usaha produktif milik orang perorangan dan atau badan usaha
perorangan yang memenuhi kriteria:
1) Aset ≤ Rp50 juta
2) Omzet ≤ Rp300 juta
b. Usaha kecil
Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh
orang perorangan/badan usaha yang bukan merupakan anak
perusahaan/bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau
menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha
menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria:
1) Rp50 juta < Aset < Rp500 juta
2) Rp300 juta < Omzet < Rp 2,5 miliar
c. Usaha menengah
Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, dilakukan oleh
perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
27
perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau
menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan
usaha kecil atau usaha besar yang memenuhi kriteria:
1) Rp500 juta < Aset < Rp2,5 miliar
2) Rp2,5 miliar < Omzet ≤ Rp50 miliar
2. Tujuan UMKM
Menurut Undang-Undang Nomer 20 Tahun 2008 tentang UMKM,
tujuan usaha mikro, kecil, dan menengah yaitu menumbuhkan dan
mengembangkan peran usaha mikro, kecil dan menengah dalam rangka
membangun dan mewujudkan perekonomian nasional dengan cara
penciptaan lapangan kerja, pemerataan pendapatan sehingga dapat
mengurangi kemiskinan.
3. Tantangan UMKM
Menurut Kuncoro (2008) dalam Warsono dkk (2010: 7), walaupun
UMKM sudah mendapat dukungan dari pemerintah Indonesia, tetapi
masih terdapat beberapa kendala yang menjadi tantangan UMKM sebagai
berikut:
a. Tidak adanya pembagian tugas yang jelas antara bidang
administrasi dan operasi sehingga masih banyaknya rangkap tugas
dari pemilik.
b. Akses yang sulit bagi industri kecil terhadap lembaga-lembaga
kredit formal sehingga masih menggantungkan pada modal sendiri
atau kerabat terdekat saja.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
28
c. Kurang jelasnya status hukum sebagian besar UMKM. Mayoritas
UMKM adalah usaha perorangan yang tidak memiliki akta notaris,
hanya sekitar 4.7% yang memiliki akta notaris, dan sekitar 1.7%
yang sudah mempunyai badan hukum seperti PT/NV, CV, Firma,
atau koperasi.
J. Kuliner
Culinary dalam Chambers-Essential English Dictionary yang berarti
adalah kuliner, memiliki pengertian yakni segala sesuatu yang berurusan
dengan dapur yang berkenaan dengan keahlian masak-memasak. Kuliner lebih
dikenal dengan segala sesuatu yang berhubungan tentang makanan dan
minuman. Bisnis kuliner berarti suatu usaha produktif dengan jenis usaha
dagang yang menawarkan makanan dan minuman sebagai pilihan produk
utama yang ditawarkan kepada customer atau pelanggannya.
K. Kerangka Berpikir
Persaingan dunia bisnis kuliner yang semakin kompetitif, membuat
pebisnis harus bekerja lebih maksimal dalam mengelola bisnisnya agar dapat
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tingkat kompetitif yang tinggi ini
membuat organisasi harus memperoleh, memanfaatkan dan mengelola sumber
daya yang ada, salah satunya adalah sumber daya manusia yang dipekerjakan
dalam organisasinya.
Manusia dalam sebuah organisasi merupakan elemen yang penting, maka
dari itu cara untuk memperolehnya pun harus disesuaikan dengan kebijakan
yang sudah diatur dalam organisasinya. Pelaksanaan fungsi rekrutmen dan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
29
seleksi karyawan menjadi salah satu penentu, apakah tahap ini sudah berjalan
dengan baik dalam menghasilkan pegawai yang akan dipekerjakan,
berdasarkan kebutuhan masing-masing departemen atau belum. Dengan
melakukan penelitian ini, dinilai bahwa setiap departemen membutuhkan peran
manusia yang harus memadai disetiap fungsinya, maka pelaksanaan pengadaan
SDM dari rekrutmen hingga seleksi karyawan ini menjadi bagian yang penting.
Hasil survei pendahuluan peneliti mengungkapkan bahwa turnover
karyawan pada Legend Coffee terbilang tinggi. Hal ini menjadi salah satu
pengaruh bahwa fungsi operasional SDM yang dilakukan belum diterapkan
dengan prosedur yang baik, salah satunya adalah penilaian melalui fungsi
rekrutmen dan seleksi karyawan. Penilaian peneliti, apabila perputaran pada
karyawan tinggi, maka akan mempengaruhi kedua fungsi yakni kegiatan
rekrutmen sampai dengan seleksi karyawan yang berulang kali dilakukan.
Peneliti akan melakukan penilaian atas sistem pengendalian manajemen
pada Legend Coffee. Hal ini dilakukan sebagai bahan pertimbangan langkah
apa yang dilaksanakan oleh HRD dalam mendapatkan karyawan yang sesuai
dengan standar perusahaan, serta sebagai bukti sementara atas tindakan audit
yang akan dilakukan. Selain itu, dilakukannya pengujian terinci atas program
audit rekrutmen dan seleksi karyawan untuk menemukan kelemahan-
kelemahaan apa saja yang terjadi dan yang masih membutuhkan perbaikan
untuk kedepannya
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
30
Pada penelitian Audit Operasional Fungsi Rekrutmen dan Seleksi
Karyawan di Legend Coffee ini bertujuan untuk menilai apakah kedua fungsi
ini sudah berjalan dengan baik atau masih membutuhkan perbaikan atas
kegiatan operasionalnya. Dengan melaksanakan tahap audit operasional
menurut Sukrisno Agoes, hasil penelitian ini akan memberikan laporan audit
yang berbentuk rekomendasi atau berupa saran perbaikan pada fungsi
rekrutmen dan seleksi karyawan di Legend Coffee yang masih membutuhkan
perbaikan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
31
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang akan dilakukan adalah studi kasus. Menurut Arikunto
(2006: 142), penelitian kasus adalah penelitian secara intensif terinci yang
dilakukan secara mendalam, jika ditinjau dari wilayahnya meliputi daerah atau
subjek yang sempit pada suatu organisasi atau pun lembaga. Penelitian ini
menggunakan metode deskriptif-komparatif.
Metode deskriptif bertujuan untuk dapat memberikan deskripsi, gambaran
secara aktual mengenai fakta-fakta pada suatu kasus yang diselidiki.
Komparatif adalah penelitian yang membandingkan keberadaan suatu aturan
atau kebijakan dengan realisasi yang sebenarnya terjadi. Dalam metode ini,
peneliti membandingkan kebijakan yang tertulis pada checklist dengan
pelaksanaan yang sesungguhnya terjadi pada pelaksanaan fungsi rekrutmen
dan seleksi karyawan di Legend Coffee.
B. Waktu dan Tempat Penelitian
1. Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan November hingga Desember
2020.
2. Tempat Penelitian
Penelitian ini akan dilakukan di Legend Coffee, Jl. Abu Bakar Ali
No.24-26, Kotabaru, Kec. Gondokusuman, Kota Yogyakarta.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
32
C. Subjek dan Objek Penelitian
Pada penelitian ini yang akan menjadi subjek penelitian adalah manajer
operasional, kepala bagian human resource development (HRD) dan karyawan.
Objek dalam penelitian ini adalah fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan di
Legend Coffee, Jl. Abu Bakar Ali No.24-26, Kotabaru, Kec. Gondokusuman,
Kota Yogyakarta.
D. Teknik Pengumpulan Data
1. Observasi
Observasi diarahkan pada kegiatan memperhatikan secara akurat,
mencatat fenomena yang muncul, dan mempertimbangkan hubungan antar
aspek dalam fenomena tersebut (Gunawan, 2013: 143).
2. Wawancara
Wawancara menurut Kartono (1980) dalam Gunawan (2013: 160), adalah
sebuah percakapan tanya jawab lisan yang diarahkan pada suatu masalah
tertentu. Wawancara dapat digunakan apabila peneliti melakukan studi
atau survei pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus
diangkat (Agung, 2012: 61). Wawancara dapat dilakukan secara langsung
dengan tatap fisik dan tidak langsung seperti melalui telepon, pesan, email
atau platform media lainnya.
3. Checklist
Checklist adalah salah satu teknik pengumpulan data dengan cara
menyusun sebuah daftar sesuai dengan kebutuhan penelitian, dimana
subjek hanya memberikan tanda check (√) pada kolom yang sesuai
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
33
(Arikunto, 2006: 152). Kolom pada tabel check list ini dibagi menjadi dua
yakni “Ya” dan “Tidak”.
4. Dokumentasi
Studi dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang tidak secara
langsung ditujukan kepada subjek penelitian, namun menggunakan sebuah
dokumen (Agung, 2012: 66). Contoh dokumen nya antara lain seperti
struktur organisasi, peraturan atau kebijakan, Standard Operating
Procedure (SOP), dan catatan berbentuk dokumen lain yang penting untuk
memperlancar proses audit.
E. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang akan digunakan untuk menjawab rumusan
masalah pada penelitian ini. Berdasarkan proses audit operasional pada Legend
Coffee, maka tahapan pelaksanaan audit operasional fungsi rekrutmen dan
seleksi karyawan tersebut sesuai dengan Agoes (2017: 14), diantaranya:
1. Melaksanakan Survei Pendahuluan
Pelaksanaan audit operasional ini akan dimulai dengan studi
pendahuluan yang akan dilakukan untuk memenuhi dua tujuan yakni,
tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum akan diperoleh mengenai
gambaran atau pemahaman awal secara komprehensif mengenai
organisasi yang akan diaudit melalui struktur organisasi serta karakteristik
kegiatan dalam operasinya. Tujuan khusus untuk memahami pada fungsi
yang akan diaudit yakni fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada divisi
sumber daya manusia dengan cara mengidentifikasi aktivitas yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
34
dilakukan pada kedua fungsi ini lalu mencari hal-hal potensial yang
mengandung kelemahan pada objek yang akan diaudit.
Analisis data yang digunakan pada tahap ini adalah mendeskripsikan
proses yang dilakukan pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan.
Pendeskripsian tersebut berdasarkan pengamatan langsung (observasi) dan
hasil wawancara dengan manajer operasional, kepala bagian HRD dan
karyawan langsung yang pernah menjalankan fungsi rekrutmen dan
seleksi karyawan yang diterapkan oleh Legend Coffee.
2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini, akan dilakukan review dan pengujian atas
pengendalian manajemen mengenai fungsi rekrutmen dan seleksi
karyawan pada Legend Coffee. Tahap ini dilakukan dengan cara
melakukan pengamatan dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada
HRD, terkait sistem pengendalian manajemen melalui aktivitas
perencanaan rekrutmen dan seleksi karyawan yang dijalankan oleh
perusahaan. Selanjutnya peneliti akan melakukan penilaian menggunakan
kertas kerja yang berbentuk tabel internal control questionnaries (ICQ).
Tahap ini dilakukan dengan tujuan untuk menilai apakah sistem
pengendalian manajemen terkait perencanaan rekrutmen dan seleksi
karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan sudah berjalan dengan baik
atau belum. Hasil dari pengujian ini akan membantu penulis dalam
menemukan kelemahan yang terjadi serta hal-hal potensial apa saja yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
35
terjadi pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan untuk memperkuat
dugaan sementara atas audit yang dilakukan pada tahap ini.
3. Audit terinci
Tahap audit terinci ini, akan dilakukan pengumpulan bukti-bukti
yang otentik untuk membuktikan kesesuaian prosedur dengan praktik yang
dijalankan oleh perusahaan. Berdasarkan kegiatan tersebut, peneliti
melakukan wawancara kepada karyawan agar bukti yang diterima absah.
Tahapan pada audit terinici ini adalah:
a. Penulisan Program Audit
Penyusunan program audit dilakukan berdasarkan fungsi yang akan
diaudit, yakni program rekrutmen karyawan dan program seleksi
karyawan. Masing-masing program akan disusun pernyataan yang
dapat menunjang penilaian terhadap aspek tersebut untuk lebih
memperdalam audit yang akan dijalankan sehingga memperoleh
temuan atas kelemahan yang terjadi pada fungsi rekrutmen dan seleksi
karyawan.
b. Melaksanakan Audit Operasional
Pada tahap pelaksanaan audit operasional ini, akan dibuat checklist
mengenai perbandingan prosedur dengan aktivitas yang
sesungguhnya terjadi. Pemeriksaan ini tidak menggunakan SOP,
karena auditee masih belum memiliki SOP secara tertulisnya. Tahap
ini didasari oleh kriteria yang dibuat dan ditetapkan oleh peneliti
sebagai pedoman yang digunakan untuk menentukan seberapa baik
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
36
operasionalnya terhadap kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan ini.
Checklist akan berisi penilaian “Ya” dan “Tidak”, dimana jika
pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap kegiatan
rekrutmen dan seleksi karyawan itu sesuai dengan pernyataan
checklist, maka akan diberikan tanda centang pada kolom “Ya”,
namun jika sebaliknya bahwa kegiatan rekrutmen dan seleksi
karyawan tidak sesuai dengan pernyataan pada checklist, maka
diberikan tanda centang pada kolom “Tidak”. Berikut ini adalah tabel
checklist yang akan digunakan:
Tabel 1. Format Checklist.
Sumber: Bayangkara, (2016: 120).
Berdasarkan tabel checklist tersebut, selanjutnya akan disusun ke
dalam tingkatan kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan program audit
yang dibuat melalui daftar pertanyaan. Hasil dari total pada jumlah jawaban
tersebut akan dihitung jika jawaban “Ya” lebih besar jumlahnya dari jawaban
“Tidak” maka akan di interpetasikan bahwa pada program tersebut masuk ke
dalam kategori yang akan disesuaikan dengan hasil presentasenya. Dari hasil
Nama Organisasi: Periode Audit: Program yang di audit: No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 3 4
Diaudit Oleh: Jumlah Jawaban Catatan : Ya Tidak Tanggal:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
37
ini, penulis akan memperkuat analisis dengan perhitungan jumlah jawaban
“Ya” pada tabel checklist menggunakan acuan buku Riduwan (2013: 17),
dimana jawaban “Ya” memiliki bobot (1) dan jawaban “Tidak” memiliki
bobot (0). Rumusnya adalah:
𝑝 =fn 𝑥 100%
Keterangan :
p : presentase
f : total skor jawaban checklist
n : total skor maksimal checklist
Berdasarkan hasil dari presentase di atas, akan dikategorikan
kriteria pengukuran sesuai acuan buku Arikunto (2013), dengan range
penilaian sebagai berikut:
76% - 100% = Baik
56% - 75% = Cukup
<=56% = Kurang Baik
Hasil checklist berdasarkan indikator penilaian di atas selanjutnya
akan dideskripsikan untuk menjelaskan proses rekrutmen dan seleksi
karyawan yang sebenarnya terjadi dengan proses yang seharusnya terjadi.
