DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 1/56
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan berkenaan tatacara perolehan yang meliputi kerja, bekalan dan perkhidmatan bagi memastikan ianya dilakukan secara sistematik dan berkesan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.
2.0 SKOP
Prosedur ini akan digunakan oleh semua Bahagian KEJORA semasa urusan perolehan secara pembelian terus, kontrak pusat, arahan kerja, sebutharga dan tender.
3.0 RUJUKAN
Manual kualiti.
Buku Panduan Perolehan Kerajaan.
Arahan Kewangan dan Perakaunan LKW yang sedang
berkuatkuasa.
Surat Pekeliling Kewangan KEJORA Bil.04 Tahun 2010 – Tatacara Perolehan Secara Sebutharga dan Arahan Kerja. (Digugurkan)
Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan dan Surat-Surat Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.
Pekeliling Pentadbiran KEJORA dan Pekeliling Kewangan
KEJORA yang sedang berkuatkuasa (yang berkaitan dengan perolehan).
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 2/56
4.0 DEFINISI
Bagi tujuan prosedur ini definisi berikut adalah dirujuk :- 4.1 Bahagian/Unit - Bahagian-bahagian atau Unit-Unit
yang terdapat di KEJORA. 4.2 Bahagian Kewangan - Bahagian Kewangan di KEJORA 4.3 Pengurus - Ketua-ketua Bahagian di KEJORA Bahagian 4.4 Kontraktor/ - Syarikat dan individu yang dilantik Pembekal untuk menjalankan kerja, membekalkan produk atau perkhidmatan kepada KEJORA. 4.5 Perolehan - Tatacara membuat pembelian
kerajaan yang meliputi bekalan, perkhidmatan dan kerja.
4.6 Pesanan Tempatan - Dokumen pesanan tempatan bagi
perolehan yang dibuat. 4.7 Jawatankuasa - Jawatankuasa Pembuka Peti Perolehan Jawatankuasa Sebutharga Jawatankuasa Penilaian Tender Jawatankuasa Teknikal dan Kewangan Perunding Jawatankuasa Penilaian Kerja Jawatankuasa Penilaian Harga dan
Teknikal (Untuk Bekalan & Perkhidmatan)
Lembaga Perolehan A Lembaga Perolehan B
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 3/56
4.8 Penilaian Pembekal/ - Penilaian yang akan dijalankan ke Kontraktor atas semua pembekal/kontraktor yang telah memberikan perkhidmatan
dengan KEJORA. – Sebagaimana No. Rujukan/Rekod (KEJ/PPSM/031/07)
4.9 Permohonan/ - Permohonan yang perlu dilengkapkan Penyediaan oleh Bahagian-Bahagian sebelum Pesanan penyediaan Pesanan Tempatan Tempatan mengandungi maklumat spesifikasi
keperluan, justifikasi perbelanjaan, tempoh masa penghantaran dan lampiran cadangan sebutharga berkaitan – sebagaimana No. Rujukan/Rekod (KEJ/KEW/001/02)
5.0 SINGKATAN
PB - Pengurus Besar TPB (U) - Timbalan Pengurus Besar (Pengurusan) PK - Pengurus Kewangan AC(K) - Akauntan Kanan AC - Akauntan PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PT(KEW) - Pembantu Tadbir (Kewangan) JKSH - Jawatankuasa Sebutharga
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 4/56
JKPK - Jawatankuasa Penilaian Kerja PKK - Pusat Khidmat Kontraktor CIDB - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia BKEW - Bahagian Kewangan PBD - Bahagian Perancang Bandar & Desa UT - Unit Teknikal LO - Pesanan Tempatan P.BHGN - Pengurus-Pengurus Bahagian KEJORA K.UNIT - Ketua Unit KEJORA SAGA - Sistem Perakaunan Agensi Kerajaan Yang digunapakai oleh KEJORA eP - Sistem Perolehan KEJORA (ePerolehan)
yang dibangunkan dan digunakan sepenuhnya oleh KEJORA berkaitan pengurusan perolehannya bermula tahun 2013.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 5/56
JENIS PEROLEHAN 5.1 Kerja
Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalanraya, tapak kawasan, empangan air dan kerja perparitan serta juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. Syarikat yang ingin menyertai perolehan kerja perlu berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dalam kelas dan gred yang berkaitan.
5.2 Bekalan Perolehan bekalan merangkumi barangan/peralatan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek kerajaan seperti makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan.
5.3 Perkhidmatan Perolehan perkhidmatan tidak termasuk perkhidmatan perunding adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 6/56
Perkhidmatan adalah meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya.
Syarikat yang ingin menyertai perolehan bekalan perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan.
6.4 Perkhidmatan Perunding Meliputi semua jenis kajian.
6.0 KAEDAH PEROLEHAN 7.1 Pembelian Terus
Bekalan dan perkhidmatan yang tidak melebihi RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis barang kepada syarikat pilihan yang layak dan sentiasa mengenakan harga yang berpatutan sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
7.2 Kontrak Pusat
Perolehan bekalan gunasama menerusi pembekal yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 7/56
7.3 Arahan Kerja
Perolehan kerja / projek bernilai kurang daripada RM20,000.00. Bagi Arahan Kerja yang bernilai RM5,000.00 hingga RM 19,999.95, ia hanya melibatkan kerja yang mempunyai elemen kerja-kerja pembinaan yang mengubah struktur asal atau kerja-kerja pembinaan struktur sepenuhnya.
7.4 Sebutharga Perolehan bekalan dan perkhidmatan bernilai melebihi RM50,000.00 dan tidak melebihi RM500,000.00 dalam satu-satu permohonan.
Perolehan kerja/projek bernilai tidak melebihi RM500,000.00 bagi setiap kerja/projek.
Perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai RM20,000.00 dan ke atas juga digalakkan untuk diuruskan secara sebutharga.
7.5 Tender Perolehan bekalan dan perkhidmatan serta kerja projek bernilai melebihi RM500,000.00.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 8/56
8.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
8.1 Perolehan Secara Pembelian Terus (Bekalan)
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/AC(K)/PT(P/O)/
PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/
PT(KEW)
BAHAGIAN MEMOHON
1. Terima permohonan daripada Bahagian-
Bahagian untuk mendapatkan bekalan yang tidak melebihi RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item tetapi tidak melebihi RM20,000.00 dalam satu-satu permohonan. Bahagian dikehendaki melengkapkan Borang Permohonan Penyediaan Pesanan Tempatan (KEJ/KEW/001/02)
2. Memastikan permohonan ada menyatakan
dengan jelas spesifikasi keperluan, justifikasi perbelanjaan, tempoh masa penghantaran, peruntukan mencukupi dan kebenaran belanja telah diluluskan.
3. Bahagian yang memohon mendapatkan
Sebutharga daripada Syarikat/ Pembekal yang berkelayakkan dan berwibawa yang menawarkan harga yang munasabah.
4. Sebutharga yang diperolehi hendaklah
diperakukan oleh Bahagian yang memohon dan disemak oleh Unit Perolehan.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 9/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
TPB(U)/PK/AC(K)/ PT(P/O)/PT(KEW)
PT(P/O)/ PT(KEW)
BAHAGIAN MEMOHON
BAHAGIAN MEMOHON
5. Sekiranya diluluskan, Pesanan Tempatan
dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan.
6. Pesanan Tempatan dihantar secara pos/serah
dengan tangan kepada Bahagian Memohon/ pembekal.
7. Bekalan diterima dan diperiksa samada
menepati spesifikasi Bahagian yang me -mohon dan diperakukan oleh pegawai pengesah/ penerima/ pegawai teknikal atau berkelayakan yang dilantik.
8. Pegawai pengesah/ penerima/ pegawai
teknikal atau berkelayakan yang dilantik oleh Bahagian yang memohon mengesahkan penerimaan pada nota penghantaran/ inbois/ bil/ Pesanan Tempatan/ Surat Memo Bahagian. Serta melengkapkan Markah Prestasi Pembekal dalam Laporan Penilaian Prestasi Pembekal.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 10/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
BKEW
PK/AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
9. Terima Pesanan Tempatan/ Inbois/ Bil
Tuntutan/ Surat Memo Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.
10. Pengesahan pada Pesanan Tempatan/
Inbois/ bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal oleh Pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.
11.Menyediakan laporan penilaian ke atas Syarikat
pembekal
* Tempoh masa tindakan yang diambil oleh Bahagian Kewangan bagi No. 9 hingga No. 10 serta sehingga Baucer & Cek Bayaran sempurna disediakan adalah dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh dokumen tuntutan lengkap yang diterima.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 11/56
8.2 Perolehan Secara Pembelian Terus (Perkhidmatan)
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/AC(K) PT(P/O)/
PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
BAHAGIAN MEMOHON
BAHAGIAN MEMOHON
1. Terima permohonan daripada Bahagian-
Bahagian untuk mendapatkan bekalan yang tidak melebihi RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item tetapi tidak melebihi RM20,000.00 dalam satu-satu permohonan. Bahagian dikehendaki melengkapkan Borang Permohonan Penyediaan Pesanan Tempatan (KEJ/KEW/001/02)
2. Memastikan permohonan ada menyatakan
dengan jelas sepesifikasi keperluan perkhidmatan, justifikasi perbelanjaan, tempoh masa penghantaran, peruntukan mencukupi dan kebenaran belanja telah diluluskan.
3. Bahagian memohon mendapatkan Sebutharga
daripada Syarikat/ Pembekal yang berkelayakan dan berwibawa yang menawarkan harga yang munasabah.
4. Sebutharga yang diperolehi hendaklah
diperakukan oleh Bahagian yang memohon dan disemak oleh Unit Perolehan.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 12/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
TPB(U)/PK/AC(K)/ PT(P/O)/PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
BAHAGIAN MEMOHON
BAHAGIAN MEMOHON
5. Sekiranya diluluskan, Pesanan Tempatan dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan, atau;
Membuat Surat Perlantikan kepada syarikat perkhidmatan yang diperakukan.
6. Pesanan Tempatan dihantar secara pos/serah
dengan tangan kepada Bahagian Memohon/ syarikat perkhidmatan yang dilantik.
7. Perkhidmatan diterima oleh Bahagian yang
memohon dan diperakukan oleh pegawai penyelia/ pengesah/ penerima atau berkelayakan yang dilantik
8. Pegawai pengesah/ penerima/ pegawai teknikal
atau berkelayakan yang dilantik oleh Bahagian yang memohon mengesahkan penerimaan pada nota penghantaran/ inbois/ bil/ Pesanan Tempatan/ Surat Memo Bahagian. Serta melengkapkan Markah Prestasi Pembekal dalam Laporan Penilaian Prestasi Pembekal.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 13/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
BKEW
PK/AC(K) PT(P/O)
PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
9. Terima Pesanan Tempatan/ Inbois/ Bil/ Interim Bayaran Tuntutan/ Surat Memo
Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai Kanan yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.
10. Pengesahan pada Pesanan Tempatan/ Inbois/
bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal oleh Pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.
11.Menyediakan laporan penilaian ke atas
Syarikat pembekal perkhidmatan.
* Tempoh masa tindakan yang diambil oleh Bahagian Kewangan bagi No. 9 hingga No. 10 serta sehingga Baucer & Cek Bayaran sempurna disediakan adalah dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh dokumen tuntutan lengkap yang diterima.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 14/56
8.3 Perolehan Secara Kontrak Pusat
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/ AC(K)/ PT(P/O)
PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/
PT(KEW)
JKSH
PB/TPB(U)/PK/ AC(K)/PT(P/O)/
PT(KEW)
1. Terima permohonan daripada Bahagian-Bahagian untuk mendapatkan bekalan gunasama dengan menyatakan spesifikasi keperluan dengan jelas dan tepat. Bahagian dikehendaki melengkapkan Borang Permohonan Penyediaan Pesanan Tempatan (KEJ/KEW/001/02)
2. Memastikan permohonan ada menyatakan
dengan jelas sepesifikasi keperluan perkhidmatan, justifikasi perbelanjaan, tempoh masa penghantaran, peruntukan mencukupi dan kebenaran belanja telah diluluskan.
3. Dapatkan Dokumen Sebutharga syarikat
pembekal daripada kontrak pusat yang disenaraikan.
4. Kelulusan sebutharga diputuskan oleh
Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga 5. Sekiranya diluluskan, Pesanan Tempatan
dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 15/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT(P/O)/PT(KEW)
BAHAGIAN MEMOHON
BAHAGIAN MEMOHON
BKEW
PK/AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
6. Pesanan Tempatan dihantar secara pos/serah
dengan tangan kepada Bahagian Memohon/ syarikat pembekal yang dilantik.
7. Bekalan diterima dan diperiksa samada
menepati spesifikasi oleh Bahagian yang memohon dan diperakukan oleh pegawai teknikal /pengesah/ penerima atau berkelayakan yang dilantik.
8. Pegawai teknikal / pengesah/ penerima atau
berkelayakan yang dilantik bahagian yang memohon mengesahkan penerimaan pada nota penghantaran/ Inbois/ Bil/ Pesanan Tempatan. Serta melengkapkan Markah Prestasi Pembekal dalam Laporan Penilaian Prestasi Pembekal.
9. Terima Pesanan Tempatan/inbois/bil tuntutan/
Surat Memo Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai Kanan yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.
10. Pengesahan pada Pesanan Tempatan/ Inbois/
bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal oleh pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 16/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC/PT(P/O)/ PT(KEW)
11.Menyediakan laporan penilaian ke atas
Syarikat pembekal.
* Tempoh masa tindakan yang diambil oleh Bahagian Kewangan bagi No. 9 hingga No. 10 serta sehingga Baucer & Cek Bayaran sempurna disediakan adalah dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh dokumen tuntutan lengkap yang diterima.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 17/56
8.4 Perolehan Secara Arahan Kerja Bernilai Kurang RM5,000.00
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
P.BHGN
1. Tatacara perolehan yang perlu dibuat oleh Bahagian Pemohon:-
i. Panggilan tawaran mendapatkan Sebutharga dibuat oleh Bahagian berkaitan;
ii. Pelawaan hendaklah daripada sekurang-kurangnya Tiga (3) kontraktor/pembekal yang layak dan memenuhi syarat dan senarai diperolehi di Unit Perolehan. Sekiranya Tiga (3) Sebutharga tidak diperolehi, maka Pengesahan Perakuan Kajian Pasaran telah dilaksanakan dengan sewajarnya hendaklah disediakan oleh Pengurus Bahagian;
iii. Dokumen tawaran tidak perlu dimasukkan dalam peti Arahan Kerja;
iv. Anggaran Jabatan disediakan oleh Bahagian berkaitan;
v. Bahagian berkaitan hendaklah membuat penilaian dan perakuan mengikut Format yang ditentukan seterusnya pengesyoran penilaian dikemukakan ke Unit Perolehan; dan
vi. Kebenaran Belanja bagi Arahan Kerja yang hendak dibuat telah diluluskan.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 18/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
PK/AC(K) PT(P/O)/ PT(KEW)
PK/AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
2. Menerima Laporan Penilaian dan Perakuan daripada Bahagian yang memohon.
3. Semak kandungan Laporan Penilaian dan Perakuan yang diterima dan pastikan dokumen berikut ada; i. Senarai kontraktor yang dipanggil
menyertai tawaran; ii. Jadual Harga Tawaran kontraktor; dan iii. Penilaian dan Perakuan yang dibuat oleh
Bahagian pemohon.
4. Sekiranya diluluskan, Pesanan Tempatan dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan;
atau
Surat Tawaran (Letter of Offer) akan disediakan kepada Kontraktor yang terpilih dengan menyatakan maklumat-maklumat yang ditentukan.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 19/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT(P/O)/PT(KEW)
BKEW
PK/AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
AC/PT(P/O)/ PT(KEW)
5. Pesanan Tempatan/ Surat Tawaran dihantar
secara pos/serah dengan tangan kepada kontraktor atau kepada Bahagian yang memohon.
6. Terima Pesanan Tempatan/inbois/bil tuntutan/
Surat Memo Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai Kanan yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.
7. Pengesahan pada Pesanan Tempatan/ Inbois/
bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal/ Kontraktor oleh pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.
8. Mendapatkan Laporan Penilaian ke atas
kontraktor daripada Bahagian/Unit yang berkaitan.
* Tempoh masa tindakan yang diambil oleh Bahagian Kewangan bagi No. 6 hingga No. 7 serta sehingga Baucer & Cek Bayaran sempurna disediakan adalah dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh dokumen tuntutan lengkap yang diterima.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 20/56
8.5 Perolehan Secara Arahan Kerja bernilai RM5,000.00 hingga RM 19,999.95
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
P.BHGN/K.UNIT
PK
1. Memuatnaik Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP telah dikemaskini oleh Bahagian/Unit merangkumi tiga (3) peringkat menu :
i. Menu ‘Penyediaan Dokumen’ telah selesai; ii. Menu ‘Tunggu Pengesahan Dokumen’ telah
selesai; dan iii. Menu ‘Perlu Publish Dokumen’ telah
selesai. 2. Menerima Memo Arahan berkaitan Arahan
Kerja yang telah diluluskan oleh Pihak Pengurusan KEJORA atau kelulusan yang seumpamanya daripada Bahagian/ Unit untuk kerja-kerja RM5,000.00 hingga RM19,999.95.
ATAUPUN :
Bhg Kewangan melaksanakan semakan berkala ke atas Sistem ePerolehan KEJORA sekurang-kurangnya dua (2) kali sehari, iaitu sekali pada sesi pagi (10.00am) dan sekali pada sesi petang (3.00pm).
Semakan ini bagi mengetahui sekiranya ada maklumat berkaitan Arahan Kerja yang telah memasuki Kategori Proses Ke-Empat : Perlu Tetapan Taklimat dan Tarikh. Ianya menunjukkan arahan pelawaan telah
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 21/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
dikeluarkan oleh Bahagian/Unit kepada Bahagian Kewangan.(Di dalam situasi ini, Memo Arahan dari Bahagian/Unit tidak diperlukan).
3. Semak dokumen Arahan Kerja di dalam Sistem ePerolehan KEJORA untuk memastikan ianya mempunyai No. Arahan Kerja, Tajuk Kerja, dokumen terperingkat, serta maklumat berkaitan. Manakala Memo arahan dan Kelulusan Pihak Pengurusan KEJORA atau kelulusan yang seumpamanya dimajukan secara fizikal bagi tujuan perekodan dan fail.
4. Menentukan 5 hingga 10 kontraktor/pembekal/ pembuat yang layak dipanggil menyertai tawaran berdasarkan:
- Zon, Status Bumiputera, Gred, Bidang dan Sub-Bidang; - Mempunyai Sijil PKK dan CIDB yang masih
sahlaku - Lesen Kementerian Kewangan dengan tajuk
berkaitan yang masih sahlaku. - Berdaftar di Sistem eP KEJORA (untuk kali
pertama berdaftar).
5. Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor/ pembekal yang dipilih dalam tempoh Tiga (3) Hari daripada tarikh dokumen Arahan Kerja iterima
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 22/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
6. Surat pelawaaan kepada kontraktor/
pembekal/pembuat dihantar secara pos berdaftar atau serahan tangan dalam tempoh Empat (4) hari sebelum tarikh lawatan tapak/taklimat kerja.
7. Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi tiga (3) peringkat menu :
i. Menu ‘Perlu Tetapan Taklimat & Tarikh’; ii. Menu ‘Perlu Pengesahan Tetapan Taklimat
Dan Tarikh’; dan iii. Menu ‘Tunggu Pengesahan Tetapan
Taklimat Dan Tarikh’.
8. Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu ‘Perlu Buat Pengiklanan’.
Pengemaskinian maklumat ini merangkumi masa dan lokasi serta pegawai yang ditetapkan untuk memberikan taklimat kerja di lokasi.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 23/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/ PT(KEW)
9. Penjualan dokumen kepada kontraktor/ pembekal/ pembuat hanya boleh dibuat setelah Borang Kehadiran Lawatan Tapak diperolehi. Dokumen Sebutharga mulai dijual bermula jam 2.00 petang pada hari Lawatan Tapak sehingga jam 12.00 tengahari pada hari Tutup Peti .
10.Pihak kontraktor/pembekal/ pembuat hendaklah memastikan Sijil-Sijil berikut masih sahlaku dan dimuatnaik ke dalam Sistem eP KEJORA dan seterusnya mesti telah disahkan oleh Unit Perolehan KEJORA sebelum pembelian dokumen dapat dilaksanakan;
i. Sijil Perakuan Kontraktor oleh CIDB; ii. Sijil Perolehan Kerja SPKK oleh CIDB;
iii. Sijil Taraf Bumiputera oleh PKK; iv. Lain-lain maklumat yang diperlukan. i.e Penyata Bank, Profile Syarikat. 11. Menyediakan Peti Arahan Kerja mulai tarikh
penjualan dokumen (ianya disediakan secara ‘OnLine’ menerusi Sistem eP KEJORA)
a. Menampal Notis Iklan Arahan Kerja lengkap dengan tajuk, no.projek, tarikh, masa tutup tawaran serta lokasi penghantaran dokumen;
b. Mengeluarkan Memo/Surat arahan kepada Jawatankuasa Pembuka Peti Arahan Kerja pada tarikh tutup tawaran.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 24/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/ PT(KEW)/ JKPP
Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu ‘Perlu Pengesahan Pembukaan Sebutharga/Arahan Kerja’.
12. Melaksanakan peringatan menerusi panggilan
telefon/email kepada Bahagian/Unit untuk Bahagian/ Unit berkaitan menghantar Anggaran Jabatan (AJ) secara ‘OnLine’ ke dalam Sistem eP sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup tawaran iklan Arahan Kerja.
13. Proses Pembukaan Peti Arahan Kerja Secara
‘Online’ Menerusi Sistem eP :
a. Anggaran Jabatan telah diterima daripada Bahagian/Unit yang berkaitan. (dimasukkan dalam Sistem eP KEJORA).
b. Peti Arahan Kerja dibuka Secara ‘OnLine’ oleh Jawatankuasa Pembuka Peti Arahan Kerja/Sebutharga sebagai saksi pembuka dan dihadiri oleh sekurang-kurangnya Dua (2) orang Jawatankuasa Pembukaan Peti Arahan Kerja.
i.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 25/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT(P/O)/ PT(KEW)/ JKPP
Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP dikemaskini oleh JKPP merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu ‘Perlu Buka Sebutharga/Arahan Kerja’.
c. Dokumen arahan kerja disemak serta
ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Arahan Kerja dan butiran No. Petender, Nama Petender, Tawaran Harga Petender dan tempoh kerja dicatatkan dalam Jadual Pembuka Tender.
Pelaporan Jadual tersebut dijana oleh Sistem eP KEJORA.
Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP dikemaskini oleh JKPP/Unit Perolehan merangkumi dua (2) peringkat menu :
ii. Menu : Pembuka Peti – ‘ Semakan Telah Selesai’; dan
iii. Menu ‘Perlu Inform Buat Laporan Sebutharga/Arahan Kerja’.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 26/56
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
PT(P/O)/PT(KEW)
AC(K) PT(P/O)/PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
d. Jadual Tawaran Harga yang dijana menerusi Sistem eP KEJORA dan dokumen arahan kerja dikemukakan kepada Bahagian/Unit yang berkaitan dalam tempoh satu (1) hari dari tarikh tutup peti untuk tujuan penyediaan laporan penilaian dan seterusnya Bahagian/Unit berkaitan akan membuat perakuan dan pengesyoran dalam tempoh tujuh (7) hari.
14. Menerima dan menyemak laporan penilaian dan perakuan dan memastikan ianya ditandatangani oleh Pengurus Bahagian berkaitan dan mengandungi :
a. Senarai kontraktor yang dipanggil menyertai tawaran;
b. Senarai kontraktor hadir lawatan tapak; c. Senarai harga dimasuki oleh kontraktor; d. Penilaian, perakuan tawaran dan
pengesyoran nama yang berjaya.
Mengemaskini Maklumat berkaitan Arahan Kerja dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Arahan Kerja di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu : ‘Perlu Buat Laporan Penuh Sebutharga/Arahan Kerja’.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 27/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K) PT(P/O)/PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
15. Memajukan kepada TPB(U) Laporan Penilaian dan Perakuan daripada Bahagian berkaitan bersama Laporan Pengesahan Bahagian Kewangan bagi tujuan kelulusan TPB(U) ke atas pengesyoran yang dicadangkan.
16. Sekiranya diluluskan, Pesanan Tempatan
dibuat dengan memasukkan butiran pembekal dan spesifikasi pembelian serta merekodkan ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA dan Pesanan Tempatan disokong dan diluluskan secara ‘on-line’ menerusi Sistem SAGA oleh pegawai yang telah diberi kuasa mengikut had nilai perolehan; atau
Surat Tawaran (Letter of Offer) akan disediakan kepada Kontraktor yang terpilih dengan menyatakan maklumat-maklumat yang ditentukan.
17. Pesanan Tempatan dihantar secara pos/serah
dengan tangan kepada pembekal atau kepada Bahagian yang memohon beserta Borang Penilaian Prestasi Pembekal (KEJ/PPSM/031/07) untuk dilengkapkan oleh Bahagian yang memohon.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 28/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
BKEW
PK/ AC(K)/PT(P/O)/
PT(KEW)
BAHAGIAN MEMOHON
18. Terima Pesanan Tempatan/inbois/bil tuntutan/
Surat Memo Bahagian dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian atau Pegawai Kanan yang dilantik daripada Bahagian yang memohon.
19. Pengesahan pada Pesanan Tempatan/ Inbois/
bil dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal/ Kontraktor oleh pegawai yang diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran.
20. Mendapatkan Laporan Penilaian ke atas
kontraktor daripada Bahagian/Unit yang berkaitan.
* Tempoh masa tindakan yang diambil oleh Bahagian Kewangan bagi No. 18 hingga No. 19 serta sehingga Baucer & Cek Bayaran sempurna disediakan adalah dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh dokumen tuntutan lengkap yang diterima.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 29/56
8.6 Perolehan Secara Sebutharga (RM20,000.00 – RM500,000.00)
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
P.BHGN/K.UNIT
PK
1. Memuatnaik Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP telah dikemaskini oleh Bahagian/Unit merangkumi tiga (3) peringkat menu :
i. Menu ‘Penyediaan Dokumen’ telah selesai; ii. Menu ‘Tunggu Pengesahan Dokumen’ telah
selesai; dan iv. Menu ‘Perlu Publish Dokumen’ telah diselesai
-kan.
2. Menerima Memo Arahan berkaitan Sebutharga daripada Bahagian/ Unit berkenaan untuk kerja-kerja melebihi RM20,000.00 hingga RM500,000.00
ATAUPUN :
Bahagian Kewangan melaksanakan semakan berkala ke atas Sistem ePerolehan KEJORA sekurang-kurangnya dua (2) kali sehari, iaitu sekali pada sesi pagi (10.00pagi) dan sekali pada sesi petang (03.00 petang).
Semakan ini bagi mengetahui sekiranya ada maklumat berkaitan Arahan Kerja yang telah memasuki Kategori Proses Ke-Empat : Perlu Tetapan Taklimat dan Tarikh. Ianya menunjukkan arahan pelawaan telah dikeluarkan oleh Bahagian/Unit kepada Bahagian Kewangan.(Di dalam situasi ini, Memo Arahan dari Bahagian/Unit tidak diperlukan).
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 30/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
3. Semak dokumen Sebutharga di dalam Sistem ePerolehan KEJORA untuk memastikan ianya mempunyai No. Sebutharga, Tajuk Kerja, dokumen terperingkat serta maklumat berkaitan.
4. Menentukan 10 kontraktor Kelas G1 /pembekal/ pembuat yang layak secara giliran untuk dipanggil menyertai tawaran, manakala bagi kerja melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00, tawaran kerja dibuka kepada Kelas G2. Tawaran berdasarkan:
a. Zon, Status Bumiputera, Gred, Bidang dan Sub-Bidang;
b. Mempunyai Sijil PKK dan CIDB yang masih sahlaku;
c. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi bekalan dan perkhidmatan;
d. Lesen Kementerian Kewangan yang masih sahlaku (sekiranya berkaitan);
e. Berdaftar di Sistem eP KEJORA (untuk kali pertama berdaftar).
5. Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor/
pembekal yang dipilih dalam tempoh Tiga (3) Hari daripada tarikh dokumen Sebutharga secara ‘OnLine’ diterima.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 31/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT(P/O)/PT(KEW)
AC(K)/ PT(P/O)/ PT(KEW)
PT(P/O)/ PT(KEW)
6. Surat pelawaaan kepada kontraktor/ pembekal/pembuat dihantar secara pos berdaftar atau serahan tangan dalam tempoh Empat (4) hari sebelum tarikh lawatan tapak/ taklimat kerja serta membuka tawaran sebutharga kepada kontraktor/pembekal/pembuat yang layak dengan mempamerkan notis tawaran kerja di papan-papan kenyataan jabatan-jabatan utama kerajaan (MDKT, JKRKT, PDKT) dan yang berkaitan serta laman sesawang rasmi KEJORA
7. Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi tiga (3) peringkat menu :
i. Menu ‘Perlu Tetapan Taklimat & Tarikh’;
ii. Menu ‘Perlu Pengesahan Tetapan Taklimat Dan Tarikh’; dan iii. Menu ‘Tunggu Pengesahan Tetapan Taklimat Dan Tarikh’.
8. Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu ‘Perlu Buat Pengiklanan’.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 32/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT(P/O)/ PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
Pengemaskinian maklumat ini merangkumi masa dan lokasi serta pegawai yang ditetapkan untuk memberikan taklimat kerja di lokasi.
9. Menerima maklumbalas dokumen senarai kehadiran
lawatan tapak daripada Bahagian /Unit berkaitan sebelum dokumen sebutharga boleh dijual bermula pada hari lawatan tapak diadakan. Borang mulai dijual bermula jam 2.00 petang pada hari Lawatan Tapak sehingga jam 12.00 tengahari pada hari Tutup Peti .
10.Penjualan dokumen kepada kontraktor/
pembekal/pembuat hanya boleh dibuat setelah Borang Kehadiran Lawatan Tapak diperolehi.
11.Pihak kontraktor/ pembekal/ pembuat hendaklah
memastikan Sijil-Sijil berikut masih sahlaku dan dimuatnaik ke dalam Sistem eP KEJORA dan seterusnya mesti telah disahkan oleh Unit Perolehan KEJORA sebelum pembelian dokumen sebutharga dapat dilaksanakan;
i. Sijil Perakuan Kontraktor oleh CIDB; ii. Sijil Perolehan Kerja SPKK oleh CIDB;
iii. Sijil Taraf Bumiputera oleh PKK; iv. Lain-lain maklumat yang diperlukan; i.e Penyata Bank, Profile Syarikat. v. Surat Wakil (Jika Berkaitan)
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 33/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
12. Menyediakan Peti Sebutharga mulai tarikh penjualan
dokumen (ianya disediakan secara ‘OnLine’ menerusi Sistem eP KEJORA)
a. Menampal Notis Iklan Sebutharga lengkap dengan tajuk, no.projek, tarikh, masa tutup tawaran serta lokasi penghantaran dokumen;
b. Mengeluarkan Memo/Surat arahan kepada Jawatankuasa Pembuka Peti Sebutharga pada tarikh tutup tawaran.
Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu ‘Perlu Pengesahan Pembukaan Sebutharga/Arahan Kerja
13. Melaksanakan peringatan menerusi panggilan telefon/email kepada Bahagian/Unit untuk Bahagian/ Unit berkaitan menghantar Anggaran Jabatan (AJ) secara ‘OnLine’ ke dalam Sistem eP sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup tawaran iklan Sebutharga.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 34/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)/ JKPP
14. Proses Pembukaan Peti Sebutharga Secara
‘Online’ Menerusi Sistem eP :
a. Anggaran Jabatan telah diterima daripada Bahagian/Unit yang berkaitan. (dimuatnaik dalam Sistem eP KEJORA).
b. Peti Sebutharga dibuka Secara ‘OnLine’ oleh Jawatankuasa Pembuka Peti Sebutharga sebagai saksi pembuka dan dihadiri oleh sekurang-kurangnya Dua (2) orang Jawatankuasa Pembukaan Peti Sebutharga
Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh JKPP merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu ‘Perlu Buka Sebutharga/Arahan Kerja’.
c. Dokumen Sebutharga disemak serta ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Sebutharga dan butiran No. Petender, Nama Petender, Tawaran Harga Petender dan tempoh kerja dicatatkan dalam Jadual Pembuka Tender. Pelaporan Jadual tersebut dijana oleh Sistem eP KEJORA secara automatik.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 35/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh JKPP/ Unit Perolehan merangkumi dua (2) peringkat menu :
i. Menu : Pembuka Peti – ‘Semakan Telah Selesai’; dan
ii. Menu ‘Perlu Inform Buat Laporan Sebutharga/Arahan Kerja’.
d. Jadual Tawaran Harga yang dijana menerusi Sistem
eP KEJORA dan dokumen sebutharga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian Kerja dalam tempoh satu (1) hari dari tarikh tutup peti untuk tujuan penyediaan laporan penilaian dan seterusnya Jawatankuasa Penilaian Kerja akan membuat perakuan dan pengesyoran dalam tempoh empat belas (14) hari.
Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu ‘Paparan Harga Petender Yang Menyertai Sebutharga’.
Senarai Harga Petender yang menyertai tawaran dipamerkan di papan kenyataan dan di laman sesawang rasmi KEJORA.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 36/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/AC(K)/ PT(P/O)/ PT(KEW)/ JKPK
15. Menerima dan menyemak laporan penilaian dan perakuan dan memastikan ianya ditandatangani/ disahkan oleh Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kerja dan mengandungi :
a. Laporan Pembentangan menggunakan format yang ditentukan dimuatnaik ke dalam Sistem eP KEJORA;
b. Laporan Penilaian Sebutharga mengandungi:
i. LAMPIRAN A Jadual Tawaran Pembuka Sebutharga
ii.LAMPIRAN B Senarai dan Kedudukan Petender Mengikut Harga
iii.LAMPIRAN C Senarai perbandingan Harga berbanding Anggaran Jabatan
iv.LAMPIRAN D Salinan Borang Memohon Kebenaran Perbelanjaan
v. LAMPIRAN F Senarai Harga Cut-Off (Jika Berkaitan)
c. Laporan Penilaian, perakuan tawaran dan pengesyoran nama kontraktor/pembekal yang berjaya
d. Bagi sebutharga yang melibatkan bekalan haiwan dan kenderaan darat atau laut perlu disertakan Ulasan Teknikal daripada Jabatan yang berkaitan.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 37/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PK/AC(K)/ PT(P/O)/ PT(KEW)/
AC(K)/PT(P/O)/
PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
Mengemaskini Maklumat berkaitan Sebutharga dengan lengkap di dalam Sistem eP KEJORA. Status Sebutharga di dalam Sistem eP dikemaskini oleh Unit Perolehan merangkumi satu (1) peringkat menu :
i. Menu : ‘Perlu Buat Laporan Penuh Sebutharga/Arahan Kerja’.
16. Laporan Penilaian Sebutharga yang lengkap hendaklah diangkat ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga tidak lebih Tujuh (7) hari dari tarikh dokumen lengkap diterima.
17. Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga :
a. Mendapatkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat;
b. Surat panggilan mesyuarat beserta agenda mesyuarat dan laporan penilaian sebutharga yang perlu mendapat kelulusan;
c. Keputusan sebutharga ditandatangani oleh Ahli Mesyuarat.
d. Keputusan mesyuarat diminitkan.
16. Surat tawaran dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dalam tempoh 3 hari selepas tarikh mesyuarat.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 38/56
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
AC(K)/PT(P/O)/ PT(KEW)
BAHAGIAN MEMOHON
17. Mendapatkan salinan Surat Setuju Terima (SST)
daripada kontraktor / pembekal / Bahagian / Unit berkaitan dalam tempoh 7 hingga 14 hari dari tarikh surat tawaran dikeluarkan.
18. Melengkapkan laporan penilaian ke atas kontraktor
selepas kerja yang ditawarkan telah sempurna dilaksanakan dan memajukannya kepada Unit Perolehan.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 39/56
8.6 Perolehan Secara Tender Terbuka (Tender Kerja) (untuk nilai melebihi RM500,000.00)
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
PKEW
PT(P/O)/PT(KEW)
PT(P/O)/PT(KEW)
1. Terima dokumen dan maklumat tawaran tender
daripada bahagian berkaitan;
i. Iklan tender ii. Kelayakan kontraktor iii. Tarikh lawatan tapak atau taklimat iv. Tarikh mula dan tutup jualan naskah tender v. Harga dokumen
2. Semak dokumen sebutharga mempunyai no. dan tajuk kerja. Dokumen sebutharga dibekalkan secukupnya (mengikut bilangan kontraktor yang hadir lawatan tapak).
3. Menjual dokumen tender kepada kontraktor yang
layak dan menyertai lawatan tapak dengan mengemukakan bukti;
i. Lesen asal dan salinan PKK ii. Lesen asal dan salinan CIDB iii. Surat wakil (jika berkaitan)
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 40/56
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
PT(P/O)/PT(KEW)
AC/PT(P/O)/PT (KEW)
4. Menyediakan Peti Tender mulai tarikh penjualan
dokumen tender.
a. Menampal notis tender lengkap dengan tajuk, no.projek, tarikh dan masa tutup tawaran;
b. Mengeluarkan surat makluman kepada
Jawatankuasa Pembukaan Peti Tender pada tarikh tutup tawaran.
c. Mengeluarkan Surat / Memo Pengesahan untuk
Bahagian berkaitan menghantar Anggaran Jabatan (AJ) sebelum jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup tawaran iklan tender.
5. Proses Pembukaan Peti Tender:
a. Anggaran Jabatan telah diterima daripada Bahagian KEJORA yang berkaitan. (dimasukkan dalam Peti Tender)
b. Peti Tender dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka
Peti Tender dan memberi nombor kepada dokumen Tender yang diterima.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 41/56
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
PT(P/O)/PT (KEW)
P(KEW)/AC(K)
c. Dihadiri oleh sekurang-kurangnya 3 orang
Jawatankuasa Pembukaan Peti Tender.
d. Dokumen Tender disemak dan ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Tender pada no. dokumen dan harga dimasuki oleh kontraktor;
e. Senarai kontraktor memasuki tawaran dilengkapkan dalam Jadual Tawaran Harga dan ditandatangani;
f. Jadual Tawaran Harga bersama dokumen
tender diserahkan dalam tempoh 3 hari kepada Unit Teknikal untuk penyediaan laporan penilaian tender.
6. Senarai Harga Petender yang menyertai tawaran dipamirkan dipapan kenyataan dan di laman sesawang rasmi KEJORA.
7. Menerima Laporan Penilaian Jilid I/II daripada Unit
Teknikal dan mengemukakan laporan tersebut kepada Urusetia Lembaga Perolehan B KEJORA.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 42/56
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
PKEW
PKEW
8. Menerima penetapan tarikh mesyuarat Lembaga
Perolehan `B’ KEJORA dan memaklumkan kepada ahli mesyuarat.
9. Mesyuarat Lembaga Perolehan KEJORA diadakan
di KKLW dan dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha KKLW dan keputusan mesyuarat diminitkan
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 43/56
9.0 REKOD KUALITI
BIL JENIS LOKASI TEMPOH SIMPANAN
NO. RUJUKAN REKOD
1
2.
3.
4.
Jadual Tawaran Harga Sebutharga/ Tender Pesanan Tempatan Borang Penilaian Pembekal/Kontraktor Borang Permohonan Penyediaan Pesanan Tempatan
Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan
3 Tahun
3 Tahun
3 Tahun
3 Tahun
KEJ/PPSM/024/05
Output dari Sistem Perakaunan SAGA
KEJ/PPSM/031/07 KEJ/KEW/001/02
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 44/56
10.0 CARTA ALIR
10.01 Carta Aliran Proses Pembelian Terus (bekalan)
MULA
Tidak Lulus
Tidak
Lulus
Ya
Terima Permohonan daripada Bahagian bagi bekalan tidak lebih RM50,000.00 setahun (satu jenis item) dan tidak lebih RM20,000.00 dalam satu-satu permohonan
Semak Permohonan, spesifikasi keperluan, peruntukan dan kebenaran belanja telah diluluskan
Sebutharga diperakukan/disahkan oleh pegawai yg diberi kuasa mengikut had nilai perolehan
Dapatkan sebutharga daripada syarikat/ pembekal berkelayakan dan berwibawa
Pesanan Tempatan diserahkan kepada pembekal pos atau dengan tangan
Bekalan diterima dan diperiksa menepati spesifikasi oleh bahagian memohon dan diperakukan oleh pegawai teknikal/berkelayakan yg dilantik
Pegawai teknikal/berkelayakan yang dilantik mengesahkan penerimaan pada nota serahan/invois/bil
A
Tidak Lulus
Lulus
Buat Pesanan Tempatan dan rekod ‘commitment’ belanja dan ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa mengikut had nilai
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 45/56
A
Terima Invois/ bil/Pesanan Tempatan daripada pembekal yang telah disahkan oleh bahagian memohon
Pengesahan Pesanan Tempatan/Invois/Bil oleh pegawai yg diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Bayaran untuk proses bayaran
TAMAT
Membuat penilaian ke atas pembekal/kontraktor
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 46/56
10.02 Carta Aliran Proses Pembelian Terus (Perkhidmatan)
Lulus
MULA
Terima Permohonan daripada Bahagian bagi perkhidmatan tidak lebih RM50,000.00 setahun (satu jenis item) dan tidak lebih RM20,000.00 dalam satu-satu permohonan Semak Permohonan, spesifikasi keperluan, peruntukan dan kebenaran belanja telah diluluskan Dapatkan sebutharga daripada syarikat perkhidmatan
Menyediakan Pesanan Tempatan dan rekod ‘commitment dalam Sistem SAGA atau Surat Lantikan
Pesanan Tempatan/Surat Lantikan dihantar kepada syarikat perkhidmatan
Lulus
Tidak Lulus
Terima Invois/ bil/Pesanan Tempatan daripada pembekal yang telah disahkan oleh bahagian memohon
Perkhidmatan diterima oleh bahagian memohon dan diperakukan oleh pegawai penyelia/berkelayakan
TAMAT
Pesanan Tempatan/invois/bil yg telah disahkan dimajukan ke Unit Pembayaran untuk proses bayaran
Sebutharga diperakukan/disahkan oleh pegawai yg diberi kuasa mengikut had nilai perolehan
Tidak Lulus
Membuat penilaian ke atas pembekal/kontraktor
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 47/56
Tidak Lulus
Lulus
Tidak Lulus
Lulus
10.03 Carta Aliran Proses Pembelian Kontrak Pusat
MULA
Terima Permohonan daripada bahagian untuk mendapatkan bekalan gunasama
Semak Permohonan, spesifikasi keperluan, peruntukan dan kebenaran belanja telah diluluskan
Dapatkan sebutharga daripada kontrak pusat yang disenaraikan
Pesanan Tempatan diserah kepada pembekal
Bekalan diterima dan diperiksa menepati spesifikasi oleh bahagian memohon dan diperakukan oleh pegawai teknikal/berkelayakan yg dilantik Pegawai teknikal/berkelayakan dilantik mengesahkan penerimaan pada nota serahan/invois/bil
Tidak menepati spesifikasi
Ya
A
Buat Pesanan Tempatan dan rekod ‘commitment’ belanja dan ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa mengikut had nilai
Kelulusan sebutharga diputuskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 48/56
Terima Invois/ bil/Pesanan Tempatan daripada pembekal yang telah disahkan oleh bahagian memohon
Pengesahan Pesanan Tempatan/Invois/Bil oleh pegawai yg diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Bayaran untuk proses bayaran
A
TAMAT
Membuat penilaian ke atas pembekal/kontraktor
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 49/56
10.04 Carta Aliran Perolehan Secara Arahan Kerja (RM5,000.00 hingga RM19,999.99)
MULA
Semak dokumen Arahan Kerja, No. Arahan Kerja dan Tajuk Kerja dan kuantiti dokumen dibekalkan 5 salinan
Menentukan 5 kontraktor/pembekal/ pembuat yang layak dipanggil
Surat pelawaan kepada kontraktor/ pembekal/pembuat dalam tempoh 14 hari sebelum tarikh lawatan tapak/ taklimat kerja
Penjualan Dokumen kepada kontraktor/pembekal/pembuat
Penyediaan Peti Sebutharga
Pembukaan Peti Arahan Kerja
Tolak
Hadir
Tidak Hadir
A
Terima Dokumen Arahan Kerja daripada bahagian memohon (RM5,000 hingga RM19,999.99)
Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor/pembekal/pembuat yang layak dalam tempoh 7 hari dari tarikh dokumen Arahan Kerja diterima
Lawatan Tapak/Taklimat kerja
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 50/56
Tidak Lulus
Laporan Pembukaan Peti Arahan Kerja dan Dokumen Arahan Kerja Dikemukakan Kepada Bahagian berkaitan dalam tempoh 3 hari
A
Penerimaan Laporan Penilaian Arahan Kerja yang telah diperakukan/diluluskan
Semak Laporan Penilaian dan Perakuan
Sediakan Surat Tawaran / Pesanan Tempatan dan rekod ‘commitment’ belanja dalam Sistem SAGA
Terima Invois/ bil/Pesanan Tempatan daripada pembekal yang telah disahkan oleh bahagian memohon Pengesahan Pesanan Tempatan/Invois/Bil oleh pegawai yg diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Bayaran untuk proses bayaran
TAMAT
Mendapatkan Laporan Penilaian ke atas kontraktor/pembekal/pembuat
Lulus
Pesanan Tempatan dihantar secara pos berdaftar/serah dengan tangan atau kepada bahagian memohon
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 51/56
10.05 Carta Aliran Perolehan Secara Arahan Kerja (Kurang daripada RM5,000.00)
MULA
Terima Laporan Penilaian dan Perakuan Bahagian Berkaitan
Buat Pesanan Tempatan dan rekod ‘commitment’ belanja dan ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa mengikut had nilai
Tidak Lulus
Lulus
Dikembalikan Semakan Laporan Penilaian diterima
Terima Invois/ bil/Pesanan Tempatan daripada pembekal/kontraktor yang telah disahkan oleh bahagian memohon
Pengesahan Pesanan Tempatan/Invois/Bil oleh pegawai yg diberi kuasa dan kemukakan ke Unit Bayaran untuk proses bayaran
TAMAT
Mendapatkan Laporan Penilaian ke atas kontraktor/pembekal/pembuat
Pesanan Tempatan dihantar secara pos berdaftar/serah dengan tangan atau kepada bahagian memohon
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 52/56
Surat pelawaan kepada pembekal/ pembuat dalam tempoh 14 hari sebelum tarikh lawatan tapak/taklimat kerja dan mempamerkan notis tawaran kerja
Tidak hadir Tolak
Hadir
10.06 Carta Aliran Proses Perolehan Secara Sebutharga Bagi Bekalan dan Perkhidmatan
MULA
Terima dokumen sebutharga daripada bahagian berkaitan untuk bekalan/perkhidmatan RM20,000.00 hingga RM500,000.00
Semak dokumen yang diterima, No. Sebutharga dan Tajuk Kerja serta dokumen dibekalkan 10 salinan
Penentuan pembekal/ pembuat yang layak untuk menyertai tawaran
Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor/pembekal/pembuat yang dipilih dalam tempoh 7 hari dari tarikh dokumen sebutharga diterima
Lawatan Tapak
Penjualan Dokumen kepada pembekal/ pembuat yang hadir lawatan tapak/taklimat kerja
A
Penyediaan Peti Sebutharga
Pembukaan Peti Sebutharga Oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Sebutharga
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 53/56
Surat Tawaran dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
Laporan Pembukaan Peti Sebutharga dan Dokumen Dikemukakan Kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga dalam tempoh 3 hari selepas dibuka.
A
Semak Laporan Penilaian dan Perakuan
Tidak Lengkap
Angkat Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
TAMAT
Mendapatkan laporan penilaian ke atas pembekal/kontraktor daripada Bahagian berkenaan
Penyediaan kertas taklimat sebut harga
Jawatankuasa Penilaian Harga melaksanakan penilaian dalam tempoh 14 hari
Jawatankuasa Penilaian Teknikal melaksanakan penilaian dalam tempoh 14 hari
Penerimaan Laporan Penilaian Sebutharga yang telah diperakukan
Lengkap
Tangguh/ Tidak diluluskan (Proses Panggilan Semula) Tidak
Lulus Lulus
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 54/56
Surat pelawaan kepada kontraktor dalam tempoh 14 hari sebelum tarikh lawatan tapak/taklimat kerja dan mempamerkan notis tawaran kerja
Tolak
Hadir
Tidak Hadir
10.07 Carta Aliran Proses Perolehan Secara Sebutharga Bagi
Kerja
Terima dokumen sebutharga daripada bahagian berkaitan untuk kerja RM20,000.00 hingga RM500,000.00
Semak dokumen yang diterima, No. Sebutharga dan Tajuk Kerja serta dokumen dibekalkan 10 salinan
Penentuan Kontraktor Kelas F/ Kelas E yang layak untuk menyertai tawaran
Mengeluarkan surat pelawaan kepada kontraktor yang dipilih dalam tempoh 7 hari dari tarikh dokumen sebutharga diterima
Lawatan Tapak
Penjualan Dokumen kepada kontraktor
A
Penyediaan Peti Sebutharga
Pembukaan Peti Sebutharga Oleh Jawatankuasa Pembukaan Peti Sebutharga
MULA
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 55/56
Laporan Pembukaan Peti Sebutharga dan Dokumen Dikemukakan Kepada Jawatankuasa Penilaian Kerja dalam tempoh 3 hari selepas dibuka.
A
Semak Laporan Penilaian dan Perakuan
Tidak Lengkap
Angkat Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
Surat Tawaran dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
TAMAT
Mendapatkan laporan penilaian ke atas pembekal/kontraktor daripada Bahagian berkenaan
Jawatankuasa Penilaian Kerja melaksanakan penilaian dalam tempoh 14 hari
Penerimaan Laporan Penilaian Sebutharga yang telah diperakukan
Lengkap
Tangguh/ Tidak diluluskan (Proses Panggilan Semula)
Tidak Lulus Lulus
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/S/009 NO. KELUARAN : 02
PEROLEHAN TARIKH : 1 SEPTEMBER 2013
MUKA SURAT : 56/56
10.08 Carta Aliran Proses Perolehan Secara Tender
Terbuka (RM500,000.00 ke atas) MULA
Terima dokumen dan maklumat tawaran tender
Jual dokumen tender kepada kontraktor yg layak
Penyediaan Peti Tender
Dokumen tawaran dan anggaran Jabatan dimasukkan ke dalam peti tender
Pamerkan Jadual Harga dipapan kenyataan/web site
Jadual Harga Tender lengkap dengan senarai petender dan dokumen tender diserahkan ke Bahagian PBPP
Pembukaan Peti Tender
Memerima laporan penilaian Jilid I/II kemukakan kepada Urusetia Lembaga Perolehan KEJORA
Mesyuarat Lembaga Perolehan KEJORA dan keputusan mesyuarat diminitkan
TAMAT