Download - ส านักคอมพิวเตอร์ ... e-meeting.pdf · 2019. 1. 22. · คู่มือการใช้งาน โครงการ e-Meeting Version 2.0 ส
คมอการใชงาน
โครงการ e-Meeting Version 2.0
ส านกคอมพวเตอร
มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช
โดย
นาย วชเรศ ขนธโชต
โครงการนไดรบทนอดหนนจากกองทนพฒนาระบบงานคอมพวเตอร
เพองานบรหารและวชาการ ประจ าป 2561
มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช
ค ำน ำ
เนองจากการประชมมความส าคญกบการด าเนนงานตางๆของสาขาวชาในมหาวทยาลย เชน
การวางแผนงาน การเตรยมงาน หรอเพอใหงานทด าเนนบรรลวตถประสงคและ เปาหมายของหนวย
งาน การจดการประชมทเพมมากขนท าใหเกดปญหาการใชกระดาษในการจดการประชมท าใหเสย
คาใชจายในการจดท าเอกสาร ปญหาจดเกบเอกสารทมปรมาณทเพมมากขนท าใหเกดการศนยหาย
ของเอกสาร และปญหาการคนหาเอกสารการประชมในหวขอการประชมทไดมการด าเนนการประชม
ไปแลว
ระบบ e-Meeting Version 2.0 พฒนาขนมาเพอชวยในการแกไขปญหาตางๆทเกดขนจาก
การประชมแบบดงเดม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Electronics document) แทนระบบกระดาษ
เพอลดจ านวนการใชกระดาษ การจดเกบเอกสารแบบอเลกทรอนกส ลงในฐานขอมลกลาง (Data
server) ลดการจดเกบเอกสารในรปแบบกระดาษ สามารถเขาถงเอกสารไดงายโดยผานระบบ
เครอขาย (intranet) ในมหาวทยาลย และสามารถคนหาเอกสารการประชม (Search) ในหวขอทได
ท าการประชมไปแลว
แนวความคดในการพฒนาระบบโปรแกรมคอมพวเตอร คอท าอยางไรใหสามารถลดขนตอน
การท างานของผปฎบตงานทมอยเดม ชวยลดเวลาการท างานใหผปฎบตงานไดน าเวลาไปใชในการคด
และพฒนาทกษะทางดานอนๆ ลดความซ าซอนของงานแบบดงเดมและเพมความรวดเรวในการ
ปฎบตงาน
ผพฒนาระบบหวงวาระบบ e-Meeting Version 2.0 จะเปนเครองมอทชวยในการขบเคลอน
และพฒนามหาวทยาลนสโขทยธรรมาธราชไมมากกนอย
นาย วชเรศ ขนธโชต
28 กรกฎาคม 2561
สำรบญ
รายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบ .................................................................................................... 4
1 ผดแลระบบ (Admin) ........................................................................................................... 4
1.1. ระบบยนยนตวตน login (Admin) ........................................................................... 5
1.2 ระบบจดการครงทการประชม .................................................................................. 7
1.3 ระบบจดการวาระการประชม ................................................................................. 12
1.4 ระบบจดการหวขอการประชม ................................................................................ 15
1.5 ระบบคนหาเอกสารการประชม (Search) .............................................................. 19
1.6 ระบบสงคนรหสผาน ............................................................................................... 23
2 ผใชงาน (user).................................................................................................................... 26
2.1 เรยกดหวขอการประชม .......................................................................................... 26
2.2 หนาจอแสดงวาระการประชม และ เรยกดเอกสารการประชม ............................... 28
2.3 เรยกดเอกสารการประชม ....................................................................................... 30
2.4 คนหาเอกสารการประชม ....................................................................................... 31
2.5 ระบบสงคนรหสผาน ............................................................................................... 35
สำรบญภำพ
ภาพท 1 แสดงการท างานทงหมดของระบบงานรายงานการประชม V 2.0 ....................................... 2
ภาพท 2 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบ ...................................................................... 4
ภาพท 3 ภาพแสดงวธการท าระบบยนยนตวตน ................................................................................ 5
ภาพท 4 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบยนยนตวตน login ......................................... 6
ภาพท 5 ภาพแสดงวธการใชงานระบบ login ................................................................................... 7
ภาพท 6 แสดงการท างานของระบบจดการครงทการประชม ............................................................ 8
ภาพท 7 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลครงทการประชม ..................................................... 8
ภาพท 8 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชม ................................................................................ 9
ภาพท 9 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชมขนตอนท 1 ............................................................ 10
ภาพท 10 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชมขนตอนท 2-7 ...................................................... 10
ภาพท 11 วธการแกไข/ลบ ครงทการประชมขนตอนท 1 ................................................................ 11
ภาพท 12 วธการแกไข/ลบ ครงทการประชมขนตอนท 2-6 ............................................................ 12
ภาพท 13 ภาพแสดงหนาจอระบบจดการวาระการประชม ............................................................. 13
ภาพท 14 รายละเอยดหนาจอแสดงผลวาระการประชม ................................................................. 14
ภาพท 15 ภาพขนตอนการท างานของระบบจดการหวขอการประชม ............................................. 16
ภาพท 16 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบจดการหวขอการประชม ............................ 16
ภาพท 17 ภาพแสดงวธการเพมหวขอการประชมขนตอนท ............................................................. 17
ภาพท 18 ภาพแสดงวธการเพมหวขอการประชมขนตอนท 2-4 ...................................................... 18
ภาพท 19 ภาพแสดงวธการแกไข/ลบ หวขอการประชมขนตอนท ................................................... 18
ภาพท 20 ภาพแสดงวธการแกไข/ลบ หวขอการประชมขนตอนท 2-5 ............................................ 19
ภาพท 21 ภาพแสดงระบบคนหาเอกสารการประชม ...................................................................... 20
ภาพท 22 ภาพแสดงรายละเอยดการแสดงผลระบบคนหาเอกสารการประชม ................................ 21
ภาพท 23 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 1-3 ...................................... 22
ภาพท 24 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 4 ......................................... 23
ภาพท 25 ภาพแสดงขนตอนระบบสงคนรหสผาน ........................................................................... 24
ภาพท 26 ภาพแสดงรายละเอยดขอมลระบบการสงรหสผาน ......................................................... 24
ภาพท 27 ภาพแสดงขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน .................................................................... 26
ภาพท 28 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลครงทการประชม ................................................. 27
ภาพท 29 ภาพแสดงขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชม ..................................... 28
ภาพท 30 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอระบบแสดงวาระการประชม ............................................. 29
ภาพท 31 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 1-2 ............................... 30
ภาพท 32 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 3 ................................... 31
ภาพท 33 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 4 ................................... 31
ภาพท 34 คนหาเอกสารการประชม ................................................................................................ 32
ภาพท 35 รายละเอยดการแสดงผลระบบคนหาเอกสารการประชม ................................................ 33
ภาพท 36 วธการใชงานคนหาเอกสารการประชม ........................................................................... 34
ภาพท 37 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 4 ......................................... 35
ภาพท 38 ภาพแสดงขนตอนระบบสงคนรหสผาน ........................................................................... 36