Penjabaran akan ditambahkan dengan hasil wawancara kepada karyawan
sebagai bentuk konfirmasi atas checklist kepada manajer. Kesimpulan dari
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
38
hasil audit akan dilakukan deskripsi mengenai temuan, kriteria, sebab,
akibat dan rekomendasi dari setiap fungsi yang dilaksanakan yakni
rekrutmen dan seleksi karyawan.
4. Pengembangan Laporan
Tahap ini merupakan tahap terakhir dari serangkaian tahap-tahap
audit atas fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan. Pengembangan atas
laporan ini disusun berdasarkan informasi mengenai temuan-temuan
(audit findings) yang didapatkan pada saat proses audit dilakukan,
sehingga dari hal-hal potensial tersebut menimbulkan kesalahan pada
praktik yang dijalankan oleh manajemen perusahaan. Berdasarkan
temuan-temuan tersebut, auditor akan memberikan saran-saran perbaikan
berupa rekomendasi yang telah disepakati oleh pihak manajemen agar
tindak lanjutnya memperoleh hasil yang baik bagi operasional perusahaan
kedepannya. Analisis data selama pelaksanaan audit operasional akan
disusun dalam laporan audit operasional dalam bentuk panjang, dimana
terdapat informasi pendukung laporan audit operasional seperti ; (Bab I)
informasi latar belakang, (Bab II) ruang lingkup audit, (Bab III)
kesimpulan audit dan (Bab IV) rekomendasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
39
BAB IV
GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
A. Profil Perusahaan
Nama Usaha : Legend Coffee
Alamat : Jl. Abu Bakar Ali No. 24-26, Kotabaru, Kecamatan
Gondokusuman, Kota Yogyakarta.
Media Sosial : @legendcoffee (Instagram)
B. Sejarah Perusahaan
Legend Coffee didirikan pada tanggal 12 Oktober 2012 yang berlokasi
di Jl. Abu Bakar Ali No.24-26, Kotabaru, Kec Gondokusuman, Kota
Yogyakarta. Pertama kali usaha ini dijalankan, bisnis ini memiliki konsep
Games Coffee & Community Coffee sebagai identitas atau pembeda dari cafe
lain yang menyediakan produk berupa makanan dan minuman beraneka
macam. Pemilik memiliki filosofi dimana tujuan awal mendirikan bisnis ini
agar anak muda datang terlebih dahulu, tanpa mengharuskan membeli produk
apapun dan terpenting cafe ini dapat diterima untuk umum. Cafe yang
beroperasional selama 24 jam ini diciptakan karena pemilik ingin membuat
suasana “Feels like home” dimana pengunjung diperbolehkan untuk berlama-
lama di cafe.
Tahun 2012 sampai dengan 2014, Legend Coffee hanya ada di sisi barat
cafe dan tahun 2015 mulai melakukan ekspansi hingga ke sisi timur cafe
Legend Coffee dan diberi pembeda yakni sisi barat untuk Games Coffee (cafe
dan permainan xbox) dan sisi timur adalah Legend Premium (diutamakan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
40
untuk customer yang ingin suasana lebih tenang). Empat tahun setelah
melakukan ekspansi dan tepat pada Bulan Februari 2019, Legend Coffee
melakukan renovasi hingga bulan April 2019, untuk melakukan pembaharuan
suasana yang lebih nyaman dan memperluas target konsumen hingga untuk
keluarga dan karyawan kantor dengan fasilitas yang lebih siap dan memadai.
Legend Coffee hingga saat ini sudah mulai beroperasional dari pukul
09.00 hingga 00.00 WIB selama pandemi Covid-19 dengan sangat
memperhatikan protokol kesehatan seperti pelayanan pengukuran suhu,
penyediaan tempat cuci tangan dan hand sanitizer, serta penyemprotan rutin
dengan desinfektan agar customer selalu merasa aman walaupun dengan
keadaan pandemi ini. Layanan pesan antar dilakukan sebagai bentuk inovasi
dalam keadaan pandemi ini, agar konsumen tetap dapat menikmati sajian cafe
ini. Legend Coffee selalu berusaha dengan memanjakan rasa dari setiap menu
yang disediakan dan visualisasi cafe yang menarik. Inovasi dilakukan secara
berkala oleh Legend Coffee agar selalu memiliki daya tarik tersendiri dan
menambah kekhasan cafe ini.
C. Produk Legend Coffee
Legend Coffee merupakan usaha yang menyediakan produk makanan
dan minuman dengan produk unggulannya adalah kopi. Legend Coffee pun
menyediakan bar khusus untuk menyajikan minumannya dan tentu tidak hanya
kopi saja. Selain bahan kopi, masih terdapat pilihan menu minuman lain yang
dibuat dari bar ini, diantaranya chocolate, fresh juice, milkshake, dan soda.
Pilihan menu ini ditujukan bagi konsumen Legend Coffee yang tidak menyukai
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
41
kopi sebagai bahan utamanya. Menu yang ditawarkan Legend Coffee tentu
tidak hanya minuman, makanan yang disediakan pun berbagai macam, mulai
dari Indonesian Food, Western Food, snack hingga dessert. Dengan pilihan
menu yang banyak ini, akan memberikan opsi bagi pengunjung cafe sesuai
dengan seleranya masing-masing dan tentu dengan harga yang terjangkau.
Legend Coffee selalu melakukan evaluasi dari daftar menu tersebut setiap tiga
hingga empat bulan sekali, sebagai bentuk pembaharuan menu tersebut agar
Legend Coffee selalu memberikan produk makanan dan minuman yang lebih
variatif dan inovatif kepada konsumennya.
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 1. Struktur Organisasi Legend Coffee
Sumber: Legend Coffee.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
42
E. Job Description
1. General Manager
a. Bertanggung jawab penuh atas operasional cafe kepada direktur
b. Pembuat keputusan yang berhubungan dengan operasional harian cafe
c. Pembuatan RAB dan RAK bersama manajemen
d. Memimpin jalannya rapat evaluasi RAB dan RAK yang dibuat oleh
manajemen
e. Bertanggung jawab atas pencapaian target yang ditetapkan pemilik
f. Bertanggung jawab atas kerja sama dengan pihak ketiga
2. Manajer Produksi
a. Bertanggung jawab atas pembuatan RAB dan RAK divisi produksi
b. Mengawasi pelaksanaan operasional pada kitchen dan bar
3. Kitchen
a. Bertanggung jawab atas mutu dan kualitas makanan yang dihasilkan
b. Mengkoordinasikan pembagian food processing
c. Menampilkan visualisasi terbaik dalam plating makanan
d. Melakukan stock opname harian kemudian data tersebut diserahkan
kepada pihak gudang
e. Bertanggung jawab atas kebersihan seluruh area dapur
f. Melakukan evaluasi menu setiap 3-4 bulan sekali
4. Bar
a. Bertanggung jawab atas mutu dan kualitas minuman yang dihasilkan
b. Mengkoordinasikan bagian tugas yang harus dikerjakan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
43
c. Bertanggung jawab atas kebersihan area bar agar tetap higienis
d. Melakukan stock opname harian kemudian data tersebut diserahkan
kepada pihak gudang
5. Operational Manager
a. Bertanggung jawab penuh atas kegiatan operasional cafe kepada
general manager
b. Bertanggung jawab atas RAB dan RAK divisi operasional
c. Memastikan operasional Legend Coffee berjalan dengan baik
d. Memastikan SDM terpenuhi dengan baik
6. HRD (Human Resource Development)
a. Bertanggung jawab atas pemenuhan SDM (tetap dan kontrak)
b. Melakukan pengelolaan SDM dengan baik
c. Mengadakan rekrutmen karyawan baru
d. Bertanggung jawab atas jaminan kerja kepada karyawan
e. Bertanggung jawab atas penggajian karyawan
f. Bertanggung jawab atas absensi kehadiran karyawan
g. Melakukan penjadwalan atas kegiatan yang berhubungan dengan
SDM
7. Service
a. Bertanggung jawab atas venue dan customer
b. Memastikan kelengkapan perlengkapan area
c. Memastikan kebersihan area yang akan digunakan customer
d. Melakukan penyambutan customer yang datang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
44
e. Melakukan pencatatan dan perhitungan atas menu yang dipesan
customer
f. Melakukan penghantaran menu yang telah siap disajikan kitchen dan
atau bar kepada customer sesuai pesanannya
8. General Affair
a. Melakukan pengelolaan atas aset yang ada di Legend Coffee
b. Melakukan pendataan aset menggunakan checklist secara berkala
c. Bertanggung jawab atas Information Technology (IT) & Maintenance
d. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bangunan
9. Manajer Keuangan
a. Bertanggung jawab atas RAB dan RAK atas seluruh divisi dan kepada
General Manager
b. Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan
c. Bertanggung jawab atas staf, purchasing, gudang dan kasir
10. Staf Keuangan
a. Membantu manajer keuangan dalam penyusunan laporan keuangan
b. Melakukan rekapitulasi keuangan yang dikelola bagian purchasing,
gudang dan kasir
c. Bertanggung jawab atas keuangan dengan supplier
d. Bertanggung jawab atas pencatatan hasil penjualan yang diberikan
oleh kasir
11. Purchasing
a. Melakukan pembelian bahan baku dalam waktu 1-2 minggu
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
45
b. Melakukan rekapitulasi data gudang atas barang yang hendak dibeli
c. Memastikan kesesuaian harga dan kuantitas produk
d. Memastikan harga bahan baku adalah harga terbaik dari supplier
e. Bertanggung jawab atas pengadaan barang bila bahan harus dibeli
secara terpisah dengan supplier
12. Gudang
a. Bertanggung jawab atas barang yang masuk dari supplier
b. Bertanggung jawab atas tanda terima bahan baku yang masuk
c. Melakukan double checking oleh staff keuangan berdasarkan
rekapitulasi yang dicatat
d. Bertanggung jawab atas penyimpanan bahan baku
e. Melakukan kegiatan stock opname secara mingguan
f. Bertanggung jawab atas bahan yang keluar untuk divisi produksi
g. Melakukan penjadwalan pengambilan barang dari gudang umum ke
divisi produksi (kitchen)
13. Kasir
a. Menerima modal awal yang disiapkan oleh staf keuangan
b. Bertanggung jawab atas kerapihan area kasir
c. Mengoperasionalkan sistem kasir
d. Selalu standby dalam melaksanakan transaksi customer
e. Menyerahkan uang hasil penjualan beserta modal awal kepada staff
keuangan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
46
F. Manajemen Sumber Daya Manusia Legend Coffee
Sumber daya manusia di Legend Coffee dikelola oleh HRD yang
menangani dari proses rekrutmen, seleksi, training, penggajian hingga
pemutusan kerja karyawan. HRD merupakan bagian dari departemen
operasional yang bertugas meliputi segala sesuatu yang berhubungan dengan
sumber daya manusia. Bagian ini hanya dikelola oleh satu orang yang bertugas
dan bertanggung jawab penuh atas pengelolaan SDM yang ada.
Pengelompokan sumber daya manusia yang dilakukan oleh HRD dibagi
menjadi dalam dua kategori karyawan, yakni karyawan tetap dan karyawan
kontrak. Hal ini dilakukan oleh HRD melihat kebutuhan dari divisi atau
departemen tertentu atas tugas-tugas yang hendak dikerjakan. Personel masing-
masing divisi akan ditentukan oleh manajer bagian yang selanjutnya
diputuskan oleh HRD dalam pengadaan SDM divisi tersebut atau dalam jumlah
yang sesuai.
Serangkaian proses pengadaan SDM diselenggarakan dari proses
rekrutmen, seleksi karyawan hingga melakukan training selama satu minggu
yang masih dijadikan satu rangkaian pada fungsi seleksi karyawannya. Setelah
karyawan tersebut dinyatakan lolos tahap training, maka mereka akan
melakukan penandatangan sebagai karyawan kontrak di Legend Coffee. Tugas
selanjutnya yang dilakukan HRD ialah melakukan pengawasan atas kehadiran,
penilaian kinerja dan penggajian sebagai bentuk pengelolaan manajemen
sumber daya manusia.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
47
HRD pada Legend Coffee memiliki tanggung jawab lain yakni mengurus
pemberhentian karyawan, baik berhenti karena keinginan karyawan
bersangkutan dan karena kinerja karyawan yang sudah tidak dapat
dipertahankan. Keadaan yang tidak diharapkan seperti pandemi Covid-19 ini
menjadi salah satu kenyataan bahwa seorang HRD harus mengelola SDM
dengan baik, benar dan tepat. HRD harus melakukan pengurangan karyawan
mengingat situasi dan kondisi yang berdampak pada Legend Coffee dapat
berubah sewaktu-waktu, tentu hal ini guna bagi kebaikan bisnis Legend Coffee
agar operasionalnya dapat terus berjalan dengan baik.
Pengelolaan manajemen sumber daya manusia di Legend Coffee masih
dapat ditangani dengan baik walaupun hanya ada satu orang yang bertanggung
jawab secara penuh. Tugas dan pengendalian yang dilakukan oleh HRD akan
sangat berpengaruh pada operasional Legend Coffee, agar SDM yang
dihasilkan selalu memenuhi standar perusahaan dan memiliki kinerja yang baik
dan semakin meningkat kedepannya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
48
BAB V
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Pelaksanaan Survei Pendahuluan
Pada tahap survei pendahuluan ini, peneliti melakukan store visit dan
melakukan komunikasi dengan Manajer Operasional serta HRD Legend
Coffee untuk menjelaskan cakupan audit dan yang menjadi sasaran audit dalam
penelitian ini. Dalam komunikasi tersebut, peneliti menjelaskan langkah-
langkah yang dilakukan dalam pengambilan data sesuai dengan yang
dibutuhkan dalam proses audit ini, yakni dengan melakukan wawancara
kepada HRD dan beberapa karyawan, pengisian checklist, dan penelaahan
dokumen pendukung.
Pelaksanaan komunikasi awal dengan Manajer Operasional bertujuan
untuk memenuhi tujuan umum pada tahap survei pendahuluan, yakni
mendapatkan informasi latar belakang dan profil perusahaan dari Legend
Coffee. Hasil data dalam rangka memenuhi tujuan umum pada tahap ini tertulis
pada Bab IV yakni gambaran umum objek penelitian. Sementara untuk tujuan
khusus pada survei pendahuluan ini, peneliti dapatkan dari hasil wawancara
dengan HRD Legend Coffee untuk mendapatkan informasi mengenai kegiatan
operasional dan prosedur pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan yang
sesuai dengan objek dalam penelitian ini.
Berikut adalah penjabaran dari proses kegiatan rekrutmen dan seleksi
karyawan yang dilakukan di Legend Coffee:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
49
Rekrutmen merupakan suatu proses penarikan pelamar yang dilakukan
oleh HRD sebagai bentuk pengadaan SDM. Rekrutmen ini dilakukan karena
adanya kekosongan posisi pada departemen atau divisi tertentu dan manajer
bagian yang bersangkutan membutuhkan personel tambahan pada
departemennya. Kekosongan posisi dapat terjadi karena karyawan melakukan
pengunduran diri atau memang kinerja dari karyawan bersangkutan tidak dapat
diandalkan sehingga HRD tidak dapat meneruskan kerja sama dengan
karyawan tersebut.
Pengunduran diri oleh karyawan diatur dalam kebijakan lisan HRD,
dimana pemberian surat pengunduran diri harus dilakukan paling lambat satu
bulan sebelum benar-benar dinyatakan berhenti. Hal ini dilakukan supaya
menjadi kesiapan dalam pemenuhan SDM dengan pelaksanaan rekrutmen
karyawan pada bagian yang bersangkutan oleh HRD, atas permintaan manajer
bagian.
Manajer bagian suatu divisi yang membutuhkan penambahan karyawan
akan melakukan pelaporan kepada HRD. Tugas HRD selanjutnya adalah
memberikan konfirmasi persetujuan untuk penambahan karyawan kepada
manajer bagian yang bersangkutan. Proses selanjutnya adalah pembuatan
poster rekrutmen berisi kualifikasi yang dibutuhkan pada bagian tertentu sesuai
dengan hasil analisis dan rumusan manajer bagian yang bersangkutan. Dalam
rangka rekrutmen karyawan ini, upaya yang dilakukan oleh HRD ialah
menggunakan beberapa media sebagai sumber penarikan minat calon pelamar.
Media publikasi yang digunakan adalah Instagram, Radio hingga Koran
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
50
Tribun. Hal ini dianggap baik dalam mencapai target, mengingat sumber daya
manusia yang dibutuhkan kebanyakan ialah anak muda, maka HRD
menggunakan media yang masih dapat dijangkau oleh anak muda yang akan
melamar bekerja di Legend Coffee.
Informasi yang tertera pada poster lowongan pekerjaan akan menuntun
calon pelamar dalam memahami kriteria yang ada dan sebagai persiapan atas
kualifikasinya. Pelamar selanjutnya akan melampirkan data-data yang
dibutuhkan sesuai pada poster lowongan pekerjaan, kemudian
mengirimkannya melalui alamat email yang sudah ditentukan. Data-data
tersebut dibutuhkan untuk mendapatkan informasi latar belakang pelamar dan
digunakan sebagai pertimbangan seleksi adminstrasi agar lebih menghemat
waktu sebelum akhirnya dihubungi pada tahap seleksi wawancara. HRD
hingga kini belum memiliki acuan penjadwalan seleksi secara tertulis.
Pelaksanaan seleksi karyawan yang dilakukan di Legend Coffee hanya
menggunakan metode wawancara dan pelatihan selama satu minggu. Tahap ini
merupakan tahap yang dimanfaatkan dengan baik oleh HRD untuk mengetahui
calon karyawannya sebelum mengambil keputusan yang tepat. Setelah proses
wawancara ini, HRD akan melakukan konfirmasi dengan pelamar terpilih
untuk melakukan training selama satu minggu sebelum akhirnya melakukan
tanda tangan perjanjian kontrak kerja selama tiga bulan. Masa training
dilakukan oleh HRD untuk melakukan penyaringan karyawan lebih lanjut,
yang dirasa kurang tepat dalam melakukan kontrak tiga bulan pertama dengan
Legend Coffee.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
51
B. Review dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini peneliti melakukan pengamatan terhadap aktivitas pada
SDM yaitu terkait sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan
rekrutmen dan seleksi karyawan yang dilakukan oleh Legend Coffee. Tahap
ini dilakukan untuk menilai apakah pengendalian manajemen yang dilakukan
sudah berjalan dengan baik atau belum dalam melaksanakan kedua fungsi ini
dalam perusahaan. Pengujian atas sistem pengendalian manajemen ini di
lakukan dengan menggunakan Internal Control Questionnaries (ICQ) yang
sudah penulis modifikasi untuk menyesuaikan kebutuhan operasional fungsi
rekrutmen dan seleksi karyawan. Hasil pengujian atas sistem pengendalian
manajemen ini disajikan dalam bentuk kertas kerja audit untuk dijadikan
sebagai dugaan sementara atas tindakan audit yang dilakukan. Berikut ini
adalah petunjuk pengisian tabel atas kertas kerja yang berisi program audit
terkait review dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen.
Petunjuk Pengisian Tabel (Bayangkara, 2016: 52-53)
1. Tujuan review dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen: kolom
ini diisi dengan pernyataan dilakukannya review dan pengujian atas sistem
pengendalian manajemen sehingga dapat dipastikan apakah tujuan audit
sementara dapat menjadi tujuan audit sebenarnya atau tidak perlu
dilakukannya audit lanjutan karena bukti yang kurang.
2. Internal Control Questionnaires (ICQ): kolom ini diisi dengan pertanyaan
dalam melakukan pengujian atas sistem pengendalian manajemen pada
perusahaan. Perumusan pertanyaan yang telah disusun, diatur agar pilihan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
52
jawaban “Ya” untuk kondisi pengendalian manajemen yang memuaskan
atau “Tidak” untuk kondisi pengendalian manajemen yang tidak
memuaskan. Pernyataan yang dijadikan sebagai standar dalam melakukan
review pengendalian manajemen ini dibuat oleh penulis berdasarkan
pedoman dari buku Sawyer (2005: 77-81) mengenai sarana operasional
yang dapat dijadikan pengendalian terhadap suatu fungsi di dalam
perusahaan yang berisi organisasi, kebijakan, prosedur, personalia,
akuntansi, penganggaran, dan pelaporan. Setiap bagian memiliki kriteria
masing-masing yang dapat dijadikan sebagai evaluasi dari penilaian sistem
pengendalian manajemennya. Pedoman selanjutnya adalah buku dari
Bayangkara (2016: 51) mengenai perencanaan atas pengadaan SDM.
3. Catatan: kolom ini diisi dengan langkah kerja yang harus dilakukan atas
pertanyaan yang diajukan, baik dalam bentuk jawaban “Ya” ataupun
“Tidak” untuk membuktikan kebenaran dari jawaban tersebut.
Berikut ini merupakan tabel Internal Control Questionnaries (ICQ)
untuk kegiatan perencanaan rekrutmen karyawan:
Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen.
Nomor Internal Control Questionnaire dan Langkah-langkah
Kerja
Jawaban ICQ
Pelaksanaan Pemeriksaan
ICQ LK Ya Tidak Pelaksana Waktu
1.
Internal Control Questionnaire: Perencanaan Rekrutmen Karyawan: Tujuan Review dan Pengujian pengendalian manajemen: menilai
Aloisius Pandu 18/11/2020
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
53
Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen. (Lanjutan)
Nomor Internal Control Questionnaire dan Langkah-langkah
Kerja
Jawaban ICQ
Pelaksanaan Pemeriksaan
ICQ LK Ya Tidak Pelaksana Waktu
sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan rekrutmen karyawan
a. Kebijakan perusahaan dalam meningkatkan aktivitas pelaksanaan Apakah kebijakan publikasi pada rekrutmen karyawan dilakukan revisi apabila kondisi yang dihadapi perusahaan berubah?
√
Catatan: 1. Kebijakan dalam
mempublikasi, mengikuti perkembangan zaman dari waktu-kewaktu agar sesuai dengan targetnya yakni anak muda. Sebelumnya hanya lewat koran dan radio, kini sudah diperluas ke info lowongan kerja di media Instagram.
b. Penggunaan anggaran dalam pelaksanaan aktivitas Apakah alokasi anggaran dalam pelaksanaan rekrutmen karyawan dilakukan secara transparan?
√
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
54
Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen. (Lanjutan)
Nomor Internal Control Questionnaire dan Langkah-langkah
Kerja
Jawaban ICQ
Pelaksanaan Pemeriksaan
ICQ LK Ya Tidak Pelaksana Waktu
Catatan: 1. Alokasi anggaran
untuk pelaksanaan rekrutmen yang disusun oleh HRD langsung dialokasikan untuk media yang bekerja sama dalam publikasi info lowongan.
2. Anggaran fungsi rekrutmen sama dengan anggaran pengadaan SDM dan diberikan kepada manajer keuangan.
c. Penelaahan prosedur agar tidak duplikatif Apakah manajemen memiliki prosedur yang jelas atas pembagian dan pemisahan tugas yang dilakukan pada fungsi rekrutmen karyawan?
√
Catatan: 1. Prosedur pengadaan
rekrutmen pertama kali diserahkan oleh manajer bagian yang memang membutuhkan tenaga kerja lalu dikomunikasikan kepada HRD.
2. HRD akan menindaklanjuti perlu atau tidaknya diadakan rekrutmen berdasarkan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
55
Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen. (Lanjutan)
Nomor Internal Control Questionnaire dan Langkah-langkah
Kerja
Jawaban ICQ
Pelaksanaan Pemeriksaan
ICQ LK Ya Tidak Pelaksana Waktu
penjelasan manajer bagian.
3. Jika diperlukan, manajer bagian akan merumuskan kualifikasi kemudian diserahkan kepada HRD untuk pembuatan poster lowongan.
d. Kualifikasi karyawan dalam melaksanakan tugasnya Apakah karyawan yang melakukan penyusunan perencanaan rekrutmen memiliki latar belakang terhadap tugasnya?
√
Catatan: 1. Proses pengadaan
SDM ditangani langsung oleh HRD secara penuh, dibantu manajer bagian.
2.
Internal Control Questionnaire: Perencanaan Seleksi Karyawan: Tujuan Review dan Pengujian pengendalian manajemen: menilai sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan seleksi karyawan
Aloisius Pandu 18/11/2020
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
56
Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen. (Lanjutan)
Nomor Internal Control Questionnaire dan Langkah-langkah
Kerja
Jawaban ICQ
Pelaksanaan Pemeriksaan
ICQ LK Ya Tidak Pelaksana Waktu
a. Antisipasi situasi yang dihadapi perusahaan Apakah manajemen memiliki cadangan perencanaan bila dalam proses seleksi tidak menemukan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan?
√
Catatan: 1. HRD akan melakukan
review kembali atas formulir pelamar yang tidak lolos seleksi administratif kemudian akan dipanggil mengikuti wawancara.
b. Kebijakan perusahaan dalam meningkatkan aktivitas pelaksanaan Apakah kebijakan pelaksanaan seleksi karyawan dilakukan revisi apabila kondisi yang dihadapi perusahaan berubah?
√
Catatan: 1. HRD membuat
kebijakan baru di masa Pandemi Covid-19 ini yakni, wawancara dapat dilakukan melalui media elektronik
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
57
Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen. (Lanjutan)
Nomor Internal Control Questionnaire dan Langkah-langkah
Kerja
Jawaban ICQ
Pelaksanaan Pemeriksaan
ICQ LK Ya Tidak Pelaksana Waktu
c. Penelaahan prosedur agar tidak duplikatif Apakah manajemen memiliki prosedur yang jelas atas pembagian dan pemisahan tugas yang dilakukan pada fungsi seleksi karyawan?
√
Catatan: 1. Seleksi karyawan
dilakukan oleh HRD dan manjer bagian (user). Pembagian tugas tersebut berupa: HRD mencari tahu kepribadian pelamar dan manajer bagian atau user yang akan bertanya seputar teknisnya.
d. Perencanaan user pada proses wawancara Apakah manajer bagian memiliki penilaian faktor organisasional dan lingkungan, yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang melamar pada divisi bersangkutan?
√
Catatan: 1. Manajer bagian dalam
melakukan seleksi biasanya berorientasi pada teknis dan keahlian pelamar saja pada bidang yang dibutuhkan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
58
Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen. (Lanjutan)
Sumber: Bayangkara (2016: 51), Sawyer (2005: 77-81).
Berdasarkan hasil Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian
Manajemen, terdapat 8 jawaban “Ya” dan 1 jawaban “Tidak”. Hasil checklist
pada tahap ini menunjukkan bahwa Legend Coffee sudah menerapkan sistem
pengendalian manajemen terhadap perencanaan fungsi rekrutmen dan seleksi
karyawannya dengan baik.
Pada kategori perencanaan rekrutmen karyawan, diajukan empat
pertanyaan yang memiliki jawaban “Ya”. Ditemukan bahwa perusahaan telah
melakukan pembaharuan atau revisi atas kebijakan yang dilakukan mengikuti
perkembangan kondisi yang ada. Media publikasi rekrutmen sebelumnya
hanya menggunakan koran dan radio saja, namun ditengah kondisi dimana
masyarakat khususnya anak muda lebih sering menggunakan media sosial
e. Meminimalisir kesalahan dalam pemilihan karyawan baru Apakah HRD melakukan seleksi dengan manajer bagian yang membutuhkan karyawan pada lowongan tersebut?
√
Catatan: 1. HRD akan melibatkan
manajer bagian yang bersangkutan sebagai bahan pertimbangan cocok atau tidaknya.
Diaudit oleh: Aloisius Pandu
Jumlah Jawaban
Catatan : Pembagian tugas sudah ada namun perangkapan tugas masih terjadi.
Ya Tidak
Tanggal: 18 November 2020 8 1
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
59
sebagai pengisi aktivitasnya, HRD memperluas publikasi hingga ke akun
Instagram @jogjalowker sebagai pembaharuannya. HRD secara berkala
melakukan penempatan anggaran untuk setiap publikasi info rekrutmen yang
akan diselenggarakan dengan baik dan terstruktur yang kemudian diserahkan
kepada manajer keuangan sebagai bentuk alokasi anggaran yang dibutuhkan.
Pada dasarnya, prosedur penyelenggaraan rekrutmen karyawan pada Legend
Coffee sudah sangat jelas, dimana manajer bagian akan memutuskan
penambahan tenaga kerja pada bagiannya atau tidak. Hal ini terjadi karena
memang kekurangan personel pada departemen tersebut dimana faktor
penambahan karyawan bisa terjadi karena dua hal, yakni: pengunduran diri
karyawan dan karyawan diberhentikan karena memang tidak berkompeten.
Setelah keputusan yang diambil manajer bagian untuk menambah, HRD
melakukan analisis sekaligus negosiasi untuk mengetahui argumen manajer
bagian dalam melakukan penambahan karyawan. Setelah HRD menyetujui
penambahan karyawan, manajer bagian akan merumuskan kriteria pelamar dan
HRD bertugas dalam pembuatan poster serta mempublikasikan info rekrutmen
ini pada media yang digunakan.
Perencanaan rekrutmen dilaksanakan oleh seorang HRD yang memiliki
latar belakang dan pengalaman dibidang sumber daya manusia.
Pelaksanaannya akan dibantu oleh manajer bagian yang bersangkutan dalam
pengadaan sumber daya manusianya. HRD memiliki peran penting agar
pelaksanaan dalam menemukan karyawan yang akan bekerja di Legend
Coffee, sesuai dengan standar perusahaan yang telah ditetapkan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
60
Kategori kedua dalam review dan pengujian pengendalian manajemen ini
adalah perencanaan seleksi karyawan. Pada bagian ini, ditemukan empat
pertanyaan memiliki jawaban “Ya” dan satu pertanyaan memiliki jawaban
“Tidak”. Pertanyaan yang memiliki jawaban “Ya” yakni, HRD memiliki
rencana cadangan apabila seleksi yang dilakukan belum dapat menemukan
pelamar yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Rencana cadangan
tersebut ialah melakukan review atas data pelamar yang masuk sebelumnya
dan yang tidak lolos tahap seleksi administratif. HRD akan memanggil pelamar
tersebut dan melakukan tahap seleksi wawancara sesuai dengan jadwal yang
ditentukan.
Pandemi Covid-19 ini menjadi salah satu tantangan yang dihadapi oleh
Legend Coffee dalam melakukan seleksi wawancara karyawannya. Kebijakan
HRD biasanya hanya dapat melakukan wawancara secara langsung tatap muka,
namun kebijakan tersebut telah direvisi sesuai kondisi yang terjadi yakni
wawancara dapat dilaksanakan melalui media video conference apabila kondisi
pelamar berada diluar jangkauan untuk dapat bertemu secara langsung.
Pelaksanaan wawancara memiliki prosedur yang jelas dan dibagi oleh HRD
menjadi 2 sesi, yaitu pewawancara satu oleh HRD terlebih dahulu, untuk
mencari informasi mengenai latar belakang pelamar dan menilai kepribadian
melalui proses wawancara. Pewawancara kedua oleh manajer bagian yang
bersangkutan dengan departemen yang dipilih oleh pelamar. Proses sesi kedua
ini untuk menggali seberapa jauh teknis yang dikuasai oleh pelamar pada
bidang yang dipilih olehnya. Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat dipastikan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
61
bahwa HRD melibatkan manajer bagian dalam proses seleksi yang dilakukan
di Legend Coffee.
Pada jawaban “Tidak” ditemukan pada kasus pemilihan karyawannya,
bahwa manajer bagian tidak begitu memperhatikan mengenai nilai-nilai yang
dibutuhkan pelamar berdasarkan sikapnya. Manajer bagian hanya menilai
teknis yang dianggap cukup untuk berkerja sama di departemennya. Namun
pada akhirnya tetap dengan pertimbangan HRD untuk memutuskan layak atau
tidaknya pelamar dipekerjakan pada departemen tersebut.
C. Pelaksanaan Pengujian Terinci
Pada tahap ini, peneliti sebagai auditor akan melakukan pengujian terinci
pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan yang terdapat pada Legend
Coffee. Tujuannya dilakukan pemeriksaan ini adalah untuk mengetahui apakah
prosedur yang dilaksanakan rekutmen dan seleksi karyawan sudah berjalan
dengan baik atau belum secara umum. Selain itu, tahap ini juga dilakukan
untuk mencari bukti-bukti berkaitan untuk memperkuat temuan yang akan
disajikan dalam pengembangan laporan. Berdasarkan penjelasan tersebut,
pelaksanaan audit terinci dibagi menjadi 2 tahap, yaitu:
1. Penulisan program audit
Pada tahap ini, pelaksanaan audit operasional fungsi rekrutmen dan
seleksi karyawan akan langsung dibagi menjadi dua bagian program audit.
Bagian pertama adalah program audit operasional rekrutmen karyawan.
Tujuan dari program audit ini adalah untuk melakukan penilaian atas
aktivitas rekrutmen karyawan pada Legend Coffee. Bagian kedua adalah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
62
program audit seleksi karyawan. Tujuan program audit ini adalah
melakukan penilaian atas aktivitas seleksi karyawan yang dilaksanakan
pada Legend Coffee.
2. Melaksanakan audit operasional
Pada tahap pelaksanaan audit operasional ini, peneliti sebagai
auditor membuat checklist yang berisi pertanyaan sesuai dengan program
audit yang dilaksanakan. Checklist ini digunakan sebagai alat pembanding
antara prosedur yang telah ditentukan oleh penulis dengan pelaksanaan riil
atas fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee. Setiap
pertanyaan yang penulis susun dalam checklist tidak berdasarkan SOP
tempat usaha, karena auditee belum memiliki SOP terkait kegiatan
rekrutmen dan seleksi karyawannya. Setiap pertanyaan pada checklist
disesuaikan dengan indikator kinerja yang ditelah disusun oleh peneliti
sebagai auditor untuk membantu dalam penilaian atas hasil audit pada
setiap programnya.
Analisis data dibuat berdasarkan pelaksanaan kriteria yang telah
ditetapkan melalui checklist sebagai salah satu penilaian atas temuan yang
didapat oleh peneliti. Apabila pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi
karyawan memiliki hasil yang sesuai dengan pertanyaan pada checklist,
maka akan diberikan centang pada kolom “Ya”, namun sebaliknya apabila
riil kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan tidak sesuai dengan
pertanyaan pada checklist, maka akan diberi centang pada kolom “Tidak”.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
63
Hasil pada checklist selanjutnya akan dibagi berupa presentasi
jawaban “Ya” dengan bentuk presentase. Perhitungan ini dilakukan sesuai
dengan acuan buku Riduwan (2013: 17), p = f / n x 100%. P merupakan
presentase, f merupakan jumlah jawaban setiap indikator, dan n
merupakan jumlah jawaban untuk masing-masing indikator. Kemudian
hasil presentase tersebut akan dibagi berdasarkan kriteria sesuai acuan
buku Arikunto (2013) sebagai berikut:
76% - 100% = Baik
56% - 75% = Cukup
<=56% = Kurang Baik
Setelah hasil ditemukan sesuai dengan kategori di atas, selanjutnya akan
dijabarkan hasil pelaksanaan audit operasional fungsi rekrutmen dan
seleksi karyawan yang telah dilaksanakan.
Berikut ini merupakan hasil dari pelaksanaan audit operasional pada
fungsi rekrutmen karyawan:
Tabel 3. Program Audit Fungsi Rekrutmen Karyawan. Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: November 2020 Program yang di audit: Rekrutmen Karyawan No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan
1. Apakah perusahaan memiliki prosedur rekrutmen secara tertulis?
√ Prosedur secara lisan
2.
Apakah manajer telah menganalisis sebaik mungkin faktor-faktor organisasional dalam pelaksanaan aktivitas rekrutmen?
√
Faktor organisasional meliputi, motivasi kerja, nilai kedisiplinan,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
64
Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: November 2020 Program yang di audit: Rekrutmen Karyawan No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan
etika kerja, dsbnya.
3.
Apakah manajer telah menganalisis sebaik mungkin faktor-faktor lingkungan dalam pelaksanaan aktivitas rekrutmen?
√
Faktor lingkungan meliputi informasi latar belakang, cara bekerja, komunikasi, dsbnya.
4.
Apakah info rekrutmen telah secara tegas menginformasikan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh calon tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan ?
√
Kualifikasi sangat umum dan tidak spesifik
5. Apakah proses rekrutmen dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan SDM di perusahaan?
√
6. Apakah rekrutmen telah memanfaatkan tenaga kerja yang paling tepat?
√ Sesuai dengan divisi yang dibutuhkan
7. Apakah pelaksanaan rekrutmen diadakan secara terbuka? √
8. Apakah rekrutmen telah memanfaatkan media rekrutmen yang paling tepat?
√
9. Apakah media dalam melakukan rekrutmen telah dievaluasi?
√ Evalusi tidak dilakukan per-media
10. Apakah proses rekrutmen dilakukan tanpa adanya unsur diskriminasi? (sara, asal, asal sekolah)
√
11. Apakah seluruh pelamar yang diterima memenuhi syarat dan ketentuan perusahaan?
√
12.
Apakah perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan lain yang mengisi kekosongan jabatan sebelum melakukan rekrutmen dari luar perusahaan?
√
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
65
Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: November 2020 Program yang di audit: Rekrutmen Karyawan No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan
13. Apakah rekomendasi pegawai dan formulir refrensi telah dipertimbangkan?
√ Penerapan sistem jenjang karir karyawannya.
Diaudit oleh: Aloisius Pandu Wicaksono
Jumlah Jawaban
Catatan : -
Tanggal: 18 November 2020
Ya Tidak 10 3
Sumber: Bayangkara (2016: 125), Siagian (2004: 85), Wiroko (2017), Sujanto (2009).
Berdasarkan hasil checklist dan konfirmasi dengan HRD terkait program
audit fungsi rekrutmen karyawan, terdapat 10 jawaban “Ya” dan 3 jawaban
“Tidak” dengan presentase jawaban “Ya” sebesar 77% (P = 10/13 x 100%),
sehingga hasil audit fungsi rekrutmen karyawan dapat dikategorikan “Baik”.
Hasil checklist menunjukkan bahwa fungsi rekrutmen sudah dijalankan
dengan baik, terlihat dari setiap manajer bagian melakukan analisis faktor-faktor
organiasional dan lingkungan untuk keperluan SDM yang akan dibutuhkan serta
dijadikan sebagai pertimbangan dalam melakukan rekrutmen karyawan. Namun
terdapat kelemahan pada informasi rincian kriteria karyawan yang dibutuhkan.
Ditemukan bahwa pada info lowongan yang tersedia, informasi mengenai
kriteria yang tertulis masih sangat umum dan tidak spesifik atas bidang
pekerjaannya, sehingga menimbulkan persepsi yang luas bagi pembacanya dan
tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakan pada divisi tersebut secara tegas.
HRD melakukan penelusuran mandiri dalam mencari media yang
dijadikan sebagai alat publikasi informasi lowongan pekerjaan. Media yang
digunakan cukup beragam dari media cetak (koran tribun), media massa (radio)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
66
dan media elektronik (instagram). Ke tiga media ini dianggap sebagai tempat
terbaik dalam menyebarkan informasi lowongan karena SDM yang dibutuhkan
ialah anak muda. Kelemahannya, media ini tidak pernah dievaluasi
efektivitasnya dalam menjangkau pelamar yang dibutuhkan. Ketika ditanyakan
alasannya, hal ini dikarenakan pelamar yang masuk kurang lebih selalu
mencapai target yang diharapkan oleh HRD dari setiap lowongan yang dibuka.
Jika ditinjau lebih lanjut, tidak semua media yang digunakan pasti baik dalam
hal menjangkau SDM yang dibutuhkan. Apabila evaluasi dilakukan secara
berkala, maka HRD akan lebih menghemat terhadap waktu dan biaya yang
dibutuhkan pada fungsi rekrutmen karyawan ini.
Proses rekrutmen karyawan pada Legend Coffee dilakukan secara terbuka.
Hal ini tentu dilakukan agar menjangkau pelamar secara luas dan mencari
karyawan yang sesuai dengan kebutuhan, serta nilai-nilai yang telah ditentukan
oleh perusahaan. Berdasarkan penulusuran peneliti sebagai auditor, pelaksanaan
rekrutmen dilakukan oleh tenaga kerja yang sesuai dengan bidang lowongan
yang dibutuhkan, dalam hal ini manajer bagian bersama dengan HRD bekerja
sama dalam menentukan kriteria, sehingga proses rekrutmen dapat terlaksana
dengan baik. Selain itu, HRD sebagai pihak yang bertanggung jawab sudah dapat
memastikan bahwa tidak akan ada unsur diskriminasi dalam hal kriteria yang
ditetapkan. Maka dari itu, pelamar yang memiliki latar belakang beragam
diperbolehkan dan diberikan kesempatan untuk dapat melamar sesuai lowongan
yang tersedia, dengan ketentuan tidak memiliki catatan kriminalitas apapun.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
67
Rekrutmen yang dijalankan oleh Legend Coffee membuka kesempatan
bagi karyawan cafe yang sudah bekerja pada bagian atau divisi lain, melamar ke
divisi yang membutuhkan karyawan baru. Hal ini dilakukan oleh HRD dengan
tujuan untuk memberikan kesempatan bagi karyawannya agar dapat
mengembangkan kemampuan yang dimilikinya. Kesempatan ini pernah terjadi
pada seorang karyawan bagian service atau pramusaji yang kemudian berpindah
posisi menjadi cook helper, dimana prosesnya mengikuti prosedur rekrutmen
yang dilaksanakan oleh HRD Legend Coffee. Proses tersebut diatur oleh HRD
untuk karyawan yang ingin memiliki jenjang karir pada usaha ini. HRD tidak
menutup kesempatan bagi manajer bagian yang ingin memberikan surat
rekomendasi untuk karyawan divisinya sesuai dengan lowongan yang tersedia,
sehingga memungkinkan bahwa proses rekrutmen dilakukan secara internal
terlebih dahulu walaupun kasus ini memiliki intensitas yang kecil karena jarang
terjadi.
