ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DENGAN 3 (T IG A) JANG K A S I STEM
PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN (Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA)
Naskah Publikasi
Disusun Oleh
Muhammad Rifki Zulkarnain 05.11.0866
Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2011
NASKAH PUBLIKASI
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
DENGAN 3 (T IG A) JANG K A S I STEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN
(Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA)
Disusun Oleh
Muhammad Rifki Zulkarnain 05.11.0866
Dosen Pembimbing,
NIK. 190302008 Abas Ali Pangera, Ir, M.Kom
Tanggal, 13 Januari 2011
Ketua Jurusan Teknik Informatika,
NIK. 190302008 Abas Ali Pangera, Ir, M.Kom
ANALYSIS AND DESIGN OF LIBRARY INFORMATION SYSTEM WITH 3 (THREE) TERM SYSTEM
BORROWING AND RETURNS (Case Study: SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA)
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
D E NG AN 3 ( T I G A) J AN G K A S I ST EM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN
(Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA)
Muhammad Rifki Zulkarnain Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The rapid technology development is now affecting every aspect of human life. For example, in the field of business computer technology is widely used as a means of data processing, promotion or advertising via the Internet. Towards the era of the development of this technology, many organizations or companies that use the role of Information Systems supported by the utilization efficiency and effectiveness of existing technology to take a decision (decision making) or to solve a problem (problem solving) that exist. To obtain information quickly, precisely and accurately, the computer can work with accuracy and speed of access is high compared to access the human brain works. The use of computerized systems as a tool is the right choice to support activities in the data library information systems, thus speeding up the service, making the reports that so much data and activities, reducing the work load becomes lighter and can produce more accurate information again.
Information needs in service and data processing is required. One example is the library service. Library Information System is one of the main functions in a library of data processing activities, both data processing and data member in a library book that can provide information services to the parties - parties at one educational institution or institution - its other institutions.
In this discussion will be discussed making Library Information System application that is in use at the Junior High School 10 Yogyakarta Muhammadiyah. It is expected that good data processing Library can produce the information quickly, precisely and accurately. Keywords : Information System, Library System
1. Pendahuluan
Kebutuhan informasi dalam pelayanan dan pengolahan data sangat diperlukan. Salah
satu contohnya adalah pelayanan perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan merupakan
salah satu fungsi utama dalam suatu kegiatan pengolahan data perpustakaan, baik
pengolahan data anggota maupun data buku di perpustakaan yang dapat memberikan
layanan informasi.
Perpustakaan sebagai sebuah sistem tentunya memiliki bagian – bagian atau
subsistem – subsistem. Salah satu dari subsistem tersebut adalah subsistem sirkulasi.
Subsistem sirkulasi ini menangani beberapa proses pustaka seperti proses keanggotaan,
pengolahan koleksi, peminjaman, pengembalian, dan denda. Pada kenyataannya yang
terjadi saat ini adalah laporan data perpustakaan yang dihasilkan kurang maksimal, karena
masih dikerjakan secara manual. Hal ini mempengaruhi proses pengambilan keputusan dan
kinerja dari karyawan.
Diharapkan dengan pengolahan data yang baik pada Perpustakaan SMP
Muhammadiyah 10 Yogyakarta dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat,
serta berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan sistem yang ada menjadi lebih
baik dan lebih efektif serta bermanfaat.
2. Landasan Teori
2.1. Konsep Dasar Sistem dan Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai
berikut :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan sasaran yang tertentu.”1
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut :
2
1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ketiga; Yogyakarta : Andi Offset, 2005, halaman 1. 2 lbid, halaman 2.
Berdasarkan hal diatas definisi secara umum mengartikan sistem sebagai kumpulan
elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses masukan
(input) sehingga menghasilkan keluaran (output).
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai
komponen-komponen (components), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem
(environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah
(process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).
2.1.2. Pengertian Informasi
Sebuah informasi berasal dari suatu kejadian, sehingga informasi dapat dikatakan
sebagai data fakta yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Dalam pengertian yang lain informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sebuah informasi sangatlah
penting untuk dipahami karena tanpa itu sebuah sistem tidak akan dapat berjalan dan pada
akhirnya akan mati. Informasi juga dapat dikatakan sebagai kebutuhan pokok atau salah
satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer.
Komponen terpenting dalam informasi adalah data. Data merupakan bahan yang
akan diolah, dapat berupa teks, tabel, grafik, simbol-simbol yang menunjukkan suatu situasi.
Sebuah data belum memberikan suatu arti bagi yang menerimanya.
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan
biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat persis
ditaksir keuntungannya dengan nilai uang, tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya.
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, kualitas informasi digambarkan dalam tiga
buah pilar kualitas informasi yaitu Akurat, Tepat Waktu, Relevan.
2.2. Sistem Perpustakaan
Sistem Perpustakaan dalam suatu lembaga pendidikan dalam hal ini yaitu SMP
Muhammadiyah 10 Yogyakarta dapat diartikan sebagai pengolahan database kepustakaan
yang disusun langkah demi langkah agar data-data kepustakaan tersebut dapat disimpan
dengan rapi, diinterkoneksi dan disajikan dengan cepat dan akurat. Sehingga, dapat
mempermudah pembuatan laporan-laporan kepustakaannya.
3. Analisis Sistem 3.1. Sejarah Singkat SMP MUHAMMADIYAH SAGAN 10 YOGYAKARTA
Berdasarkan atas hasil pertemuan musyawarah yang diadakan pada hari Ahad
tanggal 20 Zulhijjah 1397 H / tanggal 12 Desember 1976 dan tanggal 5 Muharram 1397 H /
26 Desember 1976 anrara panitia terdiri dari SMP Muhammadiyah Sagan Yogyakarta dan
PMC Gondokusuman, PMR, Purbone Garan, Kepala SD Muhammadiyah Sagan dan
Blimbingsari serta pengurus Yayasan 29 Juni Yogyakarta maka telah disepakati beberapa
hal.
Berdirinya SMP MUHAMMADIYAH SAGAN YOGYAKARTA terhitung sejak tanggal 1
Muharram 1397 H / 22 Desember 1976 sedangkan pembukaan SMP tersebut mulai tahun
ajaran 1977, dengan menerima siswa kelas 1(satu) sebanyak 42 orang, terdiri dari 15 wanita
dan 27 pria.
Dalam penyelenggaraan SMP tersebut bekerja sama dengan Yayasan 29 Juni
Yogyakarta (mengenai fasilitas tempat belajar) dan dengan Muhammadiyah Sagan
Yogyakarta (dibidang Edukatif) dan untuk mengurusi penyelenggaraan SMP tersebut
dibentuklah panitia pendiri SMP Muhammadiyah Sagan Yogyakarta pada tanggal 12
Februari 1976.
3.2. Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta
Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta merupakan sebuah akomodasi
fisik tempat menyimpan berbagai informasi sekaligus sebagai sistem penyimpanan dan
penemuan kembali segala informasi. Informasi – informasi dinamakan koleksi. Selain
sebagai tempat menyimpan berbagai koleksi, perpustakaan sekolah ini juga di maksudkan
sebagai tempat belajar sambil bermain dan mengerjakan tugas yang nyaman.
Ruang Perputakaan terletak di lantai 2 bersebelahan dengan Ruang IRM. Semua
koleksi yang ada di perpustakaan disusun dengan menurut subyek , di jajarkan di rak dari
kiri ke kanan, atas ke bawah.
3.3. Analisis
Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan-
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
3.3.1. Analisis PIECES
Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak maka diperlukan suatu
analisis terhadap kriteria-kriteria yaitu kinerja (Performance), informasi (Information),
ekonomi (Economic), kontrol (Control), efesiensi (Eficiency), dan pelayanan (Service) yang
lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.
1. Analisis Kinerja (Permormance)
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu
perusahaan. Kinerja merupakan peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time.
Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.
Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan
ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
Berdasarkan pengamatan secara langsung, diperoleh hasil bahwa sistem pengolahan
data dan transaksi buku perpustakaan di SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta masih
menggunakan sistem manual dan belum di lakukan secara komputerisasi. Sistem manual
yang diterapkan ini, apabila dalam pengolahan data perpustakaan seperti akan mengaudit
data sering mengalami kesulitan. Oleh karena itu, maka di butuhkan suatu sistem secara
komputerisasi agar mempermudah kinerja pengelolaan perpustakaan.
Satu hari kerja 7 Jam
Jumlah Peminjaman dalam satu hari 40 Orang (X)
Pelayanan untuk 1 orang butuh waktu 5 Menit (Y)
Throughput = X * Y
= 40 * 5
= 200 Menit (A)
Sisa Waktu 7 Jam = 420 Menit
= 420 – A
= 420 – 200
= 220 Menit
Respontime = 220 / 40
= 5 Menit 30 Detik
Kesimpulan throughput lebih kecil dari respon time berarti sistem yang ada belum
efektif, dari pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kinerja Sistem Informasi
Perpustakaan di SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta adalah sebagai berikut :
Jumlah beban kerja lebih besar.
Pelayanan peminjaman dan pengembalian membutuhkan waktu yang lama
Diharapkan sistem yang akan dibuat dapat mengurangi masalah – masalah yang
terjadi, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dari hasil kerja yang di lakukan.
2. Analisis Informasi (Information)
Di Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta masih membutuhkan
peningkatan kualitas informasi dan kecepatan pemberian informasi, dikarenakan masih
secara manual dalam pengelolaan perpustakaannya, maka penyajian informasi tidak di
kemas dalam bentuk yang bermanfaat dan menarik serta kurangnya informasi yang tepat
pada waktunya, diantaranya adalah :
Adanya pengulangan di dalam pencatatan data.
Pencarian data anggota dan data buku cukup lama karena proses pencarian datanya
berupa arsip – arsip yang dibuat secara manual dan belum adanya program khusus
yang lebih efektif.
Pemasukkan data tidak dapat diproses dengan cepat karena data yang diolah cukup
banyak sehingga terjadi kesalahan dalam pemasukkan data.
Di dalam penyimapanan data tidak aman, karena masih dalam bentuk lembaran
Selain itu penyajian informasi perpustakaan yang tidak akurat dapat mengakibatkan
pelayanan kepada anggota perpustakaan terhambat.
Berdasarkan masalah diatas menyebabkan informasi yang disediakan kurang
berkualiatas. Diharapkan sistem yang akan dibuat mampu menyelesaikan data yang
inputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan dalam mengambil
keputusan.
3. Analisis Ekonomi (Economic)
Disebabkan Sistem Informasi Perputakaan SMP Muhammadiyah 10 masih
menggunakan sistem manual menyebabkan pembekakan biaya. Maka dalam proses data
serta pembuatan laporan menggunakan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya serta buku – buku
untuk menyimpan dokumen sangat boros. Bila terjadi kesalahan sehingga tidak dapat
digunakan lagi. Berdasarkan penilaian secara ekonomis, maka sistem lama lebih cepat
menyesuaikan bila terjadi perubahan mendadak dari pihak manajemen, diharapkan sistem
yang akan dibuat dapat mengurangi biaya atau penurunan biaya.
4. Analisis Kontrol (Control)
Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki
kesalahan serta kekurangan yang dan akan terjadi. Keberadaannya sangat diperlukan guna
menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem
serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya kontrol, maka tugas-
tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki.
Sistem perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta yang masih menggunakan
sistem manual, kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan
data. Sistem yang akan dibuat diharapkan tidak ada kesamaan data dan data lebih aman
karena tersimpan dalam file, sehingga sistem dapat meningkatkan pengendalian untuk
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang terjadi dan memperhatikan keamanan data,
karena kontrol berkaitan erat dengan pengendalian dan keamanan baik dari segi hardware,
software dan brainware.
5. Analisis Efisiensi (Eficiency)
Efisiensi berhubungan erat dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan
seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Efisiensi dapat diukur dari outputnya
dibagi dengan inputnya.
