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L’evoluzione del sistema di controllo di gestione all’interno della CCIAA di Lucca
Dott. Roberto Camisi
Segretario Generale CCIAA di Lucca
Roma, 8 marzo 2005
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Le origini
1998 Bilancio pluriennale Monitoraggio spese promozionali
Previsione entrate e spese per centro di costo Confronto decisioni di spesa e realizzazioni a consuntivo
Costi totali per centro di costo e area funzionale (compresa ripartizione costi comuni)
Assegnazione obiettivi “a cascata” fino agli uffici Sistema permanente di valutazione Ufficio controlli interni
Scheda rilevazione attività Affinamento indicatori di obiettivo Percorso di formazione e affinamento sistema valutazione
Indicatori di monitoraggio, di performance e di benchmarking Gruppo lavoro CCIAA Toscane ed Università di Siena Percorso formazione gestione per obiettivi e indicatori di
performance
1999
2000
2001
2003
2004
3
Alcuni elementi significativi del controllo di gestione
Previsioni per centro dicosto e area
Controllo di gestione
Realizzazioniper centro di costo e area Costi per area
funzionale e centro di costo
Sistema di valutazione
Programmazioneper obiettiviReport
periodici
Rilevazione attività
Indicatori
Bilanciopluriennale
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Si rileva il livello di raggiungimento degli obiettivi attraverso l’analisi degli indicatori compilati dai centri di costo, servizi, aree
Programmazione per obiettivi
DicembreDicembre
GennaioGennaio
Gennaio/FebbraioGennaio/Febbraio
La Giunta assegna gli obiettivi al Segretario Generale
Si predispongono, ai diversi livelli della struttura orga-nizzativa, le proposte sugli obiettivi e sugli indicatori attraverso un’azione sinergica
Il Segretario Generale assegna gli obiettivi, con i relativi indicatori, ai Dirigenti e questi ai singoli centri di costo
GiugnoGiugno
scopoIndividuare tempestivamente eventuali problemi che potrebbero impedire le realizzazione degli obiettivi
GennaioseguenteGennaioseguente
monitoraggio del definitivo livello di raggiungimento degli obiettivi
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Un esempio di scheda obiettivi
AREAUFFICIO
PROMOZIONE E SVILUPPO PER LE IMPRESESVILUPPO IMPRENDITORIALE
OBIETTIVO 2004 N. 3 AZIONI PER LA PROMOZIONE DEL CREDITO E DEI FINANZIAMENTI AGEVOLATI
Dettagliata descrizione attività (suddivisa per fasi temporali di
realizzazione)
1) Organizzazione di seminari sui finanziamenti agevolati in collaborazione con la ProvinciaFasi: progettazione attività 1° semestre entro febbraio e realizzazione entro luglio progettazione attività 2° semestre entro luglio e realizzazione entro dicembre2) Analisi del regolamento UN sull’agricoltura e revisione dei regolamenti sui contributi Fasi: partecipazione a incontri formativi entro marzo revisione entro settembre3) Compilazione e aggiornamento della banca dati sui finanziamenti. Messa a regimeFasi: aggiornamento dati pregressi 2001 – 2003 entro maggio decentramento e attribuzione dell’attività di compilazione agli uffici competenti a partire da
maggio
Dipendenti che partecipano all’obiettivo (specificando le fasi di attività in cui sono coinvolti)
Federica Ramacciotti, Ilaria Capocchi, Manuela Giovacchini, Luciana Catelli partecipano a tutte le fasi
indicatori 1) organizzazione di 2 seminari sui finanziamenti agevolati, uno nel 1° e uno nel 2° semestre aumento n. partecipanti 10% rispetto a media 2002/20032) partecipazione a 2 incontri formativi entro marzo revisione 4 regolamenti entro settembre aumento n. imprese e soggetti coinvolti almeno 10%3) inserimento 100% dati pregressi 2001 – 2003 entro maggio inserimento 70% dati 2004 entro dicembre
