documentacion y fuentes

MAESTRIA EN MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

Documentación y Fuentes de Información

Compilado por: Francisco J. Llanes G.

Julio, 2011

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F.Llanes Documentación y Fuentes de Información MMARN-2011

PRESENTACIÓN

Para una adecuada planificación de la actividad investigadora en el área del Medio Ambiente es

obligado acceder y conocer los logros que se han conseguido en el área de actuación, para

diseñar así las experiencias teniendo en cuenta el conocimiento actual de cada tema concreto.

De la misma manera, para interpretar los trabajos de investigación es esencial comparar y

contrastar los hallazgos propios con los aportados por otros autores. Además, una de las

responsabilidades en la práctica científica, es la divulgación de los resultados de investigación,

la emisión de informes, etc. Todo ello hace necesario, conocer las herramientas de acceso a la

información científica contenida en todo tipo de documentos, las formas de almacenamiento,

conservación y selección de la información obtenida, así como los métodos de recuperación y

tratamiento posterior. Por otra parte el conocimiento de los distintos tipos de publicaciones

científicas como vehículo de difusión de información, de las normas generales que las rigen, y

de los distintos estilos de redacción científica más usuales, complementan el ciclo de una parte

importante de la actividad científica y profesional del ambientalista.

En esta se definen los conceptos básicos de la “Documentación Científica”, apoyándose para

ello en el desarrollo histórico de esta ciencia. Se destaca el proceso de transferencia de

información como pilar básico en la comunicación científica. A continuación se hace un estudio

descriptivo detallado de los distintos tipos de documentos científicos. Se habla, en primer lugar,

de los documentos primarios como contenedores de información original. Después se pasa a

los documentos secundarios que contienen la información resultante del análisis documental.

También se introduce el concepto de literatura de referencia. Por último, se trata el tema del

almacenamiento de la información, centrándose en las bibliotecas y en los centros de

documentación. Se hace especial hincapié en la recuperación posterior de esta información,

esencialmente a través de medios informáticos.

OBJETIVOS GENERALES

• Conocer y saber utilizar las diferentes fuentes de información y en particular las Bases de Datos propias del programa del Máster en Medio Ambiente y los Recursos Naturales.

• Crear ficheros de información bibliográfica personalizados y transferir las referencias bibliográficas a documentos científicos.

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1. Documentación e información científica

1.1.- Información y comunicación en la ciencia 1.1.1- La información 1.1.2- La comunicación 1.2.3- El documento y la documentación

1.2.- Desarrollo histórico 1.3.- El proceso de transferencia de información

1.1- Información y comunicación en la ciencia La investigación científica no parte de la nada, sino que su punto de arranque debe ser la masa de conocimientos o de información progresivamente creciente, acumulada por la investigación de los científicos precedentes. Respecto a esta masa de información, el trabajo de investigación pretende aportar algo nuevo, desarrollarla en algún aspecto por los menos. Para todo el que pretenda elaborar un trabajo de investigación es obligado, pues, empezar por esta tarea de obtención de información sobre los conocimientos existentes referentes al tema elegido. La obtención de información puede tener lugar esencialmente de dos formas: * Directa.- La información se transmite del que la emite al que la recibe por algún medio o canal, sin ningún otro intermediario. En la investigación científica, una forma de obtener directamente información de partida es, por ejemplo, a través de lo escuchado sobre el tema y en conversación con personas de experiencia o conocimientos especiales. Otra forma directa de obtener información científica son los llamados “colegios invisibles”, círculos de científicos que se forman con el fin de mantenerse permanentemente informados de sus trabajos y de los nuevos avances y realizaciones científicas. * Indirecta.- La obtención de información por el receptor requiere una labor previa de documentación o de recopilación de fuentes donde se pueda encontrar la información científica buscada. La documentación en la investigación científica constituye una manifestación de una materia más amplia, la Documentación en general, considerada por algunos como ciencia en ciertos aspectos y como técnica en otros. Esta nueva disciplina depende, a su vez, de otras dos ciencias nuevas, la Información y la Comunicación, relacionadas también entre sí. Se puede afirmar que la Información, la Comunicación y la Documentación son los fundamentos de la documentación en la investigación científica. Debemos analizar cada una de estas disciplinas con el fin de obtener una fundamentación teórica de la documentación en la investigación científica, lo que contribuirá a su mejor comprensión.

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1.1.1- La Información Para entender el significado del término información se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: * Su naturaleza es intelectual. La información sobre algo comporta el conocimiento de los datos que caracterizan ese algo. Ese conocimiento es capaz de conformar o informar a la razón humana. Su forma viene dada por las informaciones que reciba y las ideas que adquiera por si misma. * Implica novedad. Para que pueda realmente ser considerada como información debe ser noticia: transmitir al que recibe algo nuevo para él, no conocido hasta entonces. Una idea que se nos transmite no es información si ya es conocida por el sujeto. * Facilita la actividad humana. Toda persona vive en un medio natural y social que conoce de forma imperfecta, respecto al cual en muchos casos se encuentra en situación de duda sin saber que hacer. La información al proporcionar nuevos conocimientos, disminuye la incertidumbre y facilita la acción. * Implica un proceso de comunicación. Si un conocimiento lo obtenemos por nosotros mismos, por ejemplo, a través de la observación o lo deducimos mediante razonamiento, no constituye propiamente información. Sólo será información estrictamente cuando la recibamos de otros transmitida por algún medio. * Tiene carácter plural. No se limita normalmente a un dato o una idea, sino que engloba diversos datos o ideas que definen una situación o una materia. Todo lo dicho hasta ahora nos permite una definición de información: “La información es un conjunto de datos o ideas que caracterizan una situación o materia, no conocidas por el sujeto, transmitidas a él por algún medio, que aumentan su conocimiento en algo y que pueden facilitar su actuación”. Por otra parte, en la información se pueden considerar dos aspectos: * Actividad del sujeto - Activo: Dar o transmitir la información. - Pasivo: Ser informado o recibir la información. - Reflexivo: Informarse uno por si mismo, buscar a iniciativa propia las fuentes de

información. La documentación en la investigación científica es, principalmente, información en el sentido reflexivo.

* El contenido Respecto a su contenido la información recibe el nombre de mensaje, término que designa a las ideas o datos transmitidos, pero también al soporte o envoltura física utilizada para transmitirlos (voz, escritura, imagen, etc…).

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Resumiendo, podemos decir que la información es, en esencia, un conocimiento nuevo o noticia pero implica, como ya hemos señalado, un proceso de comunicación mediante el cual un agente emite una información que es recibida por otro a través de un medio de transmisión. La información y el proceso de comunicación que implica forman un todo o conjunto de elementos que interactúan con un fin determinado, al que se le puede dar propiamente el nombre de sistema de información. (Sistema: “Complejo de elementos interactuantes con unos objetivos definidos”, Ludwing von Bertalanffy, General Systems Theory (1968)). 1.1.2- La comunicación La comunicación describe los medios y su funcionamiento mediante los cuales tiene lugar la transmisión de ideas, noticias, referencias, dentro del sistema de información. El proceso de comunicación se suele representar por el siguiente esquema:

Fig. 1 Proceso de comunicación. En un proceso de comunicación se distinguen los siguientes elementos o aspectos: * La fuente es el sujeto de donde procede el mensaje o la información o bien el que lo emite. Realiza una codificación del mensaje, es decir, expresa éste de una forma física determinada mediante el lenguaje hablado o escrito, las imágenes y los símbolos. * El transmisor está constituido por los órganos de la fuente: garganta que emite sonidos, mano que escribe, etc.; y los instrumentos de que se sirve: máquinas de escribir, emisoras de radio o TV, utilizados por la fuente para enviar el mensaje al destinatario. * El canal enlaza el transmisor con el receptor y constituye el medio para hacer llegar el mensaje al destinatario: por ejemplo, ondas sonoras, cables telegráficos, etc. El canal puede verse afectado por el ruido, término que designa a todo factor extraño a la comunicación, que se interpone entre transmisor y receptor, y puede perturbarla.

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* El receptor está formado, como el transmisor, por los sentidos y órganos del destinatario y los mecanismos de que sirven para captar los mensajes comunicados. * Destinatario es el que recibe la idea o significado transmitido, lo que exige efectuar la descodificación o interpretación del código de signos o símbolos utilizado para transmitir la información. La información científica implica también un proceso de comunicación. En ella se puede distinguir igualmente una fuente, que son los investigadores que han realizado los descubrimientos o ideado las teorías y los han codificado; un medio de transmisión, generalmente la elaboración de un obra científica y su publicación en forma de libro o artículo; un canal de transmisión, constituido por la red de distribución del libro y su puesta a disposición de los nuevos investigadores; un receptor, formado por los sentidos y órganos (referentes a la vista en el caso de los libros) que captan la información; y, por último, un destinatario, el investigador, que descodifica la información, capta las ideas o significados, y los almacena en la memoria mediante fichas u otros artificios. 1.1.3- El documento y la documentación La documentación puede considerarse como un elemento del sistema de información o como un sistema en si mismo. En el primer caso, la documentación alarga o prolonga el sistema de información en cuanto recoge, ordena, clasifica, analiza y conserva los documentos en los que se contienen informaciones, con el fin de ofrecer a las personas interesadas una información determinada: información sobre los documentos que la contienen, con o sin resumen, o incluso mediante el documento mismo. Se pueden encontrar antecedentes de la documentación, considerada como conservación de documentos informativos, en tiempos muy remotos. Sin embargo, es en nuestro tiempo cuando la documentación está experimentando un desarrollo en progresión geométrica. La razón de esta evolución se encuentra en la llamada explosión informativa que caracteriza el mundo moderno, explosión extensible a los documentos, que son los soportes materiales de la información. La proliferación de documentos hace que muchas veces sea difícil encontrar el que nos interesa, o que cuando lo encontremos no nos sirva para mucho o nos de una información inútil. Esto ha hecho necesario el desarrollo paralelo de las técnicas de documentación, que como se ha señalado, tienen por objeto la recolección, ordenación, clasificación, análisis, conservación y difusión de los documentos. Este desarrollo encuentra su expresión más reveladora en la denominada teledocumentación que emplea los ordenadores para efectuar las operaciones documentales. En la actualidad estar bien informado, no es disponer de muchas ideas y noticias almacenadas en la memoria, sino poder acceder a una buena documentación y saber utilizarla.

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Conforme indica su nombre, la noción de documentación tiene su fundamento en la idea de documento, que constituye su objeto y razón de ser. En un sentido amplio son documentos “todas las realizaciones obra del ser humano”, las cuales, por tanto, conservan sus huellas y, en cuanto son indicio o prueba de su acción, nos pueden revelar o enseñar sus conocimientos o su forma de actuar. De modo más especifico, documento es todo objeto o soporte en el que se recoge y conserva una información científica en forma escrita, gráfica o sonora.

1.2.- Desarrollo histórico Generalmente se considera que el padre de la documentación científica, en su concepción actual, fue el belga Paul Otlet, quién desarrollo sus trabajos a partir de los últimos años del siglo XIX. Pero si atendemos al concepto más amplio de “información científica”, como íntimamente ligado a las publicaciones científicas, habremos de retroceder hasta 1665, en que aparece la que se suele considerar la primera revista científica, el Journal des Sçavants francés, seguida casi inmediatamente por las Philosophical Transactions de la Royal Society británica. Y aún puede aducirse una larga cronología de antecedentes, en el desarrollo de la bibliografía científica que se inicia en el Renacimiento. En los límites de este curso no cabe más que una sucinta relación de los hitos más destacados en la historia de la documentación. Por ello, aún a riesgo de caer en una simplificación excesiva, vamos a considerarla dividida en 5 periodos: * Una “Prehistoria” que incluye todos los antecedentes hasta la aparición de la primera revista científica en 1665 (Journal des Sçavants). Quizás convenga destacar en este punto que algunos de los precursores más destacados de la documentación son españoles, como Hernando Colón y Nicolás Antonio. Y aún más podríamos añadir que probablemente el primer “servicio de documentación”, tal como hoy se concibe, se debe a Hernado Colón, en cuya biblioteca, el Libro de los epítomes constituye un auténtico repertorio de resúmenes. * El segundo periodo, la “Edad Antigua y Media” de la documentación, comienza justamente en 1665, con la parición del Journal des Sçavants. A partir de este momento, el número de revistas científicas que se publican en el mundo no deja de crecer y, como consecuencia, la evolución de la bibliografía va dando lugar al nacimiento de la información y documentación científica. La causa última es que el científico necesita, cada vez más, no ya de bibliografías cerradas sobre publicaciones existentes, sino de información rápida sobre lo que se va publicando, y lo que difícilmente va a tener acceso en su totalidad. Esta evolución lleva al nacimiento de la primera revista de resúmenes como tal, el Pharmaceutisches Zentralblatt, cuya aparición, en 1830, podría considerarse como el inicio de un subperiodo, o “Edad Media” de la documentación. * El tercer periodo, la “Edad Moderna” de la documentación, comienza, como ya hemos apuntado, con los trabajos de Paul Otlet, quien, en 1895 y en colaboración con Henri La Fontaine, funda en Bruselas el Instituto Internacional de Bibliografía. A partir de este momento, puede ya hablarse de documentación como tal, y esta disciplina conoce un pujante desarrollo hasta el estallido de la II Guerra Mundial. Este desarrollo se realiza con carácter independiente, y hasta cierto punto antagónico, con respecto al desarrollo bibliotecario. Una gran excepción se produce en Norteamérica donde un grupo de personas se separa de la Asociación de

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Bibliotecas, apareciendo así un grupo de “bibliotecarios especializados” que forman parte por completo del mundo de la documentación. Por lo demás, este periodo está jalonado por el nacimiento de instituciones dedicadas a la documentación. Citaremos en primer lugar la evolución del Instituto Internacional de Bibliografía, que en 1931 paso a denominarse Instituto Internacional de Documentación y en 1938 toma su nombre actual de Federación Internacional de Documentación (FID). En 1921, se crea en Holanda la primera institución nacional dedicada a la documentación, El Nederlands Instituut voor Documentatie en Registratur (NIDER), por iniciativa de Jan Ahling Prins y Frits Donker Duyvis, quienes fueron después, respectivamente, presidente y secretario general de la FID. En 1924, nace en Gran Bretaña la Association of Special Libraries and Information Bureaux (ASLIB) y en 1937 el American Documentation Institute. * La II Guerra Mundial supone lógicamente una interrupción en la evolución de lo que venimos describiendo. Pero, a su término, la necesidad de actividades de información y documentación científica reaparece con mayor fuerza. En esto años se inicia la llamada “explosión informativa”, consecuencia en buena parte de la puesta en circulación de la gran cantidad de conocimientos científicos y tecnológicos acumulados durante la guerra. Muchos de ellos, aunque desarrollados con fines militares, van a encontrar múltiples aplicaciones en la vida civil. Se precisan organizaciones que canalicen toda esa información y la hagan llegar a quienes puedan utilizarla. Este periodo es el de la consolidación del concepto de documentación, y son los científicos los que se enfrentan con esta tarea y la llevan a término (destacan, Bradford y Vickery en Gran Bretaña, Pietsch en Alemania, los tres del mundo de la química). Con ello se consolida la figura del científico especializado en información y documentación en contraposición con el bibliotecario generalista, procedente del campo de las humanidades. * El último periodo de nuestra historia, la “Edad Contemporánea” se inicia hacia la década de los 60, donde se pasa del concepto de documentación al más general y dinámico de información científica. Existe en esta época una influencia creciente de las nuevas tecnologías en los métodos de tratamiento y difusión de la información: los ordenadores en primer lugar, y luego las telecomunicaciones. Quizás se pueda decir que la verdadera revolución, en el mundo de la documentación, no ha sido tanto el empleo de ordenador como la posibilidad de tener acceso a ellos desde cualquier punto del planeta, a través de los sistemas de telecomunicación. El elevado coste de los sistemas automatizados de información hubiera restringido su uso a un número limitado de países. Esto se ha salvado, a un coste razonable, por las posibilidades que brindan las telecomunicaciones. Como antecedente más remoto de esta época, podemos citar la fecha de 1954, cuando una comisión de estudio en Estados Unidos propone la aplicación del ordenador para tareas de información sobre patentes. Y como acontecimiento más significativo, la sustitución de la revista de resúmenes como herramienta esencial de la documentación, por su versión automatizada, la base de datos, que constituye el nuevo símbolo de esta época. En un momento posterior, comienzan a diseñarse sistemas de información para la recuperación de

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información de modo interactivo, “en línea”. Tanto en las bases de datos convencionales como en las “en línea” se produce una orientación por disciplinas, e incluso aparecen algunas muy especializadas en temas concretos. También están apareciendo las denominadas “bases de datos de texto completo” que incluyen, no sólo la referencia bibliográfica y el resumen de los documentos, sino el texto íntegro de los mismos. Es de destacar aquí el hecho de que se está perdiendo el significado de documento secundario, lo que llevará a un cambio profundo en los mecanismos de comunicación y transferencia de información. Antes de finalizar esta breve historia de la información científica, debemos destacar dos aspectos que la han desarrollado enormemente y que pueden variar, al menos en parte, su concepto y técnica. En primer lugar, la consulta “en línea” (ya citada), supone un acercamiento al científico receptor de información, una personalización de la obtención de información. Esto se ve reforzado por la generalización del uso de INTERNET como medio no solo de búsqueda de información, sino también como medio de intercambio de ficheros, correo electrónico, conferencia electrónica, etc. Esta serie de servicios resulta más atractiva cuando se sabe que, al menos por el momento, y a nivel académico, es de uso gratuito. En segundo lugar, la tecnología en CD-ROM también ha permitido disponer de copias de grandes bases de datos en los centros de investigación, disponiendo a bajo costo de una información de primera mano y con más rapidez de la que ofrece la conexión “en línea”.

1.3.- El proceso de transferencia de la información Una idea nueva se genera en el laboratorio de investigación y, una vez nacida, su autor tiende a darla a conocer al resto de la comunidad científica. Esta segunda etapa del proceso de transferencia de información se denomina comunicación primaria y su vehículo son las denominadas fuentes primarias de información, cuyo ejemplo más representativo es la revista científica. Contienen éstas material nuevo u original, en forma de artículos, notas, comunicaciones, etc. Una vez que los nuevos conocimientos han sido puestos en circulación, comienza el ciclo de su transformación, cuyo objetivo es acondicionar la información para que pueda ser utilizada. La primera etapa de este ciclo, y primera fase del proceso de transferencia que entra de lleno en el campo de la documentación, es el análisis documental, o conjunto de operaciones necesarias para extraer la información contenida en las fuentes primarias y prepararla para su posterior recuperación y utilización. Esta serie de operaciones, conducen a las fuentes secundarias de información, que contienen información que ya no es nueva u original, pero que está dispuesta según determinados esquemas para facilitar su utilización. Los ejemplos típicos son las revistas de resúmenes y, actualmente, las bases de datos. La información así preparada debe ahora almacenarse para su posterior recuperación. En los sistemas de documentación manuales, el almacenamiento resulta inmediatamente del análisis documental, y las fuentes secundarias, en especial las revistas de resúmenes, cumplen el papel de almacén de información, desde donde esta se recupera. En los sistemas automatizados, sin embargo, es preciso transferir el resultado del análisis documental a un soporte legible por el

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ordenador, mediante un proceso de informatización. En uno u otro caso, la información puede ser recuperada, manual o automáticamente. La recuperación de información es posible hacerla según dos enfoques distintos: * Con el fin de contestar a consultas puntuales concretas (búsquedas retrospectivas). * Por iniciativa propia del servicio de información, para alertar a los potenciales usuarios sobre lo que se va publicando en materias de su interés. En este segundo caso, entramos en la siguiente etapa del proceso de transferencia, la difusión de la información, cuya primera expresión son los servicios de alerta. Las propias revistas de resúmenes pueden cumplir el papel de servicio de alerta. Pero, hoy en día, con las posibilidades que ofrece la automatización, se prefieren para este fin los servicios de Difusión Selectiva de Información. También pueden considerarse comprendidos en el proceso de difusión los servicios de carácter complementario, como los de fotodocumentación o de acceso al documento primario y los de traducciones. La última y más importante fase del proceso de transferencia es la utilización de la información. Como ya hemos dicho, el fin último de la información es utilizarla, transformarla en nuevos conocimientos, en innovación, en progreso. De hecho la transferencia de información se orienta cada vez más en función del usuario final. La tipología de los usuarios de la información científica y técnica es variada, pero básicamente pueden encuadrarse en cuatro grupos:

- Sector de investigación y docencia.- Necesita información muy exhaustiva y no muy

elaborada, le interesa todo lo que se publica en su campo, e incluso documentos marginales o no relevantes pueden sugerir nuevas ideas o enfoques.

- Sector industrial o de producción.- En la industria se necesita una información más específica y más elaborada, que ataña al problema concreto y, si es posible, aporte soluciones definitivas.

- Sector político o de toma de decisiones.- Para el político, el grado de elaboración ha de ser aún mayor, y la información debe someterse a un proceso de síntesis, antes de facilitarla.

- La persona de la calle.- En este caso más que de información se habla de “Divulgación científica”.

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Fig. 2 Proceso de transferencia de información.

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2. Información Bibliográfica 2.1- Documentos primarios 2.2- Documentos secundarios 2.3- Literatura de referencia

2.1- Documentos primarios Siguiendo el proceso de transferencia de información, una vez ha nacido la nueva idea o conocimiento científico tiende a darse a conocer, a través de las fuentes de información. Si siguiésemos un orden secuencial, habríamos de referirnos en primer lugar a las fuentes primarias de información, a través de las cuales se comunican los nuevos descubrimientos; a continuación vendría el análisis documental, mediante el cual se extrae la información de las fuentes que los contienen; y, por fin, describiríamos las fuentes secundarias, que son el resultado final de dicho análisis. Ya que el análisis documental queda un poco alejado del objetivo de esta materia, vamos a centrarnos en las fuentes primarias y secundarias que son los que emplearemos más directamente. Nos vamos a referir a las fuentes documentales, entendiendo por documento cualquier objeto material que contenga información registrada, susceptible de ser transmitida. Las fuentes o documentos primarios son los que contienen material nuevo u original, cuya disposición no sigue, habitualmente, ningún esquema predeterminado. Su ejemplo típico es la revista científica. Una primera cuestión a debatir es si el libro debe considerarse o no, como documento primario. La situación es fundamentalmente distinta, según nos movamos en el campo de las ciencias experimentales o en el de las humanidades. En este último caso, el libro es con frecuencia el vehículo por el que se comunican los resultados originales de nuevas investigaciones y puede, pues, considerarse como documento primario. Por el contrario, en el campo científico, el libro sea de texto o de consulta, es casi siempre, el resultado de la estructuración de conocimientos preexistentes, y entonces debe ser considerado como fuente secundaria. 2.1.1.- Las publicaciones periódicas Revistas: Una revista es, según la UNESCO (1976), una publicación periódica de una institución, corporación o sociedad, con noticias e informes de actividades y trabajos referentes a un campo particular. Las revistas se asemejan a los libros por su condición de fuentes impresas y a las compilaciones porque están formadas por un conjunto de estudios diversos y se distinguen de ambos por su periodicidad. Son muy numerosas en todos los países y las hay referentes a los temas más diversos y a todas las disciplinas científicas. Su periodicidad, frente al carácter ocasional de los libros, permite afirmar que son ellas las que realmente mantienen viva la llama de las publicaciones científicas. Su gran número, diversidad y carácter periódico las convierten en la parte más extensa, cuantitativamente, de la literatura científica. De todo lo dicho, se desprende

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la utilidad de las revistas científicas como fuentes de información en la elaboración de trabajos de investigación. El contenido de las revistas científicas puede variar de unas a otras, pero entre sus distintos elementos o secciones hay que destacar dos: - Los trabajos originales, que permiten reproducir y comprobar los resultados del autor. - Las notas previas o comunicaciones al editor, que ordinariamente contienen resultados

preliminares de investigaciones en curso. Otras secciones o elementos pueden ser: los trabajos de revisión o puesta al día, que no contienen material original, sino análisis de datos publicados con anterioridad, noticias, comentarios bibliográficos, trabajos históricos, reseñas de libros, información de congresos, etc… Boletines: Según la UNESCO (1976), los boletines, son publicaciones periódicas similares a las revistas que, por distintos motivos, poseen una difusión escasa y una forma de edición habitualmente menos rigurosa que aquellas en cuanto a impresión y periodicidad. Según esta definición, su diferencia con las revistas es meramente formal y externa. Sin embargo, de hecho, esta diferencia también se suele extender al contenido en cantidad, menor número de páginas y de variedad de las modalidades de información publicadas en cada número, que no suele ser tan extensa como en las revistas. A pesar de sus características, el boletín no tiene por qué ser menos interesante que la revista. Proporciona, generalmente, información más específica sobre la marcha de los trabajos de un círculo de investigadores o la problemática de un grupo concreto de profesionales. Si los intereses coinciden con el lector, el boletín puede llegar a ser más fructífero que muchas revistas de gran difusión. Series: Según la UNESCO, en su Terminología de la Documentación (1976), las series son publicaciones seriadas en las que cada parte se caracteriza por un título distinto junto con un título constante de la serie y cuya periodicidad es irregular. Estas publicaciones se asemejan a los libros en el formato; a las compilaciones, en la diversidad de autores y trabajos; a las revistas y boletines, en una cierta periodicidad y consejo de redacción. Las denominadas publicaciones en serie cubren un concepto más amplio, ya que abarcan cualquier “publicación, en forma impresa o no, editada en partes sucesivas y destinada en principio a continuar indefinidamente”. La categoría de publicaciones en serie incluye revistas, diarios, publicaciones anuales, memorias, congresos, series monográficas, etc… Normalmente cuentan con un Número Internacional Normalizado de Publicaciones en serie (ISSN). El objetivo de las series es mantener al día, del modo más actual y completo posible la información sobre las realizaciones, desarrollos, logros y avances de una disciplina. Este tipo de series puede llegar a ser una fuente secundaria cuando se especializa en la publicación de artículos de revisión.