ภาพท 39 ภาพแสดงรายละเอยดขอมลระบบการสงรหสผาน ......................................................... 37
ภาพท 40 ภาพแสดงขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน .................................................................... 38
คมอกำรใชงำนระบบ
คมอการใชงานระบบ e-Meeting Version 2.0 จดท าขนเพออธบายรายละเอยดการท างาน ขนตอนการ
ท างาน อธบายรายละเอยดความส าคญของระบบ การแสดงหนาจอของระบบตางๆและวธการใชงานของ
ระบบ โดยจะแบงการอธบายระบบตางๆออกเปนระบบยอย เพอใหผอานสามารถเขาใจถงรายละเอยดการ
ท างานทงหมดของระบบ e-Meeting Version 2.0 จนสามารถน าไปสใชงานระบบไดอยางสมบรณ
การท างานของระบบนนจ าเปนทจะตองจดการเอกสารการประชมไดดวยระบบอเลคทรอนคเพอให
สามารถใชงานผานเครอขายภายในมหาวทยาลย (intranet) เพอเพมความสะดวกในการเขาถงเอกสารการ
ประชมผานทางระบบเครอขายและชวยลดจ านวนกระดาษทเกดขนจากการประชม สามารถจดการผใชงานได
ผานระบบจดการผใชงานโดยสามารถแบงผเขาใชงานออกเปน 2 ประเภทคอ ผใชงานทวไป (user) ทสามารถ
เรยกดเอกสารการประชมและคนหาหวขอการประชมได และผดแลระบบ (Admin) ทสามารถเพม แกไข ลบ
เอกสารการประชม เพมหวขอวาระการประชมได สามารถแกไข เพม ลบ หวขอวาระการประชมได และระบบ
ยงสามารถคนหาเอกสารทจดเกบเอาไวยอนหลงโดยใชค าคนทตองการคนหา สามารถคนหาไดทงแบบครงท
การประชม และวาระการประชมท าใหคนหาเอกสารไดอยางสะดวกรวดเรว โดยการออกแบบหนาจอแบง
ออกเปน 2 ระบบยอยๆคอ 1 ระบบส าหรบผดแลระบบ และ 2 ระบบส าหรบผเขาประชม โดยวธการท างาน
สามารถแสดงไดตามภาพท 1
2
Start
เขาสระบบ
จดการเอกสารการประชม- เพมครงทวาระการประชม- เพมหวขอการประชม- เพมเอกสารการประชม
- เรยกดวาระการประชมเอกสารการ ประชม- คนหาเอกสารการประชม
เอกสารการประชม
End
ตรวจสอบสถานะภาพ
Admin
User
ออกจากระบบ
ภำพท 1 แสดงการท างานทงหมดของระบบงานรายงานการประชม V 2.0
3
เมอออกแบบแลวเสรจสามารถออกแบบหนาจอการใชงานระบบไดดงน
1.ระบบ ผดแลระบบ (Admin) ระบบทผดแลระบบสามารถเขาใชงานได ประกอบไปดวย
ระบบจดการเอกสารการประชม
1. ระบบการตรวจสอบสทธการเขาใชงาน
2. ระบบเพมวาระการประชม
3. ระบบเพมเรองการประชมในวาระการประชม
4. ระบบคนหาเรอง หวขอ การประชม
ระบบจดการผใชงาน
1. เพมผใชงานในระบบ
2. จดการสทธการใชงานในระบบ
3. แกไขขอมลผใชงานในระบบ
2.ระบบ ผใชงานระบบ (User) ประกอบไปดวย
1. ระบบการตรวจสอบสทธการเขาใชงาน
2. ระบบเรยกดวาระการประชม
3. ระบบเรยกดเอกสารการประชม
4. ระบบเรยกดหวขอการประชม
5. ระบบคนหาเรอง หวขอ การประชม
4
รายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบ
ภาพแสดงโครงสรางหนาจอทงหมดของระบบ e-meeting Version 2.0 โดยสามารถแบงตามภาพท 2
ำสระบบLogin.aspx
ระบบAdmin
ำ ระช มUser
ระบบ กำร ใชงำนHistory.aspx
พ ม ก บ ใชงำนระบบHistory_Add.aspx
ระบบ ส ง อกสำรกำร ระช มShowmeeting.aspx
ระบบ ส ง อกำร ระช มuserYear.aspx
ระบบ ส ง อกสำรกำร ระช มShowmeetingUser.aspx
e-Meeting Version 2.0
พ ม ก บ ก อกำร ระช มAdminMeeting.aspx
ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช มSearch.aspx
ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช มSearch.aspx
ระบบสงคนร ส ำนMailToSend.aspx
ระบบสงคนร ส ำนMailToSend.aspx
ภำพท 2 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบ
1 ระบบ (Admin)
ระบบนเปนระบบทท าการก าหนดสทธการเขาใชงานในระบบตางๆ โดยระบบจะแยกผใชงานออก
ดงตอไปน ผดแลระบบ (Admin) คอ หนาจอทใชในการเขาถงระบบ โดยใชชอผใช กบรหสผาน เพอเปนการ
ระบตวตน โดยวธการท างานสามารถแสดงไดดงน
5
ระบบยนยนต ตน login (Admin)
คอระบบทท าการแยกกลมผใชงานตามสทธการเขาใชงานในระบบตางๆ โดยระบบจะแยกผใชงาน
ออกเปนผดแลระบบ (Admin) และ ผใชงานทวไป (user) โดยการเขาใชงานระบบนนใชวธการยนยนตวตนเขา
สระบบ (login) โดยใชชอผใช (username) กบรหสผาน (password) ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบเปน
การระบตวตน โดยในสวนของผดแลระบบนนสามารถแสดงวธการยนยนตวตนไดดงภาพท 3
Start
เขาสระบบ Admin
Login เขาสระบบ
end
Yes
No
ภำพท 3 ภาพแสดงวธการท าระบบยนยนตวตน
1.1.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ระบบยนยนต ตน login
โดยลกษณะหนาจอการแสดงผลระบบยนยนตวตน login มรายละเอยดหนาจอ ดงภาพท 4
6
ภำพท 4 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบยนยนตวตน login
โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน
1) ชอผใชงาน (username) คอ ชอ user ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ
2) รหสผาน (password) คอ รหสผานทไดท าการลงทะเบยนไวคกบ username
3) ปมตกลง คอ ปมทท าการตรวจสอบขอมล user และ password เพอเขาสระบบ
4) ลมรหสผาน คอปมทเชอมโยงไปสหนาสงคนรหสผาน และ ผดแลระบบ
1.1.2 ธกำรใชงำนระบบยนยนต ตน (login)
วธการ login เมอตองการเขาสระบบ หนาจอยนยนตวตน (login) โดยจะอยในหนาแรกหรอจะแสดง
เมอเขาสระบบในครงแรก เมอตองการเขาสระบบจะแสดงหนาจอโดยมขนตอนการท างานดงภาพท 5 และม
วธการใชงานดงน
7
ภำพท 5 ภาพแสดงวธการใชงานระบบ login
1) ใส ชอผใชงาน (username) ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ ใหท ากรอกใส ชอผใชงาน ลง
ไปในชองน
2) ใส รหสผาน (password) ทไดท าการลงทะเบยนไวคกบ ชอผใชงาน (username) ท าการ
กรอกรหสผานลงในชองน
3) ปมตกลง เมอท าการกรอกขอมลครบถวนเรยบรอยแลวจากนนท าการกดปมตกลงระบบจะ
ท าการตรวจสอบขอมล user และ password วาตรงกบทไดลงทะเบยนไวในระบบหรอไม
เมอถกตองตามเงอนไขผใชงานจงจะสามารถเขาใชงานระบบได
4) ลมรหสผาน เมอผใชงานไมสามารถเขาใชงานไดเนองจากรหสไมถกตอง ใหท าการเลอกทปม
ลมรหสผาน เพอท าการเขาสกระบวนการสงขอมล user และ password ทถกตองตอไป
ระบบ กำรครงทกำร ระช ม
คอ ระบบแสดงครงทประชม ระบบสามารถแสดงครงทประชมตางๆได เชน วนทประชม ครงทประชม
สามารถแกไขหรอลบครงทประชม โดยระบบนผดแลระบบ (Admin) สามารถเขาใชงานไดเทานน ระบบ
สามารถท าการเพม แกไข ลบ ขอมลตางๆได โดยเอกสารการประชมจะท าการแยกออกเปนครงทการประชม
โดยในครงทการประชมนนจะมวาระการประชม โดยระบบครงทประชมจะมขนตอนวธการการท างานดงภาพ
ท 6
8
Start
เพมแกไขหวขอการประชม
เขาสระบบ user
แสดงเอกสารการประชม
end
admin
User
ภำพท 6 แสดงการท างานของระบบจดการครงทการประชม
1.2.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ครงทกำร ระช ม
มรายละเอยดหนาจอดงภาพท 7 โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน
ภำพท 7 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลครงทการประชม
9
1) วนท คอ วนททท าการประชม
2) ครงทการประชม คอ ครงในการประชมโดยหนงปอาจมหลายครงการประชม
3) แกไข/ลบ คอ ปมคลกไปยงระบบแกไข/ลบ เมอตองการแกไขขอมลตางๆ
4) เพมครงทการประชม คอ ปมคลกไปยงระบบเพมครงการประชม เพอเพมครงการประชมใน
ครงตอไป
5) กลบสหนาหลก คอ ปมคลกไปยงหนาหลกเมอตองการกลบสหนาหลก
1.2.2 ธกำร พ มครงทกำร ระช ม
วธการเพมครงทการประชมเขาสระบบ เมอคลกปมเพมปการประชม เขามาในหนาจอนแลว
(AdminEditPage1.aspx) ใหท าการกรอกขอมลตางๆใหครบถวน โดยมขนตอนการท างานตามภาพท 8
ภำพท 8 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชม
10
ขนตอนการใชงานการเพมครงทการประชม
1) ท าคลกทปมเพมปการประชม
ภำพท 9 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชมขนตอนท 1
2) ท าการกรอก ปการประชม ทตองการ เชน 2561
3) ท าการกรอก ครงการประชม ทตองการ เชน ครงท 1 เปนตน
4) ท าการกรอก วนทประชม ทตองการ โดยเรมจาก วน/เดอน/ป (dd/mm/yyyy)
5) ท าการเพม เอกสารการประชม เอกสารทเพมเขาในระบบจ าเปนตองเปนไฟล pdf เทานน
ภำพท 10 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชมขนตอนท 2-7
11
1.2.3 ธกำร ก / บ ครงทกำร ระช ม
ขนตอนการใชงานการแกไข/ลบ ครงทการประชม
1) ท าเลอกปทตองการท าการแกไข จากหนาแสดงเอกสารการประชม โดยคลกทเมน แกไข/ลบ
เพอท าการเขาสระบบแกไขครงทการประชม
ภำพท 11 วธการแกไข/ลบ ครงทการประชมขนตอนท 1
2) เมอตองการแกไขปการประชมใหท าการแกไขทชองปการประชม
3) เมอตองการแกไขครงการประชมใหท าการแกไขทชอง ครงการประชม
4) เมอตองการแกไขวนทประชมใหท าการแกไขทชองวนทประชม
5) เมอตองการแกไขเอกสารการประชมใหท าการแกไขทชองเอกสาร
6) เมอท าการการแกไขเรยบรอยแลวใหท าการกดปมแกไขเพอท าการบนทกขอมลตอไป
12
ภำพท 12 วธการแกไข/ลบ ครงทการประชมขนตอนท 2-6
ระบบ กำร ำระกำร ระช ม
ระเบยบวาระ คอ ใหเขยนหวเรองหรอญตตทจะประชมเรยงตามล าดบไป ตามระเบยบ ส านก
นายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดก าหนดระเบยบวาระโดยเรยงตามล าดบดงนหนาจอทแสดง
ขอมลทงหมดของการประชมในแตละครง โดยแสดงถงเอกสารการประชม วาระการประชมทงหมดโดยผดแล
ระบบสามารถเพม ลบ แกไข ขอมลตางๆตามวาระทตองการได ระบบแสดงวาระการประชมเมอไดเขามาใน
ระบบในสวนของระเบยบวาระการประชม (Showmeeting.aspx) รายละเอยดหนาจอแสดงผลวาระการ
ประชมโดยจะแสดงรายละเอยดเอกสารการประชม ครงทประชม วนทประชม วาระการประชม หวขอการ
ประชมในแตละวาระการประชม ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ ระเบยบวาระท 2
เรองการรบรองการประชม ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนองระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา
ระเบยบวาระท 5 เรองทกทวงระเบยบวาระท 6 แจงทราบ ระเบยบวาระท 7 เรองอนๆ ดงหนาจอทแสดง
ขอมลทงหมดของการประชมในแตละครง โดยแสดงในเอกสารการประชม วาระการประชมทงหมดโดยผดแล
ระบบสามารถเพม ลบ แกไข ขอมลตางๆตามวาระทตองการไดโดยแสดงรายละเอยดดงภาพท 13
13
ภำพท 13 ภาพแสดงหนาจอระบบจดการวาระการประชม
1.3.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ำระกำร ระช ม
เมอเขาสหนาระบบแสดงเอกสารการประชม ระบบจะแสดงรายละเอยดทงหมดของเอกสารการ
ประชม โดยระบบถอเปนหนาหลกในการใชงานระบบนเลยกวาได โดยรายละเอยดหวขอตางๆสามารถแสดงได
ตามภาพท 14 โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน
14
ภำพท 14 รายละเอยดหนาจอแสดงผลวาระการประชม
1) เอกสารการประชม คอ แสดงถงการประชมครงทเทาไรปอะไร
2) วนทประชม คอ วนทท าการประชม
3) เรยกดเอกสาร คอ เอกสารการประชมในครงทการประชม แสดงเปนไฟล PDF
4) ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ
15
5) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ คอ เมอ
ตองการเพมหวขอการประชมเรองทประธานแจงใหทประชมทราบ
6) ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองการประชม
7) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองการประชม คอ เมอตองการเพม
หวขอการประชม
8) ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง
9) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง คอ เมอตองการเพมหวขอการประชม
10) ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา
11) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา คอ เมอตองการ
เพมหวขอการประชม
12) ระเบยบวาระท 5 เรองทกทวง
13) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 5 เรองทกทวง คอ เมอตองการเพมหวขอการประชม
14) ระเบยบวาระท 6 แจงทราบ
15) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 6 แจงทราบ คอ เมอตองการเพมหวขอการประชม
16) ระเบยบวาระท 7 เรองอนๆ
17) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 7 เรองอนๆ คอ เมอตองการเพมหวขอการประชม
ระบบ กำร อกำร ระช ม
คอ หวขอการประชมทตองการท าการประชมโดยหวขอการประชมจะแยกตามวาระการประชม โดย
แตละวาระการประชมนนมไดหลายหวขอการประชม หวขอการประชมมความส าคญในการอธบายเนอหาของ
เอกสารเปรยบเสมอนสารบญของบนทกการประชมในแตละครงการประชม ท าใหผใชงานสามารถทราบไดวา
ในแตละครงวาระมการประชมในหวขออะไรบางและยงชวยในสวนของการคนหาเอกสารยอนหลง ท าให
สามารถคนเอกสารการประชมจากค าคนทเราตองการคนหาไดดยงขนอกดวย การเพมหวขอการประชมโดย
สามารถแยกออกเปนวาระตางๆ โดยมวธการท างานดงตอไปน ตามภาพท 15
16
Start
- -
end
ภำพท 15 ภาพขนตอนการท างานของระบบจดการหวขอการประชม
1.4.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ระบบ กำร อกำร ระช ม
โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน
ภำพท 16 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบจดการหวขอการประชม
17
1) เพมหวขอการประชม คอ แสดงใหเหนถงครงทการประชมทตองการเพมหวขอการประชม
2) ระเบยบวาระท คอ แสดงระเบยบวาระการประชมทตองการเพมหวขอการประชม
3) หวขอการประชม คอ หวขอการประชมทตองการเพมเขาไปในวาระการประชม
4) เอกสารการประชม คอ เอกสารทตองการเพมเขาไปจ าเปนตองเปนรปแบบ pdf โดย
สามารถทจะ ไมใสขอมลไดหากไมตองการจะใสขอมล
5) ปมตกลง เมอท าการกรอกขอมลทตองการเพมเรยบรอยแลว ใหท าการกดปมตกลงเพอท า
การบนทกขอมลลงไปในระบบตอไป
1.4.2 ธกำร พ ม อกำร ระช ม
วธการเพมครงทการประชมเขาสระบบ เมอคลกปมเพมปการประชมเขามาในหนาจอนแลว
(AdminEditPage1.aspx) ใหท าการกรอกขอมลตางๆใหครบถวน โดยมขนตอนการท างานดงนดงตอไปน
ขนตอนการใชงานการเพมหวขอการประชม
1) ท าการเลอกหวขอการประชมทตองเพม
ภำพท 17 ภาพแสดงวธการเพมหวขอการประชมขนตอนท
2) ท าการกรอกขอมลหวขอการประชมในชองหวขอการประชม
3) ท าการเลอกไฟลทตองการบนทกในชอง เอกสารการประชม เชนไฟลรายละเอยดตางๆในการ
ประชม หรอไฟลบนทกการประชม หากไมมกไมจ าเปนตองใส
4) เมอท าการกรอกขอมลเรยบรอยแลวใหท าการกดตกลงเพอท าการบนทกลงฐานขอมล
18
ภำพท 18 ภาพแสดงวธการเพมหวขอการประชมขนตอนท 2-4
1.4.3 ธกำร ก / บ อกำร ระช ม
ขนตอนการใชงานการแกไข/ลบ หวขอการประชม
1) เมอตองการแกไขหวขอการประชมทตองการแกไข
ภำพท 19 ภาพแสดงวธการแกไข/ลบ หวขอการประชมขนตอนท
2) เมอตองการแกไขหวขอการประชมการประชมในชองหวขอการประชม
3) เมอตองการแกไข เอกสารการประชม เชนไฟลรายละเอยดตางๆในการประชม หรอไฟล
บนทกการประชม หากไมมกไมจ าเปนตองใส
4) เมอท าการกรอกขอมลเรยบรอยแลวใหท าการกดตกลงเพอท าการแกไขขอมลจากนนระบบ
จะท าการบนทกลงฐานขอมล
19
ภำพท 20 ภาพแสดงวธการแกไข/ลบ หวขอการประชมขนตอนท 2-5
ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช ม (Search)
คอ การคนหาเอกสารการประชมดวยค าคนทผใชงานตองการ เมอผใชงานระบบตองการคนหา
เอกสารการประชมยอนหลงในหวขอทตองการ ระบบคนหาเอกสารการประชมชวยเพมความสะดวกรวดเรวใน
การประชม ยกตวอยางเชน การประชมหวขอหนงๆนนอาจมการประชมหลายครงอาจท าใหเราไมสามารถ
จดจ าเนอหาในการประชมครงอนๆได ผประชมอาจตองหาเอกสารการประชมกอนหนานเพอท าใหทราบถง
เนอหาทไดท าการประชมกอนหนาน ในกระบวนการท างานแบบเดมผดแลระบบจ าเปนทจะตองกลบไปคนหา
เอกสารการประชมกอนหนาทไดท าการจดเกบเอาไว ซงบอยครงเกดความลาชาในกระบวนการคนหาและการ
รวบรวมเอกสารการประชมอาจเกดความไมครบถวนของเอกสารการประชม และการจดเกบเอกสารการ
ประชมแบบกระดาษนนอาจท าใหเกดเกดการสญหายของเอกสารการประชมอกดวย ซงเมอผดแลระบบไดท า
การเกบเอกสารการประชมไวในระบบแลว ระบบจงสามารถท าการคนหาเอกสารการประชมโดยผานค าคนท
ผใชงานตองกาคนหาท าใหประหยดเวลาในการคนหาเอกสารการประชม สามารถคนหาเอกสารการประชมได
อยางครบถวน และสามารถแสดงผลทางผานหนาจอคอมพวเตอรไดจงไมจ าเปนตองปรนเอกสารออกมาเพอท า
การอานท าใหประหยดกระดาษแลวลดจ านวนเอกสารการประชมอกดวย โดยวธการคนหามวธและขนตอนก
ท างานดงน
20
Start
แสดงขอมล- หวขอการประชม- ครงทประชม/ปทประชม- วนทประชม- เอกสารการประชม
คนหาขอมลใสค าคนทตองการ
end
ไมพบขอมลทตองการ
No
Yes
ภำพท 21 ภาพแสดงระบบคนหาเอกสารการประชม
1.5.1 รำย ะ อย กำร ส ง ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช ม
เมอท าการคนหาแลว ระบบจะท าการแสดงรายละเอยดทระบบพบในหวขอตางๆ โดยค าคนทใชจะ
แสดงเปนสแดงเพอใหทราบถงค าคนทปรากฎใหเอกสารนนๆ โดยสะแดงรายละเอยดตางๆ โดยรายละเอยด
ตางๆ ออกมาดงภาพ
21
โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน
ภำพท 22 ภาพแสดงรายละเอยดการแสดงผลระบบคนหาเอกสารการประชม
1) ค าทคนเจอ คอค าทเราตองการคนหาในค าคน
2) หวขอการประชม
3) วาระการประชม คอวาระทไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเราตองการ
4) การประชมครงท
5) วนทประชมคอวนททไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเราตองการ
6) เรยกดเอกสารการประชม คอเอกสารทไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเรา
ตองการ
22
1.5.2 ธกำรคน ำ อกสำรกำร ระช ม
โดยมขนตอนการท างานดงนดงตอไปน
ขนตอนการใชงานการคนหาเอกสารการประชม
1) เลอกทเมนหวขอ คนหาหวขอการประชม
2) ใหใสขอมลทตองการดวยค าคนทตองการคนหาในชองคนหาขอมล ยกตวอยางเชนตองการ
คนหาขอมลการประชมทเกยวกบเวบไซต ใหท าการใสค าคนวา” เวบไซร” ระบบจะท าการ
ประมวลผลเพอท าการเปลยบเทยบค าคนทตองการคนหาวาปรากฎอยในประโยคใดของ
เอกสารการประชมบาง
3) เมอใสค าคนทตองการแลวใหท าการกดทปมตกลงเพอใหระบบท าการประมวลผล
ภำพท 23 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 1-3
4) เมอท าการคนหาขอมลเรยบรอยแลว เมอระบบพบค าคนทตองการคนหาอยหวขอการ
ประชม ระบบจะแสดงรายละเอยดตางๆทท าการคนพบ
23
ภำพท 24 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 4
ระบบสงคนร ส ำน
คอระบบทท าการสงรหสคนใหกบผทไดรบการลงทะเบยนไว โดยระบบจะท าการสงรหสผใชงา น
(username) และ รหสผาน (password) เมอตรวจสอบพบวา e-mail ไดทมการแจงสงกลบเปน e-mail ทได
มการลงทะเบยนไวกบระบบโดยแสดงระบบการท างานดงภาพ 25
24
Start
สง username และ Password คนกลบไปท
ใส E-mail ทไดท าการลงทะเบยน
end
No
Yes
ไมพบ e-mail ของทานในระบบ กรณาตดตอ Admin
ภำพท 25 ภาพแสดงขนตอนระบบสงคนรหสผาน
1.6.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ระบบสงคนร ส ำน
โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน
ภำพท 26 ภาพแสดงรายละเอยดขอมลระบบการสงรหสผาน
25
1) กรอก e-mail เพอท าการสงรหสผานกลบ
2) ปมตกลง คอ ปม
3) ตดตอผดแลระบบ คอการแสดงรายชอผดแลระบบ e-meeting ทไดลงทะเบยนไวในระบบ
ผใชงานสามารถตดตอสอบถามการใชงานหรอตองการจะลงทะเบยนใชงานระบบไดตาม
รายชอผดแลระบบ
1.6.2 ธกำรใชงำนระบบสงคนร ส ำน
เมอผใชงานระบบ e-meeting V2.0 เขารหส user หรอ password ผดพลาดหรอไมสามารถเขารหส
เพอใชงานระบบได ผใชงานสามารถกรอง e-mail ทไดท าการลงทะเบยนไวกบระบบ e-meeting V2.0 เมอ
กรอง e-mail เสรจเรยบรอยแลวจากนนใหด าเนนการกดปมตกลง ระบบจะน า e-mail ไปท าการตรวจสอบวา
ตรงกบ e-mail ทตรงกบในระบบหรอไม ถาตรวจสอบแลวไมพบวาไมตรงกบในระบบ ระบบจะท าการแจงให
ผใชงานทราบโดยปรากฏเปนขอความวา “ไมพบ e-mail ของทานในระบบ กรณาตดตอ Admin” เพอให
ผใชงานตดตอกบผดแลระบบตอไป แตถาตรวจสอบแลวตรงกบ e-mail ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ
ระบบจะท าการสง user และ password ใหทาง e-mail ททานไดท าการลงทะเบยนเอาไวเพอเขาใชงานใน
ระบบตอไป โดยวธการใชงานระบบมวธการและขนตอนดงน
ขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน
26
ภำพท 27 ภาพแสดงขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน
1) ท าการกรอก e- mail ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ
2) เมอใส e-mail ถกตองแลวใหท าการตกลงเพอท าการสง e-mail
3) หาก e-mail ททานกรอกไมถกตองใหท าการตดตอผดแลระบบซงจะปรากฎอยในชอดานลาง
2 ใชงำน (user)
เมอผใชงานระบบไดท าการแสดงตวตนในหนา login ส าเรจแลว หนาแรกทเขามาคอหนาหวขอการ
ประชมโดยหวขอการประชมนนจะแสดงวนทประชมและครงทประชม ผเขารวมประชมสามารถเขาใชงานครง
ทประชมทผใชงานตองการผานหนานไดโดยระบบจะแสดงการท างานและวธการใชงานดงน
รยก อกำร ระช ม
2.1.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ครงทกำร ระช ม
เมอผใชงานระบบ (user) เขา login เขามาในระบบแลวจะปรากฎหนา หวขอการประชม (userYear.aspx)
โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน
27
ภำพท 28 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลครงทการประชม
1) วนท คอ วนทท าการประชม
2) ครงทการประชม คอ ครงในการประชมโดยหนงปอาจมหลายครงการประชม
2.1.2 ธกำร รยก รยก อกำร ระช ม
ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชม
1) คลกทเมน หวขอการประชม
2) เลอกครงทการประชมทตองการ จากนนใหคลกหวขอการประชมทตองการ
28
ภำพท 29 ภาพแสดงขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชม
นำ อ ส ง ำระกำร ระช ม ะ รยก อกสำรกำร ระช ม
เมอท าการเลอกหวขอการประชมเรยบรอยแลว จากนนจะเขามาสหนาวาระการประชมผเขาประชม
สามารถเขามาเลอกดเอกสารการประชมไดจากทนพรอมแสดงถงรายละเอยดของวาระการประชมทงหมดอก
ดวย
2.2.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ำระกำร ระช ม ะ รยก อกสำรกำร ระช ม
โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลดงตอไปน
29
ภำพท 30 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอระบบแสดงวาระการประชม
1) เอกสารการประชม คอ แสดงถงการประชมครงทเทาไรปอะไร
2) วนทประชม คอ วนทท าการประชม
3) เรยกดเอกสาร คอ เอกสารการประชมในครงทการประชม แสดงเปนไฟล PDF
4) ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ
5) ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองการประชม
6) ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง
7) ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา
8) ระเบยบวาระท 5 เรองทกทวง
9) ระเบยบวาระท 6 แจงทราบ
10) ระเบยบวาระท 7 เรองอนๆ
30
รยก อกสำรกำร ระช ม
การเรยกดเอกสารการประชมเมอท าการเลอกครทประชมทตองการเรยบรอยแลว เมอเขาสหนา
เรยกดเอกสาร ระบบจะท าการประมวลผลเพอแสดงรายละเอยดตางๆในเอกสารการประชม โดยเอกสารจะ
ปรากฎอยในหนาแสดงเอกสารการประชม (ShowmeetingUser.aspx) การเรยกดเอกสารการประชมม
วธการใชงานดงน
2.3.1 ธกำร รยก รยก อกำร ระช ม
ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชม
1) เลอกทเมนหวขอการประชม
2) ท าการเลอกครงทการประชมทตองการ
ภำพท 31 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 1-2
3) เลอกทขอความเรยกดเอกสาร
31
ภำพท 32 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 3
4) เมอท าการเลอกเอกสารการปะชมเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงเอกสารการประชมออกมา
ภำพท 33 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 4
คน ำ อกสำรกำร ระช ม
คอ การคนหาเอกสารการประชมดวยค าคนทผใชงานตองการ เมอผใชงานระบบตองการคนหา
เอกสารการประชมยอนหลงในหวขอทตองการ ระบบคนหาเอกสารการประชมชวยเพมความสะดวกรวดเรวใน
การประชม ยกตวอยางเชน การประชมหวขอหนงๆนนอาจมการประชมหลายครงอาจท าใหเราไมสามารถ
32
จดจ าเนอหาในการประชมครงอนๆได ผประชมอาจตองหาเอกสารการประชมกอนหนานเพอท าใหทราบถง
เนอหาทไดท าการประชมกอนหนาน ในกระบวนการท างานแบบเดมผดแลระบบจ าเปนทจะตองกลบไปคนหา
เอกสารการประชมกอนหนาทไดท าการจดเกบเอาไว ซงบอยครงเกดความลาชาในกระบวนการคนหาและการ
รวบรวมเอกสารการประชมอาจเกดความไมครบถวนของเอกสารการประชม และการจดเกบเอกสารการ
ประชมแบบกระดาษนนอาจท าใหเกดเกดการสญหายของเอกสารการประชมอกดวย ซงเมอผดแลระบบไดท า
การเกบเอกสารการประชมไวในระบบแลว ระบบจงสามารถท าการคนหาเอกสารการประชมโดยผานค าค นท
ผใชงานตองกาคนหาท าใหประหยดเวลาในการคนหาเอกสารการประชม สามารถคนหาเอกสารการประชมได
อยางครบถวน และสามารถแสดงผลทางผานหนาจอคอมพวเตอรไดจงไมจ าเปนตองปรนเอกสารออกมาเพอท า
การอานท าใหประหยดกระดาษแลวลดจ านวนเอกสารการประชมอกดวย โดยวธการคนหามวธและขนตอนก
ท างานดงน
Start
แสดงขอมล- หวขอการประชม- ครงทประชม/ปทประชม- วนทประชม- เอกสารการประชม
คนหาขอมลใสค าคนทตองการ
end
ไมพบขอมลทตองการ
No
Yes
ภำพท 34 คนหาเอกสารการประชม
33
2.4.1 รำย ะ อย กำร ส ง ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช ม
เมอท าการคนหาแลว ระบบจะท าการแสดงรายละเอยดทระบบพบในหวขอตางๆ โดยค าคนทใชจะ
แสดงเปนสแดงเพอใหทราบถงค าคนทปรากฎใหเอกสารนนๆ โดยสะแดงรายละเอยดตางๆ โดยรายละเอยด
ตางๆ ออกมาดงภาพ
ภำพท 35 รายละเอยดการแสดงผลระบบคนหาเอกสารการประชม
1) ค าทคนเจอ คอค าทเราตองการคนหาในค าคน
2) หวขอการประชม
3) วาระการประชม คอวาระทไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเราตองการ
4) การประชมครงท
5) วนทประชมคอวนททไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเราตองการ
6) เรยกดเอกสารการประชม คอเอกสารทไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนท
เราตองการ
34
2.4.2 ธกำรใชงำนคน ำ อกสำรกำร ระช ม
โดยมขนตอนการท างานดงนดงตอไปน
1) เลอกทเมนหวขอ คนหาหวขอการประชม
2) ใหใสขอมลทตองการดวยค าคนทตองการคนหาในชอง คนหาขอมล ยกตวอยางเชน
ตองการคนหาขอมลการประชมทเกยวกบเวบไซต ใหท าการใสค าคนวา” เวบไซร”
ระบบจะท าการประมวลผลเพอท าการเปลยบเทยบค าคนทตองการคนหาวาปรากฎอย
ในประโยคใดของเอกสารการประชมบาง
3) เมอใสค าคนทตองการแลวใหท าการกดทปมตกลงเพอใหระบบท าการประมวลผล
ภำพท 36 วธการใชงานคนหาเอกสารการประชม
4). เมอท าการคนหาขอมลเรยบรอยแลว เมอระบบพบค าคนทตองการคนหาอยมรหวขอ
การประชม ระบบจะแสดงรายละเอยดตางๆทท าการคนพบ
35
ภำพท 37 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 4
ระบบสงคนร ส ำน
คอระบบทท าการสงรหสคนใหกบผทไดรบการลงทะเบยนไว โดยระบบจะท าการสง รหสผใชงาน (
username) และ รหสผาน (password) เมอตรวจสอบพบวา e-mail ไดทมการแจงสงกลบเปน e-mail ทได
มการลงทะเบยนไวกบระบบโดยแสดงระบบการท างานดงภาพ 25
36
Start
สง username และ Password คนกลบไปท
ใส E-mail ทไดท าการลงทะเบยน
end
No
Yes
ไมพบ e-mail ของทานในระบบ กรณาตดตอ Admin
ภำพท 38 ภาพแสดงขนตอนระบบสงคนรหสผาน
2.5.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ระบบสงคนร ส ำน
โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน
37
ภำพท 39 ภาพแสดงรายละเอยดขอมลระบบการสงรหสผาน
3) กรอก e-mail เพอท าการสงรหสผานกลบ
4) ปมตกลง คอ ปม
5) ตดตอผดแลระบบ คอการแสดงรายชอผดแลระบบ e-meeting ทไดลงทะเบยนไวใน
ระบบผใชงานสามารถตดตอสอบถามการใชงานหรอตองการจะลงทะเบยนใชงานระบบ
ไดตามรายชอผดแลระบบ
2.5.2 ธกำรใชงำนระบบสงคนร ส ำน
เมอผใชงานระบบ e-meeting V2.0 เขารหส user หรอ password ผดพลาดหรอไมสามารถเขารหส
เพอใชงานระบบได ผใชงานสามารถกรอง e-mail ทไดท าการลงทะเบยนไวกบระบบ e-meeting V2.0 เมอ
กรอง e-mail เสรจเรยบรอยแลวจากนนใหด าเนนการกดปมตกลง ระบบจะน า e-mail ไปท าการตรวจสอบวา
ตรงกบ e-mail ทตรงกบในระบบหรอไม ถาตรวจสอบแลวไมพบวาไมตรงกบในระบบ ระบบจะท าการแจงให
ผใชงานทราบโดยปรากฏเปนขอความวา “ไมพบ e-mail ของทานในระบบ กรณาตดตอ Admin” เพอให
ผใชงานตดตอกบผดแลระบบตอไป แตถาตรวจสอบแลวตรงกบ e-mail ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ
ระบบจะท าการสง user และ password ใหทาง e-mail ททานไดท าการลงทะเบยนเอาไวเพอเขาใชงานใน
ระบบตอไป โดยวธการใชงานระบบมวธการและขนตอนดงน
ขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน
38
ภำพท 40 ภาพแสดงขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน
1) ท าการกรอก e- mail ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ
2) เมอใส e-mail ถกตองแลวใหท าการตกลงเพอท าการสง e-mail
3) หาก e-mail ททานกรอกไมถกตองใหท าการตดตอผดแลระบบซงจะปรากฎอยในชอ
ดานลาง