Documents/Records Management sa SharePoint 2013

DRAGAN PANJKOV, PLANB.

B: WWW.DRAGAN-PANJKOV.COMT: @PANJKOV

O meni• Dragan Panjkov• Radim sa SharePoint-om još od 2007 godine i verzije 2007• www.dragan-panjkov.com• www.twitter.com/panjkov

• PlanB. d.o.o.• www.planb.ba

• SharePoint user grupa u BiH• www.1sug.com

Sadržaj• ECM• Content Types• Content Type Publishing, Content Type Hub• Information Management Policies• Site Policies• In-place Records Management

Enterprise Content Management

Create Control Protect

Create and organize content easily with the help of relevant discovered information

Manage content policy, information architecture and taxonomy

Reduce risk and manage compliance with centralized eDiscovery tools

Personal Team Organization

SP2013 Document Management Document IDsVersion ManagementDocument SetsContent TypesManaged Metadata ServiceContent Type Hub

Content OrganizerTerm Sets & KeywordsMetaData NavigationDrag-DropSkyDrive ProShare&Follow

SP2013 Records ManagementIn-Place Record ManagementCentralised Record ManagementGenerate File PlansInformation Management Policies

Content Type HubContent OrganizerMulti-Stage RetentioneDiscoveryTeam FoldersSite Policies

TIPIČNI PRIMJERI

Content Types• Definišu tip sadržaja, i to:• Kolone (polja)• Šablon za nove dokumente (ako se radi o Document tipu

sadržaja)• Prilagođene forme za unos i prikaz sadržaja• Workflowi

• Hijerararhijska arhitektura• Ugrađeni i korisnički-definisani

KREIRANJE CONTENT TYPE-A

Content Type Publishing• Content Type Hub• Centralizovano skladište za Content Type-s• Radi na Publish-Subscribe principu• Content Type Hub vezan je za Managed Metadata Service App• Timer Job-ovi:

• Content Type Hub• Content Type Hub Subscriber

• Content Type se mora objaviti (Publish) da bi bio dostupan za korištenje

Content Type Binding• Omogućava naknadno povezivanje Content Type-a sa

listama-bibliotekama• Mogući scenariji• Content Type Hub• Naknadno dodavanje novih Content Type-ova na postojeće

liste

CONTENT TYPE HUB

Information Management Policies• Skup pravila povezanih sa sadržajem• Moguće kreirati na listama, bibliotekama, Content Type-

ovima• Definišu• Auditing (praćenje korištenja sadržaja)• Retention (tok i trajanje životnog ciklusa)• Označavanje (labeling)• Barcode (praćenje fizičkih dokumenata putem bar koda)

• http://code.msdn.microsoft.com/office/Declaratively-Create-7d7338f0

Site Policy• Definišu tok i trajanje životnog ciklusa na SharePoint

Web-u• Kreiraju se na nivou Site Collection-a ili u Content Type

Hub-u• Moguće konfigurisati• Trajanje životnog ciklusa• Automatsko „zaključavanje“• Automatsko brisanje

• Primjeri: http://sdrv.ms/1b3leSF• Blog postovi na http://blog.dragan-panjkov.com/

SITE POLICY

In-Place Records Management• Mogućnost da se Record deklariše bez prebacivanja u

Records Center• Dokument ostaje u istoj biblioteci, samo se mijenja u

Record• Konfiguriše se na nivou web-a i biblioteke• Poređenje sa Records Centrom http://

technet.microsoft.com/en-us/library/ee424394.aspx

IN-PLACE RECORDS MANAGEMENT

pitanja?

WWW.DRAGAN-PANJKOV.COM

@PANJKOV

hvala na pažnji!