ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO
DE LA BODEGA
INTRODUCCIN:
Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas, en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles permiten a las empresas alcanzar grandes estndares de eficiencia.
Por lo anterior, es necesario utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales, conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega.
Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta debers analizarlos con el mayor inters, utilizando tu capacidad lgica ms que la memorizacin. Si te propones el estudio con entusiasmo y dedicacin, el aprendizaje no te presentar dificultades. Cabe mencionar que, los contenidos estn preparados y programados de tal forma que su comprensin y posterior dominio de la unidad, te servir para desarrollar de mejor forma tus capacidades laborales.
OBJETIVOS Las alumnas sern capaces de:
1. Comprender las funciones fundamentales de la administracin de bodegas, en una empresa industrial.
2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepcin de materiales. 3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus caractersticas y los recursos disponibles. 4. Utilizar tcnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales. 5. Conocer las normas de documentacin de la administracin de bodegas y
utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y tcnicas relacionadas con inventarios de bodega.
Administracin de Bodega y Control de Inventario
ADMINISTRACIN DE BODEGAS La Empresa:
A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.
Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los dirigentes de un rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella.
Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se habla de "empresa industrial", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compaa" o "firma", si bien los ltimos dos trminos se aplicarn generalmente a las empresas del sector privado.
Empresa industrial Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y
distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propsito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los
mismos.
En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades annimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas.
Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las industrias de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por menor ni las pequeas explotaciones agrcolas.
Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:
Administracin de Bodega y Control de Inventario
Carlos A. Sez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator
E_mail: [email protected]
45
PRODUCCIN Industrias manufactureras. Industrias de elaboracin. Industrias extractivas. Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la
edificacin). Agroindustrial (en escala industrial).
Administracin de Bodega y Control de Inventario
Carlos A. Sez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator
E_mail: [email protected]
46
SERVICIOS
Transporte Produccin de energa elctrica y otros
servicios pblicos. Reparacin, conservacin, limpieza y
otros servicios. Distribucin (al por mayor y grandes
comercios de venta al por menor). Hoteles y Restaurantes. Informacin y servicios de esparcimiento.
ACTIVIDAD Realiza un listado de 15 empresas de la zona segn la clasificacin de sus actividades
industriales que reciben dentro de la administracin de bodega. Sugerencias: Busca en las pginas amarillas de la gua de telfonos, en Internet, llama por telfono y consulta, o has una visita a travs de sus sitios Web a
estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan.
Administracin de Bodega y Control de Inventario
Carlos A. Sez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator
E_mail: [email protected]
47
ADMINISTRACION DE BODEGA
Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior de las bodegas.
La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado de
los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin a nuevas recepciones.
PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS
Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter generalista, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.
1. Recepcionar los bienes, materiales y
suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deteriorados o no correspondan a la compra.
2. Informar al Departamento de Adquisiciones
o al Jefe Administrativo segn corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin.
3. Almacenar y resguardar los bienes y
materiales en buenas condiciones de uso.
4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan
Administracin de Bodega y Control de Inventario
Carlos A. Sez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator
E_mail: [email protected]
48
el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc.
5. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" otro documento interno.
6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.
1. RECEPCIN DE MERCADERAS
La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepcin de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa.
Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados.
Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de la compra.
Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.
Administracin de Bodega y Control de Inventario
Carlos A. Sez Andrades
Contador Auditor, Licenciado en Auditoria Relator
E_mail: [email protected]
49
Responsabilidad proveedores
Entregar productos en BUEN ESTADO
SU responsabilidad
Rechazar todo aquello que no venga en perfectas
condiciones. 2. ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas ms adelante.
No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos. 3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERAS
Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.
Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controlados por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora. El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento