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CONTABILIDAD Y CONTROL
Luis Arturo Pacheco, 2004
La Organización Contable
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Muchas empresas realizan miles de transacciones diariamente. No sería práctico, tampoconecesario, proponer un balance después de cada transaccin.
!s pre"erible re#istrar las di"erentes transacciones indi$iduales, % proponer un balance a "inesde cada mes o de cada período contable.
!ste capitulo tiene como ob&eti$o presentar el modelo conceptual % la mecánica de los
sistemas empleados por el contador para recopilar, clasi"icar % resumir la in"ormacin de lastransacciones % preparar "inalmente los estados contables.
Cuentas y Asientos Contables
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La 'uenta
• (e denomina cuenta a un re#istro asociado a un rubro de la contabilidad de la entidad,destinado a reco#er cada una de las $ariaciones resultantes de las transacciones )ue loa"ectan.
• (e re)uiere en principio de tantas cuentas como rubros di"erentes contempla la contabilidad de
la entidad. !&emplos* 'a&a, +anco !-istencias línea de productos , 'uentas por pa#ar,/astos en consumos básicos, n#resos por comisiones.
• 1odas las cuentas, separadas, se mantienen personalmente en el libro de contabilidad )ue seidenti"icará, más adelante, como libro ma%or.
Cuentas y Asientos Contables
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Cuentas y Asientos Contables
Fecha Glosa Re! Cant! Fecha Glosa Re! Cant!
!+! 3A+!
• "structura con#encional y ele$entos %e una cuenta &Cuenta 'T()
No$bre %e la Cuenta
• Ambos lados del re#istro presentan las mismas características5 el lado iz)uierdo se conoce
con el nombre de !+! % el derecho, como 3A+!.
• Anotacin en el lado z)uierdo* débitos o car#os.
• Anotacin en el lado derecho* créditos o abonos.
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Deter$inación %el '*al%o %e una Cuenta(
Cuentas y Asientos Contables
Banco
ebe 3aber
600
70
80
62
7
1. ébitos 677 1. 'réditos 92
*al%o +,
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Cuentas y Asientos Contables
Los aumentos en una cuenta se re#istran siempre en un mismo lado, % las disminuciones, en elotro.
Cuenta Deu%ora* suma de los débitos ma%ores )ue la suma de los créditos.
Cuenta Acree%ora* suma de los créditos ma%or )ue la de los débitos.
Ti-os %e Cuentas.
: 'uentas de Acti$o
: 'uentas de Pasi$o
: 'uentas de Patrimonio
: 'uentas de esultado, o de n#resos % /astos
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Normas % con$enciones )ue debe cumplir el re#istro de cada transaccin.
Cuentas y Asientos Contables
SUMA DÉBITOS = SUMA CRÉDITOS
Cuentas %e Acti#o
ebe 3aber
Aumentos isminuciones
;
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Ti-os %e Cuentas y *al%os.
'uentas de de Acti$o % de /astos* %eu%ora'uentas de Pasi$o, Patrimonio e n#resos* acree%ora
Registro %e transacciones y eectos en las cuentas T.
1ransaccin 6* Aporte de capital de los socios por > 600.000
1ransaccin 4* Ad)uisicin de mobiliario por >90.000, pa#ado >70.000 de contado*
Cuentas y Asientos Contables
+anco
600
'apital
600
+anco
70
Muebles e nstalaciones
90
Acreedores ?arios
20
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Libro Diario
• !l Libro iario es un re#istro cronol#ico de todas las transacciones e"ectuadas por unaentidad, % reco#idas ba&o la "orma de un asiento contable.
• @1odo comerciante está oblí#ado a lle$ar para su contabilidad... Libro iario, Libro Ma%or o de
'uentas 'orrientes, Libro de +alances...
• @!n el Libro iario se asentarán en orden cronol#ico % día por día las operacionesmercantiles )ue e&ecute el comerciante, e-presando detalladamente el carácter %circunstancia de cada una de ellasB.
•
(e prohíbe a los comerciantes*• Alterar en los asientos el orden % "echa de las operaciones descritas.
• e&ar blanco en el espacio de los asientos o a continuacin de ellos.
• +orrar los asientos o parte de ellos.
• Arrancar ho&as, alterar la encuadernacin % "oliatura % mutilar al#una parte de los libros.
Cuente* 'di#o de 'omercio, 1ítulo * e las obli#aciones de los comerciantes
Cuentas y Asientos Contables. Libro Diario
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Dr#anizacin del Libro iario* transaccin por transaccin, en un solo sitio % por ordencronol#ico.
Asiento Contable.
• Glosa o párra"o bre$e e-plicati$o de la transaccin e"ectuada.
• Fecha asociada a la operacin, se anota en la primera columna de la iz)uierda
• Cuentas %eu%oras a"ectadas, anotadas comenzando a la iz)uierda.
• Cuentas acree%oras a"ectadas, se anotan corridas al#unos espacios a la derecha.
• 0alores, se colocan en la columna correspondiente !+! ;débitos= o 3A+! ;créditos=.
'ada transaccin debe re#istrarse en el Libro iario apo%ada por un co$-robante contable pre"oliado ;in#reso, e#reso o traspaso=, % por los respecti$os documentos "uente osustentatorios de la operacin.
(e consideran %ocu$entos sustentatorios las "acturas, boletas de honorarios o de ser$icios,contratos, rdenes de compra, recibos de dinero, entre otros.
Cuentas y Asientos Contables. Libro Diario
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For$ato %e Libro Diario
Cuentas y Asientos Contables. Libro Diario
Fecha 1 Cuentas y "2-licaciones Re! D"B" 3AB"R
06.0E 6 +anco 600
'apital 600
A-orte Ca-ital Inicial
02.0E 2 +anco 70
Dbli#aciones con +ancos 70
Obtención -r4sta$o bancario
60.0E E /astos Anticipados 20
+anco 20
Arrien%o -agan%o 5 $eses antici-a%os
64.0E 4 Muebles e nstalaciones 90
+anco 70
Acreedores ?arios 20
Co$-ra $obiliario
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Libro 6ayor
• !l libro ma%or es un re#istro cu%o propsito es mantener la in"ormacin de las transacciones,reclasi"icadas, agru-a%a -or cuentas.
• !l ma%or es un re#istro )ue sir$e también de res-al%o a los -rinci-ales esta%os contables,al presentar la in"ormacin ordenada por cuentas.
• Las inscripciones en el Libro Ma%or deben e"ectuarse, en principio, %es-u4s de habersere#istrado la in"ormacin de todas las transacciones en el Libro Diario.
6ayorización
• Proceso de trans"erir débitos % créditos del iario /eneral a las cuentas correspondientes del
Libro Ma%or.
• 'ada $alor )ue aparece en la columna %4bito del Libro iario se ma%oriza re#istrándola en ellado %4bito de la cuenta ma%or correspondiente.
• Análo#amente, cada $alor )ue aparece en la columna cr4%ito del Libro iario se ma%orizare#istrándola en el lado cr4%ito de la cuenta ma%or correspondiente.
Cuentas y Asientos Contables. Libro 6ayor
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For$ato %e Libro 6ayor
!&emplo* +ancos
Cuentas y Asientos Contables. Libro 6ayor
6AYOR G"N"RAL
Banco
Fecha Detalle Re! Debe 3aber *al%o
06.0E Aporte 'apital nicial 6 600 600
02.0E Dbtencin préstamo bancario 2 70 670
60.0E Arriendo pa#ando 4 meses anticipados E 20 6E0
64.0E 'ompra mobiliario 4 70 F0
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/lan %e Cuentas
• Nmina ordenada de los rubros, en los cuales se re#istran e$entos de similar naturaleza, %respecto de los cuales interesa $ane7ar inor$ación.
• Nmina ordenada, de todas las cuentas, de acti$o, pasi$o, patrimonio, #astos e in#resos deuna entidad.
• !l nGmero de cuentas a considerar depende del tipo de acti$idad realizada por la entidad, % dela cantidad de in"ormacin )ue se desee mane&ar.
• !l Plan de 'uentas debe incluir, como mínimo, las cuentas )ue "orman parte del denominadoMa%or /eneral, % )ue son a)uellas )ue deben presentarse, de acuerdo a las normas $i#entes,con moti$o de la di"usin de estados contables.
Cuentas y Asientos Contables. /lan %e Cuentas
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"structura %e un /lan %e Cuentas
!&emplos*
Cuentas y Asientos Contables. /lan %e Cuentas
'di#o Nombre de la 'uenta 1ipo de 'uenta
6.0.00.0.0 Acti$os 'omponente +ásico
2.0.00.0.0 Pasi$os 'omponente +ásico
E.0.00.0.0 Patrimonio 'omponente +ásico
4.0.00.0.0 /astos 'omponente +ásico
7.0.00.0.0 n#resos 'omponente +ásico
'di#o Nombre de la 'uenta 1ipo de 'uenta
6. Acti$o 'omponente +ásico6.6 Acti$o 'irculante A#rupacin de Partidas
6.6.06 isponible Partida del +alance
6.6.06.6 'a&a 'uenta de Ma%or /eneral
6.6.06.2 +anco 'uenta de Ma%or /eneral
6.6.06.2.6 +anco de 'hile (ub 'uenta o 'uenta de Ma%or Au-iliar
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Ciclo Contable
(ecuencia de procedimientos empleados para re#istrar, clasi"icar % resumir la in"ormacincontable. (e inicia comunmente con el re#istro de cada transaccin % culmina con la
preparacin de los !stados Cinancieros "ormales.
"ta-as %el Ciclo Contable.
• +alance /eneral de Apertura.
• Análisis de cada transaccin % asientos en el Libro iario.
• Ma%orizacin.
• Preparacin de +alance de 'omprobacin* ?eri"icar la e-actitud del proceso dema%orizacin % el cálculo de los saldos de las cuentas del Libro Ma%or.
• Análisis % Asientos de A&ustes.
• Preparacin de !stados Cinancieros* +alance /eneral, !stados de esultados del!&ercicio.
• 'ierre de 'uentas.
Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
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Balance %e /rueba o %e Co$-robación y *al%os
'ontiene todas las cuentas de la entidad, ordenadas se#Gn su ubicacin en el Libro Ma%or, unresumen de los débitos % créditos del período, % los correspondientes saldos de cada cuenta.
Db&eti$o*
• ?eri"icar )ue para transaccin se ha re#istrado débitos % créditos i#uales.• ?eri"icar )ue los saldos de las cuentas se han calculado bien.
• isponer de in"ormacin sumaria sobre saldos para continuar con la preparacin de losestados contables
Hn balance de prueba @cuadradoB no constitu%e demostracin de )ue las transacciones han sidoanalizadas % re#istradas correctamente.
Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
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Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
Balance %e /rueba o %e Co$-robación y *al%os
'uentasMo$imientos (aldos n$entario esultados
ébitos 'réditos eudor Acreedor Acti$o Pasi$o Pérdidas /anancias
+anco 220 6F0 40 40
?alores Ne#ociables E0 E0 E0
eudores por ?enta 70 70 70
!-istencias 600 97 27 27
/astos Anticipados 20 20 20
Muebles e nstalaciones 90 90 90
Dbli#aciones con +ancos 70 70 70
'uentas por Pa#ar 40 40 40
Acreedores ?arios 20 20 20
emuneraciones por pa#ar 8 8 8
'apital 600 600 600
n#resos por ?entas 620 620 620
'osto de ?entas 97 97 97
/astos Cinancieros E E E
/astos de Administracin 69 69 69
'omisiones 8 8 8
Arriendos
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An8lisis y Asientos %e A7uste
ealizacin de todos los asientos de a&uste e introduccin de correcciones, empleando eldocumento llamado 3o&a de 1raba&o.
3o&a de 1raba&o* nstrumento manual diseJada especialmente para re#istrar, en "ormasistemática % con$eniente, toda la in"ormacin contable re)uerida al "inal del período contable.
'onstitu%e un campo de prueba donde se a&ustan, se cuadran % se arre#lan las cuentas delma%or en la "orma #eneral de los estados "inancieros.
Db&eti$o* +rindar se#uridad de )ue se han tomado en cuenta todos las consideraciones de los procedimientos contables al "inal del período.
Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
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Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
3o7a %e Traba7o
'uentas +alance 'omprobacin A&ustes +alance !stado de esultados
ebe 3aber eudor Acreedor Acti$o Pasi$o Pérdidas /anancias
+anco 40 40
?alores Ne#ociables E0 E0
eudores por ?enta 70 70
!-istencias 27 27
/astos Anticipados 20 67 7
Muebles e nstalaciones 90 E,7 88,7
Dbli#aciones con +ancos 70 6,7 76,7
'uentas por Pa#ar 40 40
Acreedores ?arios 20 20
emuneraciones por pa#ar 8 8
'apital 600 600
n#resos por ?entas 620 620
'osto de ?entas 97 97
/astos Cinancieros E 6,7 4,7
/astos de Administracin 69 69
'omisiones 8 8
Arriendos 67 67
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Asientos %e A7uste
Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
!+! 3A+!
Consu$o %el acti#o Gastos Antici-a%os.
Arriendos 67
/astos Anticipados 67
De-reciación %e 6a9uinarias y "9ui-os
epreciacin E,7
epreciacin Acumulada E,7
Gastos Financieros no registra%os.
/astos Cinancieros 6,7
Dbli#aciones con +ancos 6,7
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/re-aración %e "sta%os Contables y Cierre %e Cuentas
• !l proceso de 'ierre de 'uentas consiste en la trans"erencia de los saldos de las cuentastemporales, de in#resos % de #astos, a la cuenta resumen* Resulta%o %el "7ercicio.
• !l cierre se e"ectGa realizando un cierre contrario, en la cuenta esultado del !&ercicio, por unmonto e)ui$alente al saldo de cada cuenta temporal, )uedando esta Gltima con saldo cero.
• (i los in#resos ;saldos créditos= e-ceden los #astos ;saldos débitos=, la cuenta esultado del!&ercicio tendrá un sal%o cr4%ito, )ue representa la utili%a% neta.
• Por el contrario, si los #astos e-ceden los in#resos, la cuenta esultado del !&ercicio tendráun sal%o %4bito )ue presenta la -4r%i%a neta.
Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
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Asientos %e Cierre en el Libro Diario
Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
!+! 3A+!
esultado del !&ercicio 69
/astos de Administracin 69
esultado del !&ercicio 8
'omisiones 8
esultado del !&ercicio 67
Arriendos 67
esultado del !&ercicio E,7
epreciacin E,7
esultado del !&ercicio 97
'osto de ?entas 97
esultado del !&ercicio 4,7
/astos Cinancieros 4,7
n#resos por ?entas 620
esultado del !&ercicio 620
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1raspaso de los asientos de cierre a la cuenta de ma%or @esultado del !&ercicioB
Ciclo Contable y /rocesos %e A7uste y %e Cierre
esultado del !&ercicio
/astos de Administracin 69
'omisiones 8
Arriendos 67
epreciacin E,7
'osto de ?entas 97
/astos Cinancieros 4,7
n#resos por ?entas 620
626 620
*al%o :
• (aldo de la cuenta esultado del !&ercicio* >6.000 al !+! ;'onclusin* Pérdida=.
• 1odas las cuentas de in#resos % #astos )uedan con saldo "inal nulo.
• La cuenta @esultado del !&ercicioB pasa, al período si#uiente, con su correspondientesi#no a inte#rar el rubro @Htilidades AcumuladasB de la a#rupacin @HtilidadesetenidasB, )ue constitu%e parte del patrimonio inicial del nue$o e&ercicio.
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Control Interno
Db&eti$os*• Prote#er los recursos de la or#anizacin.• Ase#urar la e-actitud % con"iabilidad de la in"ormacin de las operaciones.• Ase#urar el cumplimiento de las políticas % normas corporati$as.• !$aluar el desempeJo or#anizacional.
'onsideraciones básicas Gtiles para tener en cuenta*• e"inicin % asi#nacin de responsabilidades.• (ubdi$isin de "unciones o principio de responsabilidad compartida.• Procedimientos para una transaccin* autorizacin, aprobacin indi$idual, e&ecucin %
re#istro.• (eparacin de las "unciones de custodia de los acti$os de las de re#istro o mantencin
del re#istro de los bienes.• Mane&o de e"ecti$o* separar mane&o de re#istro5 depsitos diarios5 pa#os con che)ue.
(eparar "unciones de aprobacin de #astos de "irma de che)ues.• Dtras medidas* auditoría interna, pronsticos, documentos pre"oliados, uso de cuentas
de control, conciliacin bancaria peridica, empleo de documentos de control
*iste$a Contable. Consi%eraciones A%icionales
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Hn sistema contable e"iciente debe satis"acer, en #eneral, los si#uientes ob&eti$os*• Procesar la n"ormacin al mínimo costo.• /enerar n"ormacin oportuna % con"iable.
6ayores Au2iliares
• e#istros paralelos para transacciones de la misma naturaleza, respecto de las cualesinteresa disponer de in"ormacin adicional, para "ines de análisis.
• !&emplos* Libro de 'ompras, Libro de ?entas5
*iste$a Contable. Consi%eraciones A%icionales
*ubsi%iarios
• e#istros de detalle, cu%a in"ormacin se traspasa a la contabilidad, a tra$és de un proceso especial )ue se llama centralizacin, lle$ándose en la contabilidad los saldos a,tra$és de una cuenta resumen.5
• !&emplos* Libro de emuneraciones, Libro de !-istencias, Libro 'ontrol de Acti$o Ci&o.
;so %e Anal