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Catherine FALVETMaya GOEPFERTMarie REGNIER

Faculté Jean Monnet Contrôle de Gestion SocialeAnnée universitaire 2000 - 2001 Cours de Monsieur BERLAND

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INTRODUCTION

La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent(regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la mettre en œuvre .

Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des règles deconformité et d’efficacité. L’audit est un moyen de détecter et de maîtriser les problèmes et risqueséventuels (erreurs, fraudes, coûts supplémentaires, dysfonctionnement, etc.) liés à une dérive dans lefonctionnement de la fonction paie.

Dans le cas d’un audit externe, c’est au cours du premier rendez-vous que sera défini, pour l’auditeur, qui

est le client, les raisons de l’audit (35 H, l’Euro, problèmes particuliers et réguliers). C’est la phase de prise

de contact.

Toute mission d’audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec l’entreprise et leproblème à traiter.Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d’informations contenues dans divers documents :organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH.Cette enquête permet d’adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les points significatifs surlesquels centrer la mission.

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Les objectifs de l’audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l’auditeur sont :

• Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit de conformité) ;• Evaluer son efficacité et s’assurer de sa sécurité (audit d’efficacité) ;• Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s’il répond bien aux caractéristiques

et objectifs de l’entreprise (audit stratégique).

Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l’auditeur recourt à la technique dite de la« check-list » comportant une série de questions ou de points à vérifier. Cela permet de procéder à unexamen systématique sans risque d’oublis majeurs.C’est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de la mission del’auditeur.

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Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

rencontrerOutils et

indicateurs

DISPOSITIONSLEGALES

� Bulletins de paie

Etes-vous sûrde la régularitédes bulletins depaie ?

Les mentionslégales sont-ellesrespectées ?

Il existe 16mentions légales(détail enannexe 1)

Pénalités

Amendes

Prud’hommes

Fiche de paie

Conventionscollectives

Code dutravail

Revuespériodiquesspécialisées

Lamy Social

Gestionnairede la paie

Responsablepaie

Servicejuridique

Méthoded’échantillonnagepar sondage surles salaires depaie

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Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

rencontrerOutils et

indicateurs

DISPOSITIONSLEGALES

� Bulletins depaie

Les calculs etétatspréparatoiresde la paie sont-ils corrects etconformes ?

� Tauxlégaux URSSAF

� TauxSMIC (enfonction de labranche et desconventionscollectives)

� Tauxhoraire (heuressupplémentaires, heurescomplémentaires, heures denuit…)

� Indemnités fin de contrat,licenciement,accident detravail,retraites)Calcul congés

Idem. Idem. Idem. Indicateurpermettant derecenser leserreurs :

Paies non conformes

Total de paie

Comparaisonpossible avecaudit antérieur

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payés

Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

rencontrerOutils et

indicateurs

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DISPOSITIONSLEGALES

� Autresdocuments

Est-ce que tousles autresdocumentslégaux sonttenus à jour ?

Tels que :� Livre de paie

� Livreentrées-sorties

� Fichier dupersonnel

⇒ Cotés etparaphés

⇒ Mises à jourde :Situation defamille,exemplairecontrat detravail, dated’engagement,spécimen designature, détailrémunération etretenues àeffectuer,pensions etindemnités dues

⇒ Suivi de lasituation légaledes travailleursétrangers

⇒ N° de Sécu

Erreurs

Perte d’information

Perte dejustificatifs

DRH

Assistantressourceshumaines

Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

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indicateurs

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DISPOSITIONSLEGALES

� Les déclarations

Les déclarationssont-ellesfaites en tempset en heure ?

⇒ DADS

⇒ DPAE

⇒ Chargespatronales

⇒ ...

Redressements Lacomptabilité

Listing desDPAE

� Remboursementnotes de frais

Y-a-t-iljustification etautorisation desdéplacementsenregistrés ennote de frais ?

� Existence d’uneprocédure deremboursementdes fraisprofessionnels

� Existence d’unsupportstandardisé

� Exhaustivité etcontrôle desjustificatifs,vérificationarithmétique

� Existence d’un visade la hiérarchie

� Existence d’un bonà payer

� Absence de cartede crédit société

� Engagement dedépenses nonautorisées

� Fraudes

� Risque deredressementURSSAF

� Risque de doubleremboursement

� Risque deréintégration fiscalepour les salariés

Notes deFrais

Collaborationavec lacomptabilité

Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

rencontrerOutils et

indicateurs

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DISPOSITIONSLEGALES

� Archivage

Les documentsrelatifs à lapaie sont-ilsarchivés defaçon légale ?

� Durée

� Accessibilité

� Pénalités

� Pertes d’infos

Archives

Etudes micro-fiches

Développerl’archivage :

Informatique,micro-fiches

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Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

rencontrerOutils et

indicateurs

PAYEMENT Le payementdesrémunérationsest-il correct ?

� Y-a-t-il desdoublons ?

� Y-a-t-il un suivides erreurs et descorrections ?

� Combien y-a-t-ilde régularisationdans le mois ?

� Chaque personnequitte-elle lasociété avec unsolde toutcompte ?

⇒ Respect desdates devirement

⇒ Contrôle despayements horsvirement

⇒ Faire un suivides erreursrepérées pourles corriger auplus vite

⇒ Existenced’une procédurepour le calcul dusolde toutcompte lors d’undépart ou d’untransfert

� Risque depayement ouvirement pur unmontant erroné

� Trop perçu

� Retard paie

� Mécontentementdes salariés :absentéisme

� Dégradation duclimat social

Etatsexistants :état desrégularisations…

Gestionnairede la paie

Différencier lesrégularisationsnormales (heurescomplémentaires)et lesrégularisationsdifférées(erreur de saisie)

Régularisationanormale sur letotal paie del’échantillon

Questionnairepour définir tousles types derégularisation oud’erreur

Incident critiquepour comprendretous lesproblèmes depayement

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PAYEMENT � Toutes lesmodifications enterme de renvoi,embauche etmodification desalaire sont prisesen compte par leservice paie ?

� Y-a-t-il uneautorisation et unsuivi desacomptes, desavances, des prêtset des saisiesarrêt sur salaire ?

� Liste despersonnesautorisées àoctroyer desavances, acompteet prêts

� Existenced’une procédurede contrôle desremboursements

� Suivi desremboursementset imputation surpaie

Engagement de lasociété vis à vis dessalariés par despersonnes nonautorisées

Documentsformalisantl’engagementdu salarié(prêts,acomptes,avances)

Consulterl’échéancierde prêt

Transmissionsystématique desinformations à lacomptabilité

Tableau de suivides avances etacomptes

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Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

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indicateurs

ENREGISTREMENTCOMPTABLE

L’enregistrementcomptable de lapaie est-il faitcorrectement ?

⇒

Connaissancesdes imputationscomptables

⇒ Délaisd’enregistre-ment conformes

Comptabilitégénérale erronée

Risque de nonrespect de la règlede séparation desexercices

Transmissiondes donnéespaie /comptabilité

Collaborationavec lacomptabilité

Rapprochementdes DADS parrapport à lacomptabilité

SECURITE & CON-FIDENTIALITE DUSYSTEME DE PAIE

Est-on sûrs dela protectiondes informationsrelatives à lapaie ?

L’accès auréseau est-ilsuffisammentcontrôlé ?

Existence decodes d’accès aufichier dupersonnel et ausystèmed’établissementde la paie

Conservationdesinformations elieu sûr

Classement desdocuments

Perte deconfidentialité desinformations depaie

Falsification desdonnées depaiement

Hiérarchiquequi attribueles accès

Informaticienss’occupant dela sécurité dusystème

Check-list

Nombre depannes dansl’année

Nombre de foisoù les paies ontété versées enretard à caused’un problèmeinformatique :nombre de joursde retard

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SECURITE & CON-FIDENTIALITE DUSYSTEME DE PAIE

Qui a accès aufichier ?Dans quelleslimites ?

Est-ce qu’il y aune équipespécialiséecapabled’intervenirn’importe quanden cas deproblème sur lesystème depaie ?

Ce systèmeest-il doté demécanismes decontrôlesusceptibles defaire foi en casde litige ?

répondant auxbesoins desutilisateurs

Les mots depasse sont-ilsmodifiésrégulièrement

Antivirus

Equipe interne ?

Equipeexterne ?

Blocage complet dusystème

Risque juridique

Risque financier

Risque de blocagede toutes les paiesdes salariés

Grèves

Surcharge duservice dupersonnel :sollicitationstéléphoniques

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Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

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indicateurs

INCOHERENCES A-t-on élaborédes procéduresde testsuffisammentimportantespour repérertoutes lesanomalies ?

Paie négative

Doublons

Risque financier

Incident etinterruption destraitements

Dysfonctionnements

Listing deserreurs

Surveiller paienégative

Vérifier qu’unepersonne ayant169 heures soit àtemps complet

Erreur de saisiesdevant entraînerdes messagesd’erreur

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INCOHERENCESL’utilisation desrubriques depaie se fait-elleuniformément ?

Une heurerécupérable =une heurecomplémentaireen taux horaire

→ pour legestionnairec’est la mêmechose au niveaude larémunération→ Mais pourl’auditeur ou lecontrôleur degestion, il y a unedifférence : l’uneest travaillée,l’autre nontravaillée(indicateursdemandés parl’INSEE)

Incidentscritiques

Chart-flow

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Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

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Documents àutiliser Personnes à

rencontrerOutils et

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PERSONNEL ETENVIRONNEMENTDE LA FONCTIONPAIE

Comment estperçu le servicepaie ?

Le service paiese comporte-t-il comme uneéquipeautonome ?(remplacementsnon planifiésdans le service)

Y-a-t-il un fortturn–over dansle service paie ?

Avoir 2personnesminimum au seindu service

Polyvalence

Compétences

Malaise social

Démotivation

Risque de fraude

Risque de blocagedes paies

Prud’hommes

Listing desEntrées etSorties

Salariés dedifférentsservices et dedifférentsniveauxhiérarchiques

Enquêtes auprèsdu personnel

Sondages :méthode desquotas

Nombre deréclamations

Nombre desollicitationstéléphoniques

Nombre dedémissions

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PERSONNEL ETENVIRONNEMENTDE LA FONCTIONPAIE

Y-a-t-il despossibilités depromotion etd’évolution decarrière ?

Existe-t-il desguides deprocédure pourintégrer desnouveaux dansle service paie ?

Est-on sûr queles tâches etresponsabilitéssont clairementdéfinies au seindu service ?

Existence d’unorganigramme

Des définitionsde fonctionclaires

Absence detâchesredondantes

Séparation destâches et listedes signaturesautorisées

Perte d’efficacité

Détournement auprofit des salariés

Organigramme

Nombre deformationsallouées auxpersonnes

Promotions dansle service

Motivation

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Mots clefsQuestions

particulières

Pratiquesd’organisationcommunément

adoptées

Référentiel -Normes

Risque

Documents àutiliser Personnes à

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indicateurs

LESUTILISATEURS

Qui en dehorsdu serviceutilise lesinformations ?

Les informationssont-ellesadaptées etutilisables pard’autresutilisateurs ?

Mauvaise utilisationde l’informationpouvant entraînerdes effectifserronés

Et revendicationssyndicales

Contrôle degestion

Contrôle degestion sociale

Livretcomportant ledétail de chaquerubrique

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3. AUDIT STRATEGIQUE

A la fin d’une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être

en relation avec les causes de l’élaboration de l’audit. Par exemple, il peut s’agir de commander un

audit pour savoir s’il est opportun de changer le système paye en raison d’une cause précise :

passage aux 35 heures, passage à l’an 2000, L’Euro…, ou bien s’il est plus judicieux de l’externaliser à

un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d’un bulletin de paie entre l’ancien, le nouveau

système et le prix du marché va conditionner le choix stratégique de la survie du service paie dans

l’entreprise.

Indicateurs : nombre de paies traitées par personne par mois.

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ANNEXE 1 : Mentions légales devant apparaître sur le bulletin de paie

1. Nom et adresse de l’employeur

2. Information concernant l’immatriculation à la sécurité sociale

3. Intitulé de la convention collective de branche applicable

4. Nom, emploi, et classification du salarié

5. Période et nombre d’heures de travail

6. Montant du complément différentiel de salaire et nature et montant des accessoires de salaires soumis à cotisation

7. Rémunération brute du salarié

8. Montant de la CSG et de la CRDS

9. Nature et montant des cotisation salariales

10. Nature et Montant des cotisation patronales

11. Nature et montant des autres déductions éventuellement effectuées sur la rémunération

12. Nature et montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises aux cotisations patronales et salariales

13. Montant de la somme effectivement reçue par le salarié

14. Date de payement

15. Date des congés payés et indemnités correspondantes

16. Exercice du droit de grève ou représentation du personnel