Download - คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]
![Page 1: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/1.jpg)
การใชงานระบบงานสารบรรณ
หนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร กองบรหารงานทวไป
(ภาคปฏบต)
คมอ
![Page 2: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/2.jpg)
เอกสารเลมน เปนคมอการใชงานระบบงานสารบรรณ โดยมวตถประสงคเพอใชเปนคมอแสดงวธ
ปฏบตงาน สำาหรบผปฏบตงานประจำาภายในหนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร โดยสามารถหมนเวยนหรอ
ปฏบตงานแทนกนได และจะเปนประโยชนอยางยง สำาหรบผปฏบตงานใหม
เนอหาภายใน ประกอบดวย Work flow วธปฏบต และขนตอนการทำางานในหนวยยอย ๆ ภายในงาน
สารบรรณ ทงระบบ Manual และระบบอเลกทรอนกส
ผจดทำาหวงเปนอยางยงวา คมอปฏบตงานเลมน จะเปนประโยชน และอำานวยความสะดวกใหแกผปฏบต
งานดานสารบรรณใหสามารถปฏบตงานไดอยางถกตอง และมประสทธภาพยงขน
นางสาวรจนา คงสข
หวหนางานบรหารเอกสาร
นายเอกสทธ เผาวฒนา
นกวชาการสารสนเทศ
คมอการใชงานระบบสารบรรณ
![Page 3: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/3.jpg)
Contentรจกงานสารบรรณ 6
ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 10
(1) การรบและลงทะเบยนรบหนงสอ 12
(2) การออกเลขทหนงสอ 22
(3) การออกเลขทคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ 30
(4) การเวยนหนงสอ 36
(5) การรบ-สงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย 42
(6) Note 43
(7) ภาคผนวก
อปกรณและเครองมอการปฏบตงานดานสารบรรณ 44
ประกาศ นโยบายและแนวทางการปฏบตงาน 45
ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (MUSIS)
![Page 4: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/4.jpg)
76
รจก งานสารบรรณ
การรบและ
ลงทะเบยนรบหนงสอ
(1) (2) (3) (4)
(5)
การออกเลขทหนงสอ
การรบและสงหนงสอ
ทางเมลมหาวทยาลย
การเวยนหนงสอการออกเลขทคำาสง
ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
เ ม อ ม ห น ง ส อ จ า ก
ห น ว ย ง า น ภ า ย ใ น / ภ า ย น อ ก
ส ง ถ ง ผ บ ร ห า ร ม ห า ว ท ย า ล ย
หนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร
จะดำาเนนการลงทะเบยนรบหนงสอดง
กลาว ผานระบบ MUSIS
งานสารบรรณสามารถ
แบงการดำาเนนงานหลกได
ดงน
การกำาหนดเลขทหนงสอสงออก
ซงผ บรหารลงนามแลว ผานระบบ
MUSIS
การออกเลขทคำาส ง ประกาศ
ระเบยบ และขอบงคบ ตามสงการ ผาน
ระบบ MUSIS
ร บ - ส ง ห น ง ส อ ภ า ย ใ น
มหาวทยาลยทาง เมลมหาวทยาลย
รวมถงการรบ-สงหนงสอภายนอก
มหาวทยาลยทางไปรษณย ตลอดจน
คดแยกจดหมายและพสดไปรษณย
การเวยนหนงสอ และเอกสาร
ซ ง ผ บ ร ห า ร ส ง ก า ร แ ล ว ผานระบบ
อเลกทรอนกส ไดแก ระบบ MUSIS
และระบบ Lotus Note รวมทงการเวยน
โดยสำาเนาเอกสาร
