excel, word, outlook im büro

Excel, Word, Outlookim Büroplus Präsentation mit PowerPoint

S U S A N N E F R A N Z

Bibliografische Information Der Deutschen BibliothekDie Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der DeutschenNationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internetüber <http://dnb.ddb.de> abrufbar.

Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf eineneventuellen Patentschutz veröffentlicht.Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt.Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen.Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden.Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angabenund deren Folgen weder eine juristische Verantwortung nochirgendeine Haftung übernehmen.Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag undHerausgeber dankbar.

Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischenWiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigtenModelle und Arbeiten ist nicht zulässig.

Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben, die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt. Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das ® Symbol in diesem Buch nicht verwendet.

Umwelthinweis:Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

08 07 06

ISBN 3-8272-6819-2

© 2006 by Markt+Technik Verlag,ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH,Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/GermanyAlle Rechte vorbehaltenLektorat: Birgit Ellissen, [email protected] und Buchlayout: David Steingrüber Herstellung: Claudia Bäurle, [email protected]: Petra Kienle, FürstenfeldbruckSatz: text&form GbR, FürstenfeldbruckDruck und Verarbeitung: Bercker, KevelaerPrinted in Germany

3

Inhaltsverzeichnis

Vorwort 7

1 Rüstzeug: Grundlegende Arbeitstechniken mit Windows und Office 81.1 Systemanmeldung und Benutzerkonten 101.2 Desktop 171.3 Startmenü 291.4 Datei- und Ordnerstruktur von Windows 331.5 Bildschirmoberfläche: grundlegende Arbeitstechniken 49

2 Ein Protokoll verfassen 642.1 Programmstart 662.2 Neues Dokument anlegen und speichern 682.3 Word-Dokument öffnen 712.4 Dateien in anderen Verzeichnissen speichern bzw. öffnen 732.5 Text eingeben 752.6 Text bearbeiten 842.7 Text gestalten 992.8 Exkurs 118

3 Musterbriefbogen erstellen 1203.1 Dokumentvorlagen in Word 1223.2 Briefvorlage anlegen 1233.3 Überblick über die DIN-Normen 1283.4 Briefvorlage gestalten 1313.5 Exkurs: Regeln zur Schreibweise nach DIN 5008 171

4 Angebot erstellen 1744.1 Mit der Brief-Dokumentvorlage starten 1764.2 Kostenaufstellung einfügen 1794.3 Kosten berechnen 1884.4 Tabelle gestalten 193

5 Umsatztabelle erstellen 2005.1 Programmstart 2025.2 Neue Übungstabelle anlegen 2055.3 Übungstabelle speichern 2055.4 Übungstabelle öffnen 2075.5 Umsatztabelle ausfüllen 2095.6 Umsatztabelle formatieren 2175.7 Daten für Warengruppe 2 eingeben 2405.8 Werte berechnen 2465.9 Überblick: Tabellen bearbeiten 2625.10 Exkurs: Excel-Tabellen anlegen 268

4

Inhaltsverzeichnis

6 Rechnen mit ausgewählten Funktionen 2706.1 Funktionen in Excel 2726.2 Maximal- und Minimalwerte ermitteln 2756.3 Zahlenwerte runden 2786.4 Provisionen berechnen 2846.5 Rechnungen verwalten 2906.6 Zahlungsraten ermitteln 2946.7 Rücklagen kalkulieren 2966.8 Abschreibungen berechnen 2976.9 Fehlersuche in Excel 300

7 Rechnungsverzeichnis anlegen 3067.1 Liste in Excel anlegen 3087.2 Überblick über die Rechnungsliste gewinnen 3137.3 Gefilterte Rechnungsliste erstellen 3187.4 Summen berechnen mit der Listenautomatik 3227.5 Teilsummen berechnen 326

8 Umsatzzahlen im Diagramm 3308.1 Diagramm mit dem Diagramm-Assistenten einfügen 3328.2 Umsatzdiagramm bearbeiten 3428.3 Exkurs: Wozu welcher Diagrammtyp? 353

9 Adressdaten pflegen und über E-Mails kommunizieren 3589.1 Programmstart 3609.2 Outlook-Daten strukturieren 3629.3 Adressen verwalten 3659.4 Büroorganisation mit Outlook-Adressen 3829.5 E-Mail-Korrespondenz führen 390

10 Termine und To-do-Listen 41410.1 Termine organisieren 41610.2 Aufgaben festlegen 431

11 Ein Unternehmen vorstellen 44011.1 Programmstart 44211.2 Neue Präsentation anlegen und speichern 44411.3 Übungspräsentation öffnen 44511.4 Titelblatt beschriften 44511.5 Stichpunkte für den Vortrag formulieren 44711.6 Folien bearbeiten 45411.7 Folien farblich gestalten 45711.8 Schaubild erstellen 46311.9 Diagramm einfügen 47111.10 Bildschirmpräsentation vorführen 47311.11 Exkurs: Präsentationen gestalten 482

5

Inhaltsverzeichnis

12 Office-Dateien drucken 48612.1 Drucken in Word 48812.2 Drucken in Excel 50612.3 Drucken in Outlook 51412.4 Drucken in PowerPoint 519

13 Exkurs: Daten übertragen 52413.1 Kopieren und Einfügen 52613.2 Verknüpfen 52813.3 Einbetten 53113.4 Zwei »Sonderfälle« 533

Glossar 535

Stichwortverzeichnis 541

7

Vorwort

Liebe Leserin, lieber Leser,

in diesem Buch geht es um das Office-Paket (alle Beispiele wurden mit MSOffice 2003erstellt) und darum, wie Sie mit den einzelnen Programmen Ihren Büroalltag professio-nell und routiniert bewältigen. Dabei orientiert sich die Themenauswahl der einzelnenKapitel an konkreten Aufgaben, die Sie im Beruf erledigen müssen.

Anhand einiger ausgewählter Beispielprojekte lernen Sie die wesentlichen Funktionenvon Word, Excel und PowerPoint kennen: So formulieren Sie unter anderem ein Proto-koll, Sie erstellen eine Briefvorlage, schreiben ein Angebot, legen eine Umsatztabelle anoder arbeiten mit einer Kundenliste. Und Sie erfahren, wie Sie ein Diagramm in eineOffice-Datei einfügen und wie Sie ein Unternehmenskonzept vorstellen. Zusätzlich wer-den Ihnen die Programmbereiche von Outlook vorgestellt: Adresslisten anlegen, E-Mailsschreiben und empfangen, Termine und Aufgaben verwalten sind hier die Themen.

Alle Übungsdateien, die Sie im Laufe Ihrer Arbeit mit diesem Buch erstellen, können Sieüber den Link www.mut.de/fuersBuero downloaden: Alle wesentlichen Arbeitsschrittebei den einzelnen Beispielprojekten werden dabei dokumentiert.

Dieses Buch vermittelt Ihnen zusätzlich in einem Crashkurs die notwendigen Windows-Kenntnisse, die für eine reibungslose Arbeit mit den Office-Programmen notwendig sind.Darüber hinaus werden Office-Funktionen, die nicht nur für ein Programm wichtig sind,anhand eines Beispielprojekts an einer Stelle des Buches ausführlich besprochen. Quer-verweise stellen sicher, dass Sie diese Funktionen auch bei den anderen Programmengezielt einsetzen können. Damit trägt das Buch der Tatsache Rechnung, dass Word,Excel, Outlook und PowerPoint nicht vier Einzelprogramme sind, sondern dass Siediese Werkzeuge im Büroalltag produktiv kombinieren können.

Denken Sie daran, wenn Sie jetzt mit dem Üben beginnen. Die einzelnen Kapitel desBuches lassen sich auch unabhängig voneinander bearbeiten – vor allem wenn Sie schonOffice-Grundkenntnisse haben. Viel Erfolg!

Susanne Franz

Wenn Sie Anregungen zum Buch haben, können Sie der Autorin gerne eine E-Mail an dieAdresse [email protected] schicken. Bitte geben Sie dabei den Titel und die ISBN-Num-mer des Buches an.

Der Verlag

1Rüstzeug: GrundlegendeArbeitstechniken mit Windows und Office

Auch wenn Ihnen dieses Buch den praktischen Umgangmit dem Office-Paket zeigen soll: Um ein paar Windows-Grundlagen kommen Sie nicht herum. Denn einigeFunktionen des Betriebssystems sind unabdingbaresRüstzeug, wenn Sie Ihre Büroarbeit effektiv organisierenwollen. Damit aber dieser Abschnitt nicht allzu viel Zeit(und Platz) in Anspruch nimmt, wird auf ein Beispielpro-jekt verzichtet und nur das reine »Was mache ich wie?«dargestellt.

Ein wichtiges Thema auf den nächsten Seiten werdenzunächst die Desktop-Einstellungen sein, so dass Sie oftbenötigte Programme ohne große Umwege öffnen bzw.mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten können. Siewerden sich aber auch eingehend damit beschäftigen,wie Sie Ihre Daten benennen, ablegen und – was nochviel wichtiger ist – später wieder finden. Zusätzlich wer-den allgemeine Programmfunktionen, etwa die einesFensters, eines Dialogfelds oder einer Schaltfläche, indiesem Crashkurs kurz erläutert. In den folgenden Pro-jektkapiteln des Buches werden diese Grundlagen dannals bekannt vorausgesetzt.

Die Darstellung in diesem Kapitel beschränkt sich aus-schließlich auf die Windows-Funktionalität, die zum ef-fektiven Arbeiten mit Office notwendig ist. Mit dem Wis-sen aus diesem Kapitel werden Sie in der Lage sein, dievorgestellten Projekte in Ihrem Berufsalltag einzusetzen.Sind Sie bereits versiert im Umgang mit Windows undden grundlegenden Office-Arbeitstechniken, ist ein kur-zer Blick auf die folgenden Seiten für Sie vielleicht aus-reichend.

10

Kapitel 1 Rüstzeug: Grundlegende Arbeitstechniken mit Windows und Office

1.1 Systemanmeldung und Benutzerkonten

Am Anmeldebildschirm startenNach dem Eínschalten eines Computers, auf dem das Betriebssystem Windows XPinstalliert ist, erscheint auf dem Bildschirm zunächst das Anmeldeformular (vgl. Abbil-dung 1.1).

Abbildung 1.1: Der Anmeldebildschirm in Windows XP

In Windows XP kann – im Gegensatz zu den Vorgängerversionen – für jeden Benutzerein eigenes Benutzerkonto angelegt werden. Fahren Sie nun fort, indem Sie …

1. … zuerst auf Ihren Benutzernamen klicken.

Haben Sie beim Einrichten Ihres Benutzerkontos ein Kennwort festgelegt, steht der Cur-sor nun auf dem Eingabefeld unter GEBEN SIE IHR KENNWORT EIN (vgl. Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2: Zum Anmelden geben Sie Ihr Kennwort ein

2. Tippen Sie Ihr gewähltes Passwort ein und achten Sie dabei auf die Groß- und Klein-schreibung.

3. Zum Systemstart klicken Sie auf den grünen Pfeil neben dem Eingabefeld oder drü-cken auf Æ.

11

Systemanmeldung und Benutzerkonten

Nun erscheint auf dem Bildschirm der Windows-Desktop mit allen benutzerspezifischenEinstellungen, die Sie bei Ihrer letzten Windows-Sitzung festgelegt haben, und Sie kön-nen mit der Arbeit beginnen.

Benutzerkonten verwaltenIn einem Benutzerkonto sind bei Windows XP nicht nur die Daten über den Benutzer-namen und das Kennwort gespeichert, sondern auch Informationen über die Rechte, diediesem Benutzer für den Zugriff auf den Computer eingeräumt werden.

Das Betriebssystem kennt grundsätzlich zwei Typen von Benutzerkonten: Sind Sie mitAdministratorrechten eingetragen, können Sie z.B. Programme neu installieren, löschenoder alle Änderungen an den Computereinstellungen vornehmen. Darüber hinaus habenSie Zugriff auf alle anderen Benutzerkonten.

Abbildung 1.3: Als Computeradministrator haben Sie Zugriff auf alle Benutzer-konten, System- und Programmdateien

Bei einem eingeschränkten Konto – dies ist der zweite Typ – haben Sie diese umfassen-den Befugnisse nicht. Dies soll verhindern, dass wichtige Computereinstellungen nichtirrtümlich geändert werden. Sie können aber auch mit eingeschränkten Rechten alleinstallierten Programme und selbst erstellte Dateien auf dem Rechner uneingeschränktnutzen.

HINWEIS Systemstart bei Netzwerkrechnern

Arbeiten Sie mit einem vernetzten (Büro-)Rechner, hat der System-administrator Ihr Benutzerprofil erstellt und Ihnen mitgeteilt, wie Siesich von Ihrem Rechner aus anmelden können.

12


Abbildung 1.4: Mit einem eingeschränkten Benutzerkonto können Sie die Office-Programme und den Ordner Eigene Dateien uneingeschränkt benutzen

Darüber hinaus kann in Windows XP noch ein so genanntes Gastkonto aktiviert werden:Ein Gast muss sich ohne Kennwort am Computer anmelden. Allerdings bleiben allekennwortgeschützten Daten für einen Gast verborgen und er kann auch selbst keineanlegen. Praktisch zum Beispiel, wenn Ihnen jemand bei Ihrer Büroarbeit nur kurzfristigzur Hand geht.

TIPP Kennwortschutz

Sichern Sie Ihr Benutzerkonto mit einem Kennwort! Damit ist unter Win-dows XP eine gewisse Datensicherheit gewährleistet: Denn ohne korrekteAnmeldung ist ein Zugriff auf Programme oder Laufwerke auf dem Rechnernicht möglich. Geschützt vor fremdem Zugriff sind dann außerdem IhreEigenen Dateien, die die anderen Benutzer nicht einsehen können. HabenSie für Ihr Benutzerkonto kein Kennwort festgelegt, sind alle Ordner undDateien, die Sie angelegt haben, für die anderen Benutzer frei zugänglich. Esbesteht in Windows XP allerdings auch die Möglichkeit, ausgewählte Datenfür alle Benutzer freizugeben: Der Ordner Gemeinsame Dokumente ist indiesem Fall dann der geeignete Speicherort.

13


Um die einzelnen Benutzerkonten zu verwalten, müssen Sie über Computeradministra-tor-Rechte verfügen. Sie ändern die Zugriffsberechtigung über die Systemsteuerung:

1. Klicken Sie auf die START-Schaltfläche am linken unteren Bildschirmrand.

2. Wählen Sie nun die SYSTEMSTEUERUNG und dann BENUTZERKONTEN.

3. Jetzt können Sie entweder ein KONTO ÄNDERN, ein NEUES KONTO ERSTELLEN oder dasBild ändern, mit dem Ihr eigenes Benutzerkonto bei der Systemanmeldung ange-zeigt wird (EIGENES BILD ÄNDERN).

Verfügen Sie nur über ein eingeschränktes Benutzerkonto, lassen sich an dieserStelle nur das eigene Kennwort und das Bild ändern, das zusammen mit dem Benut-zernamen auf dem Anmeldeformular eingeblendet wird.

Abbildung 1.6: Die Zugriffsrechte werden im Fenster Benutzerkonten eingerichtet

Testen Sie doch selbst: Versuchen Sie, auf Daten zuzugreifen, die ein andererBenutzer in seinen Eigenen Dateien gespeichert hat. Sie werden folgendeMeldung lesen:

Abbildung 1.5: Nichts geht – wenn Sie fremde kenn-wortgeschützte Dateien verwenden wollen

14


Abbildung 1.7: Ein eingeschränktes Benutzerkonto – nur Kennwort und Bild können geändert werden

Gleichzeitiges Arbeiten mehrerer BenutzerTeilen Sie sich mit Kollegen einen Rechner? Oder nutzt auch Ihre Familie den Computerin Ihrem Home-Office? In Windows XP kann sich ein zusätzlicher Benutzer anmelden,ohne dass derjenige, der gerade vor dem Gerät gesessen hat, seine Arbeit beenden undalle Anwendungen schließen muss: Das Betriebssystem erlaubt eine gleichzeitigeAnmeldung an mehreren Benutzerkonten. Dies ist in der Praxis sehr praktisch, vorallem, wenn Ihr Kollege »nur eben mal schnell was nachsehen muss«.

1. Zum Umschalten lassen Sie Ihre Arbeit, wie sie ist.

2. Öffnen Sie das STARTMENÜ und klicken Sie auf das Symbol für ABMELDEN.

3. Klicken Sie auf BENUTZER WECHSELN.

Abbildung 1.8: Bei Windows XP kann sich ein weiterer Benutzer anmelden – dazu müssen die Programme und Dateien bereits angemeldeter Benutzer nicht geschlossen werden

15


4. Klicken Sie nun im Anmeldeformular auf den neuen Benutzernamen und geben Siedas Kennwort ein. Der Desktop des neuen Benutzers wird angezeigt.

Möchten Sie nun zu Ihrer ursprünglichen Arbeit zurück, wiederholen Sie den Vorgangund aktivieren damit Ihr eigenes Benutzerkonto. Alles ist noch genau so, wie Sie Ihren»Arbeitsplatz« verlassen haben.

Benutzer abmeldenWollen Sie Ihre Windows-Sitzung beenden und es sind aber noch weitere Benutzerangemeldet? Sie können sich so abmelden, dass nicht gleichzeitig das ganze System her-untergefahren wird.

1. Öffnen Sie das STARTMENÜ.

2. Klicken Sie auf ABMELDEN.

Nun werden alle Anwendungen geschlossen und Ihre benutzerdefinierten Einstellungengespeichert. Windows kehrt zum Anmeldeformular zurück: Bereits angemeldete Benut-zer können ihre Arbeit an der Stelle fortsetzen, an der sie sie unterbrochen haben – undzusätzliche Benutzer können sich neu anmelden. Windows zeigt den Anmeldestatus aufdem Anmeldebildschirm an.

Abbildung 1.9: Windows zeigt den Anmeldestatus an

Windows-Sitzung unterbrechen oder beendenWenn die Windows-Sitzung beendet werden soll, müssen Sie das System über die Schalt-fläche AUSSCHALTEN herunterfahren. Dabei werden alle Anwendungen geschlossen undDaten sowie die Benutzereinstellungen gespeichert.

1. Öffnen Sie das STARTMENÜ und klicken Sie auf AUSSCHALTEN.

Sie haben nun die Wahl:

Abbildung 1.10: Die Optionen im Dialogfeld COMPUTER AUSSCHALTEN

16


Zum Herunterfahren des Rechners klicken Sie auf AUSSCHALTEN.

Mit STANDBY-Modus versetzen Sie den Computer in den Stromsparmodus. Zum Akti-vieren klicken Sie mit einer Maustaste oder drücken eine beliebige Taste. Windowsblendet dann – wie beim Benutzerwechsel – umgehend den aktuellen Bildschirm wie-der ein.

Soll das Betriebssystem zuerst ganz heruntergefahren, aber anschließend gleich wie-der gestartet werden: Klicken Sie auf NEU STARTEN.

Mit ABBRECHEN kehren Sie wieder zu Ihrer aktuellen Arbeitsoberfläche zurück.

Programme beenden, die nicht mehr reagierenLeider geht die Arbeit mit Windows XP nicht immer ganz reibungslos vonstatten und eskann passieren, dass die eine oder andere Anwendung nicht mehr reagiert. Rufen Sie dasFenster des Windows Task-Managers auf, um den Fehler zu beheben.

1. Drücken Sie die Tastenkombination Ÿ+Ç+®.

Unter der Registerkarte ANWENDUNGEN sehen Sie im Windows Task-Manager eineListe aller geöffneten Programme.

Abbildung 1.11: Im Windows Task-Manager sehen Sie alle (Programm-)Fenster, die Sie geöffnet haben

HINWEIS Rechnercheck mit ScanDisk

Kann Windows das Herunterfahren nicht ordnungsgemäß durchfüh-ren (etwa durch abruptes Ausschalten des Rechners oder Program-mabstürze), wird beim nächsten Rechnerstart zunächst ScanDiskaktiviert. Dieses Programm überprüft alle Laufwerke auf Fehler undkann Datenverluste erkennen, teilweise auch beheben. Der Vorgangdauert etwas und wird am Bildschirm angezeigt. Anschließend kön-nen Sie sich wie gewohnt anmelden – und Sie haben die Gewissheit,dass Windows einwandfrei funktioniert.

17

Desktop

2. Markieren Sie nun das Programm, das nicht mehr reagiert, durch einfachesAnklicken.

3. Mit Klicken auf die Schaltfläche TASK BEENDEN schließen Sie dieses Programm.

Die anderen Anwendungen bleiben bei diesem Vorgehen geöffnet und Sie können IhreArbeit fortsetzen. Wenn Sie an dieser Stelle Ihre Windows-Sitzung beenden, wird dasBetriebssystem beim Neustart ganz normal booten (ohne ScanDisk-Aktivierung).

1.2 Desktop

Doch nun zurück zur praktischen Arbeit: Der Desktop – die zentrale Schaltstelle für IhreAktivitäten – wird genau mit den Voreinstellungen eingeblendet, die Sie in Ihrer letztenWindows-Sitzung festgelegt haben. Programmeinstellungen, die Sie zum Beispiel für dieWindows XP-Programme festgelegt haben, sind in Ihrem Benutzerprofil gespeichert undwerden beim Öffnen der Programme aktiviert. Benutzerprofile zeigen vor allem dannihren entscheidenden Vorteil, wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Rechnerarbeiten: Individuelle Einstellungen für die Arbeitsoberfläche bleiben erhalten.

Abbildung 1.12: Beispielabbildung für einen Windows-Desktop

Für die Büroarbeit bedeutet dies, dass Sie Ihren Desktop bzw. Ihre Programmeinstellun-gen ganz auf Ihre persönliche Arbeitsweise zuschneiden können. Sie werden im Verlauf

Programmsymbole

Start-Schaltfläche Taskleiste Schnellstartleiste Infobereich

18


Ihrer Arbeit mit Office bald feststellen, dass eine optimale Benutzeroberfläche zwarzunächst Zeit kostet. Haben Sie sie aber sorgfältig angepasst, erspart Ihnen dies baldumständliches Hin- und Herschalten und Sie behalten den Überblick – besonders wennSie intensiv mit mehreren Dateien und Programmen gleichzeitig arbeiten.

Anwendungen über den Desktop öffnenAuf dem Bildschirm fallen zunächst die einzelnen so genannten Desktop-Elemente auf– sie sind je nach aktuellem Benutzerprofil mehr oder weniger zahlreich. Die Standard-einstellung sieht an dieser Stelle nur den Papierkorb vor.

Unabhängig davon, was Sie sonst noch auf dem Desktop vorfinden, interessieren für dieArbeit mit Windows XP vor allem die vier Programmsymbole, die in Abbildung 1.12bereits auf dem Desktop angelegt sind. Sie sehen das kleine Pfeilsymbol in der linken Eckedieser Schaltflächen: Dieses zeigt an, dass es sich hier um eine Verknüpfung handelt.

Abbildung 1.13: Die Office-Programmsymbole auf dem Desktop

Mit einem Doppelklick können Sie die einzelnen Anwendungen starten. Bei dieser Gele-genheit sollen die Funktionen der einzelnen Office-Programme – das zentrale Thema desBuches – kurz skizziert werden.

Word

Mit der Textverarbeitung des Office-Pakets erfassen Sie Texte jeder Art und geben ihnenein professionelles Aussehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein mehrseitiges,umfangreiches Textdokument zu bearbeiten haben, einen Geschäftsbrief oder eineRechnung erstellen wollen. Word bietet auch für die Korrektur und das Layout von Tex-ten vielfältige Tools, angefangen von der Rechtschreib- und Grammatikprüfung bis hinzu Vorlagen. Zusätzlich können Sie Ihre Textdokumente mit Bildern oder Grafiken illus-trieren oder Dateien einfügen, die mit den anderen Office-Programmen erstellt wurden.

Excel

Listen anlegen, umfangreiche statistische Berechnungen durchführen, Kalkulationenaktualisieren … Mit der Tabellenkalkulation Excel können Sie diese Aufgaben gut bewäl-tigen. Neben umfangreichen Rechenfunktionen lassen sich die Ergebnisse in Excel aberauch grafisch ansprechend darstellen: Es steht eine Reihe von Diagrammtypen zur Aus-wahl, mit der Sie Ihre Ergebnisse anschaulich und überzeugend präsentieren. Wichtigdabei: Die Diagramm-Funktion ist ebenfalls in Word oder PowerPoint verfügbar.

19

Desktop

Outlook

Outlook unterstützt Sie in allem, was im Büro mit Adressverwaltung, Terminen undMails zu tun hat: Mails schreiben, empfangen, Prioritäten setzen. Wichtig dabei: Adress-daten, die Sie in Outlook erfasst haben, können Sie auch als Adresspool für Ihre Korres-pondenz einsetzen, die Sie mit Word erledigen.

PowerPoint

Mit PowerPoint ist es nur ein kleiner Schritt von Ihren Überlegungen zu einer anspre-chenden Präsentation: Texte auf den Folien eingeben, Bilder oder (selbst erstellte) Gra-fiken und Diagramme einfügen, das sind Funktionen, die Sie im Verlauf dieses Bucheskennen lernen werden.

Über diese vier Programmsymbole hinaus gibt es noch weitere wichtige Desktop-Ele-mente, die Sie beim Arbeiten mit Office brauchen: Internet Explorer, Arbeitsplatz,Papierkorb sind die wichtigsten. Ihre Funktionen werden in den nächsten Abschnittenvorgestellt.

Internet Explorer

Der Internet Explorer ist ein so genannter Webbrowser, d.h. ein Programm, über das Sieunter anderem ins World Wide Web kommen. Der Internet Explorer gehört zur Win-dows-Standardausstattung.

Arbeitsplatz

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erscheint das Fenster ARBEITSPLATZ, das eine Über-sicht über die auf diesem Rechner installierten Geräte und gespeicherten Ordner bietet.Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Kapitel 1.3 im Abschnitt »Arbeitsplatz«.

Papierkorb

In den Papierkorb verschiebt Windows alle Programme und Dateien, die Sie gelöschthaben. Wurde ein wichtiges Dokument versehentlich entfernt, müssen Sie es nicht ver-loren geben, bis Sie im Papierkorb nachgesehen haben. Mit einem Klick auf das Symbolschlägt die Stunde der Wahrheit … und dann können Sie sich von allem, was Sie dort fin-den und wirklich nicht mehr brauchen, endgültig verabschieden. Näheres dazu imAbschnitt zum »Löschen von Ordnern und Dateien«.

Den Desktop können Sie – wie gesagt – ganz auf Ihre Arbeitsweise einstellen. Wie SieVerknüpfungen zum Desktop anlegen, erfahren Sie weiter unten im Abschnitt »NeueSymbole auf dem Desktop und in die Taskleiste einfügen«.

Desktop einrichtenDas konkrete Aussehen des Desktops legen Sie im Dialogfeld EIGENSCHAFTEN fest. Diesesblenden Sie am einfachsten über das zugehörige Kontextmenü ein.

20


1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle des Desktops undwählen Sie aus dem Kontextmenü EIGENSCHAFTEN.

Hier nur ein ganz knapper Überblick über die Funktionsweise der einzelnen Regis-terkarten (vgl. Abbildung 1.14).

Abbildung 1.14: Das Fenster Eigenschaften von Anzeige: Hier werden alle Desktop-Einstellungen festgelegt

b DESIGNS: Mit dieser Einstellung bestimmen Sie nicht nur das Aussehen des Desktopsund der Symbole, sondern auch die Farbe und Schriftart von Fenstern. Auch dieSounds, die bei den einzelnen Aktionen erklingen, werden hier ausgewählt. DieseEinstellungen sind dann für alle Office-Programme, mit denen Sie im Verlauf diesesBuches arbeiten, relevant.

Abbildung 1.15: Word mit der Design-Einstellung Windows – klassisch

21

Desktop

b DESKTOP: Hier wählen Sie den Hintergrund des Desktops aus. Entscheiden Sie sichfür eines der aufgelisteten Hintergrundbilder oder fügen Sie über DURCHSUCHEN bei-spielsweise ein Foto von Ihrer letzten Bergwanderung ein.

Abbildung 1.16: Klicken Sie einen Hintergrund an: Eine Vorschau des Motivs wird oben angezeigt

Hinter DESKTOP ANPASSEN verbirgt sich eine weitere Option: Einzelne Desktop-Ele-mente können Sie durch andere Motive ersetzen.

b BILDSCHIRMSCHONER: Eine Reihe von kleinen bewegten Grafikprogrammen steht zurVerfügung, welche aktiv werden, sobald weder Tastatur noch Maus für eine (vorabfestgelegte) Zeitspanne nicht aktiv eingesetzt wurden.

Abbildung 1.17: Nach drei Minuten wird der Bildschirmschoner aktiv – und zurück kommen Sie nur über eine erfolgreiche Windows-Anmeldung

22


Interessant ist hier noch das Kontrollkästchen WILLKOMMENSEITE BEI REAKTIVIERUNG:Schaltet der Rechner nach der unter WARTEZEIT festgelegten Zeitspanne auf den Bild-schirmschoner um, kommen Sie nur über den Anmeldedialog und die erneute Ein-gabe Ihres Kennworts zu Ihrer aktuellen Bildschirmeinstellung zurück. Dies kann fürSie eine zusätzliche Sicherheitsoption bedeuten – wenn es Ihnen nicht zu umständ-lich ist.

b DARSTELLUNG: Hier können Sie – vergleichbar mit der Einstellung unter DESKTOP –noch einmal festlegen, wie Ihre Windows- und Office-Oberflächen erscheinen. Andieser Stelle bieten sich Ihnen erweiterte Möglichkeiten, z.B. um den Schriftgrad beiden einzelnen Fenstern zu bestimmen oder auch das Aussehen einzelner Elementeunter ERWEITERT festzulegen. Die Wirkungen Ihrer ausgewählten Einstellungensehen Sie oben im VORSCHAU-Fenster.

Abbildung 1.18: Unter Darstellung bieten sich Ihnen viele Einstellungs-möglichkeiten für Ihre Bildschirmoberfläche

b EINSTELLUNGEN: In diesem Dialogfeld legen Sie Ihre Bildschirmeinstellungen (Bild-schirmauflösung und Farbqualität) fest.

HINWEIS Desktop-Einstellungen über die Systemsteuerung

Sie können das Fenster EIGENSCHAFTEN VON ANZEIGE auch überSTART/SYSTEMSTEUERUNG/DARSTELLUNG UND DESIGNS wählen. Aber las-sen Sie sich nicht täuschen: Wenn Sie unter WÄHLEN SIE EINE AUF-GABE… auf eine der angegebenen Optionen klicken, erhalten Siejedes Mal dasselbe Dialogfeld, bei dem Sie die entsprechende Regis-terkarte selbst auswählen müssen.

23

Desktop

Abbildung 1.19: Die Standard-Bildschirmauflösung ist 1024 x 768 Pixel

Taskleiste anpassenAuf dem Desktop sehen Sie am unteren Bildschirmrand die Taskleiste: Sie gliedert sichin mehrere einzelne Bereiche. Die Taskleiste kann der persönlichen Arbeitsweise ange-passt werden. Daher sind je nach individueller Einstellung auf den einzelnen Leistenunterschiedliche Symbole verzeichnet.

Die Taskleiste bleibt in der Standardeinstellung immer eingeblendet, auch wenn SieOffice-Anwendungen geöffnet haben. Der Vorteil dabei ist, dass Sie – wie Sie gleichsehen werden – mit Hilfe von Programmsymbolen ohne große Umwege zwischen deneinzelnen Anwendungen und Dateien hin- und herschalten können (vgl. Abbildung1.20).

Abbildung 1.20: Die Taskleiste

In der Standardeinstellung von Windows ist die Taskleiste fixiert, d.h. die Position dereinzelnen Leisten kann nicht verändert werden. Werden die angezeigten Symbole undSchaltflächen in den Leisten umfangreicher, müssen Sie für eine übersichtliche Anzeigean den entsprechenden Stellen Platz schaffen.

Start-Schaltfläche Schnellstartleiste Gebietsschema

InfobereichLeiste mit Schaltflächen für die geöffneten Programme und Fenster

24


Abbildung 1.21: Mit den Programm-Schaltflächen können Sie alle geöffneten Programme und Dateien übergangslos ein- und ausblenden

Zum Verschieben der einzelnen Bereiche gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich in der Taskleiste.

2. Entfernen Sie im Kontextmenü das Häkchen vor TASKLEISTE FIXIEREN.

Abbildung 1.22: Fixierung der Taskleiste aufheben

Die gepunktete Linie vor den einzelnen Symbolleisten signalisiert, dass Sie die Leis-ten in ihrer Position verschieben können.

Abbildung 1.23: Die Taskleiste ohne Fixierung

3. Setzen Sie den Mauszeiger auf die gepunktete Linie vor einer Leiste. Wenn ein klei-ner Doppelpfeil erscheint, ziehen Sie den Leistenbereich mit gedrückter Maustastean die gewünschte Position auf der Leiste.

Abbildung 1.24: Das Verschieben der einzelnen Bereiche

25

Desktop

4. Haben Sie die Taskleiste angepasst, öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf derTaskleiste das Kontextmenü und aktivieren die Option TASKLEISTE FIXIEREN.

Nun werden die Korrekturen in die Anzeige der Taskleiste fest übernommen. DiePosition der Bereiche auf der Taskleiste kann nun nicht mehr verschoben werden.Wie Sie die Leisten selbst anpassen, sehen Sie in den folgenden Abschnitten.

Das weitere Einrichten der Taskleiste nehmen Sie im Fenster EIGENSCHAFTEN vor, das Sieebenfalls über das Kontextmenü ansteuern können. Interessant ist dabei, dass Sie dieTaskleiste auch automatisch ausblenden können, wenn Sie sich bei Ihrer Arbeit dadurchgestört fühlen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich in der Taskleiste undwählen Sie aus dem Kontextmenü EIGENSCHAFTEN.

2. Im Fenster EIGENSCHAFTEN VON TASKLEISTE UND STARTMENÜ wählen Sie die Register-karte TASKLEISTE.

3. Entscheiden Sie sich durch Anklicken für die Option TASKLEISTE AUTOMATISCH AUS-BLENDEN und klicken Sie auf OK.

Abbildung 1.25: Im Eigenschaften-Dialog lässt sich die Taskleiste ausblenden

In dieser Einstellung bleibt die Taskleiste unsichtbar und erscheint nur, wenn Sie mitdem Mauszeiger den Anzeigebereich berühren. Sie gewinnen damit manchmal einruhigeres Bild auf Ihrer Arbeitsoberfläche – ohne dabei auf die Vorteile zu verzichten.

Kommen wir nun zu den einzelnen Bereichen auf der Taskleiste. Neben der START-Schaltfläche, mit der Sie das STARTMENÜ einblenden, sind für die Organisation IhrerArbeit mit Office vor allem die Schaltflächen mit den Symbolen für die geöffneten Pro-gramme und Dateien und die Schnellstartleiste interessant.

26


Programm-Schaltflächen

Windows legt für jedes geöffnete Programm und jede Datei automatisch eine Schaltflä-che in der Taskleiste an. Klicken Sie auf die Anzeige des Programms bzw. der Datei, wirddas entsprechende Fenster auf dem Bildschirm ein- bzw. wieder ausgeblendet. Auf dieseWeise können Sie direkt zwischen mehreren geöffneten Anwendungen hin- und her-schalten.

Abbildung 1.26: Die Programm-Schaltflächen

Wenn die Anzahl der geöffneten Anwendungen und Dateien gering ist, werden die Datei-namen mit vollem Namen angezeigt. Reicht der Platz für eine vollständige Nennungnicht mehr aus, verwendet Windows Abkürzungen.

Sind mehrere Dateien in einem Programm geöffnet, zeigt die Programm-Schaltflächeihre Anzahl an:

1. Klicken Sie zum Einblenden einer Datei auf das Pfeilsymbol in der Programm-Schaltfläche. Jetzt werden alle Dateinamen eingeblendet.

2. Klicken Sie in der Liste auf einen Dateinamen. Nun wird auf dem Bildschirm dieDatei im Vordergrund angezeigt.

Infobereich

In der rechten Ecke der Taskleiste sehen Sie die Angabe über die Uhrzeit. Darüber hinauswerden an dieser Stelle weitere Symbole für einige installierte Objekte und Anwendun-gen angezeigt, mit denen sich die dazugehörenden Dialogfelder direkt öffnen lassen. Auchaktuelle Warnmeldungen des Betriebssystems werden an dieser Stelle eingeblendet.

Abbildung 1.27: Eine Warnmeldung, dass die Batterien der Funkmaus erneuert werden müssen

Der Infobereich kann – wie alle Elemente der Taskleiste – individuell angepasst werden.Das bedeutet vor allem, dass Sie einzelne Symbole ein- bzw. ausblenden können, so dassder ganze Bereich nicht unübersichtlich wird. Sind aus Platzgründen nicht alle Symboleauf der Leiste sichtbar, klicken Sie mit der Maus auf das kleine Kreissymbol mit der dop-pelten Pfeilspitze: Nun wird die Leiste vollständig eingeblendet. Zum Verkürzen derAnzeige klicken Sie auf das kleine Kreissymbol mit der einfachen Pfeilspitze.

1. Zum Anpassen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich in derInfoleiste und wählen anschließend aus dem Kontextmenü INFOBEREICH ANPASSEN.

Nun lassen sich die Objekte einzeln anklicken: Gleichzeitig erscheint neben der An-zeige des aktuellen Verhaltens ein Dropdown-Pfeil, über den Sie die anderen Optio-nen, die zur Auswahl stehen, anklicken können.

27

Desktop

Abbildung 1.28: Optionen im Dialogfeld Infobereich anpassen

Für die Anzeige der einzelnen Symbole haben Sie nun die Auswahl zwischen dreiOptionen: AUSBLENDEN WENN INAKTIV, IMMER EINBLENDEN bzw. IMMER AUSBLENDEN.

2. Klicken Sie auf eine der angebotenen Optionen.

Unter VORHERIGE ELEMENTE sehen Sie alle Meldungen und Symbole, die im Augen-blick nicht benötigt werden. Sie werden dann in die Liste der AKTUELLEN OBJEKTE

aufgenommen, sobald das angezeigte Element aktiv eingesetzt wird.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN, wenn Sie zur Windows-Stan-dardeinstellung zurückkehren wollen.

Eingabegebietsschemaleiste

Auf der Eingabegebietsschemaleiste sehen Sie, für welche Sprache das Betriebssystemeingestellt ist. Wird sie vollständig angezeigt, enthält sie zusätzlich eine HILFE-Schalt-fläche.

Schnellstartleiste

Die Schnellstartleiste verzeichnet Programmsymbole, über die die einzelnen Anwen-dungen mit einem Mausklick geöffnet werden können. Interessant ist diese Funktion vorallem deswegen, weil sich neue Programme öffnen lassen, ohne die aktuelle Anwendungvorher ausblenden zu müssen (und ohne den Weg über den Desktop bzw. das STARTMENÜ

HINWEIS Ändern von Datum und Uhrzeit

Um das Datum und die Uhrzeit zu ändern, klicken Sie mit der rechtenMaustaste auf die Anzeige in der Taskleiste und wählen aus dem Kon-textmenü DATUM/UHRZEIT ÄNDERN. Im Dialogfeld Eigenschaften vonDatum und Uhrzeit können Sie dann die Änderungen vornehmen –vorausgesetzt, Sie sind mit Administratorrechten angemeldet.

28


gehen zu müssen). Die Schnellstartleiste wird in der Standardeinstellung von Windowsnicht automatisch angezeigt. Sie aktivieren sie über das Kontextmenü der Taskleiste:

1. Zum Anzeigen klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste.

2. Dann klicken Sie auf SYMBOLLEISTEN und setzen einen Haken vor den EintragSCHNELLSTART.

Abbildung 1.29: Durch Anklicken aktivieren Sie die Schnellstartleiste

Die Schnellstartleiste wird nun in der Taskleiste angezeigt. In der Standardeinstellungenthält sie die Schaltflächen für DESKTOP ANZEIGEN, INTERNET BROWSER STARTEN und denWINDOWS MEDIA PLAYER.

Neue Symbole auf dem Desktop und in die Taskleiste einfügenDie Auswahl der Programm- und Ordnersymbole für die Schnellstartleiste können Sieselbst treffen. Zum Einfügen eines Programmsymbols auf den Desktop oder in die Schnell-startleiste ist der folgende Weg unkompliziert (Windows wäre nicht Windows, wenn dasBetriebssystem nicht mehrere Vorgehensweisen anbieten würde. Doch auf diese Darstel-lung wird aufgrund der Gefahr einer allzu ausufernden Einführung verzichtet).

1. Öffnen Sie das STARTMENÜ mit der linken Maustaste und suchen Sie den Programm-eintrag, für den Sie ein Symbol in der Taskleiste anlegen wollen.

2. Klicken Sie das Programmsymbol mit der rechten Maustaste an. Sobald Sie die Mausbewegen, wird ein Kreissymbol eingeblendet.

Abbildung 1.30: Jetzt können Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop oder der Taskleiste anlegen

Wenn Sie nun mit Ihren Mausbewegungen die Taskleiste oder den Desktop berühren,wird dieses Kreissymbol durch ein schwach sichtbares Schaltflächensymbol ersetztund die Anzeige des STARTMENÜS verschwindet.

3. Ziehen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle in derTaskleiste oder auf dem Desktop und lassen Sie dann die Maustaste los.

Nun müssen Sie sich noch entscheiden, ob Sie nur eine Kopie des Programms anle-gen wollen (HIERHER KOPIEREN) oder ob der Programmeintrag an seiner ursprüngli-chen Stelle im STARTMENÜ gelöscht werden soll (HIERHER VERSCHIEBEN).

4. Klicken Sie auf eine der beiden Optionen. Der Vorgang ist damit abgeschlossen.

29

Startmenü

1.3 Startmenü

Über das Anklicken der Schaltfläche START kommen Sie zum STARTMENÜ von Windows.Hier finden Sie weitere Funktionen bzw. Sie starten die einzelnen Programme, die Sienicht als Icon auf dem Desktop oder der Taskleiste abgelegt haben. Einige Menüpunktehaben Sie in den vorhergehenden Abschnitten über die Desktop-Einstellungen bereitsbenötigt. Hier nun alles in einem systematischen Überblick.

Abbildung 1.31: Das Startmenü

Das STARTMENÜ wird in Windows XP zweispaltig angezeigt: Zunächst sehen Sie in derlinken Spalte oben die Symbole für den Internet Explorer bzw. für Outlook. Anschlie-ßend werden eine Liste der sechs zuletzt geöffneten Programme und die SchaltflächeALLE PROGRAMME angezeigt.

In der rechten Spalte des STARTMENÜS sehen Sie oben zunächst die Ordnersymbole fürEIGENE DATEIEN, EIGENE BILDER, EIGENE MUSIK. Alle weiteren Einträge rechts helfenIhnen bei der Übersicht über die Datenstruktur Ihres Rechners (ARBEITSPLATZ) bzw. beider Verwaltung der Rechnerressourcen und von Dateien.

Alle Programme

Die weiteren Programme, die auf Ihrem Computer installiert sind, werden über dieSchaltfläche ALLE PROGRAMME entweder direkt oder in einem Untermenü angezeigt. BeiBerührung mit dem Mauszeiger öffnet sich die komplette Liste, klicken Sie zum Pro-grammstart mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Eintrag. In der Liste ALLE

PROGRAMME sind alle installierten Programme komplett verzeichnet, unabhängig davon,ob Verknüpfungen auf dem Desktop oder in der Taskleiste existieren (wenn Sie sie nichtaktiv aus der Liste entfernt haben und sie nur als Symbol auf Desktop oder Taskleisteliegen).

30


Eigene Dateien, Eigene Bilder, Eigene Musik

Auf der rechten Seite des STARTMENÜS sehen Sie die Einträge für die persönlichen Ord-ner Eigene Dateien, Eigene Bilder und Eigene Musik. Hier haben Sie schnellen Zugangzu Ihren Dateien, die in diesen Ordnern gespeichert sind. Windows XP bietet dabei denzusätzlichen Komfort, dass die Ansichtsmodi in den Ordnern Eigene Bilder bzw. EigeneMusik so eingestellt sind, dass Sie ihren Inhalt in Miniaturansicht sofort überblicken.Dateien können auf diesem Weg direkt geöffnet werden, da das Betriebssystem das zuge-hörige Programm automatisch öffnet, sobald Sie die Datei angeklickt haben.

Abbildung 1.32: Das Fenster Eigene Dateien

Es empfiehlt sich, dass Sie Ihre Windows XP-Dokumente in dem Ordner Eigene Dateienablegen. Wie Sie bereits im Abschnitt »Benutzer« gelesen haben, ist dies die Absicht derWindows-Logik, da dieser Ordner unmittelbar an Ihr Benutzerprofil gekoppelt und fürandere User nicht zugänglich ist. Wenn Sie auf das Ordnersymbol klicken, öffnet sichdas Fenster EIGENE DATEIEN: Sie finden dort neben den Ordnern, die Sie selbst angelegthaben, diejenigen Ordner verzeichnet, die (als Vorschlag) vom Betriebssystem bereitseingerichtet wurden.

HINWEIS Meldung über kürzlich installierte Programme

Wurde in einer der letzten Windows-Sitzungen ein neues Programminstalliert, wird nach dem Öffnen des STARTMENÜS durch einen klei-nen Hinweis noch einmal darüber informiert.

31

Startmenü

Arbeitsplatz

Neben den Ordnern, die für dieses Buch nicht von unmittelbarem Interesse sind, erhal-ten Sie über Arbeitsplatz alle wesentlichen Informationen über Dateiordner, die auf demRechner für die jeweiligen Benutzer angelegt wurden, bzw. Zugang zu dem OrdnerGemeinsame Dokumente. Gleichzeitig gewinnen Sie einen Überblick über die Verzeich-nisstruktur der Festplatte (in Abbildung 1.33 Festplatte (C:)) sowie über die zusätzlichangeschlossene oder eingebaute Hardware.

Abbildung 1.33: Anzeige der Speicherkapazität

Interessant könnte für Sie an dieser Stelle die Möglichkeit sein, dass Sie sich darüberinformieren können, wie viel Speicherplatz auf der Festplatte noch zur Verfügung steht:Öffnen Sie dazu das Kontextmenü zu Laufwerk C: und klicken Sie auf EIGENSCHAFTEN.Auf der Registerkarte ALLGEMEIN wird die gewünschte Information zudem grafisch dar-gestellt.

Systemsteuerung

Wichtig ist an dieser Stelle noch die Systemsteuerung. Hier verwalten Sie alle Ressour-cen und Einstellungen auf Ihrem Computer.

Über das Fenster der Systemsteuerung nehmen Sie daher auch wichtige Einstellungendes Rechners für Ihre Arbeit mit Windows XP vor: Die Bildschirmeinstellungen unterDarstellung und Designs wurden bereits im Abschnitt »Desktop einrichten« erläutert.

Darüber hinaus können Sie hier Ihre Internet- oder Intranetverbindung (Netzwerk- undInternetverbindungen) oder weitere Benutzerkonten einrichten (siehe Abschnitt»Benutzer«). Wichtig für die Arbeit sind noch die Einstellungen unter Drucker undandere Hardware. Hier konfigurieren Sie die Einstellungen für die angeschlossenenGeräte.

32


Abbildung 1.34: Die Systemsteuerung

Unter Software erhalten Sie einen Überblick über die Programme, die Sie im Augenblickauf Ihrem Rechner installiert haben. Klicken Sie die einzelnen Einträge in der Liste an,so erhalten Sie Informationen, wie häufig Sie dieses Programm einsetzen, und Sie kön-nen – bei entsprechender Berechtigung – das Programm ändern oder deinstallieren. Wol-len Sie also etwas an der Installation Ihres Office-Pakets verändern, gehen Sie am bestenüber diesen Weg.

Abbildung 1.35: Über die Schaltflächen am linken Rand des Fensters Software können Sie die installierten Programme verwalten

33

Datei- und Ordnerstruktur von Windows

Da es in diesem Buch eigentlich um das Office-Paket geht, ist an dieser Stelle Schluss.Als Nächstes lernen Sie nun die Arbeit mit Ordnern und Dateien kennen.

1.4 Datei- und Ordnerstruktur von Windows

Mit diesem Abschnitt nähern wir uns der praktischen Arbeit mit den Office-Program-men: Jetzt geht es darum, wie Sie Ihre Dateien verwalten, die Sie mit Hilfe der einzelnenAnwendungen erstellen – die häufigste Aufgabe, die Sie auf Windows-Ebene erledigen.

In Windows werden so genannte Ordner eingesetzt, um die verschiedensten Typen vongespeicherten Daten zu organisieren und hierarchisch zu gliedern. Die Funktion einesOrdners können Sie im Prinzip mit derjenigen eines realen Ordners gleichsetzen. InWindows kann ein Ordner sowohl einzelne Dateien als auch weitere Unterordner ent-halten: Ihr Ablagesystem lässt sich demnach sehr flexibel einrichten.

Unerlässlich für eine produktive Arbeit ist, dass Sie später wieder auf Dokumente zugrei-fen können, die Sie gespeichert haben. Das setzt allerdings voraus, dass Sie Ihre Dateiensystematisch ablegen, Sie also eine dementsprechende Ordnerstruktur auf Ihrem Rech-ner einrichten. Wie bereits erwähnt, sieht das Betriebssystem vor, dass Sie Ihre Textdo-kumente, Tabellen und Folien in verschiedenen Unterverzeichnissen innerhalb des Ord-ners Eigene Dateien speichern.

Dateinamen vergebenGrundvoraussetzung für die Systematik ist: Jede Datei muss innerhalb des Betriebssys-tems eindeutig zu identifizieren sein: Zuerst fallen hier der Dateiname und die Dateier-weiterung ins Auge. Beim Speichern eines Office-Dokuments vergibt der Benutzer einenDateinamen, die Dateierweiterung wird vom ausgeführten Programm automatisch nachdem Punkt an den Dateinamen angehängt. Die Erweiterung beschreibt den Dateityp, d.h.damit wird angezeigt, mit welchem Programm die Datei erstellt wurde. In einem Windows-Verzeichnis können nicht zwei Dateien mit dem gleichen Namen und Dateityp existieren.

Dateinamen dürfen bei Office aus bis zu 256 Zeichen bestehen, auch Leerzeichen undeinige Sonderzeichen sind im Prinzip möglich, wenn auch nicht unbedingt zu empfehlen.Sie können also Buchstaben, Zahlen, aber auch Umlaute für den Dateinamen verwenden.Bei der Schreibweise der Dateinamen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibungunterschieden. Verzichten müssen Sie allerdings auf die Sonderzeichen \ : * < > | ?, denndiesen ist in Windows eine festgelegte Bedeutung zugewiesen.

Überblick über Dateiformate

Bei Ihrer Arbeit mit Windows und Office werden Ihnen einige unterschiedliche Datei-formate begegnen, Tabelle 1.1 führt die gängigsten Office-Formate auf.

.doc Word-Datei

.txt Textdatei (ohne Formatierungen)

.rtf Textdatei (Rich Text Format)

Tabelle 1.1: Dateiformate für Office-Programme

34


Wenn Sie in Ihrer Arbeit sichergehen wollen, dass Ihre Dateien richtig benannt sind,empfiehlt es sich, dass Sie die Dateinamenerweiterungen immer mit anzeigen. Dann istausgeschlossen, dass Sie beim Vergeben eines Dateinamens aus Versehen die Erweite-rung zusätzlich eingeben, was falsch wäre, da diese bereits vom Betriebssystem selbst-ständig zugewiesen wird.

Die Anzeige der Dateinamenerweiterung steuern Sie über den Windows-Explorer:

1. Klicken Sie im Kontextmenü des STARTMENÜS auf den Eintrag EXPLORER.

2. Klicken Sie im Menüpunkt EXTRAS auf ORDNEROPTIONEN.

3. Hier wählen Sie die Registerkarte ANSICHT.

4. Entfernen Sie durch Anklicken das Häkchen vor der Option DATEINAMENERWEITUNG

BEI BEKANNTEN DATEITYPEN AUSBLENDEN, die Sie im Listenfeld unter ERWEITERTE EIN-STELLUNGEN finden.

Abbildung 1.36: In den Ordneroptionen stellen Sie ein, dass die Dateierweiterung beim Dateinamen grundsätzlich mit angezeigt wird

Die Dateinamenerweiterung wird immer zusammen mit dem Dateinamen eingeblen-det, Verwechslungen sind hiermit ausgeschlossen.

.dot Word-Formatvorlage

.xls Excel-Datei

.xlt Excel-Dokumentvorlage

.ppt PowerPoint-Datei

.pot PowerPoint-Vorlage

.pps Dateiformat für Pack&Go-Präsentation

.mdb Datenbankformat aus Access

Tabelle 1.1: Dateiformate für Office-Programme (Forts.)

35


Dateien und Ordner organisierenWichtigstes Instrument zum Bearbeiten Ihres »Ablagesystems« ist der Windows-Explo-rer. Mit ihm gewinnen Sie einen Überblick über das hierarchische Ordnersystem, das Sieangelegt haben. Zusätzlich können Sie Ordner neu anlegen oder löschen, Dateien umbe-nennen oder an einen anderen Speicherort verschieben.

TIPP Registrierte Dateitypen

Eine Liste aller registrierten Dateitypen mit den dazugehörenden Erweite-rungen finden Sie im Fenster ORDNEROPTIONEN, Registerkarte DATEITYPEN.Diese alphabetische Liste eignet sich auch zum Nachschlagen, wenn Sieeinem Symbol bzw. einem Dateityp begegnen, den Sie nicht zuordnen kön-nen.

1. Rufen Sie den Explorer im Kontextmenü des STARTMENÜS auf.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf EXTRAS, anschließend auf ORDNER-OPTIONEN.

Auf der Registerkarte DATEITYPEN finden Sie die Übersicht REGISTRIERTE

DATEITYPEN.

3. Klicken Sie einen Eintrag in der Liste an, werden die Details über dieseErweiterung eingeblendet.

Abbildung 1.37: Über die verschiedenen Dateitypen können Sie sich in den Ordneroptionen informieren

Gleichzeitig hätten Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, über die SchaltflächeERWEITERT die Einstellungen für diesen Dateityp zu ändern. Wenn Sie jedochnicht über entsprechende Programmierkenntnisse verfügen, sei von diesemSchritt ausdrücklich abgeraten.

36


Doch zunächst Grundsätzliches zum Thema Dateien: Jedes Verzeichnis mit gespeicher-ten Daten wird in Windows mit einem Ordnersymbol versehen.

Abbildung 1.38: Das Windows-Ordnersymbol

Ein Verzeichnis kann selbst noch mehrere darunter liegende Ebenen von Unterverzeich-nissen haben. In der Regel werden Sie – wie empfohlen – Ihre Daten im VerzeichnisEigene Dateien organisieren. Im Gegensatz dazu haben Verzeichnisse mit Programmda-teien unterschiedliche Icons, wie Sie bereits bei der Beschreibung des Desktops gesehenhaben.

ACHTUNG Keine Dateien in Programmverzeichnissen ablegen

Rein theoretisch könnten Sie Ihre Office-Dateien in jedem beliebi-gen Verzeichnis ablegen. Aber die Empfehlung, sie auf keinen Fallinnerhalb von Programmverzeichnissen abzuspeichern, hat einenGrund: Auf diese Weise ist von vornherein ausgeschlossen, dass Sieaus Versehen Änderungen an wichtigen Programmdateien vorneh-men. Zudem verzichten Sie auf den Kennwortschutz für Ihre Daten,wenn Sie sie nicht im Ordner Eigene Dateien ablegen.

TIPP Mit folgenden Schritten rufen Sie den Windows-Explorer auf.

1. Rufen Sie das Kontextmenü der START-Schaltfläche auf.

2. Klicken Sie auf EXPLORER.

Abbildung 1.39: Der Windows-Explorer wird mit der Anzeige des Ordners Startmenü eingeblendet

37


Das EXPLORER-Fenster gliedert sich folgendermaßen: Auf der linken Seite sehen Sie dieListe der angelegten Ordner, eingerückt die jeweiligen Unterordner. Rechts sind alle ein-zelnen Unterordner bzw. Dateien verzeichnet, die Sie in dem markierten Ordner finden.Einzeldateien werden ausschließlich in der rechten Spalte angezeigt.

1. Damit Sie den kompletten Inhalt eines Ordners sehen können, markieren Sie ein-fach den entsprechenden Ordner durch Anklicken.

Jetzt wird sein gesamter Inhalt – mit allen Dateien – in der rechten Spalte des Fens-ters angezeigt.

Auf der linken Seite sehen Sie darüber hinaus ein Plus- bzw. Minussymbol vor ein-zelnen Ordnern angezeigt: Damit lässt sich erkennen, ob es weitere Unterverzeich-nisse innerhalb dieses Ordners gibt. Steht vor einem Ordner das Plussymbol, so wer-den bereits alle Unterordner (aber keine einzelnen Dateien) in der linken Spalteeingeblendet:

Klicken Sie auf das Minuszeichen vor dem Ordnersymbol, werden in der linkenSpalte alle dazugehörenden Unterordner – aber keine Dateien – mit eingeblendet.

Zum Anzeigen nur des übergeordneten Ordners klicken Sie auf das Pluszeichen.

In der Standardeinstellung öffnet sich jetzt das Fenster STARTMENÜ. Siesehen auf der linken Seite des Fensters die komplette OrdnerhierarchieIhres Systems, rechts den Inhalt des markierten Ordners Startmenü. Inder Standardeinstellung hat das Fenster eine Menü- und eine Symbol-leiste, über die Sie die wichtigsten Aktionen steuern können.

TIPP Windows-Explorer für die Eigenen Dateien

Sie können die Explorer-Ansicht für Ihre Eigenen Dateien auch ohneUmwege einblenden:

1. Klicken Sie auf die START-Schaltfläche und dann auf ALLE PROGRAMME.

2. Wählen Sie die ZUBEHÖR-Gruppe.

3. Jetzt klicken Sie auf WINDOWS-EXPLORER: In der Standardeinstellung öff-net sich jetzt das Fenster EIGENE DATEIEN.

TIPP Explorer-Symbol auf dem Desktop oder der Taskleiste

Eine Verknüpfung zum Windows-Explorer können Sie sich zum schnellerenArbeiten auch auf den Desktop oder in die Taskleiste legen. (Eine ausführli-che Beschreibung des Vorgangs finden Sie auch im Abschnitt »Neue Symboleauf dem Desktop und in die Taskleiste einfügen«.)

1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Explorer-Symbol imKontextmenü des STARTMENÜS.

2. Ziehen Sie nun das Symbol an die gewünschte Stelle auf dem Desktopoder in der Taskleiste.

38


Ansichtsmodi im Windows-Explorer einsetzen

Sie haben für die Anzeige von Ordnern und Dateien fünf verschiedene Alternativen:

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt ANSICHT.

Abbildung 1.40: Das Ansicht-Menü im Explorer

Als Alternative klicken Sie auf die Schaltfläche ANSICHT in der Symbolleiste.

Abbildung 1.41: Die Details-Ansicht gibt genaue Auskunft über die einzelnen Verzeichnisse und Dateien des markierten Ordners

Die ersten vier Modi in der Liste unterscheiden sich inhaltlich nur unwesentlich, tes-ten Sie einfach selbst, wie Sie am besten zurechtkommen. Die ausführlichsten Infor-mationen erhalten Sie über die Ansicht DETAILS: Neben dem Namen des Ordnersbzw. der Datei werden die Größe, der Verzeichnistyp und das Datum der letztenÄnderung angezeigt.

HINWEIS Standard-Ordneransicht einstellen

Bei jeder neuen Anzeige des EXPLORER-Fensters wechselt der Ansichts-modus wieder automatisch auf die eingestellte Standardansichtzurück, andere Modi müssen immer über das ANSICHT-Menü ange-klickt werden.

Stellen Sie daher zuerst Ihre bevorzugte Ordneransicht für denExplorer ein. Klicken Sie dazu im EXPLORER-Fenster in der Menü-leiste auf EXTRAS/ORDNEROPTIONEN und anschließend auf die Register-karte ANSICHT: Mit der Schaltfläche FÜR ALLE ÜBERNEHMEN bestätigenSie diese Ansicht als Standardeinstellung für jedes geöffnete EXPLO-RER-Fenster.

39


Um einige zusätzliche Arbeiten mit Hilfe des Windows-Explorers auszuführen, kannsich eine weitere Ansicht als praktisch erweisen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ORDNER in der Symbolleiste des Explorers.

Nun wird auf der linken Seite ein Aufgabenfeld eingeblendet: Klicken Sie die einzel-nen Optionen an, werden die entsprechenden Befehle ausgeführt.

Abbildung 1.42: Zusätzliche Funktionalität im Explorer

Eine weitere Erläuterung der Möglichkeiten, die Sie im Windows-Explorer haben, führtan dieser Stelle zu weit vom Thema ab: Also zurück zum Konkreten!

Eigenschaften von Dateien und Ordnern anzeigen

Nähere Informationen über Dateien und Ordner erhalten Sie über EIGENSCHAFTEN.

1. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü der betreffenden Datei oder des Ordners.

2. Wählen Sie EIGENSCHAFTEN.

Auf der Registerkarte ALLGEMEIN finden Sie alle näheren Angaben wie die Dateigrößeoder das Datum und die Uhrzeit, an dem die Datei angelegt wurde.

TIPP Adressleiste erleichtert den Überblick

Auch Menü- und Symbolleisten können im Explorer über den MenüpunktANSICHT angepasst werden. Um immer zusätzliche Sicherheit zu gewinnen,in welchem Verzeichnis sich eine Datei befindet, klicken Sie unter SYMBOL-LEISTEN auf ADRESSLEISTE. Wird diese eingeblendet, zeigt sie immer den kom-pletten Pfad der Datei an, die in der linken Spalte des EXPLORER-Fenstersmarkiert ist.

Abbildung 1.43: Die Adressleiste gibt zusätzliche Sicherheit

40


Abbildung 1.44: Das Eigenschaften-Fenster informiert Sie über genaue Details

Außerdem lassen sich noch die eingestellten Attribute SCHREIBGESCHÜTZT, ARCHIV

und VERSTECKT herausfinden. Schreibgeschützt bedeutet: Die Datei kann zwar geöff-net, aber nicht überschrieben werden. Um Änderungen zu speichern, müssen Sie ihreinen neuen Namen geben. Aber Achtung! Die Datei kann trotzdem in den Papier-korb verschoben oder beim Kopieren durch eine Datei aus einem anderen Ordnermit gleichem Namen ersetzt werden. Eine versteckte Datei dagegen wird im Win-dows-Explorer nicht angezeigt. Diese Funktion soll Sie vor Fehlern schützen: WennSystemdateien nicht in der normalen Ansicht erscheinen, kann ein »ahnungsloser«Administrator sie nicht versehentlich ändern oder überschreiben. Als Sicherheit ge-gen unbefugte Einsicht in Ihre Dateien ist dieses Attribut daher nicht vorgesehen.Das Attribut ARCHIV steht in Zusammenhang mit Backup-Programmen und ist für dasThema Office nicht weiter interessant.

Wollen Sie, dass auch versteckte Dateien im Explorer angezeigt werden, gehen Sie fol-gendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie das EXPLORER-Fenster.

2. Gehen Sie unter EXTRAS auf ORDNEROPTIONEN.

3. Im Register ANSICHT müssen Sie unter VERSTECKTE DATEIEN UND ORDNER die Opti-onsschaltfläche ALLE DATEIEN UND ORDNER ANZEIGEN anklicken.

41


Abbildung 1.45: Versteckte Dateien und Ordner werden angezeigt

Anlegen eines neuen OrdnersUm Ihre Ablagesystematik zu bearbeiten, müssen Sie sicher immer wieder neue Ordneranlegen. Dies werden Sie üblicherweise zum einen beim Speichern der Datei innerhalbdes Office-Programms erledigen. Aber auch im Windows-Explorer haben Sie dazu dieMöglichkeit:

1. Gehen Sie über das Kontextmenü der START-Schaltfläche in das EXPLORER-Fenster.

2. Markieren Sie in der linken Spalte den Ordner, der ein neues Unterverzeichniserhalten soll.

3. Klicken Sie im DATEI-Menü auf NEU.

4. Klicken Sie auf ORDNER.

Nun erscheint auf der rechten Seite das neue Ordnersymbol. Auch in der Ordnerlistein der linken Spalte erscheint das Symbol NEUER ORDNER, sofern der Ansichtsmodusdes übergeordneten Ordners mit einem Minussymbol gekennzeichnet ist.

5. Tippen Sie nun den Namen des neuen Ordners ein.

Der blau unterlegte Schriftzug NEUER ORDNER verschwindet, es erscheint der neueOrdnername. Wenn Sie Ihre Arbeit nun fortsetzen und auf eine andere Stelle im EX-PLORER-Fenster klicken, so verschwindet der schwarze Rahmen um den Namen, derOrdner ist nun fest an dieser Stelle eingefügt.

Falls Ihnen an dieser Stelle noch eine andere Frage durch den Kopf geht: Dateien könnenSie nicht über den Explorer anlegen, diese müssen Sie erst über die entsprechendenProgramme speichern.

42


Abbildung 1.46: Ein neuer Ordner wird angelegt

Löschen von Ordnern und DateienGenauso wie Sie im Explorer neue Ordner anlegen können, müssen Sie sich zuweilenvon Daten trennen – auch im Büro landet schließlich ein Teil der Unterlagen irgendwannim Altpapier …

1. Markieren Sie durch Anklicken den Ordner oder die Datei, die gelöscht werden soll.(Zum Markieren mehrerer Dateien siehe die Ausführungen im Abschnitt »Verschie-ben oder Kopieren von Dateien und Ordnern«.)

2. Gehen Sie jetzt über DATEI auf den Eintrag LÖSCHEN oder drücken Sie die ®-Taste.

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit JA.

Abbildung 1.47: Wollen Sie diesen Ordner wirklich löschen?

TIPP Löschen mit dem Kontextmenü

Egal, welche Objekte Sie in den Papierkorb verschieben wollen – ein Wegsteht Ihnen in allen Situationen offen: Klicken Sie das zu löschende Objektan, öffnen Sie das Kontextmenü und klicken Sie auf LÖSCHEN oder drückenSie auf der Tastatur gleichzeitig die Tasten Ç+L.

43


Wenn Sie jetzt feststellen, dass Sie versehentlich doch die falschen Dokumente gelöschthaben – Windows hat den Ordner zunächst in den Papierkorb verschoben. Dort könnenSie die Datei wiederherstellen – oder endgültig vom Rechner verbannen.

1. Rufen Sie den Papierkorb über den Desktop auf.

Der Papierkorb ist aufgebaut wie ein »normales« EXPLORER-Fenster: Rechts sehenSie die Dateien und Ordner, die sich momentan im Papierkorb befinden, links dieOrdnerstruktur.

2. Klicken Sie jetzt auf die ORDNER-Schaltfläche.

Jetzt stehen Ihnen links die Papierkorbaufgaben direkt zur Verfügung.

Wollen Sie den Papierkorb vollständig löschen, klicken Sie unter PAPIERKORBAUFGA-BEN auf PAPIERKORB LEEREN.

Zum Löschen oder Wiederherstellen ausgewählter Einträge aus der Liste müssen Siediese markieren. (Zum Markieren mehrerer Dateien siehe die Ausführungen im Ab-schnitt »Verschieben oder Kopieren von Dateien und Ordnern«.)

Das Löschen erfolgt nun über DATEI/LÖSCHEN in der Menüleiste oder die ®-Taste.

Abbildung 1.48: Dateien löschen im Papierkorb

Zum Wiederherstellen klicken Sie auf AUSGEWÄHLTE ELEMENTE WIEDERHERSTELLEN

oder gehen im Menü über DATEI/WIEDERHERSTELLEN. Der Befehl wird unmittelbarausgeführt, die Einträge verschwinden aus der Liste und sind wieder an ihrem ur-sprünglichen Platz.

HINWEIS Löschen/Wiederherstellen über das Kontextmenü

Zum Löschen oder Wiederherstellen einzelner Dateien ist das Aufru-fen des Kontextmenüs eine praktische Alternative: Hier finden sichebenfalls die Optionen WIEDERHERSTELLEN, LÖSCHEN, AUSSCHNEIDEN.Wenn Sie die Datei ausschneiden, kann sie über die Windows-Zwi-schenablage an einem neuen Speicherplatz wieder eingefügt werden.

44


Verschieben oder Kopieren von Dateien und OrdnernZu den wichtigsten Vorgängen beim Verwalten von Dateien und Ordnern gehört mitSicherheit das Verschieben von Dateien an einen anderen Speicherort bzw. das Anlegeneiner zusätzlichen Kopie an anderer Stelle. Um diese Aktionen durchzuführen, habenSie verschiedene Möglichkeiten:

Drag&Drop (Ziehen und Ablegen mit der Maus)

1. Öffnen Sie das EXPLORER-Fenster und suchen Sie die Datei oder den Ordner, den Sieverschieben wollen.

Richten Sie den Ausschnitt in der rechten Spalte der EXPLORER-Ansicht am besten soein, dass Sie dort das Objekt sehen. Scrollen Sie anschließend auf der linken Seite soweit, dass der Ordner erscheint, in den das Objekt verschoben werden soll.

2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie ver-schieben wollen, und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle.

Der Ordner, den Sie auf der linken Seite ausgewählt haben, erscheint nun markiert.Achten Sie beim Verschieben darauf, dass Sie auch den »richtigen« Ordner treffenund später Ihre Dateien nicht umständlich suchen müssen.

3. Lassen Sie die Maustaste los, und die Datei oder der Ordner wird an die neue Stelleeingefügt.

Verschieben bedeutet, dass die Datei oder der Ordner an der ursprünglichen Stellegelöscht wird. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Verschieben Sie eine Datei oder einenOrdner auf das Diskettenlaufwerk oder einen anderen Wechseldatenträger, so wird diesenur kopiert. Die Datei oder der Ordner bleibt an der ursprünglichen Speicherstelle aufder Festplatte erhalten.

Wollen Sie auf der Festplatte eine Kopie einer Datei oder eines Ordners anlegen, geht derVorgang genau so wie beim Verschieben: Nur müssen Sie dann zusätzlich beim Ziehenmit der Maus die Ÿ-Taste gedrückt halten.

HINWEIS Markieren mehrerer Dateien

Wenn Sie mehrere Dateien parallel von einer Stelle an die andere ver-schieben wollen, ist es sehr umständlich, wenn Sie dies einzeln nach-einander ausführen müssten. Effektiver ist es, wenn Sie die Dateienzunächst markieren und dann das ganze Paket an den neuen Spei-cherort einfügen.

1. Zum Markieren mehrerer Dateien, die unmittelbar aufeinanderfolgen, klicken Sie zunächst eine Datei oder einen Ordner amBeginn der Reihe an.

2. Drücken Sie dann die Á-Taste und klicken Sie mit der Maus aufdie letzte Datei bzw. den letzten Ordner der Reihe. Jetzt sind alleObjekte markiert.

3. Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste in die Markierung undverschieben Sie die Objekte wie gewohnt.

45


Verschieben und Kopieren über die Zwischenablage

Arbeiten Sie lieber mit Tastaturbefehlen, so ist die folgende Methode für Sie interessanter:

1. Markieren Sie durch Anklicken die Datei oder den Ordner, der verschoben werdensoll.

2. Drücken Sie die Tastenkombination Ÿ+C, wenn Sie das Objekt kopieren wollen,zum Verschieben Ÿ+X.

3. Markieren Sie den Ordner, in den das Objekt kopiert bzw. verschoben werden soll.

4. Drücken Sie nun zum Einfügen die Tastenkombination Ÿ+V.

Windows kopiert die Objekte in die Zwischenablage. Dieses Vorgehen ist – wenn Sie mitdem Verwenden von Tastenschlüsseln ein wenig geübt sind – sehr einfach und schnell.Ein weiterer Vorteil ist, dass die Gefahr hier nicht besteht, die Datei mit der Maus ausVersehen in den falschen Ordner zu verschieben, weil man zu früh loslässt, da Sie vordem Einfügen den Zielordner exakt markieren müssen.

Das Verschieben und Kopieren können Sie übrigens auch über die Menüleiste im Explo-rer durchführen: Mit BEARBEITEN/KOPIEREN bzw. BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN finden Siedie entsprechenden Befehle. Sind die Datei bzw. der Ordner in die Zwischenablagekopiert, finden Sie im BEARBEITEN-Menü den Befehl EINFÜGEN, mit dem Sie diese an derneuen Position speichern können, nachdem Sie zuvor den Zielordner im Explorer mar-kiert haben.

Damit nicht genug: Windows wäre nicht Windows, könnte man diesen Vorgang nichtebenfalls über Kontextmenü des markierten Objekts steuern: Nach dem Markieren ste-hen die Optionen AUSSCHNEIDEN und KOPIEREN zur Verfügung, nach dem Markieren desZielordners und dem erneuten Aufrufen des Kontextmenüs das EINFÜGEN.

Dateien und Ordner umbenennenManchmal kann es notwendig werden, Dateien oder Ordner umzubenennen, zum Bei-spiel wenn das Objekt verschoben werden soll und im Zielordner bereits eine Datei mitdem gleichen Namen existiert.

1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Datei oder des Ordners.

2. Wählen Sie den Eintrag UMBENENNEN.

3. Geben Sie nun den neuen Dateinamen ein. Wenn Ihre Anzeige die Dateierweiterungbeinhaltet, müssen Sie diese wieder mit eintippen. Wenn Sie die Erweiterung verges-sen, erscheint eine Warnmeldung.

Es ist zusätzlich möglich, Objekte zu markieren, die im Explorernicht direkt aufeinander folgend gelistet werden:

1. Drücken Sie die Ÿ-Taste und klicken Sie mit der Maus nachei-nander auf diejenigen Objekte, die sie zusammen verschiebenbzw. kopieren wollen.

2. Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste in eine Markierung undverschieben Sie die Objekte wie gewohnt.

46


Umgekehrt dürfen Sie beim Umbenennen keine Erweiterung eingeben, wenn diesenicht bereits im Namen angegeben war.

Da die Erweiterung beim Eintippen des neuen Dateinamens nicht überschriebenwird, tritt sonst der Fall ein, dass die zusätzlich eingegebene Erweiterung zwischenDateinamen und »richtiger« Erweiterung steht. Und doppelt gemoppelt hält in die-sem Fall nicht besser.

Dateien oder Ordner suchenSicher wird es auch Ihnen einmal so ergehen: Sie haben ein Office-Dokument angelegt,es abgespeichert, die Windows-Sitzung beendet … und finden am nächsten Tag IhreDatei nicht wieder. Sie ist verschwunden, so sehr Sie über das EXPLORER-Fenster auch inden Ordner starren, in dem Sie sie vermeintlich abgelegt haben. In diesem Fall kommtdie Windows-Suchfunktion zum Einsatz: Sie erlaubt Ihnen, diejenigen Dateiangabeneinzugeben, die Sie sicher angeben können, so dass Sie Ihre Datei (wahrscheinlich)unter der unüberschaubaren Datenmenge finden werden, die auf der Festplatte IhresRechners gespeichert ist.

In Windows hilft Ihnen der so genannte Such-Assistent bei Ihrer Aufgabe.

1. Klicken Sie im STARTMENÜ auf die Schaltfläche SUCHEN.

Abbildung 1.49: Der Such-Assistent wurde gerade geöffnet

TIPP Datei durch Anklicken umbenennen

Ein wenig schneller geht das Umbenennen, wenn Sie die Datei oder den Ord-ner zweimal anklicken und dann den neuen Namen eintippen, sobald derCursor blinkt. Dabei müssen Sie aber darauf achten, dass zwischen den bei-den »Klicks« ein wenig mehr Zeit liegt als bei dem klassischen Doppelklick,mit dem Sie die Datei öffnen.

47


2. Klicken Sie im linken Aufgabenfeld zunächst an, welche Art Daten Sie suchen.

Windows sucht bei der anschließenden Suche automatisch nach den entsprechen-den Dateien. So können Sie unter BILDER, MUSIK ODER VIDEOS die Suche nach dementsprechenden Dateityp eingrenzen oder unter COMPUTER UND PERSONEN Ihre Out-look-Adresseinträge durchforsten. Sind Sie sicher, dass es sich bei einer gesuchtenDatei um ein Office-Dokument handelt, stellt Ihnen der Eintrag DOKUMENTE die ent-sprechenden Eingabefelder bereit. Müssen Sie Ihre Dateisuche etwas weiter fassen,klicken Sie auf DATEIEN UND ORDNER. Zum Eingrenzen der Suche lassen sich in bei-den Dialogfeldern nicht nur der Zeitpunkt der letzten Änderung und der ganze oderein Teil des Dateinamens eingeben. Unter ERWEITERTE SUCHOPTIONEN finden Sie dar-über hinaus weitere Eingabefelder, zum Beispiel für die Dateigröße, und Sie könnenauch Systemdateien oder versteckte Dateien ausfindig machen. Allerdings werdenSie diese für Ihre Arbeit mit Office eher selten benötigen.

3. Für die Suche eines Office-Dokuments geben Sie nun in das Dialogfeld alle Angabenein, die Sie über Ihre Datei zuverlässig sagen können, möglichst den Dateinamenoder zumindest einen Teil davon.

Windows ist bei der Suche des Dateinamens tolerant (siehe auch Abschnitt »Datei-namen vergeben«): Sie können im Prinzip jede zusammenhängende Buchstaben-kombination eingeben, die Ihnen vom Dateinamen noch einfällt – ohne weiterePlatzhalter oder Ähnliches. Bei der Suche wird dann jede Datei mit dieser Zeichen-folge im Namen herausgefiltert. Kennen Sie aber weitere Details des Namens, könnenSie durch die Verwendung von Platzhaltern die Angaben des Datei- oder Ordner-namens präzisieren:

Abbildung 1.50: Die Suche nach einer Office-Datei

Den Platzhalter »*« setzen Sie ein, wenn Sie die folgenden Zeichen im Namen nichtmehr wissen. So sucht Windows zum Beispiel für den Eintrag »brief*« nach allenDokumenten, deren Dateiname mit »brief« beginnt.

48


Den Platzhalter »?« fügen Sie dann in den Suchbegriff ein, wenn Sie exakt ein einzel-nes Zeichen an genau derjenigen Stelle nicht mehr wissen. Das Fragezeichen kannaber auch mehrfach eingesetzt werden. »?in?« sucht also nach allen Zeichenkombi-nationen mit vier Zeichen, deren zweiter und dritter Buchstabe »in« enthält, bei-spielsweise kind, wind, aber auch nach allen semantisch nicht »sinnvollen« Datei-oder Ordnernamen, die bei der Suche gefunden werden. blind oder winde allerdingsscheiden als Optionen aus.

4. Haben Sie Ihre Suchkriterien festgelegt, klicken Sie auf SUCHEN.

Alle Suchergebnisse werden nun im rechten Bereich des Fensters angezeigt.

5. Haben Sie die gesuchte Datei oder den Ordner gefunden, beenden Sie die Sucheüber JA, SUCHE BEENDEN.

Sie wissen es bereits: Ein Dokument lässt sich auch an dieser Stelle direkt öffnen.

Abbildung 1.51: Die Optionen nach einer erfolgreichen Dateisuche

Wird die gesuchte Datei oder der Ordner noch nicht angezeigt, modifizieren Sie dieSuchoptionen über DATEINAMEN ODER SCHLÜSSELWÖRTER ÄNDERN oder VERSTECKTE

UND SYSTEMDATEIEN MITEINBEZIEHEN.

Dies gilt auch, wenn die Windows-Suche ergebnislos war. Für Anfänger ist es sichernicht immer ganz problemlos, die Suchkriterien so einzusetzen, dass sie anschlie-

TIPP Dateiangaben präzisieren

Je genauer Sie die Eckdaten für die Suche eingeben, desto wahrscheinlicherist es, dass Sie unter den Suchergebnissen anschließend auch das Ge-wünschte vorfinden. Vielleicht geben Sie auch noch einige Details zu der ge-suchten Datei an, die unter ERWEITERTE SUCHOPTIONEN VERWENDEN abgefragtwerden. Und: Beziehen Sie – gerade wenn Sie nach Dateinamen suchen –auch Schreibfehler in Ihre Überlegungen mit ein!

49

Bildschirmoberfläche: grundlegende Arbeitstechniken

ßend auch das gewünschte Ergebnis erhalten. Dies ist ein bisschen vergleichbar mitdem Einsatz von Suchmaschinen im Internet: Je mehr Übung, desto treffsicherer.Bringen Sie hier also ein wenig Geduld mit – oder informieren Sie sich in der Win-dows-Hilfe oder Fachliteratur über dieses Thema, das hier nur in seinen Grundzügendargestellt werden kann.

1.5 Bildschirmoberfläche: grundlegende Arbeitstechniken

Um grundsätzlich die Arbeitsweise von Office-Programmen zu verstehen, sehen Sie sichnun noch an, wie sich die Bildschirmoberfläche verändern lässt, und lernen Sie dieTechniken kennen, mit denen Sie als Anwender Befehle erteilen bzw. Ihre Aktionen mitdem Programm steuern können. Einigen von Ihnen mag das wie eine langweilige Wie-derholung erscheinen – die Benutzerführung bei den Office-Programmen lässt Sie ohne-hin vieles intuitiv richtig erfassen. Sind Sie aber Anfänger, ist es hilfreich, sich dieseOptionen einmal im Zusammenhang anzusehen.

Mit Fenstern arbeitenWindows und alle Office-Programme arbeiten mit einer Fenstertechnik: Diese öffnenbzw. schließen sich, wenn Sie ein Programm starten bzw. beenden, Dateien öffnen bzw.schließen oder innerhalb eines Programms einen Befehl geben.

Grundsätzliches verbindendes Element für alle Fenster sind – neben der Angabe desNamens in der Titelleiste – die drei kleinen Schaltflächen am rechten oberen Rand:

Abbildung 1.52: Die Fenster-Schaltflächen

b MinimierenDurch Anklicken der ersten Schaltfläche wird das aktuelle Fenster ausgeblendet, dieSchaltfläche in der Taskleiste ändert die Farbe und signalisiert dadurch, dass dieDatei noch geöffnet ist.

b VerkleinernWenn Sie das aktuelle Fenster, das die ganze Bildschirmgröße einnimmt, verkleinernwollen, damit andere geöffnete Fenster oder der Desktop dahinter erscheint, klickenSie auf diese Schaltfläche in der Mitte.

TIPP Dateinamen mit Leerzeichen

Windows akzeptiert Leerzeichen in Dateinamen. Doch so sehr dies vielleichtdem Rechtschreibbedürfnis einiger Computernutzer entspricht – unter prak-tischen Gesichtspunkten ist vom Einsatz von Leerzeichen abzuraten. Denn:Bei der Dateisuche müssen Sie daran denken, den Dateinamen immerzusätzlich in Anführungszeichen zu setzen. Sonst wird dieser vom Betriebs-system nicht als zusammenhängender Ausdruck erkannt.

50


b SchließenMit der Schaltfläche ganz rechts schließen Sie das aktuelle Fenster. Haben Sie IhrDokument in einem Office-Programm noch nicht gespeichert, werden Sie aufgefor-dert, die Datei noch zu speichern.

Ist die Anzeige des Fensters minimiert, wechselt die Schaltfläche in der Mitte.

Abbildung 1.53: Die Schaltflächen bei verkleinerter Fenstergröße

b Maximieren

Soll ein Fenster wieder die ganze Bildschirmgröße einnehmen, klicken Sie auf dieseSchaltfläche in der Mitte.

Fenstergröße anpassen

Neben diesen Schaltflächen können Sie die Größe eines Fensters zusätzlich in jedeRichtung stufenlos anpassen:

1. Wollen Sie das Fenster nach oben verlängern, berühren Sie mit der Maustaste denoberen Rand des Fensters, bis ein kleiner Doppelpfeil erscheint.

2. Klicken Sie anschließend mit der Maus und ziehen Sie die obere Begrenzungsliniedes Fensters mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position – nach oben zumErweitern, nach unten zum Verkleinern.

3. Abschließend lassen Sie die Maustaste los; das Fenster ist an der entsprechendenStelle vergrößert.

Abbildung 1.54: Erweitern eines Fensters

51


Genauso verfahren Sie mit Verschiebungen am unteren Rand bzw. nach rechts oderlinks.

Zum Verändern der Fenstergröße in diagonaler Richtung gehen Sie vergleichbar vor:

1. Berühren Sie mit der Maus eine Ecke des Fensters, erscheint der Doppelpfeil in dia-gonaler Richtung und gibt damit die Richtung an, in die das Fenster verändert wird.

Interessant ist die Möglichkeit, die Fenstergröße anzupassen, vor allem, wenn Sie gleich-zeitig mit mehreren Anwendungen arbeiten und beispielsweise zwei Fenster auf demBildschirm gegenüberstellen wollen. Allerdings: Sind beide Dateien mit dem gleichenProgramm erstellt, gibt es andere Möglichkeiten.

Bildlaufleisten bedienen

Neben den Menü- und Symbolleisten sind in Office-Programmen Bildlaufleisten vorallem dann wichtig, wenn die Bildschirmgröße nicht ausreicht, um ein Dokument in sei-ner Gesamtgröße darzustellen.

Abbildung 1.55: Die Bildlaufleiste

Mit Bildlaufleisten können Sie sich durch das Dokument navigieren und vorwärts bzw.rückwärts blättern oder den sichtbaren Dateiausschnitt seitlich verschieben. Bildlauf-leisten sind vor allem bei Word oder Excel ein wichtiges Instrument, um den Überblicküber zum Teil doch sehr umfangreiche Dateien zu bewahren.

1. Klicken Sie einmal auf den unteren Pfeil in der Bildlaufleiste, so bewegen Sie sich inIhrem Office-Dokument nach unten.

In Word- und Excel-Dokumenten bewegen Sie den Textausschnitt damit um eineZeile weiter, in PowerPoint blättern Sie zur nächsten Folie in der Präsentation.

2. Klicken Sie einmal auf den oberen Pfeil in der Bildlaufleiste, so bewegen Sie sich inIhrem Office-Dokument nach oben, in Richtung Dateianfang.

3. Sie scrollen innerhalb der Datei, wenn Sie mit der Maustaste auf eines der beidenPfeilsymbole klicken und die Maustaste gedrückt halten. Der Inhalt des Dokumentsläuft zügig über den Bildschirm.

Das Bildlauffeld in der Mitte der Leiste zeigt Ihre aktuelle Position innerhalb des Doku-ments an. Sie können es ebenfalls einsetzen, um sich innerhalb der Datei zu bewegen:

1. Klicken Sie auf den Balken und ziehen Sie das Bildlauffeld nach oben bzw. unten.Parallel zu Ihrer Bewegung wird Ihr aktueller »Standort« innerhalb des Dokumentsangezeigt. In PowerPoint werden dabei zum Beispiel Foliennummer und -titel ange-zeigt.

Eine weitere Navigationsmöglichkeit haben Sie durch Doppelpfeile:

Abbildung 1.56: Blättern mit den Doppelpfeilen

52


1. Mit einem Klick auf einen dieser beiden Doppelpfeile bewegen Sie sich in IhremDokument genau eine Bildschirmseite weiter in Richtung Dateianfang bzw. Datei-ende. In PowerPoint ist das genau eine Folie.

Das Navigieren mit der Bildlaufleiste eignet sich besonders für umfangreiche Office-Dokumente.

Menüleisten nutzenEinen vollständigen Überblick über die Möglichkeiten des Programms erhalten Sie überdie Menüleiste – sie ist in allen Office-Programmen vergleichbar gegliedert. Die einzel-nen Menüs geben den verschiedenen Programmfunktionen eine inhaltliche Struktur.Wenn Sie die »Bedeutung« der einzelnen Menüs kennen, fällt es Ihnen leichter, nacheiner bestimmten Funktion zu suchen.

Sind Sie mit den einzelnen Befehlen in Ihrem Office-Programm einmal vertraut, werdenSie sicher viel mit Symbolleisten (oder Tastaturbefehlen) arbeiten. Hier sind die Wegeeinfach kürzer, als umständlich über eine Reihe von Menüs und Untermenüs zu gehen.Aber Sie werden immer wieder feststellen, dass die Schaltflächen auf der Symbolleistenur die üblichsten Befehle für die Arbeit zur Verfügung stellen – es handelt sich bei denSymbolleisten also um einen zusätzlichen Komfort, um häufige Befehle schnell auszu-führen. Zum Beispiel umfasst die Symbolleiste FORMAT in Word nur die gängigstenBefehle, das komplette Dialogfeld ZEICHEN dagegen umfasst drei Registerkarten.

HINWEIS Im Dokument navigieren mit Tasten

Neben der Bildlaufleiste können Sie sich auch mit Hilfe der Tastaturim Dokument bewegen, wenn Sie diese Methode praktischer finden:

b Mit ³ oder ² bewegen Sie sich um eine Bildschirmseitebzw. Folie nach oben oder unten.

b Mit£ kommen Sie in Word und Excel zum Anfang der Zeile;in PowerPoint wird die erste Folie der Präsentation eingeblendet.

b Die¤-Taste bringt Sie zum Zeilenende in Word und Excel; inPowerPoint zur letzten Folie der Präsentation.

b MitŸ+£ oder Ÿ+¤ bewegen Sie sich an den Anfangbzw. das Ende der Datei.

DATEI Hier finden Sie alle Funktionen, die das »Verwalten« der Datei betreffen. Neben den Befehlen für das Neuanlegen einer Datei, dem Speichern und Drucken kann das Programm beendet werden.

BEARBEITEN Unter dem Menü BEARBEITEN finden Sie alle Optionen, mit denen Sie das Dokument weiter verändern können. Eingaben lassen sich rückgängig machen, löschen oder an eine andere Stelle verschie-ben. Ein wichtiger Punkt ist zudem die Office-Zwischenablage: Die Schlüsselbegriffe lauten hier: Kopieren, Ausschneiden, Einfügen.

Tabelle 1.2: Übersicht über die Menüfunktionen

53


ANSICHT An dieser Stelle im Menü stellen Sie ein, auf welche Art und Weise das Office-Dokument auf dem Bildschirm dargestellt wird (was wiederum davon abhängt, welche Aufgabe Sie gerade erledigen wollen bzw. in welchem Programm Sie sich gerade befinden). In allen vier Programmen erhalten Sie unter dem Menüpunkt SYM-BOLLEISTEN einen Überblick über die jeweils zur Verfügung stehen-den Symbolleisten.

EINFÜGEN Alle Befehle im Menü EINFÜGEN lassen Sie zusätzliche Eingaben machen, die über eine »normale« Text- oder Zahleneingabe auf der Tastatur hinausgehen. Bei Word sind dies insbesondere Sei-tenumbrüche, Querverweise oder Zahlen, bei Excel Zellen, Zeilen, Spalten oder ein neues Tabellenblatt, in PowerPoint eine neue Folie. Allen drei Programmen ist gemeinsam, dass grafische Ele-mente wie Diagramme oder Bilder über dieses Menü in die Datei eingefügt werden können.

In Outlook existiert dieses Menü nicht.

FORMAT Das Menü FORMAT stellt die Instrumentarien bereit, um das Office-Dokument formal zu gestalten. So bestimmen Sie an dieser Stelle beispielsweise die Schriftart, die Schriftgröße, die Spalten oder Zeilenbreite oder auch eine Formatvorlage, Sie entscheiden sich für ein Foliendesign.In Outlook existiert dieses Menü nicht.

WECHSELN ZU In Outlook haben Sie unter diesem Eintrag die Möglichkeit, zu den jeweiligen Funktionen des Programms zu wechseln.

Dieses Menü finden Sie nur in Outlook.

EXTRAS Im Menü EXTRAS sind weitere Funktionen zusammengefasst, die über die unmittelbare inhaltliche und formale Gestaltung der Dokumente hinausgehen. Neben der Rechtschreib- und Gramma-tikprüfung finden Sie hier alle Optionen für die Zusammenarbeit mit Kollegen.Wichtig ist zudem der Menüpunkt OPTIONEN, unter dem Sie in allen vier Programmen umfassende Einstellungen zu vielen Funk-tionen festlegen können.

Im Menüpunkt ANPASSEN schließlich finden Sie die Möglichkeit, die Anzeige der Symbolleisten einzustellen.

Tabelle 1.2: Übersicht über die Menüfunktionen (Forts.)

54


Im Großen und Ganzen sind alle Programmfunktionen über die Auswahl in der Menü-leiste zugänglich. Wichtig ist die Menüleiste für Sie auch, wenn Sie gerne mit Tasten-abkürzungen arbeiten. Die einzelnen Menüs steuern Sie an, indem Sie die Ç-Tastegleichzeitig mit dem Buchstaben drücken, der bei dem entsprechenden Menüeintragunterstrichen ist, also Ç+D für das Menü DATEI,Ç+B für BEARBEITEN usw. Ist einUntermenü mit Auslassungspunkten gekennzeichnet, so liegt ein Dialogfeld dahinter,über das Sie weitere Einstellungen vornehmen können, der Befehl wird hier also nichtunmittelbar ausgeführt.

Abbildung 1.57: Auszug aus dem Menü Bearbeiten von Excel – mit der Anzeige der Tasten-kombinationen und der entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste

TABELLE (Word)DATEN (Excel)AKTIONEN

(Outlook)BILDSCHIRM-PRÄSENTATION

(PowerPoint)

An dieser Stelle in der Menüleiste stehen jeweils zusätzliche Funktionen der einzelnen Office-Programme, mit denen Sie die angelegten Daten weiter bearbeiten oder einsetzen können.Word: Im Menü TABELLE finden Sie die Befehle zum Anlegen und Bearbeiten einer Word-Tabelle sowie alle Sortierfunktionen.Excel: Im Menü DATEN können Sie weitere Funktionen auswählen, so zum Beispiel einen Filter anlegen, Teilergebnisse ausweisen oder die Daten sortieren.

Outlook: Je nach eingestelltem Aufgabenfeld finden Sie unter AKTIONEN die entsprechenden Optionen, die Sie für die bereits angelegten Daten in diesem Programmbereich ausführen können.

PowerPoint: Alle notwendigen Funktionen, um eine Bildschirm-präsentation einzurichten und vorzuführen, finden Sie unter BILDSCHIRMPRÄSENTATION.

FENSTER Im Menü FENSTER sind die Befehle zusammengefasst, mit denen Sie beispielsweise das Anwendungsfenster teilen und dann parallel dazu mit einem zweiten Dokument arbeiten können.

In Outlook ist diese Funktion nicht vorhanden.

? Neben allen Hilfefunktionen steht an dieser Stelle noch die Repara-turfunktion zur Verfügung. Gleichzeitig können Sie hier unter PRO-DUKT AKTIVIEREN die Aktivierungsfunktion für das Programm auf-rufen bzw. unter INFO nachsehen, auf welchen Namen das Office-Paket lizenziert wurde, oder Systeminformationen einholen.

Tabelle 1.2: Übersicht über die Menüfunktionen (Forts.)

55


Menüanzeige festlegen

Sie können Menüs entweder vollständig anzeigen oder sich auf die Anzeige der am häu-figsten benötigten Menüpunkte beschränken – je nachdem, welche Bildschirmaus-schnitte Sie bei aufgeklapptem Menü sehen möchten. In einem Office-Programm gehenSie dazu folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie im Menü EXTRAS auf ANPASSEN.

2. Wählen Sie OPTIONEN.

3. Wenn Sie immer das komplette Menü sehen wollen, aktivieren Sie das Kontrollkäst-chen vor MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN.

Diese Einstellung wird immer für alle Office-Programme gemeinsam in den Benutzer-einstellungen gespeichert. Ändern Sie also beispielsweise in Word die Option aufvollständige Anzeige, so gilt diese Einstellung gleichzeitig für die anderen drei Pro-gramme des Standardpakets.

Sollen nur die grundlegenden Befehle angezeigt werden, muss das Kontrollkästchenvor diesem Eintrag leer bleiben.

Sie haben aber in diesem Fall dennoch die Möglichkeit, das vollständige Menü einzu-blenden: Klicken Sie dazu auf den kleinen Doppelpfeil, die Schaltfläche ERWEITERN,am unteren Ende der Liste. Daraufhin wird das komplette Menü angezeigt.

Unter EXTRAS/ANPASSEN/OPTIONEN können Sie sich noch für eine zusätzliche Varianteentscheiden: Wenn Sie das Kontrollkästchen vor NACH KURZER VERZÖGERUNG VOLL-STÄNDIGE MENÜS ANZEIGEN durch Anklicken aktivieren, sehen Sie das vollständigeMenü kurze Zeit nachdem Sie es geöffnet haben.

Neben der Wahl, wie umfangreich die Menüs angezeigt werden sollen, können Sie zudemdie Menüleiste frei am oberen, unteren, rechten oder linken Rand des Fensters oder alseigene Symbolleiste platzieren. Die Anzeige passt sich dabei automatisch an eine waag-rechte bzw. horizontale Darstellung an:

1. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die gepunktete Linie am Anfang der Menüleiste,bis ein kleiner Vierfachpfeil erscheint.

2. Ziehen Sie nun mit gedrückter Maustaste die Menüleiste an die gewünschte Position.

3. Die Menüleiste wird dort platziert, wo Sie die Maustaste wieder loslassen.

Abbildung 1.58: Die Menüleiste in Word ist frei auf dem Bildschirm platziert

56


Neben der Möglichkeit, die Menüleiste variabel auf der Bildschirmoberfläche zu platzie-ren, können Sie sie auch beispielsweise unter die Symbolleiste ziehen. Dieses Vorgehenbietet sich vor allem dann an, wenn Sie viele Befehle über die Menüleiste aufrufen.

Symbolleisten anpassenDie zweite Alternative bei Office-Programmen, Befehle zu steuern, sind die Schaltflä-chen, die Sie auf den einzelnen Symbolleisten sehen. Hier ist das Office-System wiederausgesprochen variabel, das Aussehen ganz nach Ihren Wünschen anzupassen.

Zunächst: Die einzelnen Symbolleisten – ihre Namen leiten sich von ihrem Inhalt bzw.dem entsprechenden Menübegriff ab – sind gekennzeichnet von Schaltflächen, über diedie wichtigsten Befehle unmittelbar ausgeführt bzw. Dialogfelder direkt eingeblendetwerden können. Einige Funktionen von Office-Programmen sind nur über eine Symbol-leiste anzuwählen: so z.B. die Symbolleiste ZEICHNEN.

Symbolleisten einfügen

Eine Übersicht über die zur Verfügung stehenden Symbolleisten in den Office-Program-men erhalten Sie über das Kontextmenü:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste des geöffneten Pro-gramms.

In dem eingeblendeten Listenfeld sehen Sie diejenigen Symbolleisten mit einemHäkchen versehen, die im Augenblick auf der Bildschirmoberfläche angezeigt wer-den (vgl. Abbildung 1.59).

In der Standardeinstellung sind üblicherweise die Leisten STANDARD und FORMAT ein-geblendet. Zu viele Leisten sollten Sie hier nicht auswählen, damit Ihre Arbeitsober-fläche für Ihre Eingaben noch übersichtlich genug bleibt.

Abbildung 1.59: Überblick über die Symbolleisten in PowerPoint

57


2. Um bei Bedarf weitere Symbolleisten einzublenden, klicken Sie den entsprechendenEintrag an, so dass er jetzt mit einem Häkchen versehen ist.

Sie sehen die Leiste sofort auf der Bildschirmoberfläche eingeblendet.

3. Um angezeigte Symbolleisten auszublenden, klicken Sie den entsprechenden Ein-trag an, so dass das Häkchen gelöscht ist.

Die Leiste ist sofort von der Bildschirmoberfläche verschwunden.

Mit dieser Methode können Sie die Symbolleisten sehr schnell an Ihre Ansprüche anpas-sen. Da die Liste aber sofort nach dem Anklicken eines Eintrags wieder auf die Bild-schirmoberfläche zurückkehrt, ist es für umfangreichere Änderungen besser, einenalternativen Weg einzuschlagen:

1. Klicken Sie im Fenster ANPASSEN gleich nach dem Einblenden der Liste auf ANPAS-SEN.

2. Klicken Sie nun unter der Registerkarte SYMBOLLEISTEN der Reihe nach diejenigenKontrollkästchen an, bei denen Sie die nebenstehenden Symbolleisten ein- bzw.ausblenden wollen.

Das Programm führt die Änderungen auf der Bildschirmoberfläche sofort aus, aller-dings ohne das Fenster sofort zu schließen. Sind Sie mit einer Einstellung nicht ein-verstanden, klicken Sie das entsprechende Feld einfach noch einmal an.

3. Mit SCHLIESSEN kehren Sie zur Bildschirmoberfläche zurück.

Das ist aber noch nicht alles, was Office Ihnen an Wahlmöglichkeiten zur Verfügungstellt. Welche Schaltflächen Sie im Einzelnen auf Ihren Symbolleisten benötigen, kön-nen Sie ebenfalls individuell bestimmen:

1. Klicken Sie im Fenster ANPASSEN auf den Kartenreiter BEFEHLE.

2. Klicken Sie unter KATEGORIEN eine der eingeblendeten Symbolleisten an.

Sie sehen jetzt alle Schaltflächen, die zur Verfügung stehen.

3. Klicken Sie unter BEFEHLE auf die Schaltfläche, die Sie für Ihre Arbeit benötigen,und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste auf eine Symbolleiste.

Damit Sie eine einzelne Schaltfläche anzeigen können, muss die dazugehörendeSymbolleiste nicht auf der Bildschirmoberfläche eingeblendet sein. Es genügt, wennSie die Schaltfläche einfach an die gewünschte Stelle in der Symbolleiste ziehen. Die-ses Vorgehen ist eine gute Methode, um häufig benötigte Schaltflächen direkt anzu-zeigen – und um zu verhindern, dass die Symbolleiste durch selten benötigte Befehlezu unübersichtlich wird.

58


Abbildung 1.60: Einzelne Schaltflächen einfügen

Auch wenn diese Einstellungen zu Beginn Ihrer Arbeit mit Office für Sie etwas ausführ-lich dargestellt sein mögen: Unterschätzen Sie nicht, dass es auf Dauer sehr angenehmsein kann, die Arbeitsoberfläche Schritt für Schritt an die eigene Arbeitsweise oder einaktuelles Projekt anzupassen.

Jetzt fehlt bei der Besprechung der Symbolleisten nur noch eine Kleinigkeit: Auf derRegisterkarte OPTIONEN im Fenster ANPASSEN ist die Standardeinstellung für die Pro-gramme STANDARD- UND FORMATSYMBOLLEISTE IN ZWEI ZEILEN ANZEIGEN aktiviert. Kom-men Sie mit einer einzeiligen Anzeige aus, müssen Sie die Funktion deaktivieren.Und: Immer wenn Sie der Schaltfläche ZURÜCKSETZEN begegnen, löschen Sie Ihre per-sönlichen Einstellungen und kehren zur Office-Standardleiste zurück.

Symbolleisten platzieren

1. Klicken Sie – genauso wie beim Verschieben der Menüleisten – auf die gepunkteteLinie am Beginn der Symbolleiste.

2. Verschieben Sie die Leiste mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position.

3. Lassen Sie die Maustaste los und die Leiste wird platziert – entweder an den Bild-schirmrändern oder als eigenständiges Fenster.

Möchten Sie die Position des Fensters SYMBOLLEISTEN weiter anpassen, klicken Sieauf die Titelleiste, bis ein kleiner Vierfachpfeil erscheint. Jetzt können Sie die Sym-bolleiste wieder an eine neue Stelle ziehen.

Wenn Sie mit der Maus die Umrandung einer frei platzierten Symbolleiste berühren,können Sie das Fenster in die Länge bzw. die Breite ziehen und so das Erscheinungs-bild an die Erfordernisse Ihrer Oberfläche anpassen.

59


Mit dem Aufgabenbereich arbeitenNeben Menü- und Symbolleisten stellen ab der Version Office 2002 (XP) die neu einge-richteten Aufgabenbereiche eine erweiterte Funktionalität bei Word, Excel und Power-Point zur Verfügung. Aufgabenbereiche werden immer bei bestimmten Aktionen amrechten Bildschirmrand eingeblendet und versammeln – inhaltlich aufeinander abge-stimmt – eine Reihe von Funktionen, die direkt ausgeführt werden können. Vorteil desAufgabenbereiches: Sie erfassen auf einen Blick Ihren Arbeitszusammenhang und sehendie Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen.

1. Um mit dem Aufgabenbereich zu arbeiten, klicken Sie im Menü Extras/Anpassenoder unter Ansicht/Symbolleisten auf Aufgabenbereich, so dass die Option miteinem Häkchen vor dem Eintrag aktiviert ist.

2. Einen Überblick über die einzelnen Aufgabenbereiche des Programms erhalten Sie,wenn Sie in der Titelleiste auf den Pfeil in der rechten Ecke klicken (vgl. Abbildung1.61).

3. Den Aufgabenbereich blenden Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche SCHLIES-SEN wieder aus. Damit gewinnen Sie unter Umständen wieder mehr Übersicht überIhr aktuelles Dokument.

4. Sie können den Aufgabenbereich unter ANSICHT/AUFGABENBEREICH manuell wiedereinblenden.

5. Die Position des Aufgabenbereiches auf der Bildschirmoberfläche ändern Sie wiegewohnt.

Abbildung 1.61: Übersicht über die Excel-Aufgabenbereiche

60


Kontextmenüs aufrufenNeben einer Reihe von verschiedenen Fenstern steht in allen Windows XP-Programmenein so genanntes Kontextmenü zur Verfügung, das situationsbezogen die wesentlichenFunktionen zusammenfasst. Aufrufen können Sie das Kontextmenü immer mit der rech-ten Maustaste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich des Bildschirmsbzw. auf die Anzeige, für die Sie das Kontextmenü öffnen wollen. Egal ob das nun ein Ein-trag im STARTMENÜ ist, eine Überschrift in einem Word-Text, eine Zahl in Excel oder einFolieneintrag in PowerPoint: Immer rufen Sie mit dieser Aktion ein Menü auf, dessenEinträge speziell auf die aktuelle Situation abgestimmt wurden.

Wenn Sie also produktiv mit den Windows XP-Programmen arbeiten wollen, beziehenSie den Aufruf von Kontextmenüs aktiv in Ihre Abläufe mit ein.

Dialogfelder ausfüllenDialogfelder tauchen in Programmen immer dann auf, wenn Sie einen Befehl oder Menü-punkt aufgerufen haben, bei denen verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten zugelas-sen werden. Umfangreiche Dialogfelder sind zusätzlich in einzelne Abschnitte gegliedertoder umfassen mehrere »Seiten«. Die Dialogbox erscheint immer mit ihrem Namen inder Titelleiste. Wichtigstes Instrument, um Angaben in der Dialogbox zu machen, ist dieMaus.

Abbildung 1.62: Das Dialogfeld Drucken

TIPP Position des Dialogfelds verschieben

Im Gegensatz zu »normalen« Windows-Fenstern können Sie die Größe dermeisten Dialogfelder nicht verändern. Aber sollte Sie das Erscheinen des Dia-logfelds Ihren freien Blick auf das Office-Dokument behindern, können Sie esfrei auf dem Bildschirm an eine andere Position verschieben. Office »merkt«sich diese benutzerdefinierte Einstellung: Rufen Sie das Dialogfeld späterwieder auf, erscheint es an der Stelle, an die Sie es zuvor verschoben hatten.

61


Es gibt eine Reihe von Optionen, wie Sie die nötigen Angaben in Dialogfeldern machen:

Registerkarten

Zuweilen sind die Einstellungen, die Sie in einem Dialogfeld treffen müssen, äußerstumfangreich. Um dies benutzerfreundlich und übersichtlich zu gestalten, werden dieseauf mehrere »Seiten« verteilt: Diese werden Registerkarten genannt. Die einzelnen Kar-tenreiter sind oben betitelt, so dass Sie den Überblick behalten. Klicken Sie den jewei-ligen Kartenreiter an, so wird die zugehörige Karte eingeblendet. Ein ausführlichesSystem von Registerkarten wird Ihnen vor allem bei den vielfältigen Formatierungsein-stellungen begegnen oder bei den umfangreichen Programmeinstellungen.

Einfache Schaltfläche

Dieser Begriff ist schon öfter aufgetaucht: Schaltflächen sind einfache Schalter, mitdenen man durch Anklicken mit der linken Maustaste eine Aktion des Programms aus-lösen kann. Die Aktion wird meist auf der Schaltfläche genau genannt.

Abbildung 1.63: Wählen Sie unter den angebotenen Optionen, bevor Sie das Programm schließen

Kontrollkästchen

Eine weitere Darstellungsmöglichkeit von unterschiedlichen Optionen sind Kontroll-kästchen: Zum Bestätigen der jeweiligen Option klicken Sie auf das entsprechende Käst-chen, so dass ein Häkchen erscheint. Wichtig ist dabei zu wissen, dass Kontrollkästchengrundsätzlich unabhängig voneinander aktiviert bzw. deaktiviert werden können.

Abbildung 1.64: Unter Extras/Optionen gibt es eine Reihe von Wahlmöglichkeiten

62


Optionsschaltflächen

Bei Optionsschaltflächen können Sie sich durch Anklicken für eine der angegebenenMöglichkeiten entscheiden: Eine Mehrfachauswahl allerdings ist ausgeschlossen. SehenSie dazu das Beispiel in Abbildung 1.62.

Eingabefelder

Mehr als nur einen Mausklick erfordert die Bearbeitung eines Eingabefelds: Hier werdenSie direkt nach einer bestimmten Information gefragt. Ein einfaches Feld, in dem Siebeispielsweise die Seiten angeben können, die Sie ausdrucken möchten, sehen Sie eben-falls in Abbildung 1.62.

Eingabe mit Listenfeld

Weitaus üblicher sind allerdings die Eingabefelder, bei denen Sie einen Pfeil auf derrechten Seite sehen: Klicken Sie diesen Pfeil an, öffnet sich ein Listenfeld, aus dem Siedie passende Option durch Anklicken auswählen. Bei umfangreichen Listenfeldern kön-nen Sie zusätzlich mit der Bildlaufleiste durch die Liste scrollen, bis Sie den passendenEintrag gefunden haben. Oft ist in einem Listenfeld aber auch eine direkte manuelle Ein-gabe möglich.

Abbildung 1.65: Eingabe über Listenfelder unter Format/Zeichen in Word (Ausschnitt)

Smarttags einsetzenEine weitere Funktionalität, die in Windows XP-Programmen mit Ausnahme von Out-look installiert ist, sind ab der Version 2002 die so genannten Smarttags. Diese intelli-genten Schaltflächen tauchen in Windows XP-Programmen immer in einigen ausgewähl-ten Bearbeitungssituationen auf und stellen eine situationsabhängige Funktionalität zurVerfügung – in der Regel, wenn Sie Elemente in Ihr Dokument eingefügt haben oder vomProgramm AutoKorrektur-Optionen ausgeführt wurden.

Abbildung 1.66: Word hat einen Rechtschreibfehler automatisch korrigiert – der Smarttag zeigt diese Änderung an

63


Wenn sich Smarttags nach einer Eingabe bemerkbar machen, behandeln Sie sie wie einenormale Schaltfläche: Anklicken und dann unter den angebotenen Optionen auswählen.Wenn Sie sicher sind, dass die erfolgte Änderung korrekt ist, arbeiten Sie einfach weiter,ohne auf die »Meldung« zu reagieren.

Sie können Smarttags ein- oder ausblenden. Je nach Programm gehen Sie dazu unter-schiedlich vor.

Word

1. Gehen Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN.

2. Aktivieren Sie auf der Registerkarte ALLGEMEIN das Kontrollkästchen SMARTTAGS

unter ANZEIGEN.

Excel


2. Auf der Registerkarte BEARBEITEN aktivieren Sie die Kontrollkästchen OPTIONEN-SCHALTFLÄCHE BEIM EINFÜGEN KOPIERTER DATEN ANZEIGEN und OPTIONEN-SCHALTFLÄ-CHE BEIM EINFÜGEN VON ZELLEN UND OBJEKTEN ANZEIGEN.

Auf diese Weise sehen Sie gleich, bei welchen Aktionen in Excel Smarttags auf demBildschirm auftauchen.

Abbildung 1.67: Die Kontrollkästchen für die Smarttags in Excel

PowerPoint


2. Auf der Registerkarte BEARBEITEN aktivieren Sie das Kontrollkästchen OPTIONS-SCHALTFLÄCHE FÜR »EINFÜGEN« ANZEIGEN.

Endlich! Sie haben das Ende dieses Grundlagenkapitels erreicht und sind gerüstet fürden Rest des Buches. Im nächsten Abschnitt steigen Sie in die Arbeit mit konkreten Bei-spielen ein.

2Ein Protokoll verfassen

Der Kapitelinhalt im Überblick:

Word-Dokumente speichern und öffnen

Text eingeben und bearbeiten

Dokumentabschnitte markieren

Rechtschreibung überprüfen

Schriften auswählen

Textabschnitte hervorheben

Nummerierungen und Aufzählungen einfügen

Was erwartet Sie in diesem Kapitel?

Zuerst lernen Sie alle Schritte, um einen Text korrekteinzugeben und zu korrigieren. In einem zweitenDurchgang wird die optische Gestaltung des inhaltlichüberarbeiteten Dokuments in den Mittelpunkt gerückt.

Wenn Sie selbst einen Text schreiben, werden diesebeiden Arbeitsschritte in der Praxis sicher ineinanderübergehen – für die Darstellung in einem Buch ist die-se Trennung jedoch unerlässlich. Die Reihenfolge derDarstellung in diesem Kapitel orientiert sich daran,welche Aspekte im Verlauf der Arbeit mit dem Text inden Mittelpunkt rücken.

Beim Durcharbeiten dieses Kapitels erlernen Sie nichtnur die wichtigsten Grundlagen von Word – vieleArbeitstechniken werden Ihnen bei der Arbeit mit denanderen Office-Programmen wieder begegnen.

66

Kapitel 2 Ein Protokoll verfassen

Die Textverarbeitung Microsoft Word 2003 ist ein unerlässliches Instrumentarium zumErstellen von Texten aller Art, »Dokumenten« in der Terminologie des Programms.Dabei stellt Word eine Vielfalt an Werkzeugen zur Verfügung, mit denen Sie Text nichtnur komfortabel erfassen, sondern auch optisch gestalten können. Vor allem formalanspruchsvolle Texte können Sie daher zunächst in aller Ruhe inhaltlich korrekt formu-lieren, bevor Sie beginnen, sich über das endgültige Aussehen Gedanken zu machen.

Das Projekt für dieses Kapitel lautet: Ein Protokoll verfassen – und steht stellvertretendfür alle längeren Texte, die Sie im Beruf schreiben müssen.

2.1 Programmstart

Im Einleitungsteil haben Sie das Grundlegende einer Office-Arbeitsoberfläche kennengelernt. So wird Ihnen vieles vertraut sein, was Sie nach dem Programmstart auf demBildschirm sehen:

1. Öffnen Sie Word über START/ALLE PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE/MICROSOFT WORD

2003 oder über das WORD-Programmsymbol auf dem Desktop oder der Taskleiste.

Sie sehen nun den Word-Startbildschirm. Der Cursor blinkt im Arbeitsbereich, indem Sie mit der Texteingabe beginnen können.

Abbildung 2.1: Der Standardbildschirm von Word

67

Programmstart

Darüber hinaus enthält die Arbeitsoberfläche in der Standardeinstellung noch folgendeElemente:

1 Titelleiste:In der Titelleiste des Word-Fensters steht der Name des geöffneten Dokuments.Nach dem Programmstart erscheint Dokument1 – wie in Abbildung 2.1 dargestellt.Je nachdem, wie viele Dokumente Sie in dieser Programmsitzung angelegt haben,erscheinen im Titel die Namen Dokument2, Dokument3 usw. Wenn Sie die geöffneteDatei bereits gespeichert haben, steht der Dateiname an dieser Stelle.

2 Menüleiste:Hier sehen Sie die neun Befehlskategorien und das Eingabefeld für die Direkthilfe.

3 Symbolleisten:In der Word-Standardeinstellung werden die STANDARD- und die FORMAT-Symbol-leiste angezeigt – in Abbildung 2.1 werden sie zweizeilig und komplett mit allenSchaltflächen dargestellt. Auf der STANDARD-Symbolleiste finden Sie Schaltflächenfür die wichtigsten Programmbefehle, über die FORMAT-Symbolleiste lassen sich diehäufigsten Formatierungen steuern.

4 Horizontales und vertikales Lineal:Das Lineal ist ein wichtiges Hilfsmittel für das Seitenlayout eines Word-Dokuments.Damit können beispielsweise Randeinstellungen, Einzüge oder auch Tabstopps fest-gelegt werden.

5 Aufgabenbereich:Über die Aufgabenbereiche steuern Sie einzelne Programmfunktionen.

6 Vertikale und horizontale Bildlaufleisten:Mit einem Mausklick auf die Pfeile der Bildlaufleisten blättern Sie sich schnell durchdas Word-Dokument.

7 Anzeige des Ansichtsmodus:Welchen Ansichtsmodus Sie eingestellt haben, erkennen Sie an der markiertenSchaltfläche. Zum Wechseln der Darstellung klicken Sie auf die betreffende Schalt-fläche.

HINWEIS QuickInfo für Schaltflächen

In der Standardeinstellung blendet Word den Namen einer Schalt-fläche ein, sobald Sie diese mit dem Mauszeiger berühren. DieseFunktion ist, vor allem wenn Sie mit Office-Programmen noch nichtso vertraut sind, eine große Hilfe. Sollten Sie diese Einblendungenstören: Deaktivieren Sie unter EXTRAS/ANPASSEN auf der Register-karte OPTIONEN das Kontrollkästchen QUICKINFO AUF SYMBOLLEISTEN

ANZEIGEN.

68


8 Statusleiste:In der Statusleiste sehen Sie einige Informationen über das aktuelle Dokument, zumBeispiel die Anzahl der Seiten und Abschnitte, die aktuelle Seite oder die Sprachein-stellung des Wörterbuches.

In den folgenden Abschnitten wird – wenn nicht ausdrücklich vermerkt – mit diesemStandardbildschirm gearbeitet. Ausführliche Erläuterungen zum individuellen Anpas-sen Ihrer Arbeitsoberfläche finden Sie in Kapitel 1, Abschnitt »Bildschirmoberfläche:grundlegende Arbeitstechniken«.

2.2 Neues Dokument anlegen und speichern

Wurde Word gerade gestartet, können Sie Dokument1 unmittelbar einsetzen. Der Cur-sor blinkt an Anfang des Eingabebereiches und ist für das Eintippen des Protokolltextesbereit.

Haben Sie bereits mit Word gearbeitet, müssen Sie für das Protokoll ein neues Doku-ment anlegen:

1. Um ein neues Dokument anzulegen, klicken Sie in der STANDARD-Symbolleiste aufdie Schaltfläche NEUES LEERES DOKUMENT.

Dies ist der schnellste Weg.

Abbildung 2.2: Die Schaltfläche Neues leeres Dokument

Die Alternative: Klicken Sie im Menü DATEI auf NEU und wählen Sie aus dem Aufga-benbereich NEUES DOKUMENT den Eintrag Leeres Dokument.

Abbildung 2.3: Ein neues Dokument über den Aufgabenbereich anlegen

Jetzt wird ein neues Word-Dokument angelegt und Sie können mit der Texteingabebeginnen.

Gehen Sie auf Nummer sicher – und legen Sie für Ihr Protokoll erst einmal einen Datei-namen fest, bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen. Sonst laufen Sie Gefahr,dass der eingegebene Text unter Umständen verloren geht, weil Sie das Speichern ver-nachlässigt haben.

69

Neues Dokument anlegen und speichern

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN oder gehen Sie im Menü DATEI auf SPEI-CHERN UNTER.

Es öffnet sich das Dialogfeld SPEICHERN UNTER. Im Großen und Ganzen ist diesesFenster ähnlich aufgebaut wie der Windows-Explorer, den Sie bereits in Kapitel 1kennen gelernt haben.

2. Geben Sie nun unter SPEICHERN IN: den Ordner an, in den das Word-Dokumentgeschrieben werden soll.

Abbildung 2.4: Der Standardspeicherort für Dokumente ist der Ordner Eigene Dateien

In der Standardeinstellung wird der Ordner Eigene Dateien vorgeschlagen. DieseEinstellung sollten Sie übernehmen. Um die Übersicht über Ihre zahlreichen gespei-cherten Texte zu behalten, empfiehlt es sich, dass Sie auf dieser Ebene noch keineWord-Dokumente ablegen.

Legen Sie nun im Ordner Eigene Dateien einen neuen Unterordner für Ihren Text an.Damit sorgen Sie für eine übersichtliche Struktur Ihres Ablagesystems.

3. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche NEUEN ORDNER ERSTELLEN.

Abbildung 2.5: Einen neuen Ordner für die Beispieltexte aus diesem Buch anlegen

4. Geben Sie in das Textfeld des Fensters NEUER ORDNER den Namen des neuen Unter-ordners ein: Beispieltexte. Klicken Sie auf OK.

Nun sehen Sie den Namen des neuen Ordners im Fenster unter SPEICHERN IN: einge-tragen. Möchten Sie Ihr Dokument in einem bereits vorhandenen Ordner ablegen,klicken Sie den betreffenden Ordner an. Dieser wird dann ebenfalls geöffnet.

5. Tippen Sie in das Eingabefeld unter DATEINAME den neuen Namen ein: Protokoll.

TIPP Einfache Ordnerstruktur anlegen

Das Betriebssystem ermöglicht, dass Sie zu jedem Ordner beliebig vieleUnterordner anlegen: Sie können somit Ihre Ordnerhierarchie auf mehrereGliederungsebenen ausdehnen. Aber auch hier gilt die Empfehlung, dasDateisystem nicht zu kompliziert zu gestalten und sich auf zwei oder dreiEbenen zu beschränken. Denn wenn Sie einen bestimmten Text später wie-der finden wollen, sollten die Wege dahin nicht zu verschlungen sein. Nähe-res zur Ordnerstruktur von Windows in Kapitel 1, Abschnitt »Datei- undOrdnerstruktur von Windows«.

70


Abbildung 2.6: Das Protokoll wird im Ordner Beispieltexte abgespeichert

Die Regeln für die Vergabe eines Dateinamens schlagen Sie in Kapitel 1, Abschnitt»Dateinamen vergeben« nach.

In der Standardeinstellung ist als DATEITYP bereits Word-Dokument vorgeschlagen.

Nur wenn Sie Ihren Text in einem anderen Dateiformat speichern wollen, müssen Siehier einen Alternativvorschlag aus dem Listenfeld wählen. Dort sind alle Dateitypenverzeichnet, die Word generieren kann.

6. Klicken Sie abschließend zum Speichern des Word-Dokuments auf die SchaltflächeSPEICHERN, wenn Sie den Dateinamen und den Dateityp festgelegt und sich vergewis-sert haben, dass Sie sich im richtigen Ordner befinden.

Abbildung 2.7: Das Dokument schließen

Nun ist das Dokument erst einmal angelegt. Word schließt das Dialogfeld SPEICHERN

UNTER. In der Titelzeile des Word-Fensters sehen Sie nun den Namen: Protokoll – Micro-soft Word. Schließen Sie jetzt zur Übung das Programm über die SCHLIESSEN-Schaltflä-che in der Symbolleiste oder über das Menü DATEI/SCHLIESSEN.

HINWEIS Zwischenspeichern nach jedem wichtigen Arbeitsschritt

Ist das Dokument angelegt, sollten Sie bei Ihrer Arbeit das regelmä-ßige Zwischenspeichern nicht vernachlässigen. Am schnellsten errei-chen Sie dies über die Schaltfläche SPEICHERN oder über die Tasten-kombinationŸ+S.

71

Word-Dokument öffnen

2.3 Word-Dokument öffnen

Das große Plus einer Textverarbeitung ist, dass Sie auf bereits erstellte Dokumenteimmer wieder zurückgreifen und diese dann je nach Bedarf bearbeiten oder aktualisie-ren können. Dazu öffnen Sie die betreffende Datei – im vorliegenden Beispiel die DateiProtokoll.

Dafür stehen Ihnen einige Möglichkeiten offen. Welchen Weg Sie wählen, hängt zumeinen von Ihrer persönlichen Vorliebe ab – und natürlich davon, welche Symbolleistenoder Aufgabenbereiche Ihr Bildschirm gerade anzeigt.

Datei über das Menü oder die Öffnen-Schaltfläche anzeigenZum Öffnen der Protokoll-Datei ist der Standardweg entweder über die Menüleiste oderdirekt über die Schaltfläche ÖFFNEN:

1. Klicken Sie auf DATEI/ÖFFNEN in der Menüleiste. Der Tastenschlüssel für diesenBefehl lautet Ÿ+O.

In der Standardeinstellung werden alle vorhandenen Unterordner des Ordners Ei-gene Dateien verzeichnet. Haben Sie zuletzt eine Datei aus einem anderen (Unter-)Ordner aufgerufen, wird dieses Ordnerfenster zunächst angezeigt.

Abbildung 2.8: Direktes Öffnen der Datei Protokoll.doc

Haben Sie die Datei Protokoll erst kürzlich bearbeitet, wird sie zusätzlich in der Listeder sechs zuletzt geöffneten Dateien am Ende des Menüs DATEI angezeigt. Sie lässtsich über ein Anklicken des Dateinamens direkt öffnen.

72


2. Klicken Sie den Ordner Beispieltexte an, sobald Sie ihn gefunden haben.

3. Klicken Sie im nun geöffneten Fenster Beispieltexte die Word-Datei Protokoll an.

4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klicken auf ÖFFNEN.

Abbildung 2.9: Öffnen der Protokoll-Datei

Das (vorerst noch leere) Dokument erscheint nun auf der Word-Arbeitsoberfläche undist zur Texteingabe bereit.

Datei über den Aufgabenbereich Erste Schritte öffnenAuch im Aufgabenbereich ERSTE SCHRITTE, der beim Starten des Programms eingeblen-det wird, finden Sie die Möglichkeit, Dateien zu öffnen:

1. Wurde das Word-Dokument erst kürzlich bearbeitet, ist es in der Liste der sechszuletzt geöffneten Dateien verzeichnet. Die Datei Protokoll kann durch einfachesAnklicken geöffnet werden.

2. Mit einem Klick auf die Schaltfläche WEITERE blenden Sie das Dialogfenster ÖFFNEN

ein.

Abbildung 2.10: Das Dialogfeld Öffnen über den Aufgabenbereich aufrufen

Ab hier fahren Sie fort wie unter dem Abschnitt »Datei über das Menü oder die Öffnen-Schaltfläche anzeigen« beschrieben.

73

Dateien in anderen Verzeichnissen speichern bzw. öffnen

2.4 Dateien in anderen Verzeichnissen speichern bzw. öffnen

Die Praxis bringt es mit sich, dass Sie Ihre Dateien nicht immer im Ordner EigeneDateien speichern werden.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Listenfelder SPEICHERN UNTER bzw. ÖFFNEN, wer-den alle Verzeichnisse auf dem Rechner angezeigt. Jetzt gehen Sie vergleichbar vor wiebeim Windows-Explorer. Nur: Auf eine zweispaltige Anzeige müssen Sie an dieser Stelleverzichten. Die Unterverzeichnisse eines angeklickten Ordners werden jeweils in einemneuen Fenster angezeigt. In diesem Fall auch sinnvoll, es geht ohnehin nur um das Spei-chern bzw. Öffnen einer Word-Datei.

Folgende weitere Schaltflächen sind Ihnen bei den Bewegungen durch die Ordnerhier-archie behilflich:

Abbildung 2.11: Schaltflächen im Dialogfeld Öffnen bzw. Speichern unter, mit denen Sie sich schnell durch die Verzeichnisstruktur auf Ihrem Rechner klicken können

HINWEIS Ändern des Standardspeicherorts

In Word ist in der Standardeinstellung der Ordner Eigene Dateien alsSpeicherort für Ihre Dateien eingestellt. Wenn Sie auf Ihrem Rechneraber eine andere Verzeichnisstruktur erstellen möchten: MarkierenSie unter EXTRAS/OPTIONEN/SPEICHERORTE FÜR DATEIEN in dem Listen-feld für die DATEISPEICHERORTE den Eintrag DOKUMENTE und klickenSie anschließend auf ÄNDERN. Das Dialogfeld SPEICHERORT ÄNDERN

wird eingeblendet, in dem Sie das Verzeichnis festlegen können, dasals Standardspeicherort für Ihre Word-Dokumente dienen soll.Beachten Sie aber bei der Änderung die Folgen für die SicherheitIhrer Daten, die in Kapitel 1 im Abschnitt »Benutzerkonten verwal-ten« beschrieben wurden.

74


b ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE: Die aufgeführten Ordner und Dokumente sindchronologisch sortiert. Sie lassen sich mit einem Doppelklick auf den Dateinamenbzw. den Ordner direkt öffnen.

b DESKTOP: Über diese Schaltfläche ist ein direktes Speichern einer Datei auf demDesktop möglich. Umgekehrt: Befindet sich der Ordner oder die Datei auf dem Desk-top, lässt sie sich über diese Schaltfläche am schnellsten öffnen.

b EIGENE DATEIEN: Hier klicken Sie sich wieder zum Standardspeicherort zurück.

b ARBEITSPLATZ: Hier finden Sie schnellen Zugang zu anderen Laufwerken oder exter-nen Speichermedien.

b NETZWERKUMGEBUNG: Ist Ihr Rechner an ein Netzwerk angeschlossen, steuern Siediejenigen Ordner und Dateien, die innerhalb des Netzwerks gespeichert bzw. geöff-net werden sollen, direkt über diese Schaltfläche an.

Zwei weitere Schaltflächen sind für das Ansteuern der gewünschten Verzeichnisse wich-tig:

b ZURÜCK: Hier klicken Sie den Ordner oder die Datei an, die Sie zuletzt im SPEICHERN-bzw. ÖFFNEN-Dialog geöffnet haben. Sobald Sie mit dem Mauszeiger die Schaltflächeberühren, vermerkt die QuickInfo-Anzeige den Namen des Ordners zur Orientie-rungshilfe, der beim Anklicken unmittelbar geöffnet wird.

Darüber hinaus können Sie mit Hilfe der Liste unter dem Dropdown-Pfeil die einzel-nen, zuletzt geöffneten Ordner anklicken.

Abbildung 2.12: Auswahlliste der zuletzt geöffneten Verzeichnisse unter der Schaltfläche Zurück

b EINE EBENE NACH OBEN: Hier klicken Sie sich direkt zum übergeordneten Verzeichnisdes Ordners, der unter SUCHEN IN genannt und dessen Inhalt komplett angezeigtwird.

Abbildung 2.13: Mit der Schaltfläche Eine Ebene nach oben können Sie sich systematisch durch Ihre Verzeichnisstruktur klicken

Haben Sie den gewünschten Ordner gefunden, legen Sie nun zum Speichern eines Doku-ments den Dateinamen und den Dateityp fest. Zum Öffnen der Datei wird diese in derListe doppelt angeklickt.

Um für die weitere Arbeit die Datei Protokoll im Ordner Beispieltexte zu öffnen, gehenSie also am besten über die Schaltfläche EIGENE DATEIEN.

75

Text eingeben

2.5 Text eingeben

Nach der Lektüre der letzten Abschnitte in diesem Kapitel ist der Bildschirm zwarimmer noch leer, aber Sie haben sich auf die kommende Aufgabe optimal vorbereitet:Das Word-Dokument Protokoll liegt auf Ihrem Bildschirm bereit – einzelne Arbeits-schritte müssen Sie nur noch über die Schaltfläche SPEICHERN sichern.

Nun können Sie endlich tippen – und zusätzlich einige Feinheiten bei der Eingabe ken-nen lernen. Haben Sie ein längeres Dokument zu schreiben, konzentrieren Sie sichzunächst nur auf den Text selbst. Die formale Gestaltung folgt dann in einem nächstenSchritt. Quälen Sie sich also nicht schon zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem möglichen Aus-sehen von Überschriften. Ist der Text erst einmal komplett erfasst, wird es einfacher, ihnin einem Arbeitsgang optisch zu strukturieren.

Sicher werden Texteingabe und Formatierung in der Praxis immer wieder ineinanderübergreifen: Wichtig ist aber, dass Sie sich erst einmal auf die Formulierung Ihres Texteskonzentrieren.

HINWEIS Direktes Löschen oder Umbenennen von Dateien oder Ordnern

Zuweilen wird es vorkommen, dass Sie bei der Dateisuche oder beimSpeichern das eine oder andere Dokument entdecken, das Sie alsüberflüssig erkennen. Kein Problem: Sie können es direkt in denPapierkorb verschieben. Markieren Sie die Datei oder den Ordnerund klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche LÖSCHEN in derSymbolleiste des Dialogfelds SUCHEN oder ÖFFNEN.

Aber auch ein Umbenennen eines Verzeichnisses oder eines Doku-ments ist an dieser Stelle möglich: Klicken Sie nach dem Markierendes Objekts auf EXTRAS/UMBENENNEN und tippen Sie anschließend denneuen Namen ein. Dies geht allerdings nur, wenn die Datei im Augen-blick nicht geöffnet ist. Ein Mausklick außerhalb des markiertenFelds beendet diesen Vorgang.

Abbildung 2.14: Umbenennen bzw. Löschen von Dateien im Dialogfeld Suchen bzw. Öffnen

76


Schreiben mit Absätzen und LeerzeilenBeginnen Sie nun, Ihr Protokoll zu schreiben. Der Cursor blinkt am Anfang des Einga-bebereiches:

1. Geben Sie eine Überschrift ein – für das Beispielprotokoll: Kooperationsverhand-lungen von Abrams & Linder und der Daten GmbH.

2. Betätigen Sie die Taste Æ, nachdem Sie die Überschrift eingegeben haben: Damitfügen Sie einen neuen Absatz in Ihr Dokument ein.

Abbildung 2.15: Einen neuen Absatz nach der Überschrift eingeben

3. Tippen Sie jetzt den weiteren Text ein – für das abgebildete Übungsprotokoll odereinen eigenen Text.

Beim Schreiben von Text funktioniert die Computertastatur wie eine Schreibma-schine: Großschreibung der Buchstaben erreichen Sie mit der Taste Á, auch dieLeertaste hat dieselbe Funktion. Nur müssen Sie keinen Zeilenumbruch eingeben:Word setzt den Text automatisch in der nächsten Zeile fort, wenn das eingegebeneWord das Zeilenende erreicht hat.

Abbildung 2.16: Die ersten Absätze des Protokolls

77

Text eingeben

Das Absatzzeichen von Word markiert dabei nicht nur eine neue Zeile im Sinne desLayouts, sondern hat auch eine weitergehende Bedeutung: Die Absatzmarke spei-chert alle Formatierungen, die Sie diesem Absatz zugewiesen haben – das Themawird in den nächsten Abschnitten genauer zur Sprache kommen.

Wollen Sie innerhalb eines Absatzes nur eine neue Zeile beginnen, fügen Sie einenmanuellen Zeilenumbruch mit Á+Æ ein – für das Beispiel die Namen der Sit-zungsteilnehmer.

Diese Maßnahme erleichtert die spätere Formatierung. Sie setzen Ihre Texteingabezwar in einer neuen Zeile fort, aber wenn Sie später die Abstände zwischen den ein-zelnen Absätzen neu formatieren, bleibt ein manueller Zeilenumbruch davon unbe-rührt.

Nicht druckbare Zeichen anzeigen

Auf dem Bildschirm werden Sie in der Standardeinstellung von Word während der Text-eingabe eine Reihe nicht druckbarer Zeichen sehen. Bislang haben Sie bei der Textein-gabe zwei dieser Zeichen kennen gelernt: die Absatzmarke und das Leerzeichen. Diesesind wichtige Orientierungshilfen, auf die Sie nicht verzichten sollten. Zum Ein- bzw.Ausblenden gehen Sie folgenden Weg:

1. Wechseln Sie unter EXTRAS/OPTIONEN auf die Registerkarte ANSICHT.

Im Bereich FORMATIERUNGSZEICHEN legen Sie grundsätzlich fest, welche Zeichen inIhrem Word-Dokument angezeigt werden.

Abbildung 2.17: Alle Formatierungszeichen werden angezeigt

Sie haben die Wahl: Entweder Sie wählen die Zeichen einzeln aus, die Sie anzeigenwollen, oder Sie klicken das Kontrollkästchen unter Alle an.

TIPP Leerzeilen einfügen

Wenn Sie nur schnell einen Text erfassen wollen, an den Sie keine großen for-malen Ansprüche stellen, spricht nichts dagegen, eine Leerzeile mit Hilfe desAbsatzzeichens einzufügen – in der Praxis wird dies oft so gehandhabt. DerText wird dadurch auf dem Bildschirm übersichtlicher.

Haben Sie allerdings vor, Ihrem Text anschließend ein ansprechendes Layoutzu verpassen, machen gerade diese Leerzeilen Umstände: Sie müssen immereigens berücksichtigt werden. Der Weg über die Formatierung von Abstän-den zwischen den einzelnen Absätzen ist in diesem Fall weitaus praktischer(siehe Abschnitt »Absätze ausrichten«), zumal das Druckbild bei längerenDokumenten professioneller aussieht, wenn der Abstand zwischen den ein-zelnen Absätzen geringer ist als derjenige, den eine Leerzeile erzeugt.

78


2. Bestätigen Sie Ihre Angaben in diesem Dialogfeld mit OK.

Nun haben Sie über das Dialogfeld die grundsätzliche Entscheidung getroffen, welcheFormatierungszeichen Sie anzeigen wollen.

Einen schnellen Weg zum Einblenden aller Formatierungszeichen finden Sie zusätzlichüber die STANDARD-Symbolleiste:

3. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ABSATZMARKE EINBLENDEN/AUSBLENDEN. Wordblendet alle Formatierungszeichen ein bzw. aus.

Diese Schaltfläche ist mit dem Kontrollkästchen Alle unter EXTRAS/OPTIONEN/AN-SICHT gekoppelt, das Sie beim Anklicken aktivieren bzw. deaktivieren.

Abbildung 2.18: Ein- und Ausblenden der Formatierungszeichen

Haben Sie auf der Registerkarte zusätzliche Kontrollkästchen vor den einzelnen For-matierungszeichen angeklickt, werden diese immer angezeigt, unabhängig davon, obSie die Schaltfläche ABSATZMARKE EINBLENDEN/AUSBLENDEN aktiviert haben oder nicht.

Abbildung 2.19: Der Protokolltext – ohne Formatierungszeichen

4. Schreiben Sie das Protokoll fertig.

Damit haben Sie nun erst einmal den Text fertig erfasst. Im nächsten Abschnitt geht esum einige wichtige Zusätze beim Eingeben von Zeichen.

Die vorbereitete Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Protokoll1.doc unterdem Link www.mut.de/fuersBuero.

79

Text eingeben

Symbole und Sonderzeichen einfügenWenn Sie einen Text schreiben, werden Sie zuweilen Zeichen benötigen, die Sie auf derSchreibmaschinentastatur nicht finden, auch wenn Sie fast ausschließlich deutschspra-chige Texte schreiben. Denn ein Akzent auf einem Buchstaben oder ein β in einemmathematischen Text kann Sie schon in Bedrängnis bringen. In der Word-Terminologiespricht man hier von so genannten Symbolen bzw. Sonderzeichen. Das komplette Ver-zeichnis aller Symbole und Sonderzeichen finden Sie im Dialogfeld SYMBOL.

Symbole und Sonderzeichen über das Dialogfeld einfügen

Zur Übung fügen Sie nun in den Protokolltext die folgenden Anführungszeichen ein – dieso genannten französischen Anführungszeichen sind eine oft benutzte Alternative zuden geraden Zeichen auf der Computertastatur:

Abbildung 2.20: Einfügen von »französischen« Anführungszeichen

1. Setzen Sie in der Protokoll-Datei den Cursor an die Stelle im Text, an der Sie dasZeichen einfügen wollen: »Schlanke« Koordinierung …

2. Löschen Sie die Anführungszeichen über die Taste ®.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche SYMBOL EINFÜGEN oder gehen Sie über EINFÜGEN/SYMBOL in der Menüleiste.

Abbildung 2.21: Die Schaltfläche Symbol einfügen

4. Suchen Sie auf der eingeblendeten Registerkarte SYMBOLE das benötigte Zeichen.Bewegen Sie sich dazu mit Hilfe der Bildlaufleiste durch das Feld.

5. Doppelklicken Sie das gewünschte Anführungszeichen an. Es wird nun in das Word-Dokument eingefügt.

HINWEIS Kompletter Zeichensatz zu jeder Schrift

Zu jeder Schrift, die Sie in Word einsetzen können, gehört neben deneigentlichen Buchstaben ein kompletter Satz mit den so genanntenSonderzeichen, von denen die meisten nicht auf der Tastatur ver-zeichnet sind. Dazu gehören vor allem auch Satz- und Rechenzei-chen. Daneben variiert die genaue Anzahl der verfügbaren Zeichenund Symbole je nach gewählter Schrift.

80


Abbildung 2.22: Symbole einfügen

Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen noch geöffnet: Das hat den Vorteil, dass Sie zumAuswählen des zweiten Anführungszeichens zwischen dem Word-Dokument und demDialogfeld hin- und herschalten können. Dabei ist auch das Feld unter ZULETZT VERWEN-DETE SYMBOLE eine große Hilfe, über Anklicken können Sie das Zeichen ebenfalls einfü-gen.

1. Klicken Sie zunächst auf den Protokoll-Text, um zu Ihrem Word-Dokument zurück-zukehren, anschließend an die Stelle, an der das schließende Anführungszeichenstehen soll.

2. Sobald der Cursor an der richtigen Stelle blinkt, klicken Sie auf das geöffnete Dialog-feld SYMBOL. Der Cursor blinkt nicht mehr.

3. Fügen Sie nun das zweite Anführungszeichen mit einem Doppelklick ein.

4. Sind Sie mit dem Einfügen von Symbolen fertig, klicken Sie zum Beenden des Dia-logfelds noch auf SCHLIESSEN.

TIPP Typographische Anführungszeichen

Über die Computertastatur setzen Sie die so genannten geraden Anführungs-zeichen. Damit Sie nicht jedes Mal Symbole einfügen müssen, wenn Ihnendiese nicht genügen, bietet Word im Dialogfeld EXTRAS/AUTOKORREKTUR-OPTIONEN auf der Registerkarte AUTOFORMAT die Möglichkeit an, automa-tisch typographische Anführungszeichen einzusetzen, wenn Sie Anführungs-zeichen über die Tasten eingeben. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchenvor dem entsprechenden Eintrag.

81

Text eingeben

Ebenso verfahren Sie mit der zweiten Registerkarte unter EINFÜGEN/SYMBOL, den SON-DERZEICHEN. Manche dieser Sonderzeichen sind für das Schreiben längerer Texte wichtigund in ihrer Bedeutung nicht selbsterklärend.

1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Sonderzeichen eingefügt werden soll,und wählen Sie nun unter EINFÜGEN/SYMBOL die Registerkarte SONDERZEICHEN. Siefinden neben anderen Angaben auch folgende wichtige Optionen:

b HALBGEVIERTSTRICH: Dies entspricht in deutschen Texten dem Gedankenstrich –im Gegensatz zum längeren Geviertstrich, der im Deutschen nicht vorkommt.Näheres dazu bei den Tastenschlüsseln.

b GESCHÜTZTER TRENNSTRICH: Ein geschützter Trennstrich verhindert, dass einbestimmter Ausdruck, der einen Bindestrich enthält, an dieser Stelle bei einemZeilenumbruch getrennt wird, sondern komplett in die neue Zeile übernommenwird.

b BEDINGTER TRENNSTRICH: Einen bedingten Trennstrich fügen Sie an die Stelle inIhrem Text ein, an der ein Wort oder ein Satz am Zeilenende getrennt werdenkann.

b GESCHÜTZTES LEERZEICHEN: Ein geschütztes Leerzeichen zwischen zwei Wörternverhindert einen Zeilenumbruch an dieser Stelle, wird also eingesetzt, umsicherzustellen, dass zwei zusammengehörende Wörter immer nebeneinander ineiner Zeile stehen.

b AUSLASSUNGSPUNKTE: Fügen Sie statt drei einzelner Punkte über die Tastatur die-ses Sonderzeichen ein. Diese stehen im Text näher zusammen, das sieht besseraus.

Abbildung 2.23: Unter Ersetzen finden Sie die Option, gerade Anführungszeichen durch typographische zu ersetzen

82


Für das Übungsprotokoll wurden als Beispiel die normalen Bindestriche bei »Vor-Ort-Betreuung« durch geschützte ersetzt.

Abbildung 2.24: »Vor-Ort-Betreuung« kann am Zeilenende nicht mehr getrennt werden

Das Vorgehen ist in beiden Dialogfeldern gleich: Das Zeichen wird in das Word-Doku-ment eingefügt, und zwar in der Schriftgröße, die im Augenblick für Zeichen in diesemAbsatz eingestellt ist. Zuvor wurden über die Taste ® die einfachen Bindestriche ent-fernt.

2. Zur Rückkehr in Ihr Word-Dokument klicken Sie auf SCHLIESSEN – wenn Sie nicht ananderer Stelle ein weiteres Sonderzeichen einfügen möchten. Dann gehen Sieebenso vor wie beim Einfügen von Symbolen beschrieben.

Einfügen von Symbolen und Sonderzeichen über die Tastatur

Neben diesem Weg über das Dialogfeld SYMBOL können Sie beim Einfügen von Symbolenund Sonderzeichen aber auch mit Tastenschlüsseln arbeiten. Dies hat den Vorteil, dassSie beim Schreiben Ihre Hände nicht immer von der Tastatur nehmen müssen. Wenn Siedie Tastatur genau ansehen, sehen Sie auf manchen Tasten rechts unten einige wenige,häufig benötigte Symbole: zum Beispiel das €-Zeichen, der »Klammeraffe« oder die ecki-gen und geschweiften Klammern sowie die hochgestellte Zwei und Drei auf den Zahlen-tasten. Drücken Sie gleichzeitig die Tastenkombination § zusammen mit der ent-sprechenden Taste, wird das betreffende Zeichen auf dem Bildschirm eingefügt.

Im Beispiel Protokoll wurden noch die E-Mail-Adressen aller Sitzungsteilnehmer einge-fügt:

1. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste an die Stelle, an der die E-Mail-Adresseeingefügt werden soll, und beginnen Sie zu tippen.

2. Für den Klammeraffen drücken Sie den Tastenschlüssel §+Q.

3. Geben Sie nun die E-Mail-Adressen fertig ein.

Abbildung 2.25: Die Teilnehmerliste mit E-Mail-Adressen

TIPP Schnelles Einfügen von Symbolen oder Sonderzeichen

Ein etwas schnellerer Weg zum Einfügen von Symbolen ist, wenn Sie das Zei-chen mit einem Doppelklick einfügen und anschließend die Taste Æ zumBeenden des Dialogfelds drücken.

83

Text eingeben

Sie sehen, gerade das Einfügen oft benötigter Sonderzeichen geht über die Tastaturwesentlich schneller – und Sie können im Prinzip jedes Zeichen auch über Tastenkom-binationen eingeben. Sie müssen diese nur vorher herausfinden, denn Word orientiertsich bei den Symbolen und Sonderzeichen an dem ANSI-Zeichensatz (American Natio-nal Standards Institute). In der Standardeinstellung wird der Hexadezimalcode fürjedes Zeichen auch auf der Registerkarte SYMBOLE unter ZEICHENCODE wiedergegeben.Geben Sie zum Einfügen nun diesen Code über Nummernblock und Tastatur ein unddrücken Sie anschließend Ç+X. Word fügt dieses Zeichen ein. Neben TASTENKOMBI-NATION wird auf der Registerkarte SYMBOLE oft auch eine zusätzliche Tastenkombinationangegeben, die Sie ebenfalls verwenden können.

Für Symbole, die Sie oft benötigen, lassen sich zudem eigene Tastenkombinationen fest-legen. Dies kann unter Umständen sehr nützlich sein. Beispiel: Sie verwenden einenLaptop und die Eingabe des voreingestellten Codes ist durch den fehlenden Nummern-block auf der Tastatur nicht möglich.

1. Klicken Sie auf das Symbol oder Sonderzeichen, das Sie ändern wollen.

2. Klicken Sie unter EINFÜGEN/SYMBOL/SYMBOLE auf die Schaltfläche TASTENKOMBINA-TION.

Im Fenster TASTATUR ANPASSEN sehen Sie unter AKTUELLE TASTEN die aktuelle Kom-bination für dieses Zeichen angegeben (falls vorhanden).

3. Geben Sie nun den neuen Tastenschlüssel unter NEUE TASTENKOMBINATION ein.

HINWEIS Word und der ASCII-Code

Word versteht zusätzlich auch den älteren American Standard Codefor Information Interchange (ASCII), den Sie ebenfalls anzeigen kön-nen. Klicken Sie dazu unter der Registerkarte SYMBOLE auf den Drop-down-Pfeil des Listenfelds neben ZEICHENCODE VON und wählen SieASCII (DEZIMAL) () für die Anzeige aus. Wenn Sie den Code für dasgewünschte Zeichen herausgefunden haben, können Sie dieses auchüber das gleichzeitige Drücken der Taste Ç- und der gleichzeitigenEingabe des Zahlencodes über den Nummernblock der Tastaturdirekt in den Text einfügen. Vielleicht lohnt sich ja in Ihrem Fall, dassSie sich den Code für das eine oder andere Zeichen merken. Aller-dings umfasst der ASCII-Code nur 256 Zeichen – zusätzliche Zeichenmüssen Sie weiter über das Anklicken in dem Dialogfeld SYMBOL ein-fügen.

TIPP Übersicht über internationale Buchstaben

In Word gibt es eine Systematik, wie Sie internationale Zeichen über Tasten-schlüssel eingeben können – sehr nützlich, wenn Sie viel mit fremdsprachi-gen Texten arbeiten. Ein Tipp dazu: Drucken Sie sich die Übersicht Tasten-kombination für internationale Zeichen aus der Word-Hilfe aus, sie enthältalles Wissenswerte zu diesem Thema.

84


4. Bestätigen Sie nun den neuen Schlüssel mit ZUORDNEN und SCHLIESSEN.

Nun ist die neue Kombination aktiv und wird entsprechend angezeigt.

Abbildung 2.26: Anlegen eines neuen Tastenschlüssels für den Gedankenstrich

Zur weiteren Arbeit an Ihrem Text schließen Sie das SYMBOL-Dialogfeld. Diese Aktionsetzt ein gewisses Maß an Kommunikation zwischen den einzelnen Nutzern des Rech-ners voraus: Denn der neue Tastenschlüssel gilt nicht nur für den aktuellen Benutzer,sondern wird gleichzeitig für alle anderen geändert. Wenn Sie also einen Tastenschlüsselersetzen, dann nur aus gutem Grund und nach Abstimmung mit den anderen Benut-zern! Sollte sich diese Einstellung nicht bewähren, haben Sie auch die Möglichkeit,einen zugewiesenen Tastenschlüssel zu löschen:

1. Zum Entfernen eines Tastenschlüssels markieren Sie diesen Eintrag in der ListeAKTUELLE TASTEN.

2. Klicken Sie anschließend auf ENTFERNEN.

Der Tastenschlüssel wird aus der Liste AKTUELLE TASTEN entfernt.

Jetzt sollten Sie beim Eintippen Ihrer Texte alle Zeichen finden, die Sie benötigen – undseien sie auch noch so selten.

Das Beispieldokument finden Sie unter dem Dateinamen Protokoll2.doc unter demLink www.mut.de/fuersBuero.

2.6 Text bearbeiten

In den vorhergehenden Abschnitten haben Sie gelernt, verschiedene Zeichen in IhreTexte einzugeben, die nicht auf der Tastatur vorhanden sind. Aber nicht immer werdenSie fehlerfrei schreiben. Im Laufe der Zeit werden Sie sicher Ihre eigene Routine entwi-ckeln, ob Sie Fehler gleich bei der Eingabe oder erst im Rahmen einer nachträglichenRechtschreibprüfung beheben. Damit Sie aber schon beim Schreiben schnell auf IhreTippfehler reagieren können, gibt Word einige Hilfestellungen zur Fehlerkorrektur. Eine

85

Text bearbeiten

wichtige Technik, die in allen Office-Programmen eingesetzt wird, ist dabei das Markie-ren: Sie müssen dem Programm zunächst mitteilen, für welche Passagen der Befehl gel-ten soll, den Sie im Anschluss an das Markieren erteilen.

Rechtschreib- und Grammatikprüfung aktivierenZunächst: Wenn Sie Ihren Beispieltext einmal ansehen, fallen Ihnen womöglich die Wel-lenlinien unter manchen Wörtern auf (siehe Abbildung 2.16). Der Grund: Die Recht-schreib- und die Grammatikprüfung von Word markieren Fehler bereits bei der Eingabe(in der Standardeinstellung):

b Wörter, die das Wörterbuch von Word nicht kennt, werden durch eine rote Wellen-linie gekennzeichnet.

b Sätze, bei denen die grammatikalischen Bezüge nicht eindeutig sind, werden durcheine grüne Wellenlinie gekennzeichnet.

Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie offensichtliche Fehler sofort bei der Eingabe korrigie-ren oder erst später, wenn Sie alles fertig gestellt haben, mit Hilfe der Rechtschreibprü-fung für das gesamte Dokument (siehe Abschnitt »Rechtschreibprüfung durchführen«).

Erscheinen falsch geschriebene Wörter bzw. Grammatikfehler nicht farbig unterringelt,müssen Sie die Rechtschreib- bzw. Grammatikprüfung zunächst aktivieren:

1. Gehen im Menü EXTRAS auf den Eintrag OPTIONEN.

2. Unter der Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK aktivieren Sie die Kon-trollkästchen RECHTSCHREIBUNG WÄHREND DER EINGABE ÜBERPRÜFEN bzw. GRAMMATIK

BEI DER EINGABE ÜBERPRÜFEN.

3. Beenden Sie dieses Dialogfeld mit OK.

Wenn Sie Wert darauf legen, dass Sie Ihren Text von Anfang an möglichst fehlerfreischreiben, dann sind diese beiden Funktionen eine große Hilfe, weil sie viele Fehlersofort anzeigen. Wollen Sie umgekehrt aber erst einmal ungestört Ihren Text entwerfenund fühlen sich durch das »Gekringel« irritiert, deaktivieren Sie die Anzeige. Das kannvor allem dann der Fall sein, wenn Sie einen Text mit vielen Fachbegriffen oder Fremd-wörtern zu schreiben haben, die im Standardwörterbuch von Word nicht verzeichnetsind.

Einzelne Zeichen korrigierenMüssen Sie nur ein oder wenige Zeichen in Ihrem Text korrigieren? Dies geht amschnellsten, wenn Sie den Tippfehler direkt ansteuern.

1. Bewegen Sie sich zu der Stelle, an der sich der Fehler befindet: Klicken Sie entwedermit der Maus an die entsprechende Position oder steuern Sie sie über die Pfeiltastenan.

2. Drücken Sie die Taste Ã, wird das Zeichen links vom Cursor gelöscht.

Für mehrere Zeichen können Sie den Vorgang wiederholen.

86


3. Drücken Sie die Taste ®, wird das Zeichen rechts vom Cursor gelöscht.

Für mehrere Zeichen können Sie den Vorgang wiederholen.

4. Geben Sie anschließend – falls notwendig – die richtigen Buchstaben ein.

Ist die Rechtschreibprüfung aktiviert, erscheint das nun korrekt geschriebene Wortohne Kennzeichnung durch eine Wellenlinie. Achten Sie beim Löschen auch auf dieAbsatzmarken. Wenn Sie diese aus Versehen entfernen, übernehmen Sie damit die For-matierung des darauf folgenden Absatzes.

Schnellkorrektur über das KontextmenüWollen Sie ein gekennzeichnetes, falsch geschriebenes Wort unmittelbar nach der Ein-gabe korrigieren, sehen aber vielleicht gerade den »Buchstabenverdreher« nicht? Hierhilft das Kontextmenü weiter: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das betreffendeWort. Word unterbreitet Ihnen gleich am Anfang einen oder mehrere Rechtschreibvor-schläge aus dem Wörterbuch: Klicken Sie das korrekte Wort an, wird diese Schreibweisesofort in Ihr Word-Dokument übernommen (vgl. Abbildung 2.27).

Suchen Sie zur Übung einfach die Fehler, die Sie beim Eintippen eines eigenen Textesmachen, und verbessern Sie sie einmal auf diese Weise. Ob Sie diese Form der Recht-schreibkorrektur für Ihre Arbeitsweise mit Word übernehmen, werden Sie im Lauf derZeit sicher herausfinden.

Abbildung 2.27: Rechtschreibkorrektur über das Kontextmenü

Text überschreibenIst die Textpassage etwas umfangreicher, die Sie berichtigen wollen, ist das Verfahrenüber die Tasten Ã und ® zu umständlich. Die wesentlichen Verfahren, die in die-sem Abschnitt für die Bearbeitung Ihres Textes in Frage kommen, sind – neben demLöschen und Überschreiben von Text – das Ausschneiden, Kopieren und Einfügen.

Word ist in der Standardeinstellung so konfiguriert, dass nachträglich eingegebener Textdem Dokument hinzugefügt wird, d.h. den vorhandenen Text nicht überschreibt. Dieser

87

Text bearbeiten

Modus lässt sich allerdings ganz einfach ändern, z.B. zum schnellen Korrigieren ganzerAbsätze:

1. Doppelklicken Sie dazu auf die Schaltfläche ÜB in der Statuszeile.

Nun wird der vorhandene Text ab der Cursorposition Zeichen für Zeichen bis zurnächsten Absatzmarke überschrieben, wenn Sie zu tippen beginnen. Die nächstenAbsätze bleiben von dieser Aktion unberührt. Haben Sie aber ein Auge darauf, dassSie nicht im Eifer des Gefechts zu viel Text löschen – das Rekonstruieren ist müh-sam.

Abbildung 2.28: Die Schaltfläche Überschreiben ist aktiviert

2. Zum Beenden des Überschreibmodus doppelklicken Sie erneut auf die ÜB-Schalt-fläche.

Jetzt sind Sie wieder zur Standardeinstellung zurückgekehrt.

Das Überschreiben ist eine praktische Möglichkeit, beim Umformulieren von einzelnenTextpassagen gleichzeitig die »alte Version« zu löschen. Diese Variante ist aber nichtimmer geeignet: Denn Sie müssen bei der Eingabe des »neuen« Textes gleichzeitig daraufachten, was Sie löschen. Daher gibt es in Word noch Alternativen, bei denen dasLöschen und neue Eingeben als »getrennte« Arbeitsschritte ausgeführt werden. Auchzum Verschieben von einzelnen Textpassagen ist der Überschreibmodus nicht geeignet.Dafür stellt Word andere Mittel und Wege bereit, die im nächsten Abschnitt vorgestelltwerden.

Textabschnitte markierenIn diesem Abschnitt begegnen Sie einem wichtigen Prinzip aller Microsoft-Programme,das Sie bereits im Einleitungskapitel kennen gelernt haben: Bevor Sie ein Wort, einenSatz oder einen Absatz bearbeiten können, müssen Sie die entsprechende Stelle durcheine Markierung kennzeichnen. Sie zeigen damit die Passagen in dem Dokument an, für

TIPP Eingaben rückgängig machen

Haben Sie beim Überschreiben doch zu viel Text gelöscht? Klicken Sie aufdie Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der STANDARD-Symbolleiste, können Sie denLöschvorgang Schritt für Schritt ungeschehen machen. Dies gilt im Übrigenfür (fast) alle Aktionen, die Sie in Word ausführen. Eine genauere Auflistungvon Alternativen erhalten Sie zudem, wenn Sie auf den Dropdown-Pfeilneben der Schaltfläche klicken: Treffen Sie hier Ihre Auswahl durch direktesAnklicken. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, mit Hilfe des Bildlauf-felds die letzten Aktionen einzeln zurückzuverfolgen. Also geben Sie soschnell nicht auf, wenn mal wirklich etwas schief gelaufen ist.

Den Befehl RÜCKGÄNGIG erteilen Sie auch über das Menü BEARBEITEN/RÜCK-GÄNGIG – und hier erhalten Sie ebenfalls eine kurze Beschreibung, welchenVorgang Sie korrigieren können.

88


die der nächste Befehl gelten soll. Alle Office-Programme stellen die gleichen, umfassen-den Möglichkeiten zum Markieren zur Verfügung – und es ist an der Zeit, sich einmalgenau mit den Möglichkeiten zu befassen.

Vorgestellt werden Ihnen hier die beiden grundlegenden Methoden des Markierens: ein-mal mit der Maus und zum anderen mit der Tastatur.

Markieren mit der Maus

Grundsätzliches Vorgehen mit der Maus ist:

1. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der die Markierung starten soll.

2. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung über das Dokument.

3. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie das gewünschte Ende der Markierungerreicht haben.

Sie sehen die markierte Passage schwarz hinterlegt: Jetzt können Sie für diese Stelleeinen Befehl durchführen.

Abbildung 2.29: Hier wurde Text markiert

Interessant für diesen Abschnitt über die Rechtschreibkorrektur und das Verbessernvon Formulierungen: Markierten Text können Sie durch Drücken der Taste ® einfachaus dem Dokument entfernen, weiter unten werden Sie zudem noch Methoden zum Ver-schieben von Text kennen lernen.

Neben diesem ganz allgemeinen Vorgehen zum Markieren mit der Maus gibt es in denOffice-Programmen noch einige Techniken, schnell Wörter, einzelne Zeilen oder ganzeAbsätze zu markieren. Damit lassen sich sehr schnell und präzise die gewünschten Ein-heiten markieren. Eine Übersicht finden Sie in Tabelle 2.1. Versuchen Sie zur Übung ein-fach einmal, die aufgeführten Möglichkeiten in der Protokoll-Datei durchzuspielen.

Gegenstand Vorgehen

Wort Doppelklick auf das Wort

Zeile Klicken in die Markierungsleiste am linken Rand in Höhe der betreffenden Zeile

Mehrere Zeilen Klicken in die Markierungsleiste am linken Rand in Höhe der betreffenden Zeile und anschließendes Ziehen mit gedrückter Maustaste bis zum gewünschten Ende

Satz Ÿ + Klicken in den Satz

Tabelle 2.1: Einfaches Markieren mit der Maus

89

Text bearbeiten

Markieren über die Tastatur

Viele Office-Nutzer bevorzugen das Markieren mit der Tastatur. Denn dies hat den Vor-teil, dass Sie Ihre Hände nicht von den Tasten nehmen müssen und schnell in IhremText weitertippen können:

1. Sie setzen den Cursor (eventuell auch über die Tastatur) an die Position innerhalbdes Dokuments, an der die Markierung starten soll.

2. Drücken Sie nun die Taste Á.

3. Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten in Ihrem Dokument nach rechts oder links.

Das Dokument zwischen den beiden angegebenen Cursorpositionen erscheint nunmarkiert.

Tastenschlüssel zum Markieren gibt es in Word in Hülle und Fülle: In Tabelle 2.2 findenSie eine Übersicht über einfache Tastenkombinationen. Auch hier ist es am besten,wenn Sie einfach einmal alle Variationen »durchspielen«, um herauszufinden, welcheArt des Markierens Ihrer Arbeitsweise am besten entspricht.

Absatz Dreifachklick in den Absatz oder:Doppelklick in die Markierungsleiste am linken Rand in Höhe des betreffenden Absatzes

Einzelne (Text-)Passage

Ziehen mit gedrückter linker Maustaste ab der aktuellen Cur-sorposition bis zu der Stelle, an der die Markierung enden soll

Gesamtes Dokument Dreifachklick in die Markierungsleiste

Gegenstand Vorgehen

Zeichen rechts vom Cursor Á+}

Zeichen links vom Cursor Á+{

Wort rechts vom Cursor Ÿ+Á+}

Wort links vom Cursor Ÿ+Á+{

Von der Cursorposition bis zum Zeilenanfang Á+£

Von der Cursorposition bis zum Zeilenende Á+¤

Von der Cursorposition bis zum Absatzanfang Ÿ+Á+{

Von der Cursorposition bis zum Absatzende Ÿ+Á+}

Von der Cursorposition bis zum Dokumentanfang Ÿ+|+£

Tabelle 2.2: Einfaches Markieren mit der Tastatur

Gegenstand Vorgehen

Tabelle 2.1: Einfaches Markieren mit der Maus (Forts.)

90


Markieren mit Maus und Tastatur

Neben den beiden vorgestellten Methoden zum Markieren gibt es auch eine Kombinationvon Maus und Tastatur:

1. Klicken Sie mit der Maustaste an den Anfang der gewünschten Markierung.

2. Drücken Sie die Taste Á und klicken Sie mit der Maus gleichzeitig an die Endposi-tion.

Sie sehen anhand dieser Möglichkeiten eines der Prinzipien von Word: Es gibt nichteinen Weg, sondern mehrere Wege, die zum Ziel führen, und Sie können im Lauf der Zeitherausfinden, welche Sie für eine rationelle Arbeitsweise bevorzugen.

Nachdem Sie nun einen umfangreichen Überblick erhalten haben, welche MethodenIhnen zum Markieren zur Verfügung stehen, noch die Auflösung, wie Sie eine eventuellefalsche Markierung wieder loswerden: Klicken Sie einfach auf einen Bereich außerhalbder aktuellen Markierung oder drücken Sie auf eine der Pfeiltasten.

Ist Ihr Text nun markiert, lässt er sich ganz einfach löschen: Drücken Sie auf ® oderdie Taste Ã. Möchten Sie den markierten Bereich durch neuen Text ersetzen, begin-nen Sie einfach zu tippen – die alte Version wird dabei automatisch gelöscht. Sollte dabeiversehentlich zu viel Text verschwunden sein: Sie kennen bereits die Schaltfläche RÜCK-GÄNGIG.

Von der Cursorposition bis zum Dokumentende Ÿ+~+¤

Ganzes Dokument Ÿ+A

oder:BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN

über die Tasten Ç+B und A

HINWEIS In Office lassen sich nicht nur zusammenhängende Passagen markie-ren, sondern auch voneinander unabhängige Blöcke. Diese Funktionspielt ihre ganze Bedeutung erst im Zusammenhang mit der Forma-tierung von Dokumenten aus. Dennoch soll das Vorgehen der Voll-ständigkeit halber kurz erwähnt werden.

Gegenstand Vorgehen

Markieren eines vertikalen Textblocks Ç + Markieren mit der Maus

Mehrfachmarkierung von unabhängigen Textblöcken

Ÿ + Mehrfaches Markieren mit der Maus

Tabelle 2.3: Vertikales Markieren und Markieren von voneinander unabhängigen Textblöcken

Gegenstand Vorgehen

Tabelle 2.2: Einfaches Markieren mit der Tastatur (Forts.)

91

Text bearbeiten

Passagen ausschneiden, kopieren und einfügenIm Gegensatz zum einfachen Löschen können Sie über den Einsatz der Office-Zwische-nablage Textabschnitte zwar aus Ihrem Dokument entfernen, sie aber für eine weitereVerwendung bereithalten: Mit den Befehlen AUSSCHNEIDEN (entfernt die markierte Pas-sage) oder KOPIEREN (kopiert die markierte Passage) legen Sie ein zuvor markiertes Ele-ment in der Zwischenablage ab.

Das Element, das Sie zuletzt in die Zwischenablage eingefügt haben, können Sieanschließend unmittelbar wieder in Ihr Dokument einfügen, ohne den AufgabenbereichZWISCHENABLAGE auf der Arbeitsoberfläche einzublenden:

1. Markieren Sie die betreffende Textpassage.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUSSCHNEIDEN bzw. KOPIEREN in der STANDARD-Sym-bolleiste.

Wenn Sie AUSSCHNEIDEN wählen, wird der Textausschnitt aus dem Word-Dokumentgelöscht und ist nur noch in der Zwischenablage vorhanden. Beim KOPIEREN bleibtder Text auch an der Originalposition erhalten. Diese Befehle lassen sich auch überdas Menü BEARBEITEN erteilen oder über die Tastenschlüssel Ÿ+X bzw. Ÿ+Causführen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINFÜGEN in der Symbolleiste.

Die Tastenkombination zum Einfügen lautet Ÿ+V. Der Cursor steht dabei an derneuen Position im Word-Dokument, an die der Textausschnitt eingefügt werden soll.

Abbildung 2.30: Die Schaltflächen Ausschneiden, Kopieren, Einfügen

Dies ist die einfachste Variante, Text an eine andere Stelle im Word-Dokument einzufü-gen.

Office-Zwischenablage

Über die Office-Zwischenablage können Sie nicht nur ausgeschnittene oder kopiertePassagen aus dem aktuellen Dokument wieder in Ihren Text einfügen – Sie erhalten dar-über hinaus die Möglichkeit, die unterschiedlichsten Elemente in der Zwischenablage zuparken – auch aus anderen Word-Dokumenten oder Office-Anwendungen. Daher wirddie Zwischenablage oft dazu eingesetzt, programmübergreifend Daten auszutauschen.

Grundsätzlich werden alle Dokumentabschnitte und Elemente in die Office-Zwischena-blage übernommen, die Sie markiert und mit den Befehlen AUSSCHNEIDEN bzw. KOPIEREN

belegt haben. Dabei beschränkt sich die Funktionsweise der Zwischenablage nicht aus-schließlich auf Office-Programme: Solange Sie mit Dateitypen arbeiten, die Office»kennt«, können Sie auch Elemente aus anderen Anwendungen in die Zwischenablageübernehmen.

Um alle Elemente anzuzeigen, die Sie in die Zwischenablage kopiert haben (maximal 24sind erlaubt), blenden Sie den Aufgabenbereich über BEARBEITEN/OFFICE-ZWISCHEN-

92


ABLAGE ein. (Die Schaltfläche ZWISCHENABLAGE ist in der Standardeinstellung nicht aufden Symbolleisten verzeichnet, zum Anpassen siehe Abschnitt »Symbolleisten anpas-sen« in Kapitel 1.)

Abbildung 2.31: Die Office-Zwischenablage

Wenn auf Ihrem Bildschirm bereits ein Aufgabenbereich angezeigt wird, lässt sich dieZwischenablage auch über das Listenfeld WEITERE AUFGABENBEREICHE aufrufen:

1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil im Listenfeld WEITERE AUFGABENBEREICHE (dasist die Titelzeile des eingeblendeten Aufgabenbereichs).

Es wird die Liste aller in Word 2003 zur Verfügung stehender Aufgabenbereiche ein-geblendet.

2. Wählen Sie ZWISCHENABLAGE.

Jetzt sehen Sie die Zwischenablage mit allen Elementen angezeigt.

Im Bereich unter KLICKEN SIE ZUM EINFÜGEN AUF EIN ELEMENT sehen Sie alle ausge-schnittenen bzw. kopierten Elemente der letzten Arbeitsschritte verzeichnet, das da-vor stehende Programmsymbol kennzeichnet den Datentyp. Das zuletzt eingefügteElement steht an oberster Stelle der Liste. Mit Hilfe des Bildlauffelds können Sie sichdurch alle Einträge klicken.

Überschreiten Sie beim Arbeiten die zulässige Anzahl der Elemente, wird das älteste,d.h. das unterste in der Liste, automatisch gelöscht – ohne zusätzliche Warnmeldung.

93

Text bearbeiten

Kaum begrenzt ist allerdings die Dateigröße der einzelnen Elemente: Sogar ganze Buch-kapitel oder umfangreiche Excel-Grafiken lassen sich über die Zwischenablage kopierenund programm- und dateiübergreifend einfügen.

1. Zum Einfügen positionieren Sie den Cursor in Ihrem Dokument an der Stelle, an diedas Element aus der Zwischenablage eingefügt werden soll.

2. Klicken Sie nun auf das Element in der Zwischenablage.

Es wird sofort in das Dokument eingefügt, bleibt in der Zwischenablage aber erhal-ten.

Zum Verwalten der Zwischenablage können Sie auch Elemente löschen, die Sie nichtmehr benötigen:

1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, der erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger dasbetreffende Element berühren.

2. Wählen Sie LÖSCHEN.

Nun ist dieses Element aus der Zwischenablage verschwunden.

Abbildung 2.32: Löschen eines Elements aus der Zwischenablage

Zum kompletten Leeren der Zwischenablage benützen Sie die Schaltfläche ALLE

LÖSCHEN im oberen Bereich des Aufgabenbereiches. ALLE EINFÜGEN dagegen fügt alle Ele-mente der Zwischenablage nacheinander in der Reihenfolge ein, in der sie aufgelistetwerden (das unterste zuerst). In der praktischen Arbeit spielt diese Schaltfläche keineso große Rolle.

TIPP Automatisches Anzeigen der Zwischenablage

Das manuelle Einblenden der Zwischenablage ersparen Sie sich, wenn Sie imAufgabenbereich unter OPTIONEN das Kontrollkästchen vor OFFICE-ZWISCHEN-ABLAGE AUTOMATISCH ANZEIGEN aktivieren. Der Aufgabenbereich erscheintdann sofort, sobald Sie ein zweites Element in die Zwischenablage aufgenom-men haben.

94


Um alle Möglichkeiten der Zwischenablage auszuloten, »spielen« Sie ein wenig mit derProtokoll-Datei bzw. Ihrer Übungsdatei, die Sie angelegt haben. Vielleicht probieren Sieauch einmal aus, welche Dateien aus anderen Programmen auf Ihrem Rechner sich indas Word-Dokument übertragen lassen. Denn wenn Sie hier ein wenig Routine entwi-ckeln, wappnet Sie das für Anforderungen, die im Berufsalltag auf Sie zukommen wer-den, wenn Sie zum Beispiel eine Dokumentation verfassen sollen.

Text verschieben mit Drag&Drop

Es gibt – vor allem für Anwender, die viel über die Maus steuern – in allen Office-Pro-grammen ein weiteres komfortables Verfahren, Textabschnitte innerhalb des Doku-ments zu verschieben. Die Rede ist vom klassischen Drag&Drop.

In der Standardeinstellung ist diese Funktion aktiviert. Wenn nicht, dann klicken Sie dasKontrollkästchen vor TEXTBEARBEITUNG DURCH DRAG&DROP im Feld BEARBEITUNGSOPTIO-NEN auf der Registerkarte BEARBEITEN an, die Sie über das Menü EXTRAS/OPTIONEN ein-blenden.

Drag&Drop ist vor allem dann hervorragend geeignet, wenn Sie beispielsweise beimUmformulieren eines Satzes ein Wort oder eine kurze Textpassage verschieben wollen,der ganze Vorgang sich also in »übersichtlichen« Dimensionen bewegt.

Drag&Drop wenden Sie wie folgt an:

1. Markieren Sie die Passage, die Sie an eine andere Stelle verschieben wollen.

2. Klicken Sie nun noch einmal in die Markierung und ziehen Sie sie mit gedrückterMaustaste an die gewünschte Position.

3. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ist die markierte Passage an die neue Stelle ver-schoben (und damit gleichzeitig von der alten Position verschwunden).

Soll nur eine Kopie der markierten Passage eingefügt werden, drücken Sie vor demZiehen mit gedrückter Maustaste zusätzlich die Taste Ÿ. Ansonsten verläuft derVorgang genauso.

Beim Drag&Drop ist es ratsam, Ihre Mausbewegungen genau zu kontrollieren, denn dasAusschneiden, Kopieren und Einfügen verläuft unter »Umgehung« der Zwischenablage.Kontrollieren Sie also am besten immer nach einem solchen Manöver, ob die Anschlüssenoch passen. Missglückte Operationen können Sie mit RÜCKGÄNGIG korrigieren.

HINWEIS Elemente aus anderen Programmen in die Zwischenablage kopieren

Auch wenn Sie mit anderen (Grafik-)Programmen arbeiten, könnenSie über die Befehle AUSSCHNEIDEN bzw. KOPIEREN Elemente in dieOffice-Zwischenablage einfügen – wenn Sie mit einem Datenformatarbeiten, das die Office-Programme »verstehen«. Mit welchem Pro-gramm ein Element in der Zwischenablage erstellt wurde, erkennenSie an dem kleinen Programmsymbol vor dem Eintrag.

95

Text bearbeiten

So weit, so gut: Jetzt können Sie schon sehr viel, was die Eingabe und das Bearbeiten vonText betrifft. In den nächsten beiden Abschnitten lernen Sie noch zwei Funktionen ken-nen, die Ihnen die Arbeit mit Word manchmal etwas leichter machen können, bevor wirdiesen Teil über das Bearbeiten von Text mit einer Rechtschreibprüfung für das gesamteDokument abschließen.

Automatische Korrekturen bei der EingabeDas Thema wurde bereits in Kapitel 1 kurz angerissen: Word »denkt« bei der Textein-gabe manchmal mit – wenn Sie es erlauben. Die entsprechenden Optionen finden Sie imMenü EXTRAS unter AUTOKORREKTUR-OPTIONEN. Worum geht es dabei? Auf der Register-karte AUTOKORREKTUR finden Sie einige voreingestellte Optionen, die während der Text-eingabe von Word automatisch verbessert werden – oder eben nicht, wenn Sie die ent-sprechenden Kontrollkästchen deaktivieren.

Abbildung 2.33: AutoKorrektur-Optionen

Neben diesen allgemeinen Richtlinien finden Sie unter WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN

in der Liste unter ERSETZEN Einträge, die durch diejenigen unter DURCH von Word auto-matisch korrigiert werden, sobald Sie nach der Eingabe die Leertaste drücken. Blättern

HINWEIS Leerzeichenausgleich

Ein heikler Punkt – vor allem wenn Sie mit der Maus markieren undüber Drag&Drop verschieben – ist die anschließende richtige »Vertei-lung« der Leerzeichen. Word bietet als Service einen Leerzeichenaus-gleich an, den Sie über EXTRAS/OPTIONEN/BEARBEITEN durch Ankli-cken des Kontrollkästchens AUSSCHNEIDEN UND EINFÜGEN DURCH

LEERZEICHENAUSGLEICH aktivieren.

96


Sie einmal durch das Bildlauffeld: Nach einer Reihe von Zeichen und Pfeilen sehen Siealphabetisch aufgelistet die gebräuchlichsten Schreibfehler … und diese Aufstellungkönnen Sie durch Ihre üblichen »Buchstabenverdreher« wie folgt ergänzen:

1. Klicken Sie auf die Eingabefläche unter ERSETZEN und geben Sie dann die falscheSchreibweise an.

Angenommen, Sie würden beim Schreiben des Beispielprotokolls im FirmennamenAbrams immer das r vergessen: Geben Sie hier Abams ein.

2. Im Eingabefeld unter DURCH geben Sie jetzt die richtige Schreibweise an. AlsoAbrams.

3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Jetzt wird dieser Fehler bei der Texteingabe immer automatisch korrigiert. Ist im Dia-logfeld AUTOKORREKTUR das Kontrollkästchen SCHALTFLÄCHEN FÜR AUTOKORREKTUR-OPTIONEN ANZEIGEN aktiviert, zeigt Word nach einer automatischen Korrektur den ent-sprechenden Smarttag an. Das stellt sicher, dass Sie über die automatischen Korrektur-vorgänge immer auf dem Laufenden sind und auch die Chance haben, den Vorgang wie-der rückgängig zu machen.

Falsch geschriebene Begriffe nachträglich verbessernAngenommen, Sie stellen fest, dass Sie den Namen eines Mitarbeiters in dem Protokollimmer falsch geschrieben haben … und Sie möchten auf keinen Fall – denn vor allem beilängeren Texten ist dieses Vorgehen sehr fehleranfällig und zeitraubend – das ganze Pro-tokoll noch einmal durchgehen. Jetzt ist der SUCHEN/ERSETZEN-Dialog für Sie das Mittelder Wahl.

1. Setzen Sie den Cursor ganz an den Anfang Ihres Dokuments.

2. Gehen Sie im Menü BEARBEITEN auf ERSETZEN.

3. Klicken Sie in das Eingabefeld neben SUCHEN NACH und tippen Sie den falschenNamen ein.

4. Klicken Sie in das Eingabefeld neben ERSETZEN DURCH und tippen Sie den richtigenNamen ein.

Mit ALLE ERSETZEN ersetzen Sie jedes Vorkommen von Müller im Text durch Mueller,und das in einem einzigen Arbeitsschritt – aber auch ohne Kontrollmöglichkeit!

Achtung: Sie sollten sich hier ganz sicher sein, dass Sie auch wirklich alles ohne Aus-nahme ersetzen wollen! Word zeigt am Ende an, wie oft der Begriff ausgetauschtwurde.

5. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

Abbildung 2.34: Automatisches Ersetzen – dreimal

97

Text bearbeiten

Klicken Sie anstatt auf ALLE ERSETZEN auf WEITERSUCHEN, zeigt Word die erste Stelleim Dokument an, an der der Name Müller vorkommt. Jetzt haben Sie die Wahl: Kli-cken Sie auf ERSETZEN, wird er mit Mueller überschrieben und Word geht weiter zurnächsten Stelle.

Ist hier aber vielleicht ein anderer Müller gemeint, behalten Sie die Schreibweise mitWEITERSUCHEN bei und Word fischt den nächsten Müller aus dem Text.

Wiederholen Sie die einzelnen SUCHEN/ERSETZEN-Schritte, bis Word meldet, dass dasEnde des Dokuments erreicht und der Suchvorgang abgeschlossen ist. Sie könnenjetzt sicher sein, dass kein Müller unberücksichtigt geblieben ist.

Abbildung 2.35: Die Suche wurde für das gesamte Dokument durchgeführt

6. Zur Rückkehr auf die Arbeitsoberfläche klicken Sie auf OK.

Jetzt haben Sie alle Möglichkeiten von Word kennen gelernt, Fehler gleich bei der Ein-gabe oder dann zu bearbeiten, wenn Sie ihn nachträglich bemerken – es fehlt nur nochdie Rechtschreib- und Grammatikprüfung für das gesamte Dokument (wobei »Fehler« indiesem Zusammenhang meint, dass Sie mit den vorgestellten Methoden einen Textent-wurf auch sehr komfortabel umformulieren können).

Rechtschreibprüfung durchführenWenn Sie einen Text fertig verfasst haben, empfiehlt sich vor allem für längere Doku-mente eine abschließende Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Denn wenn Sie beider Arbeit auf die Eingabe konzentriert sind, bleibt doch der eine oder andere Fehlerunbemerkt – auch wenn Sie die Rechtschreibprüfung während der Eingabe aktivierthaben (siehe Abschnitt »Rechtschreib- und Grammatikprüfung aktivieren«). Muss IhrDokument unter allen Umständen fehlerfrei sein, sollten Sie den ganzen Text zumAbschluss noch einmal vollständig durchlesen: Denn die Rechtschreibprüfung von Worderkennt zwar viele Fehler, aber hundertprozentig verlassen können Sie sich daraufnicht.

Abbildung 2.36: Word erkennt viele, aber nicht alle Fehler!

Für die abschließende Rechtschreibprüfung gehen Sie wie folgt vor:

1. Setzen Sie den Cursor an den Dokumentanfang.

2. Klicken Sie in der STANDARD-Symbolleiste auf die Schaltfläche RECHTSCHREIBUNG

UND GRAMMATIK oder gehen Sie über EXTRAS/RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK.

Im Dialogfeld RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK sehen Sie im Titel das Wörterbuchverzeichnet, nach dem Word das Dokument prüft. In der Regel wird dies das deut-sche sein.

98


3. Zum Ändern des maßgebenden Wörterbuchs klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil un-ter WÖRTERBUCHSPRACHE und wählen aus dem Listenfeld den passenden Eintrag aus.

In der Standardeinstellung wird auch die Grammatik überprüft: Hier sucht Wordnach grammatikalischen Fehlern im Dokument, z.B. falsche Endungen, unklare Satz-zeichen oder Getrennt- und Zusammenschreibungen. Wenn Sie dies nicht wün-schen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor GRAMMATIK ÜBERPRÜFEN.

Auch wichtig: Word prüft in der Standardeinstellung nach der neuen deutschenRechtschreibung. Wenn für Sie die alten Regeln maßgebend sind, klicken Sie zumÄndern auf OPTIONEN: Auf der Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK findetsich neben einigen Feineinstellungen zur Rechtschreibprüfung unter KORREKTURHIL-FEN das Kontrollkästchen NEUE DEUTSCHE RECHTSCHREIBUNG, das Sie deaktivierenmüssen. Mit Klick auf SCHLIESSEN kehren Sie wieder zum vorhergehenden Dialogfeldzurück.

Abbildung 2.37: Rechtschreibprüfung mit alternativen Vorschlägen

Beim Überprüfen zeigt Word im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH den ersten Satzan, in dem ein Wort nicht erkannt wurde: Dieses ist rot markiert – sei es, weil esfalsch geschrieben wurde oder das Wörterbuch den Ausdruck einfach nicht kennt.Dies müssen Sie jetzt entscheiden:

Klicken Sie auf EINMAL IGNORIEREN, wenn Sie das Wort an dieser Stelle unverändertlassen möchten.

Klicken Sie auf ALLE IGNORIEREN, wenn die Schreibweise für diesen Text in Ordnungist und nicht mehr angezeigt werden soll. Dies ist zum Beispiel bei der Protokoll-Da-tei der Fall: Der Firmenname Abrams ist korrekt.

Klicken Sie auf ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN, wenn Word dieses Wort nicht kennt,es korrekt ist und Sie für alle zukünftigen Prüfvorgänge das Wort in das Wörterbuchaufnehmen möchten.

Darüber hinaus unterbreitet Word im Feld VORSCHLÄGE alternative Schreibweisen:Markieren Sie die korrekte Schreibweise in der Liste und klicken Sie auf ÄNDERN. DerAusdruck wird im Dokument ersetzt. Bei ALLE ÄNDERN wird er im gesamten Doku-ment korrigiert.

99

Text gestalten

Eine Alternative haben Sie noch: Sie können den Text auch direkt unter NICHT IM

WÖRTERBUCH korrigieren. Klicken Sie dazu in das Eingabefeld und verbessern Sie dieSchreibweise, wie Sie das in diesem Kapitel gelernt haben.

Für die Grammatikprüfung ist das Vorgehen vergleichbar:

b Ändern Sie den Fehler entweder direkt über das Eingabefeld oder über die angebote-nen Schaltflächen am Rand des Dialogfelds.

b Mit EINMAL IGNORIEREN bleibt die Formulierung im Dokument bestehen.b Mit REGEL IGNORIEREN wird sie auch bei einem weiteren Vorkommen in diesem

Dokument nicht mehr angemahnt.

Abbildung 2.38: Grammatikprüfung

Word meldet das Ende der Rechtschreib- und Grammatikprüfung, wenn alle unbekann-ten Ausdrücke angezeigt und bearbeitet wurden: Kehren Sie über OK auf die Arbeits-oberfläche zurück. Sie sehen, dass Ihr Text keine Unterringelungen mehr aufweist, auchnicht bei den Formulierungen, die Sie über IGNORIEREN nicht verändert haben.

Jetzt ist das Protokoll erst einmal zufrieden stellend formuliert und auch die Schreibfeh-ler sind behoben. Nur die Gestaltung lässt noch sehr zu wünschen übrig. Dies wird sichnun in einem nächsten großen Schritt ändern.

2.7 Text gestalten

Das Protokoll ist nun inhaltlich fertig gestellt. Aber die Leser werden sich nur mühsamin diesem Text zurechtfinden – schon gar nicht, wenn sie an der Sitzung nicht teilge-nommen haben. In den nächsten Abschnitten lernen Sie daher, dem Text eine optischeGestalt zu geben. Denn es erleichtert die Lesbarkeit, wenn Sie die inhaltliche Gliederungauch visuell zum Ausdruck bringen. Dabei geht es nicht darum, vorzuführen, dass Siealle Möglichkeiten des Programms bis ins Kleinste virtuos beherrschen, sondern darum,dass Sie die angebotene Funktionalität gezielt einsetzen.

Das Stichwort für diese Arbeitsschritte ist Formatieren. Dies bedeutet grob gesagt nur,dass mit diesen Befehlen das Aussehen des Word-Dokuments verändert wird: von der

100


Schriftart, der Schriftgröße, dem Schriftschnitt bis hin zu nummerierten Absätzen oderunterstrichenen Wörtern. Schnelle Formatierungsbefehle erteilen Sie über die FORMAT-Symbolleiste, auf der Sie die wichtigsten Optionen finden. Darüber hinaus finden Sie dieentsprechenden Dialogfelder unter dem Menü FORMAT.

In dem dargestellten Beispiel wurde – aus Gründen der Darstellbarkeit – die Texteingabestrikt von der Formatierung getrennt und der Weg gewählt, sich zunächst auf die inhalt-liche Seite des Dokuments zu konzentrieren und einen fehlerfreien Text zu formulieren.So werden nun die Formatierungen nachträglich zugewiesen. In Ihrer Arbeitspraxis wer-den sich diese beiden Prozesse sicher überschneiden: Wenn Sie Ihren Text am Bild-schirm konzipieren, werden Sie wahrscheinlich zumindest die Überschriften gekenn-zeichnet haben.

Für die nächsten Arbeitsschritte starten Sie mit der Datei, die Sie unter dem NamenProtokoll2.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero finden.

Schrift festlegen Um die Schrift für ein ganzes Dokument zu ändern, lautet das Stichwort »Zeichenforma-tierung«. Der Hintergrund für diese Benennung: Die kleinste Einheit, die eine Textver-arbeitung »versteht«, ist ein Zeichen, unabhängig von seinem konkreten Aussehen.Grob gesagt: Mit jedem Tastendruck fügen Sie Ihrem Text ein neues Zeichen hinzu. DerBegriff Zeichenformatierung bedeutet in diesem Zusammenhang, dass ein Zeichen diekleinste Einheit ist, dem Sie eine neue Formatierung zuweisen können – auch wenn Siediese in der Praxis für das gesamte Dokument verändern können, weil Sie zum Beispieleine andere Schrift auswählen.

Wichtig ist – wie immer in Office – das Markieren: Sie teilen dem Programm mit, für wel-chen Textabschnitt Sie einen Formatierungsbefehl erteilen. Wenn Sie dies unterlassen,formatiert Word bei der Zeichenformatierung das Wort, in dem der Cursor im Augen-blick steht.

Der erste Schritt für das Protokoll besteht nun darin, die Word-Standardschrift (TimesNew Roman in der Größe 10 Punkt mit schwarzer Farbe) zu ändern, und zwar in Gara-mond, 12 Punkt.

1. Markieren Sie das gesamte Dokument.

2. Wählen Sie aus dem Listenfeld SCHRIFTART in der Symbolleiste durch Anklickeneine neue Schrift.

Die ersten Einträge in der Liste sind die Schriftarten, die Sie zuletzt verwendet ha-ben. Die aktuelle Schrift steht an der Spitze und ist markiert. Nach dem Doppelstrichfolgen die zur Verfügung stehenden Schriften in alphabetischer Reihenfolge. Für dasBeispiel wird nun Garamond als neue Schrift eingesetzt.

101

Text gestalten

Abbildung 2.39: Wahl der Schrift für das gesamte Dokument

Die Markierung bleibt nach dem Formatieren der Schrift erhalten. Fahren Sie alsofort:

3. Wählen Sie aus dem Listenfeld in der Symbolleiste durch Anklicken einen neuenSchriftgrad aus.

Die aktuelle Einstellung sehen Sie in der Liste markiert. Klicken Sie nun auf die neuePunktzahl. Für das Beispiel wählen Sie einen Schriftgrad von 12 Punkt.

Wie Sie sehen, wurden nun die neue Schrift und der veränderte Schriftgrad für dasgesamte Dokument übernommen.

Wichtig für die Formatierung aber ist: Es werden Schrift und Schriftgrad nur für dieBereiche Ihres Dokuments geändert, die Sie zuvor markiert haben!

Nun ist für das Beispielprotokoll zunächst eine Schrift ausgewählt worden, die für denFließtext des Dokuments ausschlaggebend ist. In einem zweiten Schritt geht es nundarum, den Text mit Hilfe von Überschriften auch optisch zu strukturieren.

Überschriften hervorhebenZunächst soll die Gliederung des Protokolls durch Hervorheben der Überschriftenkenntlich gemacht werden. Auch hier benutzen wir die Zeichenformatierung – wennauch durchgehend einzelne Absätze formatiert werden.

102


Zu den Überschriften:

1. Markieren Sie alle Überschriften.

Markieren Sie dazu zunächst die erste Überschrift. Am schnellsten geht es in diesemFall, wenn Sie mit der Maus am linken Seitenrand vor dem Überschriften-Absatz kli-cken. Drücken Sie anschließend immer zuerst die Taste Ÿ, bevor Sie die einzel-nen Überschriften mit der Maus anklicken. Scrollen Sie sich dabei durch das gesamteDokument – so können Sie alle Überschriften in einem Arbeitsgang formatieren.

2. Die markierten Überschriften erhalten nun eine zusätzliche Schrift: Verdana.

3. Wählen Sie jetzt einen größeren Schriftgrad aus, hier: 14 Punkt.

4. Wiederholen Sie das Markieren für die Hauptüberschriften.

5. Formatieren Sie diese Hauptüberschriften mit einem Schriftgrad von 16 Punkt.

Damit können Sie die Überschriftenhierarchie herausstellen.

Jetzt erschließt sich beim ersten Ansehen der Aufbau des Protokolls bereits etwasbesser.

Abbildung 2.40: Markieren und Formatieren von Überschriften

103

Text gestalten

Abbildung 2.41: Das Protokoll mit formatierten Überschriften

Einzelne Wörter hervorhebenMit Word können Sie auch den so genannten Schriftschnitt formatieren, d.h. ob die aus-gewählte Schrift zusätzlich kursiv, fett oder unterstrichen erscheint. Wie in beiden vor-hergehenden Abschnitten zur Zeichenformatierung gezeigt, lässt sich dies sehr einfachüber Markieren und Anklicken der entsprechenden Schaltfläche auf der FORMAT-Sym-bolleiste durchführen.

Abbildung 2.42: Die Schaltflächen für die Zeichenformatierungen Fett, Kursiv und Unterstrichen

HINWEIS Zeichenformatierung bei der Eingabe

Wenn Sie die Überschriften bereits beim Schreiben Ihres Textes her-vorheben wollen, müssen Sie den Absatz mit der Überschrift markie-ren und dann die Schrift und den Schriftgrad über die Symbolleistezuweisen.

104


Aber an dieser Stelle sollten Sie noch die zusätzlichen Optionen kennen lernen, die Sieüber das Dialogfeld ZEICHEN haben. In dem Beispielprotokoll sollten zur Übung alle Fir-mennamen mit Großbuchstaben geschrieben werden:

1. Markieren Sie die Firmennamen im Protokoll.

2. Blenden Sie das Dialogfeld über FORMAT/ZEICHEN ein.

Abbildung 2.43: Die Firmennamen werden mit Großbuchstaben geschrieben

3. Das Dialogfeld ZEICHEN verzeichnet die bestehende Zeichenformatierung für diemarkierte(n) Passage(n).

Hier im Beispiel ist es Garamond. Ein Schriftgrad ist nicht verzeichnet, denn diemarkierten Firmennamen sind sowohl im Fließtext als auch in Überschriften enthal-ten und daher unterschiedlich formatiert. Word blendet nur diejenigen Angaben ein,die für alle markierten Passagen gemeinsam gelten.

4. Neben den bekannten Einstellungen für Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgradlassen sich an dieser Stelle noch eine farbige Schrift und die Unterstreichungsartauswählen.

5. Zusätzliche Effekte finden Sie unter EFFEKTE. Für das Protokoll aktivieren Sie bei-spielsweise das Kontrollkästchen vor GROSSBUCHSTABEN.

6. Sehen Sie sich die Auswirkungen der gewählten Einstellungen im Vorschaufensteran. Bestätigen Sie mit OK.

Mit diesen Schritten sind nun alle Firmennamen im Protokoll mit Großbuchstabengeschrieben.

105

Text gestalten

Gesetzt den Fall, Sie finden Ihre Formatierungen doch nicht passend: Zeichenformatie-rungen können Sie auf einfache Weise wieder auf die Standardschrift zurückführen:Drücken Sie nach dem Markieren die Tastenkombination Ÿ+Leertaste. Dies führtalle Zeichenformatierungen der markierten Passage auf die Standardschrift von Wordzurück.

TIPP Standardschriftart für Word ändern

Arbeiten Sie lieber mit einer anderen Schrift und wollen Sie nicht für jedesDokument die Schriftformatierung neu durchführen? Wenn Sie im DialogfeldZEICHEN auf der Registerkarte SCHRIFT die Schaltfläche STANDARD anklicken,werden die ausgewählten Einstellungen auf die Standardschriftart des Pro-gramms übertragen.

EXKURS Zeichenabstand für das Layout einstellen

Die Feineinstellungen auf der Registerkarte ZEICHENABSTAND sind vorallem dann interessant, wenn Sie Ihre Texte auch layouten: Hier ver-ändern Sie die Schrift in der Breite (die Höhe wird durch den Schrift-grad festgelegt):

b SKALIEREN: Erweitert bzw. verkürzt die Schrift (Buchstaben undAbstände) gleichmäßig; Werte über 100 % vergrößern, unter 100 %kürzen. Wählen Sie einen der vorgegebenen Werte aus dem Listen-feld oder geben Sie einen individuellen Wert ein.

b LAUFWEITE: Der Abstand zwischen den Zeichen wird verändert;ERWEITERT vergrößert den Abstand um 1 Punkt, SCHMAL verringertihn um den gleichen Abstand. Unter UM: geben Sie einen individu-ellen Wert in Punkt ein.

b POSITION: Bestimmt den Abstand der unteren Kante des Textes vonder Grundlinie der Zeile; HÖHERSTELLEN vergrößert den Abstandzur Grundlinie um 2 Punkt, SCHMAL verringert ihn um den gleichenAbstand. Unter UM: geben Sie einen individuellen Wert in Punktein.

b UNTERSCHNEIDUNG: Damit gleichen Sie vor allem bei großen Schrift-graden »Löcher« aus, die entstehen, weil bei den meisten Schriftenzwar die Buchstaben unterschiedlich breit sind, aber die Abständezwischen ihnen gleich groß; Geben Sie eine Angabe in Punkt fürdie markierte Textstelle ein.

Die gewählten Optionen kontrollieren Sie im Vorschaufenster, bevorSie endgültig übernommen werden.

106


So weit haben Sie jetzt einige Zeichenformatierungen für das Protokoll durchgeführtund auch die umfassenden Möglichkeiten des Dialogfelds ZEICHEN kennen gelernt.

Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem DateinamenProtokoll3.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Absätze ausrichtenJetzt sollen für das Protokoll die Absätze mit dem Fließtext »geschönt« werden unddamit wechseln Sie in einen anderen Bereich: Die kleinste Einheit, die Sie mit Hilfe derAbsatzformatierung gestalten können, ist ein einzelner Absatz. Werden vor dem Forma-tieren nicht mehrere Absätze markiert, gilt der Befehl nur für den Absatz, in dem derCursor im Augenblick steht. Alle Informationen über die jeweilige Formatierung werden– wie bereits erläutert – in der Absatzmarke gespeichert.

Die wichtigsten Einstellungen für das Ausrichten von Absätzen finden Sie auf der FOR-MAT-Symbolleiste:

Abbildung 2.45: Die Schaltflächen zum Ausrichten der Absätze – Linksbündig, Zentriert, Rechts-bündig und Blocksatz – und zum Einstellen des Zeilenabstands

Über die Schaltflächen LINKSBÜNDIG, ZENTRIERT, RECHTSBÜNDIG bzw. BLOCKSATZ richtenSie den Absatz am linken Seitenrand (Flattersatz am linken Seitenrand), in der Seiten-mitte (Flatterrand auf beiden Seiten), am rechten Seitenrand (Flattersatz am linken Sei-tenrand) oder gleichmäßig über die Zeile verteilt aus. Die Standardeinstellung ist LINKS-

Abbildung 2.44: Den Zeichenabstand formatieren

107

Text gestalten

BÜNDIG, sie wird auch für die meisten Dokumentarten eingesetzt. Daher wird sie auch fürdas Beispielprotokoll eingesetzt.

Arbeiten Sie bei Ihrem Dokument mit Einzügen vom eingestellten Seitenrand (dieserwird unter DATEI/SEITE EINRICHTEN festgelegt, mehr dazu in Kapitel 12 »Office-Dateiendrucken«), können Sie diese bequem über die Schaltflächen VERKLEINERN bzw. VERGRÖS-SERN verändern.

Abbildung 2.46: Die Schaltflächen zum Verkleinern bzw. Vergrößern der Einzüge

Dies waren in Kürze Möglichkeiten, die Sie über die FORMAT-Symbolleiste haben. Einekomplette Übersicht über alle Optionen zur Absatzformatierung erhalten Sie über dasDialogfeld ABSATZ. Für die Beispieldatei werden dabei Abstände zwischen den einzelnenAbsätzen formatiert, um das Dokument optisch weiter zu strukturieren.

1. Für das Beispiel markieren Sie das ganze Dokument über Ÿ+A.

2. Gehen Sie über FORMAT/ABSATZ. Das Dialogfeld wird eingeblendet.

Unter der Registerkarte EINZÜGE UND ABSTÄNDE finden Sie alle Optionen zum Aus-richten des Absatzes sowie Einstellungen für die Einzüge, Abstände und Tabstopps.

Im Listenfeld AUSRICHTUNG haben Sie die Wahlmöglichkeit zwischen LINKS, ZEN-TRIERT, RECHTS und BLOCKSATZ genauso wie auf den Schaltflächen der FORMAT-Sym-bolleiste.

EINZÜGE: Linker und rechter Einzug definieren den Zentimeterabstand des Absatzesvom linken bzw. rechten Seitenrand (dieser ist festgelegt unter DATEI/SEITE EINRICH-TEN).

Geben Sie hier negative Werte ein, geht der Absatz über den Seitenrand hinaus. Auchhier haben Sie die Wahl zwischen dem Dialogfeld oder dem Einrichten von Einzügenüber die entsprechenden Schaltflächen. Klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche,werden die Einzüge für die markierten Absätze Schritt für Schritt in die gewählteRichtung verändert.

SONDEREINZUG: Wählen Sie ERSTZEILENEINZUG aus dem Listenfeld, wenn der festge-legte Einzug (UM:) nur für die erste Zeile des Absatzes gelten soll. HÄNGEND ist vor al-lem für Nummerierungen gedacht, wenn die erste Zeile um die festgelegte Länge(UM:) links über das festgelegte Absatzformat hinausgeht.

ABSATZABSTÄNDE: Die Maßangaben unter VOR und NACH legen die Abstände fest, dieein Absatz im Dokument zu dem vorgehenden bzw. nachfolgenden Absatz hat. Wer-den Abstände VOR und NACH festgelegt, summieren sie sich (das ist manchmal sinn-voll, um Überschriften extra abzusetzen). Mit dem Eingeben von Absatzabständenvermeiden Sie Leerzeilen zur optischen Gestaltung des Dokuments.

108


3. Geben Sie nun für das Beispielprotokoll unter NACH einen Abstand von 6 PUNKT ein.

Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil, der nach oben weist, oder geben Sie den Wertüber die Tastatur ein.

Abbildung 2.47: Absatzformatierung, um Leerzeilen zu vermeiden und dabei die einzelnen Absätze optisch voneinander abzugrenzen

ZEILENABSTAND: Im Listenfeld ZEILENABSTAND wählen Sie eine der definierten Einstel-lungen, unter GENAU legen Sie die genaue Punktzahl fest. Alternativ: Gehen Sie überdie Schaltfläche.

4. Prüfen Sie Ihre Festlegungen vor der Übernahme im Vorschaufenster und bestätigenSie Ihre Eingaben mit OK.

Durch die vergrößerten Absatzabstände hat das Protokoll gewonnen und wirkt auf denersten Blick viel übersichtlicher. Die anderen Optionen, die Ihnen hier vorgestellt wur-den, müssen Sie einfach einmal anhand einer Übungsdatei testen, damit Sie ein Gefühlfür die Gestaltungsmöglichkeiten bekommen.

109

Text gestalten

Abbildung 2.48: Die optische Erscheinung verbessert sich …

EXKURS Zeilen- und Seitenumbrüche formatieren

Unter FORMAT/ABSATZ finden Sie noch die Registerkarte ZEILEN- UND

SEITENUMBRUCH, auf der Sie Einstellungen treffen, die vor allem für län-gere Dokumente wichtig sind. Im Folgenden eine Übersicht über dieangebotenen Optionen:

b ABSATZKONTROLLE: Diese ist in der Standardeinstellung aktiviert;beim automatischen Seitenumbruch werden die so genanntenSchusterjungen und Hurenkinder vermieden, d.h. eine letzte Zeileeines Absatzes zu Beginn einer Seite bzw. die erste Zeile einesAbsatzes am Seitenende der vorhergehenden Seite.

b ZEILEN NICHT TRENNEN: Ist diese Funktion aktiviert, wird ein Absatznicht durch einen Seitenumbruch getrennt, sondern steht kom-plett auf einer Seite.

110


b ABSÄTZE NICHT TRENNEN: Klicken Sie dieses Kontrollfeld an, wennzwei (zuvor markierte) Absätze nicht auf zwei verschiedenen Sei-ten stehen sollen.

b SEITENUMBRUCH OBERHALB: Ist diese Option aktiv, kann nach demmarkierten Absatz kein Seitenumbruch erfolgen.

Abbildung 2.49: Das Dialogfeld Absatz mit der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch

Die letzten drei Optionen werden immer nur für ausgewählte Absätzeinnerhalb des gesamten Dokuments aktiviert – wenn das Layout eserfordert. Wichtig werden diese Funktionen ohnehin erst dann, wennSie Ihrem Dokument auch ein professionelles Druckbild verleihenwollen.

HINWEIS Übersicht über die zugewiesenen Formatierungen

Der Aufgabenbereich FORMATIERUNG ANZEIGEN führt alle Formatierun-gen für den Bereich auf, der markiert wurde. Sie erhalten also einedetaillierte Übersicht über alle Formatierungen, die diese Textstellebetreffen.

111

Text gestalten

Nun nimmt das Protokoll langsam ein Gesicht an. Sie haben bis jetzt die umfassendenMöglichkeiten kennen gelernt, die Sie zum Formatieren von Zeichen und Absätzen inWord haben. Jetzt fehlen nur noch ein paar Kleinigkeiten, dann haben Sie Ihren Text fer-tig gestellt.

Überschriften nummerierenDer besseren Übersicht wegen entschließen Sie sich nun noch für eine Nummerierungder Hauptüberschriften. Auch diese Formatierungen führen Sie schnell über die ent-sprechende Schaltfläche auf der FORMAT-Symbolleiste durch. Voraussetzung hierfüraber ist, dass Sie sich bereits für die richtige Nummerierungsart entschieden haben. Umdiese auszuwählen, wird zunächst der Weg über die Menüleiste vorgeschlagen.

Wenn Sie für Ihr Dokument eine Nummerierung einführen, bewegen Sie sich auf demFeld der Absatzformatierung – Details dazu im vorhergehenden Abschnitt »Absätze aus-richten«.

Für das Beispielprotokoll sollen die Hauptüberschriften mit römischen Ziffern versehenwerden. Dazu empfiehlt sich der Weg über das Dialogfeld:

1. Markieren Sie alle Hauptüberschriften, die nummeriert werden sollen.

Abbildung 2.50: Alle Formatierungen im Überblick – der Aufgabenbereich Formatierung anzeigen

Wenn Sie unter FORMATIERUNG DES MARKIERTEN TEXTES die blauenÜberschriften direkt anklicken, öffnet sich das entsprechende Dialog-feld, in dem Sie die betreffende Einstellung ändern können.

112


2. Gehen Sie im Menü FORMAT auf NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN und dannauf die Registerkarte NUMMERIERUNG.

Hier werden sieben verschiedene Nummerierungsarten vorgeschlagen, die Sie durcheinfaches Anklicken auswählen können. Entscheiden Sie sich für eine der angebote-nen Optionen.

3. Markieren Sie das Feld mit den römischen Ziffern.

4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ANPASSEN.

Damit formatieren Sie eine neue Vorlage, die Sie nach Ihren Vorstellungen anpassenkönnen: Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie die Ausrichtung des nummeriertenAbsatzes verändern wollen.

Mit dem Dropdown-Pfeil neben dem Listenfeld ZAHLENFORMATVORLAGE haben Sienoch einmal die Auswahl über die Nummerierungsart.

Abbildung 2.51: Die Nummerierung der Überschriften erfolgt mit römischen Ziffern

Unter BEGINNEN MIT wählen Sie aus, mit welcher Ziffer die Nummerierung beginnensoll.

NUMMERNPOSITION: Diese Einstellung ist vor allem für aufeinander folgende Numme-rierungen interessant – Sie legen fest, ob die Ziffern linksbündig, zentriert oderrechtsbündig untereinander stehen.

Die AUSRICHTUNG betrifft den Abstand der Nummerierung vom Seitenrand: Geben Siehier ein Maß in Zentimetern ein oder klicken Sie auf die Pfeile neben dem Listenfeld.

TEXTPOSITION: Unter TABSTOPP NACH geben Sie den Abstand ein, den der folgende Textnach der Nummerierung haben soll. EINZUG BEI meint den Abstand des gesamtennummerierten Absatzes vom linken Seitenrand.

Soll für die Ziffern eine andere Schriftart gewählt werden, klicken Sie auf SCHRIFTART

und legen diese in dem Dialogfeld fest.

113

Text gestalten

Abbildung 2.52: Festlegen der Ausrichtung für die nummerierten Überschriften

5. Kontrollieren Sie Ihre Festlegungen in der VORSCHAU und bestätigen Sie sie durchOK.

Die Nummerierung wird für die markierten Absätze durchgeführt. Wichtig für einekorrekte fortlaufende Nummerierung ist, dass Sie auch alle Überschriften markierthaben.

Wenn Sie das Dialogfeld NUMMERIERUNG erneut einblenden, sehen Sie, dass Word dieursprüngliche Formatierung verändert hat, wenn Sie Anpassungen vorgenommenhaben. Wollen Sie zur Standardvorlage zurückkehren, klicken Sie auf die SchaltflächeZURÜCKSETZEN – aber erst, wenn Sie die Nummerierung für das aktuelle Dokument abge-schlossen haben und Sie an einem neuen Text arbeiten.

Absätze nummerierenNeben dem Weg, Nummerierungen über vorheriges Markieren und das Dialogfeld zuzu-weisen, kann auch die Schaltfläche NUMMERIERUNG in der FORMAT-Symbolleiste einge-setzt werden. Voraussetzung: Im Dialogfeld NUMMERIERUNG ist die Nummerierungsartmarkiert, die Sie für Ihr Dokument einsetzen wollen.

Das im Folgenden dargestellte Vorgehen können Sie sowohl für Absätze anwenden, dieSie nachträglich zu einer bestehenden Nummerierung hinzufügen wollen, als auch beider Neueingabe von Text.

1. Stellen Sie den Cursor in den Absatz, den Sie nummerieren wollen, bzw. es sindmehrere Absätze markiert.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche NUMMERIERUNG in der Symbolleiste.

Word führt die Nummerierung durch.

114


Nummerierte Listen bei der Eingabe flexibel bearbeiten

Ein weiterer Weg, Nummerierungen schnell bei der Eingabe im Wechsel mit nicht num-merierten Absätzen zuzuweisen, sei Ihnen hier noch in Kürze vorgestellt:

1. Weisen Sie einem Absatz eine Nummerierung über die Schaltfläche zu.

2. Drücken Sie auf die Taste Ã, und Word fügt automatisch den nächsten numme-rierten Absatz ein.

Zum Aufheben dieser automatischen Formatierung klicken Sie entweder auf dieSchaltfläche NUMMERIERUNG in der Symbolleiste oder löschen das Nummerierungs-zeichen mit der Taste Ã und geben dann den Text für diesen Absatz ein.

Abbildung 2.53: Nummerierungsebene mit dem Smarttag AutoKorrektur-Optionen ändern

ACHTUNG Fortlaufende Nummerierung für die gleiche Textebene

So einfach sich die Handhabung der Nummerierungsfunktion überdie Schaltfläche zunächst darstellt, manchmal kämpft man mit derTücke des Systems: Das Programm ist so konfiguriert, dass es inner-halb eines Dokuments die verschiedenen Textebenen (Überschrif-ten, Fließtext) anhand der Zeichenformatierung »erkennt« undauch die Nummerierung automatisch danach ausrichtet. WundernSie sich also nicht, wenn die fortlaufende Nummerierung beim ers-ten Anklicken nicht immer richtig ausgeführt wird. Manchmal fin-det das System einfach nicht den richtigen Anschluss (oder fügteine untergeordnete Nummerierungsebene ein) – vor allem, wennzwischen den nummerierten Absätzen mehrere Absätze ohne Num-merierung stehen. Einen Ausweg bietet das Kontextmenü des falschnummerierten Absatzes:

b Klicken Sie auf NUMMERIERUNG FORTSETZEN, wenn die Zählungnicht korrekt weitergeführt wurde.

b Klicken Sie auf NEU NUMMERIEREN, wenn Sie die Zählung für denAbsatz neu beginnen wollen, in dem der Cursor steht.

Darüber hinaus bietet das Dialogfeld NUMMERIERUNG ebenfalls dieMöglichkeit, für den betreffenden Absatz zu wählen, ob die Listeneu nummeriert oder fortgeführt werden soll.

115

Text gestalten

Wenn Sie einen neuen nummerierten Absatz schreiben wollen, klicken Sie erneutauf die NUMMERIEREN-Schaltfläche. Word setzt die Zählung fort.

Sollte Word den Anschluss der Zählung nicht richtig erkannt haben (weil das Pro-gramm eine neue Unterebene der Zählung einführt): Der Smarttag AUTOKORREKTUR-OPTIONEN wird auf dem Bildschirm eingeblendet. Klicken Sie diesen an und wählenSie die Option NUMMERIERUNG FORTSETZEN.

Word ändert jetzt den Anschluss. Sie können den Text für diesen nummeriertenAbsatz eingeben.

3. Setzen Sie Ihre Arbeit auf diese Weise fort.

Dies waren in einem Überblick die wesentlichen Grundzüge der Nummerierung in Word.Wie gesagt: Manchmal »denkt« das Programm nicht in die richtige Richtung … und Siemüssen die Bezugsebene für die Nummerierungsfunktion korrigieren.

Aufzählungszeichen einfügenFür das Beispielprotokoll sollen jetzt noch einzelne Absätze mit Aufzählungszeichenversehen werden. Der Vorgang ist im Prinzip derselbe wie beim Zuweisen einer Numme-rierung:

1. Markieren Sie die Textpassagen, die Sie mit einem Aufzählungszeichen versehenwollen.

Für das Beispiel etwa den Absatz unter der Überschrift V. Nächste Schritte.

2. Die Auswahl eines Aufzählungszeichens treffen Sie im Dialogfeld AUFZÄHLUNGSZEI-CHEN, das Sie über FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN einblenden.

3. Formatieren Sie die Absätze mit Aufzählungszeichen, indem Sie die Einzüge überdie Schaltfläche ANPASSEN verändern (wenn Sie dies für erforderlich halten).

Abbildung 2.54: Die Vorlage für Aufzählungszeichen anpassen – Wahl zusätzlicher Zeichen und Festlegen der Einzüge

116


4. Hier können Sie die gewählte Vorlage an Ihre Vorstellungen anpassen: Zum Verän-dern der Einzüge setzen Sie die folgenden Listenfelder wie folgt ein:

b AUFZÄHLUNGSZEICHENPOSITION/EINZUG BEI: Mit dem Wert bestimmen Sie denAbstand der ersten Zeile des Absatzes zum Seitenrand (Erstzeileneinzug).

b TEXTPOSITION/TABSTOPP NACH: Hier legen Sie fest, mit welchem Abstand der Textauf das Aufzählungszeichen folgt.

b TEXTPOSITION/EINZUG BEI: Dieser Wert legt den Abstand des gesamten Absatzesvom linken Seitenrand fest (der Standardabstand ist 1,27 cm und in den meistenFällen ausreichend).

Die Auswirkungen Ihrer Eingaben sehen Sie im VORSCHAU-Feld.

5. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

Wenn Sie das Aufzählungszeichen ausgewählt und die Einzüge festgelegt haben, könnenSie weitere gleiche Aufzählungszeichen in Ihrem Dokument einfach über Anklicken derSchaltfläche zuweisen:

1. Klicken Sie dazu nach dem Markieren weiterer Passagen auf die Schaltfläche AUF-ZÄHLUNGSZEICHEN in der Symbolleiste.

Word fügt die voreingestellten Aufzählungszeichen für die markierten Absätze ein.

Abbildung 2.55: Aufzählungszeichen zuweisen

117

Text gestalten

2. Kontrollieren Sie, ob die Einzüge für die Absätze und damit die Bezüge zu der richti-gen Hierarchieebene innerhalb des Textes stimmen. Korrigieren Sie dies nötigenfallsüber die Schaltflächen EINZUG VERKLEINERN bzw. EINZUG VERGRÖSSERN.

Wenn Sie Absätze über die Schaltfläche AUFZÄHLUNGSZEICHEN direkt formatieren,wird immer diejenige Vorlage umgesetzt, die im Dialogfeld NUMMERIERUNG UND AUF-ZÄHLUNGSZEICHEN auf der Registerkarte AUFZÄHLUNGSZEICHEN markiert ist. Setzen Siein einem Dokument mehrere verschiedene Formate ein, müssen Sie die jeweils rich-tige Vorlage immer über das Dialogfeld auswählen.

Jetzt haben Sie das Protokoll so weit fertig gestellt – und dabei die wesentlichstenArbeitstechniken kennen gelernt, die beim Schreiben von Dokumenten mit Word zurVerfügung stehen.

Abbildung 2.56: Ausschnitt des fertigen Protokolls

Was allerdings noch fehlt, ist, das Dokument für den Druck vorzubereiten: Dies erfolgtin Kapitel 12 »Office-Dateien drucken«. Dabei werden auch die Dinge zur Sprache kom-men, die für die Druckversion eines Textes zusätzlich wichtig werden: das Seitenlayout,die Silbentrennung, das Formatieren von Seitenzahlen und von Kopf- oder Fußzeilen.

Bevor Sie Ihr Dokument endgültig schließen: Vergessen Sie nicht, für das fertige Doku-ment eine Sicherungskopie auf einem anderen Speichermedium anzulegen. Denn sollte

118


die Festplatte Ihres Rechners Schaden erleiden, ist die Arbeit nicht unwiederbringlichverloren.

Das Protokoll finden Sie unter dem Dateinamen Protokoll.doc unter dem Linkwww.mut.de/fuersBuero.

2.8 Exkurs

Wenn Sie längere Texte im Beruf verfassen müssen, empfiehlt es sich, sowohl auf dieinhaltliche als auch die formale Gestaltung etwas Sorgfalt zu verwenden. Denn: VieleSchriftstücke werden aus Mangel an Zeit nicht von der ersten bis zur letzten Zeile gele-sen, sondern auf der Suche nach wesentlichen Informationen überflogen, manchmalsogar nur auf dem Bildschirm.

Ein gut strukturiertes Dokument erleichtert Ihren Lesern nicht nur die Aufnahme desTextes. Für Sie als Verfasser(in) bedeutet dies gleichzeitig, dass Sie sich damit auch gutverständlich machen – und Ihr Anliegen an die Frau oder an den Mann bringen. Um fürIhre Texte dieses Ziel zu erreichen, nehmen Sie die folgenden Tipps als Anregungen.

b Überlegen Sie sich genau, was Sie sagen wollen, und stimmen Sie die Argumentationund die Formulierung Ihres Textes auf dieses Ziel ab.

b Geben Sie Ihrem Text eine logische Struktur und gliedern Sie ihn in überschaubareEinheiten.

b Visualisieren Sie die Struktur Ihres Textes durch geeignete Überschriften, Zwischen-titel oder Absätze mit Nummerierungen oder Aufzählungszeichen.

b Formulieren Sie präzise und in kürzeren Sätzen. Variieren Sie eventuell beimSatzaufbau, um das Ganze etwas abwechslungsreicher zu gestalten.

b Bei mehrseitigen Dokumenten erleichtert ein Inhaltsverzeichnis die spätere Arbeitmit dem Dokument.

Die Formatierung sollte die Lesbarkeit des Textes unterstützen. Dabei sollten Sie zumeinen sicherstellen, dass Sie Ihren Text so großzügig wie nötig auf der Seite platzieren,dass ein unangestrengtes Lesen der einzelnen Seiten gewährleistet ist. Allerdings achtenSie im Gegenzug darauf, den Seitenumfang nicht unnötig auszuweiten.

In Word steht eine ganze Reihe von Schriften zur Wahl, die je nach Stil und Geschmackzum Einsatz kommen. Die Lesbarkeit verbessern Sie deutlich, wenn Sie eine Schrift mitSerifen auswählen: Für das Auge sind diese eine große Hilfe, sich beim Lesen am Zeilen-verlauf zu orientieren.

Wählen Sie den Schriftgrad nicht zu klein, in etwa 8 bis 11 Punkt.

In der Regel sind 60 bis 70 Zeichen pro Zeile und 30 bis 40 Zeilen pro Seite ein gutes Maßfür das Layout eines mehrseitigen Dokuments.

Absatzabstände erleichtern das Lesen von längeren Dokumenten – und erlauben zusätz-lich das Gestaltungsmittel eines Zeilenumbruchs einzusetzen. Professionell sieht IhrText aus, wenn Sie den Absatzabstand über FORMAT/ABSATZ festlegen. Leerzeilenerscheinen beim Schreiben zunächst zwar einfacher, das Layout des Textes sieht aber

119

Exkurs

danach nicht sehr professionell aus und erinnert ein wenig an die alte Zeilenschaltungder Schreibmaschine.

Der Abstand zwischen den Zeilen sollte so gewählt werden, dass die Zeilen optisch gutvoneinander abgegrenzt sind, so dass die Augen nicht beim Lesen aus Versehen schonin die nächste Zeile springen.

Nachdem Sie sich in diesem Kapitel mit dem Einstieg in Word (und Office) im Zusam-menhang mit längeren Dokumenten befasst haben, geht es im nächsten Kapitel darum,einen professionellen Briefbogen für Ihre Korrespondenz zu entwickeln.

3Musterbrief-bogen erstellen


Dokumentvorlagen in Word erstellen

Dokumentvorlagen bearbeiten

Textfelder einfügen und formatieren

Tabulatoren einsetzen

Kopf- und Fußzeilen einfügen

DIN-Norm 676 für Briefe umsetzen

Schreibweisen nach DIN 5008

Was erwartet Sie in diesemKapitel?

Zuerst lernen Sie alle Schritte, um mit einer Dokument-vorlage in Word zu arbeiten. Für ein Beispielunterneh-men werden Sie dabei eine Briefvorlage erstellen, dieder DIN-Norm für Geschäftskorrespondenz entspricht.Beim Durcharbeiten dieses Kapitels sehen Sie, wie Sie inWord mit Vorlagen umgehen und wie Sie diese für IhreArbeit einsetzen.

Dabei werden Ihnen – als Fortsetzung von Kapitel 2 – wei-tere wichtige Gestaltungsmöglichkeiten des Programmsbegegnen: Sie arbeiten intensiv mit Textfeldern, setzenTabulatoren ein und fügen Kopf- bzw. Fußzeilen in dieVorlage ein. Mit diesen Arbeitstechniken werden Sie indie Lage versetzt, Ihren eigenen Briefbogen zu erstellenund einen Brief professionell zu verfassen.

122

Kapitel 3 Musterbriefbogen erstellen

Wichtiger Vorteil einer Textverarbeitung ist, dass Sie einen einmal gespeicherten Textimmer wieder neu bearbeiten können – unabhängig davon, ob Sie den Inhalt aktualisie-ren oder ihm eine neue Form geben wollen. Für eine produktive Arbeit im Büro ist esdaher von großem Vorteil, dass bestimmte Dokumente immer wieder als eine Art Bau-stein eingesetzt werden können. Dies gilt insbesondere für Geschäftspapiere: Haben Sieeinmal eine Briefvorlage für Ihr Unternehmen erstellt, können Sie diese immer wiederverwenden.

Eine wichtige Technik zum Wiederverwenden von Textpassagen haben Sie im vorherge-henden Kapitel bereits kennen gelernt: die Zwischenablage. Der Nachteil im Vergleich zuVorlagen: Elemente der Zwischenablage stehen immer nur in der aktuellen Windows-Sitzung zur Verfügung. Vorlagen können Sie nach dem Rechnerstart immer wieder fürIhre Arbeit aufrufen.

Das Projekt für dieses Kapitel lautet: Eine Briefvorlage erstellen – und steht stellvertre-tend für alle Geschäftskorrespondenz, die Sie im Berufsalltag bewältigen müssen.Gleichzeitig lernen Sie, wie Sie in Word eine Vorlage erstellen und diese immer wiederaktualisieren oder anpassen können.

3.1 Dokumentvorlagen in Word

In Word versteht man unter Vorlagen eine Reihe von Dokumentvorlagen, die nebenAbsatzformatierungen auch Layoutinformationen oder vordefinierten Text enthalten:verschiedene Brieftypen, Faxblätter, Berichte und Memos oder auch Vorlagen für Publi-kationen. Manche von ihnen können zusätzlich über einen Assistenten bearbeitet wer-den. Grundsätzlich können Dokumentvorlagen wie »normale« Word-Dokumente bear-beitet und gespeichert werden.

Haben Sie ein Word-Dokument auf der Basis einer Dokumentvorlage erstellt, müssen Siein der Regel nur noch den eigentlichen Text eintippen, die formale Gestaltung desgesamten Dokuments wird über die Dokumentvorlage gesteuert.

Was genau können Dokumentvorlagen enthalten? Dokumentvorlagen beziehen sich aufdie Strukturierung der gesamten Word-Datei und enthalten Dokumenteinstellungen wieAutoText-Einträge, Schriftarten, Tastenbelegungen, Makros, Menüs, Seitenlayout, spezi-elle Formatierungen und Formatvorlagen. Welche Möglichkeiten Sie im konkreten Falleinsetzen, richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen. Auf den nächsten Seitenwerden Sie einige dieser Einstellungen kennen lernen, die für ein formal korrektes Brief-papier vonnöten sind.

HINWEIS Vorlagen contra Dokumentvorlagen?

Die Word-Terminologie (auch teilweise die Fachliteratur) arbeitetbeim Thema Vorlagen nicht einheitlich. Um einer Begriffsverwirrungvorzubeugen: Wenn von »Vorlagen« im Zusammenhang mit Word dieRede ist, sind ausnahmslos Dokumentvorlagen gemeint.

123

Briefvorlage anlegen

Eine Dokumentvorlage in Word erkennen Sie an der Erweiterung *.dot (im Gegensatz zu*.doc). Auch wenn es beim »normalen« Arbeiten nicht weiter auffällt, Word arbeitetimmer mit einer Dokumentvorlage im Hintergrund: Jedes neue leere Dokument beruhtauf der Normal.dot, die die Standardschriftart festlegt und drei Überschriftenebenenenthält.

3.2 Briefvorlage anlegen

Wenn man einen Brief erstellt, kann man mit Einzügen, Tabulatoren und Abständenarbeiten. Man kann sich das Ganze aber auch viel leichter machen und eine Dokument-vorlage benutzen. Der Geschäftsbrief sieht dann ohne großen Aufwand immer profes-sionell aus.

Vor allem für Geschäftskorrespondenz ist es erforderlich, dass Sie Ihre Professionalitätnicht nur durch die inhaltliche, sondern auch die formale Gestaltung zum Ausdruckbringen. Und wie immer: Es gibt Normen, in denen diese formalen Gepflogenheiten gere-gelt werden. In Deutschland gehören die DIN 676 (für die formale Briefgestaltung) unddie DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) zu den grund-legenden Vorschriften für den Büro- und Verwaltungsbereich.

Den Vorteil von Vorlagen haben Sie bereits im Einleitungstext für dieses Kapitel kennengelernt. Wenn Sie eine Vorlage für Ihr »Briefpapier« selbst erstellen, können Siezunächst genauso arbeiten wie mit einem normalen Word-Dokument. Der einzige Unter-schied: Sie bereiten Ihren Brief so weit vor, dass Sie zunächst nur alle immer wiederkeh-renden Angaben auf dem Briefbogen eintragen.

Viele Unternehmen gehen heute – aus Gründen der Kostenersparnis – so vor, dass sieleere Briefbogen mit dem Logo als Briefpapier vorrätig halten und alle anderen Angabenüber eine Dokumentvorlage mit dem Brief ausgedruckt werden. Der Vorteil ist nicht nur,dass Angaben schnell aktualisiert werden können und »alte Briefbogen« nicht entsorgtwerden müssen, sondern dass beispielsweise Angaben auf der Bezugszeichenzeile sau-ber in einer Linie stehen. Denn eine Vorlage kann noch so exakt auf einen gedrucktenBriefbogen abgestimmt sein, kleine Toleranzen zwischen einzelnen Druckern lassen sichnie ganz vermeiden.

Speichern der .dot-DateiDer erste Schritt zum Erstellen eines eigenen Briefbogens besteht darin, Word mitzutei-len, dass Sie eine neue Vorlage erstellen: Die Datei muss dazu als .dot-Datei abgespei-chert werden. So können Sie anschließend die Vorlage immer wieder aus dem Vorlagen-verzeichnis aufrufen. Word öffnet automatisch ein neues Dokument auf Basis dieserDatei. Sie schreiben dann den Adressaten und den Brieftext in die vorgesehenen Felderund Platzhalter und speichern das Dokument anschließend ab.

Als ersten Arbeitsschritt erstellen Sie eine .dot-Datei für die Briefvorlage:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES LEERES DOKUMENT.

Damit legen Sie ein neues Word-Dokument auf Basis der so genannten Normal.dotan.

124


Teilen Sie dem Programm mit, dass Sie eine Vorlage und kein Dokument anlegen:

2. Gehen Sie dazu über DATEI/SPEICHERN UNTER oder die Schaltfläche SPEICHERN.

Es öffnet sich das bekannte Dialogfeld SPEICHERN UNTER: Vorgeschlagen wird als Spei-cherort das zuletzt verwendete Verzeichnis. Sobald Sie die nächsten Schritte unter-nehmen, ändert sich diese Einstellung automatisch, Sie müssen sich also an dieserStelle noch nicht zu einem Ordner durchklicken.

3. Geben Sie zunächst den Namen für Ihre Vorlage unter DATEINAME ein, in unseremBeispiel: Briefvorlage.

4. Jetzt legen Sie den neuen DATEITYP fest: Wählen Sie aus dem Listenfeld Dokument-vorlage (*.dot).

Abbildung 3.1: Speichern der Briefvorlage als .dot-Datei

Dies ist der entscheidende Schritt! Word blendet automatisch den Ordner VORLAGEN

ein, in dem in der Standardeinstellung alle Vorlagen gespeichert werden, die Sieselbst angelegt haben.

5. Wenn Sie mit dem Speicherort einverstanden sind, klicken Sie auf SPEICHERN.

Word nimmt die Briefvorlage in das Vorlagenverzeichnis auf, in dem in der Standard-einstellung alle Vorlagen gespeichert werden – diejenigen, die im Lieferumfang vonWord enthalten sind, und jene, die Sie selbst angelegt haben.

Word kehrt anschließend zur Arbeitsoberfläche zurück: Sie sehen an der Titelleiste, dassSie eine Vorlage mit Namen Briefvorlage zur Bearbeitung geöffnet haben. Sie können dieneue Vorlage bearbeiten – Sie setzen dazu dieselben Befehle und Funktionen ein wie fürein »normales« Word-Dokument.

Abbildung 3.2: Die Briefvorlage ist startbereit

6. Schließen Sie die Vorlage über DATEI/SCHLIESSEN oder die SCHLIESSEN-Schaltfläche.

Zur Übung lernen Sie im nächsten Kapitel, wie Sie eine Vorlage öffnen.

125


Briefvorlage zur Bearbeitung öffnenIm vorhergehenden Abschnitt wurde die .dot-Datei erstellt, bisher aber noch ohne stan-dardisierten Inhalt. Damit Sie diesen nun Schritt für Schritt einfügen können, müssenSie die Vorlage zunächst wieder öffnen – ein Schritt, der in der Praxis sehr wichtig ist.Denn Sie werden Ihre Vorlagen in der Regel immer wieder anpassen müssen. Für diePraxis bedeutet dies, dass Sie aus Vorlagen nicht nur Word-Dokumente generieren, dieSie bearbeiten. Auch die Vorlage selbst kann bearbeitet und aktualisiert werden. Aller-dings ist das Vorlagenverzeichnis in Word nicht unmittelbar zugänglich. Über das ÖFF-NEN-Dialogfeld oder die Suche über den Windows-Explorer werden Sie dieses versteckteVerzeichnis nicht finden – eine Sicherheitsmaßnahme des Programms, die zunächst einwenig Mühe bedeutet.

Pfad für die Benutzervorlagen herausfinden

Die Standardeinstellung von Office sieht für Dokumentvorlagen das Vorlagenverzeichnisvor. Dieses liegt in der Regel auf C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\VORLAGEN. Benutzer-definierte Vorlagen (wie die Briefvorlage.dot) speichert das Programm in der Standard-einstellung unter Ihrem Benutzerkonto in einem eigenen Verzeichnis. Meist finden Siediese Vorlagen unter C:\DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN\BENUTZERNAME\ANWENDUNGS-DATEN\MICROSOFT\VORLAGEN.

Der Pfad auf Ihrem Rechner kann aber unter Umständen von diesen Angaben abwei-chen. Sie müssen ihn gegebenenfalls selbst herausfinden, indem Sie unter EXTRAS/OPTI-ONEN nachsehen:

1. Blenden Sie unter EXTRAS/OPTIONEN die Registerkarte SPEICHERORT FÜR DATEIEN ein.Die Angabe des Speicherorts für Ihre Vorlagen steht unter BENUTZERVORLAGEN (vgl.Abbildung 3.3).

Sie sehen, dass die Pfadangabe auf dem Dialogfeld nicht vollständig angezeigt wird.Um den genauen Pfad zu verfolgen, müssen Sie an dieser Stelle zu einem »Trick« grei-fen.

2. Markieren Sie unter DATEITYP Benutzervorlagen und klicken Sie anschließend aufdie Schaltfläche ÄNDERN.

Obwohl Sie den Speicherort eigentlich gar nicht ändern wollen, müssen Sie diesenWeg einschlagen: Auf diese Weise zeigt Ihnen Word den genauen Pfad zu Ihrem Vor-lagenverzeichnis an.

TIPP Vorlage auf Basis eines vorhandenen Word-Dokuments

Eine neue Vorlage lässt sich auch auf der Basis eines bereits vorhandenenDokuments erstellen. Am besten entfernen Sie zunächst den Text, den Sie inder Vorlage nicht mehr brauchen. Dann klicken Sie auf SPEICHERN UNTER,legen als DATEITYP Dokumentvorlage (*.dot) fest. Word blendet automatischdas VORLAGEN-Dialogfeld ein, in dem Sie dann wie gewohnt speichern kön-nen.

126


Abbildung 3.3: Die Pfadangabe für die benutzerdefinierten Vorlagen in Word

Und an dieser Stelle halten Sie zusätzlich noch Stift und Papier bereit:

3. Notieren Sie bei den folgenden Schritten die Ordnerstruktur, so dass am Ende dievollständige Pfadangabe auf Ihrem Zettel steht.

4. Das Dialogfeld SPEICHERORT ÄNDERN startet mit der Angabe des Vorlagenverzeichnis-ses. Notieren Sie sich den Ordner Vorlagen, der unter SUCHEN IN angegeben ist. Kli-cken Sie anschließend auf die Schaltfläche EINE EBENE NACH OBEN.

Abbildung 3.4: Der Pfad, der auf Ihrem Rechner für die Benutzervorlagen angelegt ist, lässt sich über den Dialog Speicherort ändern herausfinden

127


Fahren Sie jetzt systematisch fort:

5. Jetzt steht unter SUCHEN IN die nächsthöhere Verzeichnisebene: Notieren Sie auchdiese nach dem »\«-Zeichen auf Ihrem Notizblatt.

Abbildung 3.5: Die Benutzervorlagen befinden sich im Ordner Microsoft

Bisher lautet die Angabe auf Ihrem Zettel: Microsoft\Vorlagen.

6. Klicken Sie sich jetzt in der Verzeichnisstruktur so lange nach oben, bis Sie beimFestplattenverzeichnis C: angekommen sind, und notieren Sie sich parallel alle Ord-ner, die unter SUCHEN IN aufgeführt werden.

Am Ende sollte ein Pfad auf dem Zettel stehen, mit dem Sie die vollständige Verzeich-nisstruktur für das Vorlagenverzeichnis auffächern können. Orientieren Sie sich da-bei an der Vorgabe: C:\DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN\BENUTZERNAME\ANWENDUNGS-DATEN\MICROSOFT\VORLAGEN.

Jetzt können Sie die Benutzervorlagen über die direkte Eingabe des Pfads in denWindows-Explorer aufrufen. Zuvor aber müssen Sie noch den Dialog SPEICHERORT

ÄNDERN beenden:

7. Klicken Sie auf ABBRECHEN, wenn Sie den vollständigen Pfad auf Ihrem Zettel stehenhaben.

Dieser Schritt ist sehr wichtig: Damit belassen Sie den Speicherort wie in der Stan-dardeinstellung angegeben – und wie Sie ihn gerade etwas umständlich herausgefun-den haben. Klicken Sie hier nicht auf OK! Damit ändern Sie den Standardspeicherortfür die Benutzervorlagen – und diesen haben Sie gerade so mühsam herausgefunden.

HINWEIS Übersichtliches Vorlagenverzeichnis

Es ist nicht zwingend notwendig, dass Sie Ihre Vorlagen im Vorlagen-verzeichnis ablegen, Sie können im Prinzip auch jeden anderen Spei-cherort frei wählen. Allerdings hat das Vorlagenverzeichnis den Vor-teil, dass Sie alle Vorlagen an einem zentralen Ort gespeichert habenund Sie nicht später überlegen müssen, in welchem Ordner Sie wel-che .dot-Datei wieder finden. In der Standardeinstellung blendetWord beim Anlegen eines neuen Dokuments mit einer Dokumentvor-lage sofort das Vorlagenverzeichnis ein, und Sie können durch einfa-ches Anklicken die Vorlage ganz einfach auswählen.

128


Benutzervorlagen-Verzeichnis aufrufen

Nun haben Sie den Speicherort für die Benutzervorlagen herausgefunden und könnenüber den Windows-Explorer Ihre .dot-Dateien direkt aufrufen und bearbeiten.

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer über das Kontextmenü der START-Schaltfläche.

2. Geben Sie in der Adressleiste den Pfad direkt ein. Jetzt wird das Vorlagenverzeichniseingeblendet.

Abbildung 3.6: Der Pfad für die Benutzervorlagen in der Adressleiste des Windows-Explorers

3. Öffnen Sie die Briefvorlage.dot über das Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechtenMaustaste auf den Dateinamen und wählen Sie dann ÖFFNEN.

Jetzt wird die Vorlage auf der Arbeitsoberfläche von Word angezeigt. Dass es sich umdie Vorlage handelt, erkennen Sie an der Titelleiste.

Sie können jetzt darangehen, Ihre Vorlage zu bearbeiten – Sie werden in den folgendenKapiteln lernen, wie Sie die verschiedenen Elemente eines Geschäftsbriefs in der Vor-lage unterbringen.

3.3 Überblick über die DIN-Normen

Bei der Gestaltung eines Briefbogens sollten Sie sich an den aktuellen DIN-Normen ori-entieren – vor allem bei Ihrer Geschäftskorrespondenz. In Deutschland gelten für dieGeschäftskorrespondenz die Normen der DIN 676 und DIN 5008 – ausgegeben vom Bun-desverwaltungsamt. Hierbei ist vor allem wichtig, dass Sie die Lage des Anschriftenfeldseinhalten, so dass Sie Ihren Brief mit einem (ebenfalls genormten) Fensterkuvert ver-wenden können. Ansonsten dürfen Sie auch in Teilen von diesen Vorschriften abwei-chen. Loch- und Falzmarken müssen Sie beispielsweise nicht in den Briefbogen aufneh-men. Die Felder um das Anschriftenfeld können Sie ebenfalls variabel gestalten.

Sollten Sie eine ganze Reihe von Dokumentvorlagen selbst erstellen,wird unter Umständen die Liste unter dem Kartenreiter ALLGEMEIN –hier finden Sie alle Ihre selbst erstellten Vorlagen – zu unübersicht-lich. Dann legen Sie im Vorlagenverzeichnis einen eigenen Kartenrei-ter an: Klicken Sie im Dialogfeld VORLAGEN auf die Schaltfläche NEUER

ORDNER und legen Sie einen Namen für den neuen Kartenreiter imVorlagenverzeichnis fest. Dann speichern Sie Ihre Vorlage in diesemneuen Ordner: Sie sehen, das Vorgehen ist Ihnen vertraut (sieheKapitel 1 im Abschnitt »Ordner anlegen«), und Sie können zahlreiche.dot-Dateien in einer übersichtlichen Vorlagenstruktur unterbringen.

129

Überblick über die DIN-Normen

Abbildung 3.7: Schema für einen Geschäftsbrief

Die verschiedenen Bereiche des genormten Geschäftsbriefs sehen Sie in Abbildung 3.7:

b Der Briefkopf enthält in der Regel nicht nur Ihren Firmennamen, hier steht meistauch das Logo. Da Sie sich mit dem Briefkopf beim Empfänger präsentieren, solltenSie sich über die Gestaltung ein paar Gedanken machen. Für das Beispiel wurdeeine einfache Schriftlösung gewählt.

b Im Anschriftenfeld steht, neben einer Zeile mit der Absenderangabe, die korrekteAnschrift des Empfängers.

b Der Informationsblock steht rechts neben dem Anschriftenfeld und kann variabeleingesetzt werden: Oft wird hier die Adresse des Absenders wiederholt und zusätz-lich werden Telefon- und Faxnummern sowie Internet- und E-Mail-Adresse angege-ben. Bei privatwirtschaftlichen Geschäftsbriefen erübrigen sich meistens Bezugsan-gaben, die in der Korrespondenz großer Unternehmen an dieser Stelle vonnötensind. Dazu gehören die so genannten Leitwörter wie Ihr Zeichen, Ihre Nachrichtvom, Unser Zeichen oder die Angabe einer Durchwahlnummer. Die Angabe derLeitwörter kann aber auch in der Bezugszeichenzeile erfolgen.

b Die Bezugszeichenzeile unter dem Anschriftenfeld ist – wie bereits erwähnt – für dieLeitwörter reserviert. In der Regel erfolgt an dieser Stelle auch die Angabe desDatums.

b Der Textbereich startet mit der Betreffzeile. Anschließend folgen die Anrede und dereigentliche Brieftext.

130


b Die Geschäftsangaben stehen in der Fußzeile am unteren Rand des Briefbogens: DieGestaltung ist formal nicht vorgeschrieben, Sie müssen aber die unternehmens-rechtlichen Vorgaben beachten. Viele Unternehmen gehen heute dazu über, dieAngaben in der Briefvorlage zu speichern und nicht auf dem Bogen (mit dem Logo)aufzudrucken: Änderungen lassen sich so schneller und Kosten sparender eintragen.

Grundsätzlich sieht die DIN 676 für einen DIN-A4-Bogen (297 mm hoch, 210 mm breit)einen rechten Seitenrand von mindestens 8,1 mm und einen linken Seitenrand von 24,1mm vor. Die Höhe des unteren Rands ist nicht vorgeschrieben und hängt vom Umfangder Geschäftsangaben ab. Die Höhe einer Zeile beträgt in der DIN-Norm 4,23 mm. Milli-meterangaben dürfen gerundet sein, wenn die Briefvorlage mit einem Textverarbei-tungsprogramm erstellt wird (aber Word kennt Zentimeterangaben mit zwei Nachkom-mastellen – Sie können also die korrekten Werte eingeben).

Die Lage der einzelnen Felder ist wie folgt vorgeschrieben:

Horizontale Position

Bezeichnung des Felds:

Zeilenanfang,gerechnet vom linken Blattrand (mm)

Zeilenende (mm)1

1. Die Angabe des Zeilenendes bedeutet, dass die betreffende Zeile höchstens bis zu dieser Längeausgedehnt werden kann.

gerechnet vom linken Blattrand

gerechnet vom rechten Blattrand

Briefkopf 24,1 201,9 8,1

Anschriftenfeld (mit Absenderangabe und Empfängeranschrift)

24,1 100,3 109,7

Informationsblock 125,7 201,9 8,1

Bezugszeichenzeile:2

Leitwort 1Leitwort 2Leitwort 3

Leitwort 4

2. Die Zeilenlänge für die Leitwörter 1 bis 3 sind jeweils durch den Beginn des neuen Leitworts 2bis 4 festgelegt.

24,174,9125,7

176,5 201,9 8,1

Textfeld3

3. Der Zeilenrand für das Textfeld kann auch mit einem Mindestrand von 201,9 mm vom linkenBlattrand bzw. 8,1 mm vom rechten Blattrand formatiert werden. Die DIN 676 stellt hier beideOptionen zur Auswahl. Allerdings wirkt der knappe rechte Rand sehr gedrängt.

24,1 163,9 46,1

Geschäftsangaben 24,1 201,9 8,1

Tabelle 3.1: Die Maßangaben für die horizontale Position der einzelnen Felder

131

Briefvorlage gestalten

Vertikale PositionDamit der Briefbogen gelocht, gefalzt und dann in Fensterkuverts gesteckt werden kann,sieht die DIN 676 zwei Varianten vor, damit die Lage des Anschriftenfelds auf dem Brief-kopf richtig platziert wird (alle angegebenen Maße beziehen sich auf eine DIN-A4-Seitemit einer Länge von 297 mm und einer Breite von 210 mm): Die Höhe des Briefkopfesbeträgt bei Form A 27 mm, bei Form B 45 mm. Für Geschäftskorrespondenz wird aller-dings fast ausschließlich Variante B eingesetzt.

Damit sind alle wesentlichen Elemente erläutert, die Sie beim Entwerfen einer eigenenBriefvorlage beachten müssen. Dies soll im nächsten Abschnitt in der Briefvorlage.dotin die Praxis umgesetzt werden.

3.4 Briefvorlage gestalten

Wie Sie bereits gesehen haben, müssen Sie mit konkreten Maßen umgehen, wenn Sieeinige Felder in Ihrer Briefvorlage richtig positionieren wollen. Auf den ersten Blick einesehr umständliche Angelegenheit. Aber Word stellt auch für diesen Fall ein komfortablesWerkzeug zur Verfügung: das Textfeld. Dieses ist nichts weiter als ein Rahmen, mit demSie Text »zusammenhalten« und vor allem frei auf dem Arbeitsbereich positionierenkönnen. Wie Sie professionell damit umgehen, lernen Sie auf den nächsten Seiten.(Textfelder können darüber hinaus auch Grafiken oder Fotos aufnehmen, aber das andieser Stelle nur nebenbei.)

Bezeichnung des Felds Zeilenanfang vom oberen Blattrand (mm)

Form A Form B

Briefkopf1

1. Das Feld für den Briefkopf kann in voller Höhe gestaltet werden. Achten Sie aber auf den nichtdruckbaren Bereich bei Ihrem Drucker bzw. überlegen Sie die optische Wirkung, wenn Sie dasFeld zu »gedrängt« gestalten.

0 0

Anschriftenfeld, erste Zeile der Anschrift 33,9 50,8

Informationsblock, erste Zeile 33,9 50,8

Bezugszeichenzeile, Leitwörter2

Bezugszeichenzeile, Textzeile3

2. Die Leitwörter müssen sich auf alle Fälle noch oberhalb der Faltung befinden.3. Diese Angaben gelten, wenn Ihr Briefformular eine zweizeilige Bezugszeichenzeile vorsieht.

80,484,7

97,4101,6

Textbereich, Betreffzeile 97,4 114,3

Geschäftsangaben Nicht vorgeschrieben Nicht vorgeschrieben4

4. Der Beginn der Fußzeile hängt vom Umfang der Geschäftsangaben am Ende des Briefbogens abund ist in der DIN 676 nicht vorgeschrieben.

Tabelle 3.2: Die Maßangaben für die vertikale Position der einzelnen Zeilen

132


Damit Sie einen ersten Eindruck erhalten, wie die fertige Vorlage aussehen wird, die Sieauf den nächsten Seiten Schritt für Schritt erarbeiten, können Sie schon mal voraus-schauend einen Blick auf Abbildung 3.47 werfen.

Für die Vorlage werden Sie in den nächsten Abschnitten drei Textfelder für den Brief-kopf, das Anschriftenfeld und den Informationsblock anlegen, das Datum in der Bezugs-zeichenzeile einfügen und die Eingaben in den Textbereich mit Platzhaltern vorbereiten.Am Ende werden noch die Geschäftsangaben in einer Fußzeile untergebracht.

Briefkopf einfügenMit dem Briefkopf präsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen dem Empfänger: Meistwird an dieser Stelle ein Logo eingesetzt – oder eine Schriftlösung. Oft ist auch der Brief-kopf auf dem Bogen aufgedruckt.

Für das Beispiel fügen Sie eine Schriftlösung als Logo ein. Der Briefkopf selbst folgt derForm B (erweiterter Briefkopf) mit einer Höhe von 45 mm, gerechnet vom oberen Blatt-rand.

Zunächst fügen Sie das Textfeld auf dem Briefbogen ein:

1. Geben Sie als Erstes eine Anzahl von (leeren) Absätzen in Ihre Vorlage ein.

Diese Vorgehensweise mag Ihnen merkwürdig vorkommen. Aber andernfalls kann espassieren, dass man später unterhalb des Textfelds keine Absätze mehr einfügenkann.

2. Setzen Sie den Cursor wieder an die Anfangsposition, denn das Textfeld wird beimEinfügen mit derjenigen Absatzmarke verknüpft, bei der der Cursor im Augenblicksteht.

HINWEIS Seitenränder einstellen

Wenn Sie mit Textfeldern arbeiten, können Sie zunächst die Einstel-lungen für den Seitenrand der Vorlage vernachlässigen, denn Textfel-der können außerhalb des gewählten Seitenrands platziert werden.Die Randeinstellungen kommen erst beim Textbereich und den Kopf-und Fußzeilen zum Tragen.

Die DIN sieht für den linken Rand ein Maß von 24,1 mm vor, derrechte Rand beträgt mindestens 8,1 mm. Die Gestaltungsfreiheit fürBriefvorlagen bringt es aber mit sich, dass auch für Briefkopf undInformationsfeld ein größerer rechter Seitenrand benutzt wird –schon allein aus optischen Gründen. Für das Beispiel liegt der rechteRand bei 2,5 cm.

HINWEIS Textfelder nur sichtbar in Seitenlayoutansicht

Wenn Sie mit Textfeldern arbeiten, schaltet Word automatisch in dieSeitenlayoutansicht um. In der Normalansicht sind Textfelder nichtsichtbar.

133


3. Klicken Sie auf EINFÜGEN/TEXTFELD.

Alternativ dazu finden Sie die Schaltfläche TEXTFELD auf der Symbolleiste ZEICHNEN,die Sie ebenfalls anklicken können.

Abbildung 3.8: Beim Einfügen eines Textfelds erscheint zunächst der Zeichnungsrahmen

Word fügt den so genannten Zeichnungsrahmen in die Vorlage ein. Gleichzeitigsehen Sie ein kleines Fadenkreuz, mit dem Sie das eigentliche Textfeld zeichnen.

4. Klicken Sie auf einen Punkt außerhalb des Zeichnungsrahmens (wichtig!) und zie-hen Sie dann mit gedrückter Maustaste das Textfeld auf.

Abbildung 3.9: Das Zeichnen des Textfelds

5. Lassen Sie anschließend die Maustaste los.

Abbildung 3.10: Das Textfeld – ohne Zeichnungsrahmen

134


Der Zeichnungsbereich ist jetzt verschwunden. Dieser ist zunächst nichts als ein lee-res Feld. Wichtig wird er eigentlich nur, wenn Sie mit Word Zeichnungen erstellen:Dann sorgt der Zeichnungsrahmen dafür, dass die einzelnen Elemente Ihrer Zeich-nung innerhalb des Rahmens von Word als zusammenhängend angesehen werden.Für ein Textfeld ist dieser Rahmen aber nicht notwendig, da dieses einen eigenenRahmen generiert.

Nun ist das Textfeld in die Vorlage eingefügt. Größe und Lage sind dabei völlig unerheb-lich. Diese Formatierungsaufgaben werden Sie im Anschluss erledigen. Auf der Bild-schirmoberfläche sehen Sie zusätzlich das Ankersymbol – das Textfeld ist mit demAbsatz verknüpft. Das Ankersymbol wird eingeblendet, wenn das KontrollkästchenOBJEKTANKER unter EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT im Bereich SEITEN- UND WEBLAYOUTOPTIO-NEN aktiviert ist. Das Ankersymbol steht immer an der Stelle des Absatzes, die mit demTextfeld verknüpft ist.

6. Geben Sie den Text für das Schrift-Logo ein. Der schraffierte Auswahlrahmen bedeu-tet, dass Sie in das Textfeld schreiben können.

In der Standardeinstellung ist das Textfeld so formatiert, dass die Größe bei der Ein-gabe erhalten bleibt und der Text automatisch am Zeilenende umbrochen wird, so,wie Sie das von der »normalen« Arbeit mit Word gewöhnt sind.

Abbildung 3.11: Text geben Sie wie gewohnt in das Textfeld ein

Damit ist der Briefkopf erst einmal fertig eingegeben. Jetzt geht es daran, ihn anspre-chend zu gestalten und auf der Seite mit den richtigen Maßen zu positionieren. Dazu die-nen zum einen die Symbolleiste ZEICHNEN und zum anderen das Dialogfeld TEXTFELD

FORMATIEREN. Beginnen Sie damit, zunächst die Schriftlösung für das Logo ansprechendzu gestalten – die Grundlagen der Schriftformatierung kennen Sie ja bereits aus Kapitel1, Abschnitt »Text gestalten«.

1. Formatieren Sie die Schrift: Markieren Sie den entsprechenden Schriftzug und wäh-len Sie die Schrift Courier, Schriftgröße 18 für die erste Zeile, 12 Punkt für diezweite.

Wenn Sie einen Farbdrucker einsetzen wollen, können Sie eine zusätzliche Schrift-farbe wählen. Dann setzt sich das Logo optisch vom restlichen Briefinhalt ab. Für dasBeispiel wurde Hellorange gewählt.

135


2. Markieren Sie die Schrift und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schalt-fläche SCHRIFTFARBE – entweder in der FORMAT- oder der ZEICHNEN-Symbolleiste.

3. Wählen Sie aus der angebotenen Farbpalette das Kästchen für die Schriftfarbe Hell-orange.

Bei einem Schwarz-Weiß-Drucker wird das Hellorange als heller Grauton wiederge-geben.

4. Formatieren Sie die Schrift noch fett und rechtsbündig über die entsprechendenSchaltflächen in der FORMAT-Symbolleiste.

Abbildung 3.12: Die Schrift für den Briefkopf ist formatiert

So weit ist der Briefkopf für die Vorlage fertig gestellt. Jetzt geht es daran, das Feld in derrichtigen Größe an die richtige Stelle zu verschieben.

Briefkopf formatierenUm die Größe und die Position eines Textfelds zu verändern, haben Sie grundsätzlichzwei Möglichkeiten – zum einen das direkte Verändern mit der Maus, zum anderen dieexakte Positionierung über das Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN.

Das Vorgehen mit der Maus wird hier der Vollständigkeit halber kurz vorgestellt, für dieBriefvorlage ist allerdings ein Arbeiten mit exakten Angaben notwendig.

Beiden Methoden ist allerdings eines gemeinsam – und auch diese Voraussetzung istkeine Neuigkeit mehr für Sie: Bevor Sie ein Textfeld bearbeiten können, muss es mar-kiert werden. Word kennt für grafische Elemente (und zu diesen zählt auch ein Textfeld)zwei Arten von Markierungen:

b Der schraffierte Auswahlrahmen zeigt Ihnen, dass Sie den Inhalt des Textfelds (odereines anderen grafischen Elements) bearbeiten können. Zum Markieren klicken Siein den inneren Bereich des Textfelds.

Abbildung 3.13: Schraffierter Auswahlrahmen: Sie können den Inhalt bearbeiten

136


b Der gepunktete Auswahlrahmen zeigt an, dass Sie das Textfeld (oder ein anderesgrafisches Element) formatieren können. Klicken Sie dazu auf die Rahmenlinie desTextfelds oder auf den schraffierten Auswahlrahmen.

Abbildung 3.14: Gepunkteter Auswahlrahmen: Das Objekt kann formatiert werden

Lage und Größe des Textfelds mit der Maus verändern

1. Klicken Sie dazu auf den Auswahlrahmen.

Er erscheint als ein gepunkteter Auswahlrahmen – ein Zeichen dafür, dass Sie dieForm und Größe des Textfelds bearbeiten können.

Sie sehen die kleinen Kreise an den Ecken und in der Mitte der Seitenumrandungs-linien: Dies sind Ziehpunkte, mit denen Sie die Form des Textfelds direkt verändernkönnen.

2. Setzen Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte.

Nun zeigt Word mit einem kleinen Pfeilsymbol die Richtung an, in die sich das Text-feld verändern lässt: Die Ziehpunkte in den Seitenmitten verändern das Textfeld inder Länge bzw. Breite, die Eckpunkte erweitern bzw. verkleinern es.

3. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Textfeld in die gewünschte Größe und las-sen Sie dann die Maustaste los.

Abbildung 3.15: Das Textfeld in die gewünschte Größe ziehen

Das Fadenkreuz zeigt beim Verschieben der aktuellen Mausposition eine gestrichelteLinie an: Dies ist die neue Größe des Textfelds.

4. Wollen Sie das gesamte Textfeld an eine andere Position verschieben, ziehen Sieden gepunkteten Auswahlrahmen mit dem Mauszeiger: Ein kleiner Vierfachpfeilerscheint.

5. Ziehen Sie jetzt mit gedrückter Maustaste das Textfeld an die neue Stelle.

137


Abbildung 3.16: Verschieben des Textfelds

Textfelder können Sie frei in Ihrem Word-Dokument verschieben. Sie sehen die ak-tuelle Mausposition an dem Fadenkreuz, die neue Position anhand der gestricheltenLinie.

Dieses einfache Vorgehen ist in allen Office-Programmen dasselbe – und gilt nicht nurfür Textfelder, sondern auch für Grafiken oder Zeichnungen. Die Stichpunkte zur Wie-derholung: gepunkteten Auswahlrahmen mit den jeweiligen Ziehpunkten einblenden,dann die Form durch Ziehen mit gedrückter Maustaste verändern.

