Download - Análise da distribuição do trabalho
ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO
“Processo racional utilizado para caracterizar, decompor e interpretar um sistema, de modo a conhecer seus fatores constitutivos imprescindíveis, assim como seu comportamento e suas respectivas leis de interação.”
ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHO
Compreende:
• Análise da Distribuição do Trabalho - identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa
• Análise do Processamento do Trabalho - racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho
• Análise das Operações e Postos de Trabalho - otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho
ESTUDO E ANÁLISE DO TRABALHOA B C D
Passos
Tarefa
Atividade
Processo
Exemplo:
Passos Conferência de assinatura e de saldo, Debitar valor na conta, etc.
Tarefas Pagamento de cheques, Recebimento de depósitos, etc.
Atividades Controle de Contas Correntes, Cobrança de Títulos, etc.
Tarefas seqüenciais (Ex.: coletar dados e tabular dados)Tarefas paralelas (Ex.: coletar dados capital e coletar dados interior)
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Deve Permitir:
• Diagnosticar eventuais tempos mortos
• Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização
• Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas
• Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Para isso deve-se:
• levantar as tarefas desenvolvidas por cada empregado
• levantar o tempo gasto em cada tarefa
• levantar/priorizar as atividades desenvolvidas pela área
• levantar/analisar o quadro de distribuição do trabalho
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Q D T
É a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Q D T - Objetivos•Identificar quais atividades consomem o tempo de cada um dos funcionários.
•Definir quem faz o quê.
•Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao trabalho.
•Definir a atividade mais importante.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Q D T - Objetivos•Identificar superposições nas tarefas desenvolvidas.
•Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos de trabalho.
•Verificar se as pessoas possuem as qualificações e treinamento necessários para o bom desempenho de suas tarefas.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOEtapas
1. Registro das Tarefas Individuaisa) preliminar
Nome: José Antonio da SilvaÓrgão: Setor de ComprasCargo: Comprador Tempo Base: Dia
TAREFAS OPERAÇÕES TEMPO QUANTID. Verifico se o cadastro do está atualizado
00:05h 2
. Se não estiver, telefono para que este o atualize
00:15h 2
. Verifico a data do último fornecimento
00:02h2
. Etc.
. Relaciono todos os fornecedores que deverão cotar preço
00:20h
2. Remeto essa relação para digitação
00:02h2
. Confiro digitação 00:30h 2
. Etc. 3. ... .... ...
1. Consultar Cadastro de
Fornecedores
2. Emitir Pedido de Cotação
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOEtapas
1. Registro das Tarefas Individuaisb) definitiva
Nome: José Antonio da SilvaÓrgão: Setor de Compras Tempo Base:SemanaCargo: Comprador 12/03-16/03
Nº TAREFASFREQ DIA
FREQ SEMANA
TEMPO DIA
TEMPO SEMANA
1.Consultar Cadastro de Fornecedores
2 10 00:24h 02:00h
2. Emitir Pedido de Cotação 2 10 01:00h 05:00h3. Executar Tomada de Preços 3 15 02:00h 10:00h
4.Elaborar Mapa Comparativo de Cotação
1 5 01:00h 05:00h
5.Verificar Autorização de Fornecimento
2 10 00:24h 02:00h
6. ...07:24h 37:00h
Preparado por: Carlos RibeiroConferido por : Henrique CamposData: 19/04/2002
Observações Total
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOEtapas
2. Agrupamento das Tarefas em Atividades
Nº ATIVIDADES TAREFASConsultar cadastro de fornecedoresEmitir pedido de cotaçãoDigitar pedido de cotaçãoExecutar tomada de preçoVerificar o pedido de cotaçãoElaborar mapa comparativo de cotaçãoDigitar mapa comparativo de cotaçãoJulgar propostas
3. ... ...
1. Fazer Cotação de Preços
2.Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOEtapas
3. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT
Nº DenominaçãoTempo
SemanaTarefas
Tempo Semana
TarefasTempo
SemanaTarefas
Tempo Semana
Consultar cadastro de fornecedores (G)
2h
Emitir pedido de cotação (G)
5h
Executar tomada de preço (G)
10h
2
Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas
19hJulgar Propostas (G)
4h
Elaborar mapa comparativo de cotação (E)
5h
Digitar mapa comparativo de cotação (A)
10h
... ... ... ... ... ... ... ... ...147h 43h 37h 37hTOTAL
VilmaSecretária
1Fazer Cotação
de Preços 32h 5h
Verificar o pedido de cotação
(C)
Digitar pedido de
cotação (A)10h
ATIVIDADESSérgio Chefe
José Antonio Comprador
Tempo Semana
Tempo Semana
Tempo Semana
A Digitação 37h C Verificação 11h E Elab. mapas 30hB Prest. Inform. 21h D Compr. Emerg 5h F Atendim telef 10h
G Outros 33h
Características Operativas
Características Operativas
Características Operativas
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
FATOR TEMPO
Está relacionado com o tempo que cada tarefa acaba consumindo em sua execução.
É claro que deve, via de regra, existir uma relação direta entre a quantidade de tempo consumido na tarefa e a sua importância declarada na área.
Se isto não for a realidade, deve ser feita a definição exata do porque que não.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOQuestões
FATOR TEMPO1. Quais as atividades que absorvem mais
tempo?
2. Quais as atividades que deveriam absorvem mais tempo?
3. As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução?
4. Existe esforço mal empregado?
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL
Está relacionado com a perfeita adequação da mão de obra empregada nas tarefas e atividades em análise, contando com tal o cargo ocupado, as tarefas desempenhadas, o treinamento oferecido, o salário atribuído.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOQuestões
FATOR CAPACIDADE PROFISSIONAL
1. As aptidões dos empregados são utilizadas adequadamente?
2. Há tarefas simples executadas por titulares de cargos superiores?
3. Há indícios de necessidade de treinamento?
4. Os empregados estão familiarizados com as máquinas e equipamentos?
5. Há empregados com tarefas com dificuldade acima do seu cargo?
6. Há empregados com tarefas não relacionadas entre si?
7. Há tarefas muito centralizadas ou muito descentralizadas?
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
FATOR VOLUME DE TRABALHO
Diz respeito a quantidade de trabalho que cada funcionário executa. Mais, ainda indica o nível de distribuição das tarefas e está relacionado com a própria especialização dos trabalhos.
Quando uma tarefa é dividida entre vários funcionários, o processo de sincronismo nas tarefas deve ser perfeito sob pena de que um acabe prejudicando o outro, o que sempre provoca conflitos.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOQuestões
FATOR VOLUME DE TRABALHO
1. O trabalho está distribuído de forma adequada?
2. Há acúmulo de trabalho? Urgente?
3. Existe tarefa dispersa por vários executantes sem necessidade?
4. Qual o regime de execução dos trabalhos (sazonal, etc.)? Por que?
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOQuestões
FATOR CUSTO
O desenvolvimento de qualquer tarefa na organização apresenta um custo, seja de elaboração, de produção ou de manutenção.
Este salário pago se converte num total de horas que o funcionário coloca a disposição da empresa. E são estas horas que estão alocadas no QDT.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOQuestões
FATOR SIMPLICIDADE
1. O Trabalho está superespecializado?
2. Há duplicidade de trabalho?
3. Existe trabalho manual que possa ser automatizado?
4. Podem-se simplificar os formulários?
5. O layout permite um fluxo racional do trabalho?
6. Todas as tarefas são realmente necessárias?
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
FATOR RACIONALIZAÇÃO
Este é, sem dúvida, o pensamento central do QDT: como fazer melhor e com menos custo a mesma tarefa.
Portanto, o analista deve estar atento, durante todo o trabalho desenvolvido, a aspectos tais como:
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Distribuição física inadequada;
Uso de formulários complexos e que não foram alvos de análise;
Uso de máquinas e equipamentos antigos e que causam constantes problemas;
Desenvolvimento/execução de muitas tarefas manuais que poderiam ser mecanizadas;
Complexidade excessiva das rotinas exigindo análise maior, como sistema ou subsistema.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Conclusões: a partir de todos os comentários traçados nas etapas anteriores, deve ser montado um novo QDT que apresente a melhor forma possível de solução do problema.
Esse novo QDT deve ser exaustivamente discutido entre os analista e, posteriormente, com todos os envolvidos na área alvo de estudo.
No momento em que se efetuem as modificações, todos os componentes ou afetados por elas deverão estar plenamente de acordo e conscientes de que essa é a melhor alternativa possível. Caso contrário o estudo será um fracasso.