peso 0.26
complessità 1.375 nuovo coefficiente 1.17
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Il sistema di valutazione delle prestazioni
La valutazione delle prestazioni considera due aspetti
I comportamenti organizzativi
Il grado di raggiungimento degli obiettivi
La valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi diventa un elemento fondamentale
Per coinvolgere il personale
• Percorso formativo rivolto a tuttiPercorso formativo rivolto a tutti
• Gruppo di lavoro “migliorie ed affinamento”Gruppo di lavoro “migliorie ed affinamento”
• Elaborazione e condivisione delle descrizioni dei comportamenti organizzativi• Definizione del coefficiente individuale di partecipazione all’obiettivo assegnato al gruppo/ufficio
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La valutazione della categoria D
Dipendente Cat. D ___________________________________Area _______________________________ Ufficio ____________________
Capacità professionale - Grado di impegno e livello qualitativo della prestazione
Punteggio assegnato
1 - 5 - 10
11 - 15 - 20
21 - 25 - 30
31 - 35 - 40
41 - 45 - 50
Punteggio assegnato
Impegno e disponibilità a farsi carico delle esigenze del servizio: grado diimpegno e buona volontà espresse nello svolgimento delle proprie funzioni e disponibilità effettiva a farsicarico delle "punte" di lavoro dell'ufficio anche attraverso straordinario, e/o flessibilit dell'orario e/o aumentodei ritmi di lavoro
non copre tutte le esigenze del servizio
copre le esigenze ordinarie del servizio solo se stimolato/seguito; non è disponibile a farsi caricodelle punte di lavoro
copre le esigenze ordinarie del servizio e, quando gli è richiesto, si fa carico saltuariamente dellepunte di lavoro
Orientamento all'utenza interna ed esterna: capacità di recepire ed analizzare leesigenze, anche non espresse, degli utenti interni/esterni, capacità di dare risposte reali (modalità e tempi)ed adeguate alle aspettative di qualità, anche con riferimento
copre le esigenze ordinarie del servizio e, quando gli è richiesto, è disponibile a farsi carico dellepunte di lavoro
copre le esigenze ordinarie del servizio e si fa carico, spontaneamente, delle punte di lavoro
Anno 2003
segue
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La valutazione della categoria D
RISULTATI
Ob. A Ob. B Ob.C Ob. D Ob. E
Raggiungimento dei risultati
Importanza relativa dell’obiettivo somma = 1
Complessità del risultato atteso
Prodotto
Coeff. di partecipazione individuale (min 0,4 max 1,2)
Punteggi
0,40 - 0,45 - 0,50 - 0,55
0,60 - 0,65 - 0,70 - 0,75
0,80 - 0,85 - 0,90 - 0,95
1,00 - 1,05 - 1,10 - 1,15
1,2
Prodotto per coefficiente di partecipazione
Totale generale (capacità professionale x 0,40 + risultati x 0,60)
IL Dirigente __________________________
Osservazioni del dipendente:
è coinvolto nell'obiettivo e offre un impegno lavorativo coerente per il raggiugimento del risultato e qualche volta necessita di supervisionipartecipa in maniera efficiente all'obiettivo, proponendo ed elaborando soluzioni innovative per la sua realizzazione
e relativo significatonon è coinvolto nell'obiettivo, ma contribuisce e si fa carico delle attività dell'ufficio
è coinvolto nell'obiettivo e necessita di alcune supervisioni
non è coinvolto nell'obiettivo, ma si fa carico in modo particolare delle attività ordinarie e/o di altri obiettivi
Totale valutazione risultati
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Realizzazioni per centro di costo e area funzionale
Si confrontano le previsioni, le decisioni di spesa e
quanto effettivamente realizzato
Si confrontano le previsioni, le decisioni di spesa e
quanto effettivamente realizzato