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2.1.2.- La literatura gris Con el nombre de literatura gris se designa a menudo al conjunto de documentos, de muy variada tipología, escasamente visibles, por el reducido número de su tirada y su escasa difusión. Actas y resúmenes de congresos: Las actas (Proceedings), son publicaciones o series de publicaciones que contienen el texto de ponencias comunicadas oralmente en una conferencia, sociedad o institución, que generalmente recogen también las discusiones originadas y lo asuntos tratados en conexión con ellas. La información que se puede encontrar en ellas es de carácter y valor muy variado. No obstante, el hecho de que en los últimos años se haya incrementado enormemente el número de congresos y conferencias científicas que se celebran, ha dado lugar a que se utilicen frecuentemente para dar a conocer estudios científicos. Su consulta presenta la dificultad de su localización, ya que no se distribuyen a través de los canales normales y su edición suele tener lugar por lo menos un año o dos después de la celebración del congreso. Tesis: La UNESCO define las tesis como exposiciones de investigaciones, que ofrecen los descubrimientos y las conclusiones alcanzadas, presentadas por su autor en apoyo de su candidatura para un alto grado académico o cualificación profesional o para otras recompensas. Las tesis constituyen, pues, estudios o trabajos científicos, que se caracterizan porque su elaboración se realiza con una finalidad muy concreta: la de obtener un grado académico o un objetivo profesional determinado. Tales trabajos científicos son fuentes de información, frecuentemente no editadas y de carácter único. En ellas se puede encontrar normalmente, con relación a los temas que se tratan, información sobre la evolución histórica de las cuestiones estudiadas, revisiones de la literatura anterior sobre las mismas, descripción de la metodología seguida en la investigación, exposición de los resultados obtenidos, análisis e interpretaciones diversas de los mismos y reseñas bibliográficas. Informes y proyectos de investigación: Los informes de investigación recogen los resultados, parciales o totales, de trabajos de investigación realizados por instituciones o empresas industriales. Cuando estos no ven la luz a través de los medios de difusión normal (revistas, actas…) son documentos únicos para acceder a esa información. Existe una gran semejanza entre los informes de investigación y las tesis, de hecho la tesis, en último término, es un informe de las investigaciones realizadas. La principal diferencia entre ellos es el fin académico pretendido con la elaboración de la tesis. El contenido de la información que se puede obtener de los informes de investigación es similar al señalado para las tesis: - Planteamiento de la cuestión - Revisión de la literatura anterior sobre ella

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- Exposición y análisis de los resultados - Discusión de sus consecuencias teóricas Por último destacar que estos informes de investigación son la punta del iceberg de una masa enorme de proyectos de investigación en curso, aún no dados a conocer. Patentes y normas: Antes de concluir la descripción de las fuentes primarias de información, hemos de referirnos a dos tipos de documentos que son de capital importancia, sobre todo en el terreno de la investigación aplicada y la tecnología. La patente es un documento que reconoce a un individuo, o a la empresa que representa, la autoría de una invención, y le confiere el derecho exclusivo de producir, usar, vender y obtener beneficio de ella por un cierto número de años. La finalidad básica de las patentes es jurídica, pero los documentos deben contener la descripción del invento y de sus aplicaciones, son por tanto portadores de información científica y técnica muy valiosa, que por su propia naturaleza, no se encuentran en otro lugar. La norma es un documento, aprobado por un organismo competente, que establece reglas y requisitos que han de cumplir los distintos productos, procesos, etc… La importancia de dichas fuentes reside en la normalización, que ningún investigador u hombre de ciencia debe ignorar.

2.2- Documentos secundarios Son los que contienen material ya conocido, pero organizado según un esquema determinado. Son, por tanto, el resultado del análisis de las fuentes primarias y de la extracción, condensación u otro tipo de reorganización de la información que aquellas contienen, a fin de hacerla accesible a los usuarios. Las fuentes o documentos secundarios cumplen, pues, una doble misión: - Servicios de alerta para informar a los usuarios de todo lo que se publica en los temas de su

interés. - Repertorios para la recuperación de información, con carácter retrospectivo. 2.2.1- Índices y resúmenes: Los índices se limitan a contener información bibliográfica consistente en listas de referencias sobre los temas del índice, ordenadas generalmente por autores y temas o bien simplemente a reproducir las páginas de índice de las revistas. Además, los resúmenes suministran una descripción sucinta, que debe ser suficiente para informarse, sin ver el original, del contenido de cada referencia. Frecuentemente, tales resúmenes son redactados por especialistas. En general, como rasgos más acusados de los índices y resúmenes, se pueden citar: - Su actualidad y periodicidad. - El uso de lenguajes documentales modernos.

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- El hecho de que su contenido principal consista en artículos de revistas científicas. - El empleo de la informática en su preparación y su unión con los sistemas de

teledocumentación. Estas características hacen que los índices y resúmenes constituyan, sin duda, no sólo las fuentes de información documental más tecnificadas y actualizadas, sino también la forma más usada de bibliografía temática. Una característica destacable, tanto de índices como resúmenes, es la importancia que se concede en ellos a los índices de contenido, entre los que generalmente se encuentran los temas. Para ello se emplean modernos lenguajes documentales, a base de palabras clave y descriptores de thesaurus. Asimismo, suelen publicar índices acumulativos, que refunden el contenido de los números que salen periódicamente y abarcan periodos diversos (semestres, años…). Algunas de estas fuentes disponen de los llamados índices permutantes, basados en todas las posibles combinaciones de las palabras que figuran en los títulos de los documentos referenciados. Puede decirse, con todo, que en cada una de las grandes disciplinas científicas suele existir un gran servicio de resúmenes, a lo sumo dos, que dominan en la práctica el campo respectivo, casi en situación de monopolio. Ello ocurre, por ejemplo, en química (Chemical Abstracts), en biología (BIOSIS-Biological Abstracts), en medicina (Index Medicus, Excerpta Medica), etc… Casi todos los servicios se preparan hoy, simultáneamente, en forma impresa y en bases de datos en soporte magnético (CD-ROM…) 2.2.2- Índices de sumarios de revistas: Los índices de sumarios son revistas que reproducen los sumarios de diversas publicaciones reunidos en un solo ejemplar. Estas fuentes deben su razón de ser al cada vez mayor número de revistas en los diversos campos científicos y a la necesidad de difundir su contenido entre los investigadores de la forma más rápida posible. Su utilidad radica en el hecho de que facilitan a los científicos el rápido conocimiento de dicho contenido y les evitan la consulta particular de las revistas cuyos sumarios reproducen. 2.2.3- Índices de citas: Los índices de citas son índices de documentos en los que los datos de cada documento se ofrecen junto con una lista de documentos posteriores que los citan en sus referencias. Estos índices, por tanto, ofrecen el interés y la utilidad de proporcionar no sólo referencias de artículos científicos interesantes, sino que permiten seguir también el eco que han tenido en otros trabajos e investigaciones posteriores. Se pueden responder con estos índices a preguntas

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como: ¿Ha tenido este artículo una continuación en otros?, ¿Existen artículos posteriores sobre la misma temática?, ¿Se ha intentado ampliar o refutar esta teoría?, etc… 2.2.4- Revisiones: Se define la revisión como un análisis de la literatura actual, referente a una cuestión determinada, de carácter habitualmente evaluativo y en el que se sintetizan las conclusiones y procedimientos contenidos en documentos publicados recientemente. Resulta evidente la importancia de su consulta para todo el que pretenda realizar una investigación científica. Cualquier trabajo científico tiene como punto de partida las teorías y realizaciones científicas anteriores logradas en el campo investigado. Ya que la razón de ser de las revisiones es precisamente ofrecer una visión global de dichas teorías y realizaciones, son un estupendo punto de partida para cualquier investigación. En muchos casos se encontrará una lista de referencias claves que puede llegar a hacer innecesaria un búsqueda posterior. Una característica de las revisiones es que pueden encontrarse bien en fuentes secundarias o también como parte de algunas fuentes primarias. Entre las clases de fuentes donde encontrar revisiones destacan: * Los índices de revisiones.- Proporcionan referencias de revisiones aparecidas durante el periodo que cubre el índice. * Annual Reviews.- Reciben este nombre específicamente las series de revisiones referentes a los distintos campos científicos, publicadas anualmente por la entidad Annual Reviews Inc., y que son considerados en muchas disciplinas como la fuente de revisiones más importante. * Advances in… y Progress in…- Son publicaciones seriadas por lo general, editadas independientemente unas de otras, que normalmente contienen revisiones referentes al campo científico indicado por su título. En concreto, pasan revista a los progresos ocurridos en un campo de la ciencia y de la tecnología determinado, así como a los adelantos operados en una cierta rama del saber. * Los índices y resúmenes antes analizados, también suelen ofrecer sobre revisiones.

2.3- Literatura de referencia Bajo este epígrafe se suele incluir la mayor parte de los libros. Se trata, por tanto, de una categoría genérica, donde se agrupan tanto los libros de definición y consulta: diccionarios, enciclopedias…, como los de exposición, estudio y discusión de temas científicos: tratados, manuales, cursos o textos, monografías, obras colectivas y, en fin, los datos y hechos y, por tanto de referencia no genérica sino especifica: directorios, guías, repertorios, anuarios, etc. En muchos casos proporcionan también información primaria y no meras referencias o resúmenes.

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2.3.1- Enciclopedias El término enciclopedia nos define relaciones ordenadas, alfabética o sistemáticamente, de términos y nombres, que contienen toda la información posible sobre la materia considerada. La característica esencial de una enciclopedia es su carácter abarcador y totalizante, bien respecto a todos los conocimientos, enciclopedias universales, o a una ciencia determinada, enciclopedias especializadas. La amplitud de las enciclopedias impide, por lo general, un tratamiento detenido y profundo de los temas que comprende, por lo que la información que se suele encontrar en ellas se suele limitar a definiciones, visiones históricas y exposición de teorías generales. Por otra parte, su proceso de elaboración es muy largo y costoso, hecho que motiva que queden rápidamente anticuadas en sus contenidos más específicos, sobre todo en las ciencias sometidas a un rápido avance científico y técnico. En la elaboración de un trabajo científico puede llegar a ser útil la consulta de enciclopedias como una de las primeras fuentes de información y si se tiene una idea vaga del tema a investigar. Se puede obtener a fin de cuentas una primera orientación sobre el camino a seguir. 2.3.2- Diccionarios Se puede definir el concepto de diccionario como un conjunto de términos de un lenguaje, ordenado alfabéticamente, con explicación o definición de su significado. Este carácter de ser, ante todo, una colección de palabras, es lo que distingue a los diccionarios de las enciclopedias. También constituyen propiamente diccionarios las obras que ofrecen la equivalencia de las palabras de una lengua con las de otra u otras. En los diccionarios, pues, se puede encontrar información sobre la definición de términos científicos o no. Su utilidad en la elaboración de trabajos de científicos presenta, ante todo, una vertiente lingüística, dada la necesidad científica de cuidar al máximo la precisión de los términos. 2.3.3- Tratados, manuales y textos Se trata de fuentes de información primaria que tienen en común consistir en exposiciones generales de una disciplina o bien síntesis de los conocimientos de una especialidad específica en un momento dado. Cuando se trata realmente de textos, su fin principal es siempre la enseñanza. Los manuales y sobre todo los tratados, aun sin excluir la enseñanza, proceden frecuentemente de autores prestigiosos en el campo científico de que se trate, los cuales suelen utilizar su publicación para exponer su concepción general de la disciplina y sus teorías respecto a las cuestiones que se plantean. Existen tratados y manuales, obra de científicos consagrados, que se consideran clásicos y fundamentales en su campo científico.

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En todas estas clases de libros, se puede encontrar frecuentemente información general básica sobre puntos tales como: - Métodos y técnicas, - Situación o estado en que se encuentran la teoría e investigaciones, - Resultados y descubrimientos de investigaciones empíricas y, - Desarrollo y exposición de teorías. Esta información no suele estar del todo actualizada dado el largo proceso de elaboración y edición que suponen este tipo de obras. Esto hace que en aquellos campos de la ciencia con un avance continuo, estas fuentes presenten una importancia secundaria con respecto a las revistas. 2.3.4- Monografías y compilaciones Las monografías son estudios específicos sobre temas concretos dentro de una disciplina. En comparación con los tratados o manuales, las monografías se asemejan a estos en que en ellas también suele predominar el tratamiento teórico de las cuestiones y se diferencian en la amplitud de los temas que tratan, las monografías, al contrario que los tratados, limitan su estudio a una cuestión determinada. El hecho de que se limiten a una sola cuestión, hace que pueda ser estudiada de manera más exhaustiva y profunda de lo que normalmente sucede en los tratados y manuales. En las monografías, por tanto, se puede encontrar información específica y completa, más o menos actualizada. Según la Terminología de la Documentación de la Unesco (1976) la compilación es un volumen con diversos trabajos de uno o varios autores sobre temas distintos, que pueden haber sido ya publicados anteriormente. Tiene en común con las monografías el tratar comúnmente sobre temas específicos, pero se distinguen de aquellas por la falta de unidad sistemática entre los varios trabajos comprendidos en la compilación y en la diversidad de autores. La publicación de compilaciones obedece a diversos motivos. Por ejemplo, se puede pretender con ella proporcionar un conjunto de lecturas, formadas por trabajos científicos destacados de una disciplina, con la finalidad de que sirvan de complemento a efectos docentes de los textos y manuales. Otros motivos pueden ser meramente circunstanciales, tales como honrar a un científico o conmemorar un acontecimiento destacado. También puede servir para reunir trabajos y artículos de un mismo autor, generalmente ya publicados y que se reúnen así en un solo volumen. Esto hace que la información que se puede encontrar se caracteriza por su dispersión, diversidad y escasa actualización, sobre todo cuando se trata de textos publicados anteriormente. 2.3.5- Directorios, guías, repertorios, catálogos y anuarios Son términos muy amplios cuyo contenido puede ser muy diverso, aunque por lo común constituyen listas de datos o informaciones. Desde el punto de vista de la documentación científica interesan estas fuentes en cuanto son publicaciones en las que se dan nombres,

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direcciones, referencias e informaciones sobre organizaciones e instituciones científicas, científicos e investigadores, bibliotecas y centros de documentación, etc… Ejemplos:

Tipo Bibliografía

Reporte de investigación.

Sánchez P. (1999, junio). Impacto del programa de desayunos escolares en el desarrollo general y desempeño escolar de los niños del primer grado de la zona de prioridad del DIF Yucatán. Proyecto CONACYT-SISIERRA # 970301. Reporte de investigación.

Artículo científico Flores M, Cortés, M. y Góngora E. (2003). Estilos de crianza: una aproximación a su identificación en familias de Yucatán. Revista Educación y ciencia, 7(28), 31-54

Ponencias de congreso Esquivel, L. (2002, abril). Valores familiares en adolescentes de una población del área rural de Yucatán. Ponencia presentada en el 29 congreso del CENEIP “La psicología en México, formación, investigación y práctica profesional”. San Luis Potosí, México.

Tesis Concha, I. (2006). La efectividad de la política educativa en la capacitación

para el trabajo. Tesis de maestría no publicada, Universidad Autónoma de

Yucatán, Facultad de educación, Mérida, Yucatán, México. Diccionarios Real Academia Española (2001). Diccionario de la lengua española.22a

ed, Madrid: Espasa Calpe. Índices García R. y Ramírez V. (1997). Índice acumulativo de la Revista de la

Universidad Autónoma de Yucatán 1959-1995. UADY: Mérida México Resúmenes Congreso de Investigación en Salud Pública (2005, marzo)Libro de

resúmenes del XI Congreso de Investigación en Salud Pública 2-4 de marzo. Cuernavaca Morelos México. Instituto Nacional de Salud Pública.

Patentes Delgado R., J. (2001) Patentes de invención, diseños y modelos industriales.Oxford University Press: México.

Normas Joint Steering Committe for revision of AACR. (1998). Reglas de catalogación angloamericanas. 2a ed.,rev. de 1998. Santa fé de Bogotá: Rojas Eberhard Editores.

Enciclopedias Riquer de M. y Valverde J.M. (2002). Historia de la literatura universal.

Barcelona: Barsa Planeta (Vol. 10).

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3. Almacenamiento y recuperación de información bibliográfica

3.1- Almacenamiento de la información 3.2- Centros bibliotecarios y centros de documentación. Los sistemas de teledocumentación. 3.3- Recuperación de la información. Estrategias de búsqueda.

3.1- Almacenamiento de la información La documentación se puede encontrar sobre una gran diversidad de soportes. Históricamente la escritura ha sido el testimonio si no único sí fundamental sobre el que se ha levantado nuestro conocimiento del pasado. Sin embargo, en el presente junto a los textos manuscritos o impresos en papel encontramos microfilmes, microfichas, cintas de audio y vídeo, videodiscos, película fotográfica y soportes magnético. Todos son documentos, todos contienen información, pero la diferente naturaleza del material sobre el que se mantiene exige, por sus cualidades físicas, un diferente almacenamiento y también un método de descripción diferente: SOPORTE LOCALIZACION Manuscritos e impresos Archivos Libros y folletos Bibliotecas Revistas y periódicos Hemerotecas Informáticos Bases y bancos de datos Audiovisuales Fonotecas, videotecas, filmotecas Hasta del desarrollo de los sistemas automatizados, los repertorios impresos, bibliográficos o de resúmenes, eran los que actuaban como depósitos de información. La aplicación de la informática en las tareas de documentación científica ha dejado progresivamente en desuso esos sistemas. Para estudiar cómo se almacena la información y como se puede recuperar, debemos distinguir en primer lugar los tipos de centros de información y documentación: * Las bibliotecas son sistemas de información documental cuyo objeto es permitir a sus usuarios acceder directamente o por sí mismos a documentos primarios (libros, revistas, obras de consulta, etc.) * Los centros de documentación son sistemas de información documental que tienen como objetivo principal poner a disposición de los usuarios documentos secundarios (ficheros, boletines bibliográficos, índices, etc.) que les permitan descubrir los documentos primarios que les interesen.

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* Los sistemas de teledocumentación, las bases y bancos de datos, constituyen un sistema de información documental que se caracteriza por utilizar medios informáticos para el almacenamiento y el suministro a los clientes de una amplia gama de servicios informativos. Todos los centros de documentación e información tienen en común el ser organismos intermedios en la labor de documentación, en cuanto a que su finalidad fundamental es acumular documentos informativos que después se ponen a disposición del público.

3.2- Centros bibliotecarios y centros de documentación. Los sistemas de teledocumentación.

* Centros bibliotecarios. Según Nuria Amat (1982), biblioteca es “toda colección organizada de libros, publicaciones periódicas u otros documentos cualesquiera (en especial gráficos y audiovisuales), así como los servicios del personal, que facilita a los usuarios la utilización de estos documentos con fines informativos, de investigación, de educación o recreativos”. Las bibliotecas constituyen, pues, sistemas de documentación en los que las entradas son los documentos que constituyen el fondo bibliográfico de la biblioteca, y las salidas los servicios que las bibliotecas prestan al público, para facilitar la información bibliográfica y el acceso a los documentos primarios. A pesar de la aparición moderna de los centros de documentación y de los bancos de datos, las bibliotecas siguen siendo sistemas de documentación de obligada utilización en la labor de localización y consulta de diversos tipos de fuentes utilizados en la elaboración de trabajos científicos, y de modo especial en los estudios retrospectivos y de tipo histórico referidos a épocas no abarcadas en los centros de documentación. Destacar en este punto que son cada vez más las bibliotecas que están conectadas a redes informáticas, lo que permite al investigador consultar los catálogos sin la presencia física en dicha biblioteca. Esto da acceso a un número enorme de bibliotecas de todo el mundo (ej. HYTELNET). * Los centros de documentación. La multiplicidad de fuentes de información que existe y se produce en las sociedades hizo necesaria, ya desde muy antiguo, la existencia de centros especializados para su recogida, almacenamiento y puesta a disposición de los usuarios. De ellos son buenos ejemplos la bibliotecas. La revolución actual en la información y las comunicaciones informativas, con la multiplicidad de los medios utilizados y la amplitud enorme de material informativo que continuamente se está produciendo en el mundo moderno, ha hecho que las bibliotecas ya no sean suficientes. Ello dio lugar al nacimiento, alrededor de los años 50, de los centros de documentación y sus técnicas, orientados a recoger, ordenar, clasificar y proporcionar a los usuarios toda esa masa

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enorme de información que en las sociedades actuales se encuentra desperdigada en un incontable número de documentos de todo tipo. Estos centros pueden tener: - Carácter nacional o internacional - Carácter general o especializado, limitado por tanto a un determinado campo de la ciencia o

de la técnica - Carácter no autónomo, dependiente de empresas, centros de investigación, asociaciones

profesionales, lo que no obsta para que puedan suministrar también informaciones particulares.

De todas formas, los centros de documentación no suelen ser generales (como frecuentemente son las bibliotecas), sino especializados. La mayoría cumplen todos o algunos de los siguientes cometidos respecto a los documentos: su identificación, registro, organización, almacenamiento, recuperación, conversión en formas útiles, su síntesis y su diseminación entre los usuarios, preferentemente en forma de resúmenes de los documentos y listas de referencias bibliográficas y documentales. En cuanto a su definición, según la UNESCO, los centros de documentación “están constituidos por grupos de personas que se dedican de lleno al procesamiento de documentación relativa a un cierto campo o tema, a fin de proveer regularmente información abreviada a una comunidad de usuarios especializados”. Las formas de difusión de la información utilizadas por los centros de documentación son múltiples. Entre ellas, las más habituales son: * Notas bibliográficas * Informaciones sobre obras recibidas * Resúmenes analíticos * Informes y resúmenes temáticos * Conferencias o extractos de conferencias, conclusiones de congresos, etc… * Filmes, emisiones de radio y televisión * Publicaciones, manuales técnicos, traducciones * Artículos Desde el punto de vista de la documentación científica en el trabajo de investigación, los servicios que se pueden obtener de los centros de documentación son: * Proporcionar recopilaciones de documentos ya publicados acerca de un determinado tema. Estas recopilaciones suelen denominarse búsquedas retrospectivas, dado que recogen información documental fechada en tiempos pasados y no se ocupan de lo que pueda aparecer con posterioridad. * Mantener una información continuada al día sobre los documentos que van apareciendo acerca de un determinado tema. Los “sistemas de alerta” mediante los que se realiza esta

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distribución selectiva de la información se ajusta a un perfil consistente en una serie de palabras claves o descriptores que, separadamente o por combinaciones entre sí, describen con la mayor precisión posible el tema de que se trata. Los perfiles pueden ser elaborados por los clientes o bien el mismo centro de documentación puede ofrecer una serie de ellos para que elijan aquellos. * Suministrar reproducciones y traducciones, en su caso, de los documentos que interesen al cliente. * Los centros de documentación importantes que poseen bases de datos suelen facilitar las cintas magnéticas cuyo contenido encierra la información almacenada por el centro. Permiten el establecimiento de terminales con el ordenador de su base de datos. Además, suelen publicar periódicamente boletines, revistas de resúmenes e índices. * Los sistemas de teledocumentación. Bases de datos y bancos de datos. Los sistemas de teledocumentación aplican los ordenadores y las redes de telecomunicación para realizar las operaciones las operaciones y prestar los servicios propios de los sistemas de documentación. La extensión creciente de la aplicación de la teledocumentación encuentra su fundamento y explicación en la concurrencia de dos factores, uno de carácter documental y otro técnico: * La primera es la incapacidad de los sistemas tradicionales para abarcar la explosión informativa típica de nuestro tiempo y satisfacer las crecientes necesidades de información en todos los campos de la vida. * La circunstancia técnica es la extraordinaria capacidad que muestran los modernos procedimientos informáticos para almacenar y difundir la información documental. Los sistemas teledocumentales, constituyen grandes redes de comunicación que facilitan el acceso de terminales situados en centros de información y documentales, tales como universidades bibliotecas, etc., a las bases de datos documentales almacenadas en grandes ordenadores. Un rasgo típico a destacar de un sistema de este tipo es que, mientras los centros de documentación y las bibliotecas constituyen sistemas aislados o independientes, la telecomunicación proporciona la oportunidad de conexión entre diversos centros, lo que da lugar a que se formen redes documentales de ámbito internacional. Elementos de los sistemas de teledocumentación: Los elementos que forman un sistema de teledocumentación se pueden reunir en diferentes grupos: * Elementos materiales - Memorias.- Están formadas por unidades de almacenamiento de datos, sobre discos o memorias de acceso rápido.

