Зайцева Виталия Валерьевнаспециалист отдела международных программ и проектов
управления международных связей Белорусский государственный университет
СЕМИНАРЫ-ТРЕНИНГИ ПО ВОПРОСАМ ИНТЕРНАЦИОНАЛИЗАЦИИ ОБРАЗОВАНИЯ
«УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПРОЕКТА»
Нормативно-правовое обеспечение
Порядок разработки и реализации международных проектов в БГУ
Информационно-методическое обеспечение
Информационно-методическое обеспечение
Какие документы должны храниться у менеджера проекта?
Документация проекта: типология
3 группы документов
Группа А: документы, определяющие правовую основу деятельности по проекту
Группа Б: планирование работ и мероприятий, имеющиеся человеческие и материально-финансовые ресурсы = планово-финансовые документы
Группа В: документы, содержащие сведения о результатах и свидетельствах осуществленной деятельности по проекту = отчетные
Группа А: документы, определяющие правовая основу деятельности по проекту
паспорт проекта МТП (визовый экземпляр либо копия)
документ проекта и его перевод на русский язык (копия)
+ регистрационный штамп Минэкономики (может быть копия)
приказ о реализации проекта (и изменения) (оригинал)
Грантовое соглашение с донором (копия)
Партнерское соглашение с координатором проекта (оригинал)
Документация проекта: документы группы А
Группа Б: планирование работ и мероприятий, имеющиеся человеческие и материально-финансовые ресурсы = планово-финансовые документы
• перечень товаров, работ и услуг для проектов МТП• планы расходования гранта• переписка с донором, координатором и партнерами по
проекту по вопросам финансирования проекта
Документация проекта: документы группы Б
Перечень товаров, работ и услуг для проектов МТП
План расходования гранта
Группа В: документы, содержащие сведения о результатах и свидетельствах осуществленной деятельности по проекту = отчетные документы
• отчеты• документы, содержащие свидетельства о фактах
выполнения работ / проведения мероприятий по проекту• договоры со сторонними организациями и физическими
лицами о закупке товаров, работ и услуг, заявления наоплату счетов, счета-фактуры, акты выполненных работ,товаросопроводительные документы
Документация проекта: документы группы В
Отчеты
• Отчеты о ходе реализации проекта МТП (используется форма отчетности, утвержденная Постановлением Советом Министров Республики Беларусь от 26.11.2004 № 1513)
• Отчеты о ходе реализации проекта для Донора (Форма установлена программой / проектом)
• Отчеты о командировках (форма установлена СТУ ОП 7.5-08-03-2013 Международная деятельность, Приложения Ж, И)
• Отчеты о приеме иностранных экспертов (форма установлена СТУ ОП 7.5-08-03-2013 Международная деятельность, Приложение М)
Отчеты о ходе реализации проекта МТП (используется форма отчетности, утвержденная Постановлением
Советом Министров Республики Беларусь от 26.11.2004 № 1513)
• Кто визирует? Руководитель рабочей группы ОМПП УМС ГУБУиФ ( в части расходования средств с р/c БГУ)
• Кто ведет учет ? копии отчетов в ОМПП УМС и ГУБУиФ
Отчеты о командировках
Как должно быть: - Конкретные результаты, которые могут быть
использованы в учебном процессе / управлении БГУ- ФИО / должности / контакты лиц, с которыми велись
переговоры и какие договоренности достигнуты с точкизрения интересов БГУ
- Названия докладов / презентаций прочитанных /прослушанных и где их можно скачать
Недопустимо: Краткое и формальное описание. Например: «Принял участье в семинаре…», «Познакомился с партнерами по проекту» и т.д.