Si verifica l’effettivo utilizzo, da parte dei dirigenti,
delle risorse loro assegnate
Si verifica l’effettivo utilizzo, da parte dei dirigenti,
delle risorse loro assegnate
Si ha un momento di sintesi dei risultati delle due contabilità:
finanziaria ed economica
Si ha un momento di sintesi dei risultati delle due contabilità:
finanziaria ed economica
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Spesa corrente 2003
Area Sviluppo Economico e Promozione - (Valori assoluti in migliaia di Euro)1 2 3 4 5 6 7
DESCRIZIONE STANZIAMENTI ASSESTATI
2003
DECISIONI DI SPESA 2003
INCIDENZA %
RESIDUI PASSIVI 1/1/2003
DISPONIBILITA' TOTALE
REALIZZAZIONI 2003
INCIDENZA %
(2/1x100) (2+4) (6/5x100)
Spese organi istituzionali 2,60 0,57 22,1 0,57 0,57 100,0
Competenze al personale 552,11 552,11 100,0 56,56 608,67 515,60 84,7
Oneri sociali 130,54 130,54 100,0 130,54 130,54 100,0
Altri costi del personale 23,50 8,73 37,1 8,73 8,73 100,0
Spese varie di funzionamento 28,15 15,74 55,9 0,72 16,45 16,45 100,0
Spese per automazione dei servizi 12,13 6,20 51,1 6,20 6,20 100,0
Spese per consulenti ed esperti 1,00
Spese di rappresentanza
Spese di pubblicità' 21,00 17,80 84,7 17,80 17,80 100,0
Oneri finanziari e fiscali
Rimborsi di entrate e proventi diversi
Quote associative organismi sistema camerale 11,60 9,11 78,5 9,11 9,11 100,0
Iniziative di promozione ed informazione economica 2.436,07 2.179,88 89,5 502,50 2.682,37 2.072,34 77,3
TOTALE SPESA CORRENTE 3.218,69 2.920,67 90,7 559,77 3.480,44 2.777,34 79,8
11
Costi totali per centro di costo e area funzionale
Comprensivi:
• dei costi diretti del centro
• degli ammortamenti dei beni utilizzati
• degli accantonamenti dell’anno per il TFR
• di una quota dei costi comuni attribuita sulla base di parametri (superficie, numero degli addetti, numero di unità hardware, numero dei chilometri percorsi, ecc.)
AREE FUNZIONALI ANNO 2003 QUOTA %
ANNO 2002 QUOTA %
Segretario Generale/Organi 21,4 21,1
Amministrazione e Personale 11,2 10,3
Registro Imprese, Albi e Ruoli 28,1 27,0
Sviluppo economico e promozione 39,3 41,6
TOTALE 100,0 100,0
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Costi attribuiti alle funzioni camerali
Anno 2003 - (Valori assoluti in migliaia di Euro)
DESCRIZIONE
AREA SEGRETARIO GENERALE-
ORGANI
AREA AMMIN. E PERSON.
AREA R.I., ALBI E RUOLI
AREA SVIL. ECON. E
PROMOZ.
TOTALE AREE FUNZIONALI
ORGANI 157,1 - 6,5 0,6 164,2
PERSONALE (Accant. TFR incluso) 429,8 577,9 1.249,0 708,1 2.964,8
ACQUISIZIONE E GESTIONE SERVIZI EROGATI - 124,6 315,7 11,4 451,7
FUNZIONAMENTO 5,1 1,5 82,9 11,3 100,8
MANUTENZIONE E NOLEGGI HARDWARE - 0,7 0,8 - 1,5
LEGALI E DI CONSULENZA 54,9 15,3 - - 70,2
RAPPRESENTANZA 5,7 - - - 5,7
PUBBLICITA' 39,1 - 0,4 17,8 57,3
ONERI FINANZIARI - - - - -
IMPOSTE E TASSE - - - - -
QUOTE ASSOCIATIVE AL SISTEMA CAMERALE 705,7 - - 9,1 714,8 INIZIATIVE DI PROMOZIONE ED INFORMAZIONE ECONOMICA 176,0 - 76,4 2.072,3 2.324,7
AMMORTAMENTI 8,3 8,1 78,0 32,8 127,1 TOTALE COSTI DIRETTI DELLE AREE FUNZIONALI 1.581,6 728,2 1.809,7 2.863,4 6.982,9
TOTALE ADDEBITI DA SERVIZI GENERALI 163,4 189,2 484,0 341,4 1.177,9 TOTALE COSTI ATTRIBUITI ALLE FUNZIONI CAMERALI 1.745,0 917,3 2.293,6 3.204,8 8.160,7 RIPARTIZIONE COSTI ATTRIBUITI IN % 21,4 11,2 28,1 39,3
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Rilevazione attività
Entro Gennaio
Monitoraggio dell’insieme delle attività svolte nell’anno precedente
Monitoraggio dell’insieme delle attività svolte nell’anno precedente
Ogni singolo centro di costo, attraverso una scheda
che rende altresì possibile il confronto
con i 4 anni precedenti
Ogni singolo centro di costo, attraverso una scheda
che rende altresì possibile il confronto
con i 4 anni precedenti
