Download - 7.IT Organizacija i Tim
-
Organizacija informaticke funkcije
Upravljanje razvojem IS - master
Nastavu izvodi: doc. dr Mladen udanov
-
Sadraj
Zadaci IT funkcije
CIO pozicija i ovlaenja
Unutranja organizacija IT funkcije
Organizacija IT funkcije u preduzeu
Tim definicija i vrste
Razvoj tima
Virtuelni tim
2
-
3
Osnovni zadaci informatike funkcije u preduzeu
Definisanje i realizacija koncepta razvoja informacionog sistema preduzea
Definisanje internih standarda vezanih za nabavku, korienje i odravanje informatike opreme, tehnologija i aplikacija na nivou preduzea
Istraivanje i razvoj u oblasti specifinih aplikacija i mogunosti primene novih informacionih tehnologija za potrebe preduzea
Obezbeenje izrade aplikacija za potrebe preduzea.
Obezbeenje odravanja informatike opreme (HW, SW i komunikacije).
Organizovanje i realizacija obuke za rad sa IS preduzea.
-
4
Geneza razvoja IS funkcije
60-tih godina, raunski centri organizaciono locirani uz slubu koja je najvie koristila njihove usluge.
70-tih godina, organizaciono se osamostaljuju i bivaju u rangu samostalnih sektora.
80-te, a naroito 90-te godine - stvaranje informatikih jezgara u firmama i specijalizovane softverske kue.
Danas - IS je servisna funkcija koja inervie sve strukture u preduzeu. Neke aktivnosti ove f-je su delegirane eksternim organizacijama (outsourcing)
-
CIO U veim preduzeima nalazi se na elu IKT funkcije
Izvetava ili: Generalnog direktora
Potpredsednika/pomonika generalnog direktora za finansije
Potpredsednika/pomonika generalnog direktora za proizvodnju
5
Laplante A.P., Bain M.D, 2005, The Changing Role of the CIO: Why IT Still Matters, IT Professional,. 7/ 3, 45-49
Kredibilitet CIO-a
Funkcionalni
rukovodilac
________
Ispunjava
obeanja
Strateki partner
________
Usklauje IT sa
poslovanjem
Poslovni
vizionar
________
Usmerava
strategiju
?
-
ODLUKE KOJE CIO NE BI SMEO DA PREPUSTI DRUGIMA
Projektovanje sistema na osnovu korisnikih zahteva
Izbor alata za implementaciju sistema
Izbor metodologije uvoenja novog sistema
Izbor tehnolokih standarda
Dizajn operativnog centra vezanog za IKT
-
ODLUKE KOJE CIO NE BI SMEO DA DONOSI
Koliko treba da bude budet za IKT projekte Koji poslovni procesi treba da se pokriju IKT
podrkom i koji treba da budu prioriteti u tom pokrivanju
Do kog stepena treba rairiti i standardizovati informacioni sistem u organizaciji
Koji je minimalni prihvatljiv kvalitet informacionog sistema
Koje rizike vezane za sigurnost i privatnost kompanija sme da prihvati
Ko treba da preuzme odgovornost za IKT projekte
-
8
Novi zadaci IS funkcije
Inkorporacija Interneta i e-trgovine u poslovanje
Prilagoavanje poslovnog modela novim mogunostima (Web 2.0, integracija procesa, umreavanje...)
Upravljanje sistemskim integracijama
Organizovanje i realizacija obuke i permanentnog obrazovanja iz oblasti IT za sve strukture u preduzeu.
Edukacija zaposlenih informatiara o poslovanju
Podrka krajnjim korisnicima raunara
Partnerstvo sa izvrnim menadmentom
Upravljanje outsourcing-om
Inovacije
Povezivanje sa odeljenjima za razvoj IS drugih organizacija
-
Uticaj IKT i IS na strategiju i aktivnosti u organizaciji
9
Vis
ok
Uticaj n
a k
ljune a
ktivnosti
Fabrika Strateki uticaj
Cilj: Poboljanje kljunih procesa
Lideri: Direktori poslovnih jedinica
Implementacija: Reinenjering
poslovnih procesa
Cilj: Transformacija organizacije ili
industrije
Lideri: Top menadment
Implementacija: Upravljanje
promenama
Podrka Agens promene
Niz
ak
Cilj: Poboljati lokalne performanse
Lideri: Nadzornici na niim nivoima
Implementacija: sporadini
eksperimenti
Cilj: Identifikovati i lansirati nove
poduhvate
Lideri: Menaderi inkubacionih
jedinica
Implementacija: Razvoj novih
projekata
Uticaj na strategiju
Nizak Visok Applegate, L., Austrin, R., McFarlan, W, 2003.Corporate information strategy and management, New York, USA: McGraw-Hill
-
10
Potrebni kapaciteti Funkcije za razvoj IS
Sistemska znanja - teorija sistema, teorija organizacije, teorija informacija i makroekonomija;
Informatika znanja - projektovanje IS, baze podataka, objektno i modularno programiranje, softverski alati, operativni sistemi, ICT;
Matematika znanja - kvantitativne metode, tehnike optimizacije, ekonometrijske, numerike i statistike metode;
Znanja iz oblasti raunarskih komunikacija;
Znanja iz oblasti menadmenta i ekonomije.
