Aprendizajes de las reformas judiciales y visión de futuro Reforma Procesal Civil
Corporación Administrativa del Poder Judicial
Santiago, agosto de 2012
Agenda temática
1. Misión, valores y cifras de la CAPJ.
2. Aprendizajes de las reformas pasadas.
3. Consideraciones futuras.
4. Experiencias y visiones de departamentos
• Desarrollo Institucional
• Recursos Humanos
• Infraestructura
• Informática
5. Conclusiones generales
Nuestra misión: brindar a los tribunales un servicio de calidad
Brindar un servicio de calidad al Poder Judicial, administrando sus recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
Los valores que guían nuestro accionar
1. RESPETO A LAS PERSONAS.
2. INTEGRIDAD Y TRANSPARENCIA.
3. PRESUPUESTO Y CONTROL.
4. ORIENTADA A LAS NECESIDADES DEL PODER
JUDICIAL Y LA COMUNIDAD.
5. INNOVACIÓN.
6. SUSTENTABILIDAD Y EFICIENCIA ENERGÉTICA.
Nuestras cifras
Organización de carácter nacional. Santiago y 17 administraciones
zonales entre Arica y Punta Arenas.
11.000 personas 1.200 jueces y personal de tribunales. 580 funcionarios en todo Chile. 300 edificios. 900 salas de audiencias. 1.000 guardias 800 personas de aseo. 20 edificaciones por año (plan quinquenal). 11.000 computadores.
Implementación gradual de la reforma. Plazo entre promulgación y vigencia. Asignación oportuna de recursos. Aspectos permanentes y transitorios. Coordinación entre actores. Motivación y comunicación. Algunos Juzgados de Letras requieren estructura
administrativa.
Reforma procesal civil: consideraciones
El detalle de estos desafíos será abordado por los diferentes jefes de departamentos.
Departamento de Desarrollo Institucional Jefe de Departamento: Rodrigo Herrera
Reformas: inconvenientes y lecciones aprendidas
Registro de Causas: escrituración de los procesos y actuaciones
Implementación de Sistemas Informáticos para el registro de causas de uso obligatorio, cero papel (2000).
Implementación de audio como único registro confiable de las audiencias (2002).
Implementación de firma digital avanzada. Se inicia con las órdenes y contraórdenes de detención (2009).
Disparidad de modelos de gestión y prácticas en tribunales Implementación de Manuales de Procedimiento para Juzgados Reformados. Implementación del Acta 91 para Juzgados Reformados que tramitan con
carpeta digital (2007). Acta 98 -2009 para Familia. Establecimiento de Unidades de Apoyo para el monitoreo permanente del
funcionamiento de los juzgados (2006). Establecimiento de indicadores de gestión para juzgados de esta competencia
(2007).
Colaboración Interinstitucional frente a inconvenientes operativos Manual Interinstitucional para reglamentar el funcionamiento del Centro de
Justicia de Santiago frente a la tardanza en su entrega definitiva. Centro de Control de Detención y Audiencias Programadas (2005).
Coordinación con las Policías para el envío de órdenes y contraórdenes de detención y arresto (2009).
Interconexión con el Ministerio Público(2003). Envío de sentencias electrónicas de la RPA al Registro Civil (2008). Coordinación con las redes de Sename y limpieza de registros de niños, niñas y
adolescentes enviados a centros residenciales y programas de intervención.
Problemas en la efectividad de las audiencias.
Implementación de Centros de Notificaciones en las jurisdicciones con mayor tasa de no realización de audiencias por falta de notificación (2005 en Santiago; 2008 en Concepción y 2010 en Valparaíso).
Establecimientos de bloques horarios para la realización de las audiencias en Centro de Justicia (2005).
Establecimiento de criterios de programación en TOP con problemas de programación de audiencias dentro de plazo legal (2010) y en familia de acuerdo a complejidad de las materias.
Especialización de salas en Juzgados de Familia por materias y tipo de audiencias.
Reformas: inconvenientes y lecciones aprendidas
Creación de centros de apoyo / objetivos
Lograr un uso eficiente por economías de escala de los recursos humanos y tecnológicos de los procesos judiciales en coordinación con los tribunales.
Homogeneización y control del cumplimiento de los procedimientos, buenas prácticas y acuerdos.
Centralizar la atención de intervinientes, funcionarios de otros Tribunales y del ingreso de la documentación al sistema computacional.
