Download - 177887298 11 Predavanje Vodjenje Sastanaka
Vođenje
sastanaka
Vrste sastanaka
Postoji više vrsta sastanaka, i o tome o kojoj je
vrsti sastanka riječ ovisi uloga voditelja, uloga
sudionika i način vođenja sastanka.
Vrste sastanaka prema broju
sudionika
- vrlo mali (do 30)
-mali (30-50)
- srednji (50-100)
- veliki (100-200)
- vrlo veliki (više od 200)
• način rada ovisi o broju sudionika
• sastanci s većim brojem sudionika imaju
informativni ili manifestacijski karakter
• sastanci s manjim brojem sudionika su
učinkovitiji za rješavanje problema
Vrste sastanaka prema broju i
vrsti sudionika
Konzultacije – utvrđuju se i rješavaju problemi
Timski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak stručnjaka
u kojem su kratke rasprave i daju se operativni zadaci
Sjednica – temeljita priprema, veći broj sudionika,
analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se
ranije dostavljaju
Konferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup
veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i
donošenja zaključaka
Sabor, skupština, konvencija – prikaz aktualnih
problema širem broju ljudi.
Vrste sastanaka prema načinu
rada
• formalni sastanci – propisano je tko prisustvuje,
koliko članova
• neformalni sastanci – nemaju strogo propisana
pravila
Vrste sastanaka prema
ciljevima
Informativni sastanci I tip: informiranje
podređenih od strane rukovodstva
Informativni sastanci II tip: prikupljanje
informacija od podređenih
Redovni-obvezni sastanci
Uključuju ravnopravnu diskusiju i polemiku.
Vrste sastanaka prema
ciljevima Eksplorativni-timski sastanci Svrha je dolaženje do novih spoznaja, mogu nalikovati
procesu znanstvenog rada (izbor i definiranje problema,
definiranje ciljeva israživanja, postavljanje hipoteza,
identifikacija i operacionalizacija varijabli, utvrđivanje
nacrta, razrada metoda prikupljanja podataka, obrada
podataka, analiza i pisanje izvještaja). Do ideja se može
doći na više načina, od kojih su poznatiji: oluja mozga
(brainstorming), Zapisivanje misli (ukrug, svatko zapiše
2-3 misli), Morfološka analiza (definira se problem,
analiziraju prijašnja iskustva i prikupljaju podaci,
poredbenom analizom prijedloga dolazi do rješenja).
Vrste sastanaka prema
ciljevima Poslovni sastanci Poslovni sastanci su specifični jer se njima pokreće poslovna
aktivnost, traže mogućnosti primjene teorijskih spoznaja u
praksi.
Vrste poslovnih sastanaka: • sastanci stručnog tima (operativno radni)
• inicijativni sastanci na početku izrade projekte ili planova
• redovni sastanci tijekom realizacije nekog projekta
• periodični kontrolni satanci
• izvanredni sastanci – zbog nastale situacije ili problema
Tijek poslovnih sastanaka
I priprema sastanka
II sastanak
III analiza sastanka
Tijek poslovnih sastanaka
I Priprema
Tehnička priprema
Vrijeme, Mjesto,
Prostorija, Sjedala,
Tehnička pomagala,
Osvježenje, Poziv,
Materijali,
Zapisnik, Obavještavanje
Sadržajna priprema
Cilj sastanka,
Problem,
Način rada,
Moguća rješenja,
Stručne osobe,
Izvršitelji i rokovi,
Kontrolni mehanizmi
Tijek poslovnih sastanaka:
II sastanak
• otvaranje sastanka (otvaranje, utvrđivanje kvoruma, dnevni
red, verifikacija zaključaka i odluka s prethodnog sastanka,
kontrola izvršenja zaključaka i odluka s prethodnog sastanka)
• uvodna riječ (kratka, jasna, zanimljiva)
• iznošenje podataka potrebnih za raspravu
• ponuda ideja i prijedloga
• rasprava – argumentacija
• sintetiziranje prijedloga
• vrednovanje konačnih prijedloga
• donošenje odluka
• imenovanje izvršitelja i određivanje rokova
Tijek poslovnih sastanaka
III Analiza
• analizira se prezentacija i rad voditelja
• analizira se diskusija, reakcije sudionika i
intervencije voditelja
• analizira se ishod i uspješnost sastanka
Dobri i loši sastanci
• Loš tijek sastanka
I______I_______________________I_________
Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja
odluka
• Dobar tijek sastanka
I___________I___________I_________________
Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja
odluka
Rasprava na sastanku
Rasprava je javno iznošenje pojedinačnog
mišljenja u pomirljivu ili polemičnom tonu,
kojim se daje podrška prijedlozima ili se iznose
suprotni prijedlozi i mišljenja i stavovi (V.
Gnjato)
Rasprava na sastanku
• Rasprava može biti cjelovita ili u dijelovima
• Način vođenja rasprave može biti neposredan
(sudionici neposredno raspravljaju bez
posredovanja voditelja) i posredan (uz
posredovanje voditelja)
Rasprava na sastanku
Cilj rasprave je:
- razmjena mišljenja i iskustava među sudionicima
- izbor najboljeg između prijedloga
- dobiti podršku sudionika za akcije
Kako biti uspješan u izlaganju
svojeg stanovišta u raspravi?
Trebate znati što želite reći!
Unaprijed se pripremite
Razmislite prije nego ćete govoriti
Budite svjesni poruke koju želite prenijeti
Brzo pređite na poantu
Trebate znati kakav ishod rasprave želite
Prakticirajte uvjeravanje
Raspitajte se i saznajte nešto o drugoj strani
Kako biti uspješan u izlaganju
svojeg stanovišta u raspravi?
Budite uvjerljivi! Govorite s uvjerenjem i entuzijazmom
Koristite podatke, činjenice, argumente
Budite konkretni
Koristite primjere i humor
Izražavajte se da vas svi razumiju (izbjegavanje
žargona, stranih riječi...)
Naučite ispravno i razgovjetno izgovarati riječi
Prilagodite tempo i ton govora sadržaju (poantu
sporije, stanke)
Kako biti uspješan u izlaganju
svojeg stanovišta u raspravi?
Budite uvjerljivi!
Sagledajte uzročnike neke pojave
Odgovorite na tuđe argumente
Uvažavajte duh vremena
Pratite poruku govorom tijela
Ponovite glavne točke
Kako biti uspješan u izlaganju
svojeg stanovišta u raspravi?
Prava umjetnost konverzacije je govorenje
i slušanje!
Dozvolite i drugima da dođu do riječi
Poštujte tuđe stavove
Koristite otvorena pitanja
Uloga voditelja sastanka
Uspjeh sastanka ponajviše ovisi o
voditelju sastanka koji mora znati
pripremiti, voditi i analizirati sastanak
Vođenje sastanka odnosi se na:
- vođenje formalnog procesa sastanka
- vođenje socijalno-komunikacijskih
procesa
Uloga voditelja sastanka:
prilagodba sudionicima sastanka
• kakvi su njihovi interesi i potrebe
• imaju li dovoljno stručnog znanja
• kakvo im je iskustvo glede rada i sastanaka
• što misle o problemu/ misle li drugačije od
voditelja
• kako ih navesti da se zainteresiraju za problem
• govore li diskutanti u svoje ili u ime neke grupe
• kako potaknuti šutljive na djelovanje
• kako će glasati šutljiva većina
• kako izaći na kraj s teškim sudionicima
Uloga voditelja sastanka:
Stilovi vođenja sastanaka
Diktatorski stil
Voditelj se ne obazire na sudionike, on je autoritarni
autoritet, sugestivan, sudionici se radije ne javljaju jer
vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar,
unaprijed određeni. Može biti prihvatljiv stil samo za
informativne sastanke, neproduktivan je ukoliko
sudionici trebaju sudjelovati u aktivnostima.
Uloga voditelja sastanka:
Stilovi vođenja sastanaka
Konfuzni stil
Očit u neplaniranim sastancima, njime se gubi vrijeme.
Svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ,
ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su
preduge. Donekle primjenjiv stil u manjim grupama
ljudi približno jednakih sposobnosti i visokog stupnja
odgovornosti.
Uloga voditelja sastanka:
Stilovi vođenja sastanaka
Demokratski stil
Radni materijal se pravodobno dostavlja, tema se na
sastanku ukratko izloži, zatim se o temi demokratski
raspravlja, svatko ima pravo reći svoje mišljenje,
vlada snaga argumenata, voditelj je prvi među
jednakima, odluke su izraz volje većine.
Uloga voditelja: Ophođenje s teškim
diskutantima
Vrlo sklon dokazivanju Kontrolirajte reakcije sebe i grupe
Nastojte u izlaganju naći nešto vrijedno
Nađite pogrešne dokaze i izložite grupi
Razgovarajte s njim izvan sastanka
Govori izvan predmeta
rasprave
Kad uzima dah zahvalite mu, te na
pristojan način upozorite da se udaljio
od teme
Nije u pravu “Shvaćam da tako mislite, no
pogledajmo je li to u skladu sa
stvarnom situacijom”
Uloga voditelja: Ophođenje s teškim
diskutantima
Pita vas kao voditelja
za mišljenje
Izbjegavajte dati rješenje umjesto
grupe.
Sukob ličnosti Naglasite točke slaganja i tako
umanjite neslaganje.
Otvoreno zatražite da ne diskutira
osobno.
Prekinite ga izravnim pitanjem o
problemu.
Nejasan “Ako sam dobro shvatio, vi ste
rekli...” i ponovite to jasnije. Ne
mijenjajte misao, nego ju bolje
izrazite.
Neučinkoviti sastanci: Znakovi
• članovi kasne na dogovore
• sastanci predugo traju
• sastanci su dosadni
• prisutni ne pridonose mnogo raspravi
• predugo se zadržava na jednoj točki dnevnog
reda, a ona se brzo kroz sve ostale
• članovi se osjećaju ljuto, frustrirano,
iscrpljeno, bez ideja i imaju osjećaj gubljenja
vremena
Neučinkoviti sastanci: Znakovi
• članovi koji su trebali doći se ne pojave (bez
isprike ili je jasno da su isprike izmišljene)
• jedan ili dvoje ljudi dominira cijelim
sastankom
• sastanci se koriste kao forum na kojem se
skupljaju „osobni bodovi“ kod šefa
• odluke se ne donose ili su nametnute od
voditelja nakon što rasprava nije urodila
zaključkom
• sudionici ne slušaju što se govori
Neučinkoviti sastanci: Uzroci
I Slaba priprema sastanka
- tehnička
- stručna
- sadržajna
- nepravodobno upoznavanje sudionika s temom
sastanka
- preopširan dnevni red
- smanjena pozornost zbog okolnosti
Neučinkoviti sastanci: Uzroci
II Slabo izlaganje cilja i teme sastanka
- čitanje teza
- preopširne teze
- čitanje izlaganja
- slabo izražavanje
Neučinkoviti sastanci: Uzroci
III Slabo vođena diskusija
- voditelj gubi konce, diskutanti ne
diskutiraju u vidu rješenja, niti
argumentirano
- ne razjašnjavaju se alternativna rješenja
- odluta se od teme
- ne vlada demokratska nego uvredljiva ili
autoritarna atmosfera
Neučinkoviti sastanci: Uzroci
IV Slabo određene odgovornosti
- nisu precizirani izvršitelji, točni zadaci, rokovi
- nisu određeni kontrolni mehanizmi
Neučinkoviti sastanci: Kako ih
popraviti
- prethodno se utvrdi i podijeli dnevni red
- sastanci počinju i završavaju na vrijeme
- vođenje sastanka se dobro pripremi
- formuliraju se jasni zaključci o akcijama i
kriterijima provjere
njihovog ostvarivanja na sljedećem sastanku
- posljednjih 10 min se posveti sažimanju sastanka
i pojašnjavanju dogovora
Neučinkoviti sastanci: Kako ih
popraviti
- uvođenje procesa rješavanja problema kao
sastavnog dijela donošenja odluka
- posvetiti vrijeme „procesnim pitanjima“, tj.
opažati kako grupa radi, kako se članovi
osjećaju u grupi, kakvi su njihovi međusobni
odnosi