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DOMINIO DE LA INFORMACIÓN

BOGOTÁ D.C ENERO DE 2019

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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 4

3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 4

4. DOMINIO DE INFORMACIÓN ............................................................................................ 5

4.1. Planeación y gobierno de los componentes de Información ..................................... 6

4.2. Diseño de los componentes de información ............................................................. 7

4.3. Análisis y aprovechamiento de los componentes de Información ............................. 8

4.4. Calidad y seguridad de los componentes de información ......................................... 8

5. DIAGNÓSTICO .................................................................................................................. 9

6. COMPONENTE DE INFORMACIÓN .................................................................................. 11

6.1. Gobierno de la información .................................................................................... 11

6.2. Calidad de la información ....................................................................................... 11

6.3. Medición de la calidad de los componentes de información ................................... 13

6.4. Gestión del ciclo de vida de la información ............................................................. 14

6.5. Intercambio de información.................................................................................... 14

6.6. Mapas de información ............................................................................................ 14

6.7. Clasificación ............................................................................................................ 15

7. CATÁLOGO DE INFORMACIÓN........................................................................................ 16

8. FLUJOS DE INFORMACIÓN .............................................................................................. 19

9. SERVICIOS DE INFORMACIÓN ......................................................................................... 20

10. GESTIÓN DE INFORMACIÓN ....................................................................................... 21

11. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN ........................................................................ 22

11.1. Gobierno de la arquitectura de la información .................................................... 25

12. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ...................... 25

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13. MARCO LEGAL ............................................................................................................ 26

14. REQUISITOS TÉCNICOS ............................................................................................... 26

15. DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................................ 26

16. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................... 26

17. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 26

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INTRODUCCIÓN

El presente documento presenta la alineación inicial de la Entidad con el dominio de Información, como un generador de valor estratégico; establecido en el marco de referencia arquitectura empresarial de tecnologías de información elaborada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MINTIC para la estrategia de Gobierno Digital Su alcance permite la definición del diseño de servicios de información, la gestión del ciclo de vida, el desarrollo de capacidades para la presentación de información de la Entidad y el uso estratégico de la misma.

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1. OBJETIVO

Este documento pretende ser un modelo sencillo para la definición y gestión de los servicios de información de la Entidad, manteniendo los estándares para mejorar la calidad y seguridad de la misma, así como el desarrollo de capacidades institucionales.

2. ALCANCE

Con este documento, se pretende dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por Gobierno Digital, así identificar el inventario de información y alinear los diferentes componentes y sus sistemas, el diseño de servicios de información, la gestión del ciclo de vida y el desarrollo de capacidades para la presentación de información para todos los procesos y dependencias de la Entidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Dato: es una representación simbólica, variable cuantitativa o cualitativa de un atributo que puede asumir cualquier tipo de valor y estructura (numérico, cadena de caracteres, lógico, etc.). Por ejemplo: un dato puede ser un documento, una información que permite generar entendimiento dentro de un contexto y procesamiento adecuado. Información: La información consiste en la organización de un grupo de datos organizados en un contexto que generan el entendimiento o significado sobre una situación cotidiana. Flujo de Información: Se entiende como la información en movimiento, desde la fuente en donde se genera el dato o la información, se transforma a través de procesos y llega al usuario o dependencia para apoyar la gestión. Ciclo de vida de la Información: conjunto de etapas que dan origen a la información desde su generación hasta su disposición final de acuerdo con su clasificación Gestión de Información: procesos que permiten la administración del ciclo de vida de la información, desde su origen hasta la disposición final. Servicio de Información: Es una forma de suministrar la información, a través de los flujos de información establecidos y estandarizados como un producto, para satisfacer la necesidad de información de un usuario.

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4. DOMINIO DE INFORMACIÓN

El dominio de la información, se fundamenta básicamente en hacer uso de la información para apoyar los procesos, la toma de decisiones y generar valor en la Entidad y los ciudadanos. El DAPRE viene trabajando en el fortalecimiento de la gestión de la información con el fin de asegurar la calidad, oportunidad y seguridad de la misma, para apoyar los procesos institucionales y operativos a través de algunas políticas de tecnología y sistemas de información, que se encuentran concentradas en el sistema de gestión de la entidad, como por ejemplo: Manual de Políticas de Seguridad de la Información M-TI-01, Caracterización proceso Tecnologías de Información y Comunicaciones, C-TI-01, Instructivo de Buenas Prácticas de Desarrollo de Software I-TI-01, Compromisos de reserva y confidencialidad, entre otros. En este dominio, se tienen unos principios que lideran el comportamiento: - Fuentes únicas - Calidad de la información - Información en línea - Información como un bien - Información como servicio - Seguridad de la información En la siguiente gráfica, se observan los componentes:

Ilustración 1 Dominio de Información

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4.1. Planeación y gobierno de los componentes de Información

La entidad viene trabajando en el fortalecimiento de la planeación y gobierno de la información para lo cual tiene definidos unos lineamientos para el tratamiento de la gestión de los componentes de la información durante su ciclo de vida así: - Identificar el origen de donde proviene: dependencia, sistema, entidad, norma,

etc. - Clasificar: la información con el fin de evaluar su pertinencia, considerando el

almacenamiento o no del mismo. - Documentar: el dato según su naturaleza, uso y meta data. - Aprovechamiento: aplicando operaciones y modificaciones a la información para

generar conocimiento y valor - Aseguramiento y calidad - Consolidación y conservación, conduce a la anonimización del dato y su

almacenamiento conservando su identidad. - Monitorización y auditoria de la calidad contra los objetivos planteados.

Ilustración 2 Ciclo de vida Componentes de Información

Con este tratamiento se fortalece el gobierno de la información y del dato permitiendo:

- Eficiencia en la utilización de la información, generando más aceptación y

confianza, con flujo de datos más eficientes y seguros que apoyan la gestión y la toma de decisiones.

- Generando valor para la gestión de la entidad, con mejores resultados en las actividades y proyectos.

Identificar / Descubrimiento

Clasificar / metricas

Documentar / Reglas

Aseguramiento / Revisar

excepciones

Consolidación / Implementar

Monitorización

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- Uso de la información en los proceso y en el intercambio de la misma. El DAPRE debe propender por la creación de un área o equipo de trabajo dedicado la gestión de la información, que realice de manera integral todos los procesos desde la planeación hasta la custodia de la misma.

4.2. Diseño de los componentes de información

El diseño de los componentes de información, es la forma más apropiada para alistar y preparar los datos y la información, para que sea estandarizada y utilizada por la Entidad o Entidades y la ciudadanía de manera eficiente, generando valor. En la Entidad, la adopción del lenguaje común de intercambio de información se viene desarrollando de manera gradual, teniendo en cuenta que la mayoría de las aplicaciones o sistemas de información, fueron desarrolladas hace algunos años y no fueron construidas bajo estándares o metodologías, más aún cuando éste lineamiento de Gobierno Digital no era conocido, tal como sucede en otras entidades. Sumado a esto en el mercado, los proveedores de software no tienen desarrollos que cumplan con estos lineamientos emitidos por MINTIC o cumplen con otros estándares del mercado, por cuando este lenguaje tiene un impacto muy importante y crítico en sus productos, que implicaría hacer reingeniería del software existente tanto en el mercado como en las diferentes entidades públicas. Actualmente, se tienen algunos servicios de intercambio de información que se encuentran publicados www.datos.gov.co y en la página web de la entidad. Teniendo en cuenta la importancia de la información, se está trabajando en el diseño de los canales adecuados para el acceso a la información y a los componentes de la misma, así como en los lineamientos que se presenta a continuación: - Datos e Información: tienen valor para la entidad y son un activo de la misma, que

apoya la toma de decisiones - Fuentes Únicas: con el propósito de racionalizar los recursos y garantizar la calidad

se establecen repositorios o sistemas que minimizan la dispersión y duplicación de datos e información

- Accesibilidad: Permite el acceso a los datos con calidad y oportunidad, en formatos amigables

- Servicios: Se establecen aplicaciones o sistemas que permiten la acceso en línea a la información.

http://www.datos.gov.co/

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4.3. Análisis y aprovechamiento de los componentes de Información

En este aspecto, se ha venido trabajando con la publicación de información a través de los diferentes medios establecidos por las normas para la divulgación de la información pública, como la página web de la entidad y la publicación en el portal de datos de gobierno digital, de tal forma que la ciudadanía y los grupos de interés tengan acceso a la información publicada. Es así como se tienen en la página web de la Entidad, algunos links que apoyan la consulta y el aprovechamiento de la misma, como, por ejemplo: instrumentos de gestión de información pública, en donde se encuentra: el índice de información clasificada y reservada, el registro de publicaciones, esquema de publicación de información, el registro de activos de información, el programa de gestión documental. Adicionalmente se tienen el acceso a los datos abiertos, que favorece el acceso al inventario de información, conjunto de datos y a conjuntos de datos publicados por la Entidad; además el sitio www.datos.gov.co, cuenta con información del DAPRE. Adicionalmente, existen algunos acuerdos para el intercambio de información, como por ejemplo en el tema de minas antipersonales, cumpliendo con algunos requisitos para el intercambio del mismo en cuanto a calidad, oportunidad, disponibilidad y seguridad, que favorecen el aprovechamiento de la información. Para lograr este propósito se cuenta con algunos repositorios de información con bases de datos estructuradas por el uso de los sistemas de manera tradicional, se debe abordar las bodegas de datos y la inteligencia de negocios como una innovación que apoye a los diferentes procesos para la toma de decisiones. Como complemento de lo anterior, es importante establecer acuerdos de intercambio de información para consumo de la Entidad, el Sector y la Ciudadanía, con las condiciones de calidad oportunidad y seguridad requeridas.

4.4. Calidad y seguridad de los componentes de información

La Entidad está trabajando continuamente en favor de la mejora continua de la calidad oportunidad y seguridad de la información; así como el acceso a la información, manteniendo la protección y privacidad a la información y sus componentes, de acuerdo con la normatividad vigente y las buenas practicas.

http://www.datos.gov.co/

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La información como un activo de la Entidad, debe cumplir con los atributos de: pertinencia, credibilidad, confiabilidad, oportunidad, actualización, exactitud, consistencia, completitud y contenido apropiado. Para esto, se tienen publicados en la página web de la entidad una serie de información y una encuesta que permiten la retroalimentación de los usuarios de la información con el fin de contribuir a la mejora, reportando los incidentes encontrados durante la consulta y uso de la información, así como a la construcción de nuevas fuentes y accesos a la información de interés a través del siguiente link. http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/datos-abiertos En materia de seguridad y protección de la información y sus componentes, la entidad viene trabajando en políticas de seguridad de la información, manteniendo controlado el acceso a la información e involucrando en sus sistemas de información fortalezas para la auditoria y trazabilidad para controlar el acceso a las diferentes fuentes de información, así como el uso y divulgación no autorizado.

5. DIAGNÓSTICO

La constante y creciente necesidad y generación de información en el DAPRE, como producto de las diferentes actividades o como complemento de ellas y necesidad de generar información oportuna y de calidad para apoyar los procesos de las diferentes dependencias, así como la toma de decisiones; hace que este componente tome una importancia relevante como un activo estratégico para la Entidad. Debido a los volúmenes de información que se disponen, junto con la dispersión y formato de la misma, ocasiona que se pierda tiempo y oportunidad en el desarrollo de las diferentes actividades, cuando se realizan búsquedas para apoyar los diferentes procesos. De acuerdo con el diagnóstico realizado, se encuentra que la entidad cuenta con grandes volúmenes de información en diferentes formatos y presentaciones. Adicionalmente, la existencia de software histórico y obsoleto que no cumple con los mínimos estándares y metodología generando una brecha tecnológica, que dificulta la consulta y gestión de información. Esto sumado a que los fabricantes de software aún no han adoptado lineamientos y políticas para el desarrollo de productos de software para el estado, por el impacto en recursos que un proyecto de esta magnitud demanda y que las mismas entidades no pueden abordar sin una política adecuada y sostenible para esta transformación en los sistemas de información del estado.

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En este proceso se encontraron algunas aplicaciones y sistemas de información, con tecnologías y estructuras de datos de generaciones anteriores, que no responden a las necesidades actuales de la información y de la Entidad, y no permiten la interoperabilidad con otros sistemas, dificultando su integración y la extracción de datos para su migración. Con el proceso de modernización de la infraestructura y plataforma tecnológica, se ha logrado mejorar y generar el soporte tecnológico adecuado para fortalecer uno de los principales activos de la Entidad como es el caso de la información; permitiendo mejores condiciones para su almacenamiento, procesamiento, consulta, disponibilidad, seguridad e interoperabilidad. Por lo que se ha iniciado de manera gradual el desarrollo de proyectos de modernización como es el caso de los sistemas web de la entidad y de los sistemas de información para la gestión documental, archivo y psqr, y la gestión integral del talento humano entre otros, cuyo alcance es el cubrimiento de todo el proceso desde el origen de la operación hasta su finalización, consolidando todos los datos y la información del documento y del recurso humano respectivamente. Debido a la constante generación de información en todos los niveles de la Entidad se hace necesario identificar, gestionar, recuperar, conservar, proteger y conservar la información facilitando su administración, la toma de decisiones, así como el flujo de la misma sin importar el medio y ubicación en que se encuentre, como se puede observar en la siguiente figura.

Ilustración 3 Mapa Documental

Mapa Documental

Archivo de Gestión

Archivo Central

Archivo Histórico

Archivo Clasificado

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6. COMPONENTE DE INFORMACIÓN

El componente de información es un término usado por el MRAE de MINTIC, que agrupa el dato, información, servicio, y flujo de información, los cuales se describen brevemente a continuación:

6.1. Gobierno de la información

Se considera como la gestión de los recursos, los funcionarios y la tecnología para la generación de valor a partir de la información, manteniendo a los usuarios con información de calidad. La importancia del gobierno de la información radica en la generación del valor, partiendo de los datos, los flujos y la gestión de información entre las diferentes dependencias y Entidades. Para esto, se tiene una coordinación entre los diferentes procesos, los funcionarios y la tecnología que permite que el tratamiento de la información tome gran importancia, para apoyar la toma de decisiones de los usuarios de la misma. Se vienen estableciendo algunos procesos para el tratamiento de la información, que conduzcan al gobierno de la misma: ● Establecer lineamientos para la gestión, control, custodia y seguridad de la información. ● Establecer medidas para evaluar la calidad y efectividad de la información y de los procesos asociados a su tratamiento. ● Evaluar la efectividad de la tomar de decisiones, para comparar los resultados de las políticas y las decisiones, contra las metas u objetivos establecidas en los diferentes proyectos. ● Evaluar periódicamente la calidad de la misma, para garantizar el valor de la misma para la Entidad.

6.2. Calidad de la información

La producción de información en la entidad, está orientada hacia el apoyo y cumplimiento de sus procesos con calidad, por lo que la información debe ser útil y

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producir valor en los diferentes estados; teniendo en cuenta atributos como: contenido apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad. El aspecto relevante para la entidad es la generación de datos con calidad, de tal manera que se pueda una copia maestra de los mismos, como única fuente, para apoyar las diferentes actividades, teniendo consistencia en todo el entorno de sistemas de información, aplicaciones y procesos. Por esta razón se viene trabajando en la cadena de generación de información, con el fin de mejorar su calidad, desde el momento de la captura del dato, su validación y la coherencia en el momento en que se carga en los diferentes sistemas; para esto es necesario que la responsabilidad de la calidad de la información no sea únicamente del área de tecnología, se requiere la participación de las áreas interesadas y el apoyo de la alta dirección. Actualmente, se está trabajando en el fortalecimiento de la calidad de la información a través de: Planear • Definición de estrategias de recolección, validación y análisis. • Definición del proceso de capacitación a usuarios. Ejecutar • Capacitación en el proceso de recolección y análisis de la información. • Seguimiento al proceso de recolección. • Implementación de herramientas de recolección y consolidación de datos, con

validaciones. Medir • Indicadores principales. • Calidad de la información. • Oportunidad en la entrega y reporte de la información. • Usuarios que utilizan los sistemas de información. Mejorar • Procesos implementados. • Estrategias de recolección y migración de información. • Estrategias de depuración y análisis de información. • Implementar reglas de validación que permitan mejorar la calidad de la

información.

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De acuerdo con el desarrollo de los proyectos, esto se refleja en la implementación de un sistema para la gestión del talento humano y uno para la gestión documental de la entidad; los cuales tienen cubierto todo el proceso de manera integral, desde la captura de información hasta el intercambio o interoperabilidad entre plataformas, evitando que esta información este en otros sistemas de manear diferente, además del uso de otras aplicaciones o herramientas ofimáticas que fraccionan y afectan la calidad de los datos y de la información.

6.3. Medición de la calidad de los componentes de información

El suministro de información para el apoyo de las diferentes dependencias y usuarios es uno de los compromisos de las áreas que recaudan, generan y consolidan información, y es por esto que la calidad de los componentes de información es un factor muy importante para el desarrollo de sus actividades, por lo que se viene trabajando en la implementación de un plan de calidad con los recursos y procesos, desde la generación hasta el uso de la misma, con el fin de clasificarla, descubrir sus defectos y problemas. Algunos aspectos que se tienen en la consolidación del plan de la calidad son: • Documentación del plan de la calidad. • Responsables en las diferentes etapas. • Cumplimiento Normativo • Calidad y oportunidad. • Presentación y estructura. Con el fin de garantizar una gestión adecuada de la calidad de los datos y de la información, es necesario aprender a medirla, con la definición métricas e indicadores de acuerdo con las necesidades de la Entidad; algunas de las formas estándar de medir la calidad de los datos son: Cuantitativas - Completitud: el dato cuenta con la mayoría de sus atributos - Validez: cuando el dato apropiado y útil para el proceso en el momento indicado - Duplicación: datos repetidos - Unicidad: medida en que los valores de un dato, se muestran una vez - Integridad: grado de conformidad con las reglas definidas - Precisión: representación correcta de la situación medida u observada - Coherencia: el dato que siempre presenta el mismo valor en diferentes grupos de

datos.

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- Oportunidad: disponibilidad cuando son requeridos - Representación: cuando se presentan de la misma forma o formato Cualitativas - Satisfacción de los usuarios con los datos y la información - Oportunidades para la tomas de decisiones - Redundancia en diferentes procesos

6.4. Gestión del ciclo de vida de la información

La información tiene un tiempo de vida, que inicia con la creación o recepción de la misma y con el uso de la misma se expone a varios procesos de transformación, almacenamiento, mantenimiento, recuperación, para finalmente determinar su disposición, conservación o destrucción; a esto se le conoce como el ciclo de vida de la información. La entidad, acogiendo el marco normativo sobre seguridad y privacidad de la información, realiza una clasificación de la información que fortalece la gestión del ciclo de vida en donde se tienen identificados los roles sobre los datos y la información como propietario, custodio y usuario de la misma; así como los medios de almacenamiento y disponibilidad.

6.5. Intercambio de información Para el intercambio de información entre diferentes Entidades y Organizaciones, se tienen establecidos acuerdos o convenios para este tipo de intercambio; entre las cuales se definen las estructuras de datos para su intercambio. Para facilitar la definición de estas estructuras se definió el Lenguaje común de intercambio de información el cual brinda un significado y una estructura unificada sobre los datos, facilitando el entendimiento del negocio y el intercambio de información de la organización, facilitando su gestión y su relación con el ciudadano.

6.6. Mapas de información Son un recurso para administración de la gran cantidad de información que dispone la Entidad y a los diferentes formatos se establece un mapa de información con el fin de facilitar la consulta de información, la toma de decisiones y la gestión de la misma; permitiendo rotular, clasificar, almacenar, conservar, proteger y asegurar la información producida por la entidad.

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Ilustración 4 Mapa de Información

Esta definición, es una propuesta tomada del estándar para ser ajustada de acuerdo con las necesidades de la Entidad, para mantener los documentos esenciales de gobierno, financieros, contractuales, legales, etc. para mantener la operación en caso de un siniestro.

6.7. Clasificación Teniendo en cuenta la ilustración la clasificación se describe así: • Documentos físicos: Se refiere a los documentos cuyo medio de soporte es el

papel, los cuales están representados en los archivos que se encuentran en las diferentes dependencias y bodegas de archivo de acuerdo con el tipo de gestión y clasificación documental TRD, que conserva la Presidencia de la República.

• Datos: Información soportada por aplicaciones y sistemas de información, que respalda y permite la operación de los procesos de la Entidad, de acuerdo con el perfil de los funcionarios

• Documentos electrónicos: Surgen como resultado de procesos automatizados por sistemas de información con flujos de trabajo que generan el archivo, permitiendo la firma electrónica y la validez del documento, para soportar los procesos de la Entidad manteniendo el mismo medio desde origen hasta su disposición final, incluyendo algunas aplicaciones ofimáticas.

• Gestión de conocimiento: Son documentos que mantienen la memoria y el soporte de la Entidad, que permiten a través de la consulta generar aprendizaje para soportar las actividades, videos, e-learning, etc.

• Información externa: Información que se encuentra fuera de la Entidad en diversos formatos que permite complementar y soportar algunos procesos como estadísticas, investigaciones, indicadores, etc.

DocumentosFísicos

• Documentos enpapel

• Archivo

• DocumentosHistóricos

Datos

• Aplicaciones

• Sistemas deInformación

• Bases de datos

• InformaciónHistórica

DocumentosElectrónicos

• HerramientasOfimáticas

• Otrasherramientas

Gestión deConocimiento

• SIGEPRE

• Tecnologías

InformaciónExterna

• Sector Público

• Sector Privado

• Gremios

• MediosComunicación

• Partidos Políticos

• WEB

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7. CATÁLOGO DE INFORMACIÓN

La Entidad actualmente cuenta con un catálogo de información, que se encuentra disponible de acuerdo con la clasificación de la misma, dando cumplimiento al marco legal establecido. La entidad en virtud de la transparencia y acceso a la información, para la gestión de la misma, conforme a lo establecidos en la ley 1712 de 2014 tiene clasificado y publicado los siguientes registros de información: Registro de activos de información en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/ClasificacionInformacion/registro-activos-DAPRE.pdf Índice de información clasificada en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/ClasificacionInformacion/informacion-clasificada-reservada-DAPRE.pdf Esquemas de publicación en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/esquema-publicacion-DAPRE.pdf Inventario documental, en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/GestionDocumental/Inventario-Documental-Archivo-Central-DAPRE.pdf Relación de aplicaciones de acuerdo con la clasificación de la información

Nombre Descripción Responsable Clasificación Estado Ubicación

Formulario de Denuncias

Es un aplicativo web que permite recibir peticiones, quejas y reclamos de la secretaria de transparencia estas solicitudes deben quedar almacenadas en una base de datos y adicional a esto deben ser tramitadas por Sigob para conservar un consecutivo de respuesta.

Área de Tecnologías y Sistemas de Información

Pública Activo Portal WEB

InfoPresidencia

Es un aplicativo móvil (Android y IOS) orientado a la publicación de noticias relacionadas con el sector de la presidencia y sus entidades, este aplicativo lo administra el área de



http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/ClasificacionInformacion/registro-activos-DAPRE.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/ClasificacionInformacion/registro-activos-DAPRE.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/ClasificacionInformacion/informacion-clasificada-reservada-DAPRE.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/ClasificacionInformacion/informacion-clasificada-reservada-DAPRE.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/esquema-publicacion-DAPRE.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/GestionDocumental/Inventario-Documental-Archivo-Central-DAPRE.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/GestionDocumental/Inventario-Documental-Archivo-Central-DAPRE.pdf

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prensa, el administrador es Web.

Portal Anticorrupción

Es un portal interactivo construido para área del observatorio de la secretaria de transparencia y anticorrupción, el portal contiene información general de la secretaria y de las 32 comisiones regionales de moralización, y comisión nacional de moralización



PSQR . Es un aplicativo web que permite recibir peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de la presidencia de la república, este aplicativo está certificado por ministerio de telecomunicaciones en GOBIERNO DIGITAL XML. Adicional a esto el aplicativo registra la peticiones por medio de un servicio web en SIGOB para su respectivo tramite



Escríbale al presidente

Es un aplicativo web que permite registrar solicitudes dirigidas al presidente de la república, estas solicitudes son tramitas por SYSCOPRE, por SIGOB (Histórico) y ESCRIBE (EPX).



Comisiones al Exterior

Registro de comisiones al exterior de funcionarios públicos de Entidades de Nivel Central

Director General - Gobierno


Publicación de Hojas de Vida

Registro de postulados a cargos públicos de libre nombramiento y remoción para publicación de la hoja de vida durante 3 días con la aprobación del Despacho del Ministro de Presidencia.

Director General - Gobierno


SCPAH Sistema control de Pagos de Ayuda Humanitaria. Contiene información de desmovilizados y pagos de ayuda humanitaria.

Fondo Paz Pública Activo Portal WEB

Derechos de petición desmovilizados

Contiene información de derechos de petición enviados a Fondo Paz relacionados a

Fondo Paz Pública Activo Portal WEB

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desmovilizados colectivos que se encuentran en la base de datos (desmovilizaciones colectivas AUC)

Comprobantes de Nómina

Sistema de generación de comprobantes de nómina desde la intranet. La información es consultada desde la base de datos del sistema HOMINIS (histórico)

Talento Humano

Pública Inactivo - historico

Portal WEB

IDH Sistema de Información de Derechos Humanos

Derechos Humanos


SNDH Sistema Nacional de Derechos Humanos. Proyecto que busca conectar diferentes sistemas de información relacionados a los derechos humanos a nivel nacional.

Derechos Humanos


SIDOACP Sistema de Información de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz

Oficina del Alto comisionado para la Paz


Sistema de Parqueaderos

Sistema de registro de ingresos y salidas de vehículos autorizados a los parqueaderos de DAPRE, GALAN y PALACIO.

DAPRE Y Secretaría de Seguridad


Ser Módulo de liquidación de contratista del sistema de gestión financiera

Área Financiera


SIGA Sistema integrado de gestión de adquisiciones

Oficina de Planeación


Servicios en línea

Sistema de solicitudes internas

Área de Tecnologías y Sistemas de Información, Área de talento humano, Grupo de transportes, Grupo de almacén

Salida de Elementos

Sistema de solicitudes de salida de elementos de almacén

Grupo de seguridad, Grupo de almacén


Sistema de Boletines

Sistema de envío masivo de correos

Grupo de prensa


Código Secreto

Sistema de registro de llamadas telefónicas

Grupo de telecomunicaciones

Reservada

Activo Portal WEB

SIGOB Sistema de gestión de correspondencia

Transversal Pública Histórico Portal WEB

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HOMINIS Sistema Nomina y horas extras

Área de Talento Humano

Pública Histórico Cliente - Servidor

ESCRIBE PRESIDENCIA

Sistema de gestión de documental

Grupo de Gestión Documental

Pública Activo en estabilización

Portal WEB

Sistema de gestión de Talento Humano Kactus HCM

Sistema de gestión de Talento Humano


Pública Activo en estabilización

Portal WEB

Campañas Publicitarias de las Entidades Públicas del Orden Nacional

Autorización de campañas publicitarias que estén coordinadas con los lineamientos de publicidad del Gobierno Nacional y garanticen la optimización en la utilización de los recursos públicos y la uniformidad de los criterios frente al manejo de la imagen de las instituciones que integran la Administración Pública

Comunicaciones - Gobierno


SIGEPRE Sistema de Gestión del DAPRE

Oficina de Planeación

Pública Activo Intranet

SIAL Sistema de análisis legislativo 2da. A 4ta. Fase

Dirección de Asuntos Políticos

En desarrollo

SADE Sistema de análisis de datos electorales 2da. Fase

Dirección de Asuntos Políticos

En desarrollo

Gestión de comisiones

Sistema de gestión de comisiones de servicio



8. FLUJOS DE INFORMACIÓN

Consta del inventario de los flujos internos de información, asociados a la información de la entidad y sus procesos.

Nombre Descripción Frecuencia Medio

Gestión de incidentes de Tecnología y Seguridad

Flujo para registrar y gestionar incidentes de seguridad de la información para el CPDI

Diaria WEB

Gestión de Telecomunicaciones

Flujo para solicitudes de servicios al grupo de telecomunicaciones

Diaria WEB

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Nombre Descripción Frecuencia Medio

Solicitud de cuentas de usuarios

Flujo para solicitud de usuarios para los nuevos funcionarios y contratistas de la entidad

Diaria WEB

Permisos. Incapacidades y vacaciones

Flujo para la solicitud de permisos, incapacidades y vacaciones por área

Diaria WEB

Certificaciones de viáticos a Militares

Servicio para generar resoluciones de pago de viáticos a personal de Casa Militar

Diaria WEB

Gestión de incidentes Flujo para el reporte de incidentes de sistemas

Diaria WEB

Gestión de requerimientos

Flujo para solicitud de requerimientos al área de sistemas

Diaria WEB

Gestión de cambios Flujo para la solicitud de cambios en los ítems de sistemas

Esporádica WEB

Provisión de transportes

Flujo para la solicitud de provisión de transporte para los funcionarios de la entidad

Diaria WEB

Mantenimiento Flujo para la solicitud de reparación, reubicación y adecuación de puestos de trabajo

Diaria WEB

Servicios generales Flujo para gestionar solicitudes de cafetería y aseo

Diaria WEB

Gestión Humana Flujos para atención al proceso de Talento Humano

Diaria WEB

9. SERVICIOS DE INFORMACIÓN

Están constituidos por el inventario de información como bien público, cuya finalidad es estar disponible para todos los usuarios externos.

Nombre Descripción Ubicación Estado Intercambio Uso

Comisiones al Exterior

Registro de comisiones al exterior de funcionarios públicos de Entidades de Nivel Central

Portal WEB Activo Permanente

Nacional

Publicación de Hojas de Vida

Registro de postulados a cargos públicos de libre nombramiento y remoción para publicación de la hoja de vida durante 3 días con


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Nombre Descripción Ubicación Estado Intercambio Uso

la aprobación del Despacho del Ministro de Presidencia.

Campañas Publicitarias de las Entidades Públicas del Orden Nacional

Autorización de campañas publicitarias que estén coordinadas con los lineamientos de publicidad del Gobierno Nacional y garanticen la optimización en la utilización de los recursos públicos y la uniformidad de los criterios frente al manejo de la imagen de las instituciones que integran la Administración Pública


Nacional

Punto Único de Contacto

Sistema de solicitudes internas en línea

Intranet Activo Permanente

Sector

SIGEPRE Sistema Integrado de Gestión del DAPRE

Intranet - Extranet

Activo Permanente

Sector

Ilustración 5 Flujo del Catálogo de Componentes de Información

10. GESTIÓN DE INFORMACIÓN

BD/SI

Gestión Documental

Gestión Financiera

Talento Humano

Observatorios

• DIH, Mujer, Infancia

Portales

• Página WEB

• Intranet

PUC

SIGEPRE

Gestión Contractual

Comisiones & Viáticos

Comisiones, Aspirantes &

SAMI

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Es el proceso que controla el ciclo de vida de la información, desde su origen o generación, hasta el consumo por el usuario final. El proceso se entiende como el conjunto de varias actividades para dar forma a la información como: la generación, clasificación, procesamiento y el suministro de la información, garantizando su calidad, seguridad y oportunidad entre otros atributos.

11. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN

La Arquitectura de la Información AI, tiene como objetivo el presentar la información al usuario en pequeños paquetes relacionados y fáciles de organizar para construir un modelo de información consistente, que permita la toma de decisiones. Aunque tiene múltiples definiciones se establece como el diseño, clasificación, estructuración y presentación o entrega de los datos y la información, a través de diferentes herramientas generalmente en ambiente web, de acuerdo con los últimos desarrollos tecnológicos. Puede considerarse en pocas palabras como la clasificación, marcación y organización de la información de manera estructurada para darle un valor agregado, facilitando su almacenamiento, consulta, búsqueda y presentación para generar conocimiento al usuario Teniendo en cuenta lo anterior, de acuerdo con los nuevos modelos de presentación, la Entidad viene implementando, una estructura flexible para facilitar la consulta de información, que permita: - Procesar grandes cantidades de datos e información. - Fortalecer la producción de información y de diseño para que sea suministrada en los

formatos adecuados para cada dispositivo. - Mejorar su comprensión y disponibilidad. - Integrar diferentes formatos y tipo de datos. - Facilitar la consulta de manera ágil, amigable y eficiente.

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Ilustración 5 Estructura de arquitectura de datos

Para esto con el desarrollo de proyectos como el Sistema integral de Gestión Documental y PSQR, se cuenta con una herramienta que facilita la gestión de contenido documental digital para atender las diferentes consultas y ejecutar flujos de trabajo para administrar el recorrido del documento hasta su destino o disposición final del documento, de acuerdo con las tablas de retención documental.

