ДОКЛАДРезультаты анализа отечественных систем электронного документооборота по запросу РЖД
2
Единая автоматизированная система документооборота ОАО «РЖД»
• Количество пользователей – более 120 000• Все подразделения холдинга:
• аппарат управления;• филиалы;• структурные подразделения;• дочерние и зависимые общества.
• Количество документов – более 250 миллионов• Пиковые значения (в день):
• Входящие – около 60 000;• Поручения – около 100 000;• Исходящие – более 25 000.
• Дополнительные процессы:• Работа с договорами;• Работа с доверенностями;• Специфические отраслевые процессы.
1. Предварительный анализ систем из Реестра
2. Анализ зрелости продуктов
3. Анализ надежности вендоров
4. Функциональное сравнение систем
5. Сравнение функциональных возможностей ЕАСД РЖД и рассматриваемых СЭД
6. Демонстрации функциональных прототипов систем отобранных СЭД
7. Проведение нагрузочных испытаний
8. Выбор отечественного решения
9. Формирование списка (первоочередных) доработок выбранного отечественного решения
10. Подготовка и согласование лицензионного контракта
3
Методика
4
СЭД. Предварительный анализ систем из Реестра
При отборе учитывались возможности, предъявляемые к современным СЭД:
• Поддержка традиционного российского делопроизводства
• Возможность развертывания электронного архива
• Поддержка средств автоматизации процессов обработки
документов
• Наличие средств групповой работы с документами и
поддержка современных методик управления
• Поддержка большого числа пользователей и объема документооборота
• Наличие инструментария для создания специализированных приложений обработки документов
При выборе учитывалось наличие функций системы,соответствующим реализованным в ОАО «РЖД» бизнес -
процессам документооборота и масштабу компании
В Реестре 16 СЭД:
Docsvision
ДелоТЕЗИС1С: ДокументооборотЛогика СЭД. СПОDIRECTUM
ЭТЛАСМОТИВCompanyMediaПрактикаCiteck EcoS
LanDocsOPTIMA-WorkFlowTessaIRM business DocСпутник (Sputnik)
5
СЭД. Анализ зрелости продуктов
При выборе СЭД с учетом зрелости продукта учитывались следующие критерии:• Срок жизни продукта;• Степень его продуктизации, наличие технологий выпуска версий и наличие
практики переходов с импортных продуктов;• Регулярность выпуска версий;• Наличие доступной документации;• Наличие опубликованных планов развития продукта; • Наличие демоверсии для тестирования;• Наличие партнерской практики, ее качество и количество партнеров;• Зрелось экосистемы продукта, наличие решений партнеров и качество их
проектной практики;• Общее количество внедрений системы по различным сегментам;• Наличие опыта внедрения продукта в отраслях близких к отрасли
ОАО «РЖД», и организаций со схожими процессами;• Качество информации о продукте, доступной в публичном доступе,
информативность продуктового сайта.
Было заполнено 60 параметров каждой из 8 компаний
Участвовало 8 СЭД:
DocsvisionДело1С: ДокументооборотDIRECTUMCompanyMediaПрактикаLanDocsСпутник (Sputnik)
СЭД. Анализ надежности вендоров
Общая информация 14Состояние компании 9Состояние продукта 14Канал продаж 8Техническая поддержка 22Стратегия развития продукта 10Технологическая независимость 20
При выборе СЭД учитывались следующие характеристики компаний вендоров:
• Опыт пребывания на рынке;
• Наличие доступной информации о компании и качество материалов;
• Участие в отраслевых рейтингах и позиции в них;
• Наличие и количество положительных отзывов о компании;
• Наличие в составе компании экспертов, имеющих публикации в
специализированных изданиях и сайтах;
• Наличие собственной проектной практики;
• Наличие и качество технической поддержки;
• Образовательные программы и программы сертификации специалистов
в разработке и сопровождении системы
Было заполнено 97 параметров каждой из 8 компаний:
6
Участвовало 8 СЭД:
Docsvision
Дело
1С: Документооборот
DIRECTUM
CompanyMedia
Практика
LanDocs
Спутник (Sputnik)
7
СЭД. Функциональное сравнение систем
Было выделено 746 функций и 78 требований, таких как поиск, средства построения отчетов, возможность настройки форм документов и групповых представлений, управление ролями пользователей и пр.
Данные функции были сгруппированы по следующим классам:
• Функции электронного архива – 106 функций.
• Функции управления процессами – 80 функций.
• Функции коллективной работы – 137 функций.
• Функции делопроизводства – 98 функций
• Функции создания решений – 74 функции.
• Требования к архитектуре – 78 требований:
• Функции общих компонент – 251 функция.
Каждая функция оценивалась от 1 до 3 балов в зависимости от степени готовности СЭД представителями вендора.
Было заполнено 746 функций и 78 требований каждой из 8 компаний
Участвовало 8 СЭД:
DocsvisionДело1С: ДокументооборотDIRECTUMCompanyMediaПрактикаLanDocsСпутник (Sputnik)
8
СЭД. Функциональное сравнение систем
Было заполнено 746 функций и 78 требований каждой из 8 компаний
0,600,650,700,750,800,850,900,951,00
Функции электронного архива
Функции управления процессами
Функции коллективной работы
Функции делопроизводства
Функции создания решений
Архитектура
9
СЭД. Сравнение функциональных возможностей ЕАСД РЖД и рассматриваемых СЭД
Основываясь на детальном анализе функциональности платформ систем электронного документооборота, квалификации и надежности компании, опыта внедрения у крупных заказчиков, а также применимости конкретной функциональности для нужд ОАО «РЖД», сформирован
«короткий список» СЭД.
Всем 8 участникам направили функциональные требования к текущему ЕАСД РЖД. Требования были разделены на 33 раздела.
Из 8 СЭД систем к проведению демонстрации допущены 6 компаний
Участвовало 8 СЭД:
DocsvisionДело1С: ДокументооборотDIRECTUMCompanyMediaПрактикаLanDocsСпутник (Sputnik)
10
СЭД. Демонстрации функциональных прототипов систем отобранных СЭД
Для определения степени соответствия функциональности текущей СЭД системы подготовлен сценарий демонстрации коробочных версий СЭД с 710 функциями.
Критерии оценки:0 – функция не реализована;1 – функция частично реализована;2 – функция реализована.
Оценку проводила комиссия из сотрудников:Административно-организационного аппарата ОАО "РЖД" (ЦА)Главного вычислительного центра – филиал ОАО "РЖД" (ГВЦ)Департамента информатизации ОАО "РЖД" (ЦКИ)
1420
710 834 920768
575 649
Было отсмотрено 710 функций по 6 СЭДам
Участвовало 6 СЭД:
Docsvision1С: ДокументооборотDIRECTUMCompanyMediaПрактикаСпутник (Sputnik)
Функцио-нальныетребования
СЭД. Проведение нагрузочных испытаний
Нагрузочное тестирование проводится на мощностях РЖД. Тестирование будет проводиться в период с 23.11.2018 по 21.03.2019
Участвуют 4 СЭД:
Docsvision1С: ДокументооборотПрактикаСпутник (Sputnik)
11
БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ!