Download - 8. la organizacion del archivo
Los archivos de oficina o de
gestión están formados por los
documentos producidos y recibidos
por la oficina en el desarrollo de las
funciones y actividades que tenga
encomendadas, y conservadas
como instrumento para la toma de
decisiones, tramitación de asuntos y
defensa de derechos.
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Centralizado: Clases de
archivos:
Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:
Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo
en su utilización
La centralización se puede realizar solo a
documentos definidos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio
archivo
Permite mantener la confidencialidad
de los documentos (no permitiendo el
acceso a otros departamentos) así
como acceso rápido a los documentos
de uso inmediato
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Descentralizado o departamental
Todo el personal del departamento
tiene acceso al archivo, aunque
debe existir una persona con
responsabilidad directa sobre el
archivo
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Mixto
Es una mezcla entre:
- Descentralizados los archivos activos y
semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o
históricos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Activo
Es el archivo que contiene toda la
documentación actual que se usa de
manera frecuente, que debe ser
accesible a la persona y, situada en
proximidad al puerto de trabajo, en una
área delimitada por la ley de economía de
los movimientos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Semiactivo
Contiene la documentación no activa
utilizada de manera ocasional,
accesible y cerca del archivo activo
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Semiactivo
La documentación archivada contiene acciones y
estudios terminados, pero todavía en uso para la
consulta y puede ser considerada como rutinaria
(está en espera de ser pasada al archivo cronológico
o técnico que necesita estar disponible en el mínimo
tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto
tiempo en el archivo inactivo debido al interés que
representa para el trabajo cotidiano
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a
acciones pasadas, apenas utilizada y
que no ofrece a la empresa sino un
interés jurídico o histórico
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
Esta documentación está guardada
en locales/departamentos alejados
del puesto de trabajo, especialmente
adaptados para este fin.
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO