1

Dr. ICHSAN AGUS EFFENDI

NIP 19800823 200604 1 004

FK USU 2005

Dokter PTT di Pusk. Batu Horpak Tapanuli Selatan (2005 – 2006 )

Widyaiswara Pertama Bapelkes Prov. Sumut (2006 – sekarang)

hp: 081375066044 & 081265429371, i_agus_e@yahoo.com

CURRICULUM VITAE

2

DOKUMENTASI MUTU

PELATIHAN MANAJEMEN MUTU KB PUSKESMAS BAPELKES PROV. SUMATERA UTARA

Setelah mengikuti mata diklat ini peserta

diharapkan mampu melaksanakan

dokumentasi mutu KB di puskesmas

Tujuan Pembelajaran Umum

4

Pengertian manajemen mutu Pengertian dokumentasi mutu Istilah dalam dokumentasi mutu Cakupan dokumentasi mutu Tujuan dan manfaat dokumentasi mutu Pembuatan dokumentasi mutu Hirarki dokumentasi mutu

Tujuan Pembelajaran Khusus

APA ITU MANAJEMEN MUTU?

Manajemen mutu adalah suatu proses

dimana orang-orang bergerak untuk

mencapai tujuan.

6

KELUARAN (OUTPUT)PROSESMASUKAN

(INPUT)

EFEKTIVITAS ORGANISASI

7

PENCAPAIAN CAKUPAN

KEPUASAN PASIEN/PELANGGAN

PELAKSANAAN SPM

MANAJEMEN MUTU UTK APA?

8

9

Philip. B. Crosby Derajat dipenuhinya persyaratan yang

ditentukan. Kesesuaian terhadap kebutuhan, bila mutu

rendah merupakan hasil dari ketidaksesuaian.

Mutu ≠kemewahan. Dapat dicapai, dapat diukur, dapat memberi

keuntungan dan untuk mencapainya diperlukan kerja keras

MUTU ???

10

Mutu" adalah tingkat di mana pelayanan

kesehatan pasien ditingkatkan mendekati

hasil yang diharapkan dan mengurangi

faktor-faktor yang tidak diinginkan

(JCAHO 1993).

MUTU DALAM KESEHATAN

11

Definisi absolutis mutu adalah pertimbangan atas kemungkinan adanya keuntungan dan kerugian terhadap kesehatan sebagai dasar tata nilai praktisi kesehatan tanpa memperhatikan biaya.

Definisi individualistis berfokus pada keuntungan dan kerugian dari harapan pasien dan konsekwensi lain yang tidak diharapkan.

Definisi sosial mutu meliputi biaya pelayanan, kontinum dari keuntungan atau kerugian, serta distribusi pelayanan sebagai rata nilai masyarakat secara umum.

PENGERTIAN MUTU (Donabedian)

12

PENCATATAN DAN PELAPORAN BOLEH BERHUBUNGAN DENGAN

KESELURUHAN KEGIATAN DARI ORGANISASI ATAU SEBAGIAN KEGIATAN YANG DIPILIH

HARUS MENGACU PADA STANDAR MUTU YANG DIMAKSUDKAN UNTUK DIPENUHI

DOKUMENTASI MUTU ?

13

INSTRUKSI KERJA◦ URAIAN RINCI CARA MELAKSANAKAN DAN

MEREKAM PEKERJAAN

FORMULIR◦ DOKUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEREKAM

DATA YANG DIPERSYARATKAN OLEH SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISTILAH DALAM DOKUMENTASI MUTU

14

UKURAN ORGANISASI DAN JENIS KEGIATANNYA,

KERUMITAN PROSES DAN INTERAKSINYA,

KOMPETENSI PERSONEL

CAKUPAN DOKUMENTASI MUTU

15

MENGURAIKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ORGANISASI

MEMBERIKAN INFORMASI UNTUK KELOMPOK FUNGSI TIMBAL-BALIK SEDEMIKIAN HINGGA MEREKA DAPAT MEMAHAMI DENGAN LEBIH BAIK HUBUNGAN TIMBAL-BALIKNYA

TUJUAN & MANFAAT

16

MENGKOMUNIKASIKAN KEPADA TIM TENTANG KOMITMEN MANAJEMEN PUSKESMAS/DINKES TERHADAP MUTU

MEMBANTU TIM UNTUK MEMAHAMI PERAN MEREKA DALAM ORGANISASI, SEHINGGA MENINGKATKAN KEPEDULIAN TERHADAP TUJUAN DAN PENTINGNYA PEKERJAAN MEREKA

TUJUAN & MANFAAT (lanj)

17

MEMBERIKAN SALING PENGERTIAN ANTARA TIM DENGAN MANAJEMEN PUSKESMAS/DINKES

MEMBERIKAN DASAR UNTUK HARAPAN PRESTASI KERJA

MENYATAKAN BAGAIMANA BERBAGAI HAL AKAN DILAKSANAKAN DALAM RANGKA MENCAPAI PERSYARATAN YANG DITETAPKAN

TUJUAN & MANFAAT (lanj)

18

MEMBERIKAN BUKTI SASARAN BAHWA PERSYARATAN YANG DITETAPKAN TELAH DICAPAI

MEMBERIKAN KERANGKA OPERASI YANG EFISIEN DAN JELAS

MENYEDIAKAN DASAR UNTUK PELATIHAN ANGGOTA TIM YANG BARU DAN PELATIHAN BERKALA KEPADA ANGGOTA TIM

TUJUAN & MANFAAT (lanj)

19

MEMBERIKAN DASAR UNTUK TATA TERTIB DAN KETERATURAN DALAM ORGANISASI

MEMBERIKAN KONSISTENSI DALAM OPERASI BERDASARKAN PROSES TERDOKUMENTASI

MEMBERIKAN DASAR UNTUK PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

MEMBERIKAN KEPERCAYAAN PELANGGAN (PASIEN) BERDASARKAN SISTEM TERDOKUMENTASI

TUJUAN & MANFAAT (lanj)

20

MEMBERIKAN KEPERCAYAAN PELANGGAN (PASIEN) BERDASARKAN SISTEM TERDOKUMENTASI

MEMPERAGAKAN KEPADA PIHAK-PIHAK YANG BERKEPENTINGAN TENTANG KEMAMPUAN ORGANISASI

MEMBERIKAN KERANGKA PERSYARATAN YANG JELAS BAGI PEMASOK

TUJUAN & MANFAAT (lanj)

21

MEMBERIKAN DASAR UNTUK MENGAUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU

MEMBERIKAN DASAR UNTUK MENGEVALUASI KEEFEKTIFAN DAN KELANJUTAN KESESUAIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

TUJUAN & MANFAAT (lanj)

22

KEBIJAKAN MUTU DAN SASARANNYA MANUAL MUTU PROSEDUR TERDOKUMENTASI INSTRUKSI KERJA FORMULIR RENCANA MUTU SPESIFIKASI DOKUMEN EKSTERNAL REKAMAN

DOKUMENTASI MUTU MELIPUTI:

23

SEHARUSNYA DIDOKUMENTASIKAN DAN DAPAT MENJADI SUATU DOKUMEN MANDIRI ATAU TERCAKUP DALAM MANUAL MUTU

A. KEBIJAKAN MUTU & SASARANNYA

24

UNIK FLEKSIBEL TDD:

◦ JUDUL & LINGKUP menentukan sejauh mana manual mutu berlaku mengacu pada standar sistem manajemen mutu

tertentu◦ DAFTAR ISI

memuat nomor dan judul tiap-tiap bagian dan penempatannya

B. MANUAL MUTU

25

◦ TINJAUAN, PENGESAHAN, DAN REVISI

◦ KEBIJAKAN DAN SASARAN MUTU

◦ ORGANISASI, TANGGUNG JAWAB, DAN WEWENANG

◦ REFERENSI

◦ URAIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

◦ APENDIKS

B. MANUAL MUTU (lanj)

26

STRUKTUR & FORMAT

ISI◦ JUDUL◦ TUJUAN◦ RUANG LINGKUP◦ TANGGUNG JAWAB & WEWENANG◦ URAIAN KEGIATAN◦ REKAMAN◦ LAMPIRAN

TINJAUAN, PENGESAHAN & REVISI

IDENTIFIKASI & REVISI

C. PROSEDUR TERDOKUMENTASI

27

STRUKTUR & FORMAT

ISI

JENIS INSTRUKSI KERJA

TINJAUAN, PENGESAHAN & REVISI

REKAMAN

IDENTIFIKASI PERUBAHAN

D. INSTRUKSI KERJA

28

JUDUL, NOMOR IDENTIFIKASI, TINGKAT REVISI DAN TANGGAL REVISI

MENGACU PADA, ATAU TERKAIT DENGAN, MANUAL MUTU, PROSEDUR TERDOKUMENTASI DAN/ATAU INSTRUKSI KERJA

E. FORMULIR

29

MENCAKUP PROSEDUR UNIK, INSTRUKSI KERJA, DAN/ATAU REKAMAN

F. RENCANA MUTU

30

SPESIFIKASI ADALAH DOKUMEN YANG MENYATAKAN PERSYARATAN

SPESIFIKASI TIDAK DIRINCI LEBIH LANJUT, DISEBABKAN KEUNIKANNYA TERHADAP PRODUK/ORGANISASI

G. SPESIFIKASI

31

DOKUMEN EKSTERNAL DAPAT MELIPUTI ◦ GAMBAR DARI PELANGGAN,

◦ SPESIFIKASI,

◦ PERSYARATAN UNDANG-UNDANG DAN PENGAWASAN,

◦ STANDAR, KETENTUAN (CODE) DAN MANUAL PEMELIHARAAN

H. DOKUMEN EKSTERNAL

32

REKAMAN SEHARUSNYA

◦ MENGINDIKASIKAN ADANYA PEMENUHAN TERHADAP PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PERSYARATAN YANG DITETAPKAN UNTUK PRODUK

I. REKAMAN

33

TANGGUNG JAWAB PEMBUATAN

◦ PADA PERSONIL YANG TERLIBAT LANGSUNG

PROSES PEMBUATAN

34

METODE PEMBUATAN DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU◦ MENGIDENTIFIKASIKAN PROSES-PROSES YANG

DIBUTUHKAN UNTUK PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU YANG EFEKTIF

◦ MEMAHAMI INTERAKSI ANTARA PROSES-PROSES TERSEBUT

◦ MENDOKUMENTASIKAN PROSES PADA TINGKAT YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN OPERASI DAN KENDALINYA EFEKTIF

PROSES PEMBUATAN (lanj)

35

Buatlah ◦ Register hasil yan KB ◦ Laporan penghubung◦ Laporan bulanan◦ Laporan jumlah PUS peserta KB

Diskusi Kelompok

36

MANUAL MUTU (LEVEL A)

PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN MUTU (LEVEL B)

INSTRUKSI KERJA & DOKUMEN LAIN SISTEM

MANAJEMEN MUTU (LEVEL C)

HIRARKI DOKUMENTASI MUTU

37

Bila ada yang berpikir „mutu di bawah

standar, jangan ikut terlibat“, mentalitas

seperti itu seharusnya diubah menjadi

„walaupun mutu di bawah standar, tapi

masih dapat ditingkatkan“.

38

TERIMA KASIH