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PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

GUÍA PARA EL DESARROLLO DE LA ASISTENCIA TÉCNICA EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

G1.DE 12/09/2019

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GUÍA PARA EL DESARROLLO DE LA ASISTENCIA

TÉCNICA EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

2019



G1.DE 12/09/2019




Directora General

Juliana Pungiluppi Leyva

Subdirectora General

María Mercedes Liévano Álzate

Directora de Planeación y Control de Gestión

Ana Cecilia Tamayo Osorio

Subdirectora de Mejoramiento Organizacional

Yaneth Sarmiento Forero

Equipo Técnico

Adriana María Bernal García – Subdirección de Adopciones

Marta Isabel Ariza López - Subdirección de Articulacion Territorial del SNBF

Kelly Isabel Celis Bedoya - Subdireccion de Operacion de la Atencion a la Primera Infancia

Paula Alejandra Castro Osorio – Subdirección de Mejoramiento Organizacional

Sandra Milena Torres Rodriguez– Subdirección de Restablecimiento de Derechos

Con aportes de las direcciones misionales de la Sede de la Dirección General y

los equipos técnicos de Asistencia Técnica, Ciclos de Vida y Nutrición,

Protección, Responsabilidad Penal de las Regionales y Coordinadores de Centro

Zonal.



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CONTENIDO

INTRODUCCION .............................................................................................................................................. 4

OBJETIVO ........................................................................................................................................................ 6

ALCANCE ......................................................................................................................................................... 6

DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 6

CAPITULO 1 ................................................................................................................................................... 14

1. MARCO NORMATIVO ............................................................................................................ 14

2. MARCO CONCEPTUAL ......................................................................................................... 18

2.1. Concepto de Asistencia Técnica ............................................................................................... 18

2.2. Enfoques de la Asistencia Técnica ........................................................................................... 19

2.3. Atributos de la Asistencia Técnica ............................................................................................ 20

2.4. Métodos y estrategias para brindar asistencia técnica ............................................................. 21

2.5. Población Objetivo de la Asistencia Técnica ............................................................................ 23

CAPITULO 2 ................................................................................................................................................... 24

1. OBJETIVOS DE LA ASISTENCIA TÉCNICA ............................................................................. 24

1.1. Objetivo General ....................................................................................................................... 24

1.2. Objetivos Específicos ................................................................................................................ 24

2. ALCANCE DE LA ASISTENCIA TÉCNICA................................................................................ 25

3. COMPETENCIA, ROLES Y RESPONSABILIDADES ................................................................. 25

3.1. Competencia ............................................................................................................................. 25

3.2. Roles y responsabilidades ........................................................................................................ 25

4. TIPOS DE ASISTENCIA TÉCNICA EN EL ICBF ....................................................................... 26

5. LA ASISTENCIA TÉCNICA DESDE EL ENFOQUE POR PROCESOS ........................................ 26

5.1. Planear o Planificar (P) .............................................................................................................. 27

5.1.1. Fase I. Orientaciones y Parámetros ............................................................................ 28

5.1.2. Fase II. Identificación de necesidades por nivel ........................................................... 28

5.1.3. Fase III. Formulación y articulación Plan de Asistencia Técnica ..................................... 29

5.2. Hacer (H) ................................................................................................................................... 31

5.3. Verificar (V) ............................................................................................................................... 33

5.3.1. Línea de Autoevaluación ........................................................................................... 33

5.3.2. Línea Evaluación (Auditoría Interna – Externa) ............................................................ 34

5.4. Mejorar (M) ................................................................................................................................ 34

6. LA ASISTENCIA TÉCNICA DESDE EL ENFOQUE DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO E

INNOVACIÓN ....................................................................................................................... 34

ANEXOS ......................................................................................................................................................... 36

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................................ 36

CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................... 37



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SIGLAS

AT Asistencia Técnica

CNPS Consejo Nacional de Política Social

CDPS Consejo Departamental de Política Social

CMPS Consejo Municipal de Política Social

DAFP Departamento Administrativo de la Función Pública

EAS Entidad Administradora de Servicio

GET Grupo de Estudio y Trabajo

ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

NTC Norma Técnica Colombiana

SIGE Sistema Integrado de Gestión

SNBF Sistema Nacional de Bienestar Familiar

SPBF Servicio Público de Bienestar Familiar

SRPA Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes

SNCRPA Sistema Nacional de Coordinación de Responsabilidad Penal para

Adolescentes.

UDS Unidad de Servicio



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INTRODUCCION

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) en el marco de sus funciones

y en concordancia con su responsabilidad de ente rector, coordinador y articulador

del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) conforme a la Ley 75 de 1968,

la Ley 7ª de 1979, la Ley 1098 de 2006 y el Decreto 987 de 2012, tiene como

función asistir técnicamente para promover el desarrollo y la protección integral de

los niños, niñas y adolescentes, fortaleciendo las capacidades de las familias como

entornos protectores y principales agentes de transformación social a:

• Los entes nacionales, departamentales, distritales y municipales en la ejecución

de las políticas públicas sociales, sin perjuicio de las competencias y funciones

constitucionales y legales propias para cada uno de ellos.

• Los operadores y entidades administradoras del servicio en la aplicación de los

lineamientos técnicos y manuales operativos que estipulan los requisitos

mínimos de calidad para prestar el servicio público de bienestar familiar.

• Los colaboradores de la Entidad en el nivel Nacional, Regional y Zonal.

En este orden, el ICBF concibe la asistencia técnica como una estrategia

permanente de asesoría y acompañamiento que tiene como fin fortalecer el

conocimiento, competencias y habilidades de las partes interesadas así como, la

generación de conocimiento como práctica participativa orientado a la

transformación social en temas relacionados con el quehacer del Instituto, a su vez

promover el funcionamiento e interacción eficaz del Sistema Nacional de Bienestar

Familiar (SNBF) y la mejora continua de la gestión institucional y la calidad del

Servicio Público de Bienestar Familiar (SPBF).

Este documento tiene como propósito orientar el desarrollo y la prestación de la

asistencia técnica que brinda el ICBF a sus colaboradores en los tres niveles de

gestión (Nacional, Regional, Zonal), operadores, entidades administradoras del

servicio y agentes del SNBF.



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OBJETIVO

Este documento tiene como propósito orientar la asistencia técnica que el Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF brinda en el marco de su competencia,

internamente a sus colaboradores o externamente a los agentes del Sistema

Nacional de Bienestar Familiar – SNBF en los distintos ámbitos (nacional,

departamental, distrital, municipal) y demás partes interesadas en el marco del

Servicio Público de Bienestar Familiar – SPBF.

ALCANCE

Este documento aplica para el desarrollo de la asistencia técnica en y desde el

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en sus tres niveles (Nacional, Regional,

Zonal).

DEFINICIONES

• Acompañamiento: Conjunto de acciones articuladas, permanentes y

programadas mediante las cuales el ICBF interactúa con sus partes interesadas

con el objeto de promover la reflexión sobre una práctica, fortalecer y actualizar

su conocimiento, competencias y habilidades.

• Agentes del SNBF: Son todas las entidades públicas nacionales y territoriales,

de la sociedad civil organizada, de la cooperación internacional y del sector

privado, que adelantan acciones para la protección integral de las niñas, niños

y adolescentes. Resulta necesario hacer una distinción entre los agentes

públicos y los demás agentes del Sistema, en tanto los primeros tienen

asignadas responsabilidades directas, según sus competencias, para asegurar

las tareas de la protección integral; las organizaciones privadas que operan

programas del ICBF, son promotores, colaboradores o intermediarios para que

el Estado pueda cumplir con sus responsabilidades; la cooperación

internacional no tiene asignada por Ley responsabilidades frente a la protección

integral pero orienta su acción a apoyar y complementar las prioridades

nacionales, y participa y juega un papel importante en los diferentes ámbitos

territoriales; la sociedad civil participa de las decisiones de política y ejerce

control social1.

• Agentes Educativos: Son todas las personas que interactúan de una u otra

manera con la niña y el niño agenciando su desarrollo integral y ejercen el

1 Tomado del Manual Operativo del Sistema Nacional de Bienestar Familiar V1, pág 31. ICBF, 2013.



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principio de corresponsabilidad que le asigna la ley a la familia, la sociedad y el

Estado2.

• Ámbitos: Los ámbitos de acción corresponden a la Nación, los departamentos,

los distritos, los municipios y los territorios no municipalizados. Así mismo,

incluyen las poblaciones indígenas y otros grupos étnicos en los ámbitos

municipales y departamentales en los que tienen presencia3.

• Asesoría: Consiste en brindar orientaciones y recomendaciones a los distintos

agentes del SNBF en la gestión de las políticas públicas, a colaboradores del

ICBF, entidades administradoras u operadores del servicio en el diseño,

ejecución, seguimiento y evaluación de modalidades, estrategias, planes,

programas, proyectos, en respuesta a sus consultas, necesidades, Inquietudes

y problemas, sentidas y expresadas4.

• Asistencia Técnica: Estrategia permanente de asesoría y acompañamiento

que tiene como fin fortalecer el conocimiento, competencias y habilidades de

las partes interesadas así como, la generación de conocimiento como práctica

participativa orientado a la transformación social en temas relacionados con el

quehacer del Instituto, a su vez promover el funcionamiento e interacción eficaz

del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) y la mejora continua de la

gestión institucional y la calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar

(SPBF)5.

• Colaboradores: Compuesto por los siguientes subgrupos: Servidores públicos:

Personas naturales vinculadas a la administración pública por una relación legal

y reglamentaria para el cumplimiento de funciones administrativas en el marco

de una planta de personal aprobada para la entidad - Contratistas: personas

naturales que apoyan actividades relacionadas con la administración y

funcionamiento del ICBF mediante contrato de prestación de servicios6.

• Concertar: Significa ponerse de acuerdo, buscar intersecciones comunes y

definir propósitos y metas consensuados. Es un ejercicio activo y no

simplemente la respuesta pasiva a unos requerimientos y procedimientos

2 Tomado del Manual Operativo para la Atención a la primera infancia – Modalidad Familiar V4, pág 7. ICBF, 2019. 3 Tomado del Manual Operativo del Sistema Nacional de Bienestar Familiar V1, pág 31. ICBF, 2013. 4 Tomado y adaptado del LM1.DE Lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familias V1, pág 13. ICBF, 2009

5 Tomado y adaptado del LM1.DE Lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familias V1, pág 12. ICBF, 2009

6 Tomado del A6.MS.DE Anexo Partes Interesadas ICBF V2, pág. 1. ICBF, 2019



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formales o a unos marcos reglamentarios rígidos7.

• Consejo de Nacional de Política Social –CNPS-: Ente responsable de

diseñar la política pública, movilizar y apropiar los recursos presupuestales y

dictar las líneas de acción para garantizar los derechos de los niños, las niñas

y los adolescentes y asegurar su protección y restablecimiento en todo el

territorio nacional (Ley 1098 de 2006, Libro III, Capítulo I, Articulo 206).

• Competencia: Se refiere a las habilidades, formación, educación y experiencia

necesarias que debe tener una persona para desempeñar cierto rol y

responsabilidades dentro de un cargo (adaptada de la ISO 9000:2015).

• Comisarías de Familia: Son entidades distritales o municipales o

intermunicipales de carácter administrativo e interdisciplinario, que forman parte

del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, cuya misión es prevenir, garantizar,

restablecer y reparar los derechos de los miembros de la familia conculcados

por situaciones de violencia intrafamiliar y las demás establecidas por la ley

(Ley 1098 de 2006, Título II, Capitulo III, Articulo 83).

• Efectividad: Grado en el que se logran los objetivos de una manera eficaz y

eficiente.

• Eficacia: Grado en el que se logran realizan las actividades planificadas y se

logran los resultados esperados (ISO 9000:2015).

• Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados (ISO

9000:2015).

• Esquema de Operación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar: En el

marco de la necesaria articulación y coordinación, el Sistema Nacional de

Bienestar Familiar opera en los ámbitos nacional, departamental, distrital y

municipal congregando en instancias de decisión, operación, desarrollo técnico

y participación a los agentes públicos, privados, de la sociedad civil,

comunitarios, del tercer sector y de la cooperación nacional e internacional que

hacen parte del mismo (Decreto 936 de 2013, artículo 6).

• Estrategia: Conjunto de reglas y etapas mediante el cual se pretende alcanzar

un objetivo en un horizonte de tiempo definido.

7 Tomado de Política de Concertación. La concertación: Transversalidad, equidad, diversidad cultural, pág. 591



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• Evaluación: Elemento regulador que permite valorar el avance y los resultados

de un proceso o área de los distintos niveles del ICBF teniendo en cuenta los

resultados de las metas, actividades y presupuesto, necesarios para el logro de

los objetivos propuestos, de tal manera que se promueva el reconocimiento de

mejores prácticas, aprendizajes permanentes y la innovación8.

• Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo,

generalmente se compone de registros, declaraciones de hechos u otra

información que son pertinentes para los criterios de una verificación (ISO

9000:2015).

• Gestión del Conocimiento: Mecanismo que permite fortalecer la capacidad,

el desempeño Institucional y la calidad de los productos y servicios que ofrece

una Entidad mediante la administración de su conocimiento tácito - intangible y

explícito - tangible (DAFP, 2018).

• Guía: Documento que brinda parámetros, orientaciones, disposiciones,

recomendaciones de manera específica, para el desarrollo de un tema dentro

de un proceso o procedimiento9.

• Instancias de Decisión y Orientación del SNBF: Se identifican como los

Consejo de Política Social, los cuales, son espacios en los que se define la

política pública, se movilizan y apropian recursos presupuestales y se dictan

líneas de acción (Decreto 936 de 2013, artículo 8).

• Instancias de Operación: Son espacios de planificación, coordinación y

evaluación de la operación del SNBF. En el ámbito nacional es el Comité

Ejecutivo del SNBF y en los ámbitos territoriales, las Mesas de Infancia,

Adolescencia y Familia o las instancias que cumplan sus funciones (Decreto

936 de 2013, artículo 8).

• Instancias de Desarrollo Técnico: Son espacios de diseño, articulación,

concertación y asesoría en la formulación y ajuste de políticas y estrategias,

programas y proyectos. Estos espacios además toman decisiones de carácter

técnico sobre los temas de su competencia. Comprenden distintas mesas y

comités interinstitucionales que se han creado para el desarrollo de políticas

específicas relacionadas con infancia y adolescencia. Ejemplo: Comités de

Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil – CIETI (Decreto 936 de 2013,

8 Tomado y adaptado del P1.MS Procedimiento de Monitoreo y evaluación de la gestión V8, pág. 13. ICBF, 2019

9 Tomado de P1.MI Procedimiento de Elaboración y control de documentos V8, pág. 15. ICBF, 2018.



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artículo 8).

• Instancias de participación: Son espacios que propician la participación y

movilización de las niñas, niños y adolescentes como actores fundamentales

en el diseño e implementación de políticas públicas dirigidas a ellos. Son las

mesas de participación que se conformarán en municipios y departamentos con

las orientaciones metodológicas del SNBF (Decreto 936 de 2013, artículo 8).

• Lineamiento: Es un documento, que determina las bases que sustentan el

desarrollo de una o un conjunto de modalidades de Servicio Público de

Bienestar Familiar – SPBF en particular y describe la clasificación, a su vez

define las etapas y actividades generales que de manera articulada deben

desarrollarse10.

• Manual Operativo: Es un documento donde se describe el qué y el cómo del

proceso de atención, explicitando las etapas y actividades que de manera

articulada deben desarrollarse, así como las condiciones de calidad, requisitos

y procedimientos para la operación de dicha modalidad, complementando de

manera operativa el lineamiento técnico11.

• Mejora: Actividad para mejorar el desempeño. (ISO 9000:2015).

• Modalidades: Clasificación de las formas en las que se presta el Servicio

Público de Bienestar Familiar - SPBF, se caracterizan por el grupo poblacional

de atención previamente definido o por las condiciones técnicas específicas

requeridas para desarrollar el proceso de atención12.

• Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones

con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.

(ISO 9000:2015).

Nota: El concepto de organización incluye, entre otros, un trabajador

independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad,

organización benéfica o institución, o una parte o combinación de éstas, ya

estén constituidas o no, públicas o privadas.

10 Tomado de P14.DE Procedimiento Diseño y desarrollo de lineamientos técnicos y manuales operativos V4, pág. 13. ICBF, 2019. 11 Tomado de P14.DE Procedimiento Diseño y desarrollo de lineamientos técnicos y manuales operativos V4, pág. 13. ICBF, 2019. 12 Tomado de P14.DE Procedimiento Diseño y desarrollo de lineamientos técnicos y manuales operativos V4, pág. 13. ICBF, 2019.



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• Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada,

o percibirse como afectada por una decisión o actividad. (ISO 9000:2015).

• Plan: Documento en el cual se proyecta o relacionan una serie de pasos

(acciones) para lograr un objetivo o estrategia institucional en un tiempo

determinado y con responsables definidos los cuales pueden ser uno o varios

niveles, áreas y dependencias del Instituto13.

• Política: Criterios orientadores para la acción a fin de lograr objetivos definidos

como prioritarios para la organización, a la luz de sus competencias.

• Política Pública: La política es el arte de construir acuerdos en torno a los

grandes objetivos que convienen a todos los miembros de la comunidad. Se

trata de acuerdos sobre los logros que deben alcanzarse, sobre el proceso que

debe emprenderse para alcanzarlos, sobre los esfuerzos financieros y

operativos que corresponden a cada uno de los responsables de lograrlos,

sobre las acciones en torno a los cuales se moviliza la comunidad y sobre el

mecanismo para vigilar los avances del proceso emprendido. Lo público es

aquello que beneficia a todos los miembros de la comunidad (Mesa Nacional

de Infancia y Adolescencia, 2012).

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto (ISO

9000:2015).

• Rectoría, articulación y coordinación del SNBF: Conjunto de acciones que

se orientan a trazar líneas de política, estándares de monitoreo y seguimiento

técnico, en apoyo de las demás entidades responsables de los derechos para

que cumplan con las obligaciones que les corresponden. Comprenden estas, el

direccionamiento y articulación de las acciones pertinentes en los espacios a

los que haya lugar, con el fin de que las entidades responsables de la garantía

de los derechos de la infancia y la adolescencia adelanten las acciones para

prevenir la amenaza o la vulneración de los mismos, o asegurar oportunamente

su restablecimiento inmediato (SNBF, 2019).

• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente es obligatoria o

habitual, es decir la practica comúnmente la organización y las partes

interesadas (ISO 9000:2015).

13 Tomado de P1.MI Procedimiento de Elaboración y control de documentos V8, pág. 16. ICBF, 2018.



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• Red Hogar de Paso: Es un grupo de familias registradas en el programa de

protección de los niños, las niñas y los adolescentes, que están dispuestas a

acogerlos, de manera voluntaria y subsidiada por el Estado, en forma

inmediata, para brindarles el cuidado y atención necesarios (Ley 1098 de 2006,

Título II, Capitulo II, Articulo 58).

• Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización

interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y

procesos para lograr estos objetivos (ISO 9000:2015).

• Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF: Conjunto de agentes,

instancias de coordinación y articulación y de relaciones existentes entre estos

para dar cumplimiento a la protección integral de los niños, niñas y

adolescentes y el fortalecimiento familiar en los ámbitos nacional,

departamental, distrital, municipal. (Decreto 936 de 2013, Artículo 2)

• Sistema Nacional de Coordinación de Responsabilidad Penal para

Adolescentes – SNCRPA: Instancia para la coordinación y articulación

interinstitucional, intersectorial e intersistémica y la fijación de parámetros

técnicos, que entre otras realizará el seguimiento y la evaluación de las

acciones contempladas en las Leyes 906 de 2004, 1098 de 2006, 1453 de

2011, 1622 de 2013 y 1450 de 2011 en lo relacionado con la responsabilidad

penal para adolescentes, o las normas que las modifiquen, o sustituyan,

respetando en todo caso el marco de competencias constitucionales y legales

de las entidades que lo conforman (Decreto 1885 de 2015, Capítulo I, Articulo

2).

• Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes - SRPA: Es el

conjunto de principios, normas, procedimientos, autoridades judiciales

especializadas y entes administrativos que rigen o intervienen en la

investigación y juzgamiento de delitos cometidos por personas que tengan

entre catorce (14) y dieciocho (18) años al momento de cometer el hecho

punible (Ley 1098 de 2006, Libro II, Título I, Capítulo I, Articulo 139).

• Servicio Público de Bienestar Familiar - SPBF: Servicio público a cargo del

Estado que se presta en todo el territorio nacional a través del "Sistema

Nacional de Bienestar Familiar" y por los organismos oficiales y particulares

legalmente autorizados, integrados y coordinados por el Instituto Colombiano

de Bienestar Familiar, con el fin de promover la integración y realización

armónica de la familia, así como proteger y garantizar los derechos de la niñez

(Ley 7 de 1979, Titulo III, Articulo 12, 15).



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• Sistema Integrado de Gestión - SIGE: Es una herramienta gerencial la cual

tiene el propósito de promover y facilitar la mejora continua en la gestión del

ICBF, orientada a lograr el impacto en los actuales y nuevos servicios que se

prestan a los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas (Resolución

7070 de 2017, Título I, Capítulo I, Articulo 1).



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CAPITULO 1

Referente normativo y conceptual

1. MARCO NORMATIVO

La legislación y normativa vigente que soporta la asistencia técnica y enmarca el

quehacer y las responsabilidades misionales del ICBF en torno al Sistema Nacional

de Bienestar Familiar - SNBF y el Servicio Público de Bienestar Familiar- SPBF se

enuncian en la Tabla 1.

Tabla 1. Marco Normativo que soporta la Asistencia Técnica en el ICBF

Norma Referencia

Ley 7 de 1979

Dicta normas para la protección de la niñez, establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, reorganiza el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Título IV. Del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Capitulo II. Objetivos y Funciones. Artículo 21. El ICBF tendrá las siguientes funciones:

• Ejecutar las políticas del Gobierno Nacional en materia de fortalecimiento de la familia y protección al menor de edad.

• Crear programas de protección preventiva y especial para menores de edad, lo mismo que auxiliar técnica y económicamente a los organismos de esta naturaleza existente en el país cuando lo considere conveniente.

• Prestar la asistencia técnica necesaria para el estudio integral del menor de edad que esté bajo las órdenes de los jueces y emitir dictamen

Decreto 2388 de 1979

(Reglamentario de la Ley 7ª de

1979)

Por el cual se reglamentan las Leyes 75 de 1968, 27 de 1974 y 7 de 1979 Artículo 12. “Las actividades que realicen las entidades del Sistema Nacional de Bienestar Familiar con el fin de prestar el Servicio Público de Bienestar Familiar deberán cumplirse con estricta sujeción a las normas del servicio y a los reglamentos dictados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF”. Artículo 20, numeral 9 “La dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar está a cargo del ICBF. En ejercicio de ella le corresponde: … “supervisar y controlar el funcionamiento de las entidades que constituyen el Sistema y prestarle asesoría a las mismas”


Por el cual se organiza el Sistema Administrativo de Bienestar Familiar, se reestructura el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones. Capítulo I, Artículo 10. “Competencias Departamentales …3. La prestación de la asistencia técnica en todo lo relativo a normas y estándares de prestación del servicio de bienestar familiar.” Capítulo II, Artículo 17. “Funciones. Son funciones del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, las siguientes: …19. Prestar la asistencia técnica necesaria para el estudio integral del menor de edad que esté bajo las órdenes de los Jueces de Menores del país y emitir dictámenes periciales (antropo-heredo-biológicos) en los procesos de filiación y en aspectos psicosociales cuando el Juez lo solicite”.



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Norma Referencia Capítulo III, Artículo 33. “Funciones de las regionales. Corresponde especialmente a las regionales consolidar la información del Sistema Nacional de Bienestar Familiar en cada departamento; prestar asistencia técnica a los gobiernos departamentales en materia del servicio de bienestar familiar “.

Ley 1098 de 2006

Código de la Infancia y la Adolescencia Libro I. La protección integral, Titulo I. Disposiciones Generales, Capitulo I. Principios y definiciones, Artículo 11. Exigibilidad de los Derechos, Parágrafo. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como ente coordinador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, mantendrá todas las funciones que hoy tiene (Ley 75/68 y Ley 7ª/79) y definirá los lineamientos técnicos que las entidades deben cumplir para garantizar los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes, y para asegurar su restablecimiento. Así mismo coadyuvará a los entes nacionales, departamentales, distritales y municipales en la ejecución de sus políticas públicas, sin perjuicio de las competencias y funciones constitucionales y legales propias de cada una de ellas. Título II. Garantía de Derechos y Prevención, Capitulo II. Medidas de Restablecimiento de Derechos, Artículo 58. “…En todos los distritos, municipios y territorios indígenas del territorio nacional, los gobernadores, los alcaldes, con la asistencia técnica del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, organizarán las redes de hogares de paso y establecerán el registro, el reglamento, los recursos, los criterios de selección y los controles y mecanismos de seguimiento y vigilancia de las familias, de acuerdo con los principios establecidos en este código. Título II. Garantía de derechos y prevención, Capitulo III. Autoridades competentes para el restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes, Articulo 83. “…El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar como entidad coordinadora del Sistema Nacional de Bienestar Familiar será el encargado de dictar la línea técnica a las Comisarías de Familia en todo el país.” Libro II. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes y Procedimientos especiales para cuando los niños, las niñas o los adolescentes son víctimas de delitos, Titulo I. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes y otras disposiciones, Capitulo II. Autoridades y entidades del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, Articulo 163. Integración “Forman parte del sistema de responsabilidad penal para adolescentes: 9. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar quien responderá por los lineamientos técnicos para la ejecución de las medidas pedagógicas dispuestas en este Libro.” Libro III. Sistema Nacional de Bienestar Familiar, políticas públicas e inspección, vigilancia y control, Capitulo I. Sistema Nacional de Bienestar Familiar y políticas públicas de Infancia y Adolescencia, Articulo 204. El Departamento Nacional de Planeación, el Ministerio de la Protección Social y el Ministerio de Educación, con la asesoría técnica del ICBF deberá diseñar los lineamientos técnicos mínimos que deberán contener los planes de desarrollo, en materia de infancia y adolescencia teniendo en cuenta el ciclo de vida, el enfoque de garantía y restablecimiento



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Norma Referencia de derechos.

Resolución 4225 de 2009

Expide el Lineamiento Técnico para el Desarrollo de la Asistencia Técnica en el Marco de la Política Pública de Infancia, Adolescencia y Familia.

Ley 1369 de 2009

Por medio de la cual se crea la Ley de Protección Integral a la Familia. Artículo 5 “DEBERES. Son deberes del Estado y la Sociedad: 10. Las instituciones públicas y privadas que desarrollen programas sociales deberán proporcionar la información y asesoría adecuada a las familias sobre las garantías, derechos y deberes que se consagran en esta ley para lograr el desarrollo integral de la familia.”

Decreto 987 de 2012

Modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus dependencias. Establece funciones estipuladas para las diferentes Direcciones del Instituto en los artículos 16, 20, 25, 26, 27, 28, 29, 31, 32, 34 ,35, 37, 38, 39, 40, 41 y 42 con el fin de brindar asistencia técnica para garantizar la prestación y calidad de los servicios. El anexo 1 relaciona una a una las funciones por dependencias.


Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias. Establece funciones estipuladas para las diferentes Direcciones del Instituto en los artículos 3 y 5 con el fin de brindar asistencia técnica para garantizar la prestación y calidad de los servicios.

Decreto 936 de 2013

Reorganiza el Sistema Nacional de Bienestar Familiar y reglamenta el inciso primero del artículo 205 de la Ley 1098 de 2006 Artículo 14 (numeral 5): “Corresponde al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar “Definir los parámetros bajo los cuales se brinda asesoría y asistencia técnica en materia de dinamización del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y a las organizaciones del orden nacional y territorial que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar”


Por la cual, mediante el Articulo 2 se expide el “Manual de Supervisión de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF”, el cual tiene como documento orientador la “Guía para el ejercicio de Supervisión e Interventoría de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF” Esta guía en el numeral: - 4.4. Designación del Supervisor – Contratación del Interventor

relaciona lo siguiente “los directores de programas misionales y los jefes de las áreas de apoyo de la Sede de la Dirección General están en la obligación de brindar soporte y asesoría permanente en lo que sea de su competencia, a los supervisores en las direcciones regionales. Y de igual manera, los directores regionales están en la obligación de prestar todo el apoyo y colaboración necesaria a los supervisores de la Sede de la Dirección General, cuando el objeto o las obligaciones contractuales se ejecuten en la regional”

- 4.10 Herramientas del Supervisor, relaciona actividades orientadoras del ejercicio de supervisión una de ellas es “b. Visitas de



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Norma Referencia Acompañamiento y Seguimiento En las Direcciones Regionales y Centros Zonales donde se evidencien mayores dificultades en materia de supervisión, se desarrollarán visitas de acompañamiento y asesoría, y se realizará un seguimiento a las mismas, tendiente a disminuir los riesgos en la materia.”


Por la cual se estructuran los Grupos Internos de Trabajo de las dependencias de la Nacional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones Artículos 3, 4, 13, 25 (9), 26 (8), 27 (11), 28(16), 29 (7;8;13), 39 (3), 41 (3; 5; 6)

Resolución 2859 de 2013 (modifica la Resolución 1616 de 2006)

Reglamenta la estructura del ICBF en el Nivel Regional y Zonal Determina en los articulados 4, 5, 8, 9, 11, 15, 16 y 19 funciones de asistencia técnica en el nivel regional y zonal.


Por el cual se crea el Sistema Nacional de Coordinación de Responsabilidad Penal para Adolescentes (SNCPRA) y se dictan otras disposiciones. Capitulo II. Sistema Nacional de Coordinación de Responsabilidad Penal para Adolescentes, Artículo 10. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Coordinación de Responsabilidad Penal para Adolescentes (SNCPRA), será ejercida de manera permanente por la Subdirección de Responsabilidad Penal del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), o quien haga sus veces. Circular 01 de 2016: Cumplimiento de funciones impartidas a las Direcciones Regionales del ICBF que ejercerán el cargo de Secretaría Técnica de los Comités Departamentales del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes - SNCRPA. Funciones de Secretaría Técnica: …la Secretaría Técnica de los Comités Departamentales del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes - SNCRPA “será ejercida de manera permanente por las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, en cada uno de sus departamentos, o quien haga sus veces”. Funciones 9, 10, 11 y 12

Ley 1804 de 2016

Por la cual se establece la política de Estado para el Desarrollo Integral de la Primera Infancia de Cero a Siempre y se dictan otras disposiciones. Titulo III, Artículo 22. “Implementación territorial de la política de estado para el desarrollo integral de la primera infancia de cero a siempre. … Los gobiernos departamentales, distritales y municipales deberán mantener relación directa con la Comisión Intersectorial para la Atención Integral a la Primera Infancia por vía del Sistema Nacional de Bienestar Familiar local, para canalizar la asistencia técnica para sus iniciativas y para el desarrollo de políticas, programas y proyectos en materia de primera infancia.”


Por la cual se aprueba el Manual del Sistema Integrado de Gestión y se adopta el modelo de operación por procesos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Manual del Sistema Integrado de Gestión, Capitulo 7. Realización del



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Norma Referencia Producto, 7.5 Preservación del servicio. “… durante la prestación del servicio se asegura su preservación a través de asistencia técnica suministrada a las Unidades de Servicio por parte de las Direcciones Misionales, Direcciones Regionales y Centros Zonales, de acuerdo a las 4 dimensiones del servicio”


Reorganiza el Sistema Integrado de Gestión. Título III. Líderes de los ejes del Sistema Integrado de Gestión, Artículo 17, literal e, Capitulo II. Competencia Nivel Regional; Artículo 21, Parágrafo; Artículo 22, literal b. Titulo V. Eje Ambiental; Capitulo I. Roles y Responsabilidades, Artículo 25, literal h Título VI. Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo, Artículo 27, literal c ; Artículo 29, literal e.


Por la cual se modifica la Resolución 1616 de 2006 y se crea el Grupo Interno de Contratación en la Regional Bogotá, y el Grupo Interno de Gestión Humana en las Regionales Antioquía y Valle del Cauca.


Por la cual se modifica la Resolución 1616 de 2006 modificada por la Resolución 8939 de 2017, se adiciona la 763 de 2010 y se crea el Grupo Interno de Responsabilidad Penal en la Regional Bogotá. Artículos 3, Parágrafo Primero (4 ; 8), Parágrafo Segundo (5)

Fuente: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF, 2019

2. MARCO CONCEPTUAL

2.1. Concepto de Asistencia Técnica

La asistencia técnica según Clauson (2007) se define como todas aquellas

acciones encaminadas a brindar ayuda y orientación a una o varias partes

interesadas que tienen la necesidad de resolver una problemática de su quehacer

diario, con el fin de fortalecer sus competencias para que puedan generar

estrategias que les permita encontrar la solución correcta.

En ese orden, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) concibe la

asistencia técnica como una estrategia permanente de asesoría y

acompañamiento que tiene como fin fortalecer el conocimiento, competencias y

habilidades de las partes interesadas así como, la generación de conocimiento

como práctica participativa orientado a la transformación social en temas

relacionados con el quehacer del Instituto, a su vez promover el funcionamiento e

interacción eficaz del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) y la mejora

continua de la gestión institucional y la calidad del Servicio Público de Bienestar

Familiar (SPBF).



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2.2. Enfoques de la Asistencia Técnica

Un enfoque se define según Birbaumer (2011) y Saldaña (2016) como el estilo de

accionar de un sistema, representa su filosofía, simboliza algo parecido a una

doctrina que informa, estimula y orienta sus aspectos centrales, tales como la

estructura, liderazgo, programas, métodos, técnicas, recursos y la relación del

sistema con otros actores e instituciones.

Por lo anterior, teniendo en cuenta que la asistencia técnica debe brindar, construir

y compartir los elementos conceptuales, técnicos y metodológicos, siempre debe

tener presente los enfoques que la orientan para que su propósito y alcance sean

pertinentes con los ordenamientos normativos y políticos del país de responder al

desarrollo y la protección integral de los niños, niñas y adolescentes y las familias

como sujetos de derechos. Los enfoques de la asistencia técnica se describen de

manera general en la Tabla 2.

Tabla 2. Enfoques de la asistencia técnica

Enfoques Descripción

Enfoque por procesos

Este enfoque permite controlar las interacciones e interdependencias del desarrollo de la asistencia técnica entre los procesos que la aplican en los tres niveles de la Entidad permitiendo así la realimentación de la política pública, la mejora de la calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar y el incremento de la satisfacción de sus beneficiarios.

Enfoque en el Desarrollo de Capacidades

Según PNUD (2009) el desarrollo de capacidades es el proceso mediante el cual las personas, organizaciones y sociedades obtienen, fortalecen y mantienen las aptitudes necesarias para establecer y alcanzar sus propios objetivos de desarrollo a lo largo del tiempo. En ese orden, el desarrollo de capacidades permite que los colaboradores del ICBF, los agentes del SNBF, y los operadores de los servicios mediante la implementación de estrategias obtengan, fortalezcan y mantengan las capacidades para establecer y lograr los objetivos trazados en las políticas, planes, programas o proyectos dirigidos a los niños, niñas, adolescentes y al fortalecimiento familiar. Este enfoque comprende las capacidades como disposición para el ejercicio de libertades humanas que requieren contar con condiciones adecuadas para su ejercicio (Sen, 2000).

Enfoque orientado hacia la prestación de un

servicio con calidad

Permite que las acciones de asesoría y acompañamiento redunden en la mejora de la calidad de las modalidades de acuerdo con programas y estrategias de atención que oferta el ICBF consultando y realimentando lo establecido en los referentes normativos, técnicos (políticas públicas, lineamientos, manuales operativos, procesos, guías), reconociendo las características particulares de los sujetos y teniendo en cuenta las categorías diferenciales establecidas en el Modelo de Enfoque Diferencial del ICBF para la atención de los niños, niñas, adolescentes y familias.



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Enfoques Descripción

Enfoque de Gestión de

Conocimiento e Innovación

Permite alinear el desarrollo de la asistencia técnica con la generación, producción, captura, distribución y uso eficaz del conocimiento para el fortalecimiento de la capacidad y desempeño del ICBF y del SNBF y la mejora de la calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar - SPBF.


2.3. Atributos de la Asistencia Técnica

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (2013) entiende por atributo, aquellas

características tangibles o intangibles de un bien o servicio que permiten satisfacer

las necesidades de un usuario. En este marco, el Instituto define para la asistencia

técnica un conjunto de atributos, los cuales deben verse reflejados en la selección,

planeación, ejecución y evaluación del método a emplear para brindar asistencia

técnica en los diferentes niveles de gestión de la Entidad. Estos atributos se

describen en la Tabla 3.

Tabla 3. Atributos de la asistencia técnica

Atributo Descripción

Pertinente

Los contenidos de asistencia técnica deben ser coherentes y ajustados a una situación concreta, de tal manera que den respuesta a las necesidades, demandas, oportunidades y recursos que en el territorio identifican los agentes del SNBF, los agentes del SNCRPA y/o operadores de servicios misionales y/o los colaboradores del ICBF, así como a disposiciones de índole directivo.

Contextualizada Se proyecta a partir de una lectura histórica y actual a nivel territorial, poblacional y cultural.

Generadora de conocimiento

La asistencia técnica debe reconocer y potenciar los saberes y el conocimiento de los diferentes actores involucrados (colaboradores del ICBF, operadores y agentes del SNBF y el SNCRPA), debe propiciar el intercambio de conocimientos, saberes, prácticas, experiencias, aprendizajes y metodologías, incentivando la innovación mediante la inclusión de nuevas comprensiones, nuevos medios o herramientas para su desarrollo, mejorando la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar y realimentando la política pública.

Transversal o sistémica

La asistencia técnica como estrategia es transversal en los procesos del Instituto, por lo cual debe ser clara la interacción entre estos.

Oportuna Se brinda en el momento preciso y más conveniente de acuerdo con las directrices del nivel nacional, las necesidades, oportunidades y recursos identificados en el territorio.

Concertada Su aplicación obedece a acuerdos entre áreas, niveles, agentes, operadores y colaboradores. Surge a partir del acuerdo de voluntades de las partes no se impone.

Continua Se extiende en el tiempo y se construye de manera permanente, realimentando los procesos.

Fuente: Adaptado de Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, 2009.



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2.4. Métodos y estrategias para brindar asistencia técnica

2.4.1. Métodos

Los métodos según Birbaumer (2011) se definen como las técnicas de

comunicación que se aplican entre los diferentes actores de la asistencia técnica.

En este sentido, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar aplica los métodos

relacionados en la Tabla 4 para brindar asistencia técnica, bien sea de forma

grupal o individual.

• Asistencia Técnica Grupal: los responsables de brindar asistencia técnica

establecen contacto con varias partes interesadas.

• Asistencia Técnica Individual: en la cual tanto el colaborador que presta la

asistencia técnica como la parte interesada pueden realizar visitas, encuentros

o reuniones presenciales, las cuales se pueden dar, bien sea en la sede del

respectivo nivel del ICBF, en las instalaciones de la parte interesada o por

medios virtuales.

Tabla 4. Métodos para brindar asistencia técnica14

Método Propósito Aplica para:

Asesoría

Consiste en brindar orientaciones y recomendaciones a los distintos agentes del SNBF en la gestión de las políticas públicas, a colaboradores del ICBF, entidades administradoras u operadores del servicio en el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de modalidades, estrategias, planes, programas, proyectos, en respuesta a sus consultas, necesidades, Inquietudes y problemas, sentidas y expresadas. Según Molina (2004) el asesor debe ser consiente que su rol debe basarse en "trabajar con” ..."en lugar de "intervenir sobre…", ya que precisamente la intención de la asesoría es favorecer o promover procesos de cambio basados en la reflexión, análisis y toma de decisiones de quienes son asesorados. El papel del asesor no consiste en diagnosticar un problema y sugerir una solución sino, en buscar cómo orientar al asesorado, para que sea éste mismo quien diagnostique su problema, lo analice y encuentre una posible solución.

Todos los beneficiarios

de la AT

14 Nota Aclaratoria: La capacitación no se considera un método para brindar asistencia técnica en el ICBF, ya que de

conformidad con la Circular Externa 100-010 de 2014 del DAFP, los programas de capacitación sólo aplican para los

empleados de carrera administrativa, los de libre nombramiento y remoción, provisionales y temporales.



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Método Propósito Aplica para:

Acompañamiento

Conjunto de acciones orientadas al intercambio de saberes provenientes, por un lado, de quien está en campo y por otro, de los lineamientos u orientaciones de quien llega externo, con el fin de fortalecer de manera permanente el conocimiento, las competencias y habilidades de los colaboradores del ICBF, entidades administradoras u operadoras del servicio y agentes del SNBF en el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de estrategias, planes, programas, proyectos, y servicios en el marco de las políticas públicas orientadas a los niños, niñas y adolescentes y a las familias. El acompañamiento debe ser concertado tanto en tiempos como en temas, de manera que no sean interpretadas como acciones de supervisión.

Todos los beneficiarios

de la AT


2.4.2. Estrategias

Las estrategias para brindar asistencia técnica son los diferentes escenarios donde

se brinda la asesoría o el acompañamiento, los cuales se diferencian entre sí en

función de los propósitos de la acción, las tareas a realizar, y los recursos

necesarios para su ejecución; de igual forma dependiendo si la estrategia se

ejecuta de forma presencia o virtual, exige el uso de diferentes herramientas

metodológicas.

• Presencial: se puede llevar a cabo en alguna de las sedes del nivel nacional,

regional o zonal del ICBF, en las instalaciones del operador o agente, o en las

diferentes instancias nacionales, departamentales o municipales del SNBF.

• Virtual: se puede llevar a cabo empleando los diferentes recursos tecnológicos

de cada nivel del ICBF; adicional, para su programación se debe considerar si

el o los beneficiarios de la asistencia técnica cuentan con acceso a internet o

con los recursos requeridos que garantice su adecuada conexión.

En este orden, en la Tabla 5 se relacionan las estrategias definidas para brindar

asistencia técnica a los colaboradores del ICBF, operadores de servicio y agentes

del SNBF.

Tabla 5. Estrategias para brindar Asistencia Técnica

Escenario Estrategia Descripción

Presencial

Encuentros Intersectoriales / Departamentales / Territoriales

Actividades grupales de fortalecimiento, análisis e intercambio de experiencias y saberes en las diferentes temáticas de asistencia técnica bien sea por proceso,



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Escenario Estrategia Descripción

programa o modalidad de atención entre colaboradores de los diferentes sectores y regiones. Pueden ser talleres de construcción participativa, mesas de trabajo, foros entre otros.

Grupos de estudio y trabajo

Entendido como una forma de trabajo en equipo que integra conocimiento y práctica reflexiva, que posibilita el intercambio de saberes, la conversación y construcción de conocimiento referente al estudio de un caso específico.

Acompañamiento y Seguimiento en sitio

Actividad desarrollada entre pares, en un escenario de dialogo y de trabajo en torno al servicio (rutas de atención, programas y modalidades) y a las estrategias para mejorar las prácticas

Virtual

Video o teleconferencias

Estrategia de información tecnológica mediante la cual se desarrolla una comunicación simultánea de audio y vídeo entre grupos de personas bidireccional, interconectadas en un mismo momento, aunque en lugares distantes, permitiendo la consulta, análisis y construcción de conocimiento definiendo la temática a consultar de acuerdo con intereses u objetivos propuestos.

Canales de comunicación (Chat Virtual – Correo Electrónico Institucional)

Estrategias de comunicación formal y expresa entre una o varias personas que permite la consulta, análisis y construcción de conocimiento de una temática especifica.

Fuente: Adaptado de Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF, 2009

2.5. Población Objetivo de la Asistencia Técnica

Conforme a la normativa vigente, la población objetivo de la asistencia técnica son

aquellas partes interesadas del ICBF que reciben asesoría y acompañamiento por

parte del Instituto para el fortalecimiento de su conocimiento, habilidades y

competencias.

Una parte interesada según la ISO 9000:2015 es una persona u organización que

puede afectar o verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o

actividad. Por lo anterior, el ICBF ha definido siete (7) partes interesadas, las cuales

se encuentran relacionadas en el A6.MS.DE Anexo Partes Interesadas.

En la Tabla 6 se relacionan las partes interesadas a las cuales el ICBF le brinda

asistencia técnica.

Tabla 6. Población objetivo – beneficiarios asistencia técnica

Marco Beneficiario Asistencia Técnica

Nivel Interno Externo

SNBF • Colaboradores • Aliados Estratégicos: Agentes del

SNBF

Nacional, Departamental,



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Marco Beneficiario Asistencia Técnica

Nivel Interno Externo

Municipal

SPBF • Colaboradores

• Proveedores: Operadores del SPBF, contratados o no por el ICBF

• Usuarios: Niñas, Niños, Adolescentes y Familias. - Comunidades indígenas, afrocolombianos, raizales, palenqueros y Rrom.

• Comunidad

• Sociedad

Nacional, Departamental

(Regional), Municipal (Zonal)

Fuente: Conforme al Decreto 987 de 2012, Resolución 2859 de 2013 y Decreto 1885 de 2015

CAPITULO 2

Desarrollo de la Asistencia Técnica en el ICBF

1. OBJETIVOS DE LA ASISTENCIA TÉCNICA

1.1. Objetivo General

Fortalecer las capacidades conceptuales, metodológicas y técnicas de los

colaboradores del ICBF, operadores, entidades administradoras del servicio y

agentes del SNBF en la gestión de las políticas públicas de la primera infancia, la

infancia, la adolescencia y la familia, así como el aseguramiento de la calidad en

el desarrollo de los programas y prestación del Servicio Público de Bienestar

Familiar en los territorios.

1.2. Objetivos Específicos

• Cualificar capacidades conceptuales, metodológicas, técnicas y de gestión con

equipos, colaboradores y operadores de servicios, de acuerdo con las

características y necesidades específicas del contexto territorial, a través de los

métodos y estrategias de asistencia técnica, para asegurar la calidad en el

desarrollo de las modalidades, estrategias y programas de servicio ofertadas

por el ICBF.

• Fortalecer las capacidades de los agentes que hacen parte del SNBF en lo

local, regional y nacional para la gestión de políticas públicas de primera

infancia, niñez, adolescencia y familia.



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• Generar redes y escenarios de intercambio y socialización entre los

colaboradores del ICBF, operadores, entidades administradoras del servicio y

agentes del SNBF que permitan la gestión del conocimiento y el

establecimiento de acuerdos colectivos que incidan en la gestión de políticas

públicas y en la calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar.

2. ALCANCE DE LA ASISTENCIA TÉCNICA

La asistencia técnica inicia con la identificación y/o recepción de una necesidad de

una parte interesada a quién el ICBF previamente extendió o difundió información

(política pública, lineamiento técnico, manual operativo, procedimientos, guías,

entre otras) y presenta debilidad para aplicarla o implementarla, bien sea a nivel

nacional, departamental, regional o municipal y finaliza con la identificación de

acciones que garanticen la mejora continua del desarrollo de la asistencia técnica

que se brinda a las diferentes partes interesadas.

3. COMPETENCIA, ROLES Y RESPONSABILIDADES

3.1. Competencia

La ISO 9000:2015 define competencia como aquellas habilidades, formación,

educación y experiencia necesaria que debe tener una persona para desempeñar

un cargo o rol dentro de una entidad.

Por lo anterior las competencias que debe tener un colaborador para brindar

Asistencia Técnica están establecidas por dependencia y nivel (Sede, Regional,

Zonal) en los Anexos Resolución No. 1818 de 2019 – Profesional Universitario –

Nivel Profesional Especializado del Manual Especifico de Funciones y

Competencias Laborales en el ICBF.

3.2. Roles y responsabilidades

La asistencia técnica es una estrategia que fortalece la gestión institucional por lo

tanto se enmarca en el modelo de operación por procesos mediante el

cumplimiento de las funciones y responsabilidades concretas en esta materia

designadas para algunas dependencias, grupos internos o equipos de trabajo del

ICBF que interactúan en uno o varios procesos.

Los roles y responsabilidades de asistencia técnica para cada nivel y grupos de



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trabajo del Instituto se relacionan en el Decreto 987 (2012), en la Resolución 2859

(2013), las cuales se relacionan en el Anexo 1. Roles y responsabilidades por

proceso y nivel de gestión.

4. TIPOS DE ASISTENCIA TÉCNICA EN EL ICBF

De acuerdo con el alcance de la asistencia técnica en el ICBF, esta se puede

clasificar de la siguiente manera:

• Interna funcional (orientada a los procesos estratégicos y de apoyo): Son

las acciones de asesoría y acompañamiento que las dependencias o grupos

internos de apoyo del nivel Nacional y Regional se brindan entre sí para la

adecuada ejecución y gestión institucional.

• Interna misional: Son las acciones de asesoría y acompañamiento que las

dependencias, grupos internos y equipos de trabajo misional de los niveles

Nacional, Regional y Zonal brindan para fortalecer la planeación, seguimiento,

evaluación y supervisión de las diferentes modalidades y programas que oferta

el ICBF.

• Externa misional: Son las acciones de asesoría y acompañamiento que las

dependencias, grupos internos y equipos de trabajo de los niveles Nacional,

Regional y Zonal brindan a los agentes del SNBF y del SRPA, operadores o

unidades de servicios que prestan el SPBF, con el fin de fortalecer la ejecución

y la calidad de la prestación del servicio.

5. LA ASISTENCIA TÉCNICA DESDE EL ENFOQUE POR PROCESOS

El ICBF actualmente cuenta con un Sistema Integrado de Gestión – SIGE y con un

modelo de operación por procesos que aplica el Ciclo Deming o PHVM (Planear-

Hacer – Verificar – Mejorar) como modelo de desempeño.

El ciclo PHVM aplicado al desarrollo de la asistencia técnica en el ICBF en el marco

de la misionalidad de la entidad, puede describirse de acuerdo con la NTC – ISO

9001 como sigue:



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Sede Dirección General

M 1. Formular acciones de

Mejora nivel Nacional

P 1. Definir orientaciones

asistencia técnica 2. Formular plan de

asistencia técnica Sede

V 1. Evaluar la eficacia del

plan de asistencia técnica del nivel Nacional y Regional, y analizar información.

2. Monitorear el plan de asistencia técnica del nivel Nacional y Regional

H 1. Socializar y divulgar

orientaciones asistencia técnica al Nivel Regional

2. Brindar asistencia técnica a todos los niveles.

3. Reportar avance plan de asistencia técnica Sede

Regional

M 1. Formular acciones de

Mejora nivel Regional

P 1. Formular plan de asistencia

técnica nivel Regional

V 1. Evaluar la eficacia del

plan de asistencia técnica del nivel Zonal y analizar información.

2. Monitorear el plan de asistencia técnica del nivel Zonal.

H 1. Socializar y divulgar

orientaciones asistencia técnica al Nivel Zonal

2. Brindar asistencia técnica al nivel zonal y a operadores o EAS

3. Reportar avance plan de asistencia técnica Regional

Centro Zonal M

1. Formular acciones de Mejora Nivel Zonal

P 1. Formular plan de asistencia

técnica nivel Zonal

V 2. Monitorear el plan de

asistencia técnica del nivel Zonal.

H 1. Brindar asistencia técnica a

operadores o UDS. 2. Reportar avance plan de

asistencia técnica Centro Zonal


5.1. Planear o Planificar (P)

En esta etapa se establecen los objetivos, acciones y recursos necesarios para

generar y proporcionar resultados de acuerdo con las necesidades de asistencia

técnica identificadas por las partes interesadas, los requisitos, políticas y el

contexto del Instituto.

La planeación de la asistencia técnica debe tener en cuenta el concepto de

proyecto el cual se define como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

Contexto Nacional – Proceso Normativa, Lineamientos

Contexto Departamental – Proceso, componente Normativa, Lineamientos Orientaciones SDG

Contexto Municipal – Proceso, componente Normativa, Lineamientos Orientaciones SDG

Ilustración 1. Esquema Etapas de desarrollo de la Asistencia Técnica en el ICBF



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crear un producto, servicio o resultado único; es decir, teniendo en cuenta el

concepto de asistencia técnica ésta genera un único resultado que es fortalecer un

tipo de conocimiento, habilidad o competencia bien sea de uno o varios

colaboradores del Instituto, operadores o entidades administradoras del SPBF o

agentes del SNBF.

Es necesario que, durante el planteamiento de las actividades para brindar

asistencia técnica, se analice las consecuencias de su ejecución, ya que éstas

pueden tener impactos sociales y económicos susceptibles a perdurar mucho más

que la ejecución de las acciones de fortalecimiento.

La etapa de la planeación de la asistencia técnica en el Instituto se realiza mediante

las siguientes tres (3) fases:

5.1.1. Fase I. Orientaciones y Parámetros

Las dependencias de la Sede de la Dirección General que tienen como función

brindar las orientaciones y parámetros para prestar la asistencia técnica al nivel

Regional y Zonal deben generar las indicaciones y metodologías para que el nivel

Regional y Zonal determine las necesidades de asistencia técnica de sus partes

interesadas (colaboradores, operadores SPBF, UDS y beneficiarios del SPBF en

los municipios) y formule el plan de asistencia técnica del nivel para la vigencia.

Estas dependencias (Sede Dirección Nacional), deberán paralelamente formular el

plan de asistencia técnica nacional de su proceso o componente conforme a lo que

establece la fase II y III, con fin de orientar al nivel Regional y Zonal hacia un mismo

objetivo de acuerdo con las necesidades de los beneficiarios de la asistencia

técnica a nivel nacional y así mismo garantizar la línea base para la articulación de

los planes de los tres niveles.

Las indicaciones, el plan de asistencia técnica del nivel nacional y metodologías

deben socializarse y divulgarse con el nivel Regional y Zonal para garantizar su

eficaz cumplimiento.

5.1.2. Fase II. Identificación de necesidades por nivel

Con base en las orientaciones dadas por las dependencias de la Sede de la

Dirección General, en esta fase cada nivel (Nacional, Regional, Zonal) del Instituto

debe identificar y priorizar las necesidades, inquietudes y expectativas de

asistencia técnica de sus partes interesadas, para lo cual conforme a su

competencia debe tener en cuenta insumos como:



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✓ Evaluaciones de las políticas, proyectos y servicios ejecutados en el período o

vigencia anterior, considerando la normatividad y lineamientos técnicos

específicos.

✓ Estudios, análisis e investigaciones, datos estadísticos que determinan las

problemáticas en los niveles departamentales, regionales y municipales de:

o La primera infancia

o La niñez y la adolescencia

o Familias y comunidades

o Vulneración o amenaza de los derechos de los NNA.

o Alimentación y nutrición

✓ Informe de resultados del cumplimiento de la planeación de asistencia técnica

de la vigencia anterior (debe incluir un análisis cualitativo – cuantitativo),

ejecución de metas sociales y financieras, informes de gestión regional y

nacional e información de las demás entidades y sectores del Estado, que sea

necesaria para proyectar la planeación de la asistencia técnica.

✓ Infografía oferta institucional Departamental o Municipal.

✓ Informes de supervisión a operadores, entidades administradoras del servicio y

unidades de servicio que ejecutan el Servicio Público de Bienestar Familiar.

✓ Informes de acciones de inspección a entidades administradores del servicio

público de bienestar familiar.

✓ Informes de auditoría interna o externa, informes de Revisión por la Dirección

o informes de visitas de seguimiento.

Por otra parte, cada nivel del ICBF debe establecer y mantener una comunicación

activa, eficaz y de naturaleza colaborativa entre los interesados.

Nota: Las necesidades de capacitación que se identifiquen durante esta etapa

deberán tratarse según lo estipulado en el Procedimiento para la Formulación y

ejecución del plan institucional de capacitación del proceso de Gestión del Talento

Humano.

5.1.3. Fase III. Formulación y articulación Plan de Asistencia

Técnica

Identificadas y priorizadas las necesidades de asistencia técnica, cada nivel debe



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formular el plan de asistencia técnica, el cual debe ser acorde con:

• Las metas definidas por el ICBF en el Plan Indicativo Institucional y el Plan de

Acción de la vigencia.

• Las estrategias y metodologías pertinentes a las actividades de la asistencia

técnica.

• Los resultados de ejecución del plan de asistencia técnica de la vigencia

anterior (cada nivel debe realizarla con base en las actividades, estrategias y

fechas propuestas).

El plan de asistencia técnica tiene como objetivo definir y organizar las acciones

de asesoría y acompañamiento para cada vigencia, atendiendo las necesidades

identificadas en la fase II; este plan se considera una ruta de trabajo, ya que permite

tanto a la Sede Nacional como a las Regionales y Centros Zonales formular

acciones articuladas, orientadas a la mejora de la calidad de las diferentes

modalidades, estrategias y programas de servicio ofertados por el Instituto,

buscando que la atención sea integral y cumpla con lo establecido en los

lineamientos técnicos y manuales operativos de cada uno de éstos.

Es así como, la formulación del plan de asistencia técnica se desarrolla en tres

escenarios diferentes: Nacional, Regional y Zonal, los cuales se deben articular

con el fin de que sumen esfuerzos para alcanzar determinados objetivos

estratégicos de los procesos misionales de Protección y Promoción y Prevención

y de ser requerido por componente, y así garantizar que se consoliden en una única

estrategia conforme a lo siguiente:

• Plan asistencia técnica nacional: los responsables de proceso misional en la

Sede de la Dirección General que tienen como función brindar las orientaciones

y parámetros para prestar la asistencia técnica al nivel Regional y Zonal una

vez cuenten con el plan de asistencia técnica nacional aprobado por el líder de

Proceso Misional correspondiente, deberán socializarlo y divulgarlo con el nivel

regional y zonal para que éste sea la línea base para formular sus respectivos

planes y así garantizar la articulación entre los niveles.

• Plan asistencia técnica regional: cada Coordinador de Grupo (Asistencia

Técnica, Ciclos de Vida y Nutrición, Protección y Responsabilidad Penal) debe

analizar las orientaciones y el plan de asistencia técnica remitido por el nivel

Nacional y con base en esta información complementar el Plan de Asistencia

Técnica Regional con el propósito de que sea acorde tanto a las necesidades

del territorio como a las de los colaboradores que brindan asistencia tanto en el

nivel Regional y Zonal, esto con el fin de concentrar esfuerzos y recursos.



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• Plan asistencia técnica zonal: cada Coordinador de Centro Zonal en conjunto

con su equipo de trabajo debe analizar las orientaciones y el plan de asistencia

técnica remitido por el nivel Regional y con base en esta información

complementar el Plan de Asistencia Técnica Zonal con el propósito de que sea

acorde tanto a las necesidades de los colaboradores que brindan asistencia en

el nivel Zonal como a las de los operadores, unidades de servicio y beneficiarios

que se encuentran en los municipios de influencia.

Una vez el Centro Zonal cuente con su respectivo Plan de Asistencia Técnica,

el Coordinador del Centro Zonal deberá entregarlo según sea el caso al

Coordinador del Grupo de: Asistencia Técnica, Ciclos de Vida y Nutrición,

Protección y Responsabilidad Penal, o quién haga sus veces en el nivel

Regional para su respectiva validación.

Definido el Plan de Asistencia Técnica del nivel Regional y Zonal, según la

Resolución 0800 (2018) se debe presentar en el Comité de Gestión y Desempeño

Regional para su respectiva aprobación.

Aprobado los planes de asistencia técnica regionales y zonales, se debe entregar

el del nivel Regional a los profesionales de la Sede de la Dirección General con rol

de enlaces del proceso correspondiente, para su respectivo seguimiento.

Nota: La formulación del plan de asistencia técnica para los procesos de

Protección, Promoción y prevención se debe realizar en el formato establecido

mediante el Procedimiento para el Desarrollo de la Asistencia Técnica en el ICBF.

Para la formulación del Plan de Fortalecimiento Técnico del SNBF y el Plan de

Acción del SNCRPA se deben emplear los formatos establecidos por la Dirección

del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y la Dirección de Protección –

Responsabilidad Penal respectivamente.

Una vez definido el plan de asistencia técnica por nivel, se procede con la etapa

Hacer.

5.2. Hacer (H)

Es esta etapa cada nivel (Nacional, Regional y Zonal) del Instituto debe ejecutar el

plan de asistencia técnica aprobado, conforme a sus circunstancias propias y su

contexto.

El desarrollo de la asistencia técnica se efectúa conforme a las orientaciones



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generales dadas en el presente documento, así como las específicas de cada

proceso y sus componentes para su adecuada gestión.

Cada nivel (Nacional, Regional y Zonal) debe documentar el resultado de la

prestación de la asistencia técnica, con el fin de garantizar la trazabilidad de la

información y así mismo contar con evidencias de las acciones realizadas.

Por lo anterior, para la asistencia técnica brindada de forma:

• Presencial mediante visita de comisión o desplazamiento, se debe

diligenciar el formato de Informe de Comisión o Desplazamiento establecido en

el Proceso de Gestión del Talento Humano.

• Presencial en algunas de las sedes del ICBF, de los operadores o agentes

del SNBF, se debe diligenciar el formato Acta de Reunión establecido en el

Proceso de Mejora e Innovación.

• Virtual: Se debe resguardar los correos electrónicos o chat virtuales en los

cuales se brinde asistencia técnica, los cuales deben garantizar que su

contenido soporte la información requerida y mencionada en la Nota 1.

Nota 1: Para la asistencia técnica de forma presencial se debe garantizar que en

el ítem Desarrollo de los formatos en mención se incluya la siguiente información:

o Temática de la asistencia técnica

o Objetivo y alcance de la asistencia técnica

o Antecedentes de la asistencia técnica

o Población Objetivo de la asistencia técnica

o Colaboradores que brindarán la asistencia técnica.

o Número de convocados, número de participantes.

o Resumen de la asistencia técnica (desarrollo de la sesión, oportunidades de

mejora y avances)

o Conclusiones

o Recomendaciones

Adicional, las áreas de la Sede de la Dirección General que tienen como función

brindar las orientaciones y parámetros para prestar la asistencia técnica al nivel

Regional y Zonal deben determinar una metodología que permita evaluar la

satisfacción de las partes interesadas beneficiarias de la asistencia técnica, con el

fin de identificar mejoras en la ejecución de la misma.



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5.3. Verificar (V)

La verificación según la ISO 9000:2015 es la confirmación mediante datos,

declaraciones o registros que respaldan la existencia o veracidad de que se han

cumplido los requisitos especificados por la Entidad.

Para este caso, los requisitos especificados son: el presente documento, las

orientaciones dadas por los líderes o responsables de los procesos y el respectivo

plan de asistencia técnica por cada nivel (Nacional, Regional y Zonal).

La etapa de la verificación puede darse mediante dos (2) líneas, la primera desde

la autoevaluación la cual realiza cada proceso o componente para garantizar la

eficacia y eficiencia del desarrollo de la asistencia técnica en el marco de sus

modalidades, programas y estrategias; la segunda es la evaluación que realiza un

tercero al proceso y sus respectivos componentes, bien sea mediante una auditoría

interna o externa.

5.3.1. Línea de Autoevaluación

La línea de autoevaluación relaciona el seguimiento - evaluación y monitoreo al

desarrollo de la asistencia técnica, cada componente se describe a continuación:

• Seguimiento y Evaluación: Acciones paralelas a la ejecución que permiten

determinar el estado de avance de las actividades planificadas de asistencia

técnica e identificar si existe algún aspecto que se deba mejorar con base a los

resultados de la evaluación de la eficacia de estas acciones, y así garantizar

que la prestación de la asistencia técnica sea eficaz y de calidad.

Los insumos para hacer el seguimiento y evaluación son el plan de asistencia

técnica por nivel y la información o registros que soportan la prestación de ésta.

El resultado que se espera del seguimiento y evaluación es el porcentaje de

avance y el nivel de eficacia de la ejecución del plan de asistencia técnica.

El seguimiento y evaluación del plan de asistencia técnica debe ser liderado por

el responsable del proceso en cada nivel.

• Monitoreo: Es una actividad continua que provee información sobre el progreso

de los objetivos, metas, actividades y presupuesto, mediante la comparación

de avances periódicos y metas predefinidas, cuyo enfoque estará orientado

hacia el desempeño; proporciona elementos para la oportunidad de mejora y

establece vínculos de responsabilidad entre las dependencias que brindan



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asistencia técnica y sus resultados, sin entrar a examinar la causalidad entre la

intervención y sus efectos.

El monitoreo del plan de asistencia técnica debe ser realizado por el líder o

responsable del proceso en cada nivel, con el fin de garantizar que los planes

se estén ejecutando según lo proyectado.

Los informes de seguimiento – evaluación y monitoreo del desarrollo de la

asistencia técnica deben ser informados a los interesados, con el fin de que se

gestionen las acciones de mejora pertinentes para fortalecer su aplicación.

El seguimiento al Plan de Fortalecimiento Técnico de los Agentes e Instancias del

SNBF, deberá emplear los formatos establecidos por la Dirección del Sistema

Nacional de Bienestar Familiar.

5.3.2. Línea Evaluación (Auditoría Interna – Externa)

Esta línea se ejecutará conforme al Procedimiento de auditorías Internas SIGE

estipulado por el Proceso de Evaluación Independiente o conforme a los

procedimientos del ente certificador en caso de una auditoría externa.

Los resultados de esta etapa se deben tener en cuenta para mejorar el desarrollo

y la calidad de la prestación de la asistencia técnica en el Instituto.

5.4. Mejorar (M)

A partir de los resultados de la etapa de verificación, cada nivel del Instituto debe

analizar las causas de las posibles desviaciones (bien sean positivas o negativas)

e identificar acciones de mejora que permitan fortalecer la prestación de la

asistencia técnica en cada nivel.

Para el desarrollo de esta etapa es necesario que se tengan en cuentan los

procedimientos asociados a las diferentes acciones de mejora estipulados por el

Proceso de Mejora e Innovación.

6. LA ASISTENCIA TÉCNICA DESDE EL ENFOQUE DE GESTIÓN DE

CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN

La asistencia técnica tiene una amplia relación con la gestión del conocimiento e

innovación toda vez que facilita el aprendizaje y la adaptación a nuevas

tecnologías, propicia el desarrollo de acciones para compartir e interconectar el



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conocimiento entre los colaboradores de los tres niveles del Instituto, los

operadores, las entidades administradoras del SPBF y los agentes del SNBF, de

igual forma promueve las buenas prácticas de gestión. Así mismo, mediante la

construcción de saberes, promueve una cultura de análisis y de retroalimentación,

facilitando el autoaprendizaje y la generación de un mejor servicio para la

ciudadanía.

Por lo anterior, el ICBF concibe el conocimiento como el conjunto de datos,

información, ideas, estudios, investigaciones y experiencias que se generan

durante la prestación de alguna de las modalidades, estrategias o programas de

servicio que oferta la entidad, el cual debe ser administrado teniendo en cuenta si

es tácito (intangible) o explicito (tangible) para mejorar los productos o servicios

que ofrece, su desempeño y los resultados de gestión.

El conocimiento tácito para el ICBF es aquel con el que cuentan los

colaboradores del Instituto, el cual ha adquirido en su quehacer diario y

hace parte de su experiencia.

El conocimiento explicito es concebido por el ICBF como aquel que se encuentra

específico en documentos (lineamientos técnicos, manuales operativos,

procedimientos, guías, instructivos, publicaciones,

cartillas, infografías, planes, informes etc.), piezas

audiovisuales (presentaciones, videos, cursos

virtuales), publicaciones en redes sociales o

grabaciones.

En el marco del modelo de gestión de conocimiento e innovación, la asistencia

técnica aporta principalmente a dos de los cuatro ejes del modelo, al eje de cultura

de compartir y difundir al promover las comunidades de práctica (ver estrategias

de asistencia técnica), documentar y compartir las lecciones aprendidas y las

buenas prácticas lo cual aporta a la memoria institucional y facilita la enseñanza y

el aprendizaje; y al eje de generación y producción, ya que durante la asistencia

técnica se recibe realimentación de la forma en la que opera cada una de las

modalidades, estrategias y programas que permiten las mejoras en su

implementación fomentando así la innovación e impulsando la investigación.

Es de anotar, que dada la función del ICBF como rector del SNBF el alcance del

modelo de gestión del conocimiento vincula agentes de los diferentes sistemas

relacionados con la protección integral, por lo cual define la gestión del

conocimiento como “un proceso de articulación de acciones, esfuerzos técnicos,

humanos y financieros, que permite la toma de decisiones oportuna, efectiva y



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basada en la evidencia, en función de la protección integral de los niños, niñas y

adolescentes y del fortalecimiento familiar” en los diferentes ámbitos del SNBF.

ANEXOS

• Anexo 1. Roles y responsabilidades específicas de Asistencia Técnica.

• Anexo 2. Agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y del Sistema

Nacional de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

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