Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
LES BONNES PISTES DE L’ARCHIVAGE DU DOSSIER PATIENT
Salon Santé Autonomie
28 mai 2013
Sommaire1
Aspects réglementaires de l’archivageBlandine Maurier, GIP AscodocpsyAntoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances
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IntroductionMarie-Noëlle Billebot, ANAP
Politique d’archivageAnne-Marie Bailloux, CHRU de ToursOlivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue
Déclaration des Pratiques d’ArchivageJean-Marc Rietsch, FEDISA
4
2
6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier PatientNathalie Berriau, GIP AscodocpsyAudrey Spitéri, ANAP
Retour d’expérience du CH de GonesseMartine Autran, CH de Gonesse
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Sommaire1
Aspects réglementaires de l’archivageBlandine Maurier, GIP AscodocpsyAntoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances
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IntroductionMarie-Noëlle Billebot, ANAP
Politique d’archivageAnne-Marie Bailloux, CHRU de ToursOlivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue
Déclaration des Pratiques d’ArchivageJean-Marc Rietsch, FEDISA
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6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier PatientNathalie Berriau, GIP AscodocpsyAudrey Spiteri, ANAP
Retour d’expérience du CH de GonesseMartine Autran, CH de Gonesse
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Le Projet NHG (Nouvel Hôpital de Gonesse) du Centre Hospitalier de Gonesse
Bâtiment 82 700m2 640 lits et places
Choix Technologiques Les tablettes multimédia
au lit des patients (téléphone, télévision,...) Le dossier Patient ne circule plus Une intégration forte des dispositifs Bio-Médicaux La robotisation du laboratoire L’automatisation des transport : AGV (Tortues) La Pharmacie
La robotisation de la pharmacie pour la préparation des médicaments
Le Plein-Vide Les armoires sécurisées
Le Contexte
Ouverture NHGAutomne 2014
Peu de déplacement du personnel = transports automatisés (Tortues) Optimisation des déplacements
Optimisation des surfaces Au niveau des services
(Consultations Externes, Unités de soins) Au niveau du Rez-de-Jardin
Accessibilité aux informations, En temps réel
Optimisation du temps de travail Déplacement Rangement
Moins de papier Pas de circulation du dossier
papier « risque de disparition » Intégration à la source, proche
du temps réel, Informations produites par le
service Documents extérieurs
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La Stratégie NHG Les Principes - NHGet
Stratégie et PrincipesMise en œuvre Pas de circulation du dossier
papier Gain / surfaces
Numérisation des Dossiers Patients des Archives
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Accès au DCP « à l’identique du papier »
Dossier numérisé – Archive 0
1/ Structuration et Organisation pour Scan de la totalité du DCP= archive 02/ Au fil de l’eau
Les nouveaux documents
Alimentatio
n
Accessibilité permanente aux archives numérisées et au DMC depuis Cristal-Net
Accès direct au dossier numérisé en
cas d’arrêt de Cristal-Net
ET
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Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans le service des archives
Phase de numérisation de masse des archives vivantes (2,5 ans)
Evaluation 88000 dossiers – 7.203.000 pages Atelier de numérisation
Dépollution des dossiers Identification des documents à publier vers Cristal-Net Géo-référencement des radios
Avant l’ouverture de NHG Phase de mise en œuvre du logiciel de Numérisation
Au fil de l’eau Intégration Cristal-Net
Signature électronique des documents numérisés Copie fidèle et conforme Horodatage Tiers de confiance dispositif est conforme aux dispositions de l’article 1348 du
Code Civil mouvement des dossiers
Intégration dans le service des informations produites ou reçues (Fil de l’eau)Dès la création d’un document, intégration dans le Dossier Patient InformatiséDirectement sur Cristal-NetOU Manuscrite Scannérisée Intégration automatique dans Cristal-Net et le Système d’Archivage Electronique (SAE)Enregistrement et intégration dans Cristal-Net des documents extérieurs Lettre du Médecin TraitantDocuments des PompiersRésultats d’examens extérieurs… Scannérisée Intégration automatique dans Cristal-Net
Prescription et administration des soins informatisée
Déploiement en cours (85% de déploiement) Evolution des organisations Dictée numérique Circuit de validation informatisé des
courriers, Comptes rendus…
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Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans les services de soins
Intégration des comptes rendus dans Cristal-NET (Opérationnel) Anapath (DIAMIC) Biologie (LaboServeur) Résumé de Passage aux Urgences (DMU) EFN (Xplore) Imagerie Médicale (Xplore) PACS Anesthésie (OPESIM) Examens de Laboratoire réalisés à l’extérieur Arrêt de la production des comptes rendus papier
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Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans les services Médicotechniques
Méthodologie - Préparation
Préparations des consultations ++++ Gérer au préalable les doublons
Accompagnement d ’un groupe de médecins (4 ou 5 par AMA) Observation Réponses
Meilleures utilisations pour une rapidité de réponse
Nouveaux médecins Epuration du dossier papier par les
AMA
Installation Maquettage Test Eté 2013 début de la
numérisation
Préparation de la NumérisationAccompagnement
Numérisation des Archives Médicales
sept-12 oct-12 nov-12 déc-12 janv-13 févr-13 mars-13 avr-13 mai-13 juin-13 juil-13 août-13 sept-13 octobre 2013 - septembre 2014
Accompagnement Utilisation du DMC par les AMA
Consultations Externes
Dialogue Compétif NumérisationA.O.
Architecture Technique
Maquettage
+ Intégration Cristal-Net
Accompagnement Utilisation du DMC Avec Numérisation
La procédure d’Appel d’Offre Dialogue Compétitif
Publication : 6 septembre 2012 Remise des candidatures : 8 octobre 2012 Audition des 4 candidats : 16 octobre 2012 Groupe d’audition : Médecin responsable GDR, DIM,
Responsable des Archives, Coordonnatrice des AMA, DSI Remise de l'offre initiale 5 novembre 2012 Auditions du 1er dialogue les 15 et 16 novembre 2012 Elimination de 2 candidats Auditions du 2ième dialogue les 18 et 19 décembre 2012 Présentation offre finale le 25 février et 1 mars 2013 : Présence
du Directeur Commission de choix 18 mars 201311
Communication Interne sur le projet
Présentation du Projet au Directoire du 14 février 2012 Présentation de la méthodologie de numérisation au Directeur le 31 juillet
2012 Présentation de l’avancement du projet au Directoire du 13 novembre 2012
Le projet La méthodologie L’appel d’offre en cours
Présentation du Projet à la CME du 27 novembre 2012 Présentation de l’avancement du projet au Directoire du 27 mars 2013 Présentation prévu : prochaine CME en juin 2013
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Les différentes présentations validations par les instanceset
Les principes, la mise en œuvre et les impacts
Principes - Mise en œuvre Impacts
Dès sa numérisation, un Dossier Papier n’est plus adressé
• Les médecins maîtrisent l’utilisation de Cristal-Net • La numérisation au fil de l’eau est opérationnelle.
• Volume des dossiers à numériser
• Coût à la page
• Les AMA suppriment des dossiers papiers les documents inutiles
Destruction des dossiers numérisés.
Réponses des archives de France : «Concernant la destruction des documents papier : l'autorisation de destruction du support papier en cas de numérisation doit être envisagée dans les conditions prévues par la circulaire Archives de France que vous trouverez en copie. Je vous adresserai prochainement à cet effet un projet de protocole de destruction qui vous permettra de procéder à la destruction des dossiers papier au fur et à mesure de leur numérisation. »
Formalisation de la Politique d’Archivage en lien avec les travaux du groupe de travail dans le cadre d’une numérisation et de l’informatisation du dossier patient.
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Les principes, la mise en œuvre et les impacts
Principes - Mise en œuvre Impacts
Les images Radio
Dans la mesure du possible les rendre au patient
Les images Radio qui seront présentes dans les dossiers numérisées seront •Géo référencées dans l’étape de numérisation•Conservées dans des containers•Stockées dans l’établissement
La plateforme Informatique
•Hébergée à l’extérieur, dans le cadre du projet régional piloté par le GCS-D-SISF•Société agrée « Hébergeur de données de santé » par l’ASIP•Engagement de disponibilité 7/7 - 24/24
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Aspects réglementaires de l’archivageBlandine Maurier, GIP AscodocpsyAntoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances
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IntroductionMarie-Noëlle Billebot, ANAP
Politique d’archivageAnne-Marie Bailloux, CHRU de ToursOlivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue
Déclaration des Pratiques d’ArchivageJean-Marc Rietsch, FEDISA
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6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier PatientNathalie Berriau, GIP AscodocpsyAudrey Spiteri, ANAP
Retour d’expérience du CH de GonesseMartine Autran, CH de Gonesse
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Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 16
Les dossiers patient sont des archives
• Le code du patrimoine définit ce que sont les archives‒ Article L 211-1 : « Les archives sont l'ensemble des
documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Les dossiers patient sont donc des archives, dès leur création et quel que soit leur support (électronique ou papier)
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 17
Les dossiers patient peuvent être des archives publiques
• Les établissements publics produisent des archives publiques.
• Les établissements privés chargés d'une mission de service public ne produisent des archives publiques que dans le cadre de cette mission.
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 18
Des obligations pour tous les établissements:La gestion de l'information médicale
• Définition du contenu du dossier patient (code de la santé publique - CSP-, article R 1112-2)
• Des règles d'accès et de communication (CSP , art. L 1111-7, R 1111-1 et 2 et R 1112-1 et 4)
• Une durée de conservation fixée par décret (CSP, art. R 1112-7) : 20 ans à compter de la dernière venue
• Un encadrement de l'externalisation (CSP, art. article L 1111-8)
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 19
Des obligations pour tous les établissements:La protection des données à caractère personnel
• Un encadrement strict par la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 20
Une reconnaissance par la loi de la valeur juridique de l'écrit numérique
• Code civil, articles 1316, 1316-1 à 4.‒ Art. 1316-1 : « L'écrit sous forme électronique est
admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 21
Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public
• La gestion de l'information numérique‒ Le référentiel général de sécurité (arrêté du 6 mai 2010)
‒ Le référentiel général d'interopérabilité (arrêté du 9 novembre 2009)
‒ Ces deux référentiels ont valeur réglementaire et sont la conséquence de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 22
Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public
• La gestion des archives publiques‒ Des règles générales énoncées dans le livre II du code
du patrimoine (CdP, parties législative et réglementaire).
‒ Des règles particulières établies par le service interministériel des Archives de France sous la forme de circulaires interministérielles contraignantes.
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 23
Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public
• La gestion des archives publiques‒ Les hôpitaux sont responsables de la conservation de
leurs archives (CdP, art. L 212-4 et 8) pendant la durée réglementaire de conservation.
‒ Ils doivent ensuite verser celles qui ont un intérêt historique à un service public d’archives.
‒ Tout document d'archives publiques est sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des Archives de France (CdP, art. L 212-4 et R 212-1 à 4).
‒ Toute destruction est contrôlée (CdP, art. L 212-2 et 3).
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 24
Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public
• L’externalisation des archives publiques est encadrée‒ Si un établissement public ou privé chargé d'une mission de
service public souhaite externaliser la conservation de documents ou de données, elle doit le faire chez un prestataire agréé par l'administration des Archives de France (CdP, art. L 212-4 et R 212-19 à R 212-31).
‒ Cet agrément s'ajoute pour le numérique à celui du ministère de la santé.
‒ L’externalisation ne décharge pas l’hôpital de ses responsabilités sur ses archives.