Selain checklist dan konfirmasi, wawancara yang dilakukan bersama
dengan auditee yakni HRD menyatakan bahwa proses rekrutmen di Legend
Coffee sebenarnya tidak terlalu kompleks. Hal ini dibuktikan dengan
prosedurnya yang masih sederhana dan relatif mudah untuk diterapkan pada
bisnis UMKM ini. Kendala rekrutmen dirasakan ketika lowongan dibuka untuk
karyawan divisi kitchen dalam hal ini adalah chef. Lowongan bidang ini memang
tidak secara rutin, namun ketika hal diperlukan, HRD bersama manajer bagian
akan lebih teliti dalam melakukan analisis proses rekrutmennya. HRD merasa
bahwa usaha ini adalah usaha bisnis bidang kuliner maka rasa menjadi salah satu
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
68
faktor yang tidak bisa dihindari, maka proses rekrutmen pada divisi ini menjadi
salah satu tantangan hingga proses seleksi berlangsung. Proses kontrol atas
media sebagai alat publikasi tidak dilakukan secara bertahap untuk mengetahui
informasi lowongan sudah dipublikasikan. Pengecekan hanya dilakukan
berdasarkan jumlah pelamar yang masuk kedalam kontak HRD dan akan segera
ditindak lanjuti untuk masuk ke tahap seleksi.
Berdasarkan hasil pelaksanaan audit operasional pada program audit
rekrutmen karyawan, peneliti telah memperoleh temuan/bukti audit yang dapat
mendukung diberikannya rekomendasi/perbaikan untuk kegiatan rekrutmen
karyawan di Legend Coffee. Hal ini diperkuat wawancara yang dilakukan
bersama beberapa karyawan, sebagai bentuk konfirmasi atas checklist yang telah
dilakukan bersama dengan HRD. Berikut temuan audit yang telah dirangkum
pada program audit rekrutmen karyawan:
a. Temuan
1) Perusahaan belum memiliki standard operating procedure (SOP)
secara tertulis yang dapat mengatur kegiatan pengadaan SDM dengan
melakukan rekrutmen karyawan.
2) Persyaratan atau kriteria yang dicantumkan dalam informasi lowongan
masih sangat umum dan tidak spesifik.
3) Media publikasi tidak dievaluasi secara satu persatu.
b. Kriteria
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
69
1) Terdapat standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang
mengatur dengan tegas prosedur pengadaan SDM yakni kegiatan
rekrutmen karyawan.
2) Persyaratan atau kriteria yang dicantumkan pada informasi lowongan
tertulis secara jelas dan spesifik untuk memudahkan calon pelamar.
3) Media sebagai alat publikasi dilakukan evaluasi satu persatu.
c. Penyebab
1) Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis
dianggap belum diperlukan karena tingkat kompleksitas pengadaan
SDM yang masih sederhana, sehingga prosedur secara lisan dianggap
sudah cukup.
2) Dalam satu info lowongan pekerjaan, terdapat banyak divisi yang
dibutuhkan, sehingga informasi mengenai persyaratan dan kriteria
dijadikan satu kualifikasi yang bersifat umum dan tidak spesifik dengan
masing-masing divisi.
3) HRD mengandalkan jumlah pelamar yang masuk dibandingkan menilai
keefektifan masing-masing media dalam menjangkau pelamar yang
masuk.
d. Akibat
1) Perangkapan tugas yang dilakukan oleh HRD serta prosedur yang
cukup banyak dalam rekrutmen karyawan menyebabkan tingginya
resiko dalam pembagian tugas yang tidak merata dengan user
bersangkutan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
70
2) Banyak pelamar yang mendaftar namun tidak sesuai dengan standar
kualifikasi SDM perusahaan pada divisi yang dibutuhkan.
3) Pemborosan biaya rekrutmen yang dibutuhkan.
e. Rekomendasi
1) Perusahaan sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP)
tertulis atas kegiatan pengadaan SDM yakni fungsi rekrutmen secara
rinci dan jelas. Sehingga tidak akan ada perangkapan tugas dan dapat
meminimalkan kesalahan tugas. Rekomendasi SOP dapat dilihat pada
lampiran 2 halaman 97.
2) Perusahaan sebaiknya mencantumkan dengan spesifik dan tegas
mengenai persyaratan atau kriteria suatu divisi pada informasi
lowongan pekerjaan. Sehingga, akan memudahkan HRD yang
melakukan tahap seleksi administrasi sesuai dengan standar SDM
perusahaan. Jika memungkinkan ada banyak divisi yang dibutuhkan
pada satu informasi lowongan, maka kriteria yang dicantumkan dapat
disusun dalam barcode atau link yang akan dihubungkan langsung
dengan file kriteria sesuai dengan divisi yang dibuka.
3) Evaluasi secara berkala dilakukan pada media publikasi lowongan
pekerjaan. Hal ini dilakukan agar mengetahui kinerja yang dihasilkan
dari masing-masing media dan dapat menghemat biaya rekrutmen yang
dibutuhkan jika media publikasi tersebut memiliki efektivitas yang
kurang baik dalam menjangkau pelamar.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
71
Peneliti selanjutnya melaksanakan audit atas kegiatan fungsi seleksi
karyawan. Berikut ini merupakan hasil dari pelaksanaan audit operasional pada
fungsi seleksi karyawan:
Tabel 4. Program Audit Fungsi Seleksi Karyawan. Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: Desember 2020 Program yang di audit: Seleksi Karyawan No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
1. Apakah perusahaan memiliki prosedur seleksi secara tertulis? √ Prosedur secara
lisan
2. Apakah seleksi karyawan memberikan kesempatan yang sama bagi pelamar pekerjaan?
√
3. Apakah data yang diperoleh dari pelamar mewakili keseluruhan informasi pelamar?
√
Secara garis besar mewakili, ditambah dengan informasi yang didapat melalui wawancara.
4. Apakah pewawancara memahami persyaratan kerja yang tertera pada informasi lowongan dengan baik?
√
Pemahaman akan menjadi dasar hal apa yang harus ditanyakan selama proses wawancara
5.
Apakah selama proses seleksi pewawancara memiliki daftar pertanyaan wawancara yang sudah ditetapkan?
√
Daftar pertanyaan wawancara dijadikan sebagai panduan kemudian akan dikembangkan.
6. Apakah proses seleksi secara maksimal mendapatkan informasi latar belakang pelamar?
√
7. Apakah sudah dilakukan penyaringan awal pelamar-pelamar untuk menghemat aktivitas seleksi?
√
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
72
Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: Desember 2020 Program yang di audit: Seleksi Karyawan No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
8.
Apakah HRD dan manajer bagian mengidentifikasi kriteria-kriteria yang memiliki hubungan dengan pekerjaan selama proses wawancara?
√
Kriteria menyesuaikan dengan divisi yang diacu oleh pelamar.
9. Apakah manajer bagian telah mengembangkan kriteria yang dapat diandalkan dalam melakukan seleksi?
√
10. Apakah data-data selama proses seleksi diarsip? √
11. Apakah data-data selama proses seleksi kemudian dievaluasi? √
Diaudit oleh: Aloisius Pandu Wicaksono
Jumlah Jawaban
Catatan : -
Tanggal: Ya Tidak 18 November 2020 10 1
Sumber: Bayangkara (2016: 125), Sujanto (2009).
Berdasarkan hasil checklist dan konfirmasi dengan HRD terkait program
audit fungsi seleksi karyawan, terdapat 11 jawaban “Ya” dan 1 jawaban “Tidak”
dengan presentase jawaban “Ya” sebesar 91% (P = 10/11 x 100%), sehingga
hasil audit fungsi seleksi karyawan dapat dikategorikan “Baik”.
Proses seleksi di Legend Coffee diterapkan secara sederhana, karena
hanya melalui kegiatan wawancara dan pelatihan yang dilakukan selama satu
minggu ketika pelamar dinyatakan lolos tahap seleksi wawancara. Seleksi
karyawan yang dilakukan di Legend Coffee sudah dilakukan dengan baik
berdasarkan hasil audit operasional yang dilakukan. Hal ini dapat dilihat dari
kesiapan HRD dan manajer bagian dalam memahami persyaratan kerja yang
telah disusun dan memberikan kesempatan yang sama bagi setiap pelamar yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
73
telah disusun dan memberikan kesempatan yang sama bagi setiap pelamar yang
mendaftar melalui wawancara yang dilakukan.
HRD bersama manajer bagian telah menyiapkan daftar pertanyaan
wawancara dengan tujuan sebagai panduan agar pembahasan tidak meluas. Dari
daftar pertanyaan wawancara tersebut, akan dikembangkan melihat situasi dan
suasana saat proses wawancara berlangsung. Kesiapan HRD dan manajer bagian
dengan menyediakan daftar pertanyaan wawancara ini menunjukkan bahwa
pewawancara mengetahui apa hal yang perlu ditanyakan dan apa yang tidak
perlu ditanyakan. Selain itu, data-data yang dilampirkan oleh pelamar sudah
berisi latar belakang sehingga pewawancara hanya perlu menambah beberapa
pertanyaan dan mengkonfirmasi berdasarkan penjelasan dari pelamar dan
konsistensi antara yang sudah ditulis dengan yang dijelaskan.
Pada bagian review pengendalian manajemen program perencanaan
seleksi karyawan sudah dijelaskan bahwa HRD melakukan seleksi tahap awal
untuk menghemat waktu dalam memilih pelamar yang lolos seleksi adminstrasi,
kemudian dihubungi untuk melakukan seleksi wawancara. Pelaksanaan
wawancara diatur oleh HRD, namun jadwal pelaksanaan proses seleksi
wawancara tidak dilakukan dengan matang, sehingga HRD tidak memiliki
rencana cadangan apabila pelamar yang bersangkutan tidak dapat hadir sesuai
dengan jadwal yang ditentukan.
HRD dan manajer bagian melakukan pengamatan secara komprehensif
saat proses wawancara berlangsung. Hal ini dilakukan agar pewawancara dapat
menilai sikap dan atau kepribadian salah satunya dari gesture yang dapat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
74
dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam memberikan penilaian atas
kebenaran informasi yang disampaikan pada tahap seleksi wawancara ini. Selain
itu, HRD dan manajer bagian melakukan pengembangan atas kriteria yang dapat
diandalkan sebagai pertimbangan dalam seleksi. Kriteria yang dimaksud ialah
pengetahuan terkini atau terbaru terhadap bidang yang hendak dituju oleh
pelamar, dapat ditunjukkan atau dipenuhi sesuai dengan yang sudah ditentukan
oleh HRD dan manajer bagian. Hal ini dilakukan agar bisnis memiliki SDM yang
berkompeten sehingga tujuan dari bisnis ini dapat dicapai dengan baik.
Data-data pelamar, baik yang lolos secara administrasi dan yang tidak
lolos hingga tahap seleksi wawancara sudah diarsip oleh HRD sebagai database
pelamar. Data tersebut dibutuhkan jika sewaktu-waktu membutuhkan karyawan
yang harus dipenuhi dengan segera, HRD akan menghubungi pelamar tersebut
dan meminta kesediaan untuk melakukan tahap seleksi wawancara.
Pada situasi khusus seperti akhir pekan, biasanya Legend Coffee akan
dipenuhi dengan pengunjung. Jika mengalami kekurangaan jumlah karyawan,
database yang dibutuhkan ialah karyawan yang pernah bekerja di Legend Coffee
namun sudah mengundurkan diri. HRD membuat database ini karena berguna
untuk mengatasi persoalan khusus seperti ini. Pada situasi ini, pihak yang
dihubungi oleh HRD tidak langsung diangkat atau dijadikan sebagai karyawan
bersifat kontrak. Hal ini dilakukan oleh HRD Legend Coffee selain untuk tetap
berhubungan baik dengan karyawan yang sudah tidak bekerja lagi di tempat ini,
tetap memberikan kesempatan sesuai dengan istilah HRD ialah freelancer
kepada mereka yang memiliki waktu kosong pada saat dibutuhkan di Legend
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
75
Coffee sendiri. Sifatnya tidak memaksa dan disesuaikan dengan jadwal pihak
tersebut.
Hasil wawancara dengan karyawan menunjukkan bahwa beberapa dari
mereka yang bekerja tidak sesuai dengan bidang yang ditujukan ketika proses
rekrutmen hingga seleksi karyawan berlangsung. Hal ini membuat beberapa
karyawan kesulitan harus mengerjakan tugas seperti apa dan tidak memiliki
motivasi kerja pada awalnya. HRD menjelaskan bahwa hal tersebut dapat terjadi
karena belum ada prosedur penilaian wawancara secara tertulis, yang dapat
menunjukkan bahwa keputusan mereka didasari dengan penilaian yang absah.
Kebijakan prosedur seleksi dalam Legend Coffee belum dilakukan secara
tertulis dan masih dengan cara lisan yang disusun oleh HRD. Hal ini
menyebabkan adanya beberapa perangkapan tugas dalam pelaksanaan seleksi
yang satu dengan yang lainnya, karena tidak ada standar yang tegas dalam
prosedurnya. Setiap pelamar yang sudah lolos tahap seleksi wawancara akan
melakukan pelatihan selama satu minggu untuk dinilai kelayakannya dalam
bekerja di Legend Coffee. Setelah satu minggu karyawan tersebut dinyatakan
lolos, maka karyawan tersebut akan menekan surat perjanjian kontrak selama
tiga bulan. Begitu kontrak selesai keputusan untuk tetap memperpanjang ada
ditangan karyawan tersebut untuk tetap tinggal atau menyelesaikan masa
kerjanya di Legend Coffee.
Evaluasi dari proses seleksi biasanya akan dijadikan satu dengan proses
rekrutmen karyawan dalam bentuk rapat bersama yang dipimpin oleh HRD.
Evaluasi tersebut dilakukan secara rutin karena Legend Coffee menghadapi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
76
persoalan perputaran karyawan kontrak yang terbilang tinggi membuat proses
rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee sering kali dilakukan. Pada
penulusuran peneliti sebagai auditor, HRD belum melakukan pencatatan
perputaran karyawan yang tinggi dan rendah pada divisi apa sehingga
pendalaman analisis dalam menyusun kriteria masih belum maksimal dilakukan.
Berdasarkan hasil pelaksanaan audit operasional pada program audit
seleksi karyawan, peneliti telah memperoleh temuan/bukti audit yang dapat
mendukung diberikannya rekomendasi atau perbaikan untuk kegiatan seleksi
karyawan di Legend Coffee. Hal ini diperkuat dengan wawancara yang
dilakukan bersama beberapa karyawan, sebagai bentuk konfirmasi atas checklist
yang telah dilakukan bersama dengan HRD. Berikut temuan audit yang telah
dirangkum oleh penulis pada program audit seleksi karyawan:
a. Temuan
1) Perusahaan belum memiliki standard operating procedure (SOP)
secara tertulis yang dapat mengatur kegiatan seleksi karyawan.