-
11
Pozicija informatike funkcije u organizacionoj emi preduzea
1
3
Sektor X 2
TOP
Menadzment
Var. 1 IS je tab top menadmenta; uobiajeno za periode uvoenja i intenzivnog razvoja IS
Var. 2 IS je nezavisan sektor; sree se u sistemima koji imaju uhodan IS
Var. 3 IS je odeljenje u okviru nekog sektora; pojava u preduzeima sa nerazvijenim IS
-
12
Funkcija razvoja informacionog sistema u preduzeu
Organizaciona forma:
Sektor za informatiku
Sluba za razvoj IS
Odeljenje/Odsek za IS
U organizacionim jedinicama preduzea obavlja se priprema, unos, obrada i korienje informacija
-
13
Tipovi organizacije Informatike Funkcije Tradicionalna funkcionalna
organizacija
Sistem
analiza
Programiranje
Razvoj
sistema
Upravljanje
podacima
Upravljanje
mrezom
Operativa
Odrzavanje
aplikacija
Sistemsko
programiranje
Tehicka
podrska
Podrska
korisnicima
Direktor
racunskog centra
Tip organizacije: funkcionalni
Forma: veliki raunski centri Unos podataka (i operateri) u raunskom centru, Odgovornost za podatke nedefinisana
-
14
Tipovi organizacije Informatike Funkcije Savremena organizacija
Tip organizacije: matrini Forma: sektor, odeljenje, odsek Unos podataka u org. jedinicama Odgovornost samo za podatke u sistemu
Grupa za arhitekturu
sistema - standardizacija-
Interni konsultanti -poslovanje i marketing-
Poslovne aplikacije
-razvoj i podrska poslovnim jedinicama-
Bazne tehnologije
- HW/SW platforma DB, SE, GUI
HW podrska -servreri,
korisnicki racunari, mreza, telekomunikacije-
Servis zaposlenih
-pomoc, obuka, instalacija i popravke-
Direktor Sektora za informatiku
PROJEKTNI TIM
-
15
Tipovi organizacije Informatike Funkcije Primer minimalne org. strukture
odeljenja za IS
ORGANIZATOR
POSLOVIH
APLIKACIJA
ADMINISTRATOR
BAZE PODATAKA
ADMINISTRATOR
KOMUNIKACIONOG
SISTEMA
Rukovodilac
- PROJEKTANT
Forma: Nezavisna org. jedinica
Uloga: Organizacija razvoja i odravanja IS,
uz korienje usluga drugih firmi
Unos podataka u org. jedinicama
Odgovornost samo za podatke u sistemu
outsource
-
16
Primer organizacione strukture razvojnog IT tima
-
17
Primer organizacione eme (domae) firme za proizvodnju softvera
-
Modaliteti organizovanja IKT funkcije
Korporativni servis
Interni biro
Poslovni poduhvat
Decentralizovana struktura
Federalna struktura
18
-
Korporativni servis
Centralizuje IKT kao funkciju na najviem nivou Podnosi izvetaje top menadmentu korporacije. Stroga kontrola i mo se centralizuje u takama vrha
IKT organizacione jedinice (najee sektor), to povlai za sobom prednosti centralizacije.
Sa druge strane, ovakva struktura ima problem sa dinamikom i brzinom odgovora na specifine zahteve, i pokazuje mane centralizovane strukture.
Ne voli autsorsing, (to je i logino, jer autsoursingom se diskredituje njeno postojanje)
To esto moe izazvati nezadovoljstvo internih korisnika koji su navikli na autonomiju, na spoljne usluge ili na oboje.
19
-
Interni biro
Interni biro je centralizovan, profitni centar kontrole sa irim ovlaenjima ali manje privilegija.
