dossier digitale systemen in cultuurhuizen

Hannes Vanhaverbeke – versie 2.0 Pagina 1

ENQUÊTE DIGITALE SYSTEMEN RAPPORT


Inhoud

ENQUÊTE ................................................................................................................................ 3

Doelstelling ........................................................................................................................... 3

Vragenlijst ............................................................................................................................. 3

Doelgroepen ......................................................................................................................... 3

Looptijd ................................................................................................................................. 3

Respons ................................................................................................................................ 3

Betrouwbaarheid ................................................................................................................... 4

TICKETINGSYSTEMEN ........................................................................................................... 5

Welke systemen zijn in gebruik? .......................................................................................... 5

Aandeel ticketingsystemen bij respondenten ....................................................................... 6

Online Ticketing .................................................................................................................... 7

Kwalitatieve beoordeling ....................................................................................................... 8

ZAALPLANNINGSYSTEEM ..................................................................................................... 9

Welke systemen zijn in gebruik? .......................................................................................... 9

Aandeel zaalbeheersystemen bij respondenten ................................................................. 10

Online raadplegen, reserveren en betalen ......................................................................... 11

COMMUNICATIE ................................................................................................................... 12

Websites ................................................................................................................................. 12

Social media ........................................................................................................................... 14

DIGITALISEREN .................................................................................................................... 15

Samenwerkingen .................................................................................................................... 15

Toekomstperspectieven op vlak van digitalisering en digitale innovatie ................................ 16

VERVOLGTRAJECT ................................................................ Error! Bookmark not defined.


ENQUÊTE

Doelstelling Met deze enquête wilden we vooral zicht krijgen op de digitale systemen die cultuur- en gemeenschapscentra en kunstorganisaties momenteel gebruiken voor hun processen (ticketing, zaalbeheersystemen, …) en communicatie (website, social media, …). In tweede instantie polsten we naar plannen die er leven rond digitalisering.

Vragenlijst Zie bijlage.

Doelgroepen In eerste instantie mikten Bibnet/Locus en VVC op cultuur- en gemeenschapscentra. Op vraag van oKo en het Sociaal Fonds voor Podiumkunsten stuurden we de enquête ook uit naar hun doelgroep (organisaties uit de brede kunstensector).

Looptijd De enquête liep van 15 juni tot 10 september voor de cultuur- en gemeenschapscentra. Antwoorden werden verzameld via gerichte mailing van VVC aan haar leden en nieuwsberichten naar de sector vanuit Bibnet/Locus in Focus-nieuwsbrief.

oKo en Sociaal Fonds voor Podiumkunsten verspreiden de enquête eveneens bij hun leden van 9 tot 30 september.

Respons In totaal ontvingen we 186 antwoorden. 145 vanuit de cultuur- en gemeenschapscentra (CC/GC’s) en 41 vanuit de andere kunsten cultuurhuizen. Binnen de antwoorden noteren we respectievelijk 15 en 7 anonieme antwoorden.

Cultuur- en gemeenschapscentra

Binnen de 130 gekende cultuur- en gemeenschapscentra tellen we ook 16 dubbels. We hebben in totaal gegevens van 111 cultuur- en gemeenschapscentra van over heel Vlaanderen, 1 bibliotheek (Muntpunt), 2 ‘regio’s’, zijnde van de VGC die de gemeenschapscentra binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest opvolgt, en vzw De Rand, die de centra in de Vlaamse rand rond Brussel opvolgt.

De ‘vroegere’ A-centra (13/13) bereikten we allemaal. Van de B-centra (19/22) en de C-centra (28/36), respectievelijk 86% en 78%. Bij de grootsteden bereikten we enkel Brussel. Hier zit ook een zekere overlap met een aantal Brusselse gemeenten die hun gemeenschapscentrum beschreven, omdat we weten dat VGC een overkoepelende website (www. cultuurcentrumbrussel.be ) beheert.

Van alle erkende cultuurcentra bereikten we in totaal 82% (60/73). De respons bij GC’s (50/216) ligt met 23% aanzienlijk lager.


Tabel 1: percentage van cultuur- en gemeenschapscentra die de enquête invulden.

Tabel 2: percentage van verschillende categorieën cultuur- en gemeenschapscentra die de enquête invulden.

Kunsthuizen

Ook uit het kunstenveld kregen we een brede staalkaart vanuit verschillende disciplines (muziek, theater, film, sociaal-artistiek, multidisciplinair, …) en organisaties (muziekclubs, theaters, kunstencentra, festivals, instellingen van de Vlaamse Gemeenschap, …).

Betrouwbaarheid Wat betreft de cultuurcentra kunnen we een duidelijk beeld schetsen van de digitale systemen die in gebruik zijn. Bij de gemeenschapscentra is dit moeilijker. Ook bij de kunstorganisaties is het veld waarschijnlijk te divers en is het aantal respondenten te beperkt. We kunnen voor de laatste twee categorieën wel een aantal tendensen en trends ontwaren.

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

CC GC

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%


TICKETINGSYSTEMEN

In eerste instantie polsten we naar het gebruik van ticketingsystemen. De basisfunctionaliteit biedt cultuurhuizen de mogelijkheid om de ticketingadministratie te automatiseren. Extra functionaliteiten zijn het online verkopen en betalen van deze tickets. Zo kan een cultuurhuis het volledige ticketingproces (reservatie, bestelling, betaling, print, toegangscontrole) automatiseren en krijgt het een goed zicht op verkoop voorstellingen, evenementen en andere activiteiten.

96% van de ondervraagde CC/GC’s gebruikt een ticketingsysteem. In de kunstensector geven 88% van de respondenten aan dat ze een ticketingsysteem gebruiken.

Welke systemen zijn in gebruik?

Ticketingsysteem Website Active Tickets www3.activetickets.com/software/

Antigone Cloud – Oxynade mijnevent.be/nl/about.php

Antigone – CIPAL1 www.cipal.be

Backstage – Tobania (vroeger Anaxis) www.tobania.be

CiviCRM civicrm.org/

Event & Ticketing Software Benelux (SRO) esbtsb.com/

iTHeatre (ESB) esbtsb.com/voor-theaters/ LVP (TRS) www.lvpres.nl/

Recreatex (Syx Automations) www.recreatex.be/

Sherpa www.sherpa.be/nlBE/Home/

Sportwin www.company.be/sportwin

Ticketgang – www.ticketgang.be www.ticketgang.be

Ticketmatic www.ticketmatic.com

Tickets.com www.tickets.com

Time To Tango timetotango.be/

Ultimo www.ultimo.com/benl Deze systemen werden vermeld, maar worden niet gebruikt. Eventbride.com www.eventbrite.com/

Greenhouse Talent www.greenhousetalent.com/

Enkele organisaties geven aan dat ze zelf een (digitaal) ticketingsysteem hebben gebouwd. Daarnaast zijn er hoogstwaarschijnlijk nog systemen in de markt die in deze enquête niet aan bod zijn gekomen.

Deze enquête geeft een goed zicht op welke ticketingsystemen in gebruik zijn en hoe groot hun marktaandeel is bij de respondenten (cf. infra). 1 CIPAL slaat de handen in elkaar met Oxynade voor het aanbieden van Antigone Cloud. Alle Antigone-‐systemen stappen over in dit systeem of kiezen een ander systeem op de markt.


Aandeel ticketingsystemen bij respondenten

In onderstaande grafieken krijg je telkens zicht op het marktaandeel (welke systemen zijn momenteel in gebruik) van ticketingsystemen bij de respondenten.

Ticketmatic41%

Event & Ticketing Software Benelux20%

Eigen15%

andere6%

geen18%

Ticketing Kunsthuizen


Online Ticketing

Online bestellen (84% bij CC/GC’s en 86% van kunstenhuizen) en online betalen (79% zowel bij CC/GC’s en bij kunstenhuizen) zijn functionaliteiten die steeds meer leveranciers in hun oplossing voorzien.

Online ticketing CC/GC’s

Online ticketing kunstenhuizen


Kwalitatieve beoordeling

We geven in dit rapport geen kwalitatieve beoordeling mee over de ticketingsystemen die in gebruik zijn. We polsten wel naar de beoordelingen van de respondenten, maar deze moeten heel genuanceerd gelezen worden. Het zijn ten eerste subjectieve weergaves van één of meerdere personen uit de organisaties die de enquête invulden. Het is ook ‘appelen met peren’ vergelijken. Sommige systemen bieden naast ticketing nog andere modules (CRM, planning, zaalbeheer, …) aan. Het spreekt voor zich dat de implementatie van een complexer systeem meer voeten in de aarde heeft. Vaak geven respondenten aan dat het een moeilijk proces is/was om interne werkprocessen te vertalen binnen het digitale systeem. Daarnaast geven respondenten aan dat ze hun proces nog moeten aligneren op dat van andere diensten. Waar cultuur- en gemeenschapscentra aangeven vooral nood te hebben aan systemen op maat van hun huis, strookt dit niet altijd met het afstemmen op werkprocessen binnen de stad of gemeente en met andere (vrijetijds)diensten. In andere gevallen verloopt dit proces gemakkelijker. Veel hangt dus af van de lokale context en de organisatiecultuur.

Volgende criteria worden het vaakst aangehaald als positief of negatief beoordelingsargument: gebruiksvriendelijkheid, extra functionaliteiten (o.a. voor marketing), online bestel- en verkoopmodule, dienstverlening en helpdesk, …


ZAALPLANNINGSYSTEEM

In tweede instantie polsten we naar het gebruik van zaalbeheersystemen. De basisfunctionaliteit biedt cultuurhuizen de mogelijkheid om hun zalenbeheer te automatiseren. Zo kan een cultuurhuis het volledige zaalplanningsproces (kalenderbeheer, reservatie lokalen en materialen, planning, facturatie, …) digitaal opvolgen en krijgt het een goed zicht op gebruik van hun infrastructuur. Sommige systemen bieden ook planningsmodules aan. Die zijn eerder gericht op het artistieke creatieproces (ontwikkeling, repetitie, productie, …).

88% van de ondervraagde CC/GC’s gebruikt een zaalplanningssysteem. Bij de kunstenorganisaties werkt 53% van de respondenten met een zaalsysteem. Veel heeft natuurlijk te maken met de kernopdracht. Cultuur- en gemeenschapscentra hebben heel vaak een receptieve werking waarbij externe organisaties de zalen kunnen gebruiken. De helft van de kunstenorganisaties geeft aan dat dit bij hen minder of niet het geval is.

Welke systemen zijn in gebruik? Zaalbeheersysteem Website Chiron (CIPAL) www.cipal.be

CiviCRM en CiviBooking civicrm.org/ e2e www.e2e.eu/ iPlanner www.iplanner.net/ iTHeatre (ESB) esbtsb.com/voor-theaters/ Lithium www.tobania.be/

LVP (TRS-plan) www.lvpres.nl/

Recreatex (Syx Automations ) www.recreatex.be/

Salesforce www.salesforce.com/eu/ Sportwin www.company.be/sportwin

Theasoft www.theasoft.de/en/

Ticketgang – www.ticketgang.be www.ticketgang.be

Ultimo www.ultimo.com/benl Yesplan www.yesplan.be

ZAP (ZapThemAll) www.zap.be

Ook hier geven organisaties aan dat ze werken met eigen digitale systemen of alternatieven (excel, filemaker pro, google agenda, outlook, papieren kalender).


Aandeel zaalbeheersystemen bij respondenten

Recreatex35%

Cipal17%

Yesplan11%

Andere8%

Eigen14%

Papier4%

Geen11%

Zaalbeheersysteem CC/GC

Yesplan39%

andere61%

Zaalbeheerssysteem kunstorganisaties


Online raadplegen, reserveren en betalen Hierover hebben we geen gegevens opgevraagd, maar het kwam zijdelings en in andere trajecten wel aan bod. Dit spoor kunnen we in de toekomst verder uitwerken.

Kwalitatieve beoordeling

Zie p. 8.


COMMUNICATIE

Websites

De enquête werpt een beeld op een heel divers veld van webontwikkelaars die cultuur- en kunsthuizen ondersteunen bij het opmaken, hosten en onderhouden van hun websites. Meest frequente websitebouwers bij cultuur- en gemeenschapscentra en kunstenhuizen zijn LCP, Zap, Encima en e2e.

organisatie website

Aantal keer vermeld door respondenten

LCP www.lcp.be 16 Zap::::::: zap all People www.zap.be 15 Encima www.encima.be 8 e2e www.e2e.be 5 Statik www.statik.be 3 Inventis.be www.inventis.be 2 Karlos Callens ? 2 Kunstmaan www.kunstmaan.be 2 Peppered www.peppered.be 2 Wunderkraut www.wunderkraut.be 2 Amplexor ww.amplexor.com Anaxis www.tobania.be Artmedia www.artmedia-evokepr.be Beeldhuis www.beeldhuisbrauhaus.be Boondoggle www.boondoggle.eu Boy Vereecken www.boyvereecken.info Bram Vanderhaeghe www.linkedin.com/in/bramvanderhaeghe Breadcrumbs www.breadcrumbs.be Chilli www.chilli.be Cipal www.cipal.be CoWorks www.coworks.be Codewerf www.codewerf.be Cronos www.cronos.be Deltacom www.deltacom.be Digitale regio Kortrijk-Leiedal www.leiedal.be Exopera www.exopera.be Eyes-e-tools www.eyes-e-tools.net Figure 8 www.figure8.be

Gilles Vranckx https://be.linkedin.com/in/gilles-vranckx-93b01b10

GreenValley www.greenvalleybelgium.be


Internet Architects www.internetarchitects.be Jeroen Hanssens www.codewerk.be Joel Galvez www.joelgalvez.com Joomla www.joomla.com Joris Kritis & Julie Peeters https://be.linkedin.com/in/joris-kritis-75762b28 https://be.linkedin.com/in/juliepeeters Kanooh www.kanooh.be KMO Sites www.kmosites.com Lavagraphics www.lavagraphics.be Magix www.magix.be Mediamates www.mediamates.be Molokini www.molokini.be Novado www.novado.be Out of Site www.outofsite.eu Oxynade www.oxynade.be Pinker www.pinker.be Pixell.be www.pixell.be Pure Sign www.puresign.be Qualiweb www.qualiweb.be Sanmax www.sanmax.be Sara De Bondt Studio www.saradebondt.com Schaubroeck www.schaubroeck.be Sitting on a Cornflake www.johanraes.be Stijn Segers & Niek Kosten www.kopij.be www.werkmannen.be www.niekkosten.be Studio Maelfeyt www.jurgenmaelfeyt.be SystemD & Joris Verdoodt www.systeme-d.com Tijs Vrolix www.tijsvrolix.com Tobania www.tobania.be VGC www.vgc.be Via Victor www.viavictor.com vision*'r www.visionr.be Webkings www.webkings.be Webxclusive www.webxclusive.be WIJS & Herman Houbrechts www.wijs.be

Enkele organisaties geven aan voor het ontwikkelen van een website eigen personeel, een stagiair, vrijwilliger of een lokale firma in te schakelen. Een aantal organisaties bij de cultuur- en gemeenschapscentra geeft aan alle informatie aan te bieden via de gemeentelijke of stedelijke website en afhankelijk te zijn van de lokale communicatie- of informatiedienst.


Social media

Verder polsten we naar het gebruik van social media: wie gebruikt onderstaande of andere social media? We hebben echter geen zicht op het bereik per organisatie of de integratie binnen de organisatiestrategie en –communicatie. We peilden ook niet waarom of waarvoor social media worden ingezet. Velen geven via andere kanalen aan dat we nog nog niet kunnen spreken van een echte ‘social media strategie’ binnen de sector. Het toepassingsniveau verschilt van organisatie tot organisatie. De seizoensstartcampagne van VVC www.cultuurstart2015.be (#cultuurstart2015) toont een beperkt bereik in de sector. Meer diepgaand onderzoek is hier vereist. Het zou immers interessant zijn om het bereik te onderzoeken en welke interactie de cultuurhuizen via deze platforms nastreven: informeren van hun publiek, of diepgaandere participatie, of co-creatie, …2

CC/GC Kunsten Facebook 95% 100% Twitter 38% 68% Youtube 29% 62% Instagram 20% 50% Foursquare/Swarm 15% 9%

Bij cultuur- en gemeenschapscentra worden ook Pinterest (2), Spotify, Vimeo vermeld. Bij kunstenorganisaties Google Plus, Issuu, Periscope, Snapchat, Vimeo (7).

2 Afstemmen met onderzoek www.digimeter.be is hier aangewezen.


DIGITALISEREN

Samenwerkingen De meeste huizen opereren voor hun digitalisering nog op een eilandje. De meeste samenwerkingsverbanden verlopen momenteel lokaal, tussen stads- of gemeentediensten (de vrijetijdsdiensten op kop (in 22% van de gevallen), met daarna communicatie- en IT-diensten). Uitzonderlijk slaan centra intergemeentelijk of regionaal de handen in elkaar.

De kunstorganisaties vermelden Cultuurnet en het UiTbureau als belangrijkste partners. Cultuurnet wordt bij cultuur- en gemeenschapscentra niet vermeld, maar we kunnen aannemen dat gezien het grote bereik bij de lokale besturen (al meer dan 80%) cultuurnet ook rechtstreeks of onrechtstreeks een partner is voor de digitale cultuurcommunicatie van cultuur- en gemeenschapscentra.

Tabel 1: partners die cultuur- en gemeenschapscentra specifiek vermelden.

Tabel 2: partners die kunstenhuizen specifiek vermelden.

0

5

10

15

20

25

0

1

2

3

4

5

6


Toekomstperspectieven op vlak van digitalisering en digitale innovatie

Over het algemeen geven veel cultuurhuizen aan dat ze nood hebben aan extra stimulering via good practices en denkkaders om na te gaan waar het digitale hen kan helpen bij het versterken van hun huidige werking en bij het innoveren van het culturele proces in de toekomst. Wanneer we peilden naar hun noden, gaven de respondenten onderstaande antwoorden:

-‐ Informatie (eventueel via beurs, ontmoeting met makers en aanbieders van (nieuwe) digitale technologie)

-‐ Ondersteuning (financieel en inhoudelijk) -‐ Good practices en inspirerende voorbeelden en mogelijkheden -‐ Samenaankoop faciliteren -‐ Tips voor gebruik social media -‐ Tips voor gebruik bestaande tools, APP’s, … -‐ Open source en linken tussen systemen

Enkele organisaties geven aan dat ze specifiek inzetten op (digitale) innovatie. Sommigen beschikken over een Team Innovatie dat in samenwerking met IT-verantwoordelijken voortdurend onderzoekt welke tools in gebruik genomen kunnen worden. Sommige gemeenten zoeken regionaal partners voor het ontwikkelen van digitale diensten of voor een samenaankoop van digitale systemen.

Digitale innovatie focust wat veel respondenten betreft momenteel op het ontwikkelen van APP’s die bepaalde onderdelen van het culturele proces ondersteunen (last minute ticketing, verkoop culturele producten, time lapse opbouw voorstelling/tentoonstelling, toeristische beleving, 24/24 virtuele beleving, festivalprogramma, …). Een 15-tal organisaties geeft aan al een APP te gebruiken of te ontwikkelen. Het spreekt voor zich dat APP’s niet gelijk vallen met digitale innovatie maar vooral een tool vormen om bepaalde processen te digitaliseren. Als kritische noot dienen we eveneens toe te voegen dat het in enkele gevallen eerder een noodzaak lijkt om bepaalde dienstverlening(sonderdelen) in een APP te gieten, dan de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen.

De meeste organisaties geven echter aan geen concrete plannen te hebben. Andere organisatie die wel concrete plannen hebben (ticketing-app, last minute ticketing, interactief educatief parcours, digitaliseren kortingsystemen gelinkt met de UiTpas, gebruik social media, permanente streaming vanuit schouwburg, digitale signalisatie, tool die polst naar bevindingen, …), geven aan dat ze op heel wat drempels stoten om hierop in te zetten:

-‐ Budgettaire beperkingen -‐ Gebrek aan technische/IT- knowhow -‐ Gebrek aan inzicht hoe inhoudelijke culturele processen ‘gedigitaliseerd’ of digitaal

ondersteund kunnen worden -‐ Moeilijk gegeven om in te zetten op innovatie in gemeentelijke context -‐ Spanningsveld eigen organisatie en stads- en gemeentebrede uitdagingen -‐ Lokale schaal is te beperkt

dossier digitale systemen in cultuurhuizen

Documents