BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
PEDOMAN TEKNIS
PENYELENGGARAAN SPIP
SUB UNSUR
PENCATATAN YANG AKURAT DAN TEPAT
WAKTU ATAS TRANSAKSI DAN KEJADIAN
(3.8)
NOMOR : PER-1326/K/LB/2009
TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian i
KATA PENGANTAR
Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern
Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan
pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan
salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas
sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/
pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai
penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-
masing.
Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:
1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
2. sosialisasi SPIP;
3. pendidikan dan pelatihan SPIP;
4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan
unsur-unsur SPIP, yaitu:
1. lingkungan pengendalian;
2. penilaian risiko;
3. kegiatan pengendalian;
4. informasi dan komunikasi; dan
5. pemantauan pengendalian intern.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian ii
Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,
BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan
SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa
saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka
penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan
ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing
subunsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan
acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam
penyelenggaraan subunsur SPIP.
Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Subunsur
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan
Kejadian pada unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan
yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah
dalam menyelenggarakan subunsur tersebut, dan dapat
disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang
meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.
Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat
diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.
Jakarta, Desember 2009
Plt. Kepala,
Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian iii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .......................................................... 1
B. Sistematika Pedoman ............................................... 2
BAB II GAMBARAN UMUM
A. Pengertian ................................................................. 5
B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 7
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 8
D. Parameter Penerapan .............................................. 9
BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN
A. Tahap Persiapan ....................................................... 11
B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 15
C. Tahap Pelaporan ...................................................... 18
BAB IV PENUTUP
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian iv
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan-kebijakan
dan prosedur-prosedur untuk meminimalkan risiko, sehingga
membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa telah
diterapkan kegiatan pengendalian yang relevan dan tepat untuk
meminimalkan risiko. Guna mencegah dan mendeteksi berbagai
penyimpangan yang mungkin timbul dari pelaksanaan transaksi
atau kejadian, harus dilakukan pencatatan yang akurat dan tepat
waktu.
Pencatatan yang akurat dan tepat waktu akan membantu
memastikan tercapainya tujuan instansi pemerintah karena akan:
(a) mampu mengurangi peluang bagi petugas terkait untuk
memanipulasi transaksi; (b) memastikan bahwa transaksi telah
diklasifikasikan dengan tepat; dan (c) memastikan ketepatan
waktu pencatatan transaksi. Dengan dilaksanakannya
pencatatan yang akurat dan tepat waktu, instansi pemerintah
akan memperoleh manfaat berupa peningkatan nilai manfaat
informasi atas transaksi.
Oleh karena itu, kebijakan dan prosedur harus
dikembangkan guna memberikan arah dan memastikan bahwa
kegiatan pencatatan telah dilakukan secara akurat dan tepat
waktu.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 2
Pedoman ini merupakan jabaran lebih rinci dari Pedoman
Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman ini bertujuan
untuk memberikan acuan teknis dalam mengembangkan dan
melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait pencatatan
transaksi dan kejadian yang penting pada instansi pemerintah.
Penerapan pedoman ini hendaknya disesuaikan dengan
karakteristik masing-masing instansi, baik pemerintah pusat
maupun pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sesuai dengan
fungsi, sifat, tujuan dan kompleksitasnya.
B. Sistematika Pedoman
Sistematika penyajian pedoman teknis penyelenggaraan
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan
Kejadian ini, sebagai berikut:
Bab I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman,
tujuan, dan ruang lingkup, serta sistematika pedoman.
Bab II GAMBARAN UMUM
Bab ini menguraikan pengertian, tujuan dan manfaat,
peraturan perundang-undangan terkait, serta parameter
penerapan.
Bab III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN
Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu
dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsur
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas
Transaksi dan Kejadian, yang terdiri dari tahap
persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 3
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting
yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas
penggunaan pedoman ini.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 4
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 5
BAB II
GAMBARAN UMUM
A. Pengertian
Kegiatan pengendalian intern, merupakan kebijakan dan
prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya
arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko
yang telah diidentifikasi selama proses penilaian risiko.
Pengalaman empiris di lapangan, menunjukkan bahwa
terjadinya penyimpangan, kecurangan, atau bahkan korupsi,
salah satu penyebabnya adalah adanya penundaan pencatatan
atas transaksi dan kejadian. Terlebih lagi, jika penundaan
pencatatan dilakukan dalam waktu yang cukup lama akan
menimbulkan peluang yang lebih besar terjadinya manipulasi
transaksi/kejadian, yang pada gilirannya akan dapat
menimbulkan kerugian keuangan negara/daerah.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, transaksi
diartikan sebagai persetujuan jual beli (perdagangan) antara dua
pihak. Transaksi bisa juga diartikan pelunasan (pemberesan)
pembayaran (seperti di bank), sedangkan kejadian dapat
diartikan sebagai suatu peristiwa yang benar-benar terjadi.
Adapun akurat berarti teliti, seksama, cermat, tepat benar.
Pencatatan transaksi dikatakan akurat apabila telah
diklasifikasikan dengan layak dan dikelompokkan dengan benar.
Pengklasifikasian secara layak dan pencatatan telah
dilaksanakan atas keseluruhan siklus transaksi/kejadian yang
meliputi otorisasi, inisiasi, pemrosesan, dan pengklasifikasian
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 6
dalam catatan ringkas. Pengklasifikasian yang layak atas setiap
transaksi dan kejadian mencakup pengorganisasian yang baik
atas dokumen asli, catatan-catatan ringkas dan dokumen lain
yang mendukung penyusunan laporan.
Oleh karena itu, harus ada standar pengelompokan data
kode atau bagan perkiraan standar. Bagan Perkiraan Standar
adalah daftar perkiraan buku besar yang ditetapkan dan disusun
secara sistematis untuk memudahkan perencanaan, pelaporan
anggaran, pembukuan, dan pelaporan keuangan pemerintah.
Pencatatan dikatakan tepat waktu apabila transaksi/
kejadian segera dicatat sehingga tetap terjaga relevansi nilai-
nilai serta kegunaannya bagi manajemen dalam mengendalikan
operasi dan mengambil keputusan
Adapun lingkup Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu
atas Transaksi dan Kejadian, meliputi:
a. Transaksi dan kejadian yang menyangkut akuntansi
keuangan;
b. Transaksi dan kejadian yang menyangkut akuntansi dan
pengelolaan barang milik Negara; dan
c. Transaksi dan kejadian operasional lainnya.
Pengertian dari pencatatan yang akurat dan tepat waktu
atas seluruh kejadian dan transaksi adalah pencatatan yang
memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
a. Pencatatan yang didukung dengan bukti-bukti yang valid,
andal, dan relevan;
b. Pencatatan yang lengkap dan terhindar dari kesalahan
penulisan, misalnya besaran jumlah, nilai, tanggal, dan
sebagainya;
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 7
c. Pencatatan yang dalam proses pelaksanaannya
menaati/mengikuti sistem-prosedur pencatatan yang telah
ditetapkan.
Transaksi dan kejadian harus diklasifikasikan dengan tepat
dan segera dicatat sehingga terjaga relevansinya, bernilai, dan
berguna bagi manajemen dalam mengendalikan operasi dan
mengambil keputusan. Seluruh transaksi dan kejadian harus
dicatat dan dilaporkan dengan benar dan tepat waktu, yaitu
dilakukan pencatatan segera setelah transaksi terjadi. Hal ini
sangat penting karena penundaan pencatatan, apalagi dalam
waktu yang cukup lama, akan menimbulkan peluang yang lebih
besar bagi petugas terkait untuk memanipulasi transaksi
tersebut. Pengendalian yang efektif atas ketepatan waktu
pencatatan transaksi perlu dilakukan, antara lain melalui
pengecekan secara mendadak di lapangan. Kegiatan inspeksi
mendadak ini dilakukan dalam rangka pengawasan/
pengendalian untuk tujuan preventif, detektif, dan korektif.
Untuk kelancaran dan efektivitas penyelenggaraan kegiatan
pengendalian melalui pencatatan yang akurat dan tepat waktu
tersebut, perlu dituangkan dalam bentuk kebijakan pimpinan
secara tertulis, yang dilengkapi uraian prosedur yang harus
dilaksanakan.
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan
Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian adalah untuk
menjamin tersedianya informasi yang relevan dan terpercaya
untuk pengambilan keputusan.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 8
Manfaat penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat
waktu atas transaksi dan kejadian, adalah:
a. Terciptanya klasifikasi dan pencatatan yang tepat untuk
seluruh siklus transaksi atau kejadian, yang mencakup
otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir
dalam pencatatan ikhtisar.
b. Terlaksananya pencatatan atas transaksi dan kejadian yang
diklasifikasi dengan tepat dan dicatat dengan segera
sehingga tetap relevan, bernilai, dan berguna bagi jajaran
pimpinan dalam mengendalikan kegiatan dan mengambil
keputusan.
c. Adanya pengendalian melalui verifikasi yang tepat atas
transaksi dan kejadian, mencakup organisasi dan informasi
pada dokumen sumber, serta pencatatan ikhtisar sebagai
pelaporan.
d. Tersedianya data/informasi yang akurat dan relevan sebagai
bahan pelaporan.
e. Pelaporan yang andal dan valid sebagai bahan pengambilan
keputusan manajemen.
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait
Peraturan tentang penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat
dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian yang dapat
dijadikan acuan antara lain:
1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara;
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 9
2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar
Akuntansi Pemerintahan;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang
Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah;
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006
tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah,
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam
Negeri Nomor 59 Tahun 2007.
D. Parameter Penerapan
Parameter penerapan keberhasilan pelaksanaan
penyelenggaraan sub unsur ini, terdapat beberapa parameter
penerapan, yaitu:
1) Transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan
dicatat dengan segera sehingga tetap relevan, bernilai, dan
berguna bagi pimpinan instansi pemerintah dalam
mengendalikan kegiatan dan dalam pengambilan keputusan.
2) Klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan untuk
seluruh siklus transaksi atau kejadian yang mencakup
otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir
dalam pencatatan ikhtisar.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 10
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 11
BAB III
LANGKAH–LANGKAH PENERAPAN
Dalam bab ini, penerapan sub unsur Pencatatan yang Akurat
dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian tersebut, ditempuh
melalui tahapan sebagai berikut:
1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang
ditujukan untuk penyiapan peraturan, SDM, dan rencana
penyelenggaraan; memberikan pemahaman atau kesadaran
yang lebih baik; serta pemetaan kebutuhan penerapan.
2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas
pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan
internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan.
3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap melaporkan kegiatan.
Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat
dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan penyelenggaraan
unsur/sub unsur lainnya.
Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu
dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan Pencatatan yang
Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian.
A. Tahap Persiapan
1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan
Rencana Penerapan
Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan
pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 12
lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan
penyelenggaraan SPIP yang diterbitkan, selanjutnya instansi
pemerintah membuat rencana penyelenggaraannya, yang
antara lain memuat:
a) Jadwal pelaksanaan kegiatan;
b) Waktu yang dibutuhkan;
c) Dana yang perlu dianggarkan; dan
d) Pihak-pihak yang perlu dilibatkan.
Berdasarkan peraturan tersebut, perlu ditetapkan Satuan
Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas
untuk mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP,
termasuk penerapan pelaksanaan penyelenggaraan
pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan
kejadian. Satgas tersebut terlebih dahulu diberikan pelatihan
tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agar dapat
menyelenggarakannya pada instansi yang bersangkutan.
2. Pemahaman (Knowing)
Tahap pemahaman ini, diawali dengan pengomunikasian
pentingnya Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas
Transaksi dan Kejadian, dalam rangka penyediaan informasi
yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan keputusan.
Pengomunikasian dapat dilakukan secara terpisah ataupun
bersamaan dengan sosialisasi SPIP.
Untuk memenuhi hal tersebut, instansi pemerintah dapat
memberikan pemahaman melalui sosialisasi, pendidikan dan
pelatihan (diklat), pelatihan di kantor sendiri (PKS), dan
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 13
sebagainya. Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk
melakukan pencatatan yang akurat, tepat waktu, bebas dari
kesalahan serta didukung dengan bukti yang valid, dan
relevan.
Pengabaian dalam penyelenggaraan pencatatan yang tertib,
kurang memerhatikan pencatatan transaksi akuntansi dengan
rapi dan benar atau akurat, tentunya menghasilkan informasi
yang menyesatkan bagi proses pengambilan keputusan.
Bahkan, bukan tidak mungkin buruknya penyelenggaraan
pencatatan atas transaksi dan kejadian dapat pula memicu
terjadinya penyelewengan dalam pelaporan keuangan
organisasi. Penundaan yang tidak semestinya dalam
pencatatan, akan menghasilkan informasi yang kehilangan
relevansinya.
Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu
atas Transaksi dan Kejadian, haruslah dilakukan dalam praktik
operasional sehari-hari.
3. Pemetaan (Mapping)
Setelah dilakukan pemahaman kepada pegawai, diperlukan
suatu pemetaan terhadap pemahaman yang diterima seluruh
pegawai dan pemetaan terhadap keberadaan infrastruktur
pencatatan yang akurat dan tepat waktu dalam bentuk
kebijakan dan prosedur. Pada instansi pemerintah, perlu
dilakukan pemetaan atas penyelenggaraan sub unsur
pencatatan yang akurat dan tepat waktu di lingkungan
kerjanya, untuk mendapatkan informasi antara lain:
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 14
a. Seberapa jauh pemahaman pentingnya penyelenggaraan
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi
dan Kejadian, dan bagaimana penerapannya saat ini.
Pemetaan ini menjadi masukan kepada pimpinan instansi
pemerintah atas seberapa jauh pemahaman bahwa
pencatatan yang akurat dan tepat waktu sangat
berpengaruh pada informasi yang bermutu, andal, dan
relevan.
b. Peraturan/kebijakan yang melandasinya.
c. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai
dengan ketentuan di atasnya.
d. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman untuk
menyelenggarakan peraturan tersebut.
e. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman
mengenai praktik pencatatan dimaksud telah sesuai
dengan peraturan yang ada.
f. Pelaksanaan kegiatan untuk menyelenggarakan bagian
atau turunan dari sub unsur pencatatan dimaksud, dengan
menggunakan pedoman atau SOP di atas, serta
dokumentasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan telah
dilakukan secara memadai.
Hasil pemetaan atas keberadaan dan penerapan kebijakan
dan prosedur akan memberikan informasi terkait kondisi yang
ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki
(areas of improvement) guna membangun SPIP yang
memadai.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 15
B. Tahap Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga kegiatan besar, yaitu:
membangun infrastruktur (kebijakan dan prosedur serta
pedoman) berdasarkan hasil pemetaan, kemudian
menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah
dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi
atau penerapan ini berjalan, perlu dilakukan pemeliharaan dan
perbaikan terus menerus terhadap pencatatan yang baik agar
sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.
1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)
Berdasarkan hasil pemetaan, dapat diketahui infrastruktur
yang perlu dibangun atau ditingkatkan (area of improvement).
Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan
kebijakan dan prosedur yang bertujuan agar kegiatan
pengendalian berupa Pencatatan yang Akurat dan Tepat
Waktu atas Transaksi dan Kejadian dapat diterapkan, yaitu
sebagai berikut:
a. Menetapkan kebijakan-kebijakan pimpinan yang
mendukung penyelenggaraan pencatatan, misalnya petugas
pencatatan tidak boleh merangkap tugas dan fungsi sebagai
petugas penyimpan dan mengeluarkan persediaan.
b. Menetapan sistem/prosedur (SOP) tentang Pencatatan
yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
secara tertulis yang memadai dan mampu menampung
seluruh kegiatan sebagai panduan bagi para pelaksana.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 16
c. Menetapkan prosedur pengecekan atas kebenaran
pencatatan dan membandingkannya dengan pengecekan
fisik yang dilakukan oleh petugas independen.
d. Menetapkan mekanisme penyimpanan bukti/dokumen
sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan.
e. Menetapkan standar waktu dalam menghasilkan
data/informasi yang dihasilkan dari suatu proses
pencatatan.
f. Menetapkan kompetensi personil yang terkait dengan
pencatatan atas setiap transaksi dan kejadian yang akan
digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.
g. Menyusun kegiatan pengecekan/reviu internal yang melekat
pada sistem pencatatan secara periodik sehingga catatan
yang satu dapat dipakai untuk mengecek kebenaran catatan
yang lain.
h. Menyusun formulir yang akan digunakan untuk dokumentasi
pencatatan setiap transaksi dan kejadian.
i. Menetapkan mekanisme perbaikan bilamana diketemukan
adanya kesalahan dalam pencatatan.
2. Internalisasi (Forming)
Internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan
infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-
hari. Perwujudannya tercermin dalam konteks seberapa jauh
proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi
pemerintah dalam pengambilan keputusan dan memengaruhi
perilaku para pegawai dalam pelaksanaan kegiatan.
Langkah-langkah internalisasi, adalah sebagai berikut:
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 17
a. Membangun kesadaran akan risiko tidak dilaksanakannya
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi
dan Kejadian melalui kegiatan sosialisasi terhadap
kebijakan dan prosedur yang telah disusun;
b. Memberikan pengarahan secara rutin tentang pentingnya
pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan
kejadian;
c. Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi dan kejadian
secara tepat waktu dan terus menerus, sesuai dengan
pedoman yang telah ditetapkan.
3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Pengembangan berkelanjutan dilakukan untuk memantau
penerapan kebijakan dan prosedur terkait dengan sub unsur
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan
Kejadian, yang dilaksanakan melalui:
a. Pemantauan
Pemantauan dilakukan untuk mendapatkan umpan balik
(feed-back) atas penerapan kebijakan dan prosedur
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi
dan Kejadian.
b. Evaluasi Berkala
Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh dari
pemantauan yang telah dilaksanakan, untuk dilakukan
perbaikan secara terus-menerus, khususnya apabila tujuan
dari penerapan kebijakan dan prosedur pencatatan yang
akurat dan tepat waktu tersebut belum/tidak tercapai.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 18
C. Tahap Pelaporan
Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan
penyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.
Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang
tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan
penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:
1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:
a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan
sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan
fokus grup) mengenai pencatatan yang akurat dan tepat
waktu atas transaksi dan kejadian.
b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan
infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan
penerapan pengendalian atas pencatatan yang akurat dan
tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) masukan atas
rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan
kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada, baik
pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi.
c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi:
1) kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat
waktu atas transaksi dan kejadian, 2) penyusunan kebijakan
dan prosedur pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan
sosialisasi kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat
dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) kegiatan
yang memastikan seluruh pegawai telah menerima
informasi dan memahami kebijakan dan prosedur
pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan
kejadian.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 19
e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain
berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan
prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas
transaksi dan kejadian, 2) masukan bagi pimpinan instansi
pemerintah untuk menyatakan asersi bahwa Teknologi
Informasi (TI) telah dikelola dengan baik.
2. Hambatan kegiatan
Apabila ditemukan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan
yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan
tersebut, agar penyebabnya dijelaskan.
3. Saran
Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan
pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan
masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna
peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar
realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan
atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode
sebelumnya.
Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi
penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan
penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum
Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi
tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan
kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk
akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP
di instansi pemerintah terkait.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 20
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 21
BAB IV
PENUTUP
Penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas
transaksi dan kejadian secara berkelanjutan oleh instansi
pemerintah merupakan hal yang mutlak dalam kegiatan
pengendalian dalam penerapan SPIP, diawali dengan langkah
dalam membangun kesadaran terhadap arti penting
penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu,
memperkuat komitmen, serta dukungan semua tingkat pimpinan
dan seluruh pegawai instansi pemerintah.
Pembangunan infrastruktur untuk pelaksanaan dan
penerapannya harus menjadi komitmen bersama dalam instansi
pemerintah dan dilaksanakan dengan konsisten. Sementara
pengembangan berkelanjutan merupakan langkah yang diperlukan
agar secara kontinu penyelenggaraan pencatatan tersebut
termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat
dirumuskan rencana tindak yang tepat.
Komitmen dan konsistensi pelaksanaan penyelenggaraan
pencatatan yang baik oleh pimpinan dan segenap pegawai instansi
pemerintah akan dapat menunjang keandalanan penyampaian
informasi yang dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan
masyarakat dan kepentingan stakeholders.
Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan acuan praktis
bagi pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan
melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian 22
kegiatan pengendalian dengan sub unsur Pencatatan yang Akurat
dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian di lingkungan instansi
yang dipimpinnya.
Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik dalam
penerapan sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat
dievaluasi dan disempurnakan secara terus-menerus di kemudian
hari.