Centros de apoyo en operación / servicios
Penal Familia Civil 2
instancia
Servicios Control de Detención
Administración y Programación
Notificación
CAAF CIDE CMC UCC Unidad de
Apoyo Unidad
Protecciones
Atención de Público X X X X X X X X
Ingreso demandas - causas-partes X X X X X
Ingreso escritos X X X
Digitalización documentos X X X X X X
Primera providencia X X X X
Administracion de Agenda X X X
Certificaciones X X
Notificaciones X
Comunicaciones con otras instituciones X X X X X X X X
Liquidaciones X X
Confección de expedientes X X
Archivos de expedientes X X X
Visita de Cárcel X
Visita a hogares X
Coordinación X X
Administración Cuenta Corriente X X
Estos centros fueron creados para apoyar la labor de estos juzgados en distintas materias y trabajan en forma centralizada y
homogénea.
AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011
TOTAL 366.481 508.526 566.186 631.799 676.403
0
100.000
200.000
300.000
400.000
500.000
600.000
700.000
800.000
VARIACION 2007-2011
185%
2008 2009 2010 2011
TOTAL 62.725 73.393 71.776 82.474
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000
80.000
90.000
Títu
lo d
el e
je
VARIACION 2008-2011
131%
Evolución de las notificaciones / centro de notificaciones
Evolución de audiencias de control de detención / Centro de Justicia
Sin jueces adicionales
Sin jueces adicionales
Evolución del ingreso de causas de Familia
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
111.438 125.356 219.667 391.893 381.421 372.105 395.045 463.877 528.204
0
100.000
200.000
300.000
400.000
500.000
600.000
Las causas de familia han tenido un sostenido crecimiento desde el 2003 a la fecha.
Sin jueces adicionales desde 2008.
PROCEDIMIENTO 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Ejecutivo 770.209 861.969 1.020.149 1.221.430 865.570 839.741
Gestiones Preparatorias y Medidas Prejudiciales 254.651 391.824 517.384 516.650 603.803 1.024.128
Ordinario 23.663 55.834 39.776 40.506 49.000 54.952
Particulares 3.424 412 460 453 775 152
Quiebras 353 379 457 467 368 354
Sumario 29.253 33.609 36.985 38.115 38.028 39.771
Violencia Intrafamiliar 163 3
Voluntario 69.108 82.968 85.430 78.374 98.458 104.704
Total 1.150.824 1.426.998 1.700.641 1.895.995 1.656.002 2.063.802
Causas Ejecutivas y Causas Gestiones Preparatorias 1.024.860 1.253.793 1.537.533 1.738.080 1.469.373 1.863.869
Variación respecto año 2006 22,3% 50,0% 69,6% 43,4% 81,9%
TRIBUNALES Total
Civil 100
Civil - Familia 1
Civil - Cobranza - Reforma Laboral 39
Civil - Familia - Penal 3
Civil - Cobranza - Familia - Reforma Laboral 20
Civil - Cobranza - Penal - Reforma Laboral 2
Civil - Cobranza - Familia - Penal - Reforma Laboral 53
Total general 218
INGRESO DE CAUSAS CIVILES TOTALES NACIONAL AÑOS 2006 - 2011
Tribunales con competencia civil
Conclusiones / DDI
Ajustar periódicamente las dotaciones a los estándares de calidad y variaciones de las demandas de justicia.
Revisar el actual modelo orgánico de tribunales en vista de
generar unidades centralizadas, unificadas y estandarizadas.
Capacitación de funcionarios de acuerdo a los modelos de gestión.
Departamento de Recursos Humanos Jefe de Departamento: Andreína Olmo
Aprendizajes de las reformas pasadas
Aspectos permanentes: Dotaciones.
Unidades, cargos y perfiles.
Fortalecimiento Corporación Administrativa.
Aspectos transitorios:
Gradualidad. Etapas de implementación. Dotaciones de inicio.
Proceso de concursos y nombramientos. Capacitación.
Gestión del cambio. Respecto tribunales suprimidos. Fortalecimiento Corporación Administrativa (personal transitorio).
Aspectos permanentes
Revisión de dotación de tribunales y costos. Tribunales especializados. Tribunales no especializados.
Definición de unidades y funciones.
Fortalecimiento de Juzgados de Letras Mixtos con competencia común.
Aumento de dotación de jueces. Estructura administrativa. Fortalecimiento de dotación de empleados.
Diseño de Estructura Interna de tribunales. Definición de cargos y funciones. Distribución de personal entre unidades.
Definición de Descripción de cargos y perfiles. Requisito de cargos.
Proceso de traspaso: Jueces: Derecho a opción. Secretarios: Derechos preferentes para integrar ternas. Empleados: examen habilitante (reprobatorio o no reprobatorio) /
criterios de prelación. Personal a contrata. Situación de personal sin cargos de grado equivalente. Gradualidad en asunción. Evaluar posibilidad de implementar incentivo al retiro.
Proceso de concursos y nombramientos: Plazo mínimo nueve meses, según cantidad de cargos a proveer. Financiamiento para procesos de reclutamiento y selección. Aumento de rotación en otros tribunales.
Aspectos transitorios
Proceso de concursos y nombramientos: Jueces
Evaluación de cantidad de personas habilitadas para optar a nuevos cargos.
Posterior proceso de opción de jueces. Llamado a concurso por Corte de Apelaciones respectiva. Ternas simultaneas. Necesidad de establecer procesos graduales de formación de ternas. Instalación de jueces para nombramientos. Instalación de jueces para inicio de funcionamiento.
Administradores Excepcionalmente concurso llamado por la Corte de Apelaciones
respectiva. Proceso de concurso. Nombramiento por Comité de Jueces o Corte de Apelaciones a propuesta
de juez presidente.
Jefes de Unidad y empleados Excepcionalmente concurso llamado por la Corte de Apelaciones
respectiva. Proceso de concurso. Nombramiento por juez presidente a propuesta del Administrador.
Aspectos transitorios
Capacitación: Diseño e implementación de Programa de Gestión del cambio Definición de requerimientos de capacitación. Diseño de cursos. Coordinación con Academia Judicial y otros actores relevantes. Implementación de Programa de Capacitación Unificado.
Respecto tribunales suprimidos: Plazo que permanecerán en funcionamiento. Calidad jurídica del personal. Gradualidad de asunción.
Fortalecimiento Corporación Administrativa: Aumento de dotación permanente. Equipo transitorio de implementación.
Aspectos transitorios
Conclusiones / Recursos Humanos
Definición de dotaciones (tribunales especializados y mixtos).
Gradualidad.
Plazos de implementación: traspasos, concursos, capacitación e instalación.
Información a personal afectado y gestión del cambio.
Capacitación integrada y contingente.
Apoyo en proceso de cierre a juzgados suprimidos.
Revisión periódica de dotaciones según carga laboral.
Flexibilidad para cambios de cargos y ausencias transitorias.
Costo Adicional Reforma de Familia (anuales): 36.005.740.025
Departamento de Infraestructura Arquitecto: Andrés Farías
Dotación de recursos profesionales adicionales, debido a que éstos fueron concebidos como procesos de contingencia.
Experiencia instalada en la Corporación recogida en los procesos anteriores.
Alcance (universo de tribunales afectados), tiempo (plazos de implementación, gradualidad, etc.) y costo (solución transitoria y/o definitiva) son las variables relevantes en materia de infraestructura.
Experiencias de las reformas
Reforma Procesal Penal Reforma Familia
SISTEMA IMPLEMENTACIÓN
GRADUAL EN 5 ETAPAS (por regiones)
PLAZO PERENTORIO
NÚMERO DE TRIBUNALES CREADOS POR LEY
91 Juzgados de Garantía 45 Tribunales de Juicio Oral en lo Penal
58 Juzgados Mixtos
60 Tribunales Nuevos 15 Tribunales Existentes
UNIDAD TÉCNICA MINISTERIO JUSTICIA
MINISTERIO OBRAS PUBLICAS CAPJ
CAPJ
PERÍODO DE IMPLEMENTACIÓN
1999 AL 2016 SEGÚN PLAN QUINQUENAL DE INVERSIONES
2005 AL 2018 SEGÚN PLAN QUINQUENAL DE INVERSIONES
COSTO DE CONSTRUCCIÓN EDIFICIOS NUEVOS
UF 24 UF 28 UF 32
UF 36(actual)
UF 32 UF 36 (actual)
COSTO DE REMODELACIÓN LOCALES TRANSITORIOS
UF 7 (ESTIMADO) UF 11,59
El presupuesto de la Reforma de Familia fue de M$ 158.182.727 para la implementación de nuevos edificios y un gasto de M$ 17.732.465 en remodelaciones.
Principales alcances de ambas reformas
En estas reformas fue necesario implementar un sistema mixto de soluciones, con plazos y condiciones diferentes: Solución transitoria: Arriendo de locales provisorios y remodelación.
Solución definitiva: Un proyecto de inversión que contempla: - Detección y búsqueda de terrenos (en los casos que se requiera). - Desarrollo de la consultoría de diseño de arquitectura y especialidades. - Desarrollo de la construcción o ejecución de la obra. - Proceso de implementación y puesta en marcha del edificio.
La solución definitiva fue de 3 años como mínimo, dependiendo de la envergadura del proyecto.
Modalidades de implementación de infraestructura
Análisis comparativo
MODALIDAD PLAZOS
IMPLEMENTACION VENTAJAS DESVENTAJAS
CREACION DE NUEVOS
TRIBUNALES
VÍA PROYECTOS DE INVERSIÓN,
PLAZO MÍNIMO 3 AÑOS
-INCREMENTO DEL PATRIMONIO JUDICIAL. - METODOLOGÍA INTERNALIZADA Y CONOCIDA. - PLAZOS PERMITEN UN ADECUADO DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN.
- ALTA INVERSIÓN INICIAL.
INTERVENCION DE TRIBUNALES EXISTENTES
VÍA PROYECTOS DE
INVERSIÓN, PLAZO MÍNIMO 3 AÑOS
-METODOLOGÍA INTERNALIZADA Y CONOCIDA.
- PLAZOS PERMITEN UN ADECUADO DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN.
-INCOMODIDADES POR NECESIDAD DE TRASLADO DEL TRIBUNAL POR PERÍODO DE OBRAS. -POR LO GENERAL, LAS OBRAS IMPLICAN UN GRAN IMPACTO EN LAS INSTALACIONES.
LOCALES TRANSITORIOS
PLAZO MÍNIMO 18 MESES, INCLUYENDO PROCESO
BÚSQUEDA LOCALES
-DUPLICIDAD DE COSTOS (TRANSITORIO IMPLICA DEFINITIVO). - SUJETO A LA FACTIBILIDAD DE ENCONTRAR LOCALES APTOS - SITUACIONES ASOCIADAS A PROBIDAD EN PROCESOS DE ARRIENDO. -PERMANENTES RECLAMOS DE USUARIOS POR CONDICIONES DE HABITABILIDAD.
Es conveniente realizar una evaluación social de cada proyecto.
Conclusiones / Infraestructura
Las mejores condiciones de implementación de la reforma para la dotación de infraestructura, se encuentra asociado a los siguientes conceptos :
Gradualidad: A través de la implementación paulatina de la reforma, que permita abordar geográficamente la solución conforme a las necesidades de infraestructura.
Plazo oportuno: Es conveniente que exista un plazo adecuado y razonable entre la promulgación de la ley y la entrada en vigencia de la misma, de podo de permitir la programación de las acciones del caso (mínimo 18 meses).
Asignación de Recursos: Recogiendo la experiencia, a través de nuevos edificios se podrían generar mejores condiciones de infraestructura, permitiendo estandarizar los diseños y aplicar los criterios de innovación, sustentabilidad y eficiencia energética del Poder Judicial.
Anticipo de fondos. Permitirá poder adelantar las inversiones (adquisición de terrenos).
218 es el número de tribunales civiles que se
podrían ver afectados por la nueva ley.
Departamento de Informática Jefe de Departamento: Mauricio Rodríguez
Servicios informáticos prestados a tribunales
Expediente digital full WEB para la tramitación de causas (Firma Electrónica Avanzada).
Correo electrónico, Internet y acceso remoto.
Interconexiones con organismos relacionados (Registro Civil, Contraloría General de la Republica, Ministerio Publico, Defensoría Penal Publica, Carabineros, Gendarmería, entre otros).
Interconexión con otros Sistemas Internos (Corte Suprema, Corte de Apelaciones, Receptores Judiciales, Peritos, Martilleros, otros Tribunales de la misma competencia, Centros de Apoyo).
Atención de público en tribunales con la auto consulta y vía WEB con la publicación del expediente digital y el ingreso de causas.