Infraestructura de Información en BD

•Flexibles

•Cambio y Crecimiento

•Interoperables

•Seguridad

•Privacidad

Objetos de Información

•Datos conceptualizados

•Datos Informatizados

•Formularios

•Aplicaciones

•Sistemas de Información

•Portales WEB

•Servicios WEB

Sistemas de consulta

•Intuitivos

•Amigables

•Funcionales

•Multimedia

•Interactivos

•Multiples dispositivos

Conocimiento

•Audiencia

•Valor

•Utilidad

•Credibilidad

Información

(WEB)

Arquitectura de Navegación

Arquitectura de paquetes de Información

Arquitectura de Infraestructura Nivel Físico (almacenamiento, BD, aplicaciones, seguridad)

Nivel Lógico

Nivel Presentacion

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Ilustración 6 Arquitectura de la Información

Para esto se viene realizando un estudio de los datos con las siguientes actividades:

Infraestructura

Servidores Software Redes Herramientas WEB Seguridad Browser

Repositorio

Bases de datos Dominio SGDE Correo Multimedia Internet Intranet Repositorios Legacy

Gestión de Conocimiento

Gestión de Contenido Mapas de información Servicios de consulta y recuperación

Aplicación

Procesos de Dirección Procesos Misionales Procesos de Soporte

Seguridad

Control de acceso Suscripción (Rol)

Interfaz

Portal WEB Internet Intranet Cliente/Servidor

Buscar e Identificar

datos

•Descubrimientos de datos

Organizar y

Clasificar

•Analisis de características de los datos

Calidad

•Aplicación de reglas, politicas y técnicas

•Seguimiento y reporte al dato

Seguridad

•Lineamientos, politicas y normas

•Seguimiento y control

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11.1. Gobierno de la arquitectura de la información De acuerdo con la implementación de la Arquitectura de Información preliminar, se empieza a trabajar sobre cómo desarrollar un modelo para gobernar la Arquitectura de Información, que en pocas palabras hace referencia a la disponibilidad, integridad, seguridad y facilidad de uso de los datos de la Entidad. Para esto, se tienen unos roles para los propietarios, los custodios y usuarios de la información, de acuerdo con la normatividad vigente incluyendo la responsabilidad por su exactitud, coherencia, integridad, actualización y accesibilidad. Adicionalmente, se tienen unos procedimientos para definir su almacenamiento, respaldo y seguridad.

Ilustración 7 Arquitectura de Aplicaciones

12. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, es un sistema de información que permite gestionar todos los documentos físicos y electrónicos transversalmente en la Entidad, para ser tratados de acuerdo con la política de retención de documentos de archivo en otros formatos, sistemas de correo electrónico, archivos de documentos y expedientes, así como sus capacidades de búsqueda y recuperación electrónicas. Actualmente, se está reemplazando la herramienta y se encuentra en proceso de implementación un nuevo sistema de mayor cobertura para la gestión documental de la entidad.

Procesos de Dirección

• SIGEPRE

• Tableros de Control

Procesos Misionales

• Portal Anticorrupción

• Comisiones al Exterior

• Aspirantes

• SAMI

• Sistema de Boletines

• Sistema de análisis legislativo

• Observatorios: DIH, Mujer, Jóvenes

• Flujos de Trabajo

• Portal WEB

• Intranet

• Expediente Digital

• Video Conferencia

• MindManager

Procesos de Soporte

• Kactus SGTH PSQR

• Escribe SGDE

• SIIF

• Certificados

• SPSS

• Correo

• Mesa de Servicios

• Aladino

• Sistema de Gestion de Comisiones Internas

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13. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Tecnología de Información y Comunicaciones en el Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

14. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica ISO 9001 Norma Técnica ISO/IEC 27001 Modelo Estándar de Control Interno MECI. Modelo Integrado de Planeación y Gestión

15. DOCUMENTOS ASOCIADOS D-TI-02 - Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI

16. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Área de Tecnologías y Sistemas de Información

17. BIBLIOGRAFÍA

Dominio Información http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-propertyvalue-8083.html. Carlos Alberto Zapata http://eprints.rclis.org/9895/1/Mapas_Documentales.pdf. IBM Ciclo de Información https://www.ibm.com/analytics/us/en/technology/information-lifecycle-governance/. Guía para implementar una oficina de Gestión de Información; Luis Alejandro Ruiz Bareño- Alexis Mauricio Tovar Moreno ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERIA JULIO GARAVITO. Una propuesta de arquitectura para los Sistemas Informáticos de Gestión del Conocimiento en Instituciones de Educación Superior; Guillermo Yaber Oltra http://www.revistaespacios.com/a15v36n10/153610E2.html.

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Pérez-Montoro, Mario (2010). Arquitectura de la Información en entornos web. https://blog.powerdata.es/hubfs/Ebooks/Guia__Power_Data_Calidad_de_los_datos_y_MDM.pdf?t=1537990279198. El gobierno de datos eficaz - La guía para minimizar errores y alcanzar objetivos de gobernanza de datos Power Data.

https://blog.powerdata.es/hubfs/Ebooks/Guia__Power_Data_Calidad_de_los_datos_y_MDM.pdf?t=1537990279198

https://blog.powerdata.es/hubfs/Ebooks/Guia__Power_Data_Calidad_de_los_datos_y_MDM.pdf?t=1537990279198