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Gestão de Portfólio em Projetos Modelos de Seleção e Alocação de Recursos
UNIVERSIDADE NOVE DE JULHO
PROGRAMA DE MESTRADO PROFISSIONAL EM GESTÃO DE PROJETOS
ANDRÉ R. RIVAS
SETEMBRO - 2012
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CONTEÚDO
CONCEITOS 01
MODELOS 02
ESTUDOS DE CASO 03
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DIFICULDADES ASSOCIADAS A SELEÇÃO DO PORTFOLIO DE PROJETOS
CONCEITOS
Atividade periódica
Objetivos conflitantes
Objetivos podem ser qualitativos
Incertezas e riscos podem afetar os projetos
O portfolio selecionado precisa ser balanceado
Interdependência de projetos
Enorme quantidade de portfolios
Limitações de recursos
01
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MODELOS DE GESTÃO DE PORTFOLIO
CONCEITOS
Preparação Habilitação de propostas & projetos
Seleção & priorização
Alocação de recursos
Balancea - mento & ajustes
Composição do portfolio
Estratégia Input
Output
Feedback
Diretrizes & Critérios Estratégicos
Disponibilização de Recursos
Execução do portfolio
autorizado Gestão
Multiprojetos
Modelo Pró-Valor (CARVALHO; RABECHINI JR., 2007, 2010)
RABECHINI. R, MAXIMIANO. A. C. A., MARTINS. V. A. Revista Produção, v. 15, n. 3, p. 416-433, Set./Dez. 2005
CARVALHO, M. M., RABECHINI, R. Gestão de Projetos: Construindo Competências Para Gerenciar Projetos. 3ª Edição, 2011
Projeto 1
Projeto 2
Projeto 3
01
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PROCESSO GERENCIAL PARA CRIAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOLIO
CONCEITOS
Adaptada de Crawford, 2002
RABECHINI. R, MAXIMIANO. A. C. A., MARTINS. V. A. Revista Produção, v. 15, n. 3, p. 416-433, Set./Dez. 2005
01
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PROCESSO INTEGRADO DE SELEÇÃO DE PROJETOS
MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) 02
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Otimização
2
1
Diferentes técnicas são utilizadas para estimar, avaliar e selecionar o portfolio de projetos
Dificuldades de utilização
Complexas (requerem muitos dados de entrada)
Difícil compreensão
Ausência de um processo organizado
Técnicas de otimização representam uma ferramenta quantitativa fundamental para a seleção de portfolio
Muitas vezes as técnicas de otimização falham por não considerar a experiência do tomador de decisões na prescrição de soluções relacionadas a problemas de seleção na gestão do portfolio de projetos
PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT
MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) 02
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A utilização de uma só técnica não será suficiente para atender todos os critérios de seleção do portfolio de projetos
Técnica A
Técnica A
Técnica
B
Técnica
C Técnica
D
INTEGRATED FRAMEWORK FOR PROJECT PORTFOLIO SELECTION
Considerar simultaneamente todos os critérios para a seleção
Decomposição do processo em uma flexível e lógica série de atividades aplicando a mais adequada técnica a cada estágio
Considerar o envolvimento de todos os tomadores de decisão
PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT
MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) 02
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INTEGRATED FRAMEWORK FOR PROJECT PORTFOLIO SELECTION
Pré-lista de projetos
Análise individual de projeto
Lista de projetos
Seleção ótima de portfolio
Ajuste de portfolio
Consiste em fases discretas:
Desenvolvimento da estratégia
Seleção da metodologia
Há 5 fases de processos principais no framework proposto para a seleção de portfolio de projetos
PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT
MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER)
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OPTIMAL PORTFOLIO SELECTION
Fase 1
• Projetos possuem funções de objetivos múltiplos
• Integrar as funções de objetivos múltiplos numa única função
(representa o valor relativo de cada projeto)
• Técnicas como programação linear e AHP podem ser aplicadas
• Julgamento dos tomadores de decisão
• A soma dos scores resulta no valor relativo de cada projeto
Fase 2 • Aplicação do modelo de otimização utilizando a função única de objetivo dos valores derivados na fase 1.
PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT
MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) 02
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Sistemas de informação que fornecem apoio interativo durante o processo de tomada de decisão
Os sistemas de apoio à decisão utilizam modelos analíticos, banco de dados especializados, os próprios insights e apreciações do tomador da decisão e um processo de modelagem computadorizado para apoiar a tomada de decisões semi-estruturadas e não-estruturadas
Decision Suport System - DSS
Lida com grandes quantidades de dados de diferentes fontes
Base de dados Base de modelos
Diálogo
Usuário
A base de dados deve fornecer as informações de forma rápida e permitir o manuseio de forma eficiente
A base de modelos provê a capacidade de análise para o DSS, utiliza de representações matemáticas do problema (algoritmo)
Interface hardware, software e pessoas
LAUDON, K. C., LAUDON, J. P., Sistemas de Informação Gerencias: Administrando a empresa digital. 5. ed. São Paulo. Prentice-Hall, 2004
MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT 02
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Requer um design cuidadosamente projetado para lidar com os diferentes modelos que podem ser escolhidos
O DSS ter uma interface amigável que esconde a complexidade do sistema e seus modelos decisores, a fim de estabelecer uma interação adequada entre o software e seu utilizador
DESIGN AND IMPLEMENTATION OF PASS
DSS - PASS (Project Analysis and Selection System)
Adaptabilidade (particularidades das empresas)
Características
MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT 02
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MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) PROJECT PORTFOLIO SELECTION THROUGH DECISION SUPPORT
Atividade para seleção de projetos que estejam alinhados com os objetivos da organização, utilizando os recursos disponíveis e respeitando as restrições da organização
Pré-lista de
projetos
Análise individual
dos projetos
Lista de projetos
Seleção do portfolio
Ajustes do portfolio
5 estágios para seleção de portfolio
Hipóteses para testar efetividade do PASS em
relação aos métodos manuais
De
sign
exp
eri
me
nta
l
02
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MODELOS (GHASEMZADEH, ARCHER) AN INTEGRATED FRAMEWORK FOR PROJECT PORTFOLIO SELECTION 02
1ª. Fase: Considerações estratégicas da
empresa
Não existe consenso do melhor método O método de escolha deveria ser de fácil gerenciamento O método deveria ser organizado em etapas para facilitar o processo
2ª. Fase:
Avaliação de projetos
Evitar excesso de informação Indicadores dos projetos devem ser iguais para facilitar comparações Manter fluxo entre novos projetos e projetos maduros Manter avaliação de projetos para possível cancelamento
3ª. Fase:
Seleção de portfolio de
projetos
Técnicas de seleção de projetos (adhoc, comparação, pontuação, modelo otimizado) Seleção de projetos deve levar em conta: recursos disponíveis e disponibilidade no tempo Seleção de portfolio é um processo que deve ser gerenciado por um comitê executivo
FASES PARA SELEÇÃO DE PROJETOS
Restrição de recursos Interdependência de projetos
LIMITAÇÕES
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Alocação de recursos para atingir objetivos de negócio de novos produtos e tecnologia
MODELOS (COOPER, EDGET, KLEINSCHIMIDT) NEW PRODUCT PORTFOLIO MANAGEMENT 02
Retrospectiva sobre seleção de projetos (anos 60 e 70)
- Gerentes apresentavam aversão a métodos matemáticos - Obstáculo devido ao grande volume de dados requeridos - Confiabilidade dos dados - Tratamento inadequado dos riscos e incertezas - Falha para reconhecer relação entre projetos
Fazer escolhas estratégicas Garantir o futuro do negócio através da introdução de novos produtos Alocação e balanceamento de recursos Processo dinâmico de tomada de decisão
Estudo exploratório: Descobrir como empresas estão fazendo a gestão de portfolio. Para facilitar o estudo um modelo foi criado.