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- Ordenador central.- Permite la búsqueda de las informaciones en las unidades de almacenamiento, mediante la utilización de programas de interrogación.

Las memorias y el ordenador constituyen el servidor o “host” - Módem.- Modulador-demodulador. Transforma órdenes dadas al ordenador por el teclado de la terminal y las respuestas del ordenador en impulsos eléctricos transportables sobre las redes. - Red telefónica.- Trabaja en tiempo compartido con el ordenador, prestando servicios a múltiples clientes. - Teclado.- Permite hacer las preguntas al ordenador y dialogar con este, mediante la utilización del lenguaje. - Impresora.- Imprime mecanográficamente las ordenes dadas al ordenador y las respuestas de este. - Pantalla.- Permite visualizar sobre ella lo que se imprime en la impresora.

El teclado, la impresora y la pantalla forman en conjunto la terminal.

Este sistema clásico, aunque sigue funcionando, ha evolucionado a un sistema más personalizado. En la actualidad los usuarios pueden conectarse desde su propio ordenador personal al ordenador central a través de proveedores de red (INTERNET) o como veremos más adelante ciertas instituciones (como universidades o bibliotecas) permiten el acceso a bases de datos que reciben en formato CD-ROM. Dicho de otra manera, la teledocumentación no solo se limita a los grandes centros de información o instituciones. * Elementos organizativos A la complejidad técnica de los sistemas de teledocumentación corresponde una complejidad administrativa, con relación a los demás sistemas de documentación. Mientras que en un sistema clásico, como una biblioteca, una sola organización engloba sus diferentes servicios y departamentos, en los sistemas de teledocumentación los diversos servicios que implica suelen estar a cargo de organizaciones o centros independientes. Como elementos documentales organizativos de un sistema de teledocumentación se pueden distinguir los siguientes: - Centros productores de bases y bancos de datos. Los sistemas de teledocumentación, como los demás sistemas de documentación se fundan en la recogida, tratamiento y almacenamiento de documentos. Cuando en estos sistemas se habla de centros productores de bases de datos, se hace referencia a centros, que pueden ser bibliotecas o centros de documentación, que realizan esta tarea de recoger, tratar y almacenar documentos bibliográficos (bases de datos) o datos numéricos (bancos de datos), pero con la particularidad de que disponen de ordenadores o soportes electrónicos para almacenar los documentos y datos. Se pueden resumir sus funciones en: * Adquisición de la información, que incluye la localización de datos relevantes y de información auxiliar y la organización de esta adquisición, reproducción, duplicación y difusión subsiguiente.

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* Proceso de la información preparándola para su distribución y análisis (creación de bases y bancos de datos). * Mantenimiento de la información, asegurando la continuidad de los datos y la documentación en orden a prevenir irreparables pérdidas de información. - Bases y bancos de datos. Están constituidos por el conjunto de ficheros electrónicos en los que los centros productores de bases y bancos de datos almacenan la información documental que han recogido y procesado. Todo documento procesado por uno de estos centros, da lugar a un registro (“record”), compuesto por diversos elementos o campos (autor, título, editorial, etc.). Un conjunto de registros referentes a la misma disciplina o asunto, da lugar a un fichero (“file”). Finalmente, el conjunto de ficheros sobre distintos temas y disciplinas de que dispone el centro productor, recibe el nombre de base de datos o banco de datos. Los términos de base de datos y banco de datos se emplean a veces indistintamente, pero se tiende a utilizar la expresión de base de datos para designar un conjunto de ficheros de un centro de carácter bibliográfico o textual, y la de banco de datos para nombrar un conjunto de ficheros cuando contienen datos de carácter numérico. - Centros proveedores o distribuidores de bases y bancos de datos. Los productores de información tienen la posibilidad de poner a disposición de una clientela restringida o del gran público un determinado número de informaciones, pero no todos tienen los medios informáticos para apoyar esta distribución. Es por ello que recurren a sociedades especializadas en el suministro de servicios informatizados. Estas sociedades son los proveedores de bases y bancos de datos. Son empresas públicas o privadas que, con el apoyo logístico de los ordenadores, ofrecen comercialmente la posibilidad de un acceso a un cierto número de datos (propios o creados por otros). Estos centros reciben cintas magnéticas de los creadores de bases de datos y las reproducen en soporte informático (discos magnéticos) que permite el acceso directo a la información precisa. - Empresas de redes de telecomunicación. Son las empresas privadas o públicas que gestionan las líneas telefónicas nacionales e internacionales las que unen entre sí los demás elementos del sistema de teledocumentación. Estas redes son redes dedicadas a la transmisión de datos, pero en la actualidad todo queda interconectado por INTERNET, una red de redes que comunica prácticamente todo. - Centros de acceso a bases y bancos de datos. Son entidades públicas o privadas que disponen de terminales, las cuales permiten pedir información a las bases y bancos de datos. En este caso volvemos resaltar la importancia de INTERNET en este tipo de conexiones por su universalidad.

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- Redes de bibliotecas y centros de documentación. La proliferación de bibliotecas y centros de documentación desconectados entre sí ha dado lugar a la creación de redes para coordinar su labor y evitar la dispersión y duplicidad de tareas. - Las bases de datos en CD-ROM Otro gran avance en el campo de la telecomunicación es el que representa el CD-ROM siglas de “compact disk, read only memory” (disco compacto, con memoria de sólo lectura). Se trata de discos susceptibles de lectura óptica por rayos láser digitalizada, que tiene una enorme capacidad de almacenamiento de información, recuperable simplemente mediante un ordenador personal. Los CD-ROM suponen la posibilidad de disponer de una base de datos en el propio domicilio del usuario. La recuperación personal de la información contenida en el CD-ROM solo precisa de un ordenador y un lector de CD-ROM. No todo son ventajas, pues no puede olvidarse que el CD-ROM solo permite acceder a una información cuya actualización depende de nuevas publicaciones de discos, esto no es tan rápido como el acceso “en línea”. Destacar en este punto el comienzo del DVD, de tecnología digital similar al CD-ROM pero con un incremento enorme de capacidad (de unos 650 MB de un CD, a los 2,6 a 5,2 GB de un DVD)

3.3- Recuperación de la información. Estrategias de búsqueda. El proceso de recuperación de información consiste esencialmente en extraer de una colección de documentos aquellos que se ajustan a las especificaciones de un petición determinada. Se trata pues de una comparación sistemática entre los documentos o sus representaciones y la petición o demanda de información. Podemos descomponer el proceso en tres fases: * Traducción del documento en un lenguaje de indexación. La expresión que resulta de este proceso se llama modelo de búsqueda del documento. Se trata de representar el documento por una serie de descriptores que lo determinen lo más directamente posible para su posterior búsqueda. * Expresión de la petición de información en el mismo lenguaje del modelo de búsqueda. Se obtiene el denominado perfil de búsqueda. * Comparación sistemática de los modelos de búsqueda de los documentos con el perfil de búsqueda, a fin de seleccionar los que se ajusten a este. La operación resultaría relativamente sencilla si los lenguajes de indexación y de búsqueda coincidieran exactamente. Ello, sin embargo, no es así en la mayoría de los casos, ya que los productores de bases de datos y repertorios bibliográficos suelen indexar en lenguaje libre o semilibre, lo que resulta mucho más fácil y económico para sus fines. Por tanto, al seleccionar

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los descriptores para la búsqueda, habrá que tener en cuenta todas las posibles formas de expresión de un concepto en la indexación de los documentos (sinónimos, conceptos más generales y más específicos, etc.) ya que de otro modo podrían perderse cantidades importantes de información. Por otra parte, si la selección es demasiado amplia, se obtendrán documentos carentes de interés. De ahí la importancia de preparar adecuadamente el perfil de búsqueda, operación que resulta así la más importante en el proceso de recuperación de información. Preparación de perfiles de búsqueda El perfil de búsqueda parte de una petición de información en lenguaje natural, y consta esencialmente de tres elementos: * Identificación de los conceptos (1) * Desarrollo y expansión de los conceptos, mediante una colección de términos (2) * Expresión de las relaciones entre los términos, mediante operadores lógicos (AND, OR, NOT) (3) Vamos a referirnos a la elaboración de un perfil para una búsqueda temática (también es posible realizar búsquedas por autores, revistas, idiomas, etc.). Tomemos un ejemplo sencillo: ** Petición de información sobre “pinturas anticorrosivas de alto contenido en cinc”** (1) En esta petición identificamos como conceptos: - pintura - corrosión y su prevención - cinc (2) La segunda fase, o expansión de conceptos, es imprescindible debido a que, para efectuar la búsqueda, el ordenador compara los distintos términos del perfil con los que contienen los modelos de búsqueda de los documentos carácter a carácter y sólo da como aciertos los que coinciden exactamente. Así, un documento sobre “recubrimientos anticorrosivos a base de cinc” no se registraría como acierto. Es, pues, necesario desarrollar cada concepto teniendo en cuenta los sinónimos, palabras más genéricas, más específicas, etc., para lo cual será apreciable la ayuda de un thesaurus (conjunto de términos de una bases de datos). En nuestro ejemplo, y sin ser muy exhaustivos, el desarrollo de los conceptos conduciría al siguiente cuadro:

A B C Pintura Corrosión Cinc Recubrimiento Anticorrosivos Zinc Barniz Degradación Zn Laca Desgaste Esmalte Incrustación

Como se puede ver, no sólo se tienen en cuenta palabras relacionadas sino también las diversas formas ortográficas. En este sentido, ocurre con frecuencia que, para agotar todas las posibilidades, es preciso considerar palabras derivadas de la que se ha utilizado como término. Por ejemplo, si se ha elegido como término “polimerización” será frecuente que interesen también términos como “polímero”, “polimerizado”, “copolimero”, etc. Para tenerlos en cuenta se hace uso del truncado, artificio mediante el cual el ordenador considerará aciertos a todos

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los términos que contengan determinados fragmentos de palabras, sean cualesquiera las letras que se hallen antes o después de los mismos. Existen tres tipos de truncado: - De sufijo: polimer*, cubriría polimer-o, polimer-os, polimer-izado, polimer-ización,… - De prefijo: *polimero, cubriría polímero, co-polimero, homo-polimero,… - De infijo: *polimer*, cubriría todas las posibilidades apuntadas. De todas formas no se debe abusar del truncado porque puede conducir a la recuperación de muchos documentos irrelevantes. (3) La tercera fase, relaciona los términos y conceptos mediante los operadores lógicos.