Ovako organizovane IKT jedinice moraju pratiti trina kretanja, jer korisnici mogu da kupe IKT usluge i na drugom mestu.
Prednosti ovakve organizacije se ogledaju kroz to da korisnici obraaju vie panje na trokove u sferi IKT-a, i poredei interne i eksterne cene ostvaruju utede
Ovo u velikoj meri motivie efikasno ponaanje korisnika, ali se mogu javiti politike i druge trzavice prilikom odreivanja cena IKT usluga.
Ako korisnici kao primarni kriterijum uzimaju cenu, koja moe biti nia nego interna, i po toj nioj ceni kupuju usluge koje reavaju problem u njihovom podsistemu, ali mogu uzrokovati probleme sa kompatibilnou, integritetom celog sistema, odravanjem i unapreivanjem sistema i slino.
Zanemaruju se transakcioni trokovi Zahteva odreivanje internih cena koje prate IKT usluge. Te cene treba to
vie standardizovati.
20
Lacity M.C, Willcocks L.P, 1998, An Empirical Investigation of Information Technology Sourcing Practices: Lessons from Experience. MIS Quarterly, 22/3, 363-408.
-
Interni biro
21
Usluga Cena
Trokovi skladitenja gigabajta podataka godinje
3.000 RSD
A4 tampana strana 80 RSD
Programerski ovek/sat 2.000 RSD
ovek/sat analitiara 3.000 RSD
Postavljena radna stanica 80.000 RSD
-
Poslovni poduhvat
Pozicija nezavisne poslovne jedinice, koje u potpunosti posluje po trinom principu.
Fokus se stavlja na trokove i servis, i korisnici usluga u povezanim preduzeima se tretiraju jednako kao i spoljni korisnici.
esto se taj deo toliko organizaciono odvaja da mu se postavljaju posebna misija i finansijski ciljevi.
U ovom modelu organizovanja problem moe predstavljati niska kompetitivnost u odnosu na spoljno trite, jer se opisana forma moe distorzirati, i u praksi preduzee moe biti autonomno samo kada prihoduje, a i dalje se moe oslanjati na podrku centrale, to smanjuje kompetitivnost.
22
-
Decentralizovana struktura
Svaka jedinica specijalizovana po funkciji, proizvodu, tritu ili nekom drugom kriterijumu poseduje sopstvenu jedinicu koja zadovoljava njene IKT potrebe.
U ovom sluaju korisnici obraaju mnogo vie panje na trokove koji nastaju u domenu IKT usluga, jer se kao mesto nastajanja troka ne gleda neka druga, ve uvek ba njihova organizaciona jedinica.
Fidler sa saradnicima u ovom modelu uoava decentralizovanu obradu podataka, nisku komunikaciju i nisko deljenje informacija i znanja.
Trokovi se mogu poveati injenicom da se javlja dupliranje resursa, i smanjuje se stepen iskorienja.
U praksi se javljaju tekoe vezane za integraciju tih sistema. Prilagoavanje IKT usluga specifinim potrebama organizacione
jedinice koja se bavi IKT-om, a koje je mogue zahvaljujui organizacionoj bliskosti sa tom jedinicom.
23
Fiedler K, Grover V,Teng J, 1996, An Empirically Derived Taxonomy of Information Technology Structure and Its Relationship to Organizational Structure. Journal of Management Information Systems, 13(1), 9-34.
-
Federalna struktura
Centralizuje skup vanijih IKT funkcija i postavlja osnovne standarde i pravila,
Dislocirane autonomne funkcije u organizacionim jedinicama donose sopstvene odluke u okvirima odreenim tim standardima i pravilima.
Potie od koncepta koji je jo 1964 predloio Piter Draker, a koji je kasnije razradio Hendi 1992.
Model karakterie specifini sistem izvetavanja, u kome centralizovana jedinica izvetava korporativni vrh, dok dislocirani autonomni delovi u razliitim poslovnim jedinicama izvetavaju IKT centralu.
Balans izmeu centralizacije i decentralizacije koji u praksi prilino dobro funkcionie.
esto centralizovani deo preuzima veu orijentaciju ka stratekim pitanjima, dok se dislocirane IKT jedinice pridruene izdvojenim organizacionim celinama vie orijentiu ka operativi.
24
Drucker, P.F, 1964, The Concept of Corporation, New York: John Day & Co. Handy C, 1992, Balancing Corporate Power: A New Federalist Paper. Harvard Business Review, 70/6, 59-72
-
IT tim
-
Tim
Tim se moe definisati kao grupa ljudi, okupljena da uz korienja komplementarnih vetina koje poseduju postigne zajedniki cilj, za koji dele kolektivnu odgovornost.