Beim Verschieben des Textfelds mit der Maustaste bewegt sich in der Standardeinstel-lung das Ankersymbol mit – das Textfeld wird an der Stelle, an die es verschoben wird,neu mit dem betreffenden Absatz verbunden. Sehen Sie dagegen ein kleines Schloss-symbol neben dem Anker, ist das Textfeld fest mit dem Absatz verbunden, mit dem esbeim Einfügen verknüpft wurde. Beim Verschieben bleibt das Ankersymbol daher an dergleichen Stelle stehen.

Umgekehrt gilt: In der Standardeinstellung wird das Textfeld mit dem Absatz verknüpft,in dem der Cursor beim Einfügen steht. Wird dieser Absatz beim Bearbeiten des Word-Dokuments verschoben, bewegt sich das Textfeld entsprechend mit. Sie werden im Ver-lauf dieses Kapitels Möglichkeiten kennen lernen, diese Standardeinstellungen zu verän-dern.

Für das Entwerfen der Briefvorlage ist dieses Verfahren allerdings nicht präzise genug,denn hier sollten Sie mit genauen Maßangaben arbeiten.

Größe und Position des Briefkopfes exakt festlegen

Millimetergenaues Positionieren von Textfeldern ist nur über das Dialogfeld TEXTFELD

FORMATIEREN möglich. Zunächst bestimmen Sie für die Briefvorlage die exakte Größe desTextfelds:

138


1. Mit einem Doppelklick auf den grauen Rahmen des Textfelds oder über FORMAT/TEXTFELD blenden Sie den Dialog TEXTFELD FORMATIEREN ein.

Hier legen Sie alle notwendigen Einstellungen für das Layout und die Positionierungdes Textfelds fest.

2. Zunächst geben Sie auf der Registerkarte GRÖSSE unter GRÖSSE UND DREHUNG diegenauen Maße ein, die der Briefkopf haben soll.

Die Zahlenangaben, die Sie zunächst sehen, beziehen sich auf die aktuelle Größe desTextfelds.

3. Für die Vorlage geben Sie eine HÖHE von 4,5 cm (dies entspricht der DIN-Norm fürden erweiterten Briefkopf) und eine BREITE von 17,78 cm (dies ist die Seitenbreiteeines DIN-A4-Bogens von 210 mm abzüglich der verbindlichen Seitenränder von24,1 mm links und 8,1 mm rechts) in die Listenfelder ein.

Abbildung 3.17: Das Dialogfeld Textfeld formatieren

SKALIEREN verringert bzw. vergrößert den angegebenen Wert um die angegebeneProzentzahl.

SEITENVERHÄLTNIS SPERREN: Ist diese Option aktiviert, bleibt das Seitenverhältnisbeim Skalieren erhalten.

Für den Briefkopf benötigen Sie diese Funktionen nicht.

4. Bestätigen Sie diese Einträge mit OK.

Jetzt finden Sie das Textfeld in der richtigen Größe auf der Bildschirmoberfläche.

Wenden wir uns der nächsten Aufgabe zu. Wenn Sie auf einen Bereich außerhalb desTextfelds klicken, sehen Sie jetzt ohne den Markierungsrahmen deutlich, dass in derStandardeinstellung das Textfeld mit einem schwarzen Rahmen in die Vorlage eingefügtwurde. Dies müssen Sie jetzt noch ändern. Für die Beispieldatei dienen Textfelder nurdazu, dass die einzelnen Bereiche für den Briefbogen exakt positioniert werden können– der »Rahmen« soll aber auf dem Briefbogen selbst nicht deutlich werden.

139


1. Klicken Sie wieder auf den Rahmen des Textfelds, um es zu markieren.

Erscheint der Rahmen des Textfelds nicht markiert, so fehlt im Menü FORMAT derEintrag TEXTFELD: Das Textfeld muss daher immer markiert sein, damit Sie es forma-tieren können.

2. Wählen Sie FORMAT/TEXTFELD und aktivieren Sie die Registerkarte FARBEN UND

LINIEN.

Unter AUSFÜLLEN sehen Sie, dass in der Standardeinstellung ein weißer Hintergrundfür das Textfeld eingetragen ist.

3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Listenfeld FARBE und wählen Sie dieOption Keine Füllung für die Briefvorlage.

Wenn Sie das Dokument ausdrucken, erscheint in diesem Fall nur die farbige Schrift.Sollten Sie eine Hintergrundfarbe für das Textfeld wünschen, wählen Sie den ge-wünschten Farbton oder einen Fülleffekt aus. Mit dem Schieberegler unter TRANSPA-RENZ können Sie zudem festlegen, wie leuchtend der Farbton ausfällt. Unter FARBE

wird der gewählte Transparenzgrad gleichzeitig angezeigt, wenn Sie den Schiebereg-ler mit der Maustaste ziehen. Im Listenfeld rechts daneben können Sie darüber hin-aus das Mischungsverhältnis des ausgewählten Farbtons mit Weiß direkt eingeben.

Bei der Einstellung Keine Füllung sehen Sie in der Standardeinstellung von Word,dass die Absatzmarken, die Sie zu Beginn eingegeben haben, durch das Textfeldsichtbar werden (zuvor war ein weißer Hintergrund eingestellt, der sie verdeckt hat).Diese störende Einstellung wird im weiteren Verlauf des Kapitels korrigiert werden.Wichtig ist an dieser Stelle nur, dass Sie das Textfeld so formatieren, dass auch wirk-lich nur der Schriftzug sichtbar und kein farbiger oder weißer Hintergrund eingestelltwird.

Abbildung 3.18: Füllung und Rahmenlinien für das Textfeld formatieren Sie über die Registerkarte Farben und Linien

140


4. Im Bereich LINIE klicken Sie auf den Pfeil neben FARBE und wählen Keine Linie.

Damit wird der Inhalt des Textfelds ohne Begrenzungslinie auf dem Briefbogen ein-gefügt. Die anderen Optionen in diesem Bereich, ART, GESTRICHELT und STÄRKE, mitdenen Sie das Aussehen der Rahmenlinien spezifizieren können, werden gleichzeitigdeaktiviert. Wenn Sie für Ihren Briefbogen Linien benötigen: Die genauen Erklärun-gen dieses Dialogfelds finden Sie in Kapitel 4 im Abschnitt »Rahmenlinien bearbei-ten«.

5. Klicken Sie abschließend auf OK.

Die Rahmenlinie um das Textfeld ist entfernt.

Abbildung 3.19: Der Firmenname auf dem Briefkopf – ohne störende Rahmenlinien, aber mit durch-scheinenden Absatzmarken

Die Gestaltung des Textfelds ist im Großen und Ganzen abgeschlossen – auch die Größedes Textfelds wurde schon festgelegt. Im nächsten Schritt bestimmen Sie den innerenSeitenrand, d.h. die Fläche, die innerhalb des Textfelds für Eingaben zur Verfügungsteht. Dies ist eine wichtige Einstellung, denn sie stellt sicher, dass Einträge von neben-einander oder untereinander stehenden Textfeldern nicht unansehnlich ineinanderübergehen. Die Optionen finden Sie unter FORMAT/TEXTFELD auf der Registerkarte TEXT-FELD.

1. Blenden Sie das Register TEXTFELD ein. Sie finden im Bereich INNERER SEITENRAND

die Listenfelder für LINKS, OBEN, RECHTS und UNTEN.

Die Werte, die Sie hier vorfinden, geben die augenblickliche Position des Textesinnerhalb des Textfelds wieder.

2. Für das Beispiel geben Sie einen oberen Rand von 1,5 cm und einen rechten Randvon 1,69 cm direkt ein: Markieren Sie dazu den Eintrag und tippen Sie dann denneuen Wert ein.

HINWEIS Die Schaltfläche Füllfarbe

Die Hintergrundfarbe von grafischen Objekten lässt sich in Wordauch über die Schaltfläche FÜLLFARBE auswählen: Klicken Sie dazuauf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie eine der angebotenen Farbenaus der Palette aus. Farbtonveränderungen können Sie über diesesDialogfeld allerdings nicht erzielen.

141


Die Eingabe der 1,5 cm für den oberen Rand hat optische Gründe: So rutscht derSchriftzug des Firmennamens nicht zu weit nach oben. Der rechte Rand von 1,69 cmist eine errechnete Größe: Für den Brief soll später ein rechter Seitenrand von 2,5 cmfestgelegt werden (der DIN-Mindestabstand vom rechten Blattrand von 8,1 mm istunschön), und es sieht besser aus, wenn der rechtsbündige Schriftzug des Logos aufdieser Linie abschließt. Nun ist der Rand für das Textfeld auf die 8,1 mm bereits fest-gelegt, bleiben also zusätzliche 1,69 cm. Um die Werte für LINKS und UNTEN müssenSie sich nicht kümmern, sie spielen für die Vorlage keine Rolle.

Wenn Sie über das Anklicken der Pfeile den Wert ändern wollen: Word geht in Schrit-ten von jeweils 1 mm nach oben bzw. unten.

Abbildung 3.20: Die inneren Seitenränder im Register Textfeld einstellen

Sollten Sie Textfelder für Ihre Arbeit in einem anderen Zusammenhang einsetzen, müs-sen Sie an dieser Stelle immer ein wenig experimentieren, bis Sie die Werte so eingestellthaben, dass das Aussehen Ihrer Vorlage oder Ihres Dokuments Ihren Wünschen ent-spricht. Wichtig ist an dieser Stelle nur, dass die Option TEXT IN AUTOFORM UMBRECHEN,die in der Standardeinstellung ohnehin aktiviert ist, auch erhalten bleibt. Ist an dieserStelle GRÖSSE DER AUTOFORM DEM TEXT ANPASSEN eingestellt, wird das Textfeld bei derEingabe so verändert, dass es dem eingegebenen Inhalt entspricht: Beim Tippen erfolgtkein Zeilenumbruch, sondern das Textfeld »wächst« mit der Eingabe mit. Und geht derInhalt des Textfelds über die aktuelle Größe hinaus, wird diese ebenfalls in der Größeangepasst. Im anderen Fall verschwindet der Inhalt einfach im »Nichts«, die eingestell-ten Formate des Textfelds dagegen bleiben unverändert.

Das Textfeld für den Briefkopf ist fertig gestaltet, und auch Größe und innerer Seiten-rand entsprechen bereits den Anforderungen für die Vorlage. Jetzt geht es darum, diePosition auf dem Briefbogen exakt zu bestimmen, und dafür benötigen Sie eine weitereRegisterkarte des Dialogfelds TEXTFELD FORMATIEREN, nämlich LAYOUT.

142


Zunächst müssen Sie bestimmen, wie Word das Verhältnis Textfeld/Fließtext gestaltensoll:

1. Wählen Sie unter TEXTFELD FORMATIEREN die Registerkarte LAYOUT.

2. Im Bereich UMBRUCHART finden Sie die Optionen symbolisiert: In der Standardein-stellung VOR DEN TEXT wird das Textfeld vor den Fließtext geschoben, dieser bleibtdabei sichtbar – wie Sie oben an den Absatzmarken bereits gesehen haben.

Abbildung 3.21: Die Registerkarte Layout

3. Wählen Sie für die Briefvorlage die Option RECHTECK.

Die Absatzmarken, die Sie in das Word-Dokument bzw. die Vorlage eingegeben haben,beginnen unter dem Textfeld (da das Textfeld mit der ersten Absatzmarke auf demBriefbogen verknüpft ist), es steht daher nichts mehr hinter dem Textfeld.

Die anderen Optionen bedeuten:

b MIT TEXT IN ZEILE: Der Text steht am Anfang des Absatzes, mit dem das Textfeldverknüpft ist. Für die Position des Textfelds ist es daher entscheidend, mit wel-chem Absatz es verankert ist.

b RECHTECK: Der Text hinter dem Textfeld fließt um das Textfeld herum, hinterdem Textfeld liegt kein Text mehr.

b PASSEND: Diese Einstellung ist für Textfelder nicht verfügbar. Für eingefügte Gra-fiken bedeutet sie, dass der Text um die äußere Form der Grafik »herumläuft« –vergleichbar mit der Form RECHTECK.

b VOR DEN TEXT: Standardeinstellung. Diese Option ist immer aktiviert, wenn Sieein Textfeld einfügen. Ist ein Hintergrund für das Textfeld ausgewählt, verdecktdas Textfeld den Text im Hintergrund; ohne Füllfarbe scheint der Text durch dasTextfeld hindurch.

b HINTER DEN TEXT: Das Textfeld wird vom Fließtext überschrieben, ist abersichtbar.

143


Wie sich diese Optionen konkret auswirken, sehen Sie in Abbildung 3.22.

Abbildung 3.22: Die vier Optionen für die Umbruchart

4. Belassen Sie unter HORIZONTALE AUSRICHTUNG die Option ANDERE.

Dieses Kontrollfeld bedeutet, dass das Textfeld im Augenblick auf einer horizontalenPosition liegt, die mit nur einem Zahlenwert wiedergegeben werden kann. Doch dazugleich mehr.

Mit LINKS wird das Textfeld unmittelbar am linken Blattrand positioniert. Die Optio-nen ZENTRIERT bzw. RECHTS funktionieren ebenfalls genauso wie die konventionelleAbsatzausrichtung in Word.

Die Briefvorlage wächst Schritt für Schritt: In Abbildung 3.23 sehen Sie den momenta-nen Stand der Vorlage: Durch die Option RECHTECK wandern alle Absatzmarken nachunten. Das bedeutet, dass Sie hier auch weiteren Text eingeben und sicher sein können,dass hinter dem Textfeld keine weiteren Inhalte versteckt sind.

ACHTUNG Textfelder nachträglich bearbeiten, die hinter den Text gelegt sind

Textfelder, die hinter den Text gelegt sind, sind nur über einenUmweg wieder für eine Bearbeitung zugänglich: Denn wenn Sie andiese Stelle klicken, betreffen Ihre Markierungen immer nur denoben liegenden Fließtext. Klicken Sie zum Markieren des Textfeldszuerst in der ZEICHNEN-Symbolleiste auf die Schaltfläche OBJEKTE

MARKIEREN und dann auf das Textfeld. Jetzt sehen Sie den gepunkte-ten Auswahlrahmen. Über FORMAT/TEXTFELD können Sie alle Ein-stellungen wie gewohnt ändern. Zum Bearbeiten des Inhalts rufenSie das Kontextmenü auf und wählen TEXT BEARBEITEN. Sie sehenanhand des schraffierten Auswahlrahmens, dass Sie jetzt auch denInhalt verändern können.

144


Abbildung 3.23: Das Textfeld – formatiert mit der Option Rechteck

Diesen vorläufigen Stand der Dokumentvorlage finden Sie unter dem DateinamenBriefvorlage1.dot unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Im Prinzip haben Sie bereits die wesentlichen Entscheidungen für die Position des Text-felds im Dokument getroffen. Dennoch müssen Sie sich noch kurz mit den weiterenOptionen beschäftigen, wie Sie das Textfeld auf dem Briefbogen positionieren. Dabeikönnen Sie das Textfeld relativ zum Anker ausrichten, oder Sie können eine präzisenumerische Position des Objekts relativ zum Anker eingeben – sowohl in horizontalerals auch in vertikaler Richtung.

ACHTUNG Löschen des Absatzes, mit dem das Textfeld verknüpft ist

Sie müssen aufpassen, wenn Sie in Ihrem Dokument den Absatzlöschen, mit dem das Textfeld verknüpft ist, denn es wird dabeiautomatisch mit entfernt. Um dies zu verhindern, müssen Sie dasTextfeld zuvor mit einem anderen Absatz verknüpfen: Berühren Siedazu den Anker mit dem Mauszeiger und verschieben Sie dann denkleinen Vierfachpfeil mit gedrückter Maustaste zu einer anderenAbsatzmarke. Wenn Sie jetzt den Absatz löschen, bleibt das Textfelderhalten.

145


1. Klicken Sie auf der Registerkarte LAYOUT auf die Schaltfläche WEITERE. Sie blendendamit das Dialogfeld ERWEITERTES LAYOUT ein.

Auf der Registerkarte BILDPOSITION sehen Sie zunächst die Aufteilung des Dialogfeldsin die Bereiche HORIZONTAL bzw. VERTIKAL. Sie stellen damit die Bildposition im Be-zug auf die waagrechte bzw. senkrechte Position auf der Seite ein.

2. Unter HORIZONTAL ist bereits unter ABSOLUTE POSITION die Position wiedergegeben,an der das Textfeld im Augenblick auf dem Briefbogen steht.

Abbildung 3.24: Das Dialogfeld Erweitertes Layout – die bereits getroffenen Einstellungen sind hier wiedergegeben

3. Wie beim Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN/LAYOUT bereits durch die Kontrollkäst-chen vorgeschlagen, legen Sie unter AUSRICHTUNG fest, ob das Textfeld LINKS, ZEN-TRIERT oder RECHTS ausgerichtet wird. Unter GEMESSEN VON bestimmen Sie zusätz-lich die Bezugsgröße der gewählten Ausrichtung:

SEITE: bezieht sich auf den Rand des gewählten Papierformats.

SEITENRAND: bezieht sich auf den Seitenrand, der unter SEITE EINRICHTEN eingestelltist.

HINWEIS Umbruchart beeinflusst erweiterte Layouteinstellungen

Die Umbruchart legt zudem fest, welche erweiterten Layouteinstel-lungen Sie haben. Die Umbruchart mit Text in Zeile ist wie ein nor-males Schriftzeichen Bestandteil des Textes. Textfelder können aberauch vom Text unabhängig positioniert werden (Umbruchart RECHT-ECK oder PASSEND), dann können sie frei auf der Seite positioniertwerden. Welche Optionen Sie wählen, hängt einfach davon ab, wel-chen Zweck Sie mit dem eingefügten Textfeld verfolgen.

146


SPALTE: Dies ist die Standardeinstellung. Mit SPALTE ist derjenige Absatz die Berech-nungsgrundlage, mit dem das Textfeld verknüpft ist. Wenn Sie unter FORMAT/ABSATZ

keine Absatzeinzüge eingestellt haben, so entspricht die Einstellung dem SEITEN-RAND.

ZEICHEN: Wählen Sie ZEICHEN, wird das Textfeld um die angegebene Länge rechts vondem Zeichen positioniert, bei dem der Anker steht (Sie können diesen frei verschie-ben). Sitzt der Anker unmittelbar zu Beginn des Absatzes, wird bei der Position desTextfelds ein eingestellter Erstzeileneinzug berücksichtigt.

4. Eine weitere Option ist BUCHLAYOUT: Diese Einstellung wählen Sie, wenn Ihr Layoutden Wechsel von rechter und linker Seite vorsieht.

Die Optionen INNEN bzw. AUSSEN bedeuten, dass unabhängig davon, ob das Textfeldauf einer rechten oder linken Seite steht, es immer an der äußeren bzw. innerenSeite bzw. dem äußeren oder inneren Seitenrand ausgerichtet ist.

5. Wenn Sie einen exakten Wert eingeben wollen, wählen Sie ABSOLUTE POSITION. Fürden Briefbogen geben Sie den Wert von 2,41 cm rechts von Seite (DIN-Vorschrift fürden rechten Seitenrand) ein.

Die eingegebene Position wird immer rechts von der gewählten Bezugsgröße berech-net: Positive Werte setzen das Textfeld um den angegebenen Wert nach rechts, nega-tive Werte nach links. Die Optionen für die Bezugsgröße sind dieselben wie unterAUSRICHTUNG: SEITENRAND, SEITE, SPALTE oder ZEICHEN.

Nachdem das Textfeld in seiner horizontalen Position festgelegt wurde, müssen Sie nocheine weitere Koordinate bestimmen: die vertikale Lage. Sie finden die Optionen imBereich VERTIKAL auf der Registerkarte BILDPOSITION.

1. Bestimmen Sie zuerst die AUSRICHTUNG. Für den Briefbogen legen Sie die Ausrich-tung OBEN fest. Die drei wichtigsten Optionen sind:

b OBEN: Die obere Seitenlinie des Textfelds ist auf gleicher Höhe wie die Bezugs-größe.

b ZENTRIERT: Das Textfeld wird in seiner senkrechten Position mittig zur Bezugs-größe ausgerichtet.

b UNTEN: Die untere Seitenlinie des Textfelds ist auf gleicher Höhe wie die Bezugs-größe.

HINWEIS Buchlayout mit Word

In Word gibt es einige Einstellungen, die Sie treffen können, wenn dasLayout Ihres Dokuments einem Buch entsprechen soll. VorrangigesKennzeichen hierfür: der Wechsel von rechten und linken Seiten.Voraussetzung hierfür ist zunächst, dass Sie im Dialogfeld SEITE EIN-RICHTEN, Register SEITENRÄNDER im Bereich SEITEN im Listenfeld MEH-RERE SEITEN die Option Buch eingestellt haben. Erst dann wirkt sichauch die Option BUCHLAYOUT für das Textfeld aus.

147


Abbildung 3.25: Beispiele für die horizontale Positionierung – achten Sie bei der Positionierung Rechts von Zeichen auf den Anker

2. Als Bezugsgröße wählen Sie SEITE.

Sie erreichen im Zusammenhang mit der Einstellung OBEN, dass der Briefkopf unmit-telbar an die Blattkante anschließt – wie es die DIN-Norm vorsieht. Sie haben außer-dem zur Wahl:

b SEITE: Die Ausrichtung erfolgt über den Blattrand des Briefbogens.

b SEITENRAND: Die Ausrichtung erfolgt am eingestellten Seitenrand.b LINIE: Hier ist die Bezugsgröße die Höhe, auf der der Anker steht.

3. Unter ABSOLUTE POSITION spezifizieren Sie die Möglichkeiten unter AUSRICHTUNG.Die Eingabe eines positiven Werts verschiebt das Textfeld unterhalb, bei einemnegativen Wert oberhalb des Bezugspunkts – gemessen von der angegebenenBezugsgröße.

4. Bei der Wahl der Bezugsgröße UNTERHALB sind Ihnen die Möglichkeiten bereits ver-traut: der SEITENRAND, die SEITE, der ABSATZ und die LINIE.

Unter ABSATZ aktiviert Word automatisch das Kontrollkästchen OBJEKT MIT TEXT VER-SCHIEBEN: Der festgelegte Abstand zum gewählten Absatz bleibt erhalten, auch wennder Absatz sich bei der weiteren Bearbeitung des Dokuments in seiner Position in-nerhalb des Dokuments oder auf der Seite verändert: Das Textfeld wandert immermit.

Jetzt sind auf dem Dialogfeld noch weitere wichtige Entscheidungen zu treffen, einedavon wurde eben bereits kurz angesprochen:

148


5. Unter OPTIONEN haben Sie jetzt noch die Wahl, wie flexibel Sie die augenblicklichePosition des Textfelds handhaben möchten: Das Ziel für den Briefbogen ist, dass dasTextfeld fest an seinem Platz bleibt – unabhängig von allen weiteren Bearbeitungs-schritten auf der Vorlage und bei einem späteren Dokument. Zu diesem Zweck akti-vieren Sie das Kontrollkästchen vor VERANKERN und deaktivieren OBJEKT MIT TEXT

VERSCHIEBEN. Der Grund für diese Entscheidung ist folgender:

b OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN: Das Textfeld verschiebt sich mit dem Absatz, mitdem es verankert ist, wenn dieser innerhalb des Dokuments verschoben wird.Diese Option ist besonders wichtig, wenn Sie Text haben, der von einem Textfeldin einen normalen Absatz übergeht. Das Textfeld bleibt beim Bearbeiten immermit dem richtigen Absatz verbunden.

b VERANKERN: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wird das Textfeld auf derSeite verankert. Ist nur diese Option aktiviert und nicht OBJEKT MIT TEXT VER-SCHIEBEN, ist das Textfeld fest auf der Seite verankert und kann nicht auf eineandere Seite verschoben werden (symbolisiert durch ein kleines Schlosssymbolneben dem Anker). Sie erkennen das auch daran, dass Sie den Anker mit derMaustaste nicht mehr verschieben können.

b Sind OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN und VERANKERN aktiviert, wird das Textfeldfest mit dem verknüpften Absatz verbunden; beim Verschieben des Textfeldswird es nicht mehr mit einem anderen Absatz verknüpft.

b ÜBERLAPPEN ZULASSEN: Textfelder mit derselben Umbruchart dürfen sich überlap-pen.

Abbildung 3.26: Das Dialogfeld Bildposition – richtig eingestellt für den Briefkopf


Nun haben Sie das Textfeld für den Briefkopf fertig erstellt und formatiert. Der Briefkopfsteht mit der richtigen Schrift am linken oberen Seitenrand des Briefbogens.

149


Abbildung 3.27: Die Briefvorlage mit fertig gestaltetem Briefkopf

Auf diesem »Rundgang« durch die einzelnen Dialogfelder zum Einrichten und Positio-nieren von Textfeldern haben Sie zusätzlich die wichtigsten Funktionen systematischkennen gelernt – viele Optionen betreffen übrigens nicht nur das Formatieren von Text-feldern, sondern auch die Bearbeitung von AutoFormen oder Grafiken.

Der Umgang mit Textfeldern, vor allem die richtige Kombination der Umbruchoptionenim Zusammenhang mit der horizontalen und vertikalen Positionierung, erfordert sicher-lich manchmal etwas Übung und Fingerspitzengefühl. Sie müssen manchmal einfachetwas experimentieren, bis alle Einstellungen passen.

Bis die Vorlage für den Briefbogen fertig gestellt ist, werden im Folgenden noch zwei wei-tere Textfelder eingefügt, wobei Sie das Gelernte ein wenig vertiefen können.

Anschriftenfeld einfügen und formatierenDer nächste Schritt auf dem Weg zur Briefvorlage ist das Anschriftenfeld. Die Maße dafürsind: Breite 85 mm, Höhe 45 mm (5 mm für die Absenderzeile, 40 mm für die Anschrift).

Damit die Normen auch umgesetzt werden können, müssen Sie mit den Maßen einwenig »jonglieren«, doch dazu gleich mehr.

1. Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz und fügen Sie ein Textfeld für dasAnschriftenfeld ein.

Diesen Vorgang kennen Sie bereits aus dem Abschnitt »Briefkopf einfügen«.

150


Jetzt werden Sie einen etwas anderen Weg einschlagen als zuvor: Nachdem Sie die For-matierungsmöglichkeiten für ein Textfeld bereits im Abschnitt »Briefkopf formatieren«kennen gelernt haben, ist das Bestimmen von Größe und Position für dieses Textfeldsicher kein großes Geheimnis mehr für Sie – und in der folgenden Anweisung wird aufzusätzliche Erläuterungen verzichtet.

2. Markieren Sie das Textfeld – wenn kein Auswahlrahmen angezeigt wird.

3. Gehen Sie über FORMAT/TEXTFELD auf die Registerkarte FARBEN UND LINIEN und stel-len Sie unter AUSFÜLLEN die Option KEINE FÜLLUNG ein.

4. Entfernen Sie auch die Rahmenlinie, die in der Standardeinstellung mit dem Text-feld eingefügt wird. Kleine Wiederholung: Klicken Sie im Listenfeld unter LINIE aufden Eintrag Keine Linie.

5. Gehen Sie jetzt auf die Registerkarte GRÖSSE und geben Sie unter GRÖSSE UND DRE-HUNG die Maße für das Textfeld ein: HÖHE 4,5 cm, BREITE 8,5 cm.

6. Positionieren Sie das Textfeld an der vorgeschriebenen Stelle: Klicken Sie dazuzuerst auf die Registerkarte LAYOUT, anschließend auf die Umbruchart RECHTECK.

Jetzt rutschen alle Absatzmarken, die zunächst noch an der Stelle des Textfeldssichtbar waren, neben das Textfeld.

7. Klicken Sie im Dialogfeld LAYOUT auf die Schaltfläche WEITERE, um das DialogfeldERWEITERTES LAYOUT einzublenden.

8. Geben Sie unter HORIZONTAL eine absolute Position von 2,41 cm rechts von Seiteein.

Damit ist der linke Rand des Textfelds parallel zum Briefkopf.

9. Geben Sie unter VERTIKAL eine absolute Position von 4,5 cm unterhalb Seite ein.

Damit schließt das Anschriftenfeld unmittelbar an den unteren Rand des Textfeldsfür den Briefkopf an.

Abbildung 3.28: Die Registerkarte Bildposition – mit den richtigen Einstellungen für das Anschriftenfeld

151


1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen VERANKERN.

2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN.

3. Klicken Sie auf OK.

4. Klicken Sie im Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN erneut auf OK.

Das Textfeld ist in der richtigen Größe und in der richtigen Position auf dem Briefbogenverankert.

Abbildung 3.29: Das Anschriftenfeld steht an der richtigen Position

Nun müssen Sie die weitere Gestaltung übernehmen. Dazu zunächst ein weiterer Über-blick über die inhaltlichen und formalen Anforderungen, die Sie beim Anschriftenfeldbeachten müssen:

b Absenderadresse: Die ersten 5 mm des Adressfelds sind der Absenderadresse vorbe-halten. Sie wird über die gesamte Zeilenbreite eingegeben. Der Schriftgrad ist klei-ner als bei der Empfängeradresse (8 oder 9 Punkt). Zusätzlich wird sie durch einewaagrechte Linie über die gesamte Zeilenlänge abgegrenzt.

b Empfängeradresse: Die DIN-Norm sieht vor, dass das Adressfeld, das an dieser Stelleeingefügt wird, neun Zeilen enthält, die sich wie folgt verteilen.

Zeile 1 Zusatz- und Vermerkzone

Zeile 2 Zusatz- und Vermerkzone

Zeile 3 leer (bzw. zusätzliche Zusatz- und Vermerkzone)

Zeile 4 Empfängerbezeichnung

Zeile 5 Empfängerbezeichnung

Zeile 6 Postfach oder Straße mit Hausnummer

Zeile 7 PLZ, Bestimmungsort

Zeile 8 Länderangabe (bei Adressen innerhalb Deutschlands bleibt die Zeile leer)

Zeile 9 leer

Tabelle 3.3: Die Zeilenaufteilung des Adressblocks

152


Diese Zeilenaufteilung für das Adressfeld gilt seit Februar 2005: Die Zusatz- und Ver-merkzone wurde von zwei auf drei Zeilen vergrößert, da die Leerzeile vor der Ortsangabewegfällt. Sollten Zusätze und Vermerke mehr als drei Zeilen umfassen, darf die Schrift-größe verkleinert werden (8 Punkt darf dabei aber nicht unterschritten werden). Zieldieser Änderung ist die Vereinheitlichung der nationalen und internationalen Anschrif-ten.

Beginnen Sie mit der Eingabe der Absenderzeile in das Textfeld:

1. Tippen Sie die Absenderadresse in den ersten Absatz.

Damit die Angaben übersichtlich bleiben, fügen Sie nach dem Firmennamen unddem Leerzeichen ein Punktsymbol ein. Die Unicode-Identifizierung des Symbols ist00B7 (zum Einfügen von Symbolen siehe Kapitel 2, Abschnitt »Symbole und Sonder-zeichen einfügen«).

2. Schreiben Sie nach einem weiteren Leerzeichen den Namen, die Straße, die Post-leitzahl und den Ort und trennen Sie diese Angaben auch jeweils durch das Punkt-symbol.

3. Geben Sie einen neuen Absatz ein.

Damit setzen Sie die Eingabe des Adressfelds fort, nachdem Sie die Absenderzeileformatiert haben.

4. Markieren und formatieren Sie den Absatz mit der Absenderangabe mit dem Schrift-grad 8.

So weit ist die Absenderzeile eingegeben. Jetzt geht es noch darum, die vorgeschriebeneTrennlinie zwischen Absenderzeile und Adressblock zu formatieren. Dazu kommt jetztdie Schaltfläche RAHMEN ins Spiel. Sie finden sie auf der FORMAT-Symbolleiste.

1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der RAHMEN-Schaltfläche.

Sie sehen nun alle Optionen, die Sie für die markierte Passage – hier die Adresszeile– haben:

Abbildung 3.30: Die Wahlmöglichkeiten unter der Schaltfläche Rahmen

2. Wählen Sie die Option RAHMENLINIE UNTEN.

Die Linie geht nun über die gesamte Zeilenlänge. In der Standardeinstellung fügtWord eine einfache schwarze Linie ein.

153


Die anderen Optionen zur Umrandung von Absätzen sind selbsterklärend. Für einfa-che Textpassagen kommen in der Regel ohnehin nur die Optionen RAHMENLINIE AUS-SEN, RAHMENLINIE OBEN, RAHMENLINIE UNTEN, RAHMENLINIE RECHTS oder RAHMENLINIE

LINKS in Frage.

Alle Optionen über eine Einrahmung sehen Sie unter FORMAT/RAHMEN UND SCHATTIE-RUNG, Registerkarte RAHMEN.

Hier sind alle Möglichkeiten aufgeführt, die Sie zur Auswahl haben. Die getroffenenEinstellungen sehen Sie im VORSCHAU-Fenster.

Abbildung 3.31: Das Dialogfeld Rahmen und Schattierung

HINWEIS Unterstreichung oder Rahmenlinie unten?

Sie werden sich vielleicht fragen, worin der Unterschied zwischen demUnterstreichen eines Zeichens und der Formatierung RAHMENLINIE UN-TEN besteht? Ganz einfach: FORMAT/ZEICHEN/UNTERSTREICHUNG ist eineZeichenformatierung: Sie können hier beispielsweise einzelne Wörteraus dem Kontext hervorheben. Wenn Sie eine Zeile durch UNTERSTREI-CHEN formatiert haben, werden nur die tatsächlich markierten und ein-gegebenen Zeichen unterstrichen. Die Linie wird also nicht bis zumSeitenrand durchgezogen. Abhilfe könnten Sie hier durch die Eingabevon Leerzeichen schaffen, aber das ist unter Layoutgesichtspunktenkeine gute Idee, da Sie immer genau den Zeilenumbruch mit einbezie-hen müssen.

Die Formatierung eines Rahmens dagegen lässt sich auch auf einzelneZeichen anwenden. Haben Sie aber einen Absatz markiert, wird dieRAHMENLINIE UNTEN über die ganze Länge der letzten Zeile (und nurhier) dieses Absatzes eingezogen – unabhängig davon, ob auf der vol-len Länge Zeichen eingegeben sind oder nicht.

154


Wollen Sie die ausgewählte Umrandung ändern, klicken Sie erneut auf die betref-fende Schaltfläche neben dem Dropdown-Pfeil: Die Rahmenlinie wird wieder ent-fernt.

Sie erkennen – wie bei Office üblich – an der farblichen Markierung der Schaltfläche,ob die jeweilige Einstellung aktiv ist oder nicht.

Die Absenderangabe ist abschließend formatiert. Nun geben Sie noch die Zeilen für dasAdressfeld ein:

1. Der erste Absatz (für die erste Zeile) ist bereits eingegeben. Geben Sie noch achtleere Folgeabsätze über die Æ-Taste ein.

Damit haben Sie die vorgeschriebene Zeilenanzahl für das Adressfeld eingegeben. Esbleibt Ihnen überlassen, ob Sie in der Vorlage entsprechende »Platzhalter« für die Be-legung eingeben oder das Feld beim Schreiben eines Briefs ausfüllen. Für das Beispielsind der Übersichtlichkeit halber die einzelnen Zeilen beschriftet.

2. Beschriften Sie – wenn das für Sie später eine Hilfe ist – die einzelnen Zeilen desAdressfelds und setzen Sie die einzelnen Platzhalter in eckige Klammern, wie Siedas in Abbildung 3.32 sehen.

Abbildung 3.32: Das Anschriftenfeld mit Platzhaltern für die Adresseingabe

So weit ist der Inhalt des Adressfelds fertig eingegeben. Auch den Schriftgrad und dieSchrift selbst belassen Sie für die Beispielvorlage bei der Word-Standardeinstellung:Times New Roman, 10 Punkt – dies wird auch die Schrift für den Briefinhalt sein.

Nun geht es nur noch daran, das Textfeld so zu formatieren, dass die Absenderadressedie ersten 0,5 cm des Textfelds einnimmt und die erste Zeile des Adressfelds nach denvorgeschriebenen 5,08 cm beginnt (zu den DIN-Normen siehe Abschnitt »Überblicküber die DIN-Normen«). Für diese Einstellungen kehren wir zum Dialogfeld TEXTFELD

FORMATIEREN zurück – Sie erinnern sich: Als Sie das Textfeld nach dem Einfügen forma-tierten, haben Sie das Register TEXTFELD noch nicht berücksichtigt.

155


1. Markieren Sie das Textfeld und gehen Sie über FORMAT/TEXTFELD auf die Register-karte TEXTFELD.

2. Geben Sie im Bereich INNERER SEITENRAND die folgenden Werte ein:

b LINKS 0 CM: Die Eingaben in das Adressfeld sollen unmittelbar an der Fluchtliniebeginnen (bei 2,41 cm).

b RECHTS 0 CM: Die ganze Länge des Adressfelds soll für die Eingabe bereitstehen.b OBEN 0,3 CM: Hier ist jetzt ein wenig »Feintuning« gefragt und Sie müssen diesen

Wert für Ihren individuellen Briefbogen sicherlich anpassen. Dieser Wert ist fürdie gewählte Schrift und den Schriftgrad der passende, so dass die erste Zeile desAdressfelds etwa bei 5,08 cm zu stehen kommt. Rundungen sind hier unvermeid-lich, wenn Sie Briefvorlagen mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen.

b UNTEN 0 CM: Diese Einstellung spielt keine Rolle. Der Abstand zu der unten ste-henden Betreffzeile bleibt in einem vertretbaren Rahmen, da die neunte Zeiledes Adressfelds ohnehin leer bleibt.

Abbildung 3.33: Der innere Seitenrand für das Adressfeld

3. Klicken Sie zum Abschluss auf OK.

Nun ist das Textfeld inhaltlich fertig bearbeitet – und auch formal zufrieden stellendgelöst: Die Zeilen stehen auf der vorgeschriebenen vertikalen Position. Sie können dazuübergehen, das Textfeld für den Informationsblock einzufügen.

156


Abbildung 3.34: Das Anschriftenfeld ist fertig


Informationsblock einfügen und formatierenDer Informationsblock enthält meist die genauen postalischen Angaben über das Unter-nehmen. Darüber hinaus können an dieser Stelle noch eine Reihe der so genannten Leit-wörter stehen – alternativ zur Bezugszeichenzeile.

Für das Beispiel fügen Sie die vollständigen Firmenangaben in den Informationsblockein.

1. Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz und fügen Sie ein Textfeld ein.

2. Markieren Sie das Textfeld – wenn kein Auswahlrahmen angezeigt wird.

3. Gehen Sie über FORMAT/TEXTFELD auf die Registerkarte FARBEN UND LINIEN und stel-len Sie unter AUSFÜLLEN die Option KEINE FÜLLUNG ein.

4. Entfernen Sie auch die Rahmenlinie, die in der Standardeinstellung mit dem Text-feld eingefügt wird. Klicken Sie dazu im Listenfeld unter LINIE auf den Eintrag KEINE

LINIE.

157


5. Legen Sie die Größe des Textfelds unter der Registerkarte GRÖSSE im BereichGRÖSSE UND DREHUNG fest.

6. Tragen Sie dazu folgende Werte in die entsprechenden Felder ein: Die HÖHE

beträgt 4,5 cm (wie das nebenstehende Adressfeld). Die Breite müssen Sie aus-rechnen: Nach DIN-Norm beginnt der Infoblock 12,57 cm gerechnet vom linkenSeitenrand, der vorgeschriebene Rand auf der rechten Seite beträgt 0,81 cm. Dasergibt bei einer Seitenbreite von 21 cm eine Restgröße von 7,62 cm. Tragen Siediesen Wert unter BREITE ein.

Abbildung 3.35: Die Größe für den Informationsblock festlegen

7. Gehen Sie auf die Registerkarte LAYOUT, um die Position des Textfelds zu bestim-men: Legen Sie zunächst als UMBRUCHART das RECHTECK fest – die gleiche Wahl wiebei den vorhergehenden beiden Blöcken.

8. Über die Schaltfläche WEITERE blenden Sie das Dialogfeld ERWEITERTES LAYOUT ein.

9. Auf der Registerkarte BILDPOSITION geben Sie unter HORIZONTAL bei ABSOLUTE

POSITION einen Wert von 12,57 cm rechts von Seite ein (Umsetzung der DIN-Norm).

10. Für die vertikale Ausrichtung beträgt der Wert 4,5 cm unterhalb Seite – wie beimAdressfeld.

11. Abschließend verankern Sie das Textfeld fest auf der Seite: Aktivieren Sie das Kon-trollkästchen VERANKERN, deaktivieren Sie OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN.

12. Klicken Sie zum Abschluss auf OK und im Dialogfeld LAYOUT ebenfalls noch einmalauf OK.

158


Abbildung 3.36: Festlegen der Bildposition für den Infoblock

Damit ist das Textfeld für den Informationsblock an der richtigen Stelle eingefügt. GehenSie nun genauso vor wie für das Adressfeld: Geben Sie zunächst den Inhalt ein und posi-tionieren sie diesen anschließend, indem Sie den inneren Seitenrand ausrichten.

Zunächst der Inhalt:

1. Geben Sie den Firmennamen ein und drücken Sie auf Æ.

2. Formatieren Sie den Firmennamen Catering Service mit der gleichen Schrift undder gleichen Farbe wie im Briefkopf: Schrift Courier, Schriftschnitt Fett, Farbe hell-orange.

3. In den nächsten Absatz geben Sie den Namen des Ansprechpartners ein – für unserBeispiel Constanze Maier als Firmeninhaberin; ebenfalls formatiert wie der Firmen-name.

4. Nun folgen in den beiden nächsten Zeilen die Straße und Hausnummer sowie Post-leitzahl und Ort.

5. Lassen Sie eine Leerzeile frei.

6. Jetzt folgen die Angabe der Telefonnummer, der Faxnummer, der E-Mail-Adresseund der Internetadresse – jeweils in einem eigenen Absatz.

(Zur Schreibweise der genannten Angaben siehe Abschnitt »Exkurs: Regeln zurSchreibweise nach DIN 5008«.)

7. Das Schriftformat ist für alle Angaben die Standardschrift für den Brief: Times NewRoman, 10 Punkt.

Der Informationsblock ist jetzt fertig gestaltet. Der Catering Service Constanze Maierist ein kleines Unternehmen: Constanze Maier arbeitet nur mit einer Aushilfe, die siestundenweise beschäftigt. Weitere Angaben zum Ansprechpartner erübrigen sich alsofür dieses Beispiel. In großen Unternehmen können an dieser Stelle noch die so genann-ten Leitwörter stehen, zu denen vor allem gehören: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom,Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom. Sie haben hier die Wahl. Entweder fügen Sie

159


diese in den Informationsblock ein oder Sie benutzen die Bezugszeichenzeile (mehrdazu im Abschnitt »Bezugszeichenzeile einrichten«). Arbeiten Sie in einem großenUnternehmen, werden diese Formalitäten ohnehin vorgegeben sein.

Zu guter Letzt fehlt jetzt auch hier noch die letzte Kleinigkeit: Die Position der erstenZeile muss noch innerhalb des Textfelds ausgerichtet werden:

1. Über das TEXTFELD FORMATIEREN legen Sie auf der Registerkarte TEXTFELD den inne-ren Seitenrand für das markierte Textfeld fest.

Hier ist wieder ein wenig Fingerspitzengefühl gefragt. Die DIN 676 legt die Zeilenpo-sition für die erste Zeile des Informationsblocks auf einer Höhe von 5,08 cm fest – diegleiche Höhe wie für die erste Zeile des Adressblocks. Sie müssen also wieder ein we-nig ausprobieren und in einem Probeausdruck der Briefvorlage nachmessen: Für dasBeispiel geben Sie einen Wert von 0,5 cm ein: Hier ist – auch angesichts der anderenSchrift im Firmennamen – eine weitgehende Übereinstimmung in der Zeilenhöhezwischen den beiden Feldern erreicht. Sollten Sie Ihren eigenen Briefbogen entwer-fen, müssen Sie einfach so lange hin- und herprobieren, bis das Ganze »passt«. Miteinem Textverarbeitungsprogramm haben Sie keine anderen Möglichkeiten.


Der Informationsblock ist fertig bearbeitet – und damit sind auch alle Bereiche auf demBeispielbriefbogen erstellt. Weiter geht es mit der Bezugszeichenzeile.

Abbildung 3.37: Der Briefbogen in der Seitenansicht


160


Bezugszeichenzeile einrichtenDie Bezugszeichenzeile beginnt unmittelbar nach dem Adressfeld bzw. dem Informati-onsblock. Die Höhe der Bezugszeichenzeile wird in der DIN-Norm mit 9,74 cm vom obe-ren Blattrand angegeben. In der Zeile selbst können bis zu vier Leitwörter untergebrachtwerden, deren genaue horizontale Position ebenfalls in der DIN-Norm 676 festgelegt ist(siehe Tabelle »Überblick über die DIN-Normen«).

Zusätzlich zu der Zeile mit den Bezugszeichen kann in der Bezugszeichenzeile eine wei-tere Zeile mit dem entsprechenden Text zu den einzelnen Bezugszeichen stehen. DieserAbsatz wird direkt unterhalb der Bezugszeichen eingefügt und steht auf einer Höhe von10,16 cm vom oberen Blattrand.

Für das Beispiel eines Kleinunternehmens können Sie in den meisten Fällen auf die übli-chen Leitwörter verzichten – eventuelle Zusätze wie Ihr Schreiben vom oder Ihr Ange-bot vom lassen sich auch im Betreff unterbringen. Für das Briefformular des CateringService Constanze Maier wird daher auch darauf verzichtet. Allein das Datum soll in derBezugszeichenzeile stehen.

Selbstverständlich können Sie für die Bezugszeichenzeile ebenfalls ein Textfeld anlegen– vor allem wenn Sie für Ihre Briefvorlage eine zweizeilige Anordnung von Leitwörternund den individuellen Angaben bevorzugen. Für das Beispiel wurde allerdings nur aufeinen einfachen Absatz zurückgegriffen – bei einer reinen Datumsangabe ist dieser Wegvöllig ausreichend.

1. Bestimmen Sie die Zeile als Bezugszeile, die am genauesten der Höhe von 9,74 cm,gemessen vom oberen Blattrand, entspricht. Für das Beispiel ist dies der zweiteAbsatz, der auf die Textfelder mit dem Adressfeld und dem Informationsblock folgt.

Hier bleibt Ihnen wieder nichts anderes übrig, als dass Sie die richtige Höhe abhängigvon der gewählten Schrift und Ihrem Druckermodell wieder »experimentell« bestim-men. Allerdings entspricht bei einer Schriftgröße von 10 Punkt normalerweise diezweite Zeile nach dem Adressblock dieser Höhe.

Fügen Sie zunächst das Datum ein. Der Eintrag wird anschließend mit Hilfe einesTabulators an die passende Position in der Bezugszeichenzeile verschoben:

2. Setzen Sie den Cursor in die Bezugszeichenzeile.

3. Gehen Sie über das Menü EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT. Hier sehen Sie im Listen-feld VERFÜGBARE FORMATE alle verfügbaren Schreibweisen.

4. Nachdem das Unternehmen Catering Service Constanze Maier nicht internationaltätig ist, entscheiden Sie sich für die in Deutschland übliche Schreibweise mit Punktund klicken diese Version im Listenfeld an. Die Spracheinstellung belassen Sie aufDeutsch (Deutschland).

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AUTOMATISCH AKTUALISIEREN.

Damit erzielen Sie, dass Word das aktuelle Datum bei jedem Aufrufen der Formatvor-lage automatisch einfügt und Sie hier nichts mehr zusätzlich eingeben oder ändernmüssen. Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, fügen Sie eine feststehende Da-tumsangabe ein – die eingegebene Datumsangabe bleibt beim nächsten Öffnen derVorlage oder des Dokuments bestehen (vgl. Abbildung 3.38).

161


Jetzt muss das Datum noch an die richtige Stelle gerückt werden (vgl. Abbildung 3.39).Es steht in der Reihenfolge der Leitwörter immer an letzter Stelle. Die DIN-Norm siehtdafür eine Entfernung von 17,65 cm vom linken Blattrand vor (die Länge der Datumsan-gabe darf – wie bei allen Eingaben in die Briefvorlage – den rechten Rand von 0,81 cmnicht überschreiten).

Diese Einrückung erreichen Sie mit Setzen eines Tabulators.

Abbildung 3.38: Die Schreibweise des Datums auswählen

Abbildung 3.39: Das Datum muss noch richtig platziert werden

Mit einem Tabulator haben Sie eine Möglichkeit in Word, Text oder Zahlen in Listen oderSpalten ganz genau zu positionieren. Der Vorteil von Tabulatoren: Sie lassen sich nach-träglich bearbeiten. Wenn Sie also umfangreiche Listen erstellen, lassen sich die Posi-tionen der einzelnen Tabulatoren immer wieder an die erforderlichen Längen der ein-zelnen Spalten anpassen. Im Word-Dokument selbst sehen Sie einen Tabulator durcheinen langen Pfeil symbolisiert, der nach rechts zeigt (wenn dieses Formatierungszei-chen angezeigt wird; Änderungen über EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT).

162


Zum Setzen eines Tabulators haben Sie zwei grundsätzliche Möglichkeiten: Zum einengeht es unmittelbar auf der Arbeitsoberfläche über das Lineal (ANSICHT/LINEAL). Dortsehen Sie die Tabstoppzeichen und die Absatzmarken angezeigt. Dies ist ein sehr prak-tisches Vorgehen. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, über das Dialogfeld TAB-STOPPS genaue Werte einzugeben – ein Verfahren, das über das Lineal nicht durchgeführtwerden kann. Zusätzlich können Sie dort Füllzeichen festlegen.

Das Setzen individueller Tabstopps setzt die Standardtabstopps für die markierte Pas-sage außer Kraft. Für diese beträgt der Standardabstand in Word 1,25 cm. Die von Worddefinierten Standardtabstopps werden auf dem Lineal nicht angezeigt. Wenn Sie dieÅ-Taste drücken, wird der Cursor von der aktuellen Position 1,25 cm nach rechts ver-setzt bzw. springt zum nächsten gesetzten Tabstopp. Sie sehen das nicht druckbareTabulatorzeichen auf der Arbeitsoberfläche – es lässt sich wie eine Absatzmarke ganzeinfach löschen.

Tabulator exakt positionieren

Für das Beispiel ist eine exakte Positionierung des Tabulators erforderlich:

1. Setzen Sie den Cursor in den entsprechenden Absatz oder markieren Sie die Text-passage, für die der Tabulator gelten soll.

2. Klicken Sie im Menü FORMAT auf TABSTOPP.

3. Im Dialogfeld TABSTOPP legen Sie zunächst die exakte TABSTOPPPOSITION durch Ein-tippen des Werts fest.

Abbildung 3.40: Die Tabstoppposition für das vierte Leitwort

HINWEIS Tabulatoren bei Nummerierungen und Aufzählungen

Auch bei Nummerierungen oder bei Aufzählungszeichen arbeitetWord mit Tabulatoren: Die gesetzten Tabulatoren bestimmen denAbstand zwischen den Nummerierungen bzw. dem Aufzählungszei-chen und dem folgenden Eintrag. Über das nachträgliche Verändernder Tabstoppposition lässt sich dieser Abstand ebenfalls bearbeiten.

163


Der Abstand des vierten Leitworts – dieses ist nach der DIN-Norm maßgeblich für dasDatum – beträgt vom linken Rand 17,65 cm. Berechnungsgrundlage für die Tabstopp-position ist der linke Seitenrand, den Sie auf dem Lineal angezeigt sehen (den exaktenWert sehen Sie unter DATEI/SEITE EINRICHTEN). Für das Beispiel gilt die linke Flucht-linie von 2,41 cm. So wäre die exakte Tabstoppposition mit 15,24 cm einzugeben.

Abbildung 3.41: Das Datum an der Position des vierten Leitworts

Wie Sie in Abbildung 3.41 sehen können, ist diese Position des Datums am äußerstenrechten Rand ziemlich unschön. Zumal der rechte Rand für den Brieftext oft breitergewählt wird als die vorgeschriebenen 0,81 cm der DIN-Norm – eine gestalterischeFreiheit, die das optische Erscheinungsbild von Briefen sicher verbessert. So ist esnahe liegend, dass auch die Position des Datums weiter in die Briefmitte verlegt wird:

4. Geben Sie als TABSTOPPPOSITION einen Wert von 14,25 cm ein.

Das Datum schließt halbwegs rechtsbündig mit dem Firmennamen im Briefkopf ab.Zusätzlich wird so ein rechter Rand von 2,5 cm eingehalten, der für den späterenBrieftext gelten soll. Für Ihre eigene Briefvorlage müssen Sie an dieser Stelle wiederetwas experimentieren, bis Sie den passenden Wert gefunden haben – abhängig vonden verwendeten Randeinstellungen und Schriftformaten.

5. Entscheiden Sie sich für die AUSRICHTUNG des Tabulators durch Anklicken der ent-sprechenden Optionsschaltfläche: Für das Beispiel ist dies LINKS.

Word stellt für die Ausrichtung von Tabulatoren fünf Optionen zur Verfügung:

b LINKS: Text/Zahlen stehen links von der Tabstoppmarke (Standardeinstellung).

b ZENTRIERT: Text/Zahlen werden zentriert an der Tabstoppmarke ausgerichtet.b RECHTS: Text/Zahlen stehen rechts von der Tabstoppmarke.

b DEZIMAL: Text/Zahlen werden an einem Dezimaltrennzeichen ausgerichtet.b VERTIKALE LINIE: Eine vertikale Linie wird an die Stelle eingefügt, an der der

Tabulator gesetzt ist. Die vertikale Linie ist kein Tabulator im engeren Sinn.

164


6. Wenn Sie ein Füllzeichen wünschen, legen Sie es im Bereich FÜLLZEICHEN durchAnklicken des Kontrollfelds vor der entsprechenden Option fest.

Für den Briefbogen steht das Datum ohne Füllzeichen. Dies ist auch Standardeinstel-lung von Word.

7. Klicken Sie auf FESTLEGEN.


Wenn Sie noch weitere Tabstopppositionen festlegen wollen, geben Sie unter TAB-STOPPPOSITION einen neuen Wert ein und legen die weiteren Optionen fest, bevor Sieauf OK klicken.

Jetzt haben Sie für den markierten Bereich die neue Tabstoppposition festgelegt. Nunmüssen Sie nur noch das Datum mit Hilfe des Tabulators an die richtige Stelle ver-schieben:

9. Setzen Sie in der Briefvorlage den Cursor vor das Datum und drücken Sie die Å-Taste.

Das Datum steht an der richtigen Position.

Damit ist auch die Bezugszeichenzeile für die Briefvorlage fertig gestellt. Jetzt geht esdaran, den Textbereich zu gestalten.

Abbildung 3.42: Das Datum ist in der Bezugszeichenzeile eingefügt


165


Einfügen von Tabstopps über das Lineal

Am Anfang des Lineals sehen Sie in der Standardeinstellung das Symbol für den Tabu-lator mit linksbündiger Ausrichtung eingeblendet (der Standardtabulator). Klicken Sieauf das Symbol, so werden nacheinander die fünf verschiedenen Symbole für die einzel-nen Tabulatorvarianten und zusätzlich die Symbole für den Erstzeileneinzug und hän-genden Einzug angezeigt.

1. Markieren Sie die Absätze, für die Sie einen neuen Tabulator festlegen wollen.

2. Klicken Sie auf dem Lineal so lange auf die kleine Schaltfläche mit den Tabulator-symbolen, bis das richtige angezeigt wird.

3. Klicken Sie anschließend auf dem Lineal an die Stelle, an der der Tabulator gesetztwerden soll.

4. Setzen Sie den Cursor an die betreffende Stelle innerhalb des Absatzes und drückenSie die Å-Taste.

Das Bearbeiten von Tabstopps über das Lineal geht ähnlich unmittelbar:

1. Zum Verschieben der aktuellen Tabstoppposition ziehen Sie das Tabulatorsymbolauf dem Lineal mit gedrückter Maustaste an die neue Position. Parallel dazu wird dasDokument verändert.

2. Zum Löschen eines Tabulators ziehen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste ausdem Lineal und lassen dann die Maustaste los. Der Text rutscht an die Stelle dernächsten Tabstoppposition, abhängig von der Ausrichtung.

3. Zum Ändern der Tabulatorausrichtung gibt es keine andere Möglichkeit, als dass Sieden aktuellen Tabulator löschen und anschließend einen neuen mit der geändertenAusrichtung an der gleichen Stelle einfügen.

HINWEIS Löschen von Tabulatoren über das Dialogfeld Tabstopps

Tabulatoren lassen sich über das TABSTOPP-Dialogfeld bearbeiten:Markieren Sie im Listenfeld TABSTOPPPOSITION den betreffenden Wert.Klicken Sie zum Löschen des Tabulators auf die SchaltflächeLÖSCHEN. Word entfernt die Tabstoppposition aus der Liste. In demWord-Dokument wird diese gleichzeitig gelöscht. ALLE LÖSCHEN ent-fernt alle Einträge aus dem Listenfeld.

TIPP Direkter Zugang zum Dialogfeld Tabstopp

Über einen Doppelklick auf das Lineal blenden Sie das Dialogfeld TABSTOPP

direkt ein. Aber Achtung: Sie fügen damit gleichzeitig einen Tabulator in denAbsatz ein, in dem der Cursor gerade steht, und zwar an der Position, an derSie auf das Lineal klicken.

166


Textbereich vorbereitenDie Briefvorlage ist mittlerweile schon weit fortgeschritten: Sie hat einen Briefkopf, einAnschriftenfeld, einen Informationsblock, und in der Betreffzeile wird automatisch dasaktuelle Datum eingefügt. Jetzt geht es noch darum, für den Textbereich ein Raster ein-zurichten, damit Sie sich beim Erstellen eines Briefes mit Hilfe der Dokumentvorlageleichter orientieren und sich ganz auf die Formulierung konzentrieren können. Dahermacht es Sinn, die entsprechenden Platzhalter – wie beim Adressfeld – einzugeben.

Beim Schreiben des Briefes müssen Sie zunächst den Betreff formulieren, er steht alsEinleitung noch über der Anrede.

1. Fügen Sie nach der Bezugszeichenzeile zwei leere Absätze ein.

Der Betreff steht nach DIN-Norm zwei Zeilen unter der Bezugszeichenzeile. Spätes-tens jetzt sehen Sie, dass bei Briefen bewusst Leerzeilen zur Gestaltung eingesetztwerden – im Gegensatz zu längeren Dokumenten, wo dies für die Gestaltung von Ab-satzabständen nicht empfohlen wird.

2. Tippen Sie <Betreff> in den folgenden Absatz und formatieren Sie den Platzhaltermit der Auszeichnung Fett.

In Briefen wird der Betreff auf diese Weise hervorgehoben. Zusätzliche Angaben kön-nen Sie auch in einem zweizeiligen Betreff unterbringen, hier lässt Ihnen die DIN-Norm Freiheit. Die eckigen Klammern in der Briefvorlage signalisieren – wie beimAdressfeld –, dass es sich hier um Platzhalter handelt.

3. Fügen Sie, auch dies eine DIN-Norm, zwei weitere Leerzeilen ein.

4. Geben Sie <Anrede> ein. Die Anrede wird mit einem Komma beendet.

5. Fügen Sie jetzt einen leeren Absatz ein.

6. Nun beginnt der Brieftext: Geben Sie den Platzhalter <Brieftext> ein.

Achten Sie beim Schreiben des Brieftextes darauf, dass Sie einzelne Absätze immerdurch eine Leerzeile trennen.

7. Der Platzhalter <Grußformel> folgt am Ende des Brieftextes nach einer weiterenLeerzeile. Auch er wird mit einem Komma beendet.

8. Unmittelbar darauf folgt die Angabe des Firmennamens. Tippen Sie den Firmenna-men Catering Service Constanze Maier in die nächste Zeile und formatieren Sie ihnin der Schrift, die durchgängig im Briefbogen für den Firmennamen verwendet wird:Courier, hellorange, Fett.

9. Geben Sie drei Leerzeilen ein und tippen Sie den Namen der Unterzeichnerin: Con-stanze Maier.

Zwischen Firmennamen und dem Namen des oder der Unterzeichnenden lassen Siein einer Briefvorlage so viel Platz, wie der oder die Betreffende für seine Unterschriftbenötigt.

Jetzt sind Sie am Ende des Briefes angekommen. Wenn Sie mit der Vorlage arbeiten,müssen Sie nur noch die Inhalte an den Stellen der Platzhalter eingeben.

167


Abbildung 3.43: Die Briefvorlage mit Platzhaltern für den Textbereich

Genauso gut könnten Sie aber auf das Einfügen der Platzhalter verzichten, wenn Sie sichder formalen Gegebenheiten beim Adressfeld und dem Brieffeld sicher sind. Sie ersparensich dann, dass Sie die Platzhalter markieren und löschen müssen.


Zuweilen kommt es vor, dass Sie nach der Unterschrift noch weitere Angaben machen:Anlagen zum Schreiben können Sie detailliert am Ende des Textbereiches auflisten, aberauch darauf verzichten.

Geschäftsangaben aufnehmenJe nach Unternehmensform unterscheiden sich die Geschäftsangaben, die Sie am EndeIhres Briefbogens aufnehmen müssen: Die Geschäftsangaben werden üblicherweise inder Fußzeile untergebracht. Der untere Rand ist in den DIN-Normen nicht geregelt: Errichtet sich nach dem Umfang der Geschäftsangaben, die Sie an dieser Stelle des Brief-bogens unterbringen müssen. Denn welche Angaben Sie über Ihr Unternehmen machenmüssen, variiert je nach Unternehmensform.

Für das Beispielunternehmen genügen an dieser Stelle die Angabe der Bankverbindungund der Steuernummer, die Sie in der Normalschrift für die Vorlage eingeben. Die geeig-nete Form für die Angaben ist die Fußzeile des Dokuments. Vor allem deswegen, weil

168


sich die Randhöhe der Fußzeile je nach Umfang der Angaben anpasst, wenn Ihre Einga-ben die Standardhöhe für das Eingabefeld überschreiten.

Normalerweise werden Kopf- und Fußzeilen in längeren Dokumenten verwendet, umbeispielsweise die Seitenzählung einzugeben. Ein Vorteil von Kopf- und Fußzeilen gegen-über den Textfeldern ist, dass diese über alle Seiten eines Word-Dokuments gleich blei-ben, aber nur einmal eingegeben werden müssen. Dies lässt sich ausnützen, wenn Siebeispielsweise einen mehrseitigen Brief zu schreiben haben. Die erste Seite mitAnschriftenfeld und Datum ist nur für die erste Seite notwendig, alle Folgeseiten habenin der Fußzeile die einmal festgelegten Angaben. Für die Folgeseiten eines Briefes kön-nen Sie darüber hinaus noch eine Kopfzeile mit Seitenzählung usw. vornehmen, die aufder ersten Seite nicht eingeblendet wird, und schon sind Sie auch für mehrseitigeSchreiben gerüstet.

In den Feldern für Kopf- und Fußzeilen können Sie arbeiten wie in einem ganz normalenWord-Dokument. Kopf- und Fußzeilen werden nur in der Seitenlayoutansicht eingeblen-det:

1. Klicken Sie auf ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE, werden die Eingabefelder am oberenund unteren Rand des Dokuments gestrichelt eingeblendet, sie sind zur Bearbeitungbereit.

Für die Briefvorlage sehen Sie, dass der Bereich der Kopfzeile sich mit dem Textfeldfür den Briefkopf überlappt. Der Inhalt des übrigen Dokuments wird grau bzw. beifarbiger Schrift in einem blasseren Farbton angezeigt.

Gleichzeitig wird die Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE eingeblendet.

Abbildung 3.44: Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile mit aufgeklapptem Listenfeld AutoText einfügen

169


Über die Symbolleiste können Sie die Kopf- und Fußzeile mit zusätzlicher Funktio-nalität ausstatten, wie z.B. der Anzeige von Datum, Uhrzeit, der Seitenzahl oder desDokumentnamens, wenn Sie die entsprechenden Schaltflächen anklicken.

Die wichtigsten Schaltflächen im Einzelnen:

b AUTOTEXT EINFÜGEN: Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und Sie können aus derListe den betreffenden Eintrag auswählen. Dieser wird mit dem zugehörigen Textan die Stelle in der Kopf- oder Fußzeile eingefügt, an der der Cursor steht.

b SEITENZAHL EINFÜGEN: Durch Anklicken fügen Sie eine Seitenzählung ein. Die Artder Zählung legen Sie unter SEITENZAHLEN FORMATIEREN fest. Das Zeichen selbstformatieren Sie über die FORMAT-Symbolleiste.

b ANZAHL DER SEITEN EINFÜGEN: Hier wird die Anzahl der Seiten des gesamtenDokuments in die Kopf- bzw. Fußzeile eingefügt. Das Zeichen selbst formatierenSie über die FORMAT-Symbolleiste.

b SEITENZAHLEN FORMATIEREN: Über diese Schaltfläche blenden Sie das DialogfeldSEITENZAHLENFORMAT ein. Legen Sie unter ZAHLENFORMAT die Art der Zählungfest. Gleichzeitig können Sie unter SEITENNUMMERIERUNG festlegen, ob die Zäh-lung für einen markierten Bereich fortlaufend erfolgen soll (FORTSETZUNG VOM

VORHERIGEN ABSCHNITT) oder ob Sie die Zählung neu beginnen wollen (BEGINNEN

BEI). Die Einstellung, die Sie an dieser Stelle treffen, wird aktiv, wenn Sie auf dieSchaltfläche SEITENZAHL EINFÜGEN klicken.

Abbildung 3.45: Das Dialogfeld Seitenzahlenformat

b DATUM EINFÜGEN: Klicken Sie auf die Schaltfläche, wenn Sie ein Datum in dieKopf- bzw. Fußzeile einfügen wollen. Wie das Datum angegeben wird, legen Sieunter dem Dialogfeld DATUM UND UHRZEIT fest (zugänglich über EINFÜGEN/DATUM

UND UHRZEIT). Das Datum selbst formatieren Sie zusätzlich über die FORMAT-Symbolleiste.

b UHRZEIT EINFÜGEN: Klicken Sie auf die Schaltfläche, wenn Sie die Uhrzeit in dieKopf- bzw. Fußzeile einfügen wollen. Wie die Uhrzeit angegeben wird, legen Sieunter dem Dialogfeld DATUM UND UHRZEIT fest (zugänglich über EINFÜGEN/DATUM

UND UHRZEIT). Die Uhrzeit selbst formatieren Sie zusätzlich über die FORMAT-Symbolleiste.

170


b SEITE EINRICHTEN: Über diese Schaltfläche blenden Sie das Dialogfeld SEITE EIN-RICHTEN direkt ein.

b ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE WECHSELN: Schnell wechseln Sie mit dieserSchaltfläche die Ansicht von Kopf- bzw. Fußzeile.

Für die Briefvorlage benötigen Sie diese Funktionen nicht (aber vielleicht testen Sie dieSeitenzählung oder die AutoText-Einträge einmal für das Übungsprotokoll).

2. Geben Sie für die Briefvorlage die folgenden Absätze in die Fußzeile ein:

Abbildung 3.46: Die Geschäftsangaben auf dem Briefbogen

Nachdem Sie alle sonstigen Angaben bereits gemacht haben, sind dies die einzigen Infor-mationen über das Unternehmen, die auf dem Beispielbriefbogen noch fehlen. Wenn Sieselbst einen Briefbogen erstellen, sollten Sie sich ganz sicher sein, dass Sie alle gesetz-lich vorgeschriebenen Angaben aufgenommen haben.

3. Formatieren Sie diese Absätze rechtsbündig, so dass sie am rechten Seitenrand zustehen kommen.

Die Platzierung der Geschäftsangaben hängt vom rechten Seitenrand ab, den Sie un-ter DATEI/SEITE EINRICHTEN festgelegt haben. Die Höhe der Fußzeile wird an den Um-fang des eingegebenen Inhalts angepasst.

4. Beenden Sie die Ansicht der Kopf- und Fußzeile mit einem Klick auf SCHLIESSEN.

Eine bereits eingegebene Kopf- bzw. Fußzeile löschen Sie, indem Sie durch einenDoppelklick auf das Feld den Eingabemodus wieder einblenden, den Inhalt der Kopf-oder Fußzeile markieren und anschließend löschen.

Die fertige Dokumentvorlage finden Sie unter dem Dateinamen Briefvorlage.dot unterdem Link www.mut.de/fuersBuero.

In Kapitel 12 »Office-Dateien drucken« lernen Sie den Weg zum gedruckten Dokumentkennen. Doch zuvor werden Sie im nächsten Kapitel die Vorlage für das Schreiben einerAngebotsliste einsetzen.

171

Exkurs: Regeln zur Schreibweise nach DIN 5008

Abbildung 3.47: Die fertige Briefvorlage

3.5 Exkurs: Regeln zur Schreibweise nach DIN 5008

Die DIN 5008 enthält eine Reihe von Regeln zur Schreibweise von Wörtern und Zahlen.Wenn Sie Ihre Briefe korrekt verfassen wollen, sollten Sie sich danach richten. Im Fol-genden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Vorschriften.

Schreibweisen für die Absenderangaben:

b Berufs- und Amtsbezeichnungen wie Rechtsanwalt oder Direktor stehen in derAnschrift direkt nach Herr oder Frau.

b Akademische Grade (immer auch Professor) stehen dagegen vor dem Namen.b Hausnummern: Die Schreibweisen orientieren sich an den folgenden Beispielen wie

Berliner Weg 48 b; Dresdner Allee 167 A; ein »bis« wird durch einen Halbgeviert-strich wiedergegeben: Ottostraße 15 – 17.

b Postleitzahl: Die fünfstellige Zahl ist nicht gegliedert.b Postfachnummer: Diese ist von rechts nach links in Zweiergruppen gegliedert.

172


b Telefonnummern: Für Angaben innerhalb Deutschlands ist bei Telefon- und Fax-nummern üblich, die Rufnummer in Zweiergruppen von rechts zu unterteilen. DieOrtnetzkennzahl steht davor in Klammern oder mit Schrägstrich. Eine Durchwahl-nummer wird mit dem Bindestrich angehängt, zum Beispiel (089) 12 34 567-89.Geben Sie Ihre Telefonnummer international bekannt, können Sie mit einem Plus-zeichen beginnen (für die zwei Nullen zu Beginn der Länderkennung) und dann dieVorwahl für Deutschland eingeben. Nach dem Leerzeichen folgt die Ortsnetzkenn-zahl (ohne Null) und wieder nach einem Leerzeichen die komplette Rufnummerohne Unterteilung. Die Durchwahlnummer wird mit Bindestrich angefügt.

Schreibweise des Datums

b Datum: In Deutschland ist die Angabe mit Punkt nach wie vor gebräuchlich, wie z.B.21.08.04 oder 21.08.2004. Auch die Schreibweisen 21. August 2004 oder 21. Aug.2004 sind möglich. Die internationale Schreibweise hat sich hierzulande durchge-setzt. Üblich sind die Versionen mit der Folge Jahreszahl/Monat/Tag, zum Beispiel2004-08-21, 04-08-21, die Sie bei Briefen ins Ausland verwenden sollten.

Schreibweisen von Abkürzungen und Zeichen

b Abkürzungen stehen mit Punkt, wenn man beim Lesen den vollen Wortlaut des Aus-drucks ausspricht (z.B., evtl., bzw., usw.).

b Abkürzungen stehen ohne Punkt, wenn man die einzelnen Buchstaben der Abkür-zung wie ein Wort spricht (GmbH, AG, DAX).

b Auslassungspunkte: Davor und danach steht ein Leerzeichen. Stehen sie am Endeeines Satzes, beinhalten sie gleichzeitig den Schlusspunkt. Sie stand da und dachtenach … So etwas war ihr noch nie passiert.

b Vor und nach dem Gedankenstrich steht ein Leerzeichen: Das Haus – es ist meinElternhaus – steht nun unter Denkmalschutz.

b Vor und nach dem Schrägstrich steht kein Leerzeichen: In der Spielzeit 2004/2005…, Höchstgeschwindigkeit von 200 km/h.

b Klammern: Vor dem Klammerausdruck stehen Leerzeichen, in der Klammer nicht(dies gilt für alle Arten von Klammern): Das Formatieren von Grafiken (sieheAbschnitt über Textfelder) geht ganz einfach.

b Mittelstrich für gegen, bis, Streckenangaben: Das Spiel Köln – Berlin wurde ver-schoben. Die Öffnungszeiten sind Montag – Freitag, 8.00 – 19.30. Die Strecke Mün-chen – Nürnberg soll durch die neue Trasse schneller werden.

b Das Paragrafenzeichen § darf nur in Verbindung mit Zahlen eingesetzt werden –sonst muss das Wort ausgeschrieben werden: Nach § 7 des BGB ist … Aber: »DerBundestag beschloss heute fünf neue Paragrafen zum Vermögensgesetz.«

b Das &-Zeichen darf nur in Firmennamen stehen, ansonsten wird und ausgeschrie-ben.

b Das %-Zeichen steht mit Leerzeichen nach der Zahlenangabe: Es gab eine Erhöhungum 25 %. Aber: Es gab eine 25%-ige Erhöhung.

173

Exkurs: Regeln zur Schreibweise nach DIN 5008

Schreibweisen von Zahlen

b Währungsbezeichnungen können vor oder hinter dem Betrag stehen: 150,00 EUR;EUR 150,00; 250,00 €, € 250,00; im fortlaufenden Text stehen sie hinter demBetrag.

b Große Zahlen werden dreistellig mit Leerzeichen gegliedert: 15 000 Kilometer.

b Geldbeträge werden in der Regel dreistellig mit Punkt gegliedert: 5.500 €.b Einheiten bei Maßangaben stehen nach der Zahlenangabe mit Leerzeichen: 7 km.

Dies waren in Kürze die wesentlichen Regelungen zu den Schreibweisen.

4Angeboterstellen


Briefvorlage einsetzen

Tabelle einfügen

Tabelle beschriften

Tabelle formatieren

Tabellenwerte berechnen

Rahmenlinien bearbeiten


Zunächst erstellen Sie das Word-Dokument für dasAngebot auf Basis der Briefvorlage.dot. Für ein Bei-spielunternehmen verfassen Sie ein Angebot für einePressekonferenz. Dabei kommt eine Word-Tabellezum Einsatz, in der Sie auch die konkreten Kosten be-rechnen.

Bei Ihrer Arbeit mit der Tabelle werden Sie sehen,dass Sie diese nicht nur in ihrer »ursprünglichen«Form einsetzen können. Tabellen ohne Rahmenliniensind in Word-Dokumenten dann als solche nicht zu er-kennen – obwohl alle Funktionen für den Benutzer zurVerfügung stehen.

176

Kapitel 4 Angebot erstellen

Bis jetzt haben Sie nicht nur umfangreiche Möglichkeiten kennen gelernt, Text in Wordeinzugeben und zu formatieren – Sie sind mittlerweile auch in der Lage, Text in einemWord-Dokument exakt zu positionieren und sich für Ihre Korrespondenz eine Vorlage zuerstellen. In diesem Kapitel geht es weiter: Sie erstellen ein Angebot mit der Briefvorlageund lernen die überaus vielseitige Tabellenfunktion in Word kennen.

Neben Tabulatoren sind Tabellen das Mittel der Wahl, wenn Sie Listen und Aufstellungenin Word erstellen wollen. Tabellen haben im Gegensatz zu Tabulatoren einen Vorteil:Zum einen generiert Word für jeden Eintrag in die Tabelle ein absatzähnliches Zellenen-dezeichen, so dass die einzelnen Einträge sauber voneinander getrennt sind. Zum ande-ren können Sie in einer Word-Tabelle einfache Berechnungen durchführen und müssenbeispielsweise für Ihre Rechnungen keinen Taschenrechner bemühen. Außerdem kön-nen Sie Tabellen ohne Rahmenlinien darstellen: eine Voraussetzung für ein professionel-les Aussehen Ihrer Dokumente.

Das Projekt für dieses Kapitel lautet: ein Angebot auf Basis der Briefvorlage.dot verfas-sen und die Kostenaufstellung mit Hilfe einer Word-Tabelle berechnen.

4.1 Mit der Brief-Dokumentvorlage starten

Diejenigen Dokumentvorlagen, die im Lieferumfang von Word enthalten sind, sind imDialogfeld VORLAGEN gespeichert. Für das Beispiel erstellen Sie ein Angebot auf Basis derDokumentvorlage, die Sie in Kapitel 3 erstellt haben und die ebenfalls im Vorlagenver-zeichnis abgelegt ist.

Die fertige Dokumentvorlage finden Sie unter dem Dateinamen Briefvorlage.dot unterdem Link www.mut.de/fuersBuero.

1. Klicken Sie in Word auf DATEI/NEU. Es erscheint der Aufgabenbereich NEUES DOKU-MENT.

Abbildung 4.1: Das Vorlagenverzeichnis aufrufen

2. Klicken Sie unter VORLAGEN auf Auf meinem Computer.

Das Dialogfeld VORLAGEN wird angezeigt. Es ist in mehrere Register unterteilt. Unterden jeweiligen Kartenreitern finden Sie thematisch geordnet alle Dokumentvorlagen,die auf Ihrem Rechner gespeichert sind – diejenigen, die im Lieferumfang von Wordenthalten sind, als auch jene, die Sie selbst angelegt haben.

Das erste Register ALLGEMEIN enthält u. a. die bereits erwähnte Normal.dot unterdem Namen LEERES DOKUMENT sowie die Briefvorlage.dot.

Zur Ansicht der jeweiligen Vorlage klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Sym-bol: Sie sehen den Inhalt im Vorschaufenster.

Selbst erstellte Vorlagen können im Vorschaufenster nicht angezeigt werden.

177

Mit der Brief-Dokumentvorlage starten

Abbildung 4.2: Das Dialogfeld Vorlagen mit der Briefvorlage

3. Zum Anlegen eines neuen Dokuments auf Basis der Dokumentvorlage doppelklickenSie direkt auf Briefvorlage.dot bzw. klicken auf OK.

In der Standardeinstellung ist unter NEU ERSTELLEN die Option DOKUMENT aktiviert.Mit dieser Einstellung wird ein neues Dokument auf Basis der Vorlage geöffnet.

Abbildung 4.3: Ein neues Dokument wurde mit der Briefvorlage geöffnet

4. Speichern Sie Ihren Brief im Übungsverzeichnis unter dem Dateinamen Ange-bot.doc ab – und vergessen Sie nicht, die verschiedenen Arbeitsschritte zwischenzu-speichern!

178


Ergänzen Sie den Brief mit den nötigen Angaben:

1. Füllen Sie die Platzhalter mit der konkreten Adresse: Markieren Sie den jeweiligenAbsatz und überschreiben Sie ihn mit den entsprechenden Angaben.

Abbildung 4.5: Die Angaben im Anschriftenfeld

2. Fügen Sie im Anschluss den Betreff und den Beginn des Brieftextes ein.

Abbildung 4.6: Betreff und Anfang des Brieftextes

HINWEIS Weitere Vorlagen auf Office Online

Auch wenn die Auswahl im Dialogfeld VORLAGEN groß ist: Im Internetfinden Sie unter Office Online eine weitere große Auswahl an Doku-mentvorlagen, die Sie für Ihre Zwecke herunterladen können.

Klicken Sie dazu im VORLAGEN-Dialogfeld auf die Schaltfläche VORLA-GEN AUF OFFICE ONLINE bzw. im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT

unter Vorlagen auf Vorlagen auf Office Online. Sie kommen danndirekt auf die Startseite von Office Online.

Abbildung 4.4: Die Auswahl an Word-Dokumentvorlagen auf Office Online

179

Kostenaufstellung einfügen

Nachdem das Grundgerüst für den Brief erstellt ist, fügen Sie das konkrete Angebot inForm einer Tabelle ein.

4.2 Kostenaufstellung einfügen

Sie können eine Liste gut mit Hilfe von Tabulatoren erfassen (diese haben Sie in Kapitel3 im Abschnitt »Bezugszeichenzeile einrichten« kennen gelernt). Dies hat den Vorteil,dass Sie alles bequem erfassen und einzelne Tabulatoren auch verschieben können. DerNachteil von Tabs: Sie liegen innerhalb eines Absatzes und können sich daher leicht ver-schieben. Auch lassen sich damit keine Berechnungen durchführen.

Wenn Sie mit einfachen Zahlenwerten zu tun haben, können Sie auch auf Tabellenzurückgreifen: Ihre Funktionalität ist in den meisten Fällen völlig ausreichend für einenBrief oder eine einfache Aufstellung und Sie müssen nicht gleich mit Excel arbeiten. Dasschriftliche Angebot für das Beispiel erstellen Sie daher mit Hilfe einer Tabelle: Sieersparen sich damit den Griff zum Taschenrechner.

Tabelle für die einzelnen Posten einfügenEine Tabelle besteht – nicht nur in Word – aus Spalten und Zeilen: Als Spalten werdenin einer Tabelle alle Elemente bezeichnet, die untereinander stehen, als Zeilen diejeni-gen, die eine horizontale Linie bilden. Zellen werden die einzelnen Elemente genannt,aus denen sich eine Tabelle zusammensetzt.

An dieser Stelle wird das Prinzip dieses Buches fortgesetzt, Ihnen anhand der Beispieledie umfassenden Möglichkeiten vorzustellen, die Sie zu einem Thema in Word haben.Für die Beispieltabelle wird zunächst der Weg über das Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN vor-gestellt.

Tabelle über das Dialogfeld einfügen

1. Setzen Sie den Cursor nach einer Leerzeile in den nächsten Absatz des Briefes, deran den einleitenden Satz anschließt.

2. Klicken Sie auf TABELLE/EINFÜGEN/TABELLE.

3. Im Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN legen Sie unter TABELLENGRÖSSE die SPALTENANZAHL

und die ZEILENANZAHL entweder über die direkte Eingabe oder über die Pfeil-Schalt-flächen fest.

Word schlägt in der Standardeinstellung ein Tabellenformat mit 5 Spalten und 3 Zei-len vor. Ändern Sie diese Werte auf 3 Spalten über 9 Zeilen.

Wenn Sie an dieser Stelle noch nicht wissen, wie die Tabelle am Ende exakt aussehensoll, ist dies kein Problem. Sie können in einer Tabelle nachträglich Spalten und Zei-len hinzufügen bzw. wieder löschen (siehe dazu Abschnitt »Spalten und Zeilen fürdie Preisberechnung nachträglich hinzufügen«).

4. Unter EINSTELLUNG FÜR OPTIMALE BREITE schlägt Word FESTE SPALTENBREITE: AUTO

vor. Diese Einstellung belassen Sie.

Dies besagt, dass die eingefügte Tabelle über die gesamte Breite der Seite geht unddass die Breite der einzelnen Spalten gleichmäßig verteilt ist.

180


Abbildung 4.7: Das Dialogfeld Tabelle einfügen

5. Wenn Sie an dieser Stelle einen exakten Wert festlegen, wird die Tabelle mit dieserfesten Spaltenbreite in das Dokument eingefügt. Achten Sie aber darauf, dassaddierte Werte nicht über die Seitenbreite hinausgehen – Word berechnet dannautomatisch den maximalen Wert, den die einzelnen Spalten innerhalb der Tabelleannehmen können, und fügt die Tabelle mit dieser Anpassung ein.

Die anderen Optionen sind:

b OPTIMALE BREITE: INHALT: Hier sind die einzelnen Spalten der Tabelle sehr eng undwerden erst bei der Eingabe an die Länge des Inhalts angepasst. Wie breit eineTabelle wird, hängt hier von der Länge der Eingaben in die einzelnen Zellen ab.

b OPTIMALE BREITE: FENSTER: Hier passt sich die Breite der Tabelle der Größe desBrowserfensters an. Diese Option ist nur wichtig, wenn Sie eine Webseite erstel-len, und spielt für den normalen Büroalltag keine Rolle.

6. Auch die Standardeinstellung TABELLENGITTERNETZ ist für die geplante Aufstellungdas Richtige: Word fügt hier eine einfache Tabellendarstellung ohne jede Formatie-rung ein, in der einfache Rahmenlinien die einzelnen Zellen der Tabelle begrenzen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche AUTOFORMAT klicken, haben Sie anschließend im Dia-logfeld TABELLE AUTOFORMAT die Wahl unter vorformatierten Tabellendarstellungen,die Sie über ein Vorschaufenster begutachten und anschließend für Ihre Tabelleübernehmen können.

7. Wollen Sie die Einstellungen, die Sie in diesem Dialogfeld getroffen haben, noch fürweitere Tabellen übernehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter ABMESSUN-GEN FÜR NEUE TABELLEN SPEICHERN.

Word speichert dann die Einstellungen, die Sie über das Dialogfeld getroffen haben –mit Ausnahme einer Tabellenformatierung unter AUTOFORMAT für das Einfügen wei-terer Tabellen. Diese Wahl der Tabellenformatierung müssen Sie immer wieder neutreffen.

8. Klicken Sie auf OK, wird die Tabelle mit den gewählten Einstellungen in das Doku-ment eingefügt.

181


Abbildung 4.8: Die leere Tabelle

Die Tabelle ist nun für die Eingabe bereit.

Der Weg über das Dialogfeld ist vor allem dann empfehlenswert, wenn Sie spezielle Ein-stellungen für Ihre Tabelle treffen wollen, die nicht der Standardeinstellung entspre-chen. Sie können eine Tabelle aber auch ganz einfach über eine Schaltfläche in derSTANDARD-Symbolleiste einfügen.

Tabelle über die Schaltfläche einfügen

Die Schaltfläche TABELLE EINFÜGEN finden Sie zweimal: einmal in der STANDARD-Symbol-leiste und zusätzlich in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN, die Sie durch Anklickender gleichnamigen Schaltfläche in der STANDARD-Symbolleiste einblenden.

Abbildung 4.9: Die Schaltfläche Tabelle einfügen auf der Symbolleiste Tabellen und Rahmen

1. Klicken Sie die Schaltfläche TABELLE EINFÜGEN an.

Es wird ein Tabellenraster aufgeklappt, das Sie mit gedrückter Maustaste markierenkönnen.

TIPP Einfügen mehrerer Tabellen mit gleicher Größe

Ist das Kontrollkästchen ABMESSUNGEN FÜR NEUE TABELLEN SPEICHERN akti-viert, müssen Sie zum Einfügen weiterer Tabellen immer über das DialogfeldTABELLE EINFÜGEN gehen. Die Schaltfläche TABELLE EINFÜGEN fügt Tabellenimmer nur in der Standardeinstellung ein.

182


Abbildung 4.10: Markieren von Spalten- und Zeilenzahl

2. Markieren Sie zum Einfügen in das Word-Dokument die Anzahl der benötigten Spal-ten und Zeilen.

Wenn Sie mehr Spalten oder Zeilen für Ihre Tabelle brauchen als zunächst angezeigt,ziehen Sie die Maustaste einfach über das angezeigte Raster hinaus: Es wird automa-tisch erweitert.

3. Lassen Sie anschließend die Maustaste los.

Eine Standardtabelle mit den gewählten Ausmaßen wird in das Word-Dokument ein-gefügt. Wenn Sie eine andere Einstellung für Ihre Tabelle treffen wollen, müssen Sieüber das Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN gehen.

Nachdem die leere Tabelle in Ihrem Brief vorhanden ist, gehen Sie daran, sie auszufül-len.

TIPP Tabulator- oder Tabellendarstellung?

Sie müssen sich nicht immer sofort entscheiden, ob Sie eine Auflistung mitHilfe von Tabulatoren oder einer Tabelle gestalten. Über die Befehle TABELLE/UMWANDELN/TEXT IN TABELLE bzw. TABELLE/UMWANDELN/TABELLE IN TEXT las-sen sich auch nachträglich Listen in Tabellen und umgekehrt Tabellen inTabulatorlisten verwandeln.

Markieren Sie zum Umwandeln von Text in Tabelle die betreffende Textpas-sage und klicken Sie dann auf den Menüeintrag. Voraussetzung für diesenSchritt: In Ihrer Auflistung müssen die einzelnen Einträge mit einem sogenannten Datentrennzeichen voneinander unterschieden sein. Dies kön-nen Sie im Dialogfeld TEXT IN TABELLE UMWANDELN unter TEXT TRENNEN BEI

festlegen. Mit dieser Festlegung definieren Sie, an welchen Stellen im Texteine Zellenendemarke in der späteren Tabelle stehen soll. Die anderen Ein-stellungen des Dialogfelds TEXT IN TABELLE UMWANDELN sind die gleichen wiebeim Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN.

183


Text und Zahlen in die Tabellenzellen eingebenFür das Beispiel geben Sie in die leeren Tabellenzellen die folgenden Einträge ein:

Abbildung 4.11: Text in Tabelle umwandeln

Beim Umwandeln einer Tabelle in Text legen Sie im Dialogfeld TABELLE IN

TEXT UMWANDELN fest, mit welchen Datentrennzeichen die Zelleneinträge inder Textdarstellung voneinander unterschieden werden.

Abbildung 4.12: Tabelle in Text umwandeln

Mit diesen beiden Dialogfeldern können Sie eine einmal getroffene Darstel-lungsform unkompliziert und zuverlässig verändern.

<bleibt leer> Preis in €/Portion Anzahl Portionen

Marinierte Gemüse 5,50 € 15 Portionen

Grüne Lasagne 6,50 € 10 Portionen

Risotto nach Mailänder Art 6,50 € 10 Portionen

Huhn mit Kapern und Oliven 7,00 € 15 Portionen

Gegrillte Sardinen 8,00 € 10 Portionen

Überbackener Fenchel 7,50 € 10 Portionen

Panna Cotta 4,50 € 20 Portionen

Gefüllte Pfirsiche 5,00 € 15 Portionen

Tabelle 4.1: Das gewählte Angebot – das Grundgerüst für die Tabelle

184


1. Dazu setzen Sie den Cursor in die zweite Tabellenzelle der ersten Zeile (die ersteZelle bleibt leer).

Innerhalb einer Tabelle versetzen Sie den Cursor am einfachsten mit der Maustaste.Sie können sich aber auch mit der Å-Taste von links nach rechts durchklicken.

2. Geben Sie Preis in €/Portion ein.

Ihre Eingabe beginnt am linken oberen Rand der Zelle. Wird das rechte Ende derZelle erreicht, erfolgt in der Standardeinstellung der Zeilenumbruch automatisch.

3. Klicken Sie anschließend in die nächste Tabellenzelle und tippen Sie Anzahl Portio-nen ein.

Sollten Sie sich vertippen: Sie können markierten Text wie gewohnt über die ®-oderÃ-Taste löschen, die Tabellenstruktur bleibt davon unbeeinflusst.

4. Setzen Sie danach die Eingabe so fort, dass die Darstellung mit Tabelle 4.1 überein-stimmt.

So weit haben Sie das Grundgerüst für Ihre Tabelle inhaltlich erst einmal fertig gestellt.

Abbildung 4.13: Die ausgefüllte Tabelle

Jetzt müssen Sie für Ihren Kunden noch die tatsächlichen Kosten berechnen.

Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem DateinamenAngebot1.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

HINWEIS Zellenendemarke garantiert Stabilität der Tabellenstruktur

Am Ende jeder Zelle sehen Sie die so genannte Zellenendemarke. Siesignalisiert das Ende der jeweiligen Zelle und kann innerhalb desTabellenrasters nicht so einfach gelöscht werden – eine Garantiedafür, dass bei Tabellendarstellungen im Gegensatz zu Listen mitTabulatoren die Spalten und Zeilen nicht so leicht verrutschen kön-nen. Eine Endemarke befindet sich zusätzlich am Ende jeder Tabel-lenzeile.

Innerhalb einer Zelle können Sie beim Eingeben von Text einen Zei-lenwechsel über Á+Æ sowie eine Absatzmarke über Æ einge-ben, wie Sie das bis jetzt immer in Word gemacht haben.

185


Spalten und Zeilen für die Preisberechnung nachträglich hinzufügenDamit Ihr Angebot auch eine Gesamtsumme nennt, müssen Sie zunächst neue Spaltenund Zeilen in die Tabelle einfügen, in denen Sie anschließend die genauen Kostenberechnen. Zunächst benötigen Sie eine zusätzliche Spalte am rechten Seitenrand.

1. Klicken Sie dazu in die letzte Spalte der Tabelle.

2. Klicken Sie auf TABELLE/EINFÜGEN und entscheiden Sie sich im Untermenü für SPAL-TEN NACH RECHTS.

Praktisch: Hier haben Sie die Auswahl, ob Sie die Spalte rechts oder links von derCursorposition positionieren wollen.

Abbildung 4.14: Eine Spalte rechts von der Cursorposition einfügen

Nun haben Sie Ihrer Tabelle eine weitere Spalte hinzugefügt. Gemäß der gewähltenSeiteneinstellung passt Word die Spaltenbreite an: Alle vier Spalten sind gleichmäßigüber die Seitenbreite verteilt.

3. Die einzelnen Zellen der neuen Spalten können Sie jetzt ausfüllen wie gewohnt: Tip-pen Sie Betrag in die oberste Zelle.

Abbildung 4.15: Die Spalte für die einzelnen Beträge ist eingefügt

186


Eine weitere Ergänzung der Tabelle ist noch notwendig: Sie brauchen noch drei Zeilenfür die Nettosumme, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag.

Zum Einfügen einer Zeile gehen Sie vergleichbar vor wie zum Einfügen einer Spalte.

1. Setzen Sie den Cursor in die betreffende Zeile und klicken Sie auf TABELLE/EINFÜ-GEN.

Sie haben jetzt die Wahl: Entweder Sie fügen ZEILEN OBERHALB oder ZEILEN UNTER-HALB ein.

2. Wählen Sie für das Beispiel die Option ZEILEN UNTERHALB.

Die Tabelle wird am unteren Ende durch eine neue Zeile erweitert. Bei ZEILEN OBER-HALB verschiebt die neue Zeile diejenige, in der der Cursor steht, an das Tabellen-ende.

3. Wiederholen Sie das Einfügen einer Zeile am Tabellenende noch zweimal, so dassSie am Ende drei leere Zeilen in Ihrer Tabelle haben.

4. Beschriften Sie jeweils die erste Zelle in den Zeilen wie in Tabelle 4.2 angegeben:

Damit haben Sie das Grundgerüst für die Kostenberechnung erstellt. Jetzt müssen Sienur noch die einzelnen Beträge ausrechnen.

Abbildung 4.16: Die Vorbereitungen für die Berechnungen sind abgeschlossen

TIPP Einfügen einer Zeile am Tabellenende

Eine zusätzliche Zeile am Tabellenende lässt sich sehr einfach einfügen: Set-zen Sie den Cursor ans Ende der Tabellenzeile zwischen der Rahmenlinieund der Endemarke und drücken Sie dann die Æ-Taste. Word fügt automa-tisch eine weitere Zeile ein.

Gesamtbetrag (netto)

+ 16% MWSt

Gesamtbetrag (brutto)

Tabelle 4.2: Die Beschriftung der letzten drei Zeilen des Kostenvoranschlags

187


Lassen Sie sich durch das unübersichtliche Aussehen der Tabelle nicht irritieren: DasFormatieren erfolgt zum Abschluss Ihrer Arbeit.


In Tabellen können Sie nicht nur ganze Spalten oder Zeilen nachträglich einfügen, diesgeht auch mit einzelnen Zellen – ein Vorgang, der allerdings an die spätere Formatierungder Tabelle größere Ansprüche stellt, da Sie damit in die Tabellenstruktur eingreifen.

1. Wählen Sie Menü TABELLE/EINFÜGEN und klicken dort auf ZELLEN.

Das Dialogfeld ZELLEN EINFÜGEN wird eingeblendet:

2. Wählen Sie im Dialogfeld ZELLEN EINFÜGEN eine der angebotenen Optionen und kli-cken Sie auf OK.

b ZELLEN NACH RECHTS VERSCHIEBEN: Eine neue Zelle wird an die aktuelle Cursorpo-sition eingefügt. Im Endergebnis fügt Word eine neue Spalte an das rechte Tabel-lenende ein: Dieses Vorgehen macht nur Sinn, wenn Sie bereits die Zellenbeschriftet haben, an der aktuellen Cursorposition eine leere Zelle benötigenund gleichzeitig die Zellen rechts von der Cursorposition um eine Spalte ver-schieben wollen.

b ZELLEN NACH UNTEN VERSCHIEBEN: Diese Option fügt eine neue Zelle an die aktu-elle Cursorposition ein und verschiebt gleichzeitig alle nachfolgenden Zellen umeine Spalte nach unten. An das Tabellenende wird folglich eine neue Zeile einge-fügt.

HINWEIS Zellen teilen oder verbinden

Zum Bearbeiten des Tabellenrasters haben Sie in Word die Möglich-keit, Zellen zu teilen oder zu verbinden. Markieren Sie zum Verbin-den zunächst die betreffenden Zellen (zum Markieren in Tabellensiehe Abschnitt »Tabelleneinträge markieren und formatieren«) undklicken Sie anschließend auf die Schaltfläche ZELLEN VERBINDEN, dieSie auf der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN finden. Zum Teileneiner Zelle setzen Sie den Cursor in die betreffende Zelle und klickenauf die Schaltfläche ZELLEN TEILEN.

Bei beiden Schritten bleibt das Tabellenraster erhalten: Die Verände-rungen wirken sich nur auf die betroffenen Zellen aus, die sich inihrer Spaltenbreite oder Zeilenhöhe an das vorhandene Raster anpas-sen.

Abbildung 4.17: Verbundene und geteilte Zellen im Tabellenraster

188


Abbildung 4.18: Einzelne Zellen einfügen

b Die anderen beiden Optionen des Dialogfelds kennen Sie bereits: GANZE ZEILE

EINFÜGEN entspricht TABELLE/EINFÜGEN/ZEILEN oberhalb und GANZE SPALTE EINFÜ-GEN ist dasselbe wie TABELLE/EINFÜGEN/SPALTEN NACH LINKS.

4.3 Kosten berechnen

Damit Sie Ihr Angebot fertig stellen können, müssen Sie jetzt noch die einzelnen Preiseberechnen.

Die Word-Tabelle ist vergleichbar aufgebaut wie eine Excel-Tabelle: Die einzelnen Spal-ten werden alphanumerisch, die einzelnen Zeilen numerisch der Reihe nach gekenn-zeichnet, der einzige Unterschied zu Excel ist, dass die Bezeichnungen nicht am Spal-ten- bzw. Zeilenanfang zu lesen sind. Eine einzelne Zelle lässt sich demnach genaubestimmen: A1 zum Beispiel ist die erste Zeile oben links in einer Tabelle. Für das Rech-nen mit Word-Tabellen setzen Sie dieses Raster aktiv ein.

HINWEIS Spalten, Zeilen oder Zellen löschen

Bei der Bearbeitung einer Tabelle kann es immer wieder vorkommen,dass Sie eine ganze Spalte oder Zeile, manchmal auch eine einzelneZelle, wieder löschen wollen. Über die Tasten ® oder Ã lässt sichzwar der Inhalt einer Spalte, Zeile oder einer Zelle löschen, aber dasTabellenraster selbst bleibt unverändert.

Dazu gehen Sie vergleichbar vor wie beim Einfügen: Zunächst positio-nieren Sie den Cursor in der betreffenden Spalte, Zeile oder Zelle.Dann gehen Sie über das Menü TABELLE/LÖSCHEN und wählen aus, obSie die betreffenden Spalten, Zeilen oder Zellen löschen wollen. Auchdas Entfernen der ganzen Tabelle ist möglich. Es genügt dazu, den Cur-sor in die betreffende Tabelle zu setzen. Das vorherige Markieren istnur nötig, wenn Sie mehr als eine Spalte, Zeile oder Zelle löschen wol-len (zum Markieren in Tabellen siehe Abschnitt »Tabelleneinträgemarkieren und formatieren«). Wenn Sie einzelne Zellen aus der Tabellelöschen, achten Sie darauf, an welche Position die anderen Zellen ver-schoben werden, damit die gesetzten Bezüge erhalten bleiben.

189

Kosten berechnen

Für die Beispieltabelle ist das Raster wie folgt:

Abbildung 4.19: Die Tabelle mit Raster

Sie beginnen mit Ihren Berechnungen. Zunächst müssen Sie die Preise in Spalte D aus-rechnen.

1. Setzen Sie den Cursor in Zelle D2.

2. Klicken Sie auf TABELLE/FORMEL.

Das Dialogfeld FORMEL wird eingeblendet, mit dem Sie Ihre Berechnungen durchfüh-ren können.

3. Unter FORMEL geben Sie ein, welche Berechnung Sie durchführen wollen. Für ZelleD2 geben Sie ein: =b2*c2.

Wie in Excel signalisiert das =-Zeichen, dass eine Formel für eine Berechnung folgt.Das Rechenzeichen für die Multiplikation ist *. Zusätzlich haben Sie die Zellen ange-geben, deren Werte Sie multiplizieren wollen.

Als Rechenzeichen für die Grundrechenarten geben Sie ein:

Addition +

Subtraktion -

Multiplikation *

Division /

Prozent %

Tabelle 4.3: Die Rechenzeichen für eine Word-Tabelle

190


4. Unter ZAHLENFORMAT wählen Sie aus dem Listenfeld noch die gewünschte Optionaus.

Entscheiden Sie sich hier für die Option, die das Währungszeichen beinhaltet.

Abbildung 4.20: Die Formel und das Zahlenformat eingeben

Zum Verständnis der Einträge in dem Listenfeld eine Erklärung der verwendetenPlatzhalter:

b #: An dieser Stelle wird ein Leerzeichen eingefügt, falls die berechnete Zahl soklein ist, dass diese Stellen leer bleiben.

b 0: Die Null wird eingefügt, wenn an dieser Stelle keine andere Ziffer steht. Zah-lenwerte werden damit auf die gleiche Anzahl an Nachkommastellen ergänzt.

Wichtig dabei: Wählen Sie für Ihre Spalten immer das gleiche Zahlenformat. Diesgarantiert, dass die Zahlen immer genau untereinander stehen – und lässt Sie diefehlende Option eines Dezimaltabulators nicht vermissen.


Das Produkt wird berechnet und als Feld in die Tabelle eingefügt. Das Feld selbst er-scheint grau hinterlegt: ein Zeichen dafür, dass es sich um einen berechneten Werthandelt.

6. Gehen Sie für die Zellen D3 bis einschließlich D9 genauso vor und geben Sie die ent-sprechenden Formeln ein.

Abbildung 4.21: Die Kosten für die einzelnen Gerichte sind berechnet

191

Kosten berechnen

7. Für den Netto-Gesamtbetrag in Zelle D10 wählen Sie im Dialogfeld FORMEL zunächstdie Funktion SUM und tragen anschließend in das Eingabefeld unter FORMEL nochdie Ergänzung ABOVE in die runden Klammern ein.

Mit dieser Funktion addiert Word alle Beträge, die in der Spalte über der Zelle liegen,in der die Summe eingefügt werden soll.

Abbildung 4.22: Die Summe für alle Zellen der Spalte berechnen

8. Nach dem Festlegen des Zahlenformats klicken Sie auf OK.

Der addierte Wert wird in die Tabelle eingefügt.

9. Zum Berechnen der Mehrwertsteuer in Zelle D11 geben Sie in das Dialogfeld FOR-MEL die Formel =d10*16% ein.



11. Zum Berechnen der Bruttosumme in Zelle D12 geben Sie in das Dialogfeld FORMEL

die Formel =d10+d11 ein.



TIPP Die Schaltfläche AutoSumme

Mit der Schaltfläche AUTOSUMME lassen sich Summen in einer Word-Tabelleganz einfach berechnen: Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der dieSumme eingefügt werden soll, und klicken Sie anschließend auf AUTOSUMME.Sie finden die Schaltfläche in den Symbolleisten FORMAT und TABELLEN UND

RAHMEN.

Je nachdem, ob die zu berechnende Zahlenreihe in den darüber liegendenZellen der Spalte oder in den links davon liegenden Zellen der Zeile steht,berechnet Word den Summenwert automatisch. Die Felder für diese Funk-tionen lauten =SUM(ABOVE) für die Addition in einer Spalte, =SUM(LEFT)für die Zeile.

192


Abbildung 4.23: Die fertige Tabelle

Damit haben Sie alle Berechnungen durchgeführt, die Sie für Ihren Kostenvoranschlagbenötigen.

Geben Sie noch den weiteren Brieftext in das Angebot ein:

1. Lassen Sie eine Leerzeile frei und fügen Sie folgende Absätze ein, die Sie in Abbil-dung 4.24 sehen.

2. Speichern Sie das Angebot.

Abbildung 4.24: Das Ende des Brieftextes

Die Tabelle ist damit inhaltlich fertig gestellt. Nun geht es nur noch darum, ihr einansehnliches Äußeres zu geben.


TIPP Feldfunktionen ändern und Werte aktualisieren

Wenn Sie für ein Feld die Berechnungsgrundlage kontrollieren bzw. korrigie-ren wollen, geht das am leichtesten über das Kontextmenü: Setzen Sie denCursor in die betreffende Zelle und rufen Sie über einen Klick mit der rech-ten Maustaste das Kontextmenü auf. Unter FELDFUNKTIONEN EIN/AUS blendenSie die zugrunde liegende Formel sowie das Zahlenformat in geschweiftenKlammern ein. Führen Sie hier Ihre Änderungen aus. Aber Achtung: Wordaktualisiert die Werte nicht automatisch. Sie müssen also anschließend imKontextmenü noch die Option FELDER AKTUALISIEREN anklicken, damit dieKorrektur in der Tabelle auch ausgeführt wird.

193

Tabelle gestalten

4.4 Tabelle gestalten

Für Word-Tabellen haben Sie eine große Anzahl von Formatierungsoptionen. Viele wer-den Sie auch in den Excel-Kapiteln dieses Buches kennen lernen. Zunächst soll Ihnendieser Abschnitt in einem kurzen Überblick für das Beispiel demonstrieren, dass eineTabelle nicht unbedingt wie eine Tabelle aussehen muss: Sie können die Berechnungs-möglichkeiten nutzen und der Empfänger des ausgedruckten Dokuments wird sichernicht erkennen, ob Sie Ihre Aufstellung mittels Tabulatoren oder Tabelle gemacht haben.

Tabelleneinträge markieren und formatierenIm Prinzip formatieren Sie die Einträge in den Zellen genauso, wie Sie das in Kapitel 2für »normalen« Text kennen gelernt haben. Damit die Tabelle übersichtlicher wird, for-matieren Sie zunächst die Einträge der ersten Zeile und der ersten Spalte kursiv:

1. Markieren Sie die erste Zeile der Tabelle: Setzen Sie dazu den Mauszeiger vor die Zeileund klicken Sie mit der linken Maustaste. Nun ist die ganze erste Zeile markiert.

Abbildung 4.25: Markieren einer Tabellenzeile

2. Klicken Sie zur Formatierung der Schrift auf die Schaltfläche KURSIV in der FORMAT-Symbolleiste.

3. Markieren Sie die erste Spalte der Tabelle: Setzen Sie den Mauszeiger vor die Spalte,bis ein kleiner Pfeil erscheint, und markieren Sie die Zeile mit einem Mausklick.

4. Klicken Sie zur Formatierung der Schrift noch einmal auf die Schaltfläche KURSIV inder FORMAT-Symbolleiste.

Abbildung 4.26: Markieren einer Tabellenspalte

194


Jetzt werden für eine größere Übersichtlichkeit noch einzelne Felder fett formatiert:

5. Markieren Sie Zelle D4: Führen Sie dazu den Mauszeiger vor die Zelle, bis ein kleinerschräger Pfeil erscheint, und klicken Sie mit der Maustaste.

Nun ist diese Zelle markiert.

6. Formatieren Sie diese Zelle zusätzlich zur Kursivformatierung noch über die Schalt-fläche FETT in der FORMAT-Symbolleiste.

Abbildung 4.27: Markieren einer Tabellenzelle

Jetzt werden noch die Zellen A10 bis A12 und Zellen D10 bis D12 fett ausgezeichnet:

7. Markieren Sie dazu zunächst Zelle A10 und ziehen Sie die Markierung mit gedrück-ter Maustaste über die nächsten beiden Zellen der Spalte. Lassen Sie dann die Maus-taste los.

8. Formatieren Sie die drei markierten Zellen fett.

Abbildung 4.28: Markieren mehrerer Tabellenzellen

9. Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8 für die Zellen D10 bis D12.


Jetzt hat die Tabelle schon ein wenig gewonnen. Aber Sie sind noch nicht ganz fertig …

Tabelleneinträge ausrichtenFür eine Word-Tabelle haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Zelleninhalt auszurichten:zum einen über die bekannten Schaltflächen in der FORMAT-Symbolleiste und über FOR-MAT/ABSATZ. Zum anderen finden Sie in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN eineReihe interessanter Optionen:

1. Blenden Sie die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN über das Anklicken der gleich-namigen Schaltfläche in der STANDARD-Symbolleiste ein.

195

Tabelle gestalten

2. Markieren Sie die Spalten B mit D in der Tabelle.

Dazu markieren Sie am besten die erste Zelle in Spalte B und ziehen die Markierungmit gedrückter Maustaste bis in die letzte Zeile.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN auf den Pfeil neben derSchaltfläche OBEN LINKS AUSRICHTEN.

Im Aufklappmenü finden Sie neun Schaltflächen, mit denen Sie den Zelleninhalt in-nerhalb der Zelle positionieren. Die Standardeinstellung ist OBEN LINKS AUSRICHTEN.

Abbildung 4.29: Die Schaltfläche zum Ausrichten des Zelleninhalts

4. Klicken Sie für das Beispiel auf die Option OBEN MITTE AUSRICHTEN.

Jetzt werden die Zelleninhalte mittig in der Zelle positioniert.

Für die Kostenaufstellung in einem Brief ist es übersichtlicher, auf die Anzeige des Tabel-lenrasters zu verzichten und genügend Abstand zwischen den einzelnen Spalten derTabelle herzustellen – die Breite des DIN-A4-Blatts lässt dies bei nur vier Spalten zu.

Spalten- und Zeilenbreite anpassenDoch zunächst wird, der größeren Übersichtlichkeit wegen, die Breite der einzelnenSpalten dem Zelleninhalt angepasst, so dass die Einträge alle einzeilig sind. Word bietetIhnen über das Dialogfeld TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN umfassende Möglichkeiten.Dies führt an dieser Stelle aber zu weit vom Thema ab: Word-Tabellen sind seltenumfassender, hier wäre Excel ohnehin das Mittel der Wahl. Für den Beispielbrief ist esausschlaggebend, dass Sie schnell und relativ unkompliziert zu einem ansprechendenErgebnis kommen:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Gitternetzlinie zwischen erster und zweiterSpalte.

Es erscheint ein Doppelpfeil. Nun können Sie die Gitternetzlinie über Ihre Mausbe-wegungen verschieben: Sie sehen eine gestrichelte Linie eingeblendet.

2. Ziehen Sie die Linie mit gedrückter Maustaste so weit nach rechts, dass alle Einträgein der Spalte in einer Zeile stehen, und lassen Sie die Maustaste los.

Nun ist die Gitternetzlinie verschoben.

3. Schieben Sie zusätzlich die rechte und linke Begrenzungslinie der Tabelle ein wenignach innen, so dass der Rand der Tabelle etwas eingerückt vom restlichen Brieftextzum Stehen kommt. Bis die Abstände passen, müssen Sie vielleicht ein paar Mal dieLinien hin- und herbewegen.

Eine weitere Möglichkeit ist, die Rahmenlinien über das Lineal zu verschieben: Kli-cken Sie hier auf die kleinen viereckigen Symbole, die die einzelnen Begrenzungs-linien des Tabellenrasters symbolisieren, und verschieben Sie sie mit gedrückterMaustaste an die gewünschte Position. Lassen Sie dann die Maustaste los.

196


Abbildung 4.30: Verschieben einer Gitternetzlinie mit der Maustaste

4. Zum Anpassen der Zeilenhöhe gehen Sie genauso vor.

Hier haben Sie nur die Möglichkeit über das Pfeilsymbol, die Markierungen auf demseitlichen Lineal lassen sich nicht verschieben.

Für das Beispiel ist die Zeilenhöhe aber angemessen, Sie müssen hier also keine wei-teren Schritte unternehmen. Die restlichen Spalten allerdings sind nicht mehr op-tisch ansprechend: Die Breite von Spalte B ist zu sehr reduziert.

5. Markieren Sie die Spalten B bis D mit der Maus.

6. Klicken Sie in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN auf die Schaltfläche SPALTEN

GLEICHMÄSSIG VERTEILEN.

Die Spalten B, C und D werden so angepasst, dass sie alle dieselbe Breite haben. (Kur-zer Hinweis: Wollen Sie dasselbe für Zeilen erreichen, klicken Sie auf die SchaltflächeZEILEN GLEICHMÄSSIG VERTEILEN.)

Abbildung 4.31: Die Spalten sind in der Breite angepasst

Wie gesagt: Sie haben in Word über die TABELLENEIGENSCHAFTEN umfassende Möglichkei-ten, Tabellen, Zeilen, Spalten und Zellen umfassend und exakt zu formatieren. Doch Siewerden im Büroalltag selten eine Word-Tabelle so genau formatieren müssen: GroßeTabellendarstellungen werden Sie ohnehin meist in Excel bewältigen. In diesem Beispielgeht es mehr darum, Ihnen zu zeigen, wie vielfältig Sie die Möglichkeiten von Word-Tabellen einsetzen können und wie schnell Sie ein optisch gelungenes Ergebnis erzielen.

197

Tabelle gestalten

Rahmenlinien bearbeitenIn einem nächsten Schritt lernen Sie die weiteren Optionen der Symbolleiste TABELLEN

UND RAHMEN kennen: Sie befassen sich mit den Rahmenlinien, denn in der kleinenTabelle wirken sich die Rahmenlinien eher irritierend aus. Daher werden sie erst einmalentfernt:

1. Markieren Sie die gesamte Tabelle.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN oder in der FORMAT-Symbol-leiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche ALLE RAHMENLINIEN.

In der Standardeinstellung fügt Word die Tabelle mit einem kompletten Rahmen ein.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche KEIN RAHMEN.

Word zeigt jetzt nur noch das Gitternetz der Tabelle an – dieses erscheint auf demBildschirm als graue Linie und dient lediglich der Orientierung.

4. Blenden Sie das Tabellengitternetz über TABELLE/GITTERNETZLINIEN AUSBLENDEN aus.

Sie sehen die Tabelle ohne jede Rahmenlinie auch auf dem Bildschirm. Zum erneu-ten Einblenden der Gitternetzlinien gehen Sie wieder über TABELLE/GITTERNETZ-LINIEN ANZEIGEN.

Abbildung 4.32: Die Beispieltabelle ohne Rahmenlinien und mit ausgeblendetem Gitternetz

Damit das Auge aber etwas Halt beim Lesen hat, fügen Sie in den Zeilen 1, 9 und 11 eineuntere Rahmenlinie ein:

1. Markieren Sie zunächst die erste Zeile, drücken dann auf die Ÿ-Taste und mar-kieren zusätzlich die Zeilen 9 und 11.

Sie erinnern sich? Sie haben das Markieren unabhängiger Textpassagen in Word inKapitel 2 im Abschnitt »Textabschnitte markieren« kennen gelernt. Dieser Mecha-nismus funktioniert auch hier.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche RAHMENLINIE UNTEN.

Jetzt werden der Tabellenkopf sowie die einzelnen Summen ersichtlich.

Wenn Sie in Ihrem Word-Dokument mit Rahmenlinien arbeiten, können Sie diesezusätzlich über die Listenfelder LINIENART, LINIENSTÄRKE und RAHMENFARBE formatieren.

Zusätzlich können die ganze Tabelle sowie einzelne Spalten, Zeilen oder Zellen mit einerHintergrundfarbe belegt werden: Klicken Sie dazu nach dem Markieren auf den Drop-

198


down-Pfeil neben der Schaltfläche FÜLLFARBE und wählen Sie einen Farbton aus derFarbpalette Schattierungsfarbe aus.

Abbildung 4.33: Eine untere Rahmenlinie für drei Zeilen einfügen

Für das Beispiel benötigen Sie diese Formatierungen nicht und damit sind Sie schon fastam Ende angekommen. Jetzt werden noch die Zeilen, die auf die untere Rahmenlinie fol-gen, optisch etwas abgesetzt:

1. Markieren Sie die Zeilen 2, 10 und 12 in der Tabelle.

2. Wählen Sie FORMAT/ABSATZ und geben Sie auf der Registerkarte EINZÜGE UND

ABSTÄNDE einen ABSTAND VOR von 6 PUNKT ein. Dieser Abstand wirkt sich positiv aufdas optische Erscheinungsbild der Tabelle aus und: Jetzt sind Sie tatsächlich fertig!

3. Speichern Sie das Dokument.

Abbildung 4.34: Die komplett formatierte Tabelle

Das Word-Dokument finden Sie unter dem Dateinamen Angebot.doc unter dem Linkwww.mut.de/fuersBuero.

Exkurs: Tipps zum Formulieren von BriefenDie formalen Vorschriften über Briefe haben Sie bereits im vorhergehenden Kapitel ken-nen gelernt. Daher an dieser Stelle nur noch der ergänzende Hinweis, dass Tabellen mitmindestens einzeiligem Abstand zum vor- bzw. nachstehenden Absatz in Briefen einge-fügt werden.

199

Tabelle gestalten

Ratgeber zum Abfassen von Geschäftskorrespondenz gibt es zahlreich, und letztlich lässtsich über Stil- und Geschmacksfragen trefflich streiten – oder auch nicht. Unbestrittenist aber, dass Ihre Korrespondenz auch als Visitenkarte Ihres Unternehmens dient undSie daher auf einen positiven Eindruck Wert legen sollten. Zumindest sollte das, was Siedem Briefempfänger sagen wollen, auch wirklich »ankommen«.

Dazu gehört, dass Sie sich im Vorfeld kurz Gedanken über den Empfänger und sich dasAnliegen bewusst machen:

b Sprechen Sie Ihren Briefpartner direkt an. Verzichten Sie ganz auf den so genannten»Wir-Stil«.

b Formulieren Sie zuvorkommend, aber präzise: Für Briefe von mehr als einer SeiteLänge brauchen Sie einen guten Grund.

b Stimmen Sie den Briefinhalt auf das Informationsbedürfnis Ihres Briefpartners ab:Verzichten Sie auf unwesentliche Details und stellen Sie klare Zusammenhänge her.Formulieren Sie Bitten oder Anweisungen klar und verständlich, so dass Missver-ständnisse ausgeschlossen sind.

b Bemühen Sie sich um einen klaren, übersichtlichen Satzbau. Der Briefinhalt sollsich beim ersten Lesen unmittelbar erschließen und nicht erst verständlich sein,wenn man Ihre Satzkonstruktionen entschlüsselt hat.

b Nennen Sie Ihr Anliegen mit wohl gesetzten Worten, aber ohne Umschweife: Ver-zichten Sie auf Umschreibungen mit wollen, möchten, würden …

b Setzen Sie aktive, verbale Formulierungen ein: Kontraproduktiv wirkt sich die stän-dige Verwendung des Passivs oder der oft verwendete bürokratische Nominalstil aus– vor allem dann, wenn Sie als aktives Unternehmen in Erscheinung treten wollen.

Nach diesen Hinweisen sind Sie bestens gerüstet: Sie haben in den letzten drei Kapitelnviele wesentlichen Funktionen von Word kennen gelernt und anhand der gewählten Bei-spiele einen ersten Eindruck gewonnen, wie Sie sie im Büro einsetzen können. Legen Siejetzt los und setzen Sie Ihre neu gewonnenen Fähigkeiten ein!

HINWEIS Regelungen für E-Mails als Geschäftsbriefersatz

Werden E-Mails als Ersatz für einen Brief eingesetzt, gelten besondereRegeln:

b Betreff: Geben Sie in Stichworten den Inhalt der E-Mail an.

b Die Anrede wird durch eine Leerzeile abgesetzt.b Schreiben Sie mit einzeiligem Zeilenabstand und ohne Trennun-

gen; zwischen einzelnen Absätzen steht – wie beim Brief – eineLeerzeile.

b Nach der Grußformel und der Namensnennung sind noch alleKommunikations- und Firmenangaben erforderlich. Wichtig dabei:die Internet- und E-Mail-Adresse.

5Umsatztabelleerstellen


Übungstabelle anlegen

Tabelle speichern und öffnen

Umsatztabelle ausfüllen: Spalten und Zeilen beschriften, Zahlenwerte eingeben und formatieren

Umsatztabelle formatieren

Umsatzzahlen berechnen


Zuerst lernen Sie alle Schritte, um vorhandene Datenstrukturiert zu erfassen: Sie beschriften die Tabelleund formatieren die Daten, die Sie für die Berech-nung der Umsatzsummen benötigen. Anschließendsteht das Formatieren von Tabellen im Zentrum desInteresses: Ist das optische Erscheinungsbild über-sichtlich, fällt Ihnen vor allem bei umfangreichenTabellenblättern die Orientierung leichter – und dieskommt Ihnen bei der folgenden Arbeit mit denRechenfunktionen des Programms zugute.

Beim Durcharbeiten des Kapitels wird vor allem beider Eingabe von Text oder der Formatierung derSchrift auf die Kenntnisse zurückgegriffen, die Sie inden Word-Kapiteln erworben haben. Ein Überblicküber die Techniken zum Bearbeiten von Tabellen run-det das Projekt Umsatztabelle ab.

202

Kapitel 5 Umsatztabelle erstellen

Die Tabellenkalkulation Excel 2003 ist das Standardprogramm der Office-Familie, wennes darum geht, Berechnungen durchzuführen oder Listen zu erstellen. In diesem Kapitellernen Sie die grundsätzliche Arbeitsweise kennen, so dass Sie am Ende schon sehr ver-siert mit dem Programm umgehen können.

Das Projekt für dieses Kapitel lautet: eine Umsatztabelle erstellen. Dabei legen Siezunächst die Basis für die Berechnungen, die Sie mit Excel durchführen werden: Sieerstellen eine Tabelle, beschriften Zeilen und Spalten, tragen Werte ein und formatierensie. Ist diese Grundlage erarbeitet, berechnen Sie Umsatzzahlen und Zielvorgaben. Auchwerden Sie eine Beispielrechnung zum Thema Mehrwertsteuer nachvollziehen.

5.1 Programmstart

Nach dem Programmstart sehen Sie – wie in allen Office-Programmen – zunächst dieStandardarbeitsoberfläche von Excel. Befassen Sie sich kurz mit dieser Ansicht, damitSie für die folgenden Arbeitsschritte eine erste Orientierung haben.

Wie der Name Tabellenkalkulation schon sagt, ist das Programm in Tabellen organisiert:Eine Excel-Datei ist eine Arbeitsmappe, die eine oder mehrere Tabellen enthalten kann(vergleichbar mit einem Word-Dokument mit mehreren Seiten). Eine einzelne Tabelleist in (vertikale) Spalten und (horizontale) Zeilen unterteilt. Das kleinste Element einerTabelle ist eine einzelne Tabellenzelle: Sie ist definiert durch die jeweilige Spalte undZeile, in der sie sich befindet.

Und damit Sie sich ein Bild machen können, wie umfangreich eine einzelne Tabelle wer-den kann: Es stehen 256 Spalten und 65 536 Zeilen pro Tabelle bereit. Darüber hinauskönnen Sie Berechnungen über mehrere Tabellen führen. Sie sehen, Sie werden kaumin die Verlegenheit kommen, dass der Platz nicht ausreicht …

1. Öffnen Sie Excel über START/ALLE PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE/MICROSOFT EXCEL

2003 oder über das EXCEL-Programmsymbol auf dem Desktop oder der Taskleiste.

Sie sehen den Excel-Startbildschirm (vgl. Abbildung 5.1). Die erste Zelle A1 ist dun-kel umrandet: Hier können Sie mit der Eingabe beginnen.

Die Arbeitsoberfläche nach dem Programmstart von Excel enthält folgende Elemente:

1 Titelleiste:In der Titelleiste des Excel-Fensters sehen Sie den Namen der geöffneten Arbeits-mappe. Nach dem Programmstart erscheint Mappe1, zu sehen in Abbildung 5.1. DieNummerierung hängt davon ab, wie viele Mappen Sie in der aktuellen Excel-Sitzungbereits angelegt haben. Haben Sie eine bereits gespeicherte Datei geöffnet, steht andieser Stelle der Dateiname.

2 Menüleiste:Wie in Word sind hier die Schaltflächen für die Befehlskategorien und das Eingabe-feld für die Direkthilfe untergebracht.

203

Programmstart

Abbildung 5.1: Der Standardbildschirm in Excel

3 Symbolleisten:In der Excel-Standardeinstellung werden die STANDARD- und FORMAT-Symbolleistein einer Zeile angezeigt, die die wichtigsten Programm- und Formatierbefehle desProgramms enthalten. Für Abbildung 5.1 wurde eine zweizeilige Darstellunggewählt.

4 Namenfeld:Hier werden die Zelladresse, der Bereich oder das Objekt angezeigt, in dem der Zell-zeiger im Augenblick steht. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, können Sie eineneue Zelladresse eingeben.

5 Bearbeitungsleiste:Beim Programmstart zu sehen ist die Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN. Die Schaltflä-chen EINGEBEN und ABBRECHEN werden erst angezeigt, sobald Sie mit der Eingabe ineine Zelle beginnen.

6 Aufgabenbereich:Er wird an der rechten Bildschirmseite zu einem bestimmten Thema eingeblendet –Sie sehen darin die Optionen des Programms im Zusammenhang.

7 Tabellenblatt:Auf dem Tabellenblatt sehen Sie zunächst den Spalten- bzw. Zeilenkopf mit derAngabe der jeweiligen Spalten- und Zeilennummer. Unmittelbar daran anschließendfinden Sie den Arbeitsbereich.

204


Zur Eingabe stehen Ihnen pro Tabellenblatt 256 Spalten und 65 536 Zeilen zur Ver-fügung; Berechnungen können zusätzlich über mehrere Tabellenblätter ausgeführtwerden. Sie haben sicherlich genügend Platz, die Daten auf dem Tabellenblatt zuerfassen, die Sie für Ihren Arbeitsbereich benötigen.

8 Navigationspfeile:Dienen zum Blättern in den einzelnen Tabellen (Registern). Diese Anzeige funktio-niert, sobald die Anzahl der Register nicht mehr im nebenstehenden BlattregisterPlatz findet.

9 Blattregister:Klicken Sie den jeweiligen Kartenreiter zum Einblenden der Tabelle auf derArbeitsoberfläche an. Wenn Sie eine Arbeitsmappe mit vielen Registern haben undes werden nicht alle angezeigt, dann setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennliniezwischen Blattregister und Bildlaufleiste. Sobald der kleine Doppelpfeil erscheint,können Sie das Blattregister nach rechts erweitern (bzw. wieder verkürzen, wennSie die Maus in die andere Richtung bewegen).

A Bildlaufleisten:Über Ziehen des Bildlauffelds navigieren Sie auf dem Tabellenblatt – in horizontaleroder vertikaler Richtung.

B Statusleiste:Hier stehen die Meldungen des Programms. So finden Sie z.B. rechts unten die Sum-menangabe für markierte Zellen.

TIPP Bildschirmanzeige über Ansicht-Menü anpassen

Neben dem Anpassen von Menü- und Symbolleisten (siehe Kapitel 1,Abschnitt »Bildschirmoberfläche: grundlegende Arbeitstechniken«) könnenSie Ihre Bildschirmanzeige noch über das ANSICHT-Menü steuern: Sie wählendurch Anklicken, welche der vorgestellten Elemente (BEARBEITUNGSLEISTE,STATUSLEISTE oder AUFGABENBEREICH) Sie einblenden wollen und welchenicht.

Darüber hinaus bietet Excel Ihnen zwei Ansichtsmodi an: In der Normalan-sicht sehen Sie das Tabellengitternetz, die Seitenumbruchvorschau hingegenliefert Ihnen einen ersten Überblick über die Aufteilung der Tabelle auf dergedruckten Seite.

205

Neue Übungstabelle anlegen

5.2 Neue Übungstabelle anlegen

Nach dem Starten von Excel ist das Programm sofort zur Eingabe bereit. Wenn Siebereits eine Tabelle bearbeitet haben, legen Sie für die Übungstabelle eine neue Arbeits-mappe an:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU in der Standardsymbolleiste.

Oder Sie gehen über die Menüleiste:

Mit DATEI/NEU öffnet sich der Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE. Klicken Sie hierunter NEU auf den Eintrag LEERE ARBEITSMAPPE.

Abbildung 5.2: Eine neue Arbeitsmappe über den Aufgabenbereich anlegen

Sie können sofort mit der Arbeit beginnen. Zelle A1 ist durch einen Rahmen mar-kiert. Dies signalisiert die so genannte aktive Zelle, d.h. Ihre Eingaben werden in die-ser Zelle eingefügt.

5.3 Übungstabelle speichern

Bevor Sie aber wichtige Daten in Ihre Tabelle schreiben, empfiehlt sich das Speichernunter dem ausgewählten Dateinamen. So können anschließend wichtige Zwischen-schritte beim Bearbeiten ganz leicht über die Tastenkombination Ç+S oder dieSchaltfläche SPEICHERN gesichert werden.

1. Speichern Sie die Übungsdatei unter dem Namen Umsatztabelle in einem OrdnerBeispieltabellen, den Sie in Ihrem Ordner Eigene Dateien anlegen – oder wählen Sieeinen individuellen Speicherort auf Ihrem Rechner. Setzen Sie dazu die SchaltflächeSPEICHERN oder den Menübefehl SPEICHERN UNTER ein.

Der Ordner Eigene Dateien ist zunächst als Standardspeicherort festgelegt (s.h. auchKapitel 1, Abschnitt »Dateien und Ordner organisieren«).

206


2. In dem Dialogfeld SPEICHERN UNTER tippen Sie unter DATEINAME Umsatztabelle ein.

3. Als Dateityp ist bereits Excel-Arbeitsmappe (*.xls) voreingestellt.

Als Alternative wählen Sie über den Dropdown-Pfeil einen anderen Typ aus dem Lis-tenfeld. Dort sind alle zulässigen Dateitypen verzeichnet: Wichtig ist neben dem*.xls-Format für Sie noch die Endung *.xlt für Mustervorlagen.

4. Klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Nun ist die ganze Arbeitsmappe mit allen Tabellenblättern in den Beispieltabellenunter dem Dateinamen Umsatztabelle gespeichert. Das Dialogfeld SPEICHERN UNTER

wird geschlossen. In der Titelleiste ist jetzt der Dateiname verzeichnet.

HINWEIS Allgemeine Programmeinstellungen unter Extras/Optionen

Wenn Sie auf Ihrem Rechner eine andere Ordnerstruktur zum Spei-chern Ihrer Excel-Dateien festlegen wollen: Den Standardspeicherortändern Sie unter EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte ALLGEMEIN.Markieren Sie dazu den Eintrag unter STANDARDSPEICHERORT undüberschreiben Sie diese Angabe direkt mit dem Pfad für den neuenOrdner.

.

Abbildung 5.3: Ändern des Standardspeicherorts

Darüber hinaus haben Sie auf dieser Registerkarte noch Einfluss aufweitere Programmeinstellungen: Unter BLÄTTER IN NEUER ARBEITS-MAPPE können Sie die Zahl der Tabellen festlegen, die beim Anlegeneiner Datei generiert werden sollen, und damit die Standardeinstel-lung von Tabellen verändern. Auch bestimmen Sie hier eine abwei-chende STANDARDSCHRIFTART für Ihre Tabellen von der Standard-schriftart Arial, 10 Punkt. Und: Haben Sie Ihren Namen unterBENUTZERNAME eingetragen, steht dieser immer in den Dateieigen-schaften der Excel-Datei.

207

Übungstabelle öffnen

Abbildung 5.4: Die Titelleiste der Übungstabelle

5. Zum Beenden Ihrer Arbeit an der Umsatztabelle klicken Sie auf SCHLIESSEN in derSTANDARD-Symbolleiste oder gehen über DATEI/SCHLIESSEN.

Die Datei wird damit gespeichert und beendet.

5.4 Übungstabelle öffnen

Um die Kalkulation wieder zu öffnen, stehen Ihnen – wie in Kapitel 2 im Abschnitt»Word-Datei öffnen« beschrieben – die Wege über die ÖFFNEN-Schaltfläche, die Menü-leiste (DATEI/ÖFFNEN) oder die Tastenkombination Ÿ+O zur Verfügung:

1. Wählen Sie im Dialogfeld ÖFFNEN zunächst den Ordner Beispieltabellen aus, in demdie Datei gespeichert ist.

2. Markieren Sie Umsatztabelle und klicken Sie auf ÖFFNEN (vgl. Abbildung 5.5).

Abbildung 5.5: Die Umsatztabelle öffnen

TIPP Anlegen einer neuen Datei mit SPEICHERN UNTER

Die Schaltfläche SPEICHERN UNTER können Sie nicht nur zum Speichern einerneuen Excel-Tabelle einsetzen. Damit lässt sich auch eine Kopie der beste-henden Datei unter einem anderen Namen anlegen (etwa um diese in einenanderen Zusammenhang zu differenzieren). Sobald Sie eine geöffnete Dateiüber das Dialogfeld SPEICHERN UNTER unter einem neuen Namen gespeicherthaben, wird die Ursprungsdatei geschlossen und Sie arbeiten mit einer neuangelegten Tabelle.

Aber Achtung: Vergessen Sie nicht, die Quelldatei zu speichern, bevor Sie aufSPEICHERN UNTER klicken. Sonst werden Änderungen, die Sie in der Quellda-tei nach dem letzten Speichern vorgenommen haben, nur in die neue Dateiübernommen. Die Quelldatei bleibt in dem Zustand vor dem letzten Spei-chern.

208


Haben Sie die Excel-Datei erst kürzlich bearbeitet, ist die Datei in der Liste der zuletztbearbeiteten Dateien verzeichnet, die Sie am Ende des DATEI-Menüs oder im Aufga-benbereich ERSTE SCHRITTE unter ÖFFNEN finden. Durch einen Doppelklick auf denListeneintrag wird die Datei direkt geöffnet (vgl. Abbildung 5.6).

Abbildung 5.6: Öffnen der Umsatztabelle über den Aufgabenbereich Erste Schritte

Damit ist die Umsatztabelle wieder geöffnet und für die Dateneingabe bereit.

Ein Tabellenblatt in Excel ist in Spalten und Zeile unterteilt, die jeweils im Spalten- bzw.Zeilenkopf durchgängig mit Buchstaben bzw. Ziffern gekennzeichnet werden. Bearbeitetwird die Tabelle immer in der so genannten aktiven Zelle, in der der Cursor steht. Dieseist gleichzeitig immer im Namenfeld auf dem Excel-Bildschirm angegeben.

Im nächsten Abschnitt lernen Sie, wie Sie eine Tabelle anlegen und anschließend Werteeingeben. Dabei werden Sie sehen, dass die Formatierung Ihrer Eingaben – auch in denWord-Abschnitten dieses Buches war dies schon ein wichtiger Themenbereich – inExcel eine entscheidende Rolle dafür spielt, dass Sie die umfangreichen Funktionen desProgramms richtig einsetzen können.

HINWEIS Mauszeiger in Excel

Wenn Sie die einzelnen Schritte der Umsatztabelle am eigenen Bild-schirm mitverfolgt haben, ist es Ihnen sicherlich schon aufgefallen:Der Mauszeiger nimmt in Excel die verschiedensten Formen an.Damit Sie dieses Aussehen zuverlässig einordnen können, nachfol-gend ein Überblick:

209

Umsatztabelle ausfüllen

5.5 Umsatztabelle ausfüllen

In die Zellen einer Excel-Tabelle können Sie Text, Zahlen oder Formeln eingeben. Ein-tippen können Sie diese Angaben entweder in die Bearbeitungsleiste oder direkt in dieZelle. Damit Sie aber überhaupt beginnen können zu rechnen, ist es zunächst wichtig,dass Sie dem Programm die nötigen Angaben zur Verfügung stellen.

Dabei arbeitet Excel bei der Eingabe nach einem etwas anderen Prinzip als beispiels-weise Word: Der eingegebene Zelleninhalt wird vom Programm einem bestimmtenDatentyp zugeordnet, der normalerweise mit dieser Art Eingabe verbunden ist. So unter-scheidet das Programm zwischen Zahlen, Text, Datumseingaben und Formeln. DieseInformationen werden automatisch in spezielle Formatierungen umgesetzt. Geradewenn Sie mit dem Umgang mit Excel noch nicht so erfahren sind, ist dieser Automatis-mus eine potentielle Fehlerquelle – wenn auch alles nach streng logischen Gesichtspunk-ten abläuft. In den nächsten Abschnitten werden Sie sich daher auch damit befassen, dasZusammenspiel zwischen Zelleninhalt und Zellformatierung in Ihrem Sinne zu steuern.

Spalten und Zeilen beschriftenText in Tabellen hat – mit Ausnahme von Listen und Datenbanken – die Aufgabe, dieZahlenwerte der Tabelle näher zu erläutern und zu gliedern.

Grundsätzlich geben Sie Text genauso ein, wie Sie das von der Textverarbeitung hergewöhnt sind: Text wird immer an der Cursorposition eingefügt.

Mauszeiger Funktion

Balkenkreuz Markieren einer Zelle

Einfaches Pfeilsymbol Markieren einer Zeile oder Spalte

Doppelpfeil Verschieben der Trennlinie zwischen Zeilen oder Spalten

Vierfachpfeil Verschieben der markierten Zellen

Kreuz Aktivieren der Kopierfunktion

Strichsymbol Cursor bei Eingaben in die Zelle

Tabelle 5.1: Die Funktionen des Mauszeigers in Excel

TIPP Programmstart über Windows-Explorer

Haben Sie Excel noch nicht gestartet, lässt sich das Öffnen einer Arbeits-mappe auch mit dem Programmstart kombinieren: Gehen Sie dazu über denWindows-Explorer und blenden Sie dort den Ordner Beispieltabellen ein, indem Sie die Umsatztabelle gespeichert haben. Ein Doppelklick auf denDateinamen öffnet Programm und Datei gleichzeitig.

210


1. Nach dem Öffnen der Umsatztabelle ist Zelle A1 bereits aktive Zelle.

Sie sehen die Markierung um die Zelle. Auch wird der Mauszeiger zu einem kleinenBalkenkreuz: ein Zeichen, dass Sie mit dem Tippen in diese Zelle sofort beginnenkönnten.

2. Schreiben Sie in Zelle A1 die Überschrift: Umsätze 2004 und 2005.

Die Schrift führt über die Zellenlänge hinaus.

Abbildung 5.7: Die Überschrift in Zelle A1

Wichtig in Excel: Sie müssen jede Eingabe für das Programm bestätigen.

3. Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf EINGEBEN.

Die Eingabe wird bestätigt und in die aktive Zelle übernommen. Bei der Option EIN-GEBEN bleibt die Zelle weiter aktiv, und Sie könnten sie z.B. zusätzlich formatieren.

Excel erkennt dabei automatisch, dass Sie Text in die Zelle eingegeben haben, undrichtet die Schrift linksbündig aus – für die Überschrift zugegebenermaßen schlechtzu erkennen, aber die folgenden Eingaben machen dies für Sie sicherlich noch deut-lich.

Solange Sie in die nebenstehenden Zellen noch nichts eingegeben haben, wird die ein-gegebene Überschrift vollständig angezeigt. Sobald in diesen Zellen Text, Zahlen oderberechnete Werte stehen, werden nur die ersten Zeichen der Überschrift eingeblendet,der Rest »verschwindet« hinter der nächsten Zelle in der Zeile. Den vollständigen Inhaltder aktiven Zelle sehen Sie aber immer in der Bearbeitungsleiste.

4. Darüber hinaus haben Sie in Excel noch andere Möglichkeiten, Ihre Eingaben in dieaktive Zelle zu übernehmen:

b Drücken der Æ-Taste: Im Unterschied zu der Schaltfläche EINGEBEN wird aber an-schließend diejenige Zelle aktiv, die in der Spalte eine Zeile tiefer steht.

b Drücken der Å-Taste: Das bestätigt ebenfalls die Eingabe und aktiviertanschließend die Zelle, die in der gleichen Zeile rechts steht. Da die Å-Tastebeim Eingeben von Formeln nicht immer zuverlässig arbeitet, vermeiden Siediese Methode am besten.

b Drücken der Pfeiltasten: Drücken einer Pfeiltaste bestätigt die Eingabe und akti-viert anschließend die Zelle, die durch die Pfeilrichtung vorgegeben ist. Da diePfeiltasten beim Eingeben von Formeln nicht immer zuverlässig arbeiten, ver-meiden Sie diese Methode am besten.

211


Abbildung 5.8: Die Überschrift nach dem Drücken von Enter

5. Haben Sie sich bei der Eingabe geirrt, klicken Sie auf ABBRECHEN.

Damit machen Sie Eingaben, die Sie in die Bearbeitungsleiste für die aktive Zelle ein-gegeben haben, sofort rückgängig: Die Zelle ist wieder leer, wenn Sie gerade den gan-zen Inhalt eingegeben haben. Wurde der Inhalt der Zelle nur bearbeitet, machen Siemit ABBRECHEN die Änderungen vor dem letzten Bestätigen rückgängig.

6. Mit Drücken der ®-Taste entfernen Sie immer den kompletten Inhalt einer Zelle.

Die Überschrift für die Tabelle ist fertig. Es folgen neue Texteingaben, so dass Sie in dennächsten Schritten nicht nur weitere Möglichkeiten für die Texteingabe kennen lernen,sondern auch gleichzeitig das Raster für die Werte der Tabelle fertig stellen.

Für eine weitere Überschrift lassen Sie eine Zeile frei und setzen die Texteingabe in Zeile3 fort. Dazu müssen Sie Zelle A3 erst aktivieren, der Cursor steht zunächst in einer ande-ren Zelle. Dazu haben Sie die folgenden Optionen:

1. Klicken Sie mit der Maus in die betreffende Zelle, hier Zelle A3.

Oder: Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten zu der gewünschten Zelle.

Oder: Geben Sie die Zelladresse A3 direkt in das Namenfeld ein und drücken dieÆ-Taste.

2. Tippen Sie in die aktive Zelle A3 Warengruppe 1 ein.

3. Drücken Sie zum Bestätigen die Æ-Taste.

ACHTUNG Enter-Taste oder Eingeben-Schaltfläche automatisch betätigen!

Die Möglichkeiten zum Bestätigen der Eingaben in die Zelle haben Siebei der Eingabe der Überschrift bereits ausführlich kennen gelernt.Im weiteren Verlauf dieses und der nächsten Excel-Kapitel wird beider Darstellung von Eingaben darauf verzichtet, auf diesen zwingendnotwendigen Schritt zusätzlich hinzuweisen.

212


Da das Unternehmen drei Filialen betreibt, kommen in der Zeile unter der zweiten Über-schrift die drei Standorte zu stehen:

4. Schreiben Sie Berlin in Zelle B4, Hamburg muss in Zelle C4 stehen und Frankfurtin D4.

Abbildung 5.9: Die Spalten sind beschriftet: Die Umsatztabelle wird die Werte für Warengruppe 1 an drei Standorten ausweisen

Damit haben Sie die Spalten für die Umsatztabelle erst einmal fertig beschriftet. Jetztlegen Sie noch die Zeitbezüge in der ersten Spalte fest. Dazu setzen Sie eine weitereFähigkeit von Excel ein: Sie können Datenreihen mit Hilfe mitgelieferter Listen automa-tisch ausfüllen und brauchen dies nicht manuell in die Zellen einzutippen.

Die Werte sollen für alle vier Quartale 2004 und die beiden ersten Quartale 2005 in derTabelle erfasst werden:

1. Aktivieren Sie Zelle A5.

2. Geben Sie ein: 1. Quartal 2004, und klicken Sie zum Bestätigen auf EINGEBEN.

Diese Schaltfläche ist optimal, denn die Zelle muss für den nächsten Schritt aktivbleiben.

3. Setzen Sie den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen in der rechten unteren Ecke derZellumrandung: Der Mauszeiger wird zu einem Fadenkreuz.

Abbildung 5.10: Jetzt können Sie Datenreihen generieren

4. Klicken Sie mit der Maustaste und ziehen Sie die Markierung bis in Zelle A10.

5. Lassen Sie dann die Maustaste los.

Word »erkennt« den Anfangswert und setzt die Reihe systematisch und chronologischfort. Die QuickInfo-Anzeige zeigt die Zelleninhalte parallel zur Mausbewegung an.

213


Abbildung 5.11: Excel generiert eine Datenreihe

Am Ende der Datenreihe sehen Sie einen Smarttag eingeblendet.

6. Setzen Sie den Mauszeiger auf den Smarttag und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil.

Sie sehen eine Reihe von Wahlmöglichkeiten (diese variieren je nach Aktionszusam-menhang), die ausgeführte Option ist aktiviert. DATENREIHE AUSFÜLLEN bedeutet indiesem Zusammenhang: Die Reihe wird auf Basis der ersten Zelle systematisch fort-gesetzt und alle Formatierungen der Ausgangszelle werden dabei mit übertragen.

HINWEIS Smarttags anzeigen

In der Standardeinstellung von Excel werden Smarttags, vom Pro-gramm Optionen-Schaltflächen genannt, angezeigt. Die Anzeige akti-vieren Sie unter EXTRAS/OPTIONEN/BEARBEITEN (siehe auch Kapitel 1,Abschnitt »Smarttags einsetzen«).

Abbildung 5.12: Smarttags werden unter Extras/Optionen/Einstellungen aktiviert

214


Abbildung 5.13: Excel hat im vorliegenden Fall eine Datenreihe ausgefüllt

Die weiteren Optionen lauten:

b ZELLEN KOPIEREN: Inhalt und Formatierung der Ausgangszelle werden unverän-dert in die anderen Zellen übertragen.

Abbildung 5.14: Zellen kopieren

b NUR FORMATE AUSFÜLLEN: Hier wird nur die Formatierung der Ausgangszelle indie markierten Zellen übertragen, die Zellen selbst bleiben leer.

b OHNE FORMATIERUNG AUSFÜLLEN: Die Inhalte werden angepasst und in die Zellengeschrieben wie bei der Option DATENREIHE AUSFÜLLEN, jedoch ohne die Forma-tierung zu übertragen.

Die Fähigkeit von Excel, Datenreihen zu generieren, sollten Sie beim Anlegen Ihrer eige-nen Tabellen gezielt einsetzen: Sie ersparen sich so viel Tipparbeit – und den einen oderanderen Fehler, der beim Eingeben langer Reihen wahrscheinlich nicht zu vermeidenist. Excel erkennt in der Regel alle Schreibweisen für Datums- bzw. Zeitangaben sowieWochentage (hier auch Abkürzungen). Beim Generieren einer Datenreihe beginnt dasProgramm mit dem Wert, der chronologisch auf den Anfangswert folgt: Leiten Sie dieDatenreihe zum Beispiel von dem Zelleninhalt Dienstag ab, so wird die Reihe mit Mitt-woch fortgesetzt.

TIPP Datenreihen mit Zahlen

Datenreihen funktionieren auch mit Zahlen. Allerdings müssen Sie Excelhier zwei Werte zur Verfügung stellen, damit die Zahlenfolge berechnet wer-den kann. Geben Sie also zunächst die ersten beiden Werte für die Zahlen-reihe in die Zellen ein und klicken dann auf das Ausfüllkästchen. Die Zahlen-reihe wird linear fortgesetzt bis zum Ende der gewählten Markierung.

215


Das Raster für die Umsatztabelle ist erstellt. Jetzt gehen Sie daran, die zugehörigenWerte einzugeben. Stören Sie sich nicht an dem unausgegorenen Erscheinungsbild derTabelle, formatiert wird im Anschluss an die Eingaben.

Werte eingebenDamit Excel später »rechnen« kann, müssen Sie zunächst die Berechnungsgrundlageeingeben. Dabei müssen Sie bei der Eingabe von Zahlen zwei Schritte sorgfältig vonein-ander unterscheiden: Zuerst geben Sie den Wert ein, und anschließend definieren Siediesen Wert über ein zugewiesenes Zahlenformat. Zahlen formatieren in Excel heißtaber nicht nur, dass Sie die Schreibweise definieren, sondern dass Sie damit gleichzeitigfestlegen, wie dieser Wert bei späteren Rechenoperationen verarbeitet wird.

In diesem Abschnitt geht es aber zunächst darum, die Umsatzzahlen für Warengruppe1 in die Tabelle einzufügen:

1. Aktivieren Sie Zelle B5.

2. Geben Sie den Wert 34500,98 ein.

Wichtig in Excel: Geben Sie ausschließlich den »reinen« Wert der Zahlen ein! Ver-zichten Sie auf Tausenderpunkte, Währungszeichen oder andere Formatierungszei-chen. Diese Formatierungen weisen Sie in einem getrennten Arbeitsschritt zu, dannsind Sie immer auf der »sicheren« Seite.

3. Drücken Sie auf die Æ-Taste oder auf die Schaltfläche EINGEBEN.

Excel »erkennt«, dass es sich bei der Eingabe um eine Zahl handelt, und platziert sierechtsbündig in der Zelle. Und je nachdem, wie viele Stellen der eingegebene Werthat, wird sie in unterschiedlicher Schreibweise wiedergegeben.

Solange Sie der Zahl kein besonderes Zahlenformat zugewiesen haben, formatiert Exceldie Zahlen nach dem Standardformat: Es werden bis zu 9 Dezimalstellen angezeigt. Zah-len, die mehr Stellen enthalten, als Platz in der Zelle ist, werden im Exponentialschreib-weise angezeigt. Reicht auch dafür der Platz nicht aus, sehen Sie eine Folge von #-Zei-chen. Zusätzlich werden im Standardformat folgende Schreibweisen verwendet:

b Die führende Null oder die Null an der letzten Nachkommastelle einer Zahl wirdnicht angezeigt.

b Geben Sie eine Zahl größer als 999 ein, werden bei der Standardformatierung keineTausenderpunkte zugewiesen.

b Wenn Sie eine Prozentzahl eingeben, wird die Zahl in der Standardformatierung inDezimalschreibweise angegeben.

b Negative Werte geben Sie mit einem Minuszeichen vor der Zahl ein.

216


Nach diesen umfassenden Erläuterungen zurück zur praktischen Arbeit:

4. Geben Sie alle Werte für Warengruppe 1 ein.

Diese sehen Sie in Abbildung 5.16. Achten Sie darauf, dass Sie nur die reinen Zah-lenwerte eingeben.

Damit haben Sie Excel mit allen notwendigen Daten gefüttert.

Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem DateinamenUmsatztabelle1.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

HINWEIS Standardzahlenformatierung der Systemeinstellungen

Die Standardformatierung in Excel beruht auf den Windows-System-einstellungen, in denen die Ländereinstellung (für das Buch DEUTSCH

(DEUTSCHLAND)) festgelegt wurde. Sie lassen sich zum einen über dieÄnderung der Länderkennung den regionalen Gegebenheiten anpas-sen oder Sie legen im Dialogfeld REGIONALE EINSTELLUNGEN ANPASSEN

eine benutzerdefinierte Verwendung fest.

Abbildung 5.15: Die Standardzahlendarstellung in der Windows-Länderkennung Deutsch (Deutschland)

Unter diesen Einstellungen werden für die Zahlenformatierung inExcel übernommen:

b Das Komma als Dezimaltrennzeichenb Der Punkt als Trennzeichen für die Zifferngruppierung, wenn das

gewählte Zahlenformat ein Trennzeichen bei Tausenderschrittenvorsieht

217


Abbildung 5.16: Die beschriftete Tabelle mit Umsatzzahlen

5.6 Umsatztabelle formatieren

Der nächste Schritt: Sie bringen die Tabelle in Form: Das heißt zum einen – und das istfür die Funktionalität von Excel der wichtigere Schritt –, dass Sie die eingegebenenWerte in der Beispieltabelle als Währung formatieren, damit das €-Symbol erscheint.Zum anderen ist das optische Erscheinungsbild der Tabelle noch nicht übersichtlich.Auch daran werden Sie in den nächsten Abschnitten arbeiten.

Um aber Formatierungen zuweisen zu können, begegnet Ihnen eine längst vertrauteTechnik: das Markieren.

Voraussetzung: Zellen markieren Zunächst: Grundsätzlich funktioniert das Markieren in den Office-Programmen immernach demselben Prinzip. Wenn Sie bereits die Word-Kapitel in diesem Buch durchgear-beitet haben, ist Ihnen das Wesentliche längst vertraut: Anklicken und Ziehen mit derMaus.

Dennoch gibt es für die Excel-Arbeitsoberfläche noch einige Tricks, die Ihnen im Folgen-den kurz vorgestellt werden.

Markieren mit der Maus

Grundsätzliches Vorgehen mit der Maus ist:

1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, die Sie formatieren wollen.

Der Markierungsrahmen zeigt Ihnen nicht nur an, dass Sie in diese Zelle etwas ein-tippen können, sondern dass auch Formatierungsbefehle angenommen werden.

2. Ziehen Sie zum Markieren eines größeren Bereichs den Zellcursor mit gedrückterMaustaste über die Zellen, die Sie in die Markierung einbeziehen wollen.

Während des Markierens zeigt das Namenfeld an, wie viele Spalten und Zeilen in derMarkierung enthalten sind.

218


Abbildung 5.17: Markieren in Excel – im Namenfeld stehen die Anzahl der Zeilen und Spalten, in der Bearbeitungsleiste der Inhalt der ersten markierten Zelle

3. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie das gewünschte Ende der Markierungerreicht haben.

Sie sehen einen Markierungsrahmen um alle markierten Zellen. Bis auf die ersteZelle ist der ganze Bereich farblich hinterlegt (hellblau in der Standardeinstellung).

Wenn die Markierung bei sehr umfangreichen Tabellen über die Bildschirmanzeigehinausgeht, ziehen Sie den Zellzeiger über den jeweiligen Rand hinaus. Sie scrollendamit die Tabelle weiter.

Damit der Vorgang nicht zu schnell geht, halten Sie den Zellzeiger auf die jeweiligeBildlaufleiste.

Hat Ihre Maus ein Rädchen, so können Sie hierüber ebenfalls die Bewegung nachoben oder unten steuern.

Neben diesem allgemeinen Verfahren gibt es noch die Möglichkeit, verschiedene defi-nierte Bereiche gezielt über die Maus zu markieren. Eine Übersicht finden Sie in Tabelle5.2.

Gegenstand Vorgehen

Zelle Anklicken mit der Maus

Zeile Anklicken der Zeilennummer im Zeilenkopf

Mehrere Zeilen Anklicken der Zeilennummer und anschließendes Ziehen mitgedrückter Maustaste bis zur letzten Zeile innerhalb der Markie-rung. Excel zeigt während des Markierens an, wie viele Zeilen bis-her erfasst wurden.

Spalte Anklicken der Spaltennummer im Spaltenkopf

Tabelle 5.2: Einfaches Markieren mit der Maus

219


Markieren mit der Tastatur

Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten, dann gehen Sie in Excel wie folgt vor:

1. Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten zu der Zelle vor, an der die Markierung begin-nen soll.

2. Drücken Sie gleichzeitig Á + Pfeiltaste.

Die Markierung geht von der aktiven Zelle aus und bewegt sich mit jedem Klick inRichtung der Pfeiltaste eine Zelle weiter.

Die Markierung wird je nach gewählter Pfeiltaste erweitert bzw. wieder zurückge-nommen.

Neben diesem grundsätzlichen Vorgehen können Sie mit Tastenkombinationen gezieltund schnell markieren, siehe hierzu Tabelle 5.3.

Mehrere Spalten Anklicken der Spaltennummer und anschließendes Ziehen mitgedrückter Maustaste bis zur letzten Spalte innerhalb der Markie-rung. Excel zeigt während des Markierens an, wie viele Spalten bis-her erfasst wurden.

Ganze Tabelle Klicken Sie links in die Zelle, in der sich Spalten- und Zeilenkopfschneiden.

Gegenstand Vorgehen

Zelle Ansteuern über die Pfeiltasten oder die Æ-Taste

Zeile Aktivieren Sie über die Tastatur eine Zelle in der gewünschtenZeile und drücken Sie dann Á+Leertaste.

Mehrere Zeilen Aktivieren Sie über die Tastatur eine Zelle in der Zeile, in der dieMarkierung beginnen soll, und drücken Sie dann Á+Leertaste.Halten Sie die Á-Taste gedrückt und erweitern Sie die Markie-rung über die Pfeiltasten.

Spalte Aktivieren Sie über die Tastatur eine Zelle in der gewünschtenSpalte und drücken Sie dann Ÿ+Leertaste.

Mehrere Spalten Aktivieren Sie über die Tastatur eine Zelle in der Zeile, in der dieMarkierung beginnen soll, und drücken Sie dann Ÿ+Leertaste.Drücken Sie anschließend die Á-Taste und erweitern Sie dieMarkierung über die Pfeiltasten.

Ganze Tabelle Ÿ+A

Tabelle 5.3: Einfaches Markieren mit der Tastatur

Gegenstand Vorgehen

Tabelle 5.2: Einfaches Markieren mit der Maus (Forts.)

220


Welches Verfahren Sie bevorzugen, werden Sie sicherlich im Verlauf Ihrer Arbeit mitExcel herausfinden.

Markieren über das Namenfeld

In Excel können Sie über die bekannten Möglichkeiten der Maus und der Tastatur hin-aus das Namenfeld einsetzen, um einen Zellbereich zu markieren:

1. Markieren Sie die aktuelle Angabe im Namenfeld durch Anklicken.

Die Angabe der aktiven Zelle im Namenfeld ist markiert und kann überschriebenwerden.

2. Geben Sie die Zelle an, an der die Markierung starten soll.

3. Tippen Sie anschließend einen Doppelpunkt – in Excel das Zeichen für einenBereich.

4. Geben Sie den Zellbezug an, an der die Markierung enden soll.

Abbildung 5.19: Eingabe des Zellbereichs über das Namenfeld

5. Drücken Sie Æ.

HINWEIS Markieren unabhängiger Bereiche

Auch in Excel ist es möglich, mehrere unabhängige Bereiche zu mar-kieren. Markieren Sie zunächst den ersten Tabellenbereich wiegewohnt – entweder über die Maus oder die Tastatur. Drücken SiedannŸ, halten Sie die Taste gedrückt und markieren jetzt erneut.Dieses erweiterte Markieren können Sie beliebig oft wiederholen. AmEnde des Markierungsvorgangs ist die erste Zelle in dem Bereichaktiv, der zuletzt markiert wurde.

Abbildung 5.18: Mehrfachmarkierung in Excel

Auf diese Weise können Sie mehrere Bereiche gleichzeitig für einenFormatierungsvorgang erfassen.

221


Die Markierung ist erfolgt. Im Namenfeld steht die erste Zelle, an der die Markierungbeginnt, in der Bearbeitungsleiste der Inhalt dieser Zelle.

Nachdem Sie das Wesentliche über das Markieren in Excel erfahren haben, geht esgleich an die Arbeit: Zunächst befassen Sie sich mit der Zahlenformatierung – der wich-tigen Voraussetzung dafür, dass Sie später auch zuverlässig mit dem Programm rechnenkönnen.

Umsatzzahlen formatierenDamit Zahlen richtig berechnet werden, müssen sie entsprechend formatiert sein. Fürdas Beispiel hat Excel die Standardformatierung verwendet.

Es muss in der Tabelle aber noch zum Ausdruck gebracht werden, dass es sich umUmsatzzahlen handelt. Neben der Eingabe des Zahlenwerts ist die Formatierung inExcel die zweite (notwendige) Informationsschicht.

Die Zahlenformate, die am häufigsten benutzt werden, finden Sie in der FORMAT-Sym-bolleiste. Weitere Möglichkeiten stehen unter FORMAT/ZELLEN auf der Registerkarte ZAH-LEN.

1. Markieren Sie die Werte der Umsatztabelle: Die Markierung beginnt in Zelle B5 undendet bei D10.

2. Klicken Sie in der FORMAT-Symbolleiste auf das €-Symbol.

Das Eurozeichen wird mit in der Zelle angezeigt. Gleichzeitig wurden ein Tausender-trennzeichen und zwei Dezimalstellen eingeführt (auch Nullen in den Nachkomma-stellen). Die Zellen sind mit dem Datentyp Buchhaltung formatiert: Das bedeutet,dass die Währungsbeträge in einer Spalte untereinander stehen.

Abbildung 5.20: Die Werte in der Umsatztabelle sind als Währung formatiert

Nun »weiß« Excel, dass es sich bei den Zahlen innerhalb des markierten Bereichs ummonetäre Werte handelt.

HINWEIS Zwei Arbeitsschritte: Zahlenwerte eingeben und formatieren

Eingegebene Werte sind in Excel immer mit einem Zahlenformatunterlegt. Ist es einmal zugewiesen, bleibt es für diese Zelle so langeerhalten, bis es aktiv geändert oder gelöscht wird – unabhängig derEingabe eines konkreten Werts.

222


EXKURS EUR oder € als Währungszeichen?

In den Ländereinstellungen der Microsoft Windows-Systemsteuerungwird neben der bereits erwähnten Zahlenformatierung festgelegt, obdas Eurozeichen vor oder nach der Zahl angezeigt wird und ob zwi-schen Zahl und Symbol ein Leerzeichen steht. Auch das Dezimal- unddas Tausendertrennzeichen werden in den Ländereinstellungen derSystemsteuerung festgelegt.

Die offizielle Abkürzung für den Euro ist EUR (und dies entsprichtauch der ISO-Norm) und dieses können Sie in Tabellen ebenso ver-wenden wie das Eurosymbol €. Eine allgemein verbindliche Regelungzur Schreibweise gibt es nicht. Auch nicht, ob das Zeichen vor oderhinter dem Betrag steht.

Über die EURO-Schaltfläche weisen Sie in Excel das Symbol und dieFormatierung »Währung« zu. Die Schaltfläche WÄHRUNG dagegen über-nimmt für die Darstellung diejenigen Einstellungen, die Sie in der Win-dows-Ländereinstellung getroffen haben. Dabei spielt sie ihre volleBedeutung erst im Zusammenhang mit Formatvorlagen aus.

Um diese Angaben zu ändern, gehen Sie über die START-Schaltflächeund wählen in der SYSTEMSTEUERUNG die DATUMS-, ZEIT-, SPRACH- UND

REGIONALEINSTELLUNGEN (auf diesem Weg kommen Sie auch zu demDialogfeld ZAHLEN, das Sie in Abbildung 5.15 sehen):

1. Klicken Sie auf den Eintrag FORMAT FÜR DATUM, ZAHLEN UND ZEIT

ÄNDERN.

Im Dialogfeld REGIONS- UND SPRACHOPTIONEN sehen Sie auf derRegisterkarte REGIONALE EINSTELLUNGEN die aktuell eingestellteLÄNDEREINSTELLUNG sowie unter BEISPIELE alle gewählten Schreib-weisen.

2. Klicken Sie zum Verändern einer dieser Einstellungen auf dieSchaltfläche ANPASSEN neben der Länderkennung.

Im Dialogfeld REGIONALE EINSTELLUNGEN ANPASSEN haben Sie aufder Registerkarte WÄHRUNG Einfluss auf die Darstellung unter derSchaltfläche WÄHRUNG in Excel.

3. Geben Sie unter WÄHRUNGSSYMBOL EUR in Großbuchstaben ein.


Ab dem nächsten Programmneustart von Excel können Sie auf derFORMAT-Symbolleiste das neu festgelegte Symbol über die Schalt-fläche WÄHRUNG zuweisen.

223


Abbildung 5.21: Das ISO-Währungszeichen für den Euro wird als Währungszeichen festgelegt

Abbildung 5.22: Die Währung Euro wird in EUR angegeben

224


Damit die Tabellendarstellung übersichtlicher wird, nehmen Sie eine weitere Schaltflä-che auf der FORMAT-Symbolleiste in Anspruch: In den Zellen sollen die Dezimalstellender Umsatzbeträge nicht erscheinen:

1. Markieren Sie den Bereich B5:D10.

2. Klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche DEZIMALSTELLE LÖSCHEN in der FORMAT-Symbolleiste.

Abbildung 5.23: Umsatzangaben ohne Nachkommastellen

Nach jedem Klicken wird in der Tabelle eine Nachkommastelle entfernt und der Zah-lenwert entsprechend auf- bzw. abgerundet, so dass in der Tabelle nur noch ganzeZahlen stehen. Dabei bleiben die genauen Zahlenwerte für die Berechnungen erhal-ten, nur für die Tabellendarstellung werden sie ausgeblendet – Sie erkennen dies da-ran, dass in der Bearbeitungsleiste nach wie vor die richtigen Werte der aktiven Zelleangezeigt werden.

Vor allem wenn Sie die Zahlen einem Dritten präsentieren wollen und die Werte inder Tabelle nicht nur dazu gedacht sind, mit ihnen zu rechnen, erlaubt diese Option,dass man sich auf den ersten Blick besser zurechtfindet.

Diese Einstellung machen Sie wieder rückgängig über die Schaltfläche DEZIMALSTEL-LEN EINFÜGEN. Diese hat den umgekehrten Effekt.

Darüber hinaus finden Sie zwei weitere Optionen zur Zahlenformatierung auf derFORMAT-Symbolleiste:

b PROZENT: Die Werte werden mit 100 multipliziert.

b TAUSENDERTRENNZEICHEN EINFÜGEN: Hier werden Werte, die in der Standardforma-tierung angezeigt werden, mit einem Punkt als Tausendertrennzeichen versehen.

225


Damit haben Sie alle Schaltflächen für die Zahlenformatierung auf der FORMAT-Symbol-leiste kennen gelernt. Alle weiteren Optionen müssen Sie über das Menü FORMAT/ZELLEN

wählen.

Weitere Zahlenformate über Format/Zellen

Über das Dialogfeld FORMAT/ZELLEN können Sie einer Zelle bzw. einem markiertenBereich weitere Zahlenformate zuweisen – auf der FORMAT-Symbolleiste sind nur diewichtigsten Schaltflächen verzeichnet. Wichtig dabei: Sie legen über die jeweilige Kate-gorie den Datentyp für die Zelle fest. Dabei betrifft die Darstellungsart des Werts in derZelle nur die optische Wiedergabe: Gerechnet wird mit dem Wert, den Sie in der Bear-beitungsleiste eingetippt oder ursprünglich in die Zelle geschrieben haben.

1. Markieren Sie den Zellbereich, den Sie formatieren wollen.

2. Klicken Sie dazu auf FORMAT/ZELLEN.

In dem Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN sehen Sie eine Reihe von Registerkarten:Wichtig zum Festlegen des Datentyps ist die Registerkarte ZAHLEN. Über dieses Dia-logfeld ändern Sie auch falsche Zahlenformatierungen.

Abbildung 5.24: Zellen formatieren auf der Registerkarte Zahlen

ACHTUNG Keine Textzusätze bei Zahlenangaben einfügen!

Excel kann mit Zahlenwerten, die mit weiteren Angaben innerhalbeiner Zelle kombiniert werden, nicht rechnen! Verzichten Sie alsogrundsätzlich auf die direkte Eingabe von Maßangaben oder frem-den Währungen wie 50 cm, 7 kg, 12 m2 oder 500 € oder Ähnlichem!Über das Dialogfeld FORMAT/ZELLEN auf der Registerkarte ZAHLEN

können Sie diese Angaben über die Formatierung BENUTZERDEFI-NIERT korrekt formatieren (siehe unten stehender Abschnitt).

226


Auf der Registerkarte ZAHLEN finden Sie unter KATEGORIE ein Listenfeld, in dem Siezunächst den Datentyp festlegen können. Unter BEISPIEL sehen Sie parallel dazu dieSchreibweise für den Wert in der ersten Zelle der Markierung (oder der aktiven Zelle)angezeigt. Die Einträge bedeuten im Einzelnen:

b STANDARD: Diese Formatierung übernimmt Excel automatisch, wenn nach derEingabe eine Zahl erkannt wird, die keinem bestimmten Schema, z.B. Datumoder Formel/Funktion, zugeordnet werden kann. Wie bereits geschildert, wirdhier die Zahlendarstellung auf das Wesentliche beschränkt: keine Tausender-trennzeichen, keine führende oder folgende Null, Nachkommastellen auf neungerundet.

b ZAHL: Hier wird der Wert in der Zelle als Dezimalzahl dargestellt. Legen Sie dieZahl der angezeigten DEZIMALSTELLEN im Listenfeld oder über direkte Eingabefest und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen MIT 1000-ER TRENNZEICHEN, fallsSie diese Darstellungsart nicht wünschen. In der Darstellung NEGATIVER ZAHLEN

haben Sie die Wahl zwischen der Angabe mit und ohne Minuszeichen, in roteroder schwarzer Schrift. Wählen Sie hier durch Anklicken eine Option.

b WÄHRUNG: Legen Sie über das Listenfeld SYMBOL ein Währungssymbol fest – inIhrer Tabelle können verschiedene Währungssymbole stehen. Legen Sie zusätz-lich noch die Dezimalstellen fest (in der Regel zwei) und entscheiden Sie sich füreine Darstellungsform negativer Zahlen.

b BUCHHALTUNG: Die Schaltflächen WÄHRUNG und € in der FORMAT-Symbolleisteweisen diese Kategorie zu. Hier werden die Zelleninhalte an dem Dezimalzeichenin einer Spalte ausgerichtet – eine wichtige Möglichkeit zum Formatieren mone-tärer Werte.

Sie haben die Wahl, wie viele Dezimalstellen Sie angeben möchten und welcheWährung Sie angeben (die Formatierung ist auch ohne Währungszeichen mög-lich). Für negative Zahlen haben Sie in diesem Dialogfeld keine Wahloptionen.Das Minuszeichen steht in diesem Format immer am linken Rand der Zelle.

Abbildung 5.25: Beispiele für die Darstellung von Währungsformaten

b DATUM UND UHRZEIT: In diesem Dialogfeld legen Sie die Schreibweise von Datums-angaben und Zeitangaben fest. Wählen Sie zunächst unter GEBIETSSCHEMA dierichtige Spracheinstellung und klicken Sie dann unter TYP die gewünschteSCHREIBWEISE an. Wird beim Datum keine Jahreszahl festgelegt, ergänzt Exceldiese Angabe automatisch mit dem aktuellen Jahr.Beachten Sie dabei, dass ein Platzhalter allein (M/T/J/h/m/s) immer das Datum inKurzform ausgibt (ohne führende Nullen mit Ausnahme der Jahreszahl). Zwei

227


Platzhalter berücksichtigen die führende Null; drei Platzhalter geben Monatsna-men und Wochentage in Kurzform wieder. Bei vier Platzhaltern wird das Datumin voller Länge angegeben.

b PROZENT: Diese Einstellung hat dieselbe Wirkung wie die gleichnamige Schaltflä-che. Der eingegebene Wert wird mit 100 multipliziert und mit einem Prozentzei-chen angegeben.

b BRUCH: Die eingegebene Dezimalzahl wird als Bruch dargestellt. Legen Sie unterTYP fest, in welcher Form der Bruch wiedergegeben werden soll.

HINWEIS Datum eingeben

Wenn Sie in eine Zelle bestimmte Werte in Kombination mitbestimmten Zeichen eingeben, interpretiert Excel dies als Datumsan-gabe, weist der Zelle den entsprechenden Datentyp zu und formatiertdie Anzeige des Datums.

Folgende Eingaben wertet Excel als Datum:

b Zahlen mit Punkt: Geben Sie Tag und Monat oder Tag, Monat undJahreszahl durch Punkt getrennt ein, wird Excel veranlasst, diesals Datum zu formatieren. Wird bei der Eingabe keine Jahreszahlangegeben, fügt Excel automatisch die aktuelle Jahreszahl hinzu.Diese wird aber nicht mit in der Zelle dargestellt, sondern Siesehen sie nur in der Bearbeitungsleiste.

b Zahlen mit Bindestrich: An die amerikanische Schreibweise desDatums angelehnt, formatiert Excel auch Eingaben wie 30-11oder 5-4-2002 als Datum – vorausgesetzt, die Werte kommen alsDatum in Frage (ansonsten wird der Zelleninhalt als Text angese-hen). Wird bei der Eingabe keine Jahreszahl angegeben, fügtExcel automatisch die aktuelle Jahreszahl hinzu. Diese wird abernicht mit in der Zelle dargestellt, sondern Sie sehen sie nur in derBearbeitungsleiste.

b Zahlen mit Schrägstrich: Auch hier formatiert Excel zunächsteinen Datumswert, wenn Sie Werte eingeben, die als Datum inFrage kommen (ansonsten wird der Zelleninhalt als Text angese-hen). Wird bei der Eingabe keine Jahreszahl angegeben, fügtExcel automatisch die aktuelle Jahreszahl hinzu. Diese wird abernicht mit in der Zelle dargestellt, sondern Sie sehen sie nur in derBearbeitungsleiste.

228


b WISSENSCHAFT: Die eingegebene Zahl wird in Exponentialschreibweise dargestellt– auch wenn Sie in »normaler« Schreibweise gut in die Zelle passt. EntscheidenSie sich noch für die Anzahl der Dezimalstellen, die in der Tabellendarstellungaufgeführt werden.

b TEXT: Sie machen die Entscheidung von Excel, den Zelleninhalt als Zahl festzule-gen, rückgängig. Der Zelleninhalt wird in der Tabelle so wiedergegeben, wie ereingetippt wurde. Diese Option ist zum Beispiel für Postleitzahlen oder Kunden-und Rechnungsnummern wichtig.

b SONDERFORMATE: Hier steht Ihnen eine Reihe von Formatierungen zur Verfügung,mit denen Sie die korrekte Schreibweise für den Zelleninhalt festlegen können.Die Wahlmöglichkeiten unter TYP variieren je nach GEBIETSSCHEMA.

b BENUTZERDEFINIERT: Unter dieser Rubrik können Sie sich unter TYP für ein alter-natives Zahlenformat entscheiden – und vor allem zusätzliche Maße und Einhei-ten für den Zelleninhalt definieren. Wählen Sie im Feld TYP zunächst ein Formatfür die Zahlendarstellung aus und fügen Sie anschießend den Text mit der Bezeich-nung in Anführungszeichen manuell ein (eventuell mit einem zusätzlichen Leer-zeichen). Mit dieser Formatierung kann Excel auch Berechnungen durchführen –im Gegensatz zur direkten Eingabe einer Zahlen- und Buchstabenkombination.Die Formatierung ist anschließend im Listenfeld unter TYP verzeichnet.

TIPP Brüche vor der Eingabe des Werts formatieren

Wenn Sie kleinere Brüche eintippen, ohne vorher die Formatierung BRUCH

für die Zelle festgelegt zu haben, kann es passieren, dass Excel diese Eingabeals Datum falsch interpretiert, da der Schrägstrich auch als Eingabeoptionfür das Datum zugelassen ist. In diesem Fall müssen Sie das Format auchüber FORMAT/ZELLEN/BRUCH ändern.

Excel erkennt einen Wert auch als Bruch, wenn Sie vor der Eingabe eine Nullund ein Leerzeichen tippen und erst dann den Bruch in der Form ZÄHLER/NENNER eingeben. In der Bearbeitungsleiste sehen Sie den berechneten Dezi-malwert für Ihre Eingabe.

TIPP Postleitzahlen oder Jahreszahlen sind Text!

Excel kann in der Regel zuverlässig zwischen Text und Zahlen unterschei-den. Aber bei PLZ – manchmal auch bei Jahreszahlen – versagt das Pro-gramm: Steht bei Postleitzahlen eine Null zu Beginn, wird diese Ziffer in derStandardeinstellung gelöscht. Postleitzahlen müssen daher als Text forma-tiert werden: Geben Sie dazu vor der Zahleneingabe ein Apostroph (Á+#)ein. Das Apostroph wird in der Zelle nicht angezeigt und nicht mit ausge-druckt, sondern ist für Excel nur das Signal, dass diese Ziffernfolge als Textzu interpretieren ist. Auch bei einfachen Jahreszahlen ist es sicherer, vor derEingabe ein Apostroph zu verwenden.

Weitere Optionen, Zahlen als Text zu formatieren, finden Sie unter FORMAT/ZELLEN unter der Registerkarte ZAHLEN: Suchen Sie sich unter KATEGORIE

den Datentyp Text oder Sonderformat aus.

229


Abbildung 5.26: Das benutzerdefinierte Zellenformat für Kilometerangaben einfügen

Damit Sie die vorgeschlagenen Schreibweisen für Zahlenformate richtig bestimmen kön-nen, nachfolgend noch eine kurze Übersicht über die wichtigsten Platzhalter:

Platzhalter Ausgabe

0 Eine so dargestellte Zahl wird als Ganzzahl ohne Nachkommastellen angezeigt. Sind Dezimalstellen vorhanden, werden diese in der Zelle nicht angezeigt.

,0 Das Komma wird in der Standardeinstellung als Dezimaltrennzeichen verwendet. Die Zahl wird mit einer Nachkommastelle dargestellt. Ist keine Nachkommastelle vorhanden, steht an dieser Stelle eine Null.

Soll bei Zahlen kleiner 0 die führende Null vor dem Komma angezeigt werden, müssen Sie in der Formatierung eine 0 vor dem Komma einge-ben.

,00 Die Zahl wird mit zwei Nachkommastellen dargestellt. Sind keine Nach-kommastellen vorhanden, stehen an dieser Stelle zwei Nullen.

# Dieser Platzhalter wird verwendet, um die Strukturierung der Zahl mit dem Tausendertrennzeichen zu signalisieren (wenn sie größer als 999 ist). Dabei werden die angegebenen Stellen nur angezeigt, wenn dafür ein Wert vorhanden ist.

_ Mit dem Unterstrich wird in der Zelle ein Leerzeichen eingefügt anstelle des nachfolgend angegebenen Zeichens. Der Sinn: Arbeiten Sie z.B. im Buchhaltungsformat und möchten nur teilweise das Währungszeichen in der Zelle anzeigen, werden trotzdem alle Werte in der Spalte an dem Dezimaltrennzeichen ausgerichtet. Dafür steht der Platzhalter _E_U_R.

Tabelle 5.4: Die wichtigsten Platzhalter in Excel

230


Nach diesem längeren Exkurs, in dem Sie die wichtigsten Optionen zur Formatierungvon Zahlen kennen gelernt haben, zurück zur Beispieltabelle: So weit sind die Werte fürWarengruppe 1 fertig formatiert. Nun wird das restliche Aussehen der Tabelle angepasst.

Abbildung 5.27: Die Umsatztabelle2.xls


Überschriften gestaltenZur weiteren Formatierung der Tabelle gibt es in Excel neben der klassischen Schriftfor-matierung noch weitere Möglichkeiten: Die wichtigsten können Sie direkt über dieSchaltflächen auf der FORMAT-Symbolleiste anklicken. Die ganze Bandbreite ist über dasDialogfeld FORMAT/ZELLEN unter den Registerkarten AUSRICHTUNG, SCHRIFT, RAHMEN,MUSTER verfügbar.

Die Schriftformatierung haben Sie bereits ausführlich in Kapitel 1 im Abschnitt »Textgestalten« kennen gelernt – die Vorgehensweise muss daher an dieser Stelle nicht weitererläutert werden. Die Schriftart und die Schriftgröße können Sie direkt über die FOR-MAT-Symbolleiste festlegen; für weitere Effekte gehen Sie über das Dialogfeld FORMAT/ZELLEN und klicken auf die Registerkarte SCHRIFT.

[ROT] Steht dieser Ausdruck vor einem Zahlenformat, wird es rot wiedergege-ben.

% Formatiert den eingegebenen Wert als Prozentzahl: Er wird mit 100 multipliziert und mit Prozentzeichen wiedergegeben (genauso wie über die Schaltfläche PROZENT).

E Die Zahl wird in Exponentialschreibweise angegeben. Nach dem Plus-zeichen stehen die Platzhalter, wie viele Ziffern in der Zelle angezeigt werden.

? Die Ziffern werden – wie beim Platzhalter # – nur dann dargestellt, wenn konkrete Werte an dieser Stelle vorhanden sind. An der Stelle wird für ein Leerzeichen eingefügt.

Platzhalter Ausgabe

Tabelle 5.4: Die wichtigsten Platzhalter in Excel (Forts.)

231


Abbildung 5.28: Hervorheben der Überschrift

1. Markieren Sie die Zellen A1 bis D1.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN in der FORMAT-Symbol-leiste.

Die Überschrift läuft jetzt zentriert über die gesamte Breite der markierten Zellen,die Gitternetzlinien sind an dieser Stelle aufgehoben, die Zellen verbunden. Sie se-hen außerdem, dass in der FORMAT-Symbolleiste die Schaltfläche ZENTRIERT aktiv ist.

3. Legen Sie jetzt die Schriftgröße auf 14 Punkt und die Schriftschnitte Fett und Kur-siv direkt über die Symbolleiste fest.

Nun ist die Überschrift gut zu lesen und es wird der Inhalt der folgenden Tabellenaufstel-lung deutlich. Wiederholen Sie die oberen Schritte für die nächste Überschrift …

1. Markieren Sie die Zellen A3 bis D3.

2. Klicken Sie auf VERBINDEN UND ZENTRIEREN.

3. Formatieren Sie mit 12 Punkt, Fett.

Abbildung 5.29: Die zweite Überschrift ist formatiert

… und formatieren Sie kurz noch die Standorte:

1. Markieren Sie die Zellen B4 bis D4.

2. Formatieren Sie diese drei Zellen über die Schaltflächen KURSIV und ZENTRIERT.

232


Spaltenbreite und Zeilenhöhe an Zelleninhalte anpassenJetzt nimmt die Tabelle langsam Formen an. Der nächste Arbeitsschritt: Die Einträge inSpalte A gehen über die Spaltenbreite hinaus und vom Inhalt der Zellen wird nur derAnfang wiedergegeben. Daher erweitern Sie die Breite der ersten Spalte. Wenn dasErweitern der Spalte mit der Maus erfolgt, müssen Sie keine Markierung vorab vorneh-men:

1. Führen Sie im Spaltenkopf den Mauszeiger auf die Gitternetzlinie zwischen denSpalten A und B.

Ein kleiner Doppelpfeil erscheint – das Zeichen, dass Sie jetzt die Linie verschiebenkönnen. Verschoben wird immer die rechte Begrenzungslinie einer Zelle, das heißt,Sie erweitern beispielsweise die Spalte C, wenn Sie die Gitternetzlinie im Spalten-kopf zwischen den Spalten C und D verschieben.

2. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Linie so weit nach rechts, bis dieZelleninhalte der Spalte innerhalb der Gitternetzlinie platziert sind.

Beim Verschieben der Gitternetzlinie sehen Sie in der QuickInfo-Anzeige die aktu-elle Breite der Spalte angezeigt (in Punkt).

Abbildung 5.30: Anpassen der Spaltenbreite

3. Lassen Sie die Maustaste los.

Die Spaltenbreite ist an den Zelleninhalt angepasst. Sie sehen auch, dass bei diesemVorgang die zentrierten Überschriften mit ausgerichtet werden.

Diesen Vorgang führen Sie analog durch, wenn Sie die Spaltenbreite verringern wollen.

Genauso gehen Sie vor, wenn Sie die Zeilenhöhe verändern wollen – wenn Sie eine Zeilehöher haben wollen, als dies der Anpassungsmechanismus von Excel zugesteht:

1. Setzen Sie den Mauszeiger im Zeilenkopf auf die untere Gitternetzlinie der Zeile, dieSie verändern wollen, bis ein kleiner Doppelpfeil erscheint.

2. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Zeile auf die Breite, die Sie wün-schen.

233



Die Ausrichtung des Zelleninhalts bleibt dabei natürlich erhalten.

Das Ganze funktioniert auch in umgekehrter Richtung, wenn Sie eine Zeilenhöhe ver-ringern möchten.

Wenn Sie für mehrere Spalten die gleiche (neue) Breite festlegen wollen, müssen Siediese zuvor markieren und dann mit der Maus eine Gitternetzlinie verschieben. Dieneue Spaltenbreite gilt dann für alle markierten Spalten. Entsprechend gilt dies für dieZeilenhöhe, die Sie für mehrere Zeilen anpassen wollen.

Abbildung 5.31: Das Aussehen der Tabelle gewinnt …


Dies waren für die Beispieltabelle die Änderungen von Spaltenbreite und Zeilenhöhe, dienahe liegend waren. Doch Excel bietet Ihnen noch die Optionen OPTIMALE HÖHE bzw.

TIPP Exakte Werte für Zeilenhöhe oder Spaltenbreite eingeben

Sollten Sie mit der Gestaltung Ihrer Tabelle zum Beispiel irgendwelche Lay-outvorgaben erfüllen müssen: Sie können über das Dialogfeld FORMAT/ZEILE/HÖHE bzw. FORMAT/SPALTE/BREITE die exakten Werte eingeben. In der Stan-dardeinstellung beträgt die Zeilenhöhe 12,75 Punkt bzw. die Spaltenbreite10,71 Zeichen für die Standardschrift Arial, 10 Punkt.

Für Ihre Excel-Anwendung können Sie zudem unter dem Menüpunkt FOR-MAT/SPALTE/STANDARDBREITE eine neue Standardbreite für Ihre Tabellen fest-legen. Für die aktuelle Tabelle wird dieser Wert allerdings nur für diejenigenSpalten übernommen, die noch nicht manuell oder über FORMAT/SPALTE/SPALTENBREITE angepasst wurden.

Über die Dialogfelder ZEILENHÖHE bzw. SPALTENBREITE lassen sich auch dieaktuellen Werte für eine Zeile oder Spalte anzeigen. Das kann sehr hilfreichsein: Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Zeile mit Hilfe der Maus erweitertund möchten die gleiche Höhe auf eine andere Zeile übertragen. Dies nocheinmal mit der Maus zu versuchen, wäre der eine Weg, doch Sie müssen dannsehr exakt »zielen«. Wenn Sie zuerst den Wert nachsehen und ihn anschlie-ßend für die neu zu formatierende Zeile über das Dialogfeld eintippen, istdies unter Umständen der schnellere Weg.

234


OPTIMALE BREITE, die für Ihre Büroarbeit eine wichtige Hilfe sein werden – vor allemdann, wenn Sie mit umfangreichen Listen oder Datenbanken arbeiten und es daraufankommt, mit dem Platz auf dem Tabellenblatt zu »haushalten«:

b OPTIMALE HÖHE: Das größte Zeichen in der Zeile passt gerade noch hinein.b OPTIMALE BREITE: Der längste Eintrag in der Spalte ist noch genau ganz zu sehen.

Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

b Zum Anpassen einer Spalte doppelklicken Sie auf die rechte Gitternetzlinie im Spal-tenkopf.

b Zum Anpassen einer Zeile doppelklicken Sie auf die untere Gitternetzlinie im Zei-lenkopf.

Alternativ gehen Sie über das Menü FORMAT/SPALTE/OPTIMALE BREITE bzw. FORMAT/ZEILE/OPTIMALE HÖHE.

Die Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe wird für diejenige Spalte bzw. Zeile angepasst, inder der Cursor steht – oder für den Bereich, den Sie zuvor markiert haben.

Für die Spalten- und Zeilenbreite müssen Sie abwägen: Haben Sie eine umfangreicheTabelle, in der Sie vorwiegend rechnen wollen, dann ist OPTIMALE BREITE bzw. OPTIMALE

HÖHE sicher das Mittel der Wahl, um den Platz auf dem Bildschirm optimal auszunutzen.

Wenn Sie aber die Tabelle optisch ansprechend und übersichtlich haben wollen, solltenSie etwas großzügiger verfahren.

Abbildung 5.32: Die Umsatztabelle mit optimaler Breite und Höhe

Zellen ausrichten und Zeilen umbrechenIn der Standardeinstellung von Excel wird Text linksbündig und Zahlen rechtsbündig inder Zelle ausgerichtet. Die Schaltflächen LINKSBÜNDIG, ZENTRIERT und RECHTSBÜNDIG

sind Ihnen aus den Word-Kapiteln schon vertraut. Und wie Sie Überschriften zentrierenund verbinden, haben Sie im Abschnitt »Überschriften gestalten« ebenfalls gelernt. Ach-ten Sie aber bei der Gestaltung Ihrer Tabellen auf eine durchgängige und konsequenteAnwendung der Zellformatierungen. Diese sollte dazu eingesetzt werden, den Inhalt vonTabellen übersichtlicher zu gestalten.

Die ganze Bandbreite an Einstellungen erhalten Sie im Dialogfeld FORMAT/ZELLEN auf derRegisterkarte AUSRICHTUNG. Hier können Sie nicht nur die horizontale Lage des Zellen-inhalts formatieren, sondern auch die vertikale Ausrichtung festlegen. In der Standard-einstellung ist unter TEXTAUSRICHTUNG/HORIZONTAL die Option STANDARD aktiviert, unterVERTIKAL die Option UNTEN.

235


Abbildung 5.33: Das Dialogfeld Zellen formatieren – Registerkarte Ausrichtung

Diese Optionen werden Sie – vor allem wenn Sie im Büroalltag vorwiegend mit ExcelTabellen rechnen oder diese für Listen einsetzen – nicht allzu oft brauchen. Dennochder Vollständigkeit halber ein kurzer Überblick über die Inhalte der Listenfelder:

HORIZONTAL:

b STANDARD: Die Zelle bzw. der markierte Bereich wird so formatiert, wie es in derStandardeinstellung für den jeweiligen Zelltyp vorgegeben ist. Das bedeutet, dassText rechtsbündig, Zahlen linksbündig in der Zelle stehen.

b LINKS (EINZUG): Ausrichtung des Zelleninhalts bzw. des markierten Bereichs amlinken Zellenrand.

b ZENTRIERT: Der Zelleninhalt bzw. der markierte Bereich wird horizontal mittigausgerichtet.

b RECHTS (EINZUG):

b AUSFÜLLEN: Der Zelleninhalt wird gleichmäßig über die ganze Spaltenbreite derZelle bzw. des markierten Bereichs fortgesetzt.

b BLOCKSATZ: Gleichmäßige Ausrichtung des Zelleninhalts bzw. des markiertenBereichs über die ganze Spaltenbreite. Diese Formatierung wirkt sich nur aus,wenn der Zelleninhalt über die Spaltenbreite hinausgeht: BLOCKSATZ bewirkt,dass der Zelleninhalt innerhalb der Zelle umbrochen wird und die einzelnen Zei-len im Blocksatz ausgerichtet werden.

Abbildung 5.34: Horizontale Formatierung: Blocksatz

236


b ÜBER AUSWAHL ZENTRIEREN: Diese Formatierung bewirkt, dass ein Zelleninhaltüber markierte Zellen zentriert wird. Diese Einstellung ist dieselbe wie über dieSchaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN und funktioniert nur für Text.

b EINZUG: Geben Sie im Listenfeld die Anzahl der Zeichen an, um die die links- bzw.rechtsbündige Ausrichtung des Zelleninhalts vom Zellenrand eingerückt werdensoll. Dieselbe Auswirkung haben die Schaltflächen EINZUG VERGRÖSSERN bzw. EIN-ZUG VERKLEINERN – auch diese Option funktioniert nur für Text.VERTIKAL:

Diese Ausrichtung ist nur sinnvoll, wenn die Zeilenhöhe größer ist als die opti-male Höhe oder wenn der Zelleninhalt über mehrere Zeilen verteilt ist.

b OBEN: Der Zelleninhalt wird am oberen Zellenrand ausgerichtet.b ZENTRIEREN: Der Zelleninhalt wird in der Zeilenmitte ausgerichtet.

b UNTEN: Der Zelleninhalt wird am unteren Zellenrand ausgerichtet.b ORIENTIERUNG: Über das Ziehen des Zeigers stellen Sie den Neigungswinkel ein,

mit dem der Zelleninhalt in der Zelle steht. Über das Listenfeld können Sie aberdie Gradzahl direkt eingeben: Positive Zahlen richten den Winkel am unteren,negative am oberen Zellenrand aus.

b TEXTSTEUERUNG: Unter diesem Punkt können Sie wählen, wie Excel mit Text ver-fährt, der über die Spaltenbreite hinausgeht.

Sehr wichtig ist hier die Option ZEILENUMBRUCH: Der Inhalt einer Zelle wird in mehrereZeilen umbrochen, damit die vorgegebene Spaltenbreite in der Tabelle eingehalten undder Inhalt aber gleichzeitig vollständig angezeigt werden kann. Für die Umsatztabelle istdiese Funktion notwendig für den nächsten Arbeitsschritt:

1. Geben Sie dazu zunächst Umsatz Warengruppe 1 in Zelle A11 ein.

2. Bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche EINGEBEN in der Bearbeitungsleiste.Der Text ist in die Zelle übernommen, sie ist aber noch aktiv.

3. Wählen Sie jetzt das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN über das Menü FORMAT/ZELLEN

und klicken Sie auf die Registerkarte AUSRICHTUNG.

4. Wählen Sie unter TEXTSTEUERUNG die Option ZEILENUMBRUCH und klicken Sie aufOK. Der Text steht jetzt über zwei Zeilen verteilt. Die Zeilenhöhe wurde entspre-chend angepasst.

Abbildung 5.35: Der Zelleninhalt ist umbrochen

237


Neben dieser wichtigen Einstellung finden Sie unter TEXTSTEUERUNG noch zwei wei-tere Optionen:

b AN ZELLGRÖSSE ANPASSEN: Hier wird die Schrift so weit verkleinert bzw. vergrö-ßert, dass sie ohne Umbruch in die Spaltenbreite passt.

b ZELLEN VERBINDEN: Hier werden so viele Zellen miteinander verbunden, dass derText einzeilig Platz findet.

Wenn Sie diese Einstellungen wieder rückgängig machen wollen, z.B. eine verbundeneZelle wieder auflösen möchten, entfernen Sie das Häkchen im betreffenden Kontroll-kästchen.

In diesem Abschnitt haben Sie einen kurzen Überblick über die Ausrichtung von Tabel-lenzellen erhalten, als Nächstes befassen Sie sich mit den Rahmenlinien.

Rahmenlinien einfügenTabellen und Rahmenlinien: Das Thema haben Sie schon in Kapitel 3, Abschnitt»Anschriftenfeld einfügen und formatieren«, und in Kapitel 4 im Abschnitt »Rahmenli-nien bearbeiten« kennen gelernt. In Excel sind die Tabellen in der Standardeinstellungnur mit Gitternetz formatiert. Das bedeutet, dass Sie jede Rahmenlinie formatierenmüssen, die Sie im Ausdruck sehen möchten.

Auch in Excel finden Sie die Schaltfläche RAHMEN in der FORMAT-Symbolleiste. Dieseerlaubt Ihnen, Rahmenlinien schnell in die Tabelle einzufügen:

1. Markieren Sie den Zellbereich A4:D11.

2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche RAHMEN.

3. Wählen Sie die Option ALLE RAHMENLINIEN.

Der Wertebereich der Tabelle erscheint jetzt mit schwarzen, einfachen Rahmen-linien.

Vorschlag: Nachdem die Zeilenhöhe mit den Rahmenlinien etwas gedrängt er-scheint, könnten Sie jetzt die Zeilenhöhe für den markierten Bereich etwas anpassen– Zeile 11 ausgenommen.

TIPP Zeilenumbruch direkt formatieren

Ein Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle lässt sich auch direkt eingeben:Drücken Sie an der Stelle, an der der Zeilenwechsel gewünscht ist, Ç+Æ.Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie das Leerzeichen zwischen den Wör-tern nicht mit eingeben, damit die rechtsbündige Ausrichtung ohne Einzugfunktioniert – wenn es sich um Text handelt. Löschen können Sie den Zeile-numbruch wieder über die Taste Ã.

238


Abbildung 5.36: Die Tabelle mit Rahmenlinien

Die Handhabung der Schaltfläche RAHMEN ist bei den ersten Einsätzen sicherlich etwasverwirrend: Welche Rahmenlinien vom Programm in die Tabelle eingefügt werden, istimmer auch von der jeweiligen Markierung abhängig. So wird zum Beispiel RAHMENLINIE

UNTEN immer nur für die letzte Zeile einer Markierung aktiv. Haben Sie also mehrere Zei-len markiert, wird diese Einstellung nur für die letzte Zeile dieses Bereichs übernom-men. Möchten Sie für jede einzelne Zeile eine untere Rahmenlinie, müssen Sie die For-matierungen (leider) nacheinander durchführen.

Weitere Optionen für die Formatierung von Rahmenlinien haben Sie außerdem über dieRegisterkarte RAHMEN unter FORMAT/ZELLEN. Interessanter Zusatz hier: Sie können einespezielle Linienart oder eine Farbe für die Rahmenlinie festlegen. Eine Hintergrundfarbe(mit und ohne Mustereffekte) für einen markierten Zellbereich können Sie zusätzlichunter der Registerkarte MUSTER festlegen. Die Handhabung dieses Dialogfelds ist sehreinfach. Auf die nähere Erläuterung wird daher verzichtet.


So weit ist die Tabelle fertig vorbereitet für die Berechnung der Werte. Sie haben die not-wendigen Daten eingegeben, die Tabelle ist beschriftet, sie sieht relativ übersichtlichaus: So können jetzt die Umsatzsummen berechnet werden. Doch um Ihnen noch einigewichtige Werkzeuge von Excel zeigen zu können, legen Sie zunächst eine vergleichbareTabelle für Warengruppe 2 an.

239


TIPP Neuer Tabellenlook per Mausklick

Wenn Sie selbst keine Mühe auf die optische Gestaltung der Tabelle verwen-den wollen, können Sie eine Reihe von Formatierungen per Mausklick zuwei-sen. Excel bietet dazu verschiedene Tabellenlayouts an.

Abbildung 5.37: Verschiedene Tabellenlayouts unter AutoFormat

1. Zum Zuweisen markieren Sie zuerst die Tabelle (mit allen Überschrif-ten).

2. Klicken Sie auf FORMAT/AUTOFORMAT.

3. Wählen Sie im Dialogfeld AUTOFORMAT ein Tabellenformat durch Ankli-cken aus. Dabei bewegen Sie sich mit dem Bildlauffeld in der Liste. Einezusätzliche Auswahl, welche Formatierungen Sie übernehmen wollen,haben Sie unter OPTIONEN.

4. Deaktivieren Sie eines der Kontrollkästchen unter ZU ÜBERNEHMENDE

FORMATE, wenn Sie eine Formatierung nicht übernehmen wollen.

5. Klicken Sie auf OK. Die Tabelle erscheint mit den ausgewählten Forma-tierungen.

Wenn Sie diese Entscheidung wieder rückgängig machen wollen, klicken Sieunter FORMAT/AUTOFORMAT auf den Eintrag KEINE, den Sie am Ende des Lis-tenfelds finden. Aber Achtung: Haben Sie eine Tabelle, die Sie manuellbereits formatiert hatten, mit einer AUTOFORMAT-Einstellung belegt, dieIhnen doch nicht gefällt: Mit KEINE setzen Sie die Tabelle auf die Standardfor-mate zurück – auch die Formatierung der Zahlen! Wählen Sie in diesem Falldie Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der STANDARD-Symbolleiste, um die alte Ein-stellung wiederherzustellen.

240


5.7 Daten für Warengruppe 2 eingeben

Die Umsätze für Warengruppe 2 verlangen exakt das gleiche Tabellengerüst: So liegt esnahe, dass Sie einiges aus der ersten Tabelle übernehmen – und dabei Techniken kennenlernen, die schnell zu einem Ergebnis führen.

Überschrift eingeben und formatieren1. Aktivieren Sie Zelle A13 und geben Sie die Überschrift Warengruppe 2 ein.

In Excel gibt es eine Möglichkeit, Formatierungen ganz unkompliziert auf andere Zel-len zu übertragen, und diese setzen Sie jetzt für die Formatierung der Überschrift ein:

2. Markieren Sie die Überschrift Warengruppe 1. Klicken Sie dazu direkt in die ver-bundenen Zellen in Zeile 3.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN in der STANDARD-Symbolleiste(das Pinselsymbol).

Um die markierten Zellen sehen Sie jetzt eine blinkende Markierung: Sie sehen da-durch noch einmal genau, welche Formatierung im nächsten Schritt übertragenwird. Wenn Sie jetzt die Maus bewegen, sehen Sie nicht nur den Balkenpfeil, sondernrechts daneben auch den Pinsel: Excel meldet, dass Sie dabei sind, eine Formatie-rung in einen anderen Zellbereich zu kopieren.

Abbildung 5.38: Formatierung übertragen über Anklicken des Pinsels

4. Klicken Sie auf Zelle A13.

Sie erhält per Mausklick dasselbe Aussehen wie Warengruppe1.

Auf diese vorgestellte Weise lassen sich in Excel alle Formatierungen übertragen: einHilfsmittel, das Sie gerade bei umfangreichen Tabellen sicher oft einsetzen werden.

241

Daten für Warengruppe 2 eingeben

Datenreihe für die Standorte erstellenDass Sie in Excel Datenreihen generieren können, haben Sie bereits gelernt. Neu ist,dass Sie auch selbst Reihen definieren können, die Sie dann genauso einsetzen könnenwie die Listen, die bereits im Lieferumfang von Excel enthalten sind. Denn das Pro-gramm erkennt den Anfangsbegriff und setzt die Datenreihe in der festgeschriebenenForm fest, wenn Sie den Befehl dazu geben.

Für die Angabe der Standorte in der Tabelle können Sie diese Technik einmal ausprobie-ren. Und hier macht dies auch Sinn, denn die Datenreihe steht dann nicht nur für dieTabelle Warengruppe 2 zur Verfügung, sondern Sie können sie für alle folgenden Tabel-len immer wieder ohne Vorbereitung einsetzen – sinnvoll vor allem für sehr lange Daten-reihen.

Die Zellen mit den Standorten haben Sie bereits für Warengruppe 1 festgelegt. Nunerstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste auf Basis dieser Angaben:

1. Markieren Sie die Zellen B4, C4, und D4 mit den Einträgen Berlin, Hamburg, Frank-furt.

2. Gehen Sie auf EXTRAS/OPTIONEN/BENUTZERDEFINIERTE LISTEN.

Für das Beispiel übernehmen Sie die Angabe aus der Excel-Tabelle. Unter LISTE AUS

ZELLEN IMPORTIEREN ist der Bereich vermerkt, den Sie in der Tabelle markiert haben.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche IMPORTIEREN.

Nun ist die Liste im Feld LISTENEINTRÄGE verzeichnet und erscheint gleichzeitig mar-kiert in den BENUTZERDEFINIERTEN LISTEN. Es ist auch möglich, die Liste unter LISTEN-EINTRÄGE zu bearbeiten. Dabei führen Sie Textkorrekturen durch, wie Sie das voneiner Textverarbeitung gewohnt sind. Wenn Sie neue Begriffe einfügen, werden diesedurch Drücken der Æ-Taste in neue Zeilen geschrieben – eine Voraussetzung fürdas spätere Einfügen der Datenreihe in die Tabelle: Jede Zeile wird der Reihe nach ineine eigene Zelle geschrieben.

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, wird die Liste im Feld BENUTZERDEFINIERTE LISTEN auf-genommen, das Dialogfeld bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet.

TIPP Formate mehrfach übertragen

Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN, nachdem Sie dieZelle markiert haben, deren Format Sie übertragen wollen: Jetzt können Siedurch Anklicken die Formatierung mehrfach übertragen. (Sie sehen das Pin-selsymbol neben der Maus weiterhin angezeigt.) Zum Beenden dieser Funk-tion klicken Sie wieder auf FORMAT ÜBERTRAGEN.

242


Abbildung 5.39: Eine benutzerdefinierte Liste festlegen

Klicken Sie gleich auf OK, wird die Liste ebenfalls in BENUTZERDEFINIERTE LISTEN

übernommen, Sie kehren aber unmittelbar auf die Arbeitsoberfläche von Excel zu-rück.

Die erstellte Liste ist einsatzbereit. Sollten Sie Listen wieder löschen wollen, markie-ren Sie diese im Listenfeld BENUTZERDEFINIERTE LISTEN und klicken anschließend aufLÖSCHEN.

Die erstellte Liste setzen Sie jetzt in Ihre Tabelle ein:

1. Aktivieren Sie Zelle B14 und schreiben Sie Berlin in die Zelle.

2. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen der markierten Zelle mit gedrückter Maustaste überdie Zellen C14 und D14.

3. Lassen Sie zum Ausfüllen die Maustaste los.

HINWEIS Benutzerdefinierte Liste direkt im Dialogfeld anlegen

Listen können Sie auch direkt im Dialogfeld BENUTZERDEFINIERTE LIS-TEN anlegen, ohne die Inhalte zuvor aus einer Tabelle zu kopieren:

1. Klicken Sie unter BENUTZERDEFINIERTE LISTEN auf NEUE LISTE. Er-stellen Sie die neue Liste im Eingabefeld unter LISTENEINTRÄGE.

2. Geben Sie dazu den ersten Begriff ein und drücken Sie die Æ-Taste. Mit der Æ-Taste trennen Sie die einzelnen Begriffe desListenfelds, so dass diese später in jeweils eigene Zellen geschrie-ben werden.

3. Stellen Sie die Datenreihe fertig und klicken Sie abschließend aufHINZUFÜGEN oder OK.

243


Abbildung 5.40: Die benutzerdefinierte Datenreihe einsetzen

Den Smarttag müssen Sie an dieser Stelle nicht beachten – da Sie die Datenreihe soeinfügen, wie sie erstellt wurde.

Die Zeile mit den Standorten ist zwar jetzt inhaltlich vervollständigt, es fehlt noch dieÜbertragung der Formatierung mit Hilfe des »Pinsels«. Dabei müssen Sie beachten, dassauch in Zelle A4 eine Formatierung vorliegt – die Rahmenlinien –, die Sie übertragenwollen.

1. Markieren Sie dazu die Zelle B4.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN.

3. Markieren Sie zum Einfügen die Zellen A14 bis D14.

Die Standorte sind jetzt kursiv formatiert, auch die Rahmenlinien sind vorhanden.Haben Sie die Zeilen erweitert, so sollten Sie noch die Zeilenhöhe entsprechend anpas-sen (Excel passt diese nicht an, da sie für das Beispiel über die optimale Zeilenhöhe hin-ausgehen).

Abbildung 5.41: Die Tabelle für Warengruppe 2 wächst …

244


Spalte mit der Tabellenbeschriftung kopierenEs folgt der nächste Schritt: Sie kopieren die Einträge in Spalte A:

1. Markieren Sie die Zellen A5 bis A11.

2. Drücken Sie die Tastenkombination Ÿ+C, um den markierten Bereich in dieZwischenablage zu kopieren.

Wenn Sie den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE einblenden, sehen Sie das Elementan oberster Stelle in der Liste. In der Excel-Tabelle selbst blinkt die Markierung: Hierkönnen Sie noch einmal prüfen, ob Sie den richtigen Bereich gekennzeichnet haben.Grundsätzliche Informationen zum Umgang mit der Office-Zwischenablage findenSie in Kapitel 2 im Abschnitt »Passagen ausschneiden, kopieren und einfügen«.

3. Setzen Sie den Cursor in Zelle A15.

4. Drücken Sie Ÿ+V oder Æ zum Einfügen.

Excel fügt die kopierte Passage inhaltlich und formal unverändert in die folgendenZellen ein.

Abbildung 5.42: Einfügen des markierten Bereichs über die Zwischenablage

245


Wenn Sie den Smarttag anklicken, erhalten Sie eine Reihe von Optionen, in denenExcel »abfragt«, welche Inhalte und Formatierungen des kopierten Bereichs Sie ein-fügen wollen. Hier fällen Sie wichtige Entscheidungen – im Vergleich zu Word zumBeispiel sind die Inhalte von Tabellenzellen mit mehr »Informationsschichten« be-legt, die beim Kopieren oder Ausschneiden übertragen werden.

Für das Beispiel müssen Inhalt und Formatierung übernommen werden. Die Stan-dardeinstellung URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN ist daher korrekt.

Welche Optionen der Smarttag EINFÜGEN-OPTIONEN anzeigt, ist abhängig davon, wel-che Inhalte Sie eingefügt haben.

Eine inhaltliche Änderung müssen Sie noch vornehmen. In dieser Tabelle sollen dieUmsätze für Warengruppe 2 berechnet werden:

5. Doppelklicken Sie in Zelle A21 und ändern Sie den Zelleninhalt – wie Sie es von derTextverarbeitung gewohnt sind.

Eine Alternative: Aktivieren Sie Zelle A21 und ändern Sie die Beschriftung der Tabel-lenzelle in der Bearbeitungsleiste.

Abbildung 5.43: Das Tabellengerüst

Wenn Sie die Zeilen in der ersten Tabelle erweitert haben, müssen Sie diese noch anpas-sen. Und dann ist das Tabellengerüst fertig gestellt.

Zellformatierung kopieren für die UmsatzzahlenNur ein Schritt fehlt noch, bevor Sie Werte in die Tabelle eingeben können: Diese Zellenmüssen ebenfalls formatiert werden. Sie kennen die Schritte bereits:

1. Klicken Sie in Zelle B5.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN.

3. Markieren Sie den Bereich B15:D21. Jetzt ist die Tabelle komplett vorbereitet für dieEingabe der Werte für Warengruppe 2.

4. Geben Sie die Werte für Warengruppe 2 ein. Bereits nach dem Bestätigen werdendie Zahlen fertig formatiert in die Tabelle eingefügt.

246


Abbildung 5.44: Die beiden Tabellen – vorbereitet für die Berechnung der Umsatzzahlen


5.8 Werte berechnen

So weit ist die Tabelle nun vorbereitet, jetzt geht es daran, die ersten Rechenoperationenmit Excel durchzuführen.

Berechnungen in Excel werden über Formeln durchgeführt, die mit einem Gleichheits-zeichen (=) beginnen. Anschließend legen Sie durch Ihre Eingabe die Rechenoperationfest, die Sie durchführen wollen. Der berechnete Wert erscheint in der Zelle, in der Bear-beitungsleiste sehen Sie die Formel, die Sie eingetippt haben. Was Sie in Excel alsBerechnungsgrundlage für die einzelnen Zellen eingeben, beruht auf reiner Mathematik– sofern Sie einige Grundregeln bei der Eingabe beachten. Alle mathematischenGesetze, die Sie in der Schule gelernt haben, gelten hier entsprechend. Zur Erinnerungdie Wiederholung von drei elementaren Grundsätzen, ohne die auch in Excel nichtsgeht: Punkt vor Strich, Klammern werden zuerst berechnet, keine Division durch null.

Die Rechenzeichen für die Eingabe mathematischer Formeln in Excel sehen Sie inTabelle 5.5:

Funktion Symbol

Addition +Subtraktion -Multiplikation *

Tabelle 5.5: Übersicht über die Rechenzeichen

247

Werte berechnen

Neben dem Gleichheitszeichen (=) und den Rechenzeichen ist der so genannte Zellbe-zug ein weiterer wichtiger Bestandteil bei der Eingabe von Formeln. Er meint nichtsanderes, als dass Sie in einer Formel nicht einen Zahlenwert als Grundlage für dieBerechnung eingeben, sondern einen Verweis auf diejenige Zelladresse herstellen, in dersich der Wert befindet, der berechnet werden soll. Mit der Eingabe des Zellbezugs stellenSie sicher, dass Excel das Ergebnis einer Formel immer automatisch aktualisiert, wennsich die Werte in den bezogenen Zellen ändern. Wie Sie Zellbezüge ausdrücken, sehenSie in Tabelle 5.6:

Zellbezüge und Rechenzeichen werden nach dem Gleichheitszeichen ohne weiteresLeerzeichen eingegeben. Achten Sie dabei auf die korrekte Schreibweise. Excel toleriertzwar in vielen Fällen ein Leerzeichen, das sich hineingeschlichen hat, verlassen könnenSie sich auf diese Kulanz allerdings nicht.

Neben den mathematischen Formeln können Sie in Excel auch logische Formeln einge-ben. Diese prüfen, ob eine Bedingung erfüllt ist oder nicht, und geben anschließend ent-weder den Wert wahr oder falsch in der aktiven Zelle aus. Die Bedingung für die Prüfungwird mit Hilfe von Vergleichsoperatoren formuliert, die Sie in Tabelle 5.7 sehen:

Division /Potenz ^Prozent %Klammern ()

Funktion Bezug

Zelladresse; Bezug zum Inhalt der Zelle, mit dem die Opera-tion durchgeführt wird.

A1

Zellbereich; Bezug zum Inhalt der Zellen im festgelegten Bereich, der für die Operation zugrunde gelegt wird. Die Angabe bezieht sich auf die erste und die letzte Zelle des Bereichs.

B2:D5

Zusammenfassen von Bezügen; fasst den Inhalt der ange-gebenen Zellen bei der Rechenoperation zu einem Bezug zusammen.

C1;D2;E3

Schnittmenge; Ermittelt als Ergebnis der Rechenoperation den Zelleninhalt, der sowohl im ersten als auch im zweiten Bezug vorhanden ist.

C2:C4 Leertaste B2:D2

Bezug auf eine andere Tabelle innerhalb einer Arbeitsmappe. Registername!A1

Tabelle 5.6: Übersicht über die Zellbezüge

Funktion Symbol

Tabelle 5.5: Übersicht über die Rechenzeichen (Forts.)

248


Werden die Ergebnisse einer Prüfung mit einer Rechenoperation verknüpft, so wird demErgebnis wahr der Wert 1, falsch der Wert 0 zugewiesen und die Berechnung mit diesenZahlen durchgeführt.

Um diesen kurzen Überblick über Formeln in Excel komplett zu machen, bleibt noch derHinweis auf Formeln, in denen Text in verschiedenen Zellen verkettet wird. Der Opera-tor, den Sie dafür einsetzen, finden Sie in Tabelle 5.8. Verkettungen benötigen Sie vorallem in Excel-Arbeitsmappen, die Listen oder Datenbanken enthalten.

So weit ein erster kurzer Einstieg in das Thema. Mit diesen Informationen könnten Siesich bereits Ihre Formeln in Excel selbst zusammenstellen. Doch erst einmal zurück zuden mathematischen Funktionen und der Frage, wie hoch der Gesamtumsatz aus demBeispiel ausgefallen ist.

Umsatzzahlen addierenKonkretisieren Sie jetzt Ihr Wissen anhand des Beispiels und fügen Sie die Umsatzzahlenfür Warengruppe 1 ein.

1. Aktivieren Sie die Zelle B11 für das Ergebnis der Addition. Geben Sie in der Bearbei-tungsleiste die Formel für die Addition der einzelnen Umsätze ein:

2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen (=) ein.

Formeln beginnen mit der Eingabe des Gleichheitszeichens und unmittelbar folgt diejeweilige Zelladresse. Das heißt, die Zelladresse weist Excel den Weg zu dem Inhalt derZelle, mit dem in der Formel gerechnet werden soll. Daher spricht man in diesem Fallauch von Zellbezug oder Bezug.

3. Klicken Sie auf Zelle B5.

Das Anklicken ist der sicherste Weg, Zellbezüge einzugeben. Genauso gut können Sieden Zellbezug aber auch eintippen. Dabei müssen Sie nicht auf Großschreibung ach-ten. Sobald Excel die Formel nach dem Drücken der Æ-Taste oder dem Klicken auf

Funktion Symbol

Kleiner <Größer >Gleich =Kleiner gleich <=Größer gleich >=Ungleich <>

Tabelle 5.7: Übersicht über die Vergleichsoperatoren

Funktion Symbol

Verkettung &

Tabelle 5.8: Der Verkettungsoperator

249

Werte berechnen

die Schaltfläche EINGEBEN »verstanden« hat, sind auch die Zellbezüge in der Bearbei-tungsleiste in Großbuchstaben angegeben.

4. Geben Sie ein Pluszeichen ein.

5. Setzen Sie die Reihe mit Anklicken der Zelle und Einfügen des Pluszeichens fort, bisfolgende Formel in der Bearbeitungsleiste steht: =B5+B6+B7+B8+B9+B10.

6. Drücken Sie auf die Æ-Taste, um das Ergebnis in der Zelle anzeigen zu lassen.

Abbildung 5.45: Die Umsatzsumme wird in die Zelle geschrieben – die Formel sehen Sie in der Bearbeitungsleiste

Um die Umsatzzahlen für Hamburg und Frankfurt müssen Sie die Formeln nichtnoch einmal einfügen – die Funktion AUTOAUSFÜLLEN kopiert in Excel auch Berech-nungen:

7. Setzen Sie den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen von Zelle B5 am rechten unterenRahmen und ziehen Sie den Auswahlrahmen mit gedrückter Maustaste bis zu ZelleD11.

8. Lassen Sie die Maustaste los: Die Umsatzzahlen für die Spalten C und D werden indie Zellen eingefügt.

Die angepassten Formeln, die der Berechnung zugrunde liegen, sehen Sie in derBearbeitungsleiste.

Haben Sie die Formel mit dem Ausfüllkästchen kopiert, so erscheint der Smarttag AUTO-AUSFÜLLOPTIONEN: Klicken Sie auf die kleine Pfeil-Schaltfläche: Excel bietet Ihnen dreiOptionen an, wie der Kopiervorgang durchgeführt werden kann:

b ZELLEN KOPIEREN: Die Zellbezüge und Formeln werden kopiert – und angepasst.b NUR FORMATE AUSFÜLLEN: Nur die Formatierungen der aktiven Zelle werden in die

Zellen kopiert, die von der Markierung erfasst werden. Die Zelleninhalte der mar-kierten Zellen bleiben bei dem Kopiervorgang erhalten.

b OHNE FORMATIERUNG AUSFÜLLEN: Nur die Zelleninhalte werden beim Kopiervorgangausgefüllt, die Formatierungen der markierten Zellen bleiben erhalten.

250


ZELLEN KOPIEREN ist beim Kopieren standardmäßig aktiviert. Nur wenn Sie eine der bei-den anderen Optionen benötigen, müssen Sie den Smarttag anklicken.

Abbildung 5.46: Alle Summen sind berechnet

Die Tabelle für Warengruppe 1 ist fertig. Sehen Sie die vorgeführte Addition als Beispieldafür an, wie Sie Formeln in Excel handhaben. Für Warengruppe 2 lernen Sie jetzteinen einfacheren Weg kennen, eine Summe zu berechnen.

HINWEIS Formeln in der Formelanzeige überprüfen

Die Normalansicht in Excel ist für die Eingabe von Formeln relativunübersichtlich, vor allem wenn Sie mit vielen Formeln arbeiten.Eine Empfehlung: Drücken Sie auf die Tastenkombination Ÿ+#und schalten Sie auf die Formelanzeige um. Neben der Tatsache, dassdie Spalten breiter dargestellt werden, werden in den einzelnen Zel-len die Formeln dargestellt, und nicht die Ergebnisse. Alle Excel-Funktionen zur Dateneingabe und -berechnung funktionieren in die-ser Ansicht genauso, wie Sie das bisher kennen gelernt haben.

Abbildung 5.47: Die Tabelle in der Formelanzeige

Gleichzeitig mit der Formelanzeige wird die Symbolleiste FORMEL-ÜBERWACHUNG eingeblendet.

Zurück zur Normalansicht schalten Sie wieder über Ÿ+#. Einanderer Weg zu dieser Ansicht ist über EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT:Aktivieren Sie unter FENSTEROPTIONEN das Kontrollkästchen FORMELN

bzw. deaktivieren Sie es für die Rückkehr zur Normalansicht.

251

Werte berechnen

Umsätze über die Summen-Funktion berechnenExcel bietet Ihnen zur Berechnung von Summen eine Funktion an, die Sie als Schaltflä-che auf der STANDARD-Symbolleiste finden. Die praktische Anwendung:

1. Aktivieren Sie Zelle B21 – hier wird das Ergebnis stehen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOSUMME.

Excel fügt zunächst sowohl in der Bearbeitungsleiste als auch in der aktiven Zelle denNamen der Funktion ein. Anschließend folgt in Klammern die Angabe der Zellbezüge– in der Standardeinstellung werden alle Werte, die in der Spalte oberhalb stehen, er-fasst, bis die Reihe durch eine leere Zelle oder eine Zelle mit Textinhalt unterbrochenist: Addiert werden für das Beispiel daher die Werte im Bereich B15 bis B20. Gleich-zeitig werden die betreffenden Zellen über einen Auswahlrahmen gekennzeichnet.

Abbildung 5.48: Excel gibt die Summen-Funktion an

Ist diese Erklärung über die Summenformel nicht ausführlich genug? Gedulden Sie sichnoch ein wenig, im nächsten Kapitel werden Sie sich eingehender mit Funktionen inExcel befassen. An dieser Stelle geht es für das Ausfüllen der Tabelle nur darum, Ihnendiese Methode zur Summenbildung vorzustellen.

3. Bestätigen Sie diesen Vorschlag mit Æ oder EINGEBEN.

Der berechnete Wert ist in die Zelle eingetragen.

4. Vervollständigen Sie die Tabelle mit den Werten für Frankfurt und Hamburg.

Damit ist auch diese Tabelle fertig gestellt.

Abbildung 5.49: Auch die Summen für Warengruppe 2 sind berechnet


252


Jahresumsatz berechnenRechnen Sie noch ein wenig: Zur Berechnung des Gesamtumsatzes für die einzelnenStandorte fügen Sie eine weitere Tabelle auf das Tabellenblatt ein. Das Tabellengerüstsieht folgendermaßen aus:

Abbildung 5.50: Das erste Ziel – das Tabellengerüst zur Berechnung der Umsätze 2004

Gehen Sie dazu analog vor wie für die Tabelle Warengruppe 2 – daher die Schritte inKürze (Sie müssen sich nicht sklavisch daran halten, in Excel gibt es viele richtige Wegezum Ziel!).

1. Aktivieren Sie Zelle A23.

2. Geben Sie ein: GESAMTUMSATZ 2004.

3. Klicken Sie auf die Überschrift in Zeile 1, dann auf den »Pinsel, anschließend aufZelle A23. Die Überschrift steht.

4. Kopieren Sie die Zellen A14 bis A18.

5. Aktivieren Sie Zelle A25 und drücken Sie die Æ-Taste.

6. Geben Sie in Zelle A30 ein: Gesamtumsatz, drücken Sie Ç+Æ für den Zeilen-umbruch und schreiben Sie dann (ohne Leerzeichen) 2004.

Die Spalte mit der Tabellenbeschriftung ist fertig. Jetzt noch die Zeile mit den Stand-orten:

7. Geben Sie Berlin in Zelle B25 ein und vervollständigen Sie die Datenreihe.

8. Formatieren Sie die Zeile über den »Pinsel«.

Und schon sind Sie fertig. Vergessen Sie die Anpassung der Zeilenhöhe nicht, wenn Siesie für die Beispieltabelle durchgeführt haben.


253

Werte berechnen

Und jetzt zum nächsten Teil: dem Berechnen der Umsatzzahlen. Und auch hier kennenSie eigentlich schon alle Tricks:

1. Aktivieren Sie Zelle B26. Die Formel für diese Zelle lautet: =B5+B15:

2. Geben Sie das Gleichheitszeichen (=) ein.

3. Klicken Sie Zelle B5 an oder tippen Sie den Zellbezug ein.

4. Geben Sie das +-Zeichen ein.

5. Klicken Sie Zelle B15 an oder tippen Sie den Zellbezug ein.

6. Bestätigen Sie die Eingabe.

Die Umsatzzahl steht in der Zelle. Und – das war’s auch schon mit der Formeleingabe.Alles andere geht über das Kopieren der Formel bzw. über die Schaltfläche AUTOSUMME.Und jetzt sehen Sie auch den entscheidenden Vorteil von Excel gegenüber einemTaschenrechner … Da Sie die Einzelheiten des Vorgehens bereits kennen, hier die Kurz-form:

1. Kopieren Sie die Formel von Zelle B26: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchen undziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle D26.

2. Kopieren Sie die Formel von Zelle B26: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchen undziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle B29.

3. Kopieren Sie die Formel von Zelle C26: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchenund ziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle C29.

4. Kopieren Sie die Formel von Zelle D26: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchenund ziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle D29.

5. Aktivieren Sie Zelle B30, klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOSUMME und bestätigenSie über die Schaltfläche EINGEBEN in der Bearbeitungsleiste.

6. Kopieren Sie die Formel von Zelle B30: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchen undziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle D30.

Fertig!

Abbildung 5.51: Alles berechnet!


254


Durchschnittswerte in einer neuen Zeile ausweisenIm Beruf wird Ihnen die Kenntnis der reinen Umsatzzahlen für eine Unternehmenspla-nung sicher nicht ausreichen. Und auch für die Beispieltabelle verfolgen wir ein weiteresZiel: Zunächst interessiert der durchschnittliche Quartalsumsatz, der in einer eigenen,neuen Zeile ausgewiesen wird:

1. Setzen Sie den Cursor in Zelle A30.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf EINFÜGEN und dann auf ZEILE.

Eine neue Zeile wird oberhalb der Markierung eingefügt, d.h. alle folgenden Zeilenwandern eine Zeilennummer nach unten. Über den Smarttag EINFÜGEOPTIONEN legenSie die Formatierung der Zellen in der neuen Zeile fest.

b GLEICHES FORMAT WIE ZELLE OBEN: Excel formatiert die Zellen in der neuen Zeilewie diejenigen in der oberen Zeile.

b GLEICHES FORMAT WIE ZELLE UNTEN: Excel formatiert die Zellen in der neuen Zeilewie diejenigen in der unteren Zeile.

b FORMATIERUNG LÖSCHEN: Alle Zellen der Zeile erhalten die Standardformatierungvon Excel.

Beachten Sie den Smarttag also nur, wenn Sie nicht die Formatierung der oberenZeile übernehmen möchten.

Abbildung 5.52: Optionen zur Formatierung beim Einfügen einer Zeile

3. Schreiben Sie jetzt in Zelle A30: Durchschnittlicher Umsatz 2004 mit einem Zeilen-umbruch über die Tastenkombination Ç+Æ.

Hinweis: Haben Sie die Zeilenhöhe manuell angepasst, verzichtet Excel in der Folgeauf das automatische Anpassen. Der Zelleninhalt erscheint einzeilig, Sie müssen da-her die Zeilenhöhe noch erweitern.

Als Nächstes geht es wieder ans Rechnen.

255

Werte berechnen

Unter der Schaltfläche AUTOSUMME versammelt Excel neben der Funktion SUMME nochvier weitere wichtige Funktionen (Näheres dazu in Kapitel 6):

4. Zum Berechnen des durchschnittlichen Quartalsumsatzes aktivieren Sie Zelle B30.

5. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche AUTOSUMME in der STANDARD-Sym-bolleiste und wählen Sie die Funktion MITTELWERT.

Excel berechnet bei dieser Funktion den Durchschnittswert. Als Zellbezug werden –wie bei der Funktion SUMME – wieder die Zellen vorgeschlagen, die in der Spalte ober-halb stehen.

HINWEIS Spalten oder Zellen einfügen

Zusätzliche Spalten fügen Sie genau wie Zeilen über EINFÜGEN/SPAL-TEN ein. Fügen Sie eine Spalte ein, rutscht die Spalte mit der markier-ten Zelle nach rechts.

Zusätzliche Zellen in eine Spalte oder Zeile lassen sich ebenfalls ein-fügen. Gehen Sie hier über EINFÜGEN/ZELLE: ZELLEN NACH RECHTS VER-SCHIEBEN bedeutet, dass Sie an der Cursorposition eine neue Zelle indie Zeile einsetzen, mit ZELLE NACH UNTEN VERSCHIEBEN setzen Sie ander Cursorposition eine neue Zelle in die Spalte ein.

Für beide Vorgänge gilt: Kontrollieren Sie berechnete Zellen, nach-dem Sie Spalten oder Zellen eingefügt haben.

HINWEIS Zellen, Zeilen oder Spalten löschen

Sollten Sie eine Zelle, Zeile oder Spalte in der Tabelle nicht mehrbenötigen, dann können Sie sich davon trennen. Sie haben bisherschon den Befehl BEARBEITEN/LÖSCHEN kennen gelernt, mit dem SieInhalte und Formatierungen von Zellen, Zeilen oder Spalten kom-plett beseitigen können. Was zurückblieb, war immer noch eine leereZelle, Zeile oder Spalte. Mit diesem Befehl BEARBEITEN/ZELLEN

LÖSCHEN verändern Sie die Tabellenstruktur, indem Sie Zellen, Zeilenoder Spalten vollständig aus der Tabelle entfernen.

Im Dialogfeld LÖSCHEN haben Sie dieselben Optionen wie unter ZEL-LEN EINFÜGEN: Sie können eine Zelle in einer Zeile oder in einerSpalte, eine komplette Zeile oder eine ganze Spalte löschen (oder,wenn Sie entsprechend markiert haben, mehrere Zellen, Zeilen oderSpalten).

Abbildung 5.53: Das Dialogfeld Löschen

256


6. Bestätigen Sie diese Einstellung mit Æ oder EINGEBEN.

7. Kopieren Sie die Formel in die Zellen C30 und D30.

So weit sieht alles Vertrauen erweckend aus. Doch Achtung: Wenn Sie Zellen oder Spal-ten in eine Tabelle einfügen, in der bereits Rechenoperationen über Zellbezüge durch-geführt wurden, müssen Sie immer ein Auge darauf haben, ob alles noch seine Richtig-keit hat. Denn Excel arbeitet in der Standardeinstellung mit so genannten relativenZellbezügen: Das bedeutet, dass beim Kopieren von Formeln oder beim Verschieben vonZelleninhalten die Zellbezüge automatisch angepasst werden.

Aber dieser Effekt ist nicht immer erwünscht und führt manchmal zu Fehlern. Wenn Siedie Umsatztabelle genauer ansehen, fällt Ihnen sicher auf, dass sich die Umsatzsummefür Berlin verändert hat: Excel hat den Durchschnittswert in die Summenformel einbe-zogen. Die Werte für Hamburg und Frankfurt (hier wurde die Formel kopiert) sindgleich geblieben.

Diesen Fehler müssen Sie noch korrigieren:

8. Doppelklicken Sie auf Zelle B31.

9. Geben Sie die Korrektur direkt in die Zelle ein und ändern Sie die Bereichsangabevon B30 auf B29. Die richtige Formel lautet: =SUMME(B26:B29).

Jetzt ist alles korrekt. Und für Ihre eigenen Tabellen, die Sie anlegen werden, haben Siebeim Einfügen von Zeilen oder Spalten immer ein Auge auf die »Folgen« Ihres Tuns.


Abbildung 5.54: Die Tabelle mit den Jahresumsätzen

Für die weitere Arbeit mit Excel lesen Sie noch die folgenden Absätze über relative undabsolute Zellbezüge. Denn für die weitere Arbeit mit Formeln und Funktionen ist eswichtig, dass Sie diese beiden Arten des Zellbezugs verstanden haben.

HINWEIS Relative und absolute Zellbezüge

In der »normalen« Schreibweise werden die so genannten relativenZellbezüge in die Zelle durch direktes Eintippen eingegeben bzw.durch einfaches Anklicken der Zelle in die Formel eingefügt. RelativeBezüge bedeuten gleichzeitig, dass beim Kopieren von Formeln dieBezüge von Excel automatisch angepasst werden.

257

Werte berechnen

Doch dieser Effekt ist nicht immer erwünscht. Vor allem bei Ihrer spä-teren Arbeit mit Funktionen ist es wichtig, dass manche Zellbezügebeim Kopieren von Formeln nicht angepasst, sondern unverändertübernommen werden. Die Lösung lautet: absolute Zellbezüge. Dazugeben Sie das $-Zeichen vor der Spalten- bzw. Zeilenangabe ein. OderSie drücken auf die Taste Ì, um den relativen Bezug absolut zu set-zen. Die möglichen Schreibweisen sind:

Schreibweise Zellbezug

$A$1 Absolute Adressierung. Der Zellbezug A1 bleibt bei jedem Kopieren oder Verschieben erhalten.

A1 Relative Adressierung: Der Zellbezug wird beim Kopieren oder Ver-schieben automatisch angepasst.

A$1 Teilabsolute Adressierung: Kombination von relativem Spaltenbezug und absolutem Zeilenbezug: Beim Kopieren oder Verschieben bleibt die Zeile erhalten, nur der Spaltenbezug wird angepasst.

$A1 Teilabsolute Adressierung: Kombination von absolutem Spaltenbezug und relativem Zeilenbezug: Beim Kopieren oder Verschieben bleibt die Spalte erhalten, nur der Zeilenbezug wird angepasst.

Tabelle 5.9: Schreibweise und Auswirkungen absoluter und relativer Zellbezüge

HINWEIS Z1S1-Bezugsart

In der Standardeinstellung von Excel stehen im Spaltenkopf Buchsta-ben, im Zeilenkopf Zahlen, um in einer Formel den Zellbezug anzuge-ben. Aber es geht auch anders: Klicken Sie unter EXTRAS/OPTIONEN imRegister ALLGEMEIN unter EINSTELLUNGEN auf das KontrollkästchenZ1S1-BEZUGSART. Im Spaltenkopf wechselt die Anzeige von Buchsta-ben ebenfalls auf die Zahlendarstellung. Sie erkennen dies im Namen-feld: Dort steht unter der aktiven Zelle zunächst Z, dann die Nummerder aktuellen Zeile, dann S und anschließend die Angabe der Spalten-nummer der aktiven Zelle.

Wenn Formeln bereits in die Tabelle eingegeben sind, wechselt auchdie Darstellung der Formel in der Bearbeitungsleiste: Die Zellbezügewerden mit ihrem Abstand zur aktiven Zelle angegeben: PositiveWerte geben die Anzahl der Zeilen/Spalten an, die der Zellbezug ober-halb bzw. rechts von der aktiven Zelle entfernt ist; negative Wertebezeichnen den Abstand des Zellbezugs unterhalb bzw. links von deraktiven Zelle.

Wenn Sie die Anzeige ändern, werden die Zellbezüge entsprechendangepasst.

258


Zielvorgaben überprüfenDas einfache Beispiel zur Umsatzberechnung wird in der nächsten Tabelle noch etwaserweitert. Für das Jahr 2005 wird eine Zielvorgabe festgelegt: Der Jahresumsatz soll 10% höher sein als der des Vorjahres. Die Zahlen für das erste Halbjahr liegen bereits vor –und es stellt sich die Frage, ob das Ziel in greifbarer Nähe liegt.

Sie haben jetzt schon mehrfach Tabellen beschriftet und formatiert, daher genügt andieser Stelle sicherlich Abbildung 5.55:

Abbildung 5.55: Die Tabelle für die Halbjahresbewertung

Für die Berechnung gehen Sie folgendermaßen vor:


Der Umsatz für 2005 berechnet sich mit der Formel: =(B9+B10+B19+B20)*2. Diessind die Umsätze für die Warengruppe 1 und 2, die in den ersten beiden Quartalenerwirtschaftet wurden, hochgerechnet auf das Jahr. Für das Beispiel sei zugestanden,dass die Berechnungsmethode mehr als simpel ist.



Die Zielvorgabe ist eine 10%ige Umsatzsteigerung im Vergleich zu 2004. Umgesetzt ineine Formel, lautet sie: =B31+B31*0,1. Auch in der Mathematik führen viele Wegezum Ziel … es gibt durchaus noch andere Rechenwege. Entscheiden Sie sich für einemöglichst einfache Variante.



6. Was ergibt die Differenz? Geben Sie ein: =B36-B37.

7. Kopieren Sie diese Formel in die Zellen C38 und D38.

Schade, das Ergebnis ist nicht erfreulich.

259

Werte berechnen

Abbildung 5.56: Die gesteckten Ziele wurden nicht erreicht …


Vielleicht hat Ihnen diese letzte kleine Tabelle noch einmal einen Eindruck vermittelt,wie Sie in Excel mit Formeln umgehen. Das war jedenfalls die Absicht.

Mehrwertsteuer berechnen – BeispieleIn den folgenden beiden Tabellen lernen Sie kurze Beispiele zur Berechnung der Mehr-wertsteuer kennen – viele von Ihnen werden damit immer wieder zu tun haben.

Dabei benutzen Sie ein neues Register, in das einige Werte aus der Umsatztabelle über-tragen werden. Denn in Excel haben Sie die Möglichkeit, die Werte, die Sie auf einemanderen Registerblatt errechnet haben, als Zellbezug auf eine andere Tabelle zu kopie-ren: Durch diese Verknüpfungen stellen Sie sicher, dass Wertveränderungen automa-tisch aktualisiert werden.

Beschriften Sie zunächst die Registerblätter Ihrer Arbeitsmappe:

1. Doppelklicken Sie auf den Kartenreiter von Tabelle 1.

Der Name des Kartenreiters ist markiert und kann überschrieben werden.

2. Geben Sie Umsätze ein.

Nun benennen Sie noch das nächste Tabellenblatt:

3. Doppelklicken Sie auf den Kartenreiter von Tabelle 2.

Das erste Tabellenblatt ist umbenannt und Tabelle 2 markiert. Gleichzeitig hat Exceldas neue Tabellenblatt eingeblendet.

4. Benennen Sie dieses Tabellenblatt mit Mehrwertsteuer.

5. Klicken Sie auf einen Bereich außerhalb des Kartenreiters.

Der Name des Registers ist eingefügt.

Zwischen den beiden Registern schalten Sie durch einfaches Anklicken der jeweili-gen Kartenreiter im Blattregister hin und her. (Die Pfeiltasten funktionieren erst,wenn Ihre Excel-Arbeitsmappe so umfangreich ist, dass nicht mehr alle Kartenreiterangezeigt werden.)

260


So weit die Vorbereitungen. An dieser Stelle interessiert jetzt nur noch das Rechnen.

Wenn Sie die Tabelle, die Sie in Abbildung 5.57 sehen, nicht selbst erstellen wollen: Siefinden sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle10.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Für das Beispiel nehmen Sie die Umsatzzahlen für 2004 aus dem Tabellenblatt Umsätze.

1. Aktivieren Sie die Zelle, in der der übertragene Inhalt stehen soll: Hier ist dies ZelleC5.

2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen (=) ein.

3. Klicken Sie über den Kartenreiter Umsätze das Register an, aus dem Sie die Umsatz-zahl übertragen wollen.

4. Klicken Sie die Zelle an, deren Wert übernommen werden soll: B31.

Sie wird durch einen Auswahlrahmen gekennzeichnet. Gleichzeitig wird der Zellbe-zug in der Bearbeitungsleiste angegeben.

5. Bestätigen Sie die Auswahl mit Æ oder EINGEBEN.

Excel kehrt zu der Tabelle zurück, in der der Zellbezug gesetzt wurde, und zeigt inZelle C5 die Umsatzzahl für das Jahr 2004 an. Ist diese Zelle aktiv, sehen Sie in derBearbeitungsleiste, dass der Wert mit einem anderen Register dieser Arbeitsmappeverbunden ist:

Abbildung 5.57: Der Wert in Zelle C5 stammt aus dem Register Umsätze, Zelle 31

Die Tabelle ist jetzt vorbereitet. In der Spalte neben dem Umsatzwert sehen Sie die For-meln, die Sie zur Berechnung der Werte benötigen, so dass es Ihnen nicht schwer fallensollte, die einzelnen Werte zu berechnen. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 5.58.


261

Werte berechnen

Abbildung 5.58: So berechnen Sie Brutto- oder Nettobeträge oder weisen die Mehrwertsteuer aus

Damit geht ein langes Kapitel zu Ende: Sie haben anhand eines Beispiels mit Umsatzzah-len alle wesentlichen Werkzeuge kennen gelernt und wissen, wie Sie in Excel Tabellenanlegen, formatieren und Inhalte in die einzelnen Zellen einfügen. Auch haben Sie sichbereits mit den Grundrechenarten in Excel vertraut gemacht und die ersten Funktionenkennen gelernt. Und dieses Thema wird Sie im nächsten Kapitel weiter beschäftigen.

HINWEIS Bezüge zu anderen Excel-Arbeitsmappen

Zellbezüge lassen sich nicht nur innerhalb einer Arbeitsmappe her-stellen, sondern auch zu anderen *.xls-Dateien auf Ihrem Rechner:Dazu muss die Arbeitsmappe, zu der Sie einen Zellbezug herstellenwollen, geöffnet sein. Gehen Sie zum Übertragen genauso vor wiebeim Verknüpfen von Zellen aus der gleichen Arbeitsmappe:

1. Aktivieren Sie die Zelle, in der der übertragene Inhalt stehen soll,und tippen Sie das Gleichheitszeichen (=) ein.

2. Klicken Sie in der anderen Arbeitsmappe die Zelle an, derenInhalt Sie übertragen wollen.

3. Bestätigen Sie mit Æ. Excel kehrt zu der Tabelle zurück, in derder Zellbezug gesetzt wurde, und zeigt in der Bearbeitungsleisteden Namen der verknüpften Datei an.

Abbildung 5.59: Die Zelle ist mit einem Wert aus Umsatztabelle10.xls verknüpft

4. Über den Menüpunkt BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN können Sie diebestehenden Verbindungen zu anderen Excel-Arbeitsmappeneinsehen und bearbeiten.

262


5.9 Überblick: Tabellen bearbeiten

Beim Erstellen der Umsatztabellen wurden Ihnen im Laufe dieses Kapitels vieles vorge-stellt, was zum Thema Tabellenbearbeitung gehört: vom Korrigieren von Zelleninhaltenbis zum Übertragen von Formatierungen.

Damit Sie die einzelnen Techniken während Ihrer Arbeit schnell nachschlagen können,werden in diesem Abschnitt noch einmal ausgewählte Bearbeitungstechniken in Excelzusammenfassend vorgestellt. Denn die Vielschichtigkeit des Programms spiegelt sichauch in der Fülle von Funktionen, die Ihnen zum Bearbeiten von Tabellen zur Verfügungstehen … und die anhand eines Beispiels nicht alle im Zusammenhang besprochen wer-den konnten.

In Excel müssen Sie beim Bearbeiten einer Tabelle unterscheiden, ob Sie

b den Inhalt einer Zelle, Zeile, Spalte,

b die Formatierung einer Zelle, Zeile, Spalte oderb die Position einer Zelle, Zeile, Spalte oder

b die Tabellenstruktur

bearbeiten wollen. Dabei müssen Sie – vor allem wenn Sie bereits Formeln eingetragenhaben – umsichtig zu Werke gehen und darauf achten, dass alle relativen Zellbezügeauch nach dem Bearbeiten noch korrekt sind.

Zelleninhalt korrigieren

Wenn Sie den Inhalt einer Zelle verändern möchten, gehen Sie – abhängig von der Situ-ation – wie folgt vor. Voraussetzung: Die Zelle ist markiert.

b Überschreiben Sie den Zelleninhalt, indem Sie unmittelbar mit der Eingabe begin-nen.

b Korrigieren Sie einzelne Zeichen in der Zelle in der Bearbeitungsleiste.b Doppelklicken Sie in die Zelle und geben Sie die Änderungen direkt in die Zelle ein.

b Wenn Sie gerade etwas in die Zelle getippt haben, was Sie wieder rückgängig machenmöchten, brechen Sie die Eingabe über die Schaltfläche ABBRECHEN ab. Derursprüngliche Zelleninhalt bleibt erhalten.

TIPP Zurücknehmen der letzten Arbeitsschritte

Über die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG können Sie Schritt für Schritt die letzten16 Aktionen zurücknehmen, die Sie ausgeführt haben: Klicken Sie dazu aufden Pfeil neben der Schaltfläche, um das entsprechende Listenfeld anzuzei-gen und eine einzelne Aktion zurückzunehmen.

263

Überblick: Tabellen bearbeiten

Zelleninhalt löschen

Das Löschen von Zelleninhalten lässt sich für eine einzelne Zelle, aber auch für einenganzen markierten Bereich durchführen:

b Wenn Sie den Zelleninhalt komplett löschen wollen, drücken Sie auf die ®-Tasteoder wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN/INHALTE. Achtung: Die Formatierung der Zellebleibt erhalten.

Zellen umformatieren

Formatierungen können Sie für eine einzelne Zelle, aber auch für einen ganzen markier-ten Bereich durchführen:

b Wenn Sie über die Symbolleiste FORMAT arbeiten: Klicken Sie zum Zuweisen vonFormatierungen auf die betreffende Schaltfläche – die Anzeige ist aktiv.

b Wenn Sie über die Symbolleiste FORMAT arbeiten: Klicken Sie zum Löschen von For-matierungen auf die betreffende Schaltfläche – die Anzeige ist deaktiviert.

b Für zusätzliche Formatierungen wählen Sie das Dialogfeld FORMAT/ZELLEN: Hierwählen Sie unter den Registerkarten ZAHL, AUSRICHTUNG, SCHRIFT, RAHMEN und MUS-TER. Je nachdem, welche Einstellungen Sie treffen, ersetzen Sie damit bereits beste-hende Formatierungen oder fügen neue hinzu.

Zellformatierungen löschen

Hier erfahren Sie, wie Sie die Formatierung von Zellen auf die Standardformatierungzurücksetzen. Der Zelleninhalt selbst bleibt davon unberührt – aber er erscheint zumeinen in einer anderen Schreibweise in der Zelle und Sie haben durch die Änderungunter Umständen auch den Datentyp geändert, der für die weitere Verarbeitung des Zel-leninhalts von Bedeutung ist. Die Befehle können Sie für eine einzelne Zelle oder aberfür einen markierten Bereich durchführen:

b Gehen Sie im Menü BEARBEITEN/LÖSCHEN auf den Eintrag FORMATE. Dieser Befehlwird unabhängig davon ausgeführt, ob es sich dabei um Zahlen oder Text handelt.Achtung: Auch Änderungen der Standardzeilenhöhe und -spaltenbreite werdenzurückgesetzt.

HINWEIS Rechtschreibprüfung für Tabellen

Wenn auch die Textmenge bei Tabellen im Vergleich zu einem Word-Dokument sehr viel geringer ist: Auch in Excel können Sie eineRechtschreibprüfung durchführen. Unter EXTRAS/OPTIONEN/RECHT-SCHREIBUNG wählen Sie die Optionen, nach denen die Rechtschreib-prüfung durchgeführt wird. Die Prüfung selbst wird über die Schalt-fläche RECHTSCHREIBUNG oder über EXTRAS/RECHTSCHREIBPRÜFUNG inGang gesetzt. Genauere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 2,Abschnitt »Rechtschreibprüfung«.

264


b Wenn Sie für Zahlen den Datentyp auf die Standardeinstellung zurücksetzen möch-ten, wählen Sie im Dialogfeld FORMAT/ZELLEN unter der Registerkarte ZAHLEN dieKategorie Standard. Mit diesem Schritt verändern Sie nur den Datentyp, die restli-chen Formatierungen der Zahl bleiben erhalten – sofern Sie nicht mit dem Datentypin Zusammenhang stehen.

Inhalt plus Formatierung löschen

Den Löschvorgang können Sie für eine einzelne Zelle, aber auch für einen ganzen mar-kierten Bereich durchführen:

b Gehen Sie über das Menü BEARBEITEN: Mit LÖSCHEN/ALLES setzen Sie die Zelle ineinen unbearbeiteten Zustand (und die Standardformatierung) zurück.

Zellen oder markierte Bereiche ausschneiden, kopieren oder ver-schieben

Voraussetzung: Die Zelle oder der Bereich muss markiert sein.

b Zum Ausschneiden wählen Sie entweder BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN oder drückenŸ+X. Damit fügen Sie das Element in die Zwischenablage ein; an der ursprüng-lichen Stelle ist es gelöscht. Wichtig: Beim Ausschneiden nehmen Sie alle Zellforma-tierungen mit. Die ursprüngliche Zelle bzw. der Bereich ist auf das Standardformatzurückgesetzt.

b Zum Kopieren wählen Sie entweder BEARBEITEN/KOPIEREN oder drücken Ÿ+C.Damit fügen Sie das Element in die Zwischenablage ein; an der ursprünglichen Stellebleibt es erhalten. Das Element wird mit allen Formatierungen kopiert.

b Zum Einfügen setzen Sie zunächst den Cursor in die Zelle, in die das Element einge-fügt werden soll bzw. in die erste Zelle des Bereichs. Wählen Sie entweder BEARBEI-TEN/EINFÜGEN oder drücken Sie Ÿ+V oder die Æ-Taste. Das Element wird mitallen Formatierungen eingefügt. Sind in dem gewählten Bereich bereits Zellengefüllt, werden Sie von Excel darauf aufmerksam gemacht und können entscheiden,ob Sie diese Inhalte überschreiben möchten oder nicht.

b Wenn Sie Inhalt und Formatierung nicht komplett einfügen wollen, gehen Sie überden Smarttag EINFÜGEN-OPTIONEN und wählen eine der angebotenen Optionen.

TIPP Elemente der Zwischenablage zur freien Verfügung

Wenn Sie ein kopiertes oder ausgeschnittenes Element nicht unmittelbarbenötigen: Blenden Sie später den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE ein:Dort ist das Element verzeichnet. Näheres dazu siehe Kapitel 2 im Abschnitt»Passagen ausschneiden, kopieren und einfügen«.

265


Zeilenhöhe anpassen

Voraussetzung: Wenn Sie für mehrere Zeilen die Höhe verändern möchten, sind diesemarkiert.

b Setzen Sie den Mauszeiger auf die untere Gitternetzlinie der Zeile, bis ein kleinerDoppelpfeil erscheint, und verschieben Sie die Linie nach oben oder unten zum Ver-ringern bzw. Vergrößern der Zeilenhöhe. Der Wert für die Höhe wird beim Verschie-ben angezeigt.

b Geben Sie den Wert für die Zeilenhöhe im Dialogfeld FORMAT/ZEILE/HÖHE ein.

Spaltenbreite anpassen

Voraussetzung: Wenn Sie für mehrere Spalten die Breite verändern möchten, sind diesemarkiert.

b Setzen Sie den Mauszeiger auf die rechte Gitternetzlinie der Spalte, bis ein kleinerDoppelpfeil erscheint, und verschieben Sie die Linie nach links oder rechts zum Ver-ringern bzw. Vergrößern der Spaltenbreite. Der Wert für die Breite wird beim Ver-schieben angezeigt.

b Geben Sie den Wert für die Spaltenbreite im Dialogfeld FORMAT/SPALTE/BREITE ein.

Zellen verbinden

Voraussetzung: Die Zellen, die Sie verbinden möchten, sind markiert.

b Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und aktivieren Sie auf der Registerkarte AUSRICHTUNG

das Kontrollkästchen ZELLEN VERBINDEN. Sind die verbundenen Zellen bereits mitInhalten versehen, wird nur der Inhalt der ersten markierten Zelle übernommen.

Verbundene Zellen trennen

Voraussetzung: Die Zelle, die Sie wieder in die Tabellenstruktur zurückführen wollen, istmarkiert.

b Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und deaktivieren Sie auf der Registerkarte AUSRICHTUNG

das Kontrollkästchen ZELLEN VERBINDEN. Der Inhalt der verbundenen Zellen stehtanschließend in der ersten Zelle des markierten, aufgeteilten Bereichs.

TIPP Drag&Drop zum Verschieben

Können Sie mit der Maus gut umgehen, lässt sich ein markierter Bereichauch mit der Maus verschieben: Setzen Sie den Mauszeiger auf die Rahmen-linie einer Markierung, bis ein kleiner Vierfachpfeil erscheint, ziehen Siedann die Markierung an die gewünschte Position und lassen Sie dann dieMaustaste los. Beim Verschieben zeigt Excel die jeweilige Zelladresse an, ander Sie sich gerade befinden – so haben Sie eine bessere Kontrolle, in welcherZelle Sie sich mit dem Cursor befinden.

266


Zellen/Zeilen/Spalten einfügen

Zum Einfügen haben Sie folgende Möglichkeiten:

b Wählen Sie EINFÜGEN/ZELLE und entscheiden Sie sich, ob Sie eine Zelle in die Zeile(ZELLEN NACH RECHTS VERSCHIEBEN) oder in die Spalte (ZELLEN NACH UNTEN VERSCHIE-BEN) einfügen wollen.

b Wählen Sie EINFÜGEN/ZEILE, wenn Sie eine Zeile an die Cursorposition einfügen wol-len. Die restlichen Zeilen werden um eine Zeile nach unten verschoben.

b Wählen Sie EINFÜGEN/SPALTE, wenn Sie eine Spalte an die Cursorposition einfügenwollen. Die restlichen Spalten werden um eine Spalte nach rechts verschoben.

Zellen/Zeilen/Spalten löschen

Für das Löschen gelten dieselben Optionen:

b Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN und entscheiden Sie sich für ZELLEN NACH

LINKS VERSCHIEBEN, wenn Sie markierte Zellen in der Zeile löschen wollen.b Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN und entscheiden Sie sich für ZELLEN NACH

OBEN VERSCHIEBEN, wenn Sie markierte Zellen in der Spalte löschen wollen.b Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN und entscheiden Sie sich für ZEILE, wenn

Sie die Zeile löschen wollen, in der sich die aktive Zelle befindet.

b Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN und entscheiden Sie sich für SPALTE, wennSie die Spalte löschen wollen, in der sich die aktive Zelle befindet.

Zellen oder markierte Bereiche auf ein anderes Tabellenblatt übertragen

b Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem anderen Registerblatt in Ihrer Arbeitsmappeanlegen wollen, aktivieren Sie zunächst die Zelle, in die der Inhalt aufgenommenwerden soll. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Anschließend blenden Sieüber Anklicken des Kartenreiters das Tabellenblatt ein und wählen den Wert oderdie Werte aus, die Sie in die aktive Zelle einfügen wollen. Bestätigen Sie die Auswahl.Die Verknüpfung wird in der aktiven Zelle angezeigt.

b Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer anderen Arbeitsmappe anlegen wollen, mussdiese dazu geöffnet sein. Aktivieren Sie dann die Zelle, in die der Inhalt aufgenom-men werden soll. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Anschließend blendenSie das Tabellenblatt der anderen Arbeitsmappe ein und wählen den Wert oder dieWerte aus, die Sie in die aktive Zelle einfügen wollen. Bestätigen Sie die Auswahl.Die Verknüpfung wird in der aktiven Zelle angezeigt.

Tabellenblatt umbenennen

b Zum Umbenennen eines Registers doppelklicken Sie auf den betreffenden Karten-reiter und überschreiben die alte Angabe mit dem neuen Namen.

267


Reihenfolge der Tabellenblätter in der Arbeitsmappe ändern

b Um die Reihenfolge der einzelnen Tabellenblätter Ihrer Arbeitsmappe zu ändern,blenden Sie zunächst das Tabellenblatt ein, das Sie in seiner Position in der Arbeits-mappe verschieben wollen. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN. ImDialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN legen Sie im Bereich EINFÜGEN VOR fest, anwelcher Stelle in der genannten Reihenfolge das Tabellenblatt stehen soll.

Kopie eines Tabellenblatts in der Arbeitsmappe anlegen

b Um eine Kopie eines Tabellenblatts in die Arbeitsmappe einzufügen, muss eszunächst auf der Arbeitsoberfläche eingeblendet werden. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN. Im Dialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN legen Sie imBereich EINFÜGEN VOR fest, an welcher Stelle in der genannten Reihenfolge das ein-gefügte Tabellenblatt stehen soll, und aktivieren gleichzeitig das KontrollkästchenKOPIE ANLEGEN.

Neues leeres Tabellenblatt in die Arbeitsmappe einfügen

b Zum Anlegen eines neuen Registers gehen Sie über EINFÜGEN/TABELLENBLATT. Eswird anschließend auf der Arbeitsoberfläche angezeigt.

Tabellenblatt aus anderer Arbeitsmappe einfügen

b Um ein Tabellenblatt zu verschieben, müssen beide Excel-Arbeitsmappen geöffnetsein. Blenden Sie anschließend das betreffende Tabellenblatt in der Ausgangsdateiein. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN. Im Dialogfeld VERSCHIEBEN

ODER KOPIEREN legen Sie im Listenfeld ZUR MAPPE fest, in welche Arbeitsmappe Siedas Tabellenblatt einfügen möchten. Legen Sie anschließend unter EINFÜGEN VOR

fest, an welcher Stelle in der genannten Reihenfolge das eingefügte Tabellenblatt ste-hen soll.

Kopie eines Tabellenblatts aus einer anderen Arbeitsmappe einfügen

b Um eine Kopie eines Tabellenblatts in eine andere Arbeitsmappe einzufügen, müs-sen beide Excel-Dateien geöffnet sein. Blenden Sie anschließend das betreffendeTabellenblatt in der Ausgangsdatei ein. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN. Im Dialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN legen Sie im Listenfeld ZUR

MAPPE fest, in welche Arbeitsmappe Sie das Tabellenblatt einfügen möchten. LegenSie anschließend unter EINFÜGEN VOR fest, an welcher Stelle in der genannten Rei-henfolge das eingefügte Tabellenblatt stehen soll. Zusätzlich aktivieren Sie das Kon-trollkästchen KOPIE ANLEGEN.

Tabellenblatt löschen

b Mit dem Befehl BEARBEITEN/BLATT LÖSCHEN entfernen Sie das Tabellenblatt aus derArbeitsmappe, das im Augenblick auf der Arbeitsoberfläche eingeblendet ist.

268


Diese Übersicht beschränkt sich auf eine zusammenfassende Beschreibung, wie Sie inden genannten Situationen vorgehen. Wenn Sie dieses Kapitel aufmerksam durchgele-sen haben, ist es für Sie sicher keine Schwierigkeit, dies nachzuvollziehen.

5.10 Exkurs: Excel-Tabellen anlegen

Sie sind nach der Lektüre dieses Kapitels mit der grundsätzlichen Funktionsweise vonExcel vertraut. Und aus der Anlage des Beispiels haben Sie gesehen, wie Sie für Ihre eige-nen Tabellen am besten vorgehen – gerade für etwas umfangreichere Tabellen ist es sinn-voll, wenn Sie nicht einfach beginnen, Zeilen und Spalten zu füllen, sondern etwasgezielter vorgehen:

b Überlegen Sie sich zuerst, welche Informationen und Daten Sie für Ihre Berechnun-gen benötigen.

b Überlegen Sie sich dafür eine sinnvolle Tabellenstruktur, die für Ihre Zwecke geeig-net ist.

b Legen Sie dann ein Grundgerüst der Tabelle an.

b Achten Sie bei der Dateneingabe auf die korrekte Zahlenformatierung.

Wenn Sie diese Stichpunkte bei Ihrer Arbeit beachten, sorgen Sie dafür, dass Excel amEnde auch die Werte zurückgibt, auf die es Ihnen ankommt.

Was die optische Gestaltung der Tabelle betrifft, hängt diese von einigen Faktoren ab.Müssen Sie die Zahlen präsentieren? Oder ist die Tabelle sehr umfangreich und nur fürden internen Gebrauch gedacht? Davon wird abhängen, für welche Zeilenhöhe bzw.Spaltenbreite Sie sich entscheiden bzw. wie bunt die Formatierung ausfällt. Grundsätz-lich orientieren Sie sich vielleicht an zwei Kriterien:

b Verwenden Sie unterschiedliche Schriften und Schriftgrößen äußerst sparsam.

b Packen Sie nicht zu viel auf ein Tabellenblatt und verteilen Sie Ihre Tabellen aufmehrere Registerblätter.

b Eine serifenlose Schrift wie die Standardschrift Arial lässt sich in Tabellen besserlesen.

TIPP Kontextmenü einsetzen

In diesem Kapitel wurde der Einsatz des Kontextmenüs vernachlässigt – eshätte zu einer unüberschaubaren Darstellung von Alternativen geführt.Daher an dieser Stelle noch einmal eine kurze Erinnerung, das Kontextmenüimmer wieder in den Ablauf der einzelnen Arbeitsschritte einzubeziehen.

269

Exkurs: Excel-Tabellen anlegen

TIPP Tabelle ist nicht gleich Tabelle

In jedem Office-Programm lassen sich Tabellen erstellen – Sie haben die Qualder Wahl. Machen Sie Ihre Entscheidung davon abhängig, für welchen ZweckSie die Tabelle benötigen.

b Word-Tabellen sind besonders geeignet für Tabellen, die ihren Schwer-punkt in der systematischen Darstellung von Text haben. Dabei kommenvor allem Aufzählungen, Tabstopps, Nummerierungen, hängende Ein-züge, individuelle Zellformate und diagonal geteilte Zellen gut zum Ein-satz.

b Die Stärke von Excel dagegen liegt bei den Rechenfunktionen: Umfang-reiche, komplizierte Operationen, die über die Grundrechenarten hin-ausgehen, oder die Analyse von Datenbeständen können Sie nur hierbewältigen.

b Müssen Sie eine Tabelle für eine Präsentation erstellen, ist PowerPointdas Mittel der Wahl.

6Rechnen mit ausgewählten Funktionen


Funktionen in Excel

Maximal- und Minimalwerte berechnen

Zahlenwerte runden

Provisionen berechnen

Rechnungen verwalten

Zahlungsraten ermitteln und Rücklagen kalkulieren

Abschreibungen berechnen

Fehlersuche in Excel


Anhand ausgewählter Beispiele werden einzelneFunktionen vorgestellt. Dabei lernen Sie, sich in Exceldie passende Funktion zu suchen und diese mit Hilfedes Funktionsassistenten zu bearbeiten. Die Beispieleselbst orientieren sich an Funktionen, die im Büroall-tag mehr oder weniger häufig vorkommen – je nach-dem, in welcher Sparte und in welchem Unterneh-mensbereich Sie tätig sind.

272

Kapitel 6 Rechnen mit ausgewählten Funktionen

Im vorhergehenden Kapitel haben Sie bereits die wichtigsten Grundkenntnisse überExcel erworben. Aber allein mit den mathematischen Grundrechenarten und der Sum-men-Funktion stoßen Sie im Beruf schnell an Grenzen: Sie müssen dabei sicherlichauch Berechnungen durchführen, die entweder die Eingabe sehr komplizierter Formelnerfordern oder bei denen die mathematischen Anforderungen über die Grundrechen-arten weit hinausgehen.

Und nun kommt ein Thema genauer zur Sprache, das im letzten Kapitel etwas stiefmüt-terlich behandelt wurde: In diesem Kapitel werden Ihnen ausgewählte Funktionen vor-gestellt. Funktionen in Excel – es sind über 200 – sind über ihren jeweiligen Funktions-namen zugänglich. Die mathematischen oder logischen Formeln, die den Berechnungenzugrunde liegen, treten nicht in Erscheinung. Gefordert wird von Ihnen lediglich eineReihe von (obligatorischen oder optionalen) Angaben, die abhängig von der jeweiligenFunktion notwendig sind, um die Rechenoperation durchzuführen. Wie bei Formeln gibtes auch bei Funktionen unterschiedliche Kategorien, die eine Zahl oder eine Zeichen-folge zurückgeben oder die eine Bedingung überprüfen.

6.1 Funktionen in Excel

In Excel steht eine ganze Reihe von Funktionen zur Verfügung, die Sie bei der Berech-nung komplizierter Sachverhalte unterstützt. Hinter dem jeweiligen Funktionsnamenverbergen sich meist komplexe Formeln und Rechenoperationen. Im Gegensatz zur Ein-gabe einer Formel, bei der Sie Zellbezüge und Rechenzeichen selbst zusammenstellen,müssen Sie bei einer Funktion nur die erforderlichen Argumente festlegen, um damit zuarbeiten. Klassisches Beispiel ist die Summen-Funktion, die einen Additionsvorgangüber einen Bereich zusammenfasst. In Kapitel 5 haben Sie diese und die Funktion MIT-TELWERT bereits kennen gelernt. Nachdem beide sehr häufig gebraucht werden, sind siein die Symbolleiste integriert.

Sehr einfach ist die Arbeit mit Funktionen, wenn Sie den Namen der Funktion bereitskennen. Wenn nicht, steht Ihnen ein Funktionsassistent zur Seite. Dieser unterstützt Sieauch beim Einsetzen der Argumente. Sie blenden ihn ein über die Schaltfläche FUNKTION

EINFÜGEN, über EINFÜGEN/FUNKTION oder unter der Option WEITERE FUNKTIONEN unter derSchaltfläche AUTOSUMME.

Unter dem Listenfeld KATEGORIE AUSWÄHLEN sehen Sie, nach welchen Gesichtspunktendie Funktionen in Excel unterteilt werden.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, welche Funktionen Sie unter den einzelnenKategorien finden:

b FINANZMATHEMATIK: Hier finden Sie alle Berechnungsmöglichkeiten rund um Zinsen,Tilgungen und im Zusammenhang mit Wertpapieren. Daneben stehen Ihnen nochFunktionen für die Berechnung von Abschreibungsbeträgen zur Verfügung. In diesemBuch finden Sie die Funktionen RMZ (Berechnung einer monatlichen Zahlungsrate),ZW (zukünftiger Wert von regelmäßigen Zahlungen) und die Abschreibungsmetho-den für die degressive (DIA) und lineare Abschreibung (LIA) näher beschrieben.

273

Funktionen in Excel

Abbildung 6.1: Die Funktionskategorien des Funktionsassistenten

b DATUM & ZEIT: Unter dieser Kategorie sind alle Funktionen versammelt, die mitDatums- und Zeitwerten operieren. HEUTE zum Beispiel schreibt das aktuelle Datumin die aktive Zelle, JETZT Datum und Uhrzeit. WOCHENTAG gibt eine Zahl für denaktuellen Wochentag zurück. Funktionen aus dieser Kategorie setzen Sie im Bürobe-reich vorwiegend für Arbeitszeitberechnungen ein.

b MATH. & TRIGONOM.: Arithmetische und geometrische Funktionen sind in Excelunter dieser Kategorie zusammengefasst. Interessant für die Arbeit im Büro ist hier– neben allgemeinen mathematischen Funktionen wie Wurzelberechnungen oderWinkelfunktionen – die Funktion RUNDEN, die Werte auf die gewünschte Zahl vonNachkommastellen mathematisch auf- bzw. abrundet. Diesem Thema ist – imZusammenhang mit dem Funktionsassistenten – ein Abschnitt in diesem Kapitelgewidmet.

b STATISTIK: Die meisten statistischen Rechenmethoden werden Sie unter diesem Lis-teneintrag finden. Die wichtigsten statistischen Funktionen sind unter der Schaltflä-che AUTOSUMME in der STANDARD-Symbolleiste zugänglich. Neben der FunktionSUMME finden Sie hier auch z.B. ANZAHL (zählt Zahlen oder Einträge in einemBereich) und MITTELWERT. Mit den Funktionen MAX und MIN werden Sie sichgleich im nächsten Abschnitt beschäftigen.

b MATRIX: Für mathematische Berechnungen mit einer Matrix finden Sie unter dieserKategorie die betreffenden Formeln. Wichtig sind in diesem Bereich vor allem Ver-weise (SVERWEIS, WVERWEIS) und die Zählfunktion ZEILEN. Anhand einer mehr-stufigen Provisionsberechnung wird Ihnen in diesem Kapitel das Rechnen mit einerMatrixtabelle vorgestellt.

b DATENBANK: Haben Sie mit Hilfe von Excel eine Liste oder Datenbank erstellt, findenSie hier die entsprechenden Funktionen zur Auswertung.

b TEXT: Die Funktionen, die Sie für formatierten Text in Excel-Tabellen anwendenkönnen, reichen vom Umwandeln in Groß- (GROSS) oder Kleinbuchstaben (KLEIN)über Löschen von Leerzeichen (GLÄTTEN) bis hin zur Rückgabe der Zeichenzahl(LÄNGE) und dem Verbinden von Zellen mit Text (VERKETTEN). Diese Kategorieist vor allem dann interessant, wenn Sie mit Listen oder Datenbanken arbeiten.

274


b LOGIK: In dieser Kategorie finden Sie logische Funktionen, in die Sie Bedingungenund Prüfverfahren einsetzen können. Klassische Beispiele hier: die WENN-Funktion,mit der Sie bei einer einfachen Provisionsberechnung arbeiten werden. Wichtig indieser Kategorie sind auch die UND- und ODER-Funktionen.

b INFORMATION: Die hier aufgeführten Funktionen überprüfen in der Regel, ob be-stimmte »Informationen« in den bezogenen Argumenten enthalten sind. Wichtigsind sie zum Beispiel für die Fehlerüberprüfung. Beispiele hierfür: ZELLE zeigt dieFormatierung, den Inhalt und die Position einer Zelle an; TYP gibt eine Zahl zurück,die den Datentyp des angegebenen Werts enthält.

So weit ein kurzer Überblick. Alle Funktionen in Excel sind nach einem Schema aufge-baut, das zu kennen unerlässlich ist, um mit ihnen zu arbeiten. Man spricht in diesemZusammenhang auch von der Syntax einer Funktion:

=Funktionsname(Argument1;Argument2;…)

Wie bei einer Formel beginnt der Aufbau einer Funktion mit dem Gleichheitszeichen(=). Anschließend folgt (ohne Leerzeichen) der Funktionsname. Danach folgt unmittel-bar die öffnende Klammer: Hier geben Sie die so genannten Argumente ein, das sind die-jenigen Angaben, die zur anschließenden Berechnung benötigt werden. Nach der Ein-gabe der Argumente folgt die schließende Klammer. Welche Argumente Sie einsetzenmüssen, ist abhängig von der jeweiligen Funktion. Zur Schreibweise innerhalb der Funk-tionsklammer werden die gleichen mathematischen Rechenzeichen und Bezugsangabeneingesetzt, wie sie im Zusammenhang mit dem Thema Formeln in Kapitel 5, Abschnitt»Werte berechnen«, vorgestellt wurden:

b Zellbezüge werden durch die Zelladresse gesetzt.b Zellbereiche werden mit einem Doppelpunkt zwischen der ersten und letzten Zell-

adresse festgelegt.b Mehrere Argumente stehen durch ein Semikolon getrennt.

Manche Argumente können obligatorisch oder optional sein. Welche dies sind, wirdIhnen von Excel signalisiert. Als Argument können Sie je nach gewählter Funktion ein-setzen:

b Zellbezüge: Entweder ist eine Zelladresse oder ein Zellbereich gefragt.

b Zahlen: Hier kommen sowohl positive als auch negative numerische Werte in Frage.b Text: Text in einer Funktion muss in Anführungszeichen gesetzt werden, damit er

sich vom Funktionsnamen unterscheidet.b Wahrheitswert: Diese Werte heißen wahr oder falsch, wobei sie oft in Ziffern ausge-

drückt werden: »0« bedeutet falsch, »1« ist die Chiffre für wahr.

275

Maximal- und Minimalwerte ermitteln

6.2 Maximal- und Minimalwerte ermitteln

Unter der Schaltfläche AUTOSUMME auf der STANDARD-Symbolleiste sind in einem Listen-feld diejenigen statistischen Funktionen zugänglich, die sehr häufig benötigt werden –die Funktion MITTELWERT haben Sie bereits in Kapitel 5 eingesetzt.

Anbei der Überblick:

b MITTELWERT: Liefert den arithmetischen Mittelwert für den festgelegten Bereich.

b ANZAHL: Diese Funktion gibt die Anzahl der Zahlen zurück, die im festgelegtenBereich liegen.

b MAX: In die aktive Zelle wird der größte Wert aus dem festgelegten Bereich geschrieben.b MIN: In die aktive Zelle wird der kleinste Wert aus dem festgelegten Bereich geschrieben.

Abbildung 6.2: Funktionen unter der Schaltfläche AutoSumme

Diese Funktionen setzen zur Auswahl der geforderten Argumente eine Markierung übereinen Auswahlrahmen ein. Excel sucht sich nach dem Anklicken eines Eintrags aus demListenfeld selbstständig einen Bereich, der als nächstliegendes Argument markiert wird.Trifft diese Annahme von Excel nicht zu, können Sie die Markierung verändern, bevorSie die Eingabe zur Übernahme in die Tabelle bestätigen.

Für das folgende Beispiel benutzen Sie die bekannten Umsatzzahlen. Diese werdenzunächst in eine neue Arbeitsmappe kopiert (für die Demonstration ist es nicht notwen-dig, dass die Werte übertragen werden).

1. Markieren Sie dazu den Bereich A1:D31 aus Umsatztabelle11.xls auf der Register-karte Umsätze.

HINWEIS AutoSumme bei Mehrfachmarkierung

Die Funktion AUTOSUMME arbeitet auch bei einer Mehrfachmarkie-rung (zur Markierung in Excel siehe Kapitel 5, Abschnitt »Zellen mar-kieren«). Wenn Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche klicken,erkennt das Programm automatisch die einzelnen Bereiche, die zurErmittlung der Summe herangezogen werden müssen. Bestätigen Sieanschließend die Eingabe, wenn Sie nach der Kontrolle der Auswahl-rahmen sicher sind, dass Sie die richtigen Bereiche angegeben haben.

276


2. Legen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe über die Schaltfläche NEU in der STANDARD-Symbolleiste an und beschriften Sie die erste Registerkarte Tabelle1 mit Statistik.

3. Fügen Sie die kopierten Tabellen über Ÿ+V ein.

4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Funktionen in Ihrem Ordner Beispielta-bellen.

5. Passen Sie die Zeilenhöhe und Spaltenbreite nötigenfalls an.

Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen1.xlsunter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Somit sind die Vorbereitungen abgeschlossen. Was Sie jetzt interessiert, ist der höchsteWert, der an allen Standorten erzielt wurde. Daher noch einmal kurz zur Wiederholungder Weg über die Schaltfläche:

1. Fügen Sie unter Zeile 31 eine Zeile ein und beschriften Sie Zelle A32 mit Maximal-umsatz/Quartal 2004.


3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter AUTOSUMME und wählen Sie MAX.

Der Auswahlrahmen zeigt die Werte B26:B31 – dies ist die Standardeinstellung.

Der markierte Bereich hilft Ihnen hier nicht weiter. Korrigieren Sie den markiertenBereich.

4. Zum Ändern des Auswahlrahmens setzen Sie das Balkenkreuz in Zelle B26 und zie-hen die Markierung bis zu Zelle D29.

Parallel dazu sehen Sie sowohl in der aktiven Zelle als auch in der Bearbeitungsleisteden markierten Bereich in der Funktionsklammer angegeben.

Abbildung 6.3: Beim Setzen des Auswahlrahmens zeigt die aktive Zelle den markierten Bereich in der Funktionsklammer an

277

Maximal- und Minimalwerte ermitteln


Der ermittelte Wert ist in der Zelle verzeichnet.

Nun ermitteln Sie den Gegenwert. Wenn Sie den Namen einer Funktion kennen, könnenSie diesen auch manuell in die Bearbeitungsleiste eingeben. Ist Ihnen die Funktion ver-traut, sind Sie so unter Umständen schneller. Damit Sie sich ein Bild machen können,wird der Minimalwert über die direkte Eingabe des Funktionsnamens eingesetzt:

1. Fügen Sie unter Zeile 32 eine neue Zeile ein und beschriften Sie Zelle A33 mit Mini-malumsatz/Quartal 2004.

2. Aktivieren Sie Zelle B32, in der das Ergebnis stehen soll.

3. Tippen Sie das Gleichheitszeichen und den Namen der Funktion ein: =min.

Sie können den Namen der Funktion in Kleinbuchstaben eintippen und müssennicht auf Großschreibung achten.

4. Geben Sie ohne Leerzeichen die öffnende Klammer ( für die Argumente ein.

Die QuickInfo-Anzeige zeigt die Argumente an, die Sie für die Formel benötigen, so-bald Sie die öffnende Klammer eingetippt haben. Dabei wird das Argument , an demder Cursor in der Bearbeitungsleiste gerade steht, fett angezeigt.

Die QuickInfo-Anzeige kann gerade bei umfangreichen Formeln eine wertvolle Hilfesein: Wenn Sie eine Formel oder einen Teil davon eingegeben haben, erscheint in derQuickInfo-Anzeige das Argument fett, das als Nächstes eingegeben werden muss.Umgekehrt: Ist die Formel fertig eingegeben und bestätigt und wird in der Bearbei-tungsleiste eingeblendet, zeigt die parallel eingeblendete QuickInfo-Anzeige immerden Bereich der Formel fett an, an dem der Cursor in der Bearbeitungsleiste steht.

5. Geben Sie das vorgeschriebene Argument ein: Markieren Sie dazu mit der Maus denBereich B26:D29 oder tippen Sie die Bereichseingabe ein.

Auch hier müssen Sie nicht auf Großschreibung achten.

6. Bestätigten Sie über die Æ-Taste oder die EINGEBEN-Schaltfläche.

Excel berechnet den gewünschten Wert und fügt ihn in die Tabelle ein. In der Bearbei-tungsleiste sehen Sie gleichzeitig die Funktion. Haben Sie die Formel und die Argumentekorrekt eingetippt, sind alle kleinen Buchstaben durch Großbuchstaben ersetzt – einZeichen dafür, dass Excel die angegebene Funktion »erkannt« hat.

Das Verfahren über die direkte Formeleingabe ist vor allem dann praktisch, wenn Sieeine Formel gut kennen und häufig anwenden, so dass Ihnen der Eingabemodus vertrautist.

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem DateinamenFunktionen2.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

278


6.3 Zahlenwerte runden

Nach den Funktionen, die Sie über die Schaltfläche direkt einsetzen können, gehört eineweitere Funktion mit zum wichtigsten Repertoire an Funktionen, die Ihnen beim Ein-satz von Excel schon fast zwangsläufig begegnen werden.

Rundungsfehler? Folgendes Beispiel zeigt Ihnen, dass Sie mit dem Thema vor allemdann in Berührung kommen könnten, wenn Sie Werte mit mehreren Dezimalstellenmultiplizieren und anschließend addieren: Die Tabelle Gesamtumsatz 2004 wurde dafürin Schweizer Franken umgerechnet. Und bei der anschließenden Addition der Werteentsteht fast der Eindruck, dass Rechenfehler in Excel nicht ausgeschlossen sind …Sehen Sie dazu auf die Zellen B20 und C20 in Abbildung 6.4 und achten Sie auf die Dezi-malstellen.

Abbildung 6.4: Beim Addieren der Werte entstehen Rundungsfehler

Dass das Programm nicht zuverlässig Werte addieren kann, ist ausgeschlossen. Die Feh-lerquelle: Excel rundet aufgrund der Zahlenformatierung nur optisch, die Additionbasiert aber auf den berechneten mehrstelligen Werten, die aus der Währungsumrech-nung resultieren. In Tabelle Gesamtumsatz 2004 (SFr., mit Rundungsfehlern) wurdendie €-Umsatzzahlen mit dem Wechselkurs in Zelle B13 multipliziert, die Formel lautetfür den ersten Wert in Zelle B16: =B4*$B$13. Die Ergebnisse dieser Währungsumrech-nung sind – wie bei Währungsangaben üblich – formatiert als WÄHRUNG und geben zweiDezimalstellen an (siehe Abbildung 6.5). Das Ergebnis der Multiplikation hat aber insge-

279

Zahlenwerte runden

samt 6 Dezimalstellen, die in den Zellen nicht angezeigt werden. Die »Fehlerquellen« lie-gen in den Zellen B18 und C20: Hier werden in den Zellen nur optisch gerundete Werteausgegeben.

Abbildung 6.5: Die Formatierung in der Währung Schweizer Franken

Angenommen, Sie wissen nicht genau über das Runden in Excel Bescheid und kennenauch den Namen der Funktion nicht. In diesem Fall kommt der Funktionsassistent zumEinsatz: Damit werden Sie nicht nur zielsicher beim Eingeben der Argumente zum rich-tigen Ergebnis geführt, über eine Hilfefunktion erhalten Sie zusätzlich direkt Auskunftüber die betreffende Funktion und können sogar ein Beispiel zum Ausprobieren in IhreExcel-Tabelle kopieren.

Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen3.xls,Registerkarte Runden, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

1. Öffnen Sie die Tabelle Funktionen3.xls.

2. Aktivieren Sie die Zelle, in der Sie das Ergebnis berechnen wollen: B26.

3. Blenden Sie jetzt den Funktionsassistenten ein, indem Sie auf die Schaltfläche FUNK-TION EINFÜGEN in der Bearbeitungsleiste klicken.

Die Schaltfläche entspricht dem Menübefehl EINFÜGEN/FUNKTION. Ein weiterer Zu-gang zum Funktionsassistenten bietet sich Ihnen über die Schaltfläche AUTOSUMME:Klicken Sie hier auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie aus dem Listenfeld den Ein-trag Weitere Optionen.

Mit diesem Befehl wird gleichzeitig das Gleichheitszeichen eingefügt.

Nutzen Sie jetzt die Hilfefunktion des Programms. Das Eingabefeld unter FUNKTION

SUCHEN ist ohnehin markiert.

280


Abbildung 6.6: Der Funktionsassistent

4. Geben Sie unter FUNKTION SUCHEN ein, für welche Aufgabe Sie die gesuchte Funktionbenötigen: Runden. Klicken Sie anschließend auf START.

Unter der Kategorie EMPFOHLEN listet Excel jetzt alle Funktionen auf, die unter die-sem Stichwort verzeichnet sind.

5. Markieren Sie über die Bildlaufleiste die gewünschte Funktion.

Unter dem Listenfeld sehen Sie einen kurzen Hilfetext: In der ersten Zeile steht dieSyntax der Funktion, in der zweiten eine Kurzbeschreibung.

Abbildung 6.7: Unter dem Listenfeld Funktion auswählen steht eine Kurzbeschreibung der markierten Funktion

6. Wenn Ihnen dieser Beschreibungstext zu wenig aussagekräftig ist, klicken Sie aufHILFE FÜR DIESE FUNKTION.

Die Excel-Hilfe gibt noch einmal die Syntax der Funktion an, darunter finden Sieeine exakte Beschreibung der geforderten Argumente. Wie die Funktion rechnet bzw.was Sie darüber hinaus beachten müssen, finden Sie unter Hinweise. Um Erfahrun-gen mit der Funktion zu sammeln, können Sie darüber hinaus das Beispiel kopieren.

281

Zahlenwerte runden

Abbildung 6.8: Die Microsoft Excel-Hilfe für die Funktion Runden

7. Schließen Sie die Excel-Hilfe.

8. Ist die Funktion RUNDEN nach wie vor markiert, klicken Sie im Dialogfeld FUNKTION

EINFÜGEN auf OK.

Im folgenden Dialog FUNKTIONSARGUMENTE machen Sie die erforderlichen Angaben:Für jedes Argument steht ein eigenes Eingabefeld zur Verfügung – auch wird im un-teren Bereich des Dialogfelds ein Hilfetext zu dem betreffenden Argument ange-zeigt.

Der Cursor steht bereits im ersten Eingabefeld ZAHL:

9. Geben Sie den Zellbezug oder die Formel entweder über direktes Eintippen oderdurch Anklicken der Zellen unter ZAHL ein. Die Formel lautet: B4*$B$13.

Schneller ist in den meisten Fällen das direkte Anklicken in der Tabelle.

10. Setzen Sie den ersten Bezug B4 durch Anklicken der Zelle.

Wenn Sie auf das Symbol neben dem Eingabefeld klicken, wird das Dialogfeld FUNK-TIONSARGUMENTE REDUZIERT angezeigt, so dass Sie die meisten Zellen der darunterliegenden Tabelle gut anklicken können.

11. Tippen Sie das Rechenzeichen *.

12. Klicken Sie auf Zelle B13, markieren Sie diese in der Eingabemaske und drückenSie anschließend auf Ì.

Der absolute Zellbezug $B$13 ist wichtig für das spätere Kopieren der Funktion.

282


Abbildung 6.9: Geben Sie die Funktionsargumente ein

13. Legen Sie die Anzahl der Dezimalstellen auf 2 fest.

Das Dialogfeld zeigt Ihre Eingaben unter FORMELERGEBNIS an – kontrollieren SieIhre Festlegung.

14. Zum Einfügen der Funktion klicken Sie auf OK.

15. Bestätigen Sie zum Abschluss diese Eingabe.

Jetzt rundet Excel das Produkt aus Umsatzzahl und Umrechnungskurs auf 2 Nach-kommastellen ab. Der Wert, den Sie jetzt in der Zelle sehen, ist gleichzeitig dieZahl, mit der das Programm »rechnet«.

Um die Tabelle fertig zu stellen, kopieren Sie die Funktion für die gesamte Tabelle:


2. Kopieren Sie die Funktion bis in Zelle D26.

3. Aktivieren Sie wieder Zelle B26 und kopieren Sie die Funktion bis in Zelle B29.

283

Zahlenwerte runden

4. Aktivieren Sie Zelle C26 und kopieren Sie die Funktion bis in Zelle C29.

5. Aktivieren Sie Zelle D26 und kopieren Sie die Funktion bis in Zelle D29.

Jetzt sind alle Werte in der Währung Schweizer Franken ausgegeben. Nun berechnen Sienoch die Summe nach dem bekannten Verfahren:

1. Aktivieren Sie Zelle B30 und klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOSUMME.

2. Kopieren Sie die Funktion bis in Zelle D30.

Sie sehen die Veränderungen an der letzten Dezimalstelle im Ergebnis für Berlin undHamburg.

Abbildung 6.10: Nun sind die Summen richtig

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem DateinamenFunktionen4.xls,Registerkarte Runden, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Das Beispiel mag Ihnen zunächst sehr konstruiert erscheinen … zugegeben. Doch den-ken Sie einmal an einen Computerhersteller und die Kostenkalkulation für die einzelnenBauteile eines PC-Modells, die für die Produktion zugekauft werden. Minimale Preisun-terschiede führen hier schnell zu erklecklichen Differenzen in der »Endabrechnung«.

In den folgenden Abschnitten werden Ihnen ausgewählte Funktionen vorgestellt.

284


6.4 Provisionen berechnen

Für diese Tabellen wurden noch einmal die Umsatzzahlen des Beispiels vorausgesetzt.Die Provisionen werden einmal mit der WENN-Funktion berechnet. Dabei geht es umein zweistufiges Modell, das zu berechnen ist.

Wenn ein Provisionsmodell Stufen hat, reichen die Möglichkeiten der WENN-Funktionnicht aus. Um ein mehrschichtiges Modell zu berechnen, müssen Sie auf die Matrixfunk-tion SVERWEIS zurückgreifen.

Einfache Provisionsberechnung (WENN-Funktion)Für dieses Beispiel dienen die Umsatzzahlen aus der Umsatztabelle.xls als Grundlage.Die Provisionen für das 1. Quartal 2005 für die fünf Mitarbeiter des Standorts Berlin sindin ihrer Höhe davon abhängig, ob die Zielvorgabe für das Jahr 2005 erreicht wurde. Istdies der Fall, wird eine Provision von 5 % bezahlt, sonst 3 %.

Die WENN-Funktion, die in diesem Fall zum Einsatz kommt, ermöglicht – wie alle logi-schen Funktionen – die Umsetzung einer Bedingung. Diese lautet: Erreichen desUmsatzziels, und sie muss entsprechend formuliert werden.

Vor allem im Zusammenhang mit Umsatzzahlen haben die logischen Funktionen einegroße Bedeutung: Denn auf Basis der Umsatzzahlen können Sie eine Reihe weiterfüh-render Berechnungen anstellen. Dabei prüfen logische Funktionen, ob eine gesetzteBedingung erfüllt ist oder nicht. Die Ausgabe in der Zelle ist dann entweder wahr oderfalsch. Wird die gesetzte Bedingung in einer Formel mit einer Berechnung kombiniert,so können als Ergebnis in der Zelle auch Werte berechnet werden, die je nach demErgebnis der Prüfung unterschiedlich ausfallen.

Syntax der WENN-Funktion

=WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)

(Die Argumente, die Sie obligatorisch einsetzen müssen, sind bei der Angabe der Syntaximmer fett gedruckt.)

Argumente der WENN-Funktion

b Prüfung: In diesem Argument legen Sie die Bedingung fest. Dabei müssen Sie in derFormulierung der Bedingung noch darauf achten, dass Sie in der Folge die Dann-bzw. Sonst-Anweisung richtig kombinieren. Beim Formulieren des Prüfkriteriumskommen die Vergleichsoperatoren zum Einsatz, die in Kapitel 5, Abschnitt »Werteberechnen«, in Tabelle 5.7 dargestellt wurden. Das Ergebnis der Überprüfung ist ent-weder wahr oder falsch.

b Dann_Wert: Das Argument, das als Dann_Wert eingegeben wird, wird nur dann aus-geführt, wenn die Prüfung den Wert wahr ergeben hat. Als Dann_Wert könnenTexte, Werte, Formeln oder Funktionen eingesetzt werden.

285


b Sonst_Wert: Das Argument, das als Sonst_Wert eingegeben wird, wird nur dann aus-geführt, wenn die Prüfung den Wert falsch ergeben hat. Als Sonst_Wert könnenTexte, Werte, Formeln oder Funktionen eingesetzt werden.

Nur die Argumente Prüfung und Dann_Wert sind obligatorisch. Fehlt die Angabe einesDann_Werts, gibt die Funktion den Wert 0 zurück, wenn die Prüfung das Ergebnis falschzurückgibt.

Einsetzen der Funktion

Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen5.xls,Registerkarte Wenn, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Die Tabelle geht von einem Sollumsatz pro Quartal aus (berechnet in Beispielta-belle.xls). Diese Zielvorgabe wird auf alle fünf Mitarbeiter gleichmäßig als Umsatzzielverteilt (Zelle B4). Die Umsätze der einzelnen Mitarbeiter sind in Spalte C eingetragen.Die davon abhängige Provisionszahlung wird in Spalte D errechnet:

1. Aktivieren Sie Zelle D9.

2. Fügen Sie eine WENN-Funktion ein: entweder über die Schaltfläche FORMEL EINFÜ-GEN oder tippen Sie den Namen der Funktion direkt ein.

(Bei den nächsten Schritten wird die WENN-Funktion über die direkte Eingabe ein-gesetzt, da die Syntax der Funktion und die einzelnen Argumente oben bereits erläu-tert wurden. Dies gilt im Übrigen auch für alle folgenden Beispiele dieses Kapitels.)

.

Abbildung 6.11: Einsetzen der WENN-Funktion

3. Das Argument für die Prüfung lautet: C9<=$B$4;.

Ist der Umsatz des Mitarbeiters Adam (in Zelle C9) kleiner oder gleich dem Umsatz-ziel (in Zelle B4)? Das Setzen des absoluten Bezugs (am schnellsten über Taste Ìunmittelbar nach der Eingabe des Zellbezugs) stellt sicher, dass die WENN-Funktionanschließend kopiert werden kann.

4. Das Argument für den Dann_Wert lautet: C9*3%;.

Wenn die Prüfung den Wert wahr zurückgibt, dann erhält der Mitarbeiter 3 % seinesUmsatzes als Prämie.

5. Das Argument für den Sonst_Wert lautet: C9*5%.

Wenn die Prüfung den Wert falsch zurückgibt – das Umsatzziel wurde übertroffen –,erhält der Mitarbeiter 5 % seines Umsatzes als Prämie.

HINWEIS WENN-Funktionen schachteln

Für umfangreichere Berechnungen können bis zu 7 WENN-Funktio-nen geschachtelt werden (die immer an Stelle der Dann_ oderSonst_Werte eingefügt werden).

286



In der Zelle wurde jetzt die Provisionssumme berechnet.

Abbildung 6.12: Die Tabelle nach dem Einsetzen der Formel in Zelle D9

7. Kopieren Sie jetzt die Formel für die Zellen D10 bis D13.

Alle Provisionszahlungen für die Mitarbeiter sind berechnet. Sie sehen die Werte in ZelleD15 über eine Summen-Funktion addiert.

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem DateinamenFunktionen6.xls, Registerkarte Wenn, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

HINWEIS Beim Prüfkriterium auf Exaktheit achten

Das exakte Äquivalent für die oben genannte Funktion wäre=Wenn(($B$4<C9;C9*5%;C9*3%). Dies rollt die Prüfung von deranderen Seite auf.

Für das Beispiel wäre auch folgende Syntax der WENN-Funktiondenkbar: =Wenn($B$4<=C9;C9*5%;C9*3%). Der einzige Unter-schied: Der Sprung auf den höheren Prozentsatz erfolgt schon, wenndas Umsatzziel genau erreicht ist. Die Funktion des Beispiels gewährteine Provision von 5 % erst, wenn das Ziel übertroffen wurde.

287


Abbildung 6.13: Alle Provisionszahlungen sind berechnet

Gestaffelte Provisionen (SVERWEIS)Für dieses Beispiel dienen ebenfalls die Umsatzzahlen aus der Umsatztabelle.xls alsGrundlage – allerdings bezieht sich die Rechnung auf das abgelaufene Jahr 2004. DieProvisionen werden, gestaffelt nach dem erzielten Umsatz, für das gesamte Jahr berech-net.

Der SVERWEIS, der in diesem Fall zum Einsatz kommt, ermöglicht das Suchen von Wer-ten in einer Matrixtabelle in der Spalte, die am weitesten links steht, und gibt einen vor-her festgelegten Wert in einer anderen Spalte der Matrixtabelle zurück. Im Gegensatzzur WENN-Funktion können hier die verschiedenen Stufen beim Berechnen des Provi-sionssatzes berücksichtigt werden. Eine WENN-Funktion lässt dagegen nur zwei Stufenzu. Voraussetzung für diese Funktion ist, dass eine Suchmatrix in Tabellenform vorliegt.

Syntax der Funktion SVERWEIS

=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)

Argumente der Funktion SVERWEIS

b Suchkriterium: Hier müssen Sie den Bezug zur Matrixtabelle herstellen. Legen Siedie Zelle in der Tabelle fest, für die der entsprechende Eintrag in der ersten Spalteder Matrixtabelle gesucht werden soll. Als Suchkriterium können Sie einen Wert,einen Zellbezug oder Text einsetzen.

b Matrix: An dieser Stelle wird der Bereich angegeben, in dem die Matrixtabelle steht.In der Matrixtabelle sind die Informationen verzeichnet, die sowohl als Bezug für dasSuchkriterium benötigt werden (in der ersten Spalte) als auch die Ergebnisse, diezurückgegeben werden.

288


b Spaltenindex: Hier teilen Sie Excel mit, in der wievielten Spalte der Matrixtabelledas Ergebnis steht, das zurückgegeben werden soll. Achten Sie bei dieser Angabedarauf, dass der Spaltenindex sich ausschließlich auf den Bereich der Matrixtabellebezieht und daher eine »interne« Zählung verwendet, die nichts mit der Spaltenbe-zeichnung im Spaltenkopf des Tabellenblatts zu tun hat.

b Bereich_Verweis: Hier legen Sie fest, ob eine genaue oder nur ungefähre Überein-stimmung mit dem Suchkriterium dem Verweis zugrunde liegen soll. Dieses Argu-ment ist nicht obligatorisch: Wenn es nicht eingesetzt ist, so sucht Excel nach einemWert mit ungefährer Übereinstimmung. In der Matrixtabelle ist dies der Wert, zudem das Suchkriterium den nächsthöheren Wert darstellt. Geben Sie hier wahr ein,so reicht eine ungefähre Entsprechung ebenfalls aus, bei falsch muss eine exakteÜbereinstimmung gefunden werden.


Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen7.xls,Registerkarte SVerweis, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Die Tabelle basiert auf der Umsatzsumme für 2004 (berechnet in Beispieltabelle.xls).Die Staffelung der Provisionen sehen Sie in der Matrixtabelle.


2. Fügen Sie die Funktion SVERWEIS ein: entweder über die Schaltfläche FORMEL EIN-FÜGEN oder tippen Sie den Namen der Funktion direkt ein.

Abbildung 6.14: Einsetzen der Funktion SVERWEIS

3. Das Argument für das Suchkriterium lautet: C15.

Nach dieser Summe soll in der ersten Spalte der Matrixtabelle gesucht werden.

4. Für den Bereich der Matrixtabelle markieren Sie den Bereich D5:E11 und setzenden Zellbezug absolut.

Wenn Sie die Formel kopieren, muss immer auf dieselbe Tabelle verwiesen werden.

Die Werte, die zurückgegeben werden sollen, stehen in der zweiten Spalte der Matrix-tabelle.

HINWEIS Die Funktion WVERWEIS

Im Gegensatz zum SVERWEIS (das »S« steht für »senkrecht«) suchtder WVERWEIS den Bezug in einer waagrecht angeordneten Tabelle.Dabei funktioniert er im Prinzip genauso wie der SVERWEIS, suchtaber den Bezug zum eingesetzten Suchkriterium in der ersten Zeileder Matrixtabelle.

289


5. Geben Sie daher als Wert für den Spaltenindex eine 2 ein.

Da in der Funktion das Argument Bereich_Verweis nicht eingesetzt wird, sucht Excelnach Werten in der Matrixtabelle, die mit dem Suchkriterium ungefähr übereinstim-men: Dabei orientiert sich das Programm immer an dem Wert in der Tabelle, zu demdas Suchkriterium der nächsthöhere Wert ist. Für den konkret erwirtschafteten Um-satz von 34.209,85 € wird daher der Matrixwert von 34.000 € zugewiesen. Vielleichtwird diese Zuordnung leichter verständlich, wenn Sie sich das Wörtchen »ab« vor je-dem Eintrag in der ersten Spalte der Matrixtabelle dazudenken.

6. Bestätigen Sie die Eingabe. Die komplette Funktion lautet: =SVERWEIS(C15;$D$5:$E$11;2).

In der Spalte Provisionssatz ist in Zeile 15 der Prozentwert 2,5 eingetragen, der fürdie Berechnung der Provision der richtige ist.

7. Kopieren Sie diese Funktion bis in Zelle D19.

8. Errechnen Sie in Zelle E15 noch die Provisionszahlung über die Formel: =C15/100*D15.

9. Kopieren Sie diese Formel bis in Zelle E19.

Die Summe der Provisionszahlungen wird in der vorbereiteten Tabelle in Zelle E21angezeigt.

Abbildung 6.15: Die Provisionszahlungen sind berechnet

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funk-tionen8.xls, Registerkarte SVerweis, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

TIPP Eingebettete Funktionen

Für das Beispiel wäre auch denkbar, die Provisionszahlungen sofort zuberechnen und auf den Zwischenschritt zu verzichten, bei dem die Prozent-sätze gesondert ausgewiesen werden.

Dazu müssten Sie den SVERWEIS in eine Formel einbetten: =C15/100*(SVERWEIS(C15;$D$5:$E$11;2)) führt in diesem Fall auch zum Ziel. Aller-dings können Sie dann nicht mehr mit einem kurzen Kontrollblick feststel-len, ob die zurückgegebenen Prozentsätze auch stimmen (Sie also die Argu-mente beim SVERWEIS richtig gesetzt haben).

290


6.5 Rechnungen verwalten

Rechnungen – ob sie Forderungen oder Verbindlichkeiten sind – verursachen einenhohen Verwaltungsaufwand. Sind sie bezahlt? Wann müssen sie bezahlt werden? Umdiese Listen besser in den Griff zu bekommen, werden Ihnen im Folgenden zwei Funk-tionen vorgestellt: Zunächst ermitteln Sie fällige Rechnungen aus der Liste mit einergeschachtelten WENN- und UND-Funktion. Über SUMMEWENN berechnen Sie anschlie-ßend noch die Summe der offenen bzw. fälligen Rechnungen.

Fällige Rechnungen ausweisen (WENN- & UND-Funktion)Die klassische WENN-Funktion, die Sie als erste logische Funktion für das Berechnenvon Provisionen bereits eingesetzt haben, stellt nur eine Option dar, Bedingungen zuformulieren. Für manche Sachverhalte – und nicht nur bei einer Provisionsberechnungüber mehrere Stufen – reicht dies nicht aus. Daher werden Sie im Berufsalltag dieWENN-Funktion auch im Zusammenspiel mit anderen logischen Funktionen einsetzen.Klassischer Fall ist die Kombination von WENN und UND.

Für dieses Beispiel werden aus einer Liste mit fortlaufenden Rechnungen diejenigenRechnungen ausgegeben, die zur Zahlung fällig sind. Dabei hängt die Bedingung für dieFälligkeit von zwei Faktoren ab: Das Zahlungsziel ist erreicht und die Rechnung ist nochnicht bezahlt.

Die WENN-Funktion, die in diesem Fall zum Einsatz kommt, ermöglicht – wie alle logi-schen Funktionen – die Umsetzung einer Bedingung. Ist diese mit einer UND-Funktiongekoppelt, können diese beiden Faktoren in der Funktion untergebracht werden. Da Siedie Syntax und die Argumente der WENN-Funktion bereits im Abschnitt »Einfache Pro-visionsberechnung (WENN-Funktion)« kennen gelernt haben, folgen an dieser Stelle nurnoch die Angaben zur UND-Funktion. Diese gibt wahr zurück, wenn alle Argumente inder Funktionsklammer zutreffen. Ist mindestens ein Argument falsch, wird der Rückga-bewert der gesamten UND-Funktion falsch.

Syntax der UND-Funktion

=UND(Wahrheitswert1;Wahrheitswert2;…)

Argumente der UND-Funktion

b Wahrheitswert: An dieser Stelle steht die Bedingung. In der Funktionsklammer kön-nen Sie bis zu 30 Bedingungen aufnehmen.

EXKURS Die Funktion ODER

Unter der Kategorie der logischen Funktionen nimmt ODER ebenfallseine wichtige Stellung ein. Sie bedient sich derselben Argumente wiedie UND-Funktion. Im Unterschied zu dieser gibt sie allerdings dasErgebnis wahr zurück, wenn nur ein einziges Argument in der Funk-tionsklammer wahr ist. Sind alle Argumente falsch, wird der Rück-gabewert der gesamten ODER-Funktion falsch.

291



Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen9.xls,Registerkarte WennUnd&Summewenn, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Die Tabelle geht von einer Liste aus, in der alle Rechnungen für einen bestimmten Zeit-abschnitt aufgenommen sind. Darin wird das Rechnungsdatum ebenso angegeben wieein Vermerk, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde (Spalte Zahlung gebucht). Darüberhinaus wurden in das Tabellenblatt noch das aktuelle Datum (B3) sowie das übliche Zah-lungsziel aufgenommen (B4). In der Spalte Zahlung sollen die Rechnungen herausgefil-tert werden, die noch nicht bezahlt und fällig sind.

1. Aktivieren Sie Zelle F9.

Die Umsetzung beginnt mit einer WENN-Funktion. Anschließend wird als Prüfkrite-rium eine UND-Funktion eingesetzt.

2. Fügen Sie eine WENN-Funktion ein.

3. Setzen Sie nach der Funktionsklammer die UND-Funktion als Prüfkriterium ein.

Zur besseren Übersicht über die Klammerstruktur in der Funktion zeigt Excel die öff-nenden Klammern in unterschiedlichen Farben an.

Abbildung 6.16: Einsetzen der UND-Funktion als Prüfkriterium

Der erste Wahrheitswert wird aus der Differenz zwischen dem aktuellen Datum unddem Rechnungsdatum ermittelt. Die Bedingung: Die Differenz muss mindestens 30Tage betragen.

4. Geben Sie die Bedingung wie folgt ein: ($B$4-C9>$B$3;.

Die absoluten Zellbezüge stellen das korrekte Kopieren der Formel sicher.

5. Die zweite Bedingung lautet: Unter Zahlung gebucht muss ein »nein« stehen. Für dieFunktion wird dies mit E9="nein" umgesetzt.

Setzen Sie den Texteintrag in der Funktion in Anführungsstriche.

6. Schließen Sie die Funktionsklammer.

Die UND-Funktion ist fertig eingesetzt. Nach dem Strichpunkt folgt die Angabe, wasdie Funktion als Dann_Wert zurückgeben soll:

7. Als Dann_Wert fügen Sie ein: »fällig«.

Damit legen Sie fest, dass dieser Ausdruck ausgegeben wird, wenn die Prüfung denWert wahr ergibt.

8. Als Sonst_Wert fügen Sie ein: »«.

Damit legen Sie fest, dass die Zelle leer bleibt, wenn die Prüfung den Wert falschergibt.

292


9. Geben Sie die schließende Klammer ein und bestätigen Sie die Eingabe.

In Zelle F9 wird der Ausdruck »fällig« ausgegeben.

10. Kopieren Sie diese Funktion bis zu Zelle F16.

Alle Rechnungen sind auf ihre Fälligkeit überprüft. Auf diese Weise erhalten Sie ei-nen Überblick, welche Beträge unbedingt zur Zahlung angewiesen werden müssen.Als Zusammenfassung der letzten Schritte hier die Angabe der kombinierten Funk-tion für Zelle F9 im Zusammenhang: =WENN(UND($B$4-C9>$B$3;E9="nein");"fällig";"").

Abbildung 6.17: Die fälligen Rechnungen sind ausgefiltert

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funk-tionen10.xls, Registerkarte WennUnd&Summewenn, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Fällige und offene Rechnungen addieren (SUMMEWENN)Was Sie jetzt wahrscheinlich für Ihre Rechnungsaufstellung interessiert, ist die Summeder fälligen Rechnungen, damit Sie kalkulieren können, welchen Betrag Sie insgesamtaufwenden müssen. Die Lösung finden Sie in diesem Fall bei den mathematischen Funk-tionen und der Name ist SUMMEWENN. Diese Funktion addiert Werte, die aufgrund voneingegebenen Suchkriterien ermittelt werden.

Für dieses Beispiel werden zum einen die Rechnungen addiert, die Sie im vorhergehen-den Abschnitt »Fällige Rechnungen ausweisen (WENN- & UND-Funktion)« in der Listemit »fällig« gekennzeichnet haben. Darüber hinaus wird als Alternative noch die Summeder Rechnungen erstellt, die in der Spalte Zahlung gebucht mit »nein« als offen ausge-wiesen werden.

293


Syntax der SUMMEWENN-Funktion

=SUMMEWENN(Bereich;Kriterien;Summe_Bereich)

Argumente der SUMMEWENN-Funktion

b Bereich: Gibt den Bereich aus, der berechnet werden soll bzw. aus dem die Wertestammten, die als Bedingung überprüft werden.

b Kriterien: Hier legen Sie die Bedingung fest, nach der die Zellen addiert werden –oder nicht. Einsetzen können Sie hier eine Zahl, eine Formel oder Text.

b Summe_Bereich: Dieses Argument ist fakultativ und gibt die Zellen an, die addiertwerden sollen. Ist Summe_Bereich nicht festgelegt, werden die Zellen aus dem Argu-ment Bereich addiert.


Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen11.xls,Registerkarte WennUnd&Summewenn, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Die fälligen Rechnungen kennen Sie bereits aus der Tabelle Fälligkeit auf diesem Tabel-lenblatt. Starten Sie also unmittelbar:


2. Fügen Sie eine SUMMEWENN-Funktion ein.

Abbildung 6.18: Einsetzen der SUMMEWENN-Funktion

3. Markieren Sie für das Argument Bereich die Zellen F9 bis F16.

Dieser Bereich wird anhand des Suchkriteriums ausgewertet.

Das Suchkriterium lautet: »fällig«.

Die Summe soll aus dem Bereich D9:D16 ermittelt werden.

4. Markieren Sie also diese Zellen für das Argument Summe_Bereich.


Die Summe der fälligen Rechnungen wird in der Zelle ausgewiesen. Sie wissen, wieviel Sie sofort bezahlen müssen. Den Stand Ihrer Verbindlichkeiten ermitteln Sie aufgleiche Weise. Die Funktion, die Sie hierfür eingeben müssen, lautet: =SUMME-WENN(E9:E16;"nein";D9:D16). So erhalten Sie einen Überblick, welche Zahlungenin naher Zukunft auf Sie zukommen.

294


Abbildung 6.19: Fällige und offene Rechnungssummen

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funk-tionen12.xls, Registerkarte WennUnd&Summewenn, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

6.6 Zahlungsraten ermitteln

Die nächste Funktion wird Sie nicht nur aus beruflichen Gründen interessieren: Auchprivat werden Sie es zu schätzen wissen, wenn Sie die monatliche Belastung berechnenkönnen, die Sie bei einem Darlehen oder Kredit erwartet. Die Funktion, die Sie dabeiunterstützt, finden Sie in der Kategorie Finanzmathematik: RMZ. Die monatlichenRaten, die Sie damit berechnen können, umfassen sowohl Tilgung als auch Zinsen.

In der Tabelle geht es um eine geplante Investition von 24.000 €, für die ein Eigenkapi-talbetrag von 8.000 € verfügbar ist. Die restliche Summe muss finanziert werden und Siespielen vor der Entscheidung zwei Varianten mit unterschiedlichen Laufzeiten durch.

Syntax der RMZ-Funktion

=RMZ(Zins;Zzr;Bw;Zw;F)

Argumente der RMZ-Funktion

b Zins: Hier geben Sie den Zinssatz für die betreffende Periode ein. Wichtig dabei ist:Die Angabe des Zinssatzes muss für die gleiche Periode gelten wie für die Zahlungen.Wenn Sie die monatlichen Raten für einen Kredit berechnen und der Zinssatz aberfür das gesamte Jahr angegeben ist, müssen Sie diesen Betrag durch 12 teilen.

b Zzr: Hier legen Sie die Anzahl der Zahlungszeiträume fest. Auch hier muss sich dieAngabe auf dieselbe Zahlungsperiode beziehen wie der Zinssatz.

b Bw: Barwert. Dies ist der Betrag, den die zukünftigen Zahlungen zum aktuellen Zeit-punkt wert sind. In der Regel wird hier der Kreditbetrag eingetragen.

b Zw: Zukünftiger Wert. Hier steht der Wert, der am Ende des Zahlungszeitraumserreicht werden soll. Ist das Argument nicht eingesetzt, wird es automatisch durchden Wert 0 ergänzt.

b F: Fälligkeit. Gibt die Fälligkeit der Zahlungen an. Dabei steht 0 für eine Zahlung amEnde der Periode, 1 zu Beginn der Periode. Ist dieses Argument nicht belegt, werdendie Raten so berechnet, dass sie jeweils zum Ende der Periode fällig sind.

295

Zahlungsraten ermitteln


Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen13.xls,Registerkarte Rmz&Zw, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Im ersten Bereich auf der Tabelle sehen Sie die Daten, die Sie zur Ratenberechnungbenötigen. In den Spalten Variante 1 bzw. Variante 2 sind bereits Laufzeit und Zinssatzangegeben.


2. Setzen Sie die Funktion RMZ ein.

Abbildung 6.20: Einsetzen der RMZ-Funktion

3. Der Zinssatz für den Kredit steht in Zelle B10. Dieser muss noch auf eine monatlicheZahlungsweise abgestimmt werden. Das Argument für den Zins lautet also: B10/12.

4. Der Zahlungszeitraum für den Kredit steht in Zelle B9.

5. Der Barwert, d.h. der Kreditbetrag, steht in Zelle B6. Setzen Sie diese Zelladressedurch Drücken von Ì absolut, damit sie beim Kopieren der Formel nicht ange-passt wird.


Die komplette Funktionsangabe lautet: =RMZ(B10/12;B9;$B$6).

Die monatliche Rate sehen Sie in Zelle B11: Diese wird als negativer Wert ausgege-ben. Sie müssen über 500 € monatlich aufwenden, um bei einem jährlichen Zinssatzvon 10,10 % die Summe von 16.000 € in drei Jahren vollständig zurückzuzahlen.

Bei Variante 2 dehnen Sie den Zahlungszeitraum auf 4 Jahre aus:

7. Kopieren Sie die Funktion in Zelle C11.

Jetzt ist die Monatsrate auf 430 € gesunken, obwohl der Zinssatz höher ist. Auf dieseWeise können Sie noch weitere Varianten durchspielen und Angebote von Bankenvergleichen.

Abbildung 6.21: Berechnung von monatlichen Raten

296


Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktio-nen14.xls, Registerkarte Rmz&Zw, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

6.7 Rücklagen kalkulieren

Jetzt geht es umgekehrt: Sie müssen für eine geplante Investition eine Rücklage bildenund wollen dazu wissen, wie viel Kapital Ihnen nach Ablauf der geplanten Zahlungsperi-ode zur Verfügung steht. Arbeiten Sie dazu mit der Funktion ZW: Sie berechnet denzukünftigen Wert von regelmäßigen Zahlungen über einen bestimmten Zeitraum.

In der Tabelle geht es um eine geplante Investition in Höhe von ca. 35.000 bis 40.000 €:Dafür spielen Sie verschiedene Varianten durch – in Excel kein Problem. Über dasKopieren von Funktionen können Sie alle möglichen Varianten berechnen, bis Sie dieeine Lösung für Ihr Budget gefunden haben.

Syntax der ZW-Funktion

=ZW(Zins;Zzr;Rmz;Bw;F)

Argumente der ZW-Funktion

b Zins: Hier geben Sie den Zinssatz für die betreffende Periode ein. Wichtig ist dabei:Die Angabe des Zinssatzes muss für die gleiche Periode gelten wie für die Zahlungen.

b Zzr: Hier legen Sie die Anzahl der Zahlungszeiträume fest. Auch hier muss sich dieAngabe auf dieselben Zahlungsperioden beziehen wie der Zinssatz.

b Rmz: Regelmäßige Zahlung. Dies ist der Betrag, der regelmäßig bezahlt werden soll.

b Bw: Barwert. Dies ist der Wert, mit dem die Berechnung startet. Fehlt dieses Argu-ment, wird automatisch der Wert 0 angenommen.

b F: Fälligkeit. Gibt die Fälligkeit der Zahlungen an. Dabei steht 0 für eine Zahlung amEnde der Periode, 1 zu Beginn der Periode. Ist dieses Argument nicht belegt, wirdder Wert so berechnet, dass die Zahlungen jeweils zum Ende der Periode fällig sind.


Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen15.xls,Registerkarte Rmz&Zw, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.


2. Setzen Sie die Funktion ZW ein.

Abbildung 6.22: Einsetzen der ZW-Funktion

3. Der Zinssatz für die Anlage steht in Zelle B20. Setzen Sie den Zellbezug.

297


4. Der Zahlungszeitraum steht in Zelle B19. Da Sie mit jährlicher Zahlungsweise rech-nen, müssen Sie diesen Wert anpassen: B19/12.

5. Den Betrag, der jährlich angelegt werden soll, sehen Sie in Zelle B18.

Dieser wurde als negativer Wert eingegeben, damit der zukünftige Wert als positiverBetrag ausgewiesen wird. Steht hier ein positiver Wert, wird das Ergebnis der Berech-nung negativ ausgegeben.

6. Bestätigen Sie die Eingabe der Funktion =ZW(B20;B19/12;B18).

In Zelle B21 sehen Sie, wie viel Eigenkapital Sie unter den angegebenen Konditionenbilden können. Vergleichen Sie auch hier die Angebote:

7. Kopieren Sie die Funktion in die Zellen C21 und D21.

Abbildung 6.23: Verschiedene Konditionen zum Ansparen einer Rücklage

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktio-nen16.xls, Registerkarte Rmz&Zw, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

6.8 Abschreibungen berechnen

Auch Abschreibungsbeträge können Sie mit Excel ermitteln: Die nächsten beiden Bei-spiele zeigen, wie Sie diese mit der degressiven bzw. linearen Methode berechnen.

Degressive AbschreibungsbeträgeMit Hilfe der arithmetisch-degressiven Methode können Sie Investitionen über einenfestgelegten Zeitraum mit jährlich sinkenden Beträgen bis zu einem festgelegten Rest-wert abschreiben. Die Funktion DIA basiert auf der Formel, die für diese Abschreibungs-form festgelegt ist.

In der Tabelle geht es um eine Investition von 35.000 €, für die eine Nutzungsdauer von6 Jahren geplant ist. Der kalkulierte Restwert der Anlage beträgt 8.000 €.

Syntax der DIA-Funktion

=DIA(Ansch_Wert;Restwert;Nutzungsdauer;Zr)

298


Argumente der DIA-Funktion

b Ansch_Wert: Dies sind die Kosten für die Anschaffung.

b Restwert: Hier wird nach dem Wert gefragt, den das betreffende Gut am Ende derNutzungsdauer noch hat.

b Nutzungsdauer: Geben Sie an dieser Stelle ein, wie lange Sie das Gut in IhremUnternehmen einsetzen können/werden.

b Zr: Ist die Periode, für die der Abschreibungsbetrag ermittelt wird. Dieses Argumentmuss sich auf denselben Zeitraum beziehen wie die Nutzungsdauer.


Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen17.xls,Registerkarte Dia&Lia, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.


2. Setzen Sie die Funktion DIA ein.

Abbildung 6.24: Einsetzen der DIA-Funktion

Der Anschaffungswert steht in Zelle B3.

3. Damit Sie die Funktion für die Ermittlung der nachstehenden Abschreibungsbeträgekopieren können, geben Sie sie mit absoluter Adressierung ein: $B$3.

4. Der Restwert steht in Zelle B5, die Sie ebenfalls mit absolutem Zellbezug formatie-ren: $B$5.

Die Nutzungsdauer steht in der Tabelle in Zelle B4: $B$4.

Und Sie berechnen den jahresbezogenen Abschreibungsbetrag für das erste Jahr:

5. Geben Sie für das Argument Zr den Zellbezug A10 ein.

Die fertige Funktion für das Beispiel lautet: =DIA($B$3;$B$5;$B$4;A10).

Nun hat Excel für das erste Jahr den Abschreibungsbetrag ermittelt und ihn in ZelleB10 ausgegeben.

6. Um die Beträge für die nächsten Jahre zu ermitteln, kopieren Sie die Funktion in dieZellen B11 bis B15.

Am Ende dieser Periode haben Sie den eingetragenen Restwert des Anlageguts rech-nerisch erreicht.

299


Abbildung 6.25: Degressive Abschreibungsbeträge

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktio-nen18.xls, Registerkarte Dia&Lia, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Lineare AbschreibungIm Gegensatz zur arithmetisch-degressiven Methode ermitteln Sie bei der linearenAbschreibung jährlich gleich bleibende Beträge bis zu einem festgelegten Restwert.

In der Tabelle geht es – wie bei der degressiven Abschreibung – um eine Investition von35.000 €, für die eine Nutzungsdauer von 6 Jahren geplant ist. Der kalkulierte Restwertder Anlage beträgt 8.000 €.

Syntax der LIA-Funktion

=LIA(Ansch_Wert;Restwert;Nutzungsdauer)

Argumente der LIA-Funktion

b Ansch_Wert: Dies sind die Kosten für die Anschaffung.b Restwert: Hier wird nach dem Wert gefragt, den das betreffende Gut am Ende der

Nutzungsdauer noch hat.

b Nutzungsdauer: Geben Sie an dieser Stelle ein, wie lange Sie das Gut in IhremUnternehmen einsetzen können/werden.


Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen19.xls,Registerkarte Dia&Lia, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

1. Aktivieren Sie Zelle E10.

2. Setzen Sie die Funktion LIA ein.

300


Abbildung 6.26: Einsetzen der LIA-Funktion

3. Der Anschaffungswert steht in Zelle B3.

Eigentlich müssen Sie die Funktion nicht kopieren, der ermittelte Wert bleibt fürjedes Jahr derselbe. Damit Sie in der Tabelle aber den Vergleich zur degressivenAbschreibung sehen, steht in diesem Beispiel ein absoluter Zellbezug. Natürlichkönnten Sie den ermittelten Wert auch einfach kopieren.

4. Der Restwert steht in Zelle B5.

5. Die Nutzungsdauer steht in der Tabelle in Zelle B4.

6. Bestätigen Sie die Eingaben.

Excel schreibt den jährlichen Abschreibungsbetrag in die Zelle.

Die fertige Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen.xls auf der Register-karte Dia&Lia unter dem Link www.mut.de/fuersBuero – zusammen mit allen Bei-spieltabellen aus diesem Kapitel.

Die Absicht dieser Beispiele war, Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln, wie SieFunktionen in Excel einsetzen – und dass diese auch geschachtelt (bis zu 7 Funktionen)und kombiniert werden können. Wenn Sie im Berufsalltag bestimmte Berechnungenimmer wieder durchführen müssen, werden Ihnen die Wege in Excel sicherlich schnellvertraut. In den vergangenen Abschnitten haben Sie jedenfalls das Rüstzeug dafürerworben, sich die passende Funktion für Ihre Zwecke zu suchen und mit Hilfe desAssistenten oder der Excel-Hilfe auch richtig anzuwenden.

Jetzt noch ein paar Bemerkungen darüber, was Sie tun, wenn Sie bei der Eingabe einenFehler machen.

6.9 Fehlersuche in Excel

Dass Sie beim Arbeiten mit Funktionen die vorgeschriebene Syntax einhalten müssen,wurde bereits erwähnt. Excel reagiert sofort, wenn Sie irgendeine Bedingung für die kor-rekte Eingabe nicht erfüllen: Postwendend erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Dabei versucht Excel, die Quelle des Fehlers auszumachen – und dementsprechend fal-len die Meldungen unterschiedlich aus:

EXKURS Eine Mustervorlage anlegen

In Excel können Sie sich für vorformatierte Arbeitsmappen eine Mus-tervorlage anlegen: Dabei gehen Sie analog vor wie in Word beim Anle-gen einer Dokumentvorlage. Sehen Sie dazu in Kapitel 2, Abschnitt»Briefvorlage anlegen«, nach.

301


b Wenn die eingegebene Funktion falsch ist, Excel dies aber nicht präzisieren kann,wird nur grundsätzlich auf einen Fehler hingewiesen.

Abbildung 6.27: Excel verweigert die Bestätigung der Formel

b Hat Excel den Fehler in der Funktion gefunden, wird Ihnen in der Fehlermeldungeine korrigierte Variante präsentiert, die Sie übernehmen können.

b Fehlermeldungen, die einen Hinweis auf die Art des Fehlers enthalten, werdendirekt in der Zelle ausgegeben: Beim Überprüfen der Funktion wissen Sie daher, anwelcher Stelle der Fehler korrigiert werden muss.

Wird eine Fehlermeldung in einer Zelle angezeigt, können Sie über den eingeblendetenSmarttag eine der angebotenen Optionen wählen.

Systemmeldung Bedeutung

#BEZUG Der angegebene Bezug für die Formel oder Funktion wird entwe-der nicht gefunden (falsche Adressierung) oder in der bezogenen Zelle steht kein Wert.

#DIV/0 Der angegebene Divisor hat den Wert 0. Grund: Die bezogene Zelle ist leer, es steht eine 0 in der Zelle oder Sie haben den Wert 0 für den Divisor direkt eingegeben.

#NAME? Der eingegebene Text in einer Formel wird nicht erkannt: Der Funktions- oder der Bereichsname ist nicht korrekt bzw. der Dop-pelpunkt in einer Bereichsangabe fehlt.

#NULL! Die gesuchte Schnittmenge zwischen den eingegebenen Bereichen hat kein Element.

#NV Der gesuchte Wert ist nicht verfügbar. Der Grund dafür ist oft, dass der Zellbezug bei einem Argument auf eine leere Zelle ver-weist.

#WERT! Der angegebene Wert ist ungültig (hat den falschen Datentyp).

#ZAHL! Die Zahl, die für eine Berechnung verwendet werden soll, ist falsch bzw. für diese Rechenoperation nicht zulässig.

Tabelle 6.1: Fehlermeldungen in Excel

302


Abbildung 6.28: Die Optionen bei der Fehlerkorrektur

Finden Sie den Fehler nach längerem Suchen nicht oder wollen Sie vor Abschluss IhrerArbeit an einer Tabelle sichergehen, dass Sie nichts Wesentliches übersehen haben, kön-nen Sie zusätzlich die Fehlerüberprüfung aktivieren.

Fehlerüberprüfung durchführenFühren Sie eine Fehlerüberprüfung vor allem bei umfangreichen Tabellen durch. DennTabellen können neben offensichtlichen Fehlern auch zum Beispiel Eingabefehler beiZellbezügen enthalten, die Excel nicht erkennt.

1. Zum Starten der Fehlerüberprüfung klicken Sie auf EXTRAS/FEHLERÜBERPRÜFUNG.

Excel führt diese durch. Dabei arbeitet das Programm mit den Bedingungen, die Sieunter EXTRAS/OPTIONEN/FEHLERÜBERPRÜFUNG einsehen können.

Bei der Fehlerüberprüfung liefert Excel gleichzeitig Tipps, was an der Formel oderFunktion nicht stimmt, und setzt Sie auf die richtige Fährte zur Korrektur.

Auch wenn Sie eine Formel vermeintlich korrekt eingegeben und Sie beim Bestäti-gen keine Fehlermeldung erhalten haben: Bei der Fehlerüberprüfung analysiert Ex-cel zusätzlich die umgebenden Zellen der Tabelle und kommt so Inkonsequenzenund Ungereimtheiten auf die Spur, die auf den ersten Blick nicht auffallen.

Abbildung 6.29: Die Funktion selbst ist zwar korrekt eingegeben, unterscheidet sich aber von allen anderen in der Spalte

Ist die Fehlerüberprüfung durchgeführt, erhalten Sie darüber von Excel eine Mel-dung.

2. Klicken Sie auf OK, um zum Tabellenblatt zurückzukehren.

303


Formeln überwachenWeitere Hilfe für Fehler finden Sie darüber hinaus auf der Symbolleiste FORMELÜBERWA-CHUNG. Damit haben Sie ein weiteres Instrumentarium zur Hand, das Sie über offen-sichtliche Fehler in der Tabelle hinausführt, denn hier lassen sich die Grundlagen für dieberechneten Werte in einer Tabelle über eine optische Anzeige zurückverfolgen.

b Die Symbolleiste FORMELÜBERWACHUNG blenden Sie über ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/FORMELÜBERWACHUNG ein.

Eine weitere Option: der Eintrag FORMELÜBERWACHUNG-SYMBOLLEISTE ANZEIGEN inder Liste des Smarttags, wenn Excel einen Fehler meldet.

Abbildung 6.30: Die Symbolleiste Formelüberwachung

b Für jede aktive Zelle können Sie – sofern diese einen berechneten Wert enthält –über die Schaltfläche SPUR ZUM VORGÄNGER per Pfeilverbindung sehen, wohin diegesetzten Zellbezüge in der Formel oder Funktion führen.

b Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche SPUR ZUM VORGÄNGER zeigt die Verbindungenauf der nächsten Stufe, der nächste Klick eine weitere Stufe …

Auf diese Weise blenden Sie Schritt für Schritt alle Schichten für die gesetzten Zell-bezüge ein und können (auch mit Hilfe der Beschriftungen) verfolgen, ob Sie allesrichtig gemacht haben.

Abbildung 6.31: Die Spur zum Vorgänger anzeigen

304


b Die Schaltfläche SPUR ZUM VORGÄNGER ENTFERNEN entfernt die angezeigten Verbin-dungen wieder – und beginnt mit den zuletzt angezeigten Spuren.

b SPUR ZUM NACHFOLGER geht genau entgegengesetzt vor und blendet eine Pfeilverbin-dung zu denjenigen Zellen ein, in denen die aktive Zelle als Zellbezug gesetzt wurde.

b Mit Klicken auf SPUR ZUM NACHFOLGER ENTFERNEN blenden Sie die Pfeillinie wiederaus.

So können Sie für eine Zelle das ganze Netz der Bezüge sichtbar machen: Die Kon-trolle, ob die Bezüge richtig gesetzt wurden, fällt so etwas leichter als die Kontrolleüber die angegebenen Zeilen- und Spaltenbezeichnungen, vor allem in umfangrei-chen Tabellen, in denen die gesetzten Bezüge nicht immer auf einem Bildschirmaus-schnitt übersichtlich eingeblendet werden können.

b Zum Ausblenden eines komplexen Netzes klicken Sie auf ALLE SPUREN ENTFERNEN.b Gibt es für eine Zelle eine Fehlermeldung und klicken Sie auf die Schaltfläche SPUR

ZUM FEHLER, zeigt Excel Verbindungen zu den Zellen an, die die Fehlerursache seinkönnten.

Interessant ist auch folgende Schaltfläche auf der Symbolleiste FORMELÜBERWACHUNG:

1. Klicken Sie auf ZELLENÜBERWACHUNGSFENSTER ANZEIGEN.

Sie können dieses auch über den Menübefehl EXTRAS/FORMELÜBERWACHUNG/ÜBER-WACHUNGSFENSTER ANZEIGEN einblenden.

2. Durch Anklicken der Schaltfläche ÜBERWACHUNG HINZUFÜGEN und anschließendesMarkieren der Zelle legen Sie den Bereich fest, den Sie im Listenfeld anzeigen wol-len.

Alle wesentlichen Informationen über den gewählten Ausschnitt werden angezeigt.

3. Um Korrekturen für eine Zelle durchzuführen, doppelklicken Sie auf den Eintrag inder Liste.

Die betreffende Zelle wird aktiv und ihr Inhalt kann über die Bearbeitungsleiste ver-ändert werden.

Darüber hinaus empfiehlt sich die Schaltfläche FORMEL AUSWERTEN für komplizierteFunktionen, in denen (vermutlich) ein Fehler steckt. Hier können Sie die Formel Schrittfür Schritt analysieren und überprüfen.

TIPP Bezüge sichtbar machen und Werte kontrollieren

Die Symbolleiste FORMELÜBERWACHUNG und das ÜBERWACHUNGSFENSTER kön-nen Sie gleichzeitig einblenden – und auch parallel nutzen. So lassen sicheinerseits Bezüge in der Tabelle optisch darstellen und gleichzeitig zum Bei-spiel Formeln und Funktionen für einen ausgewählten Bereich durch dasÜberwachungsfenster anzeigen. Für Tabellen mit komplizierten, umfangrei-chen Berechnungen, in denen alles ganz genau stimmen muss, ist die Kom-bination dieser beiden Kontrollinstrumente eine gute Hilfe – auch wenn eingewisser zusätzlicher Aufwand nicht zu verleugnen ist.

305


Damit sind Sie am Ende dieses Kapitels angekommen – und haben eine Menge überFunktionen in Excel erfahren. Was Ihnen hier vorgestellt wurde, ist nur ein kleinerBruchteil dessen, was Excel zu leisten in der Lage ist. Aber mit Hilfe des Funktionsassis-tenten (und hier nicht zu vergessen die umfangreichen Beschreibungen) wird es Ihnensicher gelingen, die für Sie passenden Formeln und Funktionen in Ihren Tabellen einzu-setzen.

Was Ihnen jetzt noch fehlt, sind ein paar Tipps zum Umgang mit Listen und Datenban-ken, die Sie in Excel auch anlegen können. Diese warten im nächsten Kapitel auf Sie.

7Rechnungs-verzeichnis anlegen


Liste in Excel anlegen

Daten in eine Datenmaske eingeben

Daten suchen

Fenster fixieren und teilen

Listen filtern

Mit der Listenautomatik arbeiten

Teilergebnisse berechnen


Zunächst lernen Sie am Beispiel einer Rechnungs-aufstellung, was Sie beim Anlegen einer Liste in Excelalles beachten müssen. Anschließend richten Sie IhreArbeitsoberfläche übersichtlich mit fixiertem oder ge-teiltem Fenster ein. Und Sie unternehmen die erstenSchritte, die Liste zu filtern und Teilergebnisse auszu-werten.

Dieses Kapitel rundet das Thema Excel ab: Sie könnenam Ende nicht nur sicher und gezielt Tabellen an-legen, Werte berechnen und Funktionen einsetzen,sondern wissen auch mit Listen gekonnt umzugehen.

308

Kapitel 7 Rechnungsverzeichnis anlegen

Adress- und Bestandslisten, Preis- oder Personallisten, Leistungsverzeichnisse und Kos-tenaufstellungen … die Einsatzgebiete von Listen im Berufsalltag sind mehr als vielfältig.Und meist geht es dabei nicht nur darum, Informationen Zeile für Zeile zu erfassen, son-dern diese auch auszuwerten. Und dabei hilft Ihnen Excel mit einer entscheidendenFähigkeit: Das Programm erkennt strukturierte Zeilen mit immer wiederkehrenden,gleichen Informationen selbstständig als Liste – wenn Sie einige Kleinigkeiten bei derEingabe beachten.

Excel wird daher sehr oft als eine Art Datenbankprogramm eingesetzt, denn mit diesemProgramm können Sie Listen aller Art erfassen, verwalten und auswerten.

Das Projekt für dieses Kapitel lautet: eine Liste mit Rechnungs- und Kundendaten erstel-len. Dabei lernen Sie die wichtigsten Techniken im Umgang mit Excel-Listen kennen –damit Sie die Informationen im Griff haben, die Sie im Beruf in Ihren Excel-Arbeitsmap-pen gespeichert haben.

7.1 Liste in Excel anlegen

Grundsätzlich wird eine Tabelle mit immer wiederkehrenden, regelmäßig geordnetenAngaben als Liste bezeichnet. Wenn Sie in Excel Zeilen in der genannten Form füllen,erkennt das Programm automatisch, dass es sich um eine Liste handelt. Allerdings soll-ten Sie bei der Eingabe einige Dinge beachten.

Zunächst sollten Sie sich beim Anlegen darüber im Klaren sein, welche InformationenSie benötigen. Entscheiden Sie sich dafür, dass Sie für jede Information, die Sie späterauswerten wollen, eine eigenen Spalte in der Liste anlegen.

Um die Funktionalität des Programms später einfacher ausnützen zu können, ist es emp-fehlenswert, wenn Sie jede Aufstellung mit einer Kopfzeile versehen. Wo Sie die Tabellemit der Eingabe der Überschriften beginnen, ist für Excel dagegen nicht wichtig. Wichtigdagegen ist, dass Sie in die Kopfzeile keine leere Spalte aufnehmen, denn sonst hat Excelspäter Schwierigkeiten, die Liste als solche zu erkennen.

1. Legen Sie für das Beispiel zunächst in der ersten Zeile des Arbeitsblatts die folgen-den Spaltenbezeichnungen fest: Kundennummer; Firma; Rechnungsbetrag; Rech-nungsdatum; Anrede; Vorname; Nachname; Straße; Postleitzahl; Ort.

2. Formatieren Sie die Zellen der besseren Übersicht wegen fett und mit optimalerBreite.

Für Listen in Excel hat es sich bewährt, die Spaltenbreite so zu formatieren, dasszwar einerseits alle Einträge vollständig angezeigt werden, andererseits aber keinPlatz »verschwendet« wird – damit von den ohnehin oft sehr umfangreichen Tabellenmöglichst viel auf der Bildschirmoberfläche zu sehen ist. Falls Sie vergessen haben,wie Sie Zellen formatieren: Schlagen Sie in Kapitel 5, Abschnitt »Umsatztabelle for-matieren«, nach.

3. Tragen Sie dann in den nächsten Zeilen die Zelleninhalte ein.

Achtung: Gehen Sie nicht das Risiko ein, dass Sie Ihre mühsam eingegebenen Datenverlieren, und speichern Sie regelmäßig ab!

309


4. Formatieren Sie den Datentyp der Zellen in einer Spalte durchgehend und gleich-mäßig.

Die Vorschläge für die Beispieltabelle:

b Kundennummer: TEXT

b Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Ort: Die Standardformatierungerkennt den Firmennamen als Text.

b Rechnungsbetrag: Zum Zuweisen des Währungsformats klicken Sie auf dieSchaltfläche € in der STANDARD-Symbolleiste.

b Rechnungsdatum: Wählen Sie unter FORMAT/ZELLEN die gewünschte Schreib-weise unter DATUM.

b Postleitzahl: Wählen Sie unter FORMAT/ZELLEN unter SONDERFORMAT eine Option,für das Beispiel DEUTSCHLAND (D).

5. Wenn Sie mit den Eingaben am Ende sind, speichern Sie die Datei ab.

Die Tabelle geht am Ende sowohl in ihrer Breite als auch in der Länge über die Bild-schirmanzeige hinaus.

Abbildung 7.1: Die Rechnungsliste

Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Rechnungsliste1.xlsunter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Excel erkennt eine Liste als zusammenhängenden Bereich, bei dem in den einzelnenSpalten immer die gleichen Informationen eingegeben werden. Alle Listen-Funktionenin Excel basieren auf der Fähigkeit des Programms, die Listen von anderen Bereichen

310


einer Tabelle abzugrenzen. Fügen Sie daher in Ihre Liste keine Leerzeilen aus optischenGründen ein, denn eine Unterbrechung der Aufstellung signalisiert dem Programm dasEnde der Liste. Der Teil der Liste, der nach der Leerzeile steht, wird nicht mehr der Listezugerechnet. Auch den umliegenden Bereich zu der Liste in einer Tabelle sollten Siedeutlich abgrenzen: Zeilen und Spalten um die Liste frei lassen.

Datensätze eingebenBeim Eingeben der Listeneinträge werden Sie bald bemerken, dass die direkte Eingabein die Zelle relativ umständlich und auch fehleranfällig ist … doch Excel bietet Ihneneine Alternative an: die Datenmaske.

Mit Hilfe der Maske können Sie sowohl neue Datensätze anlegen als auch vorhandenebearbeiten oder suchen. Durch das übersichtliche Dialogfeld unterlaufen Ihnen wenigerEingabefehler bei langen Spalten oder Zeilen. Auch werden berechnete Felder von derDatenmaske nicht erfasst und Sie können daher sicher sein, dass Sie nicht irrtümlichAngaben in diese Zellen schreiben.

Wenn Sie einen Datensatz der Liste neu hinzufügen möchten, können Sie diesen nichtnur einfach in die letzte Zeile der Liste schreiben, sondern es ist komfortabel, ihn übereine Datenmaske hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf DATEN/MASKE.

In dem Dialogfeld, das sich öffnet, steht der erste Datensatz der Liste verzeichnet. Siesehen dies rechts oben anhand des Zählfelds, das für das Beispiel lautet: 1 von 47(der erste Datensatz von insgesamt 47). Die Kopfzeile in der ersten Zeile der Liste»erkennt« Excel und gibt sie folgerichtig nicht als Datensatz aus.

Abbildung 7.2: Die Datenmaske nach dem Befehl Daten/Maske

2. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche NEU.

Es erscheint eine leere Maske.

3. Füllen Sie die Maske mit den erforderlichen Angaben.

Setzen Sie dabei den Cursor mit der Maus in die einzelnen Eingabefelder oder bewe-gen Sie sich mit der Å-Taste vorwärts bzw. rückwärts.

311


4. Zum Einfügen der Daten in die Liste klicken Sie auf SCHLIESSEN.

Sie kehren zur Excel-Arbeitsoberfläche zurück. Der neue Datensatz ist automatischin die nächste leere Zeile der Liste eingefügt. Dabei wurden die Formatierungen inden einzelnen Spalten auf die unformatierten Angaben der Datenmaske automatischübertragen.

Datensätze bearbeiten

Datensätze korrigieren

Das Korrigieren vorhandener Datensätze funktioniert vergleichbar. Sie müssen nurzunächst den Datensatz ansteuern, den Sie ändern wollen:


2. Steuern Sie mit dem Bildlauffeld die einzelnen Datensätze in der Liste der Reihenach an oder Sie setzen dazu die Tasten | bzw. ~ ein.

3. Korrigieren oder ergänzen Sie die betreffenden Angaben.

Waren in der Datenmaske ursprünglich Einträge, die Sie gerade geändert (oder ge-löscht) haben, können diese über die Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN wieder einge-setzt werden. Diese Rückführung funktioniert aber nur, wenn die Eingaben nochnicht bestätigt wurden.

4. Klicken Sie zum Entfernen des Datensatzes aus der Liste auf LÖSCHEN.

5. Klicken Sie zum Bestätigen der Änderung auf SCHLIESSEN.

Sie kehren zur Excel-Arbeitsoberfläche zurück.

Datensätze suchen

Ist eine Liste in Excel sehr umfangreich (und das ist meistens der Fall), ist das Sucheneines Datensatzes mit Hilfe des Bildlauffelds oder über die Pfeiltasten ein Geduldsspielmit offenem Ausgang. Aber auch an diesen Fall ist gedacht: Mit Hilfe der Datenmaske las-sen sich Datensätze auch suchen und müssen nicht durch Blättern in einer unübersicht-lichen Liste »herausgefischt« werden:


2. Klicken Sie auf die Schaltfläche KRITERIEN.

3. Legen Sie in der Suchkriterienmaske fest, nach welchem Zelleintrag Sie suchen.

Für das Beispiel suchen Sie nach einem FIRMENNAMEN, da sich der Ansprechpartnerdes Unternehmens geändert hat.

Suchen können Sie nach allen zulässigen Typen von Daten. Dabei können Sie auchBedingungen für die Suche formulieren: Setzen Sie dazu die bekannten Vergleichs-operatoren ein (siehe Kapitel 5, Tabelle 5.7 »Übersicht über die Vergleichsoperato-ren«).

312


Für die Suche nach Text spezifizieren Sie die Suchkriterien noch mit der folgendenSchreibweise bzw. den aufgeführten Platzhaltern:

b Suchen Sie nach einer klar definierten Zeichenfolge ohne Varianten, so geben Siediese nach einem Gleichheitszeichen (=) in Anführungsstrichen ein.

b ?: Das Fragezeichen ist der Platzhalter für ein einzelnes Zeichen innerhalb desSuchbegriffs.

b *: Geben Sie diesen Platzhalter für mehrere Zeichen ein. Dieser Platzhalter hat vorallem Bedeutung am Anfang des Suchkriteriums, da in der Standardeinstellung vonExcel alle Suchkriterien so behandelt werden, als wären sie mit dem nachfolgendenSternchen festgelegt – auch wenn sie ohne diesen Platzhalter eingegeben sind.

Abbildung 7.3: Suche nach einem Datensatz über den Firmennamen

4. Sind in dieser Maske bereits Einträge verzeichnet, die Sie ändern möchten, klickenSie zuerst auf die Schaltfläche LÖSCHEN.

Der Löschvorgang bezieht sich nur auf die Suchkriterienmaske.

5. Waren in der Suchmaske Kriterien eingetragen, die Sie gerade geändert (odergelöscht) haben, können diese über die Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN erneut ein-gesetzt werden.

Die Rückführung auf das ursprünglich eingesetzte Kriterium funktioniert aber nur,wenn die Suche nach dem neu eingegebenen Kriterium noch nicht ausgeführt wurde.

6. Mit Klick auf WEITERSUCHEN blenden Sie den ersten nachfolgenden Datensatz ein,der der Suchmaske entspricht, und wechseln gleichzeitig auf die Datenmaske. Aus-gangspunkt für diese Suche ist der Datensatz, der aktuell auf der Datenmaske ange-zeigt wird.

7. Mit jedem Klicken auf WEITERSUCHEN blenden Sie der Reihe nach die Datensätze ein,die der Suchmaske entsprechen, bis Sie das Ende der Liste erreicht haben.

Findet Excel keinen Datensatz in den nachfolgenden Datensätzen, der den eingege-benen Kriterien entspricht, bleibt der angezeigte Datensatz stehen, die Anzeigewechselt aber auf die Datenmaske.

313

Überblick über die Rechnungsliste gewinnen

8. Mit Klick auf VORHERIGEN SUCHEN blenden Sie den ersten vorhergehenden Daten-satz ein, der der Suchmaske entspricht, und wechseln gleichzeitig zur Datenmaske.

Ausgangspunkt für diese Suche ist ebenfalls der Datensatz, der aktuell in der Da-tenmaske angezeigt wird.

9. Mit jedem Klicken auf VORHERIGEN SUCHEN blenden Sie der Reihe nach die Daten-sätze ein, die der Suchmaske entsprechen, bis Sie den Anfang der Liste erreichthaben.

Findet Excel keinen Datensatz, der den eingegebenen Kriterien entspricht, bleibtdie Maske auf dem angezeigten Datensatz stehen, wechselt aber ebenfalls auf dieDatenmaske.

10. Wenn Sie den gesuchten Datensatz gefunden haben, können Sie ihn in der Daten-maske bearbeiten oder löschen.

7.2 Überblick über die Rechnungsliste gewinnen

Listen in Excel sind selten so überschaubar, dass sie nicht über den angezeigten Bild-schirm hinausgehen. Damit Sie beim Arbeiten nicht den Überblick verlieren, können Siein Excel den Bildschirm mit einigen Tricks übersichtlicher gestalten.

Kopfzeile fixierenBei langen Listen verlieren Sie schon deshalb leicht den Überblick über den Inhalt dereinzelnen Spalten, da beim Scrollen die Kopfzeile ebenfalls »verschwindet«. Dieses Pro-blem ist ganz einfach zu lösen:

1. Für das Beispiel soll die Kopfzeile fixiert werden, setzen Sie den Cursor in Zelle A2.

b Steht der Cursor zu Beginn einer Zeile, werden die Zeilen fixiert, die sich überder aktiven Zelle befinden.

b Steht der Cursor innerhalb einer Zeile, werden die Zeilen oberhalb und die Spal-ten links neben der aktiven Zelle fixiert.

2. Klicken Sie zum Fixieren auf FENSTER/FENSTER FIXIEREN.

Die Fixierung wird an einer durchgehenden schwarzen Linie sichtbar.

Wenn Sie jetzt scrollen oder den Bildschirmausschnitt verschieben, bleiben diefixierten Zeilen oder Spalten stehen.

TIPP Effektive Suche

Wie Sie gesehen haben, startet Excel die Suche immer bei dem aktuell ein-geblendeten Datensatz. Sie wissen aber bei der Suche selten, ob sich dergesuchte Datensatz oberhalb oder unterhalb befindet: Daher ist es am ein-fachsten, Sie rufen vor dem Einfügen des Suchkriteriums den ersten Daten-satz in der Datenmaske auf. Sie müssen dann die Liste nur über WEITER-SUCHEN in einer Richtung durchsuchen.

314


3. Zum Entfernen der Fixierung klicken Sie auf FENSTER/FIXIERUNG AUFHEBEN.

Abbildung 7.4: Die Kopfzeile ist fixiert

Mit diesem einfachen Trick haben Sie immer den Überblick über den Inhalt der einzel-nen Spalten.

Fenster teilenManchmal – vor allem bei sehr ausufernden Listen – ist es wichtig, dass Sie gleichzeitigmehrere weit entfernte Bereiche der Tabelle auf dem Bildschirm anzeigen können. DasBeispiel ist nicht so umfangreich, dass diese Möglichkeit dafür in Frage käme, dennochsoll sie der Vollständigkeit halber an dieser Stelle mit vorgestellt werden.

1. Möchten Sie das Fenster in zwei Teile teilen, setzen Sie den Cursor in die erste Zelleeiner Zeile.

2. Zum Aufteilen der Bildschirmansicht in vier Bereiche setzen Sie den Cursor in dieZelle innerhalb einer Zelle.

3. Klicken Sie auf FENSTER/TEILEN.

Sie sehen die Teilung als grauen Balken auf der Bildschirmoberfläche. Jeder Bereichhat eine eigene Bildlaufleiste (vgl. Abbildung 7.5).

4. Ausschnitte verändern Sie, indem Sie mit den Bildlauffeldern unterschiedlicheBereiche der Tabelle einblenden.

Die Bildlauffelder gelten immer für zwei nebeneinander bzw. untereinander stehendeBildschirmausschnitte gleichzeitig.

5. Zum Ändern der Größe der jeweiligen Fenster berühren Sie mit dem Mauszeiger dengrauen Balken.

b Mit dem Vierfachpfeil verschieben Sie den Schnittpunkt der Linien an diegewünschte Stelle.

b Mit dem Doppelpfeil verschieben Sie einen Bildausschnitt nach links oder rechtsbzw. oben oder unten.

6. Zum Aufheben der Teilung klicken Sie auf FENSTER/TEILUNG AUFHEBEN.

315


Abbildung 7.5: Das Fenster wurde in vier Bereiche geteilt

TIPP Bildschirmübersicht über ausgeblendete Zeilen/Spalten

Um sich bei der Ansicht einer Liste auf das Wesentliche zu konzentrieren,hilft es oft schon, diejenigen Zeilen oder Spalten auszublenden, die man imAugenblick nicht benötigt. Markieren Sie dazu die betreffenden Zeilen oderSpalten und klicken Sie im FORMAT-Menü unter ZEILEN bzw. SPALTEN auf denEintrag AUSBLENDEN. Die Zeilen oder Spalten sind auf dem Bildschirm nichtmehr sichtbar, werden aber zu allen Berechnungen herangezogen.

Abbildung 7.6: Spalten B und C sind ausgeblendet

Ausgeblendete Zeilen oder Spalten zeigt Excel durch eine dicke schwarzeLinie an der betreffenden Stelle in der Liste an. Wollen Sie die ausgeblende-ten Zeilen/Spalten wieder anzeigen, gehen Sie denselben Weg über FORMAT/ZELLEN: Markieren Sie zuvor die Zeilen bzw. Spalten, die den ausgeblendetenBereich umschließen, und wählen Sie dann unter ZEILE bzw. SPALTE den Ein-trag EINBLENDEN. Nun wird die Liste wieder vollständig angezeigt.

316


Rechnungsliste sortierenEine wichtige Funktion von Listen ist, dass Sie sie nach verschiedenen Gesichtspunktensortieren können. Über die Schaltflächen AUFSTEIGEND SORTIEREN bzw. ABSTEIGEND SOR-TIEREN in der STANDARD-Symbolleiste geht dies in Excel sehr schnell und unkompliziert.Aber auch der Weg über das Menü ist einfach und notwendig, wenn Sie die Liste nachspeziellen Gesichtspunkten sortieren wollen.

Für dieses Beispiel starten Sie mit der Datei Rechnungsliste1.xls und speichern dieseunter dem Namen Rechnungsliste2.xls ab.

Doch zuerst soll der Weg über die Schaltflächen vorgestellt werden:

1. Klicken Sie auf eine Zelle in der Spalte, nach der die gesamte Liste sortiert werdensoll.

Für das Beispiel – bis jetzt ist die Liste an den Kundennummern orientiert – ist eineAufstellung nach Postleitzahlen interessant.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUFSTEIGEND SORTIEREN oder ABSTEIGEND SORTIEREN

– je nach Anforderung.

Excel legt die Zellformatierung der Spalte dem Sortiervorgang zugrunde und inter-pretiert das Sortierkriterium entsprechend.

Die Datensätze in der Rechnungsliste folgen dem Sortierkriterium: Die Liste beginntmit den kleinsten (fiktiven) Postleitzahlen.

Abbildung 7.7: Die Liste – sortiert nach Postleitzahlen

317


Diesen vorläufigen Stand der Liste finden Sie unter dem Dateinamen Rechnungs-liste2.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

So weit geht das Sortieren von Listen ganz einfach. Allerdings: Wenn Sie die Datensätzein der Liste nach mehr als einem Sortierkriterium neu zusammenstellen wollen, müssenSie den Sortierbefehl über die Menüleiste erteilen.

Für dieses Beispiel starten Sie mit der Datei Rechnungsliste1.xls und speichern dieseunter einem neuen Namen in Ihren Übungsdateien ab.

Arbeiten Sie auch hier ohne vorhergehendes Markieren:

1. Klicken Sie auf DATEN/SORTIEREN.

2. Wählen Sie im Dialogfeld SORTIEREN aus dem Listenfeld SORTIEREN NACH das ersteSortierkriterium aus.

Für das Beispiel ist dies Ort.

Anschließend sollen die Datensätze für den gleichen Ort noch nach dem Firmen-namen alphabetisch geordnet werden.

3. Wählen Sie dazu unter ANSCHLIESSEND NACH das zweite Sortierkriterium aus demListenfeld aus.

Abbildung 7.8: Sortieren mit zwei Sortierkriterien

4. Geben Sie für alle Sortierkriterien an, in welche Richtung sortiert werden soll.

Für das Beispiel ist die Standardeinstellung AUFSTEIGEND richtig.

ACHTUNG Beim Sortieren nicht markieren

Sie dürfen beim Sortieren nicht die betreffende Spalte markieren!Wenn Sie einen Bereich der Liste markiert haben, heißt das fürExcel, dass Sie mit Absicht nur den markierten Bereich der Listesortieren wollen. Was Sie damit bewirken, ist aber, dass die Daten-sätze dabei auseinander gerissen werden! Denn es werden nur dieZellen des markierten Bereichs aufsteigend bzw. absteigend neuangeordnet, der nicht markierte Teil der Datensätze bleibt unverän-dert an seiner Position in der Liste bestehen.

318


5. Klicken Sie zum Sortieren auf OK.

Excel sortiert die Datensätze nach dem angegebenen Suchschlüssel.

Abbildung 7.9: Die Firmen in einer Stadt sind alphabetisch sortiert


7.3 Gefilterte Rechnungsliste erstellen

Listen haben meist die Eigenschaft, dass sie im Laufe ihres Bestehens immer länger wer-den … und damit als Datenbasis hervorragend geeignet sind, letztlich aber in diesemZustand wenig aussagekräftig. Oft benötigen Sie nur einen Teil der dort gespeichertenInformationen. Hier kommt nun das Instrumentarium des Filters ins Spiel: Sie könnensich nur diejenigen Datensätze anzeigen lassen, die Sie für Ihre konkrete Aufgabe benö-tigen.

319

Gefilterte Rechnungsliste erstellen

Liste nach einem Rechnungsdatum filtern und sortierenWichtig für die Arbeit mit der Filterfunktion von Excel ist, dass Sie in der Liste Spalten-überschriften gegeben haben.


1. Stellen Sie den Zellzeiger in die Liste.

2. Wählen Sie aus dem DATEN-Menü den Eintrag FILTER/AUTOFILTER.

Die Spaltenüberschriften erhalten jeweils ein Pfeilsymbol.

3. Klicken Sie den Pfeil an, erhalten Sie ein Listenfeld, in dem die Filterkriterien derjeweiligen Spalte verzeichnet sind.

Für das Beispiel klappen Sie die Filterkriterien unter der Spalte Rechnungsdatumauf.

Abbildung 7.10: Die Liste wird nach Datensätzen gefiltert, in denen das Rechnungsdatum 15.04.2005 angegeben ist

4. Klicken Sie auf das Filterkriterium 15.04.2005.

5. Die Anzeige beschränkt sich auf die Datensätze, in denen das Suchkriterium in derSpalte vorkommt. Dabei steht die Nummer des Datensatzes in der Liste am Zeilen-anfang. Alle anderen Datensätze werden in der Bildschirmdarstellung ausgeblendet.

Abbildung 7.11: Die gefilterte Liste

Excel erlaubt Ihnen zusätzlich, die gefilterte Liste zu sortieren:

6. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben Firma und wählen Sie aus dem ListenfeldAufsteigend sortieren.

Nun wird dieser Listenausschnitt sortiert anzeigt.

320


Abbildung 7.12: Die gefilterte Liste ist zusätzlich sortiert


Datensätze eines Postleitzahlenbereichs in einer neuen Liste speichernInteressant ist auch der Eintrag Benutzerdefiniert als Filterkriterium: Hier lassen sichBedingungen für das Filtern einer Liste festlegen – sehr wichtig zum Beispiel, wenn Sieaus einer Liste einen bestimmten Postleitzahlenbereich ansehen möchten.


1. Blenden Sie die AutoFilter-Funktion ein, wie im Abschnitt »Liste nach einem Rech-nungsdatum filtern und sortieren« beschrieben.

2. Klicken Sie unter Postleitzahl auf den Eintrag Benutzerdefiniert.

3. Im Dialogfeld BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER legen Sie zunächst als erstes Krite-rium für die Postleitzahl die logische Bedingung im Listenfeld fest.

Für das Beispiel ist dies ist kleiner oder gleich.

Abbildung 7.13: Logische Bedingung für den AutoFilter festlegen

4. Geben Sie in das Listenfeld rechts daneben eine Postleitzahl ein oder wählen Sieeine Option aus der angebotenen Liste.

5. Verbinden Sie die beiden Kriterien entweder durch UND oder ODER.

Für das Beispiel belassen Sie die Standardeinstellung UND.

321

Gefilterte Rechnungsliste erstellen

6. Begrenzen Sie den Postleitzahlenbereich mit dem zweiten Filterkriterium: ist größeroder gleich 2000.

Abbildung 7.14: Die Filterkriterien für den Postleitzahlenbereich

7. Mit OK bestätigen Sie diese Einstellung.

Excel kehrt zur Arbeitsoberfläche zurück und zeigt den ausgewählten Postleitzahlen-bereich an.

Auch diese gefilterte Liste könnten Sie zusätzlich sortieren.

Wenn Sie nur mit diesen gefilterten Daten weiterarbeiten möchten, empfiehlt es sich,diese zu kopieren und damit anschließend eine neue Liste zu erstellen. Oder Sie dru-cken das Ergebnis einfach aus.

Für das Beispiel wurde – Sie sehen dies in Abbildung 7.15 – der gefilterte Datensatzkopiert und auf ein neues Tabellenblatt eingefügt.

Abbildung 7.15: Eine neue Liste wird aus den gefilterten Datensätzen erstellt

322


Excel definiert dies folgerichtig als neue Liste: Eine neue Zählung der Datensätze wirddabei eingesetzt, die AutoFilter-Funktion ist deaktiviert.

Diesen vorläufigen Stand der Liste finden Sie unter dem Dateinamen Rechnungs-liste5.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Die neue Liste finden Sie auf derRegisterkarte Gefilterte Liste.

Möchten Sie nach dem Filtern und Kopieren der Datensätze wieder die komplet-ten Datensätze in der Ausgangsliste anzeigen, haben Sie dazu folgende Optionen:

b Zum Einblenden der gesamten Liste gehen Sie wieder über DATEN/FILTER/ALLE

ANZEIGEN. Dabei bleibt die AutoFilter-Funktion aktiviert.b Zur Rückkehr auf die »normale« Oberfläche gehen Sie wieder über DATEN/FIL-

TER/AUTOFILTER und beenden die AutoFilter-Funktion.

Dieses kurze Beispiel hat Ihnen vor Augen geführt, wie Sie mit Hilfe des AutoFiltersDatensätze aus großen Listen auslesen und diese dann in einer neuen Liste weiterbear-beiten können. Wenn Sie jetzt zusätzlich an alle Instrumentarien denken, die Sie imLauf der Excel-Kapitel kennen gelernt haben, werden Sie merken, welche MöglichkeitenSie haben, sich aus einem »Informationspool« eine neue Liste zusammenzustellen, dienur diejenigen Datensätze oder Spalten enthält, die Sie für eine konkrete Aufgabe benö-tigen.

7.4 Summen berechnen mit der Listenautomatik

Normalerweise erkennt Excel einen zusammenhängenden Bereich, der in der vorherbeschriebenen Form erfasst wurde, als Liste. Diese aber auch eindeutig als Liste zu defi-nieren, ist in Excel möglich. Der Vorteil dabei: Alle Datensätze, die Sie nachträglich hin-zufügen oder verändern, werden automatisch in die Liste einbezogen – und auch berech-nete Werte entsprechend angepasst.


Aktivieren Sie die Listenautomatik wie folgt:

1. Aktivieren Sie eine Zelle in der Liste.

2. Klicken Sie auf DATEN/LISTE/LISTE ERSTELLEN.

Abbildung 7.16: Das Dialogfeld Liste erstellen

323

Summen berechnen mit der Listenautomatik

3. Kontrollieren Sie im Dialogfeld LISTE ERSTELLEN den angegebenen Bereich.

Die Beispielliste hat eine Kopfzeile. Die Aktivierung des Kontrollkästchens MEINE

LISTE HAT EINE KOPFZEILE muss bleiben.

Hat eine Liste keine Überschriftenzeile, müssen Sie an dieser Stelle das Kontrollkäst-chen durch Anklicken deaktivieren.


Abbildung 7.17: Die Liste ist erstellt

Sie sehen Ihre Liste mit einem blauen Hintergrund unterlegt. Darüber hinaus ändertsich die Bildschirmanzeige der Liste an einigen Stellen – manche Excel-Funktionali-tät wird unmittelbar zugänglich:

b Beim Klicken in eine Zelle innerhalb der Liste erscheint der Listenbereich blauumrandet.

b In den Spalten der Kopfzeile wird die Anzeige der Filtersymbole eingeblendet(siehe Abschnitt »Gefilterte Rechnungsliste «).

b Die Symbolleiste LISTE wird angezeigt.

b Am unteren Ende der Liste steht eine Leerzeile, in die Sie neue Datensätze ein-geben können. Diese werden automatisch der bestehenden Liste zugeordnet.

324


Über die Symbolleiste LISTE können Sie die häufigsten statistischen Funktionen sofortfür die Liste einsetzen. Für das Beispiel interessiert die Summe der erfassten Rechnun-gen:

1. Stellen Sie den Zellzeiger innerhalb der Tabelle, damit die Symbolleiste LISTE ange-zeigt wird.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ERGEBNISZEILE UMSCHALTEN.

Wie die Listenautomatik für die Kopfzeile die Filterfunktion anbietet, stehen Ihnenin der Zeile, die am Ende der Liste eingeblendet wird, die häufigsten Excel-Funk-tionen zur Verfügung. Wird die Symbolleiste LISTE nicht angezeigt, können Sie dieErgebniszeile auch über DATEN/LISTE/ERGEBNISZEILE anzeigen.

3. Aktivieren Sie die Zelle in der Ergebniszeile in der Spalte Rechnungssumme.

Abbildung 7.18: Die Ergebniszeile wird angezeigt

4. Blenden Sie das Listenfeld mit den Funktionen über Anklicken des Dropdown-Pfeilsein.

Die Optionen kennen Sie größtenteils aus Kapitel 6. Neu sind an dieser Stelle, dassSie die statistischen Werte für die Standardabweichung und die Varianz ebenfallsdirekt ermitteln können.

b OHNE: In der Spalte wird kein Ergebnis berechnet.b MITTELWERT: Berechnet das arithmetische Mittel.

b ANZAHL: Gibt die Anzahl der Zelleinträge zurück.b ANZAHL ZAHLEN: Gibt die Anzahl der Zellen zurück, in denen Zahlen oder

Datumswerte enthalten sind.

HINWEIS Listen ohne Kopfzeile erstellen

Wenn Sie für Ihre Listen selbst keine Bezeichnungen für die Spaltenin der Kopfzeile vergeben wollen, fügt Excel der Liste selbstständigeine Kopfzeile hinzu, wenn Sie die Listenautomatik aktivieren: DasProgramm nummeriert dann die einzelnen Spalten durch und ope-riert bei den anschließenden Berechnungen mit den BegriffenSpalte1, Spalte2 usw.

325

Summen berechnen mit der Listenautomatik

b MAXIMUM: Ermittelt den höchsten Wert der Spalte.b MINIMUM: Ermittelt den niedrigsten Wert der Spalte.

b SUMME: Ermittelt die Summe der Werte in der Spalte.b STANDARDABWEICHUNG: Berechnet die Standardabweichung (statistischer Wert).

b VARIANZ (STICHPROBE): Berechnet die Varianz (statistischer Wert).

5. Für das Beispiel wählen Sie SUMME.

Die Summe innerhalb der Liste wird berechnet und in der Ergebniszeile ausgegeben.Sie sehen in der Bearbeitungsleiste die Funktion TEILERGEBNIS verzeichnet. Diesist die Bezeichnung für die Funktion, die Sie ohne die Listenautomatik an dieserStelle einsetzen müssten.

6. Für das Beispiel wählen Sie zusätzlich ANZAHL für die Spalte Kundennummer.

Sie wissen nun, wie viele Rechnungen diese Liste enthält.

Abbildung 7.19: Die Liste enthält 47 Datensätze, die Summe der erfassten Rechnungen beträgt 31.882 €

Die Ergebniszeile können Sie auch ausblenden: Klicken Sie noch einmal auf denSchalter ERGEBNISZEILE UMSCHALTEN in der Symbolleiste LISTE oder gehen Sie überDATEN/LISTE/ERGEBNISZEILE.

Unter der Schaltfläche LISTE in der Symbolleiste LISTE stehen Ihnen darüber hinausdirekt Befehle zur Verfügung, die Sie größtenteils schon kennen gelernt haben.

Abbildung 7.20: Das Listenfeld unter Liste

326


Wichtig: Wenn Sie die Listenautomatik wieder abstellen möchten (damit verschwin-det auch die Ergebniszeile), klicken Sie unter DATEN/LISTE auf den Eintrag LISTE IN

BEREICH UMWANDELN.

Sie sehen, wenn Sie mit der Listenfunktion in Excel arbeiten, stehen Ihnen die Filter-funktion in der Kopfzeile, die wichtigsten statistischen Funktionen in der Ergebniszeileund darüber hinaus ausgewählte Befehle unter der Schaltfläche LISTE in der Symbol-leiste LISTE quasi per Mausklick zur Verfügung. Dies ist – neben der Sicherheit, dass derListenbereich eindeutig definiert ist – einer der großen Vorteile dieser Einstellung.

Diesen vorläufigen Stand der Liste finden Sie unter dem Dateinamen Rechnungs-liste6.xls auf der Registerkarte Rechnungsliste unter dem Link www.mut.de/fuers-Buero.

7.5 Teilsummen berechnen

Damit Sie Ihre Listen nicht nur insgesamt bearbeiten und auswerten müssen, gibt es inExcel die Möglichkeit, Teilergebnisse zu berechnen. Das hat den Vorteil, dass Sie einErgebnis für einen Teilbereich einer Liste ausgeben können. Würden Sie das Ergebnis ineiner eigenen Zelle über die entsprechende Funktion berechnen, »zerstörten« Sie mitdiesem Arbeitsschritt für Excel den Zusammenhang der Datensätze als Liste, da dieregelmäßigen Eingaben durch Zeilen mit Formeln unterbrochen werden.


Damit Sie für einen bestimmten Bereich einer Liste ein Teilergebnis berechnen können,müssen Sie die Einträge in der betreffenden Spalte so sortieren, dass die Bereiche, dieSie berechnen wollen, auch zusammenhängend gelistet sind:

Sortieren Sie für das Beispiel die Liste zunächst nach dem Rechnungsdatum, anschlie-ßend nach dem Firmennamen.

Für die Berechnung der Teilsummen gehen Sie wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie das Menü DATEN und wählen Sie TEILERGEBNISSE.

2. Im Dialogfeld TEILERGEBNISSE legen Sie unter GRUPPIEREN NACH fest, für welcheSpalte Sie ein Teilergebnis berechnen wollen.

Für das Beispiel ist das Rechnungsdatum.

3. Im Listenfeld UNTER VERWENDUNG VON wählen Sie die gewünschte Funktion aus.

Für das Beispiel interessiert die Summe zu den jeweiligen Rechnungsdaten.

4. Unter TEILERGEBNIS ADDIEREN ZU legen Sie die Spalten fest, für die das Teilergebnisermittelt werden soll.

327

Teilsummen berechnen

Abbildung 7.21: Das Dialogfeld Teilergebnisse

Hier soll die Summe für die Rechnungssumme ermittelt werden.

b VORHANDENE TEILERGEBNISSE ERSETZEN: Ist diese Option aktiviert, können Siebereits bestehende Teilergebnisse durch eine neue Berechnung ersetzen. In derStandardeinstellung ist diese Schaltfläche aktiviert – eine Deaktivierung machtnur Sinn, wenn Sie eine bestehende Berechnung nicht überschreiben möchten.

b SEITENUMBRÜCHE ZWISCHEN GRUPPEN EINFÜGEN: Wenn Sie diese Option aktivieren,wird für jede Gruppe von Datensätzen, für die ein Teilergebnis ermittelt wurde,eine neue Seite angelegt. Eine Aktivierung ist nur bei sehr großen Teilbereichenempfehlenswert.

b ERGEBNISSE UNTERHALB DER DATEN ANZEIGEN: Hier legen Sie fest, dass die Teiler-gebnisse unter der jeweiligen Gruppe von Datensätzen eingefügt werden, für diesie berechnet wurden. Ist diese Funktion deaktiviert, stehen die Ergebnisseimmer zu Beginn des jeweiligen Bereichs, der berechnet wurde.

5. Sind alle Optionen gewählt, klicken Sie auf OK.

Excel fügt die berechneten Werte an die gewählte Position ein. Sie sehen die berech-nete Summe in der Beispieltabelle in der Spalte Rechnungssumme. Am Ende derListe ist zusätzlich noch ein Gesamtergebnis eingefügt.

Zum Zurückführen der Liste in ihren ursprünglichen Zustand klicken Sie im Dialog-feld TEILERGEBNISSE auf die Schaltfläche ALLE ENTFERNEN und Excel löscht alle Teiler-gebnisse aus der Liste.

328


Abbildung 7.22: Die Teilergebnisse sind berechnet

Teilergebnisse berechnen Sie in dieser Art nur für Listen, die nicht über die Listenfunk-tion erfasst sind. Hier haben Sie vergleichbare Möglichkeiten in der Ergebniszeile.

In diesem Kapitel haben Sie den Bereich von Excel kennen gelernt, der sich mit denDatenbankfunktionen in Excel befasst, und erfahren, wie Sie Listen auswerten können.Genauso wie im Kapitel über die Funktionen konnte auch hier nur ein Bruchteil dessenvorgestellt werden, was das Programm leisten kann.

HINWEIS Gliederungsebene wird für Teilergebnisse angezeigt

Wenn in einer Liste Teilergebnisse stehen, unterteilt Excel diese Listeautomatisch in drei Gliederungsebenen. Das entsprechende Gliede-rungssymbol wird am rechten Bildschirmrand eingeblendet.

b Klicken Sie auf das Zahlensymbol links oben, um die betreffendeGliederungsebene ein- bzw. wieder auszublenden.

b Durch Klicken auf die +- bzw. –-Schaltfläche blenden Sie denbetreffenden Bereich in der Liste aus bzw. ein.

Die Gliederung wird entfernt, wenn Sie im Dialogfeld TEILERGEBNISSE

auf die Schaltfläche ALLE ENTFERNEN klicken und alle Teilergebnisseaus der Liste löschen. Wenn Sie nur die Gliederung entfernen möch-ten, klicken Sie auf DATEN/GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG/GLIEDERUNG

AUFHEBEN. Dann sehen Sie nur die Teilergebnisse in der Liste.

329

Teilsummen berechnen

EXKURS Pivot-Tabellen nützen

Vor allem wenn es um die Auswertung von Umsatzzahlen (Stichwort»Controlling«) geht, sind die Funktionen PIVOTTABLE und PIVOTCHART,die Sie im DATEN-Menü finden, wichtige Hilfsmittel. Nutzen Sie hierden Pivot-Assistenten, um die Analyseergebnisse für Ihre Tabellen zuerstellen.

Daneben stehen Ihnen in Excel noch weitere 12 Funktionen zum Aus-werten von Listen zur Verfügung, die Sie unter der Kategorie DATEN-BANK im Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN finden.

8Umsatzzahlenim Diagramm


Diagramm in Excel erstellen

Diagramm in die Arbeitsmappe einfügen

Diagramm formatieren

Diagrammtypen unterscheiden


Zunächst lernen Sie alle Schritte kennen, wie Sie an-hand der Beispieltabelle mit den Umsatzzahlen einDiagramm erstellen und es in die Excel-Arbeitsmappeeinfügen. Dabei lernen Sie den Diagramm-Assisten-ten kennen. Mit Hilfe dieses Assistenten treffen Siealle wesentlichen Einstellungen: welcher Diagramm-typ eingesetzt wird, wie das Diagramm beschriftetwird und an welcher Stelle es in der Arbeitsmappestehen soll. Anschließend sehen Sie in einem kurzenÜberblick, welche Möglichkeiten Sie haben, das Dia-gramm zu bearbeiten und zu formatieren.

Dabei werden Ihnen beim Formatieren von Schriften,Rahmen, Hintergründen oder Mustern einige bekann-te Dialogfelder begegnen und Sie werden an Ihr be-reits erworbenes Office-Wissen anknüpfen können.

332

Kapitel 8 Umsatzzahlen im Diagramm

Bei Zahlenkolonnen, die in langen Tabellen gespeichert sind, springt selten ein einzelnerEintrag optisch überzeugend »ins Auge«. Wenn Sie mit Ihrem Zahlenmaterial daherBezüge untermauern möchten – oder diese gar präsentiert werden sollen –, können Siesich einer visuellen Darstellungsform bedienen: dem Diagramm.

In Excel lassen sich umfangreiche Tabellen in einem Diagramm anschaulich aufberei-ten. Dabei werden Sie selten die ganze Tabelle umsetzen, sondern einen bestimmtenAusschnitt. Zudem stellt Excel verschiedene Diagrammtypen zur Auswahl: Diesebetonen jeweils einen anderen Aspekt, der aus den zur Verfügung stehenden Wertenabgeleitet werden kann. Zum Beispiel können Umsatzzahlen gut mit Balken- oderSäulendiagrammen voneinander abgehoben werden, während Liniendiagramme dieUmsatzentwicklung über einen bestimmten Zeitraum grafisch aufbereiten. Wie sichdagegen der Gesamtumsatz zusammensetzt, zeigt ein Kreisdiagramm am besten.

Das Projekt für dieses Kapitel lautet: ein Säulendiagramm auf der Basis der Umsatzta-belle erstellen. Dieses Diagramm steht stellvertretend für alle Diagramme, die sich mitExcel erstellen lassen.

8.1 Diagramm mit dem Diagramm-Assistenten einfügen

In Excel steht zum Einfügen und Gestalten eines Diagramms ein Assistent zur Verfü-gung. Wenn ein Diagramm bereits eingefügt ist, kann der Assistent auch nachträglichzum Bearbeiten des Diagramms wieder eingeblendet werden, und die erfolgten Einstel-lungen lassen sich korrigieren. Ein Diagramm wird entweder als Objekt auf einem Tabel-lenblatt oder als neues Tabellenblatt eingefügt.

Für dieses Beispiel starten Sie mit der Tabelle, die Sie unter dem Dateinamen Dia-gramm.xls auf der Registerkarte Tabelle unter dem Link www.mut.de/fuersBuero fin-den.

Wie üblich haben Sie (mindestens) zwei Wege, wie Sie Ihre Aufgabe angehen können.Zunächst lernen Sie die Methode über die Schaltfläche DIAGRAMM-ASSISTENT in der STAN-DARD-Symbolleiste von Excel kennen.

Als Erstes müssen Sie dem Programm mitteilen, welchen Bereich der Tabelle Sie in eineDiagrammdarstellung aufnehmen wollen:

1. Markieren Sie in der Tabelle den Bereich A25:D31.

Damit teilen Sie Excel nicht nur die reinen Zahlenwerte für das Diagramm mit, son-dern auch die Bezugsgrößen in Form der Spalten- und Zeilenbeschriftungen. AchtenSie darauf, dass der markierte Bereich keine Leerzeilen aufweist. Möchten Sie mitnicht zusammenhängenden Bereichen ein Diagramm erstellen, markieren Sie die be-treffenden Passagen.

2. Klicken Sie in der STANDARD-Symbolleiste auf die Schaltfläche DIAGRAMM-ASSISTENT.

333

Diagramm mit dem Diagramm-Assistenten einfügen

Eingeblendet wird der erste Schritt des Diagramm-Assistenten, bei dem Sie den DIA-GRAMMTYP festlegen:

Abbildung 8.1: Start des Diagramm-Assistenten

1. In der Standardeinstellung schlägt Excel unter DIAGRAMMTYP ein Säulendiagrammvor. Für das Beispiel ist SÄULE die klassische Diagrammform für Umsatzzahlen undkann beibehalten werden.

Sie sehen rechts unten eine kurze Inhaltsangabe des Diagrammtyps. Wenn Sie sichbei der Wahl des Diagrammtyps nicht sicher sind, finden Sie hier einen erstenAnhaltspunkt, wenn Sie die verschiedenen Diagrammtypen einfach anklicken.

2. Jede Diagrammform wird durch einen Diagrammuntertyp noch näher bestimmt: Kli-cken Sie auf GRUPPIERTE 3D-SÄULEN.

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Diagrammuntertyps diekurzen Infotexte rechts unten einzublenden.

3. Klicken Sie auf SCHALTFLÄCHE GEDRÜCKT HALTEN FÜR BEISPIEL, um eine Vorschau aufdas Diagramm mit dem markierten Tabellenbereich einzublenden.

4. Klicken Sie auf WEITER, wenn Sie sich für einen Diagrammtyp entschieden haben.

Sie setzen damit den Diagramm-Assistenten fort. ABBRECHEN stoppt die Aktion undSie kehren unverrichteter Dinge wieder auf die Arbeitsoberfläche zurück, FERTIG

STELLEN fügt ein Diagramm auf Basis der Excel-Standardeinstellung ein.

334


Abbildung 8.2: Vorschau auf den gewählten Diagrammtyp – ein Säulendiagramm mit dem Untertyp Gruppierte 3D-Säulen

Schritt 2 des Diagramm-Assistenten befasst sich mit den Diagrammquelldaten:

1. Prüfen Sie den Bereich, den Excel aufgrund Ihrer Markierung auf der RegisterkarteDATENBEREICH unter DATENBEREICH eingetragen hat.

Abbildung 8.3: Die Zellbezüge für die Diagrammdarstellung werden im Datenbereich erfasst

335


Im oberen Bereich dieser Registerkarte sehen Sie eine Vorschau auf das Diagramm.Haben Sie vor dem Anklicken der Schaltfläche DIAGRAMM-ASSISTENT keinen Bereichin Ihrer Tabelle markiert, können Sie dies nachholen und die Zellbezüge entwederdirekt eintippen oder in der Tabelle markieren. Die Markierung selbst erkennen Siean den »laufenden Ameisen«.

2. Unter REIHE IN ist die Standardeinstellung SPALTEN aktiv. Entscheiden Sie sich hierfür ZEILEN.

Die Einstellung SPALTE übernimmt die Bezeichnungen, die in der ersten Spalte dermarkierten Tabelle stehen, als Datenreihe für die Rubrikenachse (X-Achse). Bei ZEI-LEN ist es umgekehrt: Hier werden die Beschriftungen in der ersten Zeile als Daten-reihe auf die X-Achse übertragen.

Abbildung 8.4: Diagrammdarstellung mit der Einstellung Zeilen

3. Klicken Sie auf WEITER, wenn Sie Datenbereich und Reihe festgelegt haben.

Sie setzen damit den Diagramm-Assistenten fort.

HINWEIS Die Registerkarte Reihe

Unter REIHE können Sie eine alternative Datenreihe festlegen. Ver-zeichnet ist an dieser Stelle zunächst die aktuelle Datenreihe (abhän-gig von der Einstellung unter REIHE IN). Unter dem Listenfeld DATEN-REIHE können Sie die einzelnen Einträge der Datenreihe überHINZUFÜGEN und ENTFERNEN bearbeiten. Unter NAME sehen Sie denZellbezug des markierten Elements unter DATENREIHE, unter WERTE

die Zellbezüge zu den dazugehörenden Werten der Tabelle. Auch fürdie BESCHRIFTUNG DER RUBRIKENACHSE (X) sind die konkreten Zellbe-züge angegeben, die Sie an dieser Stelle modifizieren können.

336


Unter Schritt 3, DIAGRAMMOPTIONEN finden Sie sechs Registerkarten für alle Gestaltungs-elemente des Diagramms. Zunächst wird die Registerkarte TITEL eingeblendet:

1. Geben Sie unter TITEL die Überschrift des Diagramms ein – wenn Sie eine wün-schen: Umsätze.

2. Geben Sie unter RUBRIKENACHSE (X) eine Beschriftung ein – wenn Sie eine wün-schen. Für das Beispiel: Standorte.

3. Geben Sie unter GRÖSSENACHSE (Z) eine Beschriftung ein – wenn Sie eine wünschen.Für das Beispiel: Gesamt-summe.

Durch Angabe eines Trennstrichs können Sie den Zeilenumbruch der Beschriftungbeeinflussen. Da Sie die Wirkung Ihrer Eingaben im rechts stehenden Fenster verfol-gen können, sehen Sie bereits, wenn etwas nicht passt, und können nach einer Lö-sung suchen, die die Zeichnungsfläche des Diagramms nicht unnötig verkleinert.Später haben Sie zudem die Möglichkeit, die Position dieser Beschriftungen manuellzu ändern.

Abbildung 8.5: Eingeben von Titel und Achsenbeschriftungen

4. Unter der Registerkarte ACHSEN bestimmen Sie, ob die RUBRIKENACHSE (X) bzw. dieGRÖSSENACHSE (Z) in die Diagrammdarstellung aufgenommen werden soll. Die Stan-dardeinstellung wird für das Beispiel übernommen.

Von den angebotenen Optionen sind immer nur diejenigen aktiv, die für die gewählteDiagrammform verfügbar sind. So können Sie für einige Diagrammtypen zusätzlichentscheiden, ob das Diagramm auf der Primär- oder Sekundärachse erstellt wird.

337


Abbildung 8.6: Anzeige der Achsen

5. Unter GITTERNETZ legen Sie fest, wie engmaschig Sie das Gitternetz auf der Zeich-nungsfläche des Diagramms einziehen möchten – oder ob Sie darauf vollständig ver-zichten wollen. Legen Sie sowohl für die RUBRIKENACHSE (betrifft die senkrechtenLinien) als auch die GRÖSSENACHSE (betrifft die waagrechten Linien) die EinstellungHAUPTGITTERNETZ durch Anklicken des Kontrollkästchens fest.

Die Standardeinstellung sieht ein Hauptgitternetz nur für die Größenachse (Z) vor.Excel bietet Ihnen aber auch hier den Service, dass Sie die Auswirkungen Ihrer Ent-scheidung in dem Vorschaubild unmittelbar kontrollieren können. Dies ist bei denumfangreichen Varianten eine große Hilfe, denn wenn Sie nicht gerade täglich mitDiagrammen zu tun haben, werden Sie sich nicht immer alles merken können. Überdas Vorschaufenster können Sie mit den Einstellungen experimentieren, bis Sie eineEntscheidung treffen und zum nächsten Schritt übergehen.

Abbildung 8.7: Einstellungen für das Gitternetz auf der Zeichnungsfläche

338


6. Registerkarte LEGENDE: In der Standardeinstellung ist die Anzeige der Legende akti-viert. Entscheiden Sie sich für die Position UNTEN durch Anklicken.

So kommt das eigentliche Diagramm besser zur Geltung.

Abbildung 8.8: Legende anzeigen, ja oder nein?

7. Für die vielen Säulen (= Werte) in der Diagrammdarstellung ist es nicht möglich, diesenoch einzeln zu beschriften. Für das Beispiel muss die Legende also ausreichen.

Abbildung 8.9: Die Beschriftung der Säulen auf der Zeichnungsfläche wird über die Register-karte Datenbeschriftungen festgelegt

Ansonsten legen Sie über Anklicken der Kontrollkästchen fest, welche DATENBE-SCHRIFTUNGEN Sie auf der Zeichnungsfläche einfügen wollen: Bei DATENREIHENNAME

wird die Bezeichnung aus der gewählten Datenreihe zugewiesen (siehe RegisterkarteDATENBEREICH). KATEGORIENAME fügt die Bezeichnungen der Rubrikenachse (X) ein,WERT die konkreten Zahlen aus der Tabelle. PROZENTSATZ und BLASENGRÖSSE könnenSie nur für Blasendiagramme wählen. Haben Sie sich für mehr als eine Option unter

339


BESCHRIFTUNG entschieden, markieren Sie zusätzlich im Listenfeld unter TRENNZEI-CHEN noch einen der angebotenen Einträge.

8. Auf der Registerkarte DATENTABELLE ist die Standardeinstellung, dass der markierteTabellenbereich, auf dem das Diagramm beruht, nicht angezeigt wird. Dies ist fürdas Beispiel in Ordnung.

Möchten Sie die DATENTABELLE ebenfalls darstellen, klicken Sie auf das Kontrollkäst-chen. Dann ist zusätzlich die Option aktiv, mit der Sie das Legendensymbol (daskleine bunte Kästchen in der Legende) in die Datentabelle aufnehmen können.

9. Nachdem Sie alle Registerkarten systematisch bearbeitet haben, klicken Sie auf WEI-TER.

Sind Sie später etwas versierter im Umgang mit Diagrammen, können Sie gleich dannauf WEITER klicken, wenn Sie sicher sind, dass Sie Ihre individuellen Entscheidungengetroffen haben und ansonsten die Standardeinstellungen des Programms überneh-men wollen.

Nun kommen Sie zum vierten und letzten Schritt. Auf der Registerkarte DIAGRAMMPLAT-ZIERUNG legen Sie fest, an welcher Stelle in Ihrer Arbeitsmappe das Diagramm eingefügtwerden soll. Möchten Sie an Ihren Diagrammeinstellungen noch etwas verändern, kön-nen Sie übrigens jederzeit auf die einzelnen Registerkarten zurückblättern.

1. In der Standardeinstellung des Programms wird das Diagramm als Objekt in dasTabellenblatt eingefügt, auf dem die Datentabelle markiert ist. Über das Listenfeldneben ALS OBJEKT IN wählen Sie Tabelle2 aus der Arbeitsmappe aus.

Unter der Option ALS NEUES BLATT macht Excel einen Namensvorschlag, den Sie aberüberschreiben können. Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie ein neues Register-blatt dieses Namens in die Arbeitsmappe einfügen wollen, auf das das Diagrammdann eingefügt wird.

Abbildung 8.10: Wo und wie wird das Diagramm eingefügt?

2. Klicken Sie zum Einfügen auf FERTIG STELLEN.

Sie sehen das Diagramm auf dem gewählten Tabellenblatt: Als Objekt wird es in derMitte der Seite platziert.

340


Abbildung 8.11: Das Diagramm als Objekt auf dem Tabellenblatt

Wird es auf ein neues Tabellenblatt eingefügt, nimmt es die ganze Seite im Querfor-mat ein:

Abbildung 8.12: Das Diagramm nimmt die ganze Fläche ein

341


… und hier noch das Einfügen auf das aktuelle Tabellenblatt:

Abbildung 8.13: Das Diagramm auf dem aktuellen Arbeitsblatt

Das fertige Diagramm finden Sie unter dem Dateinamen Diagramme1.xls unter demLink www.mut.de/fuersBuero. Die Registerkarte wurde in Diagramm umbenannt.

Damit sind Sie erst einmal fertig. Möchten Sie nachträglich Änderungen vornehmen,markieren Sie zunächst das Diagramm durch Anklicken und wählen wieder die Schalt-fläche DIAGRAMM-ASSISTENT. Gehen Sie die einzelnen Schritte erneut durch. Sie sehendie aktuellen Einstellungen; Geben Sie an den entsprechenden Stellen Ihre Korrekturenein und schließen Sie alles mit FERTIG STELLEN ab, um die Änderungen zu übernehmen.Zusätzlich können Sie alle Dialogfelder über das Menü DIAGRAMM einzeln einblenden.Voraussetzung auch hier: Das Diagramm ist markiert, ansonsten ist dieser Eintrag in derMenüzeile nicht aktiv.

Abbildung 8.14: Die Dialogfelder für das Bearbeiten eines Diagramms im Diagramm-Menü

342


Steht das Diagramm einmal auf dem Tabellenblatt, können Änderungen nicht nur überdas wiederholte Einblenden des Diagramm-Assistenten vorgenommen werden – auchmanuelles Anpassen ist möglich. Lesen Sie dazu den nächsten Abschnitt.

8.2 Umsatzdiagramm bearbeiten

Im Folgenden geht es darum, wie Sie die einzelnen Bestandteile des Diagramms auf demTabellenblatt verändern und vor allem zusätzlich formatieren können. Die umfassendenMöglichkeiten werden Ihnen anhand eines kurzen Überblicks vorgestellt, aber im Rück-griff auf Ihre mittlerweile umfassenden Office-Kenntnisse werden Sie diese Hürdesicherlich meistern. An den meisten Stellen haben Sie es mit Dialogfeldern zu tun, derenOptionen Sie bereits aus anderen Excel- oder Word-Beispielen aus diesem Buch kennengelernt haben.

Für alle Schritte, die im Folgenden beschrieben werden, ist Voraussetzung, dass das ent-sprechende Diagrammelement durch Anklicken markiert ist, so dass der Auswahlrah-men sichtbar ist.

DiagrammflächeUnter Diagrammfläche versteht man das gesamte Objekt, das auf dem Tabellenblatt ein-gefügt ist – mit Zeichnungsbereich, Legende und Diagrammtitel.

Zum Markieren klicken Sie auf den leeren Bereich zwischen Diagrammrand und Zeich-nungsfläche.

Diagramm verschieben

Nachdem das Diagramm vom Diagramm-Assistenten immer auf eine Standardpositionauf das Tabellenblatt gesetzt wird, werden Sie diese Aktion oft durchführen. Dies istallerdings nur möglich, wenn das Diagramm nicht als eigenes Registerblatt in dieArbeitsmappe eingefügt wurde.

1. Setzen Sie den Mauszeiger in den Diagrammbereich (im QuickInfo-Text erscheintDIAGRAMMFLÄCHE).

2. Verschieben Sie das gesamte Diagramm mit gedrückter Maustaste an die gewünschtePosition auf dem Tabellenblatt.

3. Lassen Sie zum Einfügen die Maustaste los.

Diagrammfläche in der Größe verändern

Nachdem das Diagramm vom Diagramm-Assistenten in einer Standardgröße auf dasTabellenblatt gesetzt wird, werden Sie auch diesen Schritt oft benötigen. Dies ist aller-dings nur möglich, wenn das Diagramm nicht als eigenes Registerblatt in die Arbeits-mappe eingefügt wurde.

343

Umsatzdiagramm bearbeiten

1. Wählen Sie mit dem Mauszeiger einen der Ziehpunkte des Auswahlrahmens, bis derentsprechende Richtungspfeil erscheint.

2. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Diagrammfläche in die gewünschte Rich-tung – entweder nach unten oder oben bzw. diagonal.

Sie sehen an der gestrichelten Linie die neue Größe des Diagramms. Wenn Sie dieRahmenlinie des Diagramms mit den Eckpunkten verschieben, halten Sie am bestengleichzeitigÁ gedrückt: Dann wird das Diagramm proportional erweitert – alle Ele-mente des Diagramms werden dabei angepasst.


Abbildung 8.15: Das Diagramm wird zweiseitig erweitert

Eingebettetes Diagramm positionieren

Hier legen Sie grundsätzlich fest, wie Excel mit einem eingefügten Diagramm verfährt,wenn Sie an der Tabellenstruktur selbst etwas ändern. Erinnern Sie sich in diesemZusammenhang an Kapitel 3 und die Arbeit mit Textfeldern: Ein Thema war, ob das Text-feld mit dem verknüpften Absatz »wandern« soll oder nicht. Und nun stehen Sie voreiner vergleichbaren Entscheidung:

1. Wählen Sie FORMAT/MARKIERTE DIAGRAMMFLÄCHE.

2. Im Dialogfeld DIAGRAMMFLÄCHE FORMATIEREN klicken Sie auf die Registerkarte EIGEN-SCHAFTEN.

TIPP Diagrammrahmen an den Zellenrändern ausrichten

Wenn Sie beim Verändern der Rahmenlinien gleichzeitig Ç drücken, kön-nen Sie die Rahmenlinie der Diagrammfläche an den nächstliegenden Zellen-rändern ausrichten.

344


3. Wählen Sie eine der Optionen unter OBJEKTPOSITIONIERUNG:

b In der Standardeinstellung ist die Option VON ZELLPOSITION UND -GRÖSSE ABHÄN-GIG aktiviert. Dies bedeutet, dass sich die Position und die Größe des Diagrammsentsprechend verändert, wenn Sie an der Tabellenstruktur etwas verändern, z.B.eine neue Zeile oder Spalte einfügen oder löschen (das Diagramm wird auf demTabellenblatt verschoben) oder die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite anpassen (dasDiagramm wird in der Größe angepasst).

Abbildung 8.16: Die Eigenschaften der Diagrammfläche

b Soll das Diagramm sich in seiner Position auf dem Tabellenblatt nur auf die Zellebeziehen, aktivieren Sie die Option NUR VON ZELLPOSITION ABHÄNGIG. Dann wirddie Größe des Diagramms nicht angepasst, wenn Sie die Zeilen- oder Spalten-breite in dem Bereich verändern, in dem sich das Diagramm auf der Tabellebefindet.

b VON ZELLPOSITION UND -GRÖSSE UNABHÄNGIG: Hier bleibt das Diagramm an seinerzugewiesenen Position und in seiner Größe unverändert bestehen, wenn sich dieTabellenstruktur ändert.

In der Praxis bedeutet dies für Tabellenblätter, in denen Diagramme eingebettet sindund gemeinsam mit Tabellen stehen, dass Sie bei Ihrer Entscheidung umsichtig zuWerke gehen müssen. Ist ein Diagramm an seiner Position fest eingefügt, müssen Siedarauf achten, dass nicht ein Teil einer Tabelle dahinter »rutscht«, wenn Sie Ände-rungen daran vornehmen.

345


Diagrammfläche formatieren

Formatieren Sie die Diagrammfläche mit Rahmen, Mustern und Farben.

1. Setzen Sie den Mauszeiger in den Diagrammbereich und rufen Sie über die rechteMaustaste das Kontextmenü auf.

Oder wählen Sie FORMAT/MARKIERTE DIAGRAMMFLÄCHE.

2. Im Dialogfeld DIAGRAMMFLÄCHE FORMATIEREN treffen Sie Ihre Einstellungen auf denRegisterkarten MUSTER und SCHRIFT.

Abbildung 8.17: Das Dialogfeld Diagrammfläche formatieren

Unter MUSTER legen Sie den Rahmen und die Füllfarbe fest. Zusätzlich finden Sie imDialogfeld FÜLLEFFEKTE noch eine Auswahl an verschiedensten Mustern.

Achtung: Wählen Sie unter SCHRIFT eine Schriftformatierung, weisen Sie diese aus-nahmslos allen Zeichen des Diagramms zu.

TIPP Formatierten Schriftgrad für Anpassung sperren

Auf der Registerkarte SCHRIFT finden Sie für alle Diagrammelemente dieOption AUTOMATISCH SKALIEREN, sie ist standardmäßig aktiviert: Diese hatzur Folge, dass die Schrift automatisch angepasst wird, wenn die Größe desDiagrammelements sich verändert. Möchten Sie die Schriftformatierungaber grundsätzlich beibehalten, deaktivieren Sie diese Option durch Ankli-cken des Kontrollkästchens.

346


ZeichnungsflächeDie Zeichnungsfläche befindet sich innerhalb der Diagrammfläche, auf ihr sind das Dia-gramm, die Achsen und die Achsentitel untergebracht.

Zum Markieren klicken Sie in die leere Fläche innerhalb des Zeichnungsbereichs.

Abbildung 8.18: Die Zeichnungsfläche des Diagramms ist markiert

Zeichnungsfläche verschieben

1. Markieren Sie die Zeichnungsfläche durch einfaches Anklicken.

Sie sehen den gepunkteten Auswahlrahmen.

2. Klicken Sie in die Markierung und verschieben Sie den Zeichnungsbereich mitgedrückter Maustaste an die gewünschte Position auf der Diagrammfläche.


Zeichnungsfläche in der Größe verändern

Setzen Sie diese Arbeitsschritte ein, wenn Sie das Verhältnis von Diagramm- und Zeich-nungsfläche verändern wollen. Gerade wenn Sie mit Achsentiteln arbeiten, steht nichtimmer großzügig Platz für die Zeichnungsfläche zur Verfügung – und diesen können Sieauf diese Weise zumindest ausnützen.

1. Markieren Sie die Zeichnungsfläche durch einfaches Anklicken.

Sie sehen den gepunkteten Auswahlrahmen.

2. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Zeichnungsfläche in die gewünschte Rich-tung.

Sie sehen an der gestrichelten Linie die neue Größe des Zeichnungsbereichs.


347


Abbildung 8.19: Verändern der Zeichnungsfläche

Zeichnungsfläche formatieren

Formatieren Sie die Zeichnungsfläche mit Rahmen, Mustern und Farben.

1. Führen Sie den Mauszeiger in den Zeichnungsbereich und rufen Sie über die rechteMaustaste das Kontextmenü auf.

Oder wählen Sie FORMAT/MARKIERTE ZEICHNUNGSFLÄCHE.

2. Im Dialogfeld DIAGRAMMFLÄCHE FORMATIEREN treffen Sie Ihre Einstellungen auf derRegisterkarte MUSTER.

DiagrammtitelDer Diagrammtitel steht in der Standardeinstellung als Überschrift am oberen Rand.

Zum Markieren klicken Sie auf den Schriftzug.

Diagrammtitel verschieben

1. Setzen Sie den Mauszeiger auf den Auswahlrahmen.

2. Verschieben Sie den Diagrammtitel mit gedrückter Maustaste an die gewünschtePosition und lassen Sie dann die Maustaste los.

Diagrammtitel formatieren

1. Setzen Sie den Mauszeiger in die Markierung und rufen Sie mit der rechten Maus-taste das Kontextmenü auf. Klicken Sie auf DIAGRAMMTITEL FORMATIEREN.

Oder klicken Sie auf FORMAT/MARKIERTER DIAGRAMMTITEL.

2. Über die Registerkarten MUSTER, SCHRIFT UND AUSRICHTUNG legen Sie Ihre Einstel-lungen fest.

348


Diagrammtitel korrigieren

1. Klicken Sie in die Markierung des Diagrammtitels.

Der Cursor erscheint.

2. Korrigieren Sie den Titel, wie Sie das von der Textverarbeitung her gewohnt sind.

LegendeDie Legende besteht in der Regel aus dem Legendentext, dem Legendensymbol und inder Standardeinstellung aus dem Rahmen. In ihr finden Sie Informationen zur Darstel-lung in den Datenreihen.

Markieren Sie die Legende durch Klicken in den Bereich auf dem Diagramm.

Legende frei verschieben

1. Führen Sie den Mauszeiger in die Legendenfläche.

2. Verschieben Sie die Legende mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Positionund lassen Sie dann die Maustaste los.

Legende platzieren

1. Wählen Sie FORMAT/MARKIERTE LEGENDE.

2. Auf der Registerkarte PLATZIERUNG verändern Sie dieselben Wahlmöglichkeiten wieüber den Diagramm-Assistenten unter der Registerkarte DIAGRAMMOPTIONEN/LEGENDE.

Legende in der Größe verändern

Gerade wenn Sie auf der Diagrammfläche nicht viel Platz haben, können Sie an dieserStelle ein wenig jonglieren – die Anordnung der Legendeneinträge passt sich dem jewei-ligen Begrenzungsrahmen an, den Sie frei festlegen können.

1. Setzen Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte auf dem Auswahlrahmen derLegende.

2. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Legende in die gewünschte Richtung.

Sie sehen an der gestrichelten Linie die neue Größe der Legende und auch die An-ordnung der Einträge.

3. Lassen Sie zum Abschluss die Maustaste los.

349


Abbildung 8.20: Die Legende so …

Abbildung 8.21: … oder so

Legende formatieren

1. Führen Sie den Mauszeiger in den markierten Bereich, rufen Sie mit der rechtenMaustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie den Eintrag LEGENDE FORMATIEREN.

Oder wählen Sie FORMAT/MARKIERTE LEGENDE.

2. Über die Registerkarten MUSTER und SCHRIFT legen Sie Ihre Einstellungen für Hinter-grundfarbe und -effekte bzw. die Schriftformatierung fest.

AchsenIn einem Excel-Diagramm gibt es zum einen die Rubriken-, zum anderen die Größen-achse. Bei dreidimensionaler Darstellung finden Sie zusätzlich eine dritte Achse.

Die jeweilige Achse markieren Sie durch einfaches Anklicken. Am besten »zielen« Sieauf die Beschriftung.

Größenachse/Rubrikenachse formatieren

1. Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie ACHSE

FORMATIEREN.

Oder wählen Sie FORMAT/MARKIERTE ACHSE.

2. Im Dialogfeld ACHSEN FORMATIEREN steht Ihnen auf den Registerkarten MUSTER, SKA-LIERUNG, SCHRIFT, ZAHLEN und AUSRICHTUNG eine Reihe von Formatierungsoptionenzur Verfügung.

350


Abbildung 8.22: Die Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld Achsen formatieren

AchsentitelDie Achsentitel bezeichnen die beiden Achsen des Diagramms.

Zum Markieren klicken Sie auf den Schriftzug.

Titel der Größenachse/Titel der Rubrikenachse frei verschieben

1. Setzen Sie den Mauszeiger auf den Auswahlrahmen.

2. Verschieben Sie den Titel mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position undlassen Sie dann die Maustaste los.

Titel der Größenachse/Titel der Rubrikenachse formatieren

1. Markieren Sie einen Achsentitel durch einfaches Anklicken.

2. Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und klicken Sie aufACHSENTITEL FORMATIEREN.

Oder klicken Sie auf FORMAT/MARKIERTE ACHSENBESCHRIFTUNG.

3. Über die Registerkarten MUSTER, SCHRIFT UND AUSRICHTUNG im Dialogfeld ACHSEN-BESCHRIFTUNG FORMATIEREN legen Sie Ihre Einstellungen für den markierten Achsen-titel fest.

Titel der Größenachse/Titel der Rubrikenachse korrigieren

1. Klicken Sie in die Markierung des Titels.

Der Cursor erscheint.

2. Korrigieren Sie den Titel, wie Sie das von der Textverarbeitung her gewohnt sind.

351


DatenreiheDie Datenreihen bestehen aus einzelnen Datenpunkten – diese entsprechen den Wertenin der Datentabelle –, die in der Diagrammdarstellung durch die gewählte Darstellungs-form repräsentiert werden (z.B. die Säulen in einem Säulendiagramm).

Markieren Sie eine Datenreihe durch Anklicken.

Datenreihe formatieren

1. Setzen Sie den Mauszeiger in die markierte Datenreihe und rufen Sie über das Kon-textmenü den Eintrag DATENREIHEN FORMATIEREN auf.

Oder wählen Sie FORMAT/MARKIERTE DATENREIHEN.

Im Dialogfeld DATENREIHEN FORMATIEREN stehen Ihnen fünf Registerkarten zur Verfü-gung.

Dabei betreffen die Einstellungen auf den Registerkarten MUSTER, FORM und DATEN-BESCHRIFTUNG nur die markierte Datenreihe. Die DATENREIHENANORDNUNG und OPTIO-NEN dagegen betreffen alle Datenreihen in der Diagrammdarstellung.

Interessant ist vor allem die Registerkarte OPTIONEN: Hier können Sie über das Forma-tieren von Abständen das Aussehen des Diagramms noch einmal stark beeinflussen.

Abbildung 8.23: Die Registerkarte Optionen bietet interessante Einstellungen zum Formatieren aller Datenreihen

TIPP Zeilenumbruch im Titel

Um einen Zeilenumbruch innerhalb des Titels herbeizuführen, klicken SieaufŸ+Á.

352


GitternetzHaben Sie Gitternetzlinien für die Diagrammdarstellung gewählt, können Sie die Stan-dardeinstellung von Excel durch individuelle Eingaben anpassen. Hier geht es vor allemdarum, welche Werte in welchen Intervallen durch die Linien visualisiert werden – undfür welche Linienführung Sie sich entscheiden.

Zum Markieren des Diagrammgitters klicken Sie auf eine Gitternetzlinie.

Gitternetzlinien formatieren

1. Setzen Sie den Mauszeiger auf die markierte Gitternetzlinie, rufen Sie das Kontext-menü auf und wählen Sie den Eintrag GITTERNETZLINIEN FORMATIEREN.

Oder wählen Sie FORMAT/MARKIERTE GITTERNETZLINIEN.

2. Im Dialogfeld GITTERNETZLINIEN FORMATIEREN legen Sie unter der Registerkarte MUS-TER fest, wie die Linien aussehen sollen.

3. Die Werteskala spezifizieren Sie unter SKALIERUNG.

Beachten Sie dabei, dass Sie unter dem Bereich SKALIERUNG GRÖSSENACHSE (Z) dasKontrollkästchen vor den jeweiligen Optionen wegklicken müssen, damit die alter-nativen Werte in den nebenstehenden Eingabefeldern für die Diagrammdarstellungübernommen werden.

Abbildung 8.24: Das Dialogfeld Gitternetzlinien formatieren, Registerkarte Skalierung

Das waren – in einem groben Überblick – die Bearbeitungsmöglichkeiten, die Sie für Dia-gramme in Office haben. Darüber hinaus können Sie in einem 3D-Diagramm noch dieEcken, Wände und die Bodenfläche formatieren. Obwohl vieles nicht ausführlich vorge-stellt werden konnte, werden Ihre Diagramme schon hohen Anforderungen genügen,wenn Sie die Schritte, die Sie auf den letzten Seiten gelernt haben, gezielt anwenden.

353

Exkurs: Wozu welcher Diagrammtyp?

8.3 Exkurs: Wozu welcher Diagrammtyp?

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie Sie Diagramme erstellen und auf ein Excel-Tabellenblatt einfügen. Und Sie wissen auch, dass es eine Reihe unterschiedlicher Dia-grammtypen gibt und dass diese Vielfalt nicht nur dekorativen Zwecken dient. Damit Siebeim Festlegen des Diagrammtyps wissen, worauf es grundsätzlich ankommt, erhaltenSie auf den folgenden Seiten einige ergänzende Informationen zu den bekanntesten Dia-grammformen.

Säulen- oder BalkendiagrammSäulendiagramme sind sehr variabel und ermöglichen eine Vielzahl von Darstellungen.Auf die vertikale Achse werden immer die Werte eingetragen, auf die der Blick desBetrachters gerichtet werden soll. Ein Säulen- oder Balkendiagramm eignet sich beson-ders, um einzelne Werte kontrastierend darzustellen. Hier sticht vor allem die Höhe dereinzelnen Werte ins Auge. Durch die Größendarstellung werden Unterschiede sofortaugenfällig. Ein ausführliches Beispiel haben Sie bereits in diesem Kapitel kennengelernt.

Dieser Diagrammtyp gibt im Prinzip einfach die Werte der Datentabelle wieder: Aber dieUnterschiede zwischen den einzelnen Zahlen treten jetzt deutlicher hervor. Allerdingskönnen die genauen Werte der einzelnen Umsatzzahlen nur schwer abgelesen werden(nur über die QuickInfo-Anzeige werden sie eingeblendet). Daher geht es bei einem Säu-lendiagramm also vielmehr darum, die Relationen zwischen den einzelnen Datenreihenbildlich darzustellen.

Damit Ihre Diagramme übersichtlich und aussagekräftig sind, beachten Sie folgendeHinweise:

b Die Überschrift ist bei dieser Diagrammform wichtig.

b Beschriften Sie das Diagramm eindeutig.

Beide Achsen des Diagramms müssen eindeutig beschriftet sein. Die horizontaleAchse sollte den Bezugspunkt der Darstellung wiedergeben. Zur Beschriftung könnenSie auch mit einer Legende arbeiten.

b Arbeiten Sie – wenn möglich – mit Farbe.

Kennzeichnen Sie die einzelnen Säulen und Balken mit unterschiedlicher Farbe, da-mit man die Werte gut voneinander unterscheiden bzw. zusammengehörende Wertesofort identifizieren kann.

TIPP Symbolleiste Diagramm

Viele Formatierungsmöglichkeiten haben Sie auch über die SymbolleisteDIAGRAMM, in der Sie die meisten Diagrammelemente über das ListenfeldDIAGRAMMOBJEKTE markieren können.

354


Linien- oder KurvendarstellungLiniendiagramme kennen Sie sicherlich aus den Berichten über Börsenkurse, denndiese Diagrammform eignet sich besonders zur Darstellung von Entwicklungsverläufeninnerhalb eines bestimmten Zeitraums. Oder werden Umsatzzahlen in einem Linienver-lauf dargestellt, können Sie sich die Fortsetzung der Linie vorstellen – und dies auf einenBlick – und damit einer möglichen zukünftigen Entwicklung begegnen.

Abbildung 8.25: Umsatzentwicklung im Liniendiagramm

Werden in einem Diagramm zwei oder mehr Linien dargestellt, können die Verläufe kon-trastierend interpretiert werden. Trends lassen sich auf diese Weise nicht nur für eineLinie erkennen.

Abbildung 8.26: Vergleich der Umsatzentwicklung an drei Standorten

Im Gegensatz zum Säulendiagramm geht es weniger um die einzelnen Werte zu einembestimmten Zeitpunkt als um die Abbildung einer Entwicklung. Bei einem Liniendia-gramm fällt zudem die Vorstellung relativ leicht, wie sich die Kurve fortsetzen könnte, sodass Sie diese Diagrammform auch für einen Ausblick auf eine mögliche zukünftige Ent-wicklung einsetzen können.

355


Für die Gestaltung eines Liniendiagramms beachten Sie die folgenden Tipps:

b Beschriften Sie die Achsen des Diagramms.

Liniendiagramme stellen einen Entwicklungsverlauf dar. Auf der vertikalen Achsebefindet sich daher immer die Zeitangabe. Die horizontale Achse dagegen enthält dieAngabe der Maßeinheit, deren Verlauf im zeitlichen Ablauf dargestellt werden soll,z.B. Kurswerte, Verkaufsmengen oder Preisangaben.

b Kennzeichnen Sie die einzelnen Kurven.

Wenn Sie zwei oder mehrere Linien in Ihrem Diagramm darstellen, dann beschriftenSie sie entweder direkt oder mittels einer Legende. Arbeiten Sie am besten mit un-terschiedlichen Farben.

b Sorgen Sie für Übersichtlichkeit.

Wenn die Entwicklung über einen längeren Zeitraum dargestellt werden soll, entwer-fen Sie die Darstellung im Querformat. Ziehen Sie eventuell Gitternetzlinien, so dassdas Ablesen der konkreten Werte auf der vertikalen Achse nicht zu ungenau wird.

KreisdiagrammJeder von Ihnen kennt an Wahlabenden die Hochrechnungen, die über die Bildschirmeflimmern: Der vermutliche Wahlausgang und die gewonnenen Parlamentssitze der ein-zelnen Parteien werden oft mit einem Kreisdiagramm dargestellt, und man kann aufeinen Blick die stärkste Fraktion erkennen. Dieses Beispiel für eine praktische Anwen-dung der Diagrammform verrät ihre Stärke: Mit einem Kreisdiagramm drücken Sieimmer aus, aus welchen Anteilen sich ein Ganzes zusammensetzt. Ein Kreisdiagrammgibt in einer »Momentaufnahme« wieder, aus welchen Anteilen sich ein bestimmter Wertzusammensetzt.

So auch im Beispiel Umsatzzahlen: In Abbildung 8.27 sehen Sie an einem einfachen Bei-spiel, in welchen Größenordnungen sich die einzelnen Faktoren für eine Gesamtsummebewegen. Umsatzanteile können zum Beispiel mit dieser Diagrammform unmittelbarkenntlich gemacht werden.

Abbildung 8.27: Ein Kreisdiagramm verdeutlicht den Umsatzanteil

356


Wenn Sie mit einem Kreisdiagramm arbeiten wollen, setzen Sie die folgenden Tipps um:

b 100 % entsprechen 3600.

Dies ist die Relation, wenn Sie berechnen, wie groß die einzelnen Anteile der Kreis-segmente sind.

b Kennzeichnen Sie die Kreissegmente.

Benutzen Sie unterschiedliche Farben oder Schraffuren (bei einer Schwarzweißdar-stellung) für die einzelnen Teilmengen. Und beschriften Sie die einzelnen Kreisseg-mente entweder direkt oder erstellen Sie eine Legende.

b Wahren Sie die Übersicht.

Zerstückeln Sie den Kuchen nicht in allzu kleine Teile. Sie schwächen damit die Aus-sagekraft dieser Diagrammform, denn man kann eine bestimmte Zusammensetzungnicht mehr auf einen Blick erfassen. Und die Bedeutung dieser kleinsten Torten-stückchen ist im Hinblick auf das Ganze doch sehr begrenzt. Fassen Sie daher diekleineren Anteile notfalls zu größeren Einheiten zusammen.

FlächendiagrammMit einem Flächendiagramm können Sie einen Gesamtwert in einem zeitlichen Verlaufdarstellen, der zusätzlich die Zusammensetzung der Summe abbildet. Das klingt ersteinmal ziemlich kompliziert, ist aber eigentlich ganz einfach.

Für die bekannten Umsatzzahlen sehen Sie, dass der Gesamtumsatz leicht gestiegen istund welche Anteile die jeweiligen Standorte daran haben. Was Sie bei dieser Abbildungnicht so gut erkennen können, sind die genauen Werte für die einzelnen Standorte.

Abbildung 8.28: Umsatzentwicklung im Flächendiagramm

357


Bei der Erstellung eines Flächendiagramms achten Sie darauf, dass:

b die Überschrift die Aussage des Diagramms exakt beschreibtb auf der horizontalen Achse die Zeit eingetragen wird

b die vertikale Achse den dargestellten Wert angibtb die Darstellung farblich gut abgesetzt ist

b eine Legende erstellt wird

Und eine kurze abschließende Bemerkung: Für alle Diagrammdarstellungen ist am wich-tigsten, dass sie übersichtlich gestaltet sind und durch ihren Typ die Argumentation ver-stärken oder den Aspekt in den Blick rücken, auf den es Ihnen ankommt.

9Adressdaten pflegen und über E-Mails kommunizieren

Der Inhalt dieses Kapitels:

Adressen speichern und bearbeiten

Adressbuch einsetzen

E-Mail-Konto einrichten

E-Mails schreiben und lesen

Signatur festlegen

Dateianhänge anfügen/öffnen

E-Mails verwalten


Zunächst lernen Sie, wie Sie in Outlook Ihre Adress-datenbank anlegen und verwalten. In einem zweitenSchritt setzen Sie diese zum Adressieren von E-Mailsein. Neben dem zweiten großen Themenkomplex die-ses Kapitels, dem Verfassen und Empfangen vonE-Mails, werden Ihnen in Grundzügen die Dialogfel-der vorgestellt, die Sie brauchen, um den Kontakt zuIhrem Internetprovider über Outlook herzustellen.

360

Kapitel 9 Adressdaten pflegen und über E-Mails kommunizieren

Neben der Korrespondenz per Brief hat das Thema E-Mails für die schriftliche Kommu-nikation im Geschäftsleben mittlerweile eine zentrale Bedeutung – und Outlook ist dasentsprechende Programm aus der Office-Familie, mit dem Sie alle Aufgaben bewältigen,die in diesem Zusammenhang zu erledigen sind.

Doch Outlook können Sie nicht nur als E-Mail-Programm einsetzen: Die Anwendungkann darüber hinaus alles koordinieren, was sich unter dem Stichwort Büromanage-ment zusammenfassen lässt: Adressen verwalten, Termine planen und anstehende Auf-gaben notieren. Für die vier Bereiche E-MAIL, KALENDER, KONTAKTE und AUFGABEN stelltOutlook die entsprechenden Oberflächen zur Verfügung.

Dieses Kapitel erläutert zunächst die Themen Adressdatenbank und E-Mail-Korrespon-denz. Die Darstellung der einzelnen Programmfunktionen von Outlook orientiert sichdabei auch weiterhin an Beispielen und Aufgaben, die sich damit bewältigen lassen. Diesesind jedoch so vielfältig, dass auf ein durchgängiges Beispielprojekt verzichtet wird.

9.1 Programmstart

Öffnen Sie Outlook – Sie haben den Programmstart für die anderen Office-Programmejetzt schon mehrfach durchgeführt:

1. Öffnen Sie Outlook mit START/ALLE/PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE/MICROSOFT OUT-LOOK 2003 oder über das Programmsymbol auf dem Desktop oder der Taskleiste.

Sie sehen den Startbildschirm. Aktiviert ist der Programmbereich E-Mail, angezeigtwird der Ordner Posteingang.

Abbildung 9.1: Startbildschirm von Outlook

361

Programmstart

In der Standardeinstellung enthält die Outlook-Arbeitsoberfläche die folgenden Ele-mente:

1 Titelleiste:In der Titelleiste des Outlook-Fensters wird angezeigt, in welchem ProgrammmodulSie sich gerade befinden: POSTEINGANG, KALENDER, KONTAKTE, AUFGABEN etc.

2 Menüleiste:Hier sehen Sie die sieben Befehlskategorien für die Programmsteuerung und dasEingabefeld für die Direkthilfe.

3 Symbolleisten:In Outlook werden in der Standardeinstellung die STANDARD- und die WEB-Symbol-leiste eingeblendet, die Schaltflächen wechseln je nach gewähltem Programmmodulund den damit verbundenen Aufgaben. Unter ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ERWEITERT

können Sie zusätzliche Optionen über die Symbolleiste ERWEITERT einblenden.

4 Navigationsbereich:Je nach ausgewähltem Bereich wechselt die Anzeige des Bildschirms: Unter E-MAIL

werden alle E-Mail-Ordner aufgeführt, unter KALENDER sehen Sie eine aktuelleDatumsübersicht, bei KONTAKTE erscheint Ihr Adressbuch in Form einer bestimm-ten Ansicht und unter AUFGABEN eine Art To-do-Liste. Am unteren Rand des Naviga-tionsbereichs, unter den Modulschaltflächen, können Sie über die entsprechendenSchaltflächen die ORDNERLISTE und die VERKNÜPFUNGEN unabhängig vom gewähltenProgrammbereich einblenden.

5 Modulschaltflächen:Am unteren Ende des Navigationsbereichs befinden sich die Modulschaltflächen – inder Standardeinstellung E-MAIL, KALENDER, KONTAKTE, AUFGABEN. Über einfachesAnklicken wechseln Sie zwischen diesen vier Outlook-Bereichen. Zudem könnenSie die Anzeige der Schaltflächen über den Button SCHALTFLÄCHEN KONFIGURIEREN

steuern, den Sie am unteren Rand des Navigationsbereichs finden.

6 Informationsbereich (mit Lesebereich):In diesem Arbeitsfenster finden Sie alle Inhalte, die unter diesem Modus in demgewählten Ordner vorhanden sind. Arbeiten Sie gerade im Bereich E-MAIL, sehenSie in der Standardeinstellung im Lesebereich eine Vorschau auf das Element, dasSie im Anzeigebereich markiert haben. Für die anderen Programmmodule kann derLesebereich über die Schaltfläche LESEBEREICH in der Symbolleiste ERWEITERT

zusätzlich eingeblendet werden.

7 Teilungsleisten:Sie unterteilen die verschiedenen Anzeige- und Arbeitsbereiche auf dem Bildschirm.Die vorgegebene Breite kann angepasst werden.

8 Statusleiste:Die Statusleiste meldet Informationen zum aktuellen Stand des Programms.

362


Über das Menü ANSICHT können Sie die Bildschirmoberfläche individuell anpassen –auch hier wechseln die einzelnen Optionen je nach gewähltem Programmbereich. Indiesem Menü können Sie zudem wählen, ob der NAVIGATIONSBEREICH bzw. die STATUS-LEISTE ein- bzw. ausgeblendet werden soll.

Im Gegensatz zu den anderen drei Office-Programmen funktioniert Outlook ohne Inter-netzugang nur sehr eingeschränkt: Viele wesentliche Programmfunktionen (StichwortE-Mail) werden Sie dann nicht einsetzen können.

9.2 Outlook-Daten strukturieren

Eine wichtige Voraussetzung für viele Programmfunktionen von Outlook ist die struktu-rierte Ablage der Daten, damit Sie die gespeicherten Adressinformationen, Termine,Aufgaben oder E-Mails auch wieder abrufen können. Grundsätzlich legt Outlook dieDaten der vier Programmmodule in jeweils einem persönlichen Ordner, einer so genann-ten Datendatei, ab. Die Standarddatei trägt den Namen Outlook.pst. Sind aber zum Bei-spiel mehrere Benutzerkonten unter Windows XP angelegt oder mehrere Benutzerkon-ten in Outlook eingetragen, legt das Programm automatisch eine neue Datendatei fürjeden Benutzer bzw. für jedes Benutzerkonto an.

Sie können aber auch selbst eine zusätzliche Datendatei anlegen. Auf diese Weise lassensich zum Beispiel Ihre Daten nach verschiedenen Projekten diversifizieren und E-Mails,Termine oder Kontakte unter diesem neuen Ordner zusammenfassen. Diese Möglichkeitkann für Sie vor allem dann wichtig werden, wenn Sie umfangreiche Outlook-Datenbe-stände zu verwalten haben – Sie können dann alle Kontakte, E-Mails, Termine und Auf-gaben projektbezogen ablegen und koordinieren.

Zum Hinzufügen einer Datendatei gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie in der Menüleiste von Outlook auf DATEI/NEU und dann auf den EintragOUTLOOK-DATENDATEI.

Oder blenden Sie zunächst eine Übersicht über die vorhandenen Persönlichen Ord-ner über DATEI/DATENDATEIVERWALTUNG ein (nur die Datendateien, die über Ihr Win-dows-Benutzerkonto erstellt wurden, sind hier verzeichnet) und klicken Sie in die-sem Dialogfeld auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

2. Wählen Sie unter dem Dialogfeld NEUE OUTLOOK-DATENDATEI einen der beiden mög-lichen Speichertypen und klicken Sie auf OK.

b Da Outlook ab der Version 2003 ein neues Datenformat (*.pst) für gespeicherteDateien benutzt, ist die Kompatibilität der hier gespeicherten Daten zu älterenOutlook-Versionen nur gewährleistet, wenn Sie sich im Listenfeld SPEICHERTYPEN

für Persönliche Ordner (.pst) für Outlook 97-2002 entscheiden.

b Benötigen Sie die Kompatibilität Ihrer Daten zu diesen älteren Versionen nicht,klicken Sie auf Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook. Der Vorteil desneuen Dateiformats: mehr Speicherkapazität und Unterstützung mehrsprachigerFunktionen.

363

Outlook-Daten strukturieren

Abbildung 9.2: Das Dateiformat für eine neue Datendatei wählen

3. Geben Sie im Dialogfeld OUTLOOK-DATENDATEI ERSTELLEN ODER ÖFFNEN den Speicher-ort und den Namen für den neuen Persönlichen Ordner ein und klicken Sie auf OK.

In der Standardeinstellung wird der neue Ordner am Standardspeicherort für Out-look-Daten eingefügt. Sie können aber im Prinzip frei wählen.

Sie sehen den neuen Persönlichen Ordner unter dem bereits bestehenden im Navi-gationsbereich verzeichnet.

4. Im Dialogfeld PERSÖNLICHE ORDNER ERSTELLEN geben Sie nun noch einmal denNamen des neuen Ordners ein – oder Sie entscheiden sich für einen neuen Namen.

Abbildung 9.3: Eine neue Datendatei erstellen

HINWEIS Standardspeicherort für Outlook-Daten

Über des Menü DATEI/DATENDATEIVERWALTUNG können Sie einsehen,an welcher Stelle Outlook die Datendateien ablegt: Markieren Sieeinen Eintrag in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche EIN-STELLUNGEN: Der Pfad des Standardspeicherorts wird im DialogfeldPERSÖNLICHE ORDNER angegeben. Für die Standardeinstellung findenSie diesen unter C:\DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN\BENUTZERNAME\LOKALE EINSTELLUNGEN\ANWENDUNGSDATEN\MICROSOFT\OUTLOOK\ OUT-LOOK.PST.

364


5. Wählen Sie für die Ablage der Daten einen Verschlüsselungsmodus:

b Die Standardeinstellung KOMPRIMIERBARE VERSCHLÜSSELUNG verschlüsselt dieDaten derart, dass eine spätere Komprimierung mit einem entsprechenden Pro-gramm möglich ist.

b STARKE VERSCHLÜSSELUNG dagegen verschlüsselt die Daten so, dass dabei dergrößtmögliche Schutz gewährleistet ist. Allerdings können Sie später die Datennur sehr eingeschränkt komprimieren.

b Unter KEINE VERSCHLÜSSELUNG verzichten Sie bei der Dateispeicherung auf jegli-chen Schutz.

6. Wenn Sie ein Kennwort wünschen, legen Sie dieses im Bereich KENNWORT fest.

Möchten Sie nicht jedes Mal beim Öffnen des Persönlichen Ordners das Kennworteingeben, aktivieren Sie die Option DIESES KENNWORT IN DER KENNWORTLISTE SPEI-CHERN.


In Abbildung 9.4 wurde die Datendatei Verlagsprojekte neu angelegt: Diese steht nun fürDaten aller Outlook-Programmbereiche zur Verfügung. Einen Überblick über IhreDatendateien erhalten Sie über die Schaltfläche ORDNERLISTE am unteren Ende desNavigationsbereichs.

Um eine Datendatei zu löschen, gehen Sie über das Menü DATEI/DATENDATEIVERWAL-TUNG, markieren den betreffenden Ordner und klicken auf die Schaltfläche ENTFERNEN.Das Dialogfeld OUTLOOK-DATENDATEIEN blenden Sie auch ein, wenn Sie unter EXTRAS/OPTIONEN/E-MAIL-SETUP auf die Schaltfläche DATENDATEIEN klicken.

Mit der Möglichkeit, eigene Ordner für Datendateien anzulegen, können Sie Daten ausallen Outlook-Programmbereichen strukturieren und unter verschiedenen Gesichts-punkten ablegen. Dabei sind zunächst nur die Unterordner GELÖSCHTE OBJEKTE undSUCHORDNER vom Programm automatisch mit eingefügt worden. Weitere Unterordner fürIhre Daten müssen Sie selbst anlegen. Dabei ist diese Option nicht nur auf neue Daten-dateien beschränkt: Auch für den Standardspeicherort PERSÖNLICHE ORDNER lassen sichauf allen Ebenen neue Unterordner einfügen. Ein Beispiel dafür sehen Sie im Abschnitt»Büroorganisation mit Outlook-Adressen« im Exkurs »Mehrere Kontaktordner in Out-look anlegen«. Auf diese Weise können Sie – analog zum Anlegen von Ordnern und Ver-zeichnissen über den Windows-Explorer – Ihre Daten übersichtlich strukturieren.

ACHTUNG Dateiformate sind nicht nachträglich konvertierbar

Wichtig ist für Sie zu wissen, dass die hier getroffene Entscheidungin gewisser Weise unwiderruflich ist: Haben Sie später Daten in die-sem Ordner gespeichert, können diese nicht nachträglich in einanderes Format konvertiert werden. Eine Änderung des Dateifor-mats betrifft nur die Dateien, die Sie anschließend in diesem Ord-ner speichern.

365

Adressen verwalten

Abbildung 9.4: Die Datendatei Verlagsprojekte wurde der Ordnerliste hinzugefügt

9.3 Adressen verwalten

Wenn auch im Zusammenhang mit Outlook der Bereich E-Mail zunächst als das zentraleThema erscheint: Bei Ihrer Arbeit mit diesem Kommunikationsmittel werden Sie meistauf eine Adressdatenbank zurückgreifen. Und daher wird Ihnen in diesem Buchzunächst der Programmbereich KONTAKTE vorgestellt. Dabei geht es in Outlook nichtnur darum, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern zu erfassen, sondern Siekönnen diese Daten auch gezielt in Ihre Arbeit einbeziehen … einen ersten Eindruckvon den Möglichkeiten einer Adressverwaltung konnten Sie bereits in Kapitel 7 »Rech-nungsverzeichnis anlegen« gewinnen.

Den Bereich KONTAKTE rufen Sie über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbe-reich auf oder über WECHSELN ZU/KONTAKTE. In der Standardeinstellung sehen Sie imNavigationsbereich den Namen der eingeblendeten Kontaktliste unter MEINE KONTAKTE.Haben Sie diesen Programmbereich noch nicht für Ihre Arbeit eingesetzt, bleibt dasInformationsfenster leer (wie in Abbildung 9.5 zu sehen).

Unter AKTUELLE ANSICHT können Sie wählen, in welcher Form die Adressen auf demInformationsfenster eingeblendet werden: In der Standardansicht ist ADRESSKARTEN

aktiv. Zum Wechseln der Ansicht klicken Sie auf die betreffende Optionsschaltfläche.

366


Abbildung 9.5: Den Bereich Kontakte starten

b ADRESSKARTEN: Die einzelnen Kontakte werden mit einem Adresskartenformat ange-zeigt. Neben dem Namen erscheinen die Firma, die Adresse und die geschäftlichenTelefon- und Faxnummern sowie die E-Mail-Adresse.

b ADRESSKARTEN MIT DETAILS: Hier erscheinen die Informationen sehr detailliert, dieauf dem Kontaktformular eingetragen sind, u. a. die Angabe der Position, alle Adres-sangaben (privat und geschäftlich) und die URL.

b TELEFONLISTE: Tabelle mit Firmennamen, allen geschäftlichen Telefon- und Faxnum-mern sowie dem privaten Anschluss.

b NACH KATEGORIE: In dieser Ansicht ist die Kontaktliste nach Kategorien aufgeteilt,die einzelnen Einträge sind alphabetisch sortiert. Aber: Outlook listet Ihre Kontaktenur nach denjenigen Kategorien auf, die Sie zuvor im Kontaktformular angelegthaben.

b NACH FIRMA: Hier werden unter dem Firmennamen (diese stehen in alphabetischerReihenfolge in der Tabelle) alle dazugehörenden Angaben aufgelistet: u. a. geschäft-liche Telefon- und Faxanschlüsse, Position, Abteilung usw.

b NACH ORT: Unter dieser Einstellung wird die Liste nach Länderangaben gruppiert.

b NACH NACHVERFOLGUNGSKENNZEICHNUNG: Diese Ansicht ist nur sinnvoll, wenn Sie dieNachverfolgungskennzeichnung auch in Ihrer Arbeit einsetzen.

Je nachdem, welche Informationen für Sie in der Adressverarbeitung Priorität genießen,können Sie den dazu passenden Ansichtsmodus wechseln.

367

Adressen verwalten

Neue Adresse erfassenBeim Beispiel »Rechnungsverzeichnis anlegen« haben Sie bereits mit Kundendatengearbeitet. Zum Erfassen von Adressen ist in Outlook das Formular KONTAKT maßgeb-lich. Im Prinzip können Sie auf der Registerkarte ALLGEMEIN auch ohne fachlichen »Bei-stand« beginnen, Ihre Angaben einzutragen. Doch werden Sie auf den nächsten Seiteneinige nützliche Funktionen entdecken.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche KONTAKTE an.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche NEUER KONTAKT oder im Menüauf DATEI/NEU/KONTAKT.

Es öffnet sich das Formular UNBENANNT – KONTAKT, in dem Sie auf einer Reihe vonRegisterkarten die Informationen speichern können. Dabei ist es grundsätzlich IhreEntscheidung, wie ausführlich die Angaben zu einem Namen ausfallen.

Abbildung 9.6: Das Kontaktformular

HINWEIS Das Kontaktformular aus anderen Programmmodulen öffnen

Das Formular KONTAKT können Sie auch aus jedem anderen Bereichin Outlook aufrufen: Klicken Sie hier ebenfalls in der Menüleiste aufDATEI/NEU. Wählen Sie aus dem Untermenü den Eintrag KONTAKT.Jetzt steht Ihnen das Formular zur Verfügung.

368


Tragen Sie die Kontaktdaten auf der Registerkarte ALLGEMEIN ein – zunächst für denNamensbereich:

1. Füllen Sie das Eingabefeld unter NAME in der Reihenfolge Vorname Nachname ausund drücken Sie zum Bestätigen entweder auf Æ oder klicken Sie mit der Maus indas nächste Eingabefeld. Der Name für das Beispiel: Lukas Müller.

Nun wird der Name auch im Titel des Kontaktformulars aufgeführt.

2. Um ergänzende Angaben, wie zum Beispiel die Anrede oder Namenszusätze, aufzu-nehmen, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche NAME und geben im DialogfeldNAMEN ÜBERPRÜFEN die Details ein.

Sowohl im Listenfeld ANREDE als auch unter NAMENSZUSATZ können Sie nicht nur dieangebotenen Optionen aus dem Listenfeld wählen, sondern auch eigene Einträgeeintippen.

Abbildung 9.7: Das Dialogfeld Namen überprüfen wird auch eingeblendet, wenn Outlook von Ihren Namensangaben irritiert ist …

Der Name wird von Outlook zusätzlich in das Listenfeld SPEICHERN UNTER automa-tisch eingefügt.

In der Standardeinstellung ist die Reihenfolge in diesem Listenfeld Nachname, Vor-name. Dabei generiert Outlook die Angaben unter diesem Listenfeld aus dem Eintragunter NAME: Sollte die Namensnennung bei SPEICHERN UNTER fehlerhaft sein, müssenSie die Angaben ebenfalls über das Dialogfeld NAMEN ÜBERPRÜFEN korrigieren.

3. Geben Sie optional die Position und die Firma ein.

HINWEIS Namensnennung bei SPEICHERN UNTER

Sowie der Name im Listenfeld SPEICHERN UNTER eingetragen ist, wirder von Outlook in der Kontaktliste gespeichert und im Informations-fenster angezeigt. In der Standardeinstellung wird der Name – begin-nend mit Nachnamen, gefolgt vom Vornamen – von Outlook selbst-ständig eingefügt, wenn Sie im Kontaktformular das Namensfeldausgefüllt haben.

369

Adressen verwalten

Füllen Sie den Bereich TELEFONNUMMERN aus:

1. Tippen Sie die Nummern in folgendem Format ein: +(Landesvorwahl)Leertaste(Ortsnetzkennzahl)LeertasteRufnummer.

Dieses standardisierte Format empfiehlt sich vor allem dann, wenn Sie die Telefon-nummer direkt zum Telefonieren über Outlook einsetzen wollen.

Wenn Ihnen die Reihenfolge Vorname Nachname nicht zusagt, kli-cken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Eingabefeld und wählendiese Alternative aus. Sie haben auch die Möglichkeit, einen Nameneinzugeben, unter dem Sie diesen Eintrag finden möchten: MarkierenSie dazu den Eintrag in dem Listenfeld und überschreiben Sie ihn mitIhrer Angabe. Dieses Vorgehen ist vor allem dann zu empfehlen, wennIhnen bei Firmenadressen eher der Firmenname und nicht derAnsprechpartner wichtig und geläufig ist.

Wenn Sie für die automatische Nennung bei SPEICHERN UNTER dieStandardeinstellung von Outlook an Ihre Wünsche anpassen wollen,gehen Sie über die KONTAKTOPTIONEN (EXTRAS/OPTIONEN): Unter demFeld NAMENSREIHENFOLGE sehen Sie, wie Outlook Ihre Eingaben in dasListenfeld NAME interpretiert. Bei zwei Wörtern unterscheidet dasProgramm zwischen Vor- und Nachnamen, bei drei Wörtern wird dasletzte als Nachname angesehen. Wie diese Angaben in die Kontakt-liste aufgenommen werden, sehen Sie im Listenfeld ABLAGENREIHEN-FOLGE. Wählen Sie hier aus den fünf angebotenen Möglichkeiten. Wol-len Sie zum Beispiel immer den Firmennamen in der Kontaktlistesehen, wählen Sie diese Option als Standardeinstellung. Outlook gehtdann bei dem Ausfüllen des Kontaktformulars so vor, dass immerdann der Firmenname im Eingabefeld unter SPEICHERN UNTER einge-tragen wird. Wenn dieses Feld nicht belegt ist, wird nach wie vor derName als Listeneintrag eingesetzt.

Abbildung 9.8: Die Standardeinstellung für die Kontaktoptionen

370


Ist es Ihnen beim Eingeben zu umständlich, die Schreibweise einzuhalten, geben Siedie Nummernfolge über das Dialogfeld TELEFONNUMMER ÜBERPRÜFEN ein.

Wenn Ihnen auch das zu umständlich ist: Outlook akzeptiert auch nicht standardi-sierte Rufnummernangaben.

Abbildung 9.9: Eingabe der Telefonnummer über das Dialogfeld Telefonnummer überprüfen


Outlook formatiert die Nummer in der standardisierten Schreibweise.

In der Standardeinstellung sind vier Felder für Rufnummern vorgesehen: Geschäftlich,Privat, Fax geschäftl. und Mobiltelefon. Die Benennung können Sie anpassen, wenn Sieüber die Pfeil-Schaltfläche das zugehörige Listenfeld einblenden und durch Anklickeneine andere Benennung auswählen.

Der nächste Schritt: die Adressdaten eingeben. Hier können Sie das Eingabefeld auchmehrfach belegen – auf dieselbe Weise wie bei den Telefonnummern:

1. Blenden Sie über den Dropdown-Pfeil das zugehörige Listenfeld ein.

2. Legen Sie durch Anklicken die Adressbezeichnung fest: GESCHÄFTLICH, PRIVAT oderWEITERE.

3. Geben Sie dann die Adresse ein.

TIPP Mehr als vier Telefonnummern eingeben

Haben Sie mehr als vier Telefonnummern zu einem Kontakt einzugeben, sogreifen Sie zu folgendem Trick:

1. Wählen Sie ein Feld aus, in dem bereits eine Telefonnummer eingetragenist.

2. Blenden Sie über das Listenfeld eine neue Bezeichnung für die Telefon-nummer ein und tippen Sie anschließend die Nummer in das leere Einga-befeld.

3. Wenn Sie jetzt die Pfeil-Schaltfläche anklicken, sehen Sie fünf Nummern-optionen belegt. Durch Anklicken der jeweiligen Option blenden Siediese auf dem Kontaktformular ein.

Auf diese Weise können Sie bis zu 19 Nummern speichern, auch wenn imKontaktformular immer nur vier davon angezeigt werden.

371

Adressen verwalten

4. Für eine weitere Adresse legen Sie eine der beiden anderen Optionen aus dem Lis-tenfeld ADRESSEN fest. Anschließend tippen Sie auch hier die Adressdaten ein.

Jetzt hätten Sie noch Platz für eine dritte Adresse …

Arbeiten Sie mit mehr als einer Adresse, legen Sie eine Adresse als Postanschrift fest.

5. Klicken Sie dazu auf das Kontrollkästchen vor DIES IST DIE POSTANSCHRIFT.

Diese Anschrift finden Sie später im Outlook-Adressbuch wieder.

6. Details legen Sie im Dialogfeld ADRESSE ÜBERPRÜFEN fest, das Sie durch Anklickender Schaltfläche ADRESSE einblenden.

Ist die Option DIESEN DIALOG BEI UNVOLLSTÄNDIGER ODER UNKLARER ADRESSE EINBLEN-DEN aktiviert, schaltet sich das Dialogfeld automatisch ein, wenn Outlook mit IhrenAdressangaben nicht zufrieden ist.

Abbildung 9.10: Die Adresse überprüfen

Sie kennen nun auch die Feinheiten der Adresseingabe. Legen Sie noch die E-Mail-Adressen im Bereich E-MAIL fest:

1. Geben Sie unter E-MAIL die E-Mail-Adresse ein.

Gleichzeitig ergänzt das Programm die Angabe im Feld ANZEIGEN ALS automatisch.

Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit, dies mit einer eigenen Angabe zu über-schreiben. Der Inhalt dieses Eingabefelds erscheint zusätzlich als E-Mail-Adressan-gabe in der Kontaktliste.

2. Über die Pfeil-Schaltfläche können Sie bis zu zwei weitere E-Mail-Adressen spei-chern.

3. Doppelklicken Sie auf die eingegebene E-Mail-Adresse, wenn Sie diese noch näherbestimmen möchten.

Interessant ist hier vor allem eine Möglichkeit: Für diesen Kontakt können Sie unterINTERNETFORMAT festlegen, in welchem Dateiformat E-Mail-Nachrichten an dieseAdresse automatisch erstellt werden sollen. Eine genauere Erläuterung der Optionenin diesem Listenfeld finden Sie im Abschnitt »Dateiformat und E-Mail-Editor aus-wählen«.

372


Abbildung 9.11: Die E-Mail-Eigenschaften einer E-Mail-Adresse

4. Unter WEBSEITE geben Sie – wenn vorhanden – die betreffende URL ein.

5. Gibt es eine Instant Messaging-Adresse? Geben Sie diese im Eingabefeld unter IM-ADRESSE ein.

So weit sind nun die wichtigsten Daten angelegt. Auf der Registerkarte ALLGEMEIN habenSie noch die Möglichkeit, das Notizfeld zu nutzen, um Wichtiges über die betreffendePerson zu erfassen. Hier können Sie nicht nur Ihre Bemerkungen erfassen, sondernauch über die Schaltfläche DATEI EINFÜGEN in der Symbolleiste oder über das Menü EIN-FÜGEN Dateien oder Outlook-Elemente einbetten. In Abbildung 9.12 ist zum Beispieleine Excel-Datei zur zusätzlichen Information über das Unternehmen auf dem Notizfeldverzeichnet.

Abbildung 9.12: Der Kontakt ist angelegt

Darüber hinaus können Sie durch Anklicken der Schaltfläche KATEGORIE am unterenRand des Dialogfelds den Kontakt mit einer Zusatzinformation auszeichnen – und Ihre

373

Adressen verwalten

Datenbank damit auch inhaltlich strukturieren. Über die HAUPTKATEGORIENLISTE kön-nen Sie die Zuschreibungen auswählen. Damit die Kategorisierung später auch zu zuver-lässigen Anzeigeergebnissen führt, sollten Sie einmal verwendete Kategorien konse-quent zuweisen.

Über die Ansicht NACH KATEGORIE haben Sie auf den ersten Blick einen guten Überblicküber eine gesuchte Zielgruppe. Abbildung 9.13 zeigt die Kontaktdaten von Hauptkun-den, Konkurrenten und persönliche Adressen.

Abbildung 9.13: Liste nach Kategorien (Ausschnitt)

Und als letzte Option auf der Registerkarte ALLGEMEIN: Wollen Sie einen Kontakt voranderen Benutzer verbergen, die ebenfalls Zugriff auf die Kontaktdaten haben, klassifi-zieren Sie ihn als PRIVAT.

Wenn Sie keine weiteren Informationen auf den anderen Registerkarten eintragen wol-len, können Sie den Kontakt nun speichern:

1. Möchten Sie weitere Kontakte eingeben, klicken Sie in der Symbolleiste auf dieSchaltfläche SPEICHERN UND NEUER KONTAKT.

Mit dem Speichern und Einfügen des Kontakts in der Liste wird gleichzeitig ein neuesKontaktformular eingeblendet.

2. Klicken Sie nach der Eingabe aller Daten auf die Schaltfläche SPEICHERN UND

SCHLIESSEN.

Outlook schließt das Kontaktformular, der neue Eintrag ist in die Kontaktliste aufge-nommen.

HINWEIS Namensprüfung

Haben Sie in Outlook einen neuen Kontakt eingegeben, überprüft dasSystem in der Standardeinstellung, ob ein Eintrag mit diesem Namenbereits vorhanden ist. Wenn ja, werden Sie darauf hingewiesen. Siehaben über das Dialogfeld MEHRFACH VORHANDENER KONTAKT dieWahl,

b ob Sie diesen Eintrag trotzdem zusätzlich in die Kontaktliste ein-fügen möchten (DEN KONTAKT TROTZDEM ALS NEUEN KONTAKT HIN-ZUFÜGEN) oder

374


Damit haben Sie zunächst einmal alles Wesentliche erfasst. Der Vollständigkeit halberseien noch die Möglichkeiten auf den weiteren Registerkarten zusammenfassend erwähnt:

b Unter DETAILS legen Sie weitere Informationen fest: Neben Listenfeldern zumgenauen beruflichen Umfeld können Sie hier auch Spitznamen, Ehefrauen undGeburtsdaten erfassen. Letztere werden automatisch in den Outlook-Kalender über-nommen.

b Unter AKTIVITÄTEN sehen Sie, in welche Outlook-Aktionen dieser Kontakt einbezo-gen war. Diese werden in einer tabellarischen Ansicht aufgeführt.

b ZERTIFIKATE: Diese Registerkarte benötigen Sie, wenn Sie verschlüsselte E-Mails sen-den wollen. Hier ist der Platz, um eine digitale ID zu speichern.

b Auf der Registerkarte FELDER können Sie alle Eingabefelder des Kontaktformularsanzeigen und bearbeiten. Über das Listenfeld AUSWÄHLEN AUS kennzeichnen Sie dieFelder, die Sie anzeigen wollen. Diese werden anschließend in tabellarischer Formeingeblendet.

Zum Schluss soll noch kurz eine Option auf der Registerkarte ALLGEMEIN erwähnt wer-den: Ein Foto Ihres Kontakts, sofern Sie eines speichern wollen, fügen Sie über Ankli-cken der großen Schaltfläche KONTAKTBILD HINZUFÜGEN ein. Diese leitet Sie zu dem Ord-

b ob Outlook die beiden Einträge zusammenführen soll (VORHANDE-NEN KONTAKT MIT NEUEN DATEN AUS DIESEM AKTUALISIEREN):

Dies geschieht in der Weise, dass der vorhandene Kontakt durchdie neuen Eingaben ergänzt wird. Was bei diesem Verfahren aller-dings nicht in den vorhandenen Kontakt kopiert wird, sind Einga-ben im Nachrichtenfeld und auf der Registerkarte AKTIVITÄTEN.

Abbildung 9.14: Kontaktprüfung für Namen

Beide Optionen werden nach dem Bestätigen mit OK in der Kontakt-liste ausgeführt, bei der Version »Aktualisieren« wird der ursprüng-liche Listeneintag dabei gleichzeitig in den Ordner GELÖSCHTE

OBJEKTE verschoben.

Voraussetzung für diesen Service: Unter EXTRAS/OPTIONEN klicken Sieauf die Schaltfläche KONTAKTOPTIONEN. In diesem Dialogfeld mussNACH DUPLIKATEN ÜBERPRÜFEN aktiviert sein.

375

Adressen verwalten

ner EIGENE BILDER. Klicken Sie sich im Dialogfeld KONTAKTBILD HINZUFÜGEN zumSpeicherort der Bilddatei vor und fügen Sie das Foto auf dem Kontaktformular ein.

Damit ist der Überblick über das Erfassen von Kontakten in Outlook abgeschlossen.Angezeigt werden Ihre Kontakte über die Kontaktliste im Informationsfenster. DurchAnklicken der Optionsschaltflächen wechseln Sie zwischen den verschiedenen Ansich-ten – je nachdem, welche Informationen Sie im Augenblick benötigen.

Abbildung 9.15: Die Kontaktliste Nach Firma

TIPP Neuer Kontakt in dieser Firma

Haben Sie bereits einen Ansprechpartner in einem Unternehmen als Kontaktangelegt und nun kommt eine weitere Person hinzu? Damit Sie nicht alleAngaben wie Adressen, Telefonnummer, URL neu eingeben müssen, könnenSie in Outlook ein neues Kontaktformular auf Basis einer bereits bestehen-den Adresse anlegen:

1. Markieren Sie den Basiskontakt – egal, in welcher Ansicht.

2. Wählen Sie über die Menüleiste AKTIONEN/NEUER KONTAKT IN DIESER FIRMA.

3. Füllen Sie in dem Kontaktformular die Felder mit den persönlichenAngaben aus – diese werden leer angezeigt.

Kontrollieren Sie zur Sicherheit auch die übernommenen Daten, achtenSie vor allem bei den geschäftlichen Telefonnummern auf die Durchwahl-nummern.

4. Speichern Sie die Angaben.

376


Adressdatenbank bearbeitenAnsprechpartner, Adressen oder Telefonnummern wechseln immer wieder … sehen Siedaher im folgenden Überblick, wie Sie diese Änderungen in Outlook erfassen.

Änderungen über das Kontaktformular

1. Blenden Sie die Kontaktliste ein.

Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Ansicht diese eingeblendet wird.

2. Doppelklicken Sie auf den Eintrag, den Sie ändern wollen.

Das Kontaktformular wird eingeblendet.

3. Nehmen Sie Ihre Änderungen im Kontaktformular vor.

4. Beenden Sie den Vorgang mit Klicken auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN.

Direkte Änderungen in der Kontaktliste

Dieses Vorgehen funktioniert auf unkomplizierte Weise nur für die Ansichten mitADRESSKARTEN und ADRESSKARTEN MIT DETAILS.

1. Klicken Sie auf das Feld mit dem Eintrag, den Sie ändern wollen.

Die blinkende Einfügemarke steht an der Stelle, die Sie angeklickt haben.

2. Nehmen Sie Ihre Korrekturen vor (gehen Sie dabei so vor, wie Sie es von der Text-verarbeitung her gewohnt sind).

3. Wenn Sie auf ein anderes Feld in der Kontaktliste klicken, wird die Änderung über-nommen.

TIPP Neue Kontakte direkt in die Liste eingeben

Wird die Kontaktliste in tabellarischer Form dargestellt – dies ist in denAnsichtsmodi Telefonliste, Nach Kategorie, Nach Firma, Nach Ort und NachNachverfolgungskennzeichnung der Fall –, so können Sie einen neuen Kon-takt direkt über die Zeile HIER KLICKEN, UM KONTAKT ZU ERSTELLEN einfügen.Dabei füllen Sie die Zeile der Tabelle systematisch aus:

1. Nach dem Anklicken steht der Cursor in der Spalte NAME. Geben Sie denNamen Ihres neuen Kontakts ein.

2. Die nächsten Eingabefelder unter den Spaltenbezeichnungen steuern Siean, indem Sie entweder mit der Maus in das betreffende Feld klickenoder auf Å drücken.

3. Die Eingabe bestätigen Sie mit Æ. Der neue Kontakt wird gespeichertund in die sortierte Liste aufgenommen.

Beachten Sie, dass Sie bei dieser Methode nur die Felder für den neuen Kon-takt ausfüllen können, die in der Listendarstellung vorgesehen sind. Zum An-legen eines »vollständigen« Kontakts müssen Sie mit dem Formular arbeiten.

377

Adressen verwalten

Kontakt löschen

1. Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie löschen möchten.

Das Vorgehen ist abhängig von der gewählten Ansicht: Für ADRESSKARTEN undADRESSKARTEN MIT DETAILS klicken Sie auf das Namensfeld zu Beginn, bei den Tabel-lendarstellungen in den Zeilenkopf.

2. Mehrere Kontakte markieren Sie über gleichzeitiges Drücken von Á, unabhängigeEinträge durch gleichzeitiges Drücken von Ÿ.

3. Löschen Sie durch Drücken der Taste ®.

Abbildung 9.16: Mehrere Einträge sind markiert

EXKURS Anpassen der Tabellenansicht

Sie haben in diesem Buch schon viel über Tabellen gelesen: Word-Tabellen, die Excel-Kapitel … und nun Kontaktlisten. Alle diese Tabel-len arbeiten mit vergleichbaren Elementen. So werden Ihnen diesekurzen Stichpunkte sicher ausreichen, um die Tabellenansicht in Out-look anzupassen:

b Tabelle sortieren: Klicken Sie auf die Spaltenbezeichnung, um dieKontaktliste absteigend nach dieser Spalte zu sortieren. Outlooksymbolisiert sortierte Spalten mit einem Pfeilsymbol nach oben.Soll die Spalte aufsteigend sortiert werden, klicken Sie erneut aufdie Spaltenbezeichnung. Nun erscheint das Pfeilsymbol in dieandere Richtung.

378


b Sortierreihenfolge festlegen: Halten Sie die Á-Taste gedrückt.Legen Sie die Sortierreihenfolge fest, indem Sie die einzelnen Spal-ten der Reihe nach anklicken.

b Reihenfolge der Spalten ändern: Ziehen Sie die Zelle mit der Spal-tenbezeichnung mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Posi-tion im Spaltenkopf.

b Spalte löschen: Ziehen Sie die Zelle mit der Spaltenbezeichnungaus der Tabelle heraus.

b Spalte einfügen: Klicken Sie in der Symbolleiste ERWEITERT auf dieSchaltfläche FELDAUSWAHL. Ziehen Sie das gewünschte Feld ausder Liste und fügen Sie es an der gewünschten Position im Spalten-kopf ein. Ist die neue Spalte eingefügt, wird sie von Outlook auto-matisch ergänzt. Am Ende schließen Sie das Fenster FELDAUSWAHL

über die Schaltfläche SCHLIESSEN.

Abbildung 9.17: Einfügen der Spalte Postanschrift

b Zurücksetzen der Tabelle: Zum Zurücksetzen der Spaltenstrukturauf die Standardeinstellung wählen Sie im Menü ANSICHT den Ein-trag ANORDNEN NACH/BENUTZERDEFINIERT oder ANORDNEN NACH/AKTUELLE ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN. In beiden Fällenrufen Sie das Dialogfeld ANSICHT ANPASSEN auf. Klicken Sie hier aufdie Schaltfläche AKTUELLE ANSICHT ZURÜCKSETZEN.

b Spaltenbreite ändern: Klicken Sie auf eine Gitternetzlinie und zie-hen Sie das Doppelpfeilsymbol nach rechts oder links.

b Optimale Spaltenbreite: Doppelklick auf die rechte Trennlinie derSpalte.

379

Adressen verwalten

Adressen suchenDass Sie zur Anzeige von Kontaktlisten unter dem Bereich AKTUELLE ANSICHT mehrereMöglichkeiten haben, wurde bereits im Abschnitt »Programmstart« dargestellt.

Allerdings: Mit der Anzahl der Kontakte werden die Listen zunehmend unübersichtlich,und es gelingt beim einfachen Durchblättern nicht immer, den gesuchten Kontakt aufden ersten Blick zu finden – oder Sie haben vielleicht nicht mehr den genauen Namenim Kopf. Daher können Sie in Outlook auch nach Kontakten suchen – und haben dazuverschiedene Methoden zur Auswahl.

Alphabetisches Register am Rand

In der Ansicht ADRESSKARTEN bzw. ADRESSKARTEN MIT DETAILS ist für die Suche nachKontakten ein Register eingeblendet:

1. Klicken Sie auf einen Buchstaben.

Die Anzeige springt in der Kontaktliste zu den Einträgen mit diesem Anfangsbuchsta-ben. Der erste Name in der Liste ist markiert.

Kontaktnamen suchen

Wenn Sie einen Namen suchen, können Sie dies auch über das Listenfeld KONTAKTNAMEN

EINGEBEN in der Symbolleiste des KONTAKTE-Bereichs. Dieses Vorgehen müssen Sie vorallem dann einsetzen, wenn Sie Ihre Kontakte in einem tabellarischen Format anzeigen:Hier ist kein Register am Rand eingeblendet.

1. Klicken Sie auf das Listenfeld: Der bisherige Eintrag ist markiert.

2. Geben Sie den Namen in das Listenfeld ein. Für das Beispiel: mü.

Dabei reicht es, wenn Sie nur einige Anfangsbuchstaben des Namens eintippen.

3. Drücken Sie die Æ-Taste.

Wenn Outlook den Namen eindeutig identifizieren kann, erscheint das betreffendeKontaktformular auf dem Bildschirm. Wenn nicht, können Sie im Dialogfeld KONTAKT

AUSWÄHLEN Ihre Auswahl per Doppelklick treffen. Im Beispiel werden alle »Müller« inder Liste angezeigt. Im Anschluss erscheint dann ebenfalls das betreffende Kontakt-formular.

b Tabellenzeilen aus-/einblenden: Klicken Sie auf das Plus- bzw.Minuszeichen der Überschriftenzeile, um die darunter stehendenZeilen aus- bzw. einzublenden.

Sie können beim Bearbeiten von Kontaktlisten auch das Kontextmenüeinsetzen, das Sie für jede Spaltenbezeichnung im Spaltenkopf überdie rechte Maustaste aufrufen können.

380


Abbildung 9.18: Das Dialogfeld Kontakt auswählen

Auf diese Weise können Sie auch aus umfangreichen Listen einen Namen schnell undzuverlässig herausfiltern.

Suchen-Leiste einsetzen

Das doch etwas zeitraubende Erfassen von Kontakten macht nur Sinn, wenn Sieanschließend die Informationen auch gut wieder einsetzen können. Und Kontakte beste-hen nicht nur aus Namensangaben. Über die Suchen-Leiste, die Sie in allen Ansichtsfor-men am oberen Rand des Informationsfelds einblenden können, lässt sich darüber hin-aus die Kontaktliste (oder andere Outlook-Ordner) nach dem eingegebenen Begriffdurchsuchen. Dabei werden die Ergebnisse der Suche in der eingestellten Ansicht aufdem Informationsfenster angezeigt:

1. Blenden Sie die Suchen-Leiste über die SUCHEN-Schaltfläche auf der Symbolleisteoder über EXTRAS/SUCHEN/SUCHEN ein.

2. Klicken Sie auf das Eingabefeld SUCHEN NACH in der Suchen-Leiste.

3. Geben Sie den Suchbegriff ein.

Für das Beispiel interessieren alle Berliner Adressen.

Als Suchbegriff können Sie hier alle Einträge in das Kontaktformular eingeben, auchzugewiesene Kategorien.

In der Standardeinstellung – und auch für das Beispiel – wird im Kontaktordner ge-sucht. Klicken Sie auf die Schaltfläche SUCHEN IN, wenn Sie die Suche auf andereOutlook-Ordner ausdehnen wollen.

381

Adressen verwalten

4. Klicken Sie auf SUCHE STARTEN.

Der Teilbereich der Kontaktliste, die mit dem Suchbegriff übereinstimmt, wird imInformationsfenster eingeblendet. Für diese Teilliste können Sie über AKTUELLE

ANSICHT im Navigationsbereich auch eine andere Darstellung wählen.

Abbildung 9.19: Alle Berliner Kontakte

5. Diese Auswahl machen Sie mit Klicken auf LÖSCHEN wieder rückgängig.

Nun erscheint wieder die komplette Kontaktliste auf dem Bildschirm.

In diesem Abschnitt haben Sie gesehen, dass Sie in Outlook zum einen die Möglichkeithaben, nach einem bestimmten Namen in der Lise zu suchen und das zugehörige Kon-taktformular aufzurufen, oder aber zum anderen einen Teilbereich der Kontaktliste aufdem Informationsfenster einblenden können.

TIPP Lesebereich einblenden

Auch für Kontaktlisten können Sie den Lesebereich einblenden, wenn diesauch in der Standardeinstellung nicht vorgesehen ist. Gehen Sie überANSICHT/LESEBEREICH. Sie haben anschließend die Wahl, ob der LesebereichRECHTS oder UNTEN im Informationsfenster eingeblendet wird.

382


9.4 Büroorganisation mit Outlook-Adressen

Für eine effektive Arbeit im Büro haben Sie auf den letzten Seiten schon einige Techni-ken kennen gelernt, damit Sie die gespeicherten Kontaktinformationen gezielt abrufenoder in angepassten Listen darstellen können. So war bereits die Rede von Kategorien,Sie konnten über die Suchen-Liste eine gezielte Auswahl aus Ihrer Kontaktliste heraus-filtern oder Sie haben gesehen, wie Sie einzelnen Spalten in eine Tabellenansicht einfü-gen und löschen können. Unter den folgenden Stichpunkten finden Sie weitere Möglich-keiten, Outlook-Adressdaten produktiv einzusetzen. Dabei finden Sie die wichtigstender hier ausgewählten Funktionen im Menü AKTIONEN von Outlook.

Abbildung 9.20: Im Lesebereich (unten) wird das Kontaktformular zu dem markierten Eintrag in der Telefonliste angezeigt

Um die Ansicht Ihren Bedürfnissen anzupassen, können Sie die Bereichstei-ler zwischen den einzelnen Fenstern verschieben. Die Leseansicht schließenSie über ANSICHT/LESEBEREICH/AUS.

383

Büroorganisation mit Outlook-Adressen

Abbildung 9.21: Das Menü Aktionen in Outlook

Adressbuch einsetzenFür die produktive Arbeit im Büro ist es wichtig, dass Sie eine einmal gespeicherteAdresse immer wieder einsetzen können – und nicht nur in dem Programm, mit dem Siedie Adresse erfasst haben. In Office übernimmt diese Funktion weitgehend das Adress-buch.

Von allen Einträgen im Ordner KONTAKTE, die Sie mit Outlook erfassen, legt das Pro-gramm automatisch auch einen Eintrag im Adressbuch an – wenn die Datensätze ent-weder eine E-Mail-Adresse oder eine Faxnummer enthalten. Dieses Adressbuch könnenSie von allen Programmbereichen in Outlook direkt aufrufen – ohne Umweg über denKONTAKTE-Bereich. So sind die Informationen, die Sie in Ihren Kontaktlisten gespeicherthaben, auch aus anderen Outlook-Programmbereichen heraus direkt zugänglich: umAdressen zu erfassen oder zu bearbeiten oder um Empfänger von Nachrichten, z.B.E-Mails, in die vorgesehenen Formulare einzufügen. Eine weitere wichtige Funktion desAdressbuches ist, dass die dort gespeicherten Adressen vor allem für Word verwertbarsind.

Zum Aufrufen des Adressbuches und dem Einfügen neuer Adressen gehen Sie in allenOutlook-Programmbereichen gleich vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ADRESSBUCH in der Symbolleiste oder gehen Sie überEXTRAS/ADRESSBUCH.

2. Klicken Sie im Adressbuch auf DATEI/NEUER EINTRAG oder die Schaltfläche NEUER

EINTRAG.

3. Im Dialogfeld NEUER EINTRAG übernehmen Sie die Einstellung NEUER KONTAKT ausdem Listenfeld und belassen das Kontrollfeld unter EINTRAG EINFÜGEN bei der Ein-stellung IN KONTAKTE.

Damit wird die Verknüpfung aktiviert: Neue Adressen, die Sie im Adressbuch anle-gen, führen Sie automatisch zu einem neuen Kontaktformular.


384


Abbildung 9.22: Neuen Eintrag über das Adressbuch einfügen

5. Füllen Sie das leere Kontaktformular aus wie unter dem Abschnitt »Neue Adresseerfassen« beschrieben.

6. Nach dem Beenden Ihrer Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche EINFÜGEN UND

SCHLIESSEN.

Outlook kehrt nach dieser Aktion wieder zur Anzeige des Adressbuches zurück.

Zum Ändern von Kontaktdaten markieren Sie den Namen im Adressbuch, klicken aufdie Schaltfläche EIGENSCHAFTEN in der Symbolleiste oder doppelklicken auf den Eintrag.Sie rufen damit das betreffende Kontaktformular auf, in dem Sie die neuen Daten ergän-zen können.

Das Löschen eines Eintrags erfolgt über die Schaltfläche LÖSCHEN in der Symbolleistedes Adressbuches. Das Löschen erfolgt ohne Rückgriff auf das Kontaktformular, daherbleibt der Eintrag in der Kontaktliste in diesem Fall auch erhalten.

Adressen vormerkenÜber die Funktion ZUR NACHVERFOLGUNG KENNZEICHNEN können Sie sich eine Liste derKontakte zusammenstellen, mit denen Sie in absehbarer Zeit kommunizieren müssen.Outlook macht Ihre Markierungen und Kennzeichnungen deutlich und »erinnert« Sie anIhren Plan.

385


1. Markieren Sie den Kontakt, den Sie weiterverfolgen wollen.

2. Wählen Sie AKTIONEN/ZUR NACHVERFOLGUNG KENNZEICHNEN oder klicken Sie auf dieSchaltfläche ZUR NACHVERFOLGUNG in der Symbolleiste.

Das Dialogfeld ZUR NACHVERFOLGUNG KENNZEICHNEN erscheint.

Abbildung 9.23: Das Dialogfeld Zur Nachverfolgung kennzeichnen

3. Im Listenfeld KENNZEICHNUNG legen Sie fest, in welcher Form Sie mit dieser Adressekommunizieren möchten: zum Beispiel E-Mail senden.

Als weitere Optionen haben Sie hier – neben der allgemeinen Kennzeichnung Nach-verfolgung: Anruf, Besprechung organisieren, Brief senden.

Legen Sie einen Termin – falls dieser feststeht – unter FÄLLIG fest.

4. Klicken Sie im gleichnamigen Listenfeld das entsprechende Datum im Kalender an.

Den Zeitraum vor bzw. nach dem angegebenen Monat blenden Sie mit den Pfeil-Schaltflächen neben dem Monatsnamen ein.

5. Im rechten Listenfeld bei FÄLLIG können Sie zusätzlich zum Datum noch eine Uhr-zeit festlegen.

6. Klicken Sie anschließend auf OK.

Outlook wird Sie an Ihre Terminangaben erinnern, Sie müssen dies nicht selbst imGriff haben.

Abbildung 9.24: An den Kontakt erinnern

386


Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, können Sie die Vormerkung in der Liste »abha-ken«:

1. Markieren Sie den Eintrag in der Liste.

2. Wählen Sie AKTIONEN/ZUR NACHVERFOLGUNG KENNZEICHNEN oder klicken Sie auf dieSchaltfläche ZUR NACHVERFOLGUNG in der Symbolleiste.

3. Im Listenfeld KENNZEICHNUNG haben Sie nun zwei Möglichkeiten:

b Entweder Sie klicken auf die Schaltfläche ERLEDIGT: Damit erhält der Kontakt inder Listendarstellung ein Häkchen.

b Oder Sie klicken auf die Schaltfläche LÖSCHEN: In der Listendarstellung wird dieKennzeichnung entfernt.

Die Funktion der Nachverfolgungskennzeichnung ist zur Organisation Ihrer beruflichenKontakte ähnlich wichtig wie der Terminkalender: Einmal Notiertes können Sie so lange»vergessen«, bis Sie von Outlook wieder daran erinnert werden: vorausgesetzt, Sie kön-nen sich auf die Zuverlässigkeit Ihrer Kennzeichnung verlassen.

Neuen Brief an Kontaktperson schreibenÜber diesen Befehl NEUER BRIEF AN KONTAKT aus dem Menü AKTIONEN stellt Outlookautomatisch die Verbindung zu Word her und startet den Brief-Assistenten. Als Empfän-geradresse wird dabei der Datensatz aus dem Adressbuch übernommen – normgerecht,wie Sie in Abbildung 9.26 sehen. Allerdings steht, gemäß der bis Mitte 2005 gültigen Vor-schrift, zwischen Straße und Ortsangabe noch eine Leerzeile.

TIPP Übersicht über Anzeige Nach Nachverfolgungskennzeichnung

Wenn Sie einzelne Kontakte über diesen Befehl vorgemerkt haben, ist ihreAnzeige über die Anzeige NACH NACHVERFOLGUNGSKENNZEICHNUNG die sinn-volle Ergänzung.

Abbildung 9.25: Überblick in der Ansicht Nach Nachverfolgungskennzeichnung – den Status erkennen Sie an den Symbolen in der Tabellendarstellung; Fälliges wird Rot dargestellt

Mit Hilfe dieser Ansicht können Sie sehr schnell wichtige Aktionen im Augebehalten – ohne umständliche Terminlisten und unzuverlässige Klebezettelam Computerbildschirm!

387


Abbildung 9.26: Die Adresse wird in das Word-Adressfeld eingefügt

Bearbeiten Sie den Brief-Assistenten Schritt für Schritt: Die Kenntnisse dazu haben Siebereits in Kapitel 3 erworben.

Kontakte kopierenWenn Sie Kontaktlisten weitergeben wollen, bietet es sich an, diese zunächst in einemeigenen Ordner zu speichern.

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer und legen Sie dort den Ordner an, in den diekopierten Adressdaten aufgenommen werden sollen.

2. Öffnen Sie Ihre Outlook-Adressliste.

3. Markieren Sie alle Adressen, die Sie in der neuen Kontaktliste speichern wollen.

4. Kopieren Sie diese über Ÿ+C.

5. Fügen Sie in dem neu angelegten Ordner im Windows-Explorer die kopiertenAdressen über Ÿ+V ein.

TIPP Schaltfläche Adressbuch in Word

Wenn Sie in Word die Schaltfläche ADRESSBUCH einblenden (Sie finden dieseunter Einfügen im Dialog EXTRAS/ANPASSEN auf der Registerkarte BEFEHLE

unter der Kategorie EINFÜGEN), können Sie Adressen aus dem Outlook-Adressbuch direkt in Word einsetzen.

388


Abbildung 9.27: Ein Ordner mit Outlook-Kontakten

Geben Sie diese Daten an einen anderen Outlook-Nutzer weiter, so können diese Daten-sätze über das umgekehrte Verfahren in eine Kontaktliste eingefügt werden.

Kontakt anrufenÜber den Befehl AKTIONEN/KONTAKT ANRUFEN werden Sie von Outlook direkt mit derKontaktperson verbunden, die Sie zuvor markiert haben – die notwendigen technischenRoutinen vorausgesetzt.

Gibt es mehrere Telefonnummern zu diesem Kontakt, werden diese in einem Unter-menü aufgeführt. Nach dem Klicken auf einen Eintrag »wählt« das Programm die ausge-wählte Nummer. Dies nur als kurzen Hinweis auf die Möglichkeit, die in Outlook gespei-cherten Telefonnummern direkt einzusetzen.

Abbildung 9.28: Einen Kontakt anrufen – die Auswahl der Telefonnummern steht im Untermenü

Daneben finden Sie im Menü AKTIONEN noch die Option NEUE AUFGABE FÜR KONTAKT.Dieses Formular werden Sie noch genauer kennen lernen, wenn es um die Terminpla-nung mit Outlook geht.

389


EXKURS Mehrere Kontaktordner in Outlook anlegen

In der Standardeinstellung – und wenn Sie nicht in einem Netzwerkarbeiten – ist im Navigationsbereich unter MEINE KONTAKTE der OrdnerKONTAKTE als Standardspeicherort für alle Adressen vorgesehen, dieSie in Outlook erfassen.

Kontakte können Sie aber nicht nur durch unterschiedliche Katego-rien diversifizieren, sondern auch in verschiedenen Ordnern ablegen –als Unterordner des Verzeichnisses PERSÖNLICHE ORDNER oder in eineranderen Outlook-Datendatei (siehe dazu auch den Abschnitt »Out-look-Daten strukturieren«). Dazu gehen Sie wie folgt vor – und diesesVerfahren gilt analog für alle Unterordner, die Sie im Verzeichnis Per-sönliche Ordner in Outlook anlegen:

1. Klicken Sie auf den Ordner Kontakte im Navigationsbereich.

2. Geben Sie unter NAME den neuen Ordnernamen ein.

3. Legen Sie unter ORDNER ENTHÄLT ELEMENTE DES TYPS fest, welchenOutlook-Datentyp Sie in diesem Ordner speichern werden.

Da Sie das Dialogfeld aus dem Programmbereich KONTAKTE herausgestartet haben, ist die Einstellung KONTAKTE bereits voreingestellt.In dem Listenfeld haben Sie zusätzlich die folgenden Optionen:Aufgabe, E-Mail und Bereitstellung, Journal, Kalender, Kontaktund Notiz.

Abbildung 9.29: Einen neuen Ordner einfügen

Voreingestellt ist ebenfalls die Auswahl des übergeordneten Ord-ners: Persönliche Ordner.

4. Zur Auswahl einer anderen Datendatei klicken Sie im Listenfeld,das Ihre Outlook-Ordnerstruktur wiedergibt, auf das entspre-chende Verzeichnis.

390


In diesem Abschnitt haben Sie nun das Wichtigste über die Adressverwaltung in Outlookkennen gelernt. Nun können Sie darangehen, diese für Ihre E-Mails einzusetzen.

9.5 E-Mail-Korrespondenz führen

E-Mails gehören heute wahrscheinlich mehr zur Büroroutine als Briefe – vor allem wennes um kurze, informelle Mitteilungen geht. Outlook unterstützt Sie dabei in allen Belan-gen, ob Sie nun E-Mails senden, empfangen oder weiterleiten.

Den Programmbereich E-MAIL rufen Sie über die gleichnamige Schaltfläche im Naviga-tionsbereich oder über das Menü WECHSELN ZU/E-MAIL auf. Zunächst sehen Sie die Ober-fläche von OUTLOOK HEUTE. Wenn Sie schon mit Outlook gearbeitet haben und beispiels-weise Termine und Aufgaben eingetragen sind, werden diese für das aktuelle Datum imInformationsfenster angezeigt. Auch über den Status Ihrer Nachrichten wird in diesemÜberblick informiert.

Abbildung 9.30: Outlook Heute

Im Navigationsbereich des E-MAIL-Fensters sind alle Ordner verzeichnet, in denenNachrichten gespeichert werden können. Unter ALLE E-MAIL-ORDNER sehen Sie in derStandardeinstellung unter PERSÖNLICHE ORDNER alle Verzeichnisse, mit denen Sie IhreE-Mail-Korrespondenz über Outlook organisieren:

b POSTEINGANG: Hier finden Sie alle Nachrichten, die Sie erhalten haben. Dieser Ord-ner ist die erste Anlaufstelle, wenn Sie Ihre eingegangenen E-Mails lesen und bear-beiten wollen.

b GESENDETE OBJEKTE: Hier finden Sie alle Nachrichten, die Sie schon verschickthaben. In der Standardeinstellung von Outlook werden diese als Kopie in diesemOrdner gespeichert.

b ENTWÜRFE: Haben Sie bereits eine Nachricht verfasst, die Sie speichern, aber nichtversenden wollen, können Sie diese hier »parken«.

b GELÖSCHTE OBJEKTE: Der »Papierkorb« von Outlook: Alle gelöschten Elemente wer-den in diesen Ordner verschoben.

5. Klicken Sie zum Bestätigen auf OK.

6. Den neuen Ordner Private Adressen sehen Sie unter MEINE KON-TAKTE verzeichnet. Achten Sie nun beim Verwalten Ihrer Kontaktedarauf, dass Sie jeweils den richtigen Ordner im Navigationsbe-reich markiert haben, bevor Sie einen neuen Kontakt einfügen.

391

E-Mail-Korrespondenz führen

b JUNK-E-MAIL: Massen- und Werbebriefe, die vom Junk-Mail-Filter von Outlook alssolche erkannt wurden, werden in diesem Ordner abgelegt.

b POSTAUSGANG: Im Postausgang sind diejenigen Nachrichten abgelegt, die nochnicht verschickt wurden – anschließend wandern sie zum Ordner GESENDETE

OBJEKTE. Outlook meldet, wenn Sie das Programm beenden und noch Mails zumVersenden anstehen.

b SUCHORDNER: In der Standardeinstellung finden Sie hier noch die UnterordnerGROSSE NACHRICHTEN, UNGELESENE NACHRICHTEN, ZUR NACHVERFOLGUNG. WelcheNachrichten in den Suchordnern wandern, legen Sie über die Eingabe von Krite-rien fest.

Zur Anzeige der einzelnen Unterordner verwenden Sie folgende Techniken:

b Die Unterordner zeigen Sie über Anklicken des +-Symbols an, mit dem –-Zeichendavor wird nur der übergeordnete Ordner eingeblendet.

b Klicken Sie auf das Ordnersymbol, wird der Ordnerinhalt im Informationsfensterangezeigt.

So weit ein kurzer Überblick über das Outlook-Fenster für den E-MAIL-Bereich. DamitSie aber nun in die Kommunikation einsteigen können, müssen Sie vor dem SchreibenIhrer Nachrichten noch den Server festlegen, über den Sie Ihren E-Mail-Verkehr leitenwollen.

E-Mail-Konto einrichtenDamit Sie Ihre E-Mails übertragen können, müssen Sie dem Programm noch den Servermitteilen, über den Sie Ihre Nachrichten leiten möchten. Dies machen Sie in Outlooküber das Einrichten eines E-Mail-Kontos. Grundsätzlich gibt es in Outlook zwei Varian-ten, die ausschlaggebend dafür sind, wie E-Mails übermittelt und gespeichert werden:

b POP3, IMAP- und HTTP-Konten: Hier werden Ihre Nachrichten vom Server an denPersönlichen Ordner übertragen. In der Outlook-Standardeinstellung ist dies derOrdner Outlook.pst (für nähere Informationen zu Persönlichen Ordnern in Outlooksiehe Abschnitt »Outlook-Daten strukturieren«).

b Microsoft Exchange Server-E-Mail-Konto: Wenn Sie dieses Programm verwenden,rufen Sie Ihre E-Mails von diesem Server ab, die Daten bleiben dort gespeichert.

Diese grundsätzliche Einstellung schreiben Sie in Outlook über ein E-Mail-Konto fest,das Sie wie folgt einrichten:

1. Gehen Sie über EXTRAS/OPTIONEN: Auf der Registerkarte E-MAIL-SETUP finden Sie diedazu notwendigen Schaltflächen.

2. Zum Einrichten eines E-Mail-Kontos klicken Sie auf die Schaltfläche E-MAIL-KONTEN.

Es öffnet sich der Assistent E-MAIL-KONTEN, den Sie nun Schritt für Schritt bearbeiten.

3. Wenn noch keine Internetverbindung besteht, richten Sie über die Option EIN NEUES

E-MAIL-KONTO HINZUFÜGEN das dafür notwendige E-Mail-Konto ein.

In der Standardeinstellung ist diese Option bereits aktiviert. Bereits eingerichteteKontodaten kontrollieren bzw. korrigieren Sie dagegen über die Option VORHANDENE

392


E-MAIL-KONTEN ANZEIGEN ODER BEARBEITEN. Diese Einstellung wird standardmäßigangezeigt, wenn bereits eine E-Mail-Verbindung angegeben wurde.

Abbildung 9.31: Der Servertyp für ein E-Mail-Konto festlegen

4. Klicken Sie anschließend auf WEITER.

5. Legen Sie nun durch Anklicken der Optionsschaltfläche den Servertyp fest, den Siefür Ihre Verbindung benutzen.

Die Informationen über Ihre individuelle Einstellung erhalten Sie von Ihrem Provi-der, über den Sie Ihre Internetverbindung angemeldet haben. Die Optionen in Kürze:

b MICROSOFT EXCHANGE SERVER: Um diesen Verbindungstyp zu nutzen, mussbereits ein Exchange-Konto auf Ihrem Betriebssystem vorhanden sein.

b POP3 (Post Office Protocol): Bei diesem Verbindungstyp werden alle E-Mails voneinem einzigen Ordner auf dem Server heruntergeladen und in dem zuständigenOutlook-Verzeichnis gespeichert. Anschließend werden diese Daten auf dem Ser-ver gelöscht.

b IMAP (Internet Message Access Protocol): Wählen Sie diesen Verbindungstyp,bleiben alle E-Mails auf dem Server – auch wenn Sie diese auf Ihrem Rechnerabrufen und bearbeiten. Der Nachteil im Vergleich zum POP: Die Datenmengeauf dem Server nimmt kontinuierlich zu – wenn Sie Ihre Verzeichnisse nichtregelmäßig entlasten. Vorteil: Wenn Sie viel unterwegs sind, sichern Sie sichdurch das IMAP, dass Sie von jedem beliebigen Rechner aus Ihre E-Mails bearbei-ten können und durch den zentralen Speicherort immer auf dem aktuellen Standsind.

b HTTP: Bei diesem Verbindungstyp werden die E-Mails auf persönlichen Websei-ten gespeichert. Klassisches Beispiel für den HTTP-Verbindungstyp ist ein Hot-mail-Konto.

393


Je nachdem, welchen Servertyp Sie gewählt haben, müssen Sie auf der folgenden Seitedes Assistenten unterschiedliche Angaben machen:

6. Fügen Sie unter INTERNET-E-MAIL-EINSTELLUNGEN Ihre individuellen Kontodaten ein.

Geben Sie alle erforderlichen Angaben vollständig ein und achten Sie darauf, dieAngaben des Providers exakt zu erfassen.

Abbildung 9.32: Die individuellen Kontodaten eingeben (Beispiel)

7. Testen Sie Ihre Angaben über Anklicken der Schaltfläche KONTOEINSTELLUNGEN TES-TEN.

Outlook verschickt bei korrekter Einstellung eine Testmail, die Sie anschließend inIhrem Posteingangsfach vorfinden. Korrigieren Sie Ihre Eingaben, wenn Sie über dasDialogfeld KONTOEINSTELLUNGEN TESTEN eine Fehlermeldung erhalten.

8. Klicken Sie auf WEITER.

9. Zurück im Fenster E-MAIL-KONTEN beenden Sie den Assistenten mit Klick auf FERTIG

STELLEN.

Das Benutzerkonto ist nun in Outlook registriert.

Sie können mehrere Benutzerkonten für die verschiedenen Verbindungen einrichten.Im Dialogfeld E-MAIL-KONTEN können Sie diese einsehen. Wichtig dabei: Die Reihen-folge, mit der die einzelnen Konten in der Liste stehen, ist auch gleichzeitig die Reihen-folge, in der diese von Outlook eingesetzt werden. Als Standardverbindung wird daherimmer das Konto gewählt, das an erster Stelle steht. Outlook legt zudem für jedes einge-richtete E-Mail-Konto ein eigenes Verzeichnis an: Dieses finden Sie unter dem Verzeich-nis PERSÖNLICHE ORDNER.

394


Dateiformat und E-Mail-Editor auswählenNun haben Sie Outlook über das E-Mail-Konto zwar schon den Server mitgeteilt, überden Ihre E-Mails verschickt werden. Bevor Sie nun aber Ihre Nachrichten tatsächlichverschicken, müssen Sie noch weitere Entscheidungen treffen oder zumindest wissen,wie Ihre E-Mails durch die Standardeinstellung von Outlook formatiert sind.

Von zwei weiteren Optionen ist in diesem Zusammenhang die Rede: Editor und Datei-format bestimmen, wie Sie Ihre Mail »verpacken«, wenn Sie diese an den Empfängersenden. Die Standardeinstellung von Outlook benutzt das Dateiformat HTML zusammenmit Word als Editor. (An dieser Stelle wird sich dieses Buch auf eine kurze Schilderungder Standardeinstellung beschränken und nur kurz die Alternativen vorstellen.)

Zunächst zum Dialogfeld E-MAIL-FORMAT, in dem Sie sowohl das Dateiformat als auchden Editor für Ihre Nachrichten festlegen:

1. Wählen Sie im Outlook-Fenster in der Menüleiste EXTRAS/OPTIONEN und blenden Siedie Registerkarte E-MAIL-FORMAT ein.

Abbildung 9.33: Die Standardeinstellung von Outlook für das E-Mail-Format

HINWEIS Immer online?

Um E-Mails zu verschicken und zu empfangen, ist es nicht notwendig,dass Sie die ganze Zeit online sind. Arbeiten Sie offline, können Sieneue Nachrichten verfassen und diejenigen bearbeiten, die Sie bereitsin Ihren Outlook-Verzeichnissen gespeichert haben. Nur zum Versen-den und Empfangen neuer Nachrichten müssen Sie die Verbindungwieder herstellen. Mit dem Befehl DATEI/OFFLINE ARBEITEN trennen Sieeine aktive Verbindung, wenn Sie diese im Augenblick nicht benö-tigen.

395


Unter dem Bereich NACHRICHTENFORMAT sehen Sie die Standardeinstellung für Out-look:

Unter FORMAT FÜR AUSGEHENDE E-MAIL UND ERWEITERTE EINSTELLUNGEN FESTLEGEN

finden Sie das Format HTML im Listenfeld unter VERFASSEN IM NACHRICHTENFORMAT.

Dies ist der Outlook-interne HTML-Editor, der zum Erstellen von Nachrichten ver-wendet wird.

2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Listenfeld unter VERFASSEN IM NACH-RICHTENFORMAT im Bereich FORMAT FÜR AUSGEHENDE E-MAIL UND ERWEITERTE EIN-STELLUNGEN FESTLEGEN, wenn Sie die Standardeinstellung HTML verändern möch-ten.

3. Wählen Sie eine der beiden angebotenen Alternativen für das Dateiformat aus:

b HTML: Dieses Format unterstützt die umfassenden Formatierungsmöglichkeiten,vor allem im Zusammenhang mit dem Editor Word 2003.

b RICH-TEXT: Dieses Format unterstützt viele Formatierungsbefehle, kann aber nurübertragen werden, wenn der Empfänger ebenfalls mit Outlook arbeitet. DieBedeutung dieses Formats in der Praxis ist daher gering.

b NUR-TEXT: Dieses Format unterstützt keine Textformatierungen, auch könnenSie keine Grafiken oder Elemente in die Nachricht einfügen – Sie müssen dieseals Anlage mitschicken. Der Vorteil dieses Formats liegt darin, dass es von allenE-Mail-Programmen zuverlässig übertragen wird oder aber Firewalls ohne Pro-bleme überwinden kann.

In der Standardeinstellung ist zusätzlich die Einstellung E-MAIL MIT MICROSOFT OF-FICE WORD 2003 BEARBEITEN aktiviert. Wenn Sie hier das Kontrollkästchen anklicken,wechselt der Standardeditor für Nachrichten zu Microsoft Outlook.

Damit haben Sie die grundsätzliche Bedeutung der einzelnen Einstellungen kennengelernt, die Sie als Standardeinstellung treffen können. Haben Sie Ihre Wahl getroffen,müssen Sie beim Verfassen von Nachrichten nichts weiter unternehmen – so lange dieseKonfiguration den augenblicklichen Anforderungen entspricht.

In Outlook haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, für eine einzelne Nachricht einealternative Einstellung zu wählen, ohne gleich alle Einstellungen zu revidieren, die Siein der Praxis am häufigsten benötigen.

1. Klicken Sie unter dem Menüpunkt AKTIONEN auf den Eintrag NEUE E-MAIL-NACH-RICHT MIT.

Im Untermenü sehen Sie nun die angebotenen Optionen.

Welche Alternativen angeboten werden, hängt von der grundsätzlichen Entschei-dung ab, die Sie unter der Registerkarte E-MAIL-FORMAT getroffen haben.

Interessant hier: Arbeitet Outlook mit der Standardeinstellung, können Sie imUntermenü die Einstellung MICROSOFT OFFICE OUTLOOK (HTML) anklicken – undumgekehrt: Ist Outlook der Standardeditor, wird Word als Alternativeditor angebo-ten. Haben Sie sich unter E-MAIL-FORMAT für das Text-Format entschieden, wechselndie beiden Optionen innerhalb des Textformats.

396


2. Klicken Sie auf einen Eintrag.

Outlook blendet im Nachrichtenfenster das Formular NEUE NACHRICHT ein – mit densoeben getroffenen Einstellungen. Sie erkennen dies bereits daran, welche Möglich-keiten die Symbolleisten anzeigen.

Dies wäre das Wesentliche im Überblick. Jetzt können Sie endlich darangehen, eineE-Mail zu schreiben.

EXKURS Welcher Editor – Word 2003 oder Outlook?

In der Standardeinstellung ist Word 2003 als E-Mail-Editor eingestellt– nutzen können Sie diesen, wenn das Programm auf Ihrem Rechnerinstalliert ist. Sie können also mit einem Teil der Word-Befehle auch inOutlook arbeiten. Dazu gehört vor allem eine ganze Reihe von Forma-tierungsmöglichkeiten. Die wichtigsten Schaltflächen werden in derSymbolleiste direkt über dem Eingabefeld für die Nachricht angezeigt.Über ANSICHT/SYMBOLLEISTEN stehen Ihnen weitere Word-Symbolleis-ten zur Verfügung.

Umfangreiche Formatierungen in der Nachricht einzusetzen machtaber nur Sinn, wenn Sie wissen, dass auch der Empfänger Ihrer Nach-richten seinerseits diese von einem Server übertragen bekommt. Anmancher Sicherheitseinstellung kommt eine mit Word gesendeteHTML-Nachricht nicht vorbei. Wenn Sie daher umfassend formatierteTextdokumente per E-Mail senden müssen, hier ein Tipp: ÜbertragenSie diese wenn möglich als Dateianhang und Word-Dokument und ver-sehen Sie die kurze E-Mail selbst nur mit dem Hinweis auf die Anlage.

Wenn Sie formatieren möchten, wenden Sie das in den ersten Kapitelnerworbene Wissen einfach zur Gestaltung Ihrer E-Mails an. Mit demWord-Editor können Sie vor allem folgende Operationen ausführen:

b Sonderzeichen, Uhrzeit, Datum, Hyperlinks einfügen

b Rechtschreibprüfung, Zwischenablage einsetzenb Text und Grafik formatierenb Textfelder und Tabellen einfügen

b Grafiken und Objekte einfügen

Wenn Sie weniger Formatierungen benötigen, können Sie Word zwarals Texteditor für Outlook einsetzen, Ihre Mails aber im Format Textverschicken. Damit erreichen Sie, dass die Sicherheitseinstellungender betroffenen Server passiert werden. Sie können den Text danneingeben wie gewohnt, aber die Formatierungsmöglichkeiten sindbeschränkt. So können Sie beispielsweise keine Grafiken oder Bilderin die E-Mail einfügen.

Die Alternative, Rich-Text, spielt in der Berufspraxis kaum eine Rolle:Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz dieses Formats ist, dass derEmpfänger ebenfalls mit Outlook arbeitet.

397


E-Mails verfassenOutlook arbeitet nicht nur im Bereich KONTAKT mit Formularen: Mit Hilfe von Formula-ren erstellen Sie die einzelnen Elemente in allen Programmbereichen. Und diese werdenanschließend gespeichert und weiterverarbeitet.

Wenn Sie E-Mails verfassen, rufen Sie zunächst das Nachrichtenformular auf. Hier tra-gen Sie alle notwendigen Angaben zum Versenden und den Nachrichtentext ein.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche E-MAIL an.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche NEUE E-MAIL-NACHRICHT oder imMenü auf DATEI/NEU/E-MAIL NACHRICHT.

Es öffnet sich das Formular UNBENANNTE NACHRICHT.

Abbildung 9.34: Das Formular zum Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht

Wenn Sie Outlook als Editor einsetzen, haben Sie nicht diese umfas-senden Möglichkeiten zur Formatierung der Nachricht, die Word anbie-ten kann. Der wichtigste Unterschied: Im HTML-Format können nurhorizontale Linien, Bilder und Hyperlinks direkt in die Nachricht ein-gefügt werden. Aber die Texteingabe funktioniert im Prinzip genausowie unter Word.

HINWEIS Das Nachrichtenformular aus anderen Programmmodulen öffnen

Das Formular NACHRICHT können Sie auch aus jedem anderenBereich in Outlook aufrufen. Wie auch das Formular KONTAKT ist esim Untermenü unter DATEI/NEU verzeichnet, das Sie aus allen Pro-grammbereichen von Outlook anwählen können.

Die verschiedenen Formulare können Sie aber auch noch auf andereWeise aufrufen: Unter dem Menüeintrag EXTRAS/FORMULARE unterFORMULARE AUSWÄHLEN blenden Sie das Dialogfeld FORMULAR WÄHLEN

ein. Über die BIBLIOTHEK FÜR STANDARDFORMULARE können Sie diedort aufgeführten Outlook-Formulare direkt öffnen.

398


3. Geben Sie unter AN bzw. CC die vollständige E-Mail-Adresse ein.

Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

b Zunächst einmal könnten Sie beginnen, die E-Mail-Adresse einfach einzutippen –was Sie nur bis zum Ende durchführen werden, wenn sie nicht bereits in denKontaktdaten gespeichert ist. Ist der Empfänger in Outlook bereits gespeichert,wird Ihnen die Tipparbeit abgenommen: Nach der Eingabe des ersten Zeichenswird Outlook die Adresse selbstständig ergänzen. Gibt es unter diesem Buchsta-ben mehrere Einträge im Adressbuch, werden diese in einem Listenfeld ange-zeigt, aus dem Sie Ihre Wahl durch Anklicken treffen können.

Abbildung 9.36: Outlook ergänzt die E-Mail-Adresse

b Einen Überblick über die Einträge in Ihrem Adressbuch erhalten Sie überAnklicken der AN-Schaltfläche. Das Dialogfeld NAMEN AUSWÄHLEN wird daraufhineingeblendet. Es verzeichnet eine Liste aller eingetragenen E-Mail-Adressen(Kontaktdaten, bei denen diese Angabe fehlt, werden in diese Liste nicht aufge-nommen). Im Eingabefeld unter NAMEN EINGEBEN ODER AUSWÄHLEN beginnen Sie,den gesuchten Namen einzutippen, und Outlook wird die entsprechende Stellein der Liste umgehend ansteuern. Markieren Sie nun den Empfänger durch

Abbildung 9.35: Das Dialogfeld Bibliothek für Standardformulare

Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, das Formular aus demOrdner KONTAKTE heraus zu öffnen: Markieren Sie den Kontakt, kli-cken Sie dann auf AKTIONEN/NEUE NACHRICHT AN KONTAKT oder dieSchaltfläche NEUE NACHRICHT AN KONTAKT. Das Formular erscheintmit der Angabe der gewählten E-Mail-Adresse auf der Bildschirmober-fläche.

399


Anklicken und klicken Sie im Feld NACHRICHTENEMPFÄNGER eine der Schaltflä-chen AN, CC oder BCC an. Der Name wird an dieser Stelle in das Adressfeld ein-gefügt. Weitere Adressaten Ihrer E-Mail fügen Sie durch erneutes Markieren undAnklicken der Adress-Schaltfläche ein. Geben Sie in ein Feld mehr als eineAdresse ein, werden diese von Outlook selbstständig durch ein Semikolongetrennt. Nachdem Sie alle Empfänger Ihrer Nachricht auf diese Art erfassthaben, klicken Sie auf OK und kehren zum Nachrichtenformular zurück.

Abbildung 9.37: Eine weitere Möglichkeit: Über die Schaltfläche Adressbuch können Sie das Dialogfeld Namen auswählen ebenfalls aktivieren

TIPP Blind Carbon Copy

Möchten Sie einem weiteren Empfänger eine BCC-Kopie Ihrer Nachricht zu-kommen lassen: Erledigen Sie dies am besten unter dem Dialogfeld NAMEN

AUSWÄHLEN. Das Eingabefeld BCC wird von Outlook automatisch im Nachrich-tenformular ergänzt. Oder Sie fügen das Feld dauerhaft über die SchaltflächeOPTIONEN in der Symbolleiste ein, wenn Sie oft Nachrichten mit Blind-Copy-Adressaten verschicken: Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen SieBcc aus dem Listenfeld.

400


Sind die Empfängeradressen eingegeben, werden sie von Outlook unterstrichen for-matiert, sobald Sie in ein anderes Eingabefeld wechseln – ein Zeichen dafür, dass dieOutlook-Namensüberprüfung die E-Mail-Adressen als formal korrekt identifiziert hat.

4. Legen Sie jetzt im BETREFF einen Hinweis auf den Inhalt des Schreibens fest.

Diese Zeile auszufüllen ist wichtig: Sie wird beim Empfänger in der Liste der einge-gangenen E-Mails angezeigt. Der Betreff dient zugleich als Titel für die Nachricht undwird in der Titelleiste eingefügt.

5. Formulieren Sie nun Ihre Nachricht im Eingabebereich.

In der Standardeinstellung ist Word 2003 als Editor für Outlook eingesetzt. Nach denersten Kapiteln in diesem Buch sind Sie mit Word ohnehin vertraut: Geben Sie alsoIhren Text ein und formatieren Sie ihn wie gewohnt. Arbeiten Sie mit einem anderenEditor, sind Ihre Formatierungsmöglichkeiten an dieser Stelle eingeschränkt.

6. Nennen Sie am Ende Ihren Namen und vergessen Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse nicht.

Am besten Sie erstellen für diesen Zweck eine Signatur. Sie wird Ihrer E-Mail amEnde von Outlook automatisch hinzugefügt. Alle weiteren formalen Anforderungenan E-Mails finden Sie in Kapitel 4 im Abschnitt »Tipps zum Formulieren von Briefen«.

Ihre E-Mail ist nun im Prinzip bereit zum Versenden. In den nächsten Abschnitten ler-nen Sie, wie Sie eine Signatur oder einen Dateianhang einfügen – beides wichtige The-men, die Sie im Berufsalltag oft einsetzen werden.

Eine Signatur festlegenDie Absenderadresse legen Sie am besten in Form einer Signatur fest, die von Outlookimmer automatisch an das Ende einer E-Mail angefügt wird. Was Sie in eine Signatur auf-nehmen, obliegt Ihrer persönlichen Entscheidung, auch eine Grußformel am Endekönnten Sie beispielsweise festlegen.

Entscheiden Sie, welchen unveränderlichen Text Sie am Ende Ihrer Nachrichten immereinsetzen wollen:

1. Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste auf EXTRAS/OPTIONEN und wählen Sie dieRegisterkarte E-MAIL-FORMAT.

2. Wählen Sie unter dem Bereich SIGNATUREN die Schaltfläche SIGNATUREN.

Das Dialogfeld SIGNATUR ERSTELLEN erscheint.

HINWEIS Kontaktdaten automatisch vergleichen

In der Standardeinstellung sind in Outlook auf der RegisterkarteERWEITERTE E-MAIL-OPTIONEN (unter EXTRAS/OPTIONEN/EINSTELLUN-GEN und der Schaltfläche E-MAIL-OPTIONEN zu finden), die OptionenBEIM AUSFÜLLEN DER ADRESSFELDER ÄHNLICHE NAMEN VORSCHLAGEN

und NAMEN AUTOMATISCH PRÜFEN aktiviert. Die Aktivierung ist Voraus-setzung dafür, dass beim Eintippen eines Namens die Daten von Out-look automatisch ergänzt werden.

401


3. Klicken Sie auf NEU.

4. Legen Sie im Dialogfeld NEUE SIGNATUR ERSTELLEN zunächst einen Namen für dieneue Signatur fest. Und klicken Sie dann auf WEITER.

Belassen Sie die Standardeinstellung DIE SIGNATUR OHNE VORLAGE ERSTELLEN. SindSignaturen bereits in Outlook gespeichert, könnten Sie über DIESE DATEI ALS VOR-LAGE VERWENDEN eine davon als Vorlage auswählen.

5. Geben Sie im Dialogfeld SIGNATUR BEARBEITEN den Signaturtext ein.

Geben Sie hier Ihre vollständigen Absenderangaben ein und vergessen Sie vor allemdie E-Mail-Adresse nicht.

Abbildung 9.38: Die Signatur erstellen

6. Bestätigen Sie die Signatur unter FERTIG STELLEN.

Sie kehren zum Dialogfeld SIGNATUR ERSTELLEN zurück. Im Vorschaufenster sehenSie den aktuellen Text Ihrer Signatur.

7. Schließen Sie das Dialogfeld SIGNATUR ERSTELLEN mit OK.

Die Signatur wird nun automatisch an jede ausgehende Nachricht angefügt: Unterdem Bereich SIGNATUREN im Listenfeld SIGNATUR FÜR NEUE NACHRICHTEN im Dialog-feld OPTIONEN wird sie automatisch eingetragen. Soll die Signatur für eine Nachrichtnicht eingesetzt werden, wählen Sie hier die Option KEINE.

HINWEIS Signaturen für Antworten und weitergeleitete Nachrichten

In der Standardeinstellung werden Signaturen für Antworten undweitergeleitete Nachrichten nicht automatisch angehängt. MöchtenSie die Signatur auch für diesen Bereich aktivieren, wählen Sie ihrenNamen aus dem Listenfeld FÜR ANTWORTEN UND WEITERLEITUNGEN

aus.

402


Signaturen können Sie auch bearbeiten oder löschen:

1. Wählen Sie dazu wieder EXTRAS/OPTIONEN/E-MAIL-FORMAT und klicken Sie auf dieSchaltfläche SIGNATUREN.

2. Wählen Sie im Listenfeld SIGNATUR die Signatur aus, die Sie ändern oder löschenwollen.

3. Klicken Sie auf BEARBEITEN, wenn Sie die Signatur korrigieren möchten.

Geben Sie im Dialogfeld SIGNATUR BEARBEITEN Ihre Änderungen ein und bestätigenSie mit OK.

4. Klicken Sie auf LÖSCHEN, wenn Sie die Signatur aus der Liste entfernen möchten,und bestätigen Sie dies mit JA.

5. Verlassen Sie das Dialogfeld SIGNATUR ERSTELLEN mit Klicken auf OK.

Das Wichtigste an Signaturen ist, dass Sie dem Empfänger Ihrer E-Mail auch innerhalbder übermittelten Nachricht Ihren kompletten Absender bekannt geben, der sonst nurüber Ihre Absenderadresse ermittelt werden kann.

E-Mail-Anhänge hinzufügenEs wurde bereits kurz angesprochen: Manchmal müssen umfangreich formatierteDateien per E-Mail verschickt werden. Meist geschieht dies, indem sie als E-Mail-Anhangzu einer E-Mail hinzugefügt werden.

Ihre Nachricht verfassen Sie wie im Abschnitt »E-Mails verfassen« beschrieben.Anschließend hängen Sie die gewünschte Datei an:

1. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf EINFÜGEN/DATEI.

Arbeiten Sie mit Outlook oder Word als Editor, können Sie auch auf die SchaltflächeDATEI ANFÜGEN in der Symbolleiste klicken.

2. Aus dem Dialogfeld DATEI EINFÜGEN wählen Sie die Datei aus.

Klicken Sie sich dazu durch Ihre Ordnerstruktur, bis Sie die gewünschte Datei mar-kieren können.

Über den Menübefehl EINFÜGEN in der Symbolleiste des Nachrichtenfensters könnenSie auch eine Grafik an die Nachricht anhängen.

Dieser Begriff ist in Office weit gefasst und meint neben gespeicherten Fotos auchClipArts, Zeichnungen oder Diagramme. Über das Dialogfeld GRAFIK EINFÜGEN wäh-len Sie die betreffende Datei aus.

3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit ÖFFNEN oder doppelklicken Sie auf den Dateinamen.

Outlook kehrt zum aktuellen Nachrichtenformular zurück. Sie sehen in dem neuenEingabefeld ANFÜGEN den Dateinamen verzeichnet. Gleichzeitig wird von Outlookdie Dateigröße mit angegeben.

403


Abbildung 9.39: Eine Word-Datei wird mit der E-Mail verschickt

Neben Dateien und Grafiken haben Sie über die Schaltfläche DATEI ANFÜGEN in der Sym-bolleiste zusätzlich die Möglichkeit, ein Outlook-Element anzufügen:

1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche.

2. Wählen Sie ELEMENT aus dem Untermenü.

Im Dialogfeld ELEMENT EINFÜGEN sehen Sie dieselben Ordner, die im Navigations-bereich eingeblendet sind.

3. Klicken Sie aus dem Dialogfeld ELEMENT EINFÜGEN den Ordner an, in dem sich dasgewünschte Element befindet.

In der Liste ELEMENTE wird der Inhalt dieses Ordners angezeigt.

4. Markieren Sie das gewünschte Element und klicken Sie dann auf OK oder doppel-klicken Sie auf das Element.

Sie kehren damit zur aktuellen Nachricht zurück. Das Element wird in der Zeileunter ANFÜGEN als Anhang eingefügt. Stellen Sie bei einer Kontrolle fest, dass Sie viel-leicht doch die falsche Anlage ausgewählt haben: Markieren Sie den betreffendenDateinamen und drücken Sie ®.

Abbildung 9.40: Sie sehen an den Symbolen, dass sich neben der Word-Datei auch noch ein Outlook-Kontakt im Anhang befindet; das Dateitrennzeichen fügt Outlook beim Anhängen mehrerer Dateien in der Standardeinstellung selbstständig ein

Jetzt ist es nach langem Hin- und Herklicken endlich so weit: Ihre E-Mail ist komplettfertig – Sie haben alle Entscheidungen gefällt. Jetzt geht es ans Verschicken.

E-Mails sendenSie sind nun mit dem Verfassen einer Nachricht fertig: Die notwendigen Einstellungensind getroffen, die Mitteilung ist adressiert und geschrieben, eventuelle Anhänge hinzu-gefügt. Wie Sie jetzt mit dem Schließen des Nachrichtenfensters weiter vorgehen, hängtvon den Einstellungen ab, die in Outlook getroffen wurden.

1. Klicken Sie in der Symbolleiste des Nachrichtenformulars auf die Schaltfläche SENDEN.

Diese Aufgabe erfüllt Outlook nun abhängig von der gewählten Einstellung:

b Sind Sie online, wird das Nachrichtenformular geschlossen und die E-Mail unmit-telbar an die Empfängeradresse geleitet – in der Standardeinstellung über das ein-

HINWEIS Dateianhänge bei mehreren E-Mail-Adressaten

In der Standardeinstellung wird die Anlage mit der E-Mail-Nachrichtso verschickt, dass jeder Empfänger eine eigene Kopie erhält.

404


getragene E-Mail-Konto. Eine Kopie der E-Mail finden Sie anschließend im Ver-zeichnis GESENDETE OBJEKTE.

Abbildung 9.41: Anzeige verschickter E-Mails im Ordner Gesendete Objekte

b Kann die Mitteilung im Augenblick nicht versendet werden, legt Outlook diese imOrdner Postausgang ab.

Abbildung 9.42: Eine Mitteilung im Postausgang wird beim nächsten möglichen Termin abgeschickt

Zu welchem Zeitpunkt sie tatsächlich auf den Weg gebracht wird, hängt von wei-teren Einstellungen ab: Ist unter EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte E-MAIL-SETUP im Bereich SENDEN/EMPFANGEN das Kontrollkästchen vor BEI BESTEHENDER

VERBINDUNG SOFORT SENDEN angeklickt, werden Nachrichten automatisch an dieEmpfängeradresse geleitet, sobald Sie online sind. Ist diese Option deaktiviert,müssen Sie zum Versenden das Verzeichnis Postausgang öffnen und erneut denBefehl SENDEN/EMPFANGEN erteilen.

In der Standardeinstellung werden nicht gesendete E-Mails automatisch im Ordner ENT-WÜRFE zwischengespeichert – im 3-Minuten-Rhythmus. Diese Einstellung ändern Sieunter EXTRAS/OPTIONEN/EINSTELLUNGEN unter E-MAIL-OPTIONEN: Unter dem DialogfeldERWEITERTE E-MAIL-OPTIONEN legen Sie unter NICHT GESENDETE ELEMENTE ALLE 3 MINU-TEN SPEICHERN ein anderes Intervall fest oder deaktivieren die Funktion ganz – Letzteresist allerdings nicht zu empfehlen. Auf diese Weise können Sie E-Mails, die Sie noch nichtabschließend formuliert haben, vorübergehend speichern.

405


Abbildung 9.43: E-Mail-Setup – Nachrichten im Postausgang werden sofort gesendet, sobald Sie online sind

HINWEIS Ist es dringend oder vertraulich?

In der Standardeinstellung von Outlook wird die Nachricht mit nor-maler Dringlichkeit an den Empfänger übermittelt. Wenn es triftigeGründe gibt, dass Ihre E-Mail beim Adressaten als dringlich hervorge-hoben wird, können Sie über die Schaltfläche WICHTIGKEIT: HOCH inder Symbolleiste diese Nachricht auszeichnen. Für das Gegenteilwählen Sie WICHTIGKEIT: NIEDRIG. Dieselben Möglichkeiten haben Sieunter NACHRICHTENEINSTELLUNGEN, wenn Sie in der Symbolleiste aufdie Schaltfläche OPTIONEN klicken. Gleichzeitig können Sie hierzusätzliche Einstellungen zur Vertraulichkeit und Sicherheit für dieaktuelle Nachricht wählen. Kennzeichnen Sie Ihre Nachricht als ver-traulich, wird dies dem Empfänger zusätzlich mitgeteilt. Das ThemaSicherheit dagegen betrifft insbesondere die Verschlüsselung und diedigitale Signierung der E-Mail beim Versenden.

Möchten Sie die Standardeinstellung für die Dringlichkeit IhrerE-Mails ändern, gehen Sie wieder über das Dialogfeld ERWEITERTE

E-MAIL-OPTIONEN: Im Bereich BEIM SENDEN EINER NACHRICHT stellenSie die Wichtigkeit und Vertraulichkeit ein, mit der Ihre E-Mailsgrundsätzlich verschickt werden, wenn Sie beim Verfassen nichtsGegenteiliges festlegen.

406


Neben den dargestellten Programmeinstellungen beim Versenden von Nachrichten kön-nen Sie im Dialogfeld NACHRICHTENOPTIONEN einige weitere praktische Tools für die aktu-ell verfasste E-Mail einsetzen – eine Auswahl soll an dieser Stelle kurz erwähnt werden.Sie blenden das Dialogfeld über Anklicken der Schaltfläche OPTIONEN in der Symbol-leiste des Formulars NACHRICHT ein:

b DIE ÜBERMITTLUNG DIESER NACHRICHT BESTÄTIGEN: Bei erfolgreichem Versenden derE-Mail erhalten Sie von Outlook eine Empfangsbestätigung.

b ANTWORT SENDEN AN: Beantwortet der Empfänger die Nachricht, wird sie an die hierangegebene E-Mail-Adresse geschickt.

b GESENDETE NACHRICHT SPEICHERN IN: Soll eine Kopie der E-Mail nicht im VerzeichnisGESENDETE OBJEKTE abgelegt werden, wählen Sie hier einen alternativen Speicher-ort.

b ÜBERMITTLUNG VERZÖGERN BIS: Die E-Mail wird im Postausgang abgelegt und erst zumfestgelegten Zeitpunkt verschickt – wenn Sie dann online sind. Wenn nicht, startetOutlook den Übertragungsvorgang zum nächsten möglichen Zeitpunkt.

b ANLAGENFORMAT: Legen Sie hier das Dateiformat fest, wenn dieses abweichend zurursprünglichen Formatierung des Dateianhangs eingesetzt werden soll.

b KATEGORIEN: Hier können Sie der Nachricht eine Kategorie zuweisen.

Abbildung 9.44: Nachrichtenoptionen für die aktuelle Nachricht

Diese zusätzlichen Wahlmöglichkeiten erleichtern Ihnen die Organisation der gesende-ten Nachrichten. Auch wenn es zunächst eine fast unüberschaubare Menge an Einstel-lungen ist, die Sie für das Versenden einer E-Mail treffen müssen: Haben Sie einmal diewesentlichen Optionen für Dateiformat, Editor und Speicherorte getroffen, sind es nurnoch die Ausnahmen von dieser Regel, die Sie über die entsprechenden Dialogfelderfestlegen müssen.

407


E-Mails lesen und bearbeitenNachdem Sie sich nun in aller gebotenen Ausführlichkeit mit dem Abfassen und Versen-den von Nachrichten befasst haben, wechseln Sie jetzt die Seite und agieren als Empfän-ger: Und wie beim Senden ist Ihr Vorgehen an dieser Stelle abhängig davon, wann Sieonline sind.

Als Standardspeicherort für eingegangene E-Mails dient in Outlook das VerzeichnisPosteingang:

1. Zum Übertragen der Nachrichten in den Posteingang aktivieren Sie zunächst IhreVerbindung zum Server.

2. Klicken Sie dann – entweder in OUTLOOK HEUTE oder im Posteingangsfenster – aufdie Schaltfläche SENDEN/EMPFANGEN in der Symbolleiste.

Outlook überträgt nun die Dateien. Den Status der Übermittlung zeigt das Programmwährend des Vorgangs im Dialogfeld OUTLOOK-NACHRICHTENÜBERMITTLUNG an.

In OUTLOOK HEUTE sehen Sie im Informationsfenster unter NACHRICHTEN neben demEintrag POSTEINGANG die Anzahl der neuen, noch nicht gelesenen E-Mails – wie auch imNavigationsbereich. Zum Lesen dieser Nachrichten wechseln Sie nun in den OrdnerPosteingang. In der Standardeinstellung werden noch nicht gelesene Nachrichten fettdargestellt, gelesene in Normalschrift. Das Symbol mit dem geschlossenen Briefkuvertrechts neben den E-Mail-Daten zeigt zusätzlich den ungeöffneten Status an – nach demLesen wechselt das Symbol: Das Kuvert wird nun geöffnet angezeigt.

1. Klicken Sie einmal auf die Nachricht, um diese im Lesebereich anzuzeigen.

Auf diese Weise können Sie sich einen ersten Überblick über den Inhalt der einge-gangenen E-Mails verschaffen.

2. Doppelklicken Sie zum Öffnen auf die Nachricht.

Dies ist der schnellste Weg. Eine andere Möglichkeit ist, die markierte Nachricht überDATEI/ÖFFNEN/AUSGEWÄHLTE ELEMENTE zu öffnen. Nun wird die E-Mail in voller Größeim Outlook-Fenster angezeigt (vgl. Abbildung 9.45).

ACHTUNG Senden/Empfangen betrifft auch Postausgang

Wenn Sie über die Schaltfläche SENDEN/EMPFANGEN Ihre Nachrich-ten vom Server downloaden, werden in der Standardeinstellung vonOutlook gleichzeitig alle E-Mails aus dem Postausgangsordner ver-schickt!

HINWEIS Nachrichtenstatus manuell verändern

Über die Befehle ALS GELESEN MARKIEREN bzw. ALS UNGELESEN MARKIE-REN, die Sie im Menü BEARBEITEN finden, können Sie den Nachrich-tenstatus manuell auf den gewünschten Status bringen. Der BefehlALLES ALS GELESEN MARKIEREN gilt für alle Nachrichten im Postein-gangsordner.

408


Abbildung 9.45: E-Mail lesen

Um die Nachrichtenanzeige bzw. -verarbeitung schnell zu steuern, haben Sie auf derSymbolleiste eine Reihe von Möglichkeiten:

3. Zur Ansicht weiterer Nachrichten klicken Sie entweder auf die Schaltfläche VORHE-RIGE oder NÄCHSTE in der Symbolleiste.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche ZUR NACHVERFOLGUNG KENNZEICHNEN, wenn Sie zueinem späteren Zeitpunkt auf diese Mail noch einmal eingehen müssen.

Das Vorgehen ist Ihnen aus dem Abschnitt »Adressen vormerken« im Zusammen-hang mit Outlook-Kontakten bereits bekannt.

5. Um die E-Mail zu beantworten, klicken Sie auf die Schaltfläche ANTWORTEN.

Ein Antwortformular wird geöffnet. Empfängeradresse und Betreff (vor den ur-sprünglichen Betreff setzt Outlook ein AW: zur Kennzeichnung) sind bereits einge-fügt, ebenso der Text der ursprünglichen Nachricht. Der Cursor steht am Beginn desNachrichtenfelds, so dass Sie sofort mit dem Schreiben beginnen können. Das wei-tere Vorgehen ist analog zum Verfassen einer neuen Nachricht, auch ein eventuellesAnfügen eines Anhangs.

6. Klicken Sie auf ALLEN ANTWORTEN, wenn die Antwort nicht nur an den Absendergehen soll, sondern auch an alle E-Mail-Adressen, die im CC-Feld eingetragen sind.

7. Mit der Schaltfläche WEITERLEITEN senden Sie die E-Mail an einen weiteren Empfän-ger.

Eine weitergeleitete Nachricht wird in Outlook im Betreff durch den Zusatz WG: ge-kennzeichnet.

Beantwortete bzw. weitergeleitete Nachrichten erhalten im Posteingangsordner diefolgenden Symbole: Das Briefkuvert ist mit einem Pfeil nach links (Beantwortet) bzw.rechts (Weitergeleitet) versehen. Beim Öffnen der ursprünglichen Nachricht wird zu-sätzlich das Datum Ihrer Antwort bzw. Weiterleitung eingeblendet.

8. Das Fenster verlassen Sie über DATEI/SCHLIESSEN.

409


E-Mail-Anhänge öffnenHaben Sie eine Nachricht mit Anhang erhalten, wird dies im Posteingangsordner durchdas Büroklammersymbol gekennzeichnet. Eine Anlage können Sie öffnen und lesen,speichern oder bearbeiten. Spätestens jetzt wird auch das Thema »Schädlinge im Netz«aktuell:

1. Öffnen Sie die Nachricht.

Die Anlage wird unter dem Betreff in der Zeile ANLAGEN angezeigt.

Abbildung 9.46: Der Dateianhang einer E-Mail

2. Doppelklicken Sie auf das Anlagesymbol im Nachrichtenkopf.

Nur Anlagen im Format NUR TEXT werden von Outlook gleich geöffnet. Um Sie auf diemögliche Gefahr durch Dateianhänge mit anderen Dateiformaten hinzuweisen, blen-det Outlook das Dialogfeld ÖFFNEN DER NACHRICHTENANLAGE ein.

Abbildung 9.47: Öffnen eines Dateianhangs

3. Sind Sie sich sicher, dass die Quelle der Datei vertrauenswürdig ist, können Sie dieDatei über ÖFFNEN lesen.

Der sichere Weg: Über SPEICHERN legen Sie die Anlage zunächst ungeöffnet auf IhremRechner ab.

Nach dem Anklicken der SPEICHERN-Schaltfläche öffnet Outlook das bekannte Dia-logfeld SPEICHERN UNTER, über das Sie den Speicherort und den Dateinamen festlegen.

410


4. Schließen Sie das Nachrichtenfenster.

Nun ist die Datei auf Ihrem Computer gespeichert und kann über das entsprechendeProgramm geöffnet werden.

Vor allem wenn Ihnen der Absender einer Nachricht nicht bekannt ist, sollten Sie Datei-anhänge nicht arglos öffnen! Die Gefahr, dass damit ein gefährliches Virus auf IhrenRechner übertragen wird, ist nicht zu unterschätzen. Überprüfen Sie die gespeicherteDatei mit einem (aktuellen!) Virenscanner, um Vorsorge zu treffen.

E-Mails verwaltenZur Verwaltung von E-Mails haben Sie im Lauf dieses Kapitels schon einige Möglich-keiten kennen gelernt. Diese bezogen sich vor allem auf die Organisation der Daten-dateien (Abschnitt »Outlook-Daten strukturieren«) und von Unterordnern in Outlook(Abschnitt »Kontakt anrufen«, Exkurs »Mehrere Kontaktordner in Outlook anlegen«) –Einstellungen, die Sie für die Ablage Ihrer E-Mails systematisch berücksichtigen sollten,vor allem wenn Sie sehr intensiv über E-Mails kommunizieren. Denn die einfache Lis-tendarstellung im Posteingang wird dann sehr schnell zu unübersichtlich. Grundsätzlichist das Verschieben von Dateien aus dem Posteingang in einen anderen Ordner sehr ein-fach – und Ihnen sicher längst vertraut:

TIPP Dateianhang schnell öffnen

Wenn Sie bei einer Nachricht nur der Dateianhang, nicht aber der Nachrich-tentext selbst interessiert, öffnen Sie die Anlage im Posteingangsfenster überdas Kontextmenü. Der Eintrag heißt ANLAGEN ANZEIGEN.

Abbildung 9.48: Einen Dateianhang im Posteingang direkt öffnen

411


1. Markieren Sie die Nachricht im Posteingang.

2. Ziehen Sie die Markierung mit gedrückter Maustaste auf den Ordner im Navigations-bereich, in den Sie die Nachricht ablegen möchten.

Damit wird die Nachricht aus dem Posteingang entfernt – und Sie können auf dieseWeise Ihr eigenes übersichtliches Ablagesystem für Ihre Mails entwickeln.

Darüber hinaus beachten Sie folgende Optionen:

Nachrichten im Posteingang löschen

Nachrichten, die Sie gelesen haben und nicht speichern und aufbewahren möchten,können Sie löschen:

1. Markieren Sie die Nachricht im Fenster POSTEINGANG.

2. Drücken Sie ® oder klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN.

Die markierte Nachricht wird in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.

Gelöschte Objekte wiederherstellen

Haben Sie eine Nachricht gelöscht, die Sie nun doch noch einmal brauchen: Machen Siedies rückgängig:

1. Markieren Sie die Nachricht im Ordner Gelöschte Objekte.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche IN ORDNER VERSCHIEBEN undwählen Sie den Ordner Posteingang oder ein entsprechendes individuell eingerich-tetes Verzeichnis.

Der Ordner wird in das gewählte Verzeichnis verschoben.

Die Alternative: Ziehen Sie die Nachricht aus dem Ordner Gelöschte Objekte mitgedrückter Maustaste wieder in den Ordner Posteingang zurück.

EXKURS AutoArchivierung in Outlook

Neben dem systematischen Verschieben von Nachrichten in indivi-duell eingerichtete Ablageordner können Sie auch die Funktion AUTO-ARCHIVIERUNG nutzen. Damit können Sie alte Outlook-Elemente ent-weder löschen oder in Archivordner verschieben. Vor dem Archivierenmüssen Sie zunächst die Einstellungen festlegen (Schaltfläche AUTO-ARCHIVIERUNG unter EXTRAS/OPTIONEN/WEITERE). Die AUTOARCHIVIE-RUNG wird dann zu den gewählten Zeitpunkten von Outlook durchge-führt.

TIPP Löschen rückgängig machen

Haben Sie den Fehler beim Löschen einer E-Mail aus dem Posteingang sofortbemerkt, korrigiert die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG den Fehler.

412


Verzeichnis Gelöschte Objekte leeren

Wenn Sie diesen Ordner leeren, löschen Sie damit alle enthaltenen Nachrichten end-gültig.

1. Markieren Sie den Ordner Gelöschte Objekte.

2. Im Menü EXTRAS klicken Sie auf den Eintrag ORDNER »GELÖSCHTE OBJEKTE« LEEREN.

Die Alternative: Rufen Sie das Kontextmenü auf und klicken Sie auf ORDNER »GE-LÖSCHTE OBJEKTE« LEEREN.

3. Bestätigen Sie die Systemnachfrage mit JA.

Der Ordner wird anschließend komplett geleert.

Absenderadresse in Kontaktordner speichern

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Absenderadresse in Ihren Kontaktdaten aber nochnicht gespeichert ist, ist die folgende Methode eine praktische Angelegenheit:

1. Markieren Sie die Nachricht im Posteingang.

2. Ziehen Sie nun die Nachricht mit gedrückter Maustaste auf den Ordner Kontakte imNavigationsbereich.

Outlook öffnet ein neues Kontaktformular, in dem die Angaben aus der E-Mail schonübernommen sind.

Abbildung 9.49: Kontaktformular – abgeleitet aus einer Nachricht

413


Bearbeiten Sie das Kontaktformular wie gewohnt, löschen Sie die E-Mail-Nachricht ausdem Notizbereich und speichern Sie abschließend.

So weit die Grundzüge einer E-Mail-Korrespondenz in Outlook. Mehr als in allen ande-ren Office-Programmen ist gerade dieser Bereich geprägt von notwendigen Einstellun-gen, die Sie vorab treffen müssen, wenn Sie E-Mails senden oder empfangen wollen. Las-sen Sie sich davon nicht beeindrucken: Sind die meisten Einstellungen einmalfestgelegt, ist vieles doch sehr unkompliziert – vor allem wenn Sie bei der VerwaltungIhrer E-Mails Ihr Wissen über Dateiorganisation umsetzen und von Anfang an ein wenigOrdnung halten.

TIPP Professionelle E-Mail-Kommunikation

Die Stärke des Kommunikationsmittels E-Mail ist die schnelle Übertragungvon schriftlichen Mitteilungen. Dennoch sollte Sie dieser Gedanke in derRegel nicht dazu verleiten, in E-Mails salopp »eben mal was loszuwerden«.Denn was Sie beim Abfassen neben den formalen Gepflogenheiten beachtensollten, lässt sich gut auf einen Nenner bringen: Auch wenn Sie per E-Mailschnell etwas geschrieben haben, heißt das nicht, dass Sie auf die Formulie-rung und Gestaltung Ihrer Nachricht keine Sorgfalt verwenden müssen.Denn auch mit E-Mails kommunizieren Sie ein Bild Ihres Arbeits- und Unter-nehmensstils … Umgekehrt gilt das Prinzip »Schnelligkeit« aber für denEmpfänger einer Nachricht: Wenn von Ihnen eine Antwort erwartet wird,sollten Sie diese innerhalb eines vertretbaren Zeitrahmens senden.

10Termine und To-do-Listen

Der Inhalt dieses Kapitels:

Termine eintragen

Terminserien festlegen

An Termine erinnern

Besprechungen organisieren

Aufgaben erfassen

Aufgabenlisten bearbeiten


Zunächst lernen Sie, wie Sie in Outlook Termine ein-tragen und verwalten – und wie das Programm Ihnendie Fälligkeit meldet. Darüber hinaus legen Sie IhreAufgaben fest … und werden sehen, dass Ihnen Wich-tiges nicht mehr ganz so leicht entfällt – auch nicht aneinem turbulenten Arbeitstag.

Neben der Verwaltung der Adressdatenbank über denBereich KONTAKTE und der Kommunikation via E-Mailbietet Ihnen Outlook noch zwei weitere Programm-bereiche, mit denen Sie Termine und Aufgaben gutkoordinieren können. Der Vorteil dieses Terminpla-ners liegt auf der Hand: Sie »übersehen« keinen wich-tigen Eintrag, denn Outlook wird Sie daran erinnern.

416

Kapitel 10 Termine und To-do-Listen

Dieses Kapitel stellt Ihnen die Fähigkeiten des Programms in Bezug auf Termine undAufgaben vor. Dabei wird genauso vorgegangen wie in Kapitel 9 und auf ein durchgängi-ges Beispielprojekt verzichtet.

10.1 Termine organisieren

Im Outlook-Bereich KALENDER können Sie das Programm als Terminplaner verwenden:Den Bereich rufen Sie über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich aufoder über WECHSELN ZU/KALENDER.

Abbildung 10.1: Der Terminkalender von Outlook

Auf dem Bildschirm sehen Sie anschließend folgende Elemente:

b Im Navigationsbereich oben sehen Sie den Datumsnavigator. Hier stellen Sie dasgewünschte Datum für die Anzeige des Kalenderblatts im Arbeitsbereich von Out-look ein. Das aktuelle Datum ist umrandet, das Datum des angezeigten Kalender-blatts farbig hinterlegt. Daten, in denen Sie bereits Termine eingetragen haben, wer-den fett angezeigt.

Je nachdem, wie viel Fläche dem Datumsnavigator in der aktuellen Bildschirm-ansicht zugewiesen ist, werden ein oder mehr Monate angezeigt. (Ziehen Sie zumVerändern die Bereichsteiler mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung.)Einen neuen Monat blenden Sie ein, indem Sie in der Leiste mit dem Monatsnamenauf die Pfeil-Schaltflächen klicken. Sie können auch ein Listenfeld mit den drei davorliegenden und drei nachfolgenden Monaten einblenden, wenn Sie auf die Leiste mitdem Monatsnamen klicken und die Maustaste gedrückt halten.

417

Termine organisieren

b Unter MEINE KALENDER ist in der Standardeinstellung ein Kalender (mit dem Ordner-namen Kalender) für das Windows-Benutzerkonto eingetragen. Neue Ordner fürverschiedene eigene Kalender oder Kalender anderer Personen können Sie neueinfügen: Rufen Sie zum Anlegen eines neuen Kalenders das Kontextmenü fürKALENDER auf und klicken Sie auf NEUER ORDNER. Anschließend wird der Ordnerunter seinem Namen in der Liste MEINE KALENDER angezeigt. Je nachdem, welchesKontrollfeld aktiviert ist, werden der oder die Kalenderblätter für das gewählteDatum angezeigt.

Abbildung 10.2: Drei Terminkalender in der Tagesansicht

Im Gegensatz zum KONTAKTE-Bereich, in dem Sie die verschiedenen Ansichten über denNavigationsbereich steuern konnten, müssen Sie für den Kalender über die Symbolleistegehen: Klicken Sie zum Einblenden der gewünschten Kalenderaufteilung auf eine derSchaltflächen TAGESANSICHT, WOCHENANSICHT, ARBEITSWOCHE oder MONATSANSICHT.

TIPP Individuellen Zeitraum oder nicht zusammenhängende Tage anzeigen

Über den Datumsnavigator können Sie einen bestimmten individuellen Zeit-raum markieren (etwa um die Termine für eine Reise zu planen), für den Siedie Kalenderblätter anzeigen möchten: Markieren Sie dazu die Daten wiegewohnt. Das Verfahren, um nicht zusammenhängende Bereiche in Office zumarkieren, ist Ihnen mittlerweile schon hinreichend bekannt: Halten SieŸ gedrückt, während Sie mit der Maustaste die einzelnen Termine aufdem Datumsnavigator anklicken.

418


Termin festlegenUm Termine festzulegen, wird Ihnen zuerst der Weg über das Terminformular vorgestellt:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche KALENDER an.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche NEUER TERMIN oder im Menü aufDATEI/NEU/TERMIN.

Es öffnet sich das Formular UNBENANNT – TERMIN, in dem Sie auf den RegisterkartenTERMIN und TERMINPLANUNG die Informationen speichern können.

Abbildung 10.4: Das Terminformular

Abbildung 10.3: Übersicht über alle Montage im August

419


Tragen Sie nun die genauen Daten auf der Registerkarte TERMIN ein:

1. Geben Sie den BETREFF ein: Präsentation Quartalsergebnisse.

Diese Kurzinfo wird nun in der Titelleiste des Dialogfelds angezeigt – und nach demSpeichern auch auf dem Kalenderblatt.

2. Geben Sie unter dem Listenfeld ORT eine Kurzinfo ein, wenn Sie zu dem TerminIhren Arbeitsplatz verlassen müssen.

Orte, die Sie bereits für andere Termine an dieser Stelle eingetragen haben, werdenvon Outlook in das Listenfeld unter ORT aufgenommen. Darüber könnten Sie alsoauch Ihre Auswahl treffen.

3. Setzen Sie das Listenfeld BESCHRIFTUNG ein, wenn es bei dem Termin noch etwas zubeachten gilt, z.B. Anreise planen.

Damit wird der Termin in der Kalenderdarstellung in der gewählten Farbe dargestellt.

4. Termin und Uhrzeit legen Sie im Bereich DATUM/UHRZEIT fest.

Voreingestellt ist zunächst der Termin, der aktuell markiert ist. Legen Sie diesen unddie Anfangszeit bzw. Endzeit entweder über direktes Eintippen in die Eingabefelderoder über die Auswahl aus den betreffenden Listenfeldern fest. Für das Datum habenSie noch eine weitere Option: Geben Sie den »Wortlaut« des Termins ein, zum Bei-spiel erster Montag im Oktober oder heute in acht Wochen, und Outlook wird darausein Datum erstellen. Kontrollieren Sie aber noch mit einem kritischen Blick, ob dasProgramm Sie richtig verstanden hat.

Ist der Termin GANZTÄGIG, klicken Sie auf das gleichnamige Kontrollfeld.

Die Listenfelder zur Eingabe der Uhrzeit werden ausgeblendet. Ganztägige Terminewerden in Outlook als Ereignis bezeichnet und von der direkten Terminkontrolleausgenommen. Dies ist wichtig, denn sonst könnten Sie im Kalender nicht vermer-ken, dass Sie auf einem Kongress sind, und sich genau für diese Tage einen exakten

HINWEIS Das Terminformular aus anderen Programmmodulen öffnen

Das Formular TERMIN können Sie auch aus jedem anderen Bereich inOutlook aufrufen: Klicken Sie hier ebenfalls in der Menüleiste aufDATEI/NEU. Wählen Sie nun aus dem Untermenü den Eintrag TERMIN.Jetzt steht Ihnen das Formular zur Verfügung.

HINWEIS Terminkontrolle

Haben Sie Termin und Uhrzeit gewählt und diese kollidieren miteinem anderen Termin, den Sie bereits notiert haben, weist OutlookSie auf diesen Umstand auf dem Terminformular hin. Diese Terminal-ternative können Sie aber dennoch speichern und im Kalender ein-tragen. Beide Termine werden dann parallel angezeigt.

Abbildung 10.5: Terminschwierigkeiten …

420


Terminplan machen. Ganztägige Termine werden im Kalender in einer grau hinter-legten Kopfzeile eingefügt. Möchten Sie ganztägige Termine eingeben, die andere»blocken«, müssen Sie diese über die Listenfelder eintragen.

5. Deaktivieren Sie das Kontrollfeld ERINNERUNG, wenn Sie diese Funktion von Outlooknicht einsetzen wollen. In der Standardeinstellung ist es angeklickt.

6. Das Zeitintervall zu dem Termin legen Sie in dem nebenstehenden Listenfeld fest.

Wählen Sie eine Angabe aus dem Listenfeld oder tippen Sie diese direkt ein. WennSie nur eine Zahl eingeben, interpretiert Outlook dies als Minutenangabe.

7. Klicken Sie die Schaltfläche ERINNERUNGSSOUND an, wenn Sie eine andere Erinne-rungsmelodie wählen wollen.

Sie deaktivieren das akustische Signal, wenn Sie im Dialogfeld ERINNERUNGSSOUND

das Kontrollkästchen vor DIESEN SOUND WIEDERGEBEN deaktivieren.

8. Welchen Status Sie einem Termin verleihen, legen Sie unter dem LISTENFELD anzei-gen als fest:

Die gewählte Kennzeichnung im ist im Kalender als Rahmenlinie für den Eintrag ein-gesetzt. In der Standardeinstellung sieht Outlook die Einstellung Gebucht vor.

9. Ihre Bemerkungen geben Sie in das Notizfeld ein.

HINWEIS Ganztägiger Termin = Ereignis

Ein ganztägiges Ereignis fügen Sie etwas leichter über AKTIONEN/NEUES GANZTÄGIGES EREIGNIS ein. Das Terminformular ist dann imBereich DATUM UND UHRZEIT schon entsprechend vorbereitet. So wer-den zum Beispiel die Listenfelder für die Uhrzeit nicht angezeigt.

HINWEIS Standardintervall anpassen

In der Standardeinstellung meldet sich Outlook immer 15 Minutenvor dem Termin. Um dieses Intervall anzupassen, gehen Sie überEXTRAS/OPTIONEN. Unter EINSTELLUNGEN wählen Sie aus dem Listen-feld STANDARDERINNERUNG einen Eintrag aus oder Sie tippen die Zeit-angabe direkt in das Eingabefeld ein. Auch hier gilt: Geben Sie nureine Zahl ein, geht Outlook von »Minuten« aus.

TIPP Office-Dateien in Terminformular einfügen

Auf dem Notizfeld haben Sie eine interessante Möglichkeit, die Sie gezielteinsetzen können, wenn Sie für einen Termin alle Unterlagen »zusammen-stellen«: Fügen Sie über die Befehle EINFÜGEN/DATEI oder EINFÜGEN/ELEMENT

oder über die Schaltfläche DATEI EINFÜGEN eine Datei oder ein Outlook-Ele-ment in das Notizfeld ein. Diese können dann über Doppelklick direkt geöff-net werden.

421


10. Kontaktpersonen, die Sie im Zusammenhang mit dem Termin kontaktieren müs-sen oder über die Sie sich noch einmal informieren wollen, geben Sie unter KON-TAKTE ein.

Wählen Sie dazu über Anklicken der Schaltfläche die betreffenden Namen aus demAdressbuch. Wenn Sie diese Namen anschließend im Terminformular anklicken,wird das betreffende Kontaktformular aufgerufen.

11. Deklarieren Sie einen Kontakt als PRIVAT, können andere Benutzer, die Zugriff aufIhren Kalender haben, die näheren Informationen auf dem Terminformular nichteinsehen.

Damit haben Sie zunächst einmal alles Wesentliche erfasst.

Abbildung 10.6: Ein bearbeitetes Terminformular

12. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN.

Abbildung 10.7: Die Darstellung des Termins auf dem Kalenderblatt

ACHTUNG Erinnern nur bei aktivem Programm!

Sie werden von Outlook nur an Termine erinnert, wenn das Pro-gramm geöffnet ist. Gewöhnen Sie sich am besten an, zu Beginneines Arbeitstags das Programm routinemäßig zu starten.

422


Termine direkt in den Kalender eintragen

Termine – wenn sie nicht ganztägig sind – tragen Sie üblicherweise in der Tagesansichtoder Arbeitswochenansicht ein, vor allem dann, wenn Sie alle weiteren Standardeinstel-lungen von Outlook übernehmen wollen. Sie sparen sich damit das Ausfüllen des Termin-formulars, das bei diesem Vorgang automatisch mit angelegt wird.

1. Blenden Sie über den Datumsnavigator das benötigte Kalenderblatt ein, zum Bei-spiel Montag, 5. September 2005.

2. Klicken Sie auf dem Kalenderblatt auf die Zeile mit der gewünschten Uhrzeit(9 Uhr).

3. Eine Kurzinfo über den Termin können Sie direkt auf das Kalenderblatt schreiben:Projektbesprechung Redaktionsbüro Felber.

In der Standardeinstellung wird in der Tagesansicht für den Termin eine halbeStunde angesetzt. Sie sehen dies an der blauen Umrandung des Eingabefelds.

4. Erweitern Sie die Termindauer, indem Sie mit gedrückter Maustaste die Rahmen-linie bis zum voraussichtlichen Ende ziehen.

5. Lassen Sie dann die Maustaste los.

Abbildung 10.8: Der Termin wird drei Stunden in Anspruch nehmen

6. Zum Bestätigen des Termins klicken Sie mit der Maustaste in einen freien Bereichoder drücken Æ.

Abbildung 10.9: Der Termin ist gespeichert

Der Termin ist nun in den Kalender eingetragen. Das Weckersymbol signalisiert Ih-nen, dass Sie in der Standardeinstellung von Outlook 15 Minuten vor Beginn erinnertwerden. Im Datumsnavigator erscheint das Datum zusätzlich fett. Dieser Weg ist dieunkomplizierte Weise, einen Termin schnell zu notieren.

423


Regelmäßige Termine vermerkenWenn sich Termine in regelmäßigen Abständen wiederholen, können Sie in Outlookeine so genannte Terminserie festlegen.

1. Wenn ein Termin bereits im Kalender eingetragen ist, markieren Sie ihn.

2. Wählen Sie im Menü AKTIONEN den Eintrag NEUE TERMINSERIE.

Die Einträge im Dialogfeld TERMINSERIE wurden von Outlook auf Basis des bereits ein-gegebenen Termins angelegt.

Abbildung 10.10: Das Formular für eine Terminserie

3. Legen Sie nun im Dialogfeld TERMINSERIE den Wiederholungsrhythmus fest.

Die einzelnen Optionen auf dem Dialogfeld sind:

b TERMIN: Wenn die Folgetermine zu einer anderen Uhrzeit stattfinden, legen Siediese über die Listenfelder fest.

b SERIENMUSTER: In der Standardeinstellung geht Outlook von einem wöchentli-chen Rhythmus aus. Und je nachdem, welche Optionsschaltfläche Sie anklicken,ändern sich die weiteren Auswahlmöglichkeiten.

b SERIENDAUER: Legen Sie hier fest, ob die Zeitdauer begrenzt ist oder nicht – undwann gegebenenfalls der letzte Termin ist.


Es wird nun das Terminformular eingeblendet: Hier sind die Angaben aus dem Dia-logfeld TERMINSERIE zusammengefasst (vgl. Abbildung 10.11).

5. Legen Sie noch alle weiteren Angaben fest, die Sie für diese Terminserie benötigen.

Wie Sie das anstellen, ist ausführlich im Abschnitt »Termin « beschrieben.

6. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN.

Im Kalender werden nun alle Termine der Serie eingetragen und mit dem Symbol fürTerminserie gekennzeichnet.

424


Abbildung 10.11: Den Betreff für die Terminserie festlegen

Termine bearbeitenDie einfachste Methode zum Ändern eines Termins: Doppelklicken Sie auf den Eintragin Ihrem Kalender und geben Sie nun die Änderungen im Terminformular ein. Es gehtallerdings oft schneller:

Termininfo bearbeiten

1. Markieren Sie den Termin durch Anklicken.

2. Sie sehen nun die Einfügemarke: Geben Sie den Text für die Änderung ein.

Uhrzeit für Termin ändern

1. Klicken Sie auf den Termin im Kalender.

2. Ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste an die neue Uhrzeit.

Datum für Termin ändern

1. Markieren Sie den Termin im Kalender.

2. Drücken Sie die Taste Ÿ und blenden Sie über Anklicken der Pfeil-Schaltflächenim Datumsnavigator den Monat ein, in dem der neue Termin stattfinden soll.

3. Ziehen Sie nun den markierten Termin mit gedrückter Maustaste auf das neueDatum in Datumsnavigator.

Dabei wird die Uhrzeit des Termins übernommen. Diese ändern Sie in einem zweitenArbeitsschritt.

425


Termin kopieren

1. Markieren Sie den Termin, den Sie kopieren wollen.

2. Der Termin für den kopierten Termin muss sichtbar sein: entweder auf dem Infor-mationsfenster oder über den Datumsnavigator.

3. Halten Sie beim Verschieben Ÿ gedrückt.

Der Termin ist kopiert. Haben Sie ihn mit Hilfe des Datumsnavigators kopiert, müs-sen Sie eventuell noch die Uhrzeit ändern. Auf dem Terminformular sind alle Anga-ben des Vorgängertermins übernommen – bis auf die Aktualisierung von Datum undUhrzeit natürlich.

Termin löschen

1. Markieren Sie den Termin.

2. Entfernen Sie den Termin über die Schaltfläche LÖSCHEN oder drücken Sie ®oder wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN.

Termin einer Serie bearbeiten

1. Doppelklicken Sie auf den Termin einer Serie, den Sie verschieben wollen.

2. Entscheiden Sie sich unter TERMINSERIE ÖFFNEN für DIESES SERIENELEMENT ÖFFNEN.

Abbildung 10.12: Einen einzigen Termin einer Serie bearbeiten

3. Im Terminformular gegen Sie nun Ihre Änderungen für diesen Einzeltermin ein.

4. Klicken Sie zum Abschluss auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN.

Terminserie bearbeiten

1. Gehen Sie zunächst genauso vor wie unter »Termin einer Serie bearbeiten«beschrieben, nur entscheiden Sie sich bei Schritt 2 für die Option DIE SERIE ÖFFNEN.

2. Im Terminformular klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche SERIENTYP.

3. Geben Sie im Dialogfeld TERMINSERIE Ihre Änderungen ein.

4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

5. Kontrollieren Sie noch alle Einträge im Terminformular und beenden Sie dann denVorgang über SPEICHERN UND SCHLIESSEN.

426


Terminserie löschen

1. Markieren Sie den Termin im Kalender.

2. Drücken Sie die Schaltfläche LÖSCHEN oder gehen Sie über BEARBEITEN/LÖSCHEN.

3. Im Dialogfeld LÖSCHEN BESTÄTIGEN klicken Sie an, ob Sie nur diesen Termin löschenmöchten oder ob die ganze Terminserie abgesagt ist (vgl. Abbildung 10.13).

4. Klicken Sie auf OK. Der oder die Termine werden aus dem Kalender entfernt.

Abbildung 10.13: Termin oder die ganze Serie löschen?

Effektives Arbeiten mit Terminen

Dialogfeld Erinnerung

Wenn Sie unter EXTRAS/OPTIONEN das Kontrollkästchen STANDARDERINNERUNG aktivierthaben (ist die Standardeinstellung), wird Outlook Sie auf einen Termin hinweisen:

Abbildung 10.14: Das Dialogfeld Erinnerung

1. Zum Anzeigen des Terminformulars doppelklicken Sie auf den Eintrag oder klickenauf die Schaltfläche ELEMENT ÖFFNEN. Jetzt können Sie noch einmal alles durchge-hen, was Sie sich zu dem Termin notiert haben.

2. Möchten Sie noch einmal erinnert werden, wählen Sie in dem Listenfeld nebenERNEUT ERINNERN ein neues Zeitintervall und klicken auf die Schaltfläche.

Jetzt werden Sie von Outlook noch einmal auf den Termin hingewiesen.

427


3. Betrachten Sie die Angelegenheit als erledigt, klicken Sie auf SCHLIESSEN.

Outlook wird Sie nicht mehr auf den Termin hinweisen. In der Kalenderansicht istdas Symbol für die Erinnerungsfunktion bei der Terminangabe verschwunden.

Mit der Erinnerungsfunktion haben Sie auch die Arbeitsabläufe an einem turbulentenBürotag im Griff: Sie lassen sich rechtzeitig auf einen wichtigen Termin hinweisen undso bleibt genügend Zeit, die aktuelle Arbeit an einer sinnvollen Stelle zu unterbrechenund sich dann noch kurz anhand des vorbereiteten Formulars vorzubereiten.

Termine suchen

Wie Sie die Suchen-Leiste einsetzen, haben Sie bereits in Kapitel 9 im Abschnitt»Suchen-Leiste einsetzen« gelernt. Und diese Funktion lässt sich auch auf Termineübertragen. Sehen Sie dazu als Beispiel eine Liste der anstehenden Zahnarztbesuche inAbbildung 10.15. Auf diese Weise erhalten Sie jedenfalls einen guten Überblick überanstehende Termine.

Abbildung 10.15: Termine suchen

Terminansichten

Weitere tabellarische Übersichten über die eingetragenen Termine können Sie über dasMenü ANSICHT/ANORDNEN NACH/AKTUELLE ANSICHT im Outlook-Fenster aufrufen. Für dieOutlook-Funktionen, die in diesem Abschnitt zur Sprache kamen, sind die folgendenEinstellungen von Interesse:

428


b AKTIVE TERMINE: Hier sehen Sie alle Termine ab dem heutigen Datum. Diese sindnoch nach dem Serientyp geordnet. Um einzelnen Bereiche der Liste ein- bzw. aus-zublenden, klicken Sie auf die Plus- bzw. Minuszeichen vor den Überschriften.

Abbildung 10.16: Die Liste aller aktiven Termine

b TERMINSERIEN: Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Serien. Dabei werden Sieauch über den Wiederholungsrhythmus und Angaben auf dem Terminformularinformiert.

b EREIGNISSE: In dieser Liste finden Sie alle ganztätigen Termine, Ereignisse in derOutlook-Terminologie.

b KATEGORIE: Haben Sie Ihre Termine konsequent kategorisiert, erhalten Sie hier diegruppierte Zusammenstellung.

Kehren Sie zur gewohnten Kalenderansicht über ANSICHT/ANORDNEN NACH und Ankli-cken des Untermenüs TAGES-/WOCHEN-/MONATSANSICHT zurück.

Besprechungen organisieren

Wenn Sie im Team arbeiten, wissen Sie, wie schwierig es ist, einen Termin für einegemeinsame Konferenz zu finden. Mit Outlook haben Sie dabei ein wirkungsvolles Toolzur Hand, das Ihnen zumindest zeitraubendes Hin- und Hertelefonieren erspart.

Wenn Sie sich also beispielsweise mit vier Kollegen über eine Strategie abstimmen müs-sen, so schicken Sie eine Besprechungsanfrage. Aus den Antworten können Sie danneinen gemeinsamen Termin finden.

TIPP Ansichten über die Erweiterte Symbolleiste

Über das Listenfeld AKTUELLE ANSICHT in der Erweiterten Symbolleiste lassensich die verschiedenen Kalender- und Tabellenansichten ebenfalls aufrufen.

429


1. Legen Sie in der Kalenderansicht zunächst den Termin fest, den Sie für die Bespre-chung vorschlagen wollen.

Für das weitere Vorgehen muss der Termin markiert sein.

2. Rufen Sie über das Menü AKTIONEN den Eintrag NEUE BESPRECHUNGSANFRAGE auf.

Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn Sie die Internetanbindung von Outlook akti-viert haben.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche AN.

Unter dem Dialogfeld TEILNEHMER UND RESSOURCEN AUSWÄHLEN verbirgt sich das Out-look-Adressbuch.

Abbildung 10.17: Die Besprechungsteilnehmer auswählen

4. Markieren Sie den oder die Namen, die für die Besprechung erforderlich sind, undklicken Sie auf die Schaltfläche ERFORDERLICH.

Die Namen werden in das Eingabefeld aufgenommen.

Wenn jemand optional an der Besprechung teilnehmen kann, dafür aber nicht unab-kömmlich ist, fügen Sie diese E-Mail-Adresse in das Eingabefeld neben OPTIONAL ein.

Haben Sie jemanden irrtümlich auf die Liste gesetzt, markieren Sie den Eintrag unddrücken®.

5. Füllen Sie das eingeblendete Terminformular wie gewohnt aus und geben Sie imNachrichtenfenster den Einladungstext ein.

Zur Vorbereitung auf das Treffen können Sie mit dem Text in Nachrichtenfensterauch Dateien oder Outlook-Elemente mitschicken.

6. Klicken Sie auf SENDEN.

430


Abbildung 10.18: Das Einladungsformular

Alle Empfänger erhalten nun eine E-Mail. Arbeiten diese ebenfalls mit Outlook, sind dieDaten, die Sie in das Terminformular eingegeben haben, im Kopf der E-Mail angegeben.Darunter befindet sich der Nachrichtentext. Über diese Informationen hinaus enthältdiese Mitteilung in einer Symbolleiste noch Schaltflächen für die Antwortoptionen:ZUSAGEN, MIT VORBEHALT ZUSAGEN, ABLEHNEN oder ANDERE ZEIT VORSCHLAGEN. Die Ant-wort erledigt sich daher durch einfaches Anklicken.

Sagen die Empfänger der Einladung zu, können sie zusätzlich noch einen kurzen Kom-mentar in ihre Antwort einfügen. Ansonsten hat man über ANTWORT VOR DEM SENDEN

BEARBEITEN die Möglichkeit, den Besprechungsvorschlag ausführlicher zu modifizieren.

Antworten Sie über die Schaltflächen ZUSAGEN oder MIT VORBEHALT ZUSAGEN, wird dervorgeschlagene Termin automatisch in dem Kalender des Empfängers übernommen.

7. Die Antwort auf Ihr Einladungsschreiben finden Sie im Posteingang. Lesen Sie dieNachricht.

Wenn Sie Glück haben, war’s das schon.

In diesem Abschnitt haben Sie nun die wichtigsten Funktionen von Outlook kennengelernt, Termine zu planen und zu koordinieren. Arbeiten Sie vernetzt, haben Sie nocheine Reihe weiterer Möglichkeiten, die Sie vielleicht auf Basis Ihres jetzigen Kenntnis-standes selbst ausprobieren können.

431

Aufgaben festlegen

10.2 Aufgaben festlegen

Neben dem Führen eines Terminkalenders können Sie in Outlook auch anstehendeArbeiten erfassen und das Zeitbudget planen. Den Bereich rufen Sie über die Schaltflä-che AUFGABEN im Navigationsbereich auf oder über WECHSELN ZU/AUFGABEN.

Abbildung 10.19: Der Bereich Aufgaben in Outlook

In der Standardeinstellung werden Aufgaben in Outlook tabellarisch erfasst. Dabeierscheinen sie in der Ansicht EINFACHE LISTE und werden nach Fälligkeit sortiert. DenBildschirm nutzen Sie wie folgt:

Unter MEINE AUFGABEN sehen Sie im Navigationsbereich den Ordner AUFGABEN, in demIhre Aufgabenlisten gespeichert werden. Darüber hinaus haben Sie unter AKTUELLE

ANSICHT einige Listenformate zur Auswahl.

b EINFACHE LISTE: Angabe der Aufgabe und des Datums; die Aufgabe selbst kann gutabgelesen werden.

b LISTE MIT DETAILS: Detaillierte Liste mit ausführlichen Angaben.

b AKTIVE AUFGABEN: Listet alle Aufgaben auf, die noch nicht erledigt sind.b NÄCHSTE SIEBEN TAGE: Aufgaben für die nächste Woche.

b ÜBERFÄLLIGE AUFGABEN: Elemente in der Liste, deren Termin zur Erledigung bereitsüberschritten ist.

b NACH KATEGORIE: Nach Kategorien strukturierte Aufgaben.b ÜBERTRAGENE AUFGABEN: Aufgaben, die an andere übertragen wurden.

432


b NACH ZUSTÄNDIGER PERSON: Übertragene Aufgaben, aufgelistet nach den Namen derzuständigen Person und Fälligkeit.

b ERLEDIGTE AUFGABEN: Bereits erfüllte Aufgaben.

b AUFGABEN IN ZEITSKALENÜBERSICHT: Aufgaben nach Startdatum bzw. Fälligkeitsdatumchronologisch aufgelistet.

Die Tabellenansicht der Aufgaben bringt wieder Funktionen ins Spiel, die Sie beimThema Kontakte schon kennen gelernt haben: Tabellenansichten anpassen, Spalten-breite anpassen, Spalten löschen, Spalten sortieren etc. Lesen Sie in Kapitel 9, Abschnitt»Adressdatenbank bearbeiten«, den Exkurs »Anpassen der Tabellenansicht«.

Aufgabe erfassenZum Erfassen von Aufgaben ist in Outlook das Formular AUFGABE maßgeblich. NachdemSie jetzt schon die verschiedenen Outlook-Formulare kennen gelernt haben, wird Ihnender Umgang damit bereits vertraut sein:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche AUFGABE an.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche NEUE AUFGABE oder im Menü aufDATEI/NEU/AUFGABE.

Es öffnet sich das Formular UNBENANNT – AUFGABE, in dem Sie die Informationenspeichern können.

Abbildung 10.20: Das Formular Aufgabe

433

Aufgaben festlegen

Zunächst die Registerkarte AUFGABE:

1. Geben Sie den Betreff ein: z.B. Buchplan erstellen.

Wählen Sie ein Stichwort, das in der späteren Listendarstellung für Sie aussagekräftigist.

2. Geben Sie im Terminbereich ein Datum ein, zu dem die Aufgabe erledigt sein muss(FÄLLIG AM) oder ab wann an ihr gearbeitet werden soll (BEGINNT AM).

3. Aus dem Listenfeld STATUS wählen Sie eine Option für die Aufgaben, die bis zueinem bestimmten Termin fertig sein müssen.

4. Oder Sie tragen unter %-ERLEDIGT ein, bis zu welchem Teil die Aufgabe bereits erle-digt wurde.

5. Die Wichtigkeit der Aufgabe stufen Sie unter PRIORITÄT ab. In der Standardeinstel-lung steht hier NORMAL.

6. Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion unter ERINNERUNG und legen Sie dort dieBedingungen fest.

7. Geben Sie Ihre Kommentare zu der Aufgabe in das Notizfeld ein. Oder fügen Sie eineDatei oder ein Element ein.

Abbildung 10.21: Eine Aufgabe erfassen

434


Nähere Informationen können Sie zusätzlich unter der Registerkarte DETAILS vermer-ken:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DETAILS.

2. Geben Sie – wenn geschehen – das Datum ein, an dem Sie die Aufgabe fertig gestellthaben.

Ab diesem Datum kennzeichnet Outlook diese Aufgabe dann als »erledigt«.

3. Abrechnungshilfen erhalten Sie über die Listenfelder Gesamtaufwand, Reisekilo-meter, Ist-Aufwand, Abrechnungsinfo.

4. Am Ende klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN.

Damit ist diese Aufgabe in die Liste eingefügt. Projektpläne lassen sich über diesesAufgabenformular gut erfassen – auch um den aktuellen Stand zu dokumentierenund die Einhaltung zu überwachen.

Aufgabe direkt eingeben

Aufgaben können Sie auch direkt in eine Tabellenzeile schreiben. Auf diese Weise erfas-sen Sie allerdings nur die Angaben, die in der jeweiligen Ansicht vorgesehen sind.

1. Klicken Sie in das Feld HIER KLICKEN, UM AUFGABE ZU ERSTELLEN in der Tabellen-ansicht.

2. Füllen Sie die Zeile (komplett) aus. Zum Einfügen eines Datums nutzen Sie denKalender.

Abbildung 10.22: Termin direkt in die Aufgabenliste eintragen

3. Klicken Sie zum Bestätigen auf einen freien Bereich in der Liste.

435

Aufgaben festlegen

Aufgabenliste bearbeitenDas Meiste kennen Sie bereits aus den vorhergehenden Kapiteln. Damit Sie nicht dau-ernd blättern müssen, hier eine kurze Wiederholung. Doch das Wichtigste zu Anfang:Haben Sie eine Aufgabe erledigt, können Sie dies direkt in der Liste durch Anklicken desKontrollkästchens vermerken. Anschließend steht die Aufgabe durchgestrichen in derListe.

Abbildung 10.24: Eine Aufgabe ist erledigt

HINWEIS Regelmäßige Aufgaben

Aufgaben, die in regelmäßigen Abständen zur Erledigung anstehen,können auch als solche in Outlook eingegeben werden. Sie kennendas Verfahren schon aus dem Abschnitt zu den Terminen. Wenn Sieein neues Aufgabenformular eingeblendet haben, klicken Sie auf dieSchaltfläche SERIENTYP und bearbeiten das Dialogfeld AUFGABENSERIE.Es ist das Gleiche wie unter »Regelmäßige Termine vermerken«beschrieben. Auch beim Bearbeiten von Aufgabenserien unterschei-det sich Ihr Vorgehen nicht.

Abbildung 10.23: Das Dialogfeld Aufgabenserie

436


Änderungen über das Aufgabenformular

1. Blenden Sie die Aufgabenliste ein.

2. Doppelklicken Sie auf den Eintrag, den Sie ändern wollen.

Das Aufgabenformular wird eingeblendet.

3. Nehmen Sie Ihre Änderungen im Aufgabenformular vor.

4. Beenden Sie den Vorgang mit Klicken auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIES-SEN.

Direkte Änderungen in der Aufgabenliste

1. Klicken Sie auf das Feld mit dem Eintrag, den Sie ändern wollen.

Die blinkende Einfügemarke steht an der Stelle, die Sie angeklickt haben.

2. Korrigieren Sie nun – gehen Sie dabei so vor, wie Sie es von der Textverarbeitung hergewohnt sind.

3. Wenn Sie auf ein anderes Feld in der Kontaktliste klicken, wird die Änderung über-nommen.

Aufgabe löschen

1. Markieren Sie durch Anklicken den Eintrag in der Aufgabenliste, den Sie löschenmöchten.

2. Mehrere Aufgaben markieren Sie über gleichzeitiges Drücken von Á, unabhängigeEinträge durch gleichzeitiges Drücken von Ÿ.

3. Löschen Sie durch Drücken der ®-Taste oder klicken Sie in der Symbolleiste aufLÖSCHEN.

Und vergessen Sie nicht die Möglichkeiten zum Anpassen der Tabellendarstellung. Auchdie Optionen der Symbolleiste SUCHEN stehen Ihnen offen.

Mit Aufgaben arbeitenVorwiegend werden Sie im AUFGABEN-Bereich von Outlook neben der Erinnerungsfunk-tion vor allem To-do-Listen einsetzen. Doch zwei weitere Tools sind nicht uninteressant:

Aus einem Termin wird eine Aufgabe

Eine Besprechung, die als Termin festgelegt war, hat stattgefunden, und Sie haben dabeieine Aufgabe übernommen. Überführen Sie nun das Terminformular in eine Aufgabe:

1. Markieren Sie in der Kalenderansicht den Termin.

2. Ziehen Sie die Markierung mit gedrückter Maustaste auf die Schaltfläche AUFGABEN

im Navigationsbereich.

Warten Sie einen kurzen Moment, bis Outlook auf den Programmbereich Aufgabenumschaltet.

437

Aufgaben festlegen

3. Zum Einfügen lassen Sie die Maustaste los.

Die Einträge im Terminformular wurden auf das neue Aufgabenformular übertragen.

Das Aufgabenformular können Sie nun wie gewohnt bearbeiten und speichern.

Abbildung 10.25: Das Terminformular wurde in eine Aufgabe überführt

Aus einer Aufgabe wird ein Termin

Das Verfahren funktioniert auch umgekehrt: Sie haben eine Aufgabe formuliert undmüssen nun dafür einen Termin festlegen.

1. Markieren Sie im Aufgabenbereich die Aufgabe, um die es geht.

2. Ziehen Sie die Markierung mit gedrückter Maustaste auf die Schaltfläche KALENDER

im Navigationsbereich.

Warten Sie einen kurzen Moment, bis Outlook auf den Programmbereich KALENDER

umschaltet.

3. Zum Einfügen lassen Sie die Maustaste los.

Die Einträge im Aufgabenformular wurden auf das neue Terminformular übertragen.

Dieses Formular können Sie nun wie gewohnt bearbeiten und speichern.

438


Abbildung 10.26: Mit der Aufgabe geht ein Rücksprachetermin einher

Aufgabe weiterleiten

Sind Sie online, können Sie eine Aufgabe auch weiterleiten:

1. Öffnen Sie das Formular, in dem Sie die konkrete Aufgabe festgelegt haben.

2. Wenn Sie online sind, können Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche AUFGABE

ZUORDNEN klicken.

Das Aufgabenformular wird mit einem zusätzlichen Eingabefeld angezeigt.

3. Geben Sie unter AN die Empfängeradresse ein und bearbeiten Sie anschließend dasAufgabenformular.

4. Klicken Sie auf SENDEN. Das Aufgabenformular wird via E-Mail verschickt und – fallsder Adressat ebenfalls mit Outlook arbeitet – im Posteingang abgelegt. Dabei signali-siert das Programm, dass es sich um eine weitergeleitete Aufgabe handelt. Beim Öff-nen der Nachricht wird diese gleichzeitig im Aufgabenbereich eingetragen undgespeichert.

Das waren – in Grundzügen – die Möglichkeiten, die Sie in Outlook haben, um bei IhrerBüroarbeit organisatorisch immer auf dem Laufenden zu sein. Wenn es dabei auch umTeamwork und Zusammenarbeit geht, könnten Sie sich auf Basis Ihrer bisherigenKenntnisse noch einmal auf Entdeckungsreise begeben: Vor allem im Menü AKTIONEN

der einzelnen Programmbereiche verstecken sich noch eine Reihe interessanter Funk-tionen.

439

Aufgaben festlegen

Abbildung 10.27: Eine Aufgabe weiterleiten

11Ein Unternehmen vorstellen


Textfolien in die Präsentation einfügen

Folienlayout auswählen

Mit Entwurfsvorlagen arbeiten

Folien mit grafischen Objekten erstellen

Diagramm einfügen

Bildschirmpräsentation vorführen

Folienübergänge und Animationsschemas zuweisen


Zunächst erstellen Sie Folien mit einfachem Textlay-out und weisen Folienlayout und Entwurfsvorlagenzu. Später lernen Sie auch mit grafischen Objektenumzugehen und Diagramme einzufügen. Ist die Be-spielpräsentation fertig erstellt, werden Sie die wich-tigsten PowerPoint-Funktionen zum Vorführen einerBildschirmpräsentation kennen lernen – bis hin zuFolienübergängen und Animationsschemas.

442

Kapitel 11 Ein Unternehmen vorstellen

Das Kapitel basiert auf dem Grundlagenwissen über Office, das Sie beim Bearbeiten dervorhergehenden Abschnitte erworben haben, vor allem über die Themen Text eingebenund formatieren, Tabellen und Diagramme einfügen.

Müssen Sie Ihr Projekt vorstellen? Oder die neuesten Unternehmensergebnisse recht-fertigen? Gilt es die Vorzüge einer neuen Produktidee darzustellen? Oder müssen SieIhre Bank von einem Businessplan überzeugen? So verschieden der Anlass für eine Prä-sentation ist, oft kommt dabei PowerPoint zum Einsatz. Die Vorzüge des Programms: Sieerzielen schnell und mit einfachen Mitteln vorzeigbare Ergebnisse, gleichzeitig stehenIhnen viele Funktionen auch für anspruchsvoll gestaltete Präsentationen zur Verfügung.

Das Projekt für dieses Kapitel lautet: ein Unternehmen vorstellen – und steht stellvertre-tend für alle Präsentationen, in denen Sie Ihre Arbeit oder Ihre Pläne vorstellen werden.Anhand einiger Beispielfolien sehen Sie, wie Sie die Gestaltungsmittel von PowerPointso einsetzen können, dass diese Ihren Vortrag überzeugend unterstützen. Im Rahmendieses Buches lernen Sie das Programm in seinen Grundzügen sowie die wichtigstenTools für eine Bildschirmpräsentation kennen.

11.1 Programmstart

Öffnen Sie PowerPoint über den bekannten Weg:

1. Öffnen Sie PowerPoint über START/ALLE PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE/POWERPOINT

2003 oder über das PowerPoint-Programmsymbol auf dem Desktop oder der Taskleiste.

Sie sehen den PowerPoint-Startbildschirm. Auf dem Arbeitsbereich ist die Titelfolieder neuen Präsentation bereits eingeblendet.

Abbildung 11.1: Der Standardbildschirm von PowerPoint

443

Programmstart

Die Arbeitsoberfläche von PowerPoint enthält in der Standardeinstellung die folgendenElemente:

1 TITELLEISTE:In der Titelleiste der Präsentation steht der Name der geöffneten Präsentation.

2 MENÜLEISTE:Hier stehen Ihnen die neun Befehlskategorien und das Eingabefeld für die Direkt-hilfe zur Verfügung.

3 SYMBOLLEISTEN:In der PowerPoint-Standardeinstellung werden die STANDARD-, die FORMAT- und dieZEICHNEN-Symbolleiste eingeblendet. Auf der STANDARD-Symbolleiste finden Sie dieSchaltflächen für die wichtigsten Programmbefehle, über die FORMAT-Symbolleistestehen Ihnen die häufigsten Formatierungen zur Verfügung. Die ZEICHNEN-Symbol-leiste am unteren Bildschirmrand enthält Schaltflächen zum Einfügen und Forma-tieren von Objekten und Grafiken.

4 REGISTER:Das Register wird in der Standardeinstellung angezeigt. Zur Wahl stehen zwei Optio-nen: Die Ansicht unter dem Kartenreiter FOLIEN zeigt einen Überblick über alleFolien, mit dem gewählten Layout und Foliendesign. Klicken Sie auf den Kartenrei-ter GLIEDERUNG, wird in der Übersicht nur der Text auf den einzelnen Folien ange-zeigt. In beiden Registern können Sie die Folien direkt bearbeiten: Im RegisterFOLIEN beeinflussen Sie die Reihenfolge, unter GLIEDERUNG die Formulierungen aufden Folien.

5 ANSICHTSSTEUERUNG:Über diese Schaltfläche am unteren Rand des Bildschirms ändern Sie den Ansichts-modus des Programms.

6 FOLIENFENSTER:Dies ist der eigentliche Arbeitsbereich von PowerPoint: Hier erstellen Sie IhreFolien für die Präsentation.

7 NOTIZENFENSTER:Hier können Sie Notizen für Ihren Vortrag eingeben, die nicht auf der Folie erschei-nen.

8 AUFGABENBEREICH:Über die einzelnen Aufgabenbereiche steuern Sie einige ausgewählte Programm-funktionen.

9 STATUSLEISTE:Hier informiert PowerPoint über die aktuelle Präsentation.

Nachdem Sie bereits sehr intensiv mit den anderen Office-Programmen gearbeitethaben, können Sie sofort zur Beispielpräsentation übergehen.

444


11.2 Neue Präsentation anlegen und speichern

Nach dem Start von PowerPoint beginnen Sie unmittelbar mit der Arbeit. Legen Siezunächst eine neue Präsentation an und speichern Sie sie:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU in der STANDARD-Symbolleiste oder gehen Sieüber DATEI/NEU.

Auf den Menübefehl öffnet sich der Aufgabenbereich NEUE PRÄSENTATION.

2. Klicken Sie hier unter NEU auf den Eintrag LEERE PRÄSENTATION.

In der neuen Präsentation sehen Sie bereits eine erste (Titel-)Folie, die Sie sofort be-arbeiten können. Doch halten Sie es wie immer: Legen Sie zunächst einen Dateina-men fest, damit Sie anschließend immer wieder wichtige Arbeitsschritte zwischen-speichern können:

3. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Firmenportät ab.

Der Dateityp für Präsentationen in Office ist *.ppt.

Abbildung 11.2: Die Titelleiste der Übungspräsentation

Nachdem Sie bereits über das Speichern von Dateien in Office hinreichend Bescheidwissen, sei der Prozess an dieser Stelle abgekürzt. Schlagen Sie für nähere Informa-tionen unter Kapitel 2, Abschnitt »Ein Dokument speichern«, und Kapitel 1, Ab-schnitt »Dateien und Ordner organisieren«, nach.

HINWEIS Allgemeine Programmeinstellungen unter Extras/Optionen

Den Standardspeicherort ändern können Sie unter EXTRAS/OPTIONEN

auf der Registerkarte SPEICHERN.

Abbildung 11.3: Die Optionen zum Speichern in PowerPoint festlegen

445

Übungspräsentation öffnen

4. Schließen Sie PowerPoint mit der Schaltfläche SCHLIESSEN oder der MenüoptionDATEI/SCHLIESSEN.

Die Präsentation wird gespeichert und PowerPoint beendet.

11.3 Übungspräsentation öffnen

Zum Weiterführen der Arbeit an der Beispielpräsentation wird die Datei wieder geöffnet:

1. Wählen Sie im geöffneten Programm die Schaltfläche ÖFFNEN oder gehen Sie überDATEI/ÖFFNEN.

2. Markieren Sie die Datei Firmenportrait.ppt und klicken Sie auf ÖFFNEN.

Haben Sie die PowerPoint-Datei erst kürzlich bearbeitet, ist sie in der Liste der zu-letzt bearbeiteten Dateien verzeichnet, die Sie am Ende des DATEI-Menüs oder imAufgabenbereich ERSTE SCHRITTE unter ÖFFNEN finden. Öffnen Sie über Doppelklick.

Damit ist die Präsentation wieder geöffnet und kann bearbeitet werden.

Eine Präsentation in PowerPoint besteht aus einzelnen Folien. Sie startet mit einerTitelfolie, anschließend können Sie beliebig viele weitere Folien in die Präsentation ein-fügen.

11.4 Titelblatt beschriften

PowerPoint startet eine Präsentation in der Standardeinstellung mit der so genanntenTitelfolie: Darin steht der Titel der gesamten Präsentation – vergleichbar mit einem Titel-blatt bei einem Buch. Auf der Titelfolie sind zwei Platzhalter für den Titel und den Unter-titel der Präsentation vorgesehen.

In PowerPoint werden die Eingabefelder auf einer Folie als Platzhalter bezeichnet. Dabeiwird noch einmal zwischen Text- und Inhaltsplatzhaltern unterschieden.Textplatzhalternehmen »normalen« Text auf, Inhaltsplatzhalter sind für alle weiteren Formate (Tabel-len, Diagramme, Grafiken oder ClipArts) vorgesehen.

Geben Sie den Titel der Präsentation ein:

1. Klicken Sie mit der Maus in den Platzhalter für den Titel.

Die Aufforderung Titel durch Klicken hinzufügen verschwindet und der Cursorblinkt in der Mitte des Eingabefelds. Gleichzeitig signalisiert der schraffierte Aus-wahlrahmen, dass Sie Text in den Platzhalter eingeben können.

2. Tippen Sie jetzt den Titel: Daten GmbH, Firmenporträt.

Erstellen Sie dafür mit Æ einen neuen Absatz, wie Sie es von der Textverarbeitunggewohnt sind.

Abbildung 11.4: Der Titel der Präsentation

446


3. Klicken Sie mit der Maus in einen freien Bereich außerhalb des Platzhalters.

Nun ist der Titel auf der Folie eingefügt.

Wiederholen Sie den Vorgang für den Untertitel:

4. Markieren Sie den Platzhalter durch Anklicken.

5. Geben Sie den Untertitel ein: Karin Blau, Geschäftsführerin. In eine neue Zeileschreiben Sie: Berlin, 12. August 2005.

Abbildung 11.5: Eingabe des Untertitels

6. Klicken Sie auf einen Bereich außerhalb des Platzhalters.

Nun ist die Titelfolie fertig beschriftet.

Abbildung 11.6: Die fertige Titelfolie

447

Stichpunkte für den Vortrag formulieren

Wenn Sie einmal genau hinsehen, werden Sie bemerken, dass der Schriftgrad des Unter-titels kleiner ist als für die Überschrift: PowerPoint verwendet beim Erstellen von Folienintegrierte Layouts, die Sie dabei unterstützen, optisch ansprechende Folien zu gestal-ten.

11.5 Stichpunkte für den Vortrag formulieren

Wichtiger Bestandteil Ihres Vortrags wird sein, dass Sie diejenigen Stichpunkte über-sichtlich auf Ihren Folien platzieren, die das Grundgerüst Ihrer Argumentation darstel-len. Dazu stehen Ihnen in PowerPoint verschiedene Layouts zur Verfügung.

Der Begriff Layout bezeichnet in diesem Zusammenhang die voreingestellte Anordnungder Platzhalter auf der Folie. In PowerPoint haben Sie insgesamt 27 verschiedene Lay-outs zur Auswahl, mit denen Sie Text, Tabellen, Grafiken, Diagramme, Bilder, ClipArtsoder Medienclips auf Ihren Folien platzieren können. Um Text auf den Folien einzuge-ben, setzen Sie Platzhalter für Text ein.

Die Ausgangslage skizzierenNach der Titelfolie müssen Sie Ihre Arbeit mit dem Einfügen einer neuen Folie fort-setzen. Wie Sie schon auf der Titelfolie gesehen haben, arbeitet PowerPoint mit Platz-haltern und gibt mit diesen die Position Ihrer Eingaben auf der Folie vor. Dabei wird die-ses so genannte Folienlayout für jede Folie der Präsentation gesondert festgelegt, jenachdem, welche Elemente darauf Platz finden sollen bzw. in welcher Form diese ange-ordnet sind.

Zum Beginn der Präsentation skizzieren Sie inhaltlich kurz die Ausgangslage:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE FOLIE in der FORMAT-Symbolleiste oder gehenSie über EINFÜGEN/NEUE FOLIE.

Auf dem Bildschirm sehen Sie eine leere Folie (vgl. Abbildung 11.7). Gleichzeitigwird der Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT am rechten Bildschirmrand automatischeingeblendet. Mit Hilfe dieser Layoutvorschläge können Sie das Aussehen IhrerFolien bestimmen.

Im Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT sehen Sie an erster Stelle die reinen Textlayouts.Hier finden Sie nur Textplatzhalter auf den Folien. Bei den folgenden Inhaltslayoutswählen Sie aus verschiedenen Platzierungsmöglichkeiten für Inhaltsplatzhalter aus.Daran schließen sich die Optionen für gemischte Text- und Inhaltslayouts an.

PowerPoint fügt eine Folie immer mit einem Standardtextlayout ein – es ist im Auf-gabenbereich durch einen dunkelblauen Rand markiert.

2. Das Layout Titel und Text wird für diese Folie übernommen.

3. Klicken Sie auf den Platzhalter für den Folientitel.

Für jede Folie einer Präsentation hat der Folientitel die Funktion einer Überschrift,die den Inhalt der Folie mit einem Stichwort beschreibt.

448


Abbildung 11.7: Eine neue Folie wird eingefügt

4. Geben Sie den Folientitel ein: Daten GmbH – Ausgangslage.

Zum Einfügen des »Gedankenstrichs« gehen Sie – wie bei Word – über das Menü EIN-FÜGEN/SYMBOL (siehe Kapitel 2, Abschnitt »Symbole und Sonderzeichen einfügen«.Die Wahlmöglichkeiten unter PowerPoint sind nicht ganz so zahlreich, das Einfügenfunktioniert aber gleich.

5. Klicken Sie auf den Textplatzhalter.

Hier geben Sie Ihre Stichpunkte ein, nach denen sich Ihr Vortrag ausrichtet.

6. Tippen Sie den ersten Punkt Ihrer Ausführungen ein. Den Wortlaut sehen Sie inAbbildung 11.8.

Führt der Satz über die Zeilenlänge hinaus, wird er automatisch in der nächsten Zeilefortgesetzt.

ACHTUNG Titelfolie? Folientitel?

Verwechseln Sie nicht den Titel der Titelfolie mit dem Folientitel.Der Titel der Präsentation steht nur auf der ersten Folie. Auf den fol-genden Folien steht zu Beginn der Folientitel als Überschrift – unab-hängig vom Folienlayout, welches Sie einsetzen.

449


7. Für einen neuen Stichpunkt drücken Sie Æ.

PowerPoint fügt ein neues Aufzählungszeichen ein. Wie Sie dieses beispielsweise än-dern können, haben Sie bereits in Kapitel 2, Abschnitt »Aufzählungszeichen einfü-gen«, gelernt. Denn das Dialogfeld, das Sie über das Menü FORMAT/NUMMERIERUNG UND

AUFZÄHLUNGSZEICHEN einblenden, funktioniert genauso wie in Word.

8. Setzen Sie die Eingabe fort, bis Sie alle Stichpunkte erfasst haben.

9. Zur Ansicht der Folie ohne die Markierungsrahmen klicken Sie auf einen Bereichaußerhalb der Platzhalter.

Sie sehen die zweite Folie der Übungspräsentation. Beachten Sie, dass Sie in derRegisteransicht beide Folien ansehen können.

Abbildung 11.8: Die Eckdaten des Unternehmens in Stichpunkten

Diesen vorläufigen Stand der Übungspräsentation finden Sie unter dem DateinamenFirmenportrait1.ppt (Folie 2) unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Gegenüberstellung entwerfenIn der Beispielpräsentation sollen die Ziele einer Kooperation erläutert werden. Dafürwird eine Folie entworfen, die die wichtigsten Gedanken in einer Gegenüberstellung aufden Punkt bringt.

Zum Einfügen einer neuen Folie gehen Sie dieses Mal den Weg über den Aufgaben-bereich:

1. Berühren Sie zunächst aus dem Aufgabenbereich FOLIENLAYOUT den Layoutvor-schlag Titel und zweispaltiger Text.

450


Abbildung 11.9: Auswählen eines Folienlayouts

2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Layoutanzeige.

3. Wählen Sie aus dem Untermenü NEUE FOLIE EINFÜGEN.

Abbildung 11.10: Neue Folie über den Aufgabenbereich einfügen

Eine neue Folie mit den entsprechenden Platzhaltern ist in die Präsentation eingefügt.Jetzt müssen Sie diese ebenfalls mit Inhalt füllen und die drei Platzhalter der Reihe nachanklicken:

1. Klicken Sie auf den Folientitel und geben Sie ein: Ziele einer Kooperation.

2. Klicken Sie auf den Platzhalter für die erste Spalte.

3. Der erste Eintrag hier lautet: Ausgangslage.

In der Standardeinstellung erhält jeder Absatz innerhalb eines Textplatzhalters einAufzählungszeichen zugewiesen.

Dieser erste Punkt der Liste dient aber als »Überschrift« für die folgenden Überlegun-gen und daher muss das Aufzählungszeichen entfernt werden.

451


4. Klicken Sie in die FORMAT-Symbolleiste auf die Schaltfläche AUFZÄHLUNGSZEICHEN.

Geben Sie die folgenden Absätze ein – wieder mit Aufzählungszeichen. Wie in Wordüberträgt PowerPoint die Formatierung in den nächsten Absatz, so dass Sie hier ein-greifen müssen:

5. Drücken Sie Æ und fügen Sie den Text für den nächsten Absatz ein.

6. Formatieren Sie das Aufzählungszeichen durch Anklicken der Schaltfläche AUFZÄH-LUNGSZEICHEN.

7. Geben Sie die nächsten Absätze ein, die Sie unter Abbildung 11.11 sehen.

Abbildung 11.11: Die erste Spalte der Folie ist formuliert

Damit ist die erste Spalte auf der Folie fertig gestellt. Machen Sie sich für die zweiteSpalte ans Werk.

8. Übertragen Sie die Arbeitsschritte 2 bis 7 auf die zweite Spalte – sehen Sie dazuAbbildung 11.12.

Abbildung 11.12: Der Platz wird knapp …

452


Wenn Sie beim letzten Stichpunkt angekommen sind, werden Sie merken, dass derPlatz auf der Folie knapp wird. Achten Sie dabei auf dem Smarttag OPTIONEN FÜR

DAS AUTOMATISCHE ANPASSEN, der von PowerPoint automatisch eingeblendet wird.

9. Geben Sie dennoch weiter Ihren Text ein.

Sobald die Textmenge nicht mehr in den Platzhalter passt, nimmt PowerPoint einautomatisches Anpassen des Schriftgrads und des Zeilenabstands vor – für beidePlatzhalter auf der Folie.

Abbildung 11.13: … ein Buchstabe mehr und PowerPoint hat den Schriftgrad automatisch angepasst

10. Öffnen Sie das Untermenü des Smarttags.

Sie sehen die folgenden Optionen:

b AUTOMATISCH TEXT AN PLATZHALTER ANPASSEN: Dies ist die beschriebene Stan-dardeinstellung. Das automatische Anpassen wird stufenweise während derEingabe durchgeführt, bis der ganze Text in dem Platzhalter untergebracht ist.

b KEIN AUTOMATISCHES ANPASSEN DIESES PLATZHALTERS: Hier stellen Sie dieursprüngliche Schriftgröße wieder her.

b AUTOKORREKTUR-OPTIONEN STEUERN: Unter dem Bereich WÄHREND DER EINGABE

ÜBERNEHMEN können Sie das automatische Anpassen der Platzhalter bzw. auchdas Einfügen des Aufzählungszeichens deaktivieren.

453


Abbildung 11.14: Die Optionen für automatisches Anpassen sind aktiviert

Geben Sie sich erst einmal mit der Standardeinstellung zufrieden und stellen Sie dieFolie fertig. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 11.15.

Abbildung 11.15: Die Vorher-nachher-Darstellung ist fertig

In diesem Abschnitt haben Sie schon einiges über PowerPoint gelernt und könnenFolien mit Text erstellen. Befassen Sie sich noch kurz damit, wie Sie Ihre Folien anpas-sen und verändern können.


454


11.6 Folien bearbeiten

Textkorrekturen vornehmenDie Texteingabe in PowerPoint knüpft an die Bearbeitungstechniken an, die Sie in denWord-Kapiteln dieses Buches ausführlich kennen gelernt haben. Daher beschränkensich die folgenden Hinweise auf das Wesentliche.

Fehler korrigieren

b Tippfehler korrigieren Sie mit der Taste Ã bzw. ® und anschließender Eingabedes richtigen Buchstabens.

Textpassagen markieren

b Markieren Sie ein Wort durch Doppelklick.

b Markieren Sie einen ganzen Absatz durch dreimaliges Klicken.b Den ganzen Text innerhalb eines Platzhalters markieren Sie über Ÿ+A bzw.

über BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN.

Textpassagen kopieren, ausschneiden und einfügen

b Verschieben Sie die markierte Passage per Drag&Drop an die gewünschte Stelle.

Dazu müssen Sie noch wissen, dass Sie in PowerPoint nur den markierten Text selbst,aber nicht die Absatzformatierung verschieben (die Absatzmarke wird auch nichtangezeigt). Das heißt: Wenn Sie beispielsweise mit Aufzählungszeichen arbeiten,müssen Sie die Anordnung der Absätze in einem extra Arbeitsschritt organisieren.

b Setzen Sie zum Verschieben einer markierten Passage die Zwischenablage ein: Drü-cken Sie Ÿ+C zum Kopieren, Ÿ+X zum Ausschneiden und fügen Sieanschließend über Ÿ+V wieder ein.

HINWEIS Rechtschreibprüfung und AutoKorrektur sind in PowerPoint aktiv

Die Rechtschreibprüfung ist in der Standardeinstellung von Power-Point aktiviert. Zum Ändern dieser Einstellungen wählen Sie EXTRAS/OPTIONEN/RECHTSCHREIBUNG UND FORMAT bzw. EXTRAS/AUTOKORREK-TUR-OPTIONEN. Näheres zur Rechtschreibprüfung in Office finden Siein Kapitel 2 im Abschnitt »Rechtschreibprüfung«, zur AutoKorrekturunter »Automatische Korrekturen bei der Eingabe«.

ACHTUNG Textpassagen nur in Platzhalter einfügen

Verschieben Sie Text auf einer PowerPoint-Folie nur innerhalbeines Platzhalters oder fügen Sie ausgeschnittene oder kopierte Pas-sagen nur in einen anderen Textplatzhalter ein. Wenn Sie eine mar-kierte Passage außerhalb des Folienlayouts platzieren, eröffnen Siedamit ein freies Textfeld.

455

Folien bearbeiten

Text formatierenMarkierten Text können Sie in PowerPoint ebenso formatieren wie in Word.

Zeichen formatieren

b Einige Schaltflächen zur Schriftformatierung finden Sie auf der FORMAT-Symbol-leiste: SCHRIFTART, SCHRIFTGRAD und SCHRIFTSCHNITT.

b Darüber hinaus können Sie über die Schaltflächen SCHRIFTART VERGRÖSSERN bzw.SCHRIFTART VERKLEINERN die Schriftgröße jeweils um eine Stufe verändern.

b Die vollständigen Optionen erhalten Sie unter FORMAT/ZEICHEN, FORMAT/GROSS-/KLEINSCHREIBUNG und FORMAT/SCHRIFTARTEN ERSETZEN.

Absatzformatierung

b In der Symbolleiste finden Sie die Schaltflächen für die Absatzausrichtung: LINKS-BÜNDIG, ZENTRIERT und RECHTSBÜNDIG.

b Die vollständigen Optionen erhalten Sie unter FORMAT/AUSRICHTUNG und FORMAT/ZEILENABSTAND.

b Nummerierungen und Aufzählungszeichen weisen Sie ebenfalls über die Schaltflä-chen zu.

b Die Auswahl der Nummerierungs- bzw. Aufzählungszeichen erfolgt über das betref-fende Dialogfeld, das Sie über EXTRAS/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN ein-blenden.

Platzhalter verändernIn der Standardeinstellung von PowerPoint wird die Schriftgröße auf der Folie der Text-menge angepasst, die in einem Platzhalter Aufnahme finden soll. Beim automatischenAnpassen blendet PowerPoint den Smarttag OPTIONEN FÜR AUTOMATISCHES ANPASSEN ein,auf dem Sie diesen Vorgang rückgängig machen können. Anschließend müssen Sie dieGröße des Textplatzhalters manuell anpassen.

Größe des Platzhalters manuell anpassen

Wenn Sie das automatische Anpassen deaktiviert haben, nehmen Sie die Größenanpas-sung der Platzhalter manuell vor – wenn Sie nicht die Zeichen- bzw. Absatzformatierungzur Korrektur angepasst haben. Das manuelle Anpassen haben Sie in diesem Buchbereits einmal ähnlich durchgeführt: In Kapitel 3 im Abschnitt »Briefkopf formatieren:Lage und Größe des Textfelds mit der Maus verändern« wurde das Vorgehen vorgestellt.

1. Markieren Sie den Platzhalter.

Der schraffierte Auswahlrahmen ist unterbrochen, wenn der Text die Größe desPlatzhalters überschreitet.

456


Abbildung 11.16: Dieser Platzhalter muss manuell angepasst werden

2. Klicken Sie noch einmal auf den Auswahlrahmen.

Die gepunktete, geschlossene Form signalisiert, dass Sie die Größe anpassen können.

Abbildung 11.17: Platzhalter über den Auswahlrahmen anpassen

3. Setzen Sie den Mauszeiger an einem der Korrekturziehpunkte des Auswahlrahmensan und ziehen Sie den Platzhalter auf die gewünschte Größe.

Über die Punkte an den Seitenlinien ziehen Sie das Feld nach rechts oder links bzw.oben oder unten. Die Eckpunkte verändern das Feld in diagonaler Richtung.

4. Um die Textpassage auf der Folie unterzubringen, ziehen Sie das Feld sowohl in dieBreite als auch in die Länge, so dass das Layout noch einigermaßen ansprechendwirkt.

Abbildung 11.18: Den Text muss innerhalb des Platzhalters stehen

457

Folien farblich gestalten

5. Beenden Sie das Anpassen durch Klicken auf einen freien Bereich auf der Folie.

Der Auswahlrahmen wird ausgeblendet.

Platzhalter verschieben

1. Zum Verschieben markieren Sie zunächst den Platzhalter.

2. Berühren Sie den Auswahlrahmen mit dem Mauszeiger, bis ein Vierfachpfeilerscheint.

3. Ziehen Sie den Platzhalter mit gedrückter Maustaste an seine neue Position auf derFolie.

Abbildung 11.19: Verschieben eines Platzhalters


Der Platzhalter ist an der neuen Stelle platziert.

11.7 Folien farblich gestalten

Bislang sehen die Textfolien Ihrer Präsentation noch etwas »nackt« aus – und es wirdZeit, sie mit etwas Farbe aufzupeppen. Im Aufgabenbereich FOLIENDESIGN steht Ihnendafür eine Reihe von ansprechenden Entwurfsvorlagen zur Verfügung.

Mit Entwurfsvorlagen legen Sie in PowerPoint das Aussehen Ihrer Folien fest: Diese far-bigen Folienvorlagen verwenden Sie in der Regel für die ganze Präsentation, um ihr eineinheitliches Erscheinungsbild zu verleihen.

ACHTUNG Achten Sie beim manuellen Anpassen von Schriften und Platzhal-tern darauf, dass Sie auf den Folien nicht zu viele verschiedene indi-viduelle »Layouts« verwenden. Die Präsentation wird sonst für dasPublikum zu unruhig und daher unübersichtlich.

Zudem sichern die voreingestellten PowerPoint-Layouts ein profes-sionelles Aussehen der Folien, das Sie nicht unbedacht aufs Spielsetzen sollten. Denken Sie nicht zuletzt daran, die Schriftgrößenicht zu klein zu wählen. Denn die Folien sollten immer noch gutlesbar bleiben.

HINWEIS Größe und Position des Platzhalters exakt festlegen

Über das Menü FORMAT/PLATZHALTER blenden Sie das DialogfeldAUTOFORM FORMATIEREN ein. Die Handhabung dieser Einstellungenwurden ausführlich in Kapitel 3 im Abschnitt »Briefkopf formatieren:Größe und Position des Briefkopfes exakt festlegen« vorgestellt.

458


Design für die Präsentation auswählen1. Blenden Sie den Aufgabenbereich FOLIENDESIGN ein.

Wird der Aufgabenbereich noch nicht angezeigt, gehen Sie über FORMAT/FOLIENDE-SIGN.

Wenn bereits ein Aufgabenbereich auf Ihrer Arbeitsoberfläche geöffnet ist, klickenSie auf die Pfeil-Schaltfläche in der Titelzeile des Aufgabenbereichs und wählen FO-LIENDESIGN aus dem Listenfeld.

Unter dem Aufgabenbereich FOLIENDESIGN verbergen sich in PowerPoint drei verschie-dene Optionen: Unter ENTWURFSVORLAGEN wird den Folien eine farblich gestaltete Vor-lage zugewiesen, die Sie mit Hilfe von FARBSCHEMAS individuell anpassen können. Wei-sen Sie zusätzlich ANIMATIONSSCHEMAS zu, werden die einzelnen Elemente einer Foliemit Effekten für eine Bildschirmpräsentation versehen.

Zunächst müssen Sie sich für eine Entwurfsvorlage entscheiden. Im Bereich IN DIESER

PRÄSENTATION VERWENDET sehen Sie die Layouteinstellung STANDARDDESIGN markiert. Aufdieser Vorlage basieren alle neu angelegten PowerPoint-Präsentationen (vergleichbar mitder Normal.dot in Word), vor allem die Schriftformate und die Formatierung der Platz-halter werden durch sie festgelegt. Eine *.pot-Datei in PowerPoint funktioniert genausowie eine Word-Vorlage: Wenn Sie diese zuweisen, werden die Informationen in dieserDatei auf die aktuelle Präsentation übertragen, die Vorlage selbst aber nicht geöffnet.

2. Verwenden Sie die Bildlaufleiste des Aufgabenbereichs, um sich einen ersten Über-blick über die 45 Entwurfsvorlagen zu verschaffen, die Ihnen auf dem Rechner zurVerfügung stehen.

Abbildung 11.20: Eine Entwurfsvorlage auswählen

459


Wenn Sie dabei mit dem Mauszeiger eine Vorlage berühren, wird ihr Name eingeblen-det. Dabei sehen Sie die Dateierweiterung *.pot: Dies ist der Dateityp für Power-Point-Vorlagen.

Wenn Ihnen diese Auswahl nicht reicht: Auf Office Online finden Sie weitere Vor-schläge. Die direkte Verbindung stellen Sie über die Schaltfläche MEHR AUF MICRO-SOFT OFFICE ONLINE her, die Sie am Ende des Listenfelds finden.

Ist Ihnen die Anzeige der Vorlage zu unübersichtlich und klein, klicken Sie auf denDropdown-Pfeil und wählen aus dem Untermenü GROSSE VORSCHAU ANZEIGEN.

Abbildung 11.21: Entwurfsvorlagen in großformatiger Ansicht

3. Klicken Sie auf die gewählte Entwurfsvorlage, für das Beispiel: Netzwerk.pot.

Diese Vorlage wird allen Folien der Präsentation zugewiesen.

Die Titelfolie der Präsentation wird im Arbeitsbereich eingeblendet und die Ent-wurfsvorlage im Aufgabenbereich unter IN DIESER PRÄSENTATION VERWENDET ange-geben.

HINWEIS Zuweisen von Entwurfsvorlagen steuern

Wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil bei einer Vorlage klicken, könnenSie aus dem Untermenü auswählen, ob Sie die Vorlage allen Foliender Präsentation oder nur ausgewählten Folien (die Sie zuvor überdas Register markiert haben) zuweisen möchten.

Hinweis

460


Abbildung 11.22: Die Titelfolie – mit der Vorlage fix und fertig gestaltet

Bei manchen Entwurfsvorlagen – wie bei der im Beispiel ausgewählten – sind die Titel-folien aufwändiger gestaltet als die folgenden Folien. Bei welcher Vorlage dies der Fall ist,können Sie aus der Übersicht im Aufgabenbereich nicht ersehen, denn hier wird immerdas Design für eine normale Folie angezeigt. Sie müssen es einfach ausprobieren.

Wenn Sie feststellen, dass die Vorlage doch nicht Ihren Vorstellungen entspricht: Wie-derholen Sie den Vorgang. Entwurfsvorlagen in PowerPoint lassen sich einfach perMausklick zuweisen – und ändern. Und so können Sie in aller Ruhe mit dem AussehenIhrer Folien experimentieren: Ein Beispiel: Sie haben zunächst ein sehr farbintensivesDesign gewählt und es stellt sich im Verlauf der Arbeit heraus, dass dieses das Erschei-nungsbild zu sehr dominiert und den vielen Grafiken und Diagrammen in Ihrer Präsen-tation die Aufmerksamkeit entzieht. Dieses Manko lässt sich leicht beheben.

Diesen vorläufigen Stand der Übungspräsentation finden Sie unter dem DateinamenFirmenportrait3.ppt unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

TIPP Nachträgliches Zuweisen von Entwurfsvorlagen

Wenn Sie – wie in diesem Beispiel – Entwurfsvorlagen für bereits erstellteFolien einer Präsentation zuweisen, müssen Sie immer einen kurzen Blickauf Ihre Folien werfen: Manchmal kann es passieren, dass sich ein Gestal-tungselement mit dem Inhalt einer Folie »überschneidet«. Dann müssen Siediesen Fehler manuell nachbearbeiten – oder eine andere Vorlage wählen.

EXKURS Inhaltsvorlagen in PowerPoint

Neben den Entwurfsvorlagen gibt es in PowerPoint auch so genannteInhaltsvorlagen: Dieser Assistent begleitet Sie bei allen notwendigenSchritten beim Erstellen einer Präsentation. Dabei erhalten Sie zusätz-lich inhaltliche Vorschläge, die Sie dann anhand des konkreten Anlas-ses und der spezifischen Daten umsetzen können.

461


Präsentation farblich abstimmenAlle Entwurfsvorlagen in PowerPoint werden zunächst mit einem Standardfarbschemaangezeigt. Wie in der Einleitung zu diesem Kapitel bereits erwähnt, haben Sie aber überFarbschemas weitere Variationen zur Auswahl.

Ein Farbschema in PowerPoint legt acht Farben fest, die für die verschiedenen Elementeder Entwurfsvorlage eingesetzt werden.

1. Blenden Sie den Aufgabenbereich FOLIENDESIGN/FARBSCHEMAS ein.

Nun werden alle Standardfarbschemas zu dieser Entwurfsvorlage im Aufgabenbe-reich eingeblendet. Das Farbschema, das Sie im Augenblick verwenden, ist in derAufstellung markiert.

2. Wählen Sie ein neues Farbschema durch einfaches Anklicken.

Das Verfahren ist dasselbe wie beim Zuweisen einer Entwurfsvorlage.

Für das Beispiel gehen Sie aber noch einen Schritt weiter: Das Farbschema selbst findetGefallen, nur ein Farbton soll ausgetauscht werden. Und auch für diesen Wunsch gibt eseine Lösung, denn Sie können in PowerPoint auch für jedes Element einer Entwurfsvor-lage die Farbe individuell festlegen.

1. Bleiben Sie bei der Anzeige des Aufgabenbereichs FOLIENDESIGN/FARBSCHEMAS.

2. Klicken Sie auf FARBSCHEMA BEARBEITEN am Ende des Aufgabenbereichs.

Im Dialogfeld FARBSCHEMA BEARBEITEN sehen Sie rechts unten noch einmal das ge-wählte Standardschema.

3. Legen Sie im Dialogfeld FARBSCHEMA BEARBEITEN auf der Registerkarte BENUTZERDEFI-NIERT im Bereich SCHEMAFARBEN durch Anklicken fest, für welche Elemente Sie dieFarbe ändern möchten: für das Beispiel die FÜLLBEREICHE.

Abbildung 11.23: Das Dialogfeld Farbschema bearbeiten

Zum Aufrufen des Inhaltsassistenten wählen Sie DATEI/NEU und kli-cken im Aufgabenbereich auf den Eintrag VOM AUTOINHALT-ASSISTEN-TEN. Wählen Sie Ihren Präsentationstyp und folgen Sie dann denAnweisungen.

462


4. Klicken Sie auf FARBE ÄNDERN.

Es erscheint im Dialogfeld FÜLLFARBE die Farbpalette von Office: Auf der Register-karte STANDARD ist die aktuelle Farbe markiert.

5. Klicken Sie in der Palette auf der Registerkarte FÜLLFARBE auf den gewünschtenFarbton.

In dem Farbfeld rechts unten können Sie ALT und NEU vergleichen.

Abbildung 11.24: Die Farbpalette

6. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Wenn Sie keinen Wert auf den Vergleich der Farben legen: Per Doppelklick könnenSie die neue Farbe ebenfalls zuweisen.

Im Dialogfeld FARBSCHEMA BEARBEITEN sehen Sie die Änderung.

7. Bestätigen Sie Ihre Entscheidung mit ÜBERNEHMEN.

Die Farbe ist für die ganze Präsentation geändert worden. Auf diese Weise können Siedie Farbgebung für das gewählte Schema individuell beeinflussen.


EXKURS Benutzerdefinierte Wahl einer Farbe

In Office wird zur Wahl einer Farbe immer das gleiche Dialogfeld ein-gesetzt, das Sie soeben kennen gelernt haben – und das klassische Mit-tel zur Auswahl ist die Farbpalette. Manchmal reichen aber die gebo-tenen Farbtöne nicht aus. Klicken Sie dann auf die RegisterkarteBENUTZERDEFINIERT: Hier steht Ihnen die ganze Farbskala der beidenvon Office unterstützten Farbsysteme – RGB (Rot, Grün und Blau)und HSL (Hue, Saturation und Luminosity = Farbton, Sättigung undIntensität) – zur Verfügung. Wählen Sie durch einfaches Anklickenoder Eintragen der exakten Werte für einen Farbton.

463

Schaubild erstellen

Damit sind die drei Textfolien der Präsentation bereits in einem vorzeigbaren Zustand.Lernen Sie auf den folgenden Seiten, wie Sie eine grafische Darstellung in PowerPointeinfügen.

11.8 Schaubild erstellen

Wie Sie mit Text und Platzhaltern in PowerPoint umgehen, wissen Sie bereits. In diesemAbschnitt erstellen Sie ein Schaubild mit AutoFormen, damit Sie Ihrem Publikum auchmanche Zusammenhänge bildlich gut vor Augen führen können.

Für die Arbeit mit AutoFormen wird die ZEICHNEN-Symbolleiste wichtig. Unter derSchaltfläche AUTOFORMEN verstecken sich weitere Auswahlfelder, die die ganze Palettevon AutoFormen beinhalten, die Sie auf den Folien einfügen und bearbeiten können.

Abbildung 11.25: Alle AutoFormen auf einen Blick

AutoFormen »reagieren« ähnlich wie Textfelder: Sie können unabhängig vom gewähltenLayout frei auf der Folie platziert werden.

1. Fügen Sie eine neue Folie in die Präsentation ein und weisen Sie das FolienlayoutNUR TITEL zu.

Sie tragen damit dem Umstand Rechnung, dass Sie AutoFormen ohne Platzhalter aufdie Folie einfügen.

2. Der Folientitel lautet: Softwarelösung (Schema).

TIPP Wenn Sie eine Form besonders oft benötigen, können Sie diese als eigeneSymbolleiste auf der Arbeitsfläche anlegen: Berühren Sie dazu die gepunk-tete Schaltfläche und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste an diegewünschte Stelle.

464


Rechteck einfügenJetzt geht es an das Einfügen der ersten AutoForm. Zunächst platzieren Sie ein Rechteckauf der Folie:

1. Klicken Sie in der ZEICHNEN–Symbolleiste auf die Schaltfläche AUTOFORMEN.

2. Wählen Sie aus dem Untermenü STANDARDFORMEN.

3. Klicken Sie auf das Rechteck.

4. Führen Sie das Kreuzsymbol an die Stelle auf der Folie, an der das Rechteck einge-fügt werden soll, und lassen Sie dann die Maustaste los.

Das Rechteck erscheint in Form eines Quadrats auf der Folie. Die Form selbst istnach dem Einfügen markiert – Sie erkennen dies an den Korrekturziehpunkten.

Abbildung 11.26: Das Quadrat ist eingefügt

5. Erweitern Sie die Form zu einem Rechteck – denn Sie werden später dort noch Texthineinschreiben.

Die Größenziehpunkte auf der Rahmenlinie des Quadrats sind Ihnen bereits be-kannt. Zum Anpassen der Position des Rechtecks auf der Folie können Sie es zudemdurch Ziehen mit der Maustaste frei auf der Folie verschieben.

HINWEIS Drehen einer Form

Bei einer markierten AutoForm haben Sie über den grünen Dreh-punkt die Möglichkeit, das Objekt über eine Kreisbewegung mit derMaus in die gewünschte Richtung zu drehen.

Abbildung 11.27: Quadrat drehen

Wenn Sie eine dreidimensionale AutoForm auf die Folie eingefügthaben, erscheint ein weiterer Korrekturziehpunkt in Form einer klei-nen Raute: Damit können Sie die Form in ihrer räumlichen Ausdeh-nung verändern.

465

Schaubild erstellen

Der Einfügemodus ist für alle AutoFormen derselbe – mit Ausnahme von Linien und Ver-bindungen. Doch dazu später mehr.

Mehrere Kreisformen einsetzenAls Nächstes brauchen Sie für Ihre Darstellung noch dreimal eine Kreisform. Dies kön-nen Sie in einem Arbeitsschritt erledigen:

1. Wählen Sie unter AUTOFORMEN/STANDARDFORMEN die ELLIPSE und doppelklicken Siedieses Mal auf das Symbol.

2. Fügen Sie die Form durch einfaches Klicken zunächst oberhalb des Rechtecks aufder Folie ein. Wenn Sie den ersten Kreis durch Klicken eingefügt haben, bleibt dasFadenkreuz erhalten und Sie können weitere Formen einfügen.

3. Klicken Sie an einer Stelle unterhalb des Rechtecks und fügen Sie den zweiten Kreisein.

4. Der letzte Kreis muss rechts neben das Rechteck. Klicken Sie auch hier. Am Endesollte es auf Ihrer Folie in etwa so aussehen wie in Abbildung 11.28.

Abbildung 11.28: Das Grundgerüst für das Schaubild

5. Zum Deaktivieren der Funktion klicken Sie wieder auf die Schaltfläche oder aufeinen Bereich außerhalb der Folie.

Jetzt steht das Grundgerüst für das Schaubild. Noch ein kurzes Wort zur Füllfarbe derObjekte: Diese wird in Abhängigkeit vom Farbschema der Präsentation von PowerPointautomatisch eingesetzt. In der Standardvorlage des Programms ist sie hellblau.

Text in Objekte schreibenDas weitere Verfahren: In alle Objekte muss noch Text geschrieben und ihre Größe ange-passt werden. Da alle Kreise später einmal gleich aussehen sollen, ist es sinnvoller, erstden Text einzuschreiben und das Formatieren anschließend zu erledigen:

1. Markieren Sie das Rechteck.

2. Beginnen Sie zu tippen: Technologieberatung. PowerPoint setzt den Text automa-tisch zentriert in die AutoForm.

3. Markieren Sie den oberen Kreis und schreiben Sie: Unternehmen. Der Text gehtüber den schraffierten Auswahlrahmen hinaus.

466


4. Im unteren Kreis muss stehen: Standardsoftware, rechts Softwarelösung.

Abbildung 11.29: Die Formen sind beschriftet

Damit die Schrift später auf den Folien gut zu erkennen ist, wird sie noch fett formatiert.Dazu können Sie alle Objekte gemeinsam markieren:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche OBJEKTE MARKIEREN.

Mit dieser Funktion können Sie mit der Maus einen Markierungsrahmen um ausge-wählte Objekte ziehen.

2. Setzen Sie mit der Maus in der linken oberen Ecke der Folie an und ziehen Sie diegestrichelte Linie mit gedrückter Maustaste über die Folie, so dass alle vier Formeninnerhalb des Rahmens stehen.

3. Lassen Sie die Maustaste los. Alle Formen auf der Folie sind markiert.

4. Klicken Sie in der FORMAT-Symbolleiste auf die Schaltfläche FETT.

Alle Schriftzüge sind formatiert. Als Nächstes müssen Sie dafür sorgen, dass der Textinnerhalb der Kreise steht.

Abbildung 11.30: Formen mit Text


Größe der AutoFormen anpassenDie drei Kreisformen müssen später gleich aussehen. Die manuelle Größenänderungüber die Ziehpunkte sollte daher für alle drei Objekte gleichzeitig erfolgen.

Nachdem das Markieren über die Schaltfläche OBJEKTE MARKIEREN in diesem Fall nichtmöglich ist, müssen Sie zu einer altbewährten Methode greifen:

467

Schaubild erstellen

1. Markieren Sie den ersten Kreis durch Anklicken.

2. Drücken Sie Ÿ und markieren Sie die beiden weiteren Kreise.

3. Erweitern Sie die Kreisform zu einer Ellipse über den mittleren, rechten Größen-ziehpunkt.

Abbildung 11.31: Gleichzeitiges Erweitern

Nach dem Loslassen der Maustaste sind alle Kreise gleichmäßig erweitert. Jetzt müs-sen Sie nur noch die Position auf der Folie mit etwas Feingefühl angleichen – undschon lässt sich einiges erkennen. Es fehlen nur noch die Verbindungslinien zwi-schen den einzelnen Formen.

Abbildung 11.32: Die Formen sind fertig


HINWEIS Exakte Formatierung über das Dialogfeld AUTOFORM FORMA-TIEREN

Für das vorliegende Beispiel reicht das manuelle Anpassen der Auto-Formen völlig aus. Es wurde hier vorgestellt, um Ihnen zu zeigen, dassSie mit dieser einfachen Methode sehr schnell vorzeigbare Ergebnisseerzielen.

Wenn Sie die Elemente für Ihr Schaubild exakt formatieren, mit Zei-lenumbrüchen arbeiten oder das Objekt auf der Folie verankern wol-len, wählen Sie FORMAT/AUTOFORM FORMATIEREN.

468


Formen mit Linien verbindenWenn Sie Linien und Verbindungen in PowerPoint einfügen, müssen Sie einen Anfangs-und Endpunkt festlegen. Das unterscheidet den Vorgang von den anderen AutoFormen.Der Unterschied zwischen Linien und Verbindungen: Linien können Sie unabhängig vonanderen AutoFormen zeichnen, mit Verbindungen verknüpfen Sie in der Regel zweiAutoformen. Für das Beispiel sollen drei Pfeilverbindungen zwischen den Formen zusehen sein:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste ZEICHNEN auf die Schaltfläche AUTOFORMEN undwählen Sie dann VERBINDUNGEN.

2. Doppelklicken Sie auf die Option GERADE VERBINDUNG MIT PFEIL.

Jetzt können Sie alle drei Pfeile nacheinander setzen.

3. Ziehen Sie das Fadenkreuz an die Stelle, an der der Pfeil beginnen soll: an der obe-ren Rahmenlinie des Rechtecks in der Mitte.

Sobald Sie mit dem Fadenkreuz das Rechteck berühren, erscheinen kleine blaueQuadrate an den Stellen, wo Sie die Verknüpfung ansetzen können.

4. Klicken Sie an die Stelle, an der die Verbindung beginnen soll.

5. Führen Sie die Pfeillinie senkrecht nach oben.

Sobald Sie hier die Form mit der Linie berühren, erscheinen auch dort die blauenMarkierungspunkte.

6. Klicken Sie an die Verbindungsstelle. Damit ist die Pfeillinie auf der Folie zu sehen.

Ist die Verbindung zwischen zwei Objekten hergestellt, bleibt diese erhalten, auchwenn Sie die Objekte auf der Folie verschieben. PowerPoint passt dann automatischdie Linienführung der Verbindung an.

Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6 für zwei weitere Verbindungen, bis es auf IhrerFolie in etwa so aussieht wie in Abbildung 11.33.

Abbildung 11.33: Die Verbindungen zwischen den Formen sind eingefügt


469

Schaubild erstellen

Verbindungslinien beschriftenDies ist der letzte Arbeitsschritt: Nur noch die Verbindungslinien werden beschriftet.Und dabei treffen Sie auf Bekanntes: das Textfeld.

1. Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche TEXTFELD in der Symbolleiste ZEICHNEN.

2. Klicken Sie eine Stelle neben einer Pfeilverbindung an, wo das Textfeld stehen soll.

Ein schraffierter Auswahlrahmen erscheint. Gleichzeitig blinkt der Cursor in derMitte des Textfelds.

3. Schreiben Sie den Text: Soft- und Hardwareanalyse für die erste Verbindung.

4. Klicken Sie in die Nähe der zweiten Verbindung und schreiben Sie Programmieren.

5. Klicken Sie in die Nähe des dritten Pfeils und schreiben Sie Kompatibilitätsanalyse.

6. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche TEXTFELD, um das Einfügen zu beenden.

Abbildung 11.34: Einfügen der Textfelder

Die Textfelder sind eingefügt. Damit das Ganze später auch ansprechend aussieht,wird das Schriftformat auf 16 Punkt verkleinert und der Schriftschnitt auf kursiv undfett festgelegt.

7. Markieren Sie dazu alle drei Textfelder (über Drücken von Ÿ) und formatierenSie diese Vorgabe über die FORMAT-Symbolleiste.

Damit sind Sie im Prinzip fertig. Wahrscheinlich müssen Sie die Lage der einzelnenTextfelder durch Verschieben noch etwas anpassen, bis Sie mit dem Aussehen desSchaubildes zufrieden sind. Am Ende sieht das Ganze jedenfalls recht passabel aus.

Abbildung 11.35: Fertig!

470



Dieser Abschnitt hat Ihnen auf konzentrierte Weise das Erstellen eines Schaubildesnäher gebracht. Dabei haben Sie die wesentlichen Programmfunktionen von Power-Point kennen gelernt. Damit Sie die ganze Palette von Möglichkeiten für Ihre Arbeit ein-setzen können, müssen Sie manchmal einfach nur auf Ihr Wissen über die anderenOffice-Programme zurückgreifen. Als wichtige Stichpunkte zu nennen sind in diesemZusammenhang: Formatieren von Rahmenlinien, Farbeinstellungen und Schriftforma-tierung. Formatieren Sie AutoFormen oder Textfelder über die entsprechenden Dialog-felder, die Sie im Menü FORMAT finden, können Sie vieles genau bestimmen. Einiges kön-nen Sie auch in Kapitel 3 nachlesen, in dem das Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN aneinigen Stellen ausführlich besprochen wurde.

EXKURS ClipArt und WordArt einfügen

Über die Schaltfläche WORDART EINFÜGEN in der ZEICHNEN-Symbol-leiste können Sie in PowerPoint Schriftzüge mit einer aufwändigengrafischen Gestaltung versehen. WordArt-Objekte können unabhängigvom Folienlayout platziert werden. Eine nachträgliche Bearbeitungerfolgt über die Symbolleiste WORDART.

Abbildung 11.36: Die WordArt-Varianten

Ebenfalls dekorativen Zwecken dienen ClipArts: Dies sind kleine vor-gefertigte Grafiken, Fotos, Videos oder Bilder, die Sie aus einem spezi-ellen Archiv in Ihre Präsentation übernehmen können.

Nach dem Einfügen der Schaltfläche CLIPART EINFÜGEN öffnet sich derAufgabenbereich CLIPART, über den Sie sich die verfügbaren Bilder zueinem Thema anzeigen lassen können. Bei der Clipsuche legen Sieneben dem Stichwort auch fest, an welchen Orten und nach welchenDateitypen das Programm suchen soll.

471

Diagramm einfügen

11.9 Diagramm einfügen

Da in Präsentationen oft mit visuellen Mitteln gearbeitet wird, werden neben Schaubil-dern auch sehr gern Tabellen und Diagramme eingesetzt. In PowerPoint können Sie Dia-gramme direkt über das Ausfüllen eines Datenblatts erstellen, wenn Sie den Befehl EIN-FÜGEN/DIAGRAMM erteilen. Excel brauchen Sie dafür eigentlich nicht. Nun haben Sie aberin diesem Buch bereits gelernt, Tabellenwerte in ein Diagramm zu überführen. Unddaher machen Sie sich diese Fähigkeit zu Nutze und fügen ein Excel-Diagramm in dienächste Folie zur Ergänzung der Beispielpräsentation ein.

Wichtig dabei ist Folgendes: Wenn Sie ein Excel-Diagramm mit der hier beschriebenenMethode in die Folie einfügen, kann es dort nicht mehr verändert werden. FormatierenSie also das Diagramm bereits in Excel, so dass Sie es auf der PowerPoint-Folie nichtmehr bearbeiten müssen. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass Sie keinen Diagrammti-tel angeben: Diese Funktion wird ohnehin vom Folientitel übernommen. Und vielleichtstimmen Sie ja die Farbgebung in etwa auf das Foliendesign ab.

Das vorbereitete Diagramm finden Sie unter dem Dateinamen Firmenportrait_Dia-gramm.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Abbildung 11.37: Der Aufgabenbereich ClipArt

Neben einer reichen Auswahl, die im Lieferumfang von Office enthal-ten ist, können Sie über Office Online die Möglichkeiten um ein Viel-faches erweitern. WortArt und ClipArts können Sie zudem auch inWord, Excel und Outlook einsetzen.

472


Das konkrete Vorgehen:

1. Fügen Sie eine neue Folie in die Präsentation ein.

2. Weisen Sie ihr das Layout TITEL UND INHALT zu.

3. Geben Sie als Folientitel ein: Umsätze 2003 und 2004.

4. Öffnen Sie die Datei Firmenportrait_Diagramm in Excel.

5. Markieren Sie das Diagramm.

Sie sehen die »laufenden Ameisen«.

6. Fügen Sie das Diagramm über Ÿ+C in die Zwischenablage ein.

7. Markieren Sie jetzt die Inhaltsplatzhalter auf der Folie.

Der gepunktete Auswahlrahmen erscheint.

8. Fügen Sie das Diagramm über Ÿ+V ein.

Das Diagramm wird in der Größe des Platzhalters auf die Folie eingefügt. Diese kön-nen Sie über die Größenziehpunkte noch verändern – das Diagramm selbst nicht.(Mehr zum Thema Datenaustausch zwischen den einzelnen Office-Programmen fin-den Sie in Kapitel 13 »Exkurs: Daten übertragen«.)

Abbildung 11.38: Eine Folie mit Diagramm

Und damit ist die Präsentation fertig erstellt. Auch wenn sie nur fünf Folien hat, so habenSie doch auf den vergangenen Seiten alles gelernt, um selbst kreativ werden zu können.

Aber etwas fehlt doch noch: Im Gegensatz zu allen anderen Office-Programmen istPowerPoint dazu gedacht, dass Sie Ihre Präsentation vorführen – und das nicht nur über

TIPP Reihenfolge der Folien verändern

Es passiert nicht selten, dass Sie beim Erstellen Ihrer Folien merken, dass Siediese gern in einer anderen Reihenfolge hätten. Ändern Sie diese ganz ein-fach über das FOLIEN-Register. Das Verfahren: Drag&Drop. Markieren Sie alsodie Folie, die Sie an anderer Stelle in der Präsentation platzieren wollen, undverschieben Sie diese mit gedrückter Maustaste. Die jeweilige Stelle zum Ein-fügen signalisiert PowerPoint mit einem blauen Balken. Lassen Sie die Maus-taste los, wenn Sie die gewünschte Position für die Folie gefunden haben.

473


ausgeteilte Handzettel (zu diesen im nächsten Kapitel). Und darauf müssen Sie sichnoch ein wenig vorbereiten.


11.10 Bildschirmpräsentation vorführen

Neben dem Ausdrucken von Folien (dazu im nächsten Kapitel) ist die Bildschirmpräsen-tation die wichtigste Ausgabeform für Präsentationen. Dazu steht in PowerPoint eineReihe von Effekten und Animationen zur Verfügung. Bei einer Bildschirmpräsentationgehen die Möglichkeiten von PowerPoint über das einfache Ein- und Ausblenden derFolien am Bildschirm hinaus. Die wichtigsten Einstellungen dafür treffen Sie unter demMenü BILDSCHIRMPRÄSENTATION.

Bildschirmpräsentation einrichtenBevor Sie eine Bildschirmpräsentation vorführen können, müssen Sie dem Programmeinige Entscheidungen mitteilen, nach denen die Präsentation erfolgen soll.

1. Rufen Sie über das Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION das Dialogfeld BILDSCHIRMPRÄSEN-TATION EINRICHTEN auf.

2. Unter ART DER PRÄSENTATION legen Sie fest, in welchem Bildschirmmodus die Prä-sentation dargestellt wird:

EXKURS Tabellen auf einer PowerPoint-Folie

Auch die Tabellenform unterstützt die visuelle Aufnahme von Daten.Allerdings müssen diese sich für eine Präsentation in »überschauba-ren« Dimensionen bewegen. Zum Einfügen einer Tabelle gehen Sie wiefolgt vor:

1. Sie benötigen ein Folienlayout mit einem leerem Inhaltsplatzhalter.

2. Klicken Sie in dem Platzhalter auf das Symbol TABELLE EINFÜGEN.

3. Geben Sie die Zahl der Spalten und Zeilen Ihrer Tabelle an. DieTabelle wird in der Größe des Platzhalters auf die Folie eingefügt.

Spätestens jetzt kommt Ihnen alles sicher bekannt vor: Wenden Sie IhrWissen aus Kapitel 4 an. Die Abschnitte »Kostenaufstellung einfügen«,»Kosten berechnen« und »Tabelle gestalten« informieren ausführlichüber diese einfache Tabellenform in Office. Als Handwerkszeug blen-den Sie die Symbolleiste TABELLE UND RAHMEN über ANSICHT/SYMBOL-LEISTEN ein oder Sie arbeiten mit dem Dialogfeld TABELLE FORMATIEREN,das Sie über FORMAT/TABELLE aktivieren.

Tabellen lassen sich auch über KOPIEREN und EINFÜGEN aus Excel inPowerPoint übernehmen oder über EINFÜGEN/OBJEKT dynamisch inte-grieren.

474


b PRÄSENTATION DURCH EINEN REDNER (Standardeinstellung): Die Folien werdenwährend der Bildschirmvorführung über die ganze Bildschirmoberfläche einge-blendet, die Vorführung wird über die Maus oder Tastaturbefehle gesteuert.

b ANSICHT DURCH EIN INDIVIDUUM: Diese Einstellung wählen Sie, wenn Sie die Prä-sentation nicht selbst halten, sondern sich Ihr Publikum selbst durch die Folienklicken soll. PowerPoint blendet bei dieser Option eine Menü- und eine Bildlauf-leiste auf dem Bildschirm ein. Darüber kann der Betrachter in der Präsentationeigenständig navigieren.

b ANSICHT AN EINEM KIOSK: Mit dieser Entscheidung setzen Sie einen automatisier-ten Ablauf der Präsentation in Gang. Die Abfolge der einzelnen Folien wird indiesem Modus über zuvor festgelegte Einblendzeiten gesteuert.

Für das Beispiel soll die Standardeinstellung übernommen werden.

3. Unter OPTIONEN ANZEIGEN wählen Sie zusätzliche Optionen:

b WIEDERHOLEN, BIS »ESC« GEDRÜCKT WIRD: Diese Funktion ist automatisch akti-viert, wenn Sie einen automatisierten Ablauf über Einblendzeiten festgelegthaben. Dabei wird die Präsentation so lange immer wieder abgespielt, bis das Sig-nal zum Stoppen gegeben wird.

b PRÄSENTATION OHNE ANIMATION: Animationen, die in der Präsentation festgelegtsind, werden bei der Vorführung nicht aktiviert und abgespielt.

b STIFTFARBE: Ist PRÄSENTATION DURCH EINEN REDNER gewählt worden, ist in derStandardeinstellung die Stift-Funktion mit der gewählten Stiftfarbe aktiv: Damitkönnen Sie während der Vorführung auf den Folien per Mausbewegung auf denFolien zeichnen oder – mit etwas Übung – schreiben.

Für das Beispiel könnten Sie BLAU aus dem Listenfeld auswählen.

4. Im Bereich FOLIEN ANZEIGEN entscheiden Sie sich für ALLE.

Damit werden alle Folien der Präsentation der Reihenfolge nach in der Vorführungeingeblendet.

b Unter VON/BIS können Sie davon abweichend eine Foliensequenz für die Präsen-tation auswählen.

b Eine ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION müssen Sie zuvor unter BILDSCHIRM-PRÄSENTATION/ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION definieren. Dann könnenSie aus diesem Listenfeld eine Vorführversion wählen.

5. Unter NÄCHSTE FOLIE entscheiden Sie, auf welches Signal der Folienwechsel erfolgt:Lassen Sie auch hier zunächst die Standardeinstellung:

b ANZEIGEDAUER VERWENDEN, WENN VORHANDEN (Standardeinstellung): Bei dieserOption bleiben Sie flexibel: Haben Sie Einblendzeiten festgelegt, erfolgt der Foli-enwechsel über diese Einstellung. Wenn nicht, wartet PowerPoint auf Ihr manu-elles Signal zum Folienwechsel.

b MANUELL: Klicken Sie auf diese Optionsschaltfläche, wenn Sie den Folienwechselmanuell steuern wollen, obwohl Sie eigentlich Einblendzeiten eingegeben haben(und diese nicht löschen wollen).

475


Abbildung 11.39: Das Dialogfeld Bildschirmpräsentation einrichten

Das waren die wichtigsten Einstellungen, die Sie in der Regel für eine einfache Bild-schirmpräsentation benötigen.

HINWEIS Folien ausblenden

Über die Funktion FOLIEN AUSBLENDEN können Sie einzelne Folien fürdie Vorführung blockieren. Dennoch können diese bei Bedarf mitwenigen Mausklicks wieder in der aktuellen Vorführung eingeblendetwerden.

Dazu schalten Sie über Schaltflächen am linken unteren Bildschirm-rand auf die Ansicht FOLIENSORTIERUNG um. Gleichzeitig muss dieSymbolleiste FOLIENSORTIERUNG eingeblendet sein.

1. Markieren Sie die Folien, die Sie für die aktuelle Vorführung aus-blenden wollen.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste FOLIENSORTIERUNG auf die Schalt-fläche FOLIE AUSBLENDEN.

Die markierten Folien sind für die Bildschirmpräsentation zurückge-stellt. Welche Folien dies im Einzelnen sind, sehen Sie an der durch-gestrichenen Foliennummer in der FOLIENSORTIERUNG. Um das Aus-blenden rückgängig zu machen, markieren Sie alle ausgeblendetenFolien und klicken erneut auf FOLIE AUSBLENDEN in der SymbolleisteFOLIENSORTIERUNG.

Diese Möglichkeit in PowerPoint ist vor allem bei sehr langen Präsen-tationen hilfreich, wenn Sie den Zeitrahmen nicht genau einschätzenkönnen. Auf diese Weise behalten Sie einige Folien in Reserve, fallsSie merken, dass Sie schneller sind als erwartet. Folien lassen sich imÜbrigen auch über die Normalansicht ausblenden, über die Foliensor-tierungsansicht behalten Sie aber leichter den Überblick.

476


Zielgruppenorientierte Präsentation festlegenAuch diese Funktion in PowerPoint eignet sich vor allem für eine umfangreiche Präsen-tation. Halten Sie diese mehrfach vor einem unterschiedlichen Publikum, können Siedarüber auf die unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnisse eingehen, zum Bei-spiel für ein Fachpublikum noch einige Folien mit Details einblenden, die etwa Laien indieser Form nicht interessieren werden. Oder Sie gehen auf regionale Besonderheitenein.

1. Klicken Sie auf BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION.

2. Klicken Sie im Dialogfeld ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION auf NEU.

3. Geben Sie im Dialogfeld ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION ERSTELLEN, das ein-geblendet wird, den Namen der Zielgruppenversion ein: Unternehmensziele.

4. Wählen Sie unter Folien der Präsentation die Folien durch Markieren aus, die Siezeigen wollen, und klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

Für das Beispiel erstellen Sie eine Version, in der keine Umsatzzahlen und Koopera-tionspläne preisgegeben werden. Die ausgewählten Folien werden anschließend un-ter FOLIEN IN DER ZIELGRUPPENORIENTIERTEN PRÄSENTATION gelistet.

Abbildung 11.40: Folien für eine zielgruppenorientierte Präsentation auswählen

5. Die getroffene Auswahl können Sie über Markieren und Klicken auf ENTFERNEN ver-ändern.


Im Dialogfeld ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATIONEN ist die Version Unterneh-mensziele in der Liste eingetragen.

Abbildung 11.41: Die Version Unternehmensziele

477


Wenn Sie mit dieser Einstellung arbeiten, beachten Sie, dass Sie, im Gegensatz zum Aus-blenden von Folien, die fehlenden Folien bei einer Vorführung nicht zur Verfügunghaben. Bei einer zielgruppenorientierten Präsentation soll gerade dies verhindert wer-den – dass Folien versehentlich doch auftauchen, die für diese Augen »nicht bestimmt«sind.


Folien vorführenHaben Sie alle unbedingt notwendigen Festlegungen getroffen, können Sie mit einemTestlauf für eine Bildschirmvorführung starten. Dabei kommen alle Einstellungen zumTragen, die Sie zuvor getroffen haben.

Bislang wurden für die Beispielpräsentation noch keine Animationen verwendet: Daherwerden die einzelnen Folien in der Präsentation ohne jeden Effekt nacheinander einge-blendet. Dies ist beabsichtigt, denn so erkennen Sie, ob Sie überhaupt zusätzlicheEffekte für die Präsentation benötigen.

1. Zum Starten klicken Sie auf BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BILDSCHIRMPRÄSENTATION VOR-FÜHREN oder klicken in der STANDARD-Symbolleiste auf die Schaltfläche BILDSCHIRM-PRÄSENTATION VORFÜHREN.

Die Vorführung beginnt: Die Titelfolie ist in voller Größe auf dem Bildschirm einge-blendet. Solange Sie keine Mausbewegungen ausführen oder auf eine Taste klicken,bleibt das Bild unverändert stehen.

2. Um die einzelnen Folien der Reihe nach einzublenden, klicken Sie mit der linkenMaustaste, drücken auf Æ oder Leertaste.

3. Rückwärts blättern Sie mit Ã.

Sind Sie am Ende der Präsentation angekommen, wird der Bildschirm dunkel undPowerPoint meldet das Ende der Vorführung.

4. Klicken Sie mit der Maustaste, um zur »normalen« PowerPoint-Oberfläche zurück-zukehren.

Das war der Normalfall. Aber über das einfache Blättern hinaus haben Sie noch eineReihe von Möglichkeiten, flexibel auf Situationen während der Vorführung zu reagieren.

HINWEIS PowerPoint-Präsentationen zeigen ohne PowerPoint-Installation

Über den Menübefehl DATEI/VERPACKEN FÜR CD können Sie Ihre Prä-sentation auf CD brennen und auf jedem Windows-Rechner vorfüh-ren – auch wenn dort kein PowerPoint installiert ist.

478


Bildschirmpräsentation über das Kontextmenü steuernWollen Sie von der vorgesehenen Einblendreihenfolge abweichen, wird das Kontext-menü wichtig, das Sie über die rechte Maustaste zu jedem Zeitpunkt Ihrer Bildschirm-vorführung einblenden können. Gleichzeitig mit dem Aufrufen des Kontextmenüserscheinen am rechten unteren Rand des Bildschirms die Navigationsschaltflächen,über die Sie den Ablauf ebenfalls steuern können.

Hier in Kürze die einzelnen Optionen:

b WEITER: Sie blättern zur nächsten Folie.b ZURÜCK: Sie blättern zur vorhergehenden Folie.b ZULETZT ANGESEHEN: Sie blättern zu der Folie, die zuletzt angezeigt wurde.

b GEHE ZU FOLIE: Wählen Sie aus dem Untermenü die Folie, die Sie als Nächstes zeigenwollen.

In der Liste ist die aktuelle Folie markiert. Bei ausgeblendeten Folien steht die Foli-ennummer in Klammern. Diese können aber dennoch zur Anzeige ausgewählt wer-den. Setzen Sie danach die Präsentation mit dem Befehl WEITER fort, wird auf dienächste (nicht ausgeblendete) Folie der Präsentation gewechselt.

Abbildung 11.42: Ansichtssteuerung über das Kontextmenü

b ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION: Entscheiden Sie sich über diese Option füreinen Versionswechsel während der Vorführung.

ACHTUNG Vorsicht bei mehreren ausgeblendeten Folien

Zeigen Sie eine ausgeblendete Folie in der Präsentation an und fol-gen auf diese weitere ausgeblendete Folien, so werden diese überden Befehl WEITER alle angezeigt. PowerPoint zeigt die ganze Seriean und Sie können dies nur abstellen, wenn Sie die nächste »regu-läre« Folie ebenfalls über das Kontextmenü aufrufen.

479


b BILDSCHIRM: Hier können Sie zum einen eine Bildschirmansicht wählen, wenn Sieden Vortrag unterbrechen: PRÄSENTATION AUSBLENDEN bedeutet einen schwarzenBildschirm, WEISSER BILDSCHIRM einen weißen, bis Sie die Vorführung wieder auf-nehmen. Und über VORTRAGSNOTIZEN blenden Sie ein Dialogfeld ein, in dem Sie sichim Vorführmodus Ihre Gedanken vermerken können.

b ZEIGEROPTIONEN: Wenn Sie während des Vortrags auf einige Punkte auf Ihren Folienbesonders hinweisen möchten, markieren Sie dies mit einem Stift. Zur Wahl stehtdazu eine Reihe von Stiftarten. Setzen Sie diesen auf den Folien ein, indem Sie beim»Schreiben« die Maustaste gedrückt halten.

Abbildung 11.43: Die Zeigeroptionen

In den letzten beiden Abschnitten haben Sie das Rüstzeug dafür erworben, eine Power-Point-Vorführung zu steuern – und dabei sind Sie auch auf Unvorhergesehenes vorberei-tet oder können Ihren Vortrag über Freihandnotizen oder Vor- und Rückwärtsblätterngestalten. Reichen alle diese Aktivitäten für Ihre Präsentation noch nicht aus, könnenSie, wie im Folgenden beschrieben, auch ein paar Effekte einfügen.

Folienwechsel animierenÜber Folienübergänge können Sie in PowerPoint den Ablauf einer Präsentation etwasauflockern. Dabei erklärt der Begriff Folienübergang die Funktion nicht hinreichend:Gemeint ist dabei, mit welchem Effekt die markierte Folie in der Bildschirmpräsentationeingeblendet wird. Dies sollten Sie bei den nächsten Schritten im Kopf behalten.

1. Zum Formatieren eines Folienwechsels klicken Sie auf BILDSCHIRMPRÄSENTATION/FOLIENÜBERGANG.

Der Aufgabenbereich FOLIENÜBERGANG wird eingeblendet.

2. Soll der Folienübergang nicht für die ganze Präsentation gelten, markieren Sie imRegister FOLIEN diejenigen Folien, denen Sie einen Effekt zuweisen wollen.

ACHTUNG Maus ist durch aktiven Stift belegt!

Wenn Sie mit einem Stift arbeiten, können Sie die Vorführung nichtüber die Maus steuern. Sie müssen die Präsentation über die Navi-gationsschaltflächen oder die Tastatur steuern. Wird der Stift nichtmehr benötigt, drücken Sie È.

480


Abbildung 11.44: Einen Folienübergang auswählen

3. Legen Sie im Listenfeld FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIEN ÜBERNEHMEN einen Effekt durchAnklicken fest: zum Beispiel Nach rechts schieben.

In der Standardeinstellung ist am unteren Ende des Aufgabenbereichs das Kontroll-feld AUTOVORSCHAU aktiviert: So können Sie alle Einträge in der Liste anklicken, undder Effekt wird parallel dazu auf dem Bildschirm vorgeführt. Wiederholen Sie dieseAnsicht durch Klicken auf die Schaltfläche WIEDERGABE.

Durch das einfache Anklicken weisen Sie den ausgewählten Folienübergang für diemarkierten Folien zu. PowerPoint macht dies durch eine Symbolanzeige im RegisterFOLIEN deutlich.

Feinheiten legen Sie im Abschnitt ÜBERGANG ÄNDERN fest:

4. Wählen Sie für das Beispiel MITTEL aus dem Listenfeld GESCHWINDIGKEIT.

5. Soll der Folienübergang von einem Tonsignal begleitet werden, wählen Sie dies ausdem Listenfeld SOUND aus. Für das Beispiel wird OHNE SOUND beibehalten.

Wenn Sie außerdem das Kontrollkästchen unter WIEDERHOLEN BIS ZUM NÄCHSTEN

SOUND aktivieren, wird die Tonfolge so lange abgespielt, bis der Einblendvorgang zuEnde geführt ist. Gedacht sind diese Effekte vor allem für automatische Präsentatio-nen. Für einen Vortrag sollten Sie diese Soundeinstellung sehr sparsam verwenden,denn zu hören ist ja ohnehin Ihre Stimme.

6. Entscheiden Sie sich unter NÄCHSTE FOLIE für einen manuellen Folienwechsel: BEI

MAUSKLICK.

481


Unter AUTOMATISCH NACH können Sie die Minutenanzahl eingeben, nach der der Fo-lienwechsel erfolgen soll – für eine automatische Bildschirmpräsentation muss diesunbedingt aktiviert sein. Sind beide Kontrollkästchen angeklickt, erfolgt der Folien-wechsel entweder per Mausklick oder automatisch, wenn er bis zu der festgelegtenZeitspanne nicht ausgelöst wurde.

7. Wenn Sie den Folienübergang für alle Folien festlegen wollen, klicken Sie noch aufdie Schaltfläche FÜR ALLE FOLIEN ÜBERNEHMEN.

Nun zeigen alle Folien in der Registeransicht FOLIEN das Symbol für den Folienüber-gang. Wenn Sie eine Bildschirmvorführung aktivieren, werden auf das Signal zumWechseln die Folien mit dem gewählten Effekt und Ton eingeblendet.


ACHTUNG Automatisch nach?

Bei dieser Option drückt sich das Programm ein wenig missver-ständlich aus: Sie bedeutet, dass eine neue Folie nach Ablauf dergewählten Zeitspanne eingeblendet wird. Die Wahl ist daher ganzeinfach: Sie entscheiden hier, wie lange eine Folie während einerBildschirmpräsentation zu sehen ist.

EXKURS Probelauf für Einblendzeiten

Wenn Sie für eine automatische Bildschirmvorführung im Aufgabenbe-reich FOLIENÜBERGÄNGE die Einblendzeit eingeben, sollten Sie sichsicher sein, dass sie in etwa der Zeit entspricht, die Ihr Publikum für dieAufnahme der Folie benötigt. Über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/EINBLEND-ZEITEN TESTEN können Sie in einem Probelauf die Einblendzeiten für alleFolien festlegen, ohne dafür mit der Stoppuhr hantieren zu müssen.

Beim Testlauf der Bildschirmvorführung können Sie über die Symbol-leiste PROBELAUF per Mausklick den Wechsel zur nächsten Folie festle-gen. Auf der Stoppuhr sehen Sie die Einblendzeit für die aktuelle Folieund die bisherige Dauer der gesamten Präsentation. Darüber hinaushaben Sie die Möglichkeit, die Zeitmessung anzuhalten oder für dieaktuelle Folie zu wiederholen.

Abbildung 11.45: Die Stoppuhr für die Einblendzeiten

Auf diese Weise klicken Sie sich durch die Präsentation und legen fürjede Folie eine individuelle Einblendzeit fest. Diese Zeiten sindanschließend automatisch im Eingabefeld des Aufgabenbereichs einge-tragen.

482


Animationsschemas verwendenFinden Sie die Bildschirmvorführung Ihrer Präsentation immer noch zu langweilig?Dann legen Sie weitere Effekte für einzelne Elemente auf Ihren Folien fest. In Power-Point heißt das Stichwort für dieses Thema Animationsschemas.

In PowerPoint beinhalten alle Animationsschemas Effekte für Titel und Textkörper, ein-zelne auch zusätzliche Animationen für den Folienübergang. In der QuickInfo-Anzeigezu den einzelnen Schemas wird dies immer mit angegeben. Animationsschemas könnenalso als Alternative zu Folienübergängen betrachtet werden. Entscheiden Sie sich füreines von beiden.

Dabei ist die auf den ersten Blick vielleicht etwas merkwürdige Reihenfolge der letztenAbschnitte beabsichtigt: Prüfen Sie Ihre Bildschirmpräsentation immer wieder kritisch,ob die neuen Effekte nicht zu viel Unruhe in das Ganze bringen. Technisch ist in Power-Point (fast) alles machbar, aber denken Sie daran: Es kommt auf das an, was Sie sagen.Die Folien sollen Sie dabei unterstützen – und nicht durch immer neue Effekte von demablenken, was Sie eigentlich zu sagen haben.

Wenn Sie noch nicht viel Erfahrung mit Effekten haben, sind Sie mit dem Aufgabenbe-reich FOLIENDESIGN/ANIMATIONSSCHEMAS auf der sicheren Seite.

1. Blenden Sie den Aufgabenbereich ein.

2. Markieren Sie die Folien im Register FOLIEN, für die Sie das Animationsschemazuweisen möchten.

3. Klicken Sie auf einen Effekt.

Die Animationsschemas sind in drei Bereiche aufgeteilt: SPEZIAL, ANGEMESSEN, AUF-REGEND. Die Einstellungen im Aufgabenbereich und das Testen der Einstellungenhandhaben Sie genauso wie beim Aufgabenbereich FOLIENÜBERGÄNGE.

11.11 Exkurs: Präsentationen gestalten

Präsentationen finden in den unterschiedlichsten Situationen und zu verschiedenstenZwecken statt. Dennoch haben sie eines gemeinsam: Unabhängig vom Thema und derkonkreten Ausführung einer Präsentation werden die Informationen immer mündlichvorgetragen. Sie werden vorrangig sprechen und Ihr Publikum wird Ihnen in erster Liniezuhören. Eine Präsentation muss daher so geplant und vorgetragen werden, dass dasPublikum die Ausführungen allein beim Zuhören verstehen kann.

EXKURS Benutzerdefinierte Animation

Möchten Sie nicht ein ganzes voreingestelltes Bündel an Effekten wäh-len, können Sie über den Aufgabenbereich BENUTZERDEFINIERTE ANIMA-TION zusätzliche Effekte für ausgewählte Elemente auf der Folie indivi-duell zuweisen. Diese Einstellung ist als Ergänzung zu den gewähltenFolienübergängen denkbar. Das Zuweisen erfolgt über dieselbenSchaltflächen wie für die Aufgabenbereiche FOLIENÜBERGÄNGE undANIMATIONSSCHEMAS, nur müssen Sie etwas gezielter vorgehen.

483

Exkurs: Präsentationen gestalten

Jede Präsentation verfolgt eine Wirkungsabsicht, die oft über die reine Information zumThema und den genannten Anlass hinausgeht. Wenn Sie eine Präsentation erstellen,sollten Sie sich vorab die Frage stellen: »Was will ich erreichen?« Die Auswahl der Infor-mationen und die Linie der Argumentation richten sich nach diesem Ziel.

Wenn Sie die Folien Ihrer Präsentation erstellen, sollten Sie die folgenden Gesichts-punkte bei der Gestaltung berücksichtigen.

b Eine Präsentation muss ein einheitliches äußeres Erscheinungsbild erhalten und alsharmonisches Ganzes vom Publikum wahrgenommen werden.

b Folien sind Hilfsmittel, die den Vortrag sichtbar gliedern und strukturieren unddamit das Verständnis des Publikums erleichtern.

b Eine Folie verdeutlicht ein Argument, das mit Stichpunkten oder durch bildlicheDarstellungen erläutert wird.

b Grafische Elemente verstärken die Wirkung der Aussagen und Argumente.

b Text muss gut lesbar sein, Bilder deutlich erkennbar.b Text- und Bilddarstellungen sollten sich abwechseln, jedoch nie ausschließlich zu

dekorativen Zwecken eingesetzt werden.b Das Layout sollte ebenfalls funktionell sein, Farben gezielt verwendet werden.

b Eine korrekte Rechtschreibung und fehlerfreie Angabe von Zahlen sind selbstver-ständlich.

Die Gefahr bei der Arbeit mit PowerPoint ist oft, dass man zu viel in eine einzelne Foliepackt und versucht ist, alle möglichen Effekte einzusetzen. Vergessen Sie nicht, aufÜbersichtlichkeit zu achten. Lassen Sie beim Einsatz von Medien ein Konzept erkennen,denn ein bunter Bilderreigen lenkt genauso vom wesentlichen Ziel ab wie ein schlechtstrukturierter Vortrag.

Bei der formalen Umsetzung müssen Sie darauf achten, dass die Schrift gut lesbar bleibt.Daher als Faustregel: Je größer der Raum, in dem Sie Ihre Folien zeigen, desto größermuss die Schrift gewählt werden. Tabelle 11.1 gibt Ihnen dafür ein paar Richtwerte zurOrientierung:

b Aus Gründen der Übersichtlichkeit beschränken Sie sich auf zwei Schriftarten.b Bewährt hat sich Flatterrand statt Blocksatz. Ein regelmäßiger Wortabstand lässt

sich besser lesen.b Ein großzügiger Zeilenabstand erhöht ebenfalls die Lesbarkeit.

Nach diesen allgemeinen Tipps erhalten Sie abschließend noch ein paar Hinweise zu deneinzelnen Gestaltungselementen Ihrer Folien.

Entfernung bis Schriftgröße

10 m Mind. 5 mm/18 pt



Tabelle 11.1: Empfohlene Schriftgrößen

484


Text

Textfolien fassen die zentralen Punkte Ihres Vortrags zusammen und zeigen sie in geglie-derter Form (sodass die Zuhörer diese Leistung nicht selbst erbringen müssen). Damiterleichtern Sie das Verständnis Ihres Vortrags ganz wesentlich. Für eine gut konzipiertePräsentation halten Sie sich in etwa an die folgenden Richtlinien:

b Gliederung der Argumente spiegelt sich in der Folie wider

Bilden Sie optische Einheiten, die dem Inhalt Ihres Vortrags entsprechen. Wenn Siebeispielsweise kontrastierende Argumente vortragen, stellen Sie dies im Bild durchzwei gegenüberstehende Blöcke dar.

b Nur ein Argument pro Folie

Dieses Argument steht als zentraler Stichpunkt im Folientitel, die nachfolgendenStichpunkte erläutern dieses Thema.

b Knappe, präzise Formulierungen

Eine Textfolie für eine Bildschirmpräsentation umfasst in der Regel maximal sechsbis acht Zeilen (und jede Zeile sollte nicht mehr als sechs bis acht Wörter zählen).

Tabellen und Diagramme

Wenn Sie in Ihrer Präsentation mit Tabellen oder Diagrammen arbeiten, sollten Sie diesemöglichst überschaubar gestalten, denn lange Zahlenkolonnen oder Textreihen bzw. zuviele Säulen oder Linien ermüden das Publikum.

Damit Ihre Tabellen übersichtlich und funktionell sind, achten Sie auf Folgendes:

b Formulieren Sie eine Überschrift

Mit dem passenden Titel stellen Sie bereits einen Zusammenhang zwischen den Zah-lenwerten und Ihrer beabsichtigten Wirkung her.

b Listen Sie nur relevante Zahlen auf

Vergleichbar mit der Auflistung von Stichpunkten nehmen Sie in die Tabelle nur dieZahlen auf, die Sie für Ihre Argumentation benötigen. Alles andere lenkt von IhrerAussage ab.

b Heben Sie zentrale Einträge hervor

Bereiten Sie Tabellen so auf, dass zentrale Werte sofort ins Auge fallen. So können Siez.B. einzelne Zahlen fett hervorheben oder die Stärke der Rahmenlinie variieren.

485

Exkurs: Präsentationen gestalten

Auch bei Diagrammen sollten Sie einiges beachten, damit Ihre Aussage auch»ankommt«:

b Passende Überschrift formulieren

Mit einer aussagekräftigen Überschrift wird auf einen Blick klar, was illustriert wird.

b Nur für die Argumentation wichtige Werte aufnehmen

Auch wenn ein Diagramm zunächst leichter zu erfassen ist als eine Tabelle: Mehr alsvier farbige Datenreihen kann das Auge schwer aufnehmen.

b Diagramm eindeutig beschriften

Entweder Sie beschriften beide Achsen eindeutig oder Sie arbeiten mit einerLegende.

b Mit Farbe arbeiten

Kennzeichnen Sie die einzelnen Säulen, Balken oder Linien mit unterschiedlichenFarben, damit man die Werte gut voneinander unterscheiden kann bzw. zusammen-gehörende Werte sofort identifiziert. Wenn Sie jetzt noch für die Datenreihen, auf dieSie besonders hinweisen wollen, eine leuchtende Farbe wählen, ist die Darstellungperfekt.

Zum Schluss noch ein letzter Tipp für Ihren Vortrag: Lesen Sie bei der Präsentationnicht Ihre Folien ab, sondern erläutern Sie diese!

TIPP Zuverlässigkeit der Angaben

Wenn Sie für Ihre Argumentation Zahlenwerte nennen, müssen Sie diesegenau und zuverlässig angeben. Allerdings sollten Sie – je nach Höhe – dieDimensionen klar machen, um die es geht. Verzichten Sie daher zum Bei-spiel auf die Nennung von Nachkommastellen, wenn diese nichts Wesentli-ches zu Ihrer Aussage beitragen. Wenn Sie ganz exakt sein wollen, könnenSie kurz darüber informieren, wie Sie die Zahlen gerundet haben.

Ebenfalls wichtig: Wenn Sie Angaben Dritter übernehmen, nennen Sie aus-drücklich die Quelle.

12Office-Dateien drucken


Druckoptionen in Word

Silbentrennung

Exkurs: Briefkuverts und Etiketten drucken

Exkurs: Serienbriefe erstellen

Druckoptionen in Excel

Druckoptionen in Outlook

Druckoptionen in PowerPoint


Das Kapitel orientiert sich an der Gliederung diesesBuches und stellt der Reihe nach die wichtigsten Druck-optionen für alle vier Programme vor. Die Reihenfolgeder Unterkapitel ist dabei zugleich ein Vorschlag fürdas konkrete Vorgehen. Abschließend werden kurz dieEinstellungen zum Ausdruck der Beispieldateien kom-mentiert – soweit dies sinnvoll erschien.

In diesem Kapitel geht es darum, Ihre mühsam erstell-ten Office-Dateien auch auszudrucken. Für die einzel-nen Programme werden nachfolgend die wichtigstenEinstellungen vorgestellt, damit Sie für die vielenAnforderungen gerüstet sind, die im Büroalltag aufSie zukommen.

488

Kapitel 12 Office-Dateien drucken

12.1 Drucken in Word

Wenn Sie in Ihrem Word-Dokument eine Seite bzw. die gestrichelte Linie für einen Sei-tenumbruch sehen, beruht dieser Wechsel auf den Standardeinstellungen des Pro-gramms. Denn bevor Sie Ihr Dokument drucken, müssen Sie noch festlegen, auf welchesPapierformat Sie drucken und wie Sie den Text auf den Seiten anordnen wollen: Dieslegen Sie zunächst im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN fest.

EXKURS Drucker installieren

Einen Drucker installieren Sie im Betriebssystem Windows XP: GehenSie dazu über die START-Schaltfläche und wählen Sie SYSTEMSTEUE-RUNG/DRUCKER UND ANDERE HARDWARE. Klicken Sie auf DRUCKER HINZU-FÜGEN. Nun startet der DRUCKERINSTALLATIONS-ASSISTENT und zeigtIhnen alle erforderlichen Schritte an. Am Ende ist der Drucker in derListe unter DRUCKER UND FAXGERÄTE eingefügt und kann eingesetztwerden.

Im Feld DRUCKERAUFGABEN finden Sie alle Optionen zur Verwaltung derinstallierten Drucker. Dabei können Sie beispielsweise über DRUCKAUF-TRÄGE ANZEIGEN nachvollziehen, welche Office-Dateien an den Druckergesendet wurden. Angezeigt werden diese für den Drucker, der imFenster DRUCKER UND FAXGERÄTE markiert ist. Über das Menü DRUCKER

können Sie für den markierten Drucker alle Druckaufträge unterbre-chen oder löschen und Sie können diesen Drucker als Standarddru-cker festlegen.

Abbildung 12.1: Druckeraufgaben unter Drucker und Faxgeräte

Ist ein Drucker eingerichtet, speichert Windows dessen Daten. Diesewerden in Office bei der Wahl eines Druckers abgerufen: Und je nach-dem, ob der Drucker nur schwarzweiß oder farbig, nur einseitig odersogar zweiseitig drucken kann, können Sie die eine oder andere Druck-option umsetzen oder nicht.

489

Drucken in Word

Papierformat wählenZunächst stellen Sie ein, auf welchem Papierformat Sie Ihr Dokument ausdrucken wol-len. Da Sie bei Ihrer Arbeit wahrscheinlich vorwiegend mit DIN A4 zu tun haben, kön-nen Sie in der Regel die Word-Standardeinstellung einfach übernehmen und müssensich eigentlich nur kümmern, wenn Sie ein anderes Format einsetzen.

1. Gehen Sie im Menü DATEI auf SEITE EINRICHTEN.

2. Klicken Sie im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN auf die Registerkarte PAPIERFORMAT.

3. Wählen Sie im Listenfeld unter PAPIERFORMAT eines der angegebenen Normformateaus.

Die Standardeinstellung des Programms ist A4. Word blendet bei der Auswahl überdas Listenfeld automatisch die entsprechenden Maße unter BREITE und HÖHE ein.

Klicken Sie unter Papierformat auf den Eintrag Benutzerdefiniert, wenn Sie ein indi-viduelles Maß für Ihre Druckbogen festlegen möchten.

Nun müssen Sie die Werte unter BREITE und HÖHE selbst eingeben: Wählen Sie dieseentweder über Klicken auf die Pfeil-Schaltflächen aus den Listenfeldern oder tippenSie die Zentimeterwerte direkt ein. In der Standardeinstellung von Word ist die Maß-einheit für diese Angaben Zentimeter. Sie müssen also nur die konkrete Zahl einge-ben. Die Angabe cm wird von Word automatisch ergänzt.

Abbildung 12.2: Das Papierformat wählen

490


Die restlichen Einstellungen auf diesem Dialogfeld betreffen den Drucker.

Seitenlayout einstellenAuch wenn das Papierformat feststeht: Nachdem Sie nicht das ganze Blatt bedruckenkönnen, werden die Randeinstellungen wichtig, damit Word die Seiten- und Zeilenum-brüche für das Dokument durchführen kann. Sicherlich werden Sie manchmal beimAusdruck Ihrer Dokumente die Standardeinstellungen des Programms einfach überneh-men und den Druckbefehl erteilen. Dennoch lernen Sie in diesem Abschnitt das Dialog-feld SEITENRÄNDER etwas ausführlicher kennen.

1. Gehen Sie im Menü DATEI auf SEITE EINRICHTEN.

2. Wählen Sie im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN die Registerkarte SEITENRÄNDER.

Abbildung 12.3: Seitenränder einstellen

HINWEIS Maßeinheit verändern

Die Maßeinheit Zentimeter gilt in Word für viele Maßangaben – nichtnur für das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN. Auch beim exakten Positio-nieren von Textfeldern auf der Seite arbeiten Sie in der Standardein-stellung mit Zentimeterangaben. Unter EXTRAS/OPTIONEN können Sieauf der Registerkarte ALLGEMEIN diese Einstellung verändern: ZurWahl stehen ZOLL, MILLIMETER, PUNKT und PICAS.

Wollen Sie die Maßeinheit nur für eine spezielle Eingabe verändern,geben Sie die Abkürzung einfach nach der Zahlenangabe mit ein: in(Inch/Zoll), mm (Millimeter), pt (Punkt), pi (Picas). Word setzt danndiese Einheiten für das Dokument um.

491

Drucken in Word

3. Legen Sie im Bereich RÄNDER in den Listenfeldern OBEN, UNTEN, LINKS und RECHTS

die Maße für Ihr Dokument fest.

Die eingegebenen Maße geben den Abstand des zu bedruckenden Bereichs von derBlattkante an. Im Vorschaufenster rechts unten sehen Sie anschließend, wie vielfreier Rand auf der Seite zu sehen sein wird, wenn Sie Ihre Angaben übernehmen.Die Werte für die Standardeinstellung von Word finden Sie in Abbildung 12.3 wieder-gegeben.

4. Geben Sie unter BUNDSTEG einen Wert ein, falls Sie ein Dokument in gebundenerForm herstellen möchten.

Jetzt wird ein zusätzlicher Seitenrand eingefügt – der Platz, den Sie für die Lochungoder den Bindefalz benötigen, und zwar entweder Links (für Hochformat) bzw.Rechts (für Querformat), je nachdem, für welche Option Sie sich unter BUNDSTEG-POSITION entscheiden.

5. Wählen Sie unter ORIENTIERUNG entweder QUER- oder HOCHFORMAT.

Word-Dokumente werden Sie in der Regel im Hochformat ausdrucken.

6. Hat Ihr Dokument mehrere Seiten, legen Sie im Listenfeld MEHRERE SEITEN fest, wiediese ausgedruckt werden:

b STANDARD: Jede Seite des Dokuments wird einseitig ausgedruckt.

b GEGENÜBERLIEGENDE SEITEN: Diese Option benötigen Sie, wenn Sie ein gebunde-nes Dokument erstellen. Wie beim Buchdruck wechselt Word dann bei der Doku-mentausgabe zwischen einer linken und einer rechten Seite. Bei dieser Einstel-lung erscheinen die (standardmäßig für eine »linke« Seite) eingestellten Rändergespiegelt (seitenverkehrt für eine rechte Seite). Haben Sie diese Option gewählt,wechseln die Bezeichnungen für die Seitenränder: LINKS wird INNEN, RECHTS wirdAUSSEN.

b 2 SEITEN PRO BLATT: Hier drucken Sie zwei Word-Seiten auf einem Bogen Papier.

b BUCH: Diese Option ist nur interessant, wenn Sie Ihr Word-Dokument unmittel-bar für den Druck eines Buches einsetzen. Auch hier arbeitet das Programm mitgegenüberliegenden Seiten. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, unter SEITEN

PRO BROSCHÜRE anzugeben, wie viele Seiten auf einem Papierbogen gedrucktwerden sollen.

7. Legen Sie unter ÜBERNEHMEN FÜR fest, ob die Einstellungen auf dieser Registerkartefür das ganze aktive Dokument (GESAMTES DOKUMENT) gelten sollen oder:

b DOKUMENT AB HIER: Die Einstellungen betreffen nur den Teil des Word-Doku-ments, der auf die aktuelle Cursorposition folgt. An dieser Stelle fügt das Pro-gramm einen Abschnittswechsel ein.

b MARKIERTER TEXT: Haben Sie vor dem Einblenden des Dialogfelds TEXT markiert,erscheint diese Option im Listenfeld. Dabei werden die Einstellungen nur für diemarkierte Passage übernommen und entsprechende Abschnittswechsel in dasWord-Dokument eingefügt.

492


Mit diesen Angaben haben Sie Word mitgeteilt, mit welchen Seitenformaten und Rand-einstellungen Sie Ihr Dokument ausdrucken möchten. Die Randeinstellungen werdenauch über das Lineal angezeigt – und können über Ziehen der Pfeilsymbole direkt ver-ändert werden.

Wenn Sie das für erforderlich halten, lassen sich die gewählten Einstellungen über Kli-cken auf die Schaltfläche STANDARD in die Vorlage Normal.dot übernehmen. Damit ver-ändern Sie die Standardeinstellung von Word und Ihre individuellen Seiten- und Rand-maße werden für jedes Dokument, das Sie neu anlegen, übernommen.

Kopf- und Fußzeilen positionierenDie meisten Layouteinstellungen haben Sie für Ihr Dokument auf den vergangenen Sei-ten getroffen. Jetzt fehlen noch die Positionsbestimmungen für Kopf- und Fußzeilen. WieSie beispielsweise eine Seitenzählung in ein Word-Dokument mit Hilfe der SymbolleisteKOPF- UND FUSSZEILE einfügen, wurde bereits in Kapitel 3, Abschnitt »Geschäftsangabenaufnehmen«, erwähnt.

1. Wechseln Sie im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN auf die Registerkarte LAYOUT.

2. Verwenden Sie in Ihrem Dokument Kopf- und Fußzeilen, geben Sie den gewünsch-ten Abstand in die Eingabefelder unter KOPFZEILE und FUSSZEILE direkt ein oderwählen Sie ihn aus dem Listenfeld.

Die Einheit der Standardeinstellung ist Zentimeter, gemessen vom Blattrand.

3. Aktivieren Sie die Option GERADE/UNGERADE ANDERS, wenn Sie mit gegenüberliegen-den Seiten arbeiten (und der Inhalt der Kopf- bzw. Fußzeile rechts- oder linksbündigformatiert ist).

4. Aktivieren Sie die Option ERSTE SEITE ANDERS, wenn die Kopf- bzw. Fußzeile nichtauf der ersten Seite des Dokuments erscheinen soll.

Diese Funktion wird häufig eingesetzt, weil die Seitenzählung in der Regel erst nachdem Titelblatt mit ausgedruckt wird.

5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben auf allen Registerkarten des Dialogfelds SEITE EINRICH-TEN mit Klicken auf OK.

HINWEIS Seitenränder und nicht bedruckbarer Seitenbereich

Je nach Druckermodell müssen bestimmte Mindestmaße bei den Sei-tenrändern eingehalten werden, die aus technischen Gründen nichtbedruckt werden können. Word gleicht Ihre Randeinstellungen mitden gespeicherten Daten für die aktuellen Druckerinformationen abund meldet, wenn es hier zu Unverträglichkeiten kommt. Sie habendann die Möglichkeit, dass Word Ihre Entscheidungen an die gefor-derten Mindestmaße anpasst (Schaltfläche KORRIGIEREN) oder Siekönnen diese Warnung abweisen (IGNORIEREN) und erst einmalanhand eines Probedrucks prüfen, ob die Werte vom Drucker nichtdoch toleriert werden.

493

Drucken in Word

Silbentrennung durchführenJetzt sind alle notwendigen Angaben festgelegt, damit Word die Seitenwechsel und Zei-lenumbrüche für das aktuelle Dokument festlegen kann. Erst zu diesem Zeitpunktmacht es Sinn, wenn Sie zur abschließenden Gestaltung die Silbentrennung für dasDokument durchführen. Word greift dabei auf die Wörterbücher für die aktuelle Sprach-einstellung zurück.

Notwendig ist dies vor allem bei linksbündigen Texten, da Word den Zeilenumbruch nurmit ganzen Wörtern durchführt und dies oft zu einem sehr unruhigen Druckbild führt(dem so genannten Flattersatz). Aber auch im Blocksatz können sich sehr große Wort-abstände ergeben, die sich beim Lesen des Dokuments störend auswirken.

Grundsätzlich haben Sie in Word zwei Möglichkeiten: die automatische oder eine manu-elle Silbentrennung.

Automatische Silbentrennung

1. Aktivieren Sie die automatische Silbentrennung über EXTRAS/SPRACHE/SILBENTREN-NUNG.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AUTOMATISCHE SILBENTRENNUNG.

Abbildung 12.4: Die Silbentrennung aktivieren

3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für WÖRTER IN GROSSBUCHSTABEN TRENNEN,wenn großgeschriebene Wörter nicht getrennt werden sollen.

4. SILBENTRENNZONE: Dieser Wert ist der maximale Abstand, um den das tatsächlicheZeilenende zum eingegebenen Seitenrand differieren kann.

Der angegebene Standardwert von 0,75 cm ist für Dokumente, die auf DIN-A4-Seitenausgedruckt werden, eine bewährte und erprobte Einstellung. Ändern Sie dies nur,wenn Sie zum Beispiel mit zweispaltigem Text arbeiten. Dann ist ein geringerer Ab-stand empfehlenswert.

5. AUFEINANDERFOLGENDE TRENNSTRICHE: Tragen Sie in diesem Listenfeld die maximaleAnzahl der Trennstriche ein, die in einem Dokument unmittelbar aufeinander folgen

EXKURS Zeilennummern und Umrahmung formatieren

Über die Schaltflächen ZEILENNUMMERN bzw. RÄNDER haben Sie auf die-ser Registerkarte zusätzlich die Möglichkeit, beim Ausdruck eine Zei-lenzählung hinzuzufügen bzw. die ganze Seite mit einem Rahmen zuversehen.

494


dürfen. Wenn Sie mit dem Layout – besonders bei längeren Dokumenten oder Bro-schüren – professionellen Ansprüchen genügen müssen, sollten Sie nicht mehr alszwei, maximal drei Trennungen gestatten, die im Text untereinander stehen dürfen.

6. Klicken Sie nun auf OK, führt Word die automatische Silbentrennung durch.

Dabei werden automatische Trennstriche in das Dokument eingefügt. Sollte sich derUmbruch für Ihr Dokument doch noch einmal ändern, werden die Trennstricheautomatisch angepasst.

Manuelle Silbentrennung

Wenn Sie die Silbentrennung manuell durchführen wollen, ist es wichtig, dass sich derZeilenumbruch des Dokuments nicht mehr ändert. Bei diesem Arbeitsgang werdenbedingte statt der automatischen Trennstriche eingefügt. Ihr Vorteil: Stehen bedingteTrennstriche doch einmal innerhalb einer Zeile, werden sie nicht mit ausgedruckt.

Da Sie jede Trennung in Ihrem Text bestätigen oder ablehnen, müssen Sie vor allem beiumfangreicheren Dokumenten etwas Zeit aufbringen:

1. Klicken Sie dazu im Dialogfeld SILBENTRENNUNG auf die Schaltfläche MANUELL.

Word blendet neben dem Dialogfeld MANUELLE SILBENTRENNUNG das Dokument in derSeitenlayoutansicht ein. Gleichzeitig werden nacheinander diejenigen Begriffe vor-geschlagen, die getrennt werden können. Der markierte Trennstrich blinkt an derStelle, an der das Wort getrennt werden soll.

Abbildung 12.5: Manuelle Silbentrennung

2. Setzen Sie die Trennung per Mausklick an eine andere Stelle im Wort, falls derTrennvorschlag von Word nicht korrekt ist.

Wenn Sie davon ausgehen, dass Word die Trennung an der Stelle vorschlägt, die mög-lichst nahe beim Seitenrand liegt, können Sie eine alternative Trennposition meistnur links von der markierten Stelle einfügen.

ACHTUNG Automatische Silbentrennung kontrollieren

Auch wenn Word die Regeln der deutschen Rechtschreibung imGroßen und Ganzen beherrscht, kontrollieren Sie alle Trennungen,vor allem wenn Sie wichtige Dokumente aus der Hand geben. Ent-decken Sie dabei eine falsche Trennung, so setzen Sie den Cursor indiesem Wort an die richtige Trennposition und drücken Ÿ+-oder wählen EINFÜGEN/SYMBOL/SONDERZEICHEN und fügen an dieserStelle einen bedingten Trennstrich ein, der die Wirkung der auto-matischen Silbentrennung aufhebt.

495

Drucken in Word

3. Klicken Sie auf JA zum Einfügen eines bedingten Trennstrichs.

4. Klicken Sie auf NEIN, wenn Sie an dieser Stelle keine Trennung wünschen.

5. Word setzt in beiden Fällen die manuelle Trennung fort, bis Sie das Ende des Doku-ments erreicht haben.

Druckbefehl erteilenZum Erteilen des Druckbefehls haben Sie in Word zwei Möglichkeiten. Einen sofortigenDruckbefehl erteilen Sie über die Schaltfläche DRUCKEN auf der Symbolleiste STANDARD:Sie drucken das aktuelle Dokument auf dem angegebenen Standarddrucker und über-nehmen dabei alle Druckereinstellungen, die im Augenblick in den Dialogfeldern einge-stellt sind.

Für weitere Optionen und Druckereinstellungen blenden Sie das Dialogfeld DRUCKEN

über das Menü DATEI ein:

1. Unter DRUCKER steht der Drucker im Listenfeld NAME, der in der Windows-System-einstellung als Standarddrucker festgelegt wurde.

Andere unter Windows XP installierte Drucker sind im Listenfeld verzeichnet undkönnen entsprechend ausgewählt werden. Darunter sehen Sie Informationen überden Status (ob gerade gedruckt wird oder nicht), den Druckertyp und den Syste-manschluss, die Word automatisch einblendet.

Abbildung 12.6: Das Dialogfeld Drucken

TIPP Seitenansicht kontrollieren

Ist das Dokument mit allen Layouteinstellungen fertig zum Druck, kontrol-lieren Sie das Ergebnis vorab unter DATEI/SEITENANSICHT. Sie erhalten einenÜberblick über das Aussehen Ihres ausgedruckten Textes.

496


2. Unter SEITENBEREICH legen Sie fest, welche Seiten Ihres Dokuments ausgedrucktwerden sollen:

b ALLES: Das ganze Dokument wird gedruckt.b AKTUELLE SEITE: Die Seite, auf der der Cursor steht, wird gedruckt, wenn Sie

diese Schaltfläche anklicken.b SEITEN: Geben Sie die Word-Seitenzahlen des Dokuments in der genannten

Schreibweise ein.

b MARKIERUNG: Wenn Sie bereits eine Textpassage markiert haben, ist diese Optionaktiv und kann für den Druckbefehl angeklickt werden.

3. Geben Sie nun unter ANZAHL ein, wie oft das Dokument ausgedruckt werden soll.

In der Standardeinstellung ist die Option SORTIEREN aktiviert – die einzelnen Exem-plare des Dokuments werden nacheinander gedruckt und als Ganzes ausgegeben. Istdiese Funktion deaktiviert, werden die einzelnen Seiten des Textes in der angegebe-nen Anzahl gedruckt und nacheinander ausgegeben.

4. Unter DRUCKEN ändern Sie die Standardeinstellung DOKUMENT nur, wenn Sie einender angegebenen Einträge im Listenfeld ausdrucken wollen – und dies wird relativselten sein.

5. Unter DRUCKAUSWAHL können Sie sich noch entscheiden, ob Sie bei gespiegelten Sei-ten nur die rechten oder nur die linken Seiten ausdrucken möchten.

6. Für einen Probeausdruck können Sie Ihre Datei zoomen: Geben Sie die SEITEN PRO

BLATT für den Ausdruck an.

Oder Sie wählen PAPIERFORMAT SKALIEREN und drucken Ihre Datei auf einem größe-ren/kleineren Format aus als unter SEITE EINRICHTEN angegeben. Word passt dieDruckdaten proportional an.

7. Klicken Sie zum Drucken auf OK.

Ihre Word-Datei wird nun ausgedruckt. Am besten, Sie probieren Ihre Kenntnisse an-hand der Beispieldateien aus. Ein paar Erläuterungen dazu finden Sie im nächstenAbschnitt.

Drucken der Beispiele

Protokoll.doc

b Die Standardeinstellungen von Word im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN wurden über-nommen.

b Es wurde zusätzlich noch eine Fußzeile für die Druckversion eingefügt.

b Es wurde eine manuelle Silbentrennung durchgeführt.b Da auf der letzten Seite nur ein Textrest steht, wurde das Seitenlayout durch zwei-

maliges Einfügen eines manuellen Seitenumbruchs etwas verbessert. Diesen fügenSie über EINFÜGEN/MANUELLER UMBRUCH ein.

Die bearbeitete Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Protokoll_Druck.docunter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

497

Drucken in Word

Briefvorlage.dot

Meist werden Sie die Vorlage selbst nicht ausdrucken. Aber die Seiteneinstellung ist ver-bindlich für die Dokumente, die auf dieser Vorlage basieren.

b Die Standardeinstellungen von Word im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN wurden über-nommen. Vor allem die Position der Textfelder auf der rechten Seite wurde in Kapi-tel 3 so abgestimmt, dass die Schriftzüge und Eingaben mit dem rechten Rand von2,5 cm bündig abschließen und nicht darüber hinausragen.

b Auch die Fußzeile mit den Geschäftsangaben ist mit einem Standardabstand von1,25 cm vom unteren Blattrand positioniert.

Die unveränderte Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Briefvorlage.dotunter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Angebot.doc

Dieser Brief beruht auf der Briefvorlage.dot – es wurden keine individuellen Anpassun-gen vorgenommen.

Die unveränderte Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Angebot.doc unterdem Link www.mut.de/fuersBuero.

Exkurs: Briefkuverts und Etiketten beschriftenMit den Adressen aus Ihrem Adressbuch oder Ihren Word-Adressen können Sie Brief-kuverts und Etiketten direkt bedrucken:

Briefumschläge adressieren

1. Kopieren Sie die Empfängeradresse – falls Sie diese gerade auf dem Bildschirm ein-geblendet haben.

2. Wählen Sie EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN.

3. Fügen Sie auf der Registerkarte UMSCHLÄGE unter EMPFÄNGER(ADRESSE) die kopierteAnschrift über Ÿ+V ein.

4. Über die Schaltfläche ADRESSBUCH fügen Sie eine Adresse aus Ihrem Outlook-Adressbuch ein – wenn Sie dort neben Fax- und E-Mail-Adressen auch Spalten mitden Adressangaben eingefügt haben.

5. Geben Sie nun den Absender in das Listenfeld ABSENDERADRESSE ein.

Leider können Sie die Zwischenablage hier nicht einsetzen. Haben Sie Ihre Adressealso nicht im Outlook-Adressbuch gespeichert, bleibt nur das normale Eintippen.

In der Vorschau sehen Sie, wie das angegebene Standardkuvert bedruckt wird. Auchwird Ihnen in nebenstehender Abbildung gezeigt, in welcher Richtung Sie das Kuvertin den Druckerschacht einführen müssen.

498


Abbildung 12.7: Umschläge drucken

6. Wenn Sie ein anderes Umschlagformat benutzen, klicken Sie auf die SchaltflächeOPTIONEN.

Wählen Sie auf der Registerkarte UMSCHLAGOPTIONEN aus dem Listenfeld das UM-SCHLAGFORMAT aus.

Abbildung 12.8: Umschlagformat bzw. Schrift und Position der Adressen formatieren

7. Zusätzlich können Sie Schrift und Position der beiden Adressfelder über die Schalt-flächen SCHRIFTART bzw. die Eingabefelder VON LINKS und VON OBEN bestimmen.

8. Klicken Sie auf OK und legen Sie das Kuvert vorschriftsmäßig in den Drucker-schacht.

Die Adressen werden auf den Briefumschlag aufgedruckt.

499

Drucken in Word

Etiketten ausdrucken

Auch diese Funktion ist sehr praktisch, denn Sie können damit einen ganzen Bogen miteiner Adresse (oder einer sonstigen Angabe) bedrucken.

1. Kopieren Sie die Adresse, die Sie auf Etiketten ausdrucken möchten – falls Sie diesegerade auf dem Bildschirm eingeblendet haben.

2. Wählen Sie EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN.

3. Fügen Sie auf der Registerkarte ETIKETTEN unter EMPFÄNGER(ADRESSE) die kopierteAnschrift über Ÿ+V ein.

Auch hier haben Sie die Option über das Outlook-Adressbuch. Oder Sie aktivierendas Kontrollkästchen unter ABSENDERADRESSE VERWENDEN, dann wird die Absender-adresse eingefügt, die Sie auf der Registerkarte UMSCHLÄGE eingegeben haben. Siekönnen aber auch jeden anderen Text in das Eingabefeld schreiben, den Sie auf Eti-ketten benötigen.

Abbildung 12.9: Etiketten ausdrucken

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN, um das Etikettenformat auszuwählen,das Sie benutzen.

5. Auf dem Dialogfeld ETIKETTEN EINRICHTEN legen Sie zunächst fest, welchen Drucker-typ Sie einsetzen.

6. Nun wählen Sie aus dem Listenfeld ETIKETTENMARKE den Hersteller und unterBESTELLNUMMER den Etikettentyp aus, der auf der Packung angegeben ist (vgl. Abbil-dung 12.10).


8. Wählen Sie im Dialogfeld ETIKETTEN noch unter DRUCKEN, ob Sie ein ganzes Blatt mitder gleichen Adresse benötigen oder nur ein Etikett. Legen Sie dann fest, in welcherSpalte und Zeile noch ein freies Etikett auf dem Bogen ist.

9. Geben Sie den Druckbefehl und legen Sie den Bogen mit den Etiketten in den Dru-ckerschacht ein.

500


Abbildung 12.10: Die Etiketten auswählen

Serienbriefe druckenWenn Sie mit Word beispielsweise regelmäßig Angebote an Kunden verschicken, könnenSie dies über die Serienbrief-Funktion erledigen. Damit können Sie einen gleich lauten-den Brief an (beliebig viele) Adressaten schicken – die individuellen Angaben und Brief-bestandteile werden dabei von Word angepasst.

Als Voraussetzung für einen Serienbrief benötigen Sie zwei Dateien: den Brief selbst (dasHauptdokument) und eine Adressdatei (die Datenquelle). Über den Seriendruck-Assis-tenten werden diese beiden Dateien zunächst für ein Zusammenführen vorbereitet undanschließend verbunden und dabei die gewünschten Seriendokumente erstellt.

Über den Seriendruck-Assistenten lassen sich dabei nicht nur Briefe, sondern auchE-Mails und Faxe erstellen. Von den Office-Programmen akzeptiert der Assistent eineeinfache Word-Tabelle, Excel-Dateien oder Outlook-Kontakte als Datenquelle.

Bevor Sie den Assistenten aufrufen, richten Sie das Hauptdokument und die Datenquellewie folgt ein:

1. Legen Sie zunächst das Word-Dokument an.

Nehmen Sie dabei nur den Inhalt auf, der sich bei allen Briefen wiederholen wird.

2. Speichern Sie das Dokument ab.

3. Öffnen Sie die Adressdatei, die Sie einsetzen wollen.

Gleichen Sie noch einmal ab, ob alle Daten, die Sie später in den Serienbrief einset-zen möchten, auch in dieser Datei vorhanden sind, z.B. die Anrede. Diese Überein-stimmung ist Voraussetzung dafür, dass der Serienbrief später fehlerfrei erstellt wer-den kann. Fügen Sie variable Informationen, die Sie in den Brief einfügen wollen,nach Bedarf in die Adressdatei ein.

4. Speichern Sie die Adressdatei ab.

501

Drucken in Word

Nach diesen Vorbereitungen können Sie mit dem Seriendruck starten:

1. Öffnen Sie den Brief.

2. Starten Sie den Seriendruck-Assistenten über EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/SERIEN-BRIEFERSTELLUNG.

3. Wählen Sie den Dokumenttyp aus.

Abbildung 12.11: Starten des Seriendruck-Assistenten

4. Klicken Sie auf WEITER: DOKUMENT WIRD GESTARTET.

5. In Schritt 2 legen Sie fest, mit welchem Word-Dokument Sie den Serienbrief erstel-len möchten:

Bei allen drei Optionen wird in der Anzeige unter STARTDOKUMENT WÄHLEN angege-ben, wie Sie weiter verfahren.

b AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN: Das geöffnete Dokument wird ausgewählt.

Diese Option ist ausgewählt – Sie haben Ihr Dokument bereits geöffnet.

b MIT VORLAGE BEGINNEN: Sie erstellen ein Dokument auf der Basis einer Serien-brief-Vorlage.

b MIT VORHANDENEM DOKUMENT BEGINNEN: Hier wählen Sie eine noch nicht geöff-nete Datei aus.

502


Abbildung 12.12: Das Hauptdokument auswählen

6. Klicken Sie auf WEITER: EMPFÄNGER WÄHLEN.

7. Wählen Sie unter EMPFÄNGER WÄHLEN die Datenquelle aus.

Bei allen drei Optionen wird in der Anzeige unter EMPFÄNGER WÄHLEN angegeben, wieSie weiter verfahren.

b VORHANDENE LISTE VERWENDEN: Wenn Sie diese Option verwenden, gehen Sie aufDURCHSUCHEN und wählen eine vorhandene Adressdatei als Datenquelle aus.

b VON OUTLOOK-KONTAKTEN WÄHLEN: Hier wählen Sie einen Outlook-Kontaktord-ner als Datenquelle aus.

b NEUE LISTE EINGEBEN: Mit ERSTELLEN legen Sie eine neue Datenquelle an. Überdas Dialogfeld NEUE ADRESSLISTE können Sie alle Adressen für diese Liste einge-ben, die Sie anschließend speichern.

8. Bei feststehender Datenquelle sehen Sie das Dialogfeld SERIENDRUCKEMPFÄNGER, indem Sie nun jeden Datensatz noch einmal durchgehen und kontrollieren können.

Dabei haben Sie die Möglichkeit, über Deaktivieren der Kontrollfelder in der linkenSpalte eine Adresse für den Serienbrief zu sperren. Wenn Sie die Liste zusätzlich sor-tieren, legen Sie die Reihenfolge fest, mit der die gedruckten Briefe später ausgege-ben werden.

Ist eine Datenquelle ausgewählt, wird Sie unter VORHANDENE LISTE VERWENDEN ange-zeigt.

503

Drucken in Word

Abbildung 12.13: Datenquelle auswählen

9. Klicken Sie auf WEITER: SCHREIBEN SIE IHREN BRIEF.

Wenn Sie an diesem Punkt des Assistenten noch kein Hauptdokument erstellt odernur eine Vorlage ausgewählt haben, müssen Sie nun Ihren Brief verfassen.

10. Fügen Sie im Folgenden die Seriendruck-Elemente ein.

Neben ADRESSE und GRUSSZEILE können Sie unter WEITERE ELEMENTE alle Spalten-überschriften aus der Datenquelle übernehmen.

Dabei öffnet sich für jedes Element ein Dialogfeld, in dem Sie die jeweilige Forma-tierung wählen können.

Für Spaltenüberschriften aus der Datenquelle bearbeiten Sie das Dialogfeld SERIEN-DRUCKFELD EINFÜGEN.

504


Abbildung 12.14: Einfügen der Elemente aus der Datenquelle

11. Klicken Sie auf OK, um das Element in den Brief einzufügen.

Sie sehen nun in dem Word-Dokument die grau hinterlegten Felder in doppeltenspitzen Klammern. Löschen Sie diese Klammern in keinem Fall, denn sonst gehtdie Platzhalterfunktion, die diese Klammern für die verschiedenen Elemente imBrief einnehmen, verloren.

12. Sind alle Elemente in den Brief eingefügt, klicken Sie auf WEITER: VORSCHAU AUF

IHRE BRIEFE.

Der erste Brief wird im Word-Arbeitsbereich eingeblendet: Sie sehen, wie im Serien-druck die formatierten Elemente umgesetzt wurden. Mit Klicken auf die Pfeil-Schaltfläche können Sie sich jeden einzelnen Brief ansehen. Bei einem Fehler gehenSie über die Schaltfläche ZURÜCK, bis Sie die Seite im Assistenten erreicht haben,auf der Sie ihn korrigieren können. Oder Sie klicken zum Korrigieren der Daten-quelle auf EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN.

505

Drucken in Word

Abbildung 12.15: Vorschau auf die Briefe

13. Wenn auf den Briefen alles korrekt ist, klicken Sie auf WEITER: SERIENDRUCK BEEN-DEN.

14. In diesem letzten Schritt werden nun die beiden Dateien zusammengeführt. Dabeihaben Sie zwei Möglichkeiten:

b DRUCKEN: Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie alle Briefe sofort drucken wol-len.

b INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN: Die zusammengeführten Dateien werden ineinem neuen Dokument gespeichert.

Über das Dialogfeld SERIENDRUCK IN NEUES DOKUMENT legen Sie fest, wie vieleDatensätze Sie in diesem Dokument aufnehmen möchten. Nach dem Klickenauf OK werden alle Datensätze in der Datei Serienbriefe1 zusammengeführt.

Über SPEICHERN UNTER legen Sie alle Briefe als »normale« *.doc-Datei ab undhaben darauf jederzeit Zugriff. Sobald die Informationen aus der Datenquelle inden Brief eingefügt sind, lassen sich die Eingaben bearbeiten, wie Sie es in denWord-Kapiteln gelernt haben. Änderungen betreffen aber jeweils nur den kon-kreten Brief. Auch den Druckbefehl erteilen Sie über die bekannte Schaltflächeoder über DATEI/DRUCKEN.

506


Abbildung 12.16: Die Dateien zusammenführen

15. Drucken Sie die Serienbriefe aus.

Ein letzter kritischer Blick, und dann sind die Briefe zum Versenden bereit.

Wenn Sie etwas mehr Erfahrung mit dem Verfassen von Serienbriefen gewonnen haben,können Sie auch die Symbolleiste SERIENBRIEF verwenden. Hier stehen auch komplexereFeldfunktionen für die Arbeit mit Serienbriefen zur Auswahl, die es beispielsweiseermöglichen, variable Daten aus der Adressdatei anhand bestimmter Bedingungen ein-zufügen.

12.2 Drucken in Excel

Wie in Word sollten Sie zum Drucken einer Datei in Excel nicht einfach auf die Schalt-fläche DRUCKEN klicken. Zumindest müssen Sie sich das Ergebnis einmal über DATEI/SEI-TENANSICHT ansehen. Aber auch auf dem Excel-Tabellenblatt können Sie beispielsweisedurch die gestrichelten Linien erkennen, wie bei großen Listen der Seitenumbruch beider gewählten Seiteneinstellung ausfällt.

Druckseite formatierenNeben der Möglichkeit, die Ausrichtung, das Papierformat und die Druckqualität festzu-legen, können Sie in Excel im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN/PAPIERFORMAT auch Ihre(umfangreiche) Tabelle beim Drucken an das vorgegebene Papierformat anpassen.

1. Klicken Sie im Menü DATEI auf SEITE EINRICHTEN.

2. Blenden Sie zunächst die Registerkarte PAPIERFORMAT ein.

3. Wählen Sie unter ORIENTIERUNG zwischen HOCHFORMAT oder QUERFORMAT.

4. Wenn Sie beim Ausdruck die Tabelle an das Papierformat anpassen wollen, müssenSie unter VERKLEINERN/VERGRÖSSERN eine Prozentzahl eingeben (vgl. Abbildung12.17). Kontrollieren Sie hier die Auswirkungen über die SEITENANSICHT.

5. Wenn Sie die Tabelle auf eine festgelegte Anzahl von Seiten in der Höhe bzw. in derBreite verteilen möchten: Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche unter ANPASSEN

und geben Sie die Werte über die Listenfelder ein.

507

Drucken in Excel

Abbildung 12.17: Papierformat wählen in Excel

An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit, eine umfangreichere Tabelle auf ei-ner Seite zu drucken: Stellen Sie in beiden Feldern den Zähler auf 1, wird Excel dieTabelle entsprechend verkleinern. Achten Sie darauf, dass das Ganze anschließendnoch lesbar ist.

6. Wählen Sie das PAPIERFORMAT und die DRUCKQUALITÄT (wenn Sie farbige Diagrammedrucken, legen Sie über die Auflösung die Farbqualität fest).

7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK oder wechseln Sie auf eine andere Register-karte.

Seitenlayout festlegenDie Seitenränder und die Abstände der Kopf- und Fußzeilen stellen Sie in Excel auf einereigenen Registerkarte ein:

1. Wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN/SEITENRÄNDER.

Abbildung 12.18: Die Randeinstellungen festlegen

508


2. Geben Sie in den Listenfeldern die Werte für die SEITENRÄNDER bzw. für die Abständeder KOPFZEILE (gemessen vom oberen Blattrand) und der FUSSZEILE (gemessen vomunteren Blattrand) ein.

3. Soll die Tabelle horizontal oder vertikal auf der Seite zentriert werden, aktivierenSie die entsprechenden Kontrollkästchen.

4. Kontrollieren Sie Ihre Einstellungen über Klicken auf die Schaltfläche SEITENAN-SICHT.

5. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK oder wechseln Sie auf eine andere Regis-terkarte.

Kopf- und Fußzeilen einfügenDas Einfügen von Kopf- und Fußzeilen können Sie in Excel über das Menü ANSICHT/KOPF-/FUSSZEILE starten – wie in Word. Aber Sie haben hier wesentlich mehr Möglichkei-ten, Informationen über Ihr gedrucktes Zahlenmaterial unterzubringen.

1. Wechseln Sie im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN auf die Registerkarte KOPFZEILE/FUSS-ZEILE. In der Standardeinstellung werden keine Kopf- oder Fußzeilen eingefügt.

2. Sie können die Kopf- bzw. Fußzeile aus den jeweiligen Listenfeldern aus einer vonvordefinierten Einträgen unter KOPFZEILE bzw. FUSSZEILE wählen.

3. Sagen Ihnen diese Optionen nicht zu, klicken Sie auf die Schaltfläche BENUTZER-DEFINIERTE KOPFZEILE bzw. BENUTZERDEFINIERTE FUSSZEILE.

Die Dialogfelder KOPFZEILE und FUSSZEILE funktionieren gleich:

4. Im Dialogfeld KOPFZEILE wählen Sie als Erstes einen der drei angegebenenAbschnitte aus, in dem die eingegebenen Informationen auf der Tabelle gedrucktwerden sollen.

Sie haben jetzt verschiedene Möglichkeiten: Entweder tippen Sie einfach Ihren Textein. Für Informationen wie die aktuelle Seitenzahl, den Dateinamen, das Datum oderdie Uhrzeit benutzen Sie die entsprechenden Schaltflächen, die Sie über den Einga-befeldern sehen. Der Anleitungstext am Anfang des Dialogfelds gibt dazu ebenfallsHinweise.

Abbildung 12.19: Kopfzeile eingeben – in der Mitte stehen der Dateiname und das Register, getrennt durch einen Schrägstrich; rechts das Datum

509

Drucken in Excel

Excel fügt die Angaben, die Sie über die Schaltfläche aufnehmen, über einen Steuer-code (&[*]) ein, der beim Druck automatisch umgesetzt wird. Das hat für Sie denVorteil, dass Sie die Kopfzeile nicht mehr ändern müssen, wenn sich zum Beispiel dieRegisterbezeichnung ändert oder Sie die Tabelle an einem anderen Tag ausdrucken,da Excel sich beim Drucken immer die aktuellen Informationen holt.

5. Die markierten Passagen des Eintrags formatieren Sie über die erste Schaltfläche aufdem Dialogfeld: SCHRIFT.


Abbildung 12.20: Die Kopfzeile lautet: Dateiname, gefolgt vom Register im mittleren Abschnitt; im rechten Abschnitt steht das aktuelle Datum

Auf der Registerkarte KOPFZEILE/FUSSZEILE sehen Sie im Listenfeld KOPF- bzw. FUSS-ZEILE Ihre Eingaben.

7. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK oder wechseln Sie auf eine andere Regis-terkarte.

Auf den ersten Eindruck scheint diese Prozedur umständlich, ist aber in der Praxis über-raschend praktikabel.

TabelleneinstellungenJetzt fehlt noch die letzte Registerkarte unter SEITE EINRICHTEN: Auf ihr legen Sie einigeEinstellungen fest, die den Druck der gesamten Tabelle betreffen.

1. Wählen Sie die Registerkarte TABELLE.

HINWEIS Grafik in Excel-Kopfzeile oder -Fußzeile einfügen

Beim Ausdruck Ihrer Tabellen können Sie auch kleine Grafiken in dieKopf- oder Fußzeile einfügen: Klicken Sie dazu auf die SchaltflächeGRAFIK EINFÜGEN, die Sie im Dialogfeld ganz rechts finden. Auf dieseWeise lässt sich zum Beispiel ein Firmenlogo auf die Tabelle setzen.

510


2. Legen Sie unter DRUCKBEREICH den Bereich auf der Tabelle fest, den Sie druckenmöchten.

Dies können Sie entweder durch Eintippen oder direktes Markieren auf dem Arbeits-blatt erledigen. Klicken Sie dazu der besseren Übersicht wegen auf die Schaltflächeam rechten Rand des Eingabefelds: Excel blendet den Rest des Dialogfelds vorüber-gehend aus.

Ist unter diesem Bereich nichts eingegeben, wird die ganze Tabelle ausgedruckt.

3. Wenn Sie die Tabellenbeschriftungen auf jeder gedruckten Seite wiederholen möch-ten, was sich besonders bei umfangreichen Tabellen empfiehlt: Geben Sie unter WIE-DERHOLUNGSZEICHEN OBEN bzw. WIEDERHOLUNGSZEICHEN LINKS die entsprechendenSpalten bzw. Zeilenbereiche ein.

Markieren Sie dazu die betreffenden Spalten oder Zeilen direkt in der Tabelle.

Abbildung 12.21: Den zu druckenden Bereich markieren

4. Unter dem Bereich DRUCKEN finden Sie noch einige weitere wichtige Optionen:

b GITTERNETZLINIEN: In der Standardeinstellung werden Excel-Tabellen ohne Git-ternetzlinien gedruckt und erscheinen daher Trennlinien – wenn Sie nicht ohne-hin Rahmenlinien formatiert haben. Möchten Sie das Tabellengitternetz mit aus-drucken, aktivieren Sie das Kontrollfeld.

511

Drucken in Excel

b SCHWARZWEISSDRUCK: Arbeiten Sie mit einem Farbdrucker, können Sie sich hierfür die Schwarzweißvariante entscheiden.

b ENTWURFSQUALITÄT: Das Druckergebnis – vor allem bei farbigen Diagrammen – istnicht so brillant, weil der Drucker mit einer niedrigeren Auflösung arbeitet.Dafür geht es schneller.

b ZEILEN UND SPALTENÜBERSCHRIFTEN: Die Zeilennummern und Spaltenbuchstabenerscheinen im Druck.

b FEHLERWERTE ALS: Fehlerwerte in Formeln können über das Listenfeld entwederdurch eine leere Zelle oder zwei Bindestriche dargestellt werden.

5. Bei mehreren Seiten legen Sie die Reihenfolge über die Optionsschaltflächen unterSEITENREIHENFOLGE fest.

Die Wirkung Ihrer Wahl sehen Sie in nebenstehendem Vorschaufenster.

So weit haben Sie nun alle Einstellungen für das Drucken getroffen. Doch bevor Sie – vorallem bei großen Tabellen – den Druckbefehl erteilen, nutzen Sie in Excel die Möglich-keit, die Seitenaufteilung noch einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Kontrolle über SeitenumbruchvorschauMit den Einstellungen, die Sie im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN getroffen haben, haben Siedie Druckvorbereitung fast erledigt. Aber weil gerade das Drucken von umfangreichenTabellen so manche Überraschung beim Seitenumbruch bereithält, die man vorhernicht bedacht hat, können Sie über ANSICHT/SEITENUMBRUCHVORSCHAU alles noch einmalganz genau kontrollieren – und gegebenenfalls korrigieren.

1. Blenden Sie die SEITENUMBRUCHVORSCHAU ein.

Excel weist Sie dabei ausdrücklich auf die Korrekturmöglichkeit hin.

Anhand der blau gestrichelten Linie können Sie noch einmal für die ganze Tabellenachvollziehen, wo Excel die Seitenumbrüche gesetzt hat.

Abbildung 12.22: Die Seitenumbruchvorschau

512


2. Zum Verändern des Seitenumbruchs haben Sie zwei Möglichkeiten:

b Ziehen mit der Maustaste: Das Verfahren ist Ihnen aus Ihrer Arbeit mit Tabellenhinreichend bekannt.

b Klicken auf EINFÜGEN/SEITENUMBRUCH: Markieren Sie zuvor eine Spalte/Zeile, ander Sie den Umbruch manuell einfügen möchten.

Ändern Sie den Seitenumbruch, skaliert Excel anschließend die Tabelle neu.

Wenn Sie einen manuellen Seitenumbruch wieder löschen möchten, markieren Siedie ganze Tabelle und klicken anschließend auf EINFÜGEN/ALLE SEITENUMBRÜCHE

ZURÜCKSETZEN. Haben Sie alle Seitenwechsel überprüft, steht dem Befehl DRUCKEN

nichts mehr im Weg:

3. Gehen Sie über DATEI/DRUCKEN.

Das Dialogfeld kennen Sie aus dem Abschnitt »Druckbefehl erteilen«.

Drucken der Beispiele

Umsatztabelle.xls

Beide Tabellen der Arbeitsmappe sind sehr klein.

b Die Standardeinstellungen von Excel wurden weitgehend übernommen, aber derAusdruck erfolgt im Hochformat.

b Die Tabellen wurden horizontal zentriert.b In der Kopfzeile stehen der Dateiname, das Register und das Datum.

Die bearbeitete Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle_Druck.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Funktionen.xls

Alle Tabellen der Arbeitsmappe können auf einer Seite gedruckt werden.

b Die Standardeinstellungen wurden kaum verändert: Der Ausdruck erfolgt je nachden Ausmaßen der Tabelle entweder im Hoch- oder Querformat.

b Alle Tabellen sind horizontal zentriert.

Die bearbeitete Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen_Druck.xlsunter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Rechnungsliste.xls

Die Tabelle geht zunächst über eine Seite hinaus.

b Die Tabelle wird im Querformat gedruckt.

b Sie ist skaliert, so dass sie auf eine Seite passt. Dabei wurde im Dialogfeld SEITE EIN-RICHTEN/PAPIERFORMAT das Eingabefeld ANPASSEN benutzt, das den Ausdruck auf nureiner Seite festlegt. Die Skalierung erfolgt automatisch durch Excel.

b Als Fußzeile wird der Dateiname rechts mit ausgedruckt.

513

Drucken in Excel

Die bearbeitete Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Rechnungsliste_Druck.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Diagramme.xls

Die Tabelle, auf der das Diagramm basiert, wurde bereits in der Umsatztabelle_Druck.xls formatiert. Zum Diagramm: Zum Ausdruck haben Sie zwei Möglichkeiten:

b Entweder Sie drucken die Tabelle mit dem Diagramm. Dann gehen Sie den »norma-len« Weg, wie er oben geschildert wurde.

b Oder aber – und dies ist für ein einzelnes Diagramm auf einem Excel-Arbeitsblattinteressant – Sie drucken nur das Diagramm:

Dazu muss das Diagramm markiert sein. Nun können Sie es über die einzelnen Re-gisterkarten weder skalieren noch zentrieren. Im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN ist aberdie Registerkarte TABELLE durch DIAGRAMM ersetzt.

Auf der Registerkarte DIAGRAMM wurde die Diagrammgröße so gewählt, dass sie an dieSEITE ANGEPASST wurde, also skaliert ist.

SCHWARZWEISSDRUCK: Excel druckt die Diagramme mit unterschiedlichen Musternals Ersatz für die fehlende Farbe.

ENTWURFSQUALITÄT: Die Auflösung ist geringer.

Abbildung 12.23: Optionen zum Ausdruck eines Diagramms

Die bearbeitete Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Diagramm_Druck.xlsunter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

ACHTUNG Diagramm markieren zum Ausdrucken

Wenn Sie nur das Diagramm ausdrucken möchten, müssen Sie eszuvor markieren. Dann erst werden die Einstellungen wirksam, dieSie unter der Registerkarte DIAGRAMM getroffen haben.

514


12.3 Drucken in Outlook

Ihre Outlook-Daten werden Sie in der Regel nicht ausdrucken und archivieren … Den-noch werden Sie vielleicht das eine oder andere auf Papier benötigen, wenn Sie bei-spielsweise unterwegs nicht auf Ihren Rechner zugreifen können.

KontakteUm Ihre Kontaktlisten zu drucken, haben Sie in Outlook verschiedene Möglichkeiten –und diese hängen davon ab, in welcher Ansicht Sie sich befinden. Im Folgenden werdenIhnen die Excel-Dialogfelder in Stichpunkten vorgestellt:

Die Optionen, die jeweils zur Verfügung stehen, finden Sie im Untermenü zu DATEI/SEITE

EINRICHTEN:

b In der Ansicht ADRESSKARTEN/ADRESSKARTEN MIT DETAILS können Sie wählen: KAR-TENFORMAT, HEFTFORMAT, MEMOFORMAT, TELEFONBUCH.

b In allen Listenansichten finden Sie: TABELLENFORMAT, MEMOFORMAT.

Die einzelnen Druckformate unterscheiden sich dabei wie folgt:

b KARTENFORMAT: Gibt die Kontaktinformationen ähnlich wieder wie auf den Adress-karten.

b HEFTFORMAT: Die einzelnen Adressen werden ebenfalls in einem Kartenformat ange-zeigt. Es gibt aber linke und rechte Seiten, denn die Kontaktdaten werden zweiseitiggedruckt.

b MEMOFORMAT: Druckt alle Informationen zu einem markierten Kontakt auf einerSeite aus. Als Überschrift wird Ihr Name eingesetzt.

b TELEFONBUCH: Listet alle Namen mit Telefonnummern auf.

b TABELLENFORMAT: Die Tabellenansicht der gewählten Ansicht wird gedruckt.

Die Registerkarte FORMAT ist jeweils auf die gewählte Option abgestimmt, die Einstellun-gen PAPIER und KOPFZEILEN/FUSSZEILEN sind gleich.

Format

Folgenden Einstellungen auf der Registerkarte FORMAT sollten Sie etwas Aufmerksam-keit schenken – sie sind nicht selbsterklärend:

b ABSCHNITTE: In der Standardeinstellung werden alle Kontaktinformationen ohne Sei-tenwechsel ausgedruckt (FOLGEN UNMITTELBAR AUFEINANDER). Aktivieren Sie BEGIN-NEN AUF EINER NEUEN SEITE, wenn jeder Abschnitt auf einer neuen Seite stehen soll.Als Abschnitte in Outlook-Kontaktdaten sind zum Beispiel Namen mit gleichemAnfangsbuchstaben zu sehen, Kategorien, Orte oder Ähnliches.

b BLANKOFORMULARE: Bei manchen Druckformaten (z.B. Heftformat) fügt Excel amEnde noch zwei Blankoformulare ein, damit Sie neue Daten eintragen können.

b KONTAKTREGISTER AN DER SEITE: An der Seite wird eine Registerleiste gedruckt.b ÜBERSCHRIFT FÜR JEDEN BUCHSTABEN: Im Kartenformat stehen die einzelnen Buchsta-

ben als Schriftzug vor den einzelnen Adresseinträgen.

515

Drucken in Outlook

Abbildung 12.24: Kartenformat für Kontakte festlegen

Papier

Hier stellen Sie alles ein, was Outlook zum Thema Papierformat und Seitenränder wis-sen muss.

Kopfzeilen/Fußzeilen

Auf dieser Registerkarte finden Sie eine ähnliche Aufteilung wie bei Excel (sieheAbschnitt »Kopf- und Fußzeilen einfügen«). Die Schaltflächen und Formatierungsmög-lichkeiten sind allerdings nicht so umfangreich.

Abbildung 12.25: Kopf- und Fußzeile eingeben

Bevor Sie drucken, kontrollieren Sie Ihre Einstellungen über DATEI/SEITENANSICHT.

516


Drucken

Den Druckbefehl erteilen Sie über DATEI/DRUCKEN oder über die Schaltfläche DRUCKEN.

Die Optionen des Dialogfelds DRUCKEN sind:

b Unter DRUCKFORMAT ist die Standardeinstellung ebenfalls abhängig von der gewähl-ten Ansicht. Haben Sie sich aber unter DATEI/SEITE EINRICHTEN für ein Druckformatentschieden, ist dies an dieser Stelle eingetragen. Zum Ändern klicken Sie auf dieSchaltfläche SEITE EINRICHTEN (hier ist das ganze Dialogfeld zugänglich) oder FOR-MATE DEFINIEREN (hier wechseln Sie nur das Druckformat).

b Unter DRUCKOPTIONEN legen Sie für das MEMOFORMAT fest, ob Sie für jedes Elementeine neue Seite beginnen wollen bzw. ob angehängte Dateien ebenfalls mit ausge-druckt werden.

b Unter DRUCKBEREICH legen Sie für das TABELLENFORMAT fest, ob Sie den Ausdruck aufmarkierte Zeilen beschränken wollen.

b Unter DRUCKBEREICH legen Sie für das KARTENFORMAT fest, ob Sie den Ausdruck aufmarkierte Elemente beschränken wollen.

b Alle übrigen Felder des Dialogfelds stimmen mit denen in Word oder Excel überein(siehe Abschnitt »Druckbefehl erteilen«).

Abbildung 12.26: Tabellenformat drucken in Outlook

b Klicken Sie zum Drucken auf OK.

E-MailsIm Bereich E-MAIL können Sie entweder alle Nachrichten des markierten Ordners imTabellenformat drucken oder aber eine ausgewählte Nachricht im Memoformat. Abhän-gig von der aktuellen Bildschirmeinstellung bzw. der Markierung blendet Outlook dieOption unter DATEI/SEITE EINRICHTEN ein.

517

Drucken in Outlook

Seite einrichten

b Für beide Formate legen Sie in den bekannten Dialogfeldern FORMAT, PAPIER undKOPFZEILEN/FUSSZEILEN die gewünschten Einstellungen fest (siehe Abschnitt »Kon-takte«).

Drucken


b Unter DRUCKFORMAT ist das Format eingetragen, für das Sie sich unter DATEI/SEITE

EINRICHTEN entschieden haben. Zum Ändern klicken Sie auf die Schaltfläche SEITE

EINRICHTEN (hier ist das ganze Dialogfeld zugänglich) oder FORMATE DEFINIEREN (hierwechseln Sie nur das Druckformat).


TermineUm Ihren elektronischen Kalender (und Wecker) zu drucken, haben Sie in Outlook ver-schiedene Möglichkeiten. Im Folgenden werden Ihnen die Outlook-Dialogfelder in Stich-punkten vorgestellt.

Die Optionen, die Ihnen jeweils zur Verfügung stehen, finden Sie im Untermenü zuDATEI/SEITE EINRICHTEN. Die einzelnen Druckformate unterscheiden sich dabei wie folgt:

b TAGESFORMAT: Jeder Tag wird mit Terminangaben auf einer eigenen Seite ausge-druckt und enthält den Datumsnavigator, eine Aufgabenliste und ein Notizfeld.

b WOCHENFORMAT: Outlook druckt pro Woche eine Seite – mit dem Datumsnavigator.b MONATSFORMAT: Der ganze Monat wird auf einer Seite zusammengefasst – diese wird

im Querformat unter Einbezug des Datumsnavigators ausgedruckt.b DREIFACHFORMAT: Auf einer Seite des Kalenders finden Sie die aktuelle Tagesansicht,

eine Wochenansicht und den dazugehörenden Aufgabenblock.

b KALENDERDETAILFORMAT: In dieser Terminliste werden nur Tage mit eingetragenenTerminen aufgeführt. Dabei werden die einzelnen Terminformulare wiedergegeben.

b MEMOFORMAT: Druckt ein einseitiges Memo von einem markierten Termin.

Seite einrichten

Für alle Formate legen Sie in den bekannten Dialogfeldern FORMAT, PAPIER und KOPFZEI-LEN/FUSSZEILEN die gewünschten Einstellungen fest (siehe Abschnitt »Kontakte«).

Drucken





518


b Unter DRUCKBEREICH legen Sie ein Eckdatum fest, an dem sich Outlook beim Aus-wählen des Druckbereichs orientiert.

Abbildung 12.27: Das Dialogfeld Drucken für den Outlook-Kalender


AufgabenZum Ausdrucken Ihrer eingetragenen Aufgaben können Sie in Outlook folgende For-mate einsetzen, die Sie im Untermenü zu DATEI/SEITE EINRICHTEN finden:

b TABELLENFORMAT: In dieser Tabelle stehen alle Aufgaben, die in der gewähltenAnsicht angezeigt werden.

b MEMOFORMAT: Auf einer Seite werden alle Angaben des Aufgabenformulars gedruckt.

Seite einrichten

Für alle Formate legen Sie in den bekannten Dialogfeldern FORMAT, PAPIER und KOPFZEI-LEN/FUSSZEILEN die gewünschten Einstellungen fest (siehe Abschnitt »Kontakte«).

Drucken

Den Druckbefehl erteilen Sie über DATEI/DRUCKEN oder über die Schaltfläche DRUCKEN:




519

Drucken in PowerPoint

b Unter DRUCKOPTIONEN legen Sie für das MEMOFORMAT fest, ob Sie für jedes Elementeine neue Seite beginnen wollen bzw. ob angehängte Dateien ebenfalls mit ausge-druckt werden.

b Unter DRUCKBEREICH legen Sie für das TABELLENFORMAT fest, ob Sie den Ausdruck aufmarkierte Zeilen beschränken wollen.

Abbildung 12.28: Druckoptionen für Aufgaben


12.4 Drucken in PowerPoint

In PowerPoint können Sie nicht nur auf Papier drucken, sondern auch auf (farbige)Overheadfolien oder die Formatierung zum Erstellen von Dias festlegen. Die unter-schiedlichen Ausgabearten bestimmen das Format der einzelnen Folien und die Farb-einstellung. Darüber hinaus können Sie in PowerPoint nicht nur den Inhalt der Folienausdrucken, sondern zusätzlich Notizenseiten, Handzettel und eine Gliederung erstel-len.

Unter DATEI/SEITE EINRICHTEN legen Sie die notwendigen Einstellungen fest. In Power-Point dienen die Maße und Formateinstellungen, die Sie hier eingeben, als Berechnungs-grundlage für alle Layoutfunktionen beim Erstellen der Präsentation.

ACHTUNG Folien nach einem Wechsel des Ausgabemediums kontrol-lieren

Bei einem nachträglichen Wechsel auf ein anderes Format – insbe-sondere bei einer Änderung der Seitenausrichtung – können unge-wollte Layoutverschiebungen auftreten. Kontrollieren Sie unbe-dingt auf jeder einzelnen Folie der Präsentation, ob alles noch inOrdnung ist.

520


Druckformate festlegen1. Rufen Sie das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN auf.

2. Über das Listenfeld PAPIERFORMAT legen Sie das Ausgabeformat fest.

In der Standardeinstellung von PowerPoint steht BILDSCHIRMPRÄSENTATION. DiesesFormat stellt die optimale Voraussetzung für eine (reale) Bildschirmpräsentation darund passt im Ausdruck exakt auf ein DIN-A4-Blatt.

Abbildung 12.29: Druckformate in PowerPoint festlegen

3. Wählen Sie unter ORIENTIERUNG die Optionen für Hoch- oder Querformat.

In der Standardeinstellung ist QUERFORMAT für Folienausdrucke, HOCHFORMAT für dieanderen Druckoptionen vorgesehen. Sie können die Wahl nur für alle Folien einerPräsentation treffen.

4. Legen Sie im Listenfeld NUMMERIERUNG BEGINNT BEI einen Wert fest, mit dem die Sei-tenzählung der Folien beginnen soll.

Diese Einstellung kommt nur zum Tragen, wenn Sie eine Seitenzählung vorgesehenhaben.

5. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Folien1. Wenn Sie die Folien Ihrer Präsentation ausdrucken wollen, wählen Sie nach dem

Dialogfeld SEITE EINRICHTEN jetzt DATEI/DRUCKEN.

Im Bereich DRUCKER sehen Sie die aktuellen Druckereinstellungen – mit dem Stan-darddrucker im Listenfeld NAME.

Im Listenfeld DRUCKEN ist in der Standardeinstellung ohnehin der Eintrag Folien aus-gewählt.

2. Wählen Sie unter FARBE UND GRAUSTUFE die passende Einstellung:

b GRAUSTUFEN (Standardeinstellung): dient zur Wiedergabe von Folien auf einemSchwarzweißdrucker. In dieser Einstellung werden alle farbigen Elemente aufden Folien in unterschiedlichen Grautönen wiedergegeben.

b REINES SCHWARZWEISS: Diese Einstellung kann nur für eine Präsentation getroffenwerden, die ausschließlich auf Textfolien beruht – ohne bunte Entwurfsvorlagen.

b FARBE: die passende Wahl, wenn Sie einen Farbdrucker zur Verfügung haben.

521


Abbildung 12.30: Folien drucken

3. Geben Sie nun unter DRUCKBEREICH an, ob Sie alle oder nur ausgewählte Folien dru-cken wollen.

Vergleichen Sie dazu die Ausführungen zu Word im Abschnitt »Druckbefehl ertei-len«.

4. Geben Sie im Bereich EXEMPLARE an, wie viele Kopien Sie anfertigen wollen.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor AN PAPIERGRÖßE ANPASSEN, wenn die Folienautomatisch an das Papierformat angepasst werden sollen, mit dem Sie drucken.

6. Sollen alle Folien beim Ausdruck einen Rahmen erhalten, aktivieren Sie die OptionFOLIENRAHMEN.

7. Sind bei einer Bildschirmpräsentation einzelne Folien ausgeblendet, so können Siediese in den Ausdruck mit einbeziehen: Aktivieren Sie AUSGEBLENDETE FOLIEN DRU-CKEN.

8. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Die Präsentation wird gedruckt.

HandzettelZusätzlich zum reinen Folienausdruck können Sie über Handzettel Präsentationsunter-lagen für Ihr Publikum erstellen:

1. Wählen Sie dazu im Dialogfeld DRUCKEN unter dem Listenfeld DRUCKEN den EintragHandzettel aus.

522


Abbildung 12.31: Handzettel drucken

2. Unter HANDZETTEL wählen Sie nun unter FOLIEN PRO SEITE eine Einstellung aus demListenfeld.

Wie die einzelnen Folien auf der Seite angeordnet werden, sehen Sie im rechten Be-reich des Listenfelds. Oft eingesetzt werden drei Folien pro Seite. Hier werden nebenden Folienabbildungen zusätzliche Zeilen für Notizen ausgedruckt.

3. Wenn Sie vier, sechs oder neun Folien auf einer Seite drucken, legen Sie noch dieREIHENFOLGE fest.

4. Alle weiteren Druckoptionen finden Sie im Abschnitt »Folien«.

5. Klicken Sie zum Starten des Druckvorgangs auf OK.

Die Handzettel werden gedruckt.

NotizenseitenHaben Sie bei Ihrer Präsentation etwas in den Notizbereich eingegeben, können Siediese Einträge zusammen mit der betreffenden Folie auf einer Seite ausdrucken.

1. Wählen Sie dazu im Dialogfeld DRUCKEN unter dem Listenfeld DRUCKEN den EintragNotizenseiten aus.

2. Für alle weiteren Druckoptionen siehe Abschnitt »Folien«.

3. Klicken Sie zum Starten des Druckvorgangs auf OK.

Die Notizenseiten werden gedruckt.

523


GliederungsansichtManchmal ist es hilfreich, sich den Text der Präsentation in einer Übersicht auszudru-cken.

1. Wählen Sie dazu im Dialogfeld DRUCKEN unter dem Listenfeld DRUCKEN den EintragGliederungsansicht aus.

Abbildung 12.32: Die Beispielpräsentation in der Gliederungsansicht

2. Alle weiteren Druckoptionen finden Sie im Abschnitt »Folien«.

3. Klicken Sie zum Starten des Druckvorgangs auf OK. Die Übersicht wird gedruckt.

Drucken des Beispiels

Firmenportrait.ppt

b Für das Beispiel wurde unter DATEI/DRUCKEN das Erstellen von Handzetteln mit dreiFolien pro Seite gespeichert. Wenn Sie die Datei über einen einfachen Druckbefehlüber die Schaltfläche ausdrucken, wird diese Einstellung für den Druckvorgang akti-viert.

Die bearbeitete Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Firmenportrait_Druck.ppt unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Damit ist dieses Kapitel abgeschlossen … und das Buch auch – fast. Lesen Sie abschlie-ßend einige ergänzende Hinweise zum Thema Datenaustausch in Office und Sie sindnun für viele Anforderungen im Büro bestens gerüstet.

HINWEIS Druckergebnis prüfen

Über DATEI/SEITENANSICHT überprüfen Sie auch in PowerPoint dasDruckergebnis. Dabei können Sie über das Listenfeld DRUCKBEREICH

einstellen, welche Druckversion Sie sich ansehen möchten. Verwen-den Sie zum Blättern die Schaltflächen NÄCHSTE SEITE bzw. VORHE-RIGE SEITE.

13Exkurs: Daten übertragen

Was erwartet Sie in diesemKapitel?

An einigen Stellen im Buch wurde das Thema schonangesprochen: Grundsätzlich können Sie Daten, dieSie mit einem Office-Programm erstellt haben, auchprogrammübergreifend in andere Dateien übertragenoder dort auch bearbeiten. Für diesen Vorgang spieltdie Office-Zwischenablage eine große Rolle.

Dabei stehen Ihnen grundsätzlich drei Methoden zurVerfügung:

Kopieren und Einfügen

Verknüpfen

Einbetten

In den folgenden Abschnitten werden diese Variantenetwas genauer erläutert.

526

Kapitel 13 Exkurs: Daten übertragen

13.1 Kopieren und Einfügen

Das Vorgehen bei dieser Methode: Über Kopieren und Einfügen wird das markierteObjekt in eine andere Office-Datei übernommen. Dabei sind Sie nicht unbedingt aufDaten aus Office begrenzt: Erkennt das Programm das Dateiformat des einzufügendenObjekts, lassen sich auch andere Daten in eine Office-Datei übernehmen.

Bei den nachfolgend dargestellten Schritten wird als Beispiel eine Excel-Tabelle in Wordübertragen. Eine Voraussetzung für diesen Vorgang: Beide Dateien, Quell- und Zieldatei,sind geöffnet.

1. Markieren Sie in der Quelldatei das Objekt, das Sie in die Zieldatei kopieren wollen.

2. Drücken Sie die Schaltfläche KOPIEREN oder wählen Sie BEARBEITEN/KOPIEREN.

Sie sehen in Excel die »laufenden Ameisen«. Die markierten Zellen sind damit in dieOffice-Zwischenablage übernommen, auch wenn beim Einfügen eines einzigen Ob-jekts das Einblenden dieses Aufgabenbereichs nicht notwendig ist.

Abbildung 13.1: Die markierte Excel-Tabelle

3. Setzen Sie in der Zieldatei den Cursor an die Stelle, an der das Objekt eingefügt wer-den soll.

In Word setzen Sie den Cursor an die betreffende Stelle im Dokument.

In Excel aktivieren Sie eine Zelle.

In PowerPoint setzen Sie den Cursor an die betreffende Stelle innerhalb eines Platz-halters oder markieren einen Platzhalter.

4. Drücken Sie die Schaltfläche EINFÜGEN oder gehen Sie über BEARBEITEN/EINFÜGEN.

Das markierte Objekt ist nun an der betreffenden Stelle eingefügt.

5. Klicken Sie auf den Smarttag EINFÜGEN-OPTIONEN: Hier legen Sie fest, in welcher For-matierung das Objekt in der Zieldatei eingefügt wird.

527

Kopieren und Einfügen

Abbildung 13.2: Die Tabelle in Word – mit den Optionen zum Einfügen

6. Lösen Sie in der Quelldatei noch die Markierung.

Durch das Einfügen wird das Objekt in das Dateiformat der Zieldatei übertragen undes besteht keine Verbindung mehr zur Ursprungstabelle: Wenn dort Änderungen vor-genommen werden, wird die kopierte Tabelle nicht aktualisiert.

Wenn Sie Objekte wie beispielsweise ein Diagramm auf diese Weise übertragen, kanndieses nicht mehr bearbeitet werden. Ein Beispiel dafür haben Sie in Kapitel 11, Ab-schnitt »Diagramm einfügen« gesehen.

TIPP Office-Zwischenablage als Baukasten nutzen

Wie Sie mit der Office-Zwischenablage umgehen, haben Sie bereits in Kapi-tel 2 im Abschnitt »Office-Zwischenablage« gelernt. Wollen Sie eine Dateiaus mehreren Office-Bausteinen erstellen, können Sie die Zwischenablageauch programmübergreifend einsetzen: Kopieren Sie erst alle Elemente indie Zwischenablage, die Sie benötigen, und fügen Sie diese anschließend indie Zieldatei ein. So ersparen Sie sich ein umständliches Hin- und Herschal-ten zwischen den verschiedenen Anwendungen.

528


13.2 Verknüpfen

Mit einer Verknüpfung stellen Sie eine Verbindung zwischen den beiden Programmenher. Nehmen Sie in der Quelldatei Änderungen vor, werden diese in der Zieldatei aktu-alisiert – die Daten in der Quell- und Zieldatei sind in der Regel dieselben. Im Gegensatzzum Kopieren und Einfügen existiert nach dem Verknüpfen nur eine einzige Datei, aufdie beide Programme zugreifen.

Bei den nachfolgend dargestellten Schritten wird als Beispiel eine Excel-Tabelle auf einePowerPoint-Folie übertragen, aber das Verfahren kann für alle Kombinationen vonWord, Excel und PowerPoint übernommen werden – auch der Weg Excel –>Word wirdin der Praxis relativ häufig benötigt.

Beim Verknüpfen müssen Quell- und Zieldatei ebenfalls geöffnet sein.

1. Markieren Sie den Bereich der Quelldatei, den Sie übernehmen wollen. Für das Bei-spiel ist dies dieselbe Tabelle wie in Abbildung 13.1.

2. Drücken Sie die Schaltfläche KOPIEREN oder gehen Sie über BEARBEITEN/KOPIEREN

zum Einfügen des markierten Bereichs in die Zwischenablage.

3. Wechseln Sie nun zur Zieldatei und setzen den Cursor an die Stelle, an der dieTabelle eingefügt werden soll.

In PowerPoint setzen Sie den Cursor an die betreffende Stelle innerhalb eines Platz-halters oder markieren einen Platzhalter.

Abbildung 13.3: Die vorbereitete PowerPoint-Folie

4. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.

5. Wählen Sie die Option VERKNÜPFEN.

Würden Sie sich an dieser Stelle für Einfügen entscheiden, würden Sie das Objekt indie Zieldatei fest einbetten (mehr dazu im Abschnitt »Einbetten«).

TIPP Diagramm einfügen

Diagramme können Sie auf die gleiche Art und Weise in Word oder Power-Point einfügen wie kopierte Tabellen. Wichtig dabei: Die ganze Diagrammflä-che muss markiert werden. Sind nur Teile des Diagramms markiert, ist derBefehl KOPIEREN nicht aktiv.

529

Verknüpfen

6. Wählen Sie die Option VERKNÜPFUNG EINFÜGEN.

Im Listenfeld ALS sehen Sie das Dateiformat der Quelldatei, mit dem das Objekt indie Zieldatei eingefügt wird. Denn beim Verknüpfen wird der ursprüngliche Dateitypbeibehalten.

Abbildung 13.4: Eine Verknüpfung einfügen

7. Bestätigen Sie mit OK. Die Tabelle ist nun auf der Folie eingefügt.

Abbildung 13.5: Die Tabelle ist in den Inhaltsplatzhalter übernommen – sie ist aber weiterhin eine Excel-Datei

In der Standardeinstellung ist beim Verknüpfen die automatische Aktualisierung derDaten aktiviert: Dabei werden bei jedem Öffnen der Dateien die verknüpften Excel-Daten mit der Quelldatei verglichen und bei Bedarf aktualisiert. Meist werden Sie beimÖffnen einer Datei, die Verknüpfungen enthält, gefragt, ob Sie eine Aktualisierungdurchführen möchten oder nicht. Sie können das Aktualisieren aber auch manuelldurchführen. Mehr dazu unter dem Hinweis »Verknüpfungen bearbeiten«.

ACHTUNG Verknüpfte Dateien müssen zugänglich sein!

Damit verknüpfte Dateien immer zugänglich bleiben, muss der Pfadzum Speicherort der Datei immer der richtige bzw. die Datei auchtatsächlich auf dem Rechner vorhanden sein. Achten Sie also beimVerschieben oder Löschen von Dateien darauf. Wenn Sie beispiels-weise eine Excel-Tabelle oder ein Diagramm in eine Präsentationeingefügt haben und diese für eine Präsentation auf einem anderenDatenträger speichern, müssen Sie die zugehörige Excel-Dateiebenfalls mit kopieren. Beim Öffnen der Präsentation kann Power-Point sonst nicht auf die verknüpften Excel-Daten zugreifen.

530


Die Aktualisierung der Daten wird vor allem dann wichtig, wenn die Aktualität der Datenausschlaggebend ist und die eingefügten Werte sich immer wieder ändern können.

Zum Bearbeiten des verknüpften Objekts öffnen Sie das Programm, mit dem es erstelltwurde, mit Doppelklick. In der Quelldatei erscheint dabei die verknüpfte Passage mar-kiert. Und umgekehrt: Wird das eingefügte Objekt direkt im Ursprungsprogramm bear-beitet, werden nur diejenigen Änderungen in die Zieldatei übernommen, die denBereich betreffen, der auch tatsächlich eingefügt wurde.

Verknüpfungen bearbeitenDamit Sie Verknüpfungen bearbeiten können, müssen Sie diese zunächst im DialogfeldVERKNÜPFUNGEN anzeigen, das Sie über BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN aufrufen. DieserBefehl ist nur aktiv, wenn Verknüpfungen in dieser Datei vorhanden sind.

b Über die Optionsschaltflächen AUTOMATISCH und MANUELL stellen Sie ein, wie dieVerknüpfung aktualisiert werden soll.

Abbildung 13.7: Verknüpfung bearbeiten

HINWEIS Verknüpfen einer kompletten Datei

Auch eine ganze Datei lässt sich verknüpfen:

1. Klicken Sie in der Zieldatei auf EINFÜGEN/OBJEKT/AUS DATEI

ERSTELLEN.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN und wählen Sie ausdem Dialogfeld die betreffende Datei aus.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor VERKNÜPFUNG und bestä-tigen Sie mit OK.

Abbildung 13.6: Eine komplette Datei verknüpfen

531

Einbetten

b Eine manuelle Aktualisierung setzen Sie über die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN

in Gang.b QUELLE ÖFFNEN: Öffnet das verknüpfte Objekt zusammen mit dem Programm, mit

dem es erstellt wurde – nun können Sie das Objekt bearbeiten.b QUELLE ÄNDERN: Hier aktualisieren Sie die Pfadangabe, wenn die Quelldatei an einen

anderen Speicherort verschoben wurde.

b VERKNÜPFUNG AUFHEBEN: Die Verknüpfung wird gelöscht. Beide Dateien existierenjetzt unabhängig voneinander.

Damit haben Sie das Wichtigste zum Thema Verknüpfungen gelesen.

13.3 Einbetten

Der Begriff Einbetten beschreibt eine weitere Methode, eine Datei einzufügen: Dabeiwird die Quelldatei in die Zieldatei kopiert und Sie haben anschließend auch zwei von-einander unabhängige Dateien. Aber: Die eingefügte Datei kann mit der ganzen Funkti-onalität des Programms bearbeitet werden, mit dem Sie es erstellt haben.

Für das Beispiel wurde eine Tabelle aus den erstellten Beispielen in ein Word-Dokumenteingebettet:

1. Markieren Sie den Bereich der Quelldatei, den Sie übernehmen wollen.

2. Drücken Sie die Schaltfläche KOPIEREN oder wählen Sie BEARBEITEN/KOPIEREN zumEinfügen des markierten Bereichs in die Zwischenablage.

3. Wechseln Sie zur Zieldatei und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der mar-kierte Bereich eingefügt werden soll.

4. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.

Die Option EINFÜGEN ist voreingestellt.

Abbildung 13.8: Eine Excel-Tabelle einbetten

Im Dialogfeld INHALTE EINFÜGEN wählen Sie unter ALS: den Eintrag, der das Programmder Quelldatei kennzeichnet – denn mit diesem Programm wollen Sie die eingefügteDatei später wieder bearbeiten.

532


5. Klicken Sie zum Einbetten auf OK. Das Objekt in nun in der Zieldatei eingefügt.

Abbildung 13.9: Die Tabelle ist eingebettet – und daher in der Normalansicht grau hinterlegt

6. Zum Bearbeiten der Tabelle doppelklicken Sie auf das Feld.

Es wird zusammen mit dem betreffenden Programm zum Bearbeiten geöffnet. Dabeimuss dieser Vorgang nicht immer für Sie deutlich werden: Es kann sein, dass auchnur zusätzliche Symbolleisten auf der Bildschirmoberfläche eingeblendet werden.

Abbildung 13.10: Die Excel-Tabelle in Word bearbeiten – achten Sie genau auf Menü-, Symbolleisten und die Statuszeile

533

Zwei »Sonderfälle«

Dies zum Thema Einbetten. Damit wurden Ihnen die drei Methoden, wie Sie Ihre Office-Daten programmübergreifend einsetzen, in einem Überblick vorgestellt.

13.4 Zwei »Sonderfälle«

PowerPoint-Präsentation in Word ergänzenWenn Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellt haben und sich zum Eingeben von Noti-zen mehr Platz wünschen – z.B. weil Sie Ihren eigenen Vortragstext formulieren oderweil Sie für Ihre Zuhörer die Folien ausführlich kommentieren möchten –, können Siealle Folien in einem Arbeitsgang an Word senden:

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie im Menü DATEI auf SENDEN AN.

2. Wählen Sie MICROSOFT OFFICE WORD.

3. Im Dialogfeld AN MICROSOFT OFFICE WORD SENDEN haben Sie fünf verschiedene Lay-outversionen zur Auswahl.

Abbildung 13.11: Das Layout der PowerPoint-Präsentation in Word

4. Wählen Sie entweder den Modus EINFÜGEN oder VERKNÜPFUNG EINFÜGEN.

Die unterschiedlichen Auswirkungen wurden bereits erläutert.


Die Folien der Präsentation werden nun in ein Word-Dokument übertragen – Ihre Noti-zen können Sie eingeben und bearbeiten, wie Sie es für Word gelernt haben.

534


Abbildung 13.12: Zum Einfügen von Notizen setzen Sie den Cursor an eine Absatzmarke

Outlook-Adressen und WordWie Sie Outlook-Adressen in Word einsetzen, kam schon in Kapitel 9 im Abschnitt»Neuen Brief an Kontaktperson schreiben« zur Sprache. Deshalb der Vollständigkeit hal-ber an dieser Stelle nur zwei kurze Hinweise:

b Wenn Sie in Word einen Brief mit dem Brief-Assistenten erstellen, können Absenderund Empfängeradresse aus dem Outlook-Adressbuch ausgewählt werden.

b Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, in Word die Schaltfläche ADRESSBUCH

über ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN in die Symbolleiste einzufügen und anschlie-ßend für alle Word-Dokumente einzusetzen.

Möchten Sie eine Word-Adresse in ein Outlook-Kontaktformular überführen, kann dazukein »Kopieren/Einfügen«-Rezept angegeben werden. Die einzige Möglichkeit: Sie kopie-ren zunächst die komplette Adresse in Word, wechseln zu Outlook und rufen ein neuesKontaktformular auf. Wenn Sie nun die Adresse in das Notizfeld einfügen, können Sieanschließend die Angaben über Kopieren und Einfügen auf die einzelnen Eingabefelderaufteilen. Ist Ihnen dieses Verfahren zu umständlich? Dann bleibt nur das Eintippen.

Nachdem Sie nun (vielleicht) dem Buch tapfer bis zu dieser Stelle gefolgt sind: VielenDank für Ihr Interesse. Autorin und Verlag freuen sich über Anregungen und Kritik!

535

Glossar

Absatz – Ein Absatz ist eine spezielle Einheit in einem Word-Dokument und beinhaltet dieZeichenfolge, die zwischen zwei Absatzmarken steht.

Absoluter Bezug – Ein Zellbezug, der beim Kopieren einer Formel in Excel unverändert über-nommen wird.

Adressbuch – Adressbücher dienen u. a. zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen undFaxnummern. In Outlook und Word können die dort gespeicherten Daten abgerufen werden.

Animation – Der Begriff bezeichnet optische und akustische Effekte, mit denen Folienele-mente während einer Bildschirmpräsentation eingeblendet werden.

Ansicht – Eine Reihe verschiedener Ansichtsmodi, die Sie bei allen Office-Programmen unterdem Menüpunkt ANSICHT oder über spezielle Schaltflächen wählen können.

Argument – Notwendige Eingabe in einer Excel-Funktion.

Assistent – In allen Office-Programmen hilft eine Reihe von Assistenten durch die Angabe dereinzelnen Arbeitsschritte bei der Bewältigung von umfassenden Aufgaben.

Aufgaben – In Outlook erfassen Sie Arbeiten, die Sie termingerecht erledigen müssen, überden Programmbereich Aufgaben. Dadurch können Sie den Status dieser Aufgabe verfolgen.

Aufgabenbereich – In diesem zusätzlichen Befehlsbereich in Office-Programmen könnenbestimmte Bearbeitungssituationen zusammenhängend bearbeitet werden.

Ausschneiden – Mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche oder über den Menübefehl fügen Sieein markiertes Element in die Zwischenablage ein und entfernen es gleichzeitig von seineraktuellen Position.

AutoAusfüllen – Funktion in Excel, mit der Datenreihen automatisch erstellt werden.

AutoFormen – Vorgefertigte geometrische Formen, Linien oder Verbindungen, die frei inOffice-Dateien eingefügt werden können.

AutoKorrektur – Diese Funktion korrigiert selbstständig Eingabefehler. Automatische Kor-rekturen können über einen Smarttag wieder rückgängig gemacht werden.

Automatisches Anpassen – Diese Funktion in PowerPoint passt eingefügte Elemente auto-matisch an den dafür vorgesehenen Platzhalter an. Automatisches Anpassen kann über einenSmarttag wieder rückgängig gemacht werden.

Bearbeitungsleiste – Gibt in Excel die Eingaben in der aktiven Zelle an, die an dieser Stelleebenfalls bearbeitet werden können.

Benutzerkonto – Unter Windows wird für jeden registrierten Benutzer ein eigenes Benutzer-konto geführt, d.h. es wird eine Datei angelegt, in der Benutzername, Kennwort und die Artdes Benutzerkontos mit den jeweiligen Berechtigungen gespeichert sind (die den Zugang zudem Computer oder das Netzwerk steuern).

Benutzerprofil – Im Benutzerprofil werden Informationen über die anwenderbezogenen Nut-zung des Betriebssystems und der einzelnen Programme gespeichert, zum Beispiel die Ein-stellungen für den Desktop und die Office-Programme.

Bereich – In Excel die Fläche mit Zellen, die von zwei verschiedenen Zelladressen begrenztwird.

536

Glossar

Betriebssystem – (engl. operating system). Das Betriebssystem ist das Basisprogramm einesComputers und wird beim Einschalten gestartet. Mit Hilfe des Betriebssystems wird das Zu-sammenspiel der an den Rechner angeschlossenen Hardware und der Laufwerke mit den in-stallierten Programmen gesteuert. Windows XP, das aktuelle Betriebssystem von Microsoft,von dem in diesem Buch die Rede ist, stellt zudem eine grafische Benutzeroberfläche zur Ver-fügung. Windows XP arbeitet mit Benutzerkonten, so dass mehrere Personen mit einem Com-puter arbeiten können und gleichzeitig ihre benutzerspezifischen Einstellungen gespeichertwerden.

Bildauflösung – Die Bildauflösung gibt die Zahl der Punkte pro Zoll an.

Bildlaufleisten – Mit Hilfe der Bildlaufleisten an den Fensterrändern blenden Sie in allenOffice-Programmen diejenigen Bereiche einer Datei ein, die über den aktuell gezeigten Aus-schnitt hinausgehen.

Blattregister – Nennt alle Arbeitsblätter einer Excel-Arbeitsmappe.

Browser – Ein Browser ist das Programm, das den Zugang zum WWW herstellt. Die bekann-testen Browser sind im Augenblick der Internet Explorer und der Netscape Navigator.

Bundsteg – Zusätzlicher Platz am linken (oder inneren) Seitenrand, der für den Bindefalz derAusdrucke vorgesehen ist.

ClipArt – Alle Office-Programme verfügen über eine gemeinsame Sammlung von vorgefertig-ten Grafiken. Die ClipArt-Galerie verfügt über Miniaturbilder mit oder ohne Animationen,Zeichnungen, Fotos und Videos, die als Objekte in die Office-Dateien eingefügt werden.

Cursor – Einfüge- oder Schreibmarke. Der Cursor blinkt an der aktuellen Position, an der SieEingaben machen können.

Datei – Eine Datei ist ein Satz zusammengehörender Daten, die auf einem Speichermediumunter einem eindeutigen Namen plus zugehöriger Dateierweiterung abgelegt sind. Grundsätz-lich unterscheidet man zwischen Programmdateien (diese enthalten so genannten ausführ-baren Programmcode; die Extension ist *.exe) und den Dateien, die Sie selbst gespeicherthaben.

Dateianhang – Datei, die beim Versenden an eine E-Mail angefügt wird und mit Hilfe des Pro-gramms gelesen werden kann, mit dem sie erstellt wurde.

Dateityp – Der Dateityp wird durch die Dateierweiterung angezeigt, die von dem Programmvergeben wird, mit dem diese Datei erstellt wurde.

Datumsnavigator – Übersichtskalender in Outlook, der eingeblendet wird und über den eineDatumsauswahl erfolgen kann.

Desktop – Als Desktop wird die Benutzeroberfläche des Betriebssystems bezeichnet.

Diagramm – Ein Diagramm setzt tabellarisch angeordnete Werte in eine grafische Darstellungum.

Dialogfeld – Dialogfelder werden eingesetzt, um dem Programm notwendige Informationenmitzuteilen, die es zum Ausführen eines bestimmten Befehls benötigt.

Dokumentvorlage – Diese Datei wird als Vorlage für neue Word-Dokumente eingesetzt.

Download – Herunterladen von E-Mails oder Informationen aus Webseiten von einem Serverund anschließendes Speichern auf dem Computer.

Drag&Drop – (engl. für Ziehen und Ablegen) Mit diesem Verfahren können Sie markierteElemente verschieben.

537

Glossar

Drucken – Die Ausgabe einer Office-Datei. Neben dem klassischen Ausdruck auf Papier be-inhaltet dieser Begriff in PowerPoint auch die Herstellung von Folien oder Vorlagen für Dias.

Editor – Programm zum Schreiben und Bearbeiten einfacher Textdateien.

Eigene Dateien – Dieser Systemordner ist unter Windows XP als Standardspeicherort für dieDateien vorgesehen, die Sie mit den installierten Programmen erstellen.

Einfügen – Mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche oder über den Menübefehl fügen Sie mar-kierte Elemente aus der Zwischenablage in die aktuelle Datei ein.

Eingebettetes Objekt – Das Objekt wurde aus einer Quelldatei in eine Zieldatei eingefügt. Da-bei wird es fester Bestandteil der Zieldatei und hat keine Verbindung mehr zur ursprünglichenAusgangsdatei.

Element – Datei, die in Outlook gespeichert ist. Die wichtigsten Elemente sind E-Mails, Kon-takte, Termine und Aufgaben.

E-Mail – (engl. electronic mail) Via Internet oder ein Computernetzwerk können Mitteilun-gen verschickt und empfangen werden.

Entwurfsvorlage – Eine Entwurfsvorlage ist ein fertig gestalteter, farbiger Folienhintergrund.

Farbpalette – In der Office-Farbpalette kann eine Reihe von Farben über das Anklicken desbetreffenden Kästchens für markierte Objekte und Elemente zugewiesen werden.

Farbschema – Eine Palette von acht Farben, die in PowerPoint von der jeweils aktuell einge-setzten Entwurfsvorlage abhängt.

Feldbezug – Dieser gibt in einer Excel-Datei die Zelladresse(n) an, die einer weiteren Funk-tion zugrunde gelegt wird.

Fenster – Wichtigste Elemente einer grafischen Benutzeroberfläche sind Fenster: Bei Win-dows und Office werden alle Aktionen am Rechner über das entsprechende Fenster durch-geführt. Fenster sind durch einen Rahmen gekennzeichnet, der Fenstername steht in derTitelleiste.

Foliendesign – Unter dem Stichwort Foliendesign existieren in PowerPoint drei Aufgaben-bereiche: Entwurfsvorlagen, Farbschemas und Animationsschemas.

Foliensortierung – Diese zeigt die Folien einer Präsentation in einem großen Übersichtsfens-ter an.

Folientitel – Die Überschrift einer Folie.

Formatierung – Über die Formatierungsoptionen in allen Office-Programmen können Sie dasAussehen von Texten, Objekten und grafischen Elementen bestimmen – und zusätzlich auchdas Zahlenformat in Excel-Tabellen.

Formatvorlagen – Diese Elemente einer Dokumentvorlage in Word regeln die Formatierungfür einzeln gekennzeichnete Absätze innerhalb des Dokuments. Mit Formatvorlagen könnenSie einmal festgelegte Absatz- und Zeichenformatierungen zuweisen, ohne sie immer wiederneu festlegen zu müssen.

Formel – In Excel eine Berechnung, die mit der Angabe eines Gleichheitszeichens eingeleitetwird.

Formelansicht – In Excel werden in dieser Ansicht in den Zellen nicht die Ergebnisse, son-dern die Formeln selbst angezeigt.

Funktion – In Excel eine vordefinierte Formel, mit der umfangreiche Berechnungen über dieEingabe der geforderten Argumente durchgeführt werden können.

538

Glossar

Gitternetzlinien (oder Tabellengitternetz) – Dieses Tabellenraster dient zur besseren Orien-tierung bei der Arbeit mit Tabellen. In der Standardeinstellung der Office-Programme werdenGitternetzlinien immer eingeblendet (repräsentiert durch graue Linien), aber nicht automa-tisch gedruckt.

Grafische Benutzeroberfläche (Graphical User Interface, GUI) – Die grafische Benutzer-oberfläche eines Programms erlaubt, Befehle über Schaltflächen und Symbole auszuführen,die mit Hilfe eines Zeigegeräts, in der Regel der Maus, angesteuert werden.

Internet – Das Internet ist ein weltweiter Verbund von voneinander unabhängigen Rechner-netzen. Als Übertragungsprotokoll dient das TCP/IP. Ein wichtiger Teil des Internets ist dasWWW.

Internetadresse – Die Adresse für eine Webseite im Internet.

Kalender – Dieser Bereich in Outlook dient zur Terminplanung.

Kontakte – Dieser Bereich in Outlook dient zum Erfassen und Verwalten und Adressen.

Kontextmenü – Über die rechte Maustaste können Sie in allen Office-Programmen das Kon-textmenü einblenden – und darüber die angegebenen Befehle direkt ausführen. Welche in deraktuellen Bearbeitungssituation eingeblendet werden, hängt vom „Kontext“ ab.

Kopf- und Fußzeile – Angaben oder Text, der am oberen oder unteren Seitenrand von Office-Dateien eingeblendet wird und sich auf jeder Seite wiederholt.

Kopieren – Mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche oder über den Menübefehl fügen Siemarkierte Elemente in die Zwischenablage ein.

Laufwerk – Ein PC arbeitet mit Laufwerken. Als Laufwerke werden alle Datenträger bezeich-net, die in den Rechner fest eingebaut bzw. mit ihm verbunden sind. Den einzelnen Laufwer-ken werden vom Betriebssystem standardisierte Kennbuchstaben zugeordnet. Normalerweiseist A: das Diskettenlaufwerk, C: das Laufwerk auf der Festplatte. In Windows XP führt derOrdner Arbeitsplatz jedes interne und externe Laufwerk auf, das Sie an Ihren Rechner ange-schlossen haben.

Lineal – Maßreihe am oberen oder seitlichen Seitenrand des Word-Arbeitsbereichs.

Markieren – Der Vorgang des Markierens ist ein wichtiger Bestandteil aller Office-Program-me. Sie kennzeichnen damit die Teile eines Word-Dokuments, einer Excel-Mappe oder einerPowerPoint-Präsentation, für die Sie anschließend einen weiteren Befehl erteilen wollen.

Menüleiste – Leiste unterhalb der Titelleiste, die alle Befehlskategorien eines Office-Pro-gramms enthält.

Ordner – Ein übergeordnetes Verzeichnis, in dem einzelne Dateien (oder weitere Unterord-ner) gespeichert sind. Ordner sind die Basis des Dateiablagesystems in Windows XP und fürdie Office-Programme.

Papierkorb – Dieser Systemordner speichert gelöschte Dateien.

Platzhalter – Platzhalter sind in PowerPoint definierte Eingabefelder, in die entweder Textoder Objekte auf die Folie eingefügt werden.

Proportionalschrift – In einer Proportionalschrift hat jedes Zeichen eine spezielle, optischangepasste Breite.

Provider – Ein Unternehmen, das Dienstleistungen rund um das Internet anbietet.

539

Glossar

Rahmenlinien – Für markierte Bereiche (Seiten, Zellen, Objekte, Platzhalter usw.) in Officekönnen verschiedene Rahmenlinien formatiert werden. Rahmenlinien sind zu unterscheidenvon Gitternetzlinien einer Tabelle.

Registerkarten – Manche Dialogfelder sind zusätzlich durch Registerkarten thematisch auf-gegliedert, um die Befehlsoptionen übersichtlich zusammenzufassen.

Relativer Bezug – Ein Zellbezug, der beim Kopieren einer Formel in Excel automatisch ange-passt wird.

Rubrikenachse – Diejenige Achse des Diagramms, auf der die Beschriftungen angegeben wer-den. Je nach Diagrammtyp ist dies die X- (z.B. Säulendiagramm) oder die Y-Achse (z.B. Bal-kendiagramm).

Seitenansicht – Anzeige einer oder mehrerer Seiten einer Office-Datei, um das Druckbild zukontrollieren.

Seitenansicht – Über die Seitenansicht kann das Druckergebnis in allen Office-Programmenvorab kontrolliert werden.

Seitenumbruch – Dieser Begriff kennzeichnet den Seitenwechsel in einer Word- oder Excel-Datei. Der Seitenumbruch wird von den Programmen automatisch durchgeführt, kann aberauch beeinflusst werden.

Seitenumbruchvorschau – Ansicht in Excel, mit der der Seitenumbruch und die Druckrei-henfolge großer Tabellen manuell eingestellt werden kann.

Serienbrief – Bei einem Serienbrief wird ein gleich bleibender Briefinhalt an verschiedeneEmpfänger verschickt – Adresse, Anrede oder weitere individuelle Eingaben werden dabei fürjeden einzelnen Brief über eine Adressliste eingelesen.

Signatur – Mit einer Signatur werden die Absenderangaben unter eine E-Mail gesetzt.

Silbentrennung – Trennfunktion für Word-Dokumente.

Spalte – Als Spalte werden die vertikalen Reihen einer Tabelle bezeichnet, die in der Regel al-phabetisch bezeichnet sind.

Statusleiste – Die Leiste am unteren Bildschirmrand informiert in allen Office-Programmenüber wichtige Details zum laufenden Programm.

Suchmaschine – Mit Hilfe von Suchmaschinen können Sie im Internet systematisch recher-chieren. Populäre Suchmaschinen sind u. a. www.google.de, www.yahoo.de, www.lycos.deoder www.msn.de.

Symbolleiste – In allen Office-Programmen gibt es eine Reihe von Symbolleisten mit Schalt-flächen, über die Sie die betreffenden Optionen und Befehle über direktes Anklicken wählenkönnen.

Tabelle – In einer Tabelle werden Zahlen oder Text regelmäßig über Spalten oder Zeilen an-geordnet.

Tabulator – Der Tabulator legt die Halteposition des Cursors nach dem Drücken der Å-Tas-te fest.

Termin – Haben Sie Ihre Termine über den Outlook-Bereich TERMINE erfasst, werden Siedurch das Programm automatisch erinnert.

Textfeld – Mit einem Textfeld kann Text frei in einer Office-Datei platziert werden.

540

Glossar

URL (Uniform Resource Locator) – Die URL ist die genormte Adresse einer Webseite imWWW, über die diese von den Webbrowsern im Netz identifiziert werden kann. Eine URL imWWW sieht folgendermaßen aus: Dienst://Server/Verzeichnis/Dokument. Über die Eingabevon http://www.mircrosoft.com/germany/office in Ihren Browser kommen Sie beispielsweisezur Webseite von Microsoft für das Office-System.

Verknüpftes Objekt – Das Objekt wurde aus einer Quelldatei in eine Zieldatei eingefügt. Da-bei bleibt die Verbindung zur Quelldatei erhalten und das Objekt wird in der Zieldatei auto-matisch aktualisiert, wenn die Daten der Quelldatei verändert wurden.

Verknüpfung – Wird unter Windows eine Verknüpfung angelegt, so bedeutet dies in der Pra-xis, dass man über sie direkten Zugang zu Programmen und Dateien erhält, die in einem an-deren Verzeichnis auf dem Rechner gespeichert sind. Wenn Verknüpfungen gelöscht werden,bleiben die Originaldateien unverändert erhalten.

Verzeichnis (Directory) – Innerhalb des Betriebssystems werden zusammengehörende Da-teien in einem Verzeichnis gespeichert. Unter Windows werden Verzeichnisse in der Regeldurch einen Ordner repräsentiert. Verzeichnisse können aus mehreren Unterverzeichnis-Ebenen bestehen; im Windows-Explorer wird die hierarchische Ordnerstruktur in der An-zeige berücksichtigt.

Windows-Explorer – Über ein zweigeteiltes Fenster können im Explorer die Ordnerhierar-chie angezeigt und Dateien und Ordner verschoben, kopiert oder gelöscht werden. Über dieMenü- bzw. Symbolleiste des Explorers lassen sich aber weitere Funktionen steuern.

World Wide Web (WWW) – Anfang der 90er Jahre wurde es am Kernforschungszentrum inGenf entwickelt: Die einzelnen Dokumente innerhalb des WWW beruhen auf dem Übertra-gungsprotokoll HTTP. Innerhalb dieses weltweiten Informationssystems können die einzel-nen Webseiten mit Hilfe der URL von einem Webbrowser aufgerufen werden. Auch kann mandurch Anklicken von Links zu anderen Webseiten blättern. Einen Überblick über die verfüg-baren Webseiten zu einem bestimmten Thema erhält man über so genannte Suchmaschinenwie Google oder Yahoo.

Zeile – Als Zeilen werden die horizontalen Reihen einer Tabelle bezeichnet, die in der Regelnumerisch bezeichnet sind.

Zelle – Die Einheit einer Tabelle, in der Spalten und Zeilen sich kreuzen.

Ziehpunkte – Mit Hilfe der so genannten Korrektur- oder Größenziehpunkte passen Sie dieForm von markierten Objekten, Textfeldern oder Platzhaltern an.

Zirkelbezug – Fehlermeldung in Excel: Die eingegebene Formel enthält einen Zellbezug, aufdie sich die ganze Formel direkt oder indirekt bezieht.

Zwischenablage – Programmübergreifender temporärer Zwischenspeicher. In der Zwischen-ablage können Office-Dateien abgelegt werden, um sie später an anderer Stelle wieder in eine(andere) Datei einzufügen.

541

Stichwortverzeichnis

.dot-Datei speichern 123?-Menü 54

AAbkürzungen 172Abmessungen für neue Tabellen speichern 180,

181Absatz

ausrichten 106einfügen 76formatieren 106, 455nicht durch Zeilenumbruch trennen 109nicht trennen 110nummerieren 113

Absatzabstände 107Absatzeinzug 107Absatzkontrolle 109Absatzmarke 76, 77, 78Abschreibung 297, 299Abschreibungsbeträge ermitteln 297Absenderadresse 151

einer E-Mail speichern 412Absenderangaben 171Absolute Zellbezüge 256, 257Absteigend sortieren 316Achsen 336, 349Achsentitel 350

formatieren 350korrigieren 350verschieben 350

Addition 248Administratorrechte 11Adressbuch 387, 534

in Word einsetzen 534Adresse

durchsuchen 380eingeben 370erfassen 367löschen 377speichern 373suchen 379überprüfen 371vormerken 384

Adressfeld 151, 152Adresskarten 366, 514

mit Details 366Adressleiste 39

einblenden 39Aktionen-Menü 54Aktualisierung 529

Aktuelle Ansicht 365Aktuelle Tasten 83, 84Alle Dateien und Ordner anzeigen 40Alle Programme 29Alle Rahmenlinien 197, 237An Zellgröße anpassen 237Anführungszeichen 80Animationsschemas 458, 482Ankersymbol 134Anlagen 409Anlagenformat 406Anmeldeformular 10Ansch_Wert 298, 299Anschriftenfeld 128, 129, 149Ansicht 378, 417, 427, 431

Kopf- und Fußzeile 168Ansicht-Menü 38, 53Ansichtsmodi 38, 67Ansichtssteuerung 443ANSI-Zeichensatz 83Antwort senden an 406Antworten 408ANZAHL 273Anzahl 275

der Blätter in neuer Arbeitsmappe 206der Seiten einfügen 169

Arbeitsmappe 202anlegen 205

Arbeitsplatz 29, 31anzeigen 31

Archiv 40Argument 274ASCII-Code 83Aufgabe 431, 432, 434, 518

ausdrucken 518in Termin umwandeln 437löschen 436weiterleiten 438

Aufgabenbereich 59, 67, 203, 443anzeigen 59auswählen 59Erste Schritte 72Seriendruck 500

Aufgabenformular 432Aufgabenliste 436

bearbeiten 434, 435Aufgabenserie 435Aufsteigend sortieren 316Aufzählungszeichen 115, 117, 451Aufzählungszeichenposition 116

542

Stichwortverzeichis

Aus Datei erstellen 530Ausfüllkästchen 212Auslassungspunkte 81Ausrichtung 107, 230, 234Ausschneiden 44, 91, 244, 454Ausschneiden und Einfügen durch Leerzei-

chenausgleich 95Auswahlrahmen 134, 135AutoAusfüllen 249

Optionen 249AutoFilter 319AutoForm 463

anpassen 466drehen 464formatieren 467

AutoFormat 180, 239AutoFormen 465AutoInhalt-Assistent 461AutoKorrektur 96, 454

Optionen 95, 452Automatische Korrektur aktivieren 95Automatische Silbentrennung 493Automatisches Anpassen deaktivieren 452AutoSumme 191, 251, 255, 275

BBalkendiagramm 353Bearbeiten/Ausschneiden 45, 91Bearbeiten/Einfügen 45, 91Bearbeiten/Kopieren 45, 91Bearbeiten/Löschen 255Bearbeiten/Office-Zwischenablage 92Bearbeiten/Rückgängig 87Bearbeiten/Zellen löschen 255Bearbeiten-Menü 52Bearbeitungsleiste 203Bedingter Trennstrich 81, 494Benutzer

abmelden 15anmelden 10wechseln 14

Benutzerdefiniert 228Benutzerdefinierte Farbwahl 462Benutzerdefinierte Formatierung festlegen 229Benutzerdefinierte Listen 241Benutzerdefinierter Filter 320Benutzereinstellungen 15Benutzerkonto 10, 11Benutzeroberfläche 18Benutzerprofil 17Benutzervorlagen 125, 128Berechnungen in Word-Tabellen 189Bereich 293Bereich_Verweis 288

Besprechungen organisieren 428Besprechungsanfrage 429Bestätigen der Eingaben 211Betreff 160, 178, 400, 419Betreffzeile 166Bezugszeichenzeile 129

einrichten 160Bildlaufleisten 51, 204Bildposition 145, 146Bildschirmanzeige anpassen 204Bildschirmauflösung festlegen 23Bildschirmeinstellungen

ändern 31festlegen 22

Bildschirmoberfläche 49Bildschirmpräsentation

einrichten 473Menü 54vorführen 477

Bildschirmschoner 21Blankoformulare 514Blasengröße 338Blatt

löschen 267verschieben/kopieren 267

Blätter in neuer Arbeitsmappe 206Blattregister 204Brief-Assistent einsetzen 387Briefkopf 129, 132

formatieren 135positionieren 137

Briefumschläge drucken 497Briefvorlage anlegen 123Broschüre drucken 491Bruch 227

formatieren 228Buchhaltung 226Bundsteg 491Bw (Barwert) 294, 296

CClipArt 470Computeradministrator 11, 13

DDann_Wert 284Darstellung 22Datei

ausschneiden 44einbetten 531einfügen 44, 402, 526kopieren 44löschen 42

543

Stichwortverzeichis

scrollen 51speichern 73, 205suchen 46über Programm-Schaltfläche einblenden 26umbenennen 45verknüpfen 528verschieben 44verwalten 33wiederherstellen 43

Datei/Öffnen 71, 207Datei/Schließen 70, 207Datei/Seite einrichten 107Datei/Speichern 69Datei/Speichern unter 69Datei-Eigenschaften anzeigen 39Dateiformat 33, 70, 394

erkennen 33für E-Mails 394

Dateigröße 39Datei-Menü 52Dateiname 33, 49, 69, 70Dateinamenerweiterung

anzeigen 34ausblenden 34

Dateityp 35, 70, 206Datenbank 273

Funktionen 329Datenbereich 334Datenbeschriftungen 338Datendatei 362Datendateiverwaltung 362, 364Datenmaske 310Daten-Menü 54Datenquelle 500Datenreihe 212, 241, 351

ausfüllen 213erweitern 335formatieren 351mit Zahlen 214

Datensätzebearbeiten 311eingeben 310suchen 311, 313

Datentabelle 339Datentrennzeichen 183Datum 27, 172, 227

aktualisieren 160ändern 27einfügen 169eingeben 160, 227

Datum & Zeit 273Datum und Uhrzeit 160, 226Datumsnavigator 416Degressive Abschreibungsbeträge 297Designs 20

Desktop 17, 19, 31anpassen 21Eigenschaften 20Einstellungen 20, 22Elemente 18Hintergrund 21Programmsymbole 28

Dezimalstelleeinfügen 224löschen 224

Dezimaltrennzeichen 229DIA 272, 297Diagramm 471

drucken 513einfügen 528Optionen 336platzieren 339positionieren 343verschieben 342

Diagramm-Assistent 332Diagrammfläche 342, 345Diagrammquelldaten 334Diagrammtitel 336, 347Diagrammtyp 333, 353Dialogfeld 60

Tabstopp 165verschieben 60Vorlagen 176

DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) 123

DIN 676 (formale Briefgestaltung) 123DIN-Maße für Geschäftsbriefe 130Dokument speichern 68Dokumentvorlage (*.dot) 122, 124

auf Office Online 178öffnen 125

Drag&Drop 44, 94, 265, 454Dreifachformat 517Druckaufträge unterbrechen 488Drucken 495Drucker

installieren 488wählen 495

EEditor 394, 396Eigene Bilder

ändern 13anzeigen 30

Eigene Dateien 30, 37, 69, 74Eigene Musik 30Eigenschaften

Dateien und Ordner 39Einbetten 531Einblendzeit 481

544

Stichwortverzeichis

Eine Ebene nach oben 74Einfügen 44, 91, 454

Optionen 245, 254Einfügen/Datum und Uhrzeit 160Einfügen/Spalten 255, 266Einfügen/Symbol 79Einfügen/Symbol/Sonderzeichen 81Einfügen/Tabellenblatt 267Einfügen/Textfeld 133Einfügen/Zeile 254, 266Einfügen/Zelle 255, 266Einfügen-Menü 53Eingabe

abbrechen 211bestätigen 210

Eingabefeld 62Eingabegebietsschemaleiste 27Eingebettete Funktionen 289Eingeschränktes Benutzerkonto 11, 13Einstellung für optimale Breite 179Einzelne Zeichen korrigieren 85Einzüge und Abstände 107Element einfügen 403E-Mail 199, 516

ablegen 410als Geschäftsbriefersatz 199ausdrucken 516beantworten 408empfangen 407löschen 411senden 403verfassen 397weiterleiten 408wiederherstellen 411

E-Mail-Adresse 371E-Mail-Anhang 402, 409E-Mail-Editor 394E-Mail-Format 394, 400E-Mail-Konto 391E-Mail-Nachricht 397E-Mail-Optionen 400E-Mail-Setup 391, 404Empfängeradresse 151, 178Entwürfe 390Entwurfsqualität 511Entwurfsvorlagen 457Ergebniszeile 324Erinnern-Funktion 420, 426Erstzeileneinzug 107Erweiterte E-Mail-Optionen 404Erweiterte Suchoptionen 48Erweitertes Layout 145Etiketten 499Excel 18Excel-Startbildschirm 202

Explorer-Ansicht 38Explorer-Fenster 37Extras/AutoKorrektur-Optionen 95Extras/AutoKorrektur-Optionen/AutoFormat

80Extras/Optionen 206Extras/Optionen/Ansicht/Formatierungs-

zeichen 77Extras/Rechtschreibung und Grammatik 97Extras/Umbenennen 75Extras-Menü 53

FF (Fälligkeit) 294, 296Fälligkeit von Rechnungen 290, 292Farbe wählen 461, 462Farben und Linien 139Farbqualität 22Farbschema 458, 461Fehlerkorrektur 84

mit Suchen/Ersetzen 96Fehlermeldung 301Fehlerüberprüfung 302Fehlerwerte 511Felder aktualisieren 192Feldfunktionen

ein/aus 192in Word-Tabelle ändern 192

Fenster 49fixieren 313Größe 50maximieren 50minimieren 49schließen 50teilen 314verkleinern 49

Fenster-Menü 54Feste Spaltenbreite 179Festplatte 31Filterfunktion 319Finanzmathematik 272Fixierung aufheben 314Flächendiagramm 356Folien

animieren 482ausblenden 475drucken 520einfügen 447vorführen 477

Foliendesign 458Folienfenster 443Folienfolge verändern 472Folienlayout 447Folientitel 448Folienübergang 479

545

Stichwortverzeichis

Folienwechsel animieren 479Format

für Datum, Zahlen und Zeit 222übertragen 240, 241

Format/Absatz 107, 109Format/Nummerierung und Aufzählungszei-

chen 112, 115Format/Rahmen und Schattierung 153Format/Spalte/Breite 233Format/Textfeld 138Format/Zeichen 104Format/Zeile/Höhe 233Format/Zellen 225, 230Formatierung 99

anzeigen 110im Aufgabenbereich anzeigen 110kopieren 240löschen 254mehrfach übertragen 241übertragen 240

Formatierungszeichen 77Format-Menü 53Format-Symbolleiste 56, 67Formel 189, 246

auswerten 304eingeben 246kopieren 249überprüfen 250

Formelanzeige 250Formelergebnis 282Formelüberwachung 250, 303Formulieren von Briefen 198Führende Null 215Füllfarbe 140, 198Funktion 272

als Argument einsetzen 291direkt eingeben 277einfügen 279Hilfe 280koppeln 290suchen 280Sum 191überprüfen 301

Funktionsargumente 281Funktions-Assistent 272Funktionsassistent 279Funktionskategorien 273Fußzeile 492

GGanze Spalte einfügen 188Ganze Zeile einfügen 188Gastkonto 12Gedankenstrich 81Gefilterte Rechnungsliste 318

Gegenüberliegende Seiten 491Gelöschte Objekte 390, 412Geschäftsangaben 130, 167Geschäftsbrief (Schema) 129Geschützter Trennstrich 81Geschütztes Leerzeichen 81Gesendete Objekte 390, 404Gitternetz 337, 352Gitternetzlinien 510

ausblenden 197formatieren 352

GLÄTTEN 273Gleiches Format wie Zelle oben 254Gleiches Format wie Zelle unten 254Gliederung aufheben 328Gliederungsansicht 523Gliederungsebene 328Grafik einfügen 402Grammatik

bei der Eingabe überprüfen 85Prüfung 85, 98

GROSS 273Größe der AutoForm dem Text anpassen 141Größe und Drehung 138Größenachse (Z) 336

beschriften 336formatieren 349im Diagramm darstellen 336

Grußformel 166

HHalbgeviertstrich 81Handzettel 521Hängend 107Hauptdokument 500Hauptgitternetz 337Heftformat 514Heute 273Hilfe für diese Funktion 280Hintergrund auswählen 21Hintergrundfarbe bestimmen 139HTML 394, 395HTTP 392Hurenkinder 109

IIMAP 392Infobereich 26, 361Information 274Informationsblock 129, 156Inhaltslayout 447Inhalts-Platzhalter 445Inhaltsvorlagen 460Innerer Seitenrand 140Installation von Windows XP 32

546

Stichwortverzeichis

Installierte Programme verwalten 32Internationale Zeichen 83Internet Explorer 19Internet-E-Mail-Einstellungen 393Internetformat 371ISO-Währungszeichen 223

JJahreszahlen 228JETZT 273

KKalenderdetailformat 517Kartenformat 514Kategorie 366, 372

für Funktion auswählen 272Kategorienname 338Kein Rahmen 197Keine Füllung 139Keine Linie 140Kennwort 10, 12, 364KLEIN 273Komma 229Kontakte 365, 514

anrufen 388ausdrucken 514auswählen 379kopieren 387Optionen 369, 374speichern 373

Kontaktformular 367Kontaktlisten 387Kontaktregister 514Kontextmenü 60, 478Kontotyp 11Kontrollkästchen 61Kopf-/Fußzeile

einblenden 168einfügen 508positionieren 492

Kopfzeilefestlegen 308fixieren 313

Kopieeiner Datei 207eines Tabellenblatts 267

Kopieren 44, 91, 244, 454Kopieren und Einfügen 526Kostenaufstellung einfügen 179Kredit berechnen 294Kreisdiagramm 355Kriterien 293Kurvendiagramm 354

LLändereinstellung 222LÄNGE 273Laufweite 105Layout 142, 447Leere Präsentation 444Leeres Dokument 68Leerzeichen 77Leerzeichenausgleich 95Leerzeilen 77, 108Legende

formatieren 349platzieren 338, 348verschieben 348

Leitwörter 156, 158, 160Lesebereich 361, 381LIA 272, 299Lineal 67Lineare Abschreibung berechnen 299Linie 140

beschriften 469einfügen 468

Linienart 197Liniendiagramm 354Linienstärke 197Linksbündig 234Liste

anlegen 308ausfüllen 212erstellen 322, 323in Bereich umwandeln 326ohne Kopfzeile 324

Listenautomatik 322Listenfeld 62Logik 274Logische Formeln 247Löschen von Dateien/Ordnern 75

MManuelle Silbentrennung 494Markieren 44, 87, 193, 217

mehrerer Dateien 44mit der Maus 88, 217, 218mit der Tastatur 89, 219Tabellenspalte 193Tabellenzeile 193Tabellenzelle 194über das Namenfeld 220unabhängiger Bereiche 220unabhängiger Blöcke 90unabhängiger Textblöcke 90vertikal 90

Maßeinheit 490Math. & Trigonom. 273Mathematische Formeln 247

547

Stichwortverzeichis

Matrix 273, 287Mauszeiger 208MAX 275, 276Maximalwert 275Maximieren 50Medienclip einfügen 470Mehrwertsteuer berechnen 261Mein Kalender 417Memoformat 514, 516, 517, 518Menüleiste 52, 67, 202, 361, 443Menüs anzeigen 52, 55Microsoft Exchange Server 392MIN 275, 277Minimalwert 277Minimieren 49MITTELWERT 273Mittelwert 255, 275Modulschaltflächen 361Monatsformat 517Muster 230Mustervorlage 300

NNachkommastellen 229Nachrichteneinstellungen 405Nachrichtenformular 397Nachrichtenoptionen 406Nachrichtenstatus 407Nachverfolgung 384Nachverfolgungskennzeichnung 366Namen

auswählen 398eingeben 368suchen 373, 379überprüfen 368

Namenfeld 203Namensreihenfolge 369Navigationsbereich 361Navigationspfeile 204Netzwerk- und Internetverbindungen 31Neu nummerieren 114Neue Arbeitsmappe 205Neue deutsche Rechtschreibung 98Neue Folie 447, 450Neue Präsentation 444Neue Tastenkombination 83Neuen Ordner erstellen 41, 69, 389Neuer Brief an Kontakt 386Neuer Kontakt in dieser Firma 375Neues Dokument 68Neues Dokument mit Vorlage 176Neues E-Mail-Konto 391Neues Konto 13Neues leeres Dokument 68Nichtdruckbare Zeichen 77

Nichtreagierende Programme beenden 16Normal.dot 123Notizenfenster 443Notizenseiten 522Nummerierung 113, 114

und Aufzählungszeichen 112Nummernposition 112Nur Formate ausfüllen 214, 249Nur-Text 395Nutzungsdauer 298, 299

OObjekt

anpassen 467beschriften 466formatieren 467markieren 466mit Text verschieben 148

Objektanker 134ODER 274, 290Office Online 178Office-Dateiformate 33Office-Programmsymbole 18Office-Zwischenablage 527Office-Zwischenablage automatisch anzeigen

93Öffnen 71, 72, 73Ohne Formatierung ausfüllen 214, 249Optimale Breite 180, 234Optimale Höhe 234Optionen für das automatische Anpassen 452Optionen-Schaltflächen 213Optionsschaltflächen 62Ordner 33

anlegen 41anzeigen 37ausschneiden 44Eigene Bilder 29Eigene Dateien 12, 29, 33, 37Eigene Musik 29Eigenschaften 39Gemeinsame Dokumente 12kopieren 44löschen 42Optionen 34, 40suchen 46umbenennen 45verschieben 44wiederherstellen 43

Ordneransicht 38Ordnerstruktur 33, 69Ordnersymbol 36Outlook 19

Daten strukturiert ablegen 389starten 360

548

Stichwortverzeichis

Outlook Heute 390, 407Outlook-Datendatei 362

PPapierformat 489, 520Papierkorb 18, 19, 43Passwort 10Persönliche Ordner 362, 363, 390Pinsel 240, 241Pivot-Tabellen 329Platzhalter 229, 445

anpassen 452, 455beschriften 445formatieren 457für das Anschriftenfeld 154verschieben 457

POP3 392Position 105Postausgang 391, 404Posteingang 360, 390, 407Postleitzahlen 228Postleitzahlenbereich filtern 320PowerPoint 19

Präsentation in Word ergänzen 533starten 442

Präsentationdrucken 519gestalten 483

Programmdateien 36Programme 32

installieren 32Programmeinstellungen 17Programm-Schaltflächen 26Programmstart 18, 28, 29, 202, 209, 360, 442Programmsymbol 18, 28Provisionen 284, 287Prozent 224, 227, 230Prozentsatz 338Prozentzahl 215Prüfung 284

QQuickInfo anzeigen 67

RRahmen 153, 230, 237Rahmenfarbe 197Rahmenlinie 153, 237

bearbeiten 197einfügen 237festlegen 139

Rahmen-Schaltfläche 152Ränder 493Rechenzeichen 246Rechnercheck 16

Rechnungsliste sortieren 316Rechtsbündig 234Rechtschreibkorrektur 86Rechtschreibprüfung 85, 97, 263, 454Rechtschreibvorschläge aus dem Kontextmenü

86Regelmäßige Aufgaben 435Regelmäßige monatliche Zahlungen 294Regelmäßige Termine 423Regionale Einstellungen 222Register 259, 443Registerkarten 61Reihe 335Reihenfolge der Tabellenblätter 267Relative Zellbezüge 256Restwert 298, 299Rich-Text 395RMZ (Regelmäßige Zahlung) 272, 294, 296Rubrikenachse (X) 336

formatieren 349im Diagramm darstellen 336

Rückgängig 87Rücklagen 296RUNDEN 273Runden 278

SSäulendiagramm 353ScanDisk 16Schaltfläche 61Schattierungsfarbe 198Schaubild erstellen 463Schließen 50, 70Schnellstartleiste 27

Programmsymbole 28Schreibgeschützt 40Schreibweise nach DIN 5008 171Schrift 100, 230Schriftgrößen 483Schusterjungen 109Schwarzweißdruck 511Seite einrichten 488, 490, 506, 519Seitenansicht 495, 508, 523Seitenlayoutansicht 132Seitenränder 132, 490, 507

für Geschäftsbriefe 130Seitenumbruch 512

oberhalb 110Seitenumbruchvorschau 511Seitenzahl

einfügen 169formatieren 169

Senden an 533Serienbriefe 500, 501Seriendruck-Assistent 500

549

Stichwortverzeichis

Servertyp 392, 393Signatur 400Silbentrennung 493Silbentrennzone 493Skalieren 105, 496Smarttags 62, 213Software anzeigen 32Sondereinzug 107Sonderformate 228Sonderzeichen 79Sonst_Wert 285Sortieren 316

mit zwei Sortierkriterien 317Spalte nach links 185Spalte nach rechts 185Spalten

absteigend sortieren 316aufsteigend sortieren 316ausblenden 315einfügen 179, 185, 255, 266gleichmäßig verteilen 196löschen 188, 255, 266

Spaltenanzahl 179Spaltenbreite 179, 195, 232, 233, 265

anpassen 195Spaltenindex 288Speichern 69, 70, 75, 205, 444Speichern unter 69, 73, 205, 207Speicherort 31, 125, 126Sprache einstellen 27Spur

zum Fehler 304zum Nachfolger 304zum Vorgänger 303

Standard 226Standarddrucker 488Standardformat 215Standardformen 464, 465Standardschrift 105, 206Standardspeicherort 206, 444Standard-Symbolleiste 56, 67Standardtabstopp 162Standard-Zahlenformatierung 216Startbildschirm (Word) 66Startmenü 29Start-Schaltfläche 29Statistik 273Statusleiste 68, 204, 361Stift 479Such-Assistent 46Suchen 380, 427Suchen und Ersetzen 96Suchen-Leiste 427Suchkriterium 287SUMME 273

Summe 255Summe in Word-Tabelle 191Summe über Mehrfachmarkierung 275Summe_Bereich 293Summen-Funktion 251SUMMEWENN 290, 292, 293SVERWEIS 273, 284, 287, 288Symbol 79, 80

einfügen 79Symbole/Tastenkombination 82, 83Symbolleiste 56, 203, 361, 443

anpassen 56anzeigen 56Diagramm 353Formelüberwachung 303Kopf- und Fußzeile 168Liste 323platzieren 58Tabellen und Rahmen 181, 197Zeichnen 463

Syntax einer Funktion 274Systemstart 10Systemsteuerung 13, 31

TTabelle

ausrichten 194AutoFormat 180bearbeiten 262beschriften 209einfügen 179, 181, 473formatieren 187, 188, 193, 217, 473gestalten 193in Text umwandeln 183löschen 188öffnen 207sortieren 377über Aufgabenbereich öffnen 208

Tabelle/Formel 189Tabelle/Löschen 188Tabelle/Umwandeln 182Tabelle-Menü 54Tabellenansicht 377Tabellenblatt 203, 208

beschriften 259einfügen 267löschen 267umbenennen 266

Tabelleneigenschaften 195Tabelleneinträge ausrichten 194Tabellenformat 180, 516, 518Tabellengitternetz 180Tabellengröße 179Tabellenlayout 239Tabellenraster 188

550

Stichwortverzeichis

Tabellenspalte markieren 193Tabellenzeile

einfügen 186markieren 193

Tabellenzelleausfüllen 184markieren 194

Tabstopp 162, 165Tabulator 161, 179

ausrichten 163Ausrichtung ändern 165exakt positionieren 162Listen 179löschen 165setzen 161über das Lineal setzen 165

Tagesformat 517Taskleiste 23, 24, 25

anpassen 23automatisch ausblenden 25fixieren 24

Task-Manager 16Tausenderpunkte 215Tausendertrennzeichen 224Teilergebnisse 326Teilung aufheben 314Teilungsleisten 361Telefonbuch 514Telefonliste 366Telefonnummern 369, 370Termin 418, 422, 517

ändern 424ausdrucken 517festlegen 418in Aufgabe umwandeln 436in den Kalender eintragen 422kopieren 425löschen 425suchen 427

Terminformular 418Terminlisten 428Terminserie 423Text 228, 273

ausschneiden 91einfügen 91eingeben 75, 209im Textfeld positionieren 140in AutoForm 465in AutoForm umbrechen 141in Objekt schreiben 465in Tabelle umwandeln 182kopieren 91, 454korrigieren 454markieren 87, 454überschreiben 86

verschieben 94Textbearbeitung durch Drag&Drop 94Textbereich 129, 166Texteingabe 66Textfeld 131, 469

beschriften 134, 135einfügen 132, 469formatieren 134, 135, 136, 137, 470Größe festlegen 137Position bestimmen 145positionieren 137verändern 136verankern 148verschieben 137

Textfolien 484Textlayout 447Textplatzhalter 445Textposition 112, 116Textsteuerung 236Titel 336

der Größenachse 350der Präsentation 445der Rubrikenachse 350

Titelfolie 445, 448Titelleiste 67, 202, 361, 443Trennzeichen 339TYP 274Typographische Anführungszeichen 79, 80

UÜberschreibmodus 87Überschriften

hervorheben 101nummerieren 111

Überwachungsfenster 304Uhrzeit 27

einfügen 169Umbenennen von Dateien/Ordnern 45, 75Umbruchart 142, 145Umschläge und Etiketten 497UND 274, 290, 291Unterordner 69, 389Unterschneidung 105Unterstreichung 153Untertitel 446

VVerankern 148Verbinden und zentrieren 231Verbindungen 468Verbindungslinien 468Vergleichsoperatoren 248VERKETTEN 273Verkettungsoperator 248Verkleinern 49

551

Stichwortverzeichis

Verknüpfte Datei aktualisieren 530Verknüpfung 28, 528, 530

anlegen 28bearbeiten 530

Verschlüsselung 364Versteckte Dateien und Ordner 40Vertraulichkeit 405Verzeichnisse 36Vorlagen 122, 176

auf Office Online 178speichern 123Verzeichnis 123, 125, 127zuweisen 457

Vorlagen-Dialogfeld einblenden 125Vorlagenverzeichnis

aufrufen 176einrichten 127

WWahrheitswert 290Währung 221, 226Währungsumrechnung 278Währungszeichen 222Warnmeldungen des Betriebssystems 26Wechseln zu-Menü 53Weiterleiten 408WENN 274, 284, 287, 290, 291Werte 338

berechnen 246eingeben 215formatieren 221in Word-Tabelle aktualisieren 192über Suchkriterien ermitteln 292übernehmen 260

Wichtigkeit 405Windows

beenden 15Ländereinstellung 216unterbrechen 15

Windows Task-Manager 16Windows-Explorer anzeigen 36, 37Wissenschaft 228Wochenformat 517Wochentag 273Word 18

schließen 70starten 66

Word-Arbeitsoberfläche 66WordArt 470Word-Dokument

drucken 488öffnen 71, 72

Wörterbuchsprache 98WVERWEIS 273, 288

ZZ1S1-Bezugsart 257Zahlen 173, 226

eingeben 215formatieren 215, 221

Zahlenfolge berechnen 214Zahlenformat 190, 225Zahlenformatvorlage 112Zahlenwerte runden 278Zeichenabstand 105Zeichenformatierung 100, 101, 103, 455Zeichensatz 79Zeichnungsfläche

formatieren 347verändern 346verschieben 346

Zeichnungsrahmen 133ZEILEN 273Zeilen

Abstand 108Anzahl 179ausblenden 315einfügen 186, 254, 266gleichmäßig verteilen 196Höhe 195, 232, 233, 265löschen 188, 255, 266nicht trennen 109Nummern 493oberhalb 186Umbruch 76, 236, 237unterhalb 186

Zeilen- und Seitenumbruch 109Zeilen- und Spaltenüberschriften 511Zeilenhöhe 196, 232, 265Zeilenumbruch 77, 236Zellausrichtung 194, 195Zellbezüge 257

auf andere Arbeitsmappe übertragen 261aus anderer Arbeitsmappe übertragen 261eingeben 247in anderes Tabellenblatt übertragen 260übertragen 266

ZELLE 274Zellen

ausrichten 234ausschneiden 264einfügen 187, 244, 255, 264, 266formatieren 225kopieren 214, 244, 249, 264löschen 188, 255, 266markieren 217nach rechts verschieben 187nach unten verschieben 187teilen 187trennen 265

552

Stichwortverzeichis

umformatieren 263verbinden 187, 237, 265verbinden und zentrieren 231verschieben 264, 265

Zellenendemarke 184Zellenüberwachungsfenster 304Zellformatierung löschen 263, 264Zellgröße anpassen 237Zellinhalt

korrigieren 262löschen 263

Zentriert 234Ziehpunkte 136, 466Zielgruppenorientierte Präsentation 476

Zins 294, 296ZR (Zeitraum) 298Zugriffsberechtigung 13Zukünftigen Wert berechnen 296Zuletzt verwendete Dokumente 74Zuletzt verwendete Symbole 80Zurück 74ZW (Zukünftiger Wert) 272, 294, 296Zwischenablage 45, 91, 92, 244, 264

einsetzen 91programmübergreifend einsetzen 527

Zwischenspeichern 70ZZR (Zahlungszeiträume) 294, 296

excel, word, outlook im büro

Documents