Métodos recentes
-Modelo financeiro - Modelo financeiro probalístico - Teoria de preços futuros (Kodak) - Abordagem estratégica - Modelos de pontuação - Abordagem analítica por hierarquia - Abordagem comportamental - Diagrama de bolhas
![Page 16: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/16.jpg)
MODELOS (COOPER, EDGET, KLEINSCHIMIDT) NEW PRODUCT PORTFOLIO MANAGEMENT 02
Estudo exploratório
Gestão de portfolio pobre
Excelente gestão de portfolio
Gestão de portfolio necessita ser incorporada
![Page 17: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/17.jpg)
MODELOS (COOPER, EDGET, KLEINSCHIMIDT) NEW PRODUCT PORTFOLIO MANAGEMENT 02
Na média os líderes estão “marginalmente” satisfeitos
Pontos positivos do modelo
O processo ajuda na tomada correta de decisão O modelo define um estilo de tomada de decisão
![Page 18: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/18.jpg)
MODELOS (COOPER, EDGET, KLEINSCHIMIDT) NEW PRODUCT PORTFOLIO MANAGEMENT 02
O método financeiro que deveria oferecer os melhores resultados em termos de retorno e rentabilidade , demonstra ser o pior método em termos econômicos
Empresas benchmark tendem a adotar multiplos métodos de gestão
![Page 19: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/19.jpg)
MODELOS CONSIDERAÇÕES 02
Alinhamento estratégico
Aderência
Melhor utilização dos recursos
Balanceamento (risco,retorno,tamanho)
Garantia de futuro no lançamento de novos produtos
Método deve ser fácil de implementar
Método deve ser “amigável” ao usuário
Métodos adotados não são símbolos de sucesso
Método financeiro é o mais usado mas não é o melhor
Empresas benchmark adotam múltiplos métodos
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ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
RABECHINI JR, R, MAXIMIANO, A. C. A., MARTINS, V.A. A adoção de gerenciamento de portfólio como uma alternativa gerencial: o caso de uma empresa prestadora de serviço de interconexão eletrônica. Revista Produção, v. 15, n. 3, p. 415-433, set./dez.2005.
Como as empresas podem gerenciar o conjunto de seus projetos através da aplicação dos conceitos de gerenciamento de portfolio?
Método
Desenho de um modelo de gerenciamento de portfólio
Aplicação do modelo em uma empresa selecionada
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ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
Seleção
Elaboração da lista de projetos;
Estabelecimento dos critérios de seleção e análise dos projetos;
Critérios estratégicos
Critérios táticos
Aprovação dos critérios
Atribuição de pesos aos critérios (3 diretores)
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ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
![Page 23: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/23.jpg)
ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
Estabelecido então padrão de avaliação de projetos baseado em notas
Deu-se inicio a avaliação individual dos projetos;
Notas para cada um dos indicadores estratégicos e táticos usando escala likert;
Identificação quantitativa de porte e progresso do projeto (dados secundários
NOTA FINAL DO PROJETO
![Page 24: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/24.jpg)
ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
Os projetos foram representados por meio de gráficos de bolhas
![Page 25: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/25.jpg)
ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
![Page 26: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/26.jpg)
ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
Linha de Corte
Neste estudo optou-se por linha de corte com valor igual a 3,5 (notas acima de 70%)
Com aplicação da linha de corte de 3,5 aos 89 projetos analisados, 20 estariam selecionados
![Page 27: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/27.jpg)
ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
![Page 28: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/28.jpg)
ESTUDOS DE CASO PRESTADORA DE SERVIÇOS 03
Conclusões dos autores
Projetos estrategicamente importantes e outros não factíveis do ponto de vista de execução;
Tendência de gerentes de projetos darem notas altas a seus projetos;
É possível eleger projetos essenciais onde concentrar esforços.
![Page 29: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/29.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Compreender o problema da seleção e priorização de projetos e alocação recursos nestes ambientes - verificação do método
proposto nas tomadas de decisões.
Método
Consulta a documentos e aos sistemas de gestão de projetos e investimentos da organização
Entrevistas com gestores de projetos de P&D
PADOVANI, M., CARVALHO, M. M., MUSCAT, A. R. N. Seleção e alocação de portfólio de projetos: estudo de caso no setor químico. Rev. Gest. e Prod. São Carlos, v. 17, n. 1, p. 157-180, 2010.
![Page 30: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/30.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Análise de resultados: diagnóstico do gerenciamento de portfólio da organização confrontando com o processo proposto por Archer e Ghasemzadeh (1999).
Resultados da pesquisa: Aplicação de um modelo para seleção e priorização dos projetos baseado no método AHP.
Detalhes da pesquisa
![Page 31: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/31.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
O Analytic Hierarchy Process (AHP) é um método para auxiliar as pessoas na tomada de decisões complexas.
O AHP é uma ferramenta que auxilia a priorização e a decisão no caso em que há presença de fatores qualitativos e quantitativos.
Este método permite análise e síntese de problemas complexos, justificando decisões e avaliações complicadas e tornando possível examinar os elementos ou partes de um problema de forma isolada (Forman; Selly, 2001).
Método AHP
![Page 32: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/32.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Método AHP
Cada elemento é comparado com outro, sempre segundo um dos critérios, aos pares. Saaty (2003) apresenta como passos para o desenvolvimento do método:
![Page 33: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/33.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Método AHP
![Page 34: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/34.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Método AHP
![Page 35: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/35.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Método AHP
![Page 36: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/36.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
AHP sozinho não permite analisar o portfólio de projetos em relação às restrições de recursos (Greiner e Fowler, 2003, apud Padovani et. al. 2010)
Portanto, o vetor de priorização das alternativas de solução obtido com o AHP funciona como entrada para a seleção de projetos (Pi na formulação abaixo).
Os parâmetros do vetor achado pelo AHP servem para dar a importância/valor de cada projeto na formulação matemática.
Assim, o objetivo da programação inteira é de maximizar o valor da carteira, respeitando sempre a restrição.
Formulação proposta
![Page 37: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/37.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Método AHP
![Page 38: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/38.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Desenvolvidos critérios (adequados a diferentes tipos de projetos da organização);
Introduzido um comitê executivo de avaliação de portfólio de projetos;
Adoção do software Decision Lens.
Estudo de caso
![Page 39: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/39.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
![Page 40: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/40.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
![Page 41: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/41.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
![Page 42: Apresentação para seleção de projetos e alocação de recursos](https://reader033.vdocuments.site/reader033/viewer/2022042623/54965e82ac79590e2e8b50f0/html5/thumbnails/42.jpg)
ESTUDOS DE CASO SETOR QUÍMICO 03
Favoráveis à adoção do uso do AHP por sua facilidade de estruturar o processo de tomada de decisão através da elaboração de uma hierarquia de critérios de decisão em reuniões de pequena duração com os gestores da organização estudada, para conjuntos de projetos de não mais de 100 projetos;
Eficácia do modelo depende de conhecimento dos participantes;
Rateio de recursos pode gerar distorções.
Conclusão dos autores
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ESTUDOS DE CASO
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 03
1. PADOVANI, M., CARVALHO, M. M., MUSCAT, A. R. N. Seleção e alocação de portfólio de projetos: estudo de caso no setor químico. Rev. Gest. e Prod. São Carlos, v. 17, n. 1, p. 157-180, 2010.
2. RABECHINI JR, R, MAXIMIANO, A. C. A., MARTINS, V.A. A adoção de gerenciamento de portfólio como uma alternativa gerencial: o caso de uma empresa prestadora de serviço de interconexão telefônica. Revista Produção, v. 15, n. 3, p. 415-433, set./dez.2005.
3. Guia PMBoK,4ª. Edição
4. RABECHINI JR,R.,CARVALHO,M.M.,Fundamentos em Gestão de Projetos, 3ª. Edição, 2011
5. GHASEMZADEH,F.,ARCHER,N.P.,Project portfolio selection through decision support, 2000
6. GHASEMZADEH,F.,ARCHER,N.P.,Na integrated framework for project portfolio selection,1999
7. COOPER,R.G.,EDGET,S.J.,KLEINSCHMIDT,E.L.,New product portfolio management: practices and performance,1999
8. DINSMORE,P.C.,ROCHA,L.,Enterprise Project Governance,2012
9. COOPER,R.G.,Product Leadership:Pathways to profitable innovation,2004
10. KLEERSNNIJDER,B.,BERGHOUT,E.,Portfolio management in non-profit organizations