![Page 5: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/5.jpg)
98
ระบบสารบรรณWork Flow
สวนงานตาง ๆ
หนวยงาน
ตามสงการ
ผบรหาร
การรบและ
ลงทะเบยนรบหนงสอ
การออกเลขทหนงสอ
การออกเลขทคำาสง
ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
การเวยนหนงสอ
สวนงาน/
ไปรษณย
เอกส
ารเข
า
ส งกา
รออก
เลขท
ส งกา
รออก
เลขท
คำาส ง
เอกส
ารออ
กเลข
ท
แจงเวยนหนงสอ
หนงสอเวยน
คำาสงออกเลขท
แจงเ
วยน
หน
งสอ
เอกส
ารออ
กเลข
ท รบ
กองตาง ๆ
สวนงานตาง ๆ
หนวยงาน
ตามสงการ
ผบรหาร
การรบและ
ลงทะเบยนรบหนงสอ
การออกเลขทหนงสอ
การออกเลขทคำาสง
ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
การเวยนหนงสอ
สวนงาน/
ไปรษณย
เอกส
ารเข
า
ส งกา
รออก
เลขท
ส งกา
รออก
เลขท
คำาส ง
เอกส
ารออ
กเลข
ท
แจงเวยนหนงสอ
เวยนหนงสอ
คำาสงออกเลขท
แจงเ
วยน
หน
งสอ
เอกส
ารออ
กเลข
ท รบ
กองตาง ๆ
การรบและสงหนงสอ
ทางเมลมหาวทยาลย
รบห
นงส
อ
สงหน
งสอ
![Page 6: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/6.jpg)
1110
ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส
MUSIS
หนาหลกของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส
เขาสหนาหลก
ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เปนสวน
หนงของระบบสารสนเทศเพอการบรหารและการ
ดำาเนนงานภายในมหาวทยาลยมหดล (MUSIS
: Mahidol University Shared Information
Service System) เปนระบบชวยบนทกการรบ-
สงเอกสารผานทางอเลกทรอนกสและบนทก
เลขทใหอตโนมต สามารถคนหาหนงสอได
สะดวก รวดเรว ตดตามเอกสารไดตงแตเรมตน
จนถงสนสด
โดยปฏบตงานผาน Browser ท URL :
http://dcumusis.mahidol/ (เปน URL ของหนวย
สารบรรณ งานบรหารเอกสาร) ซงผใชงานตอง
ทำาการ log in กอน จงจะใชงานได
ร ะ บ บ แ ส ด ง ช อ
ผ ใช งานระบบท
มมบนดานขวามอ
![Page 7: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/7.jpg)
1312
การรบและลงทะเบยนหนงสอรบ
วเคราะห/ลงทะเบยนรบ
เอกสาร (กระดาษ)จาก
หนวยงานภายนอกประทบตรา
“มหาวทยาลย”
ออกเลขทรบ
เอกสาร (ไฟลอเลกทรอนกส)
จากสวนงานภายใน
กรอกขอมลเขา
ระบบ MUSIS
เอกสารเขาจาก
สวนงาน/ไปรษณย
สงกองทเกยวของ
(ภารกจกอง)
เรองถงผบรหาร
โดยตรง
หวหนางานบนทก
ถงผบรหาร
Work Flow
(1)
![Page 8: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/8.jpg)
1514
1. เปดซองตรวจสอบหนงสอและเอกสารตาง ๆ
2. วเคราะหเรอง/คดแยกและพจารณาจดลำาดบความสำาคญของหนงสอ เพอดำาเนนการ
กอน-หลง โดยดำาเนนการเรอง “ดวนทสด” หรอ เรองทใกลหมดอายกอน
1. ประทบตรา “มหาวทยาลย” ลงวนทรบหนงสอ
2. กำาหนดหนวยงานและหมวดเอกสารทไดจากการวเคราะหเรอง กรอกมมบน
ขวามอใตประทบตรา “มหาวทยาลยมหดล”
เอกสารเขาจาก
สวนงาน/ไปรษณย
การรบและลงทะเบยนหนงสอรบ
วธปฏบต ประทบตรา
“มหาวทยาลย”
ออกเลขทรบ
1. เขาระบบ MUSIS ในหนาแรก เลอก Tab งานบรหารเอกสาร(....)
ลงทะเบยนรบ หมายถง เมอม
หน งสอจากภายนอกส งมาย ง
มหาวทยาลย กรณเปนเอกสาร
(กระดาษ) ใหทำาการลงทะเบยน
รบหนงสอดงกลาว ดงน
ลงทะเบยนรบ
ดวยระบบ MUSIS
2. เลอกแถบดานซาย หวขอ
“เอกสารเขา/ลงทะเบยนรบ”
A การลงทะเบยนรบหนงสอ
( ก ร ะ ด า ษ ) จ า ก ห น ว ย ง า น
ภายนอก
(1)
![Page 9: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/9.jpg)
16
กรอกขอมลเขา
ระบบ MUSIS
หนงสอเขา (ลงทะเบยนรบ) ประกอบดวย
เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก
เพอทำาการลงทะเบยนรบ ซงระบบจะทำาการกำาหนดเลขทรบให
โดยอตโนมต จากนนหนงสอฉบบดงกลาวจะเปลยนสถานะไปยง
“รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ เกยวกบหนงสอนน
ตอไป
หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก
1. สวนขอมลเจ�หน�ท ลงทะเบยนรบ จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง สวนงาน หนวยงาน โทรศพท
และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนรบ โดยในสวนนระบบจะแสดงขอมลโดยอตโนมต
3. หมวดเอกส�ร ผลงทะเบยนรบ ระบประเภทของเอกสารรบเขา โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน
3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ
3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย
3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร
3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน
2. สวนขอมลหนงสอ ผลงทะเบยนรบ ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน
2.1 ชนความเรว : ระบชนความเรวของหนงสอ (ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด)
2.2 ชนความลบ : ระบชนความลบของหนงสอ (ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด)
2.3 เลขทหนงสอ : ระบเลขทของหนงสอภายนอกฉบบนน
2.4 ลงวนท : ระบวนทของหนงสอภายนอกนน (คลก แสดงปฏทนเพอเลอกวนท)
2.5 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ
2.6 เรอง : ระบเรองของหนงสอ
2.7 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง
2.8 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ
2.9 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย
2.10 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ
2.12 ตนฉบบหนงสอ : ระบตนฉบบหนงสอ โดยเลอก (ตนฉบบ(ตวจรง) โทรสาร อเมล หรอสำาเนา)
2.13 วนทลงรบตนฉบบ : ระบวนทรบตนฉบบ (คลก แสดงปฏทนเพอเลอกวนท)(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)
OK
Cancel
![Page 10: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/10.jpg)
1918
1. ระบบแสดงเลขทะเบยนรบ และรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอทกรอกในหนา “ลงทะเบยนรบ” อตโนมตให
นำาเลขทรบและเวลาใสในประทบตรา “มหาวทยาลย” มมบนขวาของหนงสอ
3. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดง [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ”
เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนน
การภายในวนท
3.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ
3.2 เลอก ปม
3.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)
3.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ
4. คลก เสรจสนการสง ระบบจะกลบไปทหนา “รอลงทะเบยนรบ”
2. แนบไฟลเอกสารโดยแสกนหนงสอภายนอก และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก เลอกไฟลเอกสารแนบ
และคลก เพอแนบไฟล
Browse...
Add
>
หนงสอเขา (รอดำาเนนการ)
21782
หมายถง สถานะ
หนงสอททำาการลงทะเบยนรบ
หนงสอแลว แตยงไมไดทำาการ
สงตอ หรอสงออกหนงสอไปยง
หนวยงานอน ระบบแสดงรายการหนงสอทลงทะเบยนรบแลว
ใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก
จะเขาสหนา “หนงสอเข� (รอดำ�เนนก�ร)”
1
2
3
3.1
3.2 3.3
3.4
4 OK
![Page 11: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/11.jpg)
2120
B การลงทะเบยนรบหนงสอ
(ไฟลเอกสาร) จากสวนงานภายใน
1. จากเอกสาร (กระดาษ) ของสวนงานทจะลงทะเบยนรบ ใหสงเกตวาสวนงาน
จะระบ “E” ไวบนเอกสาร (กระดาษ) ซงหมายถง สวนงานไดสงรายละเอยดของ
เอกสารดงกลาว พรอมทง scan เอกสารสงมาทางระบบ MUSIS แลว
2. ระบบ MUSIS เลอกเมน “รอลงทะเบยนรบหนงสอ”
3. ระบบแสดงรายการหนงสอใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก
จะเขาสหนา “หนงสอออก”
4. หนา “หนงสอออก” ระบบ
จะแสดงรายละเอยดทสวนงาน
ไดบนทกขอมลไวแลว ซงไม
สามารถแกไขได (ตวอกษรสเทา)
พรอมทงไฟลทแนบมา
4.1 ระบวนทรบหนงสอ
4.2 ระบหมวดเอกสาร
และการปฏบต
4.3 คลก
4.14.2
4.3
OK
5. ระบบแสดงเลขทะเบยนรบ และรายละเอยดตาง ๆ อตโนมตใหนำาเลขทรบและเวลาใสในประทบตรา
“มหาวทยาลย” มมบนขวาของหนงสอ และระบหมวด และการปฏบตใหตรงกบระบบ
21782
7. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดง [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ”
เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนน
การภายในวนท
7.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ
7.2 เลอก ปม
7.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)
7.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ
8. คลก เสรจสนการสง
6. หากสวนงานไดแนบไฟลแสกนมาแลว กไมตองแสกนหนงสอฉบบนแลว ใหดำาเนนการสงตอไปยงหนวยงานตาม
ภารกจไดเลย
>
7.1
7.2 7.3
7.4
OK
(1)
![Page 12: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/12.jpg)
2322
การออกเลขทหนงสอWork Flow
ประทบรบเรองคน
(ระบวนท/เวลา)จายงานนำาเอกสารเขาสระบบ
MUSIS (หกเรอง)
ออกเลขทหนงสอ
ดวยระบบ MUSIS
เอกสาร (กระดาษ)
มเลขทหนงสอ
ระบบ MUSIS สถานะ
“รอดำาเนนการ”
รบเอกสารคนจากกอง
(ผบรหารสงการแลว)
สงคนเจาของเรอง
MUSIS สง
กองเจาของเรอง
สงเองทางไปรษณย(เจาของเรองมอบหมาย
ใหสงแทน)
เวยนหนงสอ
ผานระบบ MUSIS
เวยนหนงสอ
เอกสารตนฉบบ
สงคนเจาของเรอง
เอกสารตนฉบบ
เกบไวทงานจดเกบ
(2)
![Page 13: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/13.jpg)
2524
การออกเลขทหนงสอวธปฏบต
ประทบรบเรองคน
(ระบวนท/เวลา)
1. ประทบ “งานบรหารเอกสารรบเรองคน” ไวดานลางของหนงสอ
2. ลงวนทและเวลาทไดรบเรองคน
1. เขาระบบ MUSIS เลอกหวขอ “เอกสารเขา” ระบบแสดงหนา “หนงสอเขา
ทงหมด”
2. เลอกสญลกษณ ดานขวาของหนาจอ ระบบจะแสดงแถบรบขอมล เพอ
คนหาหนงสอ ตามเลขทลงรบ
3. ระบเลขทหนงสอทตองการในชองรบขอมล (ดอกจน (*) ตามดวยเลขทลงรบ)
กด Enter ระบบจะแสดงรายการหนงสอทคนหา
4. เลอกสญลกษณ เพอดำาเนนการ ระบบจะแสดงหนา “หนงสอเขา
(ตดตามการดำาเนนการ)”
5. ไปยงหมวดเอกสาร/การปฏบตการ เพมขอมลการดำาเนนงานตามผบรหารสงการ
6. คลก
นำาเอกสารเขาสระบบ
MUSIS (หกเรอง)...
1
2
5
6
3
4OK
(2)
![Page 14: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/14.jpg)
2726
ออกเลขทหนงสอ
ดวยระบบ MUSIS1. เลอกหวขอ “เอกสารออก/
ลงทะเบยน”
2. ระบบแสดงหนา “หนงสอ
ออก (ลงทะเบยนสง) ”
หนงสอออก (ลงทะเบยนสง) ประกอบดวย
1. สวนขอมลเจ�หน�ท บนทกหนงสอออก จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง สวนงาน หนวยงาน
โทรศพท และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนสง โดยในสวนนระบบจะแสดงขอมลโดยอตโนมต
3. หมวดเอกส�ร ผบนทกหนงสอออก ระบประเภทของเอกสารสงออก โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน
3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ
3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย
3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร
3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน
2. สวนขอมลหนงสอ ผบนทกหนงสอออก ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน
2.1 ประเภทหนงสอ : เลอกประเภทของหนงสอ (ทวไปหรอเวยน)
2.2 ชนความเรว : ระบชนความเรวของหนงสอ (ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด)
2.3 ชนความลบ : ระบชนความลบของหนงสอ (ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด)
2.4 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ
2.5 เรอง : ระบเรองของหนงสอ
2.6 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง
2.7 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ
2.8 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย
2.9 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ
2.10 แนบไฟลเอกสาร : แนบไฟลเอกสาร (ยงไมตองดำาเนนการในขนตอนน)
(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)
เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก
เพอทำาการสรางหนงสอออก ซงระบบจะทำาการกำาหนดเลขทหนงสอ
ออกใหโดยอตโนมต จากนนหนงสอฉบบดงกลาวจะเปลยนสถานะ
ไปยง “รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ เกยวกบหนงสอ
นน ตอไป
หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก
OK
Cancel
![Page 15: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/15.jpg)
2928
เอกสาร (กระดาษ)
มเลขทหนงสอ
ระบบ MUSIS สถานะ
“รอดำาเนนการ”
เอกสารออก (รอดำาเนนการ) หมายถง สถานะ
ห น ง ส อ ท ทำ า ก า ร อ อ ก เ ล ข ท
หนงสอแลว แตยงไมไดทำาการ
สงตอ หรอสงออกหนงสอไปยง
หนวยงานอน
ระบบแสดงรายการหนงสอทออกเลขแลว
ใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก
จะเขาสหนา “หนงสอออก(รอดำ�เนนก�ร)” 1. ระบบแสดงเลขทหนงสอ วนท โดยอตโนมต และรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอทกรอกในหนา “ลงทะเบยน
สง” ใหนำาเลขทหนงสอและวนทใสในเอกสาร (กระดาษ)
4. คลก เสรจสนการสง
2. แนบไฟลเอกสารโดยแสกนหนงสอทออกเลขทจากขอ 1 และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก เลอกไฟล
เอกสารแนบ และคลก เพอแนบไฟล
Browse...
Add
OK
1 1
2
3
4
3. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดงสถานะของหนงสอ (ตดตามดำาเนนการ/หนงสอเวยน)
และ [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ” เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ
พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท
3.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ
3.2 เลอก ปม
3.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)
3.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ
>
3.1
3.2 3.3
3.4
![Page 16: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/16.jpg)
3130
การออกเลขทคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
Work Flow
ออกเลขทคำาสง ประกาศ
ระะเบยบ ขอบงคบ ผาน
ระบบ MUSIS
ดำาเนนการ(กระดาษ)
ออกเลขท หรอ วนท
รบเอกสารคนจากกอง
(ผบรหารสงการแลว)
สงเรองให
หนวยงานท
เกยวของตามสงการ
เวยนหนงสอ
(3)
![Page 17: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/17.jpg)
3332
ออกเลขทคำาสง ประกาศ
ระะเบยบ ขอบงคบ
ผาน ระบบ MUSIS
1. สวนขอมลเจ�หน�ท บนทกคำ�สง ประก�ศ ระเบยบ ขอบงคบ จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง
สวนงาน หนวยงาน โทรศพท และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนสง โดยในสวนนระบบจะแสดง
ขอมลโดยอตโนมต
3. หมวดเอกส�ร ผบนทกหนงสอออก ระบประเภทของเอกสารสงออก โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน
3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ
3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย
3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร
3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน
2. สวนขอมล ผบนทกขอมล ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน
2.1 ลำาดบท : - (คำาสง) ใหพมพเลขทคำาสง โดยเรยงตามหนงสอออกเลขทคำาสง ใหด
เลขในหนงสอออกเลขทคำาสง
- (ประกาศ ระเบยบ และขอบงคบ) ระบบจะออกเลขใหอตโนมต
2.2 ลงวนท : ระบวนทออกคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ (คลก แสดงปฏทน
เพอเลอกวนท)
2.3 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ
2.4 เรอง : ระบเรองของหนงสอ
2.5 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง
2.6 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ
2.7 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย
2.8 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ
2.9 แนบไฟลเอกสาร : แสกนคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก
เลอกไฟลเอกสารแนบ และคลก เพอแนบไฟล(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)
คำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ ประกอบดวย
เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก
เพอทำาการออกคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ จากนนเรองดงกลาว
จะเปลยนสถานะไปยง “รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ
เกยวกบเรองนน ตอไป
หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก
OK
Cancel
Browse... Add
การออกเลขทคำาสง ประกาศ ขอบงคบ ระเบยบ
วธปฏบต
1. เลอกหวขอ “เอกสารออก/คำาสง/
ประกาศ/...”
2. ระบบแสดงหนา “คำาสงทวไป”
3. เลอกประเภทรายการทตองการ
ดำาเนนการ (คำาสงทวไป/ประกาศ/
ขอบงคบ/ระเบยบ)
(3)
![Page 18: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/18.jpg)
3534
คำาสง ประกาศ ระเบยบ
ขอบงคบ (รอดำาเนนการ)
หมายถง สถานะคำาสง
ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบททำา
การออกเลขท หรอวนทแลว แต
ยงไมไดทำาการดำาเนนการตอ
ระบบแสดงรายการคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบท
ออกเลขทหรอวนทแลว ใหเลอกเรองทตองการดำาเนน
การตอคลก จะเขาสหนา “คำ�สง ประก�ศ
ระเบยบ ขอบงคบ (รอดำ�เนนก�ร)”
1. ระบบแสดงรายละเอยดตาง ๆ ของคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ ทกรอกไว พรอมไฟลเอกสารทแนบ
3. คลก เสรจสนการสง OK
2. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดงสถานะของหนงสอ (ตดตามดำาเนนการ/หนงสอเวยน)
และ [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ” เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ
พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท
2.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ
2.2 เลอก ปม
2.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)
2.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ
>
2.1
2.2 2.3
2.4
![Page 19: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/19.jpg)
3736
การเวยนหนงสอWork Flow
เวยนหนงสอ
เวยนหนงสอผาน
ระบบอเลกทรอนกส
ระบบ MUSIS
เวยนหนงสอ
โดยการสงถาย
ระบบ Lotus Note
ผบรหาร/กองสงการให
เวยนหนงสอ
ผบรหาร/กองสงการให
เวยนหนงสอ
เอกสารตนฉบบ
สงคนเจาของเรอง
เอกสารตนฉบบเกบไว
ทงานจดเกบ
(4)
![Page 20: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/20.jpg)
3938
ประเภทหนงสอทเวยน1. หนงสอทผบรหารสงการใหเวยน
2. หนงสอออกเลขทและสงการใหเวยน
3. คำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ
เวยนหนงสอ
การเวยนหนงสอผาน
ระบบ MUSIS
1. เขาระบบ MUSIS เลอกหนงสอทตองการเวยน ไปยงหมวดเอกสาร : การดำาเนนงาน
คลกเลอก “สงออกหนวยงานใน ม.มหดล”
2. ระบบแสดงสถานะหนงสอ คลกเลอก “หนงสอเวยน”
3. ระบบแสดงรายชอสวนงานทตองการเวยนหนงสอ
4. เลอกรายชอสวนงานทตองการเวยนหนงสอ
5. เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห
สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท
6. คลก เสรจสนการเวยนหนงสอ
1
3
4
5
6
2
OK
การเวยนหนงสอวธปฏบต
(4)
![Page 21: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/21.jpg)
4140
การเวยนหนงสอผาน
ระบบ Lotus Note
1. เขาโปรแกรม Lotus Note
4. เลอก New Memo เพอดำาเนนการเวยนหนงสอ
5. บนทกรายละเอยดตาง ๆ ดงน
- To : หนวยงานทจะเวยนหนงสอ/คำาสง
- Subject : ชอเรองทเวยน
6. แนบไฟลเอกสาร ทเมน File : Attach
7. สงหนงสอเวยน คลกปม Send
3. ใสรหสการใชงาน
2. โปรแกรมแสดง Folder ตาง ๆ
- หากตองการเวยนหนงสอทวไป ใหเลอก Folder “หนงสอเวยน”
- หากตองการเวยนคำาสง ประกาศ ตางๆ ใหเลอก Folder “คำาสง”
![Page 22: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/22.jpg)
4342
การรบและสงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย
Note
การรบ-สงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย ระหวาง
• ศาลายา-พญาไท
• ศาลายา-บางกอกนอย
โดยรบ-สงหนงสอวนละ 2 เวลา คอ
• รอบเชา 9.00 น.
• รอบบาย 13.00 น.
หนงสอทผานการลงทะเบยนรบ การออกเลขทหนงสอ และคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ และได
ทำาการสงหนงสอดงกลาวไปยงหนวยงานทเกยวของผานระบบ MUSIS แลว
จะปรากฏปม “แสดงรายละเอยดสงออก”
วธคนหาเอกสารผานระบบ MUSIS
เมอคลกปม จะปรากฏหนาตางแสดงรายละเอยดการสงของหนงสอฉบบดงกลาว ซงประกอบดวย เลขท
ลงรบ ผลงทะเบยนสงหนงสอ หนวยงานทสงหนงสอผานระบบ วนทและเวลาทสง หนวยงานทรบหนงสอ วน
ทและเวลาทเปดอาน ประเภทของการสง และรายละเอยดอน ๆ
ซงผใชงานสามารถตดตามเอกสารไดวา อยระหวางดำาเนนงานอย ณ สวนงานใด
เลอกสญลกษณ ระบบจะแสดงแถบรายการสำาหรบคนหา ซงสามารถคนหาตามรายการ ดงน
- เลขทลงรบ : ใชสญลกษณ * นำาหนาเลขทลงรบทตองการคนหา เชน *22551
- วนทลงรบ : สามารถคนหาตามชวงเวลาได เชน 01/01/2555- 31/01/2555
- เลขทหนงสอ : ใชสญลกษณ * นำาหนาเลขทหนงสอทตองการคนหา เชน *0421
- เรอง : ใชสญลกษณ * นำาหนาคำาสำาคญในเรองทตองการคนหา เชน *เงนเดอน, *อนมต
- หนวยงานทสง : ระบหนวยงานเจาของเอกสาร
(5) (6)
...
การตดตามเอกสารผานระบบ MUSIS
![Page 23: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/23.jpg)
4544
ภาคผนวก
1. เครองคอมพวเตอร ประกอบดวยโปรแกรมดงน
Browser (Internet Exporer/Firefox/Chome/) : สำาหรบใชงานระบบ MUSIS
PaperPort : สำาหรบใชทำาความสะอาดภาพไฟลเอกสารแสกน กอนแนบไฟลสง
Acrobat Reader : สำาหรบอานไฟลเอกสาร (ไฟล PDF)
2. เครองแสกนเอกสาร (Scanner)
3. เครองพมพผล (Printer)
4. ตรายาง ประเภทตาง ๆ
มหาวทยาลยมหดล
วนท
ชอ/ตำาแหนงผบรหาร
5. แทนประทบตรา
6. ปากกาเมจก (ควรใชสดำา)
7. การแสกนไฟล ควรแสกนไฟลเปนไฟล PDF
อปกรณและเครองมอการปฏบตงานดานสารบรรณ
(7)
![Page 24: คู่มือระบบงานสารบรรณ Interactive[1]](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081404/558c1e6dd8b42abe528b4714/html5/thumbnails/24.jpg)
46