2) Terdapat pelamar yang sudah dinyatakan lolos tahap seleksi
wawancara, namun saat training mengundurkan diri secara tiba-tiba.
3) Terdapat karyawan yang sudah dinyatakan lolos tahap wawancara dan
pelatihan, namun resign secara mendadak walaupun sudah
menandatangani perjanjian kontrak kerja tanpa alasan yang jelas.
4) Penempatan SDM tidak sesuai dengan apa yang pelamar ajukan saat
rekrutmen.
b. Kriteria
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
77
1) Terdapat standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang
mengatur dengan tegas prosedur seleksi karyawan.
2) Pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara wajib mengikuti seluruh
rangkaian prosedur training yang dilaksanakan selama 1 minggu.
3) Surat kontrak kerja bermaterai dan legal, yang memiliki ketegasan dan
wewenang dalam memberikan konsekuensi bagi karyawan yang tidak
sesuai dengan perjanjian kontraknya.
4) Proses seleksi menyesuaikan dengan posisi yang diajukan pelamar,
kompetensi pelamar, dan dengan standar SDM perusahaan.
c. Penyebab
1) Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis
dianggap belum diperlukan karena tingkat kompleksitas proses seleksi
karyawan yang masih sederhana, sehingga prosedur secara lisan
dianggap sudah cukup.
2) Terdapat pelamar yang memasukan lamaran lebih dari satu tempat,
sehingga ketika ada tawaran dari tempat lain, mereka hanya menjadikan
training ini sebagai batu loncatan.
3) Tidak adanya konsekuensi yang tegas dan mengikat dari perjanjian
kontrak kerja karyawan.
4) Pemilihan karyawan dari proses seleksi wawancara diputuskan
berdasarkan professional judgement HRD.
d. Akibat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
78
1) Perangkapan tugas yang dilakukan oleh HRD serta prosedur yang
cukup banyak dalam proses seleksi menyebabkan tingginya resiko
dalam pembagian tugas yang tidak merata dengan user bersangkutan.
2) Terjadi pemborosan waktu pada tahap seleksi yakni karyawan yang
hendak melakukan training selama 1 minggu harus dilakukan kembali.
3) Karyawan yang sudah menandatangani perjanjian kontrak akan dengan
mudah keluar, sehingga turnover karyawan kontrak menjadi tinggi.
4) Karyawan tidak bekerja dengan maksimal dan tidak dapat memberikan
kinerja terbaiknya, sehingga berakibat pengunduran diri.
e. Rekomendasi
1) Perusahaan sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP)
tertulis atas kegiatan seleksi karyawan secara rinci dan jelas. Sehingga
tidak akan ada perangkapan tugas dan dapat meminimalkan kesalahan
tugas. Rekomendasi SOP dapat dilihat pada lampiran 2 halaman 97.
2) HRD mengalokasikan 1 pelamar tambahan yang lolos seleksi
wawancara dan mengikuti training, dari jumlah yang seharusnya
dibutuhkan pada divisi tersebut. Hal ini guna mengantisipasi pelamar
yang tiba-tiba keluar dan HRD tidak akan menghabiskan waktu untuk
tahap training kemudian.
3) Perusahaan membuat konsekuensi atau penalti yang terdokumentasi
dengan baik. Prihal konsekuensi, disesuaikan dengan peraturan yang
berlaku. Hal ini dilakukan agar pelamar yang sudah melakukan tanda
tangan perjanjian kontrak memahami dan mengikuti persyaratan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
79
dengan baik. Sehingga dapat mengurangi angka turnover pegawai
kontrak. Rekomendasi dapat dilihat pada lampiran 4, halaman 99.
4) Pembuatan acuan standar penilaian hasil seleksi wawancara yang
terdokumentasi. Hal ini dilakukan agar hasil penilaian wawancara, serta
kompetensi yang dimiliki oleh pelamar memiliki acuan atau standar
penilaian yang pasti. Sehingga penempatan posisi atau jabatan seorang
pelamar benar-benar dilakukan atas penilaian yang absah. Dengan
demikian, berdasarkan penilaian yang ada, serta melakukan komunikasi
kedua belah pihak atas penempatan posisi yang tidak sesuai, dapat
didasari dengan alasan yang mendasar. Rekomendasi dapat dilihat pada
lampiran 5, halaman 100.
D. Pengembangan Laporan
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam serangkaian audit operasional,
yakni melaporkan hasil audit yang berisi temuan-temuan pada saat proses audit
dilakukan. Bentuk laporan audit akan disusun dalam bentuk panjang, kemudian
akan ditujukan kepada pimpinan Legend Coffee. Tujuannya adalah untuk
membantu operasional pengadaan SDM dalam menentukan arah kebijakan dari
perusahaan, maka dari itu rekomendasi yang diberikan oleh peneliti bukan
menjadi keharusan untuk diterapkan oleh manajemen perusahaan, tetapi
sebagai salah satu cara atau masukan yang dapat dilakukan untuk mengatasi
persoalan yang ada.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
80
Laporan audit dalam bentuk panjang akan menyajikan informasi latar
belakang, ruang lingkup audit, kesimpulan audit (berisi kondisi yang terjadi di
perusahaan, kriteria yang seharusnya pada perusahaan, sebab dan akibat) dan
rekomendasi yang penulis berikan sebagai auditor. Berikut laporan hasil audit
operasional fungsi rekrutmen dan seleksi kayawan:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
81
Laporan Audit Operasional Fungsi Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Yogyakarta, 12 Januari 2021
Prihal: Laporan Hasil Audit Operasional Kepada Yth. Pimpinan Legend Coffee, Yogyakarta Saya telah melakukan audit atas fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee untuk periode November 2020 - Desember 2020. Audit operasional ini bertujuan untuk menemukan kelemahan atas aktivitas pengadaan SDM melalui proses rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee dan memberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama pelaksanaan audit operasional berlangsung. Melalui audit ini, diharapkan dapat menjadi salah satu pertimbangan dalam meningkatkan nilai tambah bagi operasional SDM di Legend Coffee.
Berdasarkan hasil audit, secara keseluruhan kegiatan fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan memiliki permasalahan mendasar seperti belum adanya standar operasional prosedur secara tertulis yang dapat menjadi acuan dalam aktivitas pengadaan SDM-nya, sehingga pelaksanaannya masih terdapat hal yang perlu diperbaiki agar ke depan, dapat mengurangi kelemahan yang terjadi dan mendapatkan SDM yang kualifikasinya terus meningkat.
Hasil audit operasional akan disajikan dalam bentuk laporan audit panjang
yang meliputi: Bab I : Informasi Latar Belakang Bab II : Ruang Lingkup Audit Bab III : Kesimpulan Audit Bab IV : Rekomendasi Dalam melakukan audit ini saya telah memperoleh banyak dukungan dan kerja sama dari berbagai pihak baik pemilik, HRD dan karyawan yang berhubungan selama pelaksanaan audit ini. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik.
Hormat saya,
Aloisius Pandu Wicaksono
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
82
Laporan Audit Operasional Fungsi Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Bab I Informasi Latar Belakang
Legend Coffee merupakan salah satu destinasi wisata kuliner di Yogyakarta yang sudah lama berdiri sejak 12 Oktober 2012 dan telah mengembangkan bisnis usahanya dari satu bangunan menjadi dua bangunan besar yang terletak di Jl. Abu Bakar Ali No.24-26, Kotabaru, Kec. Gondokusuman, Kota Yogyakarta. Pertama kali usaha ini dijalankan, bisnis ini memiliki konsep Games Coffee & Community Coffee sebagai identitas atau pembeda dari cafe lain yang menyediakan produk berupa makanan dan minuman beraneka macam. Cafe yang memiliki keunikan ini menciptakan suasana “Feels like home” dimana pengunjung diperbolehkan untuk berlama-lama menikmati suasana di cafe.
Tujuan pemilik tetap bertahan hingga sekarang ini adalah untuk menjadi tempat kuliner yang dapat mengumpulkan pengunjung dari segala penjuru, dimana target konsumen dari anak muda, keluarga, hingga karyawan kantor dimanjakan dengan fasilitas dan pelayanan yang disediakan oleh Legend Coffee. Maka dari itu, Legend Coffee membutuhkan SDM yang tangguh dan kompeten sesuai bidangnya, agar pelayanan yang diberikan dapat memuaskan dan memberikan kesan kepada pengunjung yang datang.
Audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee dilakukan dengan tujuan peninjauan kembali atas aktivitas yang dilakukan oleh manajemen, apakah pelaksanaan operasi pengadaan SDM sudah berjalan dengan baik atau belum berdasarkan checklist yang disusun oleh penulis. Dengan demikian, rekomendasi yang diberikan dapat menjadi perbaikan dalam aktivitas pengadaan SDM dan Legend Coffee tetap bertahan menjadi UMKM yang unggul dan tangguh dengan memiliki SDM yang berkualifikasi sesuai standar yang ditetapkan perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
83
Laporan Audit Operasional Fungsi Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Bab II Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit operasional ini adalah aktivitas pengadaan SDM dari fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan periode November - Desember 2020. Audit operasional ini hanya mencakup dua program audit yaitu rekrutmen karyawan dan seleksi karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
84
Laporan Audit Operasional Fungsi Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Bab III Kesimpulan Audit
Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama melakukan audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee, maka kesimpulan yang dapat saya berikan adalah sebagai berikut: Temuan :
A. Audit pada fungsi rekrutmen karyawan
1. Perusahaan belum memiliki standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang dapat mengatur kegiatan pengadaan SDM yakni rekrutmen karyawan.
2. Persyaratan atau kriteria yang dicantumkan dalam informasi lowongan masih sangat umum dan tidak spesifik.
3. Media publikasi tidak dievaluasi secara satu persatu.
B. Audit pada fungsi seleksi karyawan
1. Perusahaan belum memiliki standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang dapat mengatur kegiatan seleksi karyawan.
2. Terdapat pelamar yang sudah dinyatakan lolos tahap seleksi wawancara, namun saat pelatihan mengundurkan diri secara tiba-tiba.
3. Terdapat karyawan yang sudah dinyatakan lolos tahap wawancara dan pelatihan, namun resign secara mendadak walaupun sudah menandatangani perjanjian kontrak kerja tanpa alasan yang jelas.
4. Penempatan SDM tidak sesuai dengan apa yang pelamar ajukan saat rekrutmen.
Kriteria : A. Audit pada fungsi rekrutmen karyawan
1. Terdapat standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang mengatur dengan tegas prosedur pengadaan SDM yakni kegiatan rekrutmen karyawan.
2. Persyaratan atau kriteria yang dicantumkan pada informasi lowongan tertulis secara jelas dan spesifik untuk memudahkan calon pelamar.
3. Media sebagai alat publikasi dilakukan evaluasi satu persatu.
B. Audit pada fungsi seleksi karyawan
1. Terdapat standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang mengatur dengan tegas prosedur seleksi karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
85
2. Pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara wajib mengikuti seluruh rangkaian prosedur training selama 1 minggu.
3. Surat kontrak kerja bermaterai dan legal yang memiliki ketegasan dan wewenang dalam memberikan konsekuensi bagi karyawan yang tidak sesuai dengan perjanjian kontraknya.
4. Proses seleksi menyesuaikan dengan apa yang pelamar ajukan, kompetensi pelamar, dan dengan standar SDM perusahaan.
Penyebab : A. Audit pada fungsi rekrutmen karyawan
1. Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis dianggap belum diperlukan karena tingkat kompleksitas proses rekrutmen yang masih sederhana, sehingga prosedur secara lisan dianggap sudah cukup.
2. Dalam satu info lowongan pekerjaan, terdapat banyak divisi yang dibutuhkan, sehingga informasi mengenai persyaratan dan kriteria dijadikan satu kualifikasi yang bersifat umum dan tidak spesifik dengan masing-masing divisi.
3. HRD mengandalkan jumlah pelamar yang masuk dibandingkan menilai keefektifan masing-masing media dalam menjangkau pelamar yang masuk.
B. Audit pada fungsi seleksi karyawan
1. Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis dianggap belum diperlukan karena tingkat kompleksitas proses seleksi karyawan yang masih sederhana, sehingga prosedur secara lisan dianggap sudah cukup.
2. Terdapat pelamar yang memasukan lamaran lebih dari satu tempat, sehingga ketika ada tawaran dari tempat lain, mereka hanya menjadikan training ini sebagai batu loncatan.
3. Tidak adanya konsekuensi yang tegas dan mengikat dari perjanjian kontrak kerja karyawan.
4. Pemilihan karyawan dari proses seleksi wawancara diputuskan berdasarkan professional judgement HRD.
Akibat :
A. Audit pada fungsi rekrutmen karyawan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
86
1. Perangkapan tugas yang dilakukan oleh HRD serta prosedur yang cukup banyak dalam rekrutmen karyawan menyebabkan tingginya resiko dalam pembagian tugas yang tidak merata dengan user bersangkutan.
2. Banyak pelamar yang mendaftar namun tidak sesuai dengan standar kualifikasi SDM perusahaan pada divisi yang dibutuhkan.
3. Pemborosan biaya rekrutmen yang dibutuhkan
B. Audit pada fungsi seleksi karyawan
1. Perangkapan tugas yang dilakukan oleh HRD serta prosedur yang cukup banyak dalam proses seleksi karyawan menyebabkan tingginya resiko dalam pembagian tugas yang tidak merata dengan user bersangkutan.
2. Terjadi pemborosan waktu pada tahap seleksi karyawan yakni karyawan yang hendak melakukan training selama 1 minggu harus dilakukan kembali.
3. Karyawan yang sudah menandatangani perjanjian kontrak akan dengan mudah keluar, sehingga turnover karyawan (khususnya kontrak) menjadi tinggi.
4. Karyawan tidak bekerja dengan maksimal dan tidak dapat memberikan kinerja terbaiknya, sehingga berakibat pengunduran diri.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
87
Laporan Audit Operasional Fungsi Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Bab IV Rekomendasi
Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang didapatkan pada proses audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan, berikut adalah rekomendasi yang diberikan dengan tujuan perbaikan atas aktivitas pengadaan SDM di Legend Coffee untuk dapat diimplementasikan.