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Monitoraggio andamento attività Ufficio Sviluppo Imprenditoriale
Anno 2004
15
Introduzione della Balanced Scorecard
Necessità di integrare aspetti economico finanziari con variabili quali-quantitative
Necessità di coordinamento tra le diversi funzioni
Visione di insieme Accrescimento della comunicazione interna
Progetto “Misurazione delle performance e benchmarking” Unioncamere Toscana
Cresco – Università di SienaTelos Consulting
16
Sviluppo degli indicatori
Coinvolgimento dei responsabili di unità organizzativa e di servizio in un processo di messa a punto e prima verifica di indicatori di performance e benchmarking, da inserire nei prospetti di monitoraggio di obiettivi ed attività,
alcuni indicatori riferiti ai principali servizi svolti
Monitoraggio nel tempo dei risultati conseguiti e confronto con altre Camere toscane
Percorso formativo a tutti su “gestione per obiettivi” e “indicatori di performance”, per la condivisione di questi strumenti, indispensabile per un’effettiva ricaduta
sul miglioramento continuo del nostro modo di lavorare e della qualità dei nostri servizi
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Definizione obiettivi
Rilevazione dati
Definizione indicatori
Integrazione Indicatori
benchmarkingAnalisi Report
Le fasi del progetto
Balanced Scorecard
18
Misure strategiche
(Ente nel suo complesso)
Misure di processo/funzione
(Area)
Misure di unità organizzativa (Uffici)
L’ applicazione della Balanced Scorecard all’interno della CCIAA di Lucca
Scorecard strategica
Missione
Obiettivi
Azioni(attività)
Misure
Scorecard di processo o area
Missione
Obiettivi
Azioni(attività)
Misure
Obiettivi Azioni Aziendali
Indicatori di Performance
Aziendali
Obiettivi Azioni Indicatori di Performance
Correlazioni Allineamento
ObiettiviAzioni
Aziendali
Indicatori di Performance
Aziendali
ObiettiviAzioni
Aziendali
Indicatori di Performance
Aziendali
Misure di processo/funzione
(Servizi)Obiettivi
Azioni Aziendali
Indicatori di Performance
Aziendali
Scorecard di processo o servizio
Missione
Obiettivi
Azioni
Indicatori
Scorecard di unità organizzativa
Missione
Obiettivi
Azioni
Indicatori
19
Individuazione obiettivi ed indicatori
Oggetto della rilevazione
Attività ordinaria Obiettivi associati a
specifici target Obiettivi di
miglioramento Obiettivi di
innovazione
Indicatori di Indicatori di Indicatori diMonitoraggio performance progetto
(scheda progetto)
BSC Camerale
Indicatori singola Camera
Indicatori Benchmarking
Indicatori Pareto
20
Integrazione tra le unità monitorate dalla CCIAA di Lucca e gli indicatori di Pareto
Unità organizzative aventi indicatori di Pareto nelle proprie BSC
21
Integrazione tra le unità monitorate dalla CCIAA di Lucca e gli indicatori di benchmarking UCT
Unità organizzative aventi indicatori di benchmarking Unioncamere Toscana nelle proprie BSC
22
Un esempio di report – Ufficio Diritto Annuale
50
Azione Profilo Composizione Indicatore PESO ACTUAL TARGET SCOSTAMENTO
Monitoraggio e analisi dei periodici versamentiesattoriali e dei pagamenti effettuati con F24
Profilo Processi Internimonitoraggio trimestrale versamenti esattoriali e dei
pagamenti con F24 (periodo: gennaio-dicembre 2004)8
Profilo Qualita e Utentin di versamenti anomali attribuiti (esattoriali e con F24
separatamente indicati) anno 2004/ anno 20030,930481283
Profilo Qualita e Utentin di richieste formalizzate per corretta attribuzione dei
versamenti 95
Profilo Qualita e Utenti Richiesta dati per analisi morosi entro 10 marzo 2004 25,00 mar-04 mar-04 Realizzato
Profilo Qualita e Utenti verifiche e completamento dati entro 31 marzo 2004 25,00 mar-04
Profilo Qualita e Utentirealizzazione analisi (formale) contribuenti morosi entro 15
aprile 200425,00 set-04 apr-04 Non Realizzato
Richiesta dati per analisi statistiche 2004 e relativiapprofondimenti soggetti paganti e soggetti tenuti
Profilo Qualita e Utenti realizzazione analisi statistiche 2004 entro ottobre 2004 25,00 ott-04 ott-04 Realizzato
Profilo Economico-Finanziario
Totale Riscossioni da Diritto Annuale Anno N / Dovuto per Diritto Annuale Anno N
0,847028162
Profilo Economico-Finanziario
Spese per la riscossione del diritto annuale / Entrate per il diritto annuale
0,014629231
Profilo Economico-Finanziario
Spese per la riscossione del diritto annuale anno N / Anno N-1
0,985275155
Profilo Economico-Finanziario
Importo totale riscossioni spontanee del Diritto Annuale anno N / Anno N-1
1,040184922
Profilo Economico-Finanziario
Importo totale riscossioni spontanee del Diritto annuale relative agli anni precedenti / Soggetti tenuti al pagamento
del Diritto annuale4,908298894
Grado di Raggiungimento obiettiviMonitoraggio riscossioni, analisi statistiche e ricerca possibili soluzioni migliorative delle riscossioni
svolgimento analisi sui contri-buenti morosi2001/2003 (con stima per soc. capitale) per for-magiuridica e stato dell'impre-sa: 1) omissione totalee parzia-le - n. soggetti e importi; 2) ritardo - n.soggetti e importi pagati distinti fra omissione 0,40
valutazione criticità procedurali e ricercaresoluzioni migliorative delle modalità di riscossione spontanea e tramite ruolo
23
Un esempio di report – Ufficio Sviluppo imprenditoriale
1 100
Azione Profilo Composizione Indicatore PESO ACTUAL TARGET SCOSTAMENTO
Profilo Processi InterniDefinizione obiettivi e indicatori di performance (relativi sia agli obiettivi 2004 che alle altre attivita ) per l'Uffici entro
Febbraio 200420 feb-04 feb-04 Realizzato
Profilo Processi Interni N di modifiche apportate agli obiettivi assegnati
Profilo Processi InterniProduzione Report sul livello raggiungimento obiettivi anno
precedente (entro marzo anno in corso)20 mar-04 mar-04 Realizzato
Profilo Processi InterniProduzione Report sul monitoraggio attività anno precedente
(entro aprile anno in corso)20 apr-04 apr-04 Realizzato
Profilo Processi InterniProduzione Report interperiodale sul livello di raggiungimento
obiettivi e indicatori di performance anno corrente entro Giugno anno corrente
20 giu-04 giu-04 Realizzato
Verifica e definizione degli Indicatori di misurazionedelle performance per il benchmarking
Profilo Processi Internirevisione critica indicatori di performance e benchmarking
entro ottobre 200420 ott-04 ott-04 Realizzato
2
Azione Profilo Composizione Indicatore PESO ACTUAL TARGET SCOSTAMENTO
Progetto: "Innovazione nella formazione" Profilo Qualita e UtentiRealizzazione report trimestrali Scheda progetto:
"Innovazione nella Formazione"
Profilo Qualita e UtentiN.ro di studenti coinvolti nelle iniziative scuola - lavoro anno n
/ n di iniziative scuole - lavoro93,5
Profilo Qualita e UtentiN.ro di iniziative formative e di interazione scuola lavoro
realizzate anno n / Anno n-12
Profilo Qualita e UtentiN.ro di studenti coinvolti nelle iniziative scuola / lavoro anno n
/ Anno N-1
Profilo Processi InterniRealizzazione report trimestrali scheda progetto: "Tirocini
formativi e di alternanza scuola-lavoro"
Profilo Processi InterniPersonale del sistema camerale dedicato ai temi
dell'alternanza scuola/lavoro / Personale del sistema camerale dedicato alla promozione
0,01130137
Progetto: "Tirocini formativi e di alternanza scuola-lavoro"
Responsabile: Federica Ramacciotti
Sviluppo dei meccanismi di programmazione e controllo
Grado di Raggiungimento obiettiviInnovazione nella formazione e accreditamento
proposta e negoziazione obiettivi e indicatori diperformnace (relativi sia agli obiettivi 2004 che allealtre attivita ) per l'ufficio
monitoraggio e verifica obiettivi, indicatori diperformance relativi all'anno in corso e all'annoprecedente
Grado di Raggiungimento obiettivi
TO BACK STAMPA
24
Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale
Modalita` Operative e Tempi di realizzazione
Responsabile Fase/Sottofase
PrevisioneRevisione Termine
Realizzato
28.02.2004 28.02.2004
31.05.2004
31.07.2004
31.07.2004
30.09.2004 30.09.2004
31.12.2004
31.12.2004
31.12.2004
Descrizione fasi e sottofasi del PROGETTO
QUADRO 5
Entro giugno si è proceduto all'analisi e stesura delle procedure, da luglio parte la fase di messa in pratica delle stesse per la successiva stesura del manuale
realizzazione attività secondo semestre di formazione manageriale, di minimaster (anche con riferimento ai distretti e ai settori), di percorsi per la nuova impresa
realizzazione attività di ricerca e sviluppo
Terzo Trimestre
Quarto Trimestre
progettazione attività secondo semestre di formazione manageriale, di minimaster (anche con riferimento ai distretti e ai settori), di percorsi per la nuova impresa
progettazione attività primo semestre di formazione manageriale, di minimaster (anche con riferimento ai distretti e ai settori), di percorsi per la nuova impresa
Secondo Trimestre
analisi delle procedure dell'ufficio come "agenzia formativa" per adeguamento alle procedure ISO
Primo Trimestre
progettazione attività di ricerca e sviluppo
realizzazione attività primo semestre di formazione manageriale, di minimaster (anche con riferimento ai distretti e ai settori), di percorsi per la nuova impresa
stesura e ultimazione delle procedure dell'ufficio come "agenzia formativa" per adeguamento alle procedure ISO
Note
25
Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale
Indicatori di Efficienza, Efficacia ed Economicita` (Se previsti)
PESO ACTUAL TARGET INDICATORE PESO ACTUAL
realizzazione di minimaster
"Qualità e strategie nel gestionale" settore cartario= 28 partecipanti distribuiti nei 5 moduli; settore calzaturiero= 18 partecipanti sui 5 moduli
realizzazione corsi brevi
"Come diventare un abile comunicatore"= 13 partecipanti; "Tecniche di vendita avanzato"= 12 partecipanti
incremento delle ore di formazione erogata rispetto alla media 2002/2003
2 con almeno n. 12 partecipanti ciascuno
PROFILO QUALITA` E UTENTIPROFILO ECONOMICO-FINANZIARIO
INDICATORE
incremento del 10%
QUADRO 6
TARGET
n. 2 con almeno n. 12 partecipanti ciascuno
Gli indicatori di progetto
26
Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale
Gli indicatori di progetto
PESO ACTUAL TARGET INDICATORE PESO ACTUAL
30.05.2004
31.12.2004
elaborazione progetti nel settore innovazione e ricerca
raggiungimento grado di soddisfazione
SI
realizzazione progetti per la nuova impresa n. 4 (1 settore nautica 1 settore cartario 2 trasversali)
Entro maggio n.3 percorsi (1 settore nautica, 2 trasversali), 1 settore cartario programmato per settembre attualmente in atto fase di aggiornamento mappatura di settore
realizzazione progetto finanziato dal FSE
Realizzate le fasi di progettazione promozione, il percorso formativo avrà inizio il 28 giugno
raggiungimento grado di soddisfazione
Sarà possibile al termine del corso
buono
PROFILO PROCESSI INTERNI PROFILO INNOVAZIONE E CRESCITA
4
1
sufficienza
INDICATORE
realizzazione manuale sulle procedure
TARGET
3
27
Alcune criticità
Il reale utilizzo degli strumenti da parte dei colleghi e il loro coinvolgimento
La percezione che siano “strumenti di controllo” invece che mezzi per dare significato ed evidenza al proprio lavoro e per migliorarlo
La difficoltà a spostare l’attenzione dalle singole iniziative da gestire al monitoraggio delle attività