Eff = I / O
Keterangan :
I > O = Efisien I = O = Tidak ada artinya
I < O = Pemborosan
Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa
pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Dan untuk proses yang berkaitan
dengan pencarian data buku, mengolah data buku pada bagian sirkulasi masih
menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini
tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi.
Didalam sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan SMP Muhammadiyah 10
masih menggunakan sistem manual, tidak dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan
kemampuan manusia cukup terbatas, sedangkan pengolahan data dan laporan masih
mengandalkan pada kemampuan user. Hal ini dapat mengakibatkan kelelahan dan
kesalahan. Untuk itu diharapkan sistem yang baru dapat mengurangi beban user agar
pekerjaannya lebih mudah dengan hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan.
6. Analisis Pelayanan (Service)
Peningkatan pelayanan pada SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta dimaksudkan
untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Upaya peningkatan pelayanan tersebut dapat
dilakukan melalui perbaikan sistem dalam proses pengelolaan data perpustakaan,
diantaranya yaitu terjadi antrian atau anggota harus menunggu lama untuk meminjam dan
mengembalikan buku, karena petugas harus mencatat dalam Buku Data Pinjam dan Buku
Data Kembali. Sistem yang dibuat diharapkan dapat mengatasi masalah tersebut diatas,
sehingga dapat terciptanya peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem dan
dapat meningkatkan kepuasan anggotanya.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Implementasi Sistem
Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem.
Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang
dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan
implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk jadwal rencana
kegiatan implementasi. Jadwal rencana kegiatan implementasi berfungsi sebagai
pengendalian terhadap waktu implementasi.
4.2. Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen sistem
yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan
bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari sistem telah berfungsi sesuai
dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan – kesalahan
atau kelemahan – kelemahan yang mungkin terjadi. Pengetesan sistem merupakan
pengetesan program secara keseluruhan, adapun tahap yang di lakukan sebagai berikut :
a. Mekanisme pengujian:
1. Pengetesan program aplikasi dengan cara menjalankan aplikasi.
2. Pengetesan pemasukan data, perubahan data, pencarian data dan
penghapusan data, serta pembuatan laporan.
3. Pengetesan interaksi tampilan dengan user, yaitu untuk memastikan apakah
tampilan aplikasi dan langkah – langkah pengoperasian mudah untuk dipahami
oleh user.
4. Pengetesan terhadap fungsi tombol yang terdapat pada masing – masing form
apakah berfungsi dengan baik.
5. Apabila semua hal yang menyangkut dalam penerapan sistem telah berjalan
benar, maka sistem dapat dioperasikan.
b. Hasil yang didapat:
Sistem informasi yang diusulkan telah berjalan dengan baik sesuai yang diharapkan.
4.3. Konversi Sistem
Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya
siap untuk dapat digunakan. Konversi yang diterapkan pada SMP Muhammadiyah 10
Yogyakarta adalah konversi parallel. Pendekatan konversi parallel dilakukan dengan
mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama, selama satu
periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasiakan bersama-sama untuk menyakinkan
bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang
lama dihentikan.
4.4. Pengujian Program
Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari
kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus dites terlebih dahulu untuk menentukan
kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Pengetesan atau pengujian program ini di
lakukan dengan teknik pengujian White Box (White Box Testing) dan Black box ( Black box
testing).
Dalam melakukan White Box Testing seorang tester harus memiliki pengetahuan
tentang struktur program , pengetesan dilakukan bersamaan pada saat penulisan program,
yaitu sebelum semua modul dirangkai maka masing – masing modul tersebut dites terlebih
dahulu sehingga dapat dipastikan semua modul telah berkerja dengan baik.
Black Box Testing dimana untuk pengetesan program langsung melihat pada
aplikasinya tanpa perlu mengetahui struktur programnya. Pengujian ini dilakukan untuk
melihat suatu program apakah telah memenuhi atau belum.
Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk
kesalahan, yaitu :
1. Kesalahan bahasa, yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax
error). Yaitu kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai
dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini relative muda ditemukan dan
diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan
sewaktu program dikompilasi.
2. Kesalahan sewaktu proses, adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable
program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti
sebelum sesuai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi
yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relative
mudah ditemukan, karenan juga ditunjukan letak serta sebab kesalahan.
3. Kesalahan logika, adalah kesalahan dari program yang dibuat. Kesalahan
seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai
kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program.
Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengujian program yang dilakukan
meliputi Pengujian input data, Simpan Data, Edit data, dan Hapus data.
4.4.1. Pengujian terhadap input data
a. Mekanisme pengujian
Melakukan tes terhadap seluruh komponen input data meliputi terhadap kemampuan
kolom pengisian terhadap jenis – jenis data yang dimasukkan, komponen input yang di uji
antara lain : input data buku, data siswa, data peminjaman dan pengembalian. Programer
juga mencoba mengantisipasi kelemahan program aplikasi tersebut dengan memperbaiki
listing program maupun database program tersebut jika terjadi data error. Pengetesan pada
tombol enter dan tab untuk melakukan pemasukkan data selanjutnya agar lebih praktis dan
meminimalisir mouse.
b. Hasil yang didapat
Seluruh kolom input tidak ditemukan kendala pemasukkan data, baik data bertipe
teks, tanggal maupun bertipe angka. Tombol enter dan tab sudah berfungsi dengan
semestinya.
Gambar Informasi Penyimpanan Data
4.4.2. Pengujian terhadap Edit data dan Update data
a. Mekanisme pengujian
Melakukan pengetesan seluruh komponen simpan dan edit terhadap kemampuan
komponen untuk merespon single klik mouse dan enter. Yang mana pada aplikasi ini tombol
Ubah yang tampak dalam antar muka user dan komputer memiliki fungsi untuk mengubah
data pada text box yang akan di edit atau merubah data dari database.
b. Hasil yang didapat
Seluruh komponen tombol Ubah telah berfungsi dengan baik dan data yang di ubah
berhasil ter-Update.
Gambar Informasi data berhasil di update
4.4.3. Pengujian terhadap Hapus data
a. Mekanisme pengujian
Melakukan test terhadap seluruh komponen hapus data meliputi test terhadap
kemampuan komponen untuk merespon sigle click mouse, shortcut dengan menggunakan
tombol shift pada keyboard dan underline teks yang dipilih dan informasi yang ditampilkan
jika instruksi gagal dieksekusi. Komponen hapus yang diuji antara lain komponen hapus
data anggota dan buku.
b. Hasil yang di dapat
Seluruh komponen tombol hapus yang difungsikan berjalan dengan baik dengan data
terhapus pada database.
Gambar 4.3 Informasi penghapusan data
4.5. Manual Program
Sebelum program Perpustakaan benar-benar dijalankan, selain dibutuhkan sosialisasi
dan pelatihan juga dibutuhkan adanya buku panduan / manual program. Manual program
berfungsi untuk membantu user (operator program) dalam menggunakan program
Perpustakaan. Mulai dari cara meng-install program, masuk ke sistem (login), memasukkan,
mengubah dan menghapus data serta petunjuk (secara tertulis) untuk menggunakan
program secara keseluruhan. Berikut adalah langkah-langkah atau petunjuk menggunakan
program Aplikasi Perpustakaan :
4.5.1. Instalasi Program
Untuk penginstalan software, komputer perlu memiliki CD-ROM untuk memasukkan
software. Untuk instalasi software Sistem Operasi menggunakan Windows XP. Untuk
selanjutnya dilakukan instalasi untuk software aplikasi yaitu jika master software tersimpan
pada hardisk maka langkah awal adalah dengan mencari lokasi dimana master tersebut
disimpan, untuk system ini pada Path C:\Program Files\Perpustakaan. Jika software di CD
maka masukkan CD program aplikasi pada CD ROM kemudian aktifkan drive CD ROM di
X:\Aplikasi Perpustkaan\Setup.exe, kemudian klik open, ikuti petunjuk install program, cari di
Start\ All Program\ Aplikasi Perpustakaan.
4.5.2. Menjalankan Aplikasi Perpustakaan
1. Untuk menjalankan program dapat dimulai melalui “Start \ All Program \ Aplikasi
Perpustakaan” Setelah itu akan muncul form login seperti berikut ini:
Gambar Tampilan Login
2. Untuk login pertama kali User diisikan dengan kata “ADMIN” dan Passwordnya diisi
dengan kata “admin”, tanpa tanda petik dua. Ini merupakan user dan password default
untuk login pertama kali. Untuk selanjutnya password bisa diubah. Setelah
mengisikan Login dan Password tekan tombol Login kemudian akan masuk ke dalam
menu utama program.
Gambar Menu Utama
3. Format Laporan
Ada 2 format laporan yang dihasilkan :
a. Format statis, artinya laporan hanya bisa dilihat atau dicetak,
b. Format Microsoft Excel artinya laporan yang dihasilkan bisa langsung dikirim ke
aplikasi Microsoft Excel sehingga bisa dimodifikasi sesuai keinginan, dengan
cara meng-klik kanan grid yang ada pada setiap form atau menekan tombol
.
4.5.3. Menu Konfigurasi
1. Menu Pengaturan Data Sekolah
Gambar Menu Pengaturan Data Sekolah
2. Menu Tahun Ajaran
Gambar Menu Tahun Ajaran
3. Menu Ganti Password
Gambar Menu Ganti Password
4. Menu Pengaturan Peminjaman
Menu ini digunakan untuk mengatur sistem peminjaman buku, yaitu peminjaman
Berjangka, peminjaman Klasikal dan peminjaman Pribadi. Dimana penjelesan masing –
masing sistem peminjaman sebagai berikut :
a. Peminjaman Berjangka akan meminjamkan maksimal 10 buku dan dengan
batas waktu pinjam 1 tahun.
b. Peminjaman Klasikal akan meminjamkan maksimal 30 buku dan dengan batas
waktu pinjam 1 hari.
c. Peminjaman Pribadi akan meminjamkan maksimal 3 buku dan dengan batas
waktu pinjam 1 minggu.
Gambar Menu Pengaturan Peminjaman
4.5.4. Menu Master
1. Menu Anggota
Gambar Menu Anggota
2. Menu Buku
Gambar Menu Buku
4.5.5. Menu Peminjaman
Menu ini digunakan untuk melakukan proses peminjaman buku pada perpustakaan
SMP Muhamadiyah 10 Yogyakarta, didalam menu ini terdapat 3 menu peminjaman yaitu :
1. Peminjaman Berjangka
2. Peminjaman Klasikal
3. Peminjaman Pribadi
Gambar Menu Peminjaman
4.5.6. Menu Pengembalian
Menu ini digunakan untuk melakukan proses pengembalian buku pada perpustakaan
SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta, didalam menu terdapat 3 menu pengembalian yaitu :
1. Pengembalian Berjangka
2. Pengembalian Klasikal
3. Pengembalian Pribadi
Gambar Menu Pengembalian
4.5.7. Menu Rekap
1. Menu Rekap.
Gambar Menu Rekap Anggota
Gambar Laporan Data Anggota
5. Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan pada bab – bab sebelumnya maka secara garis besar dapat
ditarik kesimpulan bahwa :
1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat dan relevan
2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukkan data.
3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang – ulang atau dapat mengedit data
dengan mudah.
4. Meningkatkan kerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan
tugas – tugas dengan baik.
Daftar Pustaka
B. Davis, Gordon 1974. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Pertama. Jakarta : PT Gramedia.
HM, Jogiyanto. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.
M, Suyanto. 1992. Pengenalan dan Pengolahan Data Elektronik. Yogyakarta : IMKI.
Wahana Komputer. 2004. Panduan Praktis Pemrograman Visual Basic 6.0 Tingkat Lanjut. Semarang : Andi Offset.
Wahana Komputer. 2004. Tutorial Membuat Program dengan Visual Basic. Jakarta : Salemba Infotek.
Madcoms. 2003. Aplikasi Database & Crystal Report Pada Visual Basic 6.0. Madiun : Andi Offset.
Madcoms. 2003. Seri Panduan Pemrograman Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report. Madiun : Andi Offset.
Marlinda Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi.
Pandia, Henry. 2002. Visual Basic 6 Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi.