Dokumen Petunjuk Penggunaan Aplikasi

Office Automation – Modul Rapat (Meeting)

Dipersiapkan Oleh:

DYAH PUJI UTAMI

1

DAFTAR ISI

I. MEMULAI APLIKASI ................................................................................................................................. 2

A. PERANGKAT PENDUKUNG ........................................................................................................................... 2 B. PETUNJUK AKSES APLIKASI.......................................................................................................................... 2 C. PROSEDUR APLIKASI .................................................................................................................................. 3

II. PETUNJUK PENGGUNAAN ....................................................................................................................... 5

A. MODUL RAPAT ........................................................................................................................................ 5

2

I. MEMULAIAPLIKASI

A. PerangkatPendukung

Office Automation adalah aplikasi berbasis web sehingga untuk mengaksesnya

diperlukan jaringan dan browser tertentu. Pada dasarnya semua browser dapat

digunakan, tetapi lebih baik jika digunakan beberapa browser di bawah ini :

a. Mozilla Firefox

b. Google Chrome

B. PetunjukAksesAplikasi

Cara mengakses Office Automation:

a. Buka aplikasi browser, pada petunjuk penggunaan aplikasi ini digunakan

browser Google Chrome

b. Pada kolom address ketik http://oa.kemenkeu.go.id lalu klik tombol Enter,

tampilan setelah user berhasil mengakses aplikasi ditunjukan pada gambar di bawah

ini

3

c. Klik pada tombol Login, kemudian masukkan user dan password Kemenkeu ID

menggunakan SSO 2

C. ProsedurAplikasi

Prosedur login digunakan untuk proses autorisasi atau proses pengenalan

pengguna. Berikut ini adalah langkah – langkah melakukan proses login :

a. Pada halaman login, masukkan username dan password Kemenkeu ID, lalu pilih login :

4

b. Setelah login berhasil, maka akan muncul halaman sebagai berikut

5

II. PETUNJUKPENGGUNAAN

A. ModulRapat

Untuk mengakses Modul Rapat dapat dengan mengakses menu Collaboration pada side bar menu, dan pilih sub menu Meeting

Tampilan Halaman Modul Rapat

6

1. Membuat Permohonan Rapat

a. Pilih Tombol Buat Permohonan Rapat untuk mendaftarkan Rapat baru, maka akan muncul form berikut :

b. Isikan isian form, pastikan data dengan tanda * terisi.

c. Untuk memilih peserta rapat, klik pada icon maka akan muncul daftar nama yang dapat dipilih seperti tampilan berikut :

• Checklist pada nama pegawai yang akan dipilih. • Daftar pegawai yang muncul pertama adalah pegawai pada unit yang

sama dengan user yang digunakan untuk login.

• Untuk mencari pegawai di luar unit dapat menggunakan icon search lalu ketikkan nama/nip pegawai dan checklist pada nama pegawai yang akan dipilih. Maka pegawai yang dipilih akan berada pada kolom sebelah kiri.

7

• Pilih tombol untuk kembali ke isian rapat.

• Jika data form telah diisi pilih tombol , maka akan muncul step selanjutnya.

d. Untuk Rapat dengan jenis offline maka akan muncul form ruang rapat.

Isikan data terkait waktu pelaksanaan rapat dan pilih ruangan rapat kemudian

Simpan. Pilih tombol untuk melanjutkan ke step selanjutnya yaitu input materi rapat.

e. Untuk mengupload materi rapat. Pilih tombol untuk memilih file dokumen rapat

f. Untuk kembali ke form sebelumnya dapat menggunakan tombol

g. Untuk menyimpan permohonan rapat menggunakan tombol

8

h. Permohonan Rapat yang berhasil disimpan akan ada pada tampilan Rapat Saya seperti gambar berikut

i. Gunakan icon untuk melihat detail rapat

j. Gunakan icon untuk mengubah permohonan rapat

k. Gunakan icon untuk mengirim permohonan rapat

l. Gunakan icon untuk membatalkan rapat

9

2. Menambahkan Detail informasi Permohonan Rapat

Untuk melihat data Permohonan Rapat dapat menggunakan icon pada Permohonan Rapat yang sudah disimpan:

Terdapat beberapa informasi yang tersedia pada detail rapat yaitu:

a. Ringkasan Untuk menambahkan materi rapat dapat ditambahkan filenya dengan memilih

tombol kemudian pilih file yang diinginkan.

b. Daftar Peserta Hadir Terdapat informasi peserta yang hadir dalam rapat

10

c. Daftar Peserta Diundang Terdapat informasi peserta yang diundang dalam rapat. Dipisahkan berdasarkan unit internal, unit eksternal, dan personal.

• Untuk peserta yang diundang dari modul rapat akan muncul pada tab personal.

• Untuk peserta yang diundang dari aplikasi nadine akan muncul pada tab unit internal / unit eksternal.

d. Daftar Hadir

Terdapat informasi peserta, QR code, dan fitur untuk upload file daftar hadir.

• Tambah peserta dapat digunakan untuk menambahkan peserta yang

hadir dari unit eksternal. • QR code digunakan untuk kehadiran peserta rapat. • File daftar hadir dapat diupload pada tab upload

e. Poin-Poin Rapat

Pilih tombol untuk menambah poin rapat, isi form poin rapat lalu

simpan. Gunakan icon untuk mengubah atau icon untuk menghapus poin rapat yang sudah disimpan

11

f. Notulensi Rapat Untuk menambah data notulensi rapat checklist pada pejabat rapat, memilih notulis dengan menginputkan nama/nip dan mengupload file dokumen dengan

memilih tombol lalu pilih file notulen rapat.

Gunakan icon untuk mendownload file notulen atau icon untuk menghapus file notulen yang sudah disimpan. Untuk mengubah data notulen

rapat dapat yang sudah disimpan, dapat dengan menggunakan tombol

g. Dokumentasi Rapat Untuk menambahkan file dokumentasi rapat pilih tombol tambah dokumentasi

kemudian pilih file dokumentasi yang ingin diupload.

Gunakan icon untuk mendownload file dokumentasi atau icon untuk menghapus file dokumentasi yang sudah disimpan.

12

3. Melihat Riwayat Rapat Menu Riwayat rapat digunakan untuk melihat rapat yang sudah melewati tanggal

rapat. Detail rapat dapat dilihat dengan menggunakan icon

Tampilan pada detail rapat, terdapat informasi terkait rapat yang sudah dibuat.