dokumentation från open space-delen av mötesplats goda...

Sida 1 av 16

Dokumentation från Open Space-delen av Mötesplats Goda Exempel Göteborg 2015-11-26

Foto: Linda Andersson

Sida 2 av 16

Innehållsförteckning Dokumentation från Open Space-delen av Mötesplats Goda Exempel ..................... 1

Ämne: Årlig avgift för livsmedelskontroll ............................................................. 4

Ämne: Säkerhet vid tillsyn: Effektivare att åka en el två (kostnadsfråga)? ......... 4

Ämne: Utmaningar i ledarskapet .......................................................................... 5

Ämne: Arbeta i sprintar ......................................................................................... 7

Ämne: Återinföra länsmöten för livsmedel ........................................................... 7

Ämne: Förorenad mark ......................................................................................... 8

Ämne: Vad ska man tänka på vid en omorganisation? ......................................... 8

Ämne: Kosttillskott ............................................................................................... 9

Ämne: Kretslopp, hur komma igång? .................................................................... 9

Ämne: Digital ärendehantering ............................................................................ 10

Ämne: Motiverande samtal ................................................................................. 10

Ämne: Hur ska vi kunna redovisa vår tillsyn så bra som möjligt? ...................... 12

Ämne: Hur arbetar vi med feedback? ................................................................. 13

Ämne: Samverkan mellan kommuner .................................................................. 13

Ämne: Sprängämnesprekursorer och särskilt farliga ämnen ............................... 14

Ämne: Tältläger, nedskräpning, EU-migranter samt Migrationsboenden ........... 15

Sida 3 av 16

Om mötesformen Open Space och vårt möte

Under Mötesplats Goda Exempel 2015 ägnade vi en stund av den första

dagen åt diskussioner som organiserades enligt Open Space – metoden.

Temat var hur vi kan närma oss det Önskade läget.

Open Space är en mötesform där deltagarnas idéer och frågor formar

mötet. Dagordningen skapas tillsammans på plats, utifrån vad man

behöver och vill prata om. Mötet har en struktur och en ledning som ser

till att alla kommer till tals på lika villkor.

De deltagare som ville presenterade en diskussionsfråga, och alla

mötesdeltagare som ville diskutera den frågan samlades i en grupp.

Sammanlagt föreslogs 17 ämnen, och det bildades 16

diskussionsgrupper (två närliggande ämnen slogs ihop). Det stod var

och en fritt att delta i vilken eller vilka diskussionsgrupper man ville,

men också att välja en ny grupp om man så ville under pågående

diskussion.

Deltagarna i diskussionsgruppen sammanfattade sina reflektioner och

slutsatser på ett blad, och alla blad hängdes upp för beskådan. Det som

skrevs på dessa blad återges också i denna rapport.

Foto: Maria Nylén

Sida 4 av 16

Ämne: Årlig avgift för livsmedelskontroll

Initiativtagare: Cecilia Ramirez-Vera

Reflektioner och slutsatser:

Att ta betalt i förväg (årligen) förtätar planeringen av verksamheten.

Målet med livsmedelskontroll är att säkerställa livsmedelssäkerheten

för medborgarna, och inte om betalning.

Kommuner som har svårt att göra sina kontroller måste utreda

anledningen, varför det hände.

Livsmedelssäkerhet blir inte bättre om kontroller inte görs.

Ämne: Säkerhet vid tillsyn: Effektivare att åka en eller två (kostnadsfråga)?

Initiativtagare: Ylva Fägerås


Hur mäter man effektivitet?

Vid tillsyn av enskilt avlopp träffar man på nya personer vid varje

tillfälle, hur bedöms säkerheten?

Erfarenhet från Åmål – åker ensam och har inte haft några problem.

När man åker två tillsammans blir det mer likvärdig bedömning – bättre

effektivitet (tidsbesparing?)

Efterarbetet blev effektivare när tillsynen görs av två personer

Samverkan vid tillsyn – göra tillsyn av olika områden i samma område

t ex avlopp, lantbruk, industrier.

Erfarenhet från Alingsås – åker två, tycker det funkar bra – känns mer

effektivt och blir en bättre bedömning inför förbud etc.

Vilka säkerhetssystem vid tillsyn finns – kostnad, rutiner, jourtelefon,

larm

Alkolås kommer mycket, kan ses som en säkerhetsrisk

Sida 5 av 16

Hjälpas åt att hålla koll på våra kollegor

Kan ta hjälp av polisen, ringa och höra om en fastighetsägare

förekommer i registret

Sammanfattning:

Görs olika i olika kommuner

Jämföra mellan kommuner där inspektören åker ensam – framtida

studie?

Bättre arbetsmiljö, säkrare bedömning., inte mindre effektivt att åka två

st.

Bättre bemötande mot fastighetsägare om det är två som kommer ut –

kan förklara på olika sätt

Bättre samsyn när två personer åker på tillsyn.

Ämne: Utmaningar i ledarskapet

Initiativtagare: Eva Berglund


”Laget betyder allt” – chefen är utbytbar.

Som chef behöver man fråga medarbetare vad de behöver för

att må bra och arbeta effektivt.

Miljöchefsnätverk Fyrbodal.

Vad vill Sverige? – Är vi på väg åt rätt håll? Beror på vad politiker

vill och vilka frågor som är viktiga för kommunen.

Tillsynstillståndet i kommunen. Glada och ledsna gubbar för att

indikera var det finns brister i tillsynsarbetet. Vi behöver serva

våra politiker med vad som behöver prioriteras.

Delaktighet, jobba i team, ha ett klimat med högt i tak. Att se fel

som att utvecklas, bra att ha tydligt mål – är vi på väg åt rätt

håll?

Sida 6 av 16

Vad finns för förväntningar på mig som medarbetare, ge

återkoppling, öppet klimat för att våga fråga, att känna

förtroende och att bli lyssnad på

Kaisen, en del av LEAN är ett bra system (medarbetardrivet

system), skapa mindre grupper för förvaltningsgräns.

Möten - vi har många

Tydlig dagordning, mer öppna mötesformer, bryta ner det

önskade läget till delmål

Vi vill att mötet ska vara kreativt och att arbetet leder framåt

Skyldighet att fråga den håller i mötet

Definiera möten

Operativt, morgonmöten

Utvecklande, hur vi arbetar

Förbereder sig

Allas ansvar att det blir bra.

Stabil grund behövs för att utveckla och förändra.

Personalomsättning – hur får man personal att vara kvar?

Våga prata – högt i tak, introduktion, fråga varför de slutar,

jobba med trivsel, var inte nonchalant mot sin personal – visa

dem respekt, försöka identifiera Försök identifiera varför vi har

omsättning, man blir sedd, få utvecklas, bra arbetsmiljö, chef

ska arbeta för medarbetaren

Man är inte nöjd med sina arbetsuppgifter, eller det geografiska

läget – har kommit fram till detta i samtal med medarbetare.

Chefen måste fråga medarbetaren hur det går för att nå det

önskade läget

- vi måste definiera nuläge och målbild, - prioritera, det lilla

kontoret har nära kontakt mellan politiken.

Chefens utmaning – motiverande samtal med medarbetarna.

Sida 7 av 16

Ämne: Arbeta i sprintar

Initiativtagare: Johan Ragnemalm


Mer effektivt – hinner med fler inspektioner

Följer upp varandras beslut – kan ses som en kvalitetssäkring

Fokuserar på ett kontrollområde/geografiskt område

Trevligt att göra inspektioner ihop

Mer gemensamt ansvar för kontrollen

Ämne: Återinföra länsmöten för livsmedel

Initiativtagare: Ritva Rådefalk & Eva Rehnberg


NACKDELAR med att inte ha länsmöten:

- Vi förlorar mycket av det som är på gång när vi inte träffar SLV.

- Västra Götaland är enda länet utan länsmöten, vilket innebär problem

då SLV inte kan ge likvärdig information.

FÖRDELAR med att ha länsmöten:

- Större möjligheter till samsyn mellan kommuner/INSPEKTÖRER

- Vi får aktuell information från SLV

- Vi kan få SLV:s info om avvikelser 2016, teoretiskt på våren och case

på hösten.

FORMER:

- Länsmötena kan bestå av en halvdag med info från SLV och den

andra halvan kan utgöras av diskussioner i Open space-form alternativt

att en projektgrupp tar fram ett program.

Sida 8 av 16

- MVG:s stora tillsynsprojekt ska börja med uppstartsmöte, vilket

skulle kunna kombineras med info från SLV.

HUR NÅR VI FRAM?

- Motivera behovet av länsmöten för alla miljöchefer och MVG:s

styrgrupp.

Ämne: Förorenad mark

Intiativtagare: Ylva Lindahl


Kommunerna behöver ha en handlingsplan för hur de ska hantera

förorenad mark.

Vissa kommuner har börjat arbeta med detta.

Ämne: Vad ska man tänka på vid en omorganisation?

Initiativtagare: Gunnar Edlund


- Att ta hänsyn till:

Hur ser den ideala lösningen ut?

Vad är motivet?

Stefans reflektion: Omorganisation tar tid. Kommunikation &

förankring gör att det krävs en viss tid – oavsett om man gör det i

början eller hanterar det efteråt.

- Organsation kan se olika ut, Uddevalla har t ex en mera

projektinriktad organisation + arbetssätt än Gbg och Varberg.

- Ett fungerande medarbetarskap och ledarskap är grundläggande.

Annika: Viktigt med tydlighet och motiv till förändring för att skapa

förankring hos medarbetarna.

Sida 9 av 16

Hur ska man inte göra?

Öppna upp för delaktighet i processen men inte tala om vad

som går att påverka

Ha en forcerad tidsplan som inte ger möjlighet till återkoppling

eller motivering av de val som görs.

Ämne: Kosttillskott

Initiativtagare: Sonja Eriksson


Taxan kan användas som underlag i beslut

Stockholms policy för riskklassning

Klagomål till ”hemkommunen”

Hänvisa till speciallagstiftning med många olika typer av avvikelser

Måste vi vara så rädda? Bra med överklaganden, då kan vi bli bättre

Ämne: Kretslopp, hur komma igång?

Initiativtagare. Emma Selin


Viktigt:

Stark politisk vilja i kommunen – utbilda/informera sin

miljönämnd

Lyfta fram alla fördelar tydligt för politiker/kommuninvånare

Samtliga involverade parter med på spelplanen

Att i alla fall ha ett fungerande system inom en snar framtid.

Sida 10 av 16

Ämne: Digital ärendehantering

Initiativtagare: Per Olsson

Deltagare:


Elektronisk signering

Miljönämnden i Mellersta Bohuslän testar digital signering via

smarta kort

Lst VG anser att beslut är signerade i och med att det diarieförs

(det finns en särskild signeringsfunktion som används)

Elektronisk signering

Lst VG delger delvis digitalt

mottagningsbevis via epost

Arkivering – Hur gör man? Saknar allmänna råd

Ärendehanteringssystem

kommunikation med andra system?

kostnaden för ärendesystem är stor

mycket snack om vision och ECOS m m ?

E-tjänster – koppling till ärendesystem?

Filformat (Arkiv) - Lst använder den PDF-A, dock går alla filer

inte att konvertera till PDF-A

Ämne: Motiverande samtal

Initiativtagare: Sonja Lejmark


MI > ”kunden” känner sig inte överkörd – vill bestämma själv

Ger bättre resultat då pc får förståelse = miljönytta

MI > att man kommer längst med

Sida 11 av 16

Motiverande samtal = arbetsmiljöfrågor. Personalen känner sig ofta

säkrare.

Bra att vi som arbetar som myndighet blir ”utsatt själv” > ser och

värdesätter

Gäller att bryta att ”kunden” inte hamnar i försvarsläge = låser

Ledarskapet viktigt, kunna motivera andra/personal + Rådgivning

Mötet är viktigt, se människan, kontakten viktig – både ledare –

personal, kund-myndighet

Modernisera ledarskapet och inspektörsrollen > att inte slå andra i

huvudet

Fantastiskt arbetssätt, man ser ”människan” = samtalet är viktigast =

ger trygghet hos företagaren.

Hitta en nivå där man får förståelse = förutsättning för att ”sälja in”

budskapet

Måste arbeta aktivt med att hitta former för och teknik att tillämpa MI

Måste prioritera och lägga tid på att ”träna”.

Tydliga effekter att verksamhetsutövarna får en annan attityd och vilja

att själva engagera sig.

Ingen kritik intern och externt på dåligt bemötande. Bra betyg i Insikt.

Hur gå vidare?

Färskvara p g a personalomsättning > bygg nätverk mellan kommuner

= samverkan = MVG

Medarbetarsamtal, rekrytering – strukturerat kompetenskrav, tester >

få personer som passar för inspektörsrollen med motiverande

samtalsmetoden.

Utbildning externt (…TUV)

Mentorer internt/internutbildning. Bygga en värdegrund = attityden,

viljan att förändra och utveckla, förhållningssätt = samtalet. Del i ett

Sida 12 av 16

”körkort” för nya inspektörer. Samtalsmetodik i utbildning

(högskolorna). Miljöcheferna har samverkansgrupp med högskolan

Gbg.

Ha uthållighet + få med all personal, kräver aktivt arbete. De flesta

positiva i grunden. Kick-off möten. Samverkan med andra typer av

myndigheter, t ex polisen

Kontrollkortmetoden = inte checklistor.

Ämne: Hur ska vi kunna redovisa vår tillsyn så bra som möjligt?

Initiativtagare: Monika Magnusson, NV


Omfattning av tillsyn

BU – olika innehåll, hur ska vi få dem jämförbara?

Andra sätt än enkäter, bra att plocka från andra.

Styra ärendehanteringssystem så att vi lätt får fram uppgifter som

underlättar uppföljningen. Hur ska tillsynsmyndigheten rapportera till

t.ex. Naturvårdsverket? ”Brevlåda”?

Bra att myndigheter samverkar. Kommuner ser olika ut och gör olika –

svårt att jämföra. Samma frågor behöver ställas under lång tid så att det

underlättar att få fram uppgifterna och det går att jämföra resultatet över

längre tid.

Resurser

Uppföljning kan bidra till tydligare signaler om var tillsyn behövs.

Uppdraget att ge råd och information får ibland stå tillbaka p g a

debiteringskrav.

Gemensamma plattformar för informationsutbyte.

Sida 13 av 16

Ämne: Hur arbetar vi med feedback?

Initiativtagare: Anders Ramberg


Feedbacksamtal en gång/mån med chefen. Tvingas sätta sig in i

varandras arbete.

Viktigt med tillit för att kunna ge bra feedback

Feedback-punkt på APT

Utbildning i feedback, finns experter

Ställa sig frågan: Varför blev det så här? Inte VEM.

Värdegrund: Hur är man en bra kollega?

Avdramatisera och skapa öppenhet

Olika teman på APT

I början kan feedbacksamtalen kännas lite ”stela” men efter ett tag blir

det mer avdramatiserat.

Miljösamverkan kanske kan ta vidare detta genom utbildning i

feedback.

Om man lär känna varandra blir det lättare att ge feedback. Börja med

det positiva, sen konstruktivt. Stimulera till positivt tänkande.

Vår utbildningsbakgrund är något fyrkantig. Viktigt med utbildning i

hur man hanterar människor.

Ämne: Samverkan mellan kommuner

Initiativtagare: ??


Statligt verk – Jordbruksverket har en portal – checklistor – info

gemensamt

Centrala verk har en nyckelroll

Sida 14 av 16

Statliga verk har en nyckelroll till att vara plattform för

bedömningsgrunden och distributionsplattform/forum

Personalpool – specialister

Tidsbrist – mycket ärenden – lite tid över till samverkan. Hur

effektiviserar vi ärendehanteringen för att få tid över utan att

jobba sig trött.

Byta inspektörer mellan kommuner, som gästinspektör, för att

byta erfarenhet.

Ge tid för förändring hos cheferna.

Mötesplattformar, t ex Miljösamverkan Väst, Naturvårdsverket

Hur kommer man vidare i samverkan mellan myndigheter, vem

tar bollen?

Hur motiverar vi inför verksamhetsutövare att vi arbetar så

olika?

Vad är gemensam minsta nämnare i tillsynskrav?

Chefsnätverk kan vara ett sätt att förbättra samverkan.

Förstatliga livsmedelskontrollen? Miljösamverkan som bas. Ring

en kollega i annan kommun, lättare när man träffats tidigare.

Personalpool i gemensam tillsyn, tillsammans med ett antal

kommuner. Dock kluvet för handläggaren.

Samverkan mellan kommunalt – regionalt – nationellt, hur? Vill

vi förstatliga?

Ämne: Sprängämnesprekursorer och särskilt farliga ämnen

Initiativtagare: Max Olsson


Miljökontorens tillsynsområde (oftast)

Väteperoxid 12%, salpetersyra >2% (exempel) (aceton) kaliumklorat

Hur hitta vilka som har kemikalierna?

Sida 15 av 16

MSB har tillstånden för sprängämnes … ( ) konservatorer, lab,

jordbrukskemikalier, jakt(klubbar) / butiker, övningsfält,

ammunitionstillverkare, fyrverkeritillverkare (?), järnhandel,

tändstickstillverkare

MSB – sprängämnes…. KemI – särskilt farliga kemikaler –

vägledande myndigheter

SAKAB – tar hand om /destruerar kemikalier

Specialtransporter (?) för spec.kem.

Ämne: Tältläger, nedskräpning, EU-migranter samt Migrationsboenden

Initiativtagare: Malin Leo


”Allemansrätten”, ”Miljöbalken”, ”vill inte hamna i Malmös situation”,

”Vi vill inte vara slagträ”

Använda bilder för att informera om t ex oljespill, latrin

HUSOCKUPATION: polisen avhyser, nästa gång byggnämnden m h a

PBL

Finns nationella utredare

Kommunen får bedöma om det är skräp

De som ska städa utsätts för hot och våld

Kommunen fick ställa ”bajamajor” på parkering för utländska förare

Laholm enkelrum för utländska chaufförer.

Lag om anställda åkeribranschen bostadsutrymme.

Vad har vägverket för skyldigheter?

Är det OK att kommunen sätter ut bajamajor vid tältläger?

Sida 16 av 16

Lösning: Öppna ett antal campingplatser. Samarbetsprojekt Bulgarien,

Rumänien?

TVL-portalen tråd för Goda exempel. Höra Miljösamverkan Skåne.

Finns det Naturvårdsverket Nationellt?

MIGRATIONSBOENDEN.

Genom Räddningstjänst.

Sekretess på boende innan de öppnar. Tillsyn till allvarligaste objekten.

Fukt och mögelproblem.

Ventilation på engelska, beskriv enkelt ”Open the window”. Hitta

beskrivande bilder.

Ha med sig de vanligaste fraserna på olika språk.

dokumentation från open space-delen av mötesplats goda...

Documents