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 25
Des outils pour s’y retrouver
• Des fiches-conseil sur le contexte réglementaire du dossier patient.
• Une annexe présentant l’essentiel des textes législatifs et réglementaires à connaître pour sécuriser la gestion de l’information dans les établissements de santé
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Aspects réglementaires de l’archivageBlandine Maurier, GIP AscodocpsyAntoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances
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IntroductionMarie-Noëlle Billebot, ANAP
Politique d’archivageAnne-Marie Bailloux, CHRU de ToursOlivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue
Déclaration des Pratiques d’ArchivageJean-Marc Rietsch, FEDISA
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6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier PatientNathalie Berriau, GIP AscodocpsyAudrey Spiteri, ANAP
Retour d’expérience du CH de GonesseMartine Autran, CH de Gonesse
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Définition de la politique d’archivage
• C’est une brique de la gouvernance de l’établissement qui contribue à la gestion de son patrimoine,
• Elle constitue l’expression des besoins de cet établissement pour son archivage en termes de sécurité et de services attendus, tant en interne qu’en externe.
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 28
La démarche 1/2 :
• Elle se divise en trois grandes étapes
‒ Mettre en place une démarche en mode projet efficace,
‒ Construire la politique d’archivage,
‒ Faire vivre la politique d’archivage.
La démarche 2/2 :
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 30
Construire la politique d’archivage
• Recenser l’existant‒ Documents papiers et numériques/référentiel
‒ Pratiques en interne et en externe/niveau de sécurité
• Formaliser
• Chiffrer
• ValiderAttention :
1 - cadre législatif
2 - processus à mettre en œuvre papier/numérique
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Les besoins
• Estimer les moyens nécessaires en mode routine
‒ Quels moyens matériels ?
‒ Quels moyens humains ?
‒ Quelles compétences ?
‒ Quel plan d’action ?
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Le suivi de la politique d’archivage
• Il faut impérativement accompagner le projet
‒ Création d’un comité de suivi,
‒ Evaluation de la politique d’archivage,
‒ Contrôle de l’application de la politique d’archivage
‒ Actualisation de la politique d’archivage.
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Aspects réglementaires de l’archivageBlandine Maurier, GIP AscodocpsyAntoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances
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IntroductionMarie-Noëlle Billebot, ANAP
Politique d’archivageAnne-Marie Bailloux, CHRU de ToursOlivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue
Déclaration des Pratiques d’ArchivageJean-Marc Rietsch, FEDISA
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6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier PatientNathalie Berriau, GIP AscodocpsyAudrey Spiteri, ANAP
Retour d’expérience du CH de GonesseMartine Autran, CH de Gonesse
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Principe de la DPA
• Document décrivant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs/besoins définis dans la politique d’archivage
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PA
DPA
MOO
Positionnement de la DPA
PSSI
Cahier des
charges
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Prérequis
• Existence d’une PA (cf. définition des besoins)
• Solution(s) d’archivage mise(s) en œuvre‒ Interne
‒ Externe
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Les principaux éléments de la DPA
• Objectifs
• Périmètre / champ d’application
• Intervenants
• Infrastructures
• Principes de sécurité (compléments / PSSI)
• Description des principales fonctions (formats)
• Suivi / évolution
• Annexes (éléments complémentaires et évolutifs)
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Exemple d’infrastructure
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Objet contenu de données
Information de représentation
Contenu d’information
Information de provenance
Information de pérennisation
Information de contexte
Information d’identification
Information d’intégrité
Contenu d’information Information de pérennisation
Paquet d’information
Information d’empaquetage
Présentation de l’information (ex. OAIS)
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Documents CDA R2 (à implémenter)
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie
entêteentête
Corps non structuré
Corps non structuré
Contenu d’information Information de pérennisation
Paquet d’information
Information d’empaquetage
De l’OAIS au CDA
entêteentête
Corps non structuré
Corps non structuré
InformationpérennisationInformation
pérennisation
InformationempaquetageInformation
empaquetage
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F3. Gestion des données descriptives
F1. Versement
F5. Administration
F2. Stockage
F4. ConsultationCommunication
Informationde
description
PIA
Réponses
PID
PIV
PID
Système Archivage Electronique
SERVICE
VERSANT
UTILISATEURS
Requêtes
Interrogations
Demandes
PIV (SIP), paquet information versée (submission)PIA (AIP), paquet information archivéePID (DIP), paquet information diffusée (dissemination)
Fonctions du SAE
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P1.Recevoirversement
PIV
P2.Vérifiertransmission
P3.Contrôlerconformité
P4.Journaliser
PIV
AR
P7.GénérerPIA
P8.CoordonnerMises à jour
PIA
P5.Consulter
P6.Convertir
PIV
PIV
PIV
ARInformation Identification
AR
F1. FONCTION VERSEMENT
Serviceversant
F2. Stockage
F3. Gestiondonnées
descriptives
Fonction Versement
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P1.RecevoirPIA
ARInformation Identification
P2.Mode de stockage
P3.Détruire
P4.Garantirl’intégrité
P5.Gérer lesmigrations
P7.Fournirstatistiques
P6.PréparerPID
F2. FONCTION STOCKAGE
PIA
PIA
PIAPID
F1. Versement
F3. Gestiondonnées
descriptives
F4. ConsultationCommunication
F5. Administration
Fonction Stockage
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Complément sécurité
• S’assurer du respect (comment ?) des critères‒ Intégrité du contenu informationnel
‒ Confidentialité (contrôle accès / droits-habilitations)
‒ Origine de l’information (signature, …)
‒ Intelligibilité (compréhensible par l’humain)
Caractère authentique et pérenne du document
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie 46
Prévoir les évolutions incontournables
• Evolution technologique (matériel / logiciel)
• Modification des besoins de la PA
• Changement d’infrastructure technique (ex hébergement)
• Ajout de nouvelles fonctionnalités renforçant les fonctions de base (meilleure ergonomie)
• Traitement de la signature électronique• …
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Aspects réglementaires de l’archivageBlandine Maurier, GIP AscodocpsyAntoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances
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IntroductionMarie-Noëlle Billebot, ANAP
Politique d’archivageAnne-Marie Bailloux, CHRU de ToursOlivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue
Déclaration des Pratiques d’ArchivageJean-Marc Rietsch, FEDISA
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6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier PatientNathalie Berriau, GIP AscodocpsyAudrey Spiteri, ANAP
Retour d’expérience du CH de GonesseMartine Autran, CH de Gonesse
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Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 48
Cible :
Directions des établissements de santé publics ou privés
Objectifs :Fournir les éléments essentiels permettant de structurer et gérer l’archivage des dossiers patient
Offrir des arguments nécessaires à la mobilisation des acteurs
Enjeux de l’archivage du dossier patient
EnjeuxMédicauxMédicaux
Organisationnels et financiers
Organisationnels et financiers
TechniquesTechniques
Scientifiques et historiques
Scientifiques et historiques
ImmobiliersImmobiliers
StratégiquesStratégiquesLégaux et réglementaires
Légaux et réglementaires
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Gains générés par l’archivage
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 50
Points d’attention
Risques liés à l’absence de gouvernance
Risques liés à la mise en œuvre de la démarche d’archivage
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Facteurs clés de succès
Gouvernance adaptée et impliquée
Démarche d’archivage organisée en mode projet
Communication autour du projet
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie
Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 53
MERCI DE VOTRE ATTENTION
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Contacts•Martine Autran : [email protected]
•Anne-Marie Bailloux : [email protected]
•Nathalie Berriau : [email protected]
•Marie-Noëlle Billebot : [email protected]
•Olivier Corniou : [email protected]
•Blandine Maurier : [email protected]
•Antoine Meissonnier : [email protected]
•Jean-Marc Rietsch : [email protected]
•Audrey Spiteri : [email protected]