Implementación y soporte a los sistemas administrativos (Contable, Inventario, activos fijos, correspondencia, compra y suministro, Recursos Humanos).
Capacitación y soporte permanente en el uso de los sistemas.
Proveer de información estadística y de gestión.
Implementación de servicios informáticos
Habilitación de Tribunales: Contratación del cableado de las dependencias según los puestos de
trabajo Compra e instalación de equipos de comunicación Compra e instalación de Centrales Telefónicas Compra e instalación de UPS Instalación de la red computacional Dotación de equipamiento (PC, Impresora, escáner, audio, cámaras,
micrófonos, parlantes, según corresponda)
Data center: Servidores Storage Equipos de comunicación Contratación de enlaces de comunicación SW (de respaldo y Base de datos, entre otros)
Implementación de Servicios Informáticos
Desarrollo de Sistemas: Formación de un equipo de trabajo interdisciplinario. Levantamiento de los procesos. Definición de la funcionalidad y los requerimientos para el sistema de
tramitación de causas (casos de uso). Definición de las interconexiones con organismos relacionados (árbitros,
peritos, martilleros, receptores judiciales o equivalentes, estudios jurídicos, abogados, SII, Conservador de Bienes raíces).
Ver la necesidad de implementar servicios complementarios como web pay.
Desarrollo e Implementación del sistema informático.
Soporte: Capacitación presencial en cada tribunal (4 semanas). Capacitación no presencial es mas permanente, dirigida y focalizada a
resolver situaciones puntuales (e-learning, video conferencia). Mesa de Ayuda. Establecer nuevas políticas de seguridad que sean necesarias.
Implementación de servicios informáticos
Desarrollo de un portal web enfocado a la reforma civil Servicio de pago en línea. Servicio de Ingreso de demandas y escritos. Servicio de notificación de causas. Servicio de solicitud y entrega de copias de algún documento de la
causa debidamente certificado a través de Firma Electrónica Avanzada Módulo para peritos, martilleros, árbitros y receptores judiciales en
este portal para que tramiten desde cualquier lugar. Servicio de suscriptores para abogados.
Conclusiones / Informática
La urgente necesidad de un funcionario informático por tribunal. El cambio organizacional. Periodo de capacitación y la curva de aprendizaje en el uso de los sistemas de
tramitación. La gradualidad y los planes piloto (en promedio se requiere 18 meses para
implementar los servicios informáticos). Reforzar en forma permanente las políticas informáticas y Normas de
Seguridad. Comisión Interdisciplinaria para el mejoramiento de los servicios
informáticos. Plataforma de gestión.
Conclusiones generales
Para una adecuada implementación de la reforma civil es necesario, tomar en consideración:
Gradualidad. Oportunidad en la asignación de recursos.
18 meses entre promulgación y vigencia. 1 ½ a 3 años en Infraestructura. 18 meses en equipamiento y capacitación. 9 meses en contratación de personal.
Generar una estructura que soporte la reforma (juzgados mixtos o múltiples). Participación activa de los organismos técnicos. Motivación de los jueces y funcionarios. Comunicación interna y coordinación de los jueces y funcionarios y con
instituciones vinculadas. Comunicación hacia el usuario. Mecanismo de revisión y flexibilidad según demanda.
Cuenten con nuestra colaboración y ayuda técnica en este proceso.
Aprendizajes de las reformas judiciales y visión de futuro Corporación Administrativa del Poder Judicial
Santiago, agosto de 2012
Gestión: Gradualidad en la implementación de la
reforma (planes pilotos). Supresión de los tribunales. Registro de la información de los
juzgados. Relación con otras instituciones. Tribunales mixtos sin financiamiento. Modelos operativos disímiles entre los
distintos juzgados.
RRHH: Dotaciones para los tribunales. Coordinación en la contratación. Traspaso. Motivación. Capacitación del personal.
Reformas: lecciones aprendidas
Los principales inconvenientes originados a partir de las reformas procesales se manifestaron en los siguientes ámbitos:
Infraestructura: Compra de terrenos. Búsqueda de locales de arriendo
transitorio. Plazos de habilitación de nuevos
tribunales. Adaptación en la infraestructura de
edificios existentes.
Informática: Existencia de registros paralelos. Cultura del expediente escriturado
en oposición al principio de la oralidad y a la carpeta digital.