26 Katzenbach, J. R., & Smith, D. K. (1993). The discipline of teams. Harvard Business Review, 71, 111-120.
-
27
Vrste timova1
Timovi za reavanje problema sastoje se od zaposlenih iz iste oblasti ili odeljenja i stvoreni za reavanja odreenih problema. Prestaju da postoje im se rei odreeni problem. U IT oblasti je re o projektnim timovima.
Samoupravni timovi ovo je posebna vrsta timova koje obavlja posao bez nadzora menadera i odgovorna je za celokupno izvrenje zadatka.
Meufunkcionalni timovi najea vrsta timova; ine ih zaposleni iz razliitih poslovnih odeljenja. Razliiti strunjaci ovde zajedno reavaju razliite zadatke.
Virtuelni timovi timovi ljudi koji komuniciraju korienjem elektronskih komunikacija. est oblik IT timova
1Robbins, S.P., Coulter, M., ,,Menadment, Beograd, Data Status, 2005
-
28
ta ini dobrog vou IT tima
Za poslodavca dobar IT menader realizuje projekat na vreme i u
okviru budeta
Za lana projektnog tima dobar IT menader je onaj koji odrava ugodnu
radnu atmosferu
Za struku detaljno poznavanje tehnologije koja se razvija,
metodologije i alata, kao i razvijene sposobnosti analize i reavanja problema.
razvijena komunikativnost, vizija i vetine za meuljudske odnose
-
29
Kako regrutovati najbolje lanove tima?
Kriterijume za izbor lanova tima definisati u odnosu na ciljeve projekta
Napraviti neformalni kontakt sa potencijalnim lanovima i onima koji ih poznaju
Ukljuiti i njihov interes u projekat
Odluiti ko je prava osoba na osnovu preliminarnih informacija.
Pozvati osobu da se prikljui timu.
-
30
Tipine faze u razvoju tima
1. Formiranje
2. Komeanje
3. Normiranje
4. Izvoenje
5. Rasputanje ili ponovno orijentisanje
-
31
Tipine faze u razvoju tima
1. Formiranje: Tim nije siguran ta treba da se radi, lanovi se ne poznaju dobro, jo uvek nisu upoznati sa nainom kako voa tima i ostali lanovi funkcioniu.
Faza je zavrena kada lanovi tima poinju da vide sebe kao deo grupe.
-
32
Tipine faze u razvoju tima 2. Komeanje: period grupisanja u kojem
lanovi poinju da pronalaze svoje mesto kao lanovi tima.
lanovi tima su sada oputeniji: daju svoja miljenja i reaguju na autoritet i preporuke voe tima.
Neki lanovi postaju nezadovoljni i prigovaraju ne samo u vezi naina kako e se zadaci tima sprovesti, ve i na ulogu lidera i na njegov stil voenja.
Ovo je poetak meusobnih konflikata u grupi.
-
33
Tipine faze u razvoju tima
3. Normiranje: lanovi tima poinju da koriste svoje prethodno iskustvo u reavanju problema i funkcioniu zajedno, kao kohezivna grupa.
Ovaj proces bi trebalo da rezultira uspostavljanjem timskih procedura za reavanje konflikata, donoenje odluka i izbor metoda za ostvarivanje projekata tima.
-
34
Tipine faze u razvoju tima
4. Izvoenje: U ovoj fazi tim je postigao harmoniju, definisao zadatke, uspostavio i razradio svoje odnose i poeo da proizvodi rezultate.
lanovi su nauili kako da rade zajedno, da upravljaju sukobima i doprinose zadovoljenju potreba tima.
-
35
Tipine faze u razvoju tima
5. Rasputanje ili ponovno orijentisanje - Tim se rasputa kada se projekat zavri. Ukoliko ima najava slinog projekta, tim se moe odmah orijentisati ka njemu.
esta pojava je da pojedinci uslovljavaju svoje uee na novom projektu ukljuivanjem lanova prethodnog tima (ne menjati tim koji pobeuje)
-
36
Motivacija lanova tima
DIREKTNE MATERIJALNE KOMPENZACIJE LANOVA IT
TIMA
INDIREKTNE MATERIJALNE KOMPENZACIJE LANOVA IT
TIMA
Plata Stipendije i kolarine
Stimulacije Studijska putovanja
Naknade za inovacije i racionalizacije Specijalizacije
Naknade za proirivanje znanja i fleksibilnosti
Plaeno odsustvo sa posla i slobodni dani
Ostali podsticaji Slubeni automobili
-
37
Team charter Povelja tima
pisani dokument kojim se definiu misija tima, ciljevi, obim i uslovi rada, vremenski okvir i posledice;
moe biti dopunjavan tokom realizacije projekta i koristiti za naredne (sline) projekte
-
Koalicije
Kljuni igrai, osnivai Uesnici, specijalisti Usputni, periferni
lanovi
Vanost pitanja zbog
kog je stvorena
koalicija
Visok, irok, sutinski
interes
Visok, parcijalan
interes
Nizak interes
Organizacioni cilj Strateko ostvarenje
cilja
Bruenje specifinih
problema
Sporedni benefiti
koalicije
Tip resursa koji se
unosi u koaliciju i
stepen do kog se unosi
Visoki ulozi resurse,
reputacije, ekspertize i
posveenosti koaliciji
Ekspertiza, reputacija,
posveenost i resursi,
do nivoa koji je
neophodan da
obezbedi mesto u
koaliciji,
Samo ime i resurse koji
im ne znae mnogo.
Ponekad samo uee
na papiru
Nivo i tip posveenosti Puno rada na svim
bitnim aspektima
Puno rada na
parcijalnim aspektima
Malo rada
38 Hula, K. W. 1999. Lobbying Together: Interest Group Coalitions in Legislative Politics. Washington D.C.: Georgetown University Press
-
Virtuelni IT tim
-
40
Upravljanje virtuelnim IT timovima
Poverenje je najvaniji faktor uspeha virtuelnog tima. Treba uloiti vreme u izgradnju tima, ovo ulaganje
smanjuje naknadne trokove. Posebnu panju obratiti na interpersonalne,
komunikacione i multikulturne faktore. Treba obratiti panju na redovno plaanje! Treba paljivo birati odgovarajuu tehnologiju za razliite
zadatke. Reavati probleme eksperata koji ne poznaju dovoljno
komunikacionu tehnologiju. Obezbediti sobu za askanje (chatroom), koja
poboljava komunikaciju i interakciju. Treba omoguiti ljudima da proslave uspeh (veb strana
koja objavljuje uspeh tima )
Dr Darleen De Rosa, psiholog
-
Prednosti virtuelnih timova
Mogunost kombinovanog rada (blended learning / blended virtual team)
Poreske prednosti (agencija)
Fleksibilnost u dodatnom angaovanju
Smanjeni trokovi ivota, putovanja na posao
Prilagoavanje linom ivotnom i dnevnom ritmu
41
-
42
Model rada virtuelnih IT timova iz Indije
-
43
Tehnologija za virtuelni tim
Telekonferencija
Storage dokumenata i sharing
Instant messaging
E-mail
Bulletin board
Integrated solutions
Sears, British
Aerospace, General
Electric, IBM, Lucas,
United Airlines, Swiss
Air, Phillips, Coca-
Cola, Citibank,
Morgan, AT&T,
General Motors,
Boeing, Sony
razvijaju IS u
virtuelnim timovima!
-
44
Uee virtuelnih timova u razvoju IS
aktivnosti
definisanje zahteva korisnika i tehnikih
preduslova
redizajn procesa, razrada zahteva, izrada
modela i definisanje poslovnih pravila
aplikativno modelovanje
uvoenje, testiranje i odravanje
stepen angaovanja virtuelnog tima
-
45
Prostor i vreme u virtuelnom timu
Zahtevi rada u klasinom timu:
ovde i sad isto mesto i isto vreme
Rad u virtuelnom timu:
elektronski prostor, elektronska vidljivost, geografska transparentnost
-
46
Problemi u radu virtuelnog tima Video konferencija nije kao sastanak licem u lice,
nedostaje kontakt oima.
Nedostatak oseanja pripadnosti i povezanosti
Jezike nesuglasice: jezik konferencije (najee engleski), za neke predstavlja problem. Razlike u stilu se mogu pogreno protumaiti i izazvati neeljene reakcije kod ostalih lanova tima.
Kulturoloke razlike: praznici, nacionalni i etniki simboli, razliita verska opredeljenja, kulturna dogaanja.
Rad od kue uzrokuje probleme u razgranienju privatnog i profesionalnog ivota
Manje umreavanja, manje socijalne interakcije (coworking prostori)
-
47
Koristan link
http://www.teamtechnology.co.uk