A. Fungsi Rekrutmen Karyawan
1. Perusahaan sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP) tertulis atas proses rekrutmen secara rinci dan jelas. Sehingga tidak akan ada perangkapan tugas dan dapat meminimalkan kesalahan tugas.
2. Perusahaan sebaiknya mencantumkan dengan spesifik dan tegas mengenai persyaratan atau kriteria suatu divisi pada informasi lowongan. Sehingga, akan memudahkan HRD yang melakukan tahap seleksi administrasi sesuai dengan standar SDM perusahaan. Jika memungkinkan ada banyak divisi yang dibutuhkan pada satu informasi lowongan pekerjaan, maka kriteria yang dicantumkan dapat disusun dalam barcode atau link yang akan dihubungkan langsung dengan file kriteria sesuai dengan divisi yang dibutuhkan.
3. Evaluasi secara berkala dilakukan pada media publikasi lowongan pekerjaan. Hal ini dilakukan agar mengetahui kinerja yang dihasilkan dari masing-masing media dan dapat menghemat biaya rekrutmen yang dibutuhkan jika media publikasi tersebut kurang baik dalam menjangkau pelamar.
B. Fungsi Seleksi Karyawan
1. Perusahaan sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP) tertulis atas proses seleksi karyawan secara rinci dan jelas. Sehingga tidak akan ada perangkapan tugas dan dapat meminimalkan kesalahan tugas.
2. HRD mengalokasikan 1 pelamar tambahan yang lolos seleksi wawancara dan mengikuti training, dari jumlah yang seharusnya dibutuhkan pada divisi tersebut. Hal ini akan mengantisipasi pelamar yang tiba-tiba keluar dan HRD tidak akan menghabiskan waktu untuk tahap training kemudian.
3. Perusahaan membuat konsekuensi atau penalti yang terdokumentasi dengan baik. Prihal konsekuensi, disesuaikan dengan peraturan yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
88
berlaku. Hal ini dilakukan agar pelamar yang sudah melakukan tanda tangan perjanjian kontrak memahami dan mengikuti persyaratan dengan baik. Sehingga dapat mengurangi angka turnover pegawai kontrak.
4. Pembuatan acuan standar penilaian hasil seleksi wawancara yang terdokumentasi. Hal ini dilakukan agar hasil penilaian wawancara, serta kompetensi yang dimiliki oleh pelamar memiliki acuan atau standar penilaian yang pasti. Sehingga penempatan posisi atau jabatan seorang pelamar benar-benar dilakukan atas penilaian yang absah. Dengan demikian, berdasarkan penilaian yang ada, serta melakukan komunikasi kedua belah pihak atas penempatan posisi yang tidak sesuai, dapat didasari dengan alasan yang mendasar.
Rekomendasi diberikan atas dasar usulan peneliti sebagai auditor. Selanjutnya, keputusan untuk menindaklanjuti rekomendasi atas kelemahan-kelemahan dalam aktivitas pengadaan SDM, dari kegiatan rekrutmen hingga seleksi karyawan adalah sepenuhnya kewenangan pihak manajemen Legend Coffee.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
89
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil audit operasional fungsi rekrutmen dan karyawan di
Legend Coffee, penulis sebagai auditor dapat menarik kesimpulan bahwa
pelaksanaan aktivitas pengadaan SDM dari fungsi rekrutmen karyawan hingga
fungsi seleksi karyawannya sudah berjalan dengan baik. Manajemen telah
menganalisis faktor-faktor yang dijadikan sebagai bahan untuk rekrutmen dan
telah melaksanakan rekurtmen secara terbuka tanpa diskriminasi. Selain itu
pada fungsi seleksi karyawan, manajemen telah mempersiapkan hal-hal
persiapan seleksi seperti daftar pertanyaan wawancara, pembagian wawancara,
hingga dilakukan evaluasi sebagai bahan perbaikan kedepannya.
Aktivitas pengadaan SDM secara keseluruhan dari fungsi rekrutmen
hingga seleksi karyawan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur checklist
yang disusun oleh peneliti. Penyusunan checklist menyesuaikan dengan
kondisi yang ada di Legend Coffee, walaupun masih terdapat kelemahan-
kelemahaan yang perlu ditindaklanjuti oleh pihak manajemen.
Kelemahan secara umum disebabkan karena belum adanya standard
operating procedure (SOP) secara tertulis, untuk mengatur fungsi rekrutmen
dan seleksi karyawan dalam aktivitas pengadaan SDM-nya. Selain itu,
kelemahan pada fungsi rekrutmen adalah informasi kualifikasi pada lowongan
tidak spesifik terhadap kriteria yang dibutuhkan masing-masing divisi, serta
media publikasi yang digunakan belum dilakukan evaluasi untuk menilai
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
90
keefektifan dalam menjangkau pelamar yang mendaftar. Kelemahan pada
fungsi seleksi karyawan diidentifikasi karena ada beberapa hal seperti;
perusahaan belum merencanakan hal apa yang dilakukan apabila terdapat
pengunduran diri karyawan pada proses training. Kelemahan lainnya, belum
adanya sanksi yang mengikat bagi pelamar yang melanggar perjanjian kontrak
kerja, serta penilaian hasil seleksi wawancara hanya berdasarkan professional
judgement HRD dan belum ada kriteria penilaian hasil wawancaranya. Dengan
demikian harus segera dilakukan tindak lanjut sebagai perbaikan kedepannya.
Kelemahan-kelemahaan ini dikhawatirkan dapat mengganggu aktivitas
pengadaan SDM yakni rekrutmen dan seleksi karyawan di Legend Coffee.
B. Keterbatasan Penelitian
Selama proses audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan
dilaksanakan, terdapat keterbatasan dimana peneliti hanya melakukan
penelitian pada fungsi rekrutmen dan seleksi saja, tidak mencangkup semua
fungsi SDM yang ada karena keterbatasan fungsi SDM yang ada pada objek
penelitian.
C. Saran
Berikut ini merupakan saran yang dapat penulis berikan untuk
memberikan perbaikan kedepannya:
1. Bagi Legend Coffee
1) Perusahaan sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP)
tertulis secara rinci atas kegiatan pengadaan SDM, dari proses
rekrutmen hingga seleksi karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
91
2) Persyaratan dan kualifikasi pada info lowongan pekerjaan disusun
secara spesifik dan jelas sehingga kriteria yang dibutuhkan sesuai
dengan divisi yang dibutuhkan.
3) Melakukan evaluasi secara berkala pada media publikasi lowongan
pekerjaan, agar tidak semua media publikasi tetap digunakan melainkan
dilihat yang paling efektif sehingga mencegah pemborosan.
4) HRD melakukan perencanaan seperti mengalokasikan 1 pelamar
tambahan dari jumlah yang seharusnya dibutuhkan pada suatu divisi,
untuk melaksanakan tahap training, sehingga mencegah proses training
dilakukan berulang jika ada satu karyawan yang mengundurkan diri.
5) Perusahaan membuat konsekuensi atau penalti yang terdokumentasi
dengan baik. Prihal konsekuensi, disesuaikan dengan peraturan yang
berlaku.
6) HRD membuat acuan standar penilaian hasil seleksi wawancara yang
terdokumentasi dengan baik.
2. Bagi Penelitian Selanjutnya
Penelitian selanjutnya diharapkan untuk melaksanakan audit
operasional pada seluruh fungsi SDM yang ada, disesuaikan dengan objek
penelitian dan kajian pustaka yang digunakan dalam melaksanakan
penelitian audit operasional pada fungsi SDM.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
92
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, S. 2017. Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik (ed. 5). jakarta: Salemba Empat.
-----------, & Hoesada, J. 2012. Bunga Rampai Auditing. Jakarta: Salemba Empat.
Agung, A. P. 2012. Metodologi Penelitian Bisnis. UB Press.
Akhma, F. A., & Ardini, L. 2017. Audit Operasional untuk Mengevaluasi Efektivitas Sumber Daya Manusia di CV Jaya Sentosa. Jurnal Ilmu dan Riset Akuntansi, 2-14.
Andayani, W. 2008. Audit Internal. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.
Arens, A. A., Rendal, E. J., & Mark, B. S. 2009. Auditing and Assurance Services an Integrated Approach (ed. 13). Pearson Prentice Hall.
Arikunto, S. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: PT Asdi Mahasatya.
-------. 2013. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta
Armstrong, M. 1990. Manajemen Sumber Daya Manusia (Seri Pedoman Manajemen). Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Bayangkara, I. 2016. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat.
Boynton, W. C., Johnson, R. N., & Kell, W. G. 2002. Modern Auditing, Edisi ketujuh. (Y. Sumiharti, Ed., P. A. Rajoe, G. Gania, & I. S. Budi, Trans.) Erlangga.
Chambers-Essential English Dictionary. 1995. Chambers Harrap Publishers Ltd.
Dessler, G. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia (14 ed.). (D. Angelica, Trans.) Jakarta: Salemba Empat.
Gomes, F. C. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Andi.
Gunawan, I. 2013. Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Halim, A. 2008. Auditing Dasar-Dasar Audit Laporan Keuangan. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Hery. 2019. Auditing Dasar-Dasar Pemeriksaan Akuntansi. Jakarta: PT Grasindo.
Kumaat, V. G. 2011. Internal Audit. Jakarta: Erlangga.
Mello, J.A. 2015. Strategic Human Resource Management, Stanford, Calif.: Cengage Learning.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
93
Manullang, M., & Manullang, M. 2001. Manajemen Personalia. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Martoyo, S. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia (Keempat ed.). BPFE-Yogyakarta.
Marwansyah. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta.
Mathis, Robert I, Jackson John H. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.
Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., & Wright, P. M. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Wijaya, Trans.) Jakarta Selatan: Salemba Empat.
Panduan Penulisan Skripsi Program Studi Akuntansi. 2020. Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.
Rahayu, S. K., & Suhayati, E. 2010. Auditing Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Riduwan. 2013. Skala Pengukuran Variabel-Variabel Penelitian. Bandung: Alfabet.
Sawyer, Lawrence B. 2005. Audit Internal Sawyer. Jakarta: Salemba Empat.
Siagian, S. P. 1997. Audit Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara.
---------------. 2004. Audit Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Sirait, J. T. 2006. Memahami Aspek-Aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. Jakarta: PT Grasindo.
Siregar, S. 2014. Statistika Deskriptif. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
Sofyandi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sujanto, A. 2009. Rekrutmen dan Seleksi Berbasis Kompetensi: Tantangan Dalam Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Kerja Pada Knowledge Society. Jurnal AMIK JTS.
Swasto, B. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Malang: UB Press.
Tambun, R. 2020. Auditing. PT Rel Karir Pembelajar.
Tuanakotta, T. M. 2013. Audit Berbasis ISA, International Standards on Auditing. Jakarta: Salemba Empat.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah.
Warsono, S., Sagaro, E. M., Ridha, A., & Darmawan, A. 2010. AKUNTANSI UMKM. PENERBIT BUKU AKUNTANSI.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
94
Wiroko, E. P. 2017. Tantangan Strategi Rekrutmen di Indonesia. Jurnal Ilmiah Psikologi, 193.
Yullyanti, E. 2009. Analisis Proses Rekrutmen dan Seleksi pada Kinerja Pegawai. Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi, 132.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
95
LAMPIRAN
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
96
Lampiran 1 - Informasi Lowongan Pekerjaan Legend Coffee
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
97
Lampiran 2 - Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)
Rekrutmen Karyawan
No Keterangan
1 Melakukan pelaporan kepada HRD apabila suatu divisi membutuhkan karyawan.
2 Menanggapi laporan usulan penambahan karyawan oleh HRD kepada manajer bagian.
3 HRD melakukan persetujuan kepada manajer bagian atas usulan penambahan karyawan.
4 Manajer bagian memberikan analisis kualifikasi yang dibutuhkan pada divisinya.
5 Pembuatan file dan atau poster informasi lowongan pekerjaan oleh HRD.
6 Penurunan dana yang dilakukan oleh HRD kepada bagian atau staff keuangan.
7 Melakukan publikasi informasi lowongan pekerjaan sesuai dengan media publikasi yang digunakan.
8 Pembuatan jadwal seleksi wawancara hingga training yang disusun oleh HRD bersama manajer bagian.
9 Jadwal seleksi wawancara diumumkan hari terakhir saat penutupan pendaftaran rekrutmen.
10 Menghubungi pelamar yang lolos seleksi adminstrasi.
Seleksi Karyawan
11 Persiapan daftar pertanyaan wawancara untuk proses seleksi wawancara.
12 Melakukan seleksi wawancara yang dilakukan oleh HRD bersama manajer bagian
13 Apabila manajer bagian berhalangan untuk hadir dalam seleksi wawancara, maka manajer bagian akan menunjuk staff dan bertanggung jawab untuk mengikuti seleksi wawancara.
14 HRD melakukan wawancara yang berhubungan dengan kepribadian pelamar.
15 Manajer bagian atau staff melakukan wawancara yang berhubungan dengan teknis divisi yang dibutuhkan.
16 Melakukan penilaian dan pembuatan keputusan dalam kurun waktu paling lama 2 minggu.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
98
Lanjutan Lampiran 2 - Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)
Sumber: Legend Coffee.
17 Membuat daftar pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara
18 Menghubungi pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara.
19 Pengumuman jadwal training yang dilaksanakan selama 1 minggu, dilakukan pada saat menghubungi pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara.
20 Pembuatan presensi karyawan yang mengikuti training oleh HRD
21 Pemantauan karyawan tahap training yang dilakukan oleh HRD dan user.
22 Pengumuman karyawan yang lolos pada masa training oleh HRD berdasarkan pertimbangan manajer bagian sesudah 1 minggu masa training.
23 Melakukan tanda tangan perjanjian kontrak bermaterai.
24 Penilaian secara berkala oleh HRD dan manajer bagian divisi yang bersangkutan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
99
Lampiran 3 - Rekomendasi Sanksi Pelanggaran Perjanjian Kontrak
Sanksi Pelanggaran
Apabila saya melanggar perjanjian kontrak kerja yang akan saya tanda
tangani di bawah ini, saya bersedia menerima sanksi berupa:
1. Membayar penalti sejumlah nominal upah selama satu bulan dikalikan
dengan sisa masa kerja, terhitung dari tanggal saya mengundurkan diri
sampai batas masa kontrak saya berlangsung.
2. Penahanan Kartu Identitas Diri (KTP) atau SIM selama 1 bulan terhitung
dari tanggal saya mengundurkan diri.
3. Mengembalikan semua barang yang dipinjamkan oleh perusahaan kepada
karyawan dalam waktu selambat-lambatnya 1 minggu setelah resmi
mengundurkan diri.
Demikian surat perjanjian kontrak kerja ini dibuat. Saya memahami dengan
baik segala tugas, persyaratan dan sanksi yang akan diberikan kepada saya apabila
saya melanggar perjanjian kontrak terlampir.
Dengan Hormat, Yogyakarta, (materai 10.000) Yang bersangkutan
Sumber: Legend Coffee.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
100
Lampiran 4 - Rekomendasi Acuan Standar Penilaian Karyawan
FORM PENILAIAN HASIL WAWANCARA
Nama : ............................... Usia : .......................................... Pendidikan : ............................... Posisi : ..........................................
PENILAIAN DESKRIPSI Nilai
Wawancara Pertama 1 2 3 4 5
Pendidikan Formal Tingkat pendidikan formal yang dapat menunjang posisi yang dilamar.
Pengalaman Kerja Kemampuan bekerja yang pernah ditangani dalam pekerjaan sebelumnya dengan pekerjaan yang dilamar.
Pengetahuan Umum Tingkat pengetahuan mengenai perusahaan.
Motivasi Kerja Hal-hal relevan dengan bidang yang diminati untuk membuat mereka semangat dalam bekerja.
Kerjasama Tim Kemampuan komunikasi dan mudah adaptasi dengan lingkungan pekerjaan
Etika Sikap sopan santun, gesture dalam bertutur kata dan perilaku.
Penampilan dan Energi
Cara berpakaian, kerapihan, keadaan fisik secara umum.
Keterangan: 1. Tidak Baik 3. Cukup Baik 5. Baik Sekali 2. Kurang Baik 4. Baik Kesimpulan dan Saran: Disarankan Dipertimbangkan Tidak Disarankan
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
Yogyakarta,
HRD
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
101
Lanjutan Lampiran 4 - Rekomendasi Acuan Standar Penilaian Karyawan
FORM PENILAIAN HASIL WAWANCARA
Nama : ............................... Usia : ..........................................
Pendidikan : ............................... Posisi : ..........................................
PENILAIAN DESKRIPSI Nilai
Wawancara Kedua 1 2 3 4 5
Pengetahuan Teknis Pengetahuan praktik yang dikuasai dengan posisi yang dilamar
Keterampilan Teknis Kemampuan melaksanakan dan mengatasi masalah pada posisi yang dilamar.
Produktivitas Kemampuan dalam memaksimalkan waktu
Komunikasi Kemampuan komunikasi agar mencegah bias
Kepekaan Ketanggapan akan tugas dan gotong royong dalam tim
Keterangan: 1. Tidak Baik 3. Cukup Baik 5. Baik Sekali 2. Kurang Baik 4. Baik Kesimpulan dan Saran: Disarankan Dipertimbangkan Tidak Disarankan
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
Yogyakarta,
Manajer Divisi
Sumber: Dessler (2015), Legend Coffee.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
102
Lampiran 5 - Tabel Internal Control Questionnaries (ICQ)
Nomer Internal Control Questionnaire dan
Langkah-langkah Kerja
Jawaban ICQ
Pelaksanaan Pemeriksaan
ICQ LK Ya Tidak Pelaksana Waktu
1.
Internal Control Questionnaire: Perencanaan Rekrutmen Karyawan: Tujuan Review dan Pengujian pengendalian manajemen: menilai sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan rekrutmen karyawan.
a. Kebijakan perusahaan dalam meningkatkan aktivitas pelaksanaan Apakah kebijakan publikasi pada rekrutmen karyawan dilakukan revisi apabila kondisi yang dihadapi perusahaan berubah?
Catatan:
b. Penggunaan anggaran dalam pelaksanaan aktivitas Apakah alokasi anggaran dalam pelaksanaan rekrutmen karyawan dilakukan secara transparan?
Catatan:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
103
Lanjutan Lampiran 5 - Tabel Internal Control Questionnaries (ICQ)
c. Penelaahan prosedur agar tidak duplikatif Apakah manajemen memiliki prosedur yang jelas atas pembagian dan pemisahan tugas yang dilakukan pada fungsi rekrutmen karyawan?
Catatan:
d. Kualifikasi karyawan dalam melaksanakan tugasnya Apakah karyawan yang melakukan penyusunan perencanaan rekrutmen memiliki latar belakang terhadap tugasnya?
Catatan:
2.
Internal Control Questionnaire: Perencanaan Seleksi Karyawan: Tujuan Review dan Pengujian pengendalian manajemen: menilai sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan seleksi karyawan.
a. Antisipasi situasi yang dihadapi perusahaan Apakah manajemen memiliki cadangan perencanaan bila dalam proses seleksi tidak menemukan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan?
Catatan:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
104
Lanjutan Lampiran 5 - Tabel Internal Control Questionnaries (ICQ)
b. Kebijakan perusahaan dalam meningkatkan aktivitas pelaksanaan Apakah kebijakan pelaksanaan seleksi karyawan dilakukan revisi apabila kondisi yang dihadapi perusahaan berubah?
Catatan:
c. Penelaahan prosedur agar tidak duplikatif Apakah manajemen memiliki prosedur yang jelas atas pembagian dan pemisahan tugas yang dilakukan pada fungsi seleksi karyawan?
Catatan:
d. Perencanaan user pada proses wawancara Apakah manajer bagian memiliki penilaian faktor organisasional dan lingkungan, yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang melamar pada divisi bersangkutan?
Catatan:
e. Meminimalisir kesalahan dalam pemilihan karyawan baru Apakah HRD melakukan seleksi dengan manajer bagian yang membutuhkan karyawan pada lowongan tersebut?
Catatan:
Sumber: Bayangkara (2016: 51), Sawyer (2005: 77-81)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
105
Lampiran 6 - Checklist Program Audit Rekrutmen Karyawan
Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: Desember 2020
Program yang di audit: Rekrutmen Karyawan
No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan
1. Apakah perusahaan memiliki kebijakan rekrutmen secara tertulis?
2.
Apakah manajer telah menganalisis sebaik mungkin faktor-faktor organisasional dalam pelaksanaan aktivitas rekrutmen?
3.
Apakah manajer telah menganalisis sebaik mungkin faktor-faktor lingkungan dalam pelaksanaan aktivitas rekrutmen?
4.
Apakah info rekrutmen telah secara tegas menginformasikan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh calon tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan ?
5. Apakah proses rekrutmen dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan SDM di perusahaan?
6. Apakah rekrutmen telah memanfaatkan tenaga kerja yang paling tepat?
7. Apakah pelaksanaan rekrutmen diadakan secara terbuka?
8. Apakah rekrutmen telah memanfaatkan media rekrutmen yang paling tepat?
9. Apakah media dalam melakukan rekrutmen telah dievaluasi?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
106
Lanjutan Lampiran 6 - Checklist Program Audit Rekrutmen Karyawan
Sumber: Bayangkara (2016: 125), Siagian (2004: 85), Wiroko (2017), Sujanto (2009).
10. Apakah proses rekrutmen dilakukan tanpa adanya unsur diskriminasi? (sara, asal, asal sekolah)
11. Apakah seluruh pelamar yang diterima memenuhi syarat dan ketentuan perusahaan?
12.
Apakah perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan lain yang mengisi kekosongan jabatan sebelum melakukan rekrutmen dari luar perusahaan?
13. Apakah rekomendasi pegawai dan formulir refrensi telah dipertimbangkan?
Diaudit Oleh: Aloisius Pandu Wicaksono
Tanggal:
Jumlah Jawaban Catatan :
Ya Tidak
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
107
Lampiran 7 - Checklist Program Audit Seleksi Karyawan
Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: Desember 2020
Program yang di audit: Seleksi Karyawan
No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan
1. Apakah perusahaan memiliki prosedur seleksi secara tertulis?
2. Apakah seleksi karyawan memberikan kesempatan yang sama bagi pelamar pekerjaan?
3. Apakah data yang diperoleh dari pelamar mewakili keseluruhan informasi pelamar?
4. Apakah pewawancara memahami persyaratan kerja yang tertera pada informasi lowongan dengan baik?
5.
Apakah selama proses seleksi pewawancara memiliki daftar pertanyaan wawancara yang sudah ditetapkan?
6. Apakah proses seleksi secara maksimal mendapatkan informasi latar belakang pelamar?
7. Apakah sudah dilakukan penyaringan awal pelamar-pelamar untuk menghemat aktivitas seleksi?
8.
Apakah HRD dan manajer bagian mengidentifikasi kriteria-kriteria yang dapat diamati dan memiliki hubungan dengan pekerjaan selama proses wawancara?
9. Apakah manajer bagian telah mengembangkan kriteria yang dapat diandalkan dalam melakukan seleksi?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
108
Lanjutan Lampiran 7 - Checklist Program Audit Seleksi Karyawan
Sumber: Bayangkara (2016: 125), Sujanto (2009).
10. Apakah data-data selama proses seleksi diarsip?
11. Apakah data-data selama proses seleksi kemudian dievaluasi?
Diaudit Oleh: Aloisius Pandu Wicaksono
Tanggal:
Jumlah Jawaban Catatan :
Ya Tidak
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
109
Lampiran 8 - Daftar Pertanyaan Wawancara
Daftar Pertanyaan Wawancara
Head Manager
1. Apa nama usaha bisnis ini?
2. Dimana alamat bisnis ini berlangsung?
3. Jenis bisnis apa yang dilakukan?
4. Siapa yang mendirikan usaha bisnis ini?
5. Tahun berapa bisnis ini terbentuk?
6. Bagaimana perkembangan usaha pada bisnis ini?
7. Bagaimana struktur organisasi pada perusahaan ini?
8. Apa saja tugas dan tanggung jawab mereka?
Bagian SDM
1. Berapa jumlah SDM karyawan yang bekerja pada Legend Coffee (Tetap
dan Kontrak)?
2. Apakah ada file yang berkaitan dengan job description yang dilakukan oleh
karyawan masing-masing divisi?
Bagian SDM - Fungsi Rekrutmen Karyawan
1. Apakah perusahaan memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) fungsi
rekrutmen secara tertulis?
2. Bagaimana prosedur fungsi rekrutmen yang dilakukan oleh Legend Coffee
dalam melakukan rekrutmen karyawan?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
110
Lanjutan Lampiran 8 - Daftar Pertanyaan Wawancara
3. Bagaimana sistem rekrutmen yang dilakukan oleh Legend Coffee?
4. Siapa saja yang berperan dalam proses rekrutmen karyawan?
5. Apa saja job description bagi mereka yang berperan dalam proses
rekrutmen karyawan?
6. Apakah ada ketentuan khusus dalam melaksanakan rekrutmen karyawan?
7. Apakah kendala terbesar yang pernah dihadapi pada proses rekrutmen
karyawan? (bisa dijelaskan ditahap apa dan bagaimana kendalanya)
8. Apakah manajemen sudah melakukan kontrol dan evaluasi dalam
melakukan prosedur rekrutmen karyawan? Jika sudah, bagaimana
perusahaan melakukan kontrol dan evaluasi tersebut?
Bagian SDM - Fungsi Seleksi Karyawan
1. Apakah perusahaan memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) fungsi
seleksi secara tertulis?
2. Apa saja metode seleksi karyawan yang digunakan?
3. Siapa saja yang berperan dalam proses seleksi karyawan?
4. Apa saja job description bagi mereka yang berperan dalam proses seleksi
karyawan?
5. Bagaimana prosedur fungsi seleksi yang dilakukan oleh Legend Coffee
dalam melakukan seleksi karyawan?
6. Apakah penjadwalan proses seleksi sudah direncanakan dengan baik?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
111
Lanjutan Lampiran 8 - Daftar Pertanyaan Wawancara
7. Apakah ada standar khusus dalam daftar pertanyaan wawancara saat proses
seleksi?
8. Apakah ada persyaratan khusus yang harus dipenuhi ketika pelamar
dinyatakan sudah diterima? (Adakah jaminan yang harus dipenuhi pelamar)
9. Apakah ada pengendalian khusus ketika pelamar yang sudah diterima tetapi
tidak memberikan kepastian? Kegiatan kontrol apa yang dilakukan?
10. Apakah kendala terbesar yang pernah dihadapi pada proses seleksi
karyawan? (bisa dijelaskan ditahap apa dan bagaimana kendalanya)
11. Apakah manajemen sudah melakukan kontrol dan evaluasi dalam
melakukan prosedur seleksi karyawan? Jika sudah, bagaimana perusahaan
melakukan kontrol dan evaluasi tersebut?
Karyawan – Fungsi Rekrutmen
1. Apakah info lowongan pekerjaan pada Legend Coffee dapat diketahui
dengan mudah?
2. Apakah info lowongan pekerjaan berasal dari media yang dapat ditemukan?
3. Apakah kriteria SDM yang dibutuhkan pada informasi lowongan pekerjaan
mudah dipahami?
4. Apakah kriteria yang dicantumkan pada informasi lowongan pekerjaan
menunjukkan dengan jelas tugas pada bidang tersebut?
5. Apakah kriteria yang dicantumkan pada informasi lowongan pekerjaan
menunjukkan dengan jelas tanggung jawab pada bidang tersebut?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
112
Lanjutan Lampiran 8 – Daftar Pertanyaan Wawancara
6. Apakah cara penyampaian lamaran tertulis pada informasi lowongan
pekerjaan?
7. Apakah design yang menarik dan infromasi yang jelas pada informasi
lowongan pekerjaan mempengaruhi anda untuk melamar di Legend Coffee?
Karyawan – Fungsi Seleksi
1. Apakah jadwal proses seleksi dapat disesuaikan dengan jadwal anda?
(fleksibel)
2. Apakah proses seleksi dilakukan tanpa adanya diskriminasi? (sara, asal, asal
sekolah)
3. Apakah pertanyaan wawancara relevan dengan bidang yang dibutuhkan
4. Apakah pewawancara memiliki kemampuan yang cukup selama proses
seleksi melalui wawancara?
5. Apakah penempatan jabatan sesuai dengan keahlian yang anda miliki?
6. Adakah peraturan yang mengikat setelah anda diterima tahap proses
seleksi? (Pemberian jaminan, kontrak)
7. Apakah anda diterima oleh perusahaan melalui proses seleksi perusahaan?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
113
Lampiran 9 - Surat Pemberitahuan Selesai Penelitian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI