1. Resumen Ejecutivo
2. Ecopetrol - Descripción del negocio
3. La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI
4. El Proyecto SAP RH3.1. Desafíos de TI3.2. Metodología de Implementación3.3. Estrategia y Etapas3.4. Entorno Tecnológico3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación
5. Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje
Agenda
“Resumen del Caso” Gestión del Abastecimiento
Desafíos Gestión deficiente de la rentabilidad Panorama de TI complejo y
desintegrado Calidad cuestionable de la información
para informes financieros Procesos de compra inadecuados, que
aumentan el costo de las adquisiciones
Objetivos del proyecto Implementar un nuevo modelo de
gestión y operación para la Gerencia de Abastecimiento
Aumentar la rentabilidad a través de la reducción del costo de adquisición
Beneficios Estratégicos Panel de indicadores para la gestión
de los KPI en el abastecimiento Aumento del nivel de colaboración
con la base de suministro a través del portal
Aumento de eficiencia en la organización de las compras
¿Por qué SAP? Alineación global; soporte local Capacidad comprobada en Supplier
Relationship Management Roadmap claro para desarrollos futuros
en la gestión del abastecimiento Menor TCO
Costo Total de Propiedad Proyecto desarrollado “on-time” y “on-
budget” YY sistemas heredados descontinuados Posibilidad de soporte a través de
servicios compartidos
Beneficios Operativos
VALOR
CU
STO
Reducción del ciclo promedio de compras
23 días 16 días
Reducción del costo promedio de insumos
- 13%
Reducción de errores operativos en compras
- 67%
Ejemplo
1. Resumen Ejecutivo
2. Ecopetrol - Descripción del negocio
3. La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI
4. El Proyecto SAP RH3.1. Desafíos de TI3.3. Metodología de Implementación3.3. Estrategia y Etapas3.4. Entorno Tecnológico3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación
5. Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje
Agenda
Ecopetrol S.A. es la empresa más grande de Colombia y la principal compañía petrolera en el país. Por su tamaño, pertenece al grupo de las 39 petroleras más grandes del mundo y es una de las 5 principales de Latinoamérica.
Es dueña absoluta o tiene la participación mayoritaria de la infraestructura de transporte y refinación de Colombia.
Cuenta con campos de extracción de hidrocarburos en el centro, el sur, el oriente y el norte de Colombia, 2 refinerías, puertos para exportación e importación de combustibles y crudos en ambas costas y una red de transporte de 8.500 kilómetros de oleoductos y poliductos a lo largo de toda la geografía nacional, que intercomunican los sistemas de producción con los grandes centros de consumo y los terminales marítimos.
Desde 1997 ha marcado récords al obtener las más altas utilidades de una compañía colombiana en toda la historia.
En 2003 se convirtió en una sociedad pública por acciones y emprendió una transformación que garantiza mayor autonomía financiera y competitividad dentro de la nueva organización del sector de hidrocarburos de Colombia.
ECOPETROL S.A. Qué hacemos en Ecopetrol
ECOPETROL S.A. Descripción del negocio
ECOPETROL S.A. Marco Estratégico
ECOPETROL S.A. Marco estratégico 2009-2015
ESTAR EN EL 2015 ENTRE LAS 27 PRIMERAS COMPAÑÍAS DEL
RANKING PIW
CONSOLIDAR UN MODELO DE EXCELENCIA EN LA CALIDAD DE LA
GESTIÓN EMPRESARIAL, QUE APALANQUE LA ESTRATEGIA DE
CRECIMIENTO
ECOPETROL S.A. Grupo Empresarial
Exploración y Producción
Refinación y Petroquímica
TransporteOleoductos y poliductos
Biocombustibles
2007 2008 2009
49%100%
Negociación
35%
50%
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65%
60%
OLEODUCTO DE COLOMBIA S.A. OAM65,75% 85%
1. Resumen Ejecutivo
2. Ecopetrol - Descripción del negocio
3. La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI
4. El Proyecto SAP RH3.1. Desafíos de TI3.2. Metodología de Implementación3.3. Estrategia y Etapas3.4. Entorno Tecnológico3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación
5. Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje
Agenda
Estrategia CorporativaObjetivos estratégicos RH
Desarrollar la cultura organizacional requerida por la estrategia
Optimizar las condiciones de calidad de vida en el trabajo que contribuyan a hacer de Ecopetrol un lugar fabuloso para trabajar
Atraer y retener el personal clave con las competencias requeridas por la Organización
Desarrollar las competencias que soporten las ventajas competitivas y la estrategia de la Empresa
Asegurar calidad y costos competitivos en los procesos de apoyo a la cadena de valor
Contar con un modelo organizacional flexible y efectivo
Venta de negocios satélite – centrada en el negocio principal y en los principales segmentos de clientes
Optimización de la cartera de productos
Proyecto: “Nuevo R&D”
Objetivos estratégicos de recursos
humanos
Talento humano de
clase mundial
Desafíos con Impactoen la Estrategia Corporativa
30% Soporte/
Servicio al Cliente
60%Operación y
administración
10%Planeación estratégica
20% PlaneaciónEstratégica
20%Operación y
Administración
Desafíos con Impactoen la Estrategia Corporativa
Táctico
Enfoque tradicional
Enfocado a actividades operativas
Reactivo
Sistemas no integrados y tareas manuales
Respuesta estandarizada para las áreas
No hay un responsable del alineamiento de la cultura a los principios corporativos
Enfoque de futuro
Enfocado a labores que crean ventaja competitiva
Proactivo
Uso intensivo de tecnología
Centrado en necesidades de las áreas.
Actúa como agente de cambio
Operativo
Estratégico
Táctico
OperativoTRANSFORMACIÓN
1. Resumen Ejecutivo
2. Ecopetrol - Descripción del negocio
3. La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI
4. El Proyecto SAP RH3.1. Desafíos de TI3.3. Metodología de Implementación3.3. Estrategia y Etapas3.4. Entorno Tecnológico3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación
5. Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje
Agenda
Objetivos del ProyectoPrincipales proyectos a implementar
Gestión de laOrganización
Gestión de Viajes
Selección de Personal
Gestión de Personal
Gestión de Tiempos
Desarrollo y Desempeño
Autogestión de empleados y
gerentes
Integración con Otros Sistemas
Gestión Remuneración
Gestión de Eventos
Liq.y pago denómina
Competencias y Datos
Objetivos del ProyectoSubtítulo
Objetivos del ProyectoSubtítulo
Objetivos del ProyectoSubtítulo
Objetivos del ProyectoGestión organizacional
Diseñar, implantar y administrar un modelo
organizacional acorde con el marco
estratégico de Ecopetrol S.A. y ajustado a los
planes y políticas que guían los procesos de
Recursos Humanos.
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Desafíos del Proyecto Gestión organizacional
Administración de la gestión organizacional
centralizada.
Cambios y modificaciones propuestas al
diseño soportados en un estudio técnico y
analizados conjuntamente entre la Unidad
Organizacional y el área responsable.
Diseños organizacionales basados en
proyecciones a corto, mediano y largo plazo,
identificando su impacto.
Cambios en la estructura para fortalecer
estratégicamente la organización,
modernizarla, optimizarla o adecuarla al
entorno.
Control de planta de personal, identificación de vacantes y respuesta oportuna.
Mejores decisiones costo-beneficio para ajuste de planta de personal
Disponibilidad de la información vía sistema: toma de decisiones, movilidad organizacional y
oportunidad en el suministro interno y externo.
Asegurar empalmes en el reemplazo de vacantes proyectadas.
Organización basada en estructura de cargos: responsabilidades definidas para el cargo y
autorizaciones correspondientes.
Proyección de escenarios e indicadores para toma de decisiones de estructura
organizacional.
Evaluación de los cambios.
Aspectos destacados Implementación Gestión organizacional
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Objetivos del ProyectoSelección de personal
Elegir el personal idóneo para Ecopetrol S.A.
basado en competencias de acuerdo con
requerimientos organizacionales.
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Desafíos del Proyecto Selección de personal
Selección responsabilidad conjunta entre Recursos
Humanos y Unidades Organizacionales.
Convocatoria y coordinación de los procesos de
selección centralizados.
Búsqueda proactiva de candidatos para cargos
claves y de mayor rotación.
Recepción de hojas de vida únicamente por internet.
Tipo de procesos de selección definidos por la
Unidad Organizacional con asesoría de Recursos
Humanos.
Selección final responsabilidad del Jefe de la
Unidad.
Promociones pueden ser hechas por las unidades
soportadas como mínimo en ajustes persona-cargo.
Anticipar las necesidades de la organización y proveer oportunamente los recursos.
Disponer de fuentes de reclutamiento para profesionales en especialidades de alta rotación.
Disponer de información en línea para búsqueda de candidatos, hacer seguimiento al
proceso, conocer estado de trámites y resultados obtenidos.
Optimizar el tiempo de participación de los jefes en el proceso de selección al evaluar sólo a
candidatos elegibles por competencias humanas requeridas.
Realimentación para el mejoramiento continuo.
Aspectos destacados Implementación Gestión organizacional
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Objetivos del ProyectoDesarrollo de personal
Incrementar la efectividad organizacional
mediante el desarrollo de competencias y la
gestión del desempeño de los colaboradores,
alineando sus intereses profesionales con la
estrategia de la Organización.
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Desafíos del Proyecto Desarrollo de personal
Desempeño de los colaboradores alineado con los
resultados estratégicos.
Planes de desarrollo acorde con competencias
requeridas y ventajas competitivas del negocio.
Competencias monitoreadas, medidas y
certificadas.
Identificación de colaboradores de alto potencial y
candidatos para cargos claves para quienes se
generarán planes de desarrollo y retención.
Desarrollo de competencias y gestión del
desempeño individual descentralizado con el
acompañamiento de Unidades Organizacionales.
Colaboradores con alto potencial identificados para asegurar continuidad de la estrategia de
Ecopetrol.
Candidatos para cargos claves e instructores internos identificados para aprovechar el
talento humano.
Articulación de la gestión de talento humano con la gestión de negocio.
Aprovechar el máximo potencial de acuerdo con las características individuales y las
necesidades de la Organización.
Resultados de los colaboradores acorde con lo requerido por la Organización.
Anticipar las necesidades de la organización y proveer oportunamente los recursos.
Aspectos destacados Implementación Desarrollo de personal
Objetivos del ProyectoGestión de la compensación
Compensar en forma equitativa y
competitiva y reconocer la excelencia
en el desempeño, de tal modo que
contribuya a atraer, motivar y retener el
Recurso Humano que Ecopetrol S.A.
requiere para el logro de sus metas
estratégicas.
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Desafíos del Proyecto Gestión de la compensación
Paquetes de compensación para atraer, retener y
motivar al personal requerido por Ecopetrol S.A.
Política de compensación regida por la competitividad
externa.
Estructura de compensación ajustada a la movilidad del
mercado.
Diseño, administración y evaluación de la gestión de la
compensación centralizada.
Equidad y competitividad soportadas en el análisis del
paquete de compensación que integra la compensación
fija, la compensación variable y los beneficios.
Compensación variable y aumentos basados en
evaluación de desempeño individual y calificación de
competencias.
Integración del sistema de compensación
Mejoras en los paquetes de compensación
Jefes empoderados para aplicar las políticas y procedimientos de compensación en su
unidad organizacional.
Estructura salarial y valoración de cargos confiables y actualizados
Implementar acciones de mejoramiento. los recursos
Aspectos destacados Implementación Gestión de la compensación
Objetivos del ProyectoGestión de personal
Administrar los servicios y beneficios
asociados al ciclo de vida laboral,
pensional o de aprendizaje de los
clientes relacionados con la Empresa,
de forma tal que se gestionen los
recursos eficientemente; se provean
con equidad y comodidad servicios y
beneficios enmarcados en parámetros y
políticas de calidad, y se mejore
permanentemente el nivel de
satisfacción de los clientes.
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Desafíos del Proyecto Gestión de personal
Cultura de autogestión.
Servicios y beneficios oportunos y de calidad soportados
en una planeación adecuada.
Estandarización de beneficios, servicios y controles por
tipo de trabajador, tipo de nómina y sitio de trabajo.
Gestión de personal única fuente oficial de información
relacionada con el ciclo de vida laboral, pensional o de
aprendizaje de los clientes (trabajadores, aprendices,
pensionados, sustitutos, autoseguros, beneficiarios y
externos).
Una única base de datos y procesos estandarizados para administrar los ciclos de vida de
aprendizaje, laboral y pensional de los clientes.
Información personal y laboral disponible de los trabajadores, en línea y al día indicando su
estatus, facilitando el análisis y toma de decisiones.
Oportunidad en la prestación de los servicios y simplificación de trámites.
Empleados que autogestionen sus servicios y novedades.
Proceso de vinculación optimizado: acuerdo de servicios para trámites de previnculación e
interfase entre selección y gestión de personal.
Información completa de todos los reemplazos (encargos) y/o movimientos de los
trabajadores.
Trazabilidad de los clientes a lo largo de los ciclos de vida.
Controles automáticos de vigencias en el otorgamiento de los beneficios.
Aspectos destacados Implementación Gestión de personal
Objetivos del ProyectoGestión de tiempos
Programar, reportar y evaluar la información
del “consumo de tiempos” que sirve como
apoyo para generar acciones que redunden
en un incremento de la productividad de
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Desafíos del Proyecto Gestión de tiempos
Asignación y distribución efectiva de los tiempos
que contribuye a la optimización de costos.
Reporte de novedades de tiempos en el sistema
de información y en el momento de su ocurrencia.
Planificación de turnos y novedades acorde a
procedimientos estándares corporativos definidos.
Planeación y administración de tiempos
centralizada.
Programación y gestión de tiempos hecha en
cada unidad organizacional.
Estandarizar las novedades de tiempos a nivel nacional.
Unificar los planes de horario de trabajo (turnos) corporativamente.
Efectuar programación anual de vacaciones y jornadas de trabajo en las áreas
administrativas.
Control sobre consumo de tiempos de personal y costos asociados.
Empleados que autogestionen la solicitud de vacaciones, antigüedades, permisos, licencias y
compensados.
Gestionar las novedades de tiempo de cada unidad organizacional de acuerdo a los
hallazgos y conclusiones de los resultados de los procesos.
Aspectos destacados Implementación Gestión de tiempos
Objetivos del ProyectoGestión de viajes
Optimizar los recursos para proveer de forma
oportuna y eficaz los medios para que
colaboradores y terceros autorizados atiendan
los requerimientos de desplazamiento laboral
fuera de su sede y los beneficiarios del
servicio de salud los auxilios médicos
ambulatorios.
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Desafíos del Proyecto Gestión de viajes
Un socio estratégico de viajes que apoye la
planeación, administración y control de los viajes y
asegure óptimos resultados.
Planeación de los viajes en las unidades
organizacionales con el soporte y la asesoría de
recursos humanos.
Trámites de la gestión de viajes a través de
procedimientos de transferencia electrónica y
entrega en especie de los conceptos asociados.
La responsabilidad de mantener y divulgar la
política de viajes y de establecer negociaciones
con los proveedores es de Recursos Humanos.
Información oportuna que soporte la planeación de viajes, y asegure la optimización de los
recursos con base en los resultados de la evaluación y control de lo ejecutado.
Optimizar el tiempo de trámites del colaborador y del jefe.
Calidad en los datos.
Optimizar costos por oportunidad en reservas y asignación de la tarifa más favorable para la
organización.
Optimizar el soporte para viajes a nivel internacional.
Evaluar la efectividad del cumplimiento de la planeación de viajes de acuerdo con la
programación y presupuesto asignado. procesos.
Aspectos destacados Implementación Gestión de viajes
Objetivos del ProyectoGestión de eventos
Garantizar la calidad y efectividad de los
programas empresariales internos y externos
de acuerdo con los planes de desarrollo y
bienestar de Ecopetrol S.A.
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Desafíos del Proyecto Gestión de eventos
Presupuesto asignado alineado con la estrategia
de Ecopetrol S.A.
Planeación anual, consecuente con las
necesidades de formación y desarrollo de las
unidades organizacionales. Su insumo: plan
estratégico de ECP, los planes de desarrollo y los
resultados de la evaluación de desempeño.
Contenido alineado con las competencias
organizacionales y técnicas.
Identificación de socios de negocios
especializados o con experiencia en el sector
petrolero para ejecutar la formación y capacitación
del personal.
Alineación de las necesidades de las unidades organizacionales y los planes de desarrollo de
los colaboradores en materia de formación y bienestar con la estrategia de la organización.
Mejorar la efectividad de los eventos a partir de su identificación y estandarización
organizacional.
Planeación de la formación orientada al desarrollo de competencias de acuerdo con las
prioridades organizacionales.
Información oportuna de: indicadores de asistencia a los eventos de formación y bienestar,
costos asociados y horas de capacitación.
Coordinar el plan de eventos con el plan de trabajo de las unidades organizacionales y
reducir el ausentismo a los eventos.
Mejorar el servicio prestado identificando socios estratégicos basados en resultados y
efectividad de los eventos de formación realizados.
Aspectos destacados Implementación Gestión de eventos
1. Resumen Ejecutivo
2. Ecopetrol - Descripción del negocio
3. La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI
4. El Proyecto SAP RH3.1. Desafíos de TI3.2. Metodología de Implementación3.3. Estrategia y Etapas3.4. Entorno Tecnológico3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación
5. Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje
Agenda
Planeación de recursos por parte de Ecopetrol y la Consultoría
Mantenimiento del esquema de control y seguimiento.
Hacer un sondeo de mercado que abarque tanto la parte funcional como tecnológica.
Transferir y aplicar las lecciones aprendidas de otros proyectos.
Beneficios del ProyectoGestión de proyectos
Procesos de aprobación y validación de información con la línea. Nivel de integración con la misma.
El involucramiento debe ir de lado y lado. No solo esfuerzos desde el proyecto, sino esfuerzo de la línea también para involucrarse.
Generar más compromiso genuino.
El proyecto debe estar respaldado por una persona o área que tenga poder sobre el área y que esté por fuera del área que ejecuta el proyecto.
Beneficios del ProyectoParametrización y desarrollo herramienta
Procesos de aprobación y validación de información con la línea. Nivel de integración con la misma.
El involucramiento debe ir de lado y lado. No solo esfuerzos desde el proyecto, sino esfuerzo de la línea también para involucrarse.
Generar más compromiso genuino.
El proyecto debe estar respaldado por una persona o área que tenga poder sobre el área y que esté por fuera del área que ejecuta el proyecto.
Beneficios del ProyectoInvolucramiento con la Organización
Continuar con la práctica de pruebas unitarias.
Replantear la importancia de la prueba integral teniendo como base que es una oportunidad para revisar todos los procesos integrales.
Replantear tiempos para pruebas unitarias teniendo en cuenta que hay que volver a hacerlas luego de correcciones y ajustes.
Aprovechar a solman para toda la documentación
Fortalecer los líderes de integración
Beneficios del ProyectoPruebas (unitarias- integrales)
Exigencia en contrataciones para el plan de cut-over.
La selección del líder es crucial.
Debemos estructurar mejor la preparación del plan de corte.
Falta capitalizar más las experiencias vividas en proyectos anteriores.
No se dio tiempo de estructuración al soporte.
Asegurar el direccionador involucrado con anticipación al proyecto (preferible alguien del proyecto).
Beneficios del ProyectoPreparación final
Es importante dejar el alcance de las responsabilidades claras desde el comienzo.
Armar un mapa de datos para observar y analizar las plantillas de forma global.
La transformación de datos debe estar a cargo del contratista.
Lograr congelamiento temprano de plantillas.
Dimensionar la importancia del tema desde la carga, creando estructuras dentro de cada módulo para que se incluyan en tareas del día a día desde el comienzo del proyecto, no dejarlo para el final.
Beneficios del ProyectoDatos
El diseño de proceso lo debe hacer el área y previo a la contratación.
Involucramiento de todos los frentes de trabajo en el rediseño. Es importante dejar el alcance de las responsabilidades claras desde el comienzo.
Beneficios del ProyectoDiseño de procesos
Integración nativa del abastecimiento con los demás procesos del negocio – planificación estratégica, finanzas, gestión logística, producción, etc.
Menor Costo Total de Propiedad Soporte local Tecnología superior Mejores prácticas de negocio ofrecidas a través del Repositorio de Servicios Orientado a procesos Seguridad de mejoras continuas en el producto Extensa lista de implementaciones y casos de éxito (expertise) en la gestión de la cadena de
abastecimiento Sistema único e integrado con elevada adherencia a los requerimientos del negocio Roadmap claro de desarrollo de nuevos módulos y funcionalidades Plataforma robusta y única de integración, que permite incluso la integración de sistemas no
SAP Plataforma única para diferentes unidades monetarias e idiomas; soporta incluso una
estrategia de abastecimiento integrada globalmente con una red de proveedores en todo el mundo
Liderazgo de mercado en la Cadena de Abastecimiento Escalabilidad de la solución
INSERTAR LOGO
¿Por qué SAP?Ejemplos