* El operador OR permite obtener un nuevo conjunto formado por los documentos que contienen indistintamente el término A o el B (operación de unión) * El operador de intersección, AND, permite obtener un conjunto formado por los documentos que contienen simultáneamente los términos A y B. * El operador de exclusión, NOT, permite formar conjuntos de documentos que contienen el término A, pero no el B. En general, se relacionarán con la lógica OR los términos correspondientes a un mismo concepto; con la lógica AND los conceptos que deben estar presentes simultáneamente y con la lógica NOT, aquellos que se desee excluir. En nuestro ejemplo, el perfil resultante sería: (pintura OR recubrimiento OR barniz OR laca OR esmalte) AND (corrosión OR anticorrosivos OR degradación OR desgaste OR incrustación) AND (cinc OR zinc OR Zn)

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Aquí no hemos utilizado el operador NOT. Si se desea, por ejemplo, recuperar información sobre “pinturas anticorrosivas, excepto las que contengan cinc”, bastaría sustituir, en el perfil anterior, el último operador AND por el operador NOT. Una vez preparado el perfil de búsqueda, se efectuará la comparación con los modelos de búsqueda de los documentos, para obtener los que se ajustan al perfil. Finalmente habrá que comprobar si los documentos obtenidos satisfacen los requisitos del peticionario, es decir, la relevancia de dichos documentos para la búsqueda solicitada. Muy a menudo, la información que en verdad se necesita no coincide exactamente con lo que se pide. Ello se debe, normalmente, a que el usuario no conoce con precisión sus necesidades, o no es capaz de expresarlas de forma adecuada.

4. La literatura científica

1.1. Definición Se denomina literatura científica al conjunto de documentos y datos que resultan de la comunicación pública de la actividad investigadora. En efecto, el corpus resultante de las labores científicas no sólo está constituido por documentos de tipo textual o narrativo. También resultan del trabajo científico meros datos. Un buen ejemplo de estos datos son las secuencias de aminoácidos obtenidas en experimentos biológicos, las tablas de datos econométricos o los parámetros de las redes en algunas investigaciones sociales. Además, cada vez es más frecuente la distribución electrónica, junto a los textos de los trabajos científicos, de ciertos “materiales acompañantes” que corresponden habitualmente a los resultados brutos de las mediciones realizadas por los autores del trabajo en cuestión. Por otra parte, la definición anterior insiste en que se trata de documentos y datos resultantes de un trabajo de investigación y que se distribuyen públicamente. Un diario de laboratorio no es un documento público. Tampoco las grabaciones de un musicólogo o los ficheros de un lingüista. Los artículos científicos y el diccionario que resultan de ellos sí son públicos. El carácter público no sólo supone que se comunique el contenido de los documentos, también implica que dicho contenido ha sido sometido a los controles propios del proceso de comunicación científica: la revisión por expertos o por pares.

1.2. Magnitudes El sistema actual de investigación científica básica y de comunicación científica depende casi en su totalidad de la literatura contenida en revistas. Las ciencias modernas han desarrollado un mecanismo de comunicación propio que comenzó con la aparición de las primeras revistas científicas, en el siglo XVII. Este mecanismo se basa en la publicación selectiva de fragmentos (artículos), más que obras completas (tratados). Este es el mecanismo que permite a la ciencia funcionar eficazmente y que causa su fenomenal crecimiento.

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Las primeras revistas científicas aparecieron en la década de 1660: el Journal des Sçavants (Savants) comenzó a publicarse el 5 de enero de 1665 en París. Algo más tarde en ese año empezó a editarse las Philosophical Transactions of the Royal Society. Precisamente una colección de esta última revista que abarcaba los números publicados entre 1665 y 1850 sirvió a Derek Price para formular su teoría de crecimiento exponencial de la ciencia. La figura 3 reproduce uno de los gráficos contenidos en la obra Little Science, Big Science, una recopilación de conferencias que luego se tradujeron al español con el título Hacia una Ciencia de la Ciencia (ver lecturas complementarias).

Price argumentó que todos los parámetros científicos, y no sólo el número de trabajos publicados, crecían a un ritmo exponencial y que el número absoluto se duplicaba cada 15 años, según su estimación inicial. Trabajos posteriores han matizado su hallazgo y han propuesto nuevos modelos de crecimiento, pero lo cierto es que la literatura científica es masiva. Algunos ejemplos pueden ilustrar esta afirmación. Por ejemplo, el número de revistas científicas creció un 114% entre los años 20 y el principio de los años 70 del pasado siglo. (http://www.springerlink.com/content/gk6980411n37x862/fulltext.pdf). El número de bases de datos de bibliografía científica pasó de 100 en el año 1974 a 2805 en 1984. Pero no sólo eso: el contenido de cada una de esas bases de datos no ha dejado de aumentar en gran proporción. Chemical Abstracts, la gran base de datos de investigación química, recopiló 12.000 registros en 1907, el año de su aparición. En 2006 incorporó más de un millón. Una evolución similar se observa en otros sistemas, pero de eso se tratará en la siguiente sección.

Figura 3. Gráficas con la evolución del

número de trabajos aparecidos en las

Philosophical Transactions of the

Royal Society entre 1665 y 1850.

(Price, 1963)

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1.3. Complejidad creciente El crecimiento de la literatura científica no es sólo cuantitativo. El propio desarrollo del conocimiento genera nuevas áreas de actividad investigadora que, a su vez, emplean medios de comunicación cada vez más complejos y de temática más restringida. Un simple ejemplo bastará para ilustrar este fenómeno. Una de las revistas de investigación pediátrica más antigua es Pediatrics, que la American Academy of Pediatrics comenzó a publicar en 1948. Pues bien, la siguiente tabla ordena por año de aparición algunas de las más de 300 revistas de investigación sobre Pediatría. Puede observarse que han aparecido publicaciones centradas en un grupo de edad especial (recién nacidos, adolescentes, fetos…) en patologías especiales (obesidad, malos tratos, diabetes, estrabismo…) o en prácticas determinadas (enfermería pediátrica, cirugía, anestesia…)

A éste mismo fenómeno obedece la división en secciones de revistas inicialmente generales.

1.4. Envejecimiento La obsolescencia (el envejecimiento) de los contenidos científicos se define como la pérdida de utilidad o validez de los resultados de la investigación con el transcurso del tiempo. Nuevas y continuas aportaciones sustituyen, perfeccionan, matizan o complementan las anteriores, de forma que el corpus de conocimiento de un área científica y hasta de un tema de investigación está en continua evolución.

1.5. Exigencia de originalidad La literatura científica se puede considerar un repositorio colectivo de información. Dicho repositorio representa el estado de conocimiento de los investigadores en un área en un momento dado. La modificación o actualización de este corpus se producen siguiendo reglas muy precisas: la incorporación de nuevos elementos de conocimiento requiere que su validez y su novedad se establezcan previamente a través de un proceso de revisión crítica. En ciertas disciplinas, las revistas más destacadas rechazan de plano más de la mitad de los manuscritos sometidos a revisión. En otras sólo se acepta ¡un 10 por ciento! Así, la publicación de un trabajo científico se puede considerar como un “premio” que reconoce su originalidad o su novedad.

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1.6. Dinámica y tipos de documentos científicos El proceso de producción de nuevo conocimiento científico es prolongado e incluye no sólo la elaboración, el descubrimiento, sino también su difusión (http://www.pubmedcentral.nih.gov/picrender.fcgi?artid=198791&blobtype=pdf) que no sólo se refiere a la aparición de un trabajo científico que lo recoja, sino que incorpora otros tramos. La figura 4 muestra una representación gráfica de uno de los primeros modelos generales de comunicación científica. De momento, interesa destacar en el gráfico los recuadros en amarillo del bloque izquierdo. Se señalan en ellos algunos tipos de documentos que corresponden a fases sucesivas en la difusión de los resultados de la investigación.

Clásicamente, la literatura científica se ha distribuido en 3 grandes grupos documentales. Los llamados documentos primarios son, sobre todo, trabajos de investigación publicados como artículos; la expresión “documentos secundarios” correspondía a aquellos que organizaban los documentos primarios para permitir su acceso temático. Esta expresión proviene de la época en que los índices o los resúmenes tenían un soporte exclusivamente impreso y corresponde a

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los índices bibliográficos o de resúmenes generalmente. Por documentos terciarios se entendía aquellas obras que resultaban de la agregación de datos e informaciones contenidos en los documentos primarios. Las enciclopedias temáticas, las tablas científicas o los manuales eran y son buena muestra. Parece, sin embargo, más interesante atender a una consideración dinámica de los documentos científicos: la difusión de los resultados de la investigación se basa en fases sucesivas de evaluación. La primera corresponde a los colaboradores o compañeros que comparten la actividad científica. No sólo es habitual, sino normativo que se intercambien datos en bruto (hojas de cálculo, gráficas…) y borradores para recabar mutuamente una opinión crítica. Es el responsable de un proyecto de investigación o el jefe de un equipo quien tiene la última palabra en el reducido ámbito del laboratorio o grupo. No es infrecuente que el resultado de este primer ciclo de evaluación de los contenidos científicos sean informes preliminares, a veces de acceso restringido, limitado sólo a los colegas participantes en su elaboración o, en todo caso, cuyo contenido se comunica a colegas muy próximos de otras instituciones. Cuando los resultados de la investigación superan este primer filtro, habitualmente comienza un ciclo de difusión que consiste en su divulgación en reuniones o congresos científicos. Pero lo verdaderamente importante es que los resultados de los trabajos se plasmen en manuscritos y se sometan al juicio de los consejos editoriales de las revistas científicas. En ellos, el editor jefe o el director distribuye entre los miembros del consejo editorial o entre reputados científicos externos a la revista los manuscritos. Cada uno es juzgado por científicos cuya actividad se aproxima temáticamente a la de los autores del manuscrito. Por eso se suele hablar de evaluación por pares o por colegas (peer review). Tras su aceptación, el trabajo ha superado ese segundo ciclo de evaluación y se publica en una revista que proporciona una difusión directa del trabajo, a través de su distribución a los suscriptores, y una difusión indirecta, mediante la inclusión de una representación del contenido del trabajo en los sistemas de bases de datos de literatura científica. A través de la lectura directa del ejemplar impreso o de la recuperación de la referencia del trabajo, otros científicos entran en contacto con su contenido. Sucede así el tercer control de su calidad: si el trabajo es considerado valioso, sus resultados serán aprovechados por otros grupos de investigación, que los incorporarán a sus propios proyectos. A la larga, citarán los trabajos relevantes en sus propias publicaciones, enfatizando así su importancia para las propias líneas de investigación. 1.6.1. El artículo científico El hecho de que se publique un artículo original en una revista, como se ha comentado, puede interpretarse como un premio, reconociendo su novedad. Por otra parte, recordemos que para que un artículo sea publicado en una revista científica, ha tenido que superar una evaluación realizada por pares, lo cual significa que aquello que finalmente se publica ha pasado, digamos, por un filtro de calidad.

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Todos estos elementos contribuyen a que las revistas científicas sean una fuente fiable de información a pesar de que el sistema tiene sus fallos. Un artículo científico es un escrito que contiene una descripción clara, concisa y completa de los métodos, hallazgos e interpretaciones de una investigación. La estructura más habitual en un artículo científico organiza su contenido en cuatro apartados principales: Introducción, Método, Resultados y Discusión (de ahí que sea conocida como IMRYD). Pero, además de éstos apartados principales, hay presentes una serie de elementos, que también describiremos muy brevemente a continuación: � Título: podríamos decir que el título de un artículo es un conjunto de palabras que

describen su contenido. Es sumamente importante que el autor haya escogido un título apropiado ya que es un elemento que será leído por muchas personas y puede que sea determinante para que estos potenciales lectores acaben leyendo el artículo completo.

� Autor/es: son las personas que en cierta medida han realizado una aportación intelectual al trabajo realizado. Uno de ellos figurará como autor de correspondencia, será la persona de contacto.

� Lugar de trabajo: normalmente consta la institución donde cada uno de los autores desarrolla su actividad investigadora, aunque, lo normal es que sea solo uno de ellos quien figure como autor de correspondencia.

� Resumen: puede considerarse como una versión breve del artículo en el que se incluyen los aspectos más importantes. En él se debe ofrecer un sumario breve de cada uno de los apartados principales en que se divide el artículo (Introducción, Método, Resultados y Discusión). Suele ser determinante para que alguien decida continuar la lectura del artículo.

� Introducción: en esta parte del artículo el autor debe responder al “qué” y al “por qué” de la investigación presentando, también, el objetivo o hipótesis de la investigación.

� Material (es más habitual la fórmula “Material y Métodos”): en este apartado deben estar descritos con detalle el diseño experimental y los materiales utilizados en la realización del trabajo. El contenido de este apartado debería permitir que cualquier científico del área pudiera reproducir la investigación.

� Resultados: en este apartado se incluyen los principales hallazgos que tienen que ver con los objetivos previamente planteados.

� Discusión: aquí el autor interpreta los resultados obtenidos y sus implicaciones. Discute la coherencia y las contradicciones de los resultados, muestra en que medida concuerdan con los obtenidos por otros investigadores, etc.

� Agradecimientos: En ocasiones los autores incluyen alguna fórmula de reconocimiento a personas o instituciones, por ejemplo, para agradecer la ayuda prestada o reconocer la financiación recibida para la realización del trabajo.

� Referencias: son trabajos publicados con anterioridad que contienen ideas, conceptos o técnicas en base a las cuales se ha desarrollado el trabajo actual. Este conjunto de referencias que acompaña a cada artículo publicado ha sido utilizado de distintas maneras. Una de ellas ha dado lugar a un sistema para medir el impacto de las publicaciones científicas, tema del que hablaremos un poco más adelante.

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Como vemos, esta estructura permite presentar de forma lógica el problema abordado, describir los materiales y el procedimiento seguido para dar respuesta a la pregunta de investigación, presentar los resultados obtenidos y argumentar sobre el significado que tienen. El sistema IMRYD confiere uniformidad, concisión y facilidad de comprensión al sistema de comunicación científica.

2. Las bases de datos bibliográficas

2.1. Introducción Una base de datos bibliográfica es un sistema que 1) recopila publicaciones; 2) genera registros bibliográficos para representar su contenido, y 3) los organiza para facilitar su acceso a las personas que requieren información. En las bibliotecas, las operaciones de adquisición de libros, de su procesamiento técnico y de elaboración de catálogos (la parte del sistema visible para los potenciales lectores) corresponden grosso modo a las tres series de operaciones enunciadas. En el caso de las bases de datos de bibliografía científica, la inmensa mayoría de los registros que incorporan corresponden a artículos de revistas, pero algunas extienden su cobertura a documentos de otros tipos. La mayoría de las bases de datos científicas son bibliográficas, pero en la actualidad combinan esos contenidos con otros que pueden corresponder a estructuras químicas, a secuencias biológicas, a indicadores extraídos de las publicaciones y a otros elementos. Las bases de datos de literatura científica nacieron en respuesta, precisamente, a las características de dicha literatura enumeradas en el apartado anterior, especialmente a su crecimiento y su creciente complejidad. Originalmente se produjeron a partir de los fondos bibliográficos de ciertas instituciones o asociaciones profesionales. Fue el caso de Index Medicus, producido por ver primera en 1879 a partir de los fondos de la Library of the Office of the Surgeon General of the US Army. También de ciertas recopilaciones de trabajos en Química, como el Bulletin de la Société Chimique de France, que apareció en 1863 o la Review of American Chemical Research (1895) predecesora de los Chemical Abstracts, que aparecieron en enero de 1907. Y de otro gran predecesor de los sistemas actuales: el Psychological Index, aparecido en 1895 y convertido en 1927 en Psychological Abstracts. Durante los años 60 del siglo XX, estos sistemas adoptaron métodos mecanizados de producción que, poco más tarde, sirvieron para constituir las bases de datos automáticas que existen en la actualidad. Además, esa fue la década de aparición de otros grandes sistemas de la actualidad (por ejemplo, el Science Citation Index, actualmente integrado en el portal Web of Knowledge). Aunque más adelante se reserva una sección a la descripción de estos y otros sistemas, se ofrece en la tabla siguiente un resumen encabezado por el nombre actual de cada sistema, su denominación originaria, el año de su aparición y la institución o asociación que lo produce.

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2.2. Esquema general Cualquier sistema de información bibliográfica en ciencia contiene una serie de componentes que se organizan en dos líneas de operaciones sucesivas. Además existe un conjunto de dispositivos o recursos nucleares que gobiernan el funcionamiento de todo el sistema. La primera sucesión de operaciones se denomina a veces línea de almacenamiento y contiene todas las operaciones que se realizan sobre los documentos que se incorporan al sistema: � La selección de las revistas o los libros � La elección de los artículos o de los capítulos � La trascripción de la información descriptiva de cada unidad de información � La extracción de los elementos que representen el contenido de cada unidad de

información � El almacenamiento y la organización de los elementos descriptivos y analíticos obtenidos Aunque, como ha quedado dicho, la gran mayoría de los registros de las bases de datos representan artículos de revista, muchas incluyen capítulos de libros y otras incorporan patentes, informes y documentos de otros tipos. La lista de revistas que cada base de datos cubre se revisa cada año. La selección corresponde a un comité que basa sus decisiones en criterios asociados a la calidad y el nivel científico de la publicación. Naturalmente, otros criterios extracientíficos se ponen en juego: el idioma, por ejemplo. El hecho de que una base de datos incluya una revista no significa que todos sus artículos sean incorporados. A veces se desprecia la correspondencia, a veces algunos originales. Los trabajos elegidos pasan por dos fases de análisis. Tradicionalmente se han venido denominando análisis externo y análisis interno. El análisis externo consiste en la trascripción, desde el ejemplar impreso o desde la versión electrónica de las revistas y los trabajos, de un conjunto de elementos meramente descriptivos, aunque muy necesarios. Algunos de ellos son: � El nombre de la revista en que se ha publicado el trabajo � Los firmantes o autores del trabajo

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� Su filiación institucional, es decir, la institución o el centro en que desarrollan su labor � La dirección postal y la de correo electrónico del autor corresponsal � El título del trabajo � El resumen que los autores han hecho de su propio trabajo � La fecha de publicación y el volumen, número y páginas que ocupa el trabajo en la versión

impresa � Las referencias bibliográficas del trabajo � Las palabras clave que los autores han asignado a su trabajo

La figura anterior corresponde a un registro de PubMed. Se puede observar que, además de los elementos descriptivos se ha añadido un control que permite conectar con el editor de la publicación (el sistema InterScience de Wiley en este caso) para obtener la versión electrónica del artículo íntegro. Además, en este mismo ejemplo es patente que, a través de acuerdos con las editoriales, muchos sistemas incorporan los elementos descriptivos de las versiones electrónicas antes de que los trabajos hayan aparecido en versión impresa (Epub ahead of print).

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El análisis interno de los trabajos suele llamarse también análisis de contenido y se resume con la palabra indización. Esta operación no es propia de todos los sistemas. Así, ni Scopus ni las diferentes bases de datos contenidas en el Web of Knowledge (ver las secciones siguientes) añaden elementos analíticos a sus registros. En cambio, FSTA (Food Science and Technology Abstracts) y PubMed (Index Medicus) entre otras emplean sofisticados elementos para facilitar el acceso a los trabajos a través de su contenido.

La figura anterior reproduce el formato de un registro en el sistema PubMed en que se puede apreciar una serie de elementos analíticos, identificados tras etiquetas diversas, que son el resultado del análisis intelectual del contenido del documento en cuestión. Así, la etiqueta PT (publication type) contiene valores que indican que el registro corresponde a un artículo y que el experimento que contiene se ha realizado “in Vitro”. Se incluyen aquí nombres de sustancias químicas (RN) y una serie de términos (MH) que, en conjunto, describen el tema o asunto desarrollado en el trabajo. Por mucho que se pueda visualizar como una unidad, un registro bibliográfico resulta de la combinación de los elementos descriptivos, de los elementos analíticos y de ciertas reglas de estilo o formato para su presentación impresa o digital. Cada nombre de autor o revista, cada

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término temático y cada palabra del resumen están albergados en bases de datos relacionadas, que constituyen una arquitectura algo intrincada. Para saber el motivo de esa organización, es necesario atender a la segunda gran línea, el segundo gran conjunto de operaciones sucesivas del sistema. Se denomina línea de peticiones o línea de los usuarios. En ella se producen las siguientes operaciones: � La expresión de una necesidad de información � La traducción de dicha necesidad en términos (palabras o frases) � La correspondencia entre dichos términos y aquellos contenidos en los diversos diccionarios

del sistema La línea de las peticiones y la línea de los documentos confluyen en una operación central que es la comparación entre los términos que reflejan la necesidad de información y aquellos otros que derivan del análisis de los documentos y reflejan su contenido. A través de una función de similitud, el sistema completo responde asociando un conjunto de documentos a cada petición de información. Aunque tradicionalmente los sistemas han ofrecido listas de referencias o resúmenes, ya se contabilizan numerosas experiencias que ofrecen los resultados de forma estructurada. En la siguiente sección se ofrecen ejemplos operativos del funcionamiento que aquí se ha esquematizado.

2.3. Los grandes sistemas Es habitual dividir los sistemas de bases de datos de literatura científica según su alcance temático en generales (multidisciplinarias) y especializadas. Las dos grandes bases de datos multidisciplinarias de la actualidad son Scopus (propiedad de la empresa Elsevier) y las que se integran en el portal Web of Knowledge (de Thomson). Las bases de datos especializadas pueden cubrir un segmento mayor o menor de la disciplina hacia la que se orientan. Así, PubMed, que es la versión actual de Index Medicus, no contiene exclusivamente información clínica o médica. Su cobertura se extiende hasta la biotecnología, la microbiología aplicada y otras especialidades. Algo parecido cabe decir de Chemical Abstracts, que no sólo se restringe a las ciencias químicas. Más reducidas en su ámbito temático son Food Science and Technology Abstracts (FSTA) Psychological Abstracts (PscInfo) y otras. La tabla siguiente ilustra el volumen de algunos sistemas generales y especializados.

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Otra posible división de los sistemas de información en literatura científica los clasifica en mundiales (como los hasta ahora mencionados) regionales y nacionales: el Índice Médico Español es, a un tiempo, un sistema especializado y de alcance exclusivamente nacional. 2.3.1. La selección de fuentes y las restantes operaciones en los sistemas actuales El sistema de implantación más reciente, Scopus, contiene no sólo trabajos procedentes de revistas científicas (15.000 revistas). También proporciona acceso a las patentes de 5 países y organismos y a 386 millones de páginas Web de contenido científico. Las actas de congreso y los capítulos de libros (125 series monográficas) completan su cobertura. Es un buen ejemplo de la paulatina integración de fuentes en los grandes sistemas. Así, en el portal Web of Knowledge se integran bases de datos bibliográficas multidisciplinares que incluyen artículos de revistas científicas junto a otros recursos que cubren las patentes (Derwent Innovation Index) las comunicaciones a congresos (ISI Proceedings) y algunos libros (Current Book Contents). También PubMed incorpora libros a su cobertura en su Bookshelf. La particularidad es que ofrece el texto completo de un conjunto creciente de obras de gran importancia. Otros sistemas ofrecen también patentes, libros, comunicaciones a congresos y más documentos. 2.3.2. El análisis de los elementos descriptivos y de contenidos Como ya se ha mencionado, cualquier sistema de información sobre la literatura científica está gobernado por una serie de reglas y procedimientos, que se aplican a la totalidad de las operaciones que realizan. El análisis de los documentos no podía ser una excepción y, así, cada sistema representa el contenido de los trabajos de forma exclusiva.

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A pesar de lo anterior, se pueden distinguir dos tipos de sistemas: 1) aquellos que representan el contenido de los documentos a través de la mera trascripción de elementos informativos generados en el proceso de publicación científica, y 2) aquellos que emplean elementos de control del vocabulario (listas de términos, clasificaciones o diccionarios de diversa índole) para expresar el contenido de los trabajos. A este último grupo pertenecen PubMed, Psychological Abstracts, FSTA y Chemical Abstracts. Los tres primeros emplean tesauro, un instrumento de ayuda a la búsqueda y recuperación de información basada en la organización del vocabulario propio de cada área de conocimiento. La figura siguiente, tomada del tesauro de PubMed, se debe interpretar del siguiente modo: cuando se emplee el término Chromatography para obtener información sobre esta técnica analítica, se recuperarán los trabajos que contengan ese término y, además, todos aquellos que contengan términos más específicos (por ejemplo Countercurrent Distribution).

Las bases de datos de literatura científica presentan diferencias incluso en la expresión de los elementos descriptivos de los trabajos. Así, PubMed sólo recoge la filiación institucional del autor corresponsal de cada trabajo. En cambio, Scopus ofrece las filiaciones de todos los autores y Web of Science, por su parte, incorpora los nombres completos de todos los firmantes 2.3.3. Las interfases de consulta La práctica totalidad de los grandes sistemas bibliográficos son accesibles a través de Internet. Pero ahí acaba su similitud. Cada uno presenta un aspecto diferente y una mecánica distinta en el momento en que se procede a su consulta. Sin embargo, es posible distinguir algunos factores comunes.

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En primer lugar, todos poseen un mecanismo de limitación. Por limitación se entiende la restricción de la consulta a un subconjunto determinado de las bases de datos, bastante masivas. En segundo lugar, todos poseen diversas modalidades o niveles de consulta. Y por último, todos disponen de mecanismos para mejorar los resultados de la búsqueda, ya sea mediante la nueva consulta de esos resultados o mediante el examen de los documentos relacionados con los resultantes en la primera etapa. 2.4. El proceso de búsqueda de información Las bases de datos de bibliografía científica son los instrumentos para obtener información científica pero ¿Cómo se manejan? ¿Cómo cabe enfrentarse a ellas? Veamos una guía en algunos pasos para resolver estas cuestiones. ¿Qué base de datos utilizar?

Aunque muchas bases de datos están orientadas hacia un campo científico determinado (FSTA a la investigación de alimentos, Historical Abstracts para historia, y demás) no es simple la elección de una u otra fuente. La elección natural pasa por el empleo de una fuente multidisciplinaria o general, pero las bases de datos generales no siempre cubren con el suficiente grado de detalle las revistas y trabajos de un área concreta. Así, por ejemplo, Web of Science (WOS) incluye algo menos de 100 revistas de investigación de alimentos, PubMed sólo 70, mientras que FSTA extrae su contenido de alrededor de 1800 revistas. Algunos ejemplos de líneas de investigación son: “Resistencia frente a la infección por Penicillium Digitatum durante la postcosecha de los frutos cítricos: bases moleculares y metabolismo de fenilpropanoides”. “Antologías de poesía argentina 1900-1950: la construcción del canon poético nacional y la disputa por el centro”. “Realidad y representación de la nobleza castellana del siglo XV: el linaje de la Cueva y la casa ducal de Alburquerque” Tomemos el primer ejemplo. El número de registros en alguna bases de datos que contienen información sobre la variedad de hongo aludida va desde los 118 de PubMed a los casi 500 de WOS y los 300 artículos y 1125 patentes de Scopus. Agrícola y FSTA, dos recursos de elección sobre el tema, ofrecen 407 y 265 artículos respectivamente. Finalmente, no resulta extraño que la elección de un sistema esté dictada por su disponibilidad. PubMed es un sistema gratuito, como Agrícola. No así WOS o Scopus, que requieren costosas suscripciones institucionales, normalmente a nivel de campus. ¿Cómo formular las necesidades de información y plantearlas?

Las necesidades de información no son únicas. Además del tema general que describe una línea de actividad científica, los interrogantes conceptuales o instrumentales son continuos. Cada

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nueva cuestión requiere de nuevas consultas. Y cada una de las consultas se debe formular siguiendo cierta estrategia: � Elección de los términos significativos (nobleza castellana o cítricos, por ejemplo). Esta

operación suele denominarse expresión de la necesidad de información. � Acotación del universo de búsqueda. Todos los sistemas disponen de un mecanismo, a

modo de filtro, que permite restringir las consultas por fecha de publicación, por tipo de documento (artículos originales, por ejemplo) por área temática y otros valores.

� Conversión de los términos a aquellos que aparecen en los sistemas. No sólo traducción al

idioma de la base de datos (usualmente el inglés) sino a la forma en que se expresan a través de diccionarios o tesauros. Así, los fenilpropanoides incluyen el ácido trans-cinámico, el ácido p-cumárico y otros compuestos. Del mismo modo es conveniente planificar la truncación de los términos: la palabra citric* servirá para obtener los documentos que contengan esa misma palabra, pero dejará de lado aquellos trabajos en que se haya empleado el término citrus. Parece conveniente entonces emplear para representar ese conjunto de términos la expresión citr*. Esta operación se denomina construcción del perfil de búsqueda.

Combinación de esos términos en etapas sucesivas. Así, “penicillium digitatum” AND citr*, significa obtener todos los trabajos que en su título, en su resumen o entre sus términos significativos contienen ambas expresiones. citr* AND Phenylpropanoid* ofrece como resultado todos los registros en que coinciden ambas expresiones. Noble* AND (castellan* OR Castilla) localiza los trabajos que contienen indistintamente noble de Castilla, nobles de Castilla y nobleza castellana. � Descarte de expresiones no deseadas. En las consultas iniciales y, con mayor probabilidad,

en las posteriores, es frecuente el hallazgo de documentos que no responden a nuestra necesidad de información. Así, al buscar cítrico en referencia a esa familia de frutos se recuperarán documentos sobre el ácido cítrico. En este caso conviene descartar esta expresión empleando por ejemplo la negación lógica:

NOT citric acid

El examen de los resultados iniciales es imprescindible para calibrar la consulta. Un resultado como La incorporación de la nobleza al alto clero en el reino de Castilla durante la Baja Edad Media supone un éxito pero Analogía escultórica entre la obra leonesa y sevillana de Luis Salvador Carmona es muy posible que no. Tras un breve examen se pueden obtener las claves suficientes como para refinar la consulta y descartar la mayor parte de los registros correspondientes a documentos que no interesan.

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Los resultados secundarios son registros que el sistema asocia a los trabajos obtenidos directamente en la consulta. Habitualmente corresponden a artículos conectados, a través de las referencias bibliográficas o por coincidencia temática, con los recuperados. No es extraño que resulten relevantes a la necesidad de información expresada. Tampoco que ofrezcan pistas para mejorar el perfil de búsqueda empleado. Así, el resultado: Elicitation of enhanced phenylpropanoid metabolism in citrus flavedo by gamma-radiation, lleva asociados, entre otros, estos resultados Spatial study of antioxidant enzymes, peroxidase and phenylalanine ammonialyase in the citrus fruit–Penicillium digitatum interaction; Calcium ions promote the response of Citrus limon against fungal elicitors or wounding Quizá un tipo de búsqueda que se realiza con frecuencia consiste en localizar los artículos publicados por un determinado investigador. En principio, se trata de una búsqueda simple que se podría resolver introduciendo el nombre del investigador en el campo “autor”. Sin embargo, hay algunos elementos que complican este tipo de búsquedas. En primer lugar, pueden existir varias personas que compartan el mismo nombre, por lo tanto en el resultado podrían estar “mezcladas” las publicaciones de más de una persona. Para evitar esto, es conveniente combinar el nombre del autor con el nombre de la institución donde trabaja, de esta manera conseguiremos un resultado mucho mejor:

En este ejemplo, la inclusión del centro donde trabaja el investigador, contribuye a no recuperar trabajos que pertenecen a otras personas.

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Otro de los problemas más habituales asociados con los nombres propios es la cantidad de variantes que puede tener un determinado autor. Esto se produce principalmente por dos motivos: o bien el propio investigador utiliza distintas variantes para firmar sus propios trabajos o bien las revistas o el productor de la base de datos no interpreta correctamente el nombre y lo termina registrando de una forma inadecuada, generando una nueva variante del nombre.

Conviene, pues, que tengamos en cuenta las posibles variantes de los nombres para realizar una búsqueda más exhaustiva. Recientemente se están comenzando a realizar esfuerzos de cara solucionar los problemas que actualmente plantean las búsquedas por el nombre de un autor. Por citar algunos ejemplos, entre las iniciativas de este tipo están las realizadas por las propias bases de datos, que ya empiezan a dotar de un identificador único a cada autor como el Scopus Author Identifier o la iniciativa IraLIS que, para cada autor, asocia un registro de variantes.

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LECTURAS COMPLEMENTARIAS

1. La transferencia de la información científico-técnica 2. Las referencias bibliográficas 3. Búsqueda de información 4. Documentación digital y nuevas tecnologías de la información 5. Diferencia entre una revista arbitrada y una de divulgación 6. La línea del tiempo de la información 7. Crear una bibliografía en Word 2007

RECURSOS APLICATIVOS

1. Guía para evaluar una fuente de información impresa 2. Guía para evaluar un sitio Web 3. Evaluación de fuentes primarias

http://www.tizimin.uady.mx/biblioteca/recursosinfo/evaluaciones/evaluacionprimarias.html

4. Evaluación de fuentes secundarias http://www.tizimin.uady.mx/biblioteca/recursosinfo/evaluaciones/evaluacionsecundarias.html

5. Evaluación de fuentes electrónicas http://www.tizimin.uady.mx/biblioteca/recursosinfo/evaluaciones/evaluacionelectronicas.html

RECURSOS EN LA RED

NOMBRE DESCRIPCION

LATINDEX Es un producto de la cooperación de una red de instituciones que funcionan de manera coordinada para reunir y diseminar información bibliográfica de publicaciones científicas de América Latina, el Caribe, España, Portugal.

SciELO Directory the Open Access Journals. Es un directorio con 2312 publicaciones. La información es arbitrada por científicos de alto nivel académico. Alguna información se encuentra a texto completo, es multidisciplinaria. Sitio the Lund University Libraries.

DOAJ Directory the Open Access Journals. Es un directorio con 2312 publicaciones. La información es arbitrada por científicos de alto nivel académico. Alguna información se encuentra a texto completo, es multidisciplinaria. Sitio the Lund University Libraries.

Biblioteca Virtual de la O.N.U para la agricultura y alimentación, FAO

Es una biblioteca electrónica que contiene la colección de publicaciones y documentos de reuniones de la FAO, completos y en formato electrónico. Permite al usuario tener acceso a la información agrícola, y se puede descargar en PDF. Hay 4 opciones de búsqueda y recuperación de las publicaciones y documentos de la FAO.

Rednia Cuenta con más de 10 mil registros de documentos. Incluye información nacional sobre agricultura, ganadería, avicultura, forestal, medio ambiente, transporte, mercadeo y agroindustria en obras publicadas desde 1986.

SIDALC Sistema de Información y Documentación Agropecuaria de las Américas. Está integrado por bibliotecas y unidades de información documental, enlazados mediante redes nacionales. Estas redes generan productos y proveen servicios de información dirigidos a

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satisfacer las necesidades de información de los diversos actores del sector agropecuario.

REDALYC Red de Revistas Científicas de América Latina y el Caribe, España y Portugal. Es un proyecto impulsado por la Universidad Autónoma de Estado de México (UAEM), con el objetivo de contribuir a la difusión de la actividad científica editorial que se produce en y sobre Iberoamérica.

LILACS Es una base de datos cooperativa coordinada por el Sistema BIREME, comprende la Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud. Contiene 670 artículos en el campo de la medicina. Algunos artículos se encuentran a texto completo.

CIBERA Biblioteca interdisciplinaria para científicos especialistas y estudiantes de cultura, historia, política, economía y sociedad de los países de habla española o portuguesa y también del Caribe.

INFOAGRO-Costa Rica Sistema de Información del Sector Agropecuario Costarricense, contribuye al proceso de modernización y mejoramiento de la competitividad de los sistemas agroproductivos y de la calidad de vida de los habitantes del medio rural costarricense

DIALNET Portal de difusión de la producción científica hispana. Tesis en red

DR (Tesis Doctorales en Red) es un repositorio cooperativo que contiene, en formato digital, tesis doctorales leídas en las universidades de Catalunya y otras comunidades autónomas. La consulta de las tesis es de acceso libre y permite realizar búsquedas en el texto completo de las tesis, por autor/a, director/a, título, materia de la tesis, universidad y departamento donde se haya leído, año de defensa, etc

Catálogos del mundo

Bibliotecas españolas y de todo el mundo está dividido en dos secciones: bibliotecas españolas y bibliotecas de todo el mundo, con diferentes apartados.

Catálogo CISNE Es el catálogo automatizado de la Biblioteca Complutense. Permite el acceso a los fondos localizados en todos los centros pertenecientes a la Universidad Complutense: libros, revistas, materiales audiovisuales, así como recursos electrónicos, tesis leídas en la Universidad Complutense y bases de datos y revistas electrónicas suscritas por la Biblioteca.

RAE Dccionario de la Real Academia Española

Mundo Diccionarios (Lengua española, sinónimos, antónimos, español a inglés, inglés a español, francés.

IPL2 La información que se puede confiar cuenta con un directorio de búsqueda, sujeto por categorías de sitios web autorizados, enlaces con los textos en línea, periódicos, ...

Google-Directorio La Web organizada por temas y categorías.